Ihre Order-to-Cash - Rechnungsstellungs- und Fakturierungsdatenvorlage

Der Activity Name beschreibt einen spezifischen Schritt oder eine Aufgabe innerhalb des Abrechnungsprozesses, wie z. B. Rechnung erstellt, Rechnung an Kunden gesendet oder Zahlung auf Rechnung angewendet. Jedes Event im Process Log ist einer Aktivität zugeordnet und bildet die Abfolge der Schritte, die den Prozessablauf ausmachen.

Die Analyse der Aktivitätssequenz ist der Kern von Process Mining. Sie enthüllt die tatsächlichen Wege, die Rechnungen nehmen, und hebt Standardverfahren, Abweichungen, Nacharbeitsschleifen und Bottlenecks hervor. Das Verständnis, welche Aktivitäten in welcher Reihenfolge und wie häufig auftreten, ist grundlegend für die Prozesserfassung, Konformitätsprüfung und die Identifizierung von Verbesserungsmöglichkeiten.

Es definiert die Schritte im Prozess und ermöglicht die Visualisierung und Analyse des Rechnungswegs von der Erstellung bis zum Abschluss.

Oft abgeleitet aus Dokumentenstatusänderungen, Transaktionscodes oder spezifischen Event Logs innerhalb des Quellsystems.

Event Time oder Timestamp erfasst das genaue Datum und die Uhrzeit, zu der eine Aktivität ausgeführt oder eine Statusänderung erfolgte. Diese Zeitdaten sind entscheidend, um das Timing und die Dauer von Prozessschritten zu verstehen.

In der Analyse wird die Event Time verwendet, um Aktivitäten chronologisch zu ordnen, die Zeit zwischen den Schritten, die Dauer der Aktivitäten und die gesamte End-to-End-Zykluszeit jedes Cases zu berechnen. Sie ist die Basis für die Identifizierung von Bottlenecks, die Messung der Leistung gegenüber Service-Level-Agreements und die Analyse von Trends im Zeitverlauf. Ohne genaue Timestamps ist eine Leistungs- und Daueranalyse unmöglich.

Dieser Timestamp ist entscheidend für die Berechnung aller zeitbasierten Metriken, wie Zykluszeiten und Dauern, die unerlässlich zur Identifizierung von Bottlenecks sind.

Üblicherweise neben Aktivitäts- oder Statusfeldern in Transaktionslogs, Änderungsbelegen oder Belegkopf- und Positionstabellen zu finden.

Die Rechnungs-ID ist ein eindeutiger alphanumerischer Code, der jeder erstellten Rechnung zugewiesen wird. Sie fungiert als zentraler Schlüssel, der alle zugehörigen Aktivitäten, von der Erstellung und Genehmigung bis zur Zahlung und zum Abschluss, zu einer einzigen Prozessinstanz oder einem Case verknüpft.

In der Process Mining-Analyse ist die Rechnungs-ID unerlässlich, um den End-to-End-Verlauf jeder Rechnung zu rekonstruieren. Sie ermöglicht Analysten, Prozessabläufe zu visualisieren, Variationen zu identifizieren und Case-spezifische Metriken wie die Zykluszeit zu berechnen. Das Filtern nach spezifischen Rechnungs-IDs kann auch helfen, problematische Cases tiefgehend zu untersuchen, um die Grundursachen für Verzögerungen oder Fehler zu verstehen.

Dies ist der eindeutige Schlüssel zur Nachverfolgung des gesamten Lebenszyklus einer Rechnung und damit die wesentliche Grundlage für jede Analyse des Fakturierungsprozesses.

Typischerweise in der Kopfzeilentabelle von Abrechnungs- oder Rechnungsbelegen im Quell-ERP- oder Finanzsystem zu finden.

Dieses Attribut zeichnet Datum und Uhrzeit der aktuellsten Datenextraktion oder -aktualisierung auf. Es spiegelt die Aktualität der analysierten Daten wider.

In jedem Process Mining Projekt ist die Kenntnis der Datenaktualität entscheidend für Berichterstattung und Analyse. Dieses Attribut hilft Benutzern, den durch die Analyse abgedeckten Zeitraum zu verstehen und stellt sicher, dass Entscheidungen auf aktuellen Informationen basieren. Es ist auch entscheidend für die Überwachung von Datenpipelines und um sicherzustellen, dass die Datenextraktionsprozesse wie erwartet laufen.

Es zeigt die Aktualität der Daten an und stellt sicher, dass Analysen und Entscheidungen auf den aktuellsten verfügbaren Informationen basieren.

Dieser Timestamp wird typischerweise während des Datenextraktions-, Transformations- und Ladeprozesses (ETL) generiert und dem Datensatz hinzugefügt.

Dieses Attribut identifiziert die Ursprungsgeschäftsanwendung oder das System, in dem die Event-Daten generiert wurden, wie ein ERP, CRM oder eine kundenspezifische Abrechnungsplattform. In Umgebungen mit mehreren integrierten Systemen hilft dieses Feld, zwischen Datenquellen zu unterscheiden.

Das Verständnis des Quellsystems ist wichtig für Datenvalidierung, Governance und Fehlerbehebung. Wenn Daten aus mehreren Systemen kombiniert werden, bietet dieses Attribut Kontext und hilft, potenzielle Unterschiede in der Datengranularität oder Terminologie zu erklären. Es unterstützt auch eine detailliertere Analyse von Prozessvariationen, die durch das für eine bestimmte Transaktion verwendete System bedingt sein können.

Es liefert entscheidenden Kontext zur Datenherkunft, was wichtig für die Datenvalidierung und für die Analyse von Prozessen ist, die sich über mehrere Systeme erstrecken.

Diese Informationen können als Feld in den Quelltabellen gespeichert oder während des Datenextraktions-, Transformations- und Ladeprozesses (ETL) hinzugefügt werden.

Dieses Attribut identifiziert die Person oder den automatisierten Systemagenten, der eine bestimmte Aufgabe im Prozess ausgeführt hat. Dies könnte der Ersteller der Rechnung, der Genehmiger oder die Person sein, die die Zahlung verbucht hat.

Die Analyse von Aktivitäten nach Benutzer hilft, die Arbeitslastverteilung, die individuelle Leistung und den Schulungsbedarf zu verstehen. Sie kann hervorheben, welche Benutzer oder Teams hoch effizient sind und welche möglicherweise zusätzliche Unterstützung benötigen. Darüber hinaus ist sie entscheidend für Compliance- und Prüfungszwecke, um nachvollziehen zu können, wer kritische Aktionen innerhalb des Prozesses ausgeführt hat.

Es bietet Transparenz über Ressourcenleistung und Arbeitslast, was die Analyse der Teameffizienz und die Identifizierung von Schulungsmöglichkeiten ermöglicht.

Typischerweise in Änderungslogs oder Dokumentenhistorientabellen zu finden, verbunden mit jedem erfassten Event oder jeder Transaktion.

Dieses Attribut enthält den rechtlichen oder Handelsnamen des Kunden, dem die Rechnung gestellt wird. Es bietet eine lesbare Kennung für den am Vorgang beteiligten Geschäftspartner.

Die Analyse des Prozesses nach Kundennamen hilft zu identifizieren, ob bestimmte Kunden mit Prozessabweichungen, Zahlungsverzögerungen oder Streitigkeiten verbunden sind. Dies kann Strategien für das Kundenbeziehungsmanagement informieren und zu maßgeschneiderter Kommunikation oder Prozessanpassungen für spezifische Konten führen. Zudem ermöglicht es ein Leistungsbenchmarking über verschiedene Kundensegmente hinweg.

Es ermöglicht eine kundenorientierte Analyse, die hilft, Muster, Verzögerungen oder Probleme zu identifizieren, die spezifisch für bestimmte Kunden oder Kundengruppen sind.

Bezogen aus den Kundenstammdaten und über eine Kunden-ID mit dem Rechnungsdokument verknüpft.

Der Rechnungsbetrag repräsentiert den gesamten finanziellen Wert, den ein Kunde voraussichtlich zahlen wird. Dies ist eine wichtige Finanzkennzahl, die jedem Rechnungs-Case zugeordnet ist.

Dieses Attribut ist grundlegend für die Finanzanalyse im Process Mining. Es ermöglicht die Segmentierung von Rechnungen in wertbasierte Kategorien, wie z. B. hochwertige versus geringwertige, um zu sehen, ob sie unterschiedliche Prozesspfade verfolgen oder unterschiedliche Zykluszeiten aufweisen. Es wird auch verwendet, um wichtige Leistungsindikatoren wie die Days Sales Outstanding (DSO) zu berechnen und die finanziellen Auswirkungen von Prozessineffizienzen zu analysieren, wie z. B. Verzögerungen beim Einzug von Zahlungen für große Rechnungen.

Es ermöglicht eine Finanzwirkungsanalyse, wodurch Sie Probleme basierend auf dem monetären Wert priorisieren und verstehen können, wie unterschiedliche Rechnungswerte den Prozess beeinflussen.

Typischerweise in der Kopfzeile der Rechnungs- oder Fakturierungsbelegtabelle im Quell-Finanzsystem zu finden.

Der Rechnungsstatus gibt den aktuellen Zustand einer Rechnung innerhalb des Gesamtprozesses an. Er bietet eine Momentaufnahme davon, wo sich die Rechnung zu einem bestimmten Zeitpunkt befindet, z. B. ob sie zur Genehmigung aussteht, auf Zahlung wartet, vollständig bezahlt oder storniert ist.

Dieses Attribut ist nützlich für die Erstellung eines übergeordneten Überblicks über die aktuelle Arbeitslast und die Finanzposition. Dashboards verwenden dieses Feld oft, um die Verteilung von Rechnungen nach Status zu zeigen, z. B. den Gesamtwert offener oder überfälliger Rechnungen. Im Process Mining kann die Analyse der Übergänge zwischen den Status eine vereinfachte, übergeordnete Ansicht des Prozessablaufs liefern.

Es bietet eine schnelle Momentaufnahme der Position einer Rechnung im Prozess, was für operative Dashboards und eine übergeordnete Statusverfolgung nützlich ist.

Dies ist ein Standardfeld im Header der meisten Rechnungs- oder Fakturierungsbelegtabellen.

Das Currency Attribut gibt die Währungseinheit für den Rechnungsbetrag an. Es liefert den notwendigen Kontext zur Interpretation von Finanzwerten, insbesondere in globalen Organisationen, die in mehreren Währungen agieren.

In der Analyse ist das Currency-Feld unerlässlich, um Finanzdaten korrekt zu aggregieren und zu vergleichen. Vor der Berechnung von Gesamtwerten oder dem Vergleich von Rechnungsbeträgen über verschiedene Regionen hinweg müssen alle Werte in eine gemeinsame Währung umgerechnet werden. Dieses Attribut ist entscheidend für eine präzise Finanzberichterstattung und für die Segmentierung der Prozessleistung nach Währung oder Region.

Es bietet wesentlichen Kontext für alle Finanzwerte und gewährleistet eine genaue monetäre Analyse und Berichterstattung, insbesondere in multinationalen Operationen.

Befindet sich in der Kopfzeile der Rechnung oder Abrechnungsbelegtabelle, normalerweise neben den Betragsfeldern.

Das Zahlungsfälligkeitsdatum ist ein entscheidendes Datum, das auf dem Rechnungsdatum und den vereinbarten Zahlungsbedingungen basiert. Es legt die Frist für den Zahlungseingang fest, damit die Rechnung nicht überfällig wird.

Dieses Attribut ist unerlässlich für die Überwachung der Inkassoleistung und die Steuerung des Cashflows. Es dient zur Berechnung wichtiger Kennzahlen wie Days Sales Outstanding (DSO) und der pünktlichen Zahlungsquote. Durch den Vergleich des tatsächlichen Zahlungsdatums mit dem Fälligkeitsdatum können Unternehmen verspätete Zahlungen identifizieren, das Zahlungsverhalten verschiedener Kunden analysieren und die Wirksamkeit ihrer Inkassostrategien bewerten.

Dieses Datum ist die Grundlage für die Messung der Zahlungsleistung, die Berechnung des DSO und die Identifizierung überfälliger Rechnungen, was sich direkt auf den Cashflow auswirkt.

Zu finden in den Rechnungsheaderdaten. Kann direkt eingegeben oder aus dem Rechnungsdatum und den Zahlungsbedingungen berechnet werden.

Die Kundenauftragsnummer ist ein Verweis auf das vorhergehende Dokument in der Order-to-Cash-Kette, das die Erstellung der Rechnung ausgelöst hat. Sie verknüpft den Fakturierungsprozess mit dem Verkaufsprozess.

Dieses Attribut ist entscheidend, um eine echte End-to-End-Sicht auf den Order-to-Cash-Prozess zu erhalten. Indem Rechnungen mit Kundenaufträgen verknüpft werden, können Unternehmen den gesamten Lebenszyklus vom Kundenauftrag bis zur endgültigen Zahlung analysieren. Dies ermöglicht eine ganzheitlichere Analyse und hilft dabei, zu identifizieren, wie Probleme im Verkaufs- oder Abwicklungsprozess die Fakturierung und das Forderungsmanagement beeinflussen könnten.

Es verknüpft den Abrechnungsprozess mit dem vorgelagerten Vertriebsprozess und ermöglicht so eine vollständige End-to-End-Order-to-Cash-Analyse.

Diese Referenz wird typischerweise im Rechnungsbelegkopf oder in den Positionen gespeichert und verknüpft sie mit der Verkaufsbelegtabelle.

IsRework ist ein Boolean Flag, das true ist, wenn eine Rechnung eine oder mehrere Nacharbeitsschleifen durchlaufen hat. Nacharbeit umfasst Aktivitäten, die Fehler korrigieren oder einen Schritt wiederholen, der idealerweise nur einmal ausgeführt werden sollte, wie z. B. die erneute Einreichung einer Rechnung zur Genehmigung nach einer Ablehnung.

Dieses Attribut misst direkt die Prozessineffizienz. Durch das Filtern nach Cases, bei denen IsRework true ist, können Analysten problematische Rechnungen sofort isolieren und die Grundursachen der Nacharbeit untersuchen. Die Berechnung der Nacharbeitsrate, d.h. des Prozentsatzes der Cases mit Nacharbeit, ist ein Schlüssel-KPI zur Messung der Prozessqualität und zur Identifizierung von Möglichkeiten zur Optimierung von Abläufen und zur Reduzierung von unnötigem Aufwand.

Es kennzeichnet direkt die Prozessineffizienz und ermöglicht eine einfache Identifizierung und Analyse von Cases, die zusätzliche, nicht-wertschöpfende Arbeit erforderten.

Dieses Attribut ist typischerweise nicht in Quellsystemen verfügbar und muss während der Datentransformation durch die Identifizierung von Aktivitätssequenzen, die auf Nacharbeit hinweisen, abgeleitet werden.

Die Kundenregion gibt den geografischen Standort des Kunden an. Dies kann auf verschiedenen Ebenen definiert werden, z. B. als Land, Bundesland oder eine benutzerdefinierte Vertriebsregion.

Dies ist ein mächtiges Attribut für die Segmentierung. Die Analyse des Abrechnungsprozesses nach Region kann geografische Leistungsunterschiede hervorheben, wie etwa Differenzen bei Zahlungszeiten, Streitigkeiten oder der Prozess-Compliance. Diese Erkenntnisse können in regionsspezifische Strategien für Inkasso und Kundenservice einfließen und helfen, Best Practices in leistungsstarken Regionen zu identifizieren, die anderswo repliziert werden können.

Es ermöglicht eine geografische Analyse, die regionale Unterschiede im Zahlungsverhalten, der Prozesseffizienz und der Compliance aufzeigt.

Abgeleitet aus den Kundenstammdaten, oft basierend auf der Kundenadresse.

Dieses Attribut identifiziert die spezifische interne Einheit innerhalb des Unternehmens, die die Rechnung ausgestellt hat oder für die Transaktion verantwortlich ist. Beispiele sind ein Buchungskreis, eine Geschäftseinheit oder eine Vertriebsorganisation.

Die Analyse des Prozesses nach Organisationseinheit ermöglicht ein internes Benchmarking und Leistungsvergleiche über verschiedene Unternehmensbereiche hinweg. Sie hilft zu identifizieren, welche Geschäftseinheiten am effizientesten sind, welche die höchsten Nacharbeitsquoten aufweisen oder welche am meisten mit verspäteten Zahlungen zu kämpfen haben. Dies ist unerlässlich, um Einheiten zur Rechenschaft zu ziehen und Prozesse im gesamten Unternehmen zu standardisieren.

Es ermöglicht einen internen Leistungsvergleich zwischen verschiedenen Geschäftseinheiten und hilft dabei, Best Practices und Verbesserungspotenziale zu identifizieren.

Dies ist ein fundamentales organisatorisches Datenfeld, das sich im Header fast aller Finanzdokumente in einem ERP-System befindet.

Zahlungsbedingungen definieren die zwischen Verkäufer und Käufer vereinbarten Regeln für die Zahlung einer Rechnung. Dies umfasst den gewährten Zahlungszeitraum und etwaige Skonti für vorzeitige Zahlungen.

Die Analyse des Prozesses nach Zahlungsbedingungen kann aufzeigen, ob bestimmte Konditionen mit längeren Zahlungszyklen oder höheren Raten verspäteter Zahlungen verbunden sind. Diese Informationen können Unternehmen dabei helfen, ihre Zahlungsstrategie zu optimieren, um den Cashflow zu verbessern. Zudem liefert sie wichtigen Kontext bei der Untersuchung, warum bestimmte Rechnungen überfällig werden.

Dieses Attribut beeinflusst das Zahlungsfälligkeitsdatum und das Zahlungsverhalten der Kunden, was es entscheidend für das Verständnis und die Verbesserung der pünktlichen Zahlungsquoten macht.

Typischerweise sowohl in den Kundenstammdaten als auch im Kopf des einzelnen Rechnungsdokuments gespeichert.