> Průběžné zlepšování procesů > Zpracování faktur v závazcích > Sage Intacct

Zlepšete zpracování přijatých faktur

Průvodce v 6 krocích, jak zefektivnit zpracování závazků v Sage Intacct

Stáhnout datovou šablonu

Zpracování faktur v závazcích

Sage Intacct

Vyberte proces

Vyberte proces a pokračujte v práci v připojeném pracovním prostoru.

Dostupné procesy

Dostupné systémy

Problémy(11)Cíle(11)6 kroků Náhled Výsledky Data Časté dotazy(4)

Optimalizujte závazky v Sage Intacct a urychlete platby

Ruční kroky a prodlevy často vytvářejí skrytá úzká místa ve workflow zpracování faktur. Naše platforma vám pomůže odhalit neefektivní postupy, analyzovat shodu s pravidly a určit, kde se vyplatí cílené změny. Zjistěte, jak zjednodušit provoz a zvýšit produktivitu týmu.

Stáhněte si naši předpřipravenou datovou šablonu a řešte běžné problémy, abyste dosáhli svých cílů v oblasti efektivity. Postupujte podle našeho plánu zlepšování v šesti krocích a při změnách provozu využijte průvodce datovou šablonou.

Zobrazit podrobný popis

Proč zlepšovat zpracování dodavatelských faktur?

Zpracování dodavatelských faktur přímo ovlivňuje cash flow organizace, vztahy s dodavateli i dodržování finančních předpisů. Neefektivní postupy, zejména v systému Sage Intacct, mohou vést ke skrytým nákladům. Patří mezi ně poplatky za pozdní platby, nevyužité slevy za včasnou úhradu, více ručního zadávání a párování dat i čas věnovaný řešení sporů. Pomalý nebo chybový proces navíc oslabuje důvěru dodavatelů, komplikuje audity a ztěžuje přehled o skutečném finančním zdraví organizace. Zjistit, jak zpracování dodavatelských faktur zlepšit, neznamená jen snížit náklady. Jde také o to, aby finanční provoz spolehlivě podporoval strategické cíle organizace a dokázal se přizpůsobit změnám.

Jak process mining zvyšuje efektivitu zpracování faktur v Sage Intacct

Process mining pomáhá porozumět tomu, jak zpracování dodavatelských faktur v Sage Intacct skutečně probíhá. Vychází ze záznamu událostí přímo z vašeho systému Sage Intacct a sleduje každý krok od přijetí faktury po potvrzení platby. Nemusíte se spoléhat na domněnky ani jednotlivé zkušenosti. Z dat si můžete sestavit přehled skutečného průběhu procesu od začátku do konce. Snadno zjistíte, kde vznikají úzká místa, kde se postup odchyluje od plánu a co způsobuje zpoždění. Process mining tak nabízí víc než běžné reporty. Ukazuje také souvislosti a rozdíly, které ovlivňují dobu zpracování faktur. Analýza skutečného provozu vám pomůže určit, kde se vyplatí proces zlepšit, ať už jde o schvalování, párování nebo řešení nesrovnalostí.

Kde zlepšit workflow zpracování faktur

Analýza pomocí process mining často odhalí několik oblastí ke zlepšení zpracování dodavatelských faktur v Sage Intacct. Může ukázat, že schvalování neprobíhá tak hladce, jak se předpokládalo. Faktury se například opakovaně vracejí mezi schvalovateli nebo dlouho čekají na vyřízení. Častým problémem jsou také nesrovnalosti při párování s objednávkami nebo příjemkami. Jejich ruční řešení prodlužuje dobu zpracování faktur. Process mining ukáže, kteří dodavatelé, typy faktur nebo skupiny uživatelů se na zpožděních podílejí nejvíc. Odhalí také odchylky od běžného postupu, například faktury, které obcházejí standardní kontroly nebo jsou nesprávně směrovány, což může ohrozit shodu. Když přesně určíte tato problematická místa, můžete cíleně zlepšit efektivitu, omezit ruční zásahy a zajistit dodržování platebních podmínek i interních pravidel.

Měřitelné výsledky zlepšení procesu

Využití process mining ke zlepšení zpracování dodavatelských faktur v Sage Intacct přináší konkrétní a měřitelné výsledky. Zkrácení doby zpracování umožní platit rychleji a častěji využívat slevy za včasnou úhradu. Zároveň snížíte poplatky za pozdní platby a ušetříte čas, který zaměstnanci věnují dohledávání opožděných faktur nebo řešení opakujících se problémů. Lepší shoda s procesem zajistí, že faktury odpovídají interním pravidlům i požadavkům předpisů, a omezí finanční rizika. Výsledkem je také lepší řízení cash flow, spolehlivější vztahy s dodavateli díky včasným platbám a předvídatelnější a transparentnější provoz závazků. Tento přístup založený na datech vám ukáže, jak zkrátit dobu zpracování faktur a zvýšit efektivitu provozu.

Jak začít zlepšovat proces zpracování faktur

První krok ke zlepšení zpracování dodavatelských faktur v Sage Intacct pomocí process mining je jednodušší, než se může zdát. Využijte data, která už v Sage Intacct máte, a rychle zjistěte, jak proces funguje dnes. Na základě těchto poznatků můžete přijímat informovaná rozhodnutí, zavádět účinné změny a průběžně sledovat jejich dopad. Začněte zlepšovat efektivitu, shodu a nákladovost zpracování dodavatelských faktur ještě dnes.

Zpracování faktur v závazcích Automatizace faktur Workflow závazků Dodržování platebních podmínek Správa dodavatelů Finanční provoz Schvalování faktur Řešení nesrovnalostí Optimalizace peněžního toku Efektivita závazků Automatizace závazků Správa faktur Od nákupu po platbu

Časté problémy a výzvy

Zjistěte, které výzvy se vás týkají

Faktury často uvíznou ve frontách na schválení, což výrazně prodlužuje jejich zpracování. Organizace pak platí poplatky za pozdní úhradu a přichází o slevy za včasnou platbu. Zpoždění navíc zatěžují vztahy s dodavateli a zhoršují finanční situaci organizace. ProcessMind ukáže, kde faktury čekají na schválení příliš dlouho, a pomůže určit konkrétní schvalovatele nebo kroky, které vytvářejí úzká místa. Když si zobrazíte průběh schvalování dodavatelských faktur v Sage Intacct, můžete cíleně zrychlit jejich schválení.

Zpoždění při zpracování dodavatelských faktur způsobují, že platby přicházejí až po uplynutí lhůty pro získání slevy za včasnou úhradu. To přímo snižuje ziskovost a zvyšuje celkové náklady na provoz. Organizace tak přichází o možnost výrazně ušetřit. ProcessMind analyzuje celý životní cyklus faktury v Sage Intacct a porovnává data plateb s podmínkami dodavatelů a nárokem na slevu. Odhalí příčiny zpoždění, která brání včasným platbám, abyste mohli nevyužité úspory získat zpět.

Zpracování dodavatelských faktur často zahrnuje opakované ruční zadávání a opravy dat i jejich opětovnou kontrolu, a to i při používání nástrojů, jako je Sage Intacct. Zvyšuje to náklady, vede k chybám a odvádí zaměstnance od důležitější práce. ProcessMind zmapuje skutečný průběh faktur a určí činnosti, které se často opakují nebo vyžadují ruční zásah. Ukáže opakované cykly oprav i místa ručního zadávání dat. Díky tomu můžete zpracování faktur v Sage Intacct automatizovat a zjednodušit.

Některé platby probíhají mimo sjednané podmínky dodavatelů nebo interní pravidla organizace. Vzniká tak riziko porušení předpisů, sankcí a problémů při auditu. Bez přehledu o jednotlivých transakcích je obtížné zajistit, aby zpracování každé faktury odpovídalo pravidlům. ProcessMind využívá data o událostech ze Sage Intacct a průběžně sleduje dodržování platebních podmínek i interních pravidel. Upozorní na platby mimo očekávaný harmonogram nebo schvalovací matici a pomůže posílit kontrolu.

Pokud se faktury neshodují s objednávkami nebo příjemkami, jejich vyřízení může trvat dlouho a být neefektivní. Nesrovnalosti zastaví zpracování faktury a zpozdí platbu, což frustruje dodavatele i interní týmy. ProcessMind zobrazí, jak dlouho a jak často se nesrovnalosti v Sage Intacct řeší. Pomůže určit běžné příčiny i osoby nebo okolnosti, které vedou k dlouhým prodlevám. Díky tomu můžete cíleně zrychlit řešení sporů.

Bez přehledu o přesném stavu faktury od přijetí po zaplacení je obtížné odpovídat na dotazy dodavatelů, předpovídat cash flow a hledat úzká místa. Neprůhledné zpracování faktur komplikuje jejich řízení. ProcessMind vytvoří přehlednou vizuální mapu cesty každé faktury v Sage Intacct. Uvidíte její aktuální stav i dosavadní průběh. Díky tomu můžete proaktivně řídit zpracování faktur a rozhodovat se na základě dat.

I přes zavedené kontroly může při zpracování dodavatelských faktur dojít k duplicitním platbám nebo jiným chybám. Tyto chyby vedou k finančním ztrátám, komplikují párování a mohou poškodit vztahy s dodavateli. Vyhledání a získání těchto plateb zpět navíc zabere čas. ProcessMind odhalí opakující se čísla faktur nebo podobné transakce, které byly v Sage Intacct zpracovány vícekrát. Ukáže, ve kterých krocích chyby vznikají, abyste mohli zavést preventivní opatření a zlepšit přesnost dat.

Pokud nevíte, kdy se platby skutečně provádějí v porovnání s jejich splatností nebo plánovaným termínem, je obtížné přesně předpovídat cash flow. To může vést k neefektivnímu řízení likvidity a promarněným příležitostem při finančním plánování. ProcessMind v Sage Intacct porovná data splatnosti faktur s událostmi provedení platby a přesně ukáže načasování plateb. Když budete znát skutečný průběh plateb, můžete zpřesnit předpovědi cash flow a lépe řídit pracovní kapitál.

Časté žádosti o urgentní nebo ruční platby narušují běžné workflow zpracování faktur a zvyšují náklady provozu. Ukazují, že proces funguje reaktivně, a často zakrývají hlubší problémy s plánováním nebo schvalováním v Sage Intacct. ProcessMind najde faktury, které obcházejí standardní postupy kvůli rychlejší platbě, a ukáže rozsah problému. Pomůže odhalit příčiny těchto žádostí, abyste mohli lépe plánovat platby a omezit výjimky.

Zpracování faktur některých dodavatelů trvá opakovaně déle. To zatěžuje vzájemné vztahy a může vést k nevyužití slev za včasnou úhradu, které se na tyto dodavatele vztahují. Bez podrobné analýzy zpracování faktur je obtížné zjistit, kterých dodavatelů se zpoždění týká a proč. ProcessMind vám umožní přímo z dat Sage Intacct analyzovat dobu zpracování podle názvu dodavatele. Určí dodavatele nebo skupiny dodavatelů, u kterých se zpoždění vyskytují nejčastěji, abyste mohli řešit konkrétní problémy ve vztazích s nimi.

Jednotlivá nákladová střediska nebo oddělení mohou zpracovávat dodavatelské faktury různými způsoby. Výsledkem jsou rozdíly v efektivitě, dodržování pravidel i celkovém výkonu. Takový roztříštěný přístup ztěžuje sjednocení postupů a sdílení osvědčených metod. ProcessMind zmapuje průběh faktur a porovná rozdíly mezi jednotlivými variantami. V Sage Intacct můžete podle nákladového střediska sledovat ukazatele, jako je doba zpracování a počet oprav. Zjistíte, která oddělení mají potíže, a usnadníte zavedení jednotných a efektivních postupů.

Typické cíle

Určete, jak vypadá úspěch

Rychlejší schvalování faktur pomáhá využívat slevy za včasnou úhradu a udržovat dobré vztahy s dodavateli. Dlouhé schvalování znamená ztrátu úspor a možné poplatky za pozdní platby. Zhoršuje také finanční výsledky a efektivitu zpracování faktur. Cílem je schvalování výrazně zrychlit.
ProcessMind analyzuje skutečné schvalovací cesty a dobu jejich trvání. Odhalí konkrétní úzká místa, neefektivní přesměrování i schvalovatele, kteří na faktury nereagují. Na základě dat můžete upravit pravidla směrování, omezit předávání a zkrátit dobu vyřízení. Změnu pak můžete měřit podle délky schvalovacího cyklu.

Využití slev za včasnou úhradu snižuje náklady a zlepšuje řízení cash flow. Pokud se faktury zpracovávají pomalu, přicházíte o možnost ušetřit. Cílem je důsledně dodržovat výhodné platební podmínky a využívat z nich plynoucí finanční úspory.
ProcessMind sleduje faktury od přijetí po zaplacení a upozorní na ty, u kterých se blíží konec lhůty pro získání slevy. Určí konkrétní příčiny zpoždění, ať už jde o pomalé schvalování, chyby při zadávání dat nebo problémy s párováním v Sage Intacct. Díky tomu můžete zasáhnout na správném místě a měřit, jak se využívání slev zlepšuje.

Ruční zadávání a párování dat vede k chybám, zabírá zaměstnancům mnoho času a zvyšuje náklady na zpracování závazků. Automatizace těchto kroků zvyšuje přesnost a efektivitu a umožňuje týmu věnovat se práci s vyšší přidanou hodnotou. Cílem je výrazně omezit ruční práci.
ProcessMind zobrazí všechny ruční zásahy, opakované opravy a nesrovnalosti při zpracování dodavatelských faktur. Analýzou opakovaných ručních úkonů a chyb při přepisu dat určí, kde může automatizace přinést největší přínos. Pomůže vám naplánovat zavedení automatizace v Sage Intacct a omezit ruční zásahy.

Důsledné dodržování interních pravidel pro platby a požadavků předpisů je důležité pro finanční kontrolu, řízení rizik i přípravu na audit. Platby v rozporu s pravidly mohou vést k sankcím, poškození pověsti a finančním ztrátám. Cílem je zamezit odchylkám od stanovených pravidel.
ProcessMind porovná průběh každé faktury s předem definovanými pravidly a v Sage Intacct automaticky upozorní na odchylky. Může jít například o neschválené platby, nesprávně použité platební podmínky nebo vynechané schvalovací kroky. Získáte přehledné podklady o nedodržení pravidel a můžete přijmout nápravná opatření i průběžně kontrolovat, zda platby odpovídají stanoveným pravidlům.

Dlouhé řešení nesrovnalostí zpožďuje platby faktur, zatěžuje vztahy s dodavateli a spotřebovává cenné zdroje. Rychlé vyřešení problémů, jako jsou rozdíly v ceně nebo množství, pomáhá udržet plynulý provoz i stabilní cash flow. Cílem je výrazně zkrátit dobu řešení.
ProcessMind zmapuje cesty faktur, u kterých vznikly nesrovnalosti, a určí jejich příčiny, běžné kroky řešení i průměrnou dobu v každé fázi. Odhalí úzká místa a neefektivní komunikační cykly v Sage Intacct, které řešení prodlužují. Na základě těchto poznatků můžete cíleně upravit proces a zkrátit průměrnou dobu vyřízení.

Bez jasného a aktuálního přehledu o celém životním cyklu zpracování dodavatelských faktur se obtížně rozhoduje a řeší problémy. Znalost skutečného průběhu procesu je základem každého smysluplného zlepšení. Cílem je získat úplný a transparentní přehled o provozu.
ProcessMind automaticky odhalí a zobrazí celý průběh zpracování faktur v Sage Intacct, od přijetí až po konečnou platbu. Ukáže všechny skutečné varianty procesu, skrytá zpoždění i opakované opravy. Získáte přehled o ukazatelích výkonnosti a můžete na základě dat určit příležitosti ke zlepšení.

Duplicitní platby a chyby při zpracování vedou k finančním ztrátám, vyžadují časově náročné párování a mohou narušit důvěru dodavatelů. Dobře nastavený proces zpracování závazků by měl těmto problémům předcházet. Cílem je zamezit chybám i duplicitním platbám.
ProcessMind v datech Sage Intacct odhalí vzorce a konkrétní činnosti, které vedou k duplicitním platbám nebo jiným chybám. Zobrazí rizikové cesty a ukáže, kde dochází k ručním zásahům nebo nesrovnalostem v datech. Díky tomu můžete zavést preventivní kontroly a upravit proces tak, abyste těmto nákladným chybám předešli.

Efektivní řízení cash flow závisí na předvídatelném průběhu plateb a možnosti plánovat jejich načasování. Neefektivní zpracování závazků může vést k neočekávaným výdajům nebo k tomu, že nevyužijete možnost ponechat si peníze déle. Cílem je zpřesnit finanční plánování a kontrolu.
ProcessMind v Sage Intacct podrobně zobrazí skutečné načasování plateb, průměrnou dobu do zaplacení i dodržování platebních podmínek u všech faktur. Když těmto souvislostem porozumíte, můžete lépe předvídat budoucí potřebu hotovosti, hledat možnosti prodloužení platebních lhůt bez sankcí a sladit platby s cíli řízení cash flow.

Velký počet urgentních nebo ručních plateb upozorňuje na problémy v procesu, které často vznikají už dříve při zpracování závazků. Tyto platby jsou nákladné a narušují běžný provoz. Cílem je výrazně snížit jejich počet.
ProcessMind dohledá příčiny urgentních a ručních plateb tím, že zpětně projde cestu každé faktury. V Sage Intacct odhalí běžná úzká místa, například pozdní přijetí faktury nebo zpoždění při schvalování, kvůli kterým je nutné platbu urychlit. Na základě těchto poznatků můžete jednat předem a přejít k běžnějšímu a efektivnějšímu harmonogramu plateb.

Rozdílné postupy při zpracování faktur od jednotlivých dodavatelů mohou vést k nejasnostem, chybám a proměnlivé efektivitě. Jednotné workflow usnadní plánování, sníží nároky na zaškolení a zlepší kvalitu provozu. Cílem je vytvořit jednotný a efektivní proces pro všechny dodavatele.
ProcessMind analyzuje varianty procesu podle charakteristik dodavatelů a ukáže odchylky od doporučeného postupu. V Sage Intacct zjistíte, od kterých dodavatelů faktury procházejí nestandardními nebo neefektivními cestami. Na základě těchto poznatků můžete stanovit a prosazovat osvědčené postupy napříč dodavatelskou základnou a zajistit jednotné a kvalitní zpracování.

Rozdíly ve zpracování dodavatelských faktur mezi nákladovými středisky mohou vést k nevyrovnaným výsledkům, ztěžovat porovnávání a bránit sdílení osvědčených postupů v celé organizaci. Sjednocení procesů pomáhá zajistit stejnou úroveň efektivity a dodržování pravidel. Cílem je sjednotit workflow zpracování závazků.
ProcessMind porovná skutečný průběh zpracování faktur v jednotlivých nákladových střediscích v Sage Intacct. Určí a změří rozdíly v činnostech, jejich délce a úzkých místech pro každé středisko. Získáte tak podklady pro sjednocení postupů, sdílení osvědčených metod a zvýšení efektivity celé organizace.

Šest kroků ke zlepšení zpracování dodavatelských faktur

Získejte šablonu dat pro závazky

Exportujte data ze Sage Intacct

Nahrajte data o závazcích

Analyzujte průběh zpracování faktur

Využijte poznatky a zlepšete proces

Sledujte pokrok a udržte dosažené výsledky

Získejte šablonu dat pro závazky

Co dělat

Získejte přednastavenou šablonu Excelu pro data o zpracování dodavatelských faktur. Díky ní připravíte data ve formátu, který ProcessMind potřebuje k analýze.

Zobrazit průvodce šablonou dat Stáhnout šablonu

Proč je to důležité

Správná struktura dat je základem přesné analýzy procesu. Předchází chybám při importu a pomáhá zachytit všechny důležité události při zpracování faktur.

Očekávaný výsledek

Standardizovaná šablona Excelu připravená k doplnění dat o závazcích ze Sage Intacct.

CO ZÍSKÁTE

Odhalte skryté úspory v procesu zpracování závazků

ProcessMind ukáže, jak skutečně probíhá zpracování přijatých faktur. Díky přehledným vizualizacím a analýze dat zviditelní neefektivní postupy i nedostatky v dodržování pravidel. Prohlédněte si jednotlivé kroky a zjistěte, kde lze urychlit platby.

Najděte úzká místa při zpracování faktur
Ověřte dodržování pravidel pro platby
Omezte ruční práci a zpožděné platby
Zvyšte produktivitu týmu při zpracování závazků v Sage Intacct

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

OBVYKLÉ VÝSLEDKY

Zefektivněte zpracování přijatých faktur

Když si organizace zobrazí a analyzuje zpracování přijatých faktur v Sage Intacct, získá konkrétní podklady pro odhalení úzkých míst, omezení ruční práce a zlepšení hlavních ukazatelů výkonnosti. Výsledky vycházejí z optimalizace založené na datech.

0 %

Rychlejší schvalování

Průměrné zkrácení doby schvalování

Zjednodušte schvalovací workflow, zkraťte dobu, po kterou faktury čekají na schválení, urychlete platby a zvyšte efektivitu.

0 x

Využijte slevy za včasnou platbu

Vyšší podíl využitých slev za včasnou platbu

Najděte a odstraňte úzká místa, která brání včasným platbám. Díky tomu budete pravidelně využívat výhodné slevy od dodavatelů a zlepšíte cash flow.

0 %

Lepší dodržování interních pravidel

Vyšší míra souladu s pravidly

Získejte přehled o platebních procesech, odhalte a napravte případy, které nejsou v souladu s interními pravidly nebo regulatorními požadavky.

0 %

Méně urgentních plateb

Méně ručních a urgentních plateb

Zjistěte, proč vznikají urgentní platby, a snižte jejich počet. Omezíte tak dodatečné poplatky a zpřesníte předvídání cash flow.

0 %

Rychlejší řešení problémů

Kratší doba řešení nesrovnalostí

Rychle odhalte a vyřešte běžné nesrovnalosti ve fakturách. Zkrátíte prodlevy a zefektivníte zpracování přijatých faktur.

0 %

Vyšší míra STP

Více faktur zpracovaných automaticky

Zvyšte podíl faktur zpracovaných bez ručních zásahů a opakované práce. Zlepšíte efektivitu a snížíte náklady na zpracování.

Výsledky se mohou lišit podle složitosti procesu zpracování přijatých faktur, kvality dat a rozsahu zavedených změn. Uvedené hodnoty představují obvyklé zlepšení výkonnosti.

Doporučená data

Začněte nejdůležitějšími atributy a aktivitami. Podle potřeby pak rozsah rozšiřte.

Pracujete se záznamy událostí poprvé? Přečtěte si, jak vytvořit záznam událostí pro process mining.

Atributy

Důležité údaje pro analýzu

Jedinečný identifikátor každé faktury od dodavatele. Slouží jako hlavní ID případu pro sledování její cesty od přijetí po úhradu.

Proč je to důležité

Jde o základní ID případu, které propojuje všechny kroky zpracování jedné faktury. Díky němu lze analyzovat celkovou dobu zpracování i průběh procesu.

Oficiální název dodavatele, který fakturu vystavil.

Proč je to důležité

Umožňuje porovnávat průběh a výkonnost procesu podle dodavatele a odhalovat úzká místa nebo problémy s kvalitou faktur u konkrétních dodavatelů.

Celková peněžní hodnota faktury.

Proč je to důležité

Umožňuje analyzovat proces podle hodnoty faktury, například zjistit, zda se faktury s vysokou částkou zpracovávají jiným způsobem nebo déle. Je také důležitá pro kontrolu dodržování schvalovacích limitů.

Datum, do kterého má být faktura podle platebních podmínek uhrazena.

Proč je to důležité

Toto datum je důležité pro analýzu včasných plateb, řízení cash flow a hledání příležitostí k využití slev za včasnou platbu.

Datum zaúčtování faktury do hlavní knihy (GL).

Proč je to důležité

Ukazuje, kdy byla faktura oficiálně zaznamenána ve finančním systému. Je důležité pro měření doby účetního cyklu a včasné finanční výkaznictví.

Identifikátor objednávky (PO) související s fakturou, pokud je k dispozici.

Proč je to důležité

Rozlišuje faktury s objednávkou od faktur bez ní. Tyto skupiny často procházejí odlišným zpracováním a nabízejí různé možnosti automatizace.

Oddělení nebo organizační jednotka, které jsou přiřazeny náklady na faktuře.

Proč je to důležité

Umožňuje porovnávat výkonnost různých organizačních jednotek a odhalovat nesrovnalosti i příležitosti ke sjednocení procesů.

Jméno zaměstnance nebo uživatele, který provedl konkrétní činnost na faktuře.

Proč je to důležité

Zaznamenává, který uživatel provedl danou akci. To je důležité při analýze výkonu schvalovatelů, rozložení pracovní zátěže a potřeb dalšího školení.

Aktuální stav zpracování faktury v rámci workflow závazků.

Proč je to důležité

Zobrazuje aktuální stav faktury. Pomáhá sledovat pracovní zátěž a určit fáze, ve kterých se faktury zasekávají.

Aktuální stav platební transakce související s fakturou.

Proč je to důležité

Sleduje úspěšnost a stav závěrečné platby. Pomáhá rychle odhalit a řešit chyby nebo zpoždění plateb.

Aktivity

Kroky procesu ke sledování a optimalizaci

Označuje začátek procesu, kdy je faktura zadána do Sage Intacct, ručně nebo prostřednictvím automatizovaného řešení pro zachycení faktur. Tato událost se obvykle odvozuje od časového razítka vytvoření záznamu AP Bill.

Proč je to důležité

Tím se určí počáteční bod pro výpočet doby průchodu procesem, který je nezbytný pro měření celkové efektivity procesu a objemu zpracovaných faktur.

Potvrzuje, že údaje faktury, například množství a ceny, byly úspěšně spárovány s odpovídající objednávkou. Událost se často zaznamená, když uživatel propojí objednávku s AP Bill.

Proč je to důležité

Důležitý krok u faktur s objednávkou. Neúspěšné nebo dlouhotrvající párování může ukazovat na nesrovnalosti a bývá častým zdrojem úzkých míst.

Označuje předání ověřené a spárované faktury do workflow schvalování. Sage Intacct tuto akci zaznamená při odeslání faktury ke schválení a odešle upozornění.

Proč je to důležité

Tím začíná schvalovací cyklus. Sledování této události je nezbytné pro analýzu KPI průměrné doby schválení faktury a odhalení prodlev.

Označuje schválení faktury příslušnou osobou a její připravenost k zaúčtování platby. Jde o výslovně zaznamenanou událost v historii schvalování nebo auditní stopě Sage Intacct.

Proč je to důležité

Jde o důležitý milník, který uzavírá schvalovací cyklus. Prodlevy před tímto krokem ukazují na úzká místa při schvalování. Rychlé schválení pomáhá využít slevy za včasnou platbu.

Označuje zaúčtování schválené faktury do hlavní knihy (General Ledger), čímž vzniká finanční závazek. Jde o výslovně zaznamenanou základní účetní událost v Sage Intacct.

Proč je to důležité

Tento důležitý finanční milník znamená, že faktura je oficiálně evidována jako závazek společnosti a je připravena k úhradě. Zároveň ovlivňuje finanční výkazy.

Označuje provedení platební transakce a odeslání peněz dodavateli. Jde o výslovně zaznamenanou událost s konkrétním datem transakce.

Proč je to důležité

Důležitý milník pro měření souladu plateb s pravidly a KPI míry využití slev za včasnou platbu. Doba od schválení do této události ukazuje efektivitu zpracování plateb.

Poslední krok potvrzuje, že banka platbu zúčtovala a transakce byla odsouhlasena. Obvykle se zaznamenává při bankovním odsouhlasení v modulu Cash Management systému Sage Intacct.

Proč je to důležité

Tato událost označuje skutečný konec životního cyklu faktury. Celková doba průchodu procesem se měří až do tohoto okamžiku a poskytuje úplný přehled o odtoku peněz.

Časté dotazy

Nejčastější otázky

Jak process mining konkrétně pomáhá zlepšit zpracování závazků v Sage Intacct?

Process mining analyzuje skutečná data o zpracování faktur v Sage Intacct a odhaluje neefektivity, úzká místa i nedostatky v dodržování pravidel. Zobrazí průběh procesu od začátku do konce a ukáže, kde dochází ke zpožděním, opakované ruční práci nebo porušování pravidel. Díky tomu můžete na základě dat zkrátit dobu zpracování a co nejvíce využít slevy za včasnou úhradu.

Jaká data ze Sage Intacct potřebuji pro process mining závazků?

Pro process mining zpracování dodavatelských faktur potřebujete především záznamy událostí ze Sage Intacct. Patří mezi ně například data vytvoření faktury, jednotlivé kroky schvalování včetně časových údajů a schvalovatelů, data plateb a změny stavu každé faktury. Cílem je zachytit všechny důležité kroky, kterými faktura prochází.

Jaké zlepšení můžeme očekávat a za jak dlouho?

Můžete například zkrátit dobu schvalování faktur o 30 % a častěji využívat slevy za včasnou úhradu. První poznatky z process mining lze často získat během několika týdnů. Ukážou příležitosti ke zlepšení, které můžete využít hned. Trvalých výsledků se obvykle dosahuje během několika měsíců díky cíleným změnám.

Dokáže process mining určit příčiny úzkých míst při zpracování závazků?

Ano. Process mining pomáhá určit skutečné příčiny úzkých míst, nejen jejich projevy. Analýzou průběhu tisíců faktur odhalí konkrétní fáze, týmy nebo dodavatele, u kterých pravidelně vznikají zpoždění. Díky těmto poznatkům můžete řešit příčiny problémů, místo abyste jen odhadovali, co se děje.

Jaké jsou technické požadavky na propojení process mining se Sage Intacct?

Platformy pro process mining obvykle potřebují přístup k historickým transakčním datům ze Sage Intacct. Ta se zpravidla získávají zabezpečeným exportem nebo prostřednictvím API. Data je třeba uspořádat do podoby záznamu událostí. Při přípravě dat na jejich přesnost a úplnost často spolupracuje IT. Přímé propojení s živým systémem Sage Intacct bývá omezené, protože hlavním cílem je načtení dat.

Naruší process mining současný provoz zpracování závazků?

Ne. Process mining je analytický přístup, který nenarušuje provoz. Pracuje s historickými daty exportovanými ze Sage Intacct, takže nezasahuje do živého systému ani běžného provozu zpracování závazků. Analýza probíhá samostatně a její výsledky můžete využít při plánování zlepšení.

Jak process mining pomáhá omezit duplicitní platby a chyby?

Process mining zmapuje každý krok, kterým faktura prochází, a odhalí odchylky od standardního postupu v souladu s pravidly. Tyto odchylky často vedou k chybám, například k duplicitním platbám. Ukáže také, kde mohou být kontroly nedostatečné nebo kde ruční zásahy zvyšují riziko. Díky tomuto přehledu můžete zavést preventivní opatření a posílit interní kontroly.

Co znamená „záznam událostí“ při process mining závazků?

Záznam událostí je strukturovaný soubor dat, který zachycuje každý krok neboli

Zlepšete zpracování přijatých faktur

Snižte náklady na zpracování o 60 %, omezte prodlevy a duplicitní platby.

Začněte zkušební verzi zdarma

Platební kartu nepotřebujete. Nastavení zabere jen několik minut.