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Verbessern Sie Ihr Qualitätsmanagement

Optimieren Sie die Qualität in Veeva Vault Quality mit unserer Anleitung in 6 Schritten
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Verfügbare Prozesse
Generischer Prozess 1 Abrechnungszyklusmanagement 6 Auftrag bis Zahlung: Abrechnung und Rechnungsstellung 8 Bestandsverwaltung 7 Change Management 6 Debitorenbuchhaltung 7 Hire-to-Retire-Prozess im Mitarbeiterlebenszyklus 8 Hire-to-Retire-Prozess: Stellenmanagement 4 Incident Management 6 Instandhaltung von Anlagen 6 Kreditmanagement und Forderungseinzug 7 Kreditorenzahlungen verarbeiten 7 Kreditvergabe 6 Kundenservice 7 KYC-Kunden-Onboarding 6 Lagerverwaltung 6 Lebenszyklus der Softwareentwicklung 6 Onboarding von Mitarbeitenden 6 Order-to-Cash: Bearbeitung von Kundenaufträgen 8 Patientenpfad 6 Payroll-Verarbeitung 7 Personalbeschaffung und Talentgewinnung 6 Problemmanagement 6 Produktionsplanung 6 Purchase-to-Pay-Prozess für Bestellanforderungen 8 Purchase-to-Pay-Rechnungsverarbeitung 8 Qualitätsmanagement 6 Rechnungsverarbeitung der Kreditorenbuchhaltung 7 Record-to-Report-Prozess für Buchungsbelege 7 Record-to-Report-Prozess: Periodenabschluss und Abstimmung 7 Retouren- und Rückerstattungsabwicklung 7 Schadenbearbeitung 6 Service-Request-Management 7 Spesenmanagement 6 Supply-Chain-Management 7 Transportmanagement 6 Vertragsmanagement 6 Vom Einkauf bis zur Zahlung: Bestellung 8 Vom Lead bis zum Zahlungseingang 7 Zahlungsabwicklung 7
Verfügbare Systeme
Herausforderungen(11)Ziele(11)6 SchritteVorschauErgebnisseDatenHäufig gestellte Fragen(5)

Optimieren Sie das Qualitätsmanagement in Veeva Vault Quality

Im Qualitätsmanagement kommt es häufig zu Verzögerungen, Compliance-Risiken und Engpässen im Betrieb. Unsere Plattform macht verborgene Ineffizienzen und deren Ursachen in Ihren Qualitätsereignissen sichtbar. Wenn Sie diese Prozesse verbessern, können Sie wirksamere Maßnahmen ergreifen und die Produktqualität steigern.

Laden Sie unser vorkonfiguriertes Daten-Template herunter und gehen Sie typische Herausforderungen an, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Folgen Sie unserem Verbesserungsplan in sechs Schritten und lesen Sie den Leitfaden zum Daten-Template, um Ihre Abläufe zu verbessern.

Ausführliche Beschreibung anzeigen

Warum sollten Sie das Qualitätsmanagement in Veeva Vault Quality optimieren?

Ein wirksames Qualitätsmanagement ist besonders in regulierten Branchen wie den Life Sciences entscheidend für Produktsicherheit, Wirksamkeit und das Wohl der Patienten. Systeme wie Veeva Vault Quality bieten umfassende Möglichkeiten, Qualitätsereignisse, Abweichungen, CAPAs und weitere Vorgänge zu verwalten. Doch auch mit führenden Systemen können Ineffizienzen in den zugrunde liegenden Prozessen erhebliche Probleme verursachen. Lange Untersuchungszeiten, übersehene Compliance-Lücken und ein reaktiver Umgang mit wiederkehrenden Problemen können die Betriebskosten erhöhen, den Marktzugang für wichtige Produkte verzögern und dem Ruf eines Unternehmens schaden.

Bei der Optimierung Ihrer Qualitätsmanagementprozesse geht es nicht nur darum, regulatorische Anforderungen zu erfüllen, sondern auch um operative Exzellenz. Ohne ein klares, datengetriebenes Verständnis davon, wie Qualitätsereignisse von der Erfassung bis zum Abschluss ablaufen, verlassen sich Unternehmen oft auf Einzelfallberichte oder begrenzte Dashboards. Dadurch bleiben die tatsächlichen Ursachen von Engpässen möglicherweise verborgen, Ressourcen lassen sich schwerer gezielt einsetzen und kontinuierliche Verbesserungen werden erschwert. Zu verstehen, wie Ihre Qualitätsprozesse tatsächlich ausgeführt werden, ist entscheidend, um qualitätsbezogene Kosten zu senken, Ereignisse schneller abzuschließen und letztlich bessere Produkte oder Dienstleistungen bereitzustellen.

Wie Process Mining tiefere Erkenntnisse für das Qualitätsmanagement liefert

Process Mining bietet eine neue Möglichkeit, Ihre Qualitätsmanagement-Workflows in Veeva Vault Quality zu verstehen und zu optimieren. Herkömmliche Berichte zeigen, was geschehen sollte, oder liefern zusammengefasste Kennzahlen. Process Mining rekonstruiert dagegen anhand von Event-Log-Daten aus Ihrem Veeva-Vault-Quality-System den tatsächlichen End-to-End-Ablauf jedes Qualitätsereignisses. Die Analyse der Timestamps und Aktivitäten zu jedem Qualitätsereignis macht den realen Prozessablauf sichtbar, einschließlich aller Varianten, Nacharbeitsschleifen und Abweichungen von Standardarbeitsanweisungen.

Mit dieser Analysemethode können Sie Annahmen durch konkrete Erkenntnisse ersetzen. Sie sehen genau, wo Qualitätsereignisse die meiste Zeit in Anspruch nehmen, welche Freigabeschritte Verzögerungen verursachen und ob Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen (CAPAs) wirksam umgesetzt und überprüft werden. Process Mining liefert eine objektive, datenbasierte Sicht und macht verborgene Ineffizienzen und Compliance-Risiken sichtbar, die sonst möglicherweise unentdeckt blieben. Rohdaten aus dem System werden zu konkreten Erkenntnissen, mit denen Sie die Ursachen von Verzögerungen und Compliance-Verstößen präzise ermitteln können.

Wichtige Ansatzpunkte zur Verbesserung Ihrer Qualitätsprozesse

Mit Process Mining auf Basis Ihrer Veeva-Vault-Quality-Daten lassen sich mehrere wichtige Verbesserungsbereiche ermitteln:

  • Engpässe erkennen und beseitigen: Finden Sie heraus, welche Aktivitäten oder Freigabestufen im Lebenszyklus eines Qualitätsereignisses die größten Verzögerungen verursachen. Das können bestimmte Prüfschritte, eine Abteilung oder auch einzelne Personen sein. So können Sie gezielt gegensteuern.
  • Zykluszeiten verkürzen: Messen und vergleichen Sie die Dauer verschiedener Prozesspfade für Qualitätsereignisse. Ermitteln Sie Möglichkeiten, Workflows zu vereinfachen und unnötige Übergaben zu reduzieren. So verkürzen Sie die gesamte Bearbeitungszeit vom ersten Erfassen bis zum endgültigen Abschluss.
  • Compliance sichern und Risiken mindern: Erkennen Sie automatisch, wenn Prozesse von festgelegten SOPs oder regulatorischen Anforderungen abweichen. Process Mining zeigt nicht konforme Prozesspfade auf. So können Sie Risiken frühzeitig angehen und die konsequente Einhaltung von Qualitätsstandards wie GxP sicherstellen.
  • Ursachenanalyse (RCA) und CAPA-Wirksamkeit verbessern: Analysieren Sie Dauer und Wirksamkeit von RCA-Prozessen. Verfolgen Sie, ob umgesetzte CAPAs wiederkehrende Probleme tatsächlich beheben, indem Sie sie mit späteren Qualitätsereignissen abgleichen. So stellen Sie sicher, dass Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen wirksam und nachhaltig sind.
  • Ressourcen gezielt einsetzen und Arbeitslast ausgleichen: Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Arbeitslast verschiedener Rollen und Abteilungen, die an der Bearbeitung von Qualitätsereignissen beteiligt sind. Erkennen Sie über- oder unterlastete Ressourcen und passen Sie Personalplanung und Prozessverantwortung gezielt an.

Konkrete Ergebnisse: bessere Qualität und höhere Effizienz

Wenn Sie Process Mining auf Ihre Veeva-Vault-Quality-Daten anwenden, können Sie in Ihrem Unternehmen messbare Verbesserungen erzielen:

  • Kürzere Bearbeitungszeiten für Qualitätsereignisse: Vereinfachte Prozesse beschleunigen die Behebung von Qualitätsproblemen. Produkte können schneller freigegeben werden, und lebensrettende Innovationen gelangen früher auf den Markt.
  • Niedrigere Betriebskosten: Wenn Sie Ineffizienzen, Nacharbeit und manuelle Tätigkeiten reduzieren, sinkt der Ressourcenaufwand für die Bearbeitung von Qualitätsereignissen. Das wirkt sich direkt auf Ihr Betriebsergebnis aus.
  • Mehr Compliance und geringere Risiken: Wenn Sie nicht konforme Aktivitäten frühzeitig erkennen und angehen, verbessern Sie Ihre regulatorische Position, verringern Auditbefunde und schützen Ihr Unternehmen vor möglichen Strafen und Reputationsschäden.
  • Bessere Produkt- und Servicequalität: Wenn Sie die Ursachen von Qualitätsereignissen wirksam beheben und die Wirksamkeit von CAPAs sicherstellen, treten Probleme seltener erneut auf. Das steigert die Produktqualität und die Kundenzufriedenheit.
  • Datengetriebene Entscheidungen: Ersetzen Sie Vermutungen durch belastbare Grundlagen. Process Mining liefert objektive Belege für fundierte Entscheidungen zu Prozessverbesserungen, Technologieinvestitionen und Schulungsmaßnahmen.

So starten Sie mit der Optimierung Ihrer Qualitätsmanagementprozesse

Für die Optimierung Ihrer Qualitätsmanagementprozesse mit Process Mining müssen Sie Ihr Veeva-Vault-Quality-System nicht vollständig umbauen. Stattdessen nutzen Sie die bereits erfassten wertvollen Daten, um einen detaillierten Einblick in den tatsächlichen Betriebsablauf zu erhalten. So können Ihre Qualitätsteams Verbesserungsmöglichkeiten präzise ermitteln, Maßnahmen nach ihrer Wirkung priorisieren und die Ergebnisse umgesetzter Änderungen kontinuierlich verfolgen. Mit dieser Methode verbessern Sie Ihre Qualitätsabläufe, steigern die Effizienz, sichern die Compliance und stärken das Qualitätsprofil Ihres Unternehmens.

Qualitätsmanagement Behebung von Qualitätsereignissen Ursachenanalyse CAPA-Optimierung Compliance-Sicherung Qualitätssicherung Regulatory Affairs QMS CAPA Qualitätskontrolle

Häufige Probleme und Herausforderungen

Ermitteln Sie, welche Herausforderungen Sie betreffen

Verzögerte oder ineffiziente Ursachenanalysen (RCA) wirken sich unmittelbar darauf aus, wie schnell Qualitätsereignisse behoben werden. Eine langwierige Untersuchungsphase kann die Betriebskosten erhöhen, Risiken länger bestehen lassen und zu Compliance-Verstößen führen. Das ist besonders kritisch bei der Bearbeitung von Ereignissen in Systemen wie Veeva Vault Quality.
ProcessMind zeigt, an welchen Stellen RCA-Aktivitäten ins Stocken geraten, welche konkreten Schritte oder Verantwortlichen Verzögerungen verursachen und wo Prozesse vom Standard abweichen. Mit diesen Erkenntnissen können Unternehmen ihre Untersuchungen effizienter gestalten, die Bearbeitungszeiten verkürzen und das Qualitätsmanagement insgesamt verbessern.

Viele Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen (CAPAs) beheben die eigentliche Ursache nicht wirksam, sodass Qualitätsprobleme erneut auftreten. Unwirksame CAPAs binden Ressourcen, untergraben das Vertrauen und können zu wiederholten Auditbefunden führen. Das erschwert die Compliance in Veeva Vault Quality.
ProcessMind analysiert den gesamten Lebenszyklus von Qualitätsereignissen und den zugehörigen CAPAs. So wird sichtbar, welche Maßnahmen wiederholt nicht verhindern, dass Probleme erneut auftreten. Anhand dieser Muster und Abweichungen von bewährten Vorgehensweisen können Unternehmen ihren CAPA-Prozess verbessern und Probleme dauerhaft beheben.

Abweichungen von Standardarbeitsanweisungen (SOPs) oder regulatorischen Anforderungen bei der Bearbeitung von Qualitätsereignissen bergen erhebliche Compliance-Risiken. Nicht genehmigte Abkürzungen oder ausgelassene Schritte können zu nicht bestandenen Audits, Produktrückrufen und hohen Strafen führen und die Integrität des Qualitätsmanagements in Veeva Vault Quality gefährden.
ProcessMind ermittelt automatisch den tatsächlichen Ablauf jedes Qualitätsereignisses und vergleicht ihn mit den festgelegten Compliance-Modellen. So können Unternehmen konkrete Compliance-Verstöße und deren Häufigkeit erkennen und gezielte Schulungen oder Prozesskorrekturen einführen, um regulatorische Anforderungen einzuhalten.

Freigabestufen in Workflows für Qualitätsereignisse werden häufig zu erheblichen Engpässen. Dadurch verzögern sich Untersuchungen, die Umsetzung von CAPAs und der endgültige Abschluss. Diese Verzögerungen beeinträchtigen wichtige Leistungskennzahlen, verlängern Durchlaufzeiten und können in Veeva Vault Quality zu Rückständen führen.
ProcessMind visualisiert alle Freigabepfade und zeigt, bei welchen Personen, Abteilungen oder Schritten Freigaben regelmäßig verzögert werden. Wenn Unternehmen diese Engpässe erkennen, können sie Freigabe-Workflows neu gestalten, Ressourcen umverteilen oder bestimmte Entscheidungen automatisieren, um Qualitätsereignisse schneller zu bearbeiten.

Fehlt ein aktueller End-to-End-Überblick über Status und Fortschritt von Qualitätsereignissen, wird es schwierig, Prioritäten zu setzen, Ressourcen zuzuweisen und verlässliche Berichte zu erstellen. Diese mangelnde Transparenz erschwert frühzeitiges Eingreifen und kann in Veeva Vault Quality zu verpassten Fristen oder ungelösten Problemen führen.
ProcessMind bietet eine umfassende, datengetriebene Sicht auf jedes Qualitätsereignis vom Start bis zum Abschluss. Die Lösung zeigt den aktuellen Status und bisherige Prozesspfade und weist auf mögliche Verzögerungen hin. So erhalten Führungskräfte die Erkenntnisse, die sie für fundierte Entscheidungen und einen fristgerechten Abschluss benötigen.

Häufige Nacharbeit, wiederholte Untersuchungen oder das erneute Öffnen abgeschlossener Qualitätsereignisse erhöhen die Betriebskosten erheblich und binden wertvolle Ressourcen. Ursache sind ungelöste Probleme oder Fehler in früheren Schritten. Das beeinträchtigt unmittelbar das Betriebsergebnis und die Produktivität in Veeva Vault Quality.
ProcessMind erkennt alle Nacharbeitsschleifen und ihre Ursachen im Qualitätsmanagementprozess. Wenn Unternehmen Häufigkeit und Auswirkungen der Nacharbeit quantifizieren, können sie gezielte Maßnahmen ergreifen, unnötige Aktivitäten vermeiden und Ressourcen effizienter einsetzen.

Unbeständige und schwer vorhersehbare Bearbeitungszeiten für ähnliche Qualitätsereignisse erschweren Prognosen und Ressourcenplanung. Auch interne und externe Service-Level-Vereinbarungen lassen sich so schwerer einhalten. Diese Schwankungen können in Veeva Vault Quality zu Unzufriedenheit bei Beteiligten und zu Unsicherheit im Betrieb führen.
ProcessMind analysiert die verschiedenen Prozesspfade von Qualitätsereignissen und ermittelt, welche Faktoren, Aktivitäten oder Ressourcenzuweisungen zu starken Schwankungen der Bearbeitungszeiten beitragen. Diese Erkenntnisse helfen, Prozesse zu standardisieren und besser planbar zu machen.

Eine ungleiche Verteilung der Arbeitslast bei der Untersuchung von Qualitätsereignissen kann dazu führen, dass einige Teams oder einzelne Untersuchende überlastet sind, während andere nicht ausgelastet sind. Dieses Ungleichgewicht beeinträchtigt die Effizienz, verlängert Bearbeitungszeiten und wirkt sich auf die Arbeitszufriedenheit in den Veeva-Vault-Quality-Abläufen aus.
ProcessMind visualisiert die Ressourcenauslastung und die Verteilung der Arbeitslast über alle Qualitätsereignisse hinweg. Unternehmen erkennen so Muster einer Über- oder Unterauslastung und können Ressourcen gezielter einsetzen, die Arbeitslast fair verteilen und die Untersuchungskapazität besser ausschöpfen.

Werden Angaben zu Qualitätsereignissen oder Untersuchungsergebnisse manuell erfasst, kann das zu Fehlern, Inkonsistenzen und Verzögerungen führen. Die Abhängigkeit von manuellen Eingaben kann die Datenqualität beeinträchtigen, Analysen verlangsamen und fundierte Entscheidungen in Veeva Vault Quality erschweren.
ProcessMind zeigt, an welchen Prozessschritten manuelle Dateneingaben Ineffizienzen oder Fehler verursachen. Wenn Unternehmen die Auswirkungen dieser Schritte quantifizieren, können sie Möglichkeiten für Automatisierung, eine bessere Systemintegration oder gezielte Schulungen erkennen und so Datenqualität und Geschwindigkeit verbessern.

Werden Zieltermine für Qualitätsereignisse regelmäßig verfehlt, leidet die Kundenzufriedenheit. Auch die regulatorische Berichterstattung wird erschwert, und die interne betriebliche Effizienz erscheint geringer. Die Nichteinhaltung von Zusagen weist auf grundlegende Prozessprobleme in Veeva Vault Quality hin.
ProcessMind ermittelt, welche Prozesspfade, Aktivitäten oder Abteilungen besonders häufig mit Fristüberschreitungen verbunden sind. Anhand dieser Muster können Unternehmen frühzeitig Maßnahmen ergreifen, um künftige Versäumnisse vorherzusagen und zu verhindern und Zieltermine zuverlässiger einzuhalten.

Unwirksame oder verspätete Mitteilungen an interne und externe Beteiligte zum Status und Abschluss von Qualitätsereignissen führen zu Missverständnissen, wiederholten Rückfragen und möglicherweise einer Verschärfung von Problemen. Werden Informationen nicht rechtzeitig weitergegeben, leidet die Zusammenarbeit innerhalb und außerhalb von Veeva Vault Quality.
ProcessMind bildet die Kommunikationsaktivitäten im gesamten Lebenszyklus eines Qualitätsereignisses ab und macht versäumte oder verspätete Benachrichtigungen sichtbar. So können Unternehmen ihre Kommunikations-Workflows verbessern und sicherstellen, dass alle relevanten Beteiligten rechtzeitig korrekte Informationen erhalten. Das fördert Transparenz und Zusammenarbeit.

Typische Ziele

Definieren Sie, woran Sie den Erfolg erkennen

Die Ursachen von Qualitätsereignissen schnell zu ermitteln, ist entscheidend, um ihre Auswirkungen zu begrenzen und ein erneutes Auftreten zu verhindern. Ziel ist es, den Zeitaufwand für Ursachenanalysen deutlich zu senken, Qualitätsprobleme schneller zu beheben und mögliche Geschäftsrisiken in Veeva Vault Quality zu mindern. Schnellere Analysen sichern die Produktqualität und begrenzen betriebliche Störungen. ProcessMind visualisiert den tatsächlichen Ablauf von Untersuchungen und zeigt, welche Aktivitäten und Übergaben Ursachenanalysen verzögern. Wenn Teams Engpässe und Abweichungen vom optimalen Prozesspfad erkennen, können sie Untersuchungsprotokolle vereinfachen und gezielte Verbesserungen umsetzen. Gemessen wird der Erfolg an der kürzeren durchschnittlichen Zykluszeit für Ursachenanalysen.

Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen (CAPAs) müssen das erneute Auftreten von Qualitätsereignissen tatsächlich verhindern. Das ist entscheidend für kontinuierliche Verbesserungen und hohe Produktstandards in Veeva Vault Quality. Ziel ist es, die Erfolgsquote von CAPAs zu steigern und dadurch wiederkehrende Qualitätsprobleme zu verringern sowie die Leistungsfähigkeit des Qualitätsmanagementsystems zu verbessern. Wirksame CAPAs führen zu weniger künftigen Vorfällen und stärken die regulatorische Position. ProcessMind verfolgt den gesamten Lebenszyklus von CAPAs, von der Einleitung bis zur Wirksamkeitsprüfung, und zeigt, warum bestimmte Maßnahmen scheitern. Die Lösung erkennt wiederkehrende Muster unwirksamer CAPAs, etwa unzureichende Nachverfolgung oder eine unvollständige Ursachenanalyse. Mit datenbasierten Erkenntnissen unterstützt ProcessMind die Weiterentwicklung von CAPA-Prozessen. So können Sie sicherstellen, dass umgesetzte Maßnahmen die zugrunde liegenden Probleme tatsächlich beheben und ein erneutes Auftreten verhindern. Gemessen wird der Erfolg an der geringeren Zahl wiederkehrender Qualitätsereignisse, die mit früheren CAPAs zusammenhängen.

Die strikte Einhaltung regulatorischer Anforderungen und interner Qualitätsstandards ist im Qualitätsmanagement unverzichtbar, insbesondere in den Life Sciences bei der Arbeit mit Veeva Vault Quality. Ziel ist es, nicht konforme Schritte in Prozessen für Qualitätsereignisse zu beseitigen und sicherzustellen, dass alle Maßnahmen den festgelegten Protokollen und Vorschriften entsprechen. Vollständige Compliance senkt das Auditrisiko, vermeidet Strafen und schützt den Ruf des Unternehmens. ProcessMind ermittelt und visualisiert automatisch den tatsächlichen Ablauf jedes Qualitätsereignisses und vergleicht ihn mit dem vorgesehenen konformen Prozesspfad. Die Lösung zeigt Abweichungen, ausgelassene Schritte und nicht genehmigte Abkürzungen auf, die zu Compliance-Verstößen führen. Diese Erkenntnisse helfen Unternehmen, Standardarbeitsanweisungen durchzusetzen, Mitarbeitende nachzuschulen oder das Veeva-Vault-Quality-System anzupassen, um künftige Verstöße zu verhindern. Der Erfolg lässt sich an der geringeren Zahl festgestellter Compliance-Verstöße pro Auditzeitraum messen.

Engpässe bei kritischen Freigaben können den Abschluss von Qualitätsereignissen erheblich verzögern. Das wirkt sich in Veeva Vault Quality auf Produktfreigaben, Patientensicherheit und regulatorische Fristen aus. Ziel ist es, die Freigabe wichtiger Dokumente und Maßnahmen zu Qualitätsereignissen zu beschleunigen. Effizientere Workflows ermöglichen schnellere Entscheidungen, verkürzen Zykluszeiten und halten den Betrieb auf Kurs. ProcessMind bildet alle Freigabeaktivitäten ab und zeigt, wo Verzögerungen auftreten, wer Freigaben aufhält und warum. Die Lösung macht Nacharbeitsschleifen und unnötige Schritte in der Freigabekette sichtbar. Anhand dieser Erkenntnisse können Unternehmen Freigabehierarchien neu gestalten, automatische Weiterleitungsregeln einführen oder Ressourcen anders zuweisen, um kritische Freigaben zu beschleunigen. Ziel ist eine messbare Verkürzung der durchschnittlichen Freigabezeiten.

Fehlt ein klarer Überblick über den aktuellen Status und Fortschritt von Qualitätsereignissen, kann es in Veeva Vault Quality zu Missverständnissen, verpassten Fristen und nicht angegangenen Risiken kommen. Ziel ist es, Beteiligten umfassende und verlässliche Erkenntnisse zu jedem Qualitätsereignis bereitzustellen. Mehr Transparenz fördert die Zusammenarbeit, ermöglicht einen proaktiven Umgang mit Problemen und stärkt die Verantwortlichkeit über Abteilungsgrenzen hinweg. ProcessMind rekonstruiert den End-to-End-Ablauf jedes Qualitätsereignisses und zeigt objektiv und datenbasiert den aktuellen Status sowie den bisherigen Verlauf. Die Lösung macht aktuelle Engpässe sichtbar und weist auf mögliche Verzögerungen hin, damit Sie rechtzeitig eingreifen können. Als Quelle der Wahrheit für die Prozessleistung unterstützt ProcessMind bessere Entscheidungen und eine klarere Kommunikation. Der Erfolg lässt sich an der höheren Zufriedenheit der Beteiligten mit der Transparenz über den Ereignisstatus messen.

Übermäßige Nacharbeit aufgrund von Qualitätsabweichungen erhöht die Betriebskosten, bindet Ressourcen und verlängert Zykluszeiten in Qualitätsmanagementprozessen, insbesondere in einem System wie Veeva Vault Quality. Ziel ist es, Fälle zu verringern, in denen Aufgaben oder ganze Qualitätsereignisse wiederholt oder erneut bearbeitet werden müssen. Weniger Nacharbeit steigert die Effizienz, senkt Kosten und schafft Kapazitäten für produktivere Tätigkeiten. ProcessMind ermittelt konkrete Prozessschritte und Varianten, die häufig Nacharbeit verursachen, und zeigt die Ursachen dieser Ineffizienzen auf. Die Lösung macht sichtbar, wo Abweichungen vom optimalen Prozesspfad zu Fehlern und erneuter Ausführung führen. Anhand dieser Muster können Unternehmen Workflows neu gestalten, die Qualität der Erstausführung verbessern und Mitarbeitende schulen, um Fehler zu vermeiden. Das senkt messbar die Zahl der Nacharbeitsschleifen und die damit verbundenen Kosten.

Unterschiedliche Bearbeitungszeiten für Qualitätsereignisse erschweren die Planung und können die Kundenzufriedenheit sowie die Compliance in Veeva Vault Quality beeinträchtigen. Ziel ist es, die Schwankungen bei der Bearbeitungsdauer verschiedener Arten von Qualitätsereignissen zu verringern. Einheitlichere Bearbeitungszeiten verbessern die Planbarkeit des Betriebs, erleichtern die Ressourcenzuweisung und unterstützen eine gleichbleibende Servicequalität sowie die Einhaltung regulatorischer Anforderungen. ProcessMind bildet die tatsächliche Dauer jedes Qualitätsereignisses ab und ermittelt die Ursachen starker Schwankungen, etwa nicht standardisierte Prozesspfade, die Verfügbarkeit von Ressourcen oder bestimmte Ereignistypen. Die Lösung zeigt bewährte Vorgehensweisen bei schnell abgeschlossenen Fällen und macht Ausnahmen sichtbar. Mit Daten für die Festlegung von Richtwerten und die Durchsetzung standardisierter Verfahren hilft ProcessMind, die Streuung der Bearbeitungszeiten zu verringern und Ergebnisse besser planbar zu machen. Gemessen wird der Erfolg an einer niedrigeren Standardabweichung der Bearbeitungsdauer von Ereignissen.

Eine ungleiche Arbeitslast unter den Untersuchenden kann zu Überlastung, Verzögerungen bei kritischen Untersuchungen und insgesamt geringerer Effizienz im Qualitätsmanagement von Veeva Vault Quality führen. Ziel ist es, die Arbeitslast im Team, das Qualitätsereignisse bearbeitet, ausgewogener zu verteilen. Eine bessere Verteilung stärkt die Arbeitszufriedenheit, verhindert Rückstände und unterstützt gründliche Untersuchungen innerhalb der vorgesehenen Fristen. ProcessMind liefert Erkenntnisse zu den tatsächlichen Aktivitätsraten und Bearbeitungszeiten der einzelnen Untersuchenden und macht Muster einer Über- oder Unterauslastung sichtbar. Die Lösung kann Engpässe erkennen, die durch bestimmte Personen oder Teams entstehen, und Möglichkeiten zur Neuverteilung von Aufgaben aufzeigen. Mit einem objektiven Überblick über die Ressourcenzuweisung unterstützt ProcessMind datengetriebene Strategien zum Ausgleich der Arbeitslast. Der Erfolg lässt sich an einer gerechteren Verteilung der Ereigniszuweisungen und Bearbeitungszeiten unter den Untersuchenden messen.

Bei der manuellen Dateneingabe in Untersuchungen von Qualitätsereignissen können Fehler entstehen. Das führt zu ungenauen Aufzeichnungen, fehlerhaften Analysen und gefährdeter Compliance in Veeva Vault Quality. Ziel ist es, diese manuellen Fehler zu verringern oder zu vermeiden. Das verbessert die Datenintegrität, erhöht die Verlässlichkeit von Untersuchungen und stärkt das Qualitätsmanagementsystem insgesamt. ProcessMind kann Prozessabschnitte ermitteln, in denen häufig Daten eingegeben oder übertragen werden, insbesondere wenn später Fehler oder Inkonsistenzen festgestellt werden. Die Lösung verhindert zwar keine Tippfehler, zeigt aber Prozessschritte auf, bei denen wiederholte manuelle Tätigkeiten das Fehlerrisiko erhöhen. So lassen sich Ansatzpunkte für Automatisierung oder eine bessere Benutzeroberfläche erkennen. Gemessen wird der Erfolg an weniger festgestellten Dateninkonsistenzen und weniger Nacharbeit aufgrund manueller Eingaben. Dadurch steigt die Verlässlichkeit der Daten zu Qualitätsereignissen.

Wenn Qualitätsereignisse in Veeva Vault Quality regelmäßig nicht bis zum geplanten Termin abgeschlossen werden, steigen die Compliance-Risiken. Das kann Kunden unzufrieden machen und behördliche Prüfungen nach sich ziehen. Ziel ist es, den Anteil der Qualitätsereignisse, die bis zum geplanten Termin abgeschlossen werden, deutlich zu erhöhen. Pünktliche Abschlüsse verbessern die operative Zuverlässigkeit, stärken die regulatorische Position und ermöglichen es, Qualitätsrisiken rechtzeitig einzudämmen. ProcessMind analysiert Ereignisabläufe und Durchlaufzeiten im Verhältnis zu den geplanten Abschlussterminen. So werden Aktivitäten und Prozessphasen sichtbar, die häufig zu Verzögerungen führen. Die Analyse zeigt außerdem wiederkehrende Abweichungen vom optimalen Ablauf, die dazu beitragen, dass Termine verfehlt werden. Auf dieser Grundlage können Sie gezielt eingreifen und Prozesse anpassen. Der Erfolg zeigt sich an einem höheren Anteil der Qualitätsereignisse, die innerhalb des geplanten Zeitraums abgeschlossen werden.

Unzureichende Kommunikation und Benachrichtigungsabläufe während eines Qualitätsereignisses können dazu führen, dass Beteiligte nicht ausreichend informiert sind, Maßnahmen verspätet erfolgen und das Qualitätsmanagement in Veeva Vault Quality weniger wirksam ist. Ziel ist es, die Kommunikation zu Qualitätsereignissen vollständiger und zeitnaher zu gestalten. So sind alle relevanten Beteiligten informiert und können schneller reagieren und sich besser abstimmen. ProcessMind visualisiert die tatsächlichen Kommunikationsabläufe und macht Lücken oder Verzögerungen bei Benachrichtigungen und beim Informationsaustausch zwischen Abteilungen und Rollen sichtbar. Die Analyse zeigt Abweichungen von den vorgesehenen Kommunikationswegen und kann diese mit Verzögerungen oder Nacharbeit in Verbindung bringen. Die Erkenntnisse helfen Ihnen, Benachrichtigungsauslöser und Kommunikationswege zu verbessern. Das sorgt für einen effizienteren und transparenteren Informationsaustausch, messbar an weniger kommunikationsbedingten Verzögerungen und besserem Feedback der Beteiligten.

Der 6-Schritte-Pfad zur Verbesserung des Qualitätsmanagements

1
Template herunterladen
2
Daten exportieren
3
Datensatz hochladen
4
Prozess analysieren
5
Verbesserungen umsetzen
6
Prozess überwachen
1

Template herunterladen

Was zu tun ist

Rufen Sie das vorkonfigurierte Excel-Template für das Qualitätsmanagement ab und laden Sie es herunter. Es ist speziell darauf ausgelegt, Daten aus Veeva Vault Quality zu erfassen.

Leitfaden zum Datentemplate anzeigen Template herunterladen

Warum das wichtig ist

So sind Ihre Daten für eine aussagekräftige Analyse korrekt strukturiert und entsprechen gängigen Abläufen bei Qualitätsereignissen sowie Compliance-Standards.

Erwartetes Ergebnis

Ein sofort einsetzbares Datentemplate, passend strukturiert für Ihre Prozessdaten aus Veeva Vault Quality.

IHRE ERKENNTNISSE ZUR QUALITÄT

Verborgene Qualitätsrisiken erkennen und Compliance stärken

ProcessMind zeigt den tatsächlichen Ablauf Ihrer Qualitätsereignisse in Veeva Vault Quality. Interaktive Visualisierungen machen daraus konkrete Erkenntnisse.
  • Abweichungen im Workflow gezielt erkennen
  • Ursachen von Verzögerungen und Nacharbeit ermitteln
  • Leistung verschiedener Teams vergleichen
  • Wirksamkeit von Korrekturmaßnahmen verbessern
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE ERGEBNISSE

Wichtige Erfolge im Qualitätsmanagement

Diese Ergebnisse zeigen den konkreten Nutzen, den Unternehmen durch die Optimierung ihrer Qualitätsmanagementprozesse erzielen, insbesondere bei Qualitätsereignissen in Veeva Vault Quality. Process Mining liefert umsetzbare Erkenntnisse, mit denen Teams Abläufe vereinfachen und die Compliance wirksam verbessern können.

0 %
Ursachenanalysen schneller abschließen

Durchschnittliche Verkürzung der Dauer von Ursachenanalysen

Ermitteln Sie Engpässe im Untersuchungsprozess, um die Zeit bis zur Identifizierung und Behebung der Ursachen deutlich zu verkürzen und Qualitätsereignisse insgesamt schneller abzuschließen.
0 %
Höhere CAPA-Wirksamkeit

Mehr erfolgreich verhinderte Wiederholungsfälle

Erhöhen Sie die Erfolgsquote von Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen. So treten erkannte Qualitätsprobleme nicht erneut auf und Ihr Qualitätsmanagementsystem wird zuverlässiger.
0 %
Höhere Prozesskonformität

Bessere Einhaltung standardisierter Vorgehensweisen

Stellen Sie sicher, dass Qualitätsereignisse den vorgegebenen regulatorischen und internen Prozessrichtlinien entsprechen. So sinkt das Risiko von Abweichungen und Auditfeststellungen.
0 %
Weniger Nacharbeit im Qualitätsmanagement

Weniger wiederholte Aktivitäten

Erkennen und beseitigen Sie Schritte, die bei Qualitätsereignissen häufig zu Nacharbeit oder erneuten Analysen führen. Das spart Zeit und Ressourcen und verbessert die Qualität der Untersuchungen.
0 %
Mehr fristgerechte Abschlüsse

Mehr Qualitätsereignisse bis zum geplanten Termin abgeschlossen

Optimieren Sie Abläufe und Ressourceneinsatz, damit ein größerer Anteil der Qualitätsereignisse innerhalb der geplanten Frist abgeschlossen wird. Das erhöht die Zuverlässigkeit und Planbarkeit des Betriebs.

Die Ergebnisse hängen von der Prozesskomplexität und der Datenqualität ab. Die Zahlen zeigen typische Verbesserungen aus verschiedenen Implementierungen.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit den wichtigsten Attributen und Aktivitäten und ergänzen Sie weitere Daten nach Bedarf.
Neu bei Event Logs? Erfahren Sie, wie Sie ein Event Log für Process Mining erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse

Die eindeutige Kennung eines einzelnen Qualitätsereignisses, etwa einer Abweichung, einer Nichtkonformität oder einer CAPA.

Warum das wichtig ist

Dies ist die zentrale Case-ID, die alle zugehörigen Aktivitäten zu einer Prozessinstanz zusammenfasst und so eine Analyse von Anfang bis Ende ermöglicht.

Der Timestamp, der angibt, wann eine Aktivität abgeschlossen wurde.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht die Berechnung der Verarbeitungszeiten von Aktivitäten. Das ist entscheidend, um Engpässe auf Aufgabenebene zu erkennen.

Der Benutzer oder die Ressource, der bzw. die mit einer Untersuchung oder einer bestimmten Aufgabe betraut ist.

Warum das wichtig ist

Erfasst, wer die Arbeit ausführt. So lassen sich Arbeitslast und Ressourceneffizienz analysieren und Schulungsbedarf erkennen.

Die Abteilung oder der Funktionsbereich, die bzw. der für das Qualitätsereignis oder die Aktivität verantwortlich ist.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht den Vergleich der Prozessleistung verschiedener Geschäftseinheiten und macht so Engpässe oder bewährte Vorgehensweisen in einzelnen Abteilungen sichtbar.

Die Klassifizierung des Qualitätsereignisses, zum Beispiel CAPA, Abweichung oder Beschwerde.

Warum das wichtig ist

Unterscheidet verschiedene Arten von Qualitätsprozessen, für die oft eigene Workflows, SLAs und Compliance-Regeln gelten.

Der aktuelle Lebenszyklusstatus des Qualitätsereignisses.

Warum das wichtig ist

Zeigt den aktuellen Status eines Case an. Das ist wichtig, um laufende Arbeit zu überwachen und ins Stocken geratene Ereignisse zu erkennen.

Das geplante oder vorgeschriebene Datum für den endgültigen Abschluss des Qualitätsereignisses.

Warum das wichtig ist

Legt das SLA für die Behebung eines Case fest und ermöglicht so die Messung der Termintreue sowie die Analyse von Verzögerungen.

Der bewertete Schwere- oder Risikograd des Qualitätsereignisses, zum Beispiel hoch, mittel oder niedrig.

Warum das wichtig ist

Klassifiziert Ereignisse nach ihren Auswirkungen und ermöglicht eine risikobasierte Analyse. So lassen sich Verbesserungsmaßnahmen auf Bereiche mit hohem Risiko konzentrieren.

Aktivitäten

Prozessschritte, die Sie verfolgen und optimieren sollten

Hier beginnt der Prozess: In Veeva wird ein Datensatz für ein Qualitätsereignis offiziell angelegt. Dies geschieht in der Regel, wenn ein neues Qualitätsproblem, eine Abweichung oder eine Beschwerde erkannt und im System erfasst wird.

Warum das wichtig ist

Diese Aktivität markiert den Beginn des Case-Lebenszyklus. Sie ist daher wichtig, um die gesamte Zykluszeit des Qualitätsereignisses zu berechnen und die Dauer der ersten Prozessphasen zu messen, etwa die Zeit bis zum Beginn einer Untersuchung.

Markiert den offiziellen Beginn der Untersuchung zur Ursache des Qualitätsereignisses. In der Regel wird eine untersuchende Person oder ein Team zugewiesen und das Ereignis geht in die aktive Untersuchungsphase über. Erfasst wird dieser Schritt, wenn sich der Lebenszyklusstatus des Qualitätsereignisses zu „In Untersuchung“ ändert.

Warum das wichtig ist

Dieser wichtige Meilenstein dient zur Messung der KPI „Zeit von der Problemerkennung bis zum Untersuchungsbeginn“. Verzögerungen bis zu diesem Zeitpunkt weisen auf Rückstände bei der Ressourcenzuweisung oder beim Beginn wichtiger Analysen hin.

Diese Aktivität bezeichnet den Abschluss der Ursachenanalyse (RCA), bei der die zugrunde liegende Ursache des Qualitätsereignisses ermittelt wurde. Sie wird häufig erfasst, wenn die untersuchende Person die RCA-Aufgabe abschließt oder das Ereignis in den Status „CAPA ausstehend“ versetzt.

Warum das wichtig ist

Diese Aktivität ist wichtig, um die KPI „Durchschnittliche Dauer der Ursachenanalyse“ zu messen. Die Analyse ihrer Dauer hilft, Engpässe im Analyseprozess zu erkennen und die Qualität der Untersuchungen zu verbessern.

Markiert die formelle Freigabe des vorgeschlagenen Korrekturmaßnahmenplans durch die zuständigen Beteiligten, etwa einen Qualitätsprüfungsausschuss. Vor der Umsetzung von Korrekturmaßnahmen ist dieser wichtige Freigabeschritt erforderlich. Er wird erfasst, wenn der Status des CAPA-Plan-Datensatzes zu „Freigegeben“ wechselt.

Warum das wichtig ist

Dieser Freigabeschritt ist häufig ein wesentlicher Engpass. Die Messung der „Zykluszeit des Freigabe-Workflows“ für diese Aktivität hilft, Verzögerungen im Prüfprozess zu erkennen und zu beheben und so den gesamten Lösungsprozess zu beschleunigen.

Diese Aktivität bezeichnet den Abschluss aller Aufgaben des freigegebenen Korrekturmaßnahmenplans. Sie bestätigt, dass die erforderlichen Maßnahmen zur Behebung der Ursache ergriffen wurden. Erfasst wird sie, wenn der Status des CAPA-Datensatzes auf „Umsetzung abgeschlossen“ gesetzt wird.

Warum das wichtig ist

Dieser wichtige Meilenstein markiert den Übergang von der Planung zur Umsetzung. Die Zeit zwischen diesem Schritt und der CAPA-Freigabe zeigt, wie effizient die Umsetzungsphase verläuft.

Diese Aktivität bestätigt, dass die umgesetzten Korrekturmaßnahmen ein erneutes Auftreten des Problems verhindert haben. Die formelle Prüfung wird abgeschlossen und dokumentiert. Erfasst wird sie, wenn der Status des CAPA-Datensatzes oder des Qualitätsereignisses auf „Wirksamkeit bestätigt“ gesetzt wird.

Warum das wichtig ist

Dies ist die abschließende Bestätigung des Lösungserfolgs und ein wichtiger Faktor für die Berechnung der „CAPA-Wirksamkeitsrate“. Wird die Wirksamkeit in dieser Phase nicht bestätigt, ist häufig Nacharbeit erforderlich und die Untersuchung wird erneut geöffnet.

Diese Aktivität bezeichnet die letzte administrative Prüfung des Datensatzes zum Qualitätsereignis vor dessen offiziellem Abschluss. Dabei wird sichergestellt, dass die Dokumentation vollständig ist und alle Prozessschritte eingehalten wurden. Sie ist der letzte Schritt, bevor der Case als gelöst gilt.

Warum das wichtig ist

Diese abschließende Aktivität ist wichtig für die Berechnung der gesamten „Zykluszeit des Qualitätsereignisses“. Sie markiert den Abschluss aller Arbeiten. Für die Leistungsmessung wird ihr Timestamp mit dem „Geplanten Abschlusstermin“ verglichen.

Häufig gestellte Fragen

Häufig gestellte Fragen

Process Mining zeigt, wie Ihre Qualitätsmanagementprozesse tatsächlich ablaufen, und macht Engpässe, Abweichungen und Nacharbeitsschleifen in Veeva Vault Quality sichtbar. Die Visualisierung der realen Abläufe zeigt, an welchen Stellen sich Qualitätsereignisse verzögern, CAPA-Maßnahmen nicht greifen oder Compliance-Risiken entstehen. Diese detaillierten Erkenntnisse unterstützen datengetriebene Entscheidungen, mit denen Sie Ursachenanalysen beschleunigen, die CAPA-Wirksamkeit erhöhen und Freigaben vereinfachen können.

Für Process Mining benötigen Sie vor allem Event Logs aus Veeva Vault Quality. Dazu gehören eine Case-ID, in der Regel die ID des Qualitätsereignisses, ein Aktivitätsname und ein Timestamp für jeden Prozessschritt. Zusätzliche Attribute wie die untersuchende Person, der Freigabestatus oder die Art des Qualitätsereignisses können die Analyse ergänzen.

Für den Datenexport aus Veeva Vault Quality werden üblicherweise die Reporting- oder API-Funktionen des Systems verwendet. Exportieren Sie relevante Audit Trails, Datensätze zu Qualitätsereignissen und zugehörige Aufgabenverläufe, um das Event Log zu erstellen. Wir unterstützen Ihr Team mit bewährten Vorgehensweisen für einen sicheren und effizienten Datenexport, damit die Datenintegrität gewahrt bleibt.

Nein. Process Mining geht über herkömmliches Reporting hinaus und rekonstruiert anhand von Ereignisdaten den tatsächlichen Prozessablauf von Anfang bis Ende. Reporting zeigt, „was passiert ist“. Process Mining macht durch die Visualisierung von Abweichungen und die Ermittlung von Ursachen sichtbar, „wie und warum es passiert ist“. So erhalten Sie konkrete Erkenntnisse zu Prozessabweichungen statt bloßer Zusammenfassungen.

Zu den möglichen Verbesserungen zählen kürzere Bearbeitungszeiten für Qualitätsereignisse und eine höhere CAPA-Wirksamkeit. Process Mining unterstützt die Einhaltung von Compliance-Vorgaben, vereinfacht wichtige Freigabeabläufe und verbessert die Verteilung der Arbeitslast unter den Untersuchenden. Das Ergebnis sind weniger Nacharbeit und ein stärker standardisierter, effizienterer Qualitätsmanagementprozess.

Erste Erkenntnisse lassen sich oft innerhalb weniger Wochen gewinnen, sobald der Datenexport und die erste Datenaufbereitung abgeschlossen sind. Detaillierte Analysen und konkrete Verbesserungsempfehlungen folgen in der Regel innerhalb von ein bis drei Monaten. Wie schnell Ergebnisse vorliegen, hängt davon ab, wie gut die Daten vorbereitet sind und wie komplex Ihre Veeva-Vault-Quality-Konfiguration ist.

Process Mining ist ein nicht invasives Analyseverfahren, das mit Kopien historischer Daten arbeitet. Es greift weder auf Ihr laufendes Veeva-Vault-Quality-System zu noch verändert es das System oder die operativen Abläufe. Die Analyse erfolgt extern und beeinträchtigt Ihre laufenden Qualitätsmanagementaktivitäten nicht.

Sie benötigen zwar spezielle Process-Mining-Software, vor allem aber eine Person im Team, die mit den Datenstrukturen von Veeva Vault Quality vertraut ist und Daten exportieren kann. Unsere Experten übernehmen die Konfiguration des Process-Mining-Tools und die Analyse. Fortgeschrittene Programmierkenntnisse sind Ihrerseits in der Regel nicht erforderlich.

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