Value Stream Mapping (VSM): Strategie und Prozessleistung verbinden

Value Stream Mapping (VSM) macht den vollständigen Wertstrom sichtbar: vom Kundenbedarf über die Prozesse und Übergaben bis zum Ergebnis. ProcessMind ergänzt die fehlende Verbindung zwischen Wertstromanalyse und Realität, indem Wertströme mit Prozessarchitektur, Objekten, Elementen, Verantwortlichen und tatsächlichen Leistungsdaten verknüpft werden.

Was ist Value Stream Mapping?

Value Stream Mapping ist eine Lean-Methode zur Verbesserung von Prozessen. Sie zeigt, wie Arbeit, Informationen und Materialien durch eine Organisation fließen. Eine traditionelle Wertstromanalyse stellt typischerweise Kunden, Lieferanten, zentrale Prozessschritte, Informationsflüsse, Bestände oder Warteschlangen sowie eine Zeitleiste dar, die die gesamte Durchlaufzeit der wertschöpfenden Arbeit gegenüberstellt.

Das Ziel ist nicht, ein ansprechenderes Flussdiagramm zu erstellen. Entscheidend ist, das gesamte System aus Sicht des Kunden zu betrachten: Wo entsteht Wert? Wo wartet Arbeit? Wo verursachen Übergaben Reibungsverluste? Und wo binden Nacharbeit oder Schwankungen Kapazität?

VSM entstand in der Fertigung. Die gleiche Denkweise lässt sich jedoch auch auf Procure-to-Pay, Order-to-Cash, das Kunden-Onboarding, die Bereitstellung von IT-Services, Schadensfälle, die Produktentwicklung und andere wissensintensive Prozesse anwenden. In jedem dieser Fälle überschreitet der Wertstrom Organisationsgrenzen und ist größer als das Prozessdiagramm eines einzelnen Teams.

Warum traditionelle Wertstromanalysen veralten

Wertstromanalysen aus Workshops sind hilfreich, weil sie Menschen zusammenbringen und das gemeinsame Prozessverständnis festhalten. Ein statisches Diagramm hat jedoch Grenzen:

• Es kann den Unterschied zwischen dem vorgesehenen Prozess und dem tatsächlich ausgeführten Prozess verbergen.
• Es lässt sich nur schwer aktuell halten, wenn sich Prozesse, Systeme und Verantwortlichkeiten ändern.
• Oft beschreibt es Aktivitäten, ohne sie mit den bearbeiteten Objekten zu verknüpfen, etwa Aufträgen, Rechnungen, Produkten, Kunden oder Cases.
• Es kann ein Problem aufzeigen, ohne dessen Häufigkeit, Auswirkung oder Leistungstrend sichtbar zu machen.

ProcessMind macht aus VSM ein verknüpftes digitales Modell. Ein Wertstrom kann Prozesse auf verschiedenen Ebenen enthalten oder mit ihnen verknüpft sein, vom End-to-End-Wertstrom auf L1 bis zu detaillierten Prozesselementen auf L2 bis L5. Diese Elemente lassen sich mit den Objekten verbinden, die sie erstellen, aktualisieren, genehmigen oder übergeben, ebenso mit den zugehörigen Systemen, Teams, Rollen, Richtlinien und Dokumentationen.

Wertströme, Objekte und Prozesselemente

Eine aussagekräftige Wertstromanalyse beantwortet drei Fragen:

1. Welches Ergebnis wird geliefert? Zum Beispiel ein erfüllter Kundenauftrag, eine bezahlte Rechnung oder ein gelöster Vorfall.
2. Welche Objekte bewegen oder verändern sich? Dazu können Kunden, Aufträge, Produkte, Lieferungen, Rechnungen, Schadensfälle oder Serviceanfragen gehören.
3. Welche Prozesselemente erzeugen dieses Ergebnis? Dazu gehören Aktivitäten, Entscheidungen, Events und Übergaben, die von Personen oder Systemen ausgeführt werden.

Diese Unterscheidung ist wichtig, weil ein Wertstrom mehrere miteinander verbundene Objekte umfassen kann. Aus einem Auftrag können beispielsweise eine Lieferung und eine Rechnung entstehen. Ein Kundenfall kann mehrere Interaktionen, Tasks und Genehmigungen umfassen. Wenn nur ein einzelner Case-Pfad abgebildet wird, bleiben diese Beziehungen möglicherweise unsichtbar. ProcessMind hilft Teams, den End-to-End-Wertstrom im Blick zu behalten und gleichzeitig die zugrunde liegenden Prozesselemente sowie die von ihnen betroffenen Objekte zu verknüpfen.

So erstellen Sie eine Wertstromanalyse in ProcessMind

1. Kundenergebnis und Umfang festlegen

Beginnen Sie mit einem klar definierten Produkt, Service oder Ergebnis. Legen Sie fest, wo der Wertstrom beginnt und endet, etwa bei der Kundenanfrage und der Lieferung oder bei der Meldung und Behebung eines Vorfalls. Ein klar abgegrenzter Umfang hält die Wertstromanalyse fokussiert und macht Verbesserungen messbar.

2. Ist-Zustandsarchitektur erstellen

Erfassen Sie die zentralen Phasen und verknüpfen Sie sie mit den Prozessen, in denen die Arbeit ausgeführt wird. Strukturieren Sie das Modell in einer konsistenten Hierarchie, damit Stakeholder vom übergeordneten Wertstrom zu den Prozesselementen navigieren können, die den Ablauf erklären. Erfassen Sie Verantwortliche und RACI-Rollen, solange das funktionsübergreifende Team ein gemeinsames Verständnis hat.

3. Objekte, Systeme und Nachweise verknüpfen

Verknüpfen Sie die Prozesse mit den Objekten, die sie bearbeiten, und mit den Systemen, in denen Events aufgezeichnet werden. Ergänzen Sie Richtlinien, Arbeitsanweisungen und weitere Artefakte an den relevanten Prozesselementen. Diese Verbindungen machen aus der Wertstromanalyse mehr als eine Darstellung: Sie schaffen eine gemeinsame operative Referenz, in der Benutzer navigieren und die sie pflegen können.

4. Wertstromanalyse mit realen Leistungsdaten validieren

Vergleichen Sie mit Process Mining den entworfenen Ablauf mit dem tatsächlichen Ablauf. Messen Sie Durchlaufzeit, Zykluszeit, Wartezeit, Nacharbeit, Varianten, Durchsatz und Engpässe. So entsteht eine faktenbasierte Ist-Zustandssicht, die zeigt, welchen Übergaben und Warteschlangen Sie zuerst Aufmerksamkeit widmen sollten.

5. Soll-Zustand entwerfen und priorisieren

Erstellen Sie einen Zielfluss mit weniger unnötigen Übergaben, klareren Verantwortlichkeiten und einem besseren Verhältnis zwischen Nachfrage und Kapazität. Kennzeichnen Sie Verbesserungspotenziale wie Automatisierung, Standardisierung, Richtlinienänderungen oder Systemintegration. Priorisieren Sie nach Kundenauswirkung und messbarer Leistung, nicht nach der Komplexität des Diagramms.

6. Änderungen vor der Umsetzung testen

Testen Sie mit der ProcessMind-Simulation Personalbesetzung, Eingangsmengen, Routing und Prozessänderungen anhand der aktuellen Ausgangsbasis. So können Teams wahrscheinliche Zielkonflikte vor einer Änderung des laufenden Prozesses verstehen und eine belastbarere Grundlage für den Soll-Zustand schaffen.

7. Governance etablieren und kontinuierlich verbessern

Veröffentlichen Sie die freigegebene Architektur, weisen Sie die Verantwortung für Prüfungen zu und verfolgen Sie die Prozessgesundheit über die Zeit. Eine Wertstromanalyse sollte erneut geprüft werden, wenn sich Verantwortlichkeiten, Systeme, Richtlinien oder Leistungsdaten ändern. Kontinuierliche Verbesserung gelingt am besten, wenn Wertstromanalyse, Nachweise und Verbesserungs-Backlog miteinander verbunden bleiben.

Was Sie in einer Wertstromanalyse messen sollten

Bei VSM wird häufig zwischen wertschöpfender Zeit und Wartezeit sowie anderer nicht wertschöpfender Zeit unterschieden. In einer digitalen Wertstromanalyse können Teams noch weitergehen und Kennzahlen mit den Prozesselementen verknüpfen, die sie beeinflussen:

• End-to-End-Durchlaufzeit und Bearbeitungszeit
• Wartezeit in Warteschlangen und bei Übergaben
• Durchsatz und Nachfragevolumen
• Quoten für Nacharbeit, Ausnahmen und Varianten
• First-time-right- oder Konformitätsleistung
• Ressourcenauslastung und Kapazitätsengpässe
• Kosten, Risiken und Service-Level-Leistung

Welche Kennzahlen geeignet sind, hängt vom Wertstrom ab. Entscheidend ist, jede Kennzahl mit einem Ergebnis, Objekt, Prozesselement und Verantwortlichen zu verknüpfen, damit daraus konkrete Maßnahmen entstehen können.

VSM und Process Mining ergänzen sich

VSM liefert eine gemeinsame Sprache und einen kundenzentrierten Umfang. Process Mining zeigt anhand von Nachweisen, wie die Arbeit tatsächlich fließt. Zusammen schließen beide Ansätze die Lücke zwischen den Annahmen eines Workshops und der operativen Realität:

• Verwenden Sie den Wertstrom, um einen aussagekräftigen End-to-End-Verbesserungsumfang festzulegen.
• Setzen Sie Process Mining ein, um verborgene Varianten, Verzögerungen, Nacharbeit und Engpässe sichtbar zu machen.
• Verwenden Sie die Prozessarchitektur, um Verantwortliche zuzuweisen, Dokumentation zu verknüpfen und die Änderung zu steuern.
• Setzen Sie die Simulation ein, um den Soll-Zustand zu testen und die Auswirkungen vor der Umsetzung zu schätzen.

Diese Schleife hilft Teams, von „Wir vermuten, dass dies das Problem ist“ zu „Wir können zeigen, wo das Problem auftritt, wer dafür verantwortlich ist und welche Änderung das Ergebnis voraussichtlich am stärksten verbessert“ zu gelangen.

Produktdetails und eine Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie in der Dokumentation zu Value Stream Mapping.

Häufige Fehler beim Value Stream Mapping

Vermeiden Sie es, nur eine Abteilung abzubilden, Aktivitäten mit Kundennutzen zu verwechseln oder nach dem Workshop zum Ist-Zustand aufzuhören. Wertstromanalysen verlieren auch dann an Wert, wenn die oberste Ebene zu detailliert ist, verfügbare Daten durch Schätzungen ersetzt werden oder niemand für den Soll-Zustand verantwortlich ist. Halten Sie das Ergebnis des Wertstroms klar, ergänzen Sie Details schrittweise, validieren Sie mit Nachweisen und prüfen Sie das Modell im Rahmen der regulären Prozess-Governance.

Beginnen Sie mit einer lebendigen Wertstromanalyse

ProcessMind verbindet Prozessarchitektur, Value Stream Mapping, Prozessmodellierung, Process Mining, Dashboards und Simulation in einem Arbeitsbereich. Erstellen Sie die Wertstromanalyse gemeinsam, verknüpfen Sie sie mit den Objekten und Elementen, die den Ablauf konkret machen, und verwenden Sie operative Daten, um die wichtigsten Verbesserungsbereiche zu bestimmen.

Value Stream Mapping

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