Daten-Vorlage: Mitarbeiterlebenszyklus (Vom Eintritt bis zum Austritt)

Der Activity Name beschreibt einen spezifischen Schritt innerhalb des Hire-to-Retire-Prozesses. Diese Activities sind die Bausteine der Process Map und umfassen alles von der anfänglichen Stellenanforderung bis zur endgültigen Kündigungsbestätigung.

In der Analyse wird dieses Attribut verwendet, um den Process Flow zu visualisieren, die Abfolge von Events zu identifizieren und die Häufigkeit und Dauer jedes Schrittes zu messen. Es ist entscheidend, um zu verstehen, welche Aktionen stattfinden, Abweichungen vom Standardprozess aufzudecken und Phasen zu identifizieren, die Verzögerungen verursachen oder verbesserungsbedürftig sind, wie eine langwierige Hintergrundprüfung oder eine verzögerte Onboarding-Aufgabe.

Dieses Attribut definiert die Schritte in der Prozesslandkarte, die die Grundlage für alle Process Mining Analysen und Visualisierungen bildet.

Generiert aus Event Logs, Statusänderungseinträgen oder spezifischen Transaktionsdaten innerhalb des HR-Systems.

Der Event Timestamp markiert den Zeitpunkt, zu dem eine Activity stattgefunden hat. Dieser Timestamp ist unerlässlich, um Events chronologisch zu ordnen und die Journey des Mitarbeiters präzise zu rekonstruieren. Er dient als primärer temporaler Datenpunkt für die Performance Analyse.

Dieses Attribut wird verwendet, um Cycle Times zwischen Activities zu berechnen, die Gesamtdauer von Prozessen wie Einstellung oder Offboarding zu messen und zeitbasierte Bottlenecks zu identifizieren. Es ermöglicht die Trendanalyse über die Zeit und ist grundlegend für die Erstellung zeitkritischer KPIs, wie 'Durchschnittliche Time to Hire' oder 'Onboarding Cycle Time'.

Dieser Timestamp ist entscheidend für die korrekte Sequenzierung von Events und die Berechnung aller zeitbasierten Performance-Metriken, wie Zykluszeiten und Dauern.

Findet sich üblicherweise zusammen mit dem Aktivitäts- oder Transaktionsdatensatz in Systemprotokollen oder Datentabellen, oft gekennzeichnet als Erstellungsdatum oder System-Timestamp.

Die Employee ID ist ein eindeutiger Schlüssel, der eine Person vom anfänglichen Einstellungsprozess bis zu ihrem eventuellen Ausscheiden begleitet. Sie verknüpft alle zugehörigen Lifecycle Events, wie Onboarding, Performance Reviews, Beförderungen und Offboarding, zu einer einzigen, kohärenten Journey.

Im Process Mining ist dieses Attribut grundlegend für die Case Correlation. Es ermöglicht der Analyse-Engine, den End-to-End-Process Flow für jeden Mitarbeiter zu rekonstruieren. Durch die Verwendung der Employee ID als Case ID können Analysten Cycle Times verfolgen, Bottlenecks in spezifischen Employee Journeys identifizieren und Variationen in der Ausführung des Lifecycle Prozesses über verschiedene Personen oder Gruppen hinweg analysieren.

Dies ist die wesentliche Case ID, die alle Ereignisse im Mitarbeiterlebenszyklus miteinander verbindet und so die Analyse der gesamten Mitarbeiterreise vom Eintritt bis zum Austritt ermöglicht.

Typischerweise verfügbar in den Stammdatentabellen oder Datensätzen für Mitarbeiter innerhalb eines HR-Informationssystems (HRIS).

Dieses Attribut liefert einen Timestamp dafür, wann die Daten zuletzt aktualisiert oder in das Process Mining Dataset extrahiert wurden. Es zeigt nicht an, wann das Geschäfts-Event aufgetreten ist, sondern die Aktualität der Daten selbst.

Seine primäre Anwendung liegt in der Data Governance und Validierung. Analysten können diese Informationen nutzen, um zu bestätigen, dass sie mit aktuellen Informationen arbeiten und um die potenzielle Latenz zwischen einem Event im Quellsystem und dessen Erscheinen in der Analyse zu verstehen. Es ist entscheidend für das Management von Datenaktualisierungszyklen und die Sicherstellung der Zuverlässigkeit der gewonnenen Erkenntnisse.

Stellt die Aktualität und Governance der Daten sicher, indem angezeigt wird, wie aktuell die analysierten Informationen sind, was für den Aufbau von Vertrauen in die Analyseergebnisse entscheidend ist.

Dieser Timestamp wird typischerweise während des Extraktions-, Transformations- und Ladeprozesses (ETL) generiert und hinzugefügt.

Das Attribut Quellsystem identifiziert den Ursprung der Daten für jedes Event. In einem komplexen HR-Ökosystem können verschiedene Teile des Vom-Eintritt-bis-zum-Austritt-Prozesses in separaten Systemen verwaltet werden, wie z.B. einem Bewerber-Tracking-System (ATS) für die Einstellung, einem zentralen HRIS für die Mitarbeiterverwaltung und einem Gehaltsabrechnungssystem für Vergütungsänderungen.

Die Analyse von Daten nach Quellsystem hilft beim Verständnis von Datenintegrationsherausforderungen und Prozessfragmentierung. Sie ermöglicht Analysten zu identifizieren, ob Verzögerungen oder Probleme in einem bestimmten System konzentriert sind, was technische Verbesserungen oder Bemühungen zur Prozessneugestaltung anstoßen kann. Sie ist auch entscheidend für die Datenvalidierung und um eine umfassende Sicht auf den End-to-End-Prozess sicherzustellen.

Identifiziert die Herkunft der Prozessdaten, was entscheidend für die Fehlerbehebung bei Datenqualitätsproblemen und das Verständnis für Prozessübergaben zwischen verschiedenen HR-Systemen ist.

Diese Information wird typischerweise während des Datenextraktions- und Transformationsprozesses (ETL) hinzugefügt oder kann als Standardfeld in Systemintegrationsprotokollen vorhanden sein.

Das Department Attribut repräsentiert die organisatorische Zuordnung des Mitarbeiters. Es ist eine entscheidende Dimension für die Segmentierung und den Vergleich der Prozess Performance im gesamten Unternehmen.

Dieses Attribut ermöglicht eine vergleichende Analyse des Hire-to-Retire-Prozesses. Zum Beispiel können Analysten die 'Time to Hire' für die Engineering-Abteilung mit der Sales-Abteilung vergleichen, um unterschiedliche Einstellungsherausforderungen zu identifizieren. Es kann auch verwendet werden, um Fluktuationsraten nach Abteilungen zu analysieren und Bereiche mit potenziellen Management- oder kulturellen Problemen hervorzuheben. Das Filtern der Process Map nach Abteilung kann einzigartige Prozessvariationen oder Bottlenecks aufdecken, die für bestimmte Geschäftsfunktionen spezifisch sind.

Ermöglicht eine leistungsstarke Segmentierung und vergleichende Analyse, die aufzeigt, wie HR-Prozesse in verschiedenen Teilen der Organisation durchgeführt werden.

Verfügbar im Kernprofil des Mitarbeiters oder im Stammdatensatz innerhalb des HR-Systems, oft verknüpft mit der Stelle oder Position.

Das Attribut Benutzer identifiziert die Person oder das System, das für die Ausführung eines spezifischen Prozessschritts verantwortlich ist. Dies könnte ein einstellender Vorgesetzter sein, der ein Angebot genehmigt, ein HR-Administrator, der das Onboarding initiiert, oder ein automatisiertes System, das eine Erinnerung auslöst.

Dieses Attribut erweitert die Analyse um eine menschliche oder systemische Akteurdimension. Es wird verwendet, um die Arbeitslastverteilung zu verstehen, Schulungsmöglichkeiten zu identifizieren (z.B. wenn bestimmte Benutzer konstant Verzögerungen oder Fehler verursachen) und die Prozesseinhaltung zu gewährleisten. Zum Beispiel kann es helfen zu überprüfen, ob sensible Aktionen wie Vergütungsänderungen nur von autorisiertem Personal durchgeführt werden, was für Audits und die Sicherheit wichtig ist.

Identifiziert, wer eine Aktion durchgeführt hat, was für die Analyse der Arbeitslast, der Compliance, des Automatisierungsgrades und zur Identifizierung von Schulungsbedarfen unerlässlich ist.

Verfügbar in System-Audit Logs oder Transaktionsaufzeichnungen, oft erfasst als "Geändert von", "Erstellt von" oder "Benutzer-ID".

Das Attribut Positionsbezeichnung liefert detaillierte Informationen über die Rolle eines Mitarbeiters innerhalb der Organisation. Dies kann von Führungspositionen wie 'Direktor' bis zu spezifischen Positionen wie 'Senior Software Engineer' oder 'Account Executive' reichen.

In der Analyse wird die Positionsbezeichnung genutzt, um Prozesse nach bestimmten Rollen oder Hierarchieebenen zu filtern und zu untersuchen. Es hilft bei der Beantwortung von Fragen wie: 'Dauert die Einstellung für Führungspositionen länger als für Junior-Positionen?' oder 'Unterscheidet sich der Onboarding-Prozess für technische von nicht-technischen Positionen?'. Dieser Detaillierungsgrad ist entscheidend für gezielte Prozessverbesserungen und das Verständnis, wie der Mitarbeiterlebenszyklus innerhalb der Belegschaft variiert.

Ermöglicht eine detaillierte Analyse, wie Lebenszyklusprozesse je nach Mitarbeiterrolle, Seniorität und Funktion variieren, und unterstützt gezieltere Verbesserungen.

Zu finden in den Job-Informationen oder Positionsdaten des Mitarbeiters innerhalb des HR-Stammsatzes.

Die Beschäftigungsart klassifiziert die Art des Arbeitsvertrags oder der Vereinbarung für eine Einzelperson. Dies ist ein wichtiges demografisches Attribut, das oft einen erheblichen Einfluss darauf hat, wie HR-Prozesse ausgeführt werden.

Die Analyse des Prozesses nach Beschäftigungsart kann wichtige Unterschiede aufzeigen. Zum Beispiel kann der Onboarding-Prozess für einen Contractor erheblich kürzer und weniger detailliert sein als für einen Vollzeitmitarbeiter. Auch Leistungsbeurteilungszyklen oder Offboarding-Verfahren können variieren. Diese Segmentierung ist entscheidend, um Compliance sicherzustellen und zu identifizieren, ob Prozesse angemessen auf verschiedene Mitarbeitertypen zugeschnitten sind.

Ermöglicht die Analyse von Prozessvariationen basierend auf Arbeitsvereinbarungen, was entscheidend für die Compliance und die Optimierung von Prozessen für verschiedene Mitarbeiterkategorien ist.

Dies ist ein Standardfeld in den HR-Stammdaten oder der Beschäftigungsakte eines Mitarbeiters.

Das End Time Attribut markiert den Zeitpunkt der Beendigung einer Activity, die sich über einen bestimmten Zeitraum erstreckt. Während viele HR-Events augenblicklich sind (z.B. 'Angebot erweitert'), haben andere einen klaren Start und ein klares Ende, wie z.B. 'Hintergrundprüfung' oder 'Onboarding'. Dieser Timestamp, wenn er mit dem Event Timestamp (StartTime) gekoppelt ist, ermöglicht eine präzise Dauerberechnung.

In der Prozessanalyse ist End Time entscheidend für die Berechnung der Bearbeitungszeit oder der aktiven Arbeitszeit spezifischer Aufgaben. Dies hilft, zwischen Wartezeit (der Zeitraum zwischen zwei verschiedenen Activities) und Bearbeitungszeit (die Dauer einer einzelnen Activity) zu unterscheiden. Die Analyse dieser Dauern hilft, ineffiziente Aufgaben und Möglichkeiten zur Automatisierung oder Ressourcenumverteilung zu identifizieren.

Ermöglicht die präzise Berechnung von Aktivitätsdauern und hilft, zwischen aktiver Arbeitszeit und untätiger Wartezeit im Prozess zu unterscheiden.

Zu finden in Event Logs oder Transaktionstabellen, die sowohl den Beginn als auch den Abschluss einer Aufgabe aufzeichnen. Es muss möglicherweise von einem separaten 'abgeschlossen'-Event abgeleitet werden, falls nicht explizit angegeben.

Die Job Requisition ID ist ein eindeutiger Schlüssel, der alle Activities verknüpft, die mit der Besetzung einer bestimmten offenen Stelle zusammenhängen, von ihrer Erstellung und Genehmigung bis zur Kandidatenbeschaffung und Angebotsunterbreitung. Sie dient oft als Precursor Case ID, bevor eine Employee ID bei der Einstellung generiert wird.

Dieses Attribut ist besonders nützlich für die Analyse der Pre-Hire Phase des Employee Lifecycle. Es ermöglicht die Messung von KPIs wie 'Time to Fill' und hilft, die Effizienz des Rekrutierungsprozesses für eine spezifische Rolle zu verstehen. Durch die Analyse von Prozessen auf Requisition Ebene können Unternehmen Bottlenecks bei Genehmigungen, Sourcing oder Interviewphasen über verschiedene Stellenangebote hinweg identifizieren.

Verbindet alle Vor-Einstellungs-Aktivitäten, um eine detaillierte Analyse des Rekrutierungsprozesses und von Kennzahlen wie „Time to Fill“ zu ermöglichen.

Generiert vom Applicant Tracking System (ATS) oder dem Rekrutierungsmodul eines HRIS, wenn eine neue Stellenanzeige erstellt wird.

Der Austrittsgrund liefert den Kontext, warum der Lebenszyklus eines Mitarbeiters im Unternehmen endete. Gründe werden typischerweise kategorisiert, zum Beispiel als freiwillig (Kündigung, Ruhestand) oder unfreiwillig (Leistung, Umstrukturierung).

Dieses Attribut ist der Eckpfeiler jeder Analyse der Mitarbeiterfluktuation. Durch die Verknüpfung von Austrittsgründen mit anderen Daten kann eine Organisation wertvolle Erkenntnisse gewinnen. Zum Beispiel lässt sich analysieren, ob eine bestimmte Abteilung eine hohe Rate freiwilliger Kündigungen aufweist oder ob neue Mitarbeiter aus einer bestimmten Rekrutierungsquelle eher aufgrund von Leistungsgründen entlassen werden. Diese Erkenntnisse sind entscheidend für die Entwicklung effektiver Talentbindungsstrategien und die Verbesserung der Einstellungsqualität.

Bietet entscheidenden Kontext für die Fluktuationsanalyse, hilft zwischen freiwilligem und unfreiwilligem Ausscheiden zu unterscheiden und die Grundursachen zu identifizieren.

Aufgezeichnet während des Offboarding- oder Kündigungsprozesses, typischerweise im finalen Personalakt des Mitarbeiters gespeichert.

Das Attribut Standort gibt den physischen oder zugewiesenen Arbeitsort des Mitarbeiters an. Das kann von einem ganzen Land bis hin zu einem bestimmten Bürogebäude oder Campus reichen.

Die geografische Analyse ist im HR-Process Mining von entscheidender Bedeutung, insbesondere für global agierende Organisationen. Sie hilft dabei, regionale Unterschiede in der Prozessleistung aufzudecken, wie z.B. Abweichungen in den Einstellungszykluszeiten aufgrund lokaler Arbeitsgesetze oder Marktbedingungen. Sie kann auch verwendet werden, um Fluktuationsraten an verschiedenen Standorten zu vergleichen, was potenzielle Probleme im lokalen Management oder Arbeitsumfeld aufzeigen könnte. Diese Daten sind unerlässlich, um Prozesse wo möglich zu standardisieren und lokale Bedürfnisse bei Bedarf zu berücksichtigen.

Ermöglicht eine geografische Analyse, um regionale Prozessabweichungen zu identifizieren, die Compliance mit lokalen Vorschriften zu bewerten und die Leistung an verschiedenen Standorten zu vergleichen.

Typischerweise gespeichert in den persönlichen oder geschäftlichen Adressinformationen des Mitarbeiters innerhalb des HR-Systems.

Der Beschäftigungsstatus gibt einen Überblick über die Beziehung eines Mitarbeiters zum Unternehmen zu einem bestimmten Zeitpunkt. Es ist ein dynamisches Attribut, das sich ändert, wenn der Mitarbeiter seinen Lebenszyklus durchläuft.

Im Process Mining kann die Verfolgung von Änderungen dieses Status selbst eine Schlüsselaktivität sein (z.B. 'Status geändert zu in Freistellung'). Es ist auch ein wertvolles Attribut für Filterung und Analyse, das es Ihnen ermöglicht, sich auf die Verläufe aktuell aktiver Mitarbeiter zu konzentrieren oder speziell die Prozesse zu analysieren, die zur Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses ehemaliger Mitarbeiter führen. Es trägt dazu bei, dass die korrekte Population in verschiedene Arten der Lebenszyklusanalyse einbezogen wird.

Definiert den aktuellen Status des Mitarbeiters, was entscheidend ist, um Analysen auf spezifische Populationen wie aktive oder gekündigte Mitarbeiter zu filtern.

Ein Kernfeld im Hauptmitarbeiterdatensatz oder in der Stelleninformationstabelle im HRIS.

Die Business Unit repräsentiert eine große operative Abteilung innerhalb eines Unternehmens, wie z.B. 'Konsumgüter', 'Enterprise Software' oder 'Global Services'. Sie bietet einen übergeordneten organisatorischen Kontext im Vergleich zur Abteilung.

Die Analyse des Hire-to-Retire-Prozesses auf Business Unit-Ebene ist nützlich für strategische, übergeordnete Vergleiche. Sie kann der oberen Führungsebene helfen zu verstehen, wie sich Talentmanagementpraktiken und -ergebnisse über die wichtigsten Geschäftsbereiche hinweg unterscheiden. Beispielsweise könnte eine Business Unit eine deutlich schnellere interne Mobilitätsrate aufweisen, was auf Best Practices hindeutet, die unternehmensweit geteilt werden könnten. Diese Sichtweise ist entscheidend, um HR-Prozesse mit breiteren Geschäftsstrategien abzustimmen.

Bietet eine übergeordnete organisatorische Dimension für strategische Analysen, die den Vergleich der HR-Prozessleistung über wichtige Geschäftsbereiche hinweg ermöglicht.

Zu finden in den Organisationszuordnungsdaten des Mitarbeiters innerhalb des Core-HR-Systems.

Das Attribut Vorgesetzter identifiziert den direkten Vorgesetzten des Mitarbeiters. Der Vorgesetzte ist oft ein Schlüsselakteur in vielen Vom-Eintritt-bis-zum-Austritt-Prozessen, verantwortlich für Genehmigungen, Leistungsbeurteilungen und die Initiierung von Rollenwechseln.

Die Analyse von Prozessen nach Vorgesetztem kann Abweichungen in der Managementeffektivität und der Prozesseinhaltung aufzeigen. Zum Beispiel kann sie helfen, Vorgesetzte zu identifizieren, die Leistungsbeurteilungen schnell abschließen, im Vergleich zu denen, die diese konstant verspäten. Sie kann auch verwendet werden, um teamspezifische Fluktuationsraten zu analysieren, was auf Führungsprobleme hindeuten kann. Dies schafft die Möglichkeit für gezielte Schulung und Unterstützung von Führungskräften.

Hilft, die Prozessleistung und Ergebnisse auf Team- oder Managementebene zu analysieren, wobei Abweichungen in den Managementpraktiken und der Einhaltung hervorgehoben werden.

Gespeichert in den Job- oder Positionsdaten des Mitarbeiters im HR-System, oft als Verknüpfung zu einem anderen Mitarbeiterdatensatz.

Die Rekrutierungsquelle gibt den Ursprung einer erfolgreichen Einstellung an. Dies kann eine interne Quelle wie eine Mitarbeiterempfehlung oder eine externe Quelle wie eine professionelle Netzwerk-Plattform, eine Universitäts-Karrieremesse oder ein externer Personalvermittler sein.

Dieses Attribut ist entscheidend, um die Effektivität verschiedener Talentakquisitionsstrategien zu bewerten. Durch die Analyse des gesamten Mitarbeiterlebenszyklus, basierend auf ihrer Rekrutierungsquelle, können Unternehmen feststellen, welche Kanäle die qualitativ hochwertigsten Kandidaten liefern, gemessen an Faktoren wie Leistungsbeurteilungen, Beförderungsraten und Mitarbeiterbindung. Dieser datengestützte Ansatz ermöglicht es dem Rekrutierungsteam, seine Ausgaben und Anstrengungen auf die effektivsten Quellen zu optimieren.

Ermöglicht die Analyse der Effektivität von Rekrutierungskanälen, um die Rekrutierungsstrategie und -ausgaben basierend auf Kandidatenqualität und -bindung zu optimieren.

Typischerweise erfasst im Bewerber-Tracking-System (ATS) während der Bewerbungs- oder Sourcing-Phase.