Ihr Daten-Template für die Rechnungsverarbeitung im Einkauf zu Zahlung

Der Aktivitätsname beschreibt einen einzelnen Schritt oder Meilenstein im Rechnungsverarbeitungsprozess. Beispiele sind 'Rechnung erhalten', 'Rechnung zur Genehmigung gesendet', 'Zahlungssperre gesetzt' und 'Zahlung ausgeführt'. Dieses Attribut liefert die Narrative für den Prozess und skizziert, was im Laufe der Zeit mit der Rechnung geschah.

Im Process Mining wird dieses Attribut verwendet, um die Prozesskarte zu generieren, die den Workflow visuell darstellt. Die Analyse der Reihenfolge, Häufigkeit und Pfade dieser Aktivitäten hilft, gängige Prozessflüsse, Abweichungen, Bottlenecks und Nacharbeits-Schleifen zu identifizieren. Die Qualität und Granularität der Aktivitätsnamen sind entscheidend für die Erstellung einer aussagekräftigen und umsetzbaren Prozessanalyse.

Dieses Attribut definiert die Schritte im Prozess, bildet das Rückgrat der Process Map und ermöglicht alle flussbezogenen Analysen.

Diese Information wird oft aus Statusänderungsprotokollen, Event-Tabellen oder Transaktionscodes innerhalb des Quellsystems abgeleitet.

Die Event-Zeit oder Startzeit (Event Time, Start Time) erfasst das genaue Datum und die Uhrzeit, zu der eine Geschäftsaktivität stattfand. Jede Aktivität im Prozess, vom 'Rechnungseingang' bis zur 'Zahlung ausgeführt', hat einen zugehörigen Timestamp. Diese chronologische Information ist essenziell für die Reihenfolge der Events und die Berechnung von Dauern.

Dieses Attribut wird verwendet, um Events chronologisch zu sortieren und den Prozessfluss für jeden Case aufzubauen. Es ist die Grundlage für alle zeitbasierten Analysen, einschließlich der Berechnung von Zykluszeiten zwischen Aktivitäten, der Identifizierung von Bottlenecks, an denen Zeit verloren geht, und der Überwachung der Leistung im Vergleich zu Service Level Agreements. Genaue und präzise Timestamps sind entscheidend für die Zuverlässigkeit jeder Process Mining Analyse.

Es liefert die chronologische Reihenfolge der Events und ist die Grundlage für alle leistungs- und dauerbasierten Berechnungen, wie die Zykluszeit.

Dies ist typischerweise in Event Logs oder als Feld „Creation Date“ oder „Entry Date“ zu finden, das mit jeder Transaktion oder Statusänderung verbunden ist.

Die Rechnungsnummer ist der eindeutige alphanumerische Code, den ein Lieferant einer Rechnung zuweist. Im Process Mining ist dieses Attribut von fundamentaler Bedeutung, da es typischerweise als Case ID dient und den Weg jeder Rechnung vom Eingang bis zur Zahlung eindeutig identifiziert.

Durch die Verwendung der Rechnungsnummer als Case ID können alle zugehörigen Aktivitäten, wie 'Rechnung erhalten', 'Rechnung genehmigt' und 'Zahlung ausgeführt', miteinander verknüpft werden, um den End-to-End-Prozess für diese spezifische Rechnung zu rekonstruieren. Dies ermöglicht eine detaillierte Analyse von Zykluszeiten, Pfaden und Abweichungen für jeden einzelnen Case und bildet die Grundlage der gesamten Prozessanalyse.

Es ist der wesentliche Case Identifier, der alle zusammengehörigen Events verbindet und es ermöglicht, den End-to-End-Lebenszyklus einer einzelnen Rechnung nachzuvollziehen.

Dies ist ein Primärfeld, das typischerweise im Kopfbereich einer Rechnungstransaktionstabelle zu finden ist.

Dieses Attribut erfasst das Datum und die Uhrzeit, wann die Daten zuletzt extrahiert oder aktualisiert wurden. Es dient als Metadatenfeld, das die Aktualität des analysierten Datensatzes anzeigt.

Obwohl nicht direkt zur Erstellung der Process Map verwendet, sind diese Informationen entscheidend, um die Aktualität der Analyse zu verstehen. Es hilft Benutzern zu erkennen, ob sie Echtzeitdaten oder eine Momentaufnahme von einem bestimmten Zeitpunkt betrachten, was für fundierte operative Entscheidungen unerlässlich ist. Es ist auch wichtig für die Überwachung der Integrität und Häufigkeit der Data Pipeline.

Es gibt Aufschluss über die Aktualität der Daten, sodass Benutzer verstehen können, wie aktuell die Prozessanalyse ist.

Dieser Timestamp wird typischerweise während des Datenextraktions-, Transformations- und Ladeprozesses (ETL) generiert und dem Datensatz hinzugefügt.

Das Attribut Quellsystem identifiziert die Anwendung oder Plattform, auf der das Rechnungsverarbeitungs-Event erfasst wurde. In komplexen IT-Landschaften kann der Weg einer Rechnung mehrere Systeme umfassen, wie eine Scan-Lösung, ein Workflow-Tool und ein ERP-System.

Das Verständnis des Quellsystems liefert Kontext für die Daten und hilft bei der Fehlerbehebung bei Datenqualitätsproblemen. Es ermöglicht auch die Analyse von Prozessen, die Systemgrenzen überschreiten, und hebt potenzielle Integrationsherausforderungen oder Verzögerungen hervor, die durch Übergaben zwischen verschiedenen Anwendungen verursacht werden. Dies kann besonders nützlich sein, wenn Daten aus Altsystemen und modernen Systemen konsolidiert werden.

Es liefert Kontext zur Datenherkunft, was für die Datenvalidierung und für die Analyse von Prozessen, die mehrere IT-Systeme umfassen, entscheidend ist.

Dies ist oft ein statischer Wert, der während der Datenextraktion hinzugefügt wird, oder ein Feld, das in Systemprotokollen verfügbar ist und den Anwendungsnamen oder die ID angibt.

Das Attribut „Benutzer“ identifiziert die Person oder das automatisierte System, das für die Ausführung eines bestimmten Schritts im Rechnungsverarbeitungs-Workflow verantwortlich ist. Dies könnte ein Buchhalter sein, der die Rechnung eingegeben hat, ein Manager, der sie genehmigt hat, oder ein automatisierter Bot, der eine Abgleichaufgabe durchgeführt hat.

Die Analyse der Daten nach Benutzer ist essenziell, um die Arbeitslastverteilung, die individuelle Leistung und den Schulungsbedarf zu verstehen. Sie ermöglicht das Filtern der Process Map, um zu sehen, wie verschiedene Teams oder Einzelpersonen Rechnungen bearbeiten, und deckt so Variationen in ihren Workflows auf. Diese Analyse kann Top-Performer identifizieren, Routing-Probleme hervorheben oder Benutzer lokalisieren, die zusätzliche Unterstützung oder Schulungen zu Unternehmensverfahren benötigen.

Es hilft, die Arbeitslastverteilung, Benutzerleistung und Prozessvariationen zwischen verschiedenen Teams oder Einzelpersonen zu analysieren.

Diese Information ist typischerweise in den Transaktionsdetails verfügbar und oft als „User Name“, „Entered By“, „Changed By“ oder „Approver“ bezeichnet.

Das Endzeit-Attribut (End Time) erfasst den genauen Zeitpunkt, zu dem ein Prozessschritt abgeschlossen wird. Es ist entscheidend für die genaue Berechnung der Dauer von Aktivitäten, einer fundamentalen Metrik im Process Mining. Durch den Vergleich von Startzeit und Endzeit können Analysten messen, wie lange jeder Schritt dauert, Bottlenecks und Bereiche zur Effizienzsteigerung identifizieren.

In der Analyse wird die Endzeit verwendet, um Zykluszeiten für einzelne Aktivitäten und ganze Prozesssegmente zu berechnen. Zum Beispiel kann die Dauer des Schritts 'Rechnungsfreigabe' durch Subtraktion der Startzeit von der Endzeit der Aktivität 'Rechnung genehmigt' bestimmt werden. Diese Daten helfen beim Erstellen von Performance-Dashboards, beim Setzen von Benchmarks und beim Überwachen der Auswirkungen von Prozessänderungen.

Es ermöglicht die präzise Berechnung von Aktivitätsdauern, was für die Identifizierung von Bottlenecks und die Messung der Bearbeitungseffizienz unerlässlich ist.

In Systemprotokollen oder Transaktionsdaten gefunden, oft als 'Abschlussdatum', 'Änderungsdatum' oder als separates Timestamp-Feld für den Abschluss einer Aktivität.

Dieses Attribut erfasst den Namen des externen Partners, der die Rechnung ausgestellt hat. Es liefert einen wichtigen Kontext, indem es die Finanztransaktion mit einer spezifischen Lieferantenbeziehung verknüpft. Konsistente und saubere Lieferantendaten sind entscheidend für präzises Reporting und Analyse.

Im Process Mining ist der Vendor Name eine Schlüsseldimension für die Segmentierung. Analysten können den Prozess filtern, um die Rechnungsbearbeitung für Lieferanten mit hohem Volumen oder für problematische Lieferanten zu untersuchen. Dies hilft, Lieferanten zu identifizieren, die häufig Rechnungen mit Fehlern einreichen, was zu Verzögerungen und Nacharbeit führt. Es unterstützt auch strategische Initiativen wie das Vendor Performance Management und die Identifizierung von Möglichkeiten für bevorzugte Lieferantenprogramme.

Es ermöglicht die Segmentierung des Prozesses zur Analyse der Leistung nach Lieferanten, was für das Lieferantenmanagement und die Identifizierung von Quellen problematischer Rechnungen entscheidend ist.

Dies ist typischerweise in den Rechnungskopfdaten zu finden, verknüpft aus einer Lieferantenstammdatentabelle basierend auf einer Lieferanten-ID.

Der Rechnungsbetrag stellt den Gesamtwert der Rechnung dar, einschließlich aller Positionen, Steuern und Gebühren. Dies ist ein fundamentales finanzielles Attribut, das die monetäre Bedeutung jedes Case definiert. Es wird oft in Verbindung mit anderen Attributen analysiert, um dessen Auswirkungen auf den Prozess zu verstehen.

Dieses Attribut ist entscheidend für die Finanzanalyse und Priorisierung. Durch das Filtern von Rechnungen nach ihrem Betrag können Analysten untersuchen, ob hochpreisige Rechnungen einem anderen, strengeren Genehmigungspfad folgen oder anfälliger für Verzögerungen sind. Es ist auch unerlässlich für Dashboards, die den gesamten Rechnungsumsatz verfolgen, sowie für KPIs im Zusammenhang mit der Skontoeinziehung, bei der die potenziellen Einsparungen einen Prozentsatz des Rechnungsbetrags ausmachen.

Es ermöglicht die Analyse finanzieller Auswirkungen, die Priorisierung hochwertiger Rechnungen und hilft zu identifizieren, ob der Rechnungswert die Bearbeitungszeit oder den Pfad beeinflusst.

Dies ist ein Standardfeld, das im Kopfbereich einer Rechnungstransaktionstabelle zu finden ist.

Dieses Attribut gibt die Währung an, in der der Rechnungsbetrag denominiert ist. Es ist essenziell für Organisationen, die international tätig sind und mit Lieferanten aus verschiedenen Ländern zusammenarbeiten. Der Währungscode, der typischerweise dem ISO 4217 Standard folgt, stellt sicher, dass Finanzdaten korrekt interpretiert werden.

In der Analyse wird die Invoice Currency verwendet, um Daten für regionale oder länderspezifische Ansichten zu segmentieren. Sie ist entscheidend für das Financial Reporting, um sicherzustellen, dass Beträge korrekt aggregiert werden, was oft eine Umrechnung in eine Standard-Berichtswährung erfordert. Die Analyse von Prozessvariationen nach Währung kann auch Komplexitäten im Zusammenhang mit internationalen Zahlungen oder dem Devisenmanagement aufzeigen.

Es liefert den notwendigen Kontext für Rechnungsbeträge und ermöglicht eine genaue Finanzanalyse und Segmentierung für globale Operationen.

Dies ist ein Standardfeld, das im Kopfbereich einer Rechnungstransaktionstabelle zu finden ist.

Dieses Attribut erfasst den spezifischen Grund, warum der Fortschritt einer Rechnung gestoppt wurde, sei es durch eine Ablehnung während des Genehmigungs-Workflows oder eine Zahlungssperre nach der Genehmigung. Die Gründe können von „Fehlende Menge“ und „Preisabweichung“ bis hin zu „Fehlende Bestellnummer“ oder „Doppelte Rechnung“ reichen.

Dies ist eines der wichtigsten Attribute für die Root Cause Analysis. Durch die Analyse der Häufigkeit verschiedener Gründe können Organisationen die häufigsten Quellen für Reibung und Ineffizienz im Rechnungsprozess identifizieren. Dieser datengesteuerte Insight ermöglicht es ihnen, zugrunde liegende Probleme anzugehen, wie die Verbesserung der Kommunikation mit Lieferanten, die Erhöhung der PO Compliance oder die Bereitstellung besserer Schulungen für Mitarbeiter.

Dies ist entscheidend für die Root Cause Analysis und hilft, die häufigsten Gründe für Verarbeitungsverzögerungen, Nacharbeit und Ineffizienzen zu identifizieren.

Diese Information ist in spezifischen Feldern wie „Reason Code“ oder „Hold Reason“ in den Rechnungstransaktionsdaten oder den zugehörigen Genehmigungsprotokollen zu finden.

Das Zahlungsfälligkeitsdatum ist ein kritisches Datum, das auf dem Rechnungsdatum und den vereinbarten Zahlungsbedingungen basiert. Es stellt die Zahlungsfrist an den Lieferanten dar, um einen guten Ruf zu wahren und Mahngebühren zu vermeiden.

Dieses Attribut ist fundamental für die Leistungsüberwachung bezüglich pünktlicher Zahlungen. Es wird verwendet, um KPIs wie die Pünktliche Zahlungsrate zu berechnen und Rechnungen zu identifizieren, die überfällig werden könnten. Die Analyse der Lücke zwischen dem Rechnungsfreigabedatum und dem Zahlungsfälligkeitsdatum hilft, die Effizienz der letzten Schritte zur Zahlungsplanung und -ausführung zu bewerten.

Es ist wesentlich für die Messung der Pünktlichkeit von Zahlungen und die Analyse der Ursachen für verspätete Zahlungen.

Dieses Datum ist typischerweise in den Rechnungstransaktionsdetails zu finden. Es kann direkt eingegeben oder aus dem Rechnungsdatum und den Zahlungsbedingungen abgeleitet werden.

Die Bestellnummer (Purchase Order Number) verknüpft eine Rechnung mit einem vorab genehmigten Beschaffungsdokument. Diese Verbindung ist zentral für den Abgleichsprozess, bei dem das System überprüft, ob die Rechnungsdetails, wie Mengen und Preise, mit den in der Bestellung bestellten übereinstimmen.

Dieses Attribut ist entscheidend für die Analyse der Effizienz des Abgleichsprozesses. Eine hohe Rate von Bestell-basierten Rechnungen, die direkt durchlaufen werden, deutet auf einen gesunden Beschaffungsprozess hin. Umgekehrt kann die Analyse von Rechnungen ohne Bestellung einen Wildkauf (Maverick Buying) oder Bereiche aufdecken, in denen Beschaffungsrichtlinien nicht eingehalten werden. Das Vorhandensein oder Fehlen einer Bestellung ist eine gängige Methode zur Segmentierung des Prozesses, um die Effizienz zu vergleichen.

Es hilft, zwischen PO- und Nicht-PO-Rechnungen zu unterscheiden, die oft unterschiedlichen Prozessen folgen und unterschiedliche Effizienzgrade aufweisen.

Diese Kennung ist typischerweise in den Positions- oder Kopfdaten der Rechnungstransaktion zu finden und verknüpft sie mit dem Bestelldokument.

Der Buchungskreis (Company Code) repräsentiert eine spezifische juristische Einheit oder Tochtergesellschaft innerhalb eines größeren Konzerns. In vielen Finanzsystemen werden Transaktionen für Buchhaltungs- und Berichtszwecke nach Buchungskreis getrennt.

Dieses Attribut ermöglicht eine vergleichende Analyse über verschiedene Geschäftsbereiche hinweg. Durch die Segmentierung der Prozesskarte nach Buchungskreis können Analysten die Leistung benchmarken, Best Practices innerhalb einer Einheit identifizieren und systemische Probleme in einer anderen aufdecken. Es ist ein fundamentales Attribut für jede Organisation mit mehr als einer juristischen Einheit, um Prozessvariationen zu verstehen und unternehmensweite Compliance sicherzustellen.

Es ermöglicht das Benchmarking und den Vergleich von Prozessen über verschiedene juristische Einheiten oder Geschäftsbereiche innerhalb einer Organisation hinweg.

Dies ist ein grundlegendes Organisationsfeld, das typischerweise im Kopfbereich aller Finanztransaktionstabellen zu finden ist.

Das Rechnungsdatum ist das vom Lieferanten auf dem Rechnungsdokument selbst angegebene Datum. Es markiert den offiziellen Beginn des Zahlungszyklus aus Sicht des Lieferanten und ist oft die Grundlage für die Berechnung des Zahlungsfälligkeitsdatums gemäß den vereinbarten Zahlungsbedingungen.

Die Analyse der Zeitverzögerung zwischen dem Rechnungsdatum und der Aktivität 'Rechnung erhalten' oder 'Rechnung erfasst' ist entscheidend, um Verzögerungen bei der Rechnungsübermittlung oder -erfassung zu identifizieren. Diese 'Rechnungseingangsverzögerung' kann ein signifikanter verborgener Bestandteil der gesamten Zykluszeit sein, und deren Reduzierung kann die pünktliche Zahlungsleistung verbessern und die Möglichkeiten zur Nutzung von Skonti erhöhen.

Es hilft, die 'Verzögerung des Rechnungseingangs' zwischen der Ausstellung einer Rechnung durch einen Lieferanten und deren Erfassung im System zu messen.

Dies ist ein standardmäßiges Datumsfeld in den Rechnungskopfdaten, oft als „Document Date“ oder „Invoice Date“ bezeichnet.

Der Rechnungsstatus bietet eine Momentaufnahme, wo sich eine Rechnung zum Zeitpunkt der Datenextraktion in ihrem Lebenszyklus befindet. Gängige Status sind 'In Bearbeitung', 'Genehmigt', 'Bezahlt', 'Abgelehnt' oder 'Gesperrt'. Dieses Attribut gibt einen Überblick über den aktuellen Zustand der Rechnung.

Während Process Mining den gesamten Weg rekonstruiert, ist der aktuelle Status für operationale Dashboards wertvoll, die die aktive Arbeitslast überwachen. Er hilft Managern, das Volumen der Rechnungen in jeder Phase zu verstehen, z.B. wie viele auf Genehmigung warten oder gesperrt sind. Dies ermöglicht ein proaktives Management der Rechnungs-Pipeline, um Bottlenecks und Verzögerungen zu vermeiden.

Es bietet eine Momentaufnahme der aktuellen Arbeitslast und hilft, das Rechnungsvolumen in verschiedenen Phasen wie 'Warten auf Genehmigung' oder 'Gesperrt' zu überwachen.

Dies ist typischerweise ein Statusfeld in der Rechnungskopftabelle, das aktualisiert wird, während die Rechnung ihren Lebenszyklus durchläuft.

Zahlungsbedingungen sind die mit einem Lieferanten vereinbarten Konditionen zur Begleichung einer Rechnung. Diese Bedingungen werden typischerweise in einem standardisierten Format ausgedrückt, wie 'Netto 30' (Zahlung fällig in 30 Tagen) oder '2% 10, Netto 30' (2% Skonto bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen, ansonsten der volle Betrag fällig in 30 Tagen).

Dieses Attribut ist essentiell für die Finanzstrategie und Leistungsanalyse. Es bildet die Grundlage für die Berechnung des Zahlungsfälligkeitsdatums und die Identifizierung von Möglichkeiten zur Nutzung von Skonti. Die Analyse des Prozesses nach verschiedenen Zahlungsbedingungen kann aufzeigen, ob bestimmte Bedingungen mit Bearbeitungsverzögerungen korrelieren oder ob die Organisation günstige Skontomöglichkeiten effektiv nutzt.

Es ist entscheidend für die Analyse der Pünktlichkeit von Zahlungen und die Identifizierung von Möglichkeiten zur Nutzung von Skonti.

Diese Information stammt üblicherweise aus den Lieferantenstammdaten und ist im Rechnungskopf angegeben.