Ihr Vertragsmanagement-Daten-Template

Die Vertrags-ID dient als eindeutiger Case-Identifikator, der alle Ereignisse und Aktivitäten im Zusammenhang mit einem bestimmten Vertrag eindeutig verknüpft. Jeder Datensatz im Event Log entspricht einer am Vertrag durchgeführten Aktion, und diese ID gruppiert diese Aktionen zusammen.

In der Process Mining Analyse ist dieses Attribut grundlegend für die Rekonstruktion des durchgängigen Weges jedes Vertrags. Es ermöglicht die Visualisierung von Prozessabläufen, die Berechnung von Durchlaufzeiten von der Anfrage bis zur Ausführung und die Segmentierung der Analyse basierend auf individuellen Vertragseigenschaften.

Dies ist der wesentliche Schlüssel zur Verfolgung der vollständigen Vertragsreise. Ohne ihn können Sie den durchgängigen Prozessfluss nicht analysieren oder Case-Level-KPIs berechnen.

Dies ist typischerweise der Primärschlüssel der Haupttabelle für Verträge in Agiloft.

Dieses Attribut beschreibt den im Prozess durchgeführten Schritt, wie z.B. 'Vertrag entworfen', 'Rechtliche Prüfung durchgeführt' oder 'Vertrag ausgeführt/unterzeichnet'. Diese Aktivitäten sind die Bausteine der Prozesslandkarte.

Die Analyse der Reihenfolge und Häufigkeit von Aktivitäten hilft, den Hauptprozessfluss zu identifizieren, Abweichungen oder Nacharbeitszyklen aufzudecken und festzustellen, welche Schritte am häufigsten oder zeitaufwendigsten sind. Sie ist unerlässlich für den Aufbau von Dashboards wie der 'Gesamtübersicht Vertragslebenszyklus' und 'Prozessvarianten des Vertragsentwurfs'.

Aktivitäten definieren die Schritte in Ihrer Prozesslandkarte. Dieses Attribut ist erforderlich, um den Prozessfluss zu visualisieren und zu verstehen, welche Arbeiten ausgeführt werden.

Abgeleitet aus der Aktion oder Statusänderung, die in der Historie oder den Audit Trail-Tabellen des Vertrags in Agiloft erfasst wurde.

Dieses Attribut liefert den Timestamp der letzten Datenextraktion. Es ist entscheidend, um die Aktualität der analysierten Daten zu verstehen und Datenaktualisierungspläne zu verwalten.

Benutzer verlassen sich auf diesen Timestamp, um zu bestätigen, dass sie aktuelle Informationen sehen und den von der Analyse abgedeckten Zeitraum zu verstehen. Es ist ein wichtiges Metadatum für jede zuverlässige datengesteuerte Analyse.

Stellt sicher, dass Benutzer wissen, wie aktuell die Daten sind, was für zeitnahe und genaue Geschäftsentscheidungen unerlässlich ist.

Dieser Timestamp wird während des Daten-Extraktions-, Transformations- und Ladevorgangs (ETL-Prozess) generiert und hinzugefügt.

Dieses Attribut identifiziert den Ursprung der Vertragsmanagementdaten. Für diesen Prozess wird der Wert konsistent 'Agiloft' sein.

In umfassenderen Unternehmensanalysen, die Daten aus mehreren Systemen kombinieren, ist dieses Feld entscheidend für die Datenherkunft und um sicherzustellen, dass Analysen korrekt abgegrenzt sind. Es liefert Kontext und Nachvollziehbarkeit für die Daten.

Identifiziert den Ursprung der Daten, was entscheidend für Data Governance, Fehlerbehebung und die Integration von Daten aus mehreren Quellen ist.

Dies ist ein statischer Wert, der während des Datenextraktions- und Transformationsprozesses hinzugefügt werden sollte.

Dieses Attribut liefert Datum und Uhrzeit für jede in der Vertragshistorie erfasste Aktivität. Es stellt die chronologische Reihenfolge der Ereignisse her, die für die Prozesserkennung und -analyse entscheidend ist.

Die Startzeit wird verwendet, um Dauern zwischen Aktivitäten zu berechnen, Engpässe zu identifizieren und Durchlaufzeiten zu messen. Sie ist die Grundlage für praktisch alle zeitbasierten KPIs, wie 'Durchschnittliche Vertragsdurchlaufzeit' und 'Durchschnittliche Dauer der Genehmigungsphase'.

Dieser Timestamp ist entscheidend für die Reihenfolge der Ereignisse, die Berechnung von Dauern und die Analyse der Prozessleistung über die Zeit. Process Mining ist ohne ihn unmöglich.

Dies entspricht dem Timestamp einer Aktion, die in der Vertragschronik oder den Audit-Trail-Tabellen in Agiloft aufgezeichnet wurde.

Das Ablaufdatum ist ein entscheidendes Datumsfeld, das das Ende der aktiven Vertragslaufzeit festlegt. Es ist unerlässlich für die Verwaltung von Verlängerungen, Kündigungen und zur Vermeidung unbeabsichtigter Lücken oder automatischer Verlängerungen.

Dieses Attribut ist der Eckpfeiler des Dashboards 'Anstehende Vertragsfristen & Status' und des KPIs 'Fristgerechte Vertragsaktion-Rate'. Es ermöglicht dem Unternehmen, Vertragsendzeitereignisse proaktiv zu verwalten, indem sichergestellt wird, dass Verlängerungen oder Kündigungen fristgerecht bearbeitet werden und verpasste Fristen verhindert werden.

Entscheidend für ein proaktives Vertragsmanagement, das es dem Unternehmen ermöglicht, verpasste Fristen für Verlängerungen oder Kündigungen zu vermeiden.

Dies ist ein Standarddatumsfeld in der Haupttabelle für Verträge in Agiloft.

Dieses Attribut liefert den Abteilungsbezug für den Vertrag, wie 'Vertrieb', 'Recht', 'Einkauf' oder 'Finanzen'. Diese Information kann dem Vertragseigentümer oder dem Benutzer zugeordnet werden, der eine bestimmte Aktivität ausgeführt hat.

Diese Dimension ist entscheidend für das Dashboard 'Vertragsdurchlaufzeit-Variabilitätsfaktoren'. Sie ermöglicht das Filtern und Vergleichen der Prozessleistung über verschiedene Abteilungen hinweg und zeigt auf, ob bestimmte Abteilungen längere Durchlaufzeiten, mehr Nacharbeit oder unterschiedliche Prozesspfade aufweisen. Zum Beispiel können Sie analysieren, ob Verträge, die vom Vertrieb stammen, länger für die rechtliche Prüfung benötigen als solche aus dem Einkauf.

Ermöglicht den Leistungsvergleich über Geschäftsbereiche hinweg und hilft, abteilungsspezifische Prozessprobleme oder Best Practices zu identifizieren.

Diese Informationen können aus Benutzerprofiltabellen verknüpft oder direkt im Vertragsdatensatz in Agiloft gespeichert werden.

Dieses Attribut identifiziert die für die Durchführung eines bestimmten Prozessschritts verantwortliche Person, wie z.B. die Person, die den Vertrag entworfen hat, oder der Anwalt, der die rechtliche Prüfung durchgeführt hat. Es wird typischerweise aus den Benutzerinformationen bezogen, die einer Aktion im Audit Trail des Systems zugeordnet sind.

Die Analyse nach Benutzer ist für das Dashboard 'Vertragsressourcen-Auslastungsanalyse' unerlässlich, da sie hilft, die Arbeitslastverteilung, Leistungsunterschiede zwischen Einzelpersonen und Schulungsmöglichkeiten zu identifizieren. Sie hilft auch, die Verantwortlichkeit für spezifische Aktionen nachzuvollziehen.

Ermöglicht Arbeitslastanalyse, Leistungsvergleich und die Identifizierung ressourcenspezifischer Engpässe oder Best Practices.

Typischerweise in der Vertragshistorie oder den Audit-Trail-Tabellen zu finden, verknüpft mit dem Benutzer, der die Änderung vorgenommen hat.

Während die Startzeit den Beginn einer Aktivität anzeigt, markiert die Endzeit deren Abschluss. Die Differenz zwischen beiden stellt die Bearbeitungszeit dieser spezifischen Aktivität dar.

Im Process Mining ermöglicht das Vorhandensein von Start- und Endzeiten eine detailliertere Analyse der Ressourcenauslastung und der Wartezeiten im Vergleich zu den aktiven Arbeitszeiten. Zum Beispiel kann es die Zeit, in der eine rechtliche Prüfung aktiv bearbeitet wurde, von der Zeit unterscheiden, in der sie in einer Warteschlange lag. Dies unterstützt den KPI 'Bearbeitungszeit für rechtliche Prüfungen'.

Ermöglicht die Berechnung der tatsächlichen Bearbeitungszeit einer Aktivität, indem die aktive Arbeitszeit von der Wartezeit für eine präzisere Engpassanalyse getrennt wird.

In einigen Systemen ist dies direkt verfügbar. Oft wird es als Startzeit der nächsten Aktivität im Fall abgeleitet. Für Agiloft muss es möglicherweise aus dem Audit Trail abgeleitet werden.

Dieses Attribut identifiziert die andere Organisation oder Person, die den Vertrag unterzeichnet. Die Gegenpartei kann den Verhandlungsprozess, den Zeitplan und die Vertragsbedingungen erheblich beeinflussen.

Die Analyse der Prozessleistung nach Gegenpartei ist ein Hauptziel der Dashboards 'Vertragsdurchlaufzeit-Variabilitätsfaktoren' und 'Verhandlungs-Redline-Häufigkeit'. Sie hilft zu identifizieren, welche Partner zu längeren Verhandlungen oder mehr Überarbeitungen führen und ermöglicht maßgeschneiderte Verhandlungsstrategien und ein besseres Beziehungsmanagement.

Hilft zu identifizieren, wie verschiedene externe Partner die Vertragsverhandlungszeiten und -komplexität beeinflussen, was eine bessere Prognose und Strategie ermöglicht.

Dies ist ein Standardfeld in der Haupttabelle für Verträge oder aus einer Unternehmen-/Konten-Tabelle in Agiloft verknüpft.

Der Vertragstyp ist ein wichtiges Kategorisierungsfeld, das die Art und die Vorlage der Vereinbarung definiert. Verschiedene Vertragstypen folgen oft unterschiedlichen Prozessvarianten, weisen unterschiedliche Komplexitätsgrade auf und involvieren verschiedene Stakeholder.

Dieses Attribut ist wesentlich für die Vergleichsanalyse und ein Haupttreiber für die Dashboards 'Vertragsdurchlaufzeit-Variabilitätsfaktoren' und 'Verhandlungs-Redline-Häufigkeit'. Durch die Segmentierung des Prozesses nach Vertragstyp können Analysten aufdecken, warum bestimmte Typen länger dauern, mehr Überarbeitungen erfordern oder häufiger vom Standardprozess abweichen.

Erklärt signifikante Variationen in Prozesskomplexität, Dauer und Risiko. Es ist ein fundamentales Attribut für eine aussagekräftige Prozesssegmentierung.

Dies ist ein Standardfeld in der Haupttabelle für Verträge innerhalb von Agiloft.

Dieses Attribut gibt die aktuelle Phase des Vertrags an, wie z.B. 'Entwurf', 'In Prüfung', 'Ausgeführt', 'Abgelaufen' oder 'Gekündigt'. Es bietet eine Momentaufnahme des Vertrags zu jedem beliebigen Zeitpunkt.

Im Process Mining definiert die Statusänderung über die Zeit oft die Aktivitäten selbst. Als Case-Level-Attribut ist es nützlich für die Filterung der Analyse, um sich nur auf aktive, ausgeführte oder abgelaufene Verträge zu konzentrieren. Es unterstützt direkt das Dashboard 'Anstehende Vertragsfristen & Status'.

Bietet einen schnellen Überblick über den aktuellen Status eines Vertrags und ermöglicht das Filtern und Segmentieren zur Analyse laufender im Vergleich zu abgeschlossenen Fällen.

Dies ist ein Standardfeld in der Haupttabelle für Verträge in Agiloft.

Dieses Attribut repräsentiert den finanziellen Gesamtwert des Vertrags, sei es Umsatz, Kosten oder Verpflichtung. Dieser Wert ist oft ein Schlüsselfaktor, der den Grad der Überprüfung und die Komplexität des Genehmigungsprozesses beeinflusst.

Der Vertragswert ist entscheidend für das Dashboard 'Ausgeführte Vertragswerte & Volumentrends' und ermöglicht eine finanzielle Wirkungsanalyse der Prozessleistung. Er kann auch verwendet werden, um den Vertragswert mit der Durchlaufzeit zu korrelieren und aufzudecken, ob Verträge mit hohem Wert erheblich länger in der Bearbeitung sind. Dies hilft bei der Priorisierung von hochpreisigen Verträgen und der Optimierung ihrer Workflows.

Liefert den finanziellen Kontext für den Prozess und ermöglicht eine wertbasierte Analyse, Priorisierung und das Verständnis der geschäftlichen Auswirkungen von Verzögerungen.

Dies ist ein Standardfeld in der Haupttabelle für Verträge in Agiloft.

Dieses Attribut verfolgt die Anzahl der Iterationen, die ein Vertrag durchläuft, insbesondere während der Entwurfs- und Verhandlungsphasen. Eine hohe Revisionsanzahl deutet oft auf Probleme mit Templates, komplexen Verhandlungen oder unklaren ursprünglichen Anforderungen hin.

Diese Metrik unterstützt direkt das Dashboard 'Verhandlungs-Redline-Häufigkeit' und den KPI 'Vertrags-Redline-Häufigkeit'. Die Analyse der Revisionsanzahl hilft zu identifizieren, welche Vertragstypen oder Gegenparteien zu den meisten Rückfragen führen und liefert Erkenntnisse zur Optimierung von Entwurf und Verhandlung.

Quantifiziert Nacharbeit und Verhandlungskomplexität und hilft, Möglichkeiten zur Verbesserung der Vorlagenqualität und Verhandlungsstrategien zu identifizieren.

Dies wird typischerweise durch Zählen des Auftretens von Aktivitäten 'Vertrag überarbeitet/revidiert' für jede Vertrags-ID im Event Log abgeleitet.

Diese Metrik misst die Zeit, die ein Vertrag benötigt, um alle notwendigen internen und rechtlichen Genehmigungen zu durchlaufen. Sie beginnt typischerweise, wenn die erste Prüfaktivität startet (z.B. 'Interne Prüfung eingereicht') und endet, wenn die endgültige erforderliche Genehmigung erhalten wird.

Dieses Attribut ist die Grundlage für den KPI 'Durchschnittliche Dauer der Genehmigungsphase' und ein Schlüsselbestandteil des Dashboards 'Prüf- & Genehmigungs-Engpassanalyse'. Es isoliert eine kritische Phase des Vertragslebenszyklus und ermöglicht eine fokussierte Analyse der Ursachen von Verzögerungen bei Prüfungen und Genehmigungen.

Isoliert und quantifiziert die in der Genehmigungsphase verbrachte Zeit, wodurch Engpässe in dieser kritischen Phase identifiziert und behoben werden können.

Wird aus dem Event Log berechnet, indem die Zeitdifferenz zwischen dem Start der ersten Genehmigungsaktivität und dem Ende der letzten für jeden Vertrag ermittelt wird.

Diese Metrik misst die Zeit vom Beginn der Verhandlungen mit der externen Partei (z.B. 'Verhandlung mit Gegenpartei gestartet') bis zum Erreichen einer endgültigen Vereinbarung und deren Genehmigung durch die Gegenpartei.

Dies ist die Kernmetrik für das Dashboard 'Verhandlungsphasen-Durchlaufzeit' und den KPI 'Durchschnittliche Verhandlungsphasenzeit'. Die Analyse dieser Dauer hilft, die Effizienz des Verhandlungsprozesses zu verstehen, zu identifizieren, welche Vertragstypen oder Gegenparteien zu langwierigen Verhandlungen führen und Möglichkeiten zur Optimierung der Interaktionen zu finden.

Misst die Effizienz der Verhandlungsphase und liefert Erkenntnisse, um die Zeit, die mit externen Parteien verbracht wird, zu verkürzen.

Wird aus dem Event Log berechnet, indem die Zeit zwischen der Aktivität 'Verhandlung mit Vertragspartner begonnen' und einer abschließenden Aktivität wie 'Genehmigung des Vertragspartners erhalten' gemessen wird.

Dieses Attribut ist eine berechnete Kennzahl, die die gesamte verstrichene Zeit darstellt, die ein Vertrag benötigt, um seinen Kernlebenszyklus zu durchlaufen, typischerweise von 'Vertragsanfrage initiiert' bis 'Vertrag ausgeführt/unterzeichnet'.

Dies ist ein primärer KPI für die Prozessleistung, der die Gesamteffizienz direkt misst. Es ist die Hauptkennzahl für das Dashboard 'Gesamtübersicht Vertragslebenszyklus' und den KPI 'Durchschnittliche Vertragsdurchlaufzeit'. Die Analyse der Durchlaufzeit hilft, langwierige Fälle zu identifizieren und die Ursachen von Verzögerungen zu untersuchen.

Dies ist ein wichtiger Leistungsindikator (KPI), der die durchgängige Effizienz des Vertragsmanagementprozesses misst.

Berechnet durch die Differenz zwischen dem Zeitstempel der Aktivität 'Vertrag ausgeführt/unterzeichnet' und der Aktivität 'Vertragsanfrage initiiert' für jede Vertrags-ID.

Dieses Attribut definiert die Service Level Agreement (SLA)-Frist für spezifische Prüfaktivitäten. Es legt eine klare Erwartung für Bearbeitungszeiten fest und wird zur Leistungsmessung anhand interner Ziele verwendet.

Dieses Datum ist essenziell für das Dashboard 'SLA-Einhaltung bei Vertragsprüfungen' und den zugehörigen KPI 'SLA-Einhaltungsrate für Prüfungen'. Durch den Vergleich der tatsächlichen Abschlusszeit von Prüfaktivitäten mit diesem Fälligkeitsdatum kann das System feststellen, ob der Prozess seine Service-Level-Ziele erreicht, und Bereiche hervorheben, in denen SLAs häufig verletzt werden.

Ermöglicht die Messung der Leistung im Vergleich zu internen Fristen, was entscheidend für die Durchsetzung von SLAs und die Verbesserung der Überprüfungsdurchlaufzeiten ist.

Dies kann ein berechnetes Feld in Agiloft sein, basierend auf dem Einreichungsdatum des Vertrags und vordefinierten SLA-Regeln, oder ein manuell gesetztes Datumsfeld.

Dieses Attribut unterscheidet zwischen menschengesteuerten Aktivitäten und systemgesteuerten Aktivitäten, wie automatisierten Statusaktualisierungen, Benachrichtigungen oder systemgesteuerten Workflows.

In der Analyse hilft dies, den Grad der Automatisierung innerhalb des Vertragsmanagementprozesses zu verstehen. Es kann verwendet werden, um die Auswirkungen von Automatisierungsinitiativen zu messen, Möglichkeiten zur weiteren Automatisierung zu identifizieren und sicherzustellen, dass automatisierte Schritte wie erwartet funktionieren, ohne Engpässe zu verursachen.

Hilft, den Automatisierungsgrad im Prozess zu messen und zu identifizieren, welche Schritte von Systemen im Vergleich zu Menschen ausgeführt werden.

Abgeleitet durch die Identifizierung spezifischer Systembenutzerkonten (z.B. 'System', 'Admin') in der Aktivitätshistorie oder durch die Kennzeichnung spezifischer automatisierter Aktivitätstypen.

Dieses Attribut identifiziert die spezifische juristische Ressource, die für die Aktivität 'Rechtliche Prüfung durchgeführt' verantwortlich ist. Dies bietet eine granularere Sicht auf die Arbeitslast als ein allgemeines 'Benutzer'-Feld, das viele verschiedene Rollen erfassen kann.

Dies ist wertvoll für das Dashboard 'Vertragsressourcen-Auslastungsanalyse', da es eine fokussierte Analyse der Kapazität und Leistung des Rechtsteams ermöglicht. Es hilft, Fragen zur Arbeitslastverteilung innerhalb des Rechtsteams zu beantworten und ob bestimmte Prüfer mit längeren Prüfzeiten verbunden sind, was den KPI 'Durchschnittliche Bearbeitungszeit für rechtliche Prüfungen' unterstützt.

Ermöglicht eine detaillierte Arbeitslast- und Leistungsanalyse speziell für die rechtliche Überprüfungsfunktion, um die Ressourcen des Rechtsteams effektiv zu verwalten.

Dies könnte ein spezifisches Feld im Vertrag für den zugewiesenen Rechtsberater sein, oder es könnte vom Benutzernamen abgeleitet werden, der mit der rechtlichen Prüfaktivität verbunden ist.

Dieses Attribut wird durch den Vergleich des tatsächlichen Abschluss-Timestamps einer Prüfaktivität (z.B. 'Interne Prüfung durchgeführt') mit ihrem 'ReviewSlaDueDate' abgeleitet. Es ist 'wahr', wenn die Prüfung pünktlich war, und 'falsch', wenn sie verspätet war.

Dieses Flag speist direkt das Dashboard 'SLA-Einhaltung bei Vertragsprüfungen' und ermöglicht eine einfache Visualisierung der Compliance-Raten. Es vereinfacht die Berechnung des KPIs 'SLA-Einhaltungsrate für Prüfungen', indem es eine einfache Zählung von wahren gegenüber falschen Werten ermöglicht.

Bietet ein klares, binäres Ergebnis für die SLA-Einhaltung, wodurch es einfach wird, die Einhaltung interner Fristen zu messen, zu visualisieren und darüber zu berichten.

Berechnet durch Vergleich der 'EventTime' einer abgeschlossenen Überprüfungsaktivität mit dem 'ReviewSlaDueDate' für jeden Vertrag.

Dieses Attribut gibt an, welches Standard-Template, falls vorhanden, als Ausgangspunkt für den Vertrag verwendet wurde. Die Konsistenz bei der Template-Nutzung ist der Schlüssel zu einem effizienten Entwurfsprozess.

Die Analyse dieses Attributs unterstützt die KPIs 'Überarbeitungsrate Vertragsentwurf' und 'Erste-Pass-interne Genehmigungsrate'. Durch den Vergleich der Leistung von Verträgen, die aus verschiedenen Templates oder ohne Template erstellt wurden, können Organisationen identifizieren, welche Templates am effektivsten sind und wo Standardisierungsbemühungen am dringendsten erforderlich sind.

Hilft bei der Bewertung der Wirksamkeit von Standardvorlagen und fördert die Standardisierung, was die Entwurfszeit und Nacharbeit erheblich reduzieren kann.

Dies kann ein Feld im Vertragsdatensatz in Agiloft sein, das befüllt wird, wenn ein Vertrag aus einem Template erstellt wird.