Ihr Datentemplate für Hire to Retire – Positionsmanagement

Der Aktivitätsname bezeichnet einen einzelnen Schritt oder eine Aktion im Lebenszyklus der Positionsverwaltung. Diese Aktivitäten bilden die Bausteine der Prozesslandkarte und stehen für wichtige Ereignisse wie „Positionsantrag eingeleitet“, „Budgetgenehmigung erhalten“ oder „Position geschlossen“.

Für die Analyse ermöglicht die Erfassung dieser Aktivitäten, den gesamten Prozessablauf zu visualisieren. So lassen sich die Ereignisabfolge nachvollziehen, Prozessvarianten erkennen und Engpässe oder Nacharbeitsschleifen aufdecken, etwa wenn ein Positionsantrag wiederholt zur Überarbeitung zurückgesendet wird. Klare und einheitliche Aktivitätsnamen sind entscheidend für ein präzises und verständliches Prozessmodell.

Dieses Attribut ist grundlegend für den Aufbau der Prozesslandkarte, das Erkennen von Engpässen und das Verständnis der Ereignisabfolge im Lebenszyklus einer Position.

Wird aus Event Logs, Tabellen mit Statusänderungen oder Transaktionscodes im Personal- oder Positionsverwaltungssystem abgeleitet.

Der Ereigniszeitpunkt ist der Timestamp, der den genauen Zeitpunkt einer Aktivität festhält. Er liefert den zeitlichen Kontext für den gesamten Prozess und ermöglicht es, Ereignisse korrekt zu ordnen und den tatsächlichen Prozessablauf zu rekonstruieren.

Dieser Timestamp bildet die Grundlage für alle zeitbezogenen Analysen. Er dient dazu, Zykluszeiten zwischen Aktivitäten zu berechnen, die Dauer von Genehmigungsschritten zu ermitteln und die gesamte Durchlaufzeit von der Erstellung bis zur Besetzung einer Position zu messen. Genaue Timestamps sind entscheidend für Dashboards wie „Zykluszeit der Positionsverwaltung“ und Kennzahlen wie „Durchschnittliche Zykluszeit für die Genehmigung einer Position“.

Er ist unverzichtbar, um Ereignisse chronologisch zu ordnen und alle zeitbezogenen Kennzahlen wie Zyklus- und Durchlaufzeiten zu berechnen.

In der Regel ist dieser Wert in Systemprotokollen, Transaktionsdatensätzen oder Feldern für das Erstellungs- und Änderungsdatum von Dokumenten im Quellsystem zu finden.

Die Positions-ID ist ein eindeutiger Schlüssel, der jeder Position zugewiesen wird, damit sie von allen anderen unterschieden werden kann. Sie bildet den zentralen Bezugspunkt für alle Aktivitäten und Ereignisse im Lebenszyklus einer Position, vom ersten Antrag bis zur endgültigen Schließung.

Beim Process Mining benötigt jedes Event Log eine Case-ID, um zusammengehörige Aktivitäten zu einer Prozessinstanz zusammenzufassen. Wird die Positions-ID als Case-ID verwendet, können Analysten den vollständigen Ablauf jeder Position nachvollziehen. So lassen sich Prozessabläufe visualisieren, Zykluszeiten für einzelne Positionen berechnen und häufige Abläufe oder Abweichungen erkennen.

Sie ist unverzichtbar, um alle zusammengehörigen Aktivitäten zu einer Prozessinstanz zusammenzufassen und den Lebenszyklus jeder Position durchgängig zu analysieren.

Sie ist in der Regel im Kopfbereich oder im Hauptdatensatz eines Moduls zur Positionsverwaltung oder eines Personalinformationssystems (HRIS) zu finden.

Dieses Attribut hält fest, wann der Datensatz zuletzt aus dem Quellsystem aktualisiert wurde. Als Metadatenfeld liefert es wichtigen Kontext zur Aktualität der analysierten Daten.

Analysten können damit den von der Analyse abgedeckten Zeitraum nachvollziehen und prüfen, ob sie mit den neuesten verfügbaren Daten arbeiten. Bei der laufenden Prozessüberwachung ist der Zeitpunkt der letzten Aktualisierung wichtig, damit Dashboards und Kennzahlen den aktuellen Betriebszustand abbilden und Schlussfolgerungen auf zeitnahen Informationen beruhen.

Es zeigt Analysten, wie aktuell die Daten sind, und trägt dazu bei, dass die Analyse relevant ist und auf den neuesten verfügbaren Informationen basiert.

Dieser Timestamp wird in der Regel während der Datenextraktion und -transformation (ETL) erzeugt und gespeichert.

Das Attribut „Quellsystem“ gibt an, woher die Prozessdaten stammen. In vielen Organisationen erstreckt sich der Einstellungs- und Austrittsprozess über mehrere Anwendungen, zum Beispiel ein zentrales HR-System für die Positionsverwaltung und ein separates Bewerbermanagementsystem (ATS) für die Personalbeschaffung.

Die Angabe des Quellsystems ist entscheidend, wenn Daten aus verschiedenen Quellen zu einer einheitlichen Prozessansicht zusammengeführt werden. Sie unterstützt die Datenvalidierung und die Fehlersuche bei Integrationsproblemen. Außerdem zeigt sie, welchen Beitrag die einzelnen Systeme zum Gesamtprozess leisten. So können Verzögerungen oder Datenabweichungen bei der Übergabe zwischen Systemen sichtbar werden.

Die Angabe liefert wichtigen Kontext zur Herkunft der Daten und unterstützt die Datenvalidierung sowie die Analyse von Prozessen, die mehrere integrierte Systeme umfassen.

Diese Information ist in der Regel in den Metadaten des Datenexports enthalten oder kann bei der Datentransformation als statischer Wert ergänzt werden.

Das Attribut „Abteilung“ ordnet jede Position einem bestimmten Unternehmensbereich zu, zum Beispiel „Finanzen“, „Technik“ oder „Vertrieb“. So lässt sich der Prozess der Positionsverwaltung in verschiedenen Unternehmensbereichen aufschlüsseln und vergleichen.

Die Filterung oder Gruppierung nach Abteilung ist eine hilfreiche Analysemethode. Sie macht Unterschiede in der Prozessleistung sichtbar, etwa längere Genehmigungszeiten oder häufigere Nacharbeit in bestimmten Abteilungen. Diese Erkenntnisse können gezielte Prozessverbesserungen unterstützen und bewährte Vorgehensweisen leistungsstarker Abteilungen aufzeigen, die sich organisationsweit teilen lassen.

Damit können Sie Prozesse in verschiedenen Geschäftseinheiten vergleichen und Unterschiede bei Effizienz, Compliance und Kosten erkennen.

Zu finden in den Positionsstammdaten oder im Organisationsmanagementmodul des HR-Systems.

Der Benutzername bezeichnet die Person, zum Beispiel eine Führungskraft, eine HR-Ansprechperson oder eine budgetverantwortliche Person, die eine bestimmte Aufgabe im Prozess ausgeführt hat. Dazu kann die Person gehören, die eine Position beantragt, einen Schritt genehmigt oder Positionsdetails geändert hat.

Dieses Attribut ist wichtig für Analysen zur Ressourcenleistung, Arbeitsverteilung und Compliance. Es hilft bei Fragen wie: „Welche Benutzer bearbeiten die meisten Anträge?“ oder „Gibt es Verzögerungen bei bestimmten Genehmigenden?“. Außerdem dient es der Analyse der Funktionstrennung, damit kritische Aufgaben nicht von derselben Person ausgeführt werden.

Es ermöglicht die Analyse der Arbeitsverteilung, der Benutzerleistung und der Compliance und hilft dabei, Schulungsbedarf oder Ressourcenengpässe zu erkennen.

In der Regel ist dieser Wert in Transaktionsdetails, Änderungsprotokollen oder Audit-Trails verfügbar und häufig über eine Benutzer-ID verknüpft.

Während der Ereigniszeitpunkt den Beginn einer Aktivität markiert, gibt die Endzeit ihren Abschluss an. Die Differenz zwischen beiden Werten entspricht der Verarbeitungszeit oder Dauer der jeweiligen Aufgabe. Bei Ereignissen ohne Dauer kann die Endzeit mit der Startzeit übereinstimmen.

In der Analyse ist dieses Attribut wichtig, um festzustellen, welche Aktivitäten im Prozess besonders viel Zeit beanspruchen. Es hilft, ineffiziente Schritte zu erkennen und unterstützt eine detaillierte Engpassanalyse. Durch die Analyse der Endzeiten von Genehmigungsschritten können Organisationen beispielsweise ermitteln, welche Genehmigungen am längsten dauern, und Verbesserungsmaßnahmen gezielt darauf ausrichten.

Damit lässt sich die Verarbeitungszeit einzelner Aktivitäten berechnen und feststellen, welche Aufgaben besonders viel Zeit beanspruchen.

Dieser Wert ist häufig zusammen mit der Startzeit in System-Event-Logs oder Transaktionsdaten zu finden. Er kann auch als Startzeit des nachfolgenden Ereignisses abgeleitet werden.

Die Kostenstelle ist eine finanzielle Dimension, die eine Position mit einer bestimmten Budgeteinheit im Kontenplan der Organisation verknüpft. Sie dient der Finanzplanung, Budgetierung und Berichterstattung zu Stellenbestand und Personalkosten.

Beim Process Mining ermöglicht die Kostenstelle eine finanzielle Betrachtung des Prozesses der Positionsverwaltung. Damit lässt sich untersuchen, ob sich Positionen in bestimmten Kostenstellen häufiger ändern, Genehmigungen länger dauern oder höhere Personalbeschaffungskosten anfallen. Das ist besonders hilfreich, um die Einhaltung des Budgets zu analysieren und die finanziellen Auswirkungen von Entscheidungen zur Positionsverwaltung zu verstehen.

Sie verknüpft die Position mit einer finanziellen Einheit und ermöglicht so die Analyse von Prozessleistung und Kosten nach Budgetbereich.

Zu finden in den Finanz- oder Organisationszuordnungen des Positionsdatensatzes im HR- oder ERP-System.

Der Name der Führungskraft bezeichnet die Person, die die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter in der neuen Position führen wird. Häufig beantragt diese Person die Position und ist maßgeblich am Genehmigungs- und Einstellungsprozess beteiligt.

Dieses Attribut ist zentral für das Dashboard „Analyse von Genehmigungsengpässen“. Durch die Gruppierung von Aktivitäten nach Führungskraft lassen sich Personen erkennen, bei denen sich der Prozess aufgrund hoher Arbeitsbelastung oder zusätzlichen Schulungsbedarfs verzögern könnte. Außerdem wird sichtbar, wie Führungskräfte in den Prozess eingebunden sind und welche Entscheidungsmuster auf ihrer Ebene auftreten.

Das Attribut identifiziert die zentrale Ansprechperson für die Position und ermöglicht die Analyse von Genehmigungsverzögerungen und prozessbezogenen Mustern einzelner Führungskräfte.

Zu finden in den Positionsdetails, häufig in der Berichtsstruktur oder Organisationszuordnung.

Der Positionsstatus gibt an, in welchem Zustand sich eine Position in ihrem Lebenszyklus befindet. Dieses dynamische Attribut ändert sich im Verlauf des Prozesses. Eine Position kann beispielsweise zunächst „Genehmigung ausstehend“, dann „Offen – Personalsuche“ und anschließend „Besetzt“ und schließlich „Geschlossen“ sein.

Dieses Attribut ist wichtig für statusbezogene Analysen und Dashboards wie „Analyse veralteter und inaktiver Positionen“. Anhand der Verweildauer in den einzelnen Status können Organisationen Engpässe erkennen, etwa Positionen, die zu lange den Status „Offen“ haben. Außerdem unterstützt das Attribut die Kapazitätsplanung und die Beurteilung des Zustands der gesamten Personalpipeline.

Damit lässt sich analysieren, wie lange Positionen in den einzelnen Status verbleiben. Das ist wichtig, um veraltete Positionen zu erkennen und die Personalplanung zu steuern.

Der Status ist in der Regel im Hauptdatensatz der Position gespeichert und wird bei statusändernden Aktivitäten aktualisiert.

Die Stellenbezeichnung beschreibt die Funktion oder Aufgabe der Position. Einer Stellenbezeichnung können mehrere Positionen zugeordnet sein. Das Attribut liefert wichtigen Kontext zur Art der verwalteten Stelle.

Eine Analyse nach Stellenbezeichnung oder übergeordneten Berufsgruppen kann Muster für bestimmte Rollen aufzeigen. Bei leitenden oder hoch spezialisierten Positionen dauern Genehmigungszyklen oder Einstellungsverfahren beispielsweise möglicherweise länger als bei Einstiegspositionen. Diese Informationen helfen dabei, Personalbeschaffungsstrategien anzupassen und realistische Zeitpläne festzulegen.

Das Attribut liefert Kontext zur Rolle und ermöglicht den Vergleich von Prozessunterschieden zwischen verschiedenen Stellenarten, Ebenen oder Funktionen.

Gespeichert in den Positionsstammdaten, häufig verknüpft mit einem zentralen Stellenkatalog oder Stellenprofil im HR-System.

Der Änderungsgrund hält die Erklärung für bestimmte, häufig nicht standardmäßige Ereignisse im Prozess fest. Dazu gehören Gründe für die Ablehnung eines Antrags, die Begründung einer Neueinstufung oder Kommentare, wenn ein Antrag zur Überarbeitung an die antragstellende Person zurückgesendet wird.

Diese qualitativen Daten sind für die Ursachenanalyse besonders wertvoll. Sie erklären, warum Prozessabweichungen auftreten. Eine Analyse der Ablehnungsgründe kann beispielsweise häufige Probleme bei Positionsanträgen aufzeigen, etwa fehlende Budgetangaben oder unklare Stellenbeschreibungen. Diese Erkenntnisse sind wichtig, um die Erstannahmequote zu verbessern und die Nacharbeitsquote bei Positionsanträgen zu senken.

Das Attribut liefert wichtigen Kontext zu Nacharbeit, Ablehnungen und anderen Abweichungen und ermöglicht gezielte Ursachenanalysen und Prozessverbesserungen.

In der Regel zu finden in Kommentarfeldern, Notizen oder speziellen Begründungscodes zu Ablehnungs-, Nachbearbeitungs- oder Änderungstransaktionen.

Die Anforderungs-ID verbindet den Prozess der Positionsverwaltung mit dem Einstellungsprozess. Sobald eine Position genehmigt und bereit zur Besetzung ist, wird in der Regel eine Stellenanforderung erstellt, um die Einstellungsaktivitäten offiziell einzuleiten.

Dieser Identifikator ist wichtig, um den Einstellungs- und Austrittszyklus durchgängig abzubilden. Er ermöglicht es, Daten zur Erstellung und Genehmigung der Position mit nachgelagerten Daten zur Personalbeschaffung zu verknüpfen, etwa zur Kandidatensuche, zu Vorstellungsgesprächen und zu Angeboten. So lässt sich die gesamte Besetzungszeit von der ersten Anfrage bis zum Eintrittsdatum einer Kandidatin oder eines Kandidaten analysieren.

Sie verknüpft die Position mit dem Einstellungsprozess und ermöglicht eine umfassendere Analyse des gesamten Talent-Acquisition-Lebenszyklus.

Wird in der Regel vom Bewerbermanagementsystem (ATS) oder Personalbeschaffungsmodul generiert und mit dem Positionsdatensatz im zentralen HRIS verknüpft.

Eine Berufsgruppe fasst verwandte Stellenbezeichnungen zusammen. So können beispielsweise „Software Engineer“, „QA Tester“ und „DevOps Engineer“ zur Berufsgruppe „Technik“ gehören. Dadurch lassen sich Positionen auf einer übergeordneten Ebene statt nur anhand der konkreten Stellenbezeichnung kategorisieren und analysieren.

Die Analyse nach Berufsgruppe ermöglicht einen strategischen Blick auf Personaltrends und Prozesseffizienz. Organisationen können damit den Lebenszyklus der Positionsverwaltung in verschiedenen Funktionen vergleichen, etwa in den Bereichen „Finanzen“ und „IT“. So werden funktionsspezifische Engpässe oder bewährte Vorgehensweisen sichtbar, die in die strategische Personalplanung einfließen können.

Damit lassen sich ähnliche Stellen für übergeordnete Analysen gruppieren und Prozesstrends in verschiedenen Unternehmensfunktionen nachvollziehen.

Festgelegt im Stellenkatalog oder in der Stellenarchitektur der Organisation und als Attribut im Stellenprofil oder Positionsdatensatz gespeichert.

Das Attribut „Standort“ gibt das Büro, die Stadt, das Bundesland oder das Land an, das einer Position zugeordnet ist. Diese geografische Information ist wichtig, um regionale Unterschiede bei Einstellungsverfahren und der Personalverteilung zu verstehen.

Eine Analyse nach Standort kann wichtige Erkenntnisse liefern. Sie kann beispielsweise Unterschiede bei Zykluszeiten aufgrund lokaler Arbeitsmarktbedingungen, abweichende Genehmigungshierarchien in verschiedenen Ländern oder zusätzliche Prozessschritte aufgrund regionaler Compliance-Anforderungen aufzeigen. Diese Analyse unterstützt die globale Standardisierung von Prozessen und berücksichtigt zugleich notwendige lokale Unterschiede.

Damit lassen sich regionale Unterschiede bei Prozesseffizienz, Einstellungsbedarf und Compliance-Anforderungen erkennen.

Gespeichert als Teil der Organisationsdetails in den Positionsstammdaten.