Software für Prozessdokumentation

Die Prozessdokumentation beschreibt, wie ein Prozess abläuft und wer für die einzelnen Teile zuständig ist. Sie kann ein BPMN-Diagramm, Schritt-für-Schritt-Anweisungen, Rollen, Richtlinien, Kontrollen und ergänzende Dateien enthalten.

Eine hilfreiche Dokumentation beantwortet praktische Fragen:

Aus welchen Schritten und Entscheidungen besteht der Prozess? Wer ist für den Prozess und die einzelnen Aktivitäten verantwortlich? Welche Version ist aktuell? Wer hat die letzte Änderung geprüft und freigegeben? Welche Nachweise können Sie zur Erläuterung des Prozesses vorlegen?

Wird eine Vorgehensweise getrennt vom zugehörigen Diagramm gespeichert, können beide auseinanderlaufen. Das Diagramm zeigt dann möglicherweise eine andere Abfolge als die schriftlichen Anweisungen. ProcessMind führt das Modell und die zugehörige Dokumentation zusammen. So haben Sie eine gemeinsame Quelle der Wahrheit, die Sie prüfen und pflegen können.

Außerdem können Sie das dokumentierte Design mit Process-Mining-Daten vergleichen. So erkennen Sie, wo die tatsächliche Ausführung vom dokumentierten Prozess abweicht, und können entscheiden, ob der Prozess oder seine Dokumentation überprüft werden sollte. Process Mining liefert Nachweise für die Prüfung, ändert oder genehmigt Ihre Vorgehensweise aber nicht automatisch.

Auditfähige Dokumentation sollte den Prozess und seine Governance nachvollziehbar darstellen. Je nach Bedarf kann ein Prozesseintrag Folgendes enthalten:

Ein BPMN-Diagramm und ergänzende Anweisungen Einen namentlich benannten Prozessverantwortlichen und eine RACI-Zuordnung auf Aktivitätsebene Verknüpfte Richtlinien, Kontrollen und Arbeitsanweisungen Versionsverlauf und Änderungsgründe Prüfstatus und Freigabeverlauf Ein exportierbares Prozesspaket für ein Audit oder eine Bewertung

Welche Nachweise erforderlich sind, hängt von den Verfahren Ihrer Organisation und der jeweiligen Bewertung ab. ProcessMind unterstützt Sie dabei, Dokumente zu organisieren und zu exportieren. Eine Compliance-Zertifizierung stellt die Plattform nicht aus.

Erfahren Sie, was eine auditfähige Seite enthalten sollte

Wenn sich ein Prozess ändert, zeigt der Versionsverlauf, was wann geändert wurde. Die Prüfungs- und Freigabeschritte machen den Status der Aktualisierung deutlich. Der Freigabenachweis hält die Freigabe beim Prozess fest.

Das gibt Prozessverantwortlichen und Qualitätsverantwortlichen eine bessere Grundlage für die Prüfung. Bevor Sie eine Änderung veröffentlichen, können Sie den dokumentierten Prozess, die ergänzenden Unterlagen und den Freigabestatus gemeinsam prüfen, statt Informationen aus Ordnern und E-Mails zusammenzusuchen.

Beispiele sind eine Kreditorenbuchhaltungs-Vorgehensweise, die Rechnungsprüfung und Freigabe beschreibt, ein Auftragsmanagementprozess mit Übergaben und Entscheidungen oder eine Qualitätsvorgehensweise, die Prozessschritte mit Kontrollen und Arbeitsanweisungen verknüpft.

Wählen Sie ein Format, das zum Prozess und zu den Personen passt, die es verwenden. Ein BPMN-Modell kann den Ablauf zeigen, während Notizen und verknüpfte Dateien die Details für die Ausführung oder Prüfung der einzelnen Schritte enthalten. RACI-Angaben machen Verantwortlichkeiten in der Prozessunterlage sichtbar.

RACI zeigt, wer für Aktivitäten oder Entscheidungen verantwortlich, rechenschaftspflichtig, zu konsultieren und zu informieren ist. Mit RACI-Angaben in der Prozessdokumentation sehen Sie, wer die einzelnen Schritte ausführt, für das Ergebnis einsteht und einbezogen werden muss.

ProcessMind unterstützt RACI-Rollen und RACI-Zuordnungen auf Aktivitätsebene in Exportpaketen. Verwenden Sie diese Angaben, um Zuständigkeiten bei Prüfungen zu klären und in die Prozessdokumentation aufzunehmen.

Erfahren Sie, wie Sie eine RACI-Matrix für Prozesse verwenden

Benennen Sie für jeden Prozess eine klare Zuständigkeit, verwenden Sie eine einheitliche Struktur und leiten Sie Änderungen zur Prüfung und Freigabe weiter. In einem durchsuchbaren Prozesskatalog finden Teams die benötigten Einträge. Rollenbasierte Zugriffsrechte unterscheiden Autoren, Prüfende und Lesende.

Wenn Ihre Prozesslandschaft wächst, verknüpfen Sie einzelne Einträge über die Prozessarchitektur. Mit Process Mining können Sie außerdem dokumentierte Sollprozesse mit Ausführungsdaten vergleichen und Prozesse ermitteln, die möglicherweise geprüft werden sollten.

Lesen Sie den Leitfaden zur Prozess-Governance

Beginnen Sie mit einem Prozess, für den eine klare Zuständigkeit und ein bekannter Freigabeweg bestehen. Modellieren Sie die Schritte, ergänzen Sie relevante Anweisungen und RACI-Rollen und leiten Sie die Dokumentation anschließend zur Prüfung weiter. Nach der Freigabe können Sie anhand des Versionsverlaufs und des Exports nachvollziehen, wie der Eintrag die laufende Governance und die Auditvorbereitung unterstützt.

Dokumentieren Sie einen Prozess und leiten Sie ihn zur Freigabe weiter: Starten Sie Ihre kostenlose Testphase.