Ihr Daten-Template für den Hire-to-Retire-Prozess der Positionsverwaltung

SAP SuccessFactors Employee Central
Ihr Daten-Template für den Hire-to-Retire-Prozess der Positionsverwaltung

Ihr Daten-Template für den Hire-to-Retire-Prozess der Positionsverwaltung

Dieses Template enthält eine umfassende Anleitung zur Erfassung der Daten, die Sie für die Analyse Ihres Hire-to-Retire-Prozesses in der Positionsverwaltung benötigen. Es beschreibt die erforderlichen Attribute, die wichtigsten zu erfassenden Aktivitäten und praktische Hinweise zur Datenextraktion. So können Sie sicherstellen, dass Sie alle relevanten Informationen für ein erfolgreiches Process-Mining-Vorhaben zusammenstellen.
  • Empfohlene Attribute für die Erfassung
  • Wichtige Aktivitäten für die Nachverfolgung
  • Anleitung zur Datenextraktion aus SAP SuccessFactors Employee Central
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Attribute für den Hire-to-Retire-Prozess der Positionsverwaltung

Diese Datenfelder sollten Sie für eine umfassende Analyse des Hire-to-Retire-Prozesses der Positionsverwaltung in Ihr Event Log aufnehmen.
5 Erforderlich 5 Empfohlen 9 Optional
Name Beschreibung
Aktivitätsname
ActivityName
Die Bezeichnung des Geschäftsereignisses, das zu einem bestimmten Zeitpunkt für eine Stelle eingetreten ist.
Beschreibung

Dieses Attribut beschreibt einen bestimmten Schritt oder Meilenstein im Lebenszyklus des Stellenmanagements, etwa „Stellenantrag eingereicht“, „Stelle im HR-System angelegt“ oder „Stelle deaktiviert“. Jede Aktivität steht für ein eigenes Ereignis im Prozess.

Die Analyse der Abfolge und Häufigkeit von Aktivitäten bildet die Grundlage des Process Mining. Sie ermöglicht die Visualisierung der Prozesslandkarte, zeigt häufige und alternative Prozessabläufe (Varianten) und macht Verzögerungen oder Nacharbeit zwischen den Schritten sichtbar. So lässt sich nachvollziehen, wie der Prozess tatsächlich abläuft.

Warum das wichtig ist

Das Attribut definiert die Prozessschritte und ermöglicht die Visualisierung der Prozesslandkarte sowie die Analyse von Workflows, Engpässen und Abweichungen.

Woher beziehen

Dieses Attribut wird in der Regel aus Event Logs, Statusänderungsdatensätzen oder Prüfpfaden in SAP SuccessFactors Employee Central abgeleitet. Dazu müssen möglicherweise technische Ereigniscodes oder Statusübergänge verständlichen Bezeichnungen zugeordnet werden.

Beispiele
Stellenantrag eingereichtStelle im HR-System angelegtStellenattribute geändertStelle deaktiviert
Ereigniszeitpunkt
EventTime
Der Timestamp, der angibt, wann eine bestimmte Aktivität stattgefunden hat.
Beschreibung

Der Ereigniszeitpunkt erfasst das genaue Datum und die Uhrzeit, zu denen eine Aktivität im System ausgeführt oder protokolliert wurde. Er legt die chronologische Reihenfolge der Ereignisse im Lebenszyklus jeder Stelle fest.

Dieser Timestamp ist für alle zeitbasierten Analysen im Process Mining entscheidend. Anhand seiner Werte werden Zykluszeiten zwischen Aktivitäten und die Dauer des gesamten Prozesses berechnet. Außerdem lassen sich damit Engpässe anhand der Zeit zwischen Prozessschritten erkennen und Entwicklungen im Zeitverlauf verfolgen. Ohne genaue Timestamps ist keine Prozessanalyse möglich.

Warum das wichtig ist

Dieses Attribut legt die chronologische Abfolge der Ereignisse fest. Das ist wichtig, um Zykluszeiten zu berechnen, Engpässe zu erkennen und die Prozessleistung zu verstehen.

Woher beziehen

Dies entspricht dem Erstellungsdatum oder dem Datum der letzten Änderung, das mit Ereignissen oder Statusänderungen in den Prüfprotokollen oder Transaktionsdatensätzen des Stellenmanagements in SAP SuccessFactors verknüpft ist.

Beispiele
2023-04-15T09:00:00Z2023-04-15T14:30:15Z2023-05-01T11:20:00Z
Position ID
PositionId
Der eindeutige Identifikator einer Stelle in der Organisation. Er dient als primäre Case-ID für den Stellenmanagementprozess.
Beschreibung

Die Position ID verknüpft alle Aktivitäten und Datenpunkte zu einer einzelnen Stelle in der Organisation. Damit lässt sich der gesamte Lebenszyklus einer Stelle von der ersten Anfrage und Erstellung bis zu Änderungen, Neueinstufungen und der späteren Deaktivierung oder Schließung verfolgen.

Im Process Mining steht jede eindeutige Position ID für einen einzelnen Case. Die Analyse anhand dieses Identifikators zeigt den gesamten Verlauf einer Stelle, ermöglicht die Messung der Lebenszyklusdauer und macht Muster oder Engpässe sichtbar, die den Prozess von Anfang bis Ende beeinflussen. Die Position ID ist das zentrale Attribut für den Aufbau der Prozesslandkarte und die Berechnung von KPIs auf Case-Ebene.

Warum das wichtig ist

Dieser zentrale Identifikator verknüpft alle zugehörigen Ereignisse. So lässt sich der vollständige Lebenszyklus einer Stelle nachvollziehen und ihr Prozessablauf analysieren.

Woher beziehen

Dieser Identifikator ist ein zentrales Element des Moduls Stellenmanagement in SAP SuccessFactors Employee Central und befindet sich in der Regel im Position-Objekt.

Beispiele
POS-1002345POS-1002346POS-2039871
Letzte Datenaktualisierung
LastDataUpdateTime
Der Timestamp, zu dem die Daten zuletzt aus dem Quellsystem aktualisiert oder extrahiert wurden.
Beschreibung

Dieses Attribut gibt an, wann die Prozessdaten zuletzt im Process-Mining-Werkzeug aktualisiert wurden. Es zeigt, wie aktuell die analysierten Daten sind.

So können Benutzer einschätzen, wie aktuell die Analyse ist und was sie hinsichtlich der Aktualität der Daten erwarten können. Das Attribut ist ein wichtiger Metadatenbestandteil jedes Dashboards und Berichts.

Warum das wichtig ist

Das Attribut informiert Benutzer über die Aktualität der Daten. So können sie sicherstellen, dass Analysen und Entscheidungen auf aktuellen Informationen beruhen.

Woher beziehen

Dieser Timestamp wird bei der Ausführung der Datenextraktions- und Transformationspipeline erzeugt.

Beispiele
2023-10-27T08:00:00Z
Quellsystem
SourceSystemId
Das System, aus dem die Daten extrahiert wurden.
Beschreibung

Dieses Attribut gibt an, aus welchem Quellsystem die Ereignisdaten stammen. Bei diesem Prozess ist es durchgehend SAP SuccessFactors Employee Central.

Auch wenn das Feld in einem Modell mit nur einer Datenquelle überflüssig erscheinen mag, ist es für die Data Governance und den Erhalt des Datenkontexts wichtig. Das gilt besonders, wenn Daten aus mehreren Systemen zusammengeführt werden. Das Attribut schafft Klarheit über die Herkunft der Daten.

Warum das wichtig ist

Das Attribut dokumentiert die Herkunft der Daten. Das ist wichtig für die Data Governance, die Fehlerbehebung und Szenarien mit mehreren Datenquellen.

Woher beziehen

In der Regel wird während der Datentransformation ein statischer Wert hinzugefügt, der die Herkunft des Datensatzes kennzeichnet.

Beispiele
SAP SuccessFactors Employee Central
Benutzer-ID
UserId
Der Identifikator des Benutzers, der die Aktivität ausgeführt hat.
Beschreibung

Dieses Attribut erfasst die eindeutige ID des Mitarbeitenden oder Systembenutzers, der ein bestimmtes Ereignis ausgeführt hat, etwa der Führungskraft, die einen Stellenantrag genehmigt hat, oder der HR-Administratorin, die die Stelle im System angelegt hat.

Die Analyse nach Benutzer-ID ist wichtig, um die Arbeitslastverteilung zu verstehen, besonders leistungsstarke Mitarbeitende zu erkennen und möglichen Schulungsbedarf festzustellen. Sie unterstützt außerdem die Ressourcenanalyse und Compliance-Prüfungen. Aktivitäten von System- oder Servicekonten können auf Automatisierung hindeuten.

Warum das wichtig ist

Damit lassen sich Prozessaktivitäten bestimmten Benutzern zuordnen. Das ermöglicht die Analyse der Arbeitslast, die Messung der Leistung und das Erkennen von Automatisierung.

Woher beziehen

Diese Information findet sich in SAP SuccessFactors in der Regel in den Feldern „Geändert von“ oder „Benutzer“ der Prüfprotokolle oder Transaktionsdaten zum Position-Objekt.

Beispiele
c.bakerj.smithSYSTEM_USER
Endzeitpunkt des Ereignisses
EventEndTime
Der Timestamp, der angibt, wann eine bestimmte Aktivität abgeschlossen wurde.
Beschreibung

Der Endzeitpunkt des Ereignisses markiert den Abschluss einer Aktivität. In vielen Systemen wird eine Aktivität als einzelner Zeitpunkt erfasst. In diesem Fall entspricht die Endzeit der Startzeit. Bei Aktivitäten mit messbarer Dauer, etwa einem aktiv bearbeiteten Genehmigungsschritt, erfasst dieses Feld den Zeitpunkt des Abschlusses.

Dieses Attribut ist wichtig, um die Verarbeitungszeit einzelner Aktivitäten zu berechnen. Es unterscheidet zwischen Wartezeit, also der Zeit zwischen Aktivitäten, und Bearbeitungszeit, also der Dauer der Aktivität selbst. Dadurch lässt sich die Prozesseffizienz genauer beurteilen.

Warum das wichtig ist

Damit lässt sich die Verarbeitungszeit einer Aktivität berechnen und unterscheiden, wie viel Zeit für die Bearbeitung einer Aufgabe und wie viel für das Warten auf den nächsten Schritt aufgewendet wird.

Woher beziehen

Diese Information ist möglicherweise in Prüfprotokollen verfügbar oder muss abgeleitet werden. Bei atomaren Ereignissen entspricht sie häufig der Startzeit.

Beispiele
2023-04-15T09:05:12Z2023-04-15T14:45:00Z2023-05-01T11:20:00Z
Fachabteilung
DepartmentName
Die Bezeichnung der Fachabteilung, zu der die Stelle gehört.
Beschreibung

Dieses Attribut gibt die organisatorische Fachabteilung der Stelle an, etwa „Finanzen“, „Vertrieb“ oder „Informationstechnologie“.

Die Fachabteilung ist eine wichtige Dimension für Vergleichsanalysen. Damit können Sie die Prozessleistung in verschiedenen Bereichen der Organisation vergleichen, zum Beispiel die Genehmigungszeiten für Stellen zwischen Fachabteilungen. Das ist eine wichtige Grundlage für das Dashboard „Engpass bei Abteilungsgenehmigungen“ und hilft, lokale Ineffizienzen oder bewährte Vorgehensweisen zu erkennen.

Warum das wichtig ist

Damit können Sie die Leistung vergleichen und Engpässe in verschiedenen Fachabteilungen analysieren, um bereichsspezifische Probleme zu erkennen.

Woher beziehen

Dies ist ein Standardattribut des Position-Objekts in SAP SuccessFactors Employee Central.

Beispiele
FinanzenVertrieb - NordamerikaForschung und Entwicklung
Genehmiger-ID
ApproverId
Die Kennung des Managers oder Genehmigers, der an einem Genehmigungsschritt beteiligt ist.
Beschreibung

Dieses Attribut gibt an, welcher Benutzer einen Genehmigungsschritt ausgeführt hat, zum Beispiel „Positionsantrag vom Manager genehmigt“ oder „Positionsantrag von HR genehmigt“. Im Gegensatz zur allgemeinen Benutzer-ID bezieht es sich gezielt auf Genehmigungsaufgaben.

Die Analyse der Genehmigungszeiten einzelner Genehmiger kann zeigen, wer den Prozess ausbremst oder besonders schnell genehmigt und damit als Vorbild dienen kann. Für das Dashboard „Engpass bei der Genehmigung durch die Fachabteilung“ ermöglicht das Attribut eine detailliertere Auswertung.

Warum das wichtig ist

Damit lassen sich Genehmigungsschritte detailliert analysieren und Engpässe oder besonders leistungsstarke Genehmiger erkennen.

Woher beziehen

Diese Information wird in den Workflow- oder Genehmigungsprotokolldaten von SAP SuccessFactors gespeichert und ist der Transaktion des Positionsantrags zugeordnet.

Beispiele
m.joness.patele.williams
Stellenstatus
PositionStatus
Der Status der Stelle zum Zeitpunkt des Ereignisses.
Beschreibung

Dieses Attribut gibt den Zustand der Stelle an, etwa „Zu besetzen“, „Besetzt“, „Eingefroren“ oder „Gestrichen“. Der Status ändert sich häufig infolge bestimmter Prozessaktivitäten.

Die Analyse von Statusübergängen im Zeitverlauf ist wichtig, um den Lebenszyklus einer Stelle zu verstehen und eine einheitliche Verwendung der Statuswerte sicherzustellen. Das Dashboard „Analyse der Stellenstatusübergänge“ verwendet dieses Attribut, um nicht standardisierte Prozessabläufe zu erkennen und die Einhaltung definierter Statusmodelle zu prüfen. So lässt sich auch feststellen, wie lange Stellen in einem bestimmten Zustand verbleiben.

Warum das wichtig ist

Die Erfassung von Statusänderungen ist wichtig, um den Lebenszyklus einer Stelle zu analysieren, die Einhaltung des Prozesses sicherzustellen und zu verstehen, wie lange Stellen in den einzelnen Zuständen verbleiben.

Woher beziehen

Dies entspricht dem Statusfeld des Position-Objekts in SAP SuccessFactors Employee Central.

Beispiele
Zu besetzenBesetztEingefrorenGestrichen
Änderungsgrund
ChangeReason
Der angegebene Grund für eine Änderung oder Neueinstufung einer Stelle.
Beschreibung

Wenn eine Stelle geändert oder neu eingestuft wird, geben Benutzer häufig einen Grund an. Dieses Attribut erfasst ihn, etwa „Umstrukturierung“, „Änderung des Aufgabenbereichs“ oder „Jährliche Überprüfung“.

Das Attribut ist wichtig für die Ursachenanalyse. Es erklärt, warum Prozessereignisse wie Neueinstufungen oder Attributänderungen auftreten. Die Analyse der häufigsten Änderungsgründe kann grundlegende Probleme aufdecken, etwa unklare ursprüngliche Stellenbeschreibungen oder häufige organisatorische Veränderungen. Das ist ein wichtiges Ziel des Dashboards „Analyse der Neueinstufungen von Stellen“.

Warum das wichtig ist

Das Attribut liefert den geschäftlichen Kontext für die Ursachenanalyse und erklärt, warum Änderungen wie Neueinstufungen oder sonstige Anpassungen vorgenommen werden.

Woher beziehen

Diese Daten werden in SAP SuccessFactors bei Transaktionen zur Änderung des Position-Objekts in der Regel in einem Feld für den „Grund“ oder einen „Kommentar“ erfasst.

Beispiele
UmstrukturierungÄnderung des GeltungsbereichsJährliche Überprüfung
Beim ersten Mal korrekt
IsFirstTimeRight
Ein Kennzeichen dafür, ob eine Position beim ersten Mal korrekt und ohne unmittelbare Änderungen angelegt wurde.
Beschreibung

Dieses berechnete Attribut ist ein boolesches Kennzeichen (wahr/falsch). Es prüft, ob auf die Aktivität „Position im HR-System angelegt“ innerhalb eines kurzen, festgelegten Zeitraums, zum Beispiel 24 Stunden, die Aktivität „Positionsattribute geändert“ folgt. Erfolgt keine Änderung, wird der Wert auf „wahr“ gesetzt.

Das Attribut unterstützt direkt die KPI „Anteil beim ersten Mal korrekt angelegter Positionen“. Es misst die Datenqualität und Prozesseffektivität und zeigt Fälle auf, in denen ungenaue oder unvollständige Ersterfassungen unmittelbar Nacharbeit verursachen. Ein niedriger Anteil weist auf mögliche Probleme bei der Schulung, der Benutzerfreundlichkeit des Systems oder den Datenvalidierungsregeln hin.

Warum das wichtig ist

Diese Kennzahl misst die Qualität des Prozesses zur Anlage von Positionen und zeigt Nacharbeit sowie Probleme mit der Datenqualität bei der Erfassung auf.

Woher beziehen

Dieses boolesche Kennzeichen wird bei der Datentransformation berechnet, indem die Ereignisfolge für jede Positions-ID analysiert wird.

Beispiele
truefalse
Geändertes Attribut
ModifiedAttribute
Das konkrete Attribut oder Feld der Position, das geändert wurde.
Beschreibung

Bei der Aktivität „Positionsattribute geändert“ gibt dieses Feld an, welches Attribut geändert wurde, zum Beispiel „Abteilung“, „Stellenbezeichnung“ oder „Berichtet an“.

Das liefert wichtige Details für das Dashboard „Häufigkeit von Positionsänderungen“. Statt nur festzustellen, dass eine Änderung stattgefunden hat, können Sie damit analysieren, was am häufigsten geändert wird. Häufige Änderungen an einem bestimmten Attribut können darauf hindeuten, dass seine Definition unklar ist oder die dafür bereitgestellten Ausgangsdaten oft falsch sind.

Warum das wichtig ist

Ergänzt Änderungsereignisse um wichtige Details und zeigt, welche konkreten Datenpunkte besonders häufig geändert werden oder fehleranfällig sind.

Woher beziehen

Diese Information stammt aus detaillierten Audit-Protokollen in SAP SuccessFactors, die Änderungen auf Feldebene mit den alten und neuen Werten erfassen.

Beispiele
FachabteilungVorgesetzterKostenstelleStellenbezeichnung
Genehmigungszeit für Positionen
PositionApprovalCycleTime
Die Gesamtzeit vom Einreichen eines Positionsantrags bis zur Genehmigung durch HR.
Beschreibung

Diese berechnete KPI misst die Dauer der gesamten Genehmigungsphase für eine neue Position. Sie wird auf Case-Ebene ermittelt, indem die Zeit zwischen den Ereignissen „Positionsantrag eingereicht“ und „Positionsantrag von HR genehmigt“ berechnet wird.

Das Attribut misst direkt die KPI „Durchschnittliche Genehmigungszeit für Positionen“ und ist die zentrale Kennzahl des Dashboards „Durchlaufzeit der Positionsgenehmigung“. Es liefert einen wichtigen Messwert für die organisatorische Agilität und die Effizienz der ersten Phase des Einstellungsprozesses.

Warum das wichtig ist

Diese zentrale Leistungskennzahl misst direkt die Effizienz des Workflows zur Genehmigung von Positionen und hilft, Verzögerungen zu verfolgen und zu verringern.

Woher beziehen

Diese Kennzahl wird auf Case-Ebene in der Process-Mining-Plattform oder in der Datentransformationsschicht anhand der Timestamps der relevanten Aktivitäten berechnet.

Beispiele
P3D4H30MP10DP1DT12H
Geschäftseinheit
BusinessUnitName
Die Geschäftseinheit, der die Position zugeordnet ist.
Beschreibung

Dieses Attribut gibt an, zu welchem größeren Geschäftsbereich oder zu welcher Geschäftseinheit die Position gehört. Diese kann eine Ebene über der Abteilung liegen.

Wie die Abteilung bietet auch die Geschäftseinheit eine Dimension für übergeordnete Vergleiche. Führungskräfte können damit die Effizienz der Positionsverwaltung in großen Unternehmensbereichen vergleichen, etwa bei „Konsumgütern“ und „Unternehmenssoftware“.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht bereichsübergreifende Vergleiche der Prozessleistung auf hoher Ebene und hilft, Prozesskennzahlen an strategischen Geschäftseinheiten auszurichten.

Woher beziehen

Dieses Standardattribut der Organisationsstruktur ist für das Position-Objekt in SAP SuccessFactors verfügbar.

Beispiele
KonsumgüterUnternehmenssoftwareGlobale Dienstleistungen
Jobfamilie
PositionJobFamily
Die Jobfamilie oder der Funktionsbereich, zu dem die Stelle gehört.
Beschreibung

Die Jobfamilie ist eine Klassifizierung, die verwandte Berufe zusammenfasst, etwa „Ingenieurwesen“, „Finanzen“ oder „Personalwesen“. Sie bietet eine übergeordnete Gruppierung gegenüber der konkreten Stellenbezeichnung.

Dieses Attribut ist wichtig für das Dashboard „Analyse der Neueinstufungen von Stellen“. Damit können Analysten erfassen, wie häufig Stellen zwischen Jobfamilien neu eingestuft werden, und Trends erkennen. Eine hohe Zahl von Neueinstufungen von „IT-Support“ zu „Cybersicherheit“ könnte beispielsweise auf eine strategische Neuausrichtung der Organisation hindeuten.

Warum das wichtig ist

Dieses Attribut ist wichtig, um Trends bei Neueinstufungen zu analysieren und Veränderungen der Organisationsstruktur auf Funktionsebene zu verstehen.

Woher beziehen

Dieses Attribut ist Teil der Jobklassifizierungsstruktur des Position-Objekts in SAP SuccessFactors.

Beispiele
IngenieurwesenFinanzenPersonalwesen
Land
CountryCode
Das Land, in dem sich die Position befindet.
Beschreibung

Dieses Attribut gibt das Land des Standorts der Position an. Es ist eine wichtige geografische Dimension für die Analyse.

Eine länderbezogene Prozessanalyse kann regionale Unterschiede bei Effizienz, Compliance-Anforderungen oder Prozessausführung aufzeigen. So können Genehmigungen von Positionen in einem Land aufgrund lokaler Arbeitsvorschriften oder der Beteiligung des Betriebsrats deutlich länger dauern. Diese Erkenntnisse helfen, standortspezifische Prozessabweichungen zu verstehen und zu beheben.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht geografische Analysen, mit denen sich regionale Unterschiede in der Prozessleistung erkennen lassen, die durch lokale Vorschriften oder Praktiken beeinflusst sein können.

Woher beziehen

Diese Information gehört zu den Standortdaten des Position-Objekts in SAP SuccessFactors.

Beispiele
USADEUINDGBR
Status der Budgetgenehmigung
BudgetApprovalStatus
Der Status der Budgetgenehmigung für den Positionsantrag.
Beschreibung

Dieses Attribut erfasst den Status der finanziellen Genehmigung einer neuen Position, zum Beispiel „Ausstehend“, „Genehmigt“ oder „Abgelehnt“. Es dient speziell dazu, den Schritt der finanziellen Freigabe zu überwachen.

Der Status ist wichtig für die Berechnung der KPI „Durchlaufzeit der Budgetgenehmigung“ und das Dashboard „Dauer der Budgetgenehmigung für Positionen“. Er grenzt den finanziellen Genehmigungsschritt ab und ermöglicht eine gezielte Analyse von Verzögerungen durch Budgetfragen, die bei der Einrichtung von Positionen einen erheblichen Engpass darstellen können.

Warum das wichtig ist

Unterstützt direkt die Analyse der Budgetgenehmigung und hilft, Verzögerungen bei der finanziellen Freigabe neuer Positionen zu erkennen und zu verringern.

Woher beziehen

Diese Information ist wahrscheinlich als Status eines bestimmten Genehmigungsschritts in den Workflow-Daten des Positionsantrags in SAP SuccessFactors enthalten.

Beispiele
Finanzgenehmigung ausstehendGenehmigtAbgelehnt
Stellenbezeichnung
PositionTitle
Die offizielle Berufsbezeichnung der Stelle.
Beschreibung

Dieses Attribut enthält die beschreibende Berufsbezeichnung der Stelle, zum Beispiel „Senior Financial Analyst“ oder „Software Engineer II“.

Die Stellenbezeichnung beeinflusst den Prozessablauf nicht unmittelbar, liefert aber wichtigen geschäftlichen Kontext. Sie können Analysen nach bestimmten Rollen filtern oder prüfen, ob bestimmte Berufsbezeichnungen mit längeren Erstellungszyklen oder häufigeren Änderungen verbunden sind. So erhält die Analyse zusätzliche, für Fachbereiche verständliche Details.

Warum das wichtig ist

Das Attribut liefert wichtigen geschäftlichen Kontext und ermöglicht es, Analysen nach bestimmten Rollen oder Ebenen zu filtern oder aufzuschlüsseln.

Woher beziehen

Dies ist ein Standardattribut des Position-Objekts in SAP SuccessFactors Employee Central und häufig mit der Jobklassifizierung verknüpft.

Beispiele
Leitender FinanzanalystSoftwareentwickler IIMarketingkoordinator
Erforderlich Empfohlen Optional

Aktivitäten im Hire-to-Retire-Prozess der Positionsverwaltung

Diese wichtigen Prozessschritte und Meilensteine sollten Sie für eine präzise Prozesserkennung in Ihrem Event Log erfassen.
6 Empfohlen 7 Optional
Aktivität Beschreibung
Stelle aktiviert
Dieses Ereignis zeigt an, dass die neu angelegte Stelle aktiviert wurde und für die Besetzung oder Personalbeschaffung zur Verfügung steht. In der Regel wird es aus einer Änderung des Statusfelds der Stelle auf „Aktiv“ abgeleitet.
Warum das wichtig ist

Die Aktivierung ist der letzte Schritt, bevor die Besetzung beginnen kann. Wenn Sie die Zeit von der Erstellung bis zur Aktivierung erfassen, erkennen Sie Verzögerungen dabei, Stellen für die Besetzung bereitzustellen.

Woher beziehen

Das Ereignis wird aus Änderungen am Feld „Status“ oder „Effektiver Status“ im Verlauf des Position-MDF-Objekts abgeleitet. Der Timestamp der Änderung auf „Aktiv“ markiert das Ereignis.

Erfassung

Aus einer Änderung des Statusfelds der Stelle auf „Aktiv“ abgeleitet.

Ereignistyp inferred
Stelle geschlossen
Dies ist das letzte Ereignis im Lebenszyklus einer Stelle. Es zeigt an, dass die Stelle dauerhaft geschlossen oder gestrichen wurde. In der Regel wird es aus einer Änderung des Status der Stelle auf einen Endstatus wie „Geschlossen“ oder „Gestrichen“ abgeleitet.
Warum das wichtig ist

Diese Aktivität bildet den eindeutigen Endpunkt des Prozesses und ermöglicht eine genaue Analyse der Zykluszeit von Anfang bis Ende. Sie bestätigt, dass die Stelle endgültig ausgemustert wurde.

Woher beziehen

Das Ereignis wird aus Änderungen am Feld „Status“ im Verlauf des Position-MDF-Objekts abgeleitet. Der Timestamp der Änderung auf „Geschlossen“ oder „Gestrichen“ markiert das Ereignis.

Erfassung

Aus einer Änderung des Stellenstatus auf einen Endstatus abgeleitet.

Ereignistyp inferred
Stelle im HR-System angelegt
Diese Aktivität markiert die offizielle Anlage des Stellendatensatzes in SAP SuccessFactors Employee Central. Sie wird anhand des Prüfpfads oder des Verlaufs des Position-MDF-Objekts und des Erstellungs-Timestamps ausdrücklich erfasst.
Warum das wichtig ist

Dieser wichtige Meilenstein bestätigt, dass die Stelle offiziell angelegt wurde. Die KPI „Zykluszeit für die Stellenerstellung“ misst die Zeit vom Eingang des Antrags bis zu diesem Ereignis und bildet damit die Gesamteffizienz ab.

Woher beziehen

Dieses Ereignis wird anhand des Systemfelds „Erstellt am“ oder „Erstellungsdatum“ im Prüfverlauf des Position-Metadata-Framework-(MDF-)Objekts für die jeweilige Position ID ermittelt.

Erfassung

Aus dem Erstellungs-Timestamp des Position-Objektdatensatzes ermittelt.

Ereignistyp explicit
Stellenantrag abgelehnt
Dieses Ereignis markiert die Ablehnung eines Stellenantrags in einer beliebigen Phase des Genehmigungs-Workflows. Es wird ausdrücklich von der Workflow-Engine protokolliert, wenn eine genehmigende Person die Option „Ablehnen“ oder „Zurückweisen“ auswählt.
Warum das wichtig ist

Ablehnungen sind kritische Prozessabweichungen und können auf Probleme mit den Antragsdaten, dem Budget oder der Begründung hindeuten. Die Analyse der Ablehnungsgründe hilft, die Qualität künftiger Anträge zu verbessern.

Woher beziehen

Das Ereignis wird aus den Workflow-Protokolldaten zum Stellenantrag erfasst. Es entspricht einem Workflow-Schritt, der mit dem Status „Abgelehnt“ abgeschlossen wurde.

Erfassung

Wird protokolliert, wenn eine genehmigende Person einen Workflow-Schritt ablehnt.

Ereignistyp explicit
Stellenantrag eingereicht
Dieses Ereignis markiert den Beginn des Stellenmanagementprozesses: Ein Benutzer stellt offiziell einen Antrag auf Einrichtung einer neuen Stelle. Es wird erfasst, sobald in SAP SuccessFactors ein Workflow zur Stellenerstellung ausgelöst wird.
Warum das wichtig ist

Dies ist das primäre Start-Event des Prozesses. Für die Messung der Gesamteffizienz ist es entscheidend, die Zeit von dieser Aktivität bis zu anderen Schritten zu analysieren, etwa bis zur Genehmigung oder Erstellung der Stelle.

Woher beziehen

Dieses Ereignis wird erfasst, wenn eine Workflow-Instanz zu einem Stellenantrag gestartet wird. Die Daten finden sich in Tabellen für Workflow-Anträge, etwa WfRequest, die mit dem Position-Objekt verknüpft sind.

Erfassung

Wird beim Start eines neuen Workflows für eine Stelle protokolliert.

Ereignistyp explicit
Stellenantrag von HR genehmigt
Diese Aktivität zeigt an, dass die Personalabteilung den Stellenantrag genehmigt hat. Sie ist ein wichtiger Meilenstein und wird als ausdrücklich abgeschlossener Schritt im Genehmigungs-Workflow protokolliert.
Warum das wichtig ist

Mit der abschließenden Genehmigung durch HR endet häufig die Hauptgenehmigungsphase, bevor das Budget zugewiesen oder die Stelle im System angelegt wird. Die Zeit bis zu diesem Schritt ist eine wichtige Grundlage für die KPI „Durchschnittliche Genehmigungszeit für Stellen“.

Woher beziehen

Das Ereignis wird aus den Workflow-Protokollen zum Stellenantrag ermittelt. Es entspricht dem Timestamp, zu dem die HR-Mitarbeiterin oder der HR-Mitarbeiter den zugewiesenen Genehmigungsschritt abschließt.

Erfassung

Wird protokolliert, wenn die genehmigende Person aus HR ihren Workflow-Schritt abschließt.

Ereignistyp explicit
Stelle auf Compliance geprüft
Dieses Ereignis steht für eine regelmäßige oder anlassbezogene Überprüfung einer Stelle, um die Einhaltung interner Richtlinien oder externer Vorschriften sicherzustellen. Wie das Ereignis erfasst wird, hängt stark von kundenspezifischen Konfigurationen ab, etwa von einem benutzerdefinierten Workflow oder MDF-Objekt.
Warum das wichtig ist

Diese Aktivität ist wichtig, um die Compliance in der Organisation zu überwachen und sicherzustellen. Sie unterstützt direkt KPIs wie „Einhaltung der Stellenüberprüfungen in %“ und hilft, Risiken zu verringern.

Woher beziehen

Eine Systemanalyse ist erforderlich. Das Ereignis kann in einem benutzerdefinierten MDF-Objekt erfasst werden, das mit der Stelle verknüpft ist, über eine Statusänderung in einem benutzerdefinierten Workflow oder anhand eines Anhangsprotokolls.

Erfassung

Abhängig von der kundenspezifischen Implementierung; wahrscheinlich ein Eintrag in einem benutzerdefinierten MDF-Objekt.

Ereignistyp explicit
Stelle deaktiviert
Dieses Ereignis steht für die formelle Deaktivierung einer Stelle. Sie ist damit inaktiv und kann nicht mehr verwendet werden. Das Ereignis wird aus einer Änderung des Status der Stelle auf „Inaktiv“ oder „Deaktiviert“ abgeleitet.
Warum das wichtig ist

Dies ist ein wichtiger Schritt beim Ausmustern einer Stelle. Die Zeit von der Aussetzung bis zur Deaktivierung ist entscheidend für die KPI „Vorlaufzeit bis zur Deaktivierung einer Stelle“.

Woher beziehen

Das Ereignis wird aus dem Prüfverlauf des Position-MDF-Objekts ermittelt, indem festgestellt wird, wann das Feld „Status“ oder „Effektiver Status“ auf „Inaktiv“ gesetzt wurde.

Erfassung

Aus einer Änderung des Statusfelds der Stelle auf „Inaktiv“ abgeleitet.

Ereignistyp inferred
Stelle eingefroren oder ausgesetzt
Dieses Ereignis zeigt an, dass eine Stelle vorübergehend zurückgestellt wurde und nicht besetzt werden kann. Es wird aus einer Änderung des Statusfelds der Stelle auf einen Wert wie „Eingefroren“ oder „Ausgesetzt“ abgeleitet.
Warum das wichtig ist

Auf diese Aktivität folgen häufig die Deaktivierung oder Schließung der Stelle. Wenn Sie erfassen, wie lange eine Stelle eingefroren bleibt, können Sie die Personalplanung und die Verwaltung des Personalbestands optimieren.

Woher beziehen

Das Ereignis wird aus Änderungen am Feld „Status“ im Verlauf des Position-MDF-Objekts abgeleitet. Der Timestamp der Änderung auf „Eingefroren“ oder einen ähnlichen Wert markiert das Ereignis.

Erfassung

Aus einer Änderung des Statusfelds der Stelle auf „Eingefroren“ abgeleitet.

Ereignistyp inferred
Stelle neu eingestuft
Diese Aktivität steht für eine wesentliche Änderung der grundlegenden Definition einer Stelle, etwa eine Änderung des Jobcodes oder der Jobfamilie. Sie wird aus einer Änderung des Felds „Jobcode“ oder „Jobklassifizierung“ im Position-MDF-Objekt abgeleitet.
Warum das wichtig ist

Häufige Neueinstufungen können auf Probleme bei der ursprünglichen Gestaltung der Stelle oder auf veränderte Geschäftsanforderungen hindeuten. Ihre Erfassung hilft, die Stabilität der Organisationsstruktur zu analysieren.

Woher beziehen

Das Ereignis wird abgeleitet, indem der Prüfverlauf des Position-MDF-Objekts auf Änderungen an wichtigen Klassifizierungsfeldern wie „jobCode“ überwacht wird. Der Timestamp einer solchen Änderung markiert das Ereignis.

Erfassung

Aus einer Änderung des Felds „jobCode“ im Position-Objekt abgeleitet.

Ereignistyp inferred
Stellenantrag von der Führungskraft genehmigt
Dieses Ereignis steht für den Abschluss der ersten Genehmigungsstufe, in der Regel durch die einstellende oder direkte Führungskraft. Es wird ausdrücklich als abgeschlossener Schritt im Stellenmanagement-Workflow protokolliert.
Warum das wichtig ist

Die Erfassung der Genehmigungszeiten von Führungskräften hilft, Engpässe in bestimmten Fachabteilungen oder Führungsebenen zu erkennen. Sie ist ein wichtiger Meilenstein für das Verständnis der ersten Phasen des Genehmigungszyklus.

Woher beziehen

Das Ereignis wird als abgeschlossener Schritt in den Workflow-Protokolldaten des jeweiligen Stellenantrags erfasst. Es lässt sich anhand der Rolle der genehmigenden Person und des Status „Genehmigt“ für den Workflow-Schritt identifizieren.

Erfassung

Wird protokolliert, wenn ein Benutzer einen Genehmigungsschritt im Workflow abschließt.

Ereignistyp explicit
Stellenattribute geändert
Dieses Ereignis steht für jede Änderung an den Attributen einer bestehenden Stelle, etwa an ihrer Bezeichnung, Fachabteilung oder Kostenstelle. Es wird ausdrücklich über die Prüfprotokolle des Position-MDF-Objekts erfasst.
Warum das wichtig ist

Häufige Änderungen können auf Probleme mit der Datenqualität oder auf eine instabile Organisationsstruktur hindeuten. Die Analyse dieser Ereignisse hilft, die „Änderungsrate von Stellenattributen“ und den Umfang der Nacharbeit zu messen.

Woher beziehen

Diese Ereignisse werden aus dem Prüfverlauf des Position-MDF-Objekts erfasst. Jede protokollierte Änderung mit einem Timestamp für „Zuletzt geändert am“ und einem Benutzer entspricht einer Änderungsaktivität.

Erfassung

Wird bei jeder Feldänderung im Prüfpfad des Position-Objekts protokolliert.

Ereignistyp explicit
Stellenbudget genehmigt
Dieses Ereignis zeigt an, dass die Finanzabteilung oder eine budgetverantwortliche Person die finanziellen Aspekte der neuen Stelle genehmigt hat. In der Regel ist dies ein ausdrücklicher Workflow-Schritt nach den Genehmigungen durch die Führungskraft und HR.
Warum das wichtig ist

Verzögerungen bei der Budgetgenehmigung können den Einstellungsprozess erheblich aufhalten. Wenn Sie diese Aktivität gesondert betrachten, können Sie die finanzielle Freigabe im Stellenmanagement analysieren und optimieren.

Woher beziehen

Das Ereignis wird aus den Workflow-Protokollen zum Stellenantrag ermittelt und entspricht dem Abschluss des Genehmigungsschritts durch die Finanzabteilung. Die genehmigende Person ist in der Regel der Rolle „Finanzen“ oder „Budgetverantwortliche Person“ zugeordnet.

Erfassung

Wird protokolliert, wenn die genehmigende Person aus der Finanzabteilung ihren Workflow-Schritt abschließt.

Ereignistyp explicit
Empfohlen Optional

Anleitungen zur Datenextraktion

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