> Folyamatos folyamatfejlesztés > Beszerzéstől a fizetésig, beszerzési igény > Coupa

Fejlessze a beszerzéstől a fizetésig tartó folyamatot, a kérelem szakaszával együtt

Hat lépés a Coupa beszerzési kérelmeinek optimalizálásához.
Fejlessze a beszerzéstől a fizetésig tartó folyamatot, a kérelem szakaszával együtt
Beszerzéstől a fizetésig, beszerzési igény
Coupa

Válasszon folyamatot

Válasszon folyamatot, hogy a csatlakoztatott munkaterületen folytathassa a munkát.

Elérhető folyamatok
Általános folyamat 1 Alkalmazottak beléptetése 6 Bérszámfejtés 7 Beszerzéstől a fizetésig, beszerzési rendelés 8 Beszerzéstől a fizetésig: kérelmek 8 Beszerzéstől a kifizetésig: számlafeldolgozás 8 Betegellátási folyamat 6 Bevételciklus-kezelés 6 Ellátásilánc-menedzsment 7 Érdeklődőtől a pénz beérkezéséig 7 Eszközkarbantartás 6 Felvételtől a kilépésig, az alkalmazotti életciklus 8 Felvételtől a kilépésig: munkakör-kezelés 4 Fizetésfeldolgozás 7 Hitelkezelés és követeléskezelés 7 Hitelkihelyezés 6 Incidenskezelés 6 Kárigények feldolgozása 6 Készletgazdálkodás 7 Költségelszámolás 6 KYC-ügyfélbeléptetés 6 Minőségirányítás 6 Problémakezelés 6 Raktárirányítás 6 Record to Report – naplóbejegyzés 7 Record to Report, időszaki zárás és egyeztetés 7 Rendeléstől a pénz beérkezéséig: számlázás és számlakiállítás 8 Rendeléstől a pénz beérkezéséig: vevői rendelések feldolgozása 8 Szállítmányozás 6 Szállítói számlák feldolgozása 7 Szállítói számlák kifizetésének feldolgozása 7 Szerződéskezelés 6 Szoftverfejlesztési életciklus 6 Szolgáltatási kérelmek kezelése 7 Termeléstervezés 6 Toborzás és tehetségszerzés 6 Ügyfélszolgálat 7 Változáskezelés 6 Vevőkövetelés-kezelés 7 Visszáru- és visszatérítés-feldolgozás 7
Elérhető rendszerek
Kihívások(11)Célok(11)6 lépésElőnézetEredményekAdatokGYIK(5)

Gyorsítsa fel a Coupa beszerzési igényeinek jóváhagyását

A beszerzési folyamat egyszerűsítése hatékonyabb működést tesz lehetővé. Platformunkkal feltárhatja a kérelmek létrehozásának és jóváhagyásának szűk keresztmetszeteit, javíthatja a megfelelést, és gyorsíthatja a kérelmek feldolgozását. Nézze meg, hogyan alakíthatja át munkafolyamatát, és hogyan takaríthat meg időt és költséget a rejtett hatékonysági problémák feltárásával.

Töltse le az előre beállított adatsablont, és kezelje a gyakori kihívásokat a hatékonysági célok eléréséhez. Kövesse a hatlépéses fejlesztési tervet, és használja az Adatsablon útmutatóját a működés fejlesztéséhez.

Részletes leírás megjelenítése

Miért érdemes fejleszteni a Coupa beszerzési igényekre vonatkozó folyamatát?

A beszerzéstől a fizetésig tartó folyamat első lépése a beszerzési igény: ekkor válik egy üzleti szükséglet hivatalos kéréssé. A Coupához hasonló rendszerben a nem hatékony igénykezelés az egész beszerzési folyamatban késedelmekhez, többletköltségekhez és elégedetlen érintettekhez vezethet. A lassú jóváhagyás késlelteti a projekteket, elmaradhatnak a korai fizetési kedvezmények, és felhalmozódhatnak az adminisztratív feladatok. A feldolgozás sebessége mellett az igények minősége és megfelelése is hatással van a további lépésekre, például a beszerzési rendelések létrehozására, az áruátvételre és a számlák feldolgozására. A P2P-folyamat elejének megértése és fejlesztése szükséges a teljes folyamat hatékonyságához, valamint ahhoz, hogy a Coupa bevezetése a lehető legnagyobb értéket teremtse. Ha a beszerzési igények szakaszára összpontosít, megelőzheti a problémák továbbgyűrűzését, gördülékenyebbé teheti a működést, és javíthatja a pénzügyi kontrollt.

Hogyan segít a process mining a Coupa beszerzési igényeinek elemzésében?

A process mining adatokra épülő módszert kínál annak megértéséhez, hogyan haladnak végig a beszerzési igények a Coupa rendszerben. A hagyományos elemzési módszerekkel ellentétben, amelyek interjúkra vagy dokumentált eljárásokra támaszkodnak, a process mining közvetlenül a Coupa rendszer naplóiból nyeri ki az eseményadatokat. Így megjelenítheti minden beszerzési igény tényleges útját a létrehozástól a végső döntésig, legyen az jóváhagyás, elutasítás vagy visszavonás. Pontosan meghatározhatja a szűk keresztmetszeteket, például azokat a jóváhagyási lépéseket, amelyek rendszeresen késedelmet okoznak, vagy azokat a pontokat, ahol gyakran módosítják az igényeket. Ez utóbbi az első adatbevitel minőségével vagy a felhasználók képzésével kapcsolatos problémákra utalhat. A process mining feltárja az ismétlődő munkafázisokat, a szabályoknak nem megfelelő folyamatváltozatokat és az automatizálási lehetőségeket, így a tényleges működési adatok alapján hozhat döntéseket.

Hol fejleszthető a beszerzésiigény-folyamat?

A Coupa beszerzéstől a fizetésig tartó folyamatának process mining elemzése több olyan területet tárhat fel, ahol célzott fejlesztésre van szükség:

  • A jóváhagyási munkafolyamat fejlesztése: Határozza meg, mely jóváhagyási lépések vagy jóváhagyók okozzák a leghosszabb ciklusidőt. Derítse ki, hogy az igények egy adott osztályon akadnak-e el, vagy bizonyos igénytípusok rendszeresen hosszabb jóváhagyási sorba kerülnek-e. Ezek az információk segítenek hatékonyabb jóváhagyási útvonalakat kialakítani, például lépések összevonásával vagy a felelősségi körök átrendezésével.
  • Az utómunka és a módosítások csökkentése: Elemezze, miért módosítják gyakran az igényeket a benyújtás után. Hiányosak voltak az eredeti adatok? Változtak az igények, vagy félreértették a beszerzési szabályokat? Az ismétlődő munkafázisok csökkentésével jelentősen rövidülhet a beszerzési igény teljes ciklusideje, és javulhat az adatok pontossága.
  • Megfelelés és szabályok betartása: Tárja fel a beszerzési szabályoktól és a jóváhagyási mátrixtól való eltéréseket. A process mining megmutatja, ha egy igény megkerüli a szokásos eljárást, vagy a jóváhagyás a meghatározott limiteken kívül történik. Így időben beavatkozhat, és érvényt szerezhet a szabályoknak.
  • Automatizálási lehetőségek: Azonosítsa azokat a rutinszerű, alacsony kockázatú igényeket, amelyek következetes, egyszerű útvonalon haladnak, és esetleg automatizálhatók. Így a jóváhagyók az összetettebb kérésekre összpontosíthatnak, miközben csökken a kézi munka és gyorsul a gyakori tételek feldolgozása.

Várható eredmények: mérhető előnyök

A Coupa beszerzési igényekre vonatkozó folyamatának process mining segítségével történő fejlesztése jelentős, mérhető javulást hozhat:

  • Rövidebb ciklusidő: Jelentősen csökkentheti a beszerzési igény jóváhagyásához szükséges átlagos időt a benyújtástól a beszerzési rendelés létrehozásáig. Ez gyorsabb beszerzést és projektmegvalósítást tesz lehetővé. Ügyfeleinknél jellemzően 20–40%-kal rövidül az átfutási idő.
  • Nagyobb hatékonyság: Csökkentheti a kézi beavatkozások és az utómunka mennyiségét, így a beszerzési csapat és az igénylők nagyobb értékű feladatokra összpontosíthatnak. Ez közvetlen költségmegtakarítást és hatékonyabb működést eredményez.
  • Jobb megfelelés: Biztosíthatja, hogy minden beszerzési igény megfeleljen a vállalati szabályoknak és a jogszabályi követelményeknek. Ezzel csökkentheti az auditkockázatot, és átláthatóbbá teheti a P2P-folyamatot.
  • Elégedettebb igénylők: A gördülékenyebb, gyorsabb beszerzésiidény-folyamat elégedettebb munkatársakat és jobb belső ügyfélkiszolgálást eredményez, a beszerzés pedig hatékonyabban támogathatja a szervezet többi részét.

A beszerzésiidény-folyamat fejlesztésének megkezdése

A Coupa beszerzési igényekre vonatkozó folyamatának process mining segítségével történő fejlesztéséhez nincs szükség kiterjedt műszaki szakértelemre. Elemzésre szabott tartalmaink és eszközeink végigvezetik a folyamaton, hogy a Coupa nyers adataiból gyorsan hasznosítható információkat nyerjen. Rövid időn belül azonosíthatja a szűk keresztmetszeteket és a szabályoktól eltérő működést, majd célzott, mérhető eredményt hozó fejlesztéseket vezethet be. Alapozza a beszerzési döntéseket adatokra, és használja ki a Coupa bevezetésében rejlő lehetőségeket.

Beszerzéstől a fizetésig, beszerzési igény P2P beszerzési igény Beszerzés Beszerzési igény jóváhagyása Átfutási idő csökkentése Megfelelés elemzése Beszerzési osztály Kiadások kezelése Beszerzési igények kezelése Munkafolyamat hatékonysága Beszerzéstől a fizetésig Költségkeret ellenőrzése

Gyakori problémák és kihívások

Azonosítsa, mely kihívások érintik Önt

A beszerzési igények lassú jóváhagyása jelentősen növeli a beszerzés átfutási idejét. Emiatt késhetnek a projektek, elmaradhatnak a megtakarítási lehetőségek, és lelassulhat a szervezet működése. Ez közvetlenül rontja a szervezet alkalmazkodóképességét és hatékonyságát a beszerzéstől a fizetésig tartó folyamatban. A ProcessMind a teljes Coupa-folyamatot elemzi, és pontosan megmutatja, hol akad el a jóváhagyás, mely lépések vagy jóváhagyók okozzák a legnagyobb késedelmet. Megjeleníti a tényleges jóváhagyási útvonalakat, így feltárhatók a folyamat egyszerűsítésének és automatizálásának lehetőségei.

Ha a beszerzési igényeket a benyújtás után gyakran módosítják, annak hátterében pontatlan kezdeti igények vagy nem egyértelmű beszerzési követelmények állhatnak. Ez jelentős többletmunkát, hosszabb feldolgozási időt és magasabb adminisztrációs költségeket okoz a Purchase to Pay - Requisition munkafolyamatban. A ProcessMind feltérképezi a Coupa-igénylések teljes útját, és pontosan megmutatja, hol és miért módosítják őket gyakran. Feltárja a jellemző módosítási pontokat és azok kiváltó okait, így a szervezetek javíthatják a kezdeti adatok minőségét, és hatékonyabban készíthetik fel az igénylőket.

Ha az igénylések eltérnek a beszerzési szabályzatoktól, például hibás termékkategóriát használnak, vagy kihagynak egy kötelező jóváhagyási lépést, az komoly megfelelési kockázatot jelenthet, és jogosulatlan vagy szabálytalan költéshez vezethet. Ez gyengíti a pénzügyi kontrollt és az irányítást a Purchase to Pay - Requisition folyamatban. A ProcessMind automatikusan felismeri és jelzi a Coupa-igénylési folyamat standard menetétől való eltéréseket, így azonosítja a szabályszegő eseteket. Láthatóvá teszi a kihagyott jóváhagyási lépéseket és a szabályzat megsértését, ezzel segít fenntartani a megfelelő irányítást és csökkenteni a kockázatokat.

A sok elutasított igénylés komoly hatékonysági problémára utalhat. Ennek oka lehet az igénylők hibás adatszolgáltatása vagy a nem egyértelmű jóváhagyási feltétel. Ez mind az igénylők, mind a jóváhagyók idejét pazarolja, és jelentősen késlelteti a beszerzési ciklus kezdetét. A ProcessMind elemzi a Coupa Purchase to Pay - Requisition folyamatot, és megmutatja, mely okok és szakaszok vezetnek leggyakrabban elutasításhoz. Kiemeli az érintett részlegeket, termékkategóriákat és jóváhagyási útvonalakat, így célzott képzéssel vagy a szabályzat pontosításával kezelhetők a problémák.

Ha az igénylések szükségtelenül bonyolult, nehezen követhető vagy következetlen jóváhagyási munkafolyamatokon haladnak végig, az zavart okoz, meghosszabbítja a feldolgozási időt, és megnehezíti a beszerzési átfutási idők előrejelzését. A szabványosítás hiánya hátráltatja a Purchase to Pay - Requisition folyamat hatékony kezelését. A ProcessMind vizuálisan rekonstruálja a Coupa-igénylések tényleges jóváhagyási útvonalait, így láthatóvá teszi a folyamat valós összetettségét. Segít felismerni a felesleges lépéseket, a tervezett munkafolyamattól való jogosulatlan eltéréseket és a szükségtelen párhuzamos útvonalakat, így egyszerűsíthető a folyamat.

Ha a késések rendszeresen bizonyos jóváhagyási lépésekre vagy jóváhagyókra összpontosulnak, az komoly szűk keresztmetszetet okoz, és jelentősen lelassítja a teljes Purchase to Pay - Requisition folyamatot. Ennek következménye lehet a felhalmozódó ügyhátralék, a belső határidők elmulasztása és a beszerzés általános hatékonyságának romlása. A ProcessMind pontosan megmutatja az egyes jóváhagyási lépések időtartamát, és elemzi a jóváhagyók közötti munkaterhelés eloszlását a Coupában. Feltárja, hol és miért akadnak el az igénylések, így célzottan oszthatók el az erőforrások, kiegyensúlyozható a munkafolyamat vagy bevezethető az automatizálás.

Az igénylések jóváhagyásakor szükséges gyakori kézi beavatkozás, adatbevitel és módosítás értékes munkaidőt vesz el, és növeli az emberi hibák kockázatát. Ez közvetlenül rontja a munkatársak termelékenységét, és növeli a Coupa Purchase to Pay - Requisition munkafolyamat működési költségeit. A ProcessMind azonosítja azokat a tevékenységeket, amelyek sok kézi munkát igényelnek, vagy több felhasználó közreműködésével járnak, ami az automatizálás hiányára utalhat. A Purchase to Pay - Requisition folyamat ismétlődő lépéseinek feltérképezésével megmutatja, hol egyszerűsíthető a folyamat és hol csökkenthető a kézi beavatkozás.

Ha az igénylők és az érintettek nem látják egyértelműen, hogy az igénylés éppen hol tart a jóváhagyásban, bizonytalanná válnak, és gyakran kézzel kérnek tájékoztatást. Ez elégedetlenséghez, nem hatékony kommunikációhoz és a Purchase to Pay - Requisition folyamat átláthatatlanságához vezet. A ProcessMind végig követhetővé teszi a Coupa-igénylések útját, részletes állapotfrissítésekkel és előzményekkel. Megmutatja az igénylés aktuális szakaszát és teljes történetét, így minden érintett számára átláthatóbbá teszi a folyamatot.

Ha bizonyos igényléstípusok, termékkategóriák vagy részlegek esetében változó és hosszú az átfutási idő, az a folyamat hatékonysági problémáira és a szabványosítás hiányára utalhat. Ez megnehezíti a pontos tervezést, és aránytalanul nagy hatással lehet egyes üzleti területekre vagy kritikus projektek ütemezésére. A ProcessMind elemzi a teljes Coupa Purchase to Pay - Requisition folyamatot, és olyan jellemzők szerint bontja le az eredményeket, mint az igénylés típusa, a részleg vagy a termékkategória. Világosan megmutatja, mely csoportoknál a leghosszabb az átfutási idő, és miért, így célzott fejlesztések tervezhetők.

A sürgős igénylések gyakran nem kapnak gyorsított feldolgozást. Ez működési fennakadásokat, elszalasztott üzleti lehetőségeket vagy az utolsó pillanatban szükségessé váló sürgősségi beszerzések miatt magasabb költségeket okozhat. Előfordulhat, hogy a Coupa standard munkafolyamata nem különbözteti meg hatékonyan a kritikus igényeket, és nem gyorsítja fel a feldolgozásukat, ami az üzletmenet folytonosságát is veszélyeztetheti. A ProcessMind követi a sürgősként megjelölt igénylések tényleges útját, és összeveti a feldolgozási idejüket a szokásos igénylésekével. Megmutatja, ha a sürgős kérések gyakori szűk keresztmetszeteknél akadnak el, vagy nem megfelelő útvonalon haladnak, így módosíthatók a szabályok a gyors és elsőbbségi feldolgozás érdekében.

Ha az igényléseket a jóváhagyási folyamat előrehaladott szakaszában vonják vissza, annak hátterében alapvető problémák állhatnak, például megváltozott üzleti igények, pontatlan kezdeti felmérés vagy egymásnak nem megfelelő követelmények. Ez jelentős idő- és erőforrás-pazarlást okoz a Coupa Purchase to Pay - Requisition munkafolyamat minden résztvevőjének. A ProcessMind megmutatja, hogy a folyamat mely pontjain vonják vissza az igényléseket, és elemzi az ezt megelőző tevékenységeket. A korai kilépések mintázatainak és kiváltó okainak feltárásával a szervezetek kezelhetik a probléma gyökerét, pontosíthatják a kezdeti igényeket, és elkerülhetik a szükségtelen folyamatlépéseket.

Jellemző célok

Határozza meg, mit jelent a siker

Az igénylések gyorsabb jóváhagyása hatékonyabbá teszi a beszerzést, és segít időben beszerezni a szükséges termékeket és szolgáltatásokat. A Coupa P2P Requisition esetében ez gyorsabb reagálást, elégedettebb érintetteket és kevesebb működési késedelmet jelent. A ProcessMind megmutatja, hogy a Coupa-igénylések jóváhagyási munkafolyamatában mely lépések és szereplők okozzák a késéseket. A folyamatváltozatok és az átfutási idők elemzésével célzottan kezelhetők a szűk keresztmetszetek, és a jóváhagyási idő akár 20-30%-kal is csökkenthető, ami jelentősen felgyorsíthatja a beszerzést.

A Coupa P2P Requisition rendszerben a gyakori módosítások a kezdeti adatok pontatlanságára vagy a nem egyértelmű követelményekre utalhatnak, ami többletmunkát és hosszabb feldolgozási időt okoz. A módosítások számának csökkentése javítja az adatok pontosságát, egyszerűsíti a munkafolyamatot, és megelőzi a beszerzési késéseket. A ProcessMind megmutatja, mely szakaszok és jellemzők kapcsolódnak gyakran a módosításokhoz, így feltárhatók az olyan kiváltó okok, mint a hiányosan kitöltött űrlapok vagy a nem egyértelmű specifikációk. A gyakori módosítási körök megjelenítésével célzott képzés vagy az űrlapok átalakítása segíthet akár 15-25%-kal csökkenteni a többletmunkát.

A beszerzési szabályzatok betartása a Coupa P2P Requisition folyamatban elengedhetetlen a kockázatkezeléshez, a pénzügyi integritás megőrzéséhez és az auditokra való felkészüléshez. Ezzel biztosítható, hogy minden igénylés megfeleljen az előírásoknak, ne történjen jogosulatlan költés, és a szervezet fenntartsa az irányítási normákat. A ProcessMind automatikusan felismeri a standard, szabályos Coupa P2P Requisition folyamatmenettől való eltéréseket. Jelzi a kihagyott jóváhagyásokat, a figyelmen kívül hagyott értékhatárokat és a szabálytalan útvonalakat, így lehetővé teszi a korrekciót, és több mint 90%-kal javíthatja a szabályok betartását.

A Coupa P2P Requisition igényléseinek gyakori elutasítása frusztrációt, többletmunkát és a szükséges termékek beszerzésének késését okozza. Az elutasítások számának csökkenése egyértelműbb követelményeket, jobb kezdeti ellenőrzést és az igénylők, illetve a jóváhagyók idejének hatékonyabb felhasználását jelzi. A ProcessMind feltárja, hogy a Coupában mely okok és szakaszok vezetnek gyakran az igénylések elutasításához, például mely részlegek, termékkategóriák vagy jóváhagyási lépések érintettek. Az elutasítások mintázatainak elemzésével kezelhetők a kiváltó okok, és 10-20%-kal csökkenthető az elutasítások száma.

A bonyolult és nem hatékony jóváhagyási útvonalak a Coupa P2P Requisition folyamatban jelentős késéseket és zavart okozhatnak, különösen többszintű vagy feltételes jóváhagyás esetén. Az útvonalak egyszerűsítésével az igénylések gyorsan és hatékonyan jutnak el a megfelelő jóváhagyókhoz, kevesebb szükségtelen átadással. A ProcessMind vizuálisan feltérképezi a Coupa-igénylések tényleges jóváhagyási útvonalait, és megmutatja a bonyolult útvonalakat, valamint a felesleges lépéseket. Segít megtalálni a munkafolyamat beállításainak optimalizálási lehetőségeit, így az útvonalak egyszerűsíthetők, a jóváhagyásra fordított munka pedig akár 10-15%-kal csökkenthető.

A Coupa P2P Requisition jóváhagyási folyamatának szűk keresztmetszetei jelentős késéseket okoznak, és lassítják a beszerzést. Ezek felismerése és megszüntetése segít fenntartani az igénylések gördülékeny feldolgozását és teljesíteni az üzleti igényeket. A ProcessMind megmutatja, hol és mennyi időre akadnak el az igénylések, és pontosan azonosítja a kritikus jóváhagyási lépéseket vagy jóváhagyókat. Az eredmények alapján célzott intézkedések hozhatók, például átcsoportosíthatók az erőforrások vagy átalakíthatók a munkafolyamatok, így akár 15-20%-kal is felgyorsítható az ügyintézés.

A Coupa P2P Requisition jóváhagyásakor végzett kézi beavatkozások növelik az emberi hibák kockázatát és lassítják a feldolgozást. Ahol lehetséges, ezek automatizálása hatékonyabbá teszi a működést, csökkenti a költségeket, és több időt hagy a munkatársaknak az értékesebb feladatokra. A ProcessMind azonosítja az ismétlődő kézi feladatokat és a szükségtelen ellenőrzéseket a Coupa jóváhagyási folyamatában, amelyek alkalmasak lehetnek az automatizálásra. A lehetőségek feltárásával a szervezetek RPA-t vagy munkafolyamat-szabályokat vezethetnek be, és akár 25%-kal csökkenthetik a kézi munkát.

Ha a Coupa P2P Requisition igénylések aktuális állapota nem látható, az bizonytalanságot, több érdeklődést és gyengébb tervezést eredményez. A jobb átláthatóság révén az igénylők és az érintettek követhetik az előrehaladást, és pontosabban tervezhetnek a beszerzés várható idejével. A ProcessMind pontos digitális ikerpárt készít a Coupa P2P Requisition folyamatról, és valós idejű dashboardokon, valamint elemzéseken mutatja az egyes igénylések aktuális állapotát és várható befejezését. Ezzel 30-40%-kal csökkentheti a „hol tart az igénylésem?” kérdések számát, és javíthatja az érintettek közötti kommunikációt.

A Coupa P2P Requisition igénylések változó feldolgozási ideje kiszámíthatatlanná teszi az átfutást, és megnehezíti az erőforrások tervezését. Az idők egységesítésével a beszerzés megbízhatóbbá és hatékonyabbá válik a különböző részlegek és igényléstípusok esetében. A ProcessMind elemzi a folyamat eltéréseit, és feltárja, mi okozza a feldolgozási idők különbségét a Coupa-igényléseknél. Ha kiderül, miért tart tovább egyes igénylések feldolgozása, bevezethetők a bevált gyakorlatok, és 20-30%-kal csökkenthető az átfutási idők szórása.

Ha a sürgős Coupa P2P Requisition igénylések nem kapnak megfelelő elsőbbséget, az komoly fennakadásokat és elszalasztott lehetőségeket okozhat. A cél, hogy a sürgős kéréseket időben felismerjék és gyorsítottan dolgozzák fel, így csökken a határidős igények késedelme. A ProcessMind feltérképezi a sürgős Coupa-igénylések tényleges útját, és összeveti a nem sürgős igénylésekével, hogy kiderüljön, hol akad el a prioritás szerinti feldolgozás. Feltárja a sürgős igénylésekre jellemző szűk keresztmetszeteket, így módosíthatók a jóváhagyási szabályok, vagy külön gyorsított útvonal alakítható ki.

A Coupa P2P Requisition igénylések idő előtti visszavonása gyakran arra utal, hogy a kezdeti igénylés hibás vagy nehezen érthető, ami felesleges munkát és újra benyújtást okozhat. A visszavonások számának csökkentése javítja az adatok pontosságát, és mérsékli a szükségtelen adminisztrációt. A ProcessMind megmutatja, mely szakaszok és jellemzők kapcsolódnak gyakran a Coupában visszavont igénylésekhez. A visszavonások időzítésének és okainak megértésével a vállalatok már a kezdeti igénylésnél kezelhetik a problémákat, pontosabb útmutatást adhatnak az igénylőknek, és 10-15%-kal csökkenthetik a visszavonásokat.

A Purchase to Pay - Requisition folyamat fejlesztésének 6 lépése

1
Töltse le a sablont
2
Exportálja az adatokat
3
Töltse fel az adatkészletet
4
Elemezze a folyamatot
5
Vezesse be a fejlesztéseket
6
Kövesse nyomon a folyamatot
1

Töltse le a sablont

Teendők

Töltse le a Coupa beszerzési igénylési folyamatának elemzésére szabott Excel-sablont. A sablon segít összegyűjteni az elemzéshez szükséges adatokat.

Adatsablon-útmutató megtekintése Sablon letöltése

Miért fontos?

A strukturált sablon biztosítja, hogy a Coupa rendszerből minden szükséges adatot megfelelően gyűjtsön össze, így pontos és részletes folyamatelemzésre építhet.

Várható eredmény

Coupa beszerzési igénylésekhez készült, az adatok kinyerését segítő, azonnal használható sablon.

MIT KAP

Tárja fel a kérelmek eddig rejtett összefüggéseit

A ProcessMind megjeleníti a Coupa beszerzéstől a fizetésig tartó kérelmi folyamatának teljes menetét. Láthatja a tényleges folyamatútvonalakat, feltárhatja a késéseket és azonosíthatja a megfelelési hiányosságokat.
  • Jelenítse meg a kérelmek tényleges útvonalait
  • Azonosítsa azonnal a jóváhagyás szűk keresztmetszeteit
  • Gondoskodjon minden kérelem megfelelőségéről
  • Csökkentse a kérelmek feldolgozási idejét
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

JELLEMZŐ EREDMÉNYEK

Hatékonyabb beszerzési igénylés

Ezek az eredmények azt mutatják, milyen jelentős javulást hozhat a process mining alkalmazása a Coupa Purchase to Pay - Requisition folyamatában a szűk keresztmetszetek és hatékonysági problémák felismerésével és megszüntetésével.

0 %
Gyorsabb jóváhagyás

A jóváhagyási idő átlagos csökkenése

A fő szűk keresztmetszetek felismerésével és megszüntetésével jelentősen csökkenthető az igénylés végső jóváhagyásához szükséges idő, így a teljes beszerzési folyamat is felgyorsul.
0 %
Kevesebb utómunka

Az elutasítások és módosítások számának csökkenése

Ha javul a kezdeti igénylések minősége és egyértelműbbek a követelmények, kevesebb igénylést utasítanak el vagy módosítanak. Ez jelentős időt és munkát takarít meg a Purchase to Pay folyamatban.
0 %
A szabályzatok következetesebb betartása

A beszerzési szabályok jobb betartása

A process mining feltárja az előre meghatározott jóváhagyási munkafolyamatoktól való rejtett eltéréseket. Így a szervezetek hatékonyabban érvényesíthetik a szabályzatokat, és jelentősen csökkenthetik az igénylések kezelésével kapcsolatos megfelelési kockázatokat.
0 x faster
A szűk keresztmetszetek gyorsabb megszüntetése

Gyorsabb feldolgozás a kritikus szakaszokon

A jóváhagyási sorok kritikus szűk keresztmetszeteinek felismerése és megszüntetése felgyorsítja az igénylések feldolgozását, csökkenti a költséges késéseket, és javítja az általános hatékonyságot.
0 %
A folyamat jobb átláthatósága

Jobb rálátás a megalapozott döntésekhez

A folyamat eltéréseinek és kiváltó okainak részletesebb megértése segít egységesíteni az igénylések feldolgozását. Így kiszámíthatóbbá válnak az átfutási idők, és pontosabban tervezhetők az erőforrások.
0 %
Kevesebb kézi beavatkozás

Megtakarítás az automatizált feladatokkal

A process mininggel fejlesztésre alkalmasnak talált kézi ellenőrzések és jóváhagyási lépések automatizálása jelentősen csökkenti az igénylések feldolgozásához szükséges emberi munkát és adminisztrációt.

Az eredmények a folyamat összetettségétől, az adatok minőségétől és a szervezet konkrét céljaitól függnek. Az itt bemutatott értékek különböző bevezetések során tapasztalt jellemző javulást szemléltetnek.

Javasolt adatok

Kezdje a legfontosabb attribútumokkal és tevékenységekkel, majd szükség szerint bővítse a kört.
Most ismerkedik az eseménynaplókkal? Tudja meg, hogyan készíthet process mining eseménynaplót.

Attribútumok

Az elemzéshez szükséges főbb adatok

Az egyes beszerzési igénylések egyedi azonosítója, amely a folyamat elsődleges esetazonosítójaként szolgál.

Miért fontos?

Ez az elsődleges esetazonosító kapcsolja össze a folyamat összes lépését, így az igénylés életciklusa az elejétől a végéig elemezhető.

Az igényléssel kapcsolatban egy adott időpontban végrehajtott üzleti tevékenység vagy bekövetkezett esemény neve.

Miért fontos?

Meghatározza a folyamattérkép lépéseit, így megjeleníthető és elemezhető az igénylések folyamata.

A tevékenység pontos dátuma és időpontja.

Miért fontos?

Ez az időbélyeg szükséges az események helyes sorrendbe állításához és az időtartam-alapú mutatók, például az átfutási idők és a szűk keresztmetszetek kiszámításához.

A beszerzési igénylés aktuális vagy végső állapota.

Miért fontos?

Segít megérteni az igénylések kimenetelét, kiszámítani a jóváhagyási és elutasítási arányt, valamint nyomon követni a folyamatban lévő igénylések aktuális állapotát.

Az a munkavállaló, aki létrehozta és beküldte a beszerzési igénylést.

Miért fontos?

Lehetővé teszi a folyamat felhasználónkénti elemzését, így feltárhatók a képzési igények, és megérthető, hogyan vesznek részt az egyes felhasználók a folyamatban.

Az a szervezeti egység vagy költséghely, amelynek terhére az igénylést elszámolják.

Miért fontos?

Lehetővé teszi a folyamat KPI-jainak, például az átfutási időnek és az elutasítási aránynak az összehasonlítását a különböző szervezeti egységek között, és megmutatja, hol érdemes fejleszteni.

A beszerzési igénylés teljes pénzértéke.

Miért fontos?

Segít összehasonlítani, hogyan alakul a folyamat a különböző értékű igényléseknél, mivel a nagyobb összegek gyakran összetettebb jóváhagyási munkafolyamatot indítanak el.

A jóváhagyási tevékenységért felelős felhasználó vagy csoport.

Miért fontos?

Fontos a jóváhagyók teljesítményének és terhelésének elemzéséhez, valamint az egyes személyekhez vagy jóváhagyói csoportokhoz kapcsolódó szűk keresztmetszetek feltárásához.

Tevékenységek

Követendő és optimalizálandó folyamatlépések

A felhasználó új beszerzési igénylést indít, és piszkozatként menti. Minden igénylési eset ezzel kezdődik. Az esemény időpontja általában magából az igénylési rekord létrehozási időbélyegéből állapítható meg.

Miért fontos?

Ez a tevékenység jelöli az igénylés életciklusának kezdetét. A létrehozás és a benyújtás közötti idő elemzésével feltárhatók a felhasználói bizonytalanság vagy a rendszer összetettsége miatt kialakuló késések.

Az igénylő benyújtja a kitöltött igénylést a jóváhagyási munkafolyamatba. Az esemény a rendszer auditnaplóiban vagy előzménytábláiban rögzített állapotváltozásból állapítható meg, amikor az igénylés állapota 'draft' értékről 'pending_approval' értékre vált.

Miért fontos?

A benyújtással elindul a jóváhagyás, ezért ez fontos mérföldkő az „Átlagos igénylés-jóváhagyási idő” KPI mérésében. Az ezt megelőző késések a felhasználóhoz, az utána következők pedig a folyamathoz kapcsolódnak.

Az igénylés sikeresen végigment a jóváhagyási munkafolyamat valamennyi kötelező lépésén. Erre abból lehet következtetni, hogy az igénylés fejlécének állapota „approved” értékre változik.

Miért fontos?

Ez a jóváhagyási ciklus sikeres lezárását jelző mérföldkő. Az eseményig eltelt idő fontos KPI, és ez indítja el a beszerzési folyamat következő lépéseit.

Az igénylést a jóváhagyási folyamat során véglegesen elutasítják, ezért abból nem lesz megrendelés. Erre abból lehet következtetni, hogy az igénylés fejlécének állapota „rejected” értékre változik.

Miért fontos?

Ez a tevékenység a folyamat sikertelen lezárását jelzi. Az események elemzése segít javítani az „igénylések elutasítási arányát”, és feltárni az okokat, például a szabályzat megsértését vagy a költségkeret problémáit.

A jóváhagyott igénylés adatai alapján létrejön a megrendelés (PO). Az esemény abból következtethető ki, hogy létrejön egy PO-rekord, amely az eredeti igénylés azonosítójára hivatkozik.

Miért fontos?

Ez az igénylési folyamat elsődleges sikeres kimenetele, és itt kerül át a folyamat a Purchase-to-Pay következő szakaszába. A „Igénylés jóváhagyva” eseménytől eddig eltelt idő elemzése megmutatja a végrehajtás késedelmeit.

Az igénylést hivatalosan lezárják, vagyis nem történik vele további intézkedés. Erre sor kerülhet a PO létrehozása és teljesítése után, illetve akkor is, ha az igénylést a jóváhagyás után, de a megrendelés előtt visszavonják.

Miért fontos?

Ez a tevékenység egyértelműen lezárja az igénylés életciklusát. Így az esetek nem jelennek meg határozatlan ideig aktívként a folyamatelemzésben.

GYIK

Gyakran ismételt kérdések

A process mining feltérképezi az igénylési folyamat tényleges menetét, és azonosítja az összes eltérést az ideális útvonaltól. Megmutatja a szűk keresztmetszeteket, a megfelelési problémákat és a túl sok kézi munkával járó területeket, így objektív képet ad arról, hogyan kezelik az igényléseket a Coupában. Ez adatokra alapozott döntéseket tesz lehetővé a működés egyszerűsítéséhez és a hatékonysági problémák csökkentéséhez.

A process mining minden lépést és annak időtartamát megjeleníti, így pontosan megmutatja, hol késik a jóváhagyás. Azonosíthatja azokat a jóváhagyókat, részlegeket és útvonalbeli bonyodalmakat, amelyek meghosszabbítják a jóváhagyási időt. Az eredmények alapján célzottan fejleszthetők a munkafolyamatok, és gyorsítható az igénylések feldolgozása.

A kezdéshez általában a Coupa eseménynaplóira van szükség. Ezeknek tartalmazniuk kell a Purchase Requisition ID-t esetazonosítóként, a tevékenységek nevét vagy állapotát, valamint a hozzájuk tartozó időbélyegeket. Az elemzést tovább gazdagíthatják olyan további adatok, mint a jóváhagyó, az igénylés értéke vagy a részleg. Ezekből az alapadatokból rekonstruálható a teljes folyamatmenet.

A Coupa rendszerint többféle adatkinyerési lehetőséget kínál, például standard jelentéseket, API-kat vagy közvetlen adatbázis-hozzáférést. Az elérhető módszer az Önök beállításaitól és hozzáférési jogosultságaitól függ. Az összetettség változó, de az informatikai csapat vagy a szállító támogatásával általában kezelhető. Segítünk meghatározni a hatékony elemzéshez szükséges adatokat.

A process mining jelentős javulást hozhat: csökkenhet az igénylések jóváhagyási ideje, a módosítások és elutasítások száma, valamint javulhat a beszerzési szabályzatok betartása. Emellett egyszerűbbé válhatnak a jóváhagyási útvonalak, és jobban követhetővé válhat az igénylések aktuális állapota. Mindez költségmegtakarítást és hatékonyabb működést eredményezhet.

Igen. A process mining megjeleníti a teljes folyamatmenetet, és automatikusan kiszámítja az egyes lépések, köztük a jóváhagyási szakaszok időtartamát. Pontosan megmutatja, hol akadnak el az igénylések, illetve hol szenvednek indokolatlan késedelmet, így hatékonyan azonosíthatók és kezelhetők a kritikus szűk keresztmetszetek. Egyértelművé válik, mely jóváhagyási lépéseket érdemes fejleszteni.

Az első megállapítások gyakran már néhány héten belül elkészülnek, miután sikerült kinyerni és betölteni az adatokat. A részletes elemzés és a megvalósítható javaslatok általában 4-8 héten belül követik ezeket. Az eredmények elkészülésének ideje az adatok minőségétől, a Coupa-beállítások összetettségétől és az elemzés céljától függ.

Nem. A process mininghez általában nem kell további szoftvert telepíteni a Coupa-környezetbe. Az elemzés a Coupából kinyert korábbi eseménynapló-adatokon alapul, és külön process mining platformon fut, így nem zavarja a meglévő Coupa-működést.

A process mining különböző méretű szervezetek igényeihez igazítható. A nagyobb vállalatok folyamatai összetettebbek lehetnek, de a kisebb szervezetek is sokat nyerhetnek a hatékonysági problémák feltárásával és az alapfolyamatok fejlesztésével. A vállalat méretétől függetlenül elegendő eseményadatra van szükség az elemzéshez.

Elsősorban hozzáférésre van szükség a Coupa rendszerhez, hogy kinyerhetők legyenek a szükséges eseménynapló-adatok. Ehhez gyakran együtt kell működni az informatikai csapattal vagy a Coupa rendszergazdájával az adatexport beállításához. Az adatokhoz való hozzáférésen kívül általában nincs szükség a Coupa-környezet infrastruktúrájának módosítására.

Optimalizálja a Coupa kérelmi folyamatát, és csökkentse az átfutási időt még ma

Tárja fel a hatékonysági problémákat, és csökkentse 30%-kal a kérelmek átfutási idejét.

Indítsa el az ingyenes próbaverziót

Nincs szükség bankkártyára. Kezdje meg az optimalizálást percek alatt.