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Ihr Daten-Template für das Vertragsmanagement

SAP Ariba Contracts

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Attribute des Vertragsmanagements(19) Aktivitäten im Vertragsmanagement(14) Anleitungen zur Datenextraktion(2)

Ihr Daten-Template für das Vertragsmanagement

Dieses Template zeigt, wie Sie die erforderlichen Daten für die Analyse Ihres Vertragsmanagementprozesses zusammenstellen. Es beschreibt die wichtigsten Attribute und Aktivitäten sowie die praktische Vorgehensweise beim Extrahieren der Informationen aus Ihren Quellsystemen. Damit können Sie die Datenaufbereitung vereinfachen und mit Process Mining beginnen.

Empfohlene Attribute für die Datenerfassung
Wichtige Aktivitäten im Vertragsmanagement, die Sie erfassen sollten
Praktische Hinweise zur Extraktion

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Attribute des Vertragsmanagements

Diese wichtigen Datenfelder werden für Ihr Event Log empfohlen, damit Sie Ihren Vertragsmanagementprozess umfassend analysieren können.

3 Erforderlich 6 Empfohlen 10 Optional

	Name	Beschreibung
	Aktivität ActivityName	Der Name des konkreten Prozessschritts oder Ereignisses, das stattgefunden hat.
Beschreibung Dieses Attribut beschreibt die Aufgabe oder den Meilenstein, die beziehungsweise der zu einem bestimmten Zeitpunkt abgeschlossen wurde, etwa „Vertrag entworfen“ oder „Rechtliche Prüfung gestartet“. Die Abfolge dieser Aktivitäten bildet die Grundlage der Prozesslandkarte. Die Analyse der Aktivitäten ist entscheidend, um zu verstehen, welche Arbeit erledigt wird, wie häufig einzelne Schritte vorkommen und in welcher Reihenfolge sie ablaufen. So lassen sich typische Prozesspfade, Abweichungen und Schleifen mit wiederholten Arbeitsschritten erkennen, etwa mehrfach auftretende Aktivitäten wie „Vertrag überarbeitet“. Warum das wichtig ist Das Attribut definiert die Prozessschritte und ermöglicht es, den Prozessfluss darzustellen sowie Engpässe und Nacharbeiten zu erkennen. Woher beziehen Wird in der Regel aus Statusänderungen von Aufgaben, Audit-Protokollen oder Ereignistabellen im Modul SAP Ariba Contracts abgeleitet. Beispiele Interne Prüfung gestartetVertrag rechtswirksam abgeschlossenVertragsänderung eingeleitetVertrag geschlossen
	Ereignis-Timestamp EventTime	Das genaue Datum und die Uhrzeit, zu der eine Aktivität oder ein Ereignis stattgefunden hat.
Beschreibung Dieser Timestamp markiert den Beginn jeder Aktivität im Vertragsmanagementprozess. Er ist eine wichtige Grundlage für alle zeitbezogenen Analysen, darunter die Berechnung von Zykluszeiten, Dauern und Wartezeiten zwischen den Schritten. Anhand dieses Timestamps können Process-Mining-Tools die Ereignisse chronologisch ordnen und die Abfolge der Aktivitäten für jeden Vertrag genau rekonstruieren. So lässt sich die Prozessleistung im Zeitverlauf analysieren und zeitbedingte Engpässe erkennen, etwa Verzögerungen bei der rechtlichen Prüfung. Warum das wichtig ist Dieses Attribut ist grundlegend für die Berechnung aller zeitbezogenen Kennzahlen, etwa Zyklus- und Wartezeiten, sowie für die korrekte Reihenfolge der Prozessereignisse. Woher beziehen Zu finden in Event Logs, Audit-Trails oder Tabellen zur Statusänderungshistorie, zusammen mit den Aktivitätsinformationen in SAP Ariba Contracts. Beispiele 2023-04-15T10:22:05Z2023-05-01T14:00:12Z2023-05-20T09:30:00Z
	Vertrags-ID ContractId	Die eindeutige Kennung jedes Contract Workspace, die als primäre Case-ID dient.
Beschreibung Dieses Attribut dient als primäre Case-ID und verknüpft alle Aktivitäten und Ereignisse im gesamten Vertragslebenszyklus. Damit lässt sich der vollständige Ablauf jedes einzelnen Vertrags von der Erstellung bis zum Abschluss rekonstruieren. Beim Process Mining werden alle Ereignisse mit derselben Vertrags-ID derselben Prozessinstanz zugeordnet. Das ist die Grundlage für die Analyse von Prozessvarianten, die Berechnung von Zykluszeiten und das Erkennen von Engpässen bei einzelnen Verträgen oder Vertragstypen. Warum das wichtig ist Diese zentrale Kennung ermöglicht es, den gesamten Vertragsverlauf nachzuverfolgen und Fallanalysen sowie die Visualisierung des Prozessflusses durchzuführen. Woher beziehen Dies ist eine zentrale Kennung in SAP Ariba Contracts. Sie ist in der Regel in allen vertragsbezogenen Tabellen und Ansichten als Contract Workspace ID zu finden. Beispiele CW2023-00123CW-MSA-45892CW2024-FIN-001CW19876
	Abteilung Department	Die Fachabteilung, die den Vertrag angefordert hat oder für ihn verantwortlich ist.
Beschreibung Dieses Attribut gibt die für den Vertrag zuständige Organisationseinheit an, etwa Vertrieb, IT oder Beschaffung. Es liefert wichtigen geschäftlichen Kontext für die Prozessanalyse. Eine Auswertung nach Abteilungen hilft dabei, abteilungsspezifische Abläufe, Engpässe oder Compliance-Probleme zu erkennen. Sie kann beispielsweise zeigen, ob die Vertragsfreigabe im Vertrieb deutlich länger dauert als in anderen Abteilungen. Das ermöglicht eine gezielte Untersuchung der dortigen Abläufe. Warum das wichtig ist Damit lässt sich der Prozess nach Geschäftsbereichen aufschlüsseln, um abteilungsspezifische Engpässe und Leistungsunterschiede zu erkennen. Woher beziehen In SAP Ariba Contracts ist dieses Attribut meist im Vertragskopf oder in den Workspace-Details zu finden. Es kann mit dem Benutzerprofil des Vertragsverantwortlichen verknüpft sein. Beispiele VertriebInformationstechnologieBeschaffungRechtsabteilung
	Benutzer UserName	Der Name oder die ID des Benutzers, der die Aktivität ausgeführt hat.
Beschreibung Dieses Attribut gibt an, wer für den Abschluss einer bestimmten Aufgabe oder Aktivität im Vertragslebenszyklus verantwortlich war. Das kann der Vertragsverantwortliche, ein juristischer Prüfer oder ein Genehmigender sein. Die Auswertung nach Benutzern zeigt, wie die Arbeitslast verteilt ist, wie einzelne Personen arbeiten und wo gezielte Schulungen sinnvoll sein könnten. Im Dashboard zur Arbeitslast der Rechtsprüfung lässt sich damit beispielsweise ermitteln, wie viele Verträge die einzelnen Rechtsberater bearbeiten und wie lange ihre Prüfungen durchschnittlich dauern. Warum das wichtig ist Es macht die Verteilung der Arbeitslast und die Leistung der Benutzer sichtbar und unterstützt so das Ressourcenmanagement und die Effizienzanalyse. Woher beziehen Zu finden in Audit-Trail- oder Event-Log-Tabellen in SAP Ariba Contracts, häufig in einem Feld wie „Changed By“ oder „User ID“. Beispiele john.doejane.smithlegal_team_member_1
	Endzeit des Ereignisses EventEndTime	Der Timestamp, der angibt, wann eine Aktivität abgeschlossen wurde.
Beschreibung Dieses Attribut erfasst den Abschlusszeitpunkt einer Aktivität. Während StartTime den Beginn markiert, gibt EndTime das Ende an. So lässt sich die Dauer von Aktivitäten genau messen, die nicht unmittelbar abgeschlossen sind. In der Analyse ergibt die Differenz zwischen EndTime und StartTime die Verarbeitungszeit einer Aktivität. Das ist für eine detaillierte Engpassanalyse wichtig: So lässt sich unterscheiden, wie viel Zeit für die aktive Bearbeitung einer Aufgabe und wie viel für das Warten zwischen Aufgaben anfällt. Beispielsweise kann die Dauer der Aktivität „Rechtliche Prüfung“ genau gemessen werden. Warum das wichtig ist Damit lassen sich die Verarbeitungszeiten von Aktivitäten genau berechnen. Das ist wichtig, um Engpässe zu erkennen und die Ressourceneffizienz zu messen. Woher beziehen Sehen Sie in der Dokumentation zu SAP Ariba Contracts nach. Die Angaben finden sich möglicherweise in Audit-Protokollen oder Aufgabenabschlussdatensätzen. Beispiele 2023-04-16T11:45:10Z2023-05-03T17:21:09Z2023-05-20T10:05:00Z
	Rechtsberater LegalCounsel	Das zuständige Mitglied des Rechtsteams, das den Vertrag prüft.
Beschreibung Dieses Attribut gibt an, welcher Jurist oder welche juristische Fachkraft mit den Aufgaben zur rechtlichen Prüfung des Vertrags betraut ist. Diese Rolle ist oft genauer definiert als die allgemeine Benutzerrolle bei anderen Aktivitäten. Dieses Attribut ist wichtig für das Dashboard „Arbeitslast und Effizienz der rechtlichen Prüfung“. Damit lässt sich verfolgen, wie viele Verträge den einzelnen Rechtsberatern zugewiesen sind, wie lange ihre Prüfungen durchschnittlich dauern und wie viele Verträge die Rechtsabteilung insgesamt bearbeitet. Das unterstützt eine ausgewogene Arbeitsverteilung, macht besonders leistungsstarke Personen oder Vorgehensweisen sichtbar und hilft, juristische Ressourcen gezielt einzusetzen. Warum das wichtig ist Es ermöglicht eine detaillierte Analyse der rechtlichen Prüfung und unterstützt dabei, die Arbeitslast des Rechtsteams zu steuern, Engpässe zu erkennen und die Effizienz zu verbessern. Woher beziehen Sehen Sie in der Dokumentation zu SAP Ariba Contracts nach. Die Angaben finden sich möglicherweise in den Aufgabenzuweisungen oder als spezifische Rolle im Freigabeprozess. Beispiele s.jonesm.riverad.chen
	Vertragstyp ContractType	Die Klassifizierung des Vertrags, etwa als MSA, NDA oder SOW.
Beschreibung Dieses Attribut ordnet Verträge nach ihrem rechtlichen oder geschäftlichen Zweck ein. Zu den gängigen Typen zählen Master Service Agreement (MSA), Non-Disclosure Agreement (NDA) und Statement of Work (SOW). Die Analyse nach Vertragstyp ist wichtig, um Unterschiede im Prozess zu verstehen. Je nach Vertragstyp unterscheiden sich häufig Freigabewege, SLAs und Komplexität. Ein NDA kann beispielsweise einen einfachen, beschleunigten Ablauf haben, während ein MSA mehrere Stufen der rechtlichen und finanziellen Prüfung durchläuft. Dieses Attribut ist ein wichtiger Filter in Dashboards, mit dem sich Zykluszeiten und Compliance-Quoten verschiedener Vertragskategorien vergleichen lassen. Warum das wichtig ist Damit lässt sich die Analyse aufschlüsseln und zeigen, wie sich verschiedene Vertragstypen auf Prozessfluss, Komplexität und Dauer auswirken. Woher beziehen Dieses Standardklassifizierungsfeld ist in SAP Ariba Contracts in den Details des Contract Workspace verfügbar. Beispiele Rahmenvertrag für DienstleistungenGeheimhaltungsvereinbarungLeistungsbeschreibungKaufvertrag
	Vertragswert ContractAmount	Der Gesamtwert des Vertrags in Geld.
Beschreibung Dieses Attribut gibt den finanziellen Wert der Vertragsvereinbarung an. Es ist eine wichtige Kennzahl, um die geschäftlichen Auswirkungen und Risiken einzelner Verträge einzuschätzen. In der Analyse kann der Vertragswert dazu dienen, Verträge mit hohem Wert vorrangig zu überwachen oder Trends beim Geschäftsvolumen zu erkennen. Das Dashboard „Entwicklung des Werts abgeschlossener Verträge“ fasst anhand dieses Attributs den Wert der im Zeitverlauf unterzeichneten Verträge zusammen und gibt so Aufschluss über die Geschäftsentwicklung. Bei der Ursachenanalyse hilft es außerdem zu prüfen, ob Verträge mit hohem Wert einem anderen, möglicherweise langsameren Prozess folgen. Warum das wichtig ist Es beziffert die finanziellen Auswirkungen von Verträgen und ermöglicht wertbezogene Analysen, eine gezielte Priorisierung sowie die Beobachtung der Geschäftsentwicklung. Woher beziehen Sehen Sie in der Dokumentation zu SAP Ariba Contracts nach. Dieses Standardfeld im Contract Workspace ist häufig mit „Amount“ oder „Contract Value“ bezeichnet. Beispiele 150000.0025000.501200000.00
	Gesamte Vertragsdurchlaufzeit TotalContractCycleTime	Die gesamte Zeitspanne von der Erstellung des Vertragsarbeitsbereichs bis zur endgültigen Unterzeichnung.
Beschreibung Dieses berechnete Attribut misst die vollständige Dauer eines einzelnen Vertrags von Anfang bis Ende. Üblicherweise wird dafür die Zeit zwischen der ersten und der letzten Aktivität berechnet, häufig zwischen „Vertragsarbeitsbereich erstellt“ und „Vertrag unterzeichnet“. Die Kennzahl „Vertragsdurchlaufzeit von Anfang bis Ende“ ist ein wichtiger Leistungsindikator. Sie gibt einen Überblick über die Effizienz des gesamten Vertragsmanagementprozesses. In Dashboards lässt sich damit die Entwicklung im Zeitverlauf verfolgen und die Durchlaufzeit verschiedener Vertragstypen, Abteilungen oder Regionen vergleichen. So können Sie wichtige Verbesserungsbereiche ermitteln. Warum das wichtig ist Die Kennzahl fasst die Leistung über den gesamten Vertragslebenszyklus zusammen und zeigt, wie schnell und effizient der Prozess abläuft. Woher beziehen Diese berechnete Kennzahl wird für jeden Case im Process-Mining-Tool oder bei der Datentransformation ermittelt. Beispiele P35DP12DT5HP90D
	Letzte Datenaktualisierung LastDataUpdate	Der Timestamp, der angibt, wann die Daten zu diesem Ereignis zuletzt aktualisiert oder extrahiert wurden.
Beschreibung Dieses Attribut erfasst Datum und Uhrzeit des letzten Datenabrufs aus dem Quellsystem. Es bezeichnet nicht den Zeitpunkt des Ereignisses, sondern den Zeitpunkt, zu dem der Datensatz in die Process-Mining-Plattform geladen wurde. Diese Information ist wichtig für die Daten-Governance und um die Aktualität der Analyse einzuschätzen. Benutzer können damit prüfen, ob sie mit den neuesten Daten arbeiten. Außerdem ist sie für die Verwaltung inkrementeller Datenladungen erforderlich. Warum das wichtig ist So können Benutzer die Aktualität der Daten einschätzen, eine wichtige Voraussetzung für genaue und zeitnahe Prozessanalysen und die Prozessüberwachung. Woher beziehen Dieser Timestamp wird beim Laden der Daten in das Process-Mining-Tool erzeugt und hinzugefügt. Beispiele 2024-05-21T02:00:00Z2024-05-22T02:00:00Z
	Nacharbeit IsRework	Kennzeichnet, ob eine Aktivität eine Nacharbeit oder die Wiederholung eines vorherigen Schritts ist.
Beschreibung Dieses boolesche Attribut wird auf „true“ gesetzt, wenn eine Aktivität wie „Vertrag überarbeitet“ im selben Vertragsfall mehr als einmal auftritt. So lassen sich Nacharbeitsschleifen ausdrücklich erkennen und quantifizieren. Das Attribut ist wichtig für die Berechnung der KPI „Vertragsnacharbeitsquote“ und für die Darstellung von Nacharbeiten in der Prozesslandkarte. Durch Filtern nach diesem Attribut können Analysten Verträge mit umfangreichen Überarbeitungen schnell ermitteln, die Ursachen untersuchen und die Auswirkungen der Nacharbeit auf die gesamte Zykluszeit messen. So werden Ineffizienzen in den Phasen der Vertragserstellung und Verhandlung sichtbar. Warum das wichtig ist Es quantifiziert Nacharbeiten und erleichtert es, Ineffizienzen im Prozess zu messen, ihre Ursachen zu untersuchen und Verbesserungen im Zeitverlauf zu verfolgen. Woher beziehen Dieses abgeleitete Attribut wird während der Datentransformation berechnet, indem wiederholte Aktivitäten im selben Fall erkannt werden. Beispiele truefalse
	Name der Gegenpartei CounterpartyName	Der Name der externen Vertragspartei, etwa eines Lieferanten oder Kunden.
Beschreibung Dieses Attribut gibt die andere Vertragspartei an. Dabei kann es sich um einen Lieferanten, Kunden oder Partner handeln. Diese Information liefert wichtigen geschäftlichen Kontext für das Vertragsmanagement. Die Auswertung nach Gegenpartei kann Muster bei bestimmten Partnern sichtbar machen. Verhandlungen mit bestimmten Gegenparteien dauern beispielsweise möglicherweise regelmäßig länger. Das kann auf den Bedarf an standardisierten Templates oder vorab ausgehandelten Bedingungen hinweisen. Außerdem lässt sich damit die Qualität der Geschäftsbeziehungen und die Leistung von Lieferanten im gesamten Vertragsportfolio bewerten. Warum das wichtig ist Es ermöglicht, die Prozessleistung nach externen Parteien auszuwerten, Schwierigkeiten bei Verhandlungen zu erkennen und Lieferantenbeziehungen zu verwalten. Woher beziehen Diese Information ist in SAP Ariba Contracts üblicherweise im Abschnitt zu Lieferanten- oder Kundeninformationen des Contract Workspace gespeichert. Beispiele Acme CorporationGlobal Tech Inc.Innovate Solutions LLC
	Quellsystem SourceSystem	Das führende System, aus dem die Daten stammen.
Beschreibung Dieses Attribut gibt an, in welchem Quellsystem die Ereignisdaten erzeugt wurden. Für diesen Prozess lautet der Wert durchgehend „SAP Ariba Contracts“. Dieses Attribut gehört zu einer guten Daten-Governance und Rückverfolgbarkeit. Es ist besonders wichtig, wenn Daten aus mehreren Systemen zusammengeführt werden: Die Herkunft der Daten bleibt nachvollziehbar und Probleme mit der Datenqualität lassen sich leichter untersuchen. Warum das wichtig ist Es liefert wichtigen Kontext zur Datenherkunft, gewährleistet die Rückverfolgbarkeit und ermöglicht Analysen über mehrere Systeme hinweg. Woher beziehen In der Regel wird während der Datenextraktion und -transformation ein statischer Wert ergänzt, der die Herkunft des Datensatzes kennzeichnet. Beispiele SAP Ariba Contracts
	Region Region	Die geografische Region, die dem Vertrag oder der Gegenpartei zugeordnet ist.
Beschreibung Dieses Attribut gibt das geografische Gebiet an, für das der Vertrag gilt, etwa Nordamerika, EMEA oder APAC. Maßgeblich ist häufig der Standort der Gegenpartei oder der Geschäftseinheit, die für den Vertrag verantwortlich ist. Eine regionale Aufschlüsselung des Prozesses macht Unterschiede bei Leistung, Compliance und Prozessabläufen sichtbar. Die Analyse kann beispielsweise zeigen, dass Vertragsdurchlaufzeiten in der APAC-Region aufgrund bestimmter regulatorischer Prüfschritte länger sind. Diese Erkenntnis hilft dabei, Prozessverbesserungen und Ressourceneinsatz an regionale Anforderungen anzupassen. Warum das wichtig ist Es ermöglicht geografische Analysen, mit denen sich regionale Unterschiede bei Prozessleistung, Zykluszeiten und Compliance erkennen lassen. Woher beziehen Sehen Sie in der Dokumentation zu SAP Ariba Contracts nach. Das Attribut kann im Contract Workspace hinterlegt oder aus der Adresse der Gegenpartei abgeleitet sein. Beispiele NordamerikaEMEAAPACLATAM
	SLA für die Prüfung SlaForReview	Die angestrebte Dauer oder Frist für den Abschluss einer Prüfung.
Beschreibung Dieses Attribut legt das vereinbarte Service Level Agreement (SLA) für bestimmte Prüfungsaufgaben fest, etwa für die „interne Prüfung“ oder die „rechtliche Prüfung“. Es gibt an, innerhalb welcher Frist die Prüfung abgeschlossen werden soll. Dieses Attribut ist wichtig für das Dashboard und die KPI „Einhaltung der SLAs für interne und rechtliche Prüfungen“. Durch den Vergleich der tatsächlichen Prüfdauer mit dem Zielwert können Organisationen die Einhaltung interner Service-Level messen. So lassen sich systematische Verzögerungen erkennen, Teams in die Verantwortung nehmen und größere Engpässe im Prüfprozess vermeiden. Warum das wichtig ist Es legt das Leistungsziel für Prüfungen fest und ermöglicht so, die SLA-Einhaltung zu messen und Verzögerungen zu erkennen. Woher beziehen Sehen Sie in der Dokumentation zu SAP Ariba Contracts nach. Die Vorgabe ist möglicherweise in den Regeln oder Templates des Genehmigungs-Workflows konfiguriert. Beispiele P3DP5DP10D
	Status der SLA-Einhaltung SlaAdherenceStatus	Gibt an, ob eine Prüfungsaktivität innerhalb des festgelegten SLA abgeschlossen wurde.
Beschreibung Dieses Attribut ordnet Prüfungsaktivitäten anhand ihrer Abschlusszeit den Kategorien „Eingehalten“, „Überschritten“ oder „Nicht zutreffend“ zu. Die Berechnung vergleicht „ActivityProcessingTime“ mit der angestrebten SLA-Dauer. So lässt sich die Leistung im Vergleich zu den Service-Level-Vereinbarungen unmittelbar beurteilen. Das Attribut ist die zentrale Kennzahl für die KPI und das Dashboard „Einhaltung der SLAs für interne und rechtliche Prüfungen“. Die Visualisierung des Status zeigt Managern auf einen Blick, welcher Anteil der Prüfungen die Vorgaben erfüllt. Bei Überschreitungen können sie die Ursachen genauer untersuchen. Warum das wichtig ist Es misst die Leistung direkt an den Service-Zielen und ermöglicht eine klare Überwachung der SLA-Einhaltung sowie das schnelle Erkennen von Überschreitungen. Woher beziehen Dieses abgeleitete Attribut wird während der Datentransformation berechnet, indem ActivityProcessingTime mit SlaForReview verglichen wird. Beispiele EingehaltenFristüberschrittenN. z.
	Vertragsablaufdatum ContractExpirationDate	Das Datum, an dem der Vertrag voraussichtlich abläuft.
Beschreibung Dieses Attribut enthält das offizielle Ablaufdatum des rechtswirksam abgeschlossenen Vertrags. Es ist eine wichtige Angabe für die Verwaltung des Vertragslebenszyklus nach dem Abschluss. Das Datum bildet die Grundlage für das Dashboard „Status von Vertragsverpflichtungen und Verlängerungen“. Es löst Benachrichtigungen zu anstehenden Verlängerungen oder Abläufen aus und hilft so, ein unbeabsichtigtes Auslaufen von Verträgen zu verhindern. Die Analyse dieser Daten unterstützt Organisationen dabei, ihr Vertragsportfolio vorausschauend zu verwalten, Risiken durch abgelaufene Vereinbarungen zu begrenzen und Verlängerungsmöglichkeiten zu nutzen. Warum das wichtig ist Es ist entscheidend für die vorausschauende Verwaltung des Vertragslebenszyklus: Verlängerungen lassen sich rechtzeitig einleiten, unbeabsichtigte Vertragslücken vermeiden und Verpflichtungen verwalten. Woher beziehen Dieses Standardfeld ist in SAP Ariba Contracts im Contract Workspace zu finden, meist im Kopfbereich oder unter den Vertragslaufzeitdetails. Beispiele 2025-12-31T23:59:59Z2024-08-15T23:59:59Z2026-06-30T23:59:59Z
	Vertragsstatus ContractStatus	Der aktuelle Gesamtstatus des Vertrags in seinem Lebenszyklus.
Beschreibung Dieses Attribut gibt den aktuellen übergeordneten Zustand des Vertrags an, etwa „Entwurf“, „In Prüfung“, „Abgeschlossen“, „Abgelaufen“ oder „Gekündigt“. Anders als eine Aktivität, die ein einzelnes Ereignis bezeichnet, beschreibt der Status einen Zustand über einen bestimmten Zeitraum. Dieses Attribut ist wichtig für Dashboards wie „Status von Vertragsverpflichtungen und Verlängerungen“, die einen Überblick über das aktuelle Vertragsportfolio geben. Es hilft, ins Stocken geratene Verträge zu erkennen und Ereignisse im Lebenszyklus wie Verlängerungen und Ablauf zu verwalten. Die Analyse von Statusübergängen kann außerdem Engpässe und Ineffizienzen im Prozess aufzeigen. Warum das wichtig ist Es bietet einen Überblick über den aktuellen Zustand eines Vertrags und ist damit wichtig für die Verwaltung des Vertragsportfolios, die Statusverfolgung und die Analyse des Lebenszyklus. Woher beziehen Dies ist ein zentrales Statusfeld im Kopf des Contract Workspace in SAP Ariba Contracts. Beispiele EntwurfIn GenehmigungAbgeschlossenAbgelaufen

Erforderlich Empfohlen Optional

Aktivitäten im Vertragsmanagement

Erfassen Sie diese zentralen Prozessschritte und wichtigen Meilensteine in Ihrem Event Log, um den Vertragsmanagementprozess präzise zu entdecken.

6 Empfohlen 8 Optional

	Aktivität	Beschreibung
	Interne Freigabe abgeschlossen	Dieses Ereignis markiert den erfolgreichen Abschluss aller erforderlichen internen Freigabeaufgaben für den Vertrag. Der Vertrag ist damit zur endgültigen Unterzeichnung bereit, sobald die Gegenpartei zugestimmt hat.
Warum das wichtig ist Dies ist ein wichtiger Meilenstein vor der Vertragsausführung. Die Zeit zwischen diesem Ereignis und der endgültigen Ausführung zeigt Verzögerungen bei der Einholung externer Unterschriften oder beim Abschluss des Dokuments auf. Woher beziehen Das Ereignis wird anhand des Abschluss-Timestamps der letzten Freigabeaufgabe im Ariba-Workflow erfasst. Das System protokolliert den erfolgreichen Abschluss des gesamten Freigabeablaufs. Erfassung Verwenden Sie den Abschluss-Timestamp der gesamten Aufgabengruppe für den Freigabeablauf. Ereignistyp explicit
	Rechtsprüfung gestartet	Dieses Ereignis zeigt an, dass der Vertrag offiziell zur Prüfung an die Rechtsabteilung übermittelt wurde. Häufig handelt es sich um eine eigene, verpflichtende Aufgabe innerhalb des gesamten Freigabe-Workflows.
Warum das wichtig ist Die Rechtsprüfung ist häufig ein wesentlicher Engpass. Ihre Dauer zu messen ist entscheidend für die KPI „Durchschnittliche Zykluszeit der Rechtsprüfung“ und für eine bessere Verteilung der Ressourcen in der Rechtsabteilung. Woher beziehen Dieses Ereignis wird beim Start einer bestimmten Aufgabe „Rechtsprüfung“ im Ariba-Workflow erfasst. Das System protokolliert den Timestamp, zu dem die Aufgabe zugewiesen oder gestartet wird. Erfassung Ermitteln Sie den Start-Timestamp von Aufgaben, die ausdrücklich dem Rechtsteam oder der entsprechenden Rolle zugewiesen sind. Ereignistyp explicit
	Vertrag aktiviert	Gibt an, ab wann ein rechtswirksam abgeschlossener Vertrag aktiv ist und seine Verpflichtungen gelten. Häufig wird dies durch eine Statusänderung nach dem Abschluss ausgelöst, manchmal zu einem festgelegten Wirksamkeitsdatum.
Warum das wichtig ist Kennzeichnet den Beginn der Vertragsverwaltung nach dem Abschluss. Dieses Ereignis löst die Überwachung der Verpflichtungen aus und ist für die KPI „Erfüllungsquote der Verpflichtungen“ entscheidend. Woher beziehen Dies lässt sich in der Regel an der Änderung des Felds „Status“ im Contract Workspace zu „Active“ erkennen. Die Änderung kann nach dem Abschluss automatisch erfolgen oder manuell vorgenommen werden. Erfassung Erfassen Sie den Timestamp der Änderung des Felds „Status“ des Vertrags zu „Active“. Ereignistyp inferred
	Vertrag geschlossen	Dies ist eine abschließende Aktivität, bei der der Vertrag im System formell geschlossen wird. Das kann nach Ablauf oder Kündigung des Vertrags geschehen oder nachdem alle Verpflichtungen erfüllt wurden.
Warum das wichtig ist Markiert das endgültige Ende des Vertragslebenszyklus. Dieses wichtige Endereignis dient dazu, die gesamte Laufzeit zu messen und die ordnungsgemäße Abwicklung sicherzustellen. Woher beziehen Dies lässt sich an der Änderung des Felds „Status“ im Contract Workspace zu „Closed“, „Terminated“ oder „Expired“ erkennen. Die Statusänderung kann automatisch oder manuell erfolgen. Erfassung Erfassen Sie den Timestamp, zu dem das Feld „Status“ des Vertrags in einen Endstatus wechselt. Ereignistyp inferred
	Vertrag rechtswirksam abgeschlossen	Der Vertrag wird rechtswirksam abgeschlossen, sobald alle erforderlichen Unterschriften vorliegen. Damit wird aus einem noch in Bearbeitung befindlichen Dokument eine rechtsverbindliche Vereinbarung.
Warum das wichtig ist Dies ist der zentrale Erfolgsendpunkt des Prozesses vor der Unterzeichnung. Er ist entscheidend für die Berechnung der „End-to-End-Vertragsdurchlaufzeit“ und der „durchschnittlichen Vertragsgenehmigungsdauer“. Woher beziehen Dieses Ereignis wird anhand des abschließenden Status der Signaturaufgabe im Ariba-Workflow erfasst, insbesondere bei einer Integration mit einem E-Signatur-Tool. Auch der Status des Contract Workspace ändert sich zu „Executed“. Erfassung Verwenden Sie den Timestamp für den Abschluss der letzten Signaturaufgabe oder den Zeitpunkt der Statusänderung zu „Executed“. Ereignistyp explicit
	Vertragsarbeitsbereich erstellt	Diese Aktivität markiert den Beginn des Vertragsmanagementprozesses. In SAP Ariba wird ein Vertragsarbeitsbereich erstellt, der als zentrale Ablage für alle Dokumente, Aufgaben und Mitteilungen zu einem bestimmten Vertrag dient.
Warum das wichtig ist Dies ist das primäre Start-Event des End-to-End-Prozesses. Die Zeit von dieser Aktivität bis zur Vertragsausführung ist entscheidend für die Messung der Gesamtdauer des Vertragslebenszyklus. Woher beziehen Dieses Ereignis wird anhand des Erstellungsdatums des Projektobjekts für den Vertragsarbeitsbereich erfasst. Der entsprechende Timestamp ist ein grundlegendes Datenfeld im Vertragskopf oder in den Projektdaten. Erfassung Verwenden Sie den Erstellungs-Timestamp des Objekts für den Vertragsarbeitsbereich. Ereignistyp explicit
	Compliance-Aufgabe abgeschlossen	Kennzeichnet den Abschluss einer geplanten Aufgabe nach dem Vertragsabschluss, etwa einer Compliance-Prüfung oder einer Prüfung von Verpflichtungen. Diese Aufgaben dienen der fortlaufenden Governance.
Warum das wichtig ist Die Erfassung des Abschlusses dieser Aufgaben ist wichtig, um die „Erfüllungsquote der Verpflichtungen“ zu messen und sicherzustellen, dass die Organisation ihre vertraglichen Zusagen einhält. Woher beziehen Erfasst anhand des Abschluss-Timestamps bestimmter Folgeaufgaben oder auf Verpflichtungen bezogener Aufgaben im Contract Workspace. Erfassung Verwenden Sie den Abschluss-Timestamp der im Workspace konfigurierten Aufgaben nach dem Vertragsabschluss. Ereignistyp explicit
	Freigabe durch die Gegenpartei erhalten	Dieses Ereignis zeigt an, dass die externe Partei den Vertragsbedingungen offiziell zugestimmt hat. Es wird in der Regel über eine integrierte Lösung für elektronische Signaturen oder durch eine manuelle Aktualisierung nach Eingang des unterzeichneten Dokuments erfasst.
Warum das wichtig ist Diese Aktivität bestätigt die gegenseitige Einigung und ist der letzte Schritt, bevor der Vertrag als rechtswirksam abgeschlossen gilt. Sie ist ein wichtiger Meilenstein für den Abschluss der Vereinbarung. Woher beziehen Dies kann ein explizites Ereignis aus einem E-Signatur-Tool wie DocuSign sein, das den Status „Completed“ protokolliert. Ebenso lässt sich das Ereignis aus einer manuellen Statusänderung zu „Signed by Counterparty“ ableiten. Erfassung Erfassen Sie das Abschlussereignis anhand der Protokolle des integrierten E-Signatur-Anbieters. Ereignistyp explicit
	Interne Prüfung gestartet	Diese Aktivität markiert den Beginn des internen Prüf- und Freigabe-Workflows für den Vertragsentwurf. Das Dokument wird zur Rückmeldung an die zuständigen Beteiligten weitergeleitet, etwa aus den Bereichen Finanzen oder Betrieb.
Warum das wichtig ist Hier beginnt eine mögliche Engpassphase. Die Dauer dieser Phase zu analysieren ist entscheidend, um Verzögerungen in der internen Prüfung zu erkennen und die KPI „Einhaltung der SLA für interne Prüfungen“ zu unterstützen. Woher beziehen Dieses Ereignis wird in der Regel protokolliert, wenn im SAP-Ariba-Workflow eine Prüfaufgabe erstellt und zugewiesen wird. Der Aufgabenstatus wechselt zu „In Bearbeitung“ oder einem ähnlichen Status. Erfassung Erfassen Sie den Timestamp, zu dem eine Prüfaufgabe im Freigabe-Workflow des Vertrags gestartet wird. Ereignistyp explicit
	Verhandlung mit der Gegenpartei	Diese Phase beginnt, wenn der Vertrag der externen Partei zur Verhandlung und Überarbeitung vorgelegt wird. Die Aktivität lässt sich möglicherweise anhand einer manuellen Statusänderung im Arbeitsbereich erfassen.
Warum das wichtig ist Die Aktivität macht externe Verhandlungsrunden sichtbar, deren Verlauf schwer vorhersehbar sein kann. Die Dauer dieser Phase hilft, die „Durchschnittliche Anzahl der Verhandlungsrunden“ zu ermitteln und komplexe Verhandlungen zu erkennen. Woher beziehen Dieses Ereignis lässt sich häufig daran erkennen, dass der Status des Arbeitsbereichs manuell auf einen Wert wie „Verhandlung“ oder „Beim Lieferanten“ geändert wird. Alternativ kann der Zeitpunkt herangezogen werden, zu dem ein Dokument an einen externen Kontakt gesendet wird. Erfassung Verfolgen Sie Änderungen im Statusfeld des Vertragsarbeitsbereichs, die auf eine externe Prüfung hinweisen. Ereignistyp inferred
	Vertrag überarbeitet	Diese Aktivität tritt ein, wenn eine neue Version des Hauptvertragsdokuments erstellt oder hochgeladen wird. Dies geschieht in der Regel als Reaktion auf Rückmeldungen aus der internen Prüfung, der Rechtsprüfung oder den Verhandlungen mit der Gegenpartei.
Warum das wichtig ist Die Häufigkeit von Überarbeitungen ist ein direktes Maß für Nacharbeit. Die Aktivität nachzuverfolgen ist entscheidend, um die „Nacharbeitsquote bei Verträgen“ zu berechnen und Möglichkeiten zur Standardisierung von Formulierungen oder Prozessen zu erkennen. Woher beziehen Das Ereignis lässt sich anhand des Dokumentenmanagementsystems im Vertragsarbeitsbereich ermitteln. Jedes Mal, wenn eine neue Version des Hauptvertragsdokuments gespeichert wird, wird ein Timestamp erstellt. Erfassung Verwenden Sie die Erstellungs-Timestamps von Dokumentversionen ab der zweiten Version. Ereignistyp inferred
	Vertrag verlängert	Gibt an, dass ein aktiver Vertrag erfolgreich verlängert wurde. Dabei wird häufig ein neuer Contract Workspace angelegt, der den ursprünglichen Vertrag fortführt.
Warum das wichtig ist Unterstützt die Analyse der Vertragstreue und der Effizienz von Verlängerungen. Die Verlängerung ist ein wichtiges Ergebnis im Vertragslebenszyklus und zeigt, dass die Geschäftsbeziehung fortgesetzt wird. Woher beziehen Dies lässt sich erfassen, wenn ein neuer Vertrag mit einer Verknüpfung wie „renewal of“ zum auslaufenden Vertrag angelegt wird. Häufig stößt ein Benutzer diesen Vorgang ausdrücklich an. Erfassung Ermitteln Sie, ob ein neuer Vertrag angelegt und als Verlängerung mit einem bestehenden Vertrag verknüpft wurde. Ereignistyp explicit
	Vertragsänderung eingeleitet	Diese Aktivität markiert den Beginn einer formellen Änderung an einem aktiven Vertrag. Dazu wird in der Regel eine neue Version oder ein mit dem ursprünglichen Contract Workspace verknüpftes Teilprojekt angelegt.
Warum das wichtig ist Häufigkeit und Zeitpunkt von Vertragsänderungen geben Aufschluss über die Stabilität von Verträgen und veränderte Geschäftsanforderungen. Sie sind entscheidend für das Dashboard „Trends bei Vertragsänderungen und Kündigungen“. Woher beziehen Dies ist eine explizite Aktion: Ein Benutzer startet für einen bestehenden Vertrag den Prozess „Amendment“, den das System protokolliert. Erfassung Erfassen Sie das Ereignis, bei dem ein Workspace oder eine Aufgabe für eine Vertragsänderung angelegt wird. Ereignistyp explicit
	Vertragsentwurf erstellt	Diese Aktivität bezeichnet das erstmalige Erstellen oder Hochladen des Hauptvertragsdokuments in den Arbeitsbereich. Häufig ist dies die erste größere inhaltliche Aktion nach der Einrichtung des Arbeitsbereichs.
Warum das wichtig ist Die Nachverfolgung dieser Aktivität zeigt, wie lange die Erstellung des ersten Entwurfs dauert. Verzögerungen in dieser Phase können die gesamte Zykluszeit erheblich verlängern. Woher beziehen Der Zeitpunkt lässt sich anhand des Erstellungs-Timestamps der ersten Version des Hauptvertragsdokuments im Dokumentenordner des Vertragsarbeitsbereichs ermitteln. Erfassung Ermitteln Sie den Timestamp der ersten in den Arbeitsbereich hochgeladenen Dokumentversion. Ereignistyp inferred

Anleitungen zur Datenextraktion

So extrahieren Sie Ihre Daten aus SAP Ariba Contracts

Schritte

Analytische Berichte aufrufen: Melden Sie sich bei Ihrem SAP-Ariba-System an. Öffnen Sie über das Hauptmenü den Berichtsbereich und wählen Sie Analytical Reports oder einen ähnlichen Menüpfad wie Manage > Analytical Reports.
Neuen Bericht erstellen: Klicken Sie auf Erstellen und wählen Sie New Report. Erstellen Sie einen Bericht mit mehreren Fakten.
Primären Fakt auswählen: Wählen Sie im Berichtseditor Contract Workspace (Projects) als primären Datenfakt aus. Dieser Fakt enthält die wichtigsten Informationen zu jedem Vertrags-Case.
Weitere Fakten verknüpfen: Verknüpfen Sie die folgenden Fakten mit Contract Workspace (Projects), um alle erforderlichen Aktivitäten und Attribute zu erfassen. Verwenden Sie für die Verknüpfung das gemeinsame Feld Project Id oder Contract Id:
- Approval History: Enthält Einzelheiten zu Genehmigungsaufgaben, einschließlich Einreichungen, Genehmigungen und Ablehnungen.
- Task: Enthält Informationen zu allen Workflow-Aufgaben, ihren Start- und Enddaten sowie den zuständigen Personen.
- Dokumentieren: Dient dazu, Dokumentversionen nachzuverfolgen. Das ist entscheidend, um die Aktivitäten Contract Drafted und Contract Revised zu ermitteln.
Berichtsfelder festlegen (Pivotierungslogik): Erstellen Sie für jede Geschäftsaktivität eine eigene Zeile. Da die Ariba-Oberfläche in der Regel eine Zeile pro Vertrag erzeugt, müssen Sie berechnete Felder manuell definieren oder eine breite Tabelle exportieren und anschließend umwandeln. Empfohlen wird, für jeden möglichen Ereignis-Timestamp eine Spalte hinzuzufügen, zum Beispiel:
- Workspace Creation Date aus dem Fakt Contract Workspace (Projects).
- Main Document Create Date aus dem Fakt Document (gefiltert nach der Hauptvereinbarung und der ersten Version).
- Legal Review Start Date aus dem Fakt Task (gefiltert nach der entsprechenden juristischen Prüfungsaufgabe).
- Execution Date aus dem Fakt Contract Workspace (Projects).
- Fügen Sie für jede der 14 erforderlichen Aktivitäten eine eigene Timestamp-Spalte hinzu.
Attributfelder auswählen: Fügen Sie dem Bericht alle erforderlichen und empfohlenen Attributfelder hinzu, zum Beispiel Contract Id, Project Owner (für UserName), Department, Amount (für ContractAmount) und Contract Type.
Filter anwenden: Öffnen Sie den Tab Filters. Legen Sie für den Fakt Contract Workspace (Projects) einen Filter für Time Created fest, um den Datenexport auf einen überschaubaren Zeitraum zu begrenzen, zum Beispiel die letzten 6 bis 12 Monate. Ergänzen Sie bei Bedarf weitere Filter wie Project Type, damit nur Vertragsarbeitsbereiche berücksichtigt werden.
Daten abrufen und exportieren: Führen Sie den Bericht aus. Das Ergebnis ist eine breite Tabelle mit einer Zeile pro Vertrag und mehreren Spalten für verschiedene Datumsereignisse. Exportieren Sie den Bericht als CSV- oder Microsoft-Excel-Datei.
Daten umwandeln: Bei der exportierten Datei handelt es sich noch nicht um ein Event Log. Sie müssen die Daten umwandeln. Verwenden Sie dazu beispielsweise Microsoft Excel Power Query, Python oder ein spezielles ETL-Tool, um die Daten zu entpivotieren. Erstellen Sie für jede Zeile der exportierten Datei mehrere Zeilen in der neuen Datei, eine für jede Datumsspalte aus Schritt 5. So wird das breite Tabellenformat in das lange Event-Log-Format umgewandelt, das ProcessMind benötigt.
Event Log formatieren: Benennen Sie die Spalten in der umgewandelten Datei exakt wie vorgegeben: ContractId, ActivityName, EventTime, EventEndTime, UserName usw. Verwenden Sie für die Timestamp-Spalten ein einheitliches Format wie YYYY-MM-DD HH:MI:SS. Speichern Sie die fertige Datei als CSV.
In ProcessMind hochladen: Die erstellte CSV-Datei kann jetzt in Ihr Process-Mining-Tool hochgeladen werden.

Konfiguration

Einzuschließende Fakten: Der Bericht muss mehrere Datenfakten verknüpfen. Beginnen Sie mit Contract Workspace (Projects) und verknüpfen Sie die Fakten Approval History, Task und Dokumentieren, um den vollständigen Verlauf zu erfassen.
Datumsbereich: Legen Sie für die erste Analyse im Feld Time Created des Fakts Contract Workspace (Projects) einen Filter für die letzten 6 bis 12 Monate fest. Bei großen Datenmengen empfiehlt es sich, den Export in kleineren vierteljährlichen oder monatlichen Abschnitten durchzuführen.
Wichtige Filter: Filtern Sie unbedingt nach Project Type, damit nur Vertragsarbeitsbereiche und keine anderen Projekttypen wie Beschaffungsprojekte exportiert werden. Sie können zusätzlich nach Abteilung oder Commodity filtern, um die Analyse einzugrenzen.
Datengranularität: Wählen Sie Felder mit Timestamps für bestimmte Ereignisse aus, etwa Task-Aktivierungen, Genehmigungen und Dokumenterstellungen. Verwenden Sie nicht nur das Datum der letzten Änderung, da es keinen Aufschluss über das konkrete Ereignis gibt.
Voraussetzungen: Ihr SAP-Ariba-Benutzerkonto benötigt die Berechtigung, analytische Berichte zu erstellen und auszuführen. Diese Berechtigung ist häufig Rollen wie Analysis User oder Reporting Administrator zugewiesen.
Leistungshinweise: Wenn Sie mehrere Fakten verknüpfen und zahlreiche Felder über einen langen Zeitraum exportieren, kann der Bericht sehr langsam ausgeführt werden oder eine Zeitüberschreitung verursachen. Planen Sie ausreichend Zeit ein und führen Sie den Bericht nach Möglichkeit außerhalb der Spitzenzeiten oder in kleineren Abschnitten aus.

Beispielabfrage sql

-- This is a logical representation of the report configuration in the SAP Ariba Analytical Reporting UI.
-- The tool does not use a direct query language; you build this logic by selecting facts, fields, and filters.
-- The final step requires transforming the wide export file into this long format.

-- FACT: Contract Workspace (Projects) as c
-- JOIN: Approval History as a ON c."Project Id" = a."Project Id"
-- JOIN: Task as t ON c."Project Id" = t."Project Id"
-- JOIN: Document as d ON c."Project Id" = d."Project Id"

-- Each of the following SELECT blocks represents a set of rows for a specific activity.

SELECT c."Contract Id" AS ContractId, 'Contract Workspace Created' AS ActivityName, c."Time Created" AS EventTime, NULL AS EventEndTime, c."Project Owner" AS UserName, c.Department, c.Amount AS ContractAmount, c."Contract Type Name" AS ContractType, c."Legal Contact" AS LegalCounsel FROM "Contract Workspace (Projects)" AS c
UNION ALL
SELECT c."Contract Id" AS ContractId, 'Contract Drafted' AS ActivityName, d."Time Created" AS EventTime, NULL AS EventEndTime, d."Created By" AS UserName, c.Department, c.Amount AS ContractAmount, c."Contract Type Name" AS ContractType, c."Legal Contact" AS LegalCounsel FROM "Contract Workspace (Projects)" AS c JOIN "Document" AS d ON c."Project Id" = d."Project Id" WHERE d."Is Main Agreement" = TRUE AND d.Version = 1
UNION ALL
SELECT c."Contract Id" AS ContractId, 'Internal Review Started' AS ActivityName, t."Activated Date" AS EventTime, t."Completed Date" AS EventEndTime, t.Assignee AS UserName, c.Department, c.Amount AS ContractAmount, c."Contract Type Name" AS ContractType, c."Legal Contact" AS LegalCounsel FROM "Contract Workspace (Projects)" AS c JOIN "Task" AS t ON c."Project Id" = t."Project Id" WHERE t."Task Name" LIKE '%Internal Review%'
UNION ALL
SELECT c."Contract Id" AS ContractId, 'Legal Review Started' AS ActivityName, t."Activated Date" AS EventTime, t."Completed Date" AS EventEndTime, t.Assignee AS UserName, c.Department, c.Amount AS ContractAmount, c."Contract Type Name" AS ContractType, c."Legal Contact" AS LegalCounsel FROM "Contract Workspace (Projects)" AS c JOIN "Task" AS t ON c."Project Id" = t."Project Id" WHERE t."Task Name" LIKE '%Legal Review%'
UNION ALL
SELECT c."Contract Id" AS ContractId, 'Contract Revised' AS ActivityName, d."Time Created" AS EventTime, NULL AS EventEndTime, d."Created By" AS UserName, c.Department, c.Amount AS ContractAmount, c."Contract Type Name" AS ContractType, c."Legal Contact" AS LegalCounsel FROM "Contract Workspace (Projects)" AS c JOIN "Document" AS d ON c."Project Id" = d."Project Id" WHERE d."Is Main Agreement" = TRUE AND d.Version > 1
UNION ALL
SELECT c."Contract Id" AS ContractId, 'Negotiation With Counterparty' AS ActivityName, t."Activated Date" AS EventTime, t."Completed Date" AS EventEndTime, t.Assignee AS UserName, c.Department, c.Amount AS ContractAmount, c."Contract Type Name" AS ContractType, c."Legal Contact" AS LegalCounsel FROM "Contract Workspace (Projects)" AS c JOIN "Task" AS t ON c."Project Id" = t."Project Id" WHERE t."Task Name" LIKE '%Negotiation%'
UNION ALL
SELECT c."Contract Id" AS ContractId, 'Internal Approval Completed' AS ActivityName, a."Time Completed" AS EventTime, NULL AS EventEndTime, a."Approver" AS UserName, c.Department, c.Amount AS ContractAmount, c."Contract Type Name" AS ContractType, c."Legal Contact" AS LegalCounsel FROM "Contract Workspace (Projects)" AS c JOIN "Approval History" AS a ON c."Project Id" = a."Project Id" WHERE a."Approval Task Name" LIKE '%Internal Approval Flow%' AND a.Status = 'Approved' AND a."Is Last Approver" = TRUE
UNION ALL
SELECT c."Contract Id" AS ContractId, 'Counterparty Approval Received' AS ActivityName, t."Completed Date" AS EventTime, NULL AS EventEndTime, t.Assignee AS UserName, c.Department, c.Amount AS ContractAmount, c."Contract Type Name" AS ContractType, c."Legal Contact" AS LegalCounsel FROM "Contract Workspace (Projects)" AS c JOIN "Task" AS t ON c."Project Id" = t."Project Id" WHERE t."Task Name" LIKE '%Counterparty Signature%'
UNION ALL
SELECT c."Contract Id" AS ContractId, 'Contract Executed' AS ActivityName, c."Executed Date" AS EventTime, NULL AS EventEndTime, c."Project Owner" AS UserName, c.Department, c.Amount AS ContractAmount, c."Contract Type Name" AS ContractType, c."Legal Contact" AS LegalCounsel FROM "Contract Workspace (Projects)" AS c WHERE c."Executed Date" IS NOT NULL
UNION ALL
SELECT c."Contract Id" AS ContractId, 'Contract Activated' AS ActivityName, c."Activated Date" AS EventTime, NULL AS EventEndTime, c."Project Owner" AS UserName, c.Department, c.Amount AS ContractAmount, c."Contract Type Name" AS ContractType, c."Legal Contact" AS LegalCounsel FROM "Contract Workspace (Projects)" AS c WHERE c."Activated Date" IS NOT NULL
UNION ALL
SELECT c."Contract Id" AS ContractId, 'Compliance Task Completed' AS ActivityName, t."Completed Date" AS EventTime, NULL AS EventEndTime, t.Assignee AS UserName, c.Department, c.Amount AS ContractAmount, c."Contract Type Name" AS ContractType, c."Legal Contact" AS LegalCounsel FROM "Contract Workspace (Projects)" AS c JOIN "Task" AS t ON c."Project Id" = t."Project Id" WHERE t."Task Name" LIKE '%Compliance%'
UNION ALL
SELECT c."Contract Id" AS ContractId, 'Amendment Initiated' AS ActivityName, c."Time Created" AS EventTime, NULL AS EventEndTime, c."Project Owner" AS UserName, c.Department, c.Amount AS ContractAmount, c."Contract Type Name" AS ContractType, c."Legal Contact" AS LegalCounsel FROM "Contract Workspace (Projects)" AS c WHERE c."Is Amendment" = TRUE
UNION ALL
SELECT c."Contract Id" AS ContractId, 'Contract Renewed' AS ActivityName, c."Time Created" AS EventTime, NULL AS EventEndTime, c."Project Owner" AS UserName, c.Department, c.Amount AS ContractAmount, c."Contract Type Name" AS ContractType, c."Legal Contact" AS LegalCounsel FROM "Contract Workspace (Projects)" AS c WHERE c."Is Renewal" = TRUE
UNION ALL
SELECT c."Contract Id" AS ContractId, 'Contract Closed' AS ActivityName, c."Completed Date" AS EventTime, NULL AS EventEndTime, c."Project Owner" AS UserName, c.Department, c.Amount AS ContractAmount, c."Contract Type Name" AS ContractType, c."Legal Contact" AS LegalCounsel FROM "Contract Workspace (Projects)" AS c WHERE c.Status = 'Completed'

Schritte

Voraussetzung: Anwendung im SAP Ariba Developer Portal registrieren. Bevor Sie Daten extrahieren können, müssen Sie im SAP Ariba Developer Portal eine neue Anwendung registrieren. Dabei erhalten Sie einen Application Key, eine OAuth Client ID und ein OAuth Client Secret. Stellen Sie sicher, dass die Anwendung die erforderlichen Berechtigungen für den Zugriff auf die Contract Workspaces API erhält.
Python-Umgebung einrichten. Installieren Sie Python 3 auf Ihrem Rechner. Installieren Sie anschließend die erforderlichen Bibliotheken für API-Anfragen und die Datenverarbeitung. Öffnen Sie ein Terminal oder eine Eingabeaufforderung und führen Sie folgenden Befehl aus: pip install requests pandas.
Python-Skript konfigurieren. Kopieren Sie das bereitgestellte Python-Skript in eine Datei, zum Beispiel ariba_extraction.py. Öffnen Sie die Datei und ersetzen Sie die Platzhalterwerte im Konfigurationsabschnitt am Anfang. Sie benötigen Ihren Ariba Realm, den API Key, die OAuth Client ID und das Client Secret. Legen Sie außerdem den gewünschten Zeitraum für die Extraktion fest.
Authentifizierungsablauf verstehen. Das Skript ruft zunächst mit Ihren Zugangsdaten den Authentifizierungsendpunkt der SAP Ariba API auf, um ein temporäres Zugriffstoken abzurufen. Dieses Token wird für alle nachfolgenden Datenanfragen benötigt und vom Skript automatisch in die Header der API-Aufrufe eingefügt.
Skript zum Abrufen der Vertragsarbeitsbereiche ausführen. Starten Sie das Skript über Ihr Terminal: python ariba_extraction.py. Zunächst ruft es eine Liste aller Vertragsarbeitsbereiche ab, die im angegebenen Zeitraum aktualisiert wurden. Die Seitennavigation wird automatisch verarbeitet, damit alle relevanten Datensätze abgerufen werden.
Detaillierte Daten zu Arbeitsbereichen abrufen. Für jeden im vorherigen Schritt ermittelten Vertragsarbeitsbereich führt das Skript einen detaillierten Folgeaufruf an die API aus. Dieser ruft zugehörige Objekte wie Aufgaben, Dokumente, Teammitglieder und historische Statusänderungen des Arbeitsbereichs ab. Diese Informationen sind für die Erstellung des Event Logs erforderlich.
API-Antworten in Ereignisse umwandeln. Die zentrale Logik des Skripts verarbeitet die detaillierte JSON-Antwort für jeden Vertrag. Dabei ordnet es verschiedene Datenpunkte den für das Event Log erforderlichen Aktivitätsnamen zu, darunter das Erstellungsdatum des Arbeitsbereichs, Statusänderungen von Aufgaben, Uploads neuer Dokumentversionen und Vertragsstatusfelder (contractStatus).
Event Log strukturieren und ergänzen. Erkannte Ereignisse werden einem pandas DataFrame hinzugefügt. Das Skript befüllt die erforderlichen Spalten (ContractId, ActivityName, EventTime) sowie die empfohlenen Spalten (UserName, ContractAmount, ContractType usw.) mit den entsprechenden Werten aus den API-Daten.
Event Log exportieren. Sobald alle Vertragsarbeitsbereiche verarbeitet wurden, speichert das Skript das vollständige Event Log im selben Verzeichnis als CSV-Datei mit dem Namen ariba_contract_management_event_log.csv. Die Datei ist formatiert und kann in ProcessMind hochgeladen werden.

Konfiguration

API-Zugangsdaten: Rufen Sie die folgenden Angaben im SAP Ariba Developer Portal ab:
- API_KEY: Der für Ihre registrierte Anwendung generierte Application Key.
- CLIENT_ID: Die OAuth Client ID als Base64-codierte Zeichenfolge.
- CLIENT_SECRET: Das OAuth Client Secret.
Realm: Der spezifische SAP-Ariba-Realm-Name Ihres Unternehmens, zum Beispiel mycompany-T. Damit werden API-Aufrufe an das richtige Rechenzentrum geleitet.
Filter für den Zeitraum: Legen Sie unbedingt die Parameter UPDATED_DATE_FROM und UPDATED_DATE_TO fest, um den Umfang der Extraktion zu begrenzen. Als Startwert empfiehlt sich ein Zeitraum von 3 bis 6 Monaten. So bleiben Datenmenge und Ausführungszeit des Skripts überschaubar.
Filter für Arbeitsbereiche: Sie können das Skript anpassen und im API-Aufruf der Funktion fetch_workspaces weitere Filter ergänzen. Filtern Sie beispielsweise nach contractStatus (etwa Active oder Executed) oder nach projectType, um bestimmte Vertragstypen auszuwählen.
Voraussetzungen: Erforderlich ist ein aktives SAP-Ariba-Contracts-Abonnement mit aktivierter API-Funktion. Außerdem benötigen Sie ein Benutzerkonto mit ausreichenden Berechtigungen, um Anwendungen im Developer Portal zu registrieren und Vertragsarbeitsbereichsdaten einzusehen.

Beispielabfrage python

import requests
import pandas as pd
import base64
from datetime import datetime, timedelta

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- CONFIGURATION --- #
class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace with your SAP Ariba realm and API credentials
REALM = class="hl-string">'[Your Ariba Realm]'
API_KEY = class="hl-string">'[Your Application Key]'
class=class="hl-string">"hl-comment"># The OAUTH_CLIENT_ID is your Application Key and a hyphen, base64 encoded.
class=class="hl-string">"hl-comment"># Example: class="hl-string">'yourappkey:' -> class="hl-string">'eW91cmFwcGtleTo='
OAUTH_CLIENT_ID = class="hl-string">'[Your Base64 Encoded OAuth Client ID]'
OAUTH_CLIENT_SECRET = class="hl-string">'[Your OAuth Client Secret]'

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- FILTERS --- #
class=class="hl-string">"hl-comment"># Set the date range for contracts to extract (based on last modified date)
UPDATED_DATE_TO = datetime.now().strftime(class="hl-string">'%Y-%m-%dT%H:%M:%SZ')
UPDATED_DATE_FROM = (datetime.now() - timedelta(days=180)).strftime(class="hl-string">'%Y-%m-%dT%H:%M:%SZ')

class=class="hl-string">"hl-comment"># API Endpoints
AUTH_URL = fclass="hl-string">'https://api.ariba.com/v2/oauth/token'
BASE_API_URL = fclass="hl-string">'https://{REALM}.api.ariba.com/api/contracts/v1/workspaces'

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- AUTHENTICATION --- #
def get_access_token():
    class="hl-string">"""Authenticates with Ariba API to get an access token."""
    auth_header = {class="hl-string">'Authorization': fclass="hl-string">'Basic {OAUTH_CLIENT_ID}'}
    payload = {
        class="hl-string">'grant_type': class="hl-string">'client_credentials',
        class="hl-string">'client_secret': OAUTH_CLIENT_SECRET
    }
    try:
        response = requests.post(AUTH_URL, headers=auth_header, data=payload)
        response.raise_for_status()
        return response.json().get(class="hl-string">'access_token')
    except requests.exceptions.RequestException as e:
        print(fclass="hl-string">"Error getting access token: {e}")
        return None

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- DATA FETCHING --- #
def fetch_paginated_data(url, headers, params):
    class="hl-string">"""Fetches data from a paginated Ariba API endpoint."""
    all_records = []
    page = 0
    while True:
        params[class="hl-string">'page'] = page
        response = requests.get(url, headers=headers, params=params)
        response.raise_for_status()
        data = response.json()
        all_records.extend(data)
        if len(data) == 0: class=class="hl-string">"hl-comment"># Assuming empty list means last page
            break
        page += 1
    return all_records

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- EVENT DERIVATION LOGIC --- #
def derive_events_from_workspace(workspace_details):
    class="hl-string">"""Derives multiple event log rows from a single workspace's detailed data."""
    events = []
    case_id = workspace_details.get(class="hl-string">'contractId')
    if not case_id:
        return []

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Helper function to create a standard event dictionary
    def create_event(activity, timestamp, user=class="hl-string">'System'):
        return {
            class="hl-string">'ContractId': case_id,
            class="hl-string">'ActivityName': activity,
            class="hl-string">'EventTime': timestamp,
            class="hl-string">'EventEndTime': None, class=class="hl-string">"hl-comment"># Populate if available
            class="hl-string">'UserName': user,
            class="hl-string">'Department': workspace_details.get(class="hl-string">'custom', {}).get(class="hl-string">'Department', None),
            class="hl-string">'ContractAmount': workspace_details.get(class="hl-string">'amount', {}).get(class="hl-string">'amount', None),
            class="hl-string">'ContractType': workspace_details.get(class="hl-string">'contractType', {}).get(class="hl-string">'name', None),
            class="hl-string">'LegalCounsel': next((member.get(class="hl-string">'name') for member in workspace_details.get(class="hl-string">'team', []) if member.get(class="hl-string">'role') == class="hl-string">'Legal Counsel'), None)
        }

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 1. Contract Workspace Created
    if workspace_details.get(class="hl-string">'createDate'):
        events.append(create_event(class="hl-string">'Contract Workspace Created', workspace_details[class="hl-string">'createDate']))

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 2. Contract Drafted & 5. Contract Revised
    if workspace_details.get(class="hl-string">'documents'):
        main_doc_versions = sorted([v for doc in workspace_details[class="hl-string">'documents'] if doc.get(class="hl-string">'isMainAgreement') for v in doc.get(class="hl-string">'versions', [])], key=lambda x: x[class="hl-string">'createDate'])
        if main_doc_versions:
            events.append(create_event(class="hl-string">'Contract Drafted', main_doc_versions[0][class="hl-string">'createDate'], main_doc_versions[0].get(class="hl-string">'createdBy')))
            for version in main_doc_versions[1:]:
                events.append(create_event(class="hl-string">'Contract Revised', version[class="hl-string">'createDate'], version.get(class="hl-string">'createdBy')))

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 3, 4, 7, 11. Task-based activities
    if workspace_details.get(class="hl-string">'tasks'):
        for task in workspace_details[class="hl-string">'tasks']:
            task_name = task.get(class="hl-string">'name', class="hl-string">'').lower()
            if class="hl-string">'internal review' in task_name and task.get(class="hl-string">'startDate'):
                events.append(create_event(class="hl-string">'Internal Review Started', task[class="hl-string">'startDate'], task.get(class="hl-string">'owner')))
            if class="hl-string">'legal review' in task_name and task.get(class="hl-string">'startDate'):
                events.append(create_event(class="hl-string">'Legal Review Started', task[class="hl-string">'startDate'], task.get(class="hl-string">'owner')))
            if class="hl-string">'internal approval' in task_name and task.get(class="hl-string">'completionDate'):
                events.append(create_event(class="hl-string">'Internal Approval Completed', task[class="hl-string">'completionDate'], task.get(class="hl-string">'owner')))
            if class="hl-string">'compliance' in task_name and task.get(class="hl-string">'completionDate'):
                events.append(create_event(class="hl-string">'Compliance Task Completed', task[class="hl-string">'completionDate'], task.get(class="hl-string">'owner')))

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 6, 8. Status-based manual activities
    class=class="hl-string">"hl-comment"># This requires interpreting status history, which can be complex. Simplified here.
    if workspace_details.get(class="hl-string">'statusHistory'):
        for status_change in workspace_details.get(class="hl-string">'statusHistory'):
            status = status_change.get(class="hl-string">'status', class="hl-string">'').lower()
            if class="hl-string">'negotiation' in status:
                events.append(create_event(class="hl-string">'Negotiation With Counterparty', status_change[class="hl-string">'date'], status_change.get(class="hl-string">'user')))
            if class="hl-string">'counterparty approval' in status:
                events.append(create_event(class="hl-string">'Counterparty Approval Received', status_change[class="hl-string">'date'], status_change.get(class="hl-string">'user')))

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 9. Contract Executed
    if workspace_details.get(class="hl-string">'executionDate'):
        events.append(create_event(class="hl-string">'Contract Executed', workspace_details[class="hl-string">'executionDate']))

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 10. Contract Activated
    if workspace_details.get(class="hl-string">'effectiveDate'):
        events.append(create_event(class="hl-string">'Contract Activated', workspace_details[class="hl-string">'effectiveDate']))

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 12. Amendment Initiated
    if workspace_details.get(class="hl-string">'isAmendment'):
        events.append(create_event(class="hl-string">'Amendment Initiated', workspace_details[class="hl-string">'createDate']))

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 13. Contract Renewed
    if workspace_details.get(class="hl-string">'renewalOfWorkspaceId'):
         events.append(create_event(class="hl-string">'Contract Renewed', workspace_details[class="hl-string">'createDate']))

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 14. Contract Closed
    if workspace_details.get(class="hl-string">'closeDate'):
        events.append(create_event(class="hl-string">'Contract Closed', workspace_details[class="hl-string">'closeDate']))

    return events

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- MAIN EXECUTION --- #
def main():
    class="hl-string">"""Main function to orchestrate the extraction process."""
    print(class="hl-string">"Attempting to get access token...")
    access_token = get_access_token()
    if not access_token:
        print(class="hl-string">"Failed to get access token. Exiting.")
        return

    print(class="hl-string">"Successfully obtained access token.")
    headers = {
        class="hl-string">'Authorization': fclass="hl-string">'Bearer {access_token}',
        class="hl-string">'apiKey': API_KEY
    }

    print(fclass="hl-string">"Fetching contract workspaces updated from {UPDATED_DATE_FROM} to {UPDATED_DATE_TO}...")
    workspace_params = {
        class="hl-string">'filters': fclass="hl-string">'updatedDateFrom={UPDATED_DATE_FROM}&updatedDateTo={UPDATED_DATE_TO}'
    }
    try:
        workspaces = fetch_paginated_data(BASE_API_URL, headers, workspace_params)
        print(fclass="hl-string">"Found {len(workspaces)} workspaces.")

        all_events = []
        for i, ws_summary in enumerate(workspaces):
            ws_id = ws_summary.get(class="hl-string">'contractId')
            print(fclass="hl-string">"Processing workspace {i+1}/{len(workspaces)}: {ws_id}")
            detail_url = fclass="hl-string">"{BASE_API_URL}/{ws_id}"
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Add parameters to get full details
            detail_params = {class="hl-string">'include': class="hl-string">'tasks,documents,team,statusHistory'}
            try:
                ws_details_response = requests.get(detail_url, headers=headers, params=detail_params)
                ws_details_response.raise_for_status()
                ws_details = ws_details_response.json()
                
                events = derive_events_from_workspace(ws_details)
                all_events.extend(events)
            except requests.exceptions.RequestException as e:
                print(fclass="hl-string">"Could not fetch details for workspace {ws_id}: {e}")

        if not all_events:
            print(class="hl-string">"No events were generated. Check API responses and derivation logic.")
            return

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Convert to DataFrame and save to CSV
        event_log_df = pd.DataFrame(all_events)
        event_log_df[class="hl-string">'EventTime'] = pd.to_datetime(event_log_df[class="hl-string">'EventTime'])
        event_log_df = event_log_df.sort_values(by=[class="hl-string">'ContractId', class="hl-string">'EventTime'])
        
        output_filename = class="hl-string">'ariba_contract_management_event_log.csv'
        event_log_df.to_csv(output_filename, index=False, date_format=class="hl-string">'%Y-%m-%d %H:%M:%S')
        print(fclass="hl-string">"Successfully created event log: {output_filename}")

    except requests.exceptions.RequestException as e:
        print(fclass="hl-string">"An error occurred during API request: {e}")

if __name__ == class="hl-string">'__main__':
    main()

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