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Verbessern Sie Ihr Mitarbeiter-Onboarding

Ihre Anleitung in sechs Schritten zur Optimierung des Mitarbeiter-Onboardings in Dynamics 365 HR.
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Microsoft Dynamics 365 Human Resources
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Optimieren Sie das Mitarbeitenden-Onboarding in Dynamics 365 HR

Ein effizientes Mitarbeiter-Onboarding ist entscheidend für den Erfolg neuer Mitarbeiter. Unsere Plattform macht Engpässe, Verzögerungen und Inkonsistenzen sichtbar, die eine reibungslose Integration behindern. Identifizieren Sie Verbesserungsmöglichkeiten, optimieren Sie Workflows und schaffen Sie die Voraussetzungen dafür, dass jeder neue Mitarbeiter erfolgreich startet.

Laden Sie unser vorkonfiguriertes Daten-Template herunter und bewältigen Sie häufige Herausforderungen, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Folgen Sie unserem sechsstufigen Verbesserungsplan und nutzen Sie den Leitfaden zum Daten-Template, um Ihre Abläufe zu verbessern.

Detaillierte Beschreibung anzeigen

Warum sollten Sie das Mitarbeiter-Onboarding in Microsoft Dynamics 365 Human Resources optimieren?

Mitarbeiter-Onboarding umfasst mehr als nur Papierarbeit. Es ist ein entscheidender Prozess, der die Grundlage für den Erfolg und die langfristige Bindung neuer Mitarbeitender in Ihrer Organisation schafft. Ein gut gesteuerter Ablauf beschleunigt die Produktivität deutlich, stärkt die Unternehmenskultur und stellt Compliance sicher. Ineffiziente Onboarding-Prozesse, insbesondere in komplexen Systemen wie Microsoft Dynamics 365 Human Resources, können jedoch erhebliche versteckte Kosten verursachen. Dazu zählen ein späterer Produktivitätsbeginn neuer Mitarbeitender, höhere Frühfluktuation aufgrund negativer Erfahrungen sowie zusätzlicher Verwaltungsaufwand für HR- und IT-Teams. Ohne klare Sicht auf die gesamte Reise ist es schwierig, die Ursachen von Verzögerungen, Inkonsistenzen oder Compliance-Lücken zu erkennen. Wenn Sie den tatsächlichen Ablauf Ihrer Onboarding-Cases von der Annahme des Angebots bis zur vollständigen Integration verstehen, können Sie aus einer möglicherweise unkoordinierten Erfahrung einen reibungslosen, effizienten und wertschätzenden Einstieg in Ihr Unternehmen machen.

Erkenntnisse mit Process Mining für Ihren Onboarding-Prozess gewinnen

Process Mining bietet einen datengetriebenen Ansatz, um Ihren Mitarbeiter-Onboarding-Prozess in Microsoft Dynamics 365 Human Resources präzise zu verstehen. Statt sich auf Annahmen oder Einzelfallberichte zu stützen, rekonstruiert Process Mining die tatsächliche Ereignisfolge aus Ihren Systemprotokollen und liefert eine objektive Röntgenaufnahme jedes „Onboarding Case“. Diese End-to-End-Perspektive macht die realen Wege neuer Mitarbeitender sichtbar und zeigt, an welchen Stellen der Prozess von seinem vorgesehenen Ablauf abweicht. Sie können konkrete Aktivitäten ermitteln, die Engpässe verursachen, unerwartete Schleifen erkennen oder Verzögerungen bei kritischen Übergaben zwischen Abteilungen aufdecken, etwa zwischen der Profilerstellung durch HR und der Kontobereitstellung durch IT. Diese detaillierte Analyse ist entscheidend, um zu verstehen, warum bestimmte Phasen länger als erwartet dauern. So gehen Sie über oberflächliche Symptome hinaus und beheben die zugrunde liegenden Ineffizienzen, die sich direkt auf die Erfahrung neuer Mitarbeitender auswirken.

Zentrale Verbesserungsbereiche in Ihrem Onboarding-Prozess

Der Einsatz von Process Mining für Ihr Mitarbeiter-Onboarding in Microsoft Dynamics 365 Human Resources zeigt häufig mehrere Bereiche mit Optimierungspotenzial. So können beispielsweise erhebliche Verzögerungen zwischen den Aktivitäten „Background Check Completed“ und „Pre-employment Paperwork Sent“ auf eine Wartezeit im HR-Betrieb hinweisen. Ein weiterer häufiger Engpass liegt zwischen „Equipment Ordered“ und „Equipment Delivered“ oder zwischen „IT Account Provisioning Initiated“ und der tatsächlichen Aktivierung des Kontos. Dadurch können neue Mitarbeitende am ersten Arbeitstag nicht produktiv arbeiten. Die Analyse kann außerdem Ineffizienzen bei der Zuweisung und Nachverfolgung verpflichtender Schulungen sichtbar machen und zeigen, wie viel Zeit tatsächlich zwischen „Mandatory Training Assigned“ und „Mandatory Training Completed“ vergeht. Wenn Sie diese konkreten Problempunkte erkennen, können Sie Verbesserungen gezielt umsetzen, etwa durch klarere interne Kommunikationsabläufe, die Automatisierung manueller Schritte in Dynamics 365 HR-Workflows oder eine eindeutige Zuordnung von Verantwortlichkeiten.

Konkrete Ergebnisse für ein besseres Onboarding-Erlebnis

Die Optimierung Ihres Mitarbeiter-Onboarding-Prozesses durch Process Mining in Microsoft Dynamics 365 Human Resources bringt zahlreiche messbare Vorteile. Erstens können Sie die gesamte Onboarding-Durchlaufzeit deutlich verkürzen und neue Mitarbeitende schneller produktiv machen. Dadurch leisten sie früher einen Beitrag zu Ihrer Organisation, und Ihre Investition in die Einstellung amortisiert sich schneller. Zweitens senken Sie durch den Abbau unnötiger Verzögerungen und Nacharbeiten die Verwaltungskosten und verringern das Risiko einer frühen Fluktuation. Drittens sorgt eine fundierte Prozessanalyse für mehr Compliance mit internen Richtlinien und externen Vorschriften, da Sie prüfen können, ob alle verpflichtenden Schritte wie Background Checks und erforderliche Schulungen rechtzeitig und korrekt abgeschlossen werden. Ein transparenter, effizienter Onboarding-Prozess verbessert letztlich die Erfahrung neuer Mitarbeitender deutlich. Das führt zu höherer Zufriedenheit, stärkerem Engagement und einer besseren langfristigen Bindung. Neue Mitarbeitende fühlen sich wertgeschätzt und gut vorbereitet, sodass sie vom ersten Tag an erfolgreich starten können.

Beginnen Sie Ihre Reise zur Onboarding-Optimierung

Möchten Sie Ihren Mitarbeiter-Onboarding-Prozess in Microsoft Dynamics 365 Human Resources weiterentwickeln? Dieses Template und diese Anleitung bieten Ihnen den erforderlichen Rahmen für den Einstieg. Mit Process Mining verlassen Sie sich nicht länger auf Vermutungen, sondern gewinnen konkrete, umsetzbare Erkenntnisse über Ihren aktuellen Prozess. Um herauszufinden, wie Sie das Mitarbeiter-Onboarding verbessern können, sind keine komplexen, zeitaufwendigen manuellen Prüfungen erforderlich. Stattdessen erhalten Sie ein klares, visuelles Bild Ihrer Prozessleistung. So identifizieren Sie Engpässe, optimieren Workflows und verkürzen die Durchlaufzeit des Mitarbeiter-Onboardings auf einer verlässlichen Grundlage. Machen Sie den ersten Schritt zu einem Onboarding-Erlebnis, das Erwartungen erfüllt und übertrifft und jedem neuen Teammitglied einen erfolgreichen Start ermöglicht.

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Häufige Probleme und Herausforderungen

Ermitteln Sie, welche Herausforderungen Sie betreffen

Lange Onboarding-Durchlaufzeiten beeinträchtigen die Produktivität und das Engagement neuer Mitarbeitender unmittelbar. Verzögerungen bei kritischen Schritten wie Background Checks, der IT-Bereitstellung oder dem Einreichen von Unterlagen verhindern, dass neue Mitarbeitende wirksam beitragen können. Das führt zu Zeitverlust und möglicher Frustration. Unsere Plattform visualisiert den vollständigen Mitarbeiter-Onboarding-Prozess in Microsoft Dynamics 365 Human Resources und zeigt die genauen Engpässe sowie die Dauer einzelner Aktivitäten. So verkürzen Sie die Durchlaufzeit und machen neue Mitarbeitende schneller produktiv.

Wenn verpflichtende Schulungen nicht abgeschlossen oder erforderliche Dokumente nicht rechtzeitig eingereicht werden, entstehen Compliance-Risiken und mögliche Sanktionen. Dies kann rechtliche Probleme, Reputationsschäden und eine uneinheitliche Anwendung von Unternehmensrichtlinien auf neue Mitarbeitende verursachen. ProcessMind bietet einen klaren Überblick über Compliance-relevante Aktivitäten im Mitarbeiter-Onboarding in Microsoft Dynamics 365 Human Resources. Abweichungen und unvollständige Schritte werden sichtbar, sodass alle gesetzlichen und internen Anforderungen erfüllt werden.

Unterschiede bei Onboarding-Schritten, der Lieferung von Ausstattung oder der Einführung führen zu einer uneinheitlichen Erfahrung neuer Mitarbeitender. Das beeinträchtigt ihre Motivation und ihre Integration in die Unternehmenskultur. Diese Inkonsistenz kann die Frühfluktuation erhöhen und die Wirksamkeit Ihrer Talentgewinnung verringern. Unsere Plattform analysiert die tatsächlichen Prozesspfade im Mitarbeiter-Onboarding anhand von Daten aus Microsoft Dynamics 365 Human Resources. Sie zeigt Varianten auf und ermöglicht die Standardisierung bewährter Vorgehensweisen für einen konsistenten, positiven Einstieg.

Ohne einen klaren Überblick in Echtzeit darüber, an welcher Stelle der Onboarding-Reise sich einzelne neue Mitarbeitende befinden, können Führungskräfte und HR-Teams Probleme nur schwer vorhersehen, Ressourcen effizient zuweisen oder rechtzeitig Unterstützung leisten. Das führt zu reaktiver Problemlösung und verhindert eine vorausschauende Steuerung der Pipeline neuer Mitarbeitender. ProcessMind bietet eine umfassende, datengetriebene Visualisierung des gesamten Mitarbeiter-Onboarding-Prozesses. Sie basiert auf Event Logs aus Microsoft Dynamics 365 Human Resources und schafft Transparenz über jeden Schritt sowie den Status jedes neuen Mitarbeitenden.

Fehler bei der Dateneingabe, eine falsche Bereitstellung oder fehlende Dokumentation erfordern zeitaufwendige Korrekturen. Dadurch steigt der Arbeitsaufwand für HR, während sich die Produktivität neuer Mitarbeitender verzögert. Diese Fehler verursachen Ineffizienzen, erhöhen die Betriebskosten und beeinträchtigen die Erfahrung der Mitarbeitenden. Durch die Abbildung tatsächlicher Prozessabläufe im Mitarbeiter-Onboarding anhand von Daten aus Microsoft Dynamics 365 Human Resources erkennt ProcessMind, wo und warum Fehler auftreten. Nacharbeitsmuster und Möglichkeiten zur Automatisierung oder Standardisierung werden sichtbar.

HR-Mitarbeitende, IT-Teams und einstellende Führungskräfte verbringen aufgrund ineffizienter Abläufe möglicherweise zu viel Zeit mit einzelnen Onboarding-Aufgaben oder der Behebung wiederkehrender Probleme. Dadurch fehlen Ressourcen für strategischere Aktivitäten. Die Betriebskosten steigen und die Gesamtkapazität Ihrer HR-Abteilung sinkt. ProcessMind analysiert die Ressourcennutzung im Mitarbeiter-Onboarding in Microsoft Dynamics 365 Human Resources, erkennt überlastete Rollen und ineffiziente Übergaben und ermöglicht eine bessere Ressourcenplanung sowie Kostenoptimierung.

Wenn neue Mitarbeitende wichtige Schulungen nicht rechtzeitig abschließen, kann dies erhebliche Compliance-Risiken verursachen, ihre effektive Aufgabenerfüllung beeinträchtigen und die vollständige Integration ins Team verzögern. Das wirkt sich direkt auf die Zeit bis zur Produktivität aus und kann zu behördlicher Prüfung führen. ProcessMind verfolgt die Aktivitäten „Mandatory Training Assigned“ und „Mandatory Training Completed“ im Mitarbeiter-Onboarding anhand von Daten aus Microsoft Dynamics 365 Human Resources. So werden Verzögerungen und nicht abgeschlossene Schulungen sichtbar und die fristgerechte Erfüllung wird unterstützt.

Neue Mitarbeitende warten häufig auf erforderliche IT-Konten, Softwarezugriff oder physische Ausstattung. Dadurch können sie ihre Arbeit nicht sofort aufnehmen, was Frustration und Produktivitätsverluste verursacht. Dies beeinträchtigt den ersten Eindruck und kann den Beitrag neuer Mitarbeitender erheblich verzögern. ProcessMind visualisiert die Schritte IT Account Provisioning und Equipment Delivery im Mitarbeiter-Onboarding anhand von Daten aus Microsoft Dynamics 365 Human Resources. Die Ursachen von Verzögerungen werden sichtbar und die Abstimmung zwischen Abteilungen verbessert.

Übergaben zwischen HR, IT, einstellenden Führungskräften und Facility Management führen häufig zu Reibungsverlusten und Verzögerungen, weil Informationen verloren gehen oder Aufgaben nicht priorisiert werden. Dadurch entsteht ein unkoordiniertes Onboarding-Erlebnis und der gesamte Prozess verlangsamt sich. ProcessMind bildet den Aktivitätsfluss über die am Mitarbeiter-Onboarding beteiligten Abteilungen ab. Mithilfe von Ereignisdaten aus Microsoft Dynamics 365 Human Resources werden ineffiziente Übergaben und Kommunikationslücken sichtbar, die den Fortschritt behindern.

Ein ineffizienter oder unübersichtlicher Onboarding-Prozess kann schnell zu Unzufriedenheit bei neuen Mitarbeitenden führen. Dadurch steigt die Wahrscheinlichkeit eines frühen Ausscheidens und Investitionen in die Personalgewinnung gehen verloren. Dies beeinträchtigt Bindungsquoten, Arbeitgebermarke und den Gesamtertrag Ihrer Investitionen in die Talentgewinnung. Durch die Analyse von Prozessvarianten und Verzögerungen im Mitarbeiter-Onboarding anhand von Daten aus Microsoft Dynamics 365 Human Resources hilft ProcessMind, Reibungspunkte zu erkennen, die die Erfahrung neuer Mitarbeitender beeinträchtigen. So können Sie gezielte Verbesserungen umsetzen und die Zufriedenheit steigern.

Ohne eine einheitliche Überwachung wichtiger Leistungskennzahlen wie Zeit bis zur Produktivität, Compliance-Quoten oder Kosten pro Einstellung können HR-Teams den Erfolg ihrer Onboarding-Initiativen nicht wirksam messen und Verbesserungsbereiche nur schwer erkennen. Das verhindert datengetriebene Entscheidungen und eine kontinuierliche Prozessoptimierung. ProcessMind extrahiert und analysiert Event Logs aus Microsoft Dynamics 365 Human Resources automatisch, berechnet zentrale KPIs für den Mitarbeiter-Onboarding-Prozess und visualisiert sie. So erhalten Sie aktuelle Erkenntnisse für die kontinuierliche Optimierung.

Wenn HR-Teams oder Führungskräfte festgelegte Onboarding-Verfahren umgehen, kann dies zu uneinheitlichen Erfahrungen, höheren Risiken und Schwierigkeiten bei der Skalierung des Prozesses führen. Nicht autorisierte Varianten beeinträchtigen die operative Integrität und erschweren die Sicherung von Qualität und Compliance. ProcessMind visualisiert alle tatsächlichen Prozesspfade im Mitarbeiter-Onboarding auf Basis von Daten aus Microsoft Dynamics 365 Human Resources. Abweichungen vom vorgesehenen, idealen Prozessablauf und die jeweils betroffenen Aktivitäten werden klar sichtbar.

Typische Ziele

Definieren Sie, woran Sie Erfolg messen

Dieses Ziel soll die gesamte Zeit von der Annahme des Angebots bis zur vollständigen Integration und Produktivität neuer Mitarbeitender deutlich verkürzen. Weniger Verzögerungen im Mitarbeiter-Onboarding in Microsoft Dynamics 365 Human Resources steigern die Zufriedenheit neuer Mitarbeitender, verkürzen die Zeit bis zur Produktivität und senken die Betriebskosten eines langen Onboardings.
ProcessMind analysiert die gesamte Onboarding-Reise und identifiziert Engpässe sowie konkrete Aktivitäten, die Verzögerungen verursachen. Die Plattform zeigt, an welchen Stellen der Prozess vom idealen Pfad abweicht, wie lange jeder Schritt tatsächlich dauert und wo sich Workflows automatisieren oder Ressourcen neu verteilen lassen, um einen schnelleren und effizienteren Onboarding-Prozess zu erreichen.

Vollständige Compliance mit HR-Richtlinien bedeutet, dass alle erforderlichen gesetzlichen und unternehmensspezifischen Schritte wie Background Checks und die fristgerechte Einreichung verpflichtender Dokumente korrekt abgeschlossen werden. Verstöße im Mitarbeiter-Onboarding bergen erhebliche rechtliche, finanzielle und Reputationsrisiken. Dieses Ziel stellt sicher, dass alle neuen Mitarbeitenden sämtliche gesetzlichen und internen Anforderungen erfüllen.
ProcessMind visualisiert alle Prozessvarianten und zeigt, an welchen Stellen Schritte übersprungen oder in der falschen Reihenfolge abgeschlossen werden. Die Plattform erkennt Abweichungen von Compliance-Checklisten in Microsoft Dynamics 365 Human Resources, meldet nicht konforme Cases und ermöglicht schnelle Korrekturmaßnahmen zur Einhaltung gesetzlicher und interner Vorgaben.

Die Standardisierung der Erfahrung neuer Mitarbeitender bedeutet, dass alle Beschäftigten unabhängig von Abteilung oder einstellender Führungskraft einen konsistenten, hochwertigen Onboarding-Prozess erhalten. Uneinheitliche Erfahrungen können zu Verwirrung, geringerem Engagement und einer langsameren Integration führen. Ein standardisierter Prozess schafft Fairness und Effizienz in der gesamten Organisation.
ProcessMind bildet alle tatsächlichen Prozesspfade in Microsoft Dynamics 365 Human Resources ab und zeigt Unterschiede bei Aktivitäten, Zeitabläufen und Ressourcenverteilung. Die Plattform erkennt häufige Abweichungen vom idealen Prozess und ermöglicht es Organisationen, bewährte Vorgehensweisen durchzusetzen und allen neuen Mitarbeitenden eine einheitliche, positive Erfahrung zu bieten.

Dieses Ziel konzentriert sich auf mehr Transparenz über den aktuellen Status der Onboarding-Reise jedes neuen Mitarbeitenden. Fehlende Transparenz führt häufig zu verpassten Fristen, unnötigen Rückfragen und Frustration bei neuen Mitarbeitenden und HR-Teams. Eine bessere Übersicht ermöglicht eine vorausschauende Steuerung und reibungslosere Übergänge.
ProcessMind bietet eine aktuelle End-to-End-Sicht auf jeden Mitarbeiter-Onboarding-Case und verfolgt alle Aktivitäten sowie deren aktuellen Status in Microsoft Dynamics 365 Human Resources. Führungskräfte und HR sehen genau, an welcher Stelle sich einzelne neue Mitarbeitende befinden, können mögliche Verzögerungen vorhersehen und rechtzeitig eingreifen, bevor Probleme eskalieren.

Manuelle Dateneingabefehler zu beseitigen bedeutet, Ungenauigkeiten und Nacharbeit durch menschliche Eingaben im Onboarding-Prozess zu reduzieren. Fehler können zu Problemen bei der Entgeltabrechnung, falschen Systemzugriffen und Compliance-Verstößen führen. Dieses Ziel verbessert die Datenintegrität und verringert den Zeitaufwand für Korrekturen.
ProcessMind erkennt konkrete Stellen im Mitarbeiter-Onboarding, an denen manuelle Fehler häufig auftreten, etwa aufgrund komplexer Übergaben oder fehlender Automatisierung in Microsoft Dynamics 365 Human Resources. Durch die Analyse von Nacharbeitsschleifen zeigt die Plattform Möglichkeiten zur Vereinfachung, Automatisierung und Systemintegration auf, um menschliche Fehler zu minimieren.

Eine optimierte HR-Ressourcenverteilung stellt sicher, dass die Arbeitszeit der HR-Mitarbeitenden und die Ressourcen der Abteilungen im Mitarbeiter-Onboarding möglichst effizient eingesetzt werden. Eine ineffiziente Verteilung führt zu überlasteten Teams, Engpässen und höheren Betriebskosten. Dieses Ziel schafft Freiräume für strategische HR-Initiativen.
ProcessMind analysiert die Ressourcennutzung über alle Onboarding-Aktivitäten in Microsoft Dynamics 365 Human Resources hinweg und erkennt Über- oder Unterauslastung. Die Plattform zeigt Zeiten und Prozessschritte mit hoher Arbeitslast auf. So können HR-Verantwortliche Zuständigkeiten neu verteilen, Aufgaben vereinfachen und Routinetätigkeiten automatisieren, um die Effizienz zu steigern.

Dieses Ziel soll die Zeit deutlich verkürzen, die neue Mitarbeitende für den Abschluss aller erforderlichen verpflichtenden Schulungen benötigen. Verzögerungen beim Schulungsabschluss können Produktivität und Compliance beeinträchtigen und Haftungsrisiken schaffen. Ein schnellerer Abschluss stellt sicher, dass neue Mitarbeitende früher produktiv und regelkonform arbeiten.
ProcessMind verfolgt die gesamte Abfolge von Zuweisung und Abschluss verpflichtender Schulungen in Microsoft Dynamics 365 Human Resources. Die Plattform erkennt Engpässe bei Zuweisung, Zugriff oder Nachverfolgung und zeigt Bereiche auf, in denen Automatisierung oder bessere Kommunikation die Abschlussphase des Mitarbeiter-Onboardings deutlich beschleunigen können.

Eine beschleunigte IT-Bereitstellung und Ausstattung stellt sicher, dass neue Mitarbeitende die erforderlichen Arbeitsmittel, Konten und ihren eingerichteten Arbeitsplatz vor oder spätestens zum Startdatum erhalten. Verzögerungen in diesen Bereichen beeinträchtigen den ersten Arbeitstag und die Produktivität erheblich und führen zu einem negativen ersten Eindruck.
ProcessMind bildet die Prozesse für IT-Bereitstellung und Ausstattung von der Initiierung bis zum Abschluss ab und erkennt in Microsoft Dynamics 365 Human Resources konkrete Übergaben und Schritte, die Verzögerungen verursachen. Ineffizienzen in der abteilungsübergreifenden Abstimmung zwischen HR, IT und Einkauf werden sichtbar, sodass Sie gezielt Verbesserungen umsetzen und die Einsatzbereitschaft beschleunigen können.

Dieses Ziel konzentriert sich auf eine bessere Zusammenarbeit und einen zuverlässigeren Informationsaustausch zwischen HR, IT, Facility Management und weiteren am Mitarbeiter-Onboarding beteiligten Abteilungen. Eine mangelhafte Koordination führt zu doppeltem Aufwand, Verzögerungen und einer uneinheitlichen Erfahrung neuer Mitarbeitender.
ProcessMind bietet einen Röntgenblick auf die Interaktionen und Abhängigkeiten zwischen den Abteilungen während des Onboarding-Prozesses in Microsoft Dynamics 365 Human Resources. Die Plattform erkennt konkrete Kommunikationslücken und Verzögerungen bei Abteilungsübergaben und liefert Erkenntnisse zur Vereinfachung von Workflows und zur Verbesserung der Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen.

Prozessabweichungen zu reduzieren bedeutet, Fälle zu minimieren, in denen der Mitarbeiter-Onboarding-Prozess vom definierten Standard-Workflow abweicht. Häufige Abweichungen können Fehler verursachen, Kosten erhöhen und Compliance beeinträchtigen. Dieses Ziel sorgt für eine stärkere Einhaltung bewährter Vorgehensweisen.
ProcessMind erkennt alle tatsächlich durchlaufenen Prozesspfade und stellt sie dem idealen Modell in Microsoft Dynamics 365 Human Resources gegenüber. Die Plattform quantifiziert Häufigkeit und Auswirkungen von Abweichungen und hilft, Ursachen wie unzureichende Schulungen oder Workarounds im System zu ermitteln. So können Sie gezielt Maßnahmen ergreifen und die Standardisierung durchsetzen.

Die Produktivität neuer Mitarbeitender schneller zu steigern bedeutet, neue Mitarbeitende zügig vollständig arbeitsfähig zu machen und ihnen zu ermöglichen, ihre Aufgaben wirksam zu erfüllen. Verzögerungen bei der Integration und beim Zugriff auf Ressourcen verlängern die Zeit, bis neue Mitarbeitende ihren vollen Beitrag leisten. Dieses Ziel steigert die Effizienz der gesamten Organisation.
ProcessMind analysiert den gesamten Employee-Onboarding-Prozess in Microsoft Dynamics 365 Human Resources und sucht nach Aktivitäten, die neue Mitarbeitende daran hindern, produktiv zu werden. Durch die Optimierung der Reihenfolge und des Timings kritischer Aufgaben wie Schulungen und Systemzugriffen trägt ProcessMind dazu bei, die Einarbeitungszeit zu verkürzen und die Produktivität schneller zu steigern.

Wiederholungsschleifen zu minimieren bedeutet, Fälle deutlich zu reduzieren, in denen Aufgaben oder ganze Prozessschritte aufgrund von Fehlern, fehlenden Informationen oder Ablehnungen erneut ausgeführt werden müssen. Nacharbeit ist eine wesentliche Ursache für Ineffizienz und Frustration im Employee Onboarding. Sie bindet wertvolle Zeit von HR und neuen Mitarbeitenden.
ProcessMind bildet alle wiederkehrenden Aktivitäten und Prozessschleifen in Microsoft Dynamics 365 Human Resources visuell ab. Die Plattform ermittelt Häufigkeit, Dauer und Ursachen dieser Wiederholungen, etwa unvollständige Unterlagen oder fehlerhafte Daten. So erkennen Sie, wo vorbeugende Maßnahmen und Automatisierung sinnvoll sind.

Der Verbesserungsweg für das Employee Onboarding in 6 Schritten

1

Laden Sie das Template herunter
2

Exportieren Sie Ihre Daten
3

Laden Sie Ihren Datensatz hoch
4

Analysieren Sie Ihren Prozess
5

Setzen Sie Verbesserungen um
6

Überwachen Sie Ihren Prozess
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Was zu tun ist

Beziehen Sie das vorkonfigurierte Excel-Template von ProcessMind. Es wurde entwickelt, um Ihre Onboarding-Daten aus Microsoft Dynamics 365 Human Resources strukturiert abzubilden und ein einheitliches Datenformat sicherzustellen.

Leitfaden zum Daten-Template anzeigen Template herunterladen
Warum das wichtig ist

Eine korrekte Datenstruktur von Anfang an ist entscheidend für eine präzise Analyse. Sie ermöglicht es ProcessMind, Ihre Onboarding-Prozessabläufe genau zu interpretieren.

Erwartetes Ergebnis

Ein sofort einsetzbares Daten-Template, das vollständig auf die Anforderungen von ProcessMind für das Employee Onboarding abgestimmt ist.

DAS ERHALTEN SIE

Verborgene Verzögerungen beim Onboarding in Dynamics 365 HR aufdecken

ProcessMind bildet Ihren tatsächlichen Prozess für das Onboarding von Mitarbeitenden visuell ab und macht kritische Ineffizienzen sowie konkrete Verbesserungsmöglichkeiten sichtbar. Gewinnen Sie klare, umsetzbare Erkenntnisse, um jeden Schritt von der Einstellung bis zur vollständigen Integration zu optimieren.
  • Sehen Sie Ihren Onboarding-Prozess in Dynamics 365 HR
  • Identifizieren Sie Verzögerungen und Schleifen durch Nacharbeit
  • Sichern Sie Compliance und konsistente Erfahrungen
  • Beschleunigen Sie die Integration und Produktivität neuer Mitarbeitender
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE ERGEBNISSE

Ergebnisse aus der Praxis: Employee Onboarding optimieren

Diese Ergebnisse zeigen den konkreten Nutzen, den Unternehmen durch den Einsatz von Process Mining in ihren Employee-Onboarding-Workflows erzielen. Indem sie Engpässe erkennen und manuelle Schritte automatisieren, steigern sie die Effizienz und verbessern das Mitarbeitererlebnis in Microsoft Dynamics 365 Human Resources deutlich.

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Kürzere Onboarding-Zeit

Durchschnittliche Verkürzung der End-to-End-Durchlaufzeit

Process Mining identifiziert und beseitigt Engpässe. Dadurch beschleunigt sich der gesamte Onboarding-Prozess deutlich, von der Annahme des Angebots bis zum 30-Tage-Check-in. Neue Mitarbeitende werden schneller produktiv.
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Verbesserte Compliance

Steigerung der Prozesskonformität

Indem Unternehmen Abweichungen vom standardisierten Onboarding-Prozess erkennen, stellen sie die einheitliche Anwendung von HR-Richtlinien sicher und senken Compliance-Risiken, insbesondere bei verpflichtenden Schritten und Fristen.
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Weniger Wiederholungsschleifen

Reduzierung wiederholter Onboarding-Aufgaben

Process Mining zeigt die Ursachen von Nacharbeit auf, etwa Fehler bei der manuellen Dateneingabe oder unvollständige Dokumentation. So entsteht ein reibungsloserer, effizienterer und fehlerärmerer Onboarding-Prozess.
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Schnellere IT-Bereitstellung

Durchschnittliche Verkürzung der Vorlaufzeit für die IT-Einrichtung

Ein optimierter IT-Bereitstellungsprozess stellt sicher, dass neue Mitarbeitende ihre benötigte Ausstattung und Systemzugänge deutlich schneller erhalten. Das reduziert Frustration und verbessert ihre Einsatzbereitschaft und Produktivität am ersten Arbeitstag.
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Besseres Erlebnis für neue Mitarbeitende

Mehr Konsistenz und Zufriedenheit

Durch die Standardisierung von Prozessen und die Beseitigung von Verzögerungen trägt Process Mining direkt zu einem positiveren und effizienteren Onboarding-Prozess bei. Neue Mitarbeitende sind vom ersten Tag an zufriedener und stärker eingebunden.

Die individuellen Ergebnisse können je nach Prozesskomplexität, Datenqualität und Umfang der Implementierung in Ihrer Organisation abweichen. Die dargestellten Werte veranschaulichen typische Verbesserungen, die bei verschiedenen Implementierungen beobachtet wurden.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit den wichtigsten Attributen und Aktivitäten und erweitern Sie den Umfang bei Bedarf.
Neu bei Event Logs? Lernen Sie, wie Sie ein Process-Mining-Event-Log erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse

Die eindeutige Kennung für den vollständigen Onboarding-Prozess einer neuen Mitarbeiterin oder eines neuen Mitarbeiters, von der Annahme des Angebots bis zur ersten Integrationsphase.

Warum das wichtig ist

Dies ist die zentrale Case-Kennung, die alle zugehörigen Ereignisse gruppiert und eine End-to-End-Analyse des Onboarding-Prozesses für jede neue Mitarbeiterin und jeden neuen Mitarbeiter ermöglicht.

Der Name der konkreten Aufgabe oder des Meilensteins, der zu einem bestimmten Zeitpunkt im Onboarding-Prozess stattgefunden hat.

Warum das wichtig ist

Dieses Attribut definiert die Schritte in der Prozesskarte. Es ist entscheidend für die Visualisierung des Prozessablaufs, die Identifizierung von Engpässen und die Analyse von Prozessvarianten.

Das genaue Datum und die genaue Uhrzeit, zu denen eine bestimmte Onboarding-Aktivität oder ein Ereignis stattgefunden hat.

Warum das wichtig ist

Dieser Timestamp ist grundlegend für die korrekte Reihenfolge der Ereignisse und für alle zeitbezogenen Berechnungen, einschließlich Durchlaufzeiten und Engpassanalysen.

Der Timestamp, der angibt, wann eine Aktivität mit einer bestimmten Dauer abgeschlossen wurde. Bei Ereignissen ohne Dauer kann er dem Startzeitpunkt entsprechen.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht die präzise Berechnung der Dauer jeder einzelnen Aktivität. Das ist entscheidend, um besonders zeitaufwendige Aufgaben zu identifizieren.

Die Abteilung oder Geschäftseinheit, der der neue Mitarbeiter beitritt.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht den Leistungsvergleich zwischen verschiedenen Geschäftseinheiten. So lassen sich Best Practices sowie Bereiche mit Verbesserungs- oder Standardisierungsbedarf identifizieren.

Der Name der Führungskraft, an die der neue Mitarbeiter berichten wird.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht die Analyse von Prozessvarianten auf Teamebene und hilft, Führungskräfte zu identifizieren, die für den Erfolg des Onboarding-Erlebnisses besonders wichtig sind.

Die offizielle Stellenbezeichnung des neuen Mitarbeiters.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht das Filtern und Vergleichen des Onboarding-Prozesses für verschiedene Rollen, die jeweils eigene Anforderungen und Durchlaufzeiten haben können.

Der aktuelle Gesamtstatus des Onboarding-Cases.

Warum das wichtig ist

Liefert eine Übersicht über den Fortschritt eines Cases. Dadurch können Sie aktive oder abgeschlossene Cases filtern und die operative Überwachung unterstützen.

Die Frist, bis zu der bestimmte Compliance-relevante Aktivitäten abgeschlossen sein müssen.

Warum das wichtig ist

Ist entscheidend, um Compliance und termingerechte Ausführung kritischer Aufgaben zu messen und dadurch rechtliche sowie operative Risiken zu reduzieren.

Aktivitäten

Zu verfolgende und zu optimierende Prozessschritte

Dieses Ereignis markiert den offiziellen Beginn des Onboarding-Prozesses. Es wird ausgelöst, sobald eine Kandidatin oder ein Kandidat das Stellenangebot annimmt. In der Regel wird es erfasst, wenn der Status im Recruiting-Modul aktualisiert oder ein Datensatz für neue Mitarbeitende im HR-System angelegt wird.

Warum das wichtig ist

Es dient als zentrales Start-Ereignis für den Onboarding Case und ermöglicht die Berechnung der gesamten Durchlaufzeit. Die Analyse dieses Ausgangspunkts ist entscheidend, um den vollständigen zeitlichen Ablauf des Prozesses zu verstehen.

Diese Aktivität steht für die Erstellung des offiziellen Mitarbeiterdatensatzes der neuen Mitarbeiterin oder des neuen Mitarbeiters in Dynamics 365 Human Resources. Dabei handelt es sich um eine explizite Systemaktion, die die zentrale Datengrundlage für alle nachfolgenden Onboarding-Schritte schafft.

Warum das wichtig ist

Der Zeitpunkt dieser Aktivität ist entscheidend, da viele nachgelagerte Prozesse wie die Lohnabrechnung und die IT-Bereitstellung davon abhängen. Verzögerungen an dieser Stelle werden zu einem erheblichen Engpass im gesamten Onboarding-Prozess.

Steht für den erfolgreichen Abschluss und die Freigabe der Hintergrundprüfung der neuen Mitarbeiterin oder des neuen Mitarbeiters. Dieses Ereignis wird in der Regel erfasst, wenn ein Checklistenpunkt als abgeschlossen markiert oder ein bestimmtes Statusfeld aktualisiert wird.

Warum das wichtig ist

Dies ist ein wichtiger Meilenstein, der häufig als Voraussetzung für die Fortsetzung des Beschäftigungsprozesses dient. Die Messung der Vorlaufzeit bis zu dieser Aktivität hilft, Engpässe zu erkennen.

Diese Aktivität zeigt an, dass die neue Mitarbeiterin oder der neue Mitarbeiter alle erforderlichen Unterlagen vor Beschäftigungsbeginn ausgefüllt und zurückgesendet hat. In der Regel wird dies durch das Abschließen eines Checklistenpunkts in Dynamics 365 HR erfasst.

Warum das wichtig ist

Dies ist ein wichtiger Compliance-Meilenstein. Der Abgleich des Abschlusszeitpunkts mit den Fristen ist entscheidend für einen reibungslosen Start und die Überwachung der Compliance.

Diese Aktivität steht für den Abschluss der ersten Orientierungssitzung der neuen Mitarbeiterin oder des neuen Mitarbeiters am ersten Arbeitstag. Sie ist ein wichtiger Meilenstein, der durch den Abschluss einer Aufgabe im Onboarding-Plan erfasst wird.

Warum das wichtig ist

Dies ist ein wesentlicher Meilenstein im Onboarding-Prozess. Die Zeit von „Offer Accepted“ bis zu diesem Punkt zeigt, wie effizient die Aktivitäten vor dem Arbeitsbeginn ablaufen.

Steht für den Abschluss aller der neuen Mitarbeiterin oder dem neuen Mitarbeiter zugewiesenen verpflichtenden Schulungen. Dieses Ereignis wird erfasst, wenn der Status der erforderlichen Kurse auf „Completed“ aktualisiert wird.

Warum das wichtig ist

Dies ist ein wichtiger Compliance-Prüfpunkt. Er dient dazu, die Abschlussquote der Schulungen zu messen und sicherzustellen, dass die Organisation ihre Richtlinienanforderungen erfüllt.

Dieses Ereignis markiert den Abschluss des geplanten 30-Tage-Folgegesprächs zwischen der neuen Mitarbeiterin oder dem neuen Mitarbeiter und der Führungskraft oder HR. Häufig wird es als letzte Aufgabe im erweiterten Onboarding-Prozess erfasst.

Warum das wichtig ist

Diese Aktivität dient als definiertes Endereignis der Prozessanalyse. Die Überwachung ihrer Abschlussquote hilft, das Engagement zu messen und frühzeitig auf Anliegen neuer Mitarbeitender einzugehen.

FAQs

Häufig gestellte Fragen

Process Mining identifiziert die tatsächlichen Prozessabläufe, Engpässe und Abweichungen von Ihrem vorgesehenen Onboarding-Pfad. Sie erkennen, wo Verzögerungen entstehen, warum Compliance-Probleme auftreten und wie sich das Erlebnis für neue Mitarbeitende standardisieren lässt. Das führt zu einem effizienteren, konformen und zufriedenstellenderen Onboarding-Ablauf.

Process Mining kann unzulässige Verzögerungen, Verstöße gegen HR-Richtlinien und uneinheitliche Erfahrungen neuer Mitarbeitender identifizieren. Es zeigt mangelnde Transparenz über den Fortschritt, manuelle Fehler und eine ineffiziente Ressourcenverteilung auf. So können Sie beispielsweise Verzögerungen beim Abschluss verpflichtender Schulungen, bei der IT-Bereitstellung oder bei der Zufriedenheit neuer Mitarbeitender gezielt angehen.

Sie benötigen vor allem Event Logs, die jeden Schritt des Onboarding-Prozesses dokumentieren. Dazu gehören eine Case-Kennung, typischerweise die Onboarding Case ID, ein Aktivitätsname für jeden Schritt und ein Timestamp für den Zeitpunkt der jeweiligen Aktivität. Benutzer- oder Ressourceninformationen zu den Aktivitäten sind für eine detailliertere Analyse ebenfalls wertvoll.

Sie erhalten Einblick in den tatsächlichen durchgängigen Prozessablauf, identifizieren Leistungsengpässe und Schleifen durch Nacharbeit und decken die Ursachen von Verzögerungen auf. Zu den Erkenntnissen gehören außerdem Abweichungen von Standardprozessen, Automatisierungsmöglichkeiten sowie Chancen zur Verbesserung der Zufriedenheit neuer Mitarbeitender und der Compliance.

Daten können aus Dynamics 365 HR auf verschiedene Weise extrahiert werden, etwa über direkte Datenbankabfragen, Exportfunktionen oder API-Integrationen. Häufig werden ein individueller Bericht oder ein Integrationstool eingesetzt, um die Event-Log-Daten in ein für Process-Mining-Software geeignetes Format zu überführen.

Die Ersteinrichtung und Datenextraktion dauern abhängig von Datenkomplexität und Verfügbarkeit typischerweise einige Wochen. Sobald die Daten vorbereitet sind, lassen sich erste analytische Erkenntnisse häufig innerhalb weniger Tage bis einer Woche gewinnen. Eine umfassende Analyse und die Ermittlung geeigneter Lösungen können mehrere weitere Wochen in Anspruch nehmen.

Einige Process-Mining-Tools werden cloudbasiert betrieben, während andere bestimmte Serverumgebungen voraussetzen. Grundkenntnisse im Data Engineering sind für die Extraktion und Transformation der Daten hilfreich. Viele moderne Process-Mining-Plattformen verfügen jedoch über benutzerfreundliche Oberflächen, sodass für die Analyse keine tiefgreifenden technischen Kenntnisse erforderlich sind.

Nein. Process Mining analysiert historische Daten, die aus Ihrem Dynamics-365-HR-System exportiert wurden, statt direkt mit Ihrer laufenden operativen Umgebung zu interagieren. Ihre laufenden HR-Prozesse bleiben während der Analyse daher unbeeinträchtigt.

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