Ihr Daten-Template für die Rechnungsverarbeitung im Purchase-to-Pay-Prozess

Der Aktivitätsname bezeichnet einen einzelnen Schritt oder Meilenstein bei der Rechnungsverarbeitung. Beispiele sind „Rechnung eingegangen“, „Rechnung zur Freigabe eingereicht“, „Zahlungssperre eingerichtet“ und „Zahlung ausgeführt“. Dieses Attribut beschreibt, was im Laufe der Zeit mit der Rechnung geschehen ist.

In Process Mining wird dieses Attribut verwendet, um die Prozesslandkarte zu erstellen, die den Workflow visuell darstellt. Die Analyse der Reihenfolge, Häufigkeit und Pfade dieser Aktivitäten hilft, häufige Prozessabläufe, Abweichungen, Engpässe und Nacharbeitsschleifen zu erkennen. Aussagekräftige Aktivitätsnamen mit dem passenden Detaillierungsgrad sind entscheidend für eine nützliche und umsetzbare Prozessanalyse.

Dieses Attribut legt die Prozessschritte fest. Es bildet das Grundgerüst der Prozesslandkarte und ermöglicht alle Analysen des Prozessflusses.

Diese Informationen stammen häufig aus Statusänderungsprotokollen, Ereignistabellen oder Transaktionscodes im Quellsystem.

Die Ereigniszeit oder Startzeit gibt das genaue Datum und die Uhrzeit einer Geschäftsaktivität an. Jeder Aktivität im Prozess, vom „Rechnungseingang“ bis zur „Zahlungsausführung“, ist ein Timestamp zugeordnet. Diese chronologischen Angaben sind erforderlich, um Ereignisse zu ordnen und Zeitspannen zu berechnen.

Dieses Attribut ordnet Ereignisse chronologisch, damit sich der Prozessablauf für jeden Case erstellen lässt. Es bildet die Grundlage für alle zeitbezogenen Analysen, darunter die Berechnung von Durchlaufzeiten zwischen Aktivitäten, das Erkennen von Zeitverlusten durch Engpässe und die Überwachung der Leistung anhand von Service-Level-Vereinbarungen. Genaue Timestamps sind entscheidend für zuverlässige Process-Mining-Analysen.

Das Attribut gibt die chronologische Reihenfolge der Ereignisse vor und bildet die Grundlage für alle Leistungs- und Zeitberechnungen, etwa für die Durchlaufzeit.

Diese Angabe findet sich üblicherweise in Event Logs oder als Feld „Erstellungsdatum“ beziehungsweise „Erfassungsdatum“ zu jeder Transaktion oder Statusänderung.

Die Rechnungsnummer ist der eindeutige alphanumerische Code, den ein Lieferant einer Rechnung zuweist. In Process Mining ist dieses Attribut besonders wichtig, da es in der Regel als Case-ID dient und den Weg jeder Rechnung vom Eingang bis zur Zahlung eindeutig kennzeichnet.

Wenn Sie die Rechnungsnummer als Case-ID verwenden, lassen sich alle zugehörigen Aktivitäten wie „Rechnung eingegangen“, „Rechnung freigegeben“ und „Zahlung ausgeführt“ miteinander verknüpfen. So können Sie den durchgängigen Prozess für die jeweilige Rechnung rekonstruieren. Das ermöglicht eine detaillierte Analyse der Durchlaufzeiten, Prozesspfade und Abweichungen für jeden einzelnen Case und bildet die Grundlage der Prozessanalyse.

Diese wichtige Case-Kennung verknüpft alle zugehörigen Ereignisse und ermöglicht es, den gesamten Lebenszyklus einer einzelnen Rechnung nachzuvollziehen.

Dieses zentrale Feld befindet sich üblicherweise im Kopf einer Rechnungstransaktionstabelle.

Dieses Attribut erfasst Datum und Uhrzeit der letzten Extraktion oder Aktualisierung der Daten. Als Metadatenfeld gibt es an, wie aktuell der analysierte Datensatz ist.

Die Angabe wird zwar nicht direkt zum Erstellen der Prozesslandkarte verwendet, ist aber wichtig, um die Aktualität der Analyse einzuschätzen. Benutzer können damit erkennen, ob sie Echtzeitdaten oder einen Datenstand zu einem bestimmten Zeitpunkt betrachten. Das ist eine wichtige Grundlage für fundierte operative Entscheidungen. Außerdem hilft das Attribut, Zustand und Aktualisierungsfrequenz der Datenpipeline zu überwachen.

Die Angabe zeigt, wie aktuell die Daten sind, und hilft Benutzern einzuschätzen, auf welchem Stand die Prozessanalyse ist.

Dieser Timestamp wird üblicherweise während der Datenextraktion, -transformation und -ladung (ETL) erzeugt und dem Datensatz hinzugefügt.

Das Attribut „Quellsystem“ bezeichnet die Anwendung oder Plattform, in der das Ereignis der Rechnungsverarbeitung erfasst wurde. In komplexen IT-Landschaften kann eine Rechnung mehrere Systeme durchlaufen, etwa eine Scanlösung, ein Workflow-Tool und ein ERP-System.

Die Kenntnis des Quellsystems liefert Kontext zu den Daten und hilft bei der Untersuchung von Datenqualitätsproblemen. Außerdem können Sie damit Prozesse analysieren, die Systemgrenzen überschreiten, und mögliche Integrationsprobleme oder Verzögerungen bei der Übergabe zwischen Anwendungen erkennen. Das ist besonders hilfreich, wenn Daten aus älteren und modernen Systemen zusammengeführt werden.

Das Attribut liefert Kontext zur Herkunft der Daten. Das ist wichtig, um Daten zu prüfen und Prozesse über mehrere IT-Systeme hinweg zu analysieren.

Dabei handelt es sich häufig um einen statischen Wert, der bei der Datenextraktion hinzugefügt wird, oder um ein Feld in Systemprotokollen, das den Anwendungsnamen oder die Anwendungs-ID angibt.

Das Benutzer-Attribut bezeichnet die Person oder das automatisierte System, die beziehungsweise das für einen bestimmten Schritt im Workflow der Rechnungsverarbeitung verantwortlich ist. Das kann ein Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung sein, der die Rechnung erfasst hat, eine Führungskraft, die sie freigegeben hat, oder ein automatisierter Bot, der einen Abgleich durchgeführt hat.

Die Auswertung nach Benutzer ist wichtig, um die Arbeitslast zu verteilen, die individuelle Leistung zu beurteilen und Schulungsbedarf zu erkennen. Sie können die Prozesslandkarte nach Benutzern filtern und so nachvollziehen, wie verschiedene Teams oder einzelne Personen Rechnungen bearbeiten. Dabei werden Unterschiede in den Workflows sichtbar. Die Analyse zeigt, wer besonders gute Ergebnisse erzielt, wo es Probleme bei der Weiterleitung gibt und welche Benutzer zusätzliche Unterstützung oder eine Schulung zu den Unternehmensvorgaben benötigen.

So lassen sich die Arbeitslastverteilung und die Leistung der Benutzer analysieren sowie Prozessabweichungen zwischen Teams und einzelnen Personen erkennen.

Diese Information steht in der Regel in den Transaktionsdetails, häufig unter Bezeichnungen wie „Benutzername“, „Erfasst von“, „Geändert von“ oder „Freigeber“.

Das Attribut „Endzeit“ erfasst den genauen Zeitpunkt, zu dem ein Prozessschritt abgeschlossen wird. Es ist entscheidend, um die Dauer von Aktivitäten präzise zu berechnen, eine zentrale Kennzahl im Process Mining. Durch den Vergleich von Start- und Endzeit können Analysten messen, wie lange einzelne Schritte dauern, und Engpässe sowie Verbesserungspotenziale erkennen.

In der Analyse dient die Endzeit dazu, Durchlaufzeiten für einzelne Aktivitäten und ganze Prozessabschnitte zu berechnen. So lässt sich beispielsweise die Dauer des Schritts „Rechnungsfreigabe“ ermitteln, indem die Startzeit von der Endzeit der Aktivität „Rechnung freigegeben“ abgezogen wird. Diese Daten unterstützen den Aufbau von Leistungs-Dashboards, die Festlegung von Vergleichswerten und die Überwachung der Auswirkungen von Prozessänderungen.

Damit lassen sich Aktivitätsdauern präzise berechnen. Das ist wichtig, um Engpässe zu erkennen und die Verarbeitungseffizienz zu messen.

Die Angabe findet sich in Systemprotokollen oder Transaktionsdaten, häufig als Feld „Abschlussdatum“, „Änderungsdatum“ oder als eigener Timestamp für den Abschluss der Aktivität.

Dieses Attribut erfasst den konkreten Grund, aus dem die Bearbeitung einer Rechnung unterbrochen wurde: entweder durch eine Ablehnung im Freigabe-Workflow oder durch eine Zahlungssperre nach der Freigabe. Gründe können beispielsweise „Falsche Menge“, „Preisabweichung“, „Bestellnummer fehlt“ oder „Doppelte Rechnung“ sein.

Das Attribut zählt zu den wichtigsten für die Ursachenanalyse. Durch die Auswertung der Häufigkeit einzelner Gründe können Unternehmen die häufigsten Ursachen für Reibungsverluste und Ineffizienz im Rechnungsprozess ermitteln. Diese datengetriebenen Erkenntnisse helfen, grundlegende Probleme anzugehen, etwa durch eine bessere Abstimmung mit Lieferanten, eine konsequentere Einhaltung der Bestellvorgaben oder gezielte Schulungen für Mitarbeitende.

Das Attribut ist für die Ursachenanalyse entscheidend und hilft, die häufigsten Gründe für Verzögerungen, Nacharbeit und Ineffizienz bei der Bearbeitung zu erkennen.

Diese Information steht in den Rechnungstransaktionsdaten oder den zugehörigen Freigabeprotokollen in Feldern wie „Reason Code“ oder „Hold Reason“.

Dieses Attribut enthält den Namen des externen Unternehmens, das die Rechnung ausgestellt hat. Es ordnet den Geschäftsvorfall einer konkreten Lieferantenbeziehung zu und liefert damit wichtigen Kontext. Einheitliche und korrekte Lieferantendaten sind entscheidend für verlässliche Berichte und Analysen.

Im Process Mining dient der Lieferantenname als wichtige Dimension für die Segmentierung. Analysten können den Prozess filtern, um die Rechnungsbearbeitung bei Lieferanten mit hohem Rechnungsvolumen oder häufigen Problemen zu untersuchen. So lassen sich Lieferanten erkennen, deren Rechnungen oft fehlerhaft sind und dadurch Verzögerungen oder Nacharbeit verursachen. Die Auswertung unterstützt außerdem strategische Vorhaben wie das Lieferantenleistungsmanagement und die Auswahl bevorzugter Lieferanten.

Damit können Sie den Prozess nach Lieferanten segmentieren und die Leistung je Lieferant auswerten. Das ist wichtig für das Lieferantenmanagement und hilft, Ursachen für problematische Rechnungen zu erkennen.

Der Lieferantenname steht üblicherweise in den Rechnungs-Kopfdaten und wird anhand einer Lieferanten-ID mit der Lieferantenstammdatentabelle verknüpft.

Der Rechnungsbetrag umfasst den Gesamtwert der Rechnung einschließlich aller Positionen, Steuern und Gebühren. Als grundlegendes Finanzattribut gibt er an, welchen finanziellen Umfang jeder Case hat. Häufig wird er zusammen mit anderen Attributen ausgewertet, um seinen Einfluss auf den Prozess zu bestimmen.

Dieses Attribut ist für Finanzanalysen und die Priorisierung wichtig. Wenn Analysten Rechnungen nach Betrag filtern, können sie untersuchen, ob Rechnungen mit hohem Wert einen anderen, strengeren Freigabeweg durchlaufen oder häufiger Verzögerungen aufweisen. Der Rechnungsbetrag ist außerdem eine wichtige Kennzahl für Dashboards, die den Gesamtwert der bearbeiteten Rechnungen erfassen, sowie für KPIs zur Nutzung von Skonti, deren Einsparpotenzial als Prozentsatz des Rechnungsbetrags berechnet wird.

Damit können Sie die finanziellen Auswirkungen analysieren, Rechnungen mit hohem Wert priorisieren und feststellen, ob der Rechnungsbetrag die Bearbeitungszeit oder den Prozessweg beeinflusst.

Dieses Standardfeld befindet sich im Kopfbereich einer Rechnungstransaktionstabelle.

Dieses Attribut gibt an, in welcher Währung der Rechnungsbetrag ausgewiesen ist. Es ist für international tätige Unternehmen wichtig, die mit Lieferanten aus verschiedenen Ländern zusammenarbeiten. Der Währungscode folgt üblicherweise dem Standard ISO 4217 und stellt sicher, dass Finanzdaten korrekt interpretiert werden.

In der Analyse dient die Rechnungswährung dazu, Daten nach Regionen oder Ländern zu segmentieren. Für die Finanzberichterstattung müssen Beträge korrekt aggregiert werden, wofür sie häufig in eine einheitliche Berichtswährung umgerechnet werden. Eine Auswertung der Prozessabweichungen nach Währung kann außerdem auf Besonderheiten bei internationalen Zahlungen oder beim Devisenmanagement hinweisen.

Die Rechnungswährung liefert den nötigen Kontext zu den Rechnungsbeträgen und ermöglicht präzise Finanzanalysen sowie die Segmentierung internationaler Geschäftsabläufe.

Dieses Standardfeld befindet sich im Kopfbereich einer Rechnungstransaktionstabelle.

Das Zahlungsziel wird anhand des Rechnungsdatums und der vereinbarten Zahlungsbedingungen berechnet. Es bezeichnet die Frist, bis zu der die Zahlung beim Lieferanten eingehen muss, um den Zahlungsverpflichtungen nachzukommen und Verzugsgebühren zu vermeiden.

Dieses Attribut ist grundlegend für die Überwachung pünktlicher Zahlungen. Es dient zur Berechnung von KPIs wie der Pünktlichkeitsquote und hilft, Rechnungen zu erkennen, bei denen eine Überfälligkeit droht. Der Abstand zwischen dem Freigabedatum der Rechnung und dem Zahlungsziel zeigt, wie effizient die abschließende Zahlungsplanung und -ausführung ablaufen.

Das Attribut ist wichtig, um die Pünktlichkeit von Zahlungen zu messen und die Ursachen verspäteter Zahlungen zu analysieren.

Dieses Datum steht üblicherweise in den Transaktionsdetails der Rechnung. Es kann direkt erfasst oder aus dem Rechnungsdatum und den Zahlungsbedingungen abgeleitet werden.

Die Bestellnummer verknüpft eine Rechnung mit einem vorab freigegebenen Beschaffungsdokument. Diese Verknüpfung ist zentral für den Abgleich: Das System prüft, ob Rechnungsangaben wie Mengen und Preise mit der Bestellung übereinstimmen.

Dieses Attribut ist wichtig, um die Effizienz des Abgleichs zu analysieren. Ein hoher Anteil bestellbezogener Rechnungen, die ohne manuelle Eingriffe verarbeitet werden, spricht für einen gut funktionierenden Beschaffungsprozess. Umgekehrt können Rechnungen ohne Bestellung auf nicht genehmigte Beschaffungen oder auf Bereiche hinweisen, in denen Beschaffungsrichtlinien nicht eingehalten werden. Ob eine Bestellung vorliegt, ist ein gängiges Kriterium, um die Prozesseffizienz zu vergleichen.

Damit können Sie Rechnungen mit und ohne Bestellung unterscheiden. Sie durchlaufen häufig unterschiedliche Prozesse und weisen unterschiedliche Effizienzwerte auf.

Diese Kennung steht üblicherweise in den Positions- oder Kopfdaten der Rechnungstransaktion und verknüpft die Rechnung mit dem Beschaffungsdokument.

Der Buchungskreis bezeichnet eine bestimmte juristische Person oder Tochtergesellschaft innerhalb eines größeren Konzerns. In vielen Finanzsystemen werden Transaktionen für Buchhaltung und Berichterstattung nach Buchungskreisen getrennt.

Dieses Attribut ermöglicht Vergleiche zwischen verschiedenen Geschäftseinheiten. Wenn Analysten die Prozesslandkarte nach Buchungskreis segmentieren, können sie die Leistung vergleichen, bewährte Vorgehensweisen in einer Einheit erkennen und systematische Probleme in einer anderen aufdecken. Für Unternehmen mit mehreren juristischen Personen ist dieses grundlegende Attribut wichtig, um Prozessabweichungen zu verstehen und die konzernweite Compliance sicherzustellen.

Damit können Sie Prozesse verschiedener juristischer Personen oder Geschäftseinheiten innerhalb einer Organisation vergleichen und ihre Leistung gegenüberstellen.

Dieses grundlegende Organisationsfeld steht üblicherweise im Kopfbereich aller Finanztransaktionstabellen.

Das Rechnungsdatum ist das Datum, das der Lieferant auf der Rechnung angegeben hat. Aus Sicht des Lieferanten markiert es den offiziellen Beginn des Zahlungszyklus und dient häufig als Grundlage für die Berechnung des Zahlungsziels gemäß den vereinbarten Zahlungsbedingungen.

Die Zeitspanne zwischen dem Rechnungsdatum und der Aktivität „Rechnung eingegangen“ oder „Rechnung erfasst“ ist wichtig, um Verzögerungen bei der Einreichung oder Erfassung von Rechnungen zu erkennen. Diese Verzögerung beim Rechnungseingang kann einen erheblichen, oft übersehenen Anteil der gesamten Durchlaufzeit ausmachen. Wird sie verkürzt, können Zahlungen pünktlicher erfolgen und Skontomöglichkeiten häufiger genutzt werden.

Damit lässt sich die Verzögerung zwischen der Ausstellung einer Rechnung durch den Lieferanten und ihrer Erfassung im System messen.

Dieses Standard-Datumsfeld steht in den Rechnungskopfdaten und heißt häufig „Belegdatum“ oder „Rechnungsdatum“.

Der Rechnungsstatus zeigt, an welcher Stelle des Lebenszyklus sich eine Rechnung zum Zeitpunkt der Datenextraktion befindet. Gängige Statuswerte sind „In Bearbeitung“, „Genehmigt“, „Bezahlt“, „Abgelehnt“ oder „Gesperrt“. Das Attribut gibt einen Überblick über den aktuellen Stand der Rechnung.

Process Mining rekonstruiert zwar den gesamten Prozessverlauf, doch der aktuelle Status ist für operative Dashboards zur Überwachung der laufenden Arbeit hilfreich. Führungskräfte sehen damit, wie viele Rechnungen sich in den einzelnen Phasen befinden, etwa wie viele auf eine Freigabe warten oder gesperrt sind. So lässt sich der Rechnungsdurchlauf vorausschauend steuern und Engpässen sowie Verzögerungen entgegenwirken.

Der Status gibt einen Überblick über die aktuelle Arbeitslast und zeigt, wie viele Rechnungen sich in den einzelnen Phasen befinden, etwa „Wartet auf Freigabe“ oder „Gesperrt“.

Üblicherweise handelt es sich um ein Statusfeld in der Rechnungskopftabelle, das beim Durchlaufen des Lebenszyklus aktualisiert wird.

Die Zahlungsbedingungen legen fest, welche Konditionen mit einem Lieferanten für die Begleichung einer Rechnung vereinbart wurden. Sie werden häufig in standardisierter Form angegeben, zum Beispiel als „Net 30“ (Zahlung innerhalb von 30 Tagen) oder „2 % 10, Net 30“ (2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen, andernfalls ist der volle Betrag innerhalb von 30 Tagen fällig).

Dieses Attribut ist wichtig für die Finanzstrategie und die Leistungsanalyse. Es bildet die Grundlage für die Berechnung des Zahlungsziels und hilft, Möglichkeiten für Skontoabzüge zu erkennen. Eine Auswertung des Prozesses nach Zahlungsbedingungen kann zeigen, ob bestimmte Konditionen mit Verzögerungen einhergehen oder ob das Unternehmen günstige Skontomöglichkeiten konsequent nutzt.

Das Attribut ist entscheidend, um die Pünktlichkeit von Zahlungen auszuwerten und Möglichkeiten für Skontoabzüge zu erkennen.

Diese Information stammt üblicherweise aus den Lieferantenstammdaten und ist im Rechnungskopf angegeben.