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Melhore o processamento de faturas de contas a pagar

Seu guia de 6 etapas para otimizar as contas a pagar no Sage Intacct
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Melhore o processamento de faturas de contas a pagar
Processamento de faturas do Contas a Pagar
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Otimize o Contas a Pagar no Sage Intacct para pagamentos mais rápidos

Etapas manuais e atrasos costumam criar gargalos ocultos nos seus Workflows de faturas. Nossa plataforma ajuda você a identificar essas ineficiências, analisar a conformidade e apontar áreas para melhorias direcionadas. Descubra como simplificar suas operações e aumentar a produtividade da sua equipe.

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Por que otimizar o processamento de faturas do Contas a Pagar?

O processamento de faturas do Contas a Pagar é uma função crítica que impacta diretamente o fluxo de caixa da sua organização, o relacionamento com fornecedores e a conformidade financeira. Ineficiências nesse processo, especialmente em um sistema como o Sage Intacct, podem gerar custos ocultos significativos. Entre eles estão multas por pagamentos atrasados, perda de descontos por pagamento antecipado, aumento do esforço manual para inserir e reconciliar dados e o custo de oportunidade dos recursos envolvidos na resolução de divergências. Além dos impactos financeiros diretos, um processo de Contas a Pagar lento ou sujeito a erros pode prejudicar a confiança dos fornecedores, dificultar auditorias e ocultar uma visão real da saúde financeira da empresa. Entender e simplificar como melhorar o processamento de faturas do Contas a Pagar não significa apenas reduzir custos. Significa construir uma operação financeira mais robusta, em conformidade e ágil, capaz de apoiar os objetivos estratégicos do negócio.

Como o Process Mining aumenta a eficiência do Contas a Pagar no Sage Intacct

O Process Mining oferece uma abordagem poderosa e orientada por dados para entender de verdade o processamento de faturas do Contas a Pagar no Sage Intacct. Em vez de depender de suposições ou relatos isolados, o Process Mining usa dados do Event Log diretamente do seu sistema Sage Intacct, acompanhando cada atividade, de "Fatura recebida" a "Pagamento compensado", para cada fatura. Isso proporciona uma visibilidade de ponta a ponta sem precedentes e permite reconstruir visualmente o fluxo real do processo. Você consegue identificar exatamente onde surgem os gargalos, descobrir desvios inesperados em relação ao processo planejado e encontrar as causas-raiz dos atrasos. Essa análise vai além de relatórios simples ao revelar as interdependências e variações complexas que afetam o tempo de ciclo do processamento de faturas do Contas a Pagar. Ao analisar a execução no mundo real, você obtém insights acionáveis sobre onde os esforços de otimização terão o maior retorno, seja nos Workflows de aprovação, nos procedimentos de conciliação ou na resolução de divergências.

Principais áreas de melhoria no seu Workflow de Contas a Pagar

Com o Process Mining, é comum identificar áreas de melhoria no processamento de faturas do Contas a Pagar no Sage Intacct. Você pode descobrir que os Workflows de aprovação de faturas não são tão eficientes quanto se imaginava, com faturas circulando frequentemente entre aprovadores ou aguardando uma ação por longos períodos. Outra descoberta comum está relacionada a divergências de conciliação, como problemas durante a conciliação com pedidos de compra (PO) ou recebimentos de mercadorias (GR), que exigem intervenção manual e aumentam significativamente o tempo de ciclo do processamento de faturas do Contas a Pagar. O Process Mining destaca esses casos e identifica quais fornecedores, tipos de fatura ou grupos de usuários mais contribuem para os atrasos. Além disso, pode revelar desvios em que faturas ignoram verificações padrão ou são encaminhadas incorretamente, criando riscos de conformidade. Ao localizar esses pontos críticos, você pode desenvolver estratégias direcionadas para melhorar a eficiência do processamento de faturas do Contas a Pagar, reduzir pontos de contato manuais e garantir o cumprimento das condições de pagamento e das políticas internas.

Resultados mensuráveis da otimização do processo de Contas a Pagar

Aplicar Process Mining para otimizar o processamento de faturas do Contas a Pagar no Sage Intacct gera benefícios concretos e mensuráveis. Espere uma redução significativa no tempo de ciclo do processamento de faturas do Contas a Pagar, resultando em pagamentos mais rápidos e em uma maior probabilidade de aproveitar descontos por pagamento antecipado. Isso contribui diretamente para a redução de custos ao minimizar multas por atraso e liberar a equipe da tarefa de acompanhar faturas atrasadas ou resolver problemas recorrentes. A maior conformidade do processo garante que cada fatura siga as políticas internas e os requisitos regulatórios, reduzindo riscos financeiros. No fim, a otimização do processo melhora a gestão do fluxo de caixa, fortalece o relacionamento com fornecedores graças a pagamentos pontuais e torna a função de Contas a Pagar mais previsível e transparente. Essa abordagem orientada por dados mostra claramente como reduzir o tempo de ciclo do processamento de faturas do Contas a Pagar e aumentar a eficiência operacional geral.

Começando sua jornada de melhoria do processo de Contas a Pagar

Dar o primeiro passo para otimizar o processamento de faturas do Contas a Pagar no Sage Intacct com Process Mining é mais simples do que você imagina. Aproveitando o potencial dos dados que você já tem no Sage Intacct, é possível obter rapidamente insights profundos sobre o estado atual do processo. Esses insights ajudam você a tomar decisões mais bem fundamentadas, implementar mudanças eficazes e monitorar continuamente o impacto dos seus esforços de otimização. Comece hoje sua jornada rumo a uma operação de Contas a Pagar mais eficiente, em conformidade e econômica.

Processamento de faturas do Contas a Pagar Automação de faturas Workflow do Contas a Pagar Conformidade com as condições de pagamento Gestão de fornecedores Operações financeiras Aprovação de faturas Resolução de divergências Otimização do fluxo de caixa Eficiência do Contas a Pagar Automação do Contas a Pagar Gestão de faturas Da aquisição ao pagamento

Problemas e desafios comuns

Identifique quais desafios estão afetando você

As faturas frequentemente ficam paradas nas filas de aprovação, causando atrasos significativos no processamento. Isso não apenas gera multas por atraso e perda de descontos por pagamento antecipado, mas também desgasta o relacionamento com fornecedores e afeta a situação financeira da organização. O ProcessMind revela onde as faturas passam tempo demais aguardando aprovação, destacando aprovadores ou etapas de aprovação específicos que criam gargalos. Ao visualizar o fluxo de aprovação do processamento de faturas do Contas a Pagar no Sage Intacct, você consegue direcionar melhorias para acelerar as aprovações.

Atrasos no ciclo de processamento de faturas do Contas a Pagar fazem com que as faturas sejam pagas depois do fim do período de desconto por pagamento antecipado. Isso afeta diretamente a rentabilidade e aumenta o custo geral da operação, representando uma oportunidade perdida de obter economias significativas. O ProcessMind analisa todo o ciclo de vida da fatura no Sage Intacct, comparando as datas de execução dos pagamentos com as condições dos fornecedores e a elegibilidade para descontos. A solução identifica as causas-raiz dos atrasos que impedem pagamentos no prazo, permitindo recuperar oportunidades de economia perdidas.

O processamento de faturas do Contas a Pagar frequentemente envolve entrada manual repetitiva de dados, correções e etapas de nova validação, mesmo com ferramentas automatizadas como o Sage Intacct. Isso aumenta significativamente os custos de processamento, introduz erros humanos e desvia o tempo valioso da equipe de tarefas mais estratégicas. O ProcessMind mapeia o fluxo real das faturas, identificando atividades repetidas com frequência ou que envolvem intervenção manual. A solução destaca loops de retrabalho e pontos de captura manual de dados, oferecendo insights para automatizar e simplificar os processos de Contas a Pagar no Sage Intacct.

Às vezes, os pagamentos são feitos fora das condições definidas pelos fornecedores ou das políticas internas da empresa, gerando riscos de conformidade, possíveis penalidades e problemas em auditorias. Sem uma visão clara, é difícil garantir que cada transação de processamento de faturas do Contas a Pagar siga as regulamentações. O ProcessMind usa dados de eventos do Sage Intacct para monitorar, em tempo real, a conformidade com as condições de pagamento e a adesão às políticas internas. A solução sinaliza casos em que os pagamentos se desviam do cronograma esperado ou da matriz de aprovação, ajudando a reforçar a governança.

Quando as faturas não correspondem aos pedidos de compra ou aos recebimentos de mercadorias, o processo de resolução pode ser longo e ineficiente. Essas divergências interrompem o processamento de faturas do Contas a Pagar, causando atrasos nos pagamentos e frustração tanto para os fornecedores quanto para as equipes internas. O ProcessMind visualiza a duração e a frequência das atividades de resolução de divergências no Sage Intacct, identificando problemas comuns e quem ou o que causa os atrasos prolongados. Assim, você consegue direcionar melhorias para acelerar a resolução de disputas.

É difícil acompanhar o status exato de uma fatura desde o recebimento até o pagamento. Isso complica as respostas às dúvidas dos fornecedores, a previsão do fluxo de caixa e a identificação de gargalos no processo. A falta de transparência do processamento de faturas do Contas a Pagar dificulta uma gestão eficaz. O ProcessMind fornece um mapa visual completo da jornada de cada fatura pelo Sage Intacct, oferecendo transparência total sobre o status atual e o histórico do processo. Isso permite uma gestão proativa e decisões mais bem fundamentadas em toda a operação de Contas a Pagar.

Apesar dos controles, podem ocorrer pagamentos duplicados ou outros erros de processamento no processamento de faturas do Contas a Pagar, gerando perdas financeiras, dificuldades de reconciliação e danos ao relacionamento com fornecedores. Identificar e recuperar esses pagamentos exige tempo. O ProcessMind detecta padrões de números de fatura duplicados ou de transações semelhantes processadas várias vezes no Sage Intacct. A solução destaca as etapas em que esses erros se originam, permitindo implementar medidas preventivas e melhorar a precisão dos dados.

A baixa visibilidade sobre quando os pagamentos são realmente executados em comparação com quando vencem ou estão programados dificulta a previsão precisa do fluxo de caixa. Isso pode levar a uma gestão de liquidez abaixo do ideal e à perda de oportunidades de planejamento financeiro estratégico no processamento de faturas do Contas a Pagar. O ProcessMind oferece insights precisos sobre o momento dos pagamentos ao comparar as datas de vencimento das faturas com as atividades de pagamento executado no Sage Intacct. Ao entender o comportamento real dos pagamentos, você pode melhorar as previsões de fluxo de caixa e otimizar o capital de giro.

Uma alta frequência de solicitações de pagamento "urgentes" ou manuais interrompe os Workflows padrão de processamento de faturas do Contas a Pagar e aumenta os custos operacionais. Isso indica um processo reativo, muitas vezes ocultando problemas mais profundos no planejamento ou nos ciclos de aprovação do Sage Intacct. O ProcessMind identifica todas as faturas que ignoram os processos padrão para receber pagamento acelerado, revelando a dimensão real do problema. A solução ajuda a descobrir os motivos dessas solicitações urgentes, permitindo otimizar o agendamento proativo de pagamentos e reduzir exceções.

Alguns fornecedores enfrentam tempos de processamento consistentemente maiores para suas faturas, o que desgasta o relacionamento e pode fazer com que condições de pagamento antecipado específicas sejam perdidas. Identificar quais fornecedores são afetados e por quê é difícil sem uma análise detalhada do processamento de faturas do Contas a Pagar. O ProcessMind permite analisar os tempos de processamento das faturas segmentados por nome do fornecedor diretamente nos dados do Sage Intacct. A solução identifica os fornecedores ou grupos de fornecedores em que os atrasos são mais frequentes, ajudando você a resolver pontos de atrito específicos no relacionamento com seus fornecedores.

Diferentes centros de custo ou departamentos podem seguir abordagens variadas para o processamento de faturas do Contas a Pagar, gerando inconsistências em eficiência, conformidade e performance geral. Essa abordagem fragmentada dificulta a padronização e a adoção das melhores práticas. O ProcessMind mapeia as jornadas das faturas, comparando variações do processo e indicadores-chave de performance, como tempo de ciclo e retrabalho, por centro de custo no Sage Intacct. Esse insight ajuda a identificar quais departamentos enfrentam dificuldades e facilita a implementação de processos padronizados e otimizados.

Metas típicas

Defina como é o sucesso

Acelerar o processo de aprovação de faturas é essencial para aproveitar descontos por pagamento antecipado e manter um relacionamento sólido com os fornecedores. Ciclos de aprovação longos se traduzem diretamente em economias perdidas e possíveis multas por atraso, afetando o resultado financeiro e a eficiência operacional do processamento de faturas do Contas a Pagar. Este objetivo busca simplificar significativamente as aprovações.
O ProcessMind analisa os caminhos e as durações reais das aprovações, identificando gargalos específicos, ineficiências no redirecionamento e aprovadores inativos no seu Workflow do Sage Intacct. A solução oferece insights orientados por dados para otimizar regras de encaminhamento, reduzir transferências e garantir tempos de processamento mais rápidos, demonstrando melhorias mensuráveis no tempo de ciclo da aprovação.

Maximizar os descontos por pagamento antecipado contribui diretamente para a redução de custos e para uma melhor gestão do fluxo de caixa. Quando as faturas são processadas lentamente, as organizações perdem oportunidades valiosas de reduzir despesas. Este objetivo busca garantir que as condições de pagamento favoráveis sejam cumpridas de forma consistente para gerar benefícios financeiros.
O ProcessMind acompanha as faturas do recebimento ao pagamento, destacando aquelas que se aproximam do prazo para obter o desconto por pagamento antecipado. A solução identifica os atrasos exatos que impedem o aproveitamento do desconto, seja por aprovações lentas, problemas na entrada de dados ou falhas de conciliação no Sage Intacct, permitindo intervenções direcionadas e um aumento mensurável na obtenção de descontos.

A entrada manual de dados e a reconciliação estão sujeitas a erros, consomem um tempo significativo da equipe e aumentam os custos operacionais do Contas a Pagar. Automatizar essas etapas gera mais precisão e eficiência, além de permitir que sua equipe se concentre em atividades de maior valor. Este objetivo busca reduzir substancialmente o esforço manual.
O ProcessMind visualiza todas as intervenções manuais, os loops de retrabalho e as divergências no processamento de faturas do Contas a Pagar. A solução identifica onde a automação pode gerar o maior impacto ao analisar tarefas manuais repetidas e erros de transcrição de dados, orientando a implementação de soluções inteligentes de automação no Sage Intacct para minimizar os pontos de contato humanos.

Garantir o cumprimento rigoroso das políticas internas de pagamento e dos requisitos regulatórios é essencial para a governança financeira, a gestão de riscos e a preparação para auditorias. Pagamentos fora de conformidade podem gerar penalidades, danos à reputação e perdas financeiras. Este objetivo busca eliminar desvios das regras de pagamento estabelecidas.
O ProcessMind audita a jornada de cada fatura com base em regras de política predefinidas, sinalizando automaticamente desvios como pagamentos não autorizados, aplicação incorreta das condições de pagamento ou etapas de aprovação ignoradas no Sage Intacct. A solução fornece evidências transparentes de não conformidade, permitindo ações corretivas e monitoramento contínuo para garantir que todos os pagamentos sigam as políticas.

Tempos longos para resolver divergências atrasam os pagamentos de faturas, desgastam o relacionamento com fornecedores e consomem recursos valiosos. Resolver rapidamente problemas como divergências de preço ou quantidade é essencial para manter operações e fluxo de caixa estáveis. Este objetivo busca acelerar significativamente o processo de resolução.
O ProcessMind mapeia os caminhos percorridos pelas faturas quando surgem divergências, identificando as causas-raiz, as etapas comuns de resolução e o tempo médio gasto em cada fase. A solução destaca gargalos e loops de comunicação ineficientes no Sage Intacct que prolongam a resolução, permitindo redesenhar o processo de forma direcionada e reduzir o tempo médio de resolução.

A falta de visibilidade clara e em tempo real sobre todo o ciclo de vida do processamento de faturas do Contas a Pagar impede decisões e soluções eficazes. Entender o processo real, no estado atual, é a base para qualquer melhoria relevante. Este objetivo oferece uma visão abrangente e transparente das operações.
O ProcessMind descobre e visualiza automaticamente a jornada completa de processamento de faturas, do recebimento inicial ao pagamento final no Sage Intacct. A solução revela todas as variantes reais do processo, os atrasos ocultos e os loops de retrabalho, oferecendo transparência sem precedentes sobre as métricas de performance e permitindo identificar oportunidades de otimização com base em dados.

Pagamentos duplicados e erros de processamento geram diretamente perdas financeiras, exigem reconciliações demoradas e podem prejudicar a confiança dos fornecedores. Um processo robusto de Contas a Pagar deve evitar que esses problemas ocorram. Este objetivo busca um ambiente sem erros e sem pagamentos duplicados.
O ProcessMind identifica padrões e atividades específicas nos dados do Sage Intacct que levam a pagamentos duplicados ou a outros erros de processamento. Ao visualizar esses caminhos sujeitos a erros e mostrar onde ocorrem intervenções manuais ou divergências de dados, a solução permite implementar controles preventivos e ajustes no processo para eliminar esses erros dispendiosos.

Uma gestão eficaz do fluxo de caixa depende de ciclos de pagamento previsíveis e da capacidade de programar estrategicamente os desembolsos. Processos ineficientes de Contas a Pagar podem gerar saídas de caixa inesperadas ou fazer com que a empresa perca oportunidades de manter o dinheiro em caixa por mais tempo. Este objetivo melhora a previsão e o controle financeiro.
O ProcessMind oferece insights detalhados sobre os momentos reais dos pagamentos, a média de dias até o pagamento e o cumprimento das condições de pagamento em todas as faturas no Sage Intacct. Ao entender essa dinâmica, as organizações conseguem prever melhor as necessidades futuras de caixa, identificar oportunidades de ampliar os prazos de pagamento sem incorrer em penalidades e alinhar os pagamentos aos objetivos estratégicos de fluxo de caixa.

Um alto volume de pagamentos urgentes ou manuais indica ineficiências subjacentes no processo, muitas vezes causadas por atrasos ou problemas anteriores no Workflow de Contas a Pagar. Esses pagamentos são caros de processar e interrompem os procedimentos operacionais padrão. Este objetivo busca reduzir significativamente sua frequência.
O ProcessMind revela as causas-raiz dos pagamentos urgentes e manuais ao rastrear a jornada da fatura em cada caso. A solução identifica gargalos comuns, como recebimento tardio da fatura ou atrasos na aprovação no Sage Intacct, que exigem processamento acelerado, permitindo adotar medidas proativas e migrar para um cronograma de pagamentos mais padrão e eficiente.

O processamento inconsistente de faturas entre diferentes fornecedores pode gerar confusão, erros e níveis variados de eficiência. Estabelecer um Workflow padronizado garante previsibilidade, reduz o esforço de treinamento e melhora a qualidade operacional geral. Este objetivo se concentra na criação de um processo uniforme e eficiente para todos os fornecedores.
O ProcessMind analisa as variantes do processo com base nas características dos fornecedores, destacando desvios em relação ao caminho ideal. A solução identifica quais faturas de fornecedores seguem rotas fora do padrão ou ineficientes no Sage Intacct, permitindo definir e aplicar melhores práticas em toda a base de fornecedores e garantir um processamento consistente e de alta qualidade.

Variações no processamento de faturas do Contas a Pagar entre diferentes centros de custo podem gerar performance inconsistente, dificultar comparações e impedir a adoção das melhores práticas em toda a empresa. Harmonizar esses processos garante eficiência e conformidade consistentes. Este objetivo busca unificar os Workflows de Contas a Pagar.
O ProcessMind compara os fluxos reais de processamento de faturas entre diferentes centros de custo no Sage Intacct. A solução identifica e quantifica as variações em atividades, durações e gargalos específicos de cada centro, fornecendo os dados necessários para padronizar processos, disseminar melhores práticas e melhorar a eficiência geral da organização.

O caminho de melhoria em 6 etapas para o processamento de faturas de contas a pagar

1

Obtenha o Template de dados de contas a pagar
2

Exporte os dados do Sage Intacct
3

Carregue seus dados de Contas a Pagar
4

Analise o fluxo do processo de Contas a Pagar
5

Aja com base nos insights e otimize
6

Monitore o progresso e mantenha os resultados
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Obtenha o Template de dados de contas a pagar

O que fazer

Obtenha o Template do Excel pré-configurado e adaptado aos dados de processamento de faturas de contas a pagar. Isso garante que seus dados estejam alinhados aos requisitos de análise do ProcessMind.

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Por que isso importa

Usar a estrutura correta é fundamental para uma análise precisa do processo. Isso evita erros na importação dos dados e garante que todos os eventos importantes do processamento de faturas sejam capturados.

Resultado esperado

Um Template padronizado do Excel, pronto para ser preenchido com seus dados de Contas a Pagar do Sage Intacct.

O QUE VOCÊ VAI OBTER

Descubra economias ocultas no fluxo do seu processo de Contas a Pagar

O ProcessMind revela como o processamento de faturas de Contas a Pagar realmente acontece, trazendo ineficiências ocultas e lacunas de conformidade para uma visão clara por meio de visualizações intuitivas e insights baseados em dados. Entenda cada etapa para otimizar o processo e realizar pagamentos mais rapidamente.
  • Identifique os gargalos no processamento de faturas
  • Analise a conformidade com as políticas de pagamento
  • Reduza etapas manuais e atrasos nos pagamentos
  • Aumente a produtividade da equipe no Contas a Pagar do Sage Intacct
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
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RESULTADOS TÍPICOS

Desbloqueie a eficiência nas suas Contas a Pagar

Ao visualizar e analisar o processamento de faturas de Contas a Pagar no Sage Intacct, as organizações obtêm insights acionáveis para identificar gargalos, reduzir o esforço manual e melhorar significativamente os principais indicadores de performance. Esses resultados são consequência direta da otimização orientada por dados.

0 %
Ciclo de aprovação mais rápido

Redução média no tempo de aprovação

Simplifique seus Workflows de aprovação para reduzir significativamente o tempo que as faturas passam aguardando aprovação, acelerando os ciclos de pagamento e melhorando a eficiência.
0 x
Aumentar a captura de descontos

Aumento nos descontos por pagamento antecipado

Identifique e resolva gargalos que impedem pagamentos antecipados, garantindo a captura consistente de descontos valiosos oferecidos pelos fornecedores e melhorando o fluxo de caixa.
0 %
Maior conformidade com as políticas

Melhoria na conformidade com as políticas

Tenha visibilidade completa dos seus processos de pagamento para identificar e corrigir atividades em desacordo, garantindo a conformidade com as políticas internas e os padrões regulatórios.
0 %
Menos pagamentos urgentes

Redução de pagamentos manuais ou urgentes

Identifique as causas raiz dos pagamentos urgentes para reduzir sua frequência, diminuir taxas adicionais e melhorar a previsibilidade geral do fluxo de caixa.
0 %
Resolução mais rápida de problemas

Redução no tempo de resolução de divergências

Identifique e resolva rapidamente divergências comuns em faturas, minimizando atrasos e melhorando a eficiência geral do seu processo de Contas a Pagar.
0 %
Aumento da taxa de STP

Mais faturas processadas automaticamente

Aumente o percentual de faturas processadas sem intervenção manual ou retrabalho, melhorando significativamente a eficiência e reduzindo os custos de processamento.

Os resultados individuais podem variar conforme a complexidade específica do seu processo de Contas a Pagar, a qualidade dos dados e o escopo das melhorias implementadas. Os números apresentados ilustram ganhos de performance típicos observados.

Dados recomendados

Comece pelos atributos e atividades mais importantes e amplie conforme necessário.
Novo em Event Logs? Aprenda como criar um Event Log de Process Mining.

Atributos

Principais dados a capturar para análise

O identificador exclusivo de cada fatura de fornecedor, usado como o principal ID do caso para acompanhar sua jornada desde o recebimento até o pagamento.

Por que isso importa

Esse é o Case ID essencial que conecta todas as etapas do processo de uma única fatura, permitindo analisar o tempo e o caminho do processamento de ponta a ponta.

O nome legal do fornecedor que enviou a fatura.

Por que isso importa

Permite analisar variações e a performance do processo por fornecedor, ajudando a identificar gargalos específicos ou problemas na qualidade das faturas.

O valor monetário total da fatura.

Por que isso importa

Permite análises baseadas em valor, como identificar se faturas de alto valor seguem caminhos diferentes ou demoram mais, além de ser essencial para verificar a conformidade com os limites de aprovação.

A data até a qual o pagamento da fatura deve ser realizado, de acordo com as condições de pagamento.

Por que isso importa

Essa data é essencial para analisar as taxas de pagamento no prazo, gerenciar o fluxo de caixa e identificar oportunidades de captura de descontos por pagamento antecipado.

A data em que a transação da fatura é lançada no General Ledger (GL).

Por que isso importa

Indica quando uma fatura é registrada oficialmente no sistema financeiro, algo essencial para medir os tempos do ciclo contábil e garantir relatórios financeiros pontuais.

O identificador do Purchase Order (PO) associado à fatura, quando aplicável.

Por que isso importa

Diferencia faturas vinculadas a POs de faturas sem PO, que geralmente seguem caminhos de processamento diferentes e têm potenciais de automação distintos.

O departamento ou unidade de negócio específica à qual a despesa da fatura é alocada.

Por que isso importa

Permite comparar a performance entre diferentes unidades de negócio, destacando inconsistências e oportunidades de padronização do processo.

O nome do funcionário ou usuário que realizou uma atividade específica na fatura.

Por que isso importa

Acompanha qual usuário realizou uma ação, algo essencial para analisar a performance dos aprovadores, a distribuição da carga de trabalho e as necessidades de treinamento.

O estado atual de processamento da fatura no Workflow de Contas a Pagar.

Por que isso importa

Fornece uma visão instantânea do estado atual de uma fatura, algo essencial para monitorar cargas de trabalho e identificar as etapas em que as faturas ficam paradas.

O status atual da transação de pagamento associada à fatura.

Por que isso importa

Acompanha o sucesso e o estado da etapa final de pagamento, ajudando a identificar e resolver rapidamente erros ou atrasos nos pagamentos.

Atividades

Etapas do processo a acompanhar e otimizar

Marca o início do processo, quando uma fatura é inserida no Sage Intacct, manualmente ou por meio de uma solução de captura automatizada. Esse evento geralmente é inferido pelo registro de data e hora de criação do registro AP Bill.

Por que isso importa

Isso estabelece o ponto inicial de todos os cálculos de tempo de ciclo, essencial para medir a eficiência geral do processo e o volume de faturas processadas.

Confirma que os detalhes da fatura, como quantidades e preços, foram conciliados com sucesso com um Purchase Order correspondente. Geralmente é registrado explicitamente quando um usuário vincula um PO a um AP Bill.

Por que isso importa

Uma etapa crítica para faturas vinculadas a POs. Falhas ou longos tempos de conciliação indicam possíveis divergências e são uma fonte comum de gargalos.

Representa o envio de uma fatura validada e conciliada para o Workflow de aprovação. O Sage Intacct registra essa ação quando uma fatura é enviada para aprovação, acionando notificações.

Por que isso importa

Marca o início do ciclo de aprovação. Acompanhar esse evento é essencial para analisar o KPI de tempo médio de aprovação de faturas e identificar atrasos.

Indica que a fatura foi aprovada pela autoridade designada e está pronta para ser lançada para pagamento. Esse é um evento explícito registrado no histórico de aprovação ou na trilha de auditoria do Sage Intacct.

Por que isso importa

Um marco crítico que encerra o ciclo de aprovação. Atrasos antes dessa etapa indicam gargalos na aprovação, enquanto uma aprovação rápida é essencial para capturar descontos por pagamento antecipado.

Marca a transação em que a fatura aprovada é lançada formalmente no General Ledger, criando um passivo financeiro. Esse é um evento contábil explícito e central no Sage Intacct.

Por que isso importa

Esse é um marco financeiro importante que transforma a fatura em um passivo oficial da empresa, deixando-a pronta para pagamento e afetando as demonstrações financeiras.

Marca a execução da transação de pagamento, quando os recursos são enviados ao fornecedor. Esse é um evento explícito com uma data específica de transação.

Por que isso importa

Um marco essencial para medir a conformidade dos pagamentos e a taxa de captura de descontos por pagamento antecipado. O tempo entre a aprovação e esse evento mostra a eficiência do processamento de pagamentos.

A etapa final, que confirma que o pagamento foi compensado pelo banco e que a transação foi conciliada. Geralmente é capturada durante o processo de conciliação bancária no módulo Cash Management do Sage Intacct.

Por que isso importa

Esse evento marca o verdadeiro fim do ciclo de vida da fatura. O tempo de ciclo completo, de ponta a ponta, é medido até esse ponto, oferecendo uma visão completa da saída de caixa.

Perguntas frequentes

Perguntas frequentes

O Process Mining analisa seus dados reais de processamento de faturas de Contas a Pagar no Sage Intacct para revelar ineficiências, gargalos e lacunas de Conformidade. Ele visualiza o fluxo de ponta a ponta, mostrando onde ocorrem atrasos, onde o retrabalho manual é frequente ou onde as políticas não são seguidas. Isso permite tomar decisões orientadas por dados para reduzir os tempos de ciclo e maximizar os descontos por pagamento antecipado.

Para fazer Process Mining em Contas a Pagar, você precisa principalmente de Event Logs do Sage Intacct. Isso inclui dados como datas de criação das faturas, etapas de aprovação com data e hora registradas e aprovadores, datas de pagamento e mudanças de status de cada fatura. O objetivo é capturar todas as ações relevantes pelas quais uma fatura passa.

Você pode esperar melhorias significativas, como uma redução de 30% no tempo do ciclo de aprovação de faturas e um aumento na captura de descontos por pagamento antecipado. Os insights iniciais do Process Mining geralmente podem ser gerados em poucas semanas, revelando oportunidades imediatas de otimização. Melhorias sustentáveis normalmente são alcançadas ao longo de alguns meses, por meio de mudanças direcionadas.

Sim. O Process Mining foi desenvolvido para identificar as causas raiz reais dos gargalos de Contas a Pagar, não apenas seus sintomas. Ao analisar o fluxo de milhares de faturas, ele aponta as etapas, equipes ou fornecedores específicos onde os atrasos ocorrem de forma consistente. Esse insight aprofundado permite abordar os problemas centrais com eficácia, em vez de agir com base em suposições.

Normalmente, as plataformas de Process Mining precisam acessar dados históricos de transações do Sage Intacct, geralmente por meio de extrações seguras de dados ou integrações via API. Os dados precisam ser estruturados no formato de um Event Log, o que muitas vezes envolve a colaboração com a equipe de TI para garantir sua precisão e integridade. Em geral, é necessária uma integração direta mínima com o sistema ativo do Sage Intacct, com foco na ingestão dos dados.

Não. O Process Mining é uma abordagem analítica não invasiva. Ele trabalha com dados históricos exportados do Sage Intacct, sem interferir nos sistemas ativos de Contas a Pagar ou nas operações em andamento. A análise ocorre de forma independente, fornecendo insights que podem orientar melhorias.

O Process Mining mapeia rigorosamente cada etapa percorrida por uma fatura, identificando desvios do caminho padrão e em conformidade que frequentemente levam a erros, como pagamentos duplicados. Ele destaca onde os controles podem estar frágeis ou onde intervenções manuais introduzem riscos. Essa visibilidade permite implementar medidas preventivas e fortalecer os controles internos.

Um Event Log é uma coleção estruturada de dados que detalha cada etapa, ou

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