Ihr Daten-Template für die Kreditorenrechnungsverarbeitung

Der Aktivitätsname bezeichnet eine bestimmte Aktion, Statusänderung oder einen Meilenstein im Ablauf der Rechnungsbearbeitung. Jedes erfasste Ereignis zu einer Rechnung, etwa „Rechnung geprüft“, „Zur Freigabe eingereicht“ oder „Zahlung ausgeführt“, wird durch einen eigenen Aktivitätsnamen dargestellt.

Dieses Attribut bildet das Grundgerüst der Prozesslandkarte: Jeder eindeutige Wert wird zu einem Knoten im visualisierten Prozessablauf. Die Analyse der Reihenfolge, Häufigkeit und Dauer dieser Aktivitäten ist zentral für Process Mining. Sie hilft, häufige Abläufe, Abweichungen und Nacharbeitsschleifen zu erkennen und zeigt, was im Prozess tatsächlich geschieht.

Legt die Schritte in der Prozesslandkarte fest und ermöglicht die Visualisierung und Analyse des Prozessablaufs, seiner Engpässe und Abweichungen.

Wird in der Regel aus Transaktionscodes, Event Logs, Feldern für Statusänderungen oder bestimmten Benutzeraktionen im Quellsystem abgeleitet.

Die Ereigniszeit erfasst den genauen Zeitpunkt, zu dem eine bestimmte Aktivität im Ablauf der Rechnungsbearbeitung stattgefunden hat. Zu jeder Aktivität, vom Rechnungseingang bis zum Rechnungsausgleich, gehört ein Timestamp.

Dieses Attribut ist für die Leistungsanalyse entscheidend. Damit lassen sich Zykluszeiten zwischen Aktivitäten, etwa für Freigabe und Zahlung, sowie die gesamte Durchlaufzeit jeder Rechnung berechnen. Anhand dieser Zeitspannen können Unternehmen Engpässe erkennen, die Leistung mit Service Level Agreements (SLAs) vergleichen und Möglichkeiten zur Beschleunigung ermitteln. Außerdem lassen sich die Ereignisse chronologisch ordnen und Prozessabläufe präzise rekonstruieren.

Unverzichtbar, um Zykluszeiten zu berechnen, Engpässe zu erkennen und die chronologische Abfolge der Prozessereignisse zu analysieren.

Zu finden in Systemprotokollen, Datumsfeldern für die Erstellung oder Änderung von Transaktionen sowie in Ereignis-Timestamps zu Rechnungsdokumenten.

Die Rechnungs-ID ist ein eindeutiger alphanumerischer Code, der jeder von einem Lieferanten eingegangenen Rechnung zugewiesen wird. Sie dient als zentrale Referenz für alle Aktivitäten und Daten zu dieser Rechnung, vom Eingang bis zur endgültigen Zahlung und zum Ausgleich.

Im Process Mining ist die Rechnungs-ID grundlegend. Sie fungiert als Case-ID und ermöglicht es der Software, die Ereignisfolge (z. B. „Rechnung eingegangen“, „Freigegeben“, „Bezahlt“) zu einem zusammenhängenden Prozessablauf für eine einzelne Rechnung zusammenzuführen. So lassen sich Prozessvarianten, Zykluszeiten und Engpässe für jede Rechnung analysieren und nachvollziehen, wie die einzelnen Rechnungen bearbeitet werden.

Dieses besonders wichtige Attribut führt alle zugehörigen Prozessschritte in einem Case zusammen und ermöglicht so die durchgängige Analyse und Visualisierung des Prozesses.

In der Regel in den Kopfdaten der Rechnung oder in den Tabellen für Kreditorenbuchungen des Quellsystems zu finden.

Der Timestamp der letzten Datenaktualisierung gibt an, wann die Daten zuletzt aus dem Quellsystem extrahiert und in die Process-Mining-Umgebung geladen wurden. Er bezeichnet nicht den Zeitpunkt des Geschäftsereignisses, sondern zeigt, wie aktuell die analysierten Daten sind.

Dieses Attribut ist für Data Governance wichtig und hilft Benutzern, die Aktualität der Erkenntnisse einzuschätzen. Es bestätigt, dass die Analyse auf aktuellen Informationen beruht, und kann zur Überwachung des Zustands und der Aktualisierungshäufigkeit der Datenpipeline dienen. So wissen Beteiligte, wie aktuell die Daten sind, wenn sie Entscheidungen auf Grundlage der Prozess-Dashboards und Analysen treffen.

Wichtig für Data Governance: Benutzer können damit die Aktualität der analysierten Daten einschätzen, was das Vertrauen in die Erkenntnisse stärkt.

Dieser Timestamp wird in der Regel während des Prozesses zur Extraktion, Transformation und zum Laden der Daten (ETL) erzeugt und hinzugefügt.

Dieses Attribut bezeichnet das ursprüngliche IT-System, in dem die Ereignisdaten erzeugt oder erfasst wurden, etwa ein ERP-System, ein Dokumentenmanagementsystem oder ein Workflow-Tool. Wenn mehrere Systeme am Kreditorenprozess beteiligt sind, lässt sich damit die Herkunft der einzelnen Aktivitäten unterscheiden.

Die Analyse nach Quellsystem hilft, Prozessfragmentierung und Herausforderungen bei der Datenintegration zu verstehen. Sie kann zeigen, ob Verzögerungen oder Probleme bei Übergaben zwischen Systemen auftreten. Das Attribut ist auch für Data Governance und Validierung wichtig, damit die Prozessansicht den Beitrag jedes Systems korrekt wiedergibt.

Gibt Aufschluss über die Herkunft der Daten. Das ist wichtig für die Datenvalidierung und Fehlerbehebung sowie für die Analyse von Prozessabweichungen zwischen verschiedenen Systemen.

In der Regel ein statischer Wert, der bei der Datenextraktion hinzugefügt wird oder in den Kopfzeilen der Systemprotokolle verfügbar ist.

Der Benutzername bezeichnet den Mitarbeitenden oder Systembenutzer, der für einen bestimmten Prozessschritt verantwortlich ist, etwa die Erfassung, Freigabe oder Buchung einer Rechnung. Bei automatisierten Schritten kann es sich um die ID eines System- oder Batch-Benutzers handeln.

Dieses Attribut ermöglicht eine menschenbezogene Sicht auf den Prozess. Es dient der Analyse der Arbeitsverteilung und der Leistung einzelner Mitarbeitender oder Teams sowie der Ermittlung von Schulungsbedarf. Wenn Unternehmen Aktivitäten nach Benutzer verfolgen, können sie Nacharbeitsschleifen aufdecken, die durch bestimmte Personen entstehen, festgefahrene Freigaben erkennen und die ordnungsgemäße Funktionstrennung sicherstellen. Das Attribut ist wichtig, um den menschlichen Anteil am Kreditorenprozess zu verstehen.

Ermöglicht die Analyse der Leistung von Teams und einzelnen Mitarbeitenden sowie der Arbeitsverteilung und hilft, Schulungsbedarf oder Compliance-Probleme zu erkennen.

In der Regel in Event Logs oder in den Feldern „Geändert von“ und „Erstellt von“ der Transaktionstabellen zu finden.

Die Bestellnummer ist die Referenz-ID des Dokuments, mit dem der Einkauf von Waren oder Dienstleistungen beim Lieferanten ursprünglich genehmigt wurde. Rechnungen können sich auf eine Bestellung beziehen oder ohne Bestellbezug eingehen.

Dieses Attribut ist für die Analyse des Rechnungsabgleichs entscheidend. Damit lassen sich Rechnungen mit und ohne Bestellbezug unterscheiden, die häufig sehr unterschiedliche Prozessabläufe durchlaufen. Die Analyse kann sich auf die Effizienz des Drei-Wege-Abgleichs zwischen Bestellung, Wareneingang und Rechnung konzentrieren, Gründe für fehlgeschlagene Abgleiche ermitteln und die KPI für die Erstabgleichsquote messen. Fehlt bei einer Rechnung, für die eine Bestellung erforderlich ist, die Bestellnummer, kann das auf ein Compliance-Problem im Prozess hindeuten.

Entscheidend für die Analyse der Effizienz des Rechnungsabgleichs, die Unterscheidung von Prozessen mit und ohne Bestellbezug sowie die Erkennung von Compliance-Problemen.

In den Rechnungsbuchungsdaten zu finden, häufig in einem Referenzfeld, das auf das Einkaufsmodul verweist.

Der Buchungskreis ist ein eindeutiger Schlüssel für eine eigenständige juristische Person oder ein Unternehmen innerhalb einer Organisation. Rechnungen werden für einen bestimmten Buchungskreis bearbeitet und gebucht.

Dieses Attribut ist eine grundlegende Dimension für Vergleichsanalysen in Unternehmen mit mehreren Gesellschaften. Damit können Sie die Leistung der Kreditorenprozesse verschiedener Unternehmen, Tochtergesellschaften oder Geschäftseinheiten vergleichen. Die Analyse kann zeigen, ob bestimmte Einheiten effizienter arbeiten, einen höheren Automatisierungsgrad erreichen oder häufiger von Zahlungssperren betroffen sind. So lassen sich bewährte Vorgehensweisen vereinheitlichen und regionale oder unternehmensspezifische Probleme erkennen.

Ermöglicht den Vergleich von Prozessen zwischen verschiedenen juristischen Personen oder Geschäftseinheiten und hilft, Vorgehensweisen zu vereinheitlichen sowie lokale Probleme zu erkennen.

Im Kopf von Finanz- oder Rechnungsbuchungsdokumenten zu finden; gibt die buchende Einheit an.

Der Lieferantenname bezeichnet den rechtlichen oder geschäftlichen Namen des Lieferanten, der Waren oder Dienstleistungen bereitstellt. Dieses Attribut liefert wichtigen geschäftlichen Kontext zu jeder Rechnung.

Wenn Sie den Prozess nach Lieferantennamen aufschlüsseln, können Sie Leistung und Geschäftsbeziehungen mit einzelnen Lieferanten bewerten. So lassen sich Fragen beantworten wie: „Bei welchen Lieferanten dauern Freigaben am längsten?“, „Gibt es bei bestimmten Lieferanten häufig Abweichungen auf Rechnungen?“ oder „Nutzen wir Skonti für wichtige Lieferanten konsequent?“ Diese Sicht ist für Einkauf und Lieferantenmanagement wichtig.

Ermöglicht die Leistungsanalyse nach Lieferant und hilft, problematische Geschäftsbeziehungen, die Einhaltung von Zahlungsbedingungen und Prozessabweichungen je Lieferant zu erkennen.

In den Stammdatentabellen der Lieferanten zu finden und über eine Lieferanten-ID mit den Rechnungsbuchungsdaten verknüpft.

Der Rechnungsbetrag bezeichnet den gesamten Bruttowert der vom Lieferanten eingereichten Rechnung. Er ist eine wichtige finanzielle Kennzahl für jeden Case.

Dieses Attribut wird häufig in der Finanz- und Leistungsanalyse verwendet. Damit lassen sich Prozesse nach finanzieller Bedeutung filtern, etwa um Rechnungen mit hohem Wert gesondert zu analysieren. Außerdem können Sie Freigabeengpässe bei Rechnungen über einem bestimmten Schwellenwert erkennen und die finanziellen Auswirkungen ineffizienter Abläufe berechnen. So lässt sich beispielsweise der Wert gesperrter Rechnungen beziffern oder die Automatisierung von Rechnungen mit hohem Volumen und geringem Wert priorisieren. Der Rechnungsbetrag ist eine grundlegende Dimension für nahezu alle Dashboards zur Kreditorenbuchhaltung.

Ermöglicht die Analyse finanzieller Auswirkungen, etwa die Bezifferung gesperrter Zahlungen, und hilft, Rechnungen nach ihrer finanziellen Bedeutung zu priorisieren.

In der Regel in den Kopf- oder Positionsdatentabellen der Rechnungsbuchungsdaten zu finden.

Das Rechnungsfälligkeitsdatum ist der berechnete Termin, bis zu dem die Zahlung beim Lieferanten eingehen muss, damit sie fristgerecht erfolgt und keine Verzugsgebühren oder sonstigen Strafen anfallen. Es wird in der Regel anhand des Rechnungsdatums und der vereinbarten Zahlungsbedingungen berechnet, zum Beispiel netto 30 Tage.

Dieses Attribut ist wichtig, um die Zahlungsleistung zu messen. Es bildet die Grundlage für die Berechnung der KPI zur fristgerechten Zahlungsquote und für die Erkennung verspäteter Zahlungen. Durch den Vergleich des Fälligkeitsdatums mit dem tatsächlichen Zahlungsdatum können Unternehmen die Pünktlichkeit ihrer Zahlungen analysieren, Lieferantenbeziehungen verbessern, Strafen vermeiden und ihren Cashflow gezielt steuern.

Entscheidend für die Messung fristgerechter Zahlungen, die Steuerung des Cashflows und die Vermeidung von Verzugsstrafen.

Dieses Datum wird häufig vom Quellsystem anhand des Rechnungsdatums und der Zahlungsbedingungen berechnet und im Rechnungskopf gespeichert.

Dieses boolesche Attribut gibt an, ob ein bestimmter Prozessschritt von einem Systembenutzer, etwa durch Automatisierung, Workflow oder Batch-Job, oder von einem Menschen ausgeführt wurde. So lassen sich manuelle und automatisierte Aktivitäten unterscheiden.

Die Analyse dieses Attributs ist grundlegend, um den Automatisierungsgrad des Kreditorenprozesses zu verstehen und den Erfolg digitaler Transformationsinitiativen zu messen. Anhand der Rechnungen, die ohne manuelle Eingriffe bearbeitet werden, lässt sich die Straight-Through-Processing-Rate (STP) berechnen. Der Leistungsvergleich automatisierter und manueller Abläufe kann eine fundierte Grundlage für weitere Investitionen in die Automatisierung schaffen, indem Zeit- und Kosteneinsparungen beziffert werden.

Ermöglicht die Messung des Automatisierungsgrads, etwa der Straight-Through-Processing-Rate, und hilft, die Auswirkungen der Automatisierung auf die Prozesseffizienz zu beziffern.

Wird häufig daraus abgeleitet, ob der „UserName“ einer Aktivität einer bekannten System- oder Batch-Benutzer-ID entspricht.

Die Rechnungswährung gibt an, in welcher Währung der Rechnungsbetrag ausgewiesen ist. Das ist besonders für international tätige Unternehmen wichtig, die mit Lieferanten in verschiedenen Ländern zusammenarbeiten.

Für die Analyse ist dieses Attribut unverzichtbar, um den Rechnungsbetrag korrekt zu interpretieren und präzise Finanzberechnungen durchzuführen. Sie können den Prozess nach Währung filtern, um regionale Unterschiede oder währungsspezifische Herausforderungen zu erkennen. In Verbindung mit Wechselkursdaten lassen sich Finanzwerte in eine einheitliche Berichtswährung umrechnen und weltweit konsistent analysieren.

Liefert den nötigen Kontext zum Rechnungsbetrag und ermöglicht eine präzise Finanzanalyse sowie die Aufschlüsselung von Prozessen in international tätigen Unternehmen.

In der Regel im Rechnungskopf neben dem Rechnungsbetrag zu finden.

Ein Sperrgrund ist ein Code oder Text, der erklärt, warum eine Rechnung absichtlich nicht zur Zahlung weitergeleitet wird. Häufige Gründe sind Abweichungen bei Menge oder Preis, ein fehlender Wareneingang oder eine erforderliche Qualitätsprüfung.

Dieses Attribut ist wichtig, um Ausnahmen und Nacharbeit auf ihre Ursachen zurückzuführen. Durch die Analyse der Häufigkeit und Auswirkungen verschiedener Sperrgründe können Unternehmen die häufigsten Ursachen für Ineffizienz im Kreditorenprozess ermitteln. Darauf aufbauend lassen sich gezielte Verbesserungen umsetzen, etwa die Bestellgenauigkeit bei Lieferanten zu erhöhen oder den Wareneingang zu vereinfachen. Weniger Zahlungssperren tragen wesentlich zu einer höheren Straight-Through-Processing-Rate (STP) bei.

Unverzichtbar für die Ursachenanalyse von Zahlungssperren und hilft, die wichtigsten Treiber von Ineffizienz und Nacharbeit im Prozess zu ermitteln.

Im Rechnungsdokument oder in einer zugehörigen Statustabelle zu finden; wird häufig ausgefüllt, wenn die Aktivität „Gesperrt“ auftritt.

Die Zahlungsbedingungen legen fest, unter welchen Voraussetzungen eine Rechnung bezahlt werden soll. Dazu gehören häufig die Zahlungsfrist, etwa 30 Tage netto, und mögliche Skonti für vorzeitige Zahlung, zum Beispiel 2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen.

Dieses Attribut liefert wichtigen Kontext für die Analyse der finanziellen Leistung. Es dient zur Berechnung des Rechnungsfälligkeitsdatums und zur Ermittlung von Möglichkeiten, Skonti für vorzeitige Zahlungen in Anspruch zu nehmen. Wenn Unternehmen die Prozessleistung nach Zahlungsbedingungen analysieren, erkennen sie, ob sie Skontomöglichkeiten aufgrund langer interner Durchlaufzeiten regelmäßig verpassen. So wird der Zusammenhang zwischen Prozesseffizienz und finanziellen Einsparungen sichtbar.

Bestimmt die Berechnung des Rechnungsfälligkeitsdatums und ist entscheidend für die Analyse der Skontonutzung. So wird der Zusammenhang zwischen Prozesseffizienz und Kosteneinsparungen deutlich.

Stammt in der Regel aus den Lieferantenstammdaten und wird bei der Erstellung in den Rechnungskopf übernommen.

Das Zahlungsdatum ist der Timestamp, der angibt, wann die Mittel für eine bestimmte Rechnung an den Lieferanten ausgezahlt wurden. Dieser wichtige Meilenstein markiert häufig das Ende des Hauptablaufs.

Bei der Process-Mining-Analyse wird das Zahlungsdatum mit dem Rechnungsfälligkeitsdatum verglichen, um festzustellen, ob die Zahlung fristgerecht, vorzeitig oder verspätet erfolgte. Es ist eine zentrale Grundlage für die Berechnung wichtiger KPIs wie der fristgerechten Zahlungsquote und für die Analyse von Möglichkeiten, Skonti für vorzeitige Zahlungen in Anspruch zu nehmen. Auch der Zeitraum zwischen Rechnungsfreigabe und Zahlung kann Ineffizienzen bei der Zahlungsabwicklung oder im Treasury aufzeigen.

Unverzichtbar für die Berechnung fristgerechter Zahlungsquoten, die Analyse des Zahlungsverhaltens und die Ermittlung von Möglichkeiten, Skonti für vorzeitige Zahlungen in Anspruch zu nehmen.

In den Zahlungs- oder Ausgleichsdaten zu finden, die mit der ursprünglichen Rechnungsbuchung verknüpft sind.