Geschäftsprozessdesign | ProcessMind

Ein Prozessmodell macht den vorgesehenen Arbeitsablauf sichtbar. Es bietet Ihrem Team eine gemeinsame Grundlage, um Aktivitäten, Entscheidungen, Übergaben und Zuständigkeiten zu besprechen.

Diese Grundlage ist auch dann hilfreich, wenn noch keine Daten für eine Analyse vorliegen. Sie hilft Ihnen, das Wissen Ihres Teams festzuhalten, offene Fragen zu erkennen und den Prozessumfang abzustimmen. Das Modell dokumentiert den vereinbarten Entwurf, behauptet aber nicht, dass jeder Case exakt diesem Ablauf folgt.

Bringen Sie die Personen zusammen, die die Arbeit und die dahinterliegenden Systeme kennen:

Prozessverantwortliche: Legen den Geltungsbereich fest, bestätigen den vorgesehenen Prozess und klären Fragen zu Zuständigkeiten und Standards. Business-Analysten: Moderieren das Gespräch, halten den Ablauf fest und sorgen für ein klares, einheitliches Modell. IT: Erläutert die Systemschritte, Daten und technischen Einschränkungen, die den Arbeitsablauf beeinflussen.

Beziehen Sie weitere Fachleute ein, wenn der Prozess mehrere Teams umfasst oder Spezialwissen erfordert. Sie können sich auf ein sinnvolles Modell verständigen, ohne im ersten Termin jede Ausnahme zu dokumentieren.

Beginnen Sie mit dem Prozessdesign, wenn Sie festlegen möchten, wie ein Prozess ablaufen soll. Vereinbaren Sie den Geltungsbereich und die Konventionen und erstellen und prüfen Sie anschließend das Modell. Verwenden Sie Process Mining, sobald Ereignisdaten vorliegen und Sie die erfasste Arbeit mit dem vorgesehenen Ablauf vergleichen möchten.

Die beiden Ansätze beantworten unterschiedliche Fragen:

Prozessdesign: Wie sollte der Prozess ablaufen? Process Mining: Was zeigen die verfügbaren Ereignisdaten darüber, wie der Prozess abgelaufen ist?

Für Ihr erstes Modell benötigen Sie keine Ereignisdaten. Wenn Sie die Ausführung analysieren möchten, bietet das vereinbarte Design Ihrem Team einen klaren Bezugspunkt.

Vereinbaren Sie einige Konventionen, bevor Sie eine umfangreiche Modellbibliothek aufbauen. Stimmen Sie diese auf Ihre Prozessarchitektur und Dokumentationsstandards ab.

Verwenden Sie BPMN 2.0 einheitlich. Geben Sie Aktivitäten, Events, Entscheidungen und Flows in allen Modellen dieselbe Bedeutung. Wählen Sie eindeutige Bezeichnungen. Halten Sie sich an die Namenskonvention Ihrer Organisation und wenden Sie sie konsequent an. Legen Sie die passende Detailtiefe fest. Konzentrieren Sie übergeordnete Modelle auf die Hauptphasen. Ergänzen Sie Details in untergeordneten Modellen, wenn Lesende sie benötigen. Definieren Sie die Prozessgrenzen. Machen Sie deutlich, wo der Prozess beginnt und endet und was nicht zu seinem Geltungsbereich gehört. Zeigen Sie Zuständigkeiten und Übergaben. Verwenden Sie Lanes und weitere relevante BPMN-Elemente, um Verantwortlichkeiten sichtbar zu machen. Prüfen Sie das Modell gemeinsam mit den Personen, die die Arbeit ausführen. Bestätigen Sie, dass es der vereinbarten Absicht entspricht, bevor Sie es als Referenz verwenden. Pflegen Sie das Modell, wenn sich die Arbeit ändert. Legen Sie fest, wer Aktualisierungen verantwortet, damit die gemeinsame Übersicht aktuell bleibt.

Beginnen Sie mit einem Prozess und einem klar umrissenen Gespräch. Halten Sie den Hauptablauf fest und verfeinern Sie das Modell anschließend gemeinsam mit den Personen, die für die Arbeit zuständig sind, sie analysieren oder unterstützen.

Legen Sie den Geltungsbereich fest. Vereinbaren Sie Prozessname, Start- und Endpunkte sowie die Detailtiefe. Erfassen Sie den Hauptablauf. Bestimmen Sie die zentralen Aktivitäten, Entscheidungen, Events und Übergaben. Wenden Sie gemeinsame Konventionen an. Verwenden Sie die vereinbarten Namens- und Detailstandards Ihrer Organisation. Prüfen Sie das Modell. Bitten Sie Prozessverantwortliche, Business-Analysten, IT und relevante Fachleute, Lücken oder Meinungsverschiedenheiten zu klären. Speichern Sie die vereinbarte Version. Bewahren Sie das Modell an einem für Ihr Team zugänglichen Ort auf und aktualisieren Sie es, wenn sich der Prozess ändert.

ProcessMind bietet einen browserbasierten BPMN-2.0-Modeler zum Erstellen und Prüfen von Modellen. Sie können außerdem BPMN-2.0-Dateien importieren und exportieren.

Funktion des BPMN-Modelers ansehen

Standardisierung beginnt mit gemeinsamen Festlegungen: wie Sie Prozesse benennen, welchen Detaillierungsgrad die einzelnen Modelle haben und welche BPMN-2.0-Elemente Sie zur Beschreibung der Arbeit verwenden.

Wenden Teams diese Festlegungen einheitlich an, können sie Modelle leichter vergleichen und zusammengehörige Prozesse finden. In einer gemeinsamen Prozessbibliothek findet Ihr Team die zuletzt vereinbarte Version an einem Ort, statt auf getrennte Kopien oder persönliche Notizen angewiesen zu sein.

Standardisierung bedeutet nicht, dass jedes Team exakt gleich arbeiten muss. Sie bietet Teams eine gemeinsame Struktur, um Unterschiede zu dokumentieren und zu entscheiden, welche Vorgehensweisen sie teilen möchten.

Sobald Prozessverantwortliche und Team das Design abgestimmt haben, können Sie das Modell in einer umfassenderen Prozessbibliothek pflegen. Liegen später Ereignisdaten vor, können Sie mit Process Mining die Ausführung mit dem vorgesehenen Prozess vergleichen. Dashboards und KPIs unterstützen Sie bei der Leistungsprüfung. Mit Simulation können Sie Szenarien untersuchen.

Beginnen Sie zunächst nur mit dem Design und ergänzen Sie die Analyse, wenn Sie bereit sind.

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Eine praktische Einführung in BPMN 2.0 finden Sie im Beitrag Was BPMN 2.0 für die Prozessmodellierung bedeutet. Vor Ihrem ersten Modell können Sie außerdem die Schritte zum Erstellen eines BPMN-Diagramms durchgehen.