Ihr Daten-Template für Hire to Retire: Mitarbeitenden-Lebenszyklus

Der Aktivitätsname bezeichnet einen einzelnen Schritt im Einstellungs- und Beschäftigungsprozess. Diese Aktivitäten bilden die Prozesslandkarte und reichen von der ersten Stellenanforderung bis zur abschließenden Bestätigung der Beendigung.

Bei der Analyse dient dieses Attribut dazu, den Prozessablauf darzustellen, die Ereignisreihenfolge zu erkennen und Häufigkeit sowie Dauer der einzelnen Schritte zu messen. Es zeigt, welche Aktionen stattfinden, macht Abweichungen vom Standardprozess sichtbar und hilft, Verzögerungen oder Verbesserungsbedarf zu lokalisieren, etwa bei einer langwierigen Hintergrundüberprüfung oder einer verspäteten Onboarding-Aufgabe.

Dieses Attribut legt die Schritte in der Prozesslandkarte fest. Sie bildet die Grundlage für alle Process-Mining-Analysen und -Visualisierungen.

Wird aus Event Logs, Statusänderungsdatensätzen oder bestimmten Transaktionsdaten im HR-System abgeleitet.

Der Ereignis-Timestamp gibt an, wann eine Aktivität stattgefunden hat. Er ist entscheidend, um Ereignisse chronologisch zu ordnen und den Beschäftigungsablauf korrekt zu rekonstruieren. Zudem ist er der wichtigste zeitliche Datenpunkt für die Leistungsanalyse.

Mit diesem Attribut lassen sich Zykluszeiten zwischen Aktivitäten berechnen, die Gesamtdauer von Prozessen wie Einstellung oder Offboarding messen und zeitabhängige Engpässe erkennen. Es ermöglicht Trendanalysen im Zeitverlauf und ist eine wichtige Grundlage für zeitbezogene KPIs wie „Durchschnittliche Einstellungsdauer“ oder „Onboarding-Durchlaufzeit“.

Dieser Timestamp ist entscheidend, um Ereignisse korrekt zu ordnen und alle zeitbezogenen Leistungskennzahlen wie Zykluszeiten und Prozessdauern zu berechnen.

Meist zusammen mit dem Aktivitäts- oder Transaktionsdatensatz in Systemprotokollen oder Datentabellen zu finden, häufig unter einer Bezeichnung wie Erstellungsdatum oder System-Timestamp.

Die Mitarbeiter-ID ist ein eindeutiger Schlüssel, der eine Person vom Beginn des Einstellungsprozesses bis zum Ende des Beschäftigungsverhältnisses begleitet. Sie verknüpft alle zugehörigen Ereignisse im Beschäftigungszyklus, etwa Onboarding, Leistungsbeurteilungen, Beförderungen und Offboarding, zu einem zusammenhängenden Ablauf.

Im Process Mining ist dieses Attribut grundlegend für die Zuordnung von Cases. Die Analyse-Engine kann damit den durchgängigen Prozessablauf für jede beschäftigte Person rekonstruieren. Wird die Mitarbeiter-ID als Case-ID verwendet, können Analysten Zykluszeiten verfolgen, Engpässe in einzelnen Beschäftigungsabläufen erkennen und untersuchen, wie sich der Prozess bei verschiedenen Personen oder Gruppen unterscheidet.

Diese zentrale Case-ID verknüpft alle Ereignisse im Beschäftigungszyklus und ermöglicht die Analyse des gesamten Wegs vom Eintritt bis zum Ruhestand.

In der Regel in den zentralen Mitarbeiterstammdatentabellen oder -datensätzen eines HR-Informationssystems (HRIS) verfügbar.

Dieses Attribut gibt per Timestamp an, wann die Daten zuletzt aktualisiert oder in den Process-Mining-Datensatz übernommen wurden. Es zeigt nicht, wann das Geschäftsereignis stattgefunden hat, sondern wie aktuell die Daten sind.

Das Attribut dient vor allem der Data Governance und Validierung. Analysten können damit prüfen, ob sie mit aktuellen Informationen arbeiten, und die mögliche Verzögerung zwischen einem Ereignis im Quellsystem und seiner Anzeige in der Analyse nachvollziehen. Es ist wichtig, um Datenaktualisierungen zu steuern und die Zuverlässigkeit der gewonnenen Erkenntnisse sicherzustellen.

Zeigt an, wie aktuell die analysierten Informationen sind, und unterstützt so Datenaktualität und Data Governance. Das ist wichtig, um Vertrauen in die Analyseergebnisse zu schaffen.

Dieser Timestamp wird üblicherweise beim Extrahieren, Transformieren und Laden der Daten (ETL) erzeugt und hinzugefügt.

Das Attribut „Quellsystem“ gibt für jedes Ereignis an, aus welchem System die Daten stammen. In einer komplexen HR-Systemlandschaft können verschiedene Teile des Einstellungs- und Beschäftigungsprozesses in getrennten Systemen verwaltet werden, etwa in einem Bewerbermanagementsystem (ATS) für die Einstellung, einem zentralen HRIS für die Mitarbeiterverwaltung und einem Abrechnungssystem für Vergütungsänderungen.

Die Auswertung nach Quellsystem hilft, Herausforderungen bei der Datenintegration und die Fragmentierung von Prozessen zu verstehen. Analysten können feststellen, ob Verzögerungen oder Probleme in einem bestimmten System gehäuft auftreten. Das unterstützt technische Verbesserungen und die Neugestaltung von Prozessen. Das Attribut ist außerdem wichtig für die Datenvalidierung und eine vollständige Sicht auf den durchgängigen Prozess.

Gibt die Herkunft der Prozessdaten an. Das ist wichtig, um Probleme mit der Datenqualität zu beheben und Übergaben zwischen verschiedenen HR-Systemen nachzuvollziehen.

Diese Information wird üblicherweise beim Extrahieren und Transformieren der Daten (ETL) ergänzt oder ist als Standardfeld in Systemintegrationsprotokollen vorhanden.

Das Attribut „Abteilung“ gibt die organisatorische Zuordnung der beschäftigten Person an. Es ist eine wichtige Dimension, um die Prozessleistung im Unternehmen aufzuschlüsseln und zu vergleichen.

Mit diesem Attribut lässt sich der Einstellungs- und Beschäftigungsprozess vergleichen. Analysten können beispielsweise die Einstellungsdauer in der Engineering-Abteilung der im Vertrieb gegenüberstellen und so unterschiedliche Herausforderungen bei der Personalgewinnung erkennen. Auch Fluktuationsraten lassen sich nach Abteilung auswerten, um mögliche Probleme bei Führung oder Unternehmenskultur aufzudecken. Wird die Prozesslandkarte nach Abteilung gefiltert, werden besondere Prozessvarianten oder Engpässe in bestimmten Geschäftsbereichen sichtbar.

Ermöglicht eine differenzierte Aufschlüsselung und vergleichende Analyse. So wird sichtbar, wie HR-Prozesse in den verschiedenen Bereichen der Organisation ablaufen.

Im zentralen Mitarbeiterprofil oder Stammdatensatz des HR-Systems verfügbar, häufig mit der Stelle oder Position verknüpft.

Der Beendigungsgrund erklärt, warum der Beschäftigungszyklus einer Person im Unternehmen endete. Die Gründe werden üblicherweise kategorisiert, etwa als freiwillig (Kündigung, Ruhestand) oder unfreiwillig (Leistung, Umstrukturierung).

Dieses Attribut ist die Grundlage jeder Analyse der Mitarbeiterfluktuation. Werden Beendigungsgründe mit anderen Daten verknüpft, kann die Organisation wichtige Erkenntnisse gewinnen. So lässt sich beispielsweise untersuchen, ob eine bestimmte Abteilung viele freiwillige Kündigungen verzeichnet oder ob Neueinstellungen aus einer bestimmten Recruiting-Quelle häufig aus Leistungsgründen beendet werden. Diese Erkenntnisse sind entscheidend, um wirksame Strategien zur Mitarbeiterbindung zu entwickeln und die Qualität der Einstellungen zu verbessern.

Liefert wichtigen Kontext für die Fluktuationsanalyse. So lassen sich freiwillige und unfreiwillige Abgänge unterscheiden und deren Ursachen ermitteln.

Wird während des Offboardings oder Beendigungsprozesses erfasst und üblicherweise im abschließenden Beschäftigungsdatensatz der Person gespeichert.

Das Attribut „Benutzer“ gibt an, welche Person oder welches System für einen bestimmten Prozessschritt verantwortlich war. Das kann eine Führungskraft sein, die ein Angebot genehmigt, ein HR-Administrator, der das Onboarding einleitet, oder ein automatisiertes System, das eine Erinnerung auslöst.

Dieses Attribut ergänzt die Analyse um die Dimension der handelnden Person oder des Systems. Es hilft, die Arbeitslast zu verstehen, Schulungsbedarf zu erkennen, etwa wenn bestimmte Benutzer wiederholt Verzögerungen oder Fehler verursachen, und die Compliance sicherzustellen. So lässt sich beispielsweise prüfen, ob sensible Aktionen wie Vergütungsänderungen ausschließlich von autorisierten Personen ausgeführt werden. Das ist wichtig für Audits und die Sicherheit.

Zeigt, wer eine Aktion ausgeführt hat. Das ist wichtig, um Arbeitslast, Compliance und Automatisierungsgrad zu analysieren sowie Schulungsbedarf zu erkennen.

In System-Auditprotokollen oder Transaktionsdatensätzen verfügbar, häufig unter Bezeichnungen wie „Changed By“, „Erstellt von“ oder „User ID“.

Die Beschäftigungsart beschreibt die Art des Arbeitsvertrags oder Beschäftigungsverhältnisses einer Person. Dieses wichtige demografische Attribut wirkt sich häufig darauf aus, wie HR-Prozesse ablaufen.

Die Auswertung nach Beschäftigungsart kann wichtige Unterschiede aufzeigen. Das Onboarding für befristet Beschäftigte kann beispielsweise deutlich kürzer und weniger umfangreich sein als für Vollzeitbeschäftigte. Auch Leistungsbeurteilungen oder Offboarding-Verfahren können sich unterscheiden. Diese Aufschlüsselung ist wichtig, um die Compliance sicherzustellen und zu prüfen, ob Prozesse auf die verschiedenen Beschäftigtengruppen abgestimmt sind.

Ermöglicht die Analyse von Prozessvarianten nach Beschäftigungsform. Das ist wichtig für die Compliance und die Anpassung von Prozessen an unterschiedliche Beschäftigtengruppen.

Ein Standardfeld im zentralen HR-Profil oder Beschäftigungsdatensatz einer Person.

Das Attribut „Endzeit“ markiert den Abschluss einer Aktivität, die sich über einen Zeitraum erstreckt. Viele HR-Ereignisse finden unmittelbar statt, etwa „Angebot unterbreitet“. Andere haben einen klaren Anfang und ein Ende, zum Beispiel eine Hintergrundüberprüfung oder das Onboarding. Zusammen mit dem Ereignis-Timestamp (StartTime) ermöglicht dieser Timestamp eine genaue Berechnung der Dauer.

Bei der Prozessanalyse ist die Endzeit wichtig, um die Bearbeitungszeit oder aktive Arbeitszeit einzelner Aufgaben zu berechnen. So lassen sich Wartezeiten, also die Lücke zwischen zwei Aktivitäten, von Bearbeitungszeiten, also der Dauer einer einzelnen Aktivität, unterscheiden. Die Auswertung dieser Zeitspannen hilft, ineffiziente Aufgaben und Möglichkeiten zur Automatisierung oder Umverteilung von Ressourcen zu erkennen.

Ermöglicht die genaue Berechnung der Aktivitätsdauer und hilft, aktive Arbeitszeit von ungenutzter Wartezeit im Prozess zu unterscheiden.

In Event Logs oder Transaktionstabellen zu finden, in denen sowohl der Beginn als auch der Abschluss einer Aufgabe erfasst werden. Falls kein expliziter Wert vorliegt, muss er möglicherweise aus einem separaten Ereignis „abgeschlossen“ abgeleitet werden.

Die ID der Stellenanforderung ist ein eindeutiger Schlüssel, der alle Aktivitäten zur Besetzung einer bestimmten Stelle verknüpft, von der Erstellung und Genehmigung bis zur Kandidatensuche und dem Unterbreiten von Angeboten. Häufig dient sie als vorläufige Case-ID, bevor bei der Einstellung eine Mitarbeiter-ID vergeben wird.

Dieses Attribut eignet sich besonders für die Analyse der Phase vor dem Eintritt in den Beschäftigungszyklus. Damit lassen sich KPIs wie „Time to Fill“ messen und die Effizienz des Recruiting-Prozesses für eine bestimmte Rolle bewerten. Durch die Analyse auf Ebene der Stellenanforderung können Organisationen Engpässe bei Genehmigungen, der Kandidatensuche oder den Vorstellungsgesprächen über verschiedene offene Stellen hinweg erkennen.

Verknüpft alle Aktivitäten vor der Einstellung und ermöglicht eine detaillierte Analyse des Recruiting-Prozesses sowie von Kennzahlen wie „Time to Fill“.

Wird vom Bewerbermanagementsystem (ATS) oder Recruiting-Modul eines HRIS erstellt, wenn eine neue Stelle ausgeschrieben wird.

Das Attribut „Standort“ gibt den tatsächlichen oder festgelegten Arbeitsort der beschäftigten Person an. Die Angabe kann ein ganzes Land oder ein bestimmtes Bürogebäude beziehungsweise einen Campus umfassen.

Die geografische Analyse ist im HR Process Mining besonders für international tätige Organisationen wichtig. Sie macht regionale Unterschiede bei der Prozessleistung sichtbar, etwa abweichende Einstellungszyklen aufgrund lokaler Arbeitsgesetze oder Marktbedingungen. Außerdem lassen sich Fluktuationsraten an verschiedenen Standorten vergleichen, um mögliche Probleme bei der lokalen Führung oder im Arbeitsumfeld zu erkennen. Diese Daten sind wichtig, um Prozesse nach Möglichkeit zu vereinheitlichen und zugleich lokale Anforderungen zu berücksichtigen.

Ermöglicht geografische Analysen, um regionale Prozessunterschiede zu erkennen, die Einhaltung lokaler Vorschriften zu prüfen und die Leistung verschiedener Arbeitsstandorte zu vergleichen.

Üblicherweise in den persönlichen oder geschäftlichen Adressdaten der beschäftigten Person im HR-System gespeichert.

Das Attribut „Stellenbezeichnung“ enthält detaillierte Angaben zur Rolle der beschäftigten Person in der Organisation. Dazu gehören übergeordnete Rollen wie „Direktor“ ebenso wie konkrete Positionen wie „Senior Software Engineer“ oder „Account Executive“.

In der Analyse lässt sich damit der Prozess für bestimmte Rollen oder Hierarchieebenen filtern und auswerten. So können Sie Fragen beantworten wie: „Dauert es länger, Führungspositionen als Einstiegspositionen zu besetzen?“ oder „Unterscheidet sich das Onboarding für technische und nicht technische Positionen?“ Diese Detailtiefe ist wichtig, um gezielte Prozessverbesserungen zu entwickeln und zu verstehen, wie sich der Beschäftigungszyklus je nach Rolle unterscheidet.

Ermöglicht eine detaillierte Analyse der Unterschiede im Beschäftigungszyklus nach Rolle, Hierarchieebene und Funktion und unterstützt gezielte Verbesserungen.

In den Stelleninformationen oder Positionsdaten des Mitarbeiterstammdatensatzes im HR-System zu finden.

Der Beschäftigungsstatus zeigt den Stand des Beschäftigungsverhältnisses zu einem bestimmten Zeitpunkt. Dieses dynamische Attribut ändert sich im Laufe des Beschäftigungszyklus.

Im Process Mining können Statusänderungen selbst wichtige Aktivitäten sein, etwa „Status auf beurlaubt geändert“. Das Attribut eignet sich außerdem zum Filtern und Analysieren. So können Sie sich auf die Abläufe aktuell beschäftigter Personen konzentrieren oder gezielt die Prozesse vor der Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses untersuchen. Es hilft sicherzustellen, dass für die jeweilige Analyse die passende Personengruppe berücksichtigt wird.

Gibt den aktuellen Status der beschäftigten Person an und ist wichtig, um Analysen auf bestimmte Gruppen wie aktive oder ausgeschiedene Mitarbeitende einzugrenzen.

Ein zentrales Feld im Hauptdatensatz der beschäftigten Person oder in der Tabelle mit den Stelleninformationen im HRIS.

Das Attribut „Führungskraft“ gibt die direkte vorgesetzte Person der beschäftigten Person an. Führungskräfte spielen in vielen Phasen des Einstellungs- und Beschäftigungsprozesses eine wichtige Rolle. Sie genehmigen Vorgänge, führen Leistungsbeurteilungen durch und leiten Rollenwechsel ein.

Die Auswertung nach Führungskraft kann Unterschiede bei der Führungswirksamkeit und der Einhaltung von Prozessen aufzeigen. So lassen sich beispielsweise Führungskräfte erkennen, die Leistungsbeurteilungen zügig abschließen, und solche, die regelmäßig in Verzug geraten. Auch Fluktuationsraten einzelner Teams können analysiert werden und Hinweise auf Führungsprobleme geben. Daraus ergeben sich Ansatzpunkte für gezielte Schulungen und Unterstützung von Führungskräften.

Unterstützt die Analyse von Prozessleistung und Ergebnissen auf Team- oder Führungskräfteebene und macht Unterschiede bei Führungspraktiken und Prozesseinhaltung sichtbar.

Im Stellen- oder Positionsdatensatz der beschäftigten Person im HR-System gespeichert, häufig als Verknüpfung zu einem anderen Mitarbeiterdatensatz.

Die Geschäftseinheit bezeichnet einen großen Geschäftsbereich innerhalb eines Unternehmens, zum Beispiel „Konsumgüter“, „Unternehmenssoftware“ oder „Globale Dienstleistungen“. Sie bietet einen übergeordneten organisatorischen Kontext im Vergleich zur Abteilung.

Die Analyse des Einstellungs- und Beschäftigungsprozesses auf Ebene der Geschäftseinheit eignet sich für strategische Vergleiche auf hoher Ebene. Die Unternehmensleitung kann damit nachvollziehen, wie sich Personalmanagement und Ergebnisse zwischen den großen Geschäftsbereichen unterscheiden. Eine Geschäftseinheit kann beispielsweise eine deutlich höhere interne Mobilität aufweisen. Daraus lassen sich bewährte Vorgehensweisen ableiten, die sich im gesamten Unternehmen teilen lassen. Diese Sicht ist wichtig, um HR-Prozesse an der übergeordneten Geschäftsstrategie auszurichten.

Bietet eine übergeordnete organisatorische Dimension für strategische Analysen und ermöglicht den Vergleich der HR-Prozessleistung zwischen großen Geschäftsbereichen.

In den organisatorischen Zuordnungsdaten der beschäftigten Person im zentralen HR-System zu finden.

Die Recruiting-Quelle gibt an, über welchen Weg eine erfolgreiche Einstellung zustande kam. Das kann eine interne Quelle wie eine Mitarbeiterempfehlung oder eine externe Quelle wie ein berufliches Netzwerk, eine Hochschulkarrieremesse oder ein externer Personalvermittler sein.

Dieses Attribut ist wichtig, um die Wirksamkeit verschiedener Strategien zur Personalgewinnung zu bewerten. Wird der gesamte Beschäftigungszyklus nach Recruiting-Quelle ausgewertet, können Organisationen feststellen, über welche Kanäle die qualifiziertesten Kandidaten kommen. Maßstäbe dafür sind beispielsweise Leistungsbeurteilungen, Beförderungsraten und Mitarbeiterbindung. Dieser datengetriebene Ansatz hilft dem Recruiting-Team, Ausgaben und Aufwand auf die wirksamsten Quellen auszurichten.

Ermöglicht die Analyse der Wirksamkeit verschiedener Recruiting-Kanäle. So lassen sich Strategie und Ausgaben anhand der Kandidatenqualität und Mitarbeiterbindung optimieren.

Wird üblicherweise während der Bewerbungs- oder Kandidatensuche im Bewerbermanagementsystem (ATS) erfasst.