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Verbessern Sie Ihre Auftragsabwicklung vom Auftrag bis zum Zahlungseingang

Ihr Leitfaden in 6 Schritten zur Optimierung der Auftragsabwicklung vom Auftrag bis zum Zahlungseingang.

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Verbessern Sie Ihre Auftragsabwicklung vom Auftrag bis zum Zahlungseingang

Order-to-Cash: Bearbeitung von Kundenaufträgen

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Die Bearbeitung von Kundenaufträgen im Order-to-Cash-Prozess optimieren

ProcessMind hilft Ihnen, verborgene Ineffizienzen und Engpässe in Ihrer Auftragsabwicklung vom Auftrag bis zum Zahlungseingang aufzudecken. Die Plattform analysiert Ihre Systemdaten und erkennt Abweichungen, Nacharbeit und Compliance-Probleme. So sehen Sie klar, wo sich der Prozess unabhängig vom Quellsystem verbessern lässt.

Laden Sie unser vorkonfiguriertes Daten-Template herunter und gehen Sie typische Herausforderungen an, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Folgen Sie unserem Verbesserungsplan in sechs Schritten und lesen Sie den Leitfaden zum Daten-Template, um Ihre Abläufe zu verbessern.

Ausführliche Beschreibung anzeigen

Nutzen Sie das Potenzial der Bearbeitung von Kundenaufträgen im Order-to-Cash-Prozess mit ProcessMind. Sie erhalten einen klaren Überblick über alle Schritte, von der ersten Kundenanfrage und Auftragserfassung bis zur Auslieferung und Rechnungsstellung. Unsere Plattform analysiert reale Prozessdaten, die direkt aus Ihren operativen Systemen stammen, unabhängig von Anbieter oder Komplexität. So wird der tatsächliche Prozessablauf sichtbar, der oft deutlich von der dokumentierten Vorgehensweise abweicht. Ermitteln Sie gezielt kritische Engpässe, etwa langwierige Bonitätsprüfungen, verspätete Bestätigungen zur Materialverfügbarkeit oder manuelle Eingabefehler, die Nacharbeit verursachen. ProcessMind macht auch verborgene Nacharbeitsschleifen sichtbar, etwa wenn Aufträge zwischen Abteilungen hin- und hergehen. Zudem erkennen Sie Abweichungen von Ihren Standardarbeitsanweisungen, beispielsweise nicht genehmigte Rabatte oder uneinheitliche Auftragsänderungen. Diese detaillierte Sicht zeigt genau, wo sich Verzögerungen aufbauen, warum manche Aufträge deutlich längere Durchlaufzeiten haben und welche manuellen Eingriffe den gesamten Ablauf verlangsamen. Das gilt unabhängig davon, ob Sie ein ERP-, CRM- oder anderes Quellsystem einsetzen. Häufige Probleme wie uneinheitliche Preisgestaltung, wiederholte Fehler bei der Auftragserfassung, langwierige Freigaben oder übermäßige Ausnahmebearbeitung treten klar zutage. Damit erhalten Sie eine konkrete Grundlage für gezielte Verbesserungen im gesamten Workflow der Kundenauftragsbearbeitung.

Die Analyse und Optimierung der Kundenauftragsbearbeitung mit ProcessMind kann die Leistung Ihrer Organisation auf vielfältige Weise verbessern. Treffen Sie datengetriebene Entscheidungen statt sich auf Vermutungen zu verlassen. So können Sie Änderungen umsetzen, die zu einer schnelleren Auftragserfüllung und messbar höherer Kundenzufriedenheit beitragen. Wenn Sie die Ursachen von Ineffizienzen genau kennen, können Sie überflüssige Tätigkeiten wie doppelte Prüfungen oder unnötige Freigabeschritte vermeiden, bewährte Vorgehensweisen in allen Geschäftseinheiten vereinheitlichen und die Betriebskosten für manuelle Arbeit und Fehlerkorrekturen senken. Die Erkenntnisse aus der Analyse unterstützen eine bessere Ressourcenplanung. So können sich Ihre Teams auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren, statt Ausnahmen nachzuverfolgen oder vermeidbare Probleme zu beheben. ProcessMind lässt sich in Ihre bestehende IT-Infrastruktur integrieren und liefert Prozessinformationen, ohne dass dafür kostspielige Upgrades oder weitreichende Änderungen an Ihrer IT-Umgebung oder Systemkonfiguration erforderlich sind. Sie optimieren Ihren wichtigen Order-to-Cash-Prozess auf Basis vorhandener Daten, ohne Ihre technische Infrastruktur vollständig erneuern zu müssen.

Der Einstieg in die Optimierung der Kundenauftragsbearbeitung im Order-to-Cash-Prozess mit ProcessMind ist unkompliziert. Die Plattform unterstützt Daten aus unterschiedlichen Systemen, sodass Sie Ihre Prozessdaten schnell anbinden können. Verwenden Sie unser umfassendes, einfach zu bedienendes Datentemplate. Es unterstützt Sie dabei, relevante Event Logs aus Ihrem ERP-, CRM- oder Supply-Chain-Management-System sowie anderen Quellsystemen der Kundenauftragsbearbeitung zu extrahieren. Das Template erleichtert die Datenerfassung und hilft sicherzustellen, dass Aktivitätsnamen, Timestamps und Case-IDs wie Sales Order ID korrekt enthalten sind. Nach dem Import erstellt ProcessMind automatisch eine dynamische, visuelle Prozesslandkarte Ihrer tatsächlichen Abläufe. Sie zeigt Abweichungen, Leistungskennzahlen und wichtige Kennzahlen wie Durchlaufzeiten und Nacharbeitsquoten. Auf dieser datenbasierten Grundlage können Ihre Teams gemeinsam konkrete Verbesserungsmöglichkeiten ermitteln, Änderungen simulieren und Optimierungen umsetzen, die sowohl die Effizienz als auch Ihr Geschäftsergebnis und die Customer Experience verbessern. Entdecken Sie noch heute, welches Potenzial in Ihrem Kundenauftragsprozess steckt.

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Häufige Probleme und Herausforderungen

Ermitteln Sie, welche Herausforderungen Sie betreffen

Von der Auftragserstellung bis zur endgültigen Lieferung vergeht zu viel Zeit. Das führt zu unzufriedenen Kunden, verzögerter Umsatzrealisierung und höheren Betriebskosten. Hinter den langen Durchlaufzeiten verbergen sich oft zahlreiche kleinere Ineffizienzen und Engpässe, die ohne einen vollständigen Überblick über den Prozess schwer zu erkennen sind.

ProcessMind visualisiert Ihren gesamten Kundenauftragsprozess objektiv und durchgängig, unabhängig vom Quellsystem. Die Plattform ermittelt automatisch, welche Aktivitäten und Übergaben am stärksten zu langen Durchlaufzeiten beitragen. So können Sie Ihre Optimierungsmaßnahmen gezielt dort ansetzen, wo sie Geschwindigkeit und Effizienz am meisten verbessern.

Häufige Änderungen an Kundenaufträgen nach ihrer Anlage führen zu erheblicher manueller Nacharbeit. Das kostet wertvolle Arbeitszeit und erhöht die Fehlergefahr. Zudem geraten nachgelagerte Aktivitäten wie die Bestandszuordnung und der Versand ins Stocken. Die Folge sind Verzögerungen und höhere Kosten pro Auftrag.

ProcessMind analysiert Ihre Prozessdaten und zeigt genau, wo und warum Änderungen und Nacharbeitsschleifen auftreten. Die Ursachen, etwa Eingabefehler oder Preisprobleme, werden sichtbar. So können Sie den Prozess vereinfachen, manuelle Eingriffe reduzieren und die Auftragsgenauigkeit beim ersten Durchlauf verbessern.

Lücken zwischen Warenlieferung, Rechnungserstellung und Zahlungseingang belasten den Cashflow Ihres Unternehmens und erhöhen die Days Sales Outstanding (DSO). Dadurch wird wichtiges Betriebskapital gebunden, die finanziellen Ressourcen werden belastet und die Planung erschwert. Letztlich leidet auch die Rentabilität.

ProcessMind bildet den gesamten Cash Conversion Cycle ab und misst die genaue Zeit zwischen wichtigen finanziellen Meilensteinen. Die Lösung identifiziert Engpässe in der Rechnungsstellung und zeigt Muster bei verspäteten Zahlungen. So können Sie Rechnungen schneller stellen, das Forderungsmanagement verbessern und die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens stärken.

Wer zugesagte Liefertermine regelmäßig verfehlt, verliert das Vertrauen der Kunden. Das führt zu Unzufriedenheit und kann Vertragsstrafen oder entgangene Aufträge nach sich ziehen. Abweichungen zwischen angefragten, bestätigten und tatsächlichen Lieferzeiten weisen häufig auf verborgene Engpässe in der Auftragsabwicklung, im Versand oder in der Logistik hin.

ProcessMind setzt Liefertermininformationen mit dem tatsächlichen Prozessablauf in Beziehung und deckt so die Ursachen für Verzögerungen auf. Die Lösung zeigt, in welchen Phasen, etwa bei Kommissionierung, Verpackung oder Versand, Termine regelmäßig verfehlt werden. So können Sie die Planbarkeit verbessern, Kundenerwartungen erfüllen und die Kundenbindung stärken.

Kundenaufträge warten häufig auf Bonitätsprüfungen oder andere manuelle Freigaben. Dadurch entsteht bereits zu Beginn des Prozesses ein erheblicher Engpass. Die Verzögerungen verschieben Auftragsbestätigung und Auftragsabwicklung, verärgern Kunden und bremsen den Umsatz.

ProcessMind zeigt genau, wo Aufträge in Freigabewarteschlangen feststecken und wie lange. Die datengetriebenen Erkenntnisse zu Dauer und Häufigkeit der Verzögerungen helfen Ihnen, Freigabe-Workflows zu vereinfachen, Prüfungen nach Möglichkeit zu automatisieren und die Auftragsbearbeitung schneller und reibungsloser zu starten.

Probleme bei der Zuordnung verfügbarer Bestände zu Kundenaufträgen können die Auftragsabwicklung erheblich verzögern, selbst wenn die Lagerbestände ausreichend erscheinen. Die Folgen sind Rückstände, Teillieferungen und verfehlte Lieferzusagen. Das beeinträchtigt die Kundenzufriedenheit und erhöht die Betriebskosten.

ProcessMind analysiert den Ablauf von der Auftragsbestätigung bis zur Kommissionierung und deckt Ineffizienzen bei der Bestandszuordnung auf. Die Lösung zeigt, wie sich Zuordnungsentscheidungen und Verzögerungen auf nachgelagerte Aktivitäten auswirken. So können Sie die Bestandsverwaltung verbessern und Aufträge pünktlich und korrekt abwickeln.

Ihr Team verwendet möglicherweise nicht standardisierte Umgehungslösungen, um Aufgaben zu erledigen. Dadurch entstehen Prozessvarianten, die in Standardberichten nicht sichtbar sind. Solche Abweichungen bergen Compliance-Risiken, erhöhen die Fehlergefahr und führen zu schwer planbaren Ergebnissen.

ProcessMind ermittelt und visualisiert automatisch alle Pfade, die ein Kundenauftrag tatsächlich durch Ihr System nimmt. Die Lösung kennzeichnet nicht genehmigte oder ineffiziente Abweichungen vom Standardprozess. So erhalten Sie die nötige Transparenz, um Compliance-Vorgaben durchzusetzen, bewährte Vorgehensweisen zu standardisieren und riskante Umgehungslösungen zu beseitigen.

Ohne einen klaren Überblick über den gesamten Weg eines Kundenauftrags lassen sich verborgene Ineffizienzen kaum erkennen, die tatsächliche Leistung nur schwer messen und Probleme nicht rechtzeitig beheben, bevor sie sich auf Kunden auswirken. Diese fehlende Transparenz führt zu reaktiver Problemlösung und lässt Chancen zur Optimierung ungenutzt.

ProcessMind schafft Zusammenhänge zwischen einzelnen Aktivitäten und bildet den gesamten Order-to-Cash-Prozess in einer objektiven Prozesslandkarte ab. Die aktuelle Prozessübersicht ermöglicht allen Beteiligten, die tatsächliche Leistung zu verstehen, Engpässe zu erkennen und datengetriebene Entscheidungen für kontinuierliche Verbesserungen zu treffen.

Typische Ziele

Definieren Sie, woran Sie den Erfolg erkennen

Eine lange Auftragsabwicklung vom Auftragseingang bis zur endgültigen Lieferung belastet den Cashflow und beeinträchtigt die Kundenzufriedenheit. Eine kürzere Durchlaufzeit bedeutet schnellere Zahlungseingänge, geringere Betriebskosten und eine bessere Customer Experience, unabhängig davon, welches Quellsystem den Prozess verwaltet.

ProcessMind rekonstruiert automatisch den gesamten Ablauf jedes Kundenauftrags und misst die Zeit zwischen den einzelnen Schritten genau. Die vollständige Prozesslandkarte macht Engpässe, lange Wartezeiten und ineffiziente Übergaben sichtbar, die die Durchlaufzeit verlängern. So können Sie gezielt eingreifen und den Ablauf verbessern.

Häufige Änderungen an Kundenaufträgen nach ihrer Anlage verursachen erhebliche versteckte Kosten, führen zu Verzögerungen und erhöhen die Fehlergefahr. Weniger manuelle Nacharbeit sorgt für reibungslosere Abläufe und bessere Datenqualität. Außerdem kann sich Ihr Team auf wertschöpfende Aufgaben statt auf Korrekturen konzentrieren.

ProcessMind erkennt jede Nacharbeit, indem die Lösung Prozessschleifen und wiederholte Aktivitäten identifiziert. Sie quantifiziert Häufigkeit und Auswirkungen der Änderungen und hilft Ihnen, die Ursachen zu finden, etwa Eingabefehler, unklare Anforderungen oder Preisprobleme. So können Sie wirksame vorbeugende Maßnahmen ergreifen.

Verzögerungen zwischen Rechnungsstellung und Zahlungseingang belasten das Betriebskapital und die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens. Eine kürzere Durchlaufzeit, häufig gemessen anhand der Days Sales Outstanding (DSO), ist entscheidend für einen besseren Cashflow, geringere finanzielle Risiken und planbare Einnahmen.

ProcessMind analysiert Ereignisdaten aus Ihrem System und bildet den gesamten Ablauf von der Rechnungserstellung bis zum Zahlungseingang ab. Die Lösung identifiziert systembedingte Verzögerungen, etwa einen verspäteten Rechnungsversand oder ineffiziente Zahlungserinnerungen, und zeigt Muster im Zahlungsverhalten. So können Sie Prozesse verbessern und den Cash Conversion Cycle verkürzen.

Die zugesagten Liefertermine regelmäßig einzuhalten, ist entscheidend für Kundenzufriedenheit und Kundenbindung. Unzuverlässige Lieferungen können dem Ruf Ihrer Marke schaden und die Kosten für den Kundenservice erhöhen. Eine zuverlässige Leistung schafft dagegen Vertrauen und fördert Folgeaufträge.

ProcessMind vergleicht geplante oder zugesagte Liefertermine mit den tatsächlichen Lieferereignissen in Ihrem System. Die Lösung analysiert die gesamte Auftragsabwicklung und ermittelt die Ursachen für Verzögerungen, etwa bei der Bestandszuordnung, im Lagerbetrieb oder beim Versand. So erhalten Sie die Erkenntnisse, die Sie für eine zuverlässigere und besser planbare Logistik benötigen.

Engpässe bei Bonitätsprüfung und Freigabe können die gesamte Auftragsabwicklung erheblich verzögern, noch bevor sie richtig beginnt. Ein langsamer oder uneinheitlicher Freigabeprozess verärgert Kunden und kann zu entgangenen Verkaufschancen führen. Deshalb ist dieser Bereich besonders wichtig für die Optimierung.

ProcessMind bietet detaillierte Einblicke in den Teilprozess der Bonitätsprüfung und zeigt genau, wo Aufträge feststecken und wie lange. Die Lösung deckt Abweichungen im Freigabe-Workflow auf und identifiziert Möglichkeiten zur Standardisierung oder Automatisierung. So können Sie diesen wichtigen ersten Schritt beschleunigen, ohne das Risikomanagement zu beeinträchtigen.

Verborgene Umgehungslösungen und Abweichungen von Standardarbeitsanweisungen bergen Risiken, führen zu uneinheitlichen Ergebnissen und erschweren die Prozesssteuerung und Prüfung. Die Konformitätsprüfung ist entscheidend, um Qualität sicherzustellen, Compliance einzuhalten und eine planbare Leistung zu erreichen.

ProcessMind ermittelt und visualisiert automatisch alle Pfade, die ein Kundenauftrag tatsächlich nimmt, und vergleicht sie mit Ihrem vorgesehenen Prozessmodell. Die Lösung kennzeichnet sofort nicht konforme Aktivitäten und nicht genehmigte Abweichungen. Damit erhalten Sie eine klare, datengetriebene Grundlage, um Standards durchzusetzen, Schulungen zu verbessern und betriebliche Risiken zu senken.

Wenn die Auftragserfassung, Statusaktualisierungen oder Freigaben überwiegend manuell erfolgen, verlangsamt das den Prozess, erhöht die Betriebskosten und steigert das Risiko menschlicher Fehler. Wiederkehrende Schritte zu erkennen und zu automatisieren, ist entscheidend, um den Betrieb auszubauen und die Effizienz zu verbessern.

ProcessMind analysiert Häufigkeit und Dauer aller Aktivitäten und zeigt die häufigsten und zeitaufwendigsten manuellen Schritte. Die Lösung beziffert die möglichen Zeit- und Kosteneinsparungen durch Automatisierung. So erhalten Sie eine klare Entscheidungsgrundlage und erkennen, welche Schritte sich am besten für Robotic Process Automation (RPA) oder Systemverbesserungen eignen.

Ohne einen klaren, einheitlichen Überblick über den gesamten Order-to-Cash-Prozess lassen sich verborgene Ineffizienzen nicht erkennen, komplexe Wechselwirkungen nur schwer verstehen und fundierte Entscheidungen zur Verbesserung kaum treffen. Vollständige Transparenz ist die Grundlage für wirksames Prozessmanagement und kontinuierliche Optimierung.

ProcessMind schafft Zusammenhänge zwischen Aktivitäten und Abteilungen, indem die Lösung Rohdaten aus Ihrem Quellsystem in eine interaktive Prozesslandkarte überführt. Sie zeigt objektiv und durchgängig, wie Ihr Kundenauftragsprozess tatsächlich abläuft, und macht bisher verborgene Engpässe und Verbesserungspotenziale sichtbar.

In 6 Schritten zur Optimierung der Kundenauftragsbearbeitung

Daten anbinden und entdecken

Prozessablauf abbilden

Prozessengpässe identifizieren

Ursachen analysieren

Prozessverbesserungen entwickeln

Überwachen und weiterentwickeln

Daten anbinden und entdecken

Was zu tun ist

Extrahieren Sie Event-Log-Daten aus Ihrem System und stellen Sie sicher, dass alle relevanten Aktivitäten und Case-Kennungen wie die Kundenauftrags-ID enthalten sind. Bereiten Sie die Daten für die Analyse vor, indem Sie sie bereinigen und strukturieren.

Leitfaden zum Datentemplate anzeigen Template herunterladen

Warum das wichtig ist

Dieser grundlegende Schritt liefert das Rohmaterial für Erkenntnisse über den Prozess. Nur mit korrekten Daten spiegeln die folgenden Analysen den tatsächlichen Zustand Ihres Order-to-Cash-Prozesses wider.

Erwartetes Ergebnis

Ein bereinigtes, strukturiertes Event Log für Process Mining mit allen relevanten Aktivitäten zu Kundenaufträgen.

DAS ERWARTET SIE

Verborgene Erkenntnisse in Ihrer Auftragsabwicklung entdecken

ProcessMind zeigt, wie Ihr Kundenauftragsprozess tatsächlich abläuft, und macht wichtige Abweichungen sowie Leistungsunterschiede über alle Systeme hinweg sichtbar. Verfolgen Sie jeden Schritt von der Auftragserstellung bis zum Zahlungseingang.

Machen Sie Ihren tatsächlichen Prozessablauf sichtbar
Erkennen Sie Engpässe und Verzögerungen
Reduzieren Sie manuellen Aufwand und Nacharbeit
Verbessern Sie die Kundenzufriedenheit

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

TYPISCHE ERGEBNISSE

Mehr Nutzen durch optimierte Kundenauftragsbearbeitung

Diese Ergebnisse zeigen messbare Verbesserungen, die Unternehmen häufig erzielen, wenn sie Ineffizienzen in ihren Workflows zur Kundenauftragsbearbeitung erkennen und beseitigen. Das verbessert die betriebliche Leistung und die Kundenzufriedenheit.

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Kürzere O2C-Durchlaufzeit

Durchschnittliche Verkürzung der End-to-End-Durchlaufzeit

Wenn Unternehmen Prozessengpässe erkennen und beseitigen, verkürzen sie die Zeit vom Auftragseingang bis zum Zahlungseingang erheblich. Das verbessert das Betriebskapital und beschleunigt die Abläufe.

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Weniger Nacharbeit bei Kundenaufträgen

Weniger Fehler und manuelle Korrekturen

Process Mining deckt die Ursachen für Nacharbeit und manuelle Eingriffe auf. Dadurch sinken die Zahl der Fehler, die damit verbundenen Kosten und überflüssige Aktivitäten in der Kundenauftragsbearbeitung deutlich.

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Pünktlichere Lieferungen

Mehr Aufträge werden termingerecht geliefert

Wenn Sie Engpässe in der Auftragsabwicklung und Logistik erkennen und beseitigen, werden mehr Kundenaufträge zum zugesagten Termin geliefert. Das stärkt Kundenzufriedenheit und Vertrauen.

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Mehr Zahlungseingänge gemäß Zahlungsziel

Mehr Zahlungen gehen pünktlich ein

Ein optimierter Rechnungs- und Zahlungsprozess erhöht den Anteil der Zahlungen, die bis zum Fälligkeitstermin eingehen. Das verbessert den Cashflow und verringert den Aufwand für das Forderungsmanagement.

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Bessere Prozesskonformität

Weniger nicht genehmigte Prozessvarianten

Process Mining identifiziert Abweichungen von Standardverfahren. Unternehmen können dadurch eine einheitliche Ausführung sicherstellen, betriebliche Risiken senken und die Auditfähigkeit aller Kundenaufträge verbessern.

Die tatsächlichen Ergebnisse hängen von der Prozesskomplexität, der Systemlandschaft und der Datenqualität ab. Die hier gezeigten Zahlen veranschaulichen typische Verbesserungen aus verschiedenen Implementierungen.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit den wichtigsten Attributen und Aktivitäten und ergänzen Sie bei Bedarf weitere.

Neu bei Event Logs? Erfahren Sie, wie Sie ein Event Log für Process Mining erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse

Die eindeutige Kennung eines Vertriebsauftrags. Sie dient als primäre Case-ID für den Order-to-Cash-Prozess.

Warum das wichtig ist

Diese ID ist unverzichtbar, um einzelne Aufträge im Prozess nachzuverfolgen und Durchlaufzeiten, Engpässe sowie Abweichungen auf Case-Ebene zu analysieren.

Der Name des konkreten Geschäftsereignisses oder der Aufgabe, die zu einem bestimmten Zeitpunkt im Vertriebsauftragsprozess stattgefunden hat.

Warum das wichtig ist

Das Attribut definiert die Prozessschritte. So lassen sich die Prozesslandkarte visualisieren, Prozessflüsse analysieren und Nacharbeit oder Abweichungen erkennen.

Das genaue Datum und die Uhrzeit, zu denen eine bestimmte Aktivität oder ein Ereignis stattgefunden hat.

Warum das wichtig ist

Dieser Timestamp ist entscheidend für die Berechnung aller Leistungskennzahlen, etwa Durchlaufzeiten und Zeitspannen, die wiederum helfen, Engpässe zu erkennen.

Der Name oder die ID des Benutzers, Mitarbeitenden oder Systemagenten, der die Aktivität ausgeführt hat.

Warum das wichtig ist

Das Attribut kennzeichnet die Person oder das System, das eine Aktivität ausführt. So lassen sich Arbeitslast, Teamleistung, Automatisierungsgrad und Compliance analysieren.

Die eindeutige Kennung oder der Name des Kunden, der den Vertriebsauftrag erteilt hat.

Warum das wichtig ist

Das Attribut ermöglicht es, Prozesse für verschiedene Kunden oder Kundengruppen zu filtern und zu vergleichen. So lassen sich kundenspezifische Abläufe und problematische Kundenkonten erkennen.

Der Gesamtwert des Vertriebsauftrags, üblicherweise in der Belegwährung.

Warum das wichtig ist

Das Attribut ermöglicht wertbasierte Analysen. So können Sie Verbesserungen priorisieren, Aufträge mit hohem Wert in den Fokus nehmen und die finanziellen Auswirkungen von Verzögerungen beziffern.

Der Kanal, über den der Vertriebsauftrag eingegangen ist, etwa Web, Direktvertrieb oder Partner.

Warum das wichtig ist

Das Attribut ermöglicht den Vergleich der Prozessleistung über verschiedene Kanäle hinweg und macht Unterschiede bei Effizienz, Automatisierung und Konformität sichtbar.

Der eindeutige Code oder Name eines Hauptprodukts oder einer Dienstleistung im Vertriebsauftrag.

Warum das wichtig ist

Das Attribut ermöglicht den Vergleich der Prozessleistung für verschiedene Produkte oder Produktgruppen und hilft, produktspezifische Engpässe und Probleme zu erkennen.

Aktivitäten

Prozessschritte, die Sie verfolgen und optimieren sollten

Diese Aktivität kennzeichnet die erstmalige Anlage eines Kundenauftrags im System. Dabei wird die Anfrage eines Kunden nach Waren oder Dienstleistungen formal erfasst. Sie bildet den Startpunkt des Order-to-Cash-Prozesses.

Warum das wichtig ist

Dies ist das primäre Start-Event des Prozesses. Die Zeit ab diesem Punkt zeigt die gesamte Durchlaufzeit der Auftragserfüllung und die Effizienz der anfänglichen Dateneingabe.

Dieser Meilenstein zeigt an, dass der Kundenauftrag alle erforderlichen internen Prüfungen, etwa zur Bonität und Konfiguration, bestanden hat und offiziell zur Auftragsabwicklung freigegeben ist. Häufig erfolgt dies durch eine ausdrückliche Freigabe oder Statusänderung.

Warum das wichtig ist

Dies ist ein wichtiger Kontrollpunkt, der den Beginn der Auftragsabwicklung ermöglicht. Die Analyse der Zeit bis zur Freigabe hilft, Verzögerungen bei der Auftragsvalidierung und -prüfung zu erkennen.

Dieses wichtige Ereignis kennzeichnet den Zeitpunkt, zu dem die verpackten Waren versandt wurden und das Lager physisch verlassen haben. Es ist ein zentraler logistischer und finanzieller Meilenstein, der häufig die Rechnungsstellung auslöst.

Warum das wichtig ist

Dieser Meilenstein ist entscheidend, um die Leistung bei termingerechter Lieferung und die Durchlaufzeit der Auftragserfüllung zu messen. Die Zeit von der Auftragserstellung bis zum Versand ist eine wichtige Leistungskennzahl.

Diese Aktivität steht für die Erstellung der Kundenrechnung für die versendeten Waren oder erbrachten Dienstleistungen. Dabei handelt es sich um einen zentralen Finanzvorgang, der die Forderung gegenüber dem Kunden offiziell verbucht und den Zahlungszyklus einleitet.

Warum das wichtig ist

Die Zeit zwischen Versand und Rechnungsstellung, auch als Verzögerung zwischen Rechnungsstellung und Zahlungseingang bekannt, wirkt sich direkt auf den Cashflow aus. Eine Analyse hilft, Verzögerungen im Abrechnungsprozess aufzudecken.

Diese Aktivität zeigt an, dass die Zahlung des Kunden für eine Rechnung eingegangen, verarbeitet und zugeordnet wurde. Das Ereignis tritt üblicherweise im Debitorenmodul auf und schließt den offenen Posten ab.

Warum das wichtig ist

Dies ist der letzte wertschöpfende Schritt. Die Zeit von der Rechnungsstellung bis zum Zahlungseingang ist entscheidend für die Analyse der Days Sales Outstanding und der Effizienz des Cash-to-Cash-Zyklus.

Dies ist die letzte Aktivität eines erfolgreich bearbeiteten Auftrags. Sie zeigt an, dass der Auftrag vollständig versendet, in Rechnung gestellt und bezahlt wurde. Der Status bedeutet, dass für diesen Vertriebsauftrag keine weiteren Vorgänge zu erwarten sind.

Warum das wichtig ist

Diese Aktivität markiert den erfolgreichen Abschluss des Prozesses. Die Gesamtzeit von der Erstellung bis zum Abschluss entspricht der durchgängigen Durchlaufzeit eines perfekten Auftrags.

Dieses Ereignis bezeichnet die Stornierung eines Vertriebsauftrags, bevor er vollständig versendet und in Rechnung gestellt wurde. Es ist ein alternativer, nicht erfolgreicher Prozessabschluss, der in verschiedenen Phasen eintreten kann.

Warum das wichtig ist

Dies ist ein kritischer Misserfolg. Eine Analyse dazu, wann und warum Aufträge storniert werden, kann Probleme mit der Kundenzufriedenheit, der Warenverfügbarkeit oder der Dateneingabe aufdecken.

Für individuelle Datenempfehlungen wählen Sie Ihren konkreten Prozess aus.

Häufig gestellte Fragen

Wie kann Process Mining unseren Order-to-Cash-Prozess verbessern?

Process Mining analysiert Event Logs aus Ihrem operativen System und visualisiert den tatsächlichen Ablauf Ihres Order-to-Cash-Prozesses. Die Analyse identifiziert Engpässe, Nacharbeitsschleifen und Abweichungen vom Standardpfad. So wird sichtbar, wo Ineffizienzen die Durchlaufzeiten verlängern und den Cashflow beeinträchtigen. Diese datengetriebenen Erkenntnisse helfen Ihnen, Abläufe zu vereinfachen und die Kundenzufriedenheit zu verbessern.

Welche Daten aus unserem System benötigen wir für Process Mining im Order-to-Cash-Prozess?

Sie benötigen vor allem Event Logs mit einer Case-Kennung, zum Beispiel der Kundenauftrags-ID, einem Aktivitätsnamen und einem Timestamp für jede Aktivität. Zusätzliche Attribute wie Verkaufsorganisation, Kunden-ID oder Material können die Analyse ergänzen. Diese Daten werden üblicherweise aus Tabellen oder Objekten zu Kundenaufträgen, Rechnungen und Logistik in Ihrem Quellsystem extrahiert.

Wie lange dauert es üblicherweise, bis erste Erkenntnisse aus Process Mining im Order-to-Cash-Prozess vorliegen?

Die Ersteinrichtung einschließlich Datenextraktion und Übernahme in ein Process-Mining-Tool lässt sich je nach Komplexität und Verfügbarkeit der Daten häufig innerhalb weniger Wochen abschließen. Erste umsetzbare Erkenntnisse und Prozessvisualisierungen liegen üblicherweise innerhalb von 4 bis 8 Wochen vor. Eine vertiefte Analyse zeigt anschließend fortlaufend weitere Optimierungsmöglichkeiten auf.

Welche technischen Voraussetzungen gelten für Process Mining im Order-to-Cash-Prozess?

Die wichtigste technische Voraussetzung ist der Zugriff auf die Datenbank Ihres operativen Systems oder eine gleichwertige Möglichkeit zum Datenexport, um die erforderlichen Event Logs zu extrahieren. Sie benötigen ein Process-Mining-Tool, das cloudbasiert oder lokal betrieben werden kann, und gegebenenfalls ein Tool zur Datenaufbereitung. Grundkenntnisse in der Datenmodellierung sind ebenfalls hilfreich, um das Event Log zu konfigurieren.

Welche konkreten Verbesserungen können wir durch Process Mining im Order-to-Cash-Prozess erwarten?

Sie können mit schnelleren Auftragsbestätigungen, einer optimierten Bestandszuordnung und kürzeren Lieferzeiten für Kundenaufträge rechnen. Process Mining hilft, Rechnungsabweichungen zu beseitigen, die Freigabe von Kreditblockierungen zu vereinfachen und den Auftragsstatus in Echtzeit besser sichtbar zu machen. Das verbessert die Kundenzufriedenheit und die betriebliche Effizienz.

Kann Process Mining dazu beitragen, die Compliance in unserem Vertriebsprozess sicherzustellen?

Ja. Process Mining kann nicht konforme Prozessvarianten erkennen, indem die tatsächliche Ausführung mit vorgegebenen Soll- oder Regulierungsmodellen verglichen wird. Die Analyse zeigt jede Abweichung und macht beispielsweise sichtbar, wenn Aufträge wichtige Schritte wie Bonitätsprüfungen oder Freigaben umgehen. So lässt sich die standardisierte Ausführung des Vertriebsprozesses sicherstellen und die Compliance unterstützen.

Wie hilft Process Mining bei Nacharbeit und Ausnahmen in der Kundenauftragsbearbeitung?

Process Mining visualisiert alle Nacharbeitsschleifen und Ausnahmen bei Kundenaufträgen und ermittelt ihre Häufigkeit, Ursachen und Auswirkungen auf die gesamte Durchlaufzeit. Wenn Sie erkennen, wo Nacharbeit entsteht und wodurch sie ausgelöst wird, können Sie gezielte Maßnahmen entwickeln, um diese kostspieligen Abweichungen zu verringern. Das senkt die Nacharbeitsquote und vereinfacht den Prozess.

Ist Process Mining nur ein weiteres Reporting-Tool?

Nein. Process Mining geht über herkömmliches Reporting hinaus: Statt nur aggregierte Kennzahlen anzuzeigen, rekonstruiert es anhand von Ereignisdaten den tatsächlichen End-to-End-Prozessablauf. Die Analyse deckt verborgene Varianten und Verstöße gegen Vorgaben auf und zeigt, warum bestimmte Probleme auftreten. So können Sie Prozesse datengetrieben optimieren, statt sie nur zu überwachen.

Eignet sich Process Mining für kleine Teams oder nur für große Unternehmen?

Process Mining ist skalierbar und für Organisationen jeder Größe geeignet, von kleinen Teams bis zu großen Unternehmen. Größere Organisationen haben möglicherweise komplexere Prozesse und mehr Daten. Doch auch kleinere Teams können mit gezielten Analysen wichtige Erkenntnisse zur betrieblichen Effizienz gewinnen und Verbesserungsmöglichkeiten erkennen. Entscheidend ist eine ausreichende Menge an Ereignisdaten.

Stört die Einführung von Process Mining unseren laufenden Order-to-Cash-Betrieb?

Nein. Process Mining ist eine nicht invasive Analysemethode. Die Analyse basiert auf historischen Daten aus Ihrem operativen System und wirkt sich daher nicht direkt auf laufende Prozesse aus. Sie erfolgt unabhängig vom Tagesgeschäft und liefert Erkenntnisse, ohne laufende Transaktionen zu beeinträchtigen.

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