Fejlessze beszerzéstől a fizetésig tartó megrendelési folyamatát

A NetSuite beszerzésirendelés-folyamatának megértése és fejlesztése

A beszerzéstől a fizetésig tartó, P2P-folyamat a hatékony beszerzés alapja, középpontjában pedig a beszerzési rendelés áll. A NetSuite-ban a beszerzési rendelés életciklusa az igénylés létrehozásától az áru bevételezéséig több részleget és érintettet összekapcsoló, összetett tevékenységsorozat. A beszerzési rendelések nem megfelelő kezelése komoly üzleti problémákhoz vezethet: késhetnek a szállítói kifizetések, nőhetnek a működési költségek, romolhatnak a szállítói kapcsolatok, és megfelelési kockázatok merülhetnek fel. A kézi hibák és a folyamattól való eltérések gyakran rejtve maradnak, pedig olyan szűk keresztmetszeteket okozhatnak, amelyek az egész ellátási láncra és a pénzügyi helyzetre kihatnak. A beszerzésirendelés-folyamat hatékony kezelése és fejlesztése segít fenntartani a stabil pénzforgalmat, időben biztosítani a termékeket, és javítani a működés eredményességét.

Hogyan tárja fel a process mining a beszerzési rendelések szűk keresztmetszeteit?

A process mining segítségével elemezheti, hogyan zajlik valójában a beszerzésirendelés-folyamat a NetSuite-ban. Feltételezések és egyedi tapasztalatok helyett a process mining kinyeri a NetSuite eseménynapló-adatait, és rekonstruálja az egyes beszerzési rendelések tényleges eseménysorát. Ha az esetazonosító a „Purchase Order”, külön-külön követheti a rendeléseket az olyan tevékenységeken keresztül, mint a „Purchase Requisition Created”, a „Purchase Order Approved”, a „Purchase Order Sent to Vendor” és a „Goods Receipt Posted”. Az így létrejövő, adatokra épülő folyamattérkép megmutatja, hol akadnak el a rendelések, melyek térnek le a szokásos útról, és mennyi idő telik el az egyes tevékenységekkel.

Ez az elemzés segít megérteni a beszerzéstől a fizetésig tartó folyamat átfutási idejét a beszerzési rendeléseknél. Pontosan meghatározhatja a szűk keresztmetszeteket, például az egyes részlegeknél vagy jóváhagyóknál elhúzódó jóváhagyást, a „Purchase Order Confirmed by Vendor” és a „Goods Receipt Initiated” közötti késést, vagy a sok „Purchase Order Changed” eseményt, amely hiányos kezdeti tervezésre utalhat. A process mining a tervezett folyamattól való eltéréseket is feltárja, így kiderülhet, miért kerülik meg egyes rendelések a szokásos jóváhagyást, vagy miért kell őket váratlanul újra feldolgozni. Ezek a tényszerű megállapítások segítenek a NetSuite-folyamat fejlesztésében, és lehetővé teszik, hogy találgatás helyett a kiváltó okokat kezelje.

A beszerzésirendelés-folyamat fejlesztésének fő területei

A NetSuite beszerzésirendelés-adatainak process mining elemzése jellemzően több fejlesztési lehetőséget tár fel:

• A jóváhagyási munkafolyamat fejlesztése: Keresse meg azokat a szakaszokat, ahol rendszeresen elhúzódik a beszerzési rendelések jóváhagyása. Ennek oka lehet a nem megfelelő jóváhagyási mátrix, az automatikus továbbítás hiánya vagy egyes jóváhagyók túlterheltsége. A munkafolyamatok fejlesztésével jelentősen csökkentheti a beszerzéstől a fizetésig tartó folyamat átfutási idejét a beszerzési rendeléseknél.
• Az áruátvétel hatékonysága: Elemezze, mennyi idő telik el a beszerzési rendelés visszaigazolása vagy elküldése és az áru tényleges beérkezése, illetve rendszerbeli rögzítése között. Az ilyen késések hatással lehetnek a készletszintre, a termelési ütemezésre és végső soron az ügyfelek elégedettségére. A process mining segít feltárni a késések okait, legyen szó a szállítói átfutási időről, a belső áruátvételi folyamatról vagy adatbeviteli hibákról.
• Megfelelés és eltérések: Tárja fel azokat az eseteket, amikor a beszerzési rendelések eltérnek a beszerzési szabályzatoktól, például megfelelő igénylés vagy jóváhagyás nélkül jönnek létre. Az eltérések azonosításával hatékonyabban érvényesítheti a szabályokat, és mérsékelheti a pénzügyi, illetve működési kockázatokat.
• Szállítói teljesítmény elemzése: A „Purchase Order Sent to Vendor” és a „Goods Receipt Posted” események alapján megismerheti a szállítók tényleges átfutási idejét és megbízhatóságát. Ezek az adatok segítik a stratégiai beszerzési döntéseket és a beszállítói kapcsolatok fejlesztését.

Mérhető eredmények a folyamat fejlesztésével

Ha a process mining segítségével proaktívan elemzi és fejleszti a NetSuite beszerzéstől a fizetésig tartó folyamatát, kézzelfogható, mérhető eredményeket érhet el:

• Rövidebb átfutási idő: Jelentősen csökkenhet a beszerzési rendelés teljes átfutási ideje az igénylés létrehozásától az áru bevételezéséig. Így több forgótőke maradhat a vállalkozásnál, és hamarabb válhatnak elérhetővé a termékek.
• Költségmegtakarítás: Az ismételt munkavégzés és a kézi feladatok csökkentésével, valamint a késések megelőzésével mérsékelheti a működési költségeket. A jobb megfelelés az engedély nélküli beszerzésekből eredő pénzügyi kockázatokat is csökkenti.
• Hatékonyabb működés: A process mining megállapításaira épülő, egyszerűbb munkafolyamatok és automatizált döntések javítják a beszerzési részleg és a kapcsolódó területek hatékonyságát.
• Jobb megfelelés és irányítás: Ha pontosan látja, hogyan zajlik a folyamat a gyakorlatban, hatékonyabban érvényesítheti a belső szabályokat és a külső előírásokat, így csökkentheti az auditkockázatot.
• Jobb szállítói kapcsolatok: A gyorsabb feldolgozás és a világosabb kommunikáció, amelyet a fejlesztett munkafolyamatok tesznek lehetővé, javíthatja a beszállítókkal fenntartott kapcsolatokat.

A beszerzésirendelés-folyamat fejlesztésének megkezdése

A NetSuite beszerzéstől a fizetésig tartó folyamatának fejlesztéséhez először adatok alapján kell megismernie a jelenlegi működést. A process mining ehhez ad kiindulópontot: megmutatja, hogyan fejlesztheti a beszerzést. Ezzel a megközelítéssel a hatékonysági problémákat előnnyé alakíthatja, és biztosíthatja, hogy a beszerzési rendelések gördülékenyen haladjanak végig a NetSuite-folyamaton.