Ihr Daten-Template für das Vertragsmanagement

Die Contract ID dient als eindeutige Case-Kennung und verknüpft alle Ereignisse und Aktivitäten eines bestimmten Vertrags. Jeder Datensatz im Event Log entspricht einer Aktion an einem Vertrag. Die ID fasst diese Aktionen zusammen.

Bei der Process-Mining-Analyse ist dieses Attribut entscheidend, um den gesamten Ablauf jedes Vertrags zu rekonstruieren. Es ermöglicht die Visualisierung von Prozessabläufen, die Berechnung der Zykluszeit von der Anfrage bis zur Ausführung und die Segmentierung der Analyse nach individuellen Vertragsmerkmalen.

Dies ist der zentrale Schlüssel, um den gesamten Ablauf eines Vertrags nachzuverfolgen. Ohne ihn können Sie weder den durchgängigen Prozessablauf analysieren noch KPIs auf Case-Ebene berechnen.

In der Regel ist dies der Primärschlüssel der Haupttabelle „Contracts“ in Agiloft.

Dieses Attribut beschreibt den ausgeführten Prozessschritt, zum Beispiel „Vertrag entworfen“, „Rechtliche Prüfung durchgeführt“ oder „Vertrag ausgeführt/unterzeichnet“. Diese Aktivitäten bilden die Bausteine der Prozessübersicht.

Die Analyse von Reihenfolge und Häufigkeit der Aktivitäten hilft, den Hauptprozessablauf zu erkennen, Abweichungen oder Nacharbeitsschleifen aufzudecken und die häufigsten oder zeitaufwendigsten Schritte zu ermitteln. Sie ist unverzichtbar für Dashboards wie „Gesamtübersicht des Vertragslebenszyklus“ und „Varianten im Vertragserstellungsprozess“.

Aktivitäten bilden die Schritte in Ihrer Prozessübersicht ab. Dieses Attribut ist erforderlich, um den Prozessablauf zu visualisieren und nachzuvollziehen, welche Arbeit ausgeführt wird.

Abgeleitet aus der Aktion oder Statusänderung, die in den Verlaufs- oder Audit-Tabellen des Vertrags in Agiloft erfasst wurde.

Dieses Attribut enthält den Timestamp der letzten Datenextraktion. Es ist wichtig, um die Aktualität der analysierten Daten einzuschätzen und Aktualisierungsintervalle zu verwalten.

Benutzer prüfen anhand dieses Timestamps, ob sie aktuelle Informationen sehen und welchen Zeitraum die Analyse abdeckt. Er ist ein wichtiger Metadatenbestandteil jeder verlässlichen datengetriebenen Analyse.

So sehen Benutzer, wie aktuell die Daten sind. Das ist entscheidend für zeitnahe und fundierte Geschäftsentscheidungen.

Dieser Timestamp wird während der Datenextraktion, -transformation und -ladung (ETL) erzeugt und hinzugefügt.

Dieses Attribut gibt an, woher die Vertragsmanagementdaten stammen. Für diesen Prozess lautet der Wert immer „Agiloft“.

Bei unternehmensweiten Analysen, die Daten aus mehreren Systemen zusammenführen, ist dieses Feld entscheidend für die Datenherkunft und den korrekten Analyseumfang. Es liefert Kontext und ermöglicht die Rückverfolgbarkeit der Daten.

Gibt die Herkunft der Daten an. Das ist wichtig für Data Governance, die Fehlerbehebung und die Integration von Daten aus mehreren Quellen.

Dies ist ein statischer Wert, der während der Datenextraktion und -transformation hinzugefügt werden sollte.

Dieses Attribut enthält Datum und Uhrzeit jeder Aktivität im Vertragsverlauf. Es legt die chronologische Reihenfolge der Ereignisse fest, die für die Prozesserkennung und -analyse entscheidend ist.

Anhand der Startzeit lassen sich Zeitspannen zwischen Aktivitäten berechnen, Engpässe erkennen und Zykluszeiten messen. Sie bildet die Grundlage für nahezu alle zeitbezogenen KPIs, etwa „Durchschnittliche Vertragsdurchlaufzeit“ und „Durchschnittliche Dauer der Freigabephase“.

Dieser Timestamp ist unverzichtbar, um Ereignisse zu ordnen, Zeitspannen zu berechnen und die Prozessleistung im Zeitverlauf zu analysieren. Ohne ihn ist Process Mining nicht möglich.

Dies entspricht dem Timestamp einer Aktion, die in den Verlaufs- oder Audit-Tabellen des Vertrags in Agiloft erfasst wurde.

Das Ablaufdatum ist ein entscheidendes Datumsfeld, das das Ende der aktiven Vertragslaufzeit festlegt. Es ist unverzichtbar für die Verwaltung von Verlängerungen und Beendigungen sowie zur Vermeidung eines unbeabsichtigten Vertragsablaufs oder automatischer Verlängerungen.

Dieses Attribut bildet die Grundlage für das Dashboard „Anstehende Vertragsfristen und Status“ und die KPI „Pünktliche Bearbeitung von Vertragsmaßnahmen“. Damit kann das Unternehmen das Ende der Vertragslaufzeit vorausschauend verwalten, Verlängerungen oder Beendigungen rechtzeitig bearbeiten und versäumte Fristen verhindern.

Wichtig für die vorausschauende Vertragsverwaltung. So kann das Unternehmen versäumte Fristen für Verlängerungen oder Beendigungen vermeiden.

Dies ist ein Standard-Datumsfeld in der Haupttabelle „Contracts“ in Agiloft.

Dieses Attribut ordnet den Vertrag einer Fachabteilung zu, etwa „Vertrieb“, „Rechtsabteilung“, „Einkauf“ oder „Finanzen“. Die Information kann dem Vertragsverantwortlichen oder dem Benutzer zugeordnet werden, der eine bestimmte Aktivität ausgeführt hat.

Diese Dimension ist entscheidend für das Dashboard „Einflussfaktoren auf die Schwankungen der Vertragsdurchlaufzeit“. Sie ermöglicht den Vergleich der Prozessleistung zwischen Fachabteilungen und zeigt, ob bestimmte Bereiche längere Zykluszeiten, mehr Nacharbeit oder andere Prozessabläufe aufweisen. So können Sie beispielsweise untersuchen, ob Verträge aus dem Vertrieb länger für die rechtliche Prüfung benötigen als Verträge aus dem Einkauf.

Ermöglicht den Leistungsvergleich zwischen Geschäftseinheiten und hilft, abteilungsspezifische Prozessprobleme oder bewährte Vorgehensweisen zu erkennen.

Diese Information kann aus Benutzerprofil-Tabellen übernommen oder direkt im Vertragsdatensatz in Agiloft gespeichert werden.

Dieses Attribut gibt an, wer für einen bestimmten Prozessschritt verantwortlich war, zum Beispiel für den Vertragsentwurf oder die rechtliche Prüfung. In der Regel stammt es aus den Benutzerinformationen zu einer Aktion im Audit-Trail des Systems.

Die Auswertung nach Benutzer ist für das Dashboard „Arbeitslastanalyse für Vertragsressourcen“ unerlässlich. Sie zeigt die Verteilung der Arbeitslast, Leistungsunterschiede zwischen einzelnen Personen und Schulungsbedarf auf. Außerdem lässt sich damit nachvollziehen, wer für bestimmte Aktionen verantwortlich war.

Ermöglicht die Analyse der Arbeitslast, den Leistungsvergleich und die Erkennung ressourcenspezifischer Engpässe oder bewährter Vorgehensweisen.

In der Regel in den Vertragsverlaufs- oder Audit-Tabellen zu finden und mit dem Benutzer verknüpft, der die Änderung vorgenommen hat.

Die Startzeit gibt an, wann eine Aktivität begonnen hat, die Endzeit markiert ihren Abschluss. Die Differenz zwischen beiden entspricht der Verarbeitungszeit dieser Aktivität.

Im Process Mining ermöglichen Start- und Endzeiten eine detailliertere Analyse der Ressourcennutzung sowie der Warte- und aktiven Arbeitszeiten. So lässt sich beispielsweise unterscheiden, wie lange an einer rechtlichen Prüfung gearbeitet wurde und wie lange sie in einer Warteschlange lag. Das unterstützt die KPI „Verarbeitungszeit der rechtlichen Prüfung“.

Ermöglicht die Berechnung der tatsächlichen Verarbeitungszeit einer Aktivität. So lässt sich aktive Arbeitszeit von Wartezeit trennen und die Engpassanalyse präzisieren.

In manchen Systemen ist dieser Wert direkt verfügbar. Häufig wird er als Startzeit der nächsten Aktivität im Case abgeleitet. Für Agiloft muss er möglicherweise aus dem Audit-Trail ermittelt werden.

Dieses Attribut bezeichnet die andere Organisation oder Person, die den Vertrag unterzeichnet. Der Vertragspartner kann den Verhandlungsprozess, den Zeitplan und die Vertragsbedingungen erheblich beeinflussen.

Die Analyse der Prozessleistung nach Vertragspartner ist ein wichtiges Ziel der Dashboards „Einflussfaktoren auf die Schwankungen der Vertragsdurchlaufzeit“ und „Häufigkeit von Verhandlungsänderungen“. Sie zeigt, welche Partner zu längeren Verhandlungen oder mehr Überarbeitungen führen. So lassen sich Verhandlungsstrategien gezielt anpassen und Geschäftsbeziehungen besser steuern.

Zeigt, wie sich verschiedene externe Partner auf Verhandlungsdauer und Komplexität auswirken. Das verbessert Prognosen und unterstützt die Strategieentwicklung.

Dies ist ein Standardfeld in der Haupttabelle „Contracts“ oder wird in Agiloft aus einer verknüpften Tabelle „Companies/Accounts“ übernommen.

Dieses Attribut gibt die aktuelle Phase des Vertrags an, etwa „Entwurf“, „In Prüfung“, „Executed“, „Abgelaufen“ oder „Beendet“. Es zeigt den jeweiligen Stand des Vertrags.

Im Process Mining definieren Statusänderungen im Zeitverlauf häufig die Aktivitäten selbst. Als Attribut auf Case-Ebene eignet sich der Status, um die Analyse auf aktive, ausgeführte oder abgelaufene Verträge zu beschränken. Er unterstützt direkt das Dashboard „Anstehende Vertragsfristen und Status“.

Bietet einen schnellen Überblick über die aktuelle Phase eines Vertrags und ermöglicht es, laufende und abgeschlossene Cases für die Analyse zu filtern und zu segmentieren.

Dies ist ein Standardfeld in der Haupttabelle „Contracts“ in Agiloft.

Der Vertragstyp ist ein wichtiges Klassifizierungsfeld, das die Art und das Template der Vereinbarung festlegt. Verschiedene Vertragstypen folgen häufig unterschiedlichen Prozessvarianten, weisen eine andere Komplexität auf und beziehen verschiedene Beteiligte ein.

Dieses Attribut ist für Vergleichsanalysen unverzichtbar und beeinflusst maßgeblich die Dashboards „Einflussfaktoren auf die Schwankungen der Vertragsdurchlaufzeit“ und „Häufigkeit von Verhandlungsänderungen“. Durch die Segmentierung nach Vertragstyp können Analysten herausfinden, warum bestimmte Verträge länger dauern, mehr Überarbeitungen erfordern oder häufiger vom Standardprozess abweichen.

Erklärt deutliche Unterschiede bei Prozesskomplexität, Dauer und Risiko. Dieses Attribut ist grundlegend für eine aussagekräftige Prozesssegmentierung.

Dies ist ein Standardfeld in der Haupttabelle „Contracts“ in Agiloft.

Dieses Attribut gibt den finanziellen Gesamtwert des Vertrags an, unabhängig davon, ob es sich um Umsatz, Kosten oder eine Verpflichtung handelt. Der Wert beeinflusst häufig, wie intensiv ein Vertrag geprüft wird und wie komplex das Freigabeverfahren ist.

Der Vertragswert ist entscheidend für das Dashboard „Trends bei Wert und Umfang ausgeführter Verträge“ und ermöglicht die Analyse der finanziellen Auswirkungen der Prozessleistung. Außerdem lässt sich der Vertragswert mit der Zykluszeit vergleichen, um festzustellen, ob die Bearbeitung hochpreisiger Verträge deutlich länger dauert. So können hochpreisige Verträge priorisiert und ihre Workflows verbessert werden.

Liefert den finanziellen Kontext für den Prozess und ermöglicht wertbezogene Analysen und Priorisierungen sowie die Bewertung der geschäftlichen Auswirkungen von Verzögerungen.

Dies ist ein Standardfeld in der Haupttabelle „Contracts“ in Agiloft.

Dieses Attribut erfasst, wie oft ein Vertrag überarbeitet wird, insbesondere während der Entwurfs- und Verhandlungsphasen. Eine hohe Anzahl an Überarbeitungen weist häufig auf Probleme mit Templates, komplexe Verhandlungen oder unklare ursprüngliche Anforderungen hin.

Diese Kennzahl unterstützt direkt das Dashboard „Häufigkeit von Verhandlungsänderungen“ und die KPI „Häufigkeit von Vertragsänderungen“. Die Analyse der Überarbeitungen zeigt, welche Vertragstypen oder Vertragspartner besonders viele Abstimmungsrunden verursachen. Daraus lassen sich Erkenntnisse zur Verbesserung der Vertragserstellung und der Verhandlungen gewinnen.

Quantifiziert Nacharbeit und Verhandlungskomplexität und hilft, Verbesserungsmöglichkeiten bei der Qualität von Templates und Verhandlungsstrategien zu erkennen.

Wird in der Regel ermittelt, indem die Aktivitäten „Vertrag mit Änderungen versehen/überarbeitet“ im Event Log für jede Contract ID gezählt werden.

Dieses Attribut unterscheidet zwischen von Menschen und vom System ausgeführten Aktivitäten, etwa automatischen Statusaktualisierungen, Mitteilungen oder systemgesteuerten Workflows.

Die Analyse zeigt, wie stark der Vertragsmanagementprozess automatisiert ist. Damit lässt sich die Wirkung von Automatisierungsinitiativen messen, weiterer Automatisierungsbedarf erkennen und prüfen, ob automatisierte Schritte wie vorgesehen funktionieren, ohne Engpässe zu verursachen.

Hilft, den Automatisierungsgrad des Prozesses zu messen und zu erkennen, welche Schritte Systeme und welche Menschen ausführen.

Wird ermittelt, indem bestimmte Systembenutzerkonten wie „System“ oder „Admin“ im Aktivitätsverlauf erkannt oder bestimmte automatisierte Aktivitätstypen gekennzeichnet werden.

Diese Kennzahl misst, wie lange ein Vertrag für alle erforderlichen internen und rechtlichen Freigaben benötigt. Sie beginnt in der Regel mit der ersten Prüfungsaktivität (z. B. „Interne Prüfung eingereicht“) und endet, sobald die letzte erforderliche Freigabe vorliegt.

Dieses Attribut bildet die Grundlage für die KPI „Durchschnittliche Dauer der Freigabephase“ und ist eine zentrale Komponente des Dashboards „Engpassanalyse bei Prüfung und Freigabe“. Es grenzt eine kritische Phase im Vertragslebenszyklus ab und ermöglicht eine gezielte Analyse der Ursachen für Verzögerungen bei Prüfungen und Freigaben.

Grenzt die in der Freigabephase benötigte Zeit ab und quantifiziert sie. So lassen sich Engpässe in dieser kritischen Phase erkennen und beheben.

Wird anhand des Event Logs berechnet, indem für jeden Vertrag die Zeit zwischen dem Beginn der ersten Freigabeaktivität und dem Ende der letzten Freigabeaktivität ermittelt wird.

Diese Kennzahl misst die Zeit vom Beginn der Verhandlungen mit der externen Partei (z. B. „Verhandlungen mit Gegenpartei begonnen“) bis zum Abschluss einer Vereinbarung, der die Gegenpartei zugestimmt hat.

Sie ist die zentrale Kennzahl für das Dashboard „Zykluszeit der Verhandlungsphase“ und die KPI „Durchschnittliche Dauer der Verhandlungsphase“. Die Analyse zeigt, wie effizient die Verhandlungen ablaufen, welche Vertragstypen oder Gegenparteien zu längeren Verhandlungen führen und wo sich die Zusammenarbeit verbessern lässt.

Misst die Effizienz der Verhandlungsphase und liefert Erkenntnisse dazu, wie sich die Dauer der Zusammenarbeit mit externen Parteien verkürzen lässt.

Wird anhand des Event Logs berechnet, indem die Zeit zwischen der Aktivität „Verhandlungen mit Gegenpartei begonnen“ und einer abschließenden Aktivität wie „Freigabe durch Gegenpartei erhalten“ ermittelt wird.

Dieses Attribut legt die Frist gemäß Service Level Agreement (SLA) für bestimmte Prüftätigkeiten fest. Es definiert klare Erwartungen an die Bearbeitungszeit und dient dazu, die Leistung an internen Zielvorgaben zu messen.

Dieses Datum ist die Grundlage für das Dashboard „Einhaltung von SLAs bei Vertragsprüfungen“ und die zugehörige KPI „Einhaltungsquote der SLAs bei Prüfungen“. Durch den Vergleich des tatsächlichen Abschlusszeitpunkts einer Prüfung mit dem Fälligkeitsdatum kann das System feststellen, ob der Prozess die Serviceziele erreicht, und Bereiche aufzeigen, in denen SLAs häufig nicht eingehalten werden.

Ermöglicht die Messung der Leistung anhand interner Fristen. Das ist entscheidend, um SLAs einzuhalten und die Bearbeitungszeiten von Prüfungen zu verkürzen.

Dies kann in Agiloft anhand des Einreichungsdatums des Vertrags und vordefinierter SLA-Regeln berechnet oder als Datumsfeld manuell festgelegt werden.

Dieses Attribut gibt an, welches Standard-Template gegebenenfalls als Ausgangspunkt für den Vertrag diente. Eine einheitliche Verwendung von Templates ist entscheidend für einen effizienten Erstellungsprozess.

Die Analyse dieses Attributs unterstützt die KPIs „Nacharbeitsquote bei Vertragsentwürfen“ und „Interne Freigabequote im ersten Durchlauf“. Durch den Vergleich von Verträgen, die mit unterschiedlichen Templates oder ganz ohne Template erstellt wurden, können Organisationen die wirksamsten Templates ermitteln und feststellen, wo Standardisierung besonders wichtig ist.

Hilft dabei, die Wirksamkeit von Standard-Templates zu bewerten und die Standardisierung voranzutreiben. So lassen sich Entwurfszeit und Nacharbeit deutlich reduzieren.

Dies könnte ein Feld im Vertragsdatensatz in Agiloft sein, das beim Erstellen eines Vertrags aus einem Template ausgefüllt wird.

Dieses Attribut bezeichnet die konkrete juristische Ressource, die für die Aktivität „Rechtliche Prüfung durchgeführt“ verantwortlich ist. Damit lässt sich die Arbeitslast genauer aufschlüsseln als mit einem allgemeinen Feld wie „Benutzer“, das verschiedene Rollen umfassen kann.

Das ist für das Dashboard „Arbeitslastanalyse für Vertragsressourcen“ hilfreich, da sich damit Kapazität und Leistung des Rechtsteams gezielt untersuchen lassen. Es zeigt, wie die Arbeitslast im Team verteilt ist und ob bestimmte Prüfer mit längeren Prüfungszeiten verbunden sind. So unterstützt es die KPI „Durchschnittliche Verarbeitungszeit der rechtlichen Prüfung“.

Ermöglicht eine detaillierte Analyse der Arbeitslast und Leistung bei der rechtlichen Prüfung und unterstützt so die effektive Verwaltung der Ressourcen des Rechtsteams.

Dies kann ein eigenes Vertragsfeld für den zuständigen Rechtsberater sein oder aus dem Benutzernamen abgeleitet werden, der der Aktivität zur rechtlichen Prüfung zugeordnet ist.

Dieses Attribut ergibt sich aus dem Vergleich des tatsächlichen Abschlusszeitpunkts einer Prüfungsaktivität (z. B. „Interne Prüfung durchgeführt“) mit dem Wert von „ReviewSlaDueDate“. Es ist „true“, wenn die Prüfung fristgerecht abgeschlossen wurde, und „false“, wenn sie verspätet war.

Dieses Kennzeichen bildet die Grundlage für das Dashboard „SLA-Einhaltung bei Vertragsprüfungen“ und ermöglicht eine einfache Visualisierung der Compliance-Quoten. Außerdem vereinfacht es die Berechnung der KPI „SLA-Einhaltungsquote bei Prüfungen“, da sich die Werte „true“ und „false“ einfach zählen lassen.

Liefert ein eindeutiges Ergebnis zur SLA-Einhaltung und erleichtert so die Messung, Visualisierung und Berichterstattung zur Einhaltung interner Fristen.

Wird berechnet, indem für jeden Vertrag der „EventTime“-Wert einer abgeschlossenen Prüfungsaktivität mit „ReviewSlaDueDate“ verglichen wird.