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Kreditmanagement und Forderungsmanagement verbessern

Effizienz steigern: Ihr 6-Schritte-Leitfaden zur Prozessoptimierung.

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Kreditmanagement und Forderungseinzug optimieren, um den Cashflow zu verbessern

ProcessMind hilft Ihnen, Engpässe und Ineffizienzen im Kreditmanagement und Forderungsmanagement zu erkennen. Entdecken Sie Möglichkeiten, die Days Sales Outstanding zu senken, den Cashflow zu verbessern und die konsequente Einhaltung der Unternehmensrichtlinien sicherzustellen. Unsere Plattform macht verborgene Verzögerungen, manuelle Umgehungslösungen und Compliance-Risiken sichtbar, die sich auf Ihre finanzielle Gesundheit auswirken.

Laden Sie unser vorkonfiguriertes Daten-Template herunter und gehen Sie typische Herausforderungen an, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Folgen Sie unserem Verbesserungsplan in sechs Schritten und lesen Sie den Leitfaden zum Daten-Template, um Ihre Abläufe zu verbessern.

Ausführliche Beschreibung anzeigen

ProcessMind zeigt den gesamten Ablauf Ihres Kreditmanagements und Forderungseinzugs. Die Analyse beginnt mit dem Kreditantrag und verfolgt jeden ausgeführten Schritt: von der Auftragsbearbeitung und Rechnungserstellung über verschiedene Mahnzyklen und Klärungs-Workflows bis zur Zahlungszuordnung und möglichen Forderungsabschreibungen. So werden verborgene Ineffizienzen, kostspielige Engpässe und kritische Compliance-Lücken sichtbar, die Ressourcen binden und das Geschäftsergebnis beeinträchtigen können. Die Analyse umfasst den vollständigen operativen Ablauf und zeigt, wie Prozesse in Ihrem Unternehmen tatsächlich funktionieren. Statt sich auf zusammengefasste Berichte zu beschränken, können Sie mit ProcessMind die Ursachen von Verzögerungen, Nacharbeit und Abweichungen ermitteln. Dabei spielt es keine Rolle, aus welchem ERP-, Buchhaltungs- oder Finanzsystem Ihre Transaktionsdaten stammen. Sie erhalten klare, umsetzbare und datengetriebene Erkenntnisse als Grundlage für fundierte strategische Entscheidungen und gezielte Verbesserungen dieser wichtigen Finanzfunktion.

Viele Unternehmen stehen im Kreditmanagement und Forderungseinzug vor komplexen Herausforderungen. Häufig ist der Forderungsumschlag (Days Sales Outstanding, DSO) dauerhaft hoch. Das bindet Betriebskapital und schränkt den verfügbaren Cashflow ein. Unwirksame oder uneinheitliche Mahnstrategien können Zahlungsverzögerungen verlängern, uneinbringliche Forderungen erhöhen und zu mehr Abschreibungen führen. Manuelle Eingriffe und fragmentierte Abläufe in getrennten Abteilungen verursachen zudem unnötige Nacharbeit, Fehler und hohe Betriebskosten. Fehlt ein transparenter Überblick über den Ablauf der Streitfallklärung, bleiben Rechnungen länger offen. Das belastet die Customer Experience und bindet interne Ressourcen, die für strategisch wichtigere Aufgaben gebraucht werden. Auch die konsequente Einhaltung interner Richtlinien und externer Vorschriften ist oft schwierig. Abweichungen können hohe finanzielle Sanktionen oder dauerhafte Reputationsschäden nach sich ziehen. Unabhängig von den verwendeten Tools und Systemen erschweren diese Herausforderungen eine zuverlässige Cashflow-Prognose und -Steuerung. Sie beeinträchtigen damit die finanzielle Gesundheit und die operative Handlungsfähigkeit des Unternehmens.

Mit ProcessMind analysieren Sie Ihren Prozess für Kreditmanagement und Forderungseinzug und erzielen messbare Verbesserungen bei der finanziellen Leistung und der operativen Effizienz. Ermitteln und beseitigen Sie Engpässe und die Ursachen von Verzögerungen, um den DSO deutlich zu senken, Zahlungseingänge zu beschleunigen und mehr Betriebskapital verfügbar zu machen. Die Erkenntnisse helfen Ihnen, Ihre Mahnstrategien gezielt anzupassen und wirksame Nachfassaktionen rechtzeitig einzuleiten. So sinkt das Risiko uneinbringlicher Forderungen und Abschreibungen. Vereinfachen Sie die Klärung von Streitfällen, verkürzen Sie die Bearbeitungszeiten und verbessern Sie die Customer Experience, indem Sie Probleme frühzeitig und effizient angehen. ProcessMind zeigt außerdem Abweichungen von geltenden Compliance-Vorgaben auf. Damit können Sie bewährte Verfahren konsequent umsetzen, Risiken begrenzen und die Einhaltung regulatorischer Anforderungen sicherstellen. Sie können den Cashflow genauer prognostizieren und fundierte, datengetriebene Entscheidungen zu Kreditlimits treffen. So wird der Forderungseinzug von einer reaktiven Kostenstelle zu einem proaktiven, strategischen Beitrag zur Rentabilität und zum nachhaltigen Wachstum.

Mit ProcessMind können Sie Ihren Prozess für Kreditmanagement und Forderungseinzug einfach analysieren und Ihre bestehende IT-Infrastruktur weiterverwenden. Wir wissen, dass jedes Unternehmen eine eigene, oft komplexe Systemlandschaft für seine Finanzprozesse hat. Deshalb stellen wir ein ausführliches, leicht verständliches Daten-Template bereit. Es führt Sie durch die Extraktion der benötigten Event-Log-Daten aus Ihrem System, sei es Ihr zentrales ERP, eine spezialisierte Buchhaltungssoftware oder ein anderes Quellsystem im Kreditmanagement und Forderungseinzug. Unsere Plattform ist systemunabhängig und kann Daten aus unterschiedlichen Umgebungen verarbeiten und vereinheitlichen. So können Sie sich auf die Prozessanalyse und konkrete Verbesserungen konzentrieren. Folgen Sie der Anleitung, laden Sie Ihre Daten hoch und gewinnen Sie umsetzbare Erkenntnisse mit ProcessMind. Damit schaffen Sie die Grundlage für bessere Ergebnisse im Kreditmanagement und Forderungseinzug.

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Häufige Probleme und Herausforderungen

Ermitteln Sie, welche Herausforderungen Sie betreffen

Verzögerungen bei der Genehmigung von Kundenkreditlimits verursachen gleich zu Beginn des Umsatzzyklus einen erheblichen Engpass. Das frustriert potenzielle Kunden, belastet die Kundenbeziehungen und wirkt sich direkt auf den Vertrieb aus. Rechnungen werden später erstellt, und die Liquiditätsplanung wird ungenauer.

ProcessMind analysiert den gesamten Kreditgenehmigungsprozess, von der Anfrage bis zur endgültigen Entscheidung. Dabei werden die konkreten Schritte, Teams oder Regeln ermittelt, die Verzögerungen verursachen. Die Erkenntnisse helfen Ihnen, Genehmigungen zu vereinfachen, Zykluszeiten zu verkürzen und den gesamten Credit-to-Cash-Prozess zu beschleunigen.

Ihr aktuelles Mahnwesen fordert Kunden möglicherweise nicht wirksam zu pünktlichen Zahlungen auf. Die Folge sind zahlreiche überfällige Rechnungen und ein erhöhter Days Sales Outstanding (DSO). Das beeinträchtigt direkt den Cashflow, erhöht den Bedarf an Betriebskapital und bindet wertvolle Zeit der Mitarbeitenden im Forderungsmanagement, ohne entsprechende Ergebnisse zu erzielen.

ProcessMind bildet den gesamten Mahnverlauf jeder Rechnung ab und zeigt, welche Mahnstufen, Kommunikationskanäle und Abläufe am erfolgreichsten sind. Wir erkennen Muster unwirksamer Maßnahmen. So können Sie Ihre Inkassostrategie gezielt anpassen, die Zahlungseingänge verbessern und Ihr Team effizienter einsetzen.

Ein dauerhaft hoher DSO bindet dringend benötigtes Betriebskapital. Dadurch sinkt Ihr Spielraum für Investitionen in Wachstum und die finanzielle Gesundheit des Unternehmens leidet. Die Ursachen für lange Zahlungszyklen liegen oft in komplexen Prozessvarianten verborgen. Deshalb ist schwer zu erkennen, an welchen Stellen sich Verzögerungen im Verlauf des Rechnungsprozesses wiederholen.

ProcessMind bietet einen vollständigen Überblick über den Credit-to-Cash-Zyklus, von der Rechnungserstellung bis zur endgültigen Zahlungsbuchung. Die Analyse aller Schritte zeigt genau, welche Engpässe, etwa eine langsame Klärung von Streitfällen oder ein unwirksames Mahnwesen, den DSO erhöhen. So können Sie gezielt Maßnahmen ergreifen und den Cashflow verbessern.

Langwierige und ineffiziente Prozesse zur Klärung von Streitfällen binden erhebliche finanzielle Mittel, beanspruchen wertvolle Teamressourcen und können Kundenbeziehungen belasten. Rechnungen mit Streitfällen bleiben oft lange ungeklärt. Das erhöht den DSO und erschwert eine verlässliche Liquiditätsplanung.

ProcessMind visualisiert den gesamten Verlauf jeder strittigen Rechnung, von der Erfassung des Streitfalls bis zu seiner vollständigen Klärung. Die Analyse deckt häufige Ursachen für Verzögerungen auf und zeigt, an welchen Prozessschritten Streitfälle liegen bleiben. So können Sie Workflows vereinfachen, Fälle schneller klären und die Kundenzufriedenheit verbessern.

Wenn zwischen dem Eingang einer Kundenzahlung und ihrer Buchung im System viel Zeit vergeht, sind die Forderungsberichte ungenau und der tatsächliche Kassenbestand bleibt unklar. Das kann zu fehlerhaften Inkassomaßnahmen, Verwirrung bei Kunden und aufwendigen Finanzabstimmungen führen.

ProcessMind misst genau die Zeit zwischen Zahlungseingang und Buchung und ermittelt die Ursachen für interne Verzögerungen. Die Analyse deckt Engpässe auf, etwa durch manuelle Zuordnung oder Systemprobleme. So können Sie die Zahlungszuordnung vereinfachen und schneller korrekte Finanzberichte erstellen.

Häufige Abschreibungen uneinbringlicher Rechnungen weisen auf grundlegende Probleme bei der Bonitätsprüfung, der Wirksamkeit des Forderungseinzugs oder der Klärung von Streitfällen hin. Jede Abschreibung bedeutet einen direkten Umsatzverlust und schmälert die Rentabilität. Zugleich zeigt sie, dass vorgelagerte Kontrollen nicht greifen.

ProcessMind ermittelt die konkreten Prozesspfade und Attribute, die mit später abgeschriebenen Rechnungen zusammenhängen. Wir verfolgen ihren gesamten Verlauf und decken wiederkehrende Muster auf, etwa unzureichende Bonitätsprüfungen oder versäumte Inkassomöglichkeiten. So können Sie vorbeugende Maßnahmen einführen und Forderungsausfälle deutlich reduzieren.

Manuelle Schritte bei Nachfassaktionen, der Erfassung von Inkassomaßnahmen oder der Zahlungszuordnung erhöhen die Betriebskosten und bergen das Risiko menschlicher Fehler. Dieser arbeitsintensive Ansatz bindet wertvolle Zeit der Mitarbeitenden im Forderungsmanagement, die dann für strategisch wichtige Kundenkonten fehlt, und senkt die Effizienz des Forderungseinzugs insgesamt.

ProcessMind ermittelt automatisch, wie häufig manuelle Eingriffe, Nacharbeitsschleifen, Abweichungen vom Standardprozess und wiederkehrende manuelle Tätigkeiten auftreten. Wir zeigen die wichtigsten Ansatzpunkte für Automatisierung oder Standardisierung auf. Damit können Sie den manuellen Aufwand deutlich senken und die Produktivität Ihres Teams steigern.

Typische Ziele

Definieren Sie, woran Sie den Erfolg erkennen

Langsame Kreditgenehmigungen bremsen Ihren Vertrieb, verzögern Umsätze und erschweren die Aufnahme neuer Kunden. Wenn Sie diesen wichtigen ersten Schritt beschleunigen, verkürzen Sie den Vertriebszyklus und verbessern die Kundenzufriedenheit.

ProcessMind ermittelt unabhängig vom Quellsystem genau die Prozessschritte, Übergaben und Beteiligten, die den Kreditgenehmigungsprozess verzögern. So können Sie gezielt eingreifen, Engpässe beseitigen, Schritte automatisieren und Genehmigungszeiten verkürzen. Damit beginnt der Credit-to-Cash-Zyklus früher.

Ein hoher Days Sales Outstanding (DSO) bindet Betriebskapital und beeinträchtigt die Liquidität Ihres Unternehmens. Ein niedrigerer DSO verbessert den Cashflow und die finanzielle Stabilität und schafft Spielraum für Wachstum.

ProcessMind bietet einen vollständigen Überblick über den Rechnungsverlauf und zeigt genau, welche Aktivitäten und Verzögerungen den DSO erhöhen. Die Analyse deckt Ursachen für verspätete Zahlungen auf, etwa ein unwirksames Mahnwesen oder lange Klärungszeiten bei Streitfällen. So können Sie datengetriebene Maßnahmen umsetzen und den Credit-to-Cash-Zyklus verkürzen.

Eine unwirksame Mahnstrategie führt zu längeren Zahlungsverzögerungen, einem höheren DSO und steigenden Inkassokosten. Eine gezielte Optimierung hilft, pünktliche Zahlungen zu fördern und aufwendige, kostspielige Inkassomaßnahmen zu vermeiden.

ProcessMind analysiert die Leistung verschiedener Mahnabläufe und Kommunikationskanäle, die in Ihrem System erfasst sind. Die Lösung setzt einzelne Mahnungen mit den Zahlungseingängen in Beziehung und zeigt, welche Strategien bei verschiedenen Kundengruppen die besten Ergebnisse erzielen. So verbessern Sie die Zahlungseingänge und reduzieren offene Forderungen.

Eine langwierige Klärung von Rechnungsstreitfällen verzögert nicht nur Zahlungen, sondern belastet auch Kundenbeziehungen und bindet wertvolle Ressourcen. Kürzere Klärungszeiten beschleunigen den Zahlungseingang, machen den Cashflow besser planbar und steigern die Kundenzufriedenheit.

ProcessMind bildet den gesamten Verlauf von Streitfällen ab und zeigt Engpässe, übermäßige Übergaben und Phasen ohne Aktivität auf. Die Lösung hilft, häufige Ursachen zu erkennen und Workflows zur Klärung zu vereinfachen. So verkürzen Sie die Bearbeitungszeit und begrenzen die Auswirkungen auf den Umsatz.

Verzögerungen zwischen Zahlungseingang und Buchung im Finanzsystem erschweren den Abgleich, verfälschen Cashflow-Berichte und können zu fehlerhaften Inkassomaßnahmen führen. Ein effizienter Prozess sorgt für einen genauen Überblick über Ihre Liquidität in Echtzeit.

ProcessMind bildet den gesamten Teilprozess der Zahlungszuordnung ab und ermittelt konkrete Übergaben, manuelle Prüfschritte oder Probleme bei der Systemintegration, die Verzögerungen verursachen. Die Analyse zeigt diese Ineffizienzen auf und hilft Ihnen, den Prozess zu optimieren, Zahlungen schneller zu buchen und Finanzdaten zeitnah zu aktualisieren.

Viele Abschreibungen uneinbringlicher Rechnungen beeinträchtigen direkt die Rentabilität und weisen auf grundlegende Probleme bei der Bonitätsprüfung oder beim Forderungseinzug hin. Weniger Abschreibungen schützen den Umsatz und verbessern die finanzielle Gesundheit des Unternehmens.

ProcessMind zeigt genau, an welchen Stellen des Credit-to-Cash-Prozesses Rechnungen voraussichtlich uneinbringlich werden. Die Analyse deckt Muster und häufige Ursachen auf, etwa einen verspäteten Beginn des Forderungseinzugs oder unzureichende Mahnungen. So können Sie vorbeugende Maßnahmen ergreifen und Abschreibungen reduzieren.

Übermäßiger manueller Aufwand und Nacharbeit bei routinemäßigen Inkassoaufgaben erhöhen die Betriebskosten, verursachen Fehler und halten qualifizierte Mitarbeitende von komplexeren Fällen mit höherem Wert ab. Automatisierung und einfachere Abläufe steigern die Effizienz.

ProcessMind ermittelt in Ihren Prozessdaten wiederkehrende, regelbasierte Aufgaben und Nacharbeitsschleifen, die sich für Automatisierung oder Verbesserungen eignen. Die Lösung quantifiziert die Auswirkungen dieser Ineffizienzen und hilft Ihnen, einen Business Case für Veränderungen zu erstellen. So können Sie den manuellen Aufwand deutlich senken und Ihrem Team mehr Zeit für strategische Aufgaben geben.

Abweichungen von festgelegten Inkassorichtlinien können zu einer uneinheitlichen Behandlung von Kunden, höheren regulatorischen Risiken und ineffizienten Abläufen führen. Die konsequente Einhaltung der Richtlinien ist wichtig, um Risiken zu mindern und die Integrität des Betriebs zu wahren.

ProcessMind vergleicht die tatsächliche Prozessausführung automatisch mit Ihren festgelegten Geschäftsregeln und Sollprozessen. Die Lösung kennzeichnet Abweichungen sofort, etwa übersprungene Mahnstufen oder nicht autorisierte Änderungen von Zahlungsbedingungen. So erkennen Sie, wo Standards nicht eingehalten werden, und können die Compliance sicherstellen.

In 6 Schritten zu einem optimierten Kreditmanagement und Forderungseinzug

Daten anbinden und entdecken

Prozessablauf abbilden

Engpässe im Prozess erkennen

Ursachen analysieren

Prozessverbesserungen entwickeln

Überwachen und weiterentwickeln

Daten anbinden und entdecken

Was zu tun ist

Erfassen Sie alle relevanten Daten aus Ihren Finanz- und Kreditmanagementsystemen. Stellen Sie sicher, dass die Datenerhebung alle wichtigen Vorgänge umfasst, darunter Rechnungserstellung, Mahnwesen und Zahlungseingang.

Leitfaden zum Datentemplate anzeigen Template herunterladen

Warum das wichtig ist

Ein vollständiger und korrekter Datensatz bildet die Grundlage für aussagekräftige Prozessanalysen. Er macht den tatsächlichen End-to-End-Verlauf von Kreditmanagement und Forderungseinzug sichtbar.

Erwartetes Ergebnis

Ein vollständiger, korrekter und für die Process-Mining-Analyse geeigneter Datensatz, der alle wichtigen Aktivitäten abbildet.

DAS ERWARTET SIE

Verborgene Erkenntnisse im Kreditmanagement und Forderungsmanagement aufdecken

ProcessMind macht den tatsächlichen Ablauf Ihres Kreditmanagements und Forderungsmanagements sichtbar und zeigt, wo Ineffizienzen entstehen und der Cashflow beeinträchtigt wird. Entdecken Sie Möglichkeiten, jeden Schritt zu optimieren, vom Antrag bis zum Einzug überfälliger Forderungen.

Tatsächlichen Prozessablauf visualisieren
Engpässe und Verzögerungen erkennen
Cashflow-Strategien optimieren
Zahlungszyklen Ihrer Kunden verbessern

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

TYPISCHE ERGEBNISSE

Messbare Verbesserungen im Kreditmanagement und Forderungseinzug

Diese Ergebnisse zeigen, welchen Mehrwert Unternehmen durch Process Mining im Kreditmanagement und Forderungseinzug erzielen. Wenn sie Engpässe erkennen und beseitigen, verkürzen sich Zahlungszyklen, Forderungsausfälle gehen zurück und Kundenbeziehungen verbessern sich.

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Days Sales Outstanding senken

Durchschnittliche Verkürzung der Zeit bis zum Zahlungseingang

Wenn Unternehmen Engpässe im Rechnungs-zu-Zahlung-Prozess erkennen und beseitigen, können sie die durchschnittliche Zeit bis zum Zahlungseingang deutlich verkürzen. Das verbessert den Cashflow und setzt Betriebskapital frei.

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Kreditgenehmigungen beschleunigen

Durchschnittliche Verkürzung der Kreditgenehmigungszeit

Wenn Sie Verzögerungen und Ineffizienzen im Bonitätsprüfungsprozess aufdecken und beseitigen, können Sie Kreditentscheidungen schneller treffen. Das verkürzt den Vertriebszyklus und erleichtert die Aufnahme neuer Kunden.

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Streitfälle schneller klären

Durchschnittliche Verkürzung der Bearbeitungszeit von Rechnungsstreitfällen

Wenn Sie Ursachen und Prozessabweichungen bei der Bearbeitung von Streitfällen erkennen, können Sie strittige Rechnungen schneller untersuchen und klären. Das ermöglicht Zahlungen und steigert die Kundenzufriedenheit.

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Mahnwesen wirksamer gestalten

Höhere Erfolgsquote beim Forderungseinzug

Durch optimierte Mahnstrategien und die Ermittlung der wirksamsten Kontaktwege lassen sich mehr überfällige Forderungen in bezahlte Rechnungen umwandeln. Das steigert direkt den Forderungseinzug und verbessert den Cashflow.

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Weniger Rechnungsabschreibungen

Weniger uneinbringliche Forderungen

Wenn Unternehmen die Ursachen uneinbringlicher Rechnungen erkennen, etwa unzureichende Bonitätsprüfungen oder verspätete Inkassomaßnahmen, können sie finanzielle Verluste durch Abschreibungen deutlich reduzieren.

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Richtlinien konsequenter einhalten

Höhere Einhaltung der Inkassorichtlinien

Process Mining zeigt Abweichungen von festgelegten Inkassorichtlinien und Mahnverfahren auf. So können Unternehmen einheitliche Abläufe durchsetzen, Risiken mindern und die Einhaltung regulatorischer Anforderungen sicherstellen.

Die Ergebnisse hängen von der Prozesskomplexität, der Datenqualität und den umgesetzten Maßnahmen ab. Die Zahlen zeigen typische Verbesserungen aus verschiedenen Implementierungen.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit den wichtigsten Attributen und Aktivitäten und ergänzen Sie Ihre Daten bei Bedarf.

Neu bei Event Logs? Erfahren Sie, wie Sie ein Event Log für Process Mining erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse

Eindeutige Kennung jeder Rechnung. Sie dient als primäre Case-ID für den Prozess Kreditmanagement und Forderungseinzug.

Warum das wichtig ist

Dies ist die erforderliche Case-ID, die alle zugehörigen Ereignisse verknüpft und so die Rekonstruktion und Analyse des gesamten Rechnungslebenszyklus ermöglicht.

Die Bezeichnung des konkreten Geschäftsereignisses oder der Aufgabe, die zu einem bestimmten Zeitpunkt für eine Rechnung stattgefunden hat.

Warum das wichtig ist

Dieses Attribut legt die Prozessschritte fest. Es bildet die Grundlage der Prozesslandkarte und ermöglicht die Analyse von Prozessabläufen und Abweichungen.

Der Timestamp mit Datum und Uhrzeit, der genau angibt, wann eine Aktivität stattgefunden hat.

Warum das wichtig ist

Dieser Timestamp ist entscheidend, um Ereignisse zeitlich zu ordnen, Durchlaufzeiten und Dauern zu berechnen und zeitbezogene Leistungsanalysen durchzuführen.

Der Name oder die Kennung des Benutzers, Mitarbeitenden oder Teams, das für eine Aktivität zum Forderungseinzug zuständig ist.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht die Analyse der Team- und Einzelleistung, der Arbeitsverteilung sowie der Wirksamkeit verschiedener Sachbearbeiter oder Strategien beim Forderungseinzug.

Eine eindeutige Kennung des Kunden, zu dem die Rechnung gehört.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht eine gezielte Segmentierung der Prozessdaten, um das Zahlungsverhalten zu analysieren, problematische Konten zu erkennen und den Forderungseinzug darauf abzustimmen.

Der Gesamtbetrag der Rechnung.

Warum das wichtig ist

Wichtig für Finanzanalysen, die Priorisierung des Forderungseinzugs bei hohen Rechnungsbeträgen und die Bezifferung der finanziellen Auswirkungen ineffizienter Prozesse.

Das berechnete Datum, bis zu dem die Rechnung laut Vertrag bezahlt werden muss.

Warum das wichtig ist

Dient als zentraler Maßstab für die fristgerechte Zahlung und ist für die Berechnung von KPIs wie DSO und zur Beurteilung der Zahlungspünktlichkeit unverzichtbar.

Der aktuelle finanzielle oder operative Status der Rechnung, zum Beispiel Offen, Bezahlt, Überfällig oder Beanstandet.

Warum das wichtig ist

Zeigt den aktuellen Stand der Rechnungen und ermöglicht es, Prozessergebnisse zu analysieren sowie Cases in bestimmten Phasen wie „Überfällig“ oder „Beanstandet“ zu filtern.

Die erreichte Stufe des automatisierten Mahn- oder Forderungseinzugs für eine überfällige Rechnung.

Warum das wichtig ist

Misst die Intensität der Maßnahmen zum Forderungseinzug und ist entscheidend, um die Wirksamkeit der Mahnstrategie auf jeder Stufe zu analysieren.

Der Grundcode oder die Beschreibung, die erfasst wird, wenn ein Kunde eine Rechnung beanstandet.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht die Ursachenanalyse von Zahlungsverzögerungen und Beanstandungen und hilft, vorgelagerte Probleme in Bereichen wie Abrechnung, Versand oder Vertrieb zu erkennen und zu beheben.

Aktivitäten

Prozessschritte, die Sie verfolgen und optimieren sollten

Kennzeichnet die offizielle Erstellung des Rechnungssatzes im Quellsystem. Dieses Ereignis ist der zentrale Startpunkt des Rechnungs-zu-Zahlung-Prozesses. Dabei werden der Forderungsbetrag und die Zahlungsbedingungen festgelegt.

Warum das wichtig ist

Dies ist das zentrale Start-Event des Prozesses. Alle Berechnungen der Zykluszeit, etwa für den Rechnungs-zu-Zahlung-Zyklus und den Days Sales Outstanding, beginnen an diesem Punkt.

Ein wichtiger Meilenstein: Das Nettozahlungsziel der Rechnung ist überschritten, ohne dass die Rechnung vollständig bezahlt wurde. Damit wechselt die Rechnung vom Status „Aktuell“ zu „Überfällig“.

Warum das wichtig ist

Diese Aktivität löst in der Regel alle Maßnahmen zum Forderungseinzug und Mahnwesen aus. Anhand der Zahl der Rechnungen, die diesen Punkt erreichen, lassen sich das Zahlungsverhalten und der Arbeitsaufwand im Forderungseinzug beurteilen.

Dieses Ereignis tritt ein, wenn ein Kunde zusagt, eine Rechnung zu einem späteren Zeitpunkt zu bezahlen, und diese Vereinbarung im System erfasst wird. Es ist ein positives Zwischenergebnis der Maßnahmen zum Forderungseinzug.

Warum das wichtig ist

Dies ist eine wichtige Kennzahl für die Wirksamkeit der Maßnahmen zum Forderungseinzug. Anhand dieses Meilensteins lässt sich prüfen, ob Kunden ihre Zusagen einhalten. Das unterstützt die Prognose künftiger Zahlungseingänge.

Kennzeichnet den Zeitpunkt, zu dem ein Kunde offiziell eine Rechnung beanstandet und der Vorgang im System erfasst wird. Dieses Ereignis unterbricht häufig den regulären Mahnprozess für den strittigen Betrag.

Warum das wichtig ist

Beanstandungen sind eine häufige Ursache für Zahlungsverzögerungen. Zu erkennen, wann und warum sie auftreten, ist entscheidend für die Ursachenanalyse, die Prozessverbesserung und die Verkürzung der Days Sales Outstanding.

Kennzeichnet den erfolgreichen Abschluss des Rechnungslebenszyklus: Die Rechnung ist vollständig bezahlt und ihr Saldo beträgt null. Dies ist der angestrebte Endzustand des Prozesses.

Warum das wichtig ist

Dies ist das zentrale Endereignis des Happy Path. Die Zeit bis zu dieser Aktivität ergibt die gesamte Durchlaufzeit von der Rechnungsstellung bis zum Zahlungseingang, eine wichtige Geschäftskennzahl.

Kennzeichnet den endgültigen, erfolglosen Ausgang: Die Forderung gilt als uneinbringlich und wird als Forderungsausfall abgeschrieben. Dadurch wird die Forderung aus den Büchern ausgebucht.

Warum das wichtig ist

Diese Aktivität steht für einen direkten finanziellen Verlust. Eine Analyse der Häufigkeit und Höhe von Abschreibungen hilft, Kreditrisiken, Schwächen im Forderungseinzug und mögliche Prozessverbesserungen zu erkennen.

Für individuelle Datenempfehlungen wählen Sie Ihren konkreten Prozess aus.

Häufig gestellte Fragen

Wie kann Process Mining mein Kreditmanagement und meinen Forderungseinzug verbessern?

Process Mining analysiert Event Logs aus Ihrem Quellsystem und visualisiert den tatsächlichen Ablauf Ihrer Aktivitäten im Kreditmanagement und Forderungseinzug. Die Analyse zeigt Abweichungen von Standardprozessen, ermittelt Engpässe wie langsame Kreditgenehmigungen oder unwirksame Mahnstrategien und deckt Ineffizienzen auf. Diese datengetriebenen Erkenntnisse zeigen, wo und warum Verzögerungen oder Probleme auftreten. So können Sie fundierter entscheiden und Ihre Prozesse optimieren.

Welche Daten werden für eine Process-Mining-Analyse des Kreditmanagements und Forderungseinzugs benötigt?

Für Process Mining benötigen Sie vor allem Event-Log-Daten zu Ihren Aktivitäten im Kreditmanagement und Forderungseinzug. Dazu gehören eine Case-ID, in der Regel die Rechnungsnummer, der Name der Aktivität, ein Timestamp für jede Aktivität sowie der Benutzer oder das System, das die Aktion ausgeführt hat. Zusätzliche Attribute wie Kreditlimits, Streitfallgründe oder Zahlungsbedingungen können die Analyse ergänzen.

Welche Verbesserungen kann ich durch Process Mining im Kreditmanagement und Forderungseinzug erwarten?

Sie können in mehreren wichtigen Bereichen Verbesserungen erzielen, etwa durch kürzere Kreditgenehmigungszyklen, einen niedrigeren Days Sales Outstanding und wirksamere Mahnstrategien. Process Mining hilft, Klärungszeiten bei Rechnungsstreitfällen zu verkürzen, den manuellen Aufwand beim Forderungseinzug zu senken und Kreditentscheidungen präziser zu treffen. Das senkt letztlich die Betriebskosten und verbessert den Cashflow.

Wie schnell kann ich mit ersten Ergebnissen durch Process Mining rechnen?

Die erste Datenextraktion und Einrichtung des Prozessmodells lassen sich in der Regel innerhalb weniger Wochen abschließen. Wie lange es dauert, hängt von der Komplexität Ihrer Daten und Systeme ab. Sobald das Prozessmodell steht, zeigen sich oft schnell erste Erkenntnisse zu unmittelbaren Engpässen und Compliance-Problemen. Die kontinuierliche Überwachung ermöglicht anschließend weitere Optimierungen und nachhaltige Leistungsverbesserungen.

Ersetzt Process Mining mein bestehendes System oder meine Kreditrichtlinien?

Nein. Process Mining ersetzt weder Ihr bestehendes System noch Ihre festgelegten Kreditrichtlinien. Es ergänzt sie durch einen datenbasierten, objektiven Überblick darüber, wie Ihre Prozesse im System tatsächlich ablaufen. So erkennen Sie Verbesserungsmöglichkeiten und können Ihre bestehenden Strategien und Systemkonfigurationen anpassen, statt sie zu ersetzen.

Wie werden die für Process Mining benötigten Daten aus meinem System extrahiert?

Für die Datenextraktion werden in der Regel relevante Tabellen abgefragt oder Berichtsfunktionen Ihres Quellsystems verwendet, um das Event Log zu erstellen. Je nach System sind ein direkter Datenbankzugriff, API-Integrationen oder der Export historischer Transaktionsdaten möglich. Ziel ist es, alle Ereignisse zu jeder Rechnung zu erfassen, von der Kreditgenehmigung bis zur Zahlungsbuchung oder Abschreibung.

Kann Process Mining bei konkreten Herausforderungen wie einem hohen Days Sales Outstanding (DSO) oder Abschreibungen von Rechnungen helfen?

Ja. Process Mining eignet sich besonders gut, um die Ursachen eines hohen DSO oder häufiger Abschreibungen von Rechnungen zu ermitteln. Die Analyse der Prozesspfade problematischer Rechnungen zeigt, ob die Ursachen in mangelhaften Kreditentscheidungen, unwirksamen Mahnabläufen, langwierigen Klärungen von Streitfällen oder anderen Prozessproblemen liegen. So können Sie gezielt eingreifen, den Cashflow verbessern und Verluste begrenzen.

Wie unterstützt Process Mining die Einhaltung von Inkassorichtlinien?

Process Mining visualisiert jeden Schritt des Forderungseinzugs und zeigt Abweichungen von festgelegten Mahnrichtlinien und regulatorischen Anforderungen. Die Analyse macht sichtbar, wenn Maßnahmen ausgelassen, falsch angewendet oder in der falschen Reihenfolge ausgeführt wurden. So erhalten Sie objektive Nachweise für Compliance-Lücken und können Korrekturmaßnahmen ergreifen, gezielte Schulungen anbieten und die Governance verbessern.

Sind spezielle technische Kenntnisse erforderlich, um mit Process Mining zu beginnen oder die Ergebnisse zu interpretieren?

Kenntnisse über die Datenstrukturen Ihres Systems und grundlegende Fähigkeiten bei Datenabfragen können die erste Datenextraktion erleichtern. Moderne Process-Mining-Tools verfügen jedoch über intuitive Benutzeroberflächen. Damit können auch Fachanwender und Prozessverantwortliche komplexe Datenanalysen durchführen, ohne über umfassende Data-Science-Kenntnisse zu verfügen. Viele Plattformen bieten außerdem Schulungen und Support für den effektiven Einsatz.

Ist Process Mining nur für große Unternehmen mit komplexen IT-Systemen geeignet?

Nein. Process Mining lässt sich skalieren und ist für Unternehmen jeder Größe sinnvoll, die transaktionsbasierte Prozesse wie Kreditmanagement und Forderungseinzug verwalten. Der Mehrwert entsteht durch das Aufdecken von Ineffizienzen und die Optimierung von Workflows, unabhängig von der Unternehmensgröße. Kleinere Unternehmen können die Lösung aufgrund geringerer Datenmengen oft schneller einführen und früher von den Ergebnissen profitieren.

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