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Hire to Retire – Positionsmanagement verbessern

Ihr Leitfaden zur Prozessoptimierung in 6 Schritten
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Stellenmanagement im Hire-to-Retire-Prozess optimieren

Diese Plattform hilft Ihnen, verborgene Ineffizienzen und Engpässe im Positionsmanagementprozess von Hire to Retire aufzudecken. Sie zeigt, wo Verzögerungen auftreten, Arbeit häufig wiederholt wird oder Ressourcen falsch eingesetzt sind, oft ohne dass dies unmittelbar auffällt. Durch die Analyse Ihrer Daten macht die Plattform die Ursachen dieser Probleme sichtbar. So können Sie Abläufe optimieren und Kosten senken.

Laden Sie unser vorkonfiguriertes Daten-Template herunter und gehen Sie typische Herausforderungen an, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Folgen Sie unserem Verbesserungsplan in sechs Schritten und lesen Sie den Leitfaden zum Daten-Template, um Ihre Abläufe zu verbessern.

Ausführliche Beschreibung anzeigen

Das Stellenmanagement im Hire-to-Retire-Prozess ist ein zentraler Bestandteil der Personalstrategie jeder Organisation. Der tatsächliche Ablauf bleibt jedoch oft hinter komplexen Systemen und organisatorischen Silos verborgen. ProcessMind schafft Transparenz über den gesamten H2R-Prozess im Stellenmanagement, von der ersten Anforderung und Anlage einer Stelle bis zu ihrer Schließung oder Deaktivierung, unabhängig vom zugrunde liegenden System. Mit Process Mining rekonstruieren wir jeden Prozessschritt anhand der aus Ihrem System extrahierten Ereignisdaten. So können Sie den tatsächlichen Soll-Ist-Ablauf visualisieren und verborgene Verzögerungen, ineffiziente Übergaben und unerwartete Abweichungen erkennen, die sich auf Ihre Personalplanung und Betriebskosten auswirken. Über die Position ID als eindeutige Kennung verfolgen Sie den vollständigen Lebenszyklus jeder Stelle. So erhalten Sie eine umfassende End-to-End-Sicht, die kein einzelnes Berichtswerkzeug Ihres Quellsystems bieten kann.

Viele Organisationen stehen beim Stellenmanagement im Hire-to-Retire-Prozess vor ähnlichen Herausforderungen: Prozesse werden uneinheitlich ausgeführt, Genehmigungen für Stellen dauern lange und die Einhaltung interner Richtlinien sowie externer Vorschriften ist schwer sicherzustellen. Ohne ein klares Bild des tatsächlichen Ablaufs ist es mühsam und oft mit manueller Arbeit verbunden, die Ursachen dieser Probleme zu finden. ProcessMind zeigt genau, wo Verzögerungen, Nacharbeitsschleifen und nicht konforme Aktivitäten im Prozess auftreten. Sie sehen, an welchen Stellen Stellenanforderungen ins Stocken geraten, wo Genehmigungen zum Engpass werden und welche Schritte unnötige Kosten verursachen. Indem Sie die Auswirkungen dieser Ineffizienzen quantifizieren, können Ihre Teams datengetriebene Entscheidungen treffen, Abläufe vereinfachen und die strategische Personalplanung verbessern. So lassen sich Stellen vom Anlegen bis zur Schließung effizient verwalten.

Möchten Sie das Stellenmanagement im Hire-to-Retire-Prozess verbessern? ProcessMind bietet einen einfachen Weg, wichtige Erkenntnisse zu gewinnen und gezielte Verbesserungen umzusetzen. Die Plattform lässt sich mit unterschiedlichen Systemen einsetzen und an Ihre technische Umgebung anpassen. Laden Sie zunächst Ihre historischen Prozessdaten mithilfe unseres intuitiven Datentemplates hoch. Mit der Position ID als Case-ID wandelt ProcessMind Rohdaten aus Event Logs Ihres ERP- oder anderer Quellsysteme in interaktive Prozesslandkarten um. Diese Visualisierung macht Ineffizienzen sichtbar und liefert konkrete Belege für die Standardisierung von Prozessen, Verbesserungen der Compliance und eine optimierte Ressourcenverteilung. So können Sie das Potenzial Ihrer Personalmanagementstrategie besser ausschöpfen.

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Häufige Probleme und Herausforderungen

Ermitteln Sie, welche Herausforderungen Sie betreffen

Lange Genehmigungszyklen für neue oder geänderte Stellen sind ein häufiges Hindernis. Sie verzögern wichtige Einstellungen und schränken die Flexibilität der Personalplanung ein. Diese oft in mehrstufigen Workflows verborgenen Engpässe beeinträchtigen die betriebliche Effizienz unmittelbar und können dazu führen, dass eine Organisation geeignete Talente nicht rechtzeitig gewinnt.

ProcessMind analysiert den gesamten Prozess und zeigt genau, wo Genehmigungen ins Stocken geraten, etwa in bestimmten Abteilungen, auf bestimmten Führungsebenen oder bei Budgetprüfungen. Wenn Sie die tatsächliche Dauer jedes Schritts sehen, können Sie die Ursachen der Verzögerungen ermitteln und den Genehmigungsprozess vereinfachen, damit Stellen schneller besetzt werden.

Positionen werden nach ihrer erstmaligen Anlage häufig geändert oder neu eingestuft. Das deutet auf unklare Anforderungen oder Schwächen im Anforderungsprozess hin. Diese ständigen Änderungen verursachen erheblichen Verwaltungsaufwand, führen zu uneinheitlichen Daten und kosten HR-Teams und Führungskräfte wertvolle Zeit.

ProcessMind erkennt Nacharbeitsmuster, indem die Häufigkeit und der Zeitpunkt von Änderungen an Positionsattributen analysiert werden. So wird sichtbar, wo und warum Änderungen auftreten. Sie können dadurch Probleme bereits im Vorfeld beheben, den ursprünglichen Anforderungsprozess verbessern und kostspielige, zeitaufwendige Korrekturen deutlich reduzieren.

Werden Positionen außerhalb des standardisierten, Compliance-konformen Workflows angelegt oder aktualisiert, setzt sich die Organisation erheblichen Risiken aus, darunter fehlgeschlagene Audits und Richtlinienverstöße. Bei solchen Abweichungen werden häufig wichtige Kontrollen umgangen. Das kann zu uneinheitlichen Daten und Lücken in der Governance führen.

ProcessMind ermittelt und visualisiert automatisch alle Prozessvarianten und zeigt sofort, an welchen Stellen die Positionsverwaltung vom vorgegebenen Ablauf abweicht. Durch den Vergleich der tatsächlichen Workflows mit dem Sollmodell können Sie die Compliance sicherstellen und dafür sorgen, dass alle Positionen den geltenden Vorgaben entsprechen.

Positionen bleiben im System häufig über längere Zeit eingefroren, ausgesetzt oder inaktiv, ohne dass ihr Status geklärt wird. Dadurch werden Budgets gebunden und die Daten zur Personalplanung verzerrt. Diese „Geisterpositionen“ stehen für eine ineffiziente Ressourcenverteilung und verschleiern den tatsächlichen Personalbedarf Ihrer Organisation.

ProcessMind verfolgt den gesamten Lebenszyklus jeder Position und kennzeichnet Positionen, die in einem inaktiven Status verharren. So sehen Sie, welche Ressourcen ungenutzt bleiben, und können gezielt entscheiden, ob Sie die Positionen besetzen, neu ausrichten oder aufheben. Das schafft eine verlässliche Planungsgrundlage und erleichtert die effiziente Budgetverwaltung.

Ohne einen klaren, einheitlichen Überblick über den gesamten Ablauf der Positionsverwaltung ist es kaum möglich, den tatsächlichen Prozessverlauf zu verstehen, verborgene Ineffizienzen aufzudecken oder die Leistung zuverlässig zu messen. Diese fehlende Transparenz führt dazu, dass Probleme erst dann angegangen werden, wenn sie auftreten, und Chancen zur strategischen Optimierung ungenutzt bleiben.

ProcessMind schafft Zusammenhänge zwischen Ihren Systemen und visualisiert den gesamten Prozess der Positionsverwaltung umfassend und datengetrieben. Die Plattform bildet die tatsächlich durchlaufenen Pfade ab und macht Zykluszeiten, Engpässe und Abweichungen sichtbar. So erhalten Sie eine fundierte Grundlage für Ihre Entscheidungen.

Abweichungen bei wichtigen Positionsattributen wie Kostenstelle, Abteilung oder Jobfamilie führen zu fehlerhaften Berichten, Budgetierungsfehlern und einer nicht abgestimmten Personalplanung. Eine schlechte Datenqualität an der Quelle kann sich durch nachgelagerte Systeme fortsetzen und strategische Entscheidungen beeinträchtigen.

ProcessMind analysiert Änderungen und Unstimmigkeiten bei Attributen über den gesamten Lebenszyklus einer Position hinweg. Die Plattform zeigt, wo, wann und warum Probleme mit der Datenqualität entstehen. So können Sie gezielte Kontrollen einführen und die Datenintegrität von der ersten Anforderung an sicherstellen.

Zwischen der vollständigen Freigabe einer Position und ihrer Aktivierung im HR-System, durch die sie für die Personalbeschaffung verfügbar wird, vergeht häufig viel Zeit. Diese versteckte Verzögerung erhöht die Kennzahl Time-to-Fill und erschwert es der Organisation, schnell auf Personalbedarf zu reagieren.

ProcessMind misst genau die Zeit zwischen wichtigen Meilensteinen, etwa zwischen „Budget freigegeben“ und „Position aktiviert“. Indem die Plattform diese Verzögerung isoliert und quantifiziert, macht sie Ineffizienzen bei den letzten Übergaben und Verwaltungsschritten sichtbar. So können Sie die Lücke schließen und die Personalbeschaffung beschleunigen.

Typische Ziele

Definieren Sie, woran Sie den Erfolg erkennen

Ziel ist es, die Zeit von der Anforderung einer Position bis zur endgültigen Freigabe zu verkürzen. Schnellere Freigaben ermöglichen eine zügigere Personalbeschaffung, senken die Time-to-Fill und helfen der Organisation, flexibler auf ihren Personalbedarf zu reagieren. Das wirkt sich direkt auf Produktivität und betriebliche Effizienz aus.

ProcessMind analysiert den tatsächlichen Freigabe-Workflow von Anfang bis Ende und identifiziert automatisch Engpässe, lange Wartezeiten und überflüssige Schritte. Die Plattform visualisiert jede Phase und vergleicht sie mit den Zielvorgaben. So erhalten Sie die datenbasierten Erkenntnisse, die Sie benötigen, um den Prozess zu vereinfachen und die Wirkung von Verbesserungen zu messen.

Ziel ist es, den Aufwand für Fehlerkorrekturen, wiederholte Aufgaben und häufige Änderungen an bereits angelegten Positionen zu verringern. Weniger Nacharbeit senkt die Kosten, verbessert die betriebliche Effizienz und erhöht die Qualität und Genauigkeit der Positionsverwaltung.

ProcessMind bildet alle Prozessabläufe ab, einschließlich Schleifen und Abweichungen, die auf Nacharbeit hindeuten. Die Plattform zeigt, bei welchen Aktivitäten häufig Fehler auftreten, quantifiziert deren Auswirkungen und hilft, Ursachen wie fehlerhafte Dateneingaben oder unklare Vorgaben zu ermitteln. So können Sie gezielte Prozessverbesserungen umsetzen.

Ziel ist es, sicherzustellen, dass alle Aktivitäten der Positionsverwaltung, von der Anlage bis zur Deaktivierung, den geltenden Organisationsrichtlinien und regulatorischen Anforderungen entsprechen. Die Einhaltung der Vorgaben mindert rechtliche und finanzielle Risiken, wahrt die Integrität der Organisation und schafft Vertrauen.

ProcessMind vergleicht die tatsächlichen Prozesspfade automatisch mit vordefinierten Compliance-Modellen oder Sollprozessen. Die Plattform zeigt Abweichungen, nicht autorisierte Schritte und fehlende Freigaben sofort an. So erhalten Sie eine kontinuierliche Prüfgrundlage und können nicht konformes Verhalten frühzeitig angehen.

Dieses Ziel bedeutet, jede Phase im Lebenszyklus einer Position transparent nachzuvollziehen, von der ersten Anforderung bis zum endgültigen Abschluss. Mehr Transparenz hilft dem Management, Status proaktiv zu überwachen, den Personalbedarf vorherzusagen und fundierte strategische Entscheidungen zu treffen.

ProcessMind rekonstruiert den gesamten Ablauf jeder Position anhand der Ereignisdaten aus Ihrem System und stellt ihn als interaktive Prozessübersicht dar. Sie können aktuelle Status verfolgen, stagnierende Positionen erkennen und die tatsächlich durchlaufenen Pfade nachvollziehen. So werden Abweichungen sichtbar und Sie erhalten ein klares, datenbasiertes Bild des gesamten Lebenszyklus.

Ziel ist es, veraltete, inaktive oder ungenutzte Positionen zu erkennen und zu bearbeiten, damit die Organisationsstruktur effizient, aktuell und an den strategischen Zielen ausgerichtet bleibt. Eine bessere Auslastung der Positionen gibt Budget frei und ermöglicht eine wirksamere Ressourcenverteilung.

ProcessMind erkennt anhand des gesamten Lebenszyklus Positionen, die über längere Zeit inaktiv oder ausstehend bleiben. Die Plattform zeigt Muster von Stillstand oder unzureichender Nutzung und liefert die Datenbasis für fundierte Entscheidungen darüber, ob Sie diese Positionen zusammenlegen, aktualisieren oder aufheben.

Ziel ist es, sicherzustellen, dass alle positionsbezogenen Daten, etwa Titel, Abteilung und Kostenstelle, im System korrekt und einheitlich sind. Eine hohe Datenqualität ist entscheidend für verlässliche Berichte und eine präzise Personalplanung. Sie hilft außerdem, Fehler und Nacharbeit zu vermeiden.

ProcessMind erkennt uneinheitliche Daten, indem Ereignisse zu Änderungen an Attributen analysiert werden. So werden Änderungsmuster und deren Ursachen sichtbar. Die Plattform bildet die Dateneingabe und Aktualisierung ab und zeigt, an welchen Stellen Fehler oder Abweichungen entstehen. Das unterstützt eine bessere Data Governance.

Ziel ist es, die Zeit zwischen der endgültigen Freigabe einer Position und ihrer offiziellen Aktivierung deutlich zu verkürzen, damit sie für die Personalbeschaffung verfügbar ist. Eine schnellere Aktivierung verkürzt den Einstellungszyklus, verringert die Auswirkungen unbesetzter Stellen und hilft der Organisation, ihre Mitarbeitenden effizient einzusetzen.

ProcessMind analysiert die aufeinanderfolgenden Aktivitäten bis zur Aktivierung einer Position und ermittelt genau, welche Verzögerungen und Abhängigkeiten den Ablauf verlängern. Die Plattform hilft herauszufinden, warum die Aktivierung bestimmter Positionen länger dauert, etwa aufgrund von Systemübergaben oder administrativen Hürden. So können Sie die letzten Prozessschritte vereinfachen.

Wenn alle Positionen nach einem einheitlichen, vorgegebenen Ablauf angelegt werden, sinkt die Fehlerquote, die Datenqualität steigt und die Einhaltung der Compliance-Vorgaben wird einfacher. Ein standardisierter Workflow ist entscheidend für eine korrekte Organisationsstruktur und hilft, betriebliche Unstimmigkeiten zu vermeiden.

ProcessMind visualisiert alle tatsächlichen Varianten bei der Anlage von Positionen und zeigt Abweichungen vom Sollprozess sofort an. So kann Ihre Organisation nicht konforme Schritte und ineffiziente Abläufe erkennen. Die gewonnenen Erkenntnisse helfen dabei, einen einheitlichen, optimalen Prozess für alle durchzusetzen.

In 6 Schritten zu einer optimierten Positionsverwaltung im Hire-to-Retire-Prozess

1

Daten verbinden und entdecken
2

Prozessablauf abbilden
3

Engpässe erkennen
4

Ursachen analysieren
5

Prozessverbesserungen entwickeln
6

Überwachen und weiterentwickeln
1

Daten verbinden und entdecken

Was zu tun ist

Ermitteln Sie relevante Datenquellen in Ihren HR- und Finanzsystemen. Extrahieren Sie Event Logs zu allen Aktivitäten im Lebenszyklus einer Position und stellen Sie sicher, dass sie Timestamps und eindeutige Case-IDs enthalten.

Leitfaden zum Datentemplate anzeigen Template herunterladen
Warum das wichtig ist

Eine umfassende Datenerhebung liefert einen vollständigen Überblick über Ihren Prozess der Positionsverwaltung. So wird eine präzise Analyse möglich und blinde Flecken in allen relevanten Teams werden vermieden.

Erwartetes Ergebnis

Ein vollständiger Datensatz mit allen wichtigen Aktivitäten im Lebenszyklus der Position liegt für die Analyse bereit.

DAS ERWARTET SIE

Verborgene Erkenntnisse im Positionsmanagement aufdecken

ProcessMind macht den tatsächlichen Ablauf Ihres Positionsmanagements sichtbar und zeigt Ineffizienzen und Abweichungen im gesamten Hire-to-Retire-Prozess. So erhalten Sie einen umfassenden Überblick über jeden Schritt und jede Interaktion.
  • Den tatsächlichen Prozessablauf von Anfang bis Ende visualisieren
  • Kritische Engpässe und Verzögerungen genau lokalisieren
  • Prozessvarianten und Schleifen mit Nacharbeit aufdecken
  • Compliance-Lücken und Risiken erkennen
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE ERGEBNISSE

Effizienz in der Positionsverwaltung steigern

Process Mining im Hire-to-Retire-Prozess, insbesondere in der Positionsverwaltung, liefert umsetzbare Erkenntnisse, mit denen sich Abläufe vereinfachen und die strategische Personalplanung verbessern lassen. Organisationen setzen diese Erkenntnisse ein, um manuelle Arbeit zu verringern und wichtige Prozesse zu beschleunigen.

0 %
Schnellere Freigabezyklen

Durchschnittliche Verkürzung der Freigabezeit

Process Mining erkennt Engpässe in den Freigabe-Workflows für Positionen und trägt so dazu bei, die Zykluszeit deutlich zu verkürzen. Dadurch können Personalentscheidungen schneller getroffen und Personalressourcen flexibler eingesetzt werden.
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Weniger Nacharbeit

Weniger Korrekturen und erneute Einreichungen

Ermitteln Sie die Ursachen für Nacharbeit bei der Anlage und Änderung von Positionen. So reduzieren Sie den Zeit- und Ressourcenaufwand für Fehlerkorrekturen deutlich, steigern die betriebliche Effizienz und senken die Kosten.
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Bessere Datenqualität

Weniger Fehler bei der Dateneingabe

Process Mining erkennt häufige Eingabefehler und fehlende Angaben. Dadurch verbessert sich die Datenqualität bei der Erstanlage neuer Positionen. Das verringert nachgelagerte Probleme und erhöht die Genauigkeit von Berichten.
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Höhere Compliance

Weniger Richtlinienverstöße

Process Mining erkennt übersprungene oder falsch angeordnete Freigabeschritte und hilft, diese zu vermeiden. So entspricht jede Änderung an einer Position den Organisationsrichtlinien und regulatorischen Anforderungen. Das senkt das Auditrisiko.
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Positionen schneller aktivieren

Kürzere Zeit bis zur Einsatzbereitschaft

Verkürzen Sie die Zeit von der Anlage bis zur Aktivierung einer Position, damit Stellen schneller für die Personalbeschaffung verfügbar sind. Das unterstützt die Talentgewinnung und senkt die Time-to-Fill bei wichtigen Positionen.

Die Ergebnisse hängen von der Komplexität der jeweiligen Prozesse, der Datenqualität und der vorhandenen Systemlandschaft ab. Die Zahlen veranschaulichen typische Verbesserungen, die bei erfolgreichen Implementierungen erzielt wurden.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit den wichtigsten Attributen und Aktivitäten und ergänzen Sie bei Bedarf weitere.
Neu bei Event Logs? Erfahren Sie, wie Sie ein Event Log für Process Mining erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse

Der eindeutige Identifikator einer bestimmten Stelle innerhalb der Organisation. Er dient als primäre Case-ID für den Prozess der Positionsverwaltung.

Warum das wichtig ist

Sie ist unverzichtbar, um alle zusammengehörigen Aktivitäten zu einer Prozessinstanz zusammenzufassen und den Lebenszyklus jeder Position durchgängig zu analysieren.

Der Name des konkreten Geschäftsereignisses, der Aufgabe oder der Statusänderung, die zu einem bestimmten Zeitpunkt im Prozess der Positionsverwaltung stattgefunden hat.

Warum das wichtig ist

Dieses Attribut ist grundlegend für den Aufbau der Prozesslandkarte, das Erkennen von Engpässen und das Verständnis der Ereignisabfolge im Lebenszyklus einer Position.

Das genaue Datum und die Uhrzeit, zu denen eine bestimmte Aktivität im Prozess der Positionsverwaltung stattgefunden hat. Dieser Wert entspricht der Startzeit einer Aktivität.

Warum das wichtig ist

Er ist unverzichtbar, um Ereignisse chronologisch zu ordnen und alle zeitbezogenen Kennzahlen wie Zyklus- und Durchlaufzeiten zu berechnen.

Der Timestamp, der angibt, wann eine Aktivität abgeschlossen wurde. Er dient zur Berechnung der Verarbeitungszeit einzelner Aktivitäten.

Warum das wichtig ist

Damit lässt sich die Verarbeitungszeit einzelner Aktivitäten berechnen und feststellen, welche Aufgaben besonders viel Zeit beanspruchen.

Der Name oder eindeutige Identifikator des Benutzers, der die Aktivität ausgeführt hat oder mit dem Ereignis verknüpft ist.

Warum das wichtig ist

Es ermöglicht die Analyse der Arbeitsverteilung, der Benutzerleistung und der Compliance und hilft dabei, Schulungsbedarf oder Ressourcenengpässe zu erkennen.

Die Abteilung, Geschäftseinheit oder Organisationseinheit, der die Position zugeordnet ist.

Warum das wichtig ist

Damit können Sie Prozesse in verschiedenen Geschäftseinheiten vergleichen und Unterschiede bei Effizienz, Compliance und Kosten erkennen.

Der aktuelle oder historische Status der Position zum Zeitpunkt des Ereignisses, zum Beispiel „Offen“, „Besetzt“, „Eingefroren“ oder „Geschlossen“.

Warum das wichtig ist

Damit lässt sich analysieren, wie lange Positionen in den einzelnen Status verbleiben. Das ist wichtig, um veraltete Positionen zu erkennen und die Personalplanung zu steuern.

Die offizielle Bezeichnung der Stelle, die der Position zugeordnet ist, zum Beispiel „Senior Software Engineer“ oder „Marketing Manager“.

Warum das wichtig ist

Das Attribut liefert Kontext zur Rolle und ermöglicht den Vergleich von Prozessunterschieden zwischen verschiedenen Stellenarten, Ebenen oder Funktionen.

Der Finanzcode oder Identifikator der Abteilung oder Gruppe, der die Kosten der Position zugeordnet werden.

Warum das wichtig ist

Sie verknüpft die Position mit einer finanziellen Einheit und ermöglicht so die Analyse von Prozessleistung und Kosten nach Budgetbereich.

Der Name der einstellenden Führungskraft oder der Führungskraft, der die Position unterstellt ist.

Warum das wichtig ist

Das Attribut identifiziert die zentrale Ansprechperson für die Position und ermöglicht die Analyse von Genehmigungsverzögerungen und prozessbezogenen Mustern einzelner Führungskräfte.

Aktivitäten

Prozessschritte, die Sie verfolgen und optimieren sollten

Dieses Ereignis markiert den offiziellen Beginn des Prozesses zur Positionsverwaltung. Es wird erfasst, wenn ein Benutzer, in der Regel eine Führungskraft mit Einstellungsverantwortung, im HR-System eine neue Position oder eine Ersatzposition anfordert.

Warum das wichtig ist

Diese Aktivität ist der wichtigste Startpunkt für die Messung der gesamten Zykluszeit bei der Anlage einer Position. Die Analyse von Umfang und Zeitpunkt der Anforderungen unterstützt die Ressourcenplanung und hilft, Wachstum oder Umstrukturierungen in der Organisation nachzuvollziehen.

Dies ist die endgültige Freigabe durch die Personalabteilung. Sie bestätigt, dass die Position mit den Unternehmensrichtlinien, der Einstufung und den Vergütungsstrukturen übereinstimmt. Häufig ist dies die letzte Freigabe vor der offiziellen Anlage der Position.

Warum das wichtig ist

Als letzte Freigabestufe kann dieser Schritt zu einem erheblichen Engpass werden, wenn es zu Verzögerungen kommt. Seine Analyse ist entscheidend, um die Prozesseffizienz und die Einhaltung der Compliance-Vorgaben im HR-Bereich zu beurteilen.

Dieses Ereignis markiert die offizielle Anlage des Positionsdatensatzes im zentralen HR-System, nachdem alle erforderlichen Freigaben vorliegen. Die Position ist nun Teil der Organisationsstruktur und hat eine eindeutige Kennung.

Warum das wichtig ist

Dieser wichtige Meilenstein markiert das Ende der Freigabephase und den Beginn des aktiven Lebenszyklus der Position. Die Zeit zwischen „Anforderung eingereicht“ und „Position angelegt“ ist eine wichtige Leistungskennzahl.

Dieses Ereignis markiert den Zeitpunkt, an dem eine Position offiziell offen und für Personalmaßnahmen verfügbar ist, etwa für die Veröffentlichung einer Stellenausschreibung. Die Position ist damit für die Personalbeschaffung bereit.

Warum das wichtig ist

Dieses Ereignis markiert die zentrale Übergabe von der Positionsverwaltung an die Talentgewinnung. Die Zeit bis zur Aktivierung einer angelegten Position kann Verzögerungen bei der betrieblichen Einsatzbereitschaft aufzeigen.

Dieses Ereignis markiert den erfolgreichen Abschluss der Personalbeschaffung: Eine Kandidatin oder ein Kandidat wurde eingestellt oder eine interne Person auf die Position versetzt. Die Position ist nun besetzt.

Warum das wichtig ist

Dies ist ein wichtiger Erfolgsmeilenstein im Lebenszyklus der Position. Die Zeit zwischen „Position aktiviert“ und „Position besetzt“ ist ein wesentlicher Bestandteil der Kennzahl Time-to-Hire.

Die Position wird inaktiv gesetzt, häufig nachdem eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter das Unternehmen verlassen hat und keine unmittelbare Nachbesetzung geplant ist. Eine inaktive Position wird aus dem aktiven Organigramm entfernt, bleibt aber zu historischen Zwecken im System gespeichert.

Warum das wichtig ist

Diese Aktivität unterstützt die Personalplanung und trägt dazu bei, dass Organigramme korrekt sind. Die Zeit zwischen dem Freiwerden und der Deaktivierung einer Position kann Aufschluss über die Effizienz der Personalplanung geben.

Bezeichnet die endgültige Abschaffung oder Archivierung der Position in der Organisationsstruktur. Dies ist das letzte Ereignis im Lebenszyklus der Position und bedeutet, dass sie nicht erneut verwendet wird.

Warum das wichtig ist

Dies ist die abschließende Aktivität im Lebenszyklus der Position. Die Analyse geschlossener Positionen ist wichtig, um die langfristige Organisationsgestaltung und strategische Personalreduzierungen zu verstehen.

Für individuelle Datenempfehlungen wählen Sie Ihren konkreten Prozess aus.

Häufig gestellte Fragen

Häufig gestellte Fragen

Process Mining analysiert Event Logs aus Ihrem Quellsystem und visualisiert den tatsächlichen Ablauf Ihrer Prozesse der Positionsverwaltung. So lassen sich Engpässe bei Freigaben, uneinheitliche Daten und Bereiche mit Nacharbeit erkennen. Wenn diese verborgenen Ineffizienzen sichtbar werden, können Sie Abläufe vereinfachen, Zykluszeiten verkürzen und die Compliance verbessern.

Sie benötigen Event-Log-Daten zur Anlage, Änderung, Freigabe und Aktivierung von Positionen. Zu den wichtigsten Datenpunkten gehören eine eindeutige Positions-ID, Aktivitäts-Timestamps, Aktivitätsnamen und der für jede Aktion verantwortliche Benutzer. Diese eindeutige Case-ID ist entscheidend, um den Prozess korrekt zu rekonstruieren.

Die Daten werden in der Regel über Standardintegrationen, Reporting-Tools oder APIs extrahiert, sodass die Leistung des laufenden Systems möglichst wenig beeinträchtigt wird. Dazu werden häufig die zugrunde liegenden Datenspeicher angebunden, um historische Event Logs abzurufen. Der Vorgang ist schreibgeschützt und beeinträchtigt Ihren täglichen Betrieb nicht.

Sie können die Ursachen langsamer Freigaben aufdecken, nicht konforme Prozessvarianten erkennen und den gesamten Lebenszyklus von Positionen transparent nachvollziehen. Daraus ergeben sich messbare Verbesserungen, etwa kürzere Freigabezyklen, weniger Engpässe bei der Anlage und eine höhere Datenkonsistenz. Letztlich hilft Process Mining, Ressourcen besser zu verteilen und Positionen schneller zu aktivieren.

Die Dauer hängt vom Umfang und der Komplexität der Daten ab. Die Ersteinrichtung und Datenübernahme dauern in der Regel einige Tage bis wenige Wochen. Innerhalb von 4 bis 6 Wochen können die meisten Organisationen ihre ersten Prozessmodelle erstellen und wichtige Engpässe erkennen. Im weiteren Projektverlauf folgen vertiefende Analysen und schrittweise Verbesserungen.

Ja. Process Mining vergleicht die tatsächliche Prozessausführung mit vordefinierten Compliance-Regeln und Sollprozessmodellen. Die Plattform kann Abweichungen, nicht autorisierte Schritte und fehlende Freigaben automatisch erkennen, die zu Compliance-Verstößen führen könnten. So können Sie Risiken frühzeitig erkennen und mindern, bevor daraus größere Probleme entstehen.

Ja. Process Mining bildet Änderungen an Positionsattributen und Pfade zur Neueinstufung präzise ab. Die Plattform zeigt, wo, wann und von wem diese Änderungen vorgenommen werden, und macht Ursachen wie unklare ursprüngliche Anforderungen oder ineffiziente Prüfschritte sichtbar. Auf dieser Grundlage können Sie gezielte Maßnahmen ergreifen, um Nacharbeit zu verringern und Positionsdaten zu stabilisieren.

Ja. Process Mining verfolgt den Lebenszyklus jeder Positions-ID anhand ihres Event Logs und erkennt Positionen, die in einen „eingefrorenen“ oder „ausgesetzten“ Status wechseln und dort über längere Zeit ohne weitere Aktivität verbleiben. So werden Engpässe bei der Reaktivierung oder dem ordnungsgemäßen Abschluss sichtbar. Das erleichtert die Verwaltung und Ressourcenplanung und hilft, verwaiste Positionen zu reduzieren.

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