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Verbessern Sie Ihr Änderungsmanagement

Steigern Sie die Effizienz mit unserem Optimierungsleitfaden in 6 Schritten.

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Change Management

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Optimieren Sie Ihren Change-Management-Prozess

ProcessMind macht verborgene Ineffizienzen und Engpässe in Ihrem Änderungsmanagement sichtbar. Ermitteln Sie Nacharbeiten, Compliance-Risiken und verzögerte Freigaben, die Ihre Abläufe verlangsamen. Erkennen Sie klar, wo Ihr System besser funktionieren könnte. Unsere Plattform hilft Ihnen, Abläufe zu vereinfachen und den Prozessfluss insgesamt zu verbessern, unabhängig von Ihrem Quellsystem.

Laden Sie unser vorkonfiguriertes Daten-Template herunter und gehen Sie typische Herausforderungen an, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Folgen Sie unserem Verbesserungsplan in sechs Schritten und lesen Sie den Leitfaden zum Daten-Template, um Ihre Abläufe zu verbessern.

Ausführliche Beschreibung anzeigen

Ein optimierter Change-Management-Prozess ist entscheidend, damit Ihre Organisation agil und regelkonform bleibt und den Betrieb stabil aufrechterhält. ProcessMind gibt Ihnen Einblick in den gesamten Lebenszyklus eines Changes, von der ersten Anfrage bis zum endgültigen Abschluss. Viele Organisationen haben mit intransparenten Change-Prozessen zu kämpfen. Oft ist unklar, wie die Arbeit tatsächlich abläuft und wie stark sie von den geplanten Workflows abweicht. Herkömmliche Berichte zeigen meist nur einen Teil des Geschehens und lassen wichtige Fragen offen: Wo liegen die Engpässe? Welche Genehmigungsschritte verursachen die größten Verzögerungen? Werden Changes konsequent gemäß den Richtlinien umgesetzt? ProcessMind macht verborgene Ineffizienzen, Nacharbeitsschleifen und Compliance-Risiken sichtbar, indem die einzelnen Prozessschritte visualisiert werden. Die Plattform zeigt Abweichungen vom vorgesehenen Ablauf, manuelle Umgehungslösungen und die Ursachen von Verzögerungen. Dabei spielt es keine Rolle, ob Ihre Change-Daten in einem integrierten System liegen oder über mehrere Plattformen verteilt sind. Mit diesem datenbasierten Verständnis können Sie Vermutungen durch gezielte Maßnahmen ersetzen und die tatsächlichen Probleme in Ihrem Change Management angehen. Die Analyse Ihres Change-Management-Prozesses mit ProcessMind bringt konkrete Vorteile für die Leistung Ihrer Organisation. Eine umfassende End-to-End-Ansicht aller Change Requests hilft Ihnen, Workflows zu vereinfachen, Zykluszeiten zu verkürzen und Changes erfolgreicher umzusetzen. Sie erkennen, in welchen Bereichen Automatisierung den größten Nutzen bringen könnte, können Ressourcen gezielter einsetzen und die Einhaltung interner Richtlinien und externer Vorschriften verbessern. Möchten Sie die Auswirkungen von Prozessänderungen vor ihrer Umsetzung beziffern oder den Return on Investment Ihrer Prozessverbesserungen belegen? ProcessMind unterstützt Sie dabei, datengetriebene Entscheidungen zu treffen, die Effizienz und Compliance zu verbessern und eine agilere, reaktionsfähigere Organisationskultur zu fördern. Die Plattform liefert Belege, mit denen Sie Annahmen überprüfen, Verbesserungen validieren und Ihre Change-Management-Strategie kontinuierlich weiterentwickeln können. Eine zentrale Stärke von ProcessMind ist die Unabhängigkeit vom Quellsystem. Ihre Change-Management-Daten können in unterschiedlichen Tools liegen, etwa in einem ERP-System, einer spezialisierten ITSM-Plattform oder einer individuell entwickelten Anwendung. Vielleicht verwenden Sie für verschiedene Prozessabschnitte unterschiedliche Systeme, was eine einheitliche Sicht erschwert. ProcessMind führt diese verteilten Daten zusammen und wandelt Rohdaten aus Event Logs in eine klare, interaktive Prozesslandkarte um. So gewinnen Sie unabhängig von Ihrer Quellsystem-Infrastruktur fundierte Erkenntnisse zu Ihrem Change-Management-Prozess. Unsere Plattform standardisiert Ihre Daten, sodass Sie die Prozessleistung verschiedener Abteilungen, Teams oder Zeiträume in einem einheitlichen Rahmen vergleichen können. Damit können Organisationen unabhängig von ihrer technischen Umgebung Process Mining einsetzen, um das Potenzial ihres Change Managements besser auszuschöpfen. Der Einstieg in die Analyse Ihres Change-Management-Prozesses mit ProcessMind ist unkompliziert und auf schnelle Ergebnisse ausgelegt. Bereiten Sie zunächst die Event-Log-Daten Ihrer Change Requests vor. Unser umfassendes Daten-Template beschreibt die erforderlichen Felder, etwa Change Request ID, Aktivitätsbeschreibung, Timestamp und Benutzer. Es führt Sie durch die erforderliche Datenextraktion und erleichtert so die Einrichtung. Nach dem Upload Ihrer Daten erstellt ProcessMind automatisch eine interaktive Prozesslandkarte. Sie können sofort Engpässe untersuchen, Abweichungen aufdecken und Verbesserungsmöglichkeiten erkennen. Mit intuitiven Dashboards und leistungsstarken Analysefunktionen verwandeln Sie Rohdaten in konkrete Erkenntnisse, treffen fundiertere Entscheidungen und verbessern die Effizienz Ihres Change-Management-Prozesses.

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Häufige Probleme und Herausforderungen

Ermitteln Sie, welche Herausforderungen Sie betreffen

Lange Genehmigungszyklen verzögern häufig die Bereitstellung von Changes erheblich. Das beeinträchtigt die Servicebereitstellung und verlängert die Zeit bis zur Markteinführung. Solche Verzögerungen können dazu führen, dass Fristen verpasst werden und die Betriebskosten steigen. Das belastet sowohl IT-Teams als auch die Fachbereiche, die auf zeitnahe Aktualisierungen angewiesen sind.

ProcessMind analysiert Event Logs aus Ihrem System und zeigt genau, welche Genehmigungsphasen, Teams oder Personen die größten Verzögerungen verursachen. Durch die Visualisierung der Genehmigungsabläufe und das Erkennen wiederkehrender Nacharbeitsschleifen unterstützt die Plattform Sie dabei, den Prozess zu optimieren und Changes schneller umzusetzen.

Changes weichen häufig von den festgelegten und freigegebenen Workflows ab. Das führt zu Inkonsistenzen und erhöht das Betriebsrisiko. Solche Abweichungen können Fehler und Sicherheitslücken verursachen und erschweren Audits. Dadurch werden die Integrität Ihres Change-Management-Prozesses und Ihre Governance-Richtlinien beeinträchtigt.

ProcessMind bildet den tatsächlichen End-to-End-Ablauf von Changes ab und zeigt direkte wie indirekte Abweichungen vom vorgesehenen Prozessmodell. So lassen sich nicht autorisierte Abkürzungen und häufige Umgehungslösungen erkennen, damit Sie Standardvorgehensweisen durchsetzen können.

Von der ersten Change-Anfrage bis zur erfolgreichen Umsetzung vergeht häufig zu viel Zeit. Das verzögert die Bereitstellung von Mehrwert und schränkt die geschäftliche Agilität ein. Lange Zyklen binden wertvolle Ressourcen und hindern die Organisation daran, ihre Services zügig weiterzuentwickeln.

ProcessMind zeigt die End-to-End-Zykluszeiten und schlüsselt die Dauer einzelner Aktivitäten und Übergaben auf. So erkennen Sie, welche Phasen oder Übergänge am stärksten zu Verzögerungen beitragen, und können gezielt optimieren, um den gesamten Change-Management-Prozess zu beschleunigen.

Change-Anfragen, die häufig abgelehnt oder zur Überarbeitung zurückgeschickt werden, kosten wertvolle Zeit und Ressourcen und verlängern die Bereitstellungszyklen. Dahinter stehen oft unklare Anforderungen, eine unzureichende Auswirkungsanalyse oder mangelhafte Kommunikation in den frühen Prozessphasen.

ProcessMind identifiziert und quantifiziert Schleifen zur Nachbearbeitung in Ihrem Change-Management-Prozess. So sehen Sie genau, an welchen Stellen Änderungen ins Stocken geraten oder zurückverwiesen werden. Die Analyse dieser Muster hilft Ihnen, die Ursachen der Nacharbeit zu beheben, die Qualität beim ersten Durchlauf zu verbessern und den Prozessfluss zu optimieren.

Ungleich verteilte oder überlastete Ressourcen bei der Umsetzung von Changes führen zu Engpässen, Überlastung und einem ineffizienten Einsatz qualifizierter Mitarbeitender. Dadurch können die Kosten steigen und die Fähigkeit der Organisation leiden, Changes teamübergreifend zeitnah und wirksam umzusetzen.

ProcessMind visualisiert die Ressourcenauslastung und die Arbeitsverteilung über verschiedene Change-Aktivitäten und Teams hinweg. Die Erkenntnisse machen überlastete Ressourcen und Leerlaufzeiten sichtbar. So können Sie Kapazitäten besser planen und Arbeitslasten ausgleichen, damit die Umsetzung reibungslos verläuft.

Häufige Notfall-Changes weisen oft auf grundlegende Probleme bei der Planung, dem Incident-Management oder den Release-Prozessen hin. Sie erhöhen das Risiko und belasten die Ressourcen. Da diese Changes übliche Prüfverfahren umgehen, steigt zudem die Wahrscheinlichkeit unbeabsichtigter Serviceunterbrechungen.

ProcessMind quantifiziert Häufigkeit und Auswirkungen von Notfall-Changes, indem die jeweiligen Prozesspfade analysiert werden. So lassen sich Ursachen wie wiederkehrende Incidents oder unzureichende Tests aufdecken. Sie können gezielt gegensteuern, die Zahl der Notfall-Changes senken und den Betrieb stabilisieren.

Mangelhaft umgesetzte oder unzureichend getestete Changes führen häufig zu Incidents, Ausfällen und Beeinträchtigungen wichtiger Geschäftsservices. Das wirkt sich direkt auf die Zufriedenheit der Benutzer aus und kann erhebliche finanzielle Verluste sowie Reputationsschäden verursachen.

ProcessMind verfolgt den gesamten Lebenszyklus von Changes und setzt bestimmte Prozesspfade oder Aktivitäten mit nachfolgenden Incidents und Leistungseinbußen in Beziehung. Indem wiederkehrende Muster und typische Fehlerquellen sichtbar werden, können Sie künftige Serviceunterbrechungen verhindern und die Stabilität Ihrer Services verbessern.

Werden bei der Umsetzung von Changes gesetzliche Vorgaben oder interne Richtlinien nicht eingehalten, entstehen erhebliche Auditrisiken und mögliche Sanktionen. Ohne Einblick in den Compliance-Status aller Changes ist es schwierig, die gebotene Sorgfalt nachzuweisen und die Governance sicherzustellen.

ProcessMind erstellt einen auditfähigen Nachweis aller Change-Aktivitäten und vergleicht die tatsächliche Ausführung mit festgelegten Compliance-Regeln und Richtlinien. Das System weist automatisch auf konkrete Fälle hin, in denen vorgeschriebene Prüfungen ausgelassen oder nicht vollständig durchgeführt wurden. So behalten Sie die Governance im Blick.

Typische Ziele

Definieren Sie, woran Sie den Erfolg erkennen

Lange Genehmigungszyklen verzögern häufig wichtige Updates und Releases. Das beeinträchtigt die Agilität des Unternehmens und verlängert die Zeit bis zur Markteinführung. Kürzere Wartezeiten sorgen dafür, dass Ergebnisse schneller verfügbar sind und die IT-Organisation besser auf Anforderungen reagieren kann.

ProcessMind analysiert Ihre Change-Management-Daten und zeigt genau, an welchen Stellen der Genehmigungskette Engpässe entstehen. Dabei werden Rollen, einzelne Personen oder Gruppen sichtbar, die Verzögerungen verursachen. Ineffiziente Schritte und Automatisierungsmöglichkeiten helfen Ihnen, die durchschnittliche Genehmigungszeit zu messen und zu verkürzen.

Die Zeit von der Erstellung einer Change-Anfrage bis zu ihrem Abschluss wirkt sich direkt auf die Agilität der Organisation und das Innovationstempo aus. Wer den gesamten Lebenszyklus optimiert und nicht nur die Genehmigungen, bringt neue Funktionen und Fehlerbehebungen schneller zu den Benutzern und kann besser auf geschäftliche Anforderungen reagieren.

ProcessMind bietet einen vollständigen End-to-End-Einblick in Ihren Change-Prozess und erfasst die Dauer jeder Phase von der Einreichung bis zum Abschluss. Die Analyse deckt verborgene Verzögerungen und ineffiziente Übergaben zwischen Teams auf. So können Sie den gesamten Workflow beschleunigen.

Abweichungen von standardisierten Change-Prozessen erhöhen das Betriebsrisiko, führen zu unvorhersehbaren Ergebnissen und können schwerwiegende Auditfeststellungen nach sich ziehen. Einheitliche Workflows sind entscheidend für stabile Services und die Einhaltung von Governance-Vorgaben.

ProcessMind ermittelt automatisch alle Pfade, die eine Change-Anfrage in Ihrem Quellsystem durchläuft. Die tatsächlichen Workflows werden visuell mit Ihren festgelegten Standardarbeitsanweisungen verglichen. Abweichungen werden sofort sichtbar, sodass Sie einheitliche und regelkonforme Prozesse sicherstellen können.

Viele abgelehnte Changes oder Anfragen, die zur Nachbearbeitung zurückgehen, weisen auf Probleme bei der Planung und Bewertung hin. Das bindet wertvolle Ressourcen, frustriert Teams und verzögert den gesamten Change-Prozess.

ProcessMind erkennt Muster, bei denen Changes häufig in frühere Phasen zurückgehen oder abgelehnt werden. Häufige Ursachen wie unvollständige Erstbewertungen oder fehlende Informationen werden sichtbar. So können Sie die Analyse zu Beginn des Prozesses verbessern und kostspielige Überarbeitungen reduzieren.

Häufige Notfall-Changes deuten oft auf grundlegende Probleme bei der Planung oder dem proaktiven Problemmanagement hin. Wenn Sie ihre Zahl senken, kann die Organisation von einer reaktiven zu einer kontrollierteren, planmäßigen Change-Umgebung wechseln. Das verbessert Stabilität und Vorhersehbarkeit.

ProcessMind hilft Ihnen, die Ursachen von Notfall-Changes zu analysieren und sie mit vorausgehenden Incidents oder unzureichenden Planungsphasen in Verbindung zu bringen. Diese datengetriebenen Erkenntnisse ermöglichen proaktive Maßnahmen, um Häufigkeit und Auswirkungen zu verringern.

Unbeabsichtigte Serviceunterbrechungen nach Changes können den Geschäftsbetrieb erheblich beeinträchtigen und die Kundenzufriedenheit mindern. Eine bessere Planung und Risikobewertung vor Changes hilft, solche Auswirkungen zu reduzieren und die Stabilität der Services zu erhalten.

ProcessMind analysiert den Zusammenhang zwischen umgesetzten Changes und nachfolgenden Incidents oder Leistungseinbußen bei Services. Die Erkenntnisse helfen Ihnen, Risikobewertungsmodelle zu verfeinern und Testverfahren zu verbessern. So können Sie negative Folgen verhindern und die Geschäftskontinuität schützen.

Eine ineffiziente Zuweisung von Mitarbeitenden und Teams im Change-Management-Prozess führt zu Engpässen, Projektverzögerungen oder ungenutzten Kapazitäten. Dadurch steigen die Betriebskosten und Mitarbeitende können überlastet werden.

ProcessMind macht Engpässe und Leerlaufzeiten bei den Teams und Rollen in Ihrem Change-Prozess sichtbar. Diese datengetriebenen Erkenntnisse helfen Ihnen, Arbeitslasten auszugleichen und Ressourcen gezielt neu zuzuweisen. So stellen Sie eine angemessene Besetzung sicher und vermeiden Überlastung.

Werden geplante Abschlusstermine für Changes verfehlt, geraten Projektzeitpläne durcheinander und das Vertrauen der Stakeholder in die Lieferfähigkeit der IT sinkt. Ein höherer Anteil termingerecht abgeschlossener Changes verbessert die Planbarkeit und die Zuverlässigkeit des Betriebs.

ProcessMind bildet den gesamten Lebenszyklus jeder Change-Anfrage ab und zeigt genau, in welchen Phasen der Umsetzung, des Testens oder der Verifizierung Verzögerungen auftreten. Häufige Abweichungen von den geplanten Prozesspfaden werden sichtbar. So können Sie gezielt eingreifen und Planung sowie Umsetzung verbessern.

In 6 Schritten zu einem optimierten Change-Management-Prozess

Daten anbinden und entdecken

Ihren Change-Prozess abbilden

Engpässe im Prozess aufdecken

Ursachen analysieren

Prozessverbesserungen planen

Überwachen und weiterentwickeln

Daten anbinden und entdecken

Was zu tun ist

Importieren Sie Ihre Change-Management-Daten aus relevanten Systemen und Datenquellen. Richten Sie dazu Datenkonnektoren ein und stellen Sie die Datenqualität für eine präzise Analyse sicher.

Leitfaden zum Datentemplate anzeigen Template herunterladen

Warum das wichtig ist

Eine umfassende Datenerfassung bildet die Grundlage, um Ihren aktuellen Prozess zu verstehen. Unvollständige Daten führen zu begrenzten oder irreführenden Erkenntnissen.

Erwartetes Ergebnis

Ein einheitlicher, analysebereiter Datensatz, der alle Change-Management-Aktivitäten präzise abbildet.

DAS ERWARTET SIE

Verborgene Erkenntnisse im Änderungsmanagement entdecken

ProcessMind macht den tatsächlichen Ablauf Ihres Änderungsmanagementprozesses sichtbar und zeigt Abweichungen, Nacharbeiten und Engpässe auf. So erkennen Sie, wo sich Ihr Prozess verbessern lässt, um bessere Ergebnisse zu erzielen.

Tatsächliche Abläufe im Änderungsmanagement visualisieren
Engpässe und Nacharbeitsschleifen im Prozess aufdecken
Ursachen für Verzögerungen und Probleme verstehen
Ressourcen für Änderungen optimal einsetzen

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

TYPISCHE ERGEBNISSE

Konkrete Vorteile eines optimierten Change-Managements

Diese Ergebnisse zeigen typische Verbesserungen, die Organisationen durch Process Mining in ihren Change-Management-Workflows erzielen. Dabei werden Ineffizienzen und Engpässe sichtbar, die reibungslose Übergänge und die Einführung von Changes erschweren. Wenn Teams jeden Schritt einer Change-Anfrage visualisieren und analysieren, können sie datengetriebene Verbesserungen umsetzen.

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Genehmigungszyklen verkürzen

Durchschnittliche Verkürzung der Genehmigungszeit

Ermitteln und beseitigen Sie Engpässe im Genehmigungs-Workflow für Changes. So gelangen wichtige Changes schneller in die Umsetzung und Ergebnisse werden früher verfügbar.

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Weniger Nacharbeit und Ablehnungen

Weniger Aufwand durch vermeidbare Arbeit

Ermitteln Sie die Ursachen für Ablehnungen und Nacharbeit bei Changes, etwa unvollständige Angaben oder unklare Anforderungen. So verbessern Sie die Qualität der Erstanfragen und sparen erheblichen Aufwand.

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Compliance im Prozess verbessern

Bessere Einhaltung von Richtlinien

Erkennen Sie automatisch Abweichungen von standardisierten Change-Prozessen und Richtlinien. Das stärkt die Governance, senkt Auditrisiken und stellt sicher, dass Changes einheitlich und sicher bearbeitet werden.

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Weniger Notfall-Changes

Geringere Zahl ungeplanter Changes

Gewinnen Sie Erkenntnisse über die Ursachen von Notfall-Changes. So können Sie vorausschauend planen und terminieren, Unterbrechungen verringern und die Stabilität Ihrer Services verbessern.

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Mehr Changes termingerecht abschließen

Höherer Anteil fristgerecht abgeschlossener Changes

Erkennen Sie Verzögerungen bei der Planung und Umsetzung von Changes, damit mehr Changes bis zum geplanten Termin abgeschlossen werden. Das verbessert die Einhaltung von Service Level Agreements und die Zufriedenheit der Stakeholder.

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Weniger Probleme nach der Umsetzung

Weniger Incidents im Zusammenhang mit Changes

Analysieren Sie den Zusammenhang zwischen Change-Prozessen und Problemen nach der Umsetzung. So werden Schwächen bei Tests oder der Implementierung sichtbar. Das trägt zu stabileren Systemen und weniger Serviceunterbrechungen bei.

Die Ergebnisse hängen von der Prozesskomplexität, der Systemintegration und der Datenqualität ab. Die Zahlen zeigen typische Verbesserungen aus verschiedenen Change-Management-Implementierungen.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit den wichtigsten Attributen und Aktivitäten und ergänzen Sie weitere, wenn nötig.

Neu bei Event Logs? Erfahren Sie, wie Sie ein Event Log für Process Mining erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse

Die eindeutige, vom System generierte Kennung eines Änderungsantrags. Sie dient als primäre Case-ID und fasst alle zugehörigen Aktivitäten und Ereignisse zusammen.

Warum das wichtig ist

Diese ID ist entscheidend, um alle Ereignisse zu einer einzelnen Änderung nachzuverfolgen und miteinander zu verknüpfen. Sie bildet damit die Grundlage für die Prozesserkennung und Konformitätsprüfung.

Der Name des konkreten Geschäftsvorfalls, der Aufgabe oder der Statusänderung im Änderungsmanagementprozess.

Warum das wichtig ist

Das Attribut definiert die Prozessschritte und ermöglicht es, den Prozessablauf zu visualisieren sowie Engpässe, Nacharbeit und Abweichungen zu analysieren.

Der Timestamp mit dem genauen Datum und der genauen Uhrzeit, zu der eine bestimmte Aktivität oder ein Ereignis begonnen hat.

Warum das wichtig ist

Dieser Timestamp ist entscheidend, um Ereignisse zu ordnen, den Prozessablauf zu erkennen und Leistungskennzahlen wie Zyklus- und Wartezeiten zu berechnen.

Der Timestamp mit dem genauen Datum und der genauen Uhrzeit, zu der eine bestimmte Aktivität oder ein Ereignis abgeschlossen wurde.

Warum das wichtig ist

Damit lassen sich Aktivitätsdauern genau berechnen und wertschöpfende Verarbeitungszeit von nicht wertschöpfender Wartezeit unterscheiden.

Die Klassifizierung der Änderung, zum Beispiel Standard, Normal oder Notfall. Sie bestimmt häufig den Prozessablauf.

Warum das wichtig ist

Dieses Attribut ist für die Aufschlüsselung der Analyse unverzichtbar, da für verschiedene Änderungstypen jeweils eigene Prozessabläufe, Genehmigungsanforderungen und Leistungserwartungen gelten.

Der aktuelle oder endgültige Status des Änderungsantrags im Lebenszyklus, zum Beispiel „In Bearbeitung“, „Genehmigung ausstehend“ oder „Geschlossen“.

Warum das wichtig ist

Das Attribut zeigt den Fortschritt einer Änderung und ermöglicht die Analyse von Engpässen, Durchsatz und dem aktuellen Stand des Änderungsrückstands.

Die Prioritätsstufe des Änderungsantrags, die sich üblicherweise aus seinen Auswirkungen und seiner Dringlichkeit ergibt.

Warum das wichtig ist

Damit lässt sich prüfen, ob Änderungen mit hoher Priorität schneller bearbeitet werden als solche mit niedriger Priorität. So können Unternehmen die Wirksamkeit ihrer Priorisierungsregeln bewerten.

Die Einschätzung des potenziellen Risikos bei der Umsetzung der Änderung, zum Beispiel „Niedrig“, „Mittel“ oder „Hoch“.

Warum das wichtig ist

Damit lässt sich analysieren, ob Prozesskontrollen und Genehmigungs-Workflows auf das bewertete Risiko der Änderung abgestimmt sind.

Das Team, die Zuweisungsgruppe oder die Warteschlange, die für einen Änderungsantrag oder eine bestimmte Aktivität im Prozess verantwortlich ist.

Warum das wichtig ist

Das Attribut ist entscheidend, um Übergaben zwischen Teams zu analysieren, Ressourcenengpässe zu erkennen und die Arbeitslastverteilung im Unternehmen zu verstehen.

Der Benutzer, der für den Änderungsantrag oder die Erledigung einer bestimmten Aufgabe verantwortlich ist.

Warum das wichtig ist

Das Attribut ermöglicht eine detaillierte Analyse der individuellen Arbeitslast und Leistung. So lassen sich Fachleute und möglicher Schulungsbedarf in den Teams erkennen.

Der wichtigste betroffene Geschäftsservice oder das betroffene Configuration Item (CI).

Warum das wichtig ist

Das Attribut stellt den Bezug zwischen IT-Änderungen und dem geschäftlichen Kontext her. So lässt sich analysieren, welche Geschäftsservices am stärksten von Änderungen und den damit verbundenen Risiken betroffen sind.

Aktivitäten

Prozessschritte, die Sie verfolgen und optimieren sollten

Diese Aktivität kennzeichnet die erstmalige Erstellung eines Change-Anfragedatensatzes im System. Sie bildet den offiziellen Start des Change-Management-Prozesses und wird üblicherweise anhand des Erstellungs-Timestamps des Change-Datensatzes erfasst.

Warum das wichtig ist

Als primäres Start-Event ist diese Aktivität entscheidend für die Berechnung der gesamten End-to-End-Zykluszeit eines Changes. Sie bildet die Grundlage dafür, zu messen, wie lange Anfragen im System verbleiben.

Zeigt an, dass die Change-Anfrage die ersten Prüfungen bestanden hat und nun auf eine formelle Entscheidung durch eine genehmigende Person oder ein Gremium wartet. Diese Aktivität wird üblicherweise anhand einer Statusänderung im Workflow erfasst, etwa zu „Genehmigung ausstehend“.

Warum das wichtig ist

Dieser Status ist entscheidend, um Genehmigungszyklen zu messen und Engpässe im Entscheidungsprozess zu erkennen. Lange Wartezeiten weisen häufig auf ineffiziente Genehmigungs-Workflows oder nicht verfügbare genehmigende Personen hin.

Ein wichtiger Meilenstein: Alle erforderlichen Parteien haben den Change formell zur Umsetzung freigegeben. Dieses Ereignis wird erfasst, sobald die letzte erforderliche Genehmigung erteilt wurde, häufig zusammen mit einer Statusänderung.

Warum das wichtig ist

Dieser Meilenstein ist wichtig, um die Effizienz der Genehmigung und die Genehmigungsquote beim ersten Durchlauf zu messen. Er markiert den Übergang von der Planung und Bewertung zur Terminierung und Umsetzung.

Kennzeichnet die formelle Ablehnung einer Change-Anfrage durch eine genehmigende Person, wodurch der Prozess angehalten wird. Die Anfrage endet damit oder wird zur Nachbearbeitung zurückgegeben.

Warum das wichtig ist

Die Erfassung von Ablehnungen ist entscheidend, um die Fehlerquote bei Changes zu berechnen und häufige Ablehnungsgründe zu erkennen. Sie macht Probleme mit der Qualität, Planung oder Begründung von Changes sichtbar.

Diese Aktivität kennzeichnet den Zeitpunkt, zu dem der genehmigte Change offiziell einem festgelegten Umsetzungszeitraum zugeordnet wird. Sie wird üblicherweise erfasst, sobald die Felder für geplanten Start- und Endtermin ausgefüllt sind.

Warum das wichtig ist

Dieser Meilenstein markiert den Übergang von der Planung zur Umsetzung. Die Analyse der Zeit zwischen Genehmigung und Terminierung kann Rückstände oder Probleme bei der Ressourcenverteilung aufdecken.

Ein wichtiger Meilenstein, der anzeigt, dass die mit dem Change verbundenen Arbeiten abgeschlossen sind. Er wird üblicherweise durch eine Statusänderung zu „Umgesetzt“ oder „Wartet auf Verifizierung“ erfasst.

Warum das wichtig ist

Dieser Meilenstein markiert das Ende der Umsetzungsphase und ist entscheidend für die Messung ihrer tatsächlichen Dauer. Er löst nachgelagerte Aktivitäten wie Tests und Prüfungen aus.

Kennzeichnet den offiziellen und erfolgreichen Abschluss des Change-Management-Prozesses. Dieses Ereignis wird erfasst, wenn der Status des Change-Tickets auf den endgültigen Status „Abgeschlossen“ gesetzt wird und damit alle Arbeiten als beendet gelten.

Warum das wichtig ist

Als primäres erfolgreiches End-Event ist diese Aktivität entscheidend für die Berechnung der End-to-End-Zykluszeit. Sie zeigt an, dass der Change vollständig bearbeitet und angenommen wurde.

Für individuelle Datenempfehlungen wählen Sie Ihren konkreten Prozess aus.

Häufig gestellte Fragen

Wie verbessert Process Mining das Change-Management?

Process Mining visualisiert den tatsächlichen Ablauf Ihrer Changes, identifiziert Engpässe, deckt nicht standardisierte Pfade auf und macht Compliance-Lücken sichtbar. So können Sie Genehmigungen beschleunigen, Workflows vereinheitlichen und Ressourcen effizienter verteilen. Das reduziert Nacharbeit und Serviceunterbrechungen und verkürzt die Umsetzungszyklen in Ihrer gesamten Organisation.

Welche Daten werden für Process Mining im Change-Management benötigt?

Sie benötigen vor allem Event Logs zu Ihren Change-Anfragen aus dem Quellsystem. Zu den wichtigsten Daten gehören die Change Request ID als Case-ID, die Aktivitätsnamen und die Timestamps der einzelnen Aktivitäten. Angaben zu verantwortlichen Benutzern oder Gruppen sowie Attribute wie der Change-Typ ermöglichen eine detailliertere Analyse.

Wie werden Daten für Process Mining aus dem Quellsystem extrahiert?

Für die Datenextraktion werden üblicherweise die integrierten Berichtsfunktionen des Systems, direkte Datenbankabfragen oder Integrationstools verwendet. Ziel ist ein vollständiger, strukturierter Datensatz mit Case-ID, Aktivität und Timestamp für jede Change-Anfrage. So werden alle erforderlichen Attribute des Event Logs für eine umfassende Analyse erfasst.

Welche Vorteile bietet Process Mining im Change-Management?

Sie können mit deutlichen Verbesserungen rechnen, etwa kürzeren Genehmigungszyklen und weniger Notfall-Changes. Process Mining verbessert die Compliance, verringert die Auswirkungen von Changes auf Services und senkt durch das Aufdecken von Ineffizienzen die Betriebskosten. Viele Organisationen nutzen ihre Ressourcen dadurch besser und erhalten in Echtzeit einen besseren Überblick über den Fortschritt von Changes. Das macht den Prozess planbarer und wirksamer.

Wie lange dauert die Einführung von Process Mining, bis erste Ergebnisse vorliegen?

Die Ersteinrichtung einschließlich Datenextraktion und Modellerstellung lässt sich je nach Verfügbarkeit und Komplexität der Daten meist innerhalb weniger Wochen abschließen. Erste Erkenntnisse und konkrete Verbesserungsmöglichkeiten zeigen sich häufig im ersten Monat der Analyse. Die kontinuierliche Überwachung liefert anschließend weitere Optimierungsvorschläge und unterstützt die nachhaltige Verbesserung des Prozesses.

Kann Process Mining die Compliance im Change-Management sicherstellen?

Ja. Process Mining eignet sich sehr gut für Konformitätsprüfungen. Es vergleicht Ihre tatsächlichen Change-Prozesse automatisch mit festgelegten Regeln und Sollprozessmodellen und weist auf nicht autorisierte Abweichungen oder fehlende Schritte hin. So erkennen Sie Compliance-Lücken, etwa wenn Changes vorgeschriebene Genehmigungen umgehen oder Prüfungen nach der Umsetzung unvollständig bleiben. Die Ergebnisse liefern auditfähige Nachweise.

Was ist, wenn unsere Change-Management-Daten nicht vollständig bereinigt sind?

Inkonsistenzen in realen Daten sind üblich, und Process-Mining-Tools sind darauf ausgelegt, damit umzugehen. Häufig machen sie Probleme mit der Datenqualität selbst sichtbar. Das liefert wertvolle Erkenntnisse für eine bessere Data Governance. Wir unterstützen Sie dabei, die Daten zu bereinigen und umzuwandeln, damit auch bei anfänglichen Unstimmigkeiten zuverlässige Analysen möglich sind.

Sind für Process Mining spezielle technische Kenntnisse oder Software erforderlich?

Process Mining umfasst zwar fortgeschrittene Analysen, moderne Tools vereinfachen jedoch viele der damit verbundenen Aufgaben. Wir richten die Lösung auf Ihre spezifischen Change-Management-Daten aus und halten so den Bedarf an umfassenden internen technischen Kenntnissen gering. Grundlegender Datenzugriff genügt in der Regel. Die meisten Lösungen laufen in der Cloud und sind über einen üblichen Webbrowser erreichbar, sodass normalerweise keine komplexe Softwareinstallation vor Ort erforderlich ist.

Kann Process Mining die Zahl der Notfall-Changes oder die Nacharbeit verringern?

Ja. Process Mining zeigt genau, in welchen Phasen Ihres Change-Management-Prozesses häufig Ablehnungen, Nacharbeiten oder Notfall-Changes auftreten. Außerdem werden vorausgehende Aktivitäten und Bedingungen sichtbar, die dazu beitragen. Wenn Sie diese Ursachen kennen, können Sie gezielte Maßnahmen ergreifen, Prozesse optimieren und kostspielige Ineffizienzen reduzieren.

Kann Process Mining verschiedene Arten von Change-Anfragen unterscheiden?

Ja. Wenn Ihr Quellsystem ein Feld mit dem Change-Typ enthält, können Process-Mining-Tools die verschiedenen Kategorien getrennt filtern und analysieren. So vergleichen Sie Effizienz und Compliance bei Standard-, normalen und Notfall-Changes. Anschließend können Sie für jede Kategorie gezielte Verbesserungsmöglichkeiten ermitteln.

Optimieren Sie Ihr Änderungsmanagement für maximale Effizienz

Vereinfachen Sie Ihre Prozesse, senken Sie Risiken und beschleunigen Sie die Einführung.

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