Ihr Daten-Template für den Order-to-Cash-Prozess für Abrechnung und Rechnungsstellung

Der Aktivitätsname bezeichnet einen bestimmten Schritt oder eine Aufgabe im Abrechnungsprozess, zum Beispiel „Rechnung erstellt“, „Rechnung an Kunden gesendet“ oder „Zahlung einer Rechnung zugeordnet“. Jedem Ereignis im Prozessprotokoll ist eine Aktivität zugeordnet. Zusammen bilden sie die Abfolge der Schritte im Prozessablauf.

Die Analyse der Aktivitätsabfolge ist der Kern des Process Mining. Sie zeigt die tatsächlichen Abläufe von Rechnungen und macht Standardverfahren, Abweichungen, Nacharbeitsschleifen und Engpässe sichtbar. Welche Aktivitäten in welcher Reihenfolge und wie häufig auftreten, ist entscheidend für die Prozesserkennung, die Konformitätsprüfung und das Ermitteln von Verbesserungsmöglichkeiten.

Das Attribut legt die Prozessschritte fest und ermöglicht es, den Weg einer Rechnung von der Erstellung bis zum Abschluss zu visualisieren und auszuwerten.

Häufig abgeleitet aus Statusänderungen von Belegen, Transaktionscodes oder spezifischen Ereignisprotokollen im Quellsystem.

Die Ereigniszeit, also der Timestamp, erfasst das genaue Datum und die Uhrzeit, zu der eine Aktivität ausgeführt oder ein Status geändert wurde. Diese Zeitangabe ist entscheidend, um den Zeitpunkt und die Dauer einzelner Prozessschritte zu verstehen.

In der Analyse dient die Ereigniszeit dazu, Aktivitäten chronologisch zu ordnen und die Zeit zwischen Schritten, die Dauer einzelner Aktivitäten sowie die gesamte Durchlaufzeit jedes Case zu berechnen. Sie bildet die Grundlage, um Engpässe zu erkennen, die Leistung anhand von Service-Level-Vereinbarungen zu messen und Entwicklungen im Zeitverlauf auszuwerten. Ohne genaue Timestamps ist eine Analyse von Leistung und Dauer nicht möglich.

Dieser Timestamp ist entscheidend für die Berechnung aller zeitbezogenen Kennzahlen, etwa von Durchlaufzeiten und Dauern, die zur Ermittlung von Engpässen benötigt werden.

Üblicherweise neben Aktivitäts- oder Statusfeldern in Transaktionsprotokollen, Änderungsbelegen oder Kopf- und Positionstabellen von Belegen zu finden.

Die Rechnungs-ID ist ein eindeutiger alphanumerischer Code, der jeder erstellten Rechnung zugewiesen wird. Als zentraler Schlüssel verknüpft sie alle zugehörigen Aktivitäten, von der Erstellung und Freigabe bis zur Zahlung und zum Abschluss, zu einer einzelnen Prozessinstanz oder einem Case.

Für die Process-Mining-Analyse ist die Rechnungs-ID unerlässlich, um den gesamten Ablauf jeder Rechnung nachzuvollziehen. Sie ermöglicht es, Prozessabläufe zu visualisieren, Abweichungen zu erkennen und Kennzahlen auf Case-Ebene wie die Durchlaufzeit zu berechnen. Durch die Filterung nach bestimmten Rechnungs-IDs können Sie außerdem problematische Fälle genauer untersuchen und die Ursachen von Verzögerungen oder Fehlern ermitteln.

Dieser eindeutige Schlüssel ermöglicht es, den gesamten Lebenszyklus einer Rechnung nachzuverfolgen, und bildet damit die Grundlage jeder Analyse des Abrechnungsprozesses.

In der Regel in der Kopftabelle der Abrechnungs- oder Rechnungsbelege im Quell-ERP- oder Finanzsystem zu finden.

Dieses Attribut erfasst Datum und Uhrzeit der letzten Datenextraktion oder -aktualisierung. Es zeigt, wie aktuell die analysierten Daten sind.

Bei jedem Process-Mining-Projekt ist es für Berichte und Analysen wichtig zu wissen, wie aktuell die Daten sind. Anhand dieses Attributs können Benutzer den von der Analyse abgedeckten Zeitraum nachvollziehen und sicherstellen, dass Entscheidungen auf aktuellen Informationen beruhen. Es ist außerdem wichtig, um Datenpipelines zu überwachen und zu prüfen, ob die Datenextraktion wie vorgesehen läuft.

Das Attribut zeigt, wie aktuell die Daten sind. So können Analysen und Entscheidungen auf den neuesten verfügbaren Informationen beruhen.

Dieser Timestamp wird üblicherweise während des ETL-Prozesses (Extraktion, Transformation und Laden) erzeugt und zum Datensatz hinzugefügt.

Dieses Attribut bezeichnet die geschäftliche Anwendung oder das System, in dem die Ereignisdaten entstanden sind, zum Beispiel ein ERP-, CRM- oder ein individuelles Abrechnungssystem. In Umgebungen mit mehreren integrierten Systemen hilft dieses Feld, die Datenquellen voneinander zu unterscheiden.

Die Kenntnis des Quellsystems ist wichtig für die Datenvalidierung, Governance und Fehlerbehebung. Werden Daten aus mehreren Systemen zusammengeführt, liefert dieses Attribut Kontext und hilft, mögliche Unterschiede im Detaillierungsgrad oder in der Terminologie zu erklären. Außerdem ermöglicht es eine genauere Analyse von Prozessabweichungen, die durch das für eine Transaktion verwendete System bedingt sein können.

Das Attribut liefert wichtigen Kontext zur Herkunft der Daten. Das ist für die Datenvalidierung und die Analyse systemübergreifender Prozesse relevant.

Diese Information kann als Feld in den Quelltabellen gespeichert oder während des ETL-Prozesses (Extraktion, Transformation und Laden) hinzugefügt werden.

Dieses Attribut bezeichnet die Person oder den automatisierten Systemagenten, der eine bestimmte Aufgabe im Prozess ausgeführt hat. Das kann die Person sein, die die Rechnung erstellt oder freigegeben oder die Zahlung zugeordnet hat.

Die Analyse von Aktivitäten nach Benutzern hilft, die Arbeitsverteilung, die individuelle Leistung und den Schulungsbedarf zu verstehen. Sie zeigt, welche Benutzer oder Teams besonders effizient arbeiten und wo zusätzliche Unterstützung erforderlich sein könnte. Für Compliance und Audits ist es außerdem wichtig, nachvollziehen zu können, wer kritische Prozessschritte ausgeführt hat.

Das Attribut macht Ressourcenleistung und Arbeitsauslastung sichtbar. So lassen sich die Effizienz von Teams analysieren und Schulungsbedarf erkennen.

Üblicherweise in Änderungsprotokollen oder Belegverlaufstabellen zu finden und dem jeweiligen erfassten Ereignis oder Geschäftsvorfall zugeordnet.

Dieses Attribut enthält den offiziellen oder geschäftlichen Namen des Kunden, an den die Rechnung gestellt wird. Es bietet eine leicht verständliche Kennzeichnung des an der Transaktion beteiligten Geschäftspartners.

Die Analyse nach Kundennamen zeigt, ob bestimmte Kunden mit Prozessabweichungen, Zahlungsverzögerungen oder Reklamationen verbunden sind. Diese Erkenntnisse können in die Kundenbetreuung einfließen und gezielte Mitteilungen oder Prozessanpassungen für einzelne Kundenkonten ermöglichen. Außerdem lassen sich damit verschiedene Kundensegmente anhand ihrer Leistung vergleichen.

Das Attribut ermöglicht eine kundenbezogene Analyse und hilft, Muster, Verzögerungen oder Probleme zu erkennen, die bestimmte Kunden oder Kundengruppen betreffen.

Aus den Kundenstammdaten übernommen und über eine Kunden-ID mit dem Rechnungsbeleg verknüpft.

Der Rechnungsbetrag gibt den Gesamtbetrag an, den der Kunde voraussichtlich zahlen muss. Er ist eine wichtige Finanzkennzahl für jeden Rechnungs-Case.

Dieses Attribut ist grundlegend für die Finanzanalyse im Process Mining. Damit lassen sich Rechnungen nach ihrem Wert gruppieren, etwa in hohe und niedrige Beträge, um zu prüfen, ob sie unterschiedliche Prozessabläufe oder Durchlaufzeiten aufweisen. Der Rechnungsbetrag wird auch zur Berechnung wichtiger Kennzahlen wie der Days Sales Outstanding (DSO) verwendet und hilft, die finanziellen Auswirkungen ineffizienter Prozesse zu analysieren, etwa wenn sich der Einzug hoher Rechnungsbeträge verzögert.

Damit können Sie die finanziellen Auswirkungen analysieren, Probleme nach ihrem Geldwert priorisieren und nachvollziehen, wie sich unterschiedliche Rechnungsbeträge auf den Prozess auswirken.

In der Regel im Kopf des Rechnungs- oder Abrechnungsbelegs im Finanz-Quellsystem zu finden.

Der Rechnungsstatus zeigt den aktuellen Stand einer Rechnung im Gesamtprozess. Er gibt einen Überblick darüber, wo sich die Rechnung gerade befindet, zum Beispiel ob sie auf Freigabe oder Zahlung wartet, vollständig bezahlt oder storniert ist.

Dieses Attribut eignet sich für einen Überblick über die aktuelle Arbeitslast und die finanzielle Lage. Dashboards verwenden das Feld häufig, um Rechnungen nach Status aufzuschlüsseln, etwa den Gesamtwert offener oder überfälliger Rechnungen. Im Process Mining bietet die Analyse von Statusübergängen eine vereinfachte Übersicht über den Prozessablauf.

Das Attribut zeigt auf einen Blick, an welcher Stelle im Prozess sich eine Rechnung befindet. Das ist für operative Dashboards und die übergeordnete Statusverfolgung hilfreich.

Ein Standardfeld im Kopf der meisten Rechnungs- oder Abrechnungsbelege.

Das Attribut „Währung“ gibt die Währung des Rechnungsbetrags an. Es liefert den nötigen Kontext für die Interpretation von Finanzwerten, insbesondere in international tätigen Unternehmen, die mit mehreren Währungen arbeiten.

Für die Analyse ist das Währungsfeld unerlässlich, um Finanzdaten korrekt zusammenzufassen und zu vergleichen. Bevor Gesamtbeträge berechnet oder Rechnungsbeträge aus verschiedenen Regionen verglichen werden, müssen alle Werte in eine gemeinsame Währung umgerechnet werden. Dieses Attribut ist entscheidend für eine korrekte Finanzberichterstattung und die Auswertung der Prozessleistung nach Währung oder Region.

Das Attribut liefert den nötigen Kontext für alle Finanzwerte und ermöglicht eine korrekte monetäre Analyse und Berichterstattung, insbesondere bei internationalen Geschäftsaktivitäten.

Im Kopf der Rechnungs- oder Abrechnungsbelegtabelle zu finden, meist neben den Betragsfeldern.

Das Zahlungsziel ist ein wichtiges Datum, das sich aus dem Rechnungsdatum und den vereinbarten Zahlungsbedingungen ergibt. Es legt fest, bis wann die Zahlung eingehen muss, damit die Rechnung nicht überfällig wird.

Dieses Attribut ist wichtig, um die Leistung beim Forderungseinzug zu überwachen und den Cashflow zu steuern. Es dient zur Berechnung wichtiger Kennzahlen wie der Days Sales Outstanding (DSO) und der Pünktlichkeitsquote. Durch den Vergleich des tatsächlichen Zahlungsdatums mit dem Zahlungsziel können Unternehmen verspätete Zahlungen erkennen, das Zahlungsverhalten verschiedener Kunden analysieren und die Wirksamkeit ihrer Maßnahmen zum Forderungseinzug bewerten.

Dieses Datum dient als Grundlage, um die Zahlungsleistung zu messen, die DSO zu berechnen und überfällige Rechnungen zu erkennen, die sich unmittelbar auf den Cashflow auswirken.

In den Kopfdaten der Rechnung zu finden. Das Datum kann direkt eingegeben oder anhand des Rechnungsdatums und der Zahlungsbedingungen berechnet werden.

Die Kundenauftragsnummer verweist auf den vorangehenden Beleg in der Order-to-Cash-Kette, der die Erstellung der Rechnung ausgelöst hat. Sie verknüpft den Abrechnungsprozess mit dem Vertriebsprozess.

Dieses Attribut ist entscheidend für eine durchgängige Sicht auf den Order-to-Cash-Prozess. Durch die Verknüpfung von Rechnungen mit Kundenaufträgen können Unternehmen den gesamten Ablauf von der Kundenbestellung bis zum Zahlungseingang analysieren. So lässt sich umfassender untersuchen, wie sich Probleme im Vertrieb oder in der Auftragsabwicklung auf Abrechnung und Forderungseinzug auswirken.

Das Attribut verknüpft den Abrechnungsprozess mit dem vorgelagerten Vertriebsprozess und ermöglicht eine durchgängige Order-to-Cash-Analyse.

Dieser Verweis ist üblicherweise im Kopf oder in den Positionen des Rechnungsbelegs gespeichert und verknüpft ihn mit der Tabelle der Vertriebsbelege.

Die Kundenregion gibt den geografischen Standort des Kunden an. Sie kann auf verschiedenen Ebenen definiert sein, etwa als Land, Bundesland oder individuell festgelegte Vertriebsregion.

Dieses Attribut eignet sich besonders für die Segmentierung. Eine Analyse des Rechnungsprozesses nach Regionen kann geografische Leistungsunterschiede aufzeigen, zum Beispiel bei Zahlungszeiten, Streitfällen oder der Einhaltung von Prozessen. Diese Erkenntnisse helfen dabei, regionale Strategien für das Forderungsmanagement und den Kundenservice zu entwickeln. Außerdem lassen sich bewährte Vorgehensweisen in leistungsstarken Regionen erkennen und auf andere Regionen übertragen.

Es ermöglicht geografische Analysen und zeigt regionale Unterschiede beim Zahlungsverhalten, bei der Prozesseffizienz und bei der Compliance.

Aus den Kundenstammdaten abgeleitet, häufig anhand der Kundenadresse.

IsRework ist ein boolesches Kennzeichen, das den Wert „true“ hat, wenn eine Rechnung mindestens eine Nacharbeitsschleife durchlaufen hat. Zu Nacharbeiten zählen Aktivitäten, bei denen Fehler korrigiert oder Schritte wiederholt werden, die idealerweise nur einmal ausgeführt werden sollten. Ein Beispiel ist die erneute Einreichung einer abgelehnten Rechnung zur Freigabe.

Dieses Attribut misst direkt die Ineffizienz eines Prozesses. Wenn Sie nach Fällen mit IsRework = true filtern, können Sie problematische Rechnungen gezielt untersuchen und die Ursachen der Nacharbeiten ermitteln. Die Nacharbeitsquote, also der Anteil der Fälle mit Nacharbeiten, ist eine wichtige KPI zur Messung der Prozessqualität. Sie zeigt außerdem, wo sich Abläufe vereinfachen und unnötiger Aufwand vermeiden lässt.

Es weist direkt auf Prozessineffizienz hin und erleichtert es, Fälle mit zusätzlichem, nicht wertschöpfendem Aufwand zu erkennen und zu analysieren.

Dieses Attribut ist in Quellsystemen in der Regel nicht verfügbar. Es muss bei der Datentransformation abgeleitet werden, indem Aktivitätsfolgen erkannt werden, die auf Nacharbeiten hindeuten.

Dieses Attribut bezeichnet die konkrete interne Einheit des Unternehmens, die die Rechnung ausgestellt hat oder für die Transaktion verantwortlich ist. Beispiele sind ein Buchungskreis, eine Geschäftseinheit oder eine Vertriebsorganisation.

Wenn Sie den Prozess nach Organisationseinheit analysieren, können Sie interne Vergleiche zwischen verschiedenen Unternehmensbereichen anstellen. So erkennen Sie, welche Geschäftseinheiten besonders effizient arbeiten, wo die meisten Nacharbeiten anfallen und welche Bereiche am stärksten mit verspäteten Zahlungen zu kämpfen haben. Das ist wichtig, um Verantwortlichkeiten festzulegen und Prozesse im gesamten Unternehmen zu standardisieren.

Es ermöglicht den internen Leistungsvergleich zwischen verschiedenen Geschäftseinheiten. So lassen sich bewährte Vorgehensweisen und Verbesserungsmöglichkeiten erkennen.

Dieses grundlegende Organisationsdatenfeld findet sich im Kopfbereich fast aller Finanzdokumente in einem ERP-System.

Die Zahlungsbedingungen legen fest, welche Regeln Verkäufer und Käufer für die Begleichung einer Rechnung vereinbart haben. Dazu gehören die Zahlungsfrist und mögliche Skonti für frühzeitige Zahlungen.

Die Analyse nach Zahlungsbedingungen zeigt, ob bestimmte Bedingungen mit längeren Zahlungszyklen oder häufigeren verspäteten Zahlungen verbunden sind. Diese Erkenntnisse helfen Unternehmen, ihre Zahlungsbedingungen so anzupassen, dass sich der Cashflow verbessert. Sie liefern außerdem wichtigen Kontext, wenn untersucht wird, warum bestimmte Rechnungen überfällig werden.

Dieses Attribut beeinflusst das Zahlungsziel und das Zahlungsverhalten der Kunden. Es ist daher wichtig, um die Pünktlichkeitsquote zu verstehen und zu verbessern.

Üblicherweise sowohl in den Kundenstammdaten als auch im Kopf des jeweiligen Rechnungsbelegs gespeichert.