Ihre Einkauf zu Zahlung - Rechnungsverarbeitungs-Daten-Vorlage

SAP S/4HANA
Ihre Einkauf zu Zahlung - Rechnungsverarbeitungs-Daten-Vorlage

Ihre Einkauf zu Zahlung - Rechnungsverarbeitungs-Daten-Vorlage

Diese Datenvorlage wurde entwickelt, um Sie bei der Einrichtung Ihrer Purchase to Pay - Rechnungsverarbeitungsanalyse zu leiten. Sie beschreibt die wesentlichen zu sammelnden Datenattribute, wichtige zu verfolgende Aktivitäten und bietet wertvolle Extraktionsanleitungen. Nutzen Sie diese Vorlage, um einen reibungslosen und effektiven Datenvorbereitungsprozess für Ihre Process Mining Initiativen sicherzustellen.
  • Empfohlene Attribute zur Erfassung
  • Wichtige Aktivitäten zur Verfolgung
  • Extraktionsleitfaden für SAP S/4HANA
Neu bei Event-Logs? Erfahren Sie wie Sie ein Process-Mining-Event-Log erstellen.

Einkauf zu Zahlung - Rechnungsverarbeitungs-Attribute

Dies sind die empfohlenen Datenfelder, die Sie in Ihr Event Log aufnehmen sollten, für eine umfassende Purchase to Pay - Rechnungsverarbeitungsanalyse.
3 Erforderlich 8 Empfohlen 11 Optional
Name Beschreibung
Rechnungsnummer
InvoiceNumber
Der eindeutige Identifikator für den Lieferantenrechnungsbeleg, der als primärer Fallidentifikator für den Prozess dient.
Beschreibung

Die Rechnungsnummer ist der eindeutige Identifikator, der jeder Lieferantenrechnung in SAP S/4HANA zugewiesen wird. Sie verknüpft alle zugehörigen Aktivitäten, wie Erstellung, Parken, Genehmigung und Zahlung, zu einer einzigen, kohärenten Prozessinstanz.

Im Process Mining ist dieses Attribut fundamental für die Verfolgung des End-to-End-Verlaufs jeder Rechnung. Es ermöglicht die Rekonstruktion des gesamten Prozessflusses, vom Eingang bis zur endgültigen Zahlung, und ermöglicht die Analyse von Durchlaufzeiten, Engpässen und Prozessabweichungen auf der Ebene der einzelnen Rechnung.

Bedeutung

Es ist der essenzielle Schlüssel, um alle zugehörigen Events zu verbinden und so eine vollständige Spur des Lebenszyklus einer Rechnung durch das System zu ermöglichen.

Datenquelle

Dies ist die Buchhaltungsbelegnummer, zu finden in Tabelle BKPF, Feld BELNR.

Beispiele
190000000119000000451900000132
Aktivitätsname
ActivityName
Der Name der Geschäftsaktivität oder des Events, das zu einem bestimmten Zeitpunkt für eine Rechnung erfolgte.
Beschreibung

Der Aktivitätsname beschreibt einen spezifischen Schritt oder Statuswechsel innerhalb des Rechnungsverarbeitungszyklus. Beispiele sind 'Rechnungsbeleg erstellt', 'Rechnung zur Genehmigung gesendet', 'Zahlsperre gesetzt' und 'Zahlung ausgeführt'.

Dieses Attribut ist entscheidend für die Erstellung der Prozesslandkarte, die den Fluss der Aktivitäten visuell darstellt. Die Analyse der Reihenfolge, Häufigkeit und Dauer zwischen diesen Aktivitäten hilft, Engpässe, Nacharbeitsschleifen und nicht-konforme Prozessvarianten zu identifizieren. Es bildet das Rückgrat jeder Process Mining Analyse.

Bedeutung

Es definiert die Schritte im Prozess und ermöglicht die Visualisierung von Prozesskarten sowie die Analyse von Prozessabläufen und -varianten.

Datenquelle

Abgeleitet aus einer Kombination von SAP-Transaktionscodes (SY-TCODE), Änderungsbeleg-Objektstatus (CDHDR/CDPOS) und spezifischen Feldwerten, die Statusänderungen anzeigen.

Beispiele
Rechnung geparktRechnung freigegebenZahlung ausgeführt
Ereigniszeit
EventTime
Das genaue Datum und die genaue Uhrzeit, zu der die Aktivität stattgefunden hat.
Beschreibung

Event Time ist der Timestamp, der genau festhält, wann eine bestimmte Aktivität stattgefunden hat. Diese Daten sind essenziell für die Berechnung von Dauern, Zykluszeiten und Wartezeiten zwischen verschiedenen Prozessschritten.

In der Process Mining-Analyse werden genaue Timestamps verwendet, um Performance-KPIs wie 'Durchschnittliche Rechnungszykluszeit' und 'Genehmigungszykluszeit für Rechnungen' zu messen. Durch die Analyse der zwischen Aktivitäten verstrichenen Zeit können Organisationen Engpässe identifizieren, an denen Rechnungen verzögert werden, und Möglichkeiten zur Prozessbeschleunigung erkennen.

Bedeutung

Dieser Timestamp ist die Grundlage für alle zeitbasierten Analysen, einschließlich Performance Monitoring, Engpassidentifikation und SLA-Tracking.

Datenquelle

Typischerweise aus Änderungsbelegtabellen CDHDR (Kopf) und CDPOS (Position) bezogen, unter Verwendung der Felder UDATE und UTIME. Für einige Ereignisse kann es aus Erstellungs- oder Erfassungsdaten in Tabellen wie BKPF (CPUDT, CPUTM) stammen.

Beispiele
2023-04-15T10:30:00Z2023-04-18T14:05:21Z2023-05-02T09:00:00Z
Benutzername
UserName
Die SAP-Benutzer-ID der Person oder des Systems, die/das die Aktivität ausgeführt hat.
Beschreibung

Dieses Attribut identifiziert den Benutzer, der eine spezifische Transaktion ausgeführt oder ein Dokument erstellt hat. Es kann die Benutzer-ID einer Einzelperson oder eine System-ID für automatisierte Batch-Jobs sein.

Die Analyse nach Benutzer hilft, die Arbeitslastverteilung zu verstehen, Schulungsbedarfe zu identifizieren und ungewöhnliches Benutzerverhalten zu erkennen. Zum Beispiel kann es hervorheben, welche Benutzer häufig Ausnahmen bearbeiten oder welche Rechnungen automatisch verarbeitet werden (z. B. Benutzer 'BATCHUSER'), was für die Berechnung des KPI 'Rechnungsautomatisierungsrate' entscheidend ist.

Bedeutung

Es ordnet Prozessaktivitäten spezifischen Benutzern oder Systemkonten zu und ermöglicht so Arbeitslastanalysen, Performance-Vergleiche und die Erkennung von Automatisierungen.

Datenquelle

Aus Feldern wie BKPF-USNAM (Erfasst von) oder CDHDR-USERNAME (Geändert von) bezogen.

Beispiele
SMITHJMUELLERTWF-BATCH
Bestellung
PurchasingDocument
Die Bestellnummer, auf die sich die Rechnung bezieht.
Beschreibung

Die Einkaufsbelegnummer verknüpft die Lieferantenrechnung mit der ursprünglichen Bestellung (PO). Diese Verknüpfung ist fundamental für den Drei-Wege-Abgleich, der die Rechnung gegen die Bestellung und den Wareneingang prüft.

Die Analyse nach diesem Attribut hilft, Probleme im Zusammenhang mit PO-gestützten vs. nicht-PO-Rechnungen zu verstehen. Sie ist entscheidend für die Untersuchung von Abweichungen beim Abgleich und für das Verständnis der Effizienz des Beschaffungsteils des Prozesses.

Bedeutung

Verknüpft die Rechnung mit dem Beschaffungsprozess, was für die Analyse von Abstimmungsdifferenzen und die Einhaltung von Bestellungen (POs) unerlässlich ist.

Datenquelle

Diese Information ist typischerweise zu finden in der Belegsegmenttabelle BSEG, Feld EBELN (Einkaufsbelegnummer).

Beispiele
450000123445000056784500009012
Buchungskreis
CompanyCode
Die Organisationseinheit, die ein rechtlich unabhängiges Unternehmen repräsentiert, für das Finanzberichte erstellt werden.
Beschreibung

Der Buchungskreis ist eine grundlegende Organisationseinheit im SAP-Finanzwesen. Jede Rechnung ist einem spezifischen Buchungskreis zugeordnet, der die für die Transaktion verantwortliche juristische Einheit bestimmt.

Im Process Mining ist das Filtern oder Vergleichen nach Buchungskreis unerlässlich, um die Prozessleistung über verschiedene Geschäftseinheiten, juristische Einheiten oder Länder hinweg zu analysieren. Es hilft, regionale Unterschiede in Effizienz, Compliance und Automatisierungsgraden zu identifizieren und unterstützt gezielte Verbesserungsinitiativen.

Bedeutung

Es ermöglicht die Segmentierung und den Vergleich der Rechnungsverarbeitungs-Performance über verschiedene rechtliche Einheiten oder geografische Standorte innerhalb der Organisation hinweg.

Datenquelle

Dies ist ein Standardfeld in der Belegkopftabelle BKPF, Feld BUKRS.

Beispiele
1000US01DE01
Dokumententyp
DocumentType
Ein Code, der verschiedene Arten von Buchhaltungsbelegen klassifiziert, wie z.B. Lieferantenrechnungen oder Gutschriften.
Beschreibung

Die Belegart wird in SAP verwendet, um zwischen verschiedenen Geschäftsvorfällen zu unterscheiden. Zum Beispiel steht 'KR' typischerweise für eine Standard-Lieferantenrechnung, während 'KG' eine Lieferantengutschrift sein könnte.

Die Analyse nach Belegart ermöglicht die Segmentierung des Prozesses, um zu verstehen, wie verschiedene Arten von Transaktionen bearbeitet werden. Zum Beispiel kann der Prozess für eine Gutschrift erheblich von dem einer Standardrechnung abweichen. Diese Segmentierung liefert präzisere und relevantere Prozesseinblicke.

Bedeutung

Es hilft, zwischen verschiedenen Arten von Finanztransaktionen zu unterscheiden, wie z.B. Standardrechnungen und Gutschriften, die oft unterschiedliche Prozesspfade durchlaufen.

Datenquelle

Gefunden in der Belegkopftabelle BKPF, Feld BLART.

Beispiele
KRREKG
Grund der Zahlungssperre
PaymentBlockReason
Ein Code, der angibt, warum eine Rechnung für die Zahlung gesperrt ist.
Beschreibung

Wenn eine Rechnung zur Zahlung gesperrt wird, liefert dieses Attribut den spezifischen Grund für die Sperre, wie 'Mengenabweichung' oder 'Preisabweichung'. Diese Gründe werden in SAP konfiguriert, um die Ausnahmebehandlung zu standardisieren.

Dieses Attribut ist entscheidend für das Dashboard 'Zahlungssperren Auftreten & Dauer'. Die Analyse der Häufigkeit verschiedener Sperrgründe hilft, die Grundursachen für Zahlungsverzögerungen zu identifizieren, wie Probleme mit spezifischen Lieferanten, Materialien oder internen Prozessen, was gezielte Korrekturmaßnahmen ermöglicht.

Bedeutung

Liefert die spezifische Grundursache für Zahlungssperren und ermöglicht eine gezielte Analyse, um Verzögerungen zu reduzieren und die

Datenquelle

Befindet sich in der Lieferantenposition der Tabelle BSEG, Feld ZLSPR (Zahlungssperrschlüssel).

Beispiele
RIA
Lieferantennummer
VendorNumber
Der eindeutige Identifikator für den Lieferanten, der die Rechnung eingereicht hat.
Beschreibung

Die Lieferantennummer identifiziert den mit der Rechnung verbundenen Lieferanten oder Kreditor. Sie verknüpft die Rechnungstransaktion mit den Lieferantenstammdaten.

Dieses Attribut ist entscheidend für die Lieferanten-zentrierte Analyse, wie die Bewertung der 'Lieferantenzahlungsperformance' oder die Identifizierung von Lieferanten, die häufig problematische Rechnungen einreichen, die zu Ausnahmen oder Zahlungssperren führen. Es hilft bei der Pflege der Lieferantenbeziehungen und der Bewertung der Lieferantenzuverlässigkeit.

Bedeutung

Ermöglicht die Analyse der Prozessperformance nach Lieferant, hilft Muster zu identifizieren, Beziehungen zu pflegen und lieferantenbezogene Probleme zu bewerten.

Datenquelle

Typischerweise zu finden in der Buchhaltungsbelegsegmenttabelle BSEG, Feld LIFNR.

Beispiele
100345700012V9832
Rechnungsbetrag
AmountInCompanyCodeCurrency
Der Bruttogesamtbetrag der Rechnung in der lokalen Währung des Buchungskreises.
Beschreibung

Dieses Attribut repräsentiert den Gesamtwert der Rechnung. Es ist eine Schlüsselmetrik, um die finanziellen Auswirkungen und das Ausmaß des Rechnungsverarbeitungsbetriebs zu verstehen.

Die Analyse der Rechnungsbeträge hilft, hochvolumige Rechnungen für eine schnellere Verarbeitung zu priorisieren, Ausgabentrends zu identifizieren und Prozessprobleme mit dem finanziellen Wert zu korrelieren. Zum Beispiel kann es verwendet werden, um zu untersuchen, ob hochvolumige Rechnungen eher gesperrt werden oder längere Genehmigungszeiten haben.

Bedeutung

Bietet finanziellen Kontext für den Prozess, was eine Analyse auf Basis des Geldwertes ermöglicht, z. B. um zu erkennen, ob hochvolumige Rechnungen anders verarbeitet werden.

Datenquelle

Dieser Wert wird typischerweise abgeleitet aus der Summe relevanter Zeileneinträge in Tabelle BSEG, Feld WRBTR (Betrag in lokaler Währung).

Beispiele
1500.75125000.00850.20
Zahlungsfälligkeitsdatum
PaymentDueDate
Das Datum, bis zu dem die Rechnung bezahlt werden muss, um eine Überfälligkeit zu vermeiden.
Beschreibung

Das Zahlungszieldatum ist das errechnete Datum, an dem die Zahlung an den Lieferanten fällig ist, basierend auf dem Rechnungsdatum und den vereinbarten Zahlungsbedingungen. Es dient als kritische Frist im Prozess.

Dieses Attribut ist wesentlich für den KPI 'Pünktliche Zahlungsquote' und das 'Lieferantenzahlungsperformance'-Dashboard. Durch den Vergleich des tatsächlichen Zahlungsdatums mit dem Fälligkeitsdatum kann ein Unternehmen seine Fähigkeit messen, Zahlungsverpflichtungen zu erfüllen, was sich auf Lieferantenbeziehungen und den finanziellen Ruf auswirkt.

Bedeutung

Es ist der primäre Benchmark zur Messung der Pünktlichkeit von Zahlungen, was entscheidend ist, um gute Lieferantenbeziehungen zu pflegen und Verzugsgebühren zu vermeiden.

Datenquelle

Dieses Datum ist oft direkt verfügbar im Kreditorenposten der Tabelle BSEG, Feld ZFBDT (Basisdatum für die Fälligkeitsberechnung). Das Netto-Fälligkeitsdatum wird aus diesem Basisdatum und den Zahlungsbedingungen berechnet.

Beispiele
2023-05-302023-06-152023-07-01
Anzahl der Genehmigungszyklen
ApprovalCycleCount
Eine Zählung, wie oft eine Rechnung zur Genehmigung gesendet wurde.
Beschreibung

Diese Metrik zählt die Häufigkeit der Aktivität 'Rechnung zur Genehmigung gesendet' für eine einzelne Rechnung. Ein Zähler größer als eins zeigt an, dass die Rechnung mindestens einmal abgelehnt oder zurückgesendet wurde, was einen neuen Genehmigungszyklus erfordert.

Dieses Attribut unterstützt direkt den KPI 'First-Pass Approval Rate'. Durch die Analyse von Rechnungen mit hohen Genehmigungszykluszählungen können Unternehmen die Gründe für fehlgeschlagene Genehmigungen identifizieren, wie unzureichende Informationen oder fehlerhafte Kontierung, und Schritte zur Prozessverbesserung einleiten.

Bedeutung

Quantifiziert Nacharbeiten innerhalb des Genehmigungs-Teilprozesses, was hilft, die

Datenquelle

Berechnet durch Zählen der Vorkommen der Aktivität 'Rechnung zur Genehmigung gesendet' für jede eindeutige Rechnungsnummer.

Beispiele
123
Ausgleichsbelegnr.
ClearingDocumentNumber
Die Belegnummer, die die Rechnung ausgleicht, typischerweise den Zahlungsbeleg darstellend.
Beschreibung

Die Clearing-Belegnummer verknüpft einen offenen Rechnungsbeleg mit der Transaktion, die ihn ausgleicht, was fast immer der Zahlungsbeleg ist. Dies bestätigt, dass die Rechnung bezahlt wurde.

Dieses Attribut ist die definitive Verknüpfung zwischen einer Rechnung und ihrer Zahlung. Es wird verwendet, um die Aktivität 'Zahlung ausgeführt' und ihren entsprechenden Timestamp zu identifizieren, was für die Berechnung der End-to-End-Durchlaufzeit und der pünktlichen Zahlungsrate unerlässlich ist.

Bedeutung

Bestätigt, dass eine Rechnung bezahlt wurde, und verknüpft sie mit der spezifischen Zahlungstransaktion, was entscheidend für die Zykluszeit- und Zahlungsleistungsanalyse ist.

Datenquelle

Gefunden in der Belegsegmenttabelle BSEG, Feld AUGBL (Ausgleichsbelegnummer).

Beispiele
150000000115000000231500000088
Extraktions-Timestamp
ExtractionTimestamp
Das Datum und die Uhrzeit der Datenextraktion aus dem Quellsystem.
Beschreibung

Dieses Attribut zeichnet den Timestamp des Datenextraktionsereignisses auf. Es spiegelt die Aktualität der Daten wider, die im Process Mining Tool analysiert werden.

In der Analyse wird dies verwendet, um die Aktualität der generierten Erkenntnisse zu verstehen. Es ist entscheidend für operative Monitoring-Dashboards, um sicherzustellen, dass Entscheidungen auf aktuellen Informationen basieren und um Datenaktualisierungszyklen effektiv zu verwalten.

Bedeutung

Gibt die Aktualität der Daten an und stellt sicher, dass Analysen und Berichte auf den neuesten verfügbaren Informationen basieren.

Datenquelle

Dies ist kein SAP-Feld. Es wird vom Datenextraktionstool oder ETL-Prozess zum Zeitpunkt des Datenabrufs generiert und hinzugefügt.

Beispiele
2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z2023-10-29T02:00:00Z
Ist automatisiert
IsAutomated
Ein Flag, das anzeigt, ob eine Aktivität von einem automatisierten Systembenutzer durchgeführt wurde.
Beschreibung

Dieses boolesche Attribut ist

Bedeutung

Unterscheidet zwischen manuellen und systemgesteuerten Aktivitäten, was grundlegend für die Messung von Automatisierungsraten und die Identifizierung von Möglichkeiten zur weiteren Automatisierung ist.

Datenquelle

Abgeleitet vom Attribut UserName. Eine Zuordnung oder Regel wird erstellt, um spezifische Benutzer-IDs als 'automatisiert' zu klassifizieren.

Beispiele
truefalsch
Ist Nacharbeit
IsRework
Ein Flag, das anzeigt, ob eine Rechnung Nacharbeitsaktivitäten durchlaufen hat, wie z.B. eine abgelehnte Genehmigung oder eine entfernte Zahlungssperre.
Beschreibung

Dieses Attribut kennzeichnet Rechnungen, die eine oder mehrere Nacharbeitsschleifen durchlaufen haben. Nacharbeit wird durch spezifische Abfolgen von Aktivitäten identifiziert, zum Beispiel 'Rechnung genehmigt' nach 'Rechnung abgelehnt' oder 'Zahlsperre aufgehoben' nach 'Zahlsperre gesetzt'.

Dieses Attribut vereinfacht die Berechnung des KPI 'Rechnungs-Nacharbeitsrate'. Es ermöglicht Analysten, Fälle mit Nacharbeit leicht zu isolieren und zu untersuchen, um die Grundursachen für Ineffizienz und wiederholten manuellen Aufwand zu verstehen.

Bedeutung

Identifiziert ineffiziente Prozessabläufe, bei denen Arbeit wiederholt werden muss, hilft, Verschwendung zu quantifizieren und die Ursachen von Prozessausnahmen aufzudecken.

Datenquelle

Berechnet basierend auf der Reihenfolge der Aktivitäten im Event Log. Wenn beispielsweise 'Rechnung abgelehnt' in der Spur einer Rechnung auftritt, wäre dieses Flag auf wahr gesetzt.

Beispiele
truefalsch
Quellsystem-ID
SourceSystemId
Der Identifikator des Quellsystems SAP S/4HANA, aus dem die Daten extrahiert wurden.
Beschreibung

Dieses Attribut gibt das Ursprungssystem an, zum Beispiel 'S4H_PROD' oder 'ERP_EU'. Es ist besonders wichtig in Umgebungen mit mehreren ERP-Instanzen oder einer Mischung aus Altsystemen und modernen Systemen.

Für die Analyse ermöglicht es den Vergleich der Prozessleistung über verschiedene Systeme oder Regionen hinweg. Es gewährleistet die Datenherkunft und ist entscheidend für die Data Governance und Fehlerbehebung, wenn Daten aus mehreren Quellen in einer zentralen Process Mining Plattform kombiniert werden.

Bedeutung

Es liefert Kontext über den Ursprung der Daten, was für die Data Governance und den Vergleich von Prozessen über verschiedene Systeme oder Unternehmensstandorte hinweg unerlässlich ist.

Datenquelle

Dieser Wert wird typischerweise abgeleitet aus der SAP-System-ID (sy-sysid) während der Datenextraktion oder als statischer Wert in der ETL-Pipeline konfiguriert.

Beispiele
S4PS4H_PROD_100ECC_EU
Rechnungsbearbeitungszeit
InvoiceProcessingTime
Die gesamte verstrichene Zeit von der ersten bis zur letzten Aktivität einer Rechnung.
Beschreibung

Diese Metrik berechnet die Gesamtdauer für die Verarbeitung einer einzelnen Rechnung, typischerweise von der Rechnungserstellung oder dem Eingang bis zur endgültigen Zahlung. Es bietet eine Fall-basierte Zusammenfassung der End-to-End-Durchlaufzeit.

Dieses berechnete Attribut ist die Grundlage für den KPI 'Durchschnittliche Rechnungsdurchlaufzeit' und das Dashboard 'End-to-End Rechnungsdurchlaufzeit'. Es ermöglicht die schnelle Identifizierung der längsten Fälle und die Analyse von Faktoren, die zu verlängerten Verarbeitungszeiten beitragen.

Bedeutung

Misst die End-to-End-Effizienz des Prozesses für jede Rechnung und hebt Fälle mit außergewöhnlich langen Dauern hervor, die einer Untersuchung bedürfen.

Datenquelle

Berechnet durch die Differenz zwischen dem Timestamp des letzten Events und dem ersten Event für jede eindeutige Rechnungsnummer.

Beispiele
10 Tage 4 Stunden25 Tage 1 Stunde5 days 8 hours
Rechnungsdatum
InvoiceDate
Das Datum, an dem der Lieferant das Rechnungsdokument ausgestellt hat.
Beschreibung

Das Rechnungsdatum, auch Belegdatum genannt, ist das vom Lieferanten auf der Rechnung angegebene Datum. Es dient als Ausgangspunkt für die Berechnung des Zahlungszieldatums basierend auf den vereinbarten Zahlungsbedingungen.

In der Analyse ist dieses Datum grundlegend für finanzielle Berechnungen, wie die Bestimmung des Rechnungsalters und der Berechtigung für Skonti bei frühzeitiger Zahlung. Es ist ein wichtiger Input für den KPI 'Skontoausnutzungsrate'.

Bedeutung

Dient als Grundlage für die Berechnung von Zahlungsbedingungen und Fälligkeitsterminen, was für das Working Capital Management und die Skontoausnutzung unerlässlich ist.

Datenquelle

Gefunden in der Belegkopftabelle BKPF, Feld BLDAT (Belegdatum).

Beispiele
2023-04-122023-05-152023-06-20
Stornogrund
ReversalReason
Ein Code, der den Grund für die Stornierung eines Rechnungsbelegs angibt.
Beschreibung

Wird eine Rechnung fehlerhaft gebucht, wird sie oft storniert. Der Stornogrund-Code erklärt, warum diese Aktion vorgenommen wurde, z.B. 'Falsches Buchungsdatum' oder 'Dateneingabefehler'.

Die Analyse von Stornogründen hilft, Fehlermuster im Rechnungsbuchungsprozess zu identifizieren. Diese Erkenntnis kann zur Verbesserung von Schulungen, zur Stärkung der Systemkontrollen oder zur Behebung wiederkehrender Probleme genutzt werden, die zu finanzieller Nacharbeit und administrativem Aufwand führen.

Bedeutung

Erklärt, warum Rechnungen storniert wurden, und bietet direkten Einblick in Fehlerquellen und Nacharbeit im Buchungsprozess.

Datenquelle

Gefunden im Kopf des Originalbelegs in Tabelle BKPF, Feld STGRD (Stornogrund).

Beispiele
010205
Wurde pünktlich bezahlt
IsPaidOnTime
Ein Flag, das wahr ist, wenn die Rechnung am oder vor ihrem Fälligkeitsdatum bezahlt wurde.
Beschreibung

Dieses boolesche Attribut ist das Ergebnis des Vergleichs des tatsächlichen Zahlungsdatums (der Timestamp der Aktivität 'Zahlung ausgeführt') mit dem 'Zahlungszieldatum'. Es liefert ein klares, binäres Ergebnis für den Zahlungsstatus jeder Rechnung.

Dies ist die Kernberechnung für den KPI 'Pünktliche Zahlungsrate'. Es ermöglicht eine einfache Filterung und Analyse, um die Merkmale verspäteter Zahlungen zu verstehen, wie häufige Lieferanten, Buchungskreise oder Rechnungsbeträge, die mit Verzögerungen verbunden sind.

Bedeutung

Misst direkt die Einhaltung von Zahlungsbedingungen, was ein entscheidender KPI für das Lieferantenbeziehungsmanagement und die Finanzoperationen ist.

Datenquelle

Berechnet durch den Vergleich der EventTime der Aktivität 'Zahlung ausgeführt' mit dem Attribut PaymentDueDate. (Zahlungsdatum <= Fälligkeitsdatum).

Beispiele
truefalsch
Zahlungsbedingungen
PaymentTerms
Der Code, der die mit dem Lieferanten vereinbarten Zahlungsbedingungen definiert, wie Fälligkeitstermine und Skontofristen.
Beschreibung

Zahlungsbedingungen legen die Regeln für die Zahlung einer Rechnung fest, einschließlich etwaiger Skonti für frühzeitige Zahlungen. Zum Beispiel könnte 'Z030' bedeuten 'zahlbar innerhalb von 30 Tagen netto'.

Dieses Attribut ist wesentlich für die Finanzplanung und die Optimierung des Working Capital. Im Process Mining wird es zur Berechnung des 'Zahlungszieldatums' und zur Bestimmung der Berechtigung für Skonti bei frühzeitiger Zahlung verwendet, was direkt den KPI 'Skontoausnutzungsrate' unterstützt.

Bedeutung

Definiert die Regeln für Zahlungsfälligkeiten und Skonti, was sich direkt auf die KPIs für pünktliche Zahlungen und das Working Capital Management auswirkt.

Datenquelle

Gefunden in der Lieferantenposition in Tabelle BSEG, Feld ZTERM (Zahlungsbedingungsschlüssel).

Beispiele
0001Z030NT60
Erforderlich Empfohlen Optional

Einkauf zu Zahlung - Rechnungsverarbeitungs-Aktivitäten

Dies sind die wichtigen Prozessschritte und Meilensteine, die Sie in Ihrem `Event Log` für eine genaue `Process Discovery` erfassen sollten.
5 Empfohlen 8 Optional
Aktivität Beschreibung
Rechnung freigegeben
Diese Aktivität signalisiert, dass die Rechnung von der zuständigen Autorität genehmigt wurde. Dies wird erfasst, wenn der Genehmigungs-Workflow erfolgreich abgeschlossen wird oder ein Freigabekennzeichen gesetzt wird.
Bedeutung

Dies ist ein kritischer Meilenstein, der die Rechnung zur Zahlung freigibt. Verzögerungen bei Genehmigungen sind ein häufiger Engpass, und die Verfolgung dieser Aktivität hilft, langsame Genehmiger oder Prozessschritte zu identifizieren.

Datenquelle

Dies kann aus dem letzten Freigabeschritt in einem SAP Workflow oder durch Verfolgung von Änderungen an Freigabestatusfeldern in Tabellen abgeleitet werden, die mit der Rechnung oder ihrem Einkaufsbeleg verbunden sind.

Erfassen

Ableitung aus Workflow-Abschluss-Events oder Änderungen im Freigabestatusfeld eines Belegs.

Ereignistyp inferred
Rechnung gebucht
Dies ist ein wichtiges Finanzereignis, bei dem die geparkte oder genehmigte Rechnung formell im Hauptbuch gebucht wird. Diese Aktion erkennt die Verbindlichkeit gegenüber dem Lieferanten an.
Bedeutung

Die Buchung ist ein wichtiger Meilenstein, der die Datenerfassung und Genehmigung von der finanziellen Abwicklungsphase trennt. Die Zeit von der Rechnungserstellung bis zur Buchung ist ein Schlüsselindikator für die interne Verarbeitungseffizienz.

Datenquelle

Dieses Ereignis wird durch das Buchungsdatum (BKPF-BUDAT) im Belegkopf identifiziert. Bei Dokumenten, die zuerst geparkt werden, liefert der Übergang zu einem gebuchten Status den Event Timestamp.

Erfassen

Verwenden Sie das Buchungsdatum (BKPF-BUDAT) als Event Timestamp.

Ereignistyp explicit
Rechnung storniert
Eine Aktivität, die die Stornierung eines zuvor gebuchten Rechnungsbelegs darstellt. Dies ist ein abschließendes Event für eine fehlerhafte Rechnung, die dann oft korrekt neu erfasst wird.
Bedeutung

Stornierungen weisen auf kritische Fehler hin, die im Prozess nicht früher erkannt wurden. Die Verfolgung ihrer Häufigkeit und Grundursachen ist wesentlich für die Prozessverbesserung und die Reduzierung finanzieller Ungenauigkeiten.

Datenquelle

Eine Stornierung wird identifiziert, wenn ein Stornobeleg erstellt wird. Der Kopf des Originalbelegs (BKPF) wird die Nummer des Stornobelegs (BKPF-STBLG) enthalten und umgekehrt. Das Buchungsdatum des Stornobelegs ist die Event Time.

Erfassen

Identifizieren Sie Belege, die einen Wert im Feld BKPF-STBLG aufweisen, und verwenden Sie das Buchungsdatum des Stornobelegs.

Ereignistyp explicit
Rechnungsbeleg angelegt
Dies ist das erste Ereignis, das die Erstellung eines Rechnungsbelegs in SAP kennzeichnet. Es kann erfasst werden, wenn ein Benutzer einen neuen Rechnungsbeleg speichert, der sich in einem geparkten oder vorläufig gebuchten Zustand befinden kann.
Bedeutung

Diese Aktivität markiert den Beginn des Rechnungsverarbeitungslebenszyklus. Die Analyse der Zeit von diesem Ereignis zu anderen ist entscheidend für die Messung der gesamten Verarbeitungsdurchlaufzeit.

Datenquelle

Dieses Ereignis wird vom Erstellungsdatum und der Uhrzeit (CPUDT, CPUTM) in der Belegkopftabelle erfasst, typischerweise BKPF oder RBKP für Logistikrechnungen. Der Transaktionscode (BKPF-TCODE) wie FB60, MIRO oder MIR7 gibt die Erstellungsmethode an.

Erfassen

Verwenden Sie den Erstellungs-Timestamp aus BKPF-CPUDT und BKPF-CPUTM für den Rechnungsbeleg.

Ereignistyp explicit
Zahlung ausgeführt
Dies ist die letzte Aktivität im Standardprozess, bei der die Zahlung erfolgt und die Rechnung ausgeglichen wird. Dies bedeutet, dass die Gelder an den Lieferanten ausgezahlt wurden.
Bedeutung

Dies markiert das Ende des P2P-Rechnungslebenszyklus. Es ist wesentlich für die Berechnung der gesamten End-to-End-Durchlaufzeit und für die Messung der pünktlichen Zahlungsperformance im Vergleich zum Fälligkeitsdatum.

Datenquelle

Dieses Ereignis wird aus den Ausgleichsbeleginformationen im Kreditorenposten erfasst. Das Ausgleichsdatum (BSEG-AUGDT) und der Ausgleichsbeleg (BSEG-AUGBL) zeigen an, dass die Zahlung erfolgt ist.

Erfassen

Verwenden Sie das Ausgleichsdatum (BSEG-AUGDT) aus dem ausgeglichenen Kreditorenposten.

Ereignistyp explicit
Rechnung abgelehnt
Stellt die Ablehnung einer Rechnung während des Genehmigungsprozesses dar. Dieses Ereignis löst Nacharbeit aus, was Korrektur und erneute Einreichung erfordert.
Bedeutung

Rechnungsablehnungen sind ein Schlüsselindikator für Prozesseffizienz und Datenqualitätsprobleme. Die Analyse der Ablehnungshäufigkeit und -gründe hilft, Verbesserungspotenziale und Schulungsbedarfe zu identifizieren.

Datenquelle

Dies wird abgeleitet aus spezifischen Statusaktualisierungen in einem SAP Workflow, wie einem 'abgelehnt'-Status, oder aus Ereignissen, die den aktuellen Genehmigungs-Workflow abbrechen und ihn an den Bearbeiter zurücksenden.

Erfassen

Ableitung aus Änderungen des Workflow-Status, die eine Ablehnung anzeigen.

Ereignistyp inferred
Rechnung geparkt
Stellt eine Rechnung dar, die ins System eingegeben wurde, aber noch nicht im Hauptbuch gebucht ist. Das Parken dient dazu, unvollständige Rechnungen zu speichern oder für eine spätere Prüfung vor der Buchung.
Bedeutung

Das Parken signalisiert eine bewusste Pause im Prozess. Die Verfolgung der Dauer und Häufigkeit geparkter Rechnungen hilft, Gründe für Verzögerungen zu identifizieren, bevor der formelle Buchungs- und Genehmigungszyklus beginnt.

Datenquelle

Dies kann durch Dokumente identifiziert werden, die über Parktransaktionen erstellt wurden (z. B. MIR7, FV60) oder durch Prüfung spezifischer Statusfelder in der Tabelle BKPF oder dedizierten Tabellen für geparkte Dokumente wie VBKPF.

Erfassen

Identifizieren Sie Belege, die über Park-Transaktionen erstellt wurden, oder prüfen Sie auf den Status eines geparkten Belegs.

Ereignistyp explicit
Rechnung zur Genehmigung gesendet
Diese Aktivität markiert den Beginn eines formellen Genehmigungs-Workflows für die Rechnung. Dies wird oft abgeleitet, wenn sich der Status der Rechnung in 'zur Genehmigung ausstehend' ändert oder ein Workflow-Element generiert wird.
Bedeutung

Dies ist der Ausgangspunkt für die Messung der Genehmigungsdurchlaufzeit. Zu verstehen, wann Genehmigungen beginnen, ist wesentlich für die Identifizierung von Engpässen im Genehmigungs-Workflow selbst.

Datenquelle

Dies wird typischerweise abgeleitet vom Start eines SAP Business Workflows (Tabelle SWW_WI2OBJ), verknüpft mit dem Rechnungsobjekt (z. B. BUS2081), oder einer Änderung in einem kundeneigenen Statusfeld im Belegkopf.

Erfassen

Ableitung aus der Erstellung eines Workflow-Items, das mit dem Rechnungsbeleg verknüpft ist.

Ereignistyp inferred
Rechnungsdaten aktualisiert
Diese Aktivität spiegelt eine Änderung wider, die am Rechnungsbeleg nach seiner initialen Erstellung vorgenommen wurde. Dies ist häufig bei Nacharbeitszyklen nach einer Ablehnung oder zur Fehlerkorrektur der Fall.
Bedeutung

Häufige Aktualisierungen signalisieren Nacharbeit und potenzielle Datenqualitätsprobleme am Eingabepunkt. Die Verfolgung dieser Änderungen hilft, den Aufwand für Korrekturen zu quantifizieren und häufige Fehler zu identifizieren.

Datenquelle

Änderungen an Schlüsselfeldern werden in den Änderungsbelegtabellen von SAP, CDHDR (Kopf) und CDPOS (Position), protokolliert. Events können durch Filterung nach Änderungen am relevanten Rechnungsobjekt generiert werden.

Erfassen

Extrahieren Sie Änderungs-Events aus den Tabellen CDHDR und CDPOS für das Rechnungsobjekt.

Ereignistyp explicit
Späte Zahlung ausgeführt
Dies ist ein berechnetes Ereignis, das eintritt, wenn die Zahlung einer Rechnung ausgeführt wird nach ihrem berechneten Fälligkeitsdatum. Es wird durch den Vergleich zweier Datumsfelder abgeleitet.
Bedeutung

Diese Aktivität unterstützt direkt KPIs für pünktliche Zahlungen und hilft, Lieferanten oder Geschäftseinheiten mit häufigen Zahlungsverzögerungen zu identifizieren, was Lieferantenbeziehungen schaden und zu Vertragsstrafen führen kann.

Datenquelle

Dies wird berechnet durch den Vergleich des Ausgleichsdatums (BSEG-AUGDT) mit dem Nettofälligkeitsdatum. Das Fälligkeitsdatum selbst wird berechnet aus dem Basisdatum (BSEG-ZFBDT) und den Zahlungsbedingungen (BSEG-ZTERM).

Erfassen

Ableitung durch Vergleich von BSEG-AUGDT > (BSEG-ZFBDT + Zahlungszieltagen).

Ereignistyp calculated
Zahlungssperre aufgehoben
Stellt die Lösung eines Problems dar, bei dem eine zuvor gesetzte Zahlungssperre aufgehoben wird. Dadurch wird die Rechnung wieder zahlungsfähig.
Bedeutung

Die Zeit zwischen dem Setzen und Aufheben einer Sperre stellt die Lösungszeit für eine Prozessausnahme dar. Eine Verkürzung dieser Dauer ist entscheidend für die Verbesserung der Effizienz und der Lieferantenbeziehungen.

Datenquelle

Dieses Ereignis wird erfasst, wenn das Feld Zahlungssperre (BSEG-ZLSPR) gelöscht wird. Diese Änderung wird in den Tabellen CDHDR und CDPOS protokolliert, was einen Timestamp für die Aufhebung liefert.

Erfassen

Identifizieren Sie, wann das Feld BSEG-ZLSPR über Änderungsbelege (CDHDR/CDPOS) gelöscht wird.

Ereignistyp explicit
Zahlungssperre gesetzt
Eine Aktivität, bei der eine Rechnung absichtlich gesperrt wird, um die Zahlung zu verhindern. Dies geschieht oft aufgrund von Preis- oder Mengenabweichungen oder einer ausstehenden Gutschrift.
Bedeutung

Zahlungssperren sind eine Hauptursache für verspätete Zahlungen und Lieferantenstreitigkeiten. Die Analyse der Häufigkeit, Dauer und Gründe für Sperren ist entscheidend für die Verbesserung der pünktlichen Zahlungsquoten.

Datenquelle

Dieses Ereignis wird durch die Verfolgung von Änderungen am Feld Zahlungssperre (BSEG-ZLSPR) im Rechnungszeileneintrag erfasst. Die Änderungsbelege in CDHDR und CDPOS liefern den Timestamp und den Benutzer für den Zeitpunkt, zu dem die Sperre gesetzt wurde.

Erfassen

Identifizieren Sie, wann das Feld BSEG-ZLSPR über Änderungsbelege (CDHDR/CDPOS) gefüllt wird.

Ereignistyp explicit
Zahlungsvorschlag erstellt
Die Rechnung wird ausgewählt und in einen Zahlungsvorschlag im Rahmen eines Zahlungslaufs aufgenommen. Dies ist der erste Schritt im automatisierten Zahlungsprozess.
Bedeutung

Diese Aktivität zeigt die Absicht zur Zahlung an. Verzögerungen zwischen diesem Schritt und der endgültigen Zahlungsausführung können auf Probleme im Zahlungslaufprozess, bei Genehmigungen oder in der Bankkommunikation hinweisen.

Datenquelle

Dies ist in den Zahlungslauftabellen zu finden, insbesondere in REGUP, die die in einem Zahlungsvorschlag enthaltenen Posten enthält. Das Laufdatum in der entsprechenden Tabelle REGUH liefert den Timestamp.

Erfassen

Identifizieren Sie, wann eine Rechnung in der Tabelle REGUP aus einem Zahlungsvorschlagslauf erscheint.

Ereignistyp explicit
Empfohlen Optional

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