> Perbaikan proses berkelanjutan > Procure to Pay, pesanan pembelian > NetSuite

Tingkatkan proses Purchase to Pay - Purchase Order Anda

Panduan 6 langkah untuk mengoptimalkan Purchase Order P2P di NetSuite

Unduh templat data

Tingkatkan proses Purchase to Pay - Purchase Order Anda

Procure to Pay, pesanan pembelian

NetSuite

Pilih proses

Pilih proses untuk melanjutkan pekerjaan di ruang kerja yang terhubung.

Proses yang tersedia

Sistem yang tersedia

Tantangan(11)Target(11)6 langkah Pratinjau Hasil Data FAQ(5)

Optimalkan pemrosesan pesanan pembelian di NetSuite

Proses pengadaan yang rumit sering menyembunyikan hambatan. Akibatnya, terjadi keterlambatan yang merugikan dan risiko kepatuhan. Platform kami membantu Anda menemukan titik yang tidak efisien, mulai dari permintaan awal hingga penerimaan barang. Anda akan mendapat langkah perbaikan yang jelas dan dapat diterapkan untuk menyederhanakan operasional serta mempercepat proses dan meningkatkan kepatuhan.

Unduh templat data yang telah disiapkan dan atasi tantangan umum untuk mencapai target efisiensi Anda. Ikuti rencana perbaikan enam langkah dan lihat Panduan Templat Data untuk meningkatkan operasional Anda.

Tampilkan deskripsi lengkap

Memahami dan mengoptimalkan proses pesanan pembelian di NetSuite

Proses Procure to Pay (P2P) menjadi tulang punggung fungsi pengadaan yang efisien, dengan pesanan pembelian sebagai bagian utamanya. Di lingkungan NetSuite, siklus pesanan pembelian, dari permintaan awal hingga penerimaan barang, mencakup rangkaian aktivitas yang melibatkan berbagai departemen dan pihak terkait. Pengelolaan pesanan pembelian yang kurang efisien dapat menimbulkan masalah bisnis, seperti keterlambatan pembayaran pemasok, kenaikan biaya operasional, hubungan dengan pemasok yang memburuk, dan risiko kepatuhan. Kesalahan manual dan penyimpangan proses sering luput dari perhatian. Akibatnya, hambatan tersembunyi dapat berdampak pada seluruh rantai pasok dan kondisi keuangan Anda. Mengelola dan mengoptimalkan proses pesanan pembelian dengan baik penting untuk menjaga arus kas, memastikan produk tersedia tepat waktu, dan meningkatkan kinerja operasional.

Cara process mining mengungkap hambatan pesanan pembelian

Process mining membantu Anda menganalisis pelaksanaan proses pesanan pembelian yang sebenarnya di NetSuite. Alih-alih mengandalkan asumsi atau cerita dari mulut ke mulut, process mining mengambil data log peristiwa dari sistem NetSuite dan menyusun kembali urutan nyata setiap pesanan pembelian. Dengan menetapkan ID kasus ke 'Purchase Order', Anda dapat melacak setiap pesanan saat melewati aktivitas seperti 'Purchase Requisition Created', 'Purchase Order Approved', 'Purchase Order Sent to Vendor', dan 'Goods Receipt Posted'. Hasilnya berupa peta proses visual berbasis data yang menunjukkan dengan tepat di mana pesanan pembelian tertahan, jalur yang menyimpang dari standar, dan waktu yang dihabiskan pada setiap aktivitas.

Kemampuan analisis ini penting untuk memahami waktu siklus Procure to Pay, pesanan pembelian yang sebenarnya. Anda dapat menemukan hambatan tertentu, seperti persetujuan yang terlalu lama di departemen atau oleh pemberi persetujuan tertentu, jeda antara 'Purchase Order Confirmed by Vendor' dan 'Goods Receipt Initiated', atau terlalu banyak peristiwa 'Purchase Order Changed' yang menandakan perencanaan awal kurang matang. Process mining juga menyoroti penyimpangan dari alur proses yang diharapkan, sehingga Anda dapat mengetahui mengapa sebagian pesanan pembelian melewati persetujuan standar atau mengalami pengerjaan ulang yang tidak terduga. Bukti nyata ini membantu Anda melakukan perbaikan proses di NetSuite dengan lebih tepat, tanpa menebak-nebak penyebabnya.

Area utama untuk memperbaiki proses pesanan pembelian

Process mining pada data pesanan pembelian NetSuite biasanya mengungkap beberapa area penting yang dapat diperbaiki:

Mengoptimalkan alur persetujuan: Temukan tahap yang berulang kali membuat persetujuan pesanan pembelian tertunda. Penyebabnya bisa berupa konfigurasi matriks persetujuan yang kurang efisien, tidak adanya perutean otomatis, atau orang tertentu yang menjadi hambatan. Perbaikan alur kerja ini dapat mengurangi waktu siklus Procure to Pay, pesanan pembelian secara signifikan.
Efisiensi penerimaan barang: Analisis jeda antara konfirmasi atau pengiriman pesanan pembelian dan penerimaan serta pencatatan barang. Keterlambatan pada tahap ini dapat memengaruhi tingkat inventaris, jadwal produksi, dan kepuasan pelanggan. Process mining membantu Anda memahami penyebabnya, baik waktu tunggu pemasok, proses penerimaan internal, maupun kesalahan entri data.
Kepatuhan dan penyimpangan: Temukan pesanan pembelian yang tidak mengikuti kebijakan pengadaan, misalnya pesanan dibuat tanpa permintaan atau persetujuan yang semestinya. Dengan mengetahui penyimpangan ini, Anda dapat memperkuat kepatuhan dan mengurangi risiko keuangan maupun operasional.
Analisis kinerja pemasok: Pahami waktu tunggu dan keandalan pemasok berdasarkan peristiwa 'Purchase Order Sent to Vendor' dan 'Goods Receipt Posted'. Data ini berguna untuk menentukan strategi pengadaan dan memperbaiki hubungan dengan pemasok.

Hasil terukur dari perbaikan proses

Dengan menggunakan process mining untuk menganalisis dan memperbaiki proses Procure to Pay, pesanan pembelian di NetSuite, Anda dapat memperoleh manfaat nyata yang terukur:

Waktu siklus lebih singkat: Kurangi waktu siklus pesanan pembelian dari awal hingga akhir, mulai dari pembuatan permintaan hingga penerimaan barang. Dengan begitu, modal kerja dapat digunakan lebih leluasa dan produk tersedia lebih cepat.
Penghematan biaya: Dengan mengurangi pengerjaan ulang dan pekerjaan manual serta mencegah keterlambatan, organisasi Anda dapat menekan biaya operasional. Kepatuhan yang lebih baik juga mengurangi risiko keuangan akibat pembelian tanpa izin.
Efisiensi meningkat: Alur kerja yang lebih ringkas dan keputusan otomatis yang didukung wawasan process mining dapat meningkatkan efisiensi departemen pengadaan dan fungsi terkait.
Kepatuhan dan tata kelola lebih baik: Pemahaman yang jelas tentang pelaksanaan proses sebenarnya membantu menegakkan kebijakan internal dan peraturan eksternal, sekaligus mengurangi risiko audit.
Hubungan dengan pemasok lebih baik: Pemrosesan yang lebih cepat dan komunikasi yang lebih jelas berkat alur kerja yang diperbaiki dapat mempererat hubungan dengan pemasok.

Memulai perbaikan proses pesanan pembelian

Untuk mengoptimalkan proses Procure to Pay, pesanan pembelian di NetSuite, mulailah dengan memahami kondisi saat ini melalui data. Process mining memberi Anda pemahaman dasar ini dan menunjukkan langkah nyata untuk memperbaiki operasional pengadaan. Dengan pendekatan ini, Anda dapat mengubah inefisiensi menjadi peluang strategis agar pesanan pembelian berjalan lancar di lingkungan NetSuite.

Procure to Pay, pesanan pembelian Proses pengadaan Siklus pesanan pembelian Alur kerja pembelian Alur persetujuan Manajemen pemasok Mengurangi waktu tunggu Manajemen inventaris Tim pengadaan Procure to Pay Manajemen pemasok Manajemen pembelian

Masalah dan tantangan umum

Tentukan tantangan yang Anda hadapi

Persetujuan pesanan pembelian yang terlambat langsung menghambat efisiensi operasional dan dapat menyebabkan tanggal pengiriman terlewat, sehingga hubungan dengan pemasok berisiko terganggu. Keterlambatan ini juga dapat mengikat modal kerja dan menunda pembelian penting.
ProcessMind menganalisis siklus Procure to Pay, pesanan pembelian di NetSuite, untuk memetakan setiap tahap persetujuan. ProcessMind menunjukkan di mana pesanan pembelian tertahan, siapa pemberi persetujuan yang sering menyebabkan keterlambatan, dan jalur persetujuan mana yang paling tidak efisien. Dengan begitu, Anda dapat memperbaiki alur kerja secara terarah.

Pesanan pembelian yang dibuat di luar kebijakan yang berlaku atau tanpa permintaan dan persetujuan yang semestinya menimbulkan risiko kepatuhan dan kerugian finansial. Kurangnya kendali ini membuat pengeluaran sulit dikontrol dan menghalangi pemanfaatan diskon hasil negosiasi.
ProcessMind menggunakan data peristiwa NetSuite untuk menelusuri jalur setiap pesanan Procure to Pay. ProcessMind menemukan pesanan pembelian yang melewati tahap persetujuan penting, dibuat tanpa permintaan, atau menyimpang dari prosedur standar. Dengan begitu, pola ketidakpatuhan dapat terlihat.

Perbedaan waktu tunggu pemasok menyulitkan perencanaan inventaris dan penjadwalan produksi. Akibatnya, stok dapat habis, pesanan darurat meningkat, atau biaya penyimpanan inventaris membengkak. Ketidakpastian ini juga menghambat respons operasional.
Dengan menganalisis waktu antara "Purchase Order Sent to Vendor" dan "Goods Receipt Posted" untuk setiap pesanan Procure to Pay di NetSuite, ProcessMind mengukur dan membandingkan waktu tunggu setiap pemasok secara akurat. Hasilnya menunjukkan pemasok mana yang sering terlambat dan membantu Anda menentukan pemasok dengan lebih tepat.

Banyaknya perubahan pada pesanan pembelian setelah dibuat atau disetujui menandakan adanya masalah di tahap sebelumnya. Hal ini memicu pengerjaan ulang, potensi kesalahan, dan keterlambatan dalam siklus pengadaan. Akibatnya, sumber daya yang berharga tersita dan biaya pemrosesan meningkat.
ProcessMind melacak setiap aktivitas "Purchase Order Changed" dalam proses Procure to Pay, pesanan pembelian di NetSuite. ProcessMind menghitung frekuensi perubahan, menemukan bagian yang sering diubah, dan mengidentifikasi penyebab utamanya. Anda dapat menggunakan temuan ini untuk merancang ulang proses dan mengurangi perubahan yang tidak perlu.

Keterlambatan atau ketidakakuratan dalam mencatat penerimaan barang berdampak langsung pada akurasi inventaris, dapat menunda pembayaran pemasok, dan menimbulkan hambatan pada tahap berikutnya dalam proses Procure to Pay. Hal ini menyebabkan operasional kurang efisien dan memicu selisih data.
ProcessMind memetakan seluruh proses dari "Goods Receipt Initiated" hingga "Goods Receipt Posted" untuk setiap pesanan Procure to Pay di NetSuite. ProcessMind menunjukkan tahap atau lokasi yang mengalami keterlambatan, sehingga Anda dapat menemukan inefisiensi dan peluang untuk mempercepat serta meningkatkan akurasi penerimaan barang.

Saat karyawan melewati tahapan proses Procure to Pay yang sudah ditetapkan, efisiensi menurun, risiko kesalahan meningkat, dan jejak audit menjadi tidak konsisten. Jalur tidak resmi ini melemahkan standardisasi dan kendali proses.
ProcessMind secara otomatis menemukan semua jalur aktual proses Procure to Pay, pesanan pembelian di NetSuite. Peta visualnya menyoroti penyimpangan dari "happy path" yang diharapkan, sehingga Anda dapat melihat di mana dan mengapa cara kerja manual di luar prosedur digunakan serta dampaknya terhadap efisiensi dan kepatuhan.

Departemen atau pusat biaya tertentu berulang kali memperlambat proses Procure to Pay, pesanan pembelian, sehingga menghambat kecepatan pengadaan secara keseluruhan. Beban kerja pun tidak merata dan pihak terkait merasa frustrasi.
Dengan membandingkan atribut "Department" dan "Cost Center" dengan durasi aktivitas di NetSuite, ProcessMind menemukan unit organisasi yang paling banyak menyebabkan keterlambatan. Hasilnya menunjukkan hambatan di departemen tertentu yang mengganggu kelancaran pesanan pembelian.

Penolakan pesanan pembelian yang sering terjadi menambah pekerjaan bagi pemohon dan pemberi persetujuan, sekaligus memperpanjang waktu pemrosesan. Hal ini dapat menandakan permintaan awal yang kurang lengkap, panduan yang tidak jelas, atau kriteria persetujuan yang terlalu ketat.
ProcessMind menganalisis atribut "Approval Status" dan "Approver" dalam proses Procure to Pay, pesanan pembelian di NetSuite. ProcessMind menghitung tingkat penolakan, menemukan alasan penolakan yang umum, dan menunjukkan tahap terjadinya penolakan. Temuan ini membantu meningkatkan tingkat persetujuan pada pengajuan pertama.

Metrik kinerja seperti waktu tunggu, siklus persetujuan, atau kepatuhan dapat berbeda jauh antar kategori pembelian. Jika perbedaan ini diabaikan, Anda bisa kehilangan peluang untuk melakukan perbaikan yang terarah dan menghemat biaya.
Dengan atribut "Purchase Category", ProcessMind mengelompokkan dan menganalisis proses Procure to Pay, pesanan pembelian di NetSuite, berdasarkan kategori. Hasilnya menunjukkan kategori yang memiliki waktu tunggu lebih lama, lebih banyak pengerjaan ulang, atau masalah kepatuhan, sehingga Anda dapat menentukan perbaikan yang tepat.

Tanpa informasi yang jelas dan terkini tentang status serta progres pesanan pembelian, sulit untuk mengantisipasi masalah, mengelola ekspektasi, atau mengambil keputusan berdasarkan informasi yang memadai. Akibatnya, masalah baru ditangani setelah muncul dan ada hal-hal penting dalam operasional yang luput dari perhatian.
ProcessMind menampilkan alur Purchase to Pay - Purchase Order di NetSuite secara visual, dari awal hingga akhir. Dasbor dan analitiknya memberikan informasi terkini, sehingga semua pihak dapat melihat status, hambatan, dan tren kinerja seluruh PO yang masih aktif.

Antrean panjang atau proses pemeriksaan kualitas yang lambat setelah barang diterima dapat menunda penyelesaian pesanan pembelian. Akibatnya, barang terlambat tersedia untuk digunakan atau dijual. Hal ini berdampak pada proses berikutnya dan perputaran persediaan.
ProcessMind melacak waktu antara "Quality Inspection Performed" dan "Goods Receipt Posted" untuk setiap Purchase to Pay - Purchase Order di NetSuite. Anda dapat melihat hambatan pada tahap pemeriksaan, lalu mengoptimalkan sumber daya dan mempercepat proses.

Tujuan umum

Tentukan seperti apa keberhasilan itu

Persetujuan yang lama menunda pembelian dan berdampak pada jadwal proyek serta persediaan. Sasaran ini berfokus pada pemangkasan waktu sejak PO disusun hingga disetujui, agar pengadaan berjalan lebih cepat. Hasilnya, barang dan jasa yang dibutuhkan bisa tersedia lebih cepat, alur operasional lebih lancar, dan risiko gangguan rantai pasok berkurang. ProcessMind menunjukkan hambatan dan keterlambatan dalam alur kerja persetujuan Purchase Order di NetSuite. Dengan memetakan jalur yang benar-benar terjadi, ProcessMind memperlihatkan titik PO tertahan, pihak yang terlibat, serta peluang untuk menerapkan otomatisasi atau persetujuan paralel. Hasilnya, waktu proses dapat dipangkas secara terukur.

Pembelian tanpa izin dan pembelian di luar prosedur dapat meningkatkan biaya, menimbulkan masalah kepatuhan pemasok, dan menambah risiko keuangan. Sasaran ini memastikan setiap Purchase Order mengikuti kebijakan pengadaan organisasi, sehingga pengeluaran dan hubungan dengan pemasok tetap terkendali. Tata kelola keuangan dan pengelolaan risiko pun menjadi lebih baik. ProcessMind mendeteksi penyimpangan dari kebijakan Purchase to Pay di NetSuite secara otomatis. Anda dapat menemukan pembelian di luar prosedur, pemasok yang belum disetujui, atau tahapan persetujuan yang dilewati. Temuan ini membantu Anda menentukan pelatihan atau tindakan penegakan yang tepat untuk mencapai kepatuhan 100%.

Jadwal pengiriman pemasok yang sulit diprediksi mengganggu pengelolaan persediaan dan jadwal produksi. Akibatnya, stok bisa habis atau menumpuk. Sasaran ini membantu meningkatkan ketepatan perkiraan dan mengurangi variasi waktu pengiriman, sehingga tingkat persediaan lebih optimal dan perencanaan operasional lebih baik. ProcessMind menganalisis waktu tunggu aktual Purchase Order, dari "Sent to Vendor" hingga "Goods Receipt Posted", berdasarkan pemasok dan kategori di NetSuite. Anda dapat menemukan pemasok yang tidak andal atau pola pengiriman yang tidak konsisten, lalu menggunakan informasi tersebut untuk memilih dan menegosiasikan kontrak dengan pemasok. Dengan begitu, jadwal pengiriman lebih mudah diprediksi.

Perubahan Purchase Order yang sering menimbulkan pekerjaan ulang, kesalahan, dan keterlambatan dalam proses Purchase to Pay. Sasaran ini mengurangi perubahan PO setelah disetujui, yang dapat menunjukkan bahwa permintaan awal sudah lebih akurat dan perencanaan di tahap sebelumnya lebih baik. Hasilnya, operasional lebih lancar dan beban administrasi berkurang. ProcessMind memetakan siklus hidup setiap Purchase Order di NetSuite dan menunjukkan kapan serta mengapa perubahan terjadi. Anda dapat menemukan pemicu yang umum, seperti kesalahan di tahap awal atau informasi yang kurang jelas, lalu menerapkan langkah pencegahan untuk mengurangi jumlah perubahan sebesar 15-20%.

Proses penerimaan barang yang lambat atau rentan kesalahan dapat menunda ketersediaan persediaan, menghambat pencocokan faktur, dan memengaruhi arus kas. Sasaran ini berfokus pada percepatan waktu sejak barang tiba secara fisik hingga datanya diperbarui di sistem. Dengan begitu, catatan persediaan dan rekonsiliasi keuangan dapat diperbarui tepat waktu. Efisiensi operasional dan akurasi data pun meningkat. ProcessMind menampilkan subproses "Goods Receipt Initiated" hingga "Goods Receipt Posted" di NetSuite, serta menunjukkan keterlambatan dan hambatannya. Anda dapat mengetahui apakah penyebabnya adalah langkah manual, masalah sistem, atau keterbatasan sumber daya, lalu merancang ulang proses untuk memangkas waktu penerimaan sebesar 25%.

Cara pintas dan penyimpangan dari prosedur Purchase to Pay standar dapat menambah risiko, mengurangi kendali, serta menyebabkan ketidakpatuhan atau inefisiensi. Sasaran ini memastikan semua Purchase Order mengikuti jalur proses yang telah ditetapkan dan paling efektif, sehingga proses berjalan konsisten dan setiap pihak bertanggung jawab. Pengendalian internal menjadi lebih kuat dan risiko operasional berkurang. ProcessMind menemukan semua variasi proses Purchase Order yang benar-benar terjadi di NetSuite secara otomatis. ProcessMind menunjukkan penyimpangan dari jalur yang diharapkan, termasuk kapan dan mengapa cara pintas digunakan. Informasi ini membantu Anda mencari akar masalah dan mengambil tindakan korektif agar proses standar diterapkan.

Serah terima yang terlambat antarbagian, misalnya antara pemohon dan tim pengadaan atau antara tim pengadaan dan keuangan, dapat memperlambat seluruh proses Purchase Order. Sasaran ini memperlancar perpindahan pekerjaan dan informasi agar proses selesai lebih cepat. Hasilnya, proses secara keseluruhan berjalan lebih cepat dan kolaborasi antarbagian meningkat. ProcessMind menampilkan proses Purchase Order di NetSuite dari awal hingga akhir, termasuk waktu tunggu di setiap perpindahan antarbagian. Anda dapat menemukan titik serah terima yang menjadi hambatan, lalu memperbaiki komunikasi, menerapkan otomatisasi, atau memperjelas peran untuk memangkas keterlambatan sebesar 20%.

Tingginya jumlah Purchase Order yang ditolak atau diajukan ulang menunjukkan adanya masalah di tahap sebelumnya. Hal ini menambah pekerjaan ulang, membuat frustrasi, dan menimbulkan keterlambatan. Sasaran ini meningkatkan kualitas pengajuan PO sejak awal agar semua persyaratan terpenuhi pada pengajuan pertama. Efisiensi meningkat dan beban administrasi berkurang. ProcessMind menganalisis log peristiwa di NetSuite untuk menemukan alasan dan tahap yang paling sering menyebabkan Purchase Order ditolak. Anda dapat melihat pola, seperti informasi yang kurang atau kategori yang keliru, lalu memberikan pelatihan yang sesuai atau memperbaiki sistem untuk mengurangi penolakan sebesar 15%.

Kategori pembelian yang berbeda, seperti perangkat keras TI atau perlengkapan kantor, sering memiliki alur proses atau hambatan tersendiri. Sasaran ini membantu menemukan dan mengatasi inefisiensi pada kategori tertentu, sehingga perbaikan lebih tepat sasaran. Penggunaan sumber daya menjadi lebih efisien dan pengelolaan kategori meningkat. ProcessMind memungkinkan Anda memfilter dan menganalisis proses Purchase Order berdasarkan "Purchase Category" di NetSuite. Anda dapat menemukan hambatan atau penyimpangan khusus pada kategori tertentu, lalu menyesuaikan perbaikan proses untuk meningkatkan efisiensi hingga 25% pada kategori dengan volume tinggi.

Informasi yang terbatas tentang status Purchase Order terkini menyulitkan pemantauan dan pengambilan keputusan. Akibatnya, terjadi keterlambatan dan peluang terlewat. Sasaran ini memberikan informasi yang jelas dan terkini kepada semua pihak tentang seluruh proses Purchase to Pay, sehingga masalah dapat ditangani lebih cepat dan perencanaan strategis menjadi lebih baik. ProcessMind menampilkan semua Purchase Order yang sedang berjalan beserta status terkini di NetSuite. Pengguna dapat memantau setiap PO, melihat potensi keterlambatan sebelum terjadi, dan mendapatkan informasi terkini tentang kinerja proses untuk mengelola proses secara proaktif.

Pemeriksaan kualitas yang terlambat setelah barang diterima dapat menahan persediaan, mengganggu produksi, atau menunda pembayaran kepada pemasok. Sasaran ini memangkas waktu sejak barang diterima hingga pemeriksaan kualitas selesai, agar barang yang memenuhi persyaratan lebih cepat tersedia. Perputaran persediaan dan kelancaran rantai pasok pun meningkat. ProcessMind mengukur durasi aktivitas "Quality Inspection Performed" dalam proses Purchase Order di NetSuite secara akurat. Anda dapat mengetahui penyebab keterlambatan, seperti alokasi sumber daya atau tahapan proses, lalu melakukan perbaikan yang tepat untuk memangkas waktu pemeriksaan sebesar 10%.

6 langkah perbaikan Purchase to Pay - Purchase Order

Unduh templat data

Ekspor data NetSuite Anda

Unggah dataset dengan aman

Analisis proses PO Anda

Terapkan perubahan yang dapat ditindaklanjuti

Pantau dan optimalkan secara berkala

Unduh templat data

Yang perlu dilakukan

Dapatkan templat Excel yang telah disusun untuk data Purchase to Pay. Templat ini memandu Anda mengisi kolom data yang diperlukan untuk analisis.

Lihat panduan template data Unduh template

Mengapa ini penting

Struktur data yang tepat sejak awal membantu pemrosesan berikutnya berjalan akurat dan efisien. Templat ini menyederhanakan persiapan data dan mengurangi pekerjaan ulang.

Hasil yang diharapkan

Templat Excel siap isi untuk data proses Purchase Order Anda.

YANG AKAN ANDA DAPATKAN

Temukan peluang efisiensi tersembunyi dalam pemrosesan PO di NetSuite

ProcessMind mengubah data Purchase Order mentah dari NetSuite menjadi wawasan visual yang mudah dipahami. Anda dapat menemukan hambatan dan celah kepatuhan secara tepat, lalu melihat langkah yang jelas untuk mengoptimalkan pengadaan.

Lihat alur proses PO yang sebenarnya di NetSuite
Temukan hambatan PO dan risiko kepatuhan
Deteksi aktivitas Purchase Order yang tidak sesuai kebijakan
Optimalkan waktu siklus PO dan penggunaan sumber daya

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

HASIL UMUM

Hasil nyata dari optimalisasi Purchase Order

Dengan menerapkan process mining pada data Purchase Order di NetSuite, organisasi dapat melihat inefisiensi dan hambatan dengan jelas. Hasil berikut menunjukkan perbaikan nyata yang umum dicapai melalui optimalisasi proses berbasis data.

0 %

Persetujuan PO lebih cepat

Waktu siklus persetujuan lebih singkat

Temukan dan hilangkan hambatan dalam alur kerja persetujuan Purchase Order agar prosesnya jauh lebih cepat.

0 %

Kepatuhan meningkat

Proses lebih sesuai dengan ketentuan

Pastikan proses Purchase to Pay mengikuti kebijakan pengadaan, kurangi penyimpangan tanpa izin, dan tekan risiko ketidakpatuhan.

0 %

Pekerjaan ulang PO berkurang

Frekuensi perubahan pesanan menurun

Temukan akar penyebab perubahan Purchase Order yang sering terjadi. Kurangi pekerjaan ulang manual, tingkatkan efisiensi, dan tekan biaya operasional.

0 %

Keandalan pemasok meningkat

Pengiriman tepat waktu lebih sering

Dapatkan informasi yang jelas dan berbasis data tentang kinerja pemasok. Gunakan informasi ini untuk menegosiasikan ketentuan yang lebih baik dan memastikan barang diterima tepat waktu, sehingga jadwal rantai pasok lebih mudah diprediksi.

0 %

Penerimaan barang lebih cepat

Waktu penerimaan barang lebih singkat

Perlancar dan percepat proses penerimaan barang yang penting ini. Kurangi waktu barang tertahan dalam persediaan dan tingkatkan kelancaran operasional secara keseluruhan.

0 %

Pembelian di luar prosedur berkurang

Pembelian tanpa izin berkurang

Deteksi dan kendalikan pembelian di luar jalur yang disetujui secara otomatis. Tingkatkan kepatuhan terhadap kontrak dan tekan biaya secara signifikan.

Hasil aktual dapat berbeda, bergantung pada kompleksitas proses, kualitas data, dan cakupan penerapan. Angka yang disebutkan mencerminkan peningkatan umum yang terlihat di berbagai organisasi.

Data yang disarankan

Mulai dari atribut dan aktivitas yang paling penting, lalu tambahkan sesuai kebutuhan.

Baru mengenal log peristiwa? Pelajari cara membuat log peristiwa process mining.

Atribut

Data penting untuk dikumpulkan saat analisis

Pengenal unik pesanan pembelian yang berfungsi sebagai ID kasus utama untuk melacak siklus pengadaan.

Mengapa ini penting

Pengenal kasus utama ini memungkinkan Anda merekonstruksi dan menganalisis seluruh siklus setiap pesanan pembelian.

Nama event atau langkah bisnis tertentu yang terjadi dalam proses pesanan pembelian.

Mengapa ini penting

Atribut ini menentukan langkah-langkah dalam peta proses sehingga alur proses, variasi, dan kesesuaiannya dapat divisualisasikan dan dianalisis.

Tanggal dan waktu tepat saat aktivitas terjadi.

Mengapa ini penting

Atribut ini penting untuk menghitung semua metrik berbasis waktu, seperti waktu siklus dan durasi, yang membantu menemukan keterlambatan proses.

Nama pengguna yang melakukan aktivitas.

Mengapa ini penting

Mengaitkan aktivitas dengan pengguna tertentu agar beban kerja, kinerja, dan kepatuhan terhadap kebijakan otorisasi dapat dianalisis.

Nama departemen yang terkait dengan pesanan pembelian.

Mengapa ini penting

Memungkinkan analisis proses berdasarkan departemen untuk menemukan hambatan, inefisiensi, dan pola pengeluaran di tiap departemen.

Nama vendor atau pemasok tempat barang atau jasa dibeli.

Mengapa ini penting

Memungkinkan analisis kinerja tiap vendor, termasuk waktu pengiriman dan keandalannya, yang penting untuk mengoptimalkan rantai pasok.

Status pesanan pembelian saat ini atau status akhirnya.

Mengapa ini penting

Menunjukkan status PO sehingga hasil seperti penolakan atau penutupan dapat dianalisis, sekaligus mendukung KPI terkait kegagalan persetujuan.

Nilai total pesanan pembelian.

Mengapa ini penting

Memungkinkan analisis keuangan proses pengadaan untuk mengetahui dampak nilai PO terhadap waktu siklus, jalur persetujuan, dan kepatuhan.

Klasifikasi barang atau jasa yang dibeli, seperti perangkat keras TI, layanan pemasaran, atau perlengkapan kantor.

Mengapa ini penting

Memungkinkan analisis efisiensi proses berdasarkan kategori pengeluaran untuk mengetahui jenis pembelian yang paling tidak efisien atau tidak patuh.

Aktivitas

Langkah proses yang perlu dilacak dan dioptimalkan

Aktivitas ini menandai permintaan resmi untuk barang atau jasa dan memulai proses pengadaan. Di NetSuite, aktivitas ini tercatat saat transaksi Purchase Requisition baru dibuat dan disimpan.

Mengapa ini penting

Sebagai titik awal proses yang umum, aktivitas ini penting untuk menganalisis waktu siklus dari awal hingga akhir dan menemukan pembelian di luar prosedur jika tahap ini dilewati.

Aktivitas ini menandai pembuatan dokumen resmi Purchase Order, yang menjadi kasus utama dalam analisis ini. Di NetSuite, aktivitas ini tercatat saat transaksi Purchase Order dibuat, baik secara manual maupun dari permintaan yang telah disetujui.

Mengapa ini penting

Ini adalah tahap penting saat permintaan berubah menjadi komitmen pesanan resmi. Tahap ini menjadi pencapaian utama dan juga dapat menjadi awal proses untuk PO langsung, yang penting untuk pemantauan kepatuhan.

Menandai persetujuan resmi akhir atas Purchase Order, sehingga pesanan dapat dikirim ke pemasok. Tahap penting ini tercatat saat kolom 'Approval Status' pada Purchase Order diperbarui menjadi 'Approved'.

Mengapa ini penting

Tahap ini penting untuk menghitung waktu siklus persetujuan dan menemukan hambatan dalam rangkaian persetujuan. Keterlambatan di sini langsung memengaruhi waktu tunggu pengadaan.

Aktivitas ini menandai penerimaan fisik barang yang dipesan melalui Purchase Order. Peristiwa ini tercatat secara langsung di NetSuite saat transaksi 'Item Receipt' dibuat dan dihubungkan ke baris Purchase Order terkait.

Mengapa ini penting

Tahap penting ini menandai berakhirnya siklus pengiriman pemasok. Data ini diperlukan untuk menghitung tingkat pengiriman tepat waktu dan waktu tunggu pemasok secara keseluruhan.

Tagihan pemasok telah diterima dan dicatat di NetSuite, lalu dihubungkan ke Purchase Order. Transaksi ini secara resmi mencatat kewajiban pembayaran atas barang atau jasa yang diterima.

Mengapa ini penting

Aktivitas ini menandai peralihan dari pengadaan ke proses utang usaha. Menganalisis waktu antara penerimaan barang dan pembuatan tagihan dapat menunjukkan keterlambatan dalam pemrosesan keuangan.

Purchase Order resmi ditutup, artinya tidak ada lagi penerimaan barang atau tagihan yang diharapkan untuk pesanan tersebut. Aktivitas ini disimpulkan saat status Purchase Order berubah menjadi 'Closed'. Perubahan dapat terjadi otomatis setelah seluruh barang diterima dan tagihan dibayar, atau dilakukan secara manual.

Mengapa ini penting

Aktivitas ini menandai akhir operasional siklus hidup Purchase Order. Tahap ini memastikan pesanan telah dipenuhi dan diproses sepenuhnya, sekaligus memberikan titik akhir yang jelas untuk analisis waktu siklus.

FAQ

Pertanyaan yang sering diajukan

Bagaimana process mining membantu mengoptimalkan proses Purchase Order di NetSuite?

Process mining menganalisis data Purchase Order di NetSuite untuk menampilkan alur proses yang sebenarnya. Anda dapat menemukan hambatan, celah kepatuhan, dan inefisiensi, seperti waktu persetujuan yang lama atau pembelian tanpa izin. Informasi ini membantu Anda mengambil keputusan berdasarkan data untuk memperlancar operasional dan mengurangi biaya.

Data apa yang diperlukan dari NetSuite untuk process mining Purchase Order?

Untuk menganalisis proses Purchase Order, kami terutama memerlukan log peristiwa dari NetSuite. Data ini mencakup pembuatan Purchase Order, tahapan persetujuan, perubahan status, penerimaan barang, dan pencocokan faktur, beserta stempel waktu dan pengguna yang bertanggung jawab atas setiap peristiwa. Informasi ini biasanya tersedia di log transaksi dan audit NetSuite.

Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan hasil dan wawasan awal dari process mining Purchase Order?

Setelah data diekstrak dan penyiapan awal selesai, biasanya Anda dapat melihat wawasan awal tentang proses dalam beberapa minggu. Waktu pastinya bergantung pada kompleksitas dan volume data, tetapi peluang perbaikan cepat sering terlihat sejak awal. Rekomendasi lengkap yang dapat ditindaklanjuti biasanya tersedia dalam satu hingga dua bulan.

Bisakah process mining menemukan "pembelian di luar prosedur" atau perubahan PO tanpa izin?

Ya. Dengan membandingkan jalur proses yang benar-benar terjadi dengan model proses yang ditetapkan, process mining dapat menunjukkan penyimpangan, seperti pembelian di luar jalur yang disetujui atau perubahan PO tanpa izin yang sesuai. Informasi ini membantu menegakkan kepatuhan dan menemukan area yang memerlukan pengendalian lebih ketat.

Perbaikan apa yang realistis untuk proses Purchase Order di NetSuite?

Anda dapat mengurangi waktu siklus persetujuan PO dan jumlah penolakan, serta meningkatkan kepastian jadwal pengiriman pemasok. Process mining memberikan informasi untuk memperlancar serah terima antarbagian dan menghilangkan cara pintas tanpa izin. Hasilnya, pengadaan menjadi lebih efisien dan biaya dapat ditekan.

Bagaimana cara mengekstrak data yang diperlukan dari NetSuite?

Anda dapat mengekstrak data dari NetSuite dengan beberapa cara, termasuk saved search, laporan khusus, atau integrasi API. Metode yang tepat bergantung pada konfigurasi NetSuite dan volume data Anda. Pakar kami dapat membantu menyiapkan metode ekstraksi yang efisien dan aman agar data yang terkumpul lengkap.

Apa saja persyaratan teknis umum untuk melakukan process mining pada data Purchase Order?

Persyaratan teknis utamanya adalah akses ke sistem NetSuite untuk mengekstrak data, biasanya dengan izin hanya-baca. Anda juga memerlukan lingkungan yang aman untuk memproses dan menganalisis data. Platform process mining umumnya berbasis cloud, sehingga beban infrastruktur TI internal Anda lebih ringan.

Apakah tim kami memerlukan keahlian khusus di bidang TI atau ilmu data untuk menggunakan process mining?

Dukungan TI di awal untuk mengekstrak data akan membantu, tetapi alat process mining modern dirancang untuk pengguna bisnis. Antarmukanya mudah digunakan, sehingga tim pengadaan dan proses dapat menganalisis wawasan tanpa latar belakang ilmu data yang mendalam. Pelatihan dan dukungan biasanya tersedia untuk membantu tim Anda menggunakan alat ini.

Sederhanakan Purchase Order dan tingkatkan efisiensi NetSuite

Kurangi waktu siklus Purchase Order hingga 30% dan hilangkan hambatan dengan platform kami.

Mulai uji coba gratis

Tidak perlu kartu kredit. Mulai optimalkan proses Anda hari ini.