Ihr Datentemplate für Record to Report – Periodenabschluss und Abstimmung

Der Aktivitätsname bezeichnet einen einzelnen Schritt im Periodenabschluss und Abstimmungsprozess, etwa „Buchung erfasst“, „Abstimmung freigegeben“ oder „Periode geschlossen“. Diese Aktivitäten bilden die Ereignisfolge des durchgängigen Prozesses für eine bestimmte Finanzperiode.

Die Analyse der Abfolge und Dauer dieser Aktivitäten ist der Kern des Process Mining. Sie macht den tatsächlichen Prozessablauf sichtbar, zeigt Engpässe auf, an denen Aktivitäten zu lange dauern, und deckt Abweichungen von der Standardvorgehensweise auf. Anhand unterschiedlicher Aktivitätsnamen lässt sich der Prozess in Teilprozesse wie Abstimmung oder Konsolidierung untergliedern.

Dieses Attribut ist entscheidend, um die Prozessübersicht darzustellen, Engpässe zu erkennen und die Ereignisabfolge im Abschlusszyklus nachzuvollziehen.

Abgeleitet aus Transaktionscodes, Event Logs, Aufgabenbeschreibungen in einem Workflow-Tool oder Statusänderungen von Dokumenten im Finanzsystem.

Der Ereigniszeitpunkt erfasst das genaue Datum und die Uhrzeit, zu der eine Aktivität begonnen hat. Dieser Timestamp ist entscheidend, um Ereignisse chronologisch zu ordnen und den Prozessablauf für jede Finanzperiode zu rekonstruieren. Er bildet die Grundlage für alle zeitbezogenen Process-Mining-Analysen.

Die Genauigkeit des Ereigniszeitpunkts ist wichtig, um zentrale Kennzahlen wie Durchlaufzeiten und Wartezeiten zwischen Aktivitäten zu berechnen. Anhand der Zeitabstände zwischen aufeinanderfolgenden Ereignissen können Unternehmen Verzögerungen lokalisieren und den zeitlichen Ablauf ihres Abschlussprozesses nachvollziehen. Diese Informationen helfen dabei, den Abschluss zu beschleunigen und effizienter zu gestalten.

Dieser erforderliche Timestamp ordnet Ereignisse korrekt, ermöglicht die Berechnung der Durchlaufzeiten zwischen Aktivitäten und misst die Gesamtdauer des Abschlussprozesses.

Das Feld ist in Transaktionsprotokollen, Dokumentenköpfen oder Ereignistabellen von Workflow-Systemen meist als „Erstellungsdatum“, „Buchungsdatum“ oder „Startdatum“ zu finden.

Die Finanzperiode bezeichnet den konkreten Buchungszeitraum, etwa „2023-12“ oder „Q4-2023“, in dem alle Abschlussaktivitäten stattfinden. Sie bildet den zentralen Case, der einzelne Ereignisse vom Abschluss der Nebenbücher bis zur Erstellung des endgültigen Abschlusses zu einer durchgängigen Prozessinstanz zusammenführt.

Beim Process Mining ermöglicht die Analyse der nach Finanzperiode gruppierten Aktivitäten, die gesamte Durchlaufzeit des Periodenabschlusses zu messen. Der Vergleich verschiedener Perioden macht Trends sowie Verbesserungen oder Verschlechterungen der Leistung sichtbar. Wird die Finanzperiode als Case-ID verwendet, lassen sich alle zugehörigen Buchungen, Abstimmungen und Freigaben demselben Abschlussvorgang zuordnen.

Sie ist die zentrale Case-ID, die alle zugehörigen Aktivitäten zusammenfasst und so die durchgängige Analyse von Durchlaufzeit und Effizienz des Periodenabschlusses ermöglicht.

Das Feld befindet sich üblicherweise im Kopfbereich oder in den allgemeinen Daten von Finanzdokumenten und Aufgabenverwaltungssystemen zum Periodenabschluss.

Dieses Attribut erfasst Datum und Uhrzeit der letzten Aktualisierung des Datensatzes. Es liefert wichtigen Kontext für die Analyse: Sie sehen, wie aktuell die Daten sind und bis zu welchem Zeitpunkt Ereignisse enthalten sind. Bei einem dynamischen Prozess wie dem Periodenabschluss ist das für Dashboards zur laufenden Überwachung besonders wichtig.

Für Beteiligte, die Process-Mining-Analysen als Entscheidungsgrundlage verwenden, ist es wichtig zu wissen, wie aktuell die Daten sind. So können sie einschätzen, ob sie eine vollständige historische Sicht oder eine nahezu aktuelle Momentaufnahme eines laufenden Abschlussprozesses betrachten. Dieser Timestamp ist ein wichtiger Metadatenbestandteil, um die Datenintegrität und das Vertrauen der Benutzer zu wahren.

Gibt Aufschluss über die Aktualität der Daten, damit Benutzer den zeitlichen Stand der Prozessanalyse einschätzen können.

Dabei handelt es sich üblicherweise um Metadaten, die während der Datenextraktion, -transformation und -ladung (ETL) erzeugt werden.

Das Attribut „Quellsystem“ gibt an, in welcher Anwendung oder welchem Modul eine Aktivität erfasst wurde. In einer komplexen IT-Landschaft umfasst der Periodenabschluss häufig mehrere Systeme, etwa ein ERP-System für Buchungen, ein Abstimmungstool zur Kontenprüfung und ein Konsolidierungssystem für die Berichterstattung.

Die Erfassung des Quellsystems für jedes Ereignis zeigt, welche Technologien am Prozess beteiligt sind. So werden Abhängigkeiten zwischen Systemen und Probleme bei der Datenintegration oder der Leistung einzelner Systeme sichtbar. Diese Perspektive ist hilfreich für IT- und Finanzverantwortliche, die ihre Anwendungslandschaft vereinfachen oder durch ein bestimmtes System verursachte Verzögerungen untersuchen möchten.

Zeigt, in welchem System jeder Prozessschritt stattfindet. So lassen sich Systemübergaben nachvollziehen und technologiebedingte Engpässe untersuchen.

Diese Information ist häufig Teil des Datenextraktionsverfahrens oder in technischen Metadatenfeldern der Quelltabellen zu finden.

Der Abstimmungsstatus gibt an, in welchem Zustand sich eine Kontenabstimmung zu einem bestimmten Zeitpunkt befindet. Gängige Status sind „Nicht begonnen“, „In Bearbeitung“, „Zur Prüfung eingereicht“, „Abgelehnt“ und „Genehmigt“. Diese Status entsprechen häufig den Aktivitäten im Prozess.

Die Analyse von Statusänderungen ist eine wichtige Möglichkeit, den Ablauf des Abstimmungsprozesses zu rekonstruieren. Der Status ist entscheidend für die Messung von Kennzahlen wie der Erstfreigabequote, die den Anteil der Abstimmungen erfasst, die ohne Ablehnung freigegeben werden. Außerdem zeigt die Analyse, bei welchen Konten oder Abteilungen besonders viele Abstimmungen abgelehnt werden. Das kann auf Qualitäts- oder Schulungsbedarf hindeuten.

Verfolgt den Fortschritt von Abstimmungen und ermöglicht die Messung von Nacharbeitsquoten, Freigabezeiten und der Effizienz des gesamten Abstimmungsprozesses.

Ein Statusfeld für die Abstimmungsaufgabe oder das Abstimmungsobjekt in einem Abstimmungsmanagementsystem.

Die Buchungs-ID ist eine eindeutige Nummer oder ein Code, der ein einzelnes Buchhaltungsdokument kennzeichnet. Solche Dokumente dienen der Erfassung von Finanztransaktionen, darunter Standardbuchungen, Abgrenzungen und Anpassungen während des Periodenabschlusses.

Dieses Attribut ermöglicht eine detaillierte Analyse der Buchungsverarbeitung. Werden Aktivitäten mit einer bestimmten Buchungs-ID verknüpft, lässt sich der Lebenszyklus einer Buchung von der Erstellung bis zur Erfassung nachvollziehen, einschließlich aller Prüfungs- und Freigabeschritte. Für Dashboards zu manuellen Anpassungen ist die Buchungs-ID besonders wichtig, da sich damit deren Anzahl, Wert und Auswirkungen auf den Abschlussprozess ermitteln lassen.

Kennzeichnet Buchhaltungsdokumente eindeutig und ermöglicht eine detaillierte Analyse des Buchungsvolumens, der Nacharbeit und der Freigabezeiten.

Ein Primärschlüsselfeld in den Kopfzeilentabellen von Buchhaltungsdokumenten, häufig mit „Dokumentnummer“ oder „Buchungs-ID“ bezeichnet.

Der Buchungskreis bezeichnet die konkrete rechtliche Einheit oder Tochtergesellschaft eines Konzerns, für die der Periodenabschluss durchgeführt wird. Für die Finanzkonsolidierung müssen die Bücher häufig für mehrere Einheiten abgeschlossen werden, bevor Berichte auf Konzernebene erstellt werden können.

Dieses Attribut ist wichtig für die Filterung nach Organisationseinheiten und für Vergleiche. Analysten können damit Effizienz und Termintreue des Abschlussprozesses verschiedener Unternehmen innerhalb der Organisation vergleichen. So lassen sich bewährte Vorgehensweisen leistungsstarker Einheiten erkennen und auf andere übertragen. Ebenso werden Einheiten sichtbar, die zusätzliche Unterstützung oder Prozessverbesserungen benötigen.

Ermöglicht den Vergleich und das Benchmarking des Abschlussprozesses verschiedener rechtlicher Einheiten. So lassen sich bewährte Vorgehensweisen und Verbesserungsbedarf erkennen.

Ein standardmäßiges Organisationsfeld, das sich in einem ERP-System im Kopfbereich der meisten Finanztransaktionstabellen befindet.

Der Endzeitpunkt gibt das genaue Datum und die Uhrzeit an, zu der eine bestimmte Aktivität abgeschlossen wurde. Während die Startzeit den Beginn einer Aktivität angibt, zeigt der Endzeitpunkt, wie lange ihre Ausführung gedauert hat. Das ist besonders bei Aufgaben mit messbarer Dauer relevant, etwa bei der Erstellung eines komplexen Berichts oder einer manuellen Abstimmung.

Beim Process Mining ermöglichen Start- und Endzeitpunkt die Berechnung der Verarbeitungszeit einer Aktivität. Diese Kennzahl ist grundlegend, um ineffiziente und ressourcenintensive Schritte zu erkennen. Die Analyse der Verarbeitungszeiten zeigt, wie viel Zeit tatsächlich für die Bearbeitung einer Aufgabe aufgewendet wird und wie viel auf den Beginn des nächsten Schritts entfällt. So entsteht ein genaueres Bild der Prozessleistung.

Ermöglicht die Berechnung der Verarbeitungszeit einer Aktivität. Das ist entscheidend, um ineffiziente Aufgaben und Ressourcenengpässe zu erkennen.

Im Quellsystem ist das Feld in Transaktions- oder Protokolltabellen als „Abschlussdatum“, „Datum der letzten Änderung“ oder Timestamp einer Statusänderung zu finden.

Der Transaktionsbetrag bezeichnet den finanziellen Wert eines Ereignisses, meist im Zusammenhang mit Buchungen oder Anpassungen. Dabei kann es sich um den Gesamtbetrag eines Dokuments, den Wert eines Einzelpostens oder den Betrag einer Anpassung in einer Abstimmung handeln.

Dieses Attribut ergänzt die Prozessanalyse um wichtigen geschäftlichen Kontext. Es ermöglicht, Probleme nach ihren finanziellen Auswirkungen zu priorisieren. So kann die Analyse des Werts manueller Buchungen dabei helfen, Automatisierungsmaßnahmen auf die bedeutendsten Anpassungen auszurichten. Auch die Risikobewertung wird unterstützt, da Transaktionen mit hohem Wert erkennbar werden, für die möglicherweise strengere Kontrollen oder Freigaben erforderlich sind.

Ergänzt Prozessereignisse um den finanziellen Kontext, macht die Auswirkungen von Anpassungen messbar und hilft, Verbesserungen nach ihrem Wert zu priorisieren.

Zu finden in Einzelposten- oder Kopfzeilentabellen von Finanzdokumenten, häufig in Feldern für die lokale Währung und die Konzernwährung.

Dieses Attribut gibt an, welcher Mitarbeitende oder Systembenutzer für die Ausführung einer bestimmten Aufgabe im Periodenabschluss verantwortlich ist. Das kann die Buchhaltungskraft sein, die eine Buchung erfasst hat, die Führungskraft, die eine Abstimmung freigegeben hat, oder der Analyst, der den Finanzbericht erstellt hat.

Die Analyse nach verantwortlichem Benutzer ist wichtig, um die Arbeitsverteilung und die Teamleistung zu verstehen und Schulungsbedarf zu erkennen. Sie kann zeigen, ob einzelne Personen zu Engpässen werden oder die Arbeit ungleichmäßig im Team verteilt ist. Diese personenbezogene Analyse unterstützt die Ressourcenplanung und hilft, die Produktivität des Teams während des arbeitsintensiven Abschlusszeitraums zu verbessern.

Ermöglicht die Analyse der Arbeitsverteilung und Teamproduktivität sowie das Erkennen individueller Schulungsmöglichkeiten und begrenzter Ressourcen.

Zu finden in Feldern wie „Benutzername“, „Erstellt von“, „Mitarbeiter-ID“ oder „Verantwortlicher“ in den Kopfzeilen von Finanzdokumenten und den Aufgabenprotokollen von Workflow-Systemen.

Die Abstimmungs-ID kennzeichnet einen einzelnen Abstimmungsvorgang eindeutig, beispielsweise die Abstimmung eines bestimmten Bankkontos für eine bestimmte Periode. Als Teil-Case innerhalb des gesamten Periodenabschlusses fasst sie die Aktivitäten für diese Abstimmung zusammen, etwa Vorbereitung, Prüfung und Freigabe.

Für eine detaillierte Analyse des Abstimmungsprozesses ist die Erfassung dieser ID entscheidend. Sie ermöglicht die Messung der gesamten Durchlaufzeit einer Abstimmung, vom Beginn bis zur endgültigen Freigabe. Außerdem lassen sich Nacharbeitsquoten berechnen, indem Abstimmungen erkannt werden, die abgelehnt und zur Korrektur zurückgegeben wurden.

Ermöglicht eine detaillierte Analyse des Abstimmungsprozesses, einschließlich Durchlaufzeiten, Nacharbeitsquoten und Engpässen bei einzelnen Abstimmungen.

Ein primärer Bezeichner in spezialisierten Kontenabstimmungssystemen oder -modulen.

Dieses Attribut ordnet Abstimmungen anhand ihrer Art logischen Gruppen zu. Gängige Arten sind Bilanz-, Bank-, konzerninterne und Anlagenabstimmungen sowie GuV-Abstimmungen. Je nach Art unterscheiden sich Komplexität, Risiko und Standardvorgehensweise.

Die Analyse nach Abstimmungsart ermöglicht aussagekräftigere Leistungsvergleiche. So sind konzerninterne Abstimmungen voraussichtlich komplexer und zeitaufwendiger als einfache Bankabstimmungen. Dieses Attribut hilft, realistische Leistungsziele festzulegen und spezifische Herausforderungen in den einzelnen Kategorien der Abstimmungsarbeit zu erkennen.

Ermöglicht Leistungsvergleiche zwischen verschiedenen Abstimmungskategorien und liefert ein differenziertes Bild der Prozessherausforderungen und Effizienz.

Abgeleitet aus den Eigenschaften des Sachkontos oder als eigenes Kategorienfeld in einem Abstimmungsmanagement-Tool gespeichert.

Das Attribut „Abteilung“ bezeichnet die zuständige Geschäftseinheit, etwa Finanzen, Controlling oder Kreditorenbuchhaltung. Es ergänzt die Sicht auf die rechtliche Einheit, die der Buchungskreis bietet, um eine funktionale Perspektive auf den Prozess.

Die Analyse nach Abteilung zeigt, wie Aufgaben zwischen Teams übergeben werden und wie sie zusammenarbeiten. Sie kann Verzögerungen aufdecken, die entstehen, wenn eine andere Abteilung zunächst eine notwendige Aufgabe erledigen muss. Diese Informationen helfen, die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit zu verbessern und Workflows über mehrere Teams hinweg zu vereinfachen.

Unterstützt die Analyse von Prozessübergaben und Leistung verschiedener Fachabteilungen und zeigt Möglichkeiten für eine bessere abteilungsübergreifende Zusammenarbeit auf.

Lässt sich aus den Benutzerdaten, den mit Transaktionen verknüpften Kostenstellen oder direkt aus Workflow-Management-Systemen ableiten.

Das Attribut „Automatisiert“ ist ein boolesches Kennzeichen (wahr/falsch), das zwischen Aufgaben unterscheidet, die von einer Person ausgeführt werden, und solchen, die ein Systemprozess übernimmt, etwa ein geplanter Stapelverarbeitungslauf oder ein RPA-Bot (Robotic Process Automation). Es ist wichtig, um den Automatisierungsgrad des Abschlussprozesses zu verstehen.

Die Analyse anhand dieser Dimension macht die Auswirkungen von Automatisierungsinitiativen messbar. Unternehmen können den Anteil automatisierter und manueller Aktivitäten verfolgen, geeignete Kandidaten für weitere Automatisierung erkennen und prüfen, ob bestehende Automatisierungen wie vorgesehen funktionieren. Diese Perspektive ist für Organisationen wichtig, die ihre Finanzfunktion digitalisieren und effizienter gestalten möchten.

Unterscheidet zwischen Aufgaben von Menschen und Systemen, ermöglicht die Messung des Automatisierungsgrads und zeigt weitere Automatisierungsmöglichkeiten auf.

Lässt sich aus der Benutzer-ID (z. B. System- oder Bot-Benutzer), Transaktionscodes für Stapelverarbeitungen oder speziellen Kennzeichen in Workflow-Tools ableiten.

Die Buchungsart klassifiziert Buchhaltungsdokumente nach ihrem Zweck oder ihrer Art. Zu den gängigen Arten zählen Standardbuchungen aus Nebenbüchern, manuelle Anpassungen, Abgrenzungen, Umbuchungen und Stornobuchungen. Diese Klassifizierung gibt Aufschluss darüber, warum eine Buchung erstellt wurde.

Die Analyse nach Buchungsart unterscheidet routinemäßige, automatisierte Buchungen von manuellen Sonderfällen. Eine hohe Zahl an Anpassungs- oder manuellen Buchungen kann auf Probleme in vorgelagerten Prozessen oder einen geringen Automatisierungsgrad hindeuten. Diese Analyse hilft, Möglichkeiten zur Standardisierung von Prozessen zu erkennen und den manuellen Aufwand beim Abschluss zu verringern.

Klassifiziert Buchungen, um routinemäßige von außergewöhnlichen Vorgängen zu unterscheiden und die Auswirkungen manueller Anpassungen zu ermitteln.

Üblicherweise als „Belegart“ oder in einem ähnlichen Klassifizierungsfeld im Kopfbereich des Buchhaltungsdokuments gespeichert.

Das geplante Abschlussdatum, auch Zieldatum genannt, ist der Termin für den Abschluss der gesamten Finanzperiode oder wichtiger Meilensteine. Es ist ein zentraler Bestandteil des Abschlusskalenders, mit dem Finanzteams ihre Aktivitäten planen.

Durch den Vergleich des tatsächlichen Abschlussdatums mit diesem geplanten Termin können Organisationen ihre Termintreue beim Abschluss messen, eine wichtige Kennzahl für den Finanzbereich. Die Analyse von Abweichungen hilft Teams, die Ursachen von Verzögerungen zu verstehen und Planung sowie Umsetzung für künftige Perioden zu verbessern. So beschreibt die Prozessanalyse nicht nur den Ablauf, sondern zeigt auch, wie sich Fristen besser einhalten lassen.

Ermöglicht die Messung der Termintreue anhand des Abschlusskalenders, macht wiederkehrende Verzögerungen sichtbar und unterstützt eine bessere Planung künftiger Perioden.

Wird in Anwendungen für das Abschluss- oder Aufgabenmanagement gepflegt oder möglicherweise in einem zentralen Kalender oder einer Tabellenkalkulation gespeichert.

Das Sachkonto ist ein grundlegender Bestandteil der Finanzbuchhaltung. Es steht für eine bestimmte Art von Vermögenswert, Verbindlichkeit, Eigenkapital, Ertrag oder Aufwand. Beim Periodenabschluss sind Aktivitäten wie Buchungen und Abstimmungen stets einem oder mehreren Sachkonten zugeordnet.

Die Analyse nach Sachkonto ermöglicht eine detailliertere Betrachtung des Abschlusses. Sie zeigt, welche Konten besonders schwierig oder zeitaufwendig abzustimmen sind und bei welchen die meisten Anpassungsbuchungen erforderlich sind. Diese Erkenntnisse können dazu beitragen, den Kontenplan zu vereinfachen oder die Buchhaltung für bestimmte risikoreiche oder volumenstarke Konten zu verbessern.

Ermöglicht eine detaillierte Analyse, um besonders komplexe oder zeitaufwendige Abstimmungen zu erkennen und gezielte Prozessverbesserungen abzuleiten.

Zu finden in den Einzelposten von Buchungstabellen und als wichtiges Attribut in Kontenabstimmungssystemen.