Su Template de datos de Purchase to Pay: procesamiento de facturas

La hora del evento, o marca de tiempo, registra cuándo tuvo lugar una actividad concreta. Estos datos son fundamentales para analizar el rendimiento, ya que permiten calcular las duraciones entre actividades y el tiempo de ciclo total del caso.

Las herramientas de Process Mining utilizan estas marcas de tiempo para ordenar cronológicamente los eventos y crear una representación precisa del flujo del proceso. Son esenciales para medir KPI como el tiempo de ciclo de aprobación de facturas y el tiempo de resolución del bloqueo de pago, así como para analizar retrasos y eficiencia.

Permite calcular todas las métricas basadas en el tiempo, como los tiempos de ciclo y las duraciones, que son fundamentales para identificar retrasos en el proceso.

SAP Ariba la registra automáticamente para cada cambio de estado, acción de una persona usuaria o evento del sistema. Normalmente se encuentra junto al nombre de la actividad en los registros de eventos o las tablas de historial.

El nombre de la actividad describe un paso concreto del Workflow de procesamiento de facturas, como «Invoice Received», «Invoice Approved» o «Payment Executed». Cada actividad representa un evento de negocio que acerca la factura a su finalización.

En Process Mining, la secuencia de estas actividades forma el mapa del proceso. Analizarlas ayuda a identificar las rutas más habituales, las desviaciones del procedimiento estándar, los ciclos de retrabajo, como la gestión de discrepancias, y las oportunidades de automatización.

Este atributo es la base para visualizar el mapa del proceso, descubrir variantes del proceso e identificar retrabajos o cuellos de botella.

Se genera a partir de los registros de eventos del sistema, los cambios de estado o las acciones de las personas usuarias capturadas en SAP Ariba. Estos datos suelen proceder de tablas del Workflow o del historial de documentos.

El número de factura es la referencia única que un proveedor asigna a un documento de factura. En Process Mining, este atributo es fundamental porque funciona como ID de caso y vincula todas las actividades relacionadas, desde la recepción de la factura hasta el pago final.

Al realizar el seguimiento de este identificador, los analistas pueden reconstruir el ciclo de vida completo, de principio a fin, de cada factura. Esto permite analizar detalladamente los flujos del proceso, identificar cuellos de botella y medir indicadores clave de rendimiento, como el tiempo de ciclo de cada factura.

Es la clave esencial que conecta todos los pasos del proceso de una factura, lo que permite analizar el tiempo y el recorrido completos del procesamiento.

Es un campo principal del documento de factura y de la solución SAP Ariba Invoicing. Normalmente se encuentra en las tablas de cabecera de facturas o en los datos de transacciones.

El estado de la factura ofrece una instantánea de la etapa del ciclo de vida en la que se encuentra la factura en el momento de extraer los datos, o de su resultado final. Es un atributo a nivel de caso que resume el estado general de la factura.

En Process Mining, este atributo resulta útil para filtrar los casos y analizar únicamente las facturas completadas (Paid) o problemáticas (Rejected). Ayuda a comprender los resultados finales de las distintas variantes del proceso y puede utilizarse para medir la proporción de facturas que llegan a una conclusión satisfactoria.

Proporciona el resultado final del proceso de la factura y permite analizar por separado las facturas pagadas correctamente y las rechazadas.

Es un campo de estado estándar de la cabecera de la factura en SAP Ariba.

La fecha de vencimiento del pago es la fecha acordada contractualmente para liquidar una factura. Normalmente se calcula a partir de la fecha del documento de factura y de las condiciones de pago acordadas, como Net 30.

Este atributo es esencial para el KPI de tasa de pagos puntuales. Al comparar la marca de tiempo de «Payment Executed» con la fecha de vencimiento del pago, el análisis puede identificar pagos atrasados, medir el rendimiento de los pagos a proveedores y ayudar a las organizaciones a evitar recargos y mantener buenas relaciones con sus proveedores.

Es la base para calcular la tasa de pagos puntuales, un KPI fundamental para gestionar las relaciones con proveedores y el cumplimiento financiero.

Esta fecha aparece en el documento de factura o se calcula a partir de los campos «DocumentDate» y «PaymentTerms» de SAP Ariba.

El importe de la factura representa el pago total solicitado por el proveedor. Es un atributo financiero fundamental para analizar la carga de trabajo del procesamiento de facturas.

En Process Mining, este atributo se utiliza para filtrar los análisis de facturas de alto valor, que pueden seguir rutas de aprobación diferentes o estar sujetas a controles más estrictos. También puede utilizarse para priorizar las iniciativas de mejora del proceso en las facturas con mayor impacto financiero. Los Dashboards suelen utilizarlo para mostrar el valor total de las facturas en las distintas etapas del proceso.

Permite analizar el impacto financiero, por ejemplo, filtrando las facturas de importe elevado o comprendiendo el valor monetario retenido en los cuellos de botella del proceso.

Campo estándar de los datos de cabecera de la factura en SAP Ariba.

Cuando se bloquea el pago de una factura, este atributo proporciona el motivo, como «Price Discrepancy», «Quantity Mismatch» o «Missing Goods Receipt». Estos motivos suelen ser códigos o descripciones estandarizados dentro del sistema.

Analizar la frecuencia de los distintos motivos de bloqueo ayuda a localizar las causas raíz de los retrasos en los pagos. Por ejemplo, un número elevado de bloqueos por «Price Discrepancy» podría indicar problemas de precisión en los datos maestros. Este atributo es fundamental para el panel de tiempo de resolución del bloqueo de pago, ya que permite priorizar la corrección de los problemas más frecuentes y que más tiempo consumen.

Proporciona la causa raíz de los retrasos en los pagos y permite aplicar mejoras específicas para prevenir problemas habituales, como discrepancias de precio o cantidad.

Esta información se establece cuando se aplica un bloqueo de pago a una factura en SAP Ariba o en el ERP conectado.

El nombre del proveedor identifica al proveedor que solicita el pago. Es una dimensión principal para el análisis, ya que permite a los equipos segmentar el rendimiento del procesamiento de facturas por proveedor.

Este atributo se utiliza para crear Dashboards que realizan un seguimiento del rendimiento de los pagos a proveedores, identifican proveedores con altos índices de discrepancias o analizan los tiempos de procesamiento de proveedores estratégicos. Comprender los problemas específicos de cada proveedor puede ayudar a mejorar las relaciones con proveedores y agilizar la colaboración.

Permite analizar el rendimiento por proveedor y ayuda a identificar qué proveedores presentan problemas frecuentes con las facturas o retrasos en los pagos.

Campo estándar de los datos de cabecera de la factura, vinculado a los datos maestros de proveedores de SAP Ariba o del sistema ERP conectado.

El número de orden de compra (PO) vincula una factura con el documento de compras correspondiente que autorizó la adquisición de bienes o servicios. No todas las facturas están respaldadas por una PO, pero este vínculo es fundamental en las que sí lo están.

Analizar las facturas por número de PO ayuda a comprender el rendimiento de la conciliación a tres bandas (PO, recepción de mercancías y factura). Es clave para identificar discrepancias y permite comparar el procesamiento de facturas basadas en PO con el de facturas no basadas en PO, que a menudo siguen rutas distintas y presentan diferentes niveles de eficiencia.

Conecta la factura con el proceso de compras, lo que permite analizar discrepancias de conciliación y comparar los flujos de facturas basadas y no basadas en PO.

Está disponible como campo estándar en las facturas basadas en PO de SAP Ariba. Se encuentra en los datos de las líneas de factura o de la cabecera.

La persona aprobadora es la persona usuaria o el grupo de personas usuarias asignado para revisar y aprobar una factura. Las facturas suelen requerir uno o varios niveles de aprobación según su importe o tipo.

Este atributo ayuda a analizar el rendimiento del Workflow de aprobación. Al segmentar el tiempo de ciclo de aprobación de facturas por persona aprobadora o grupo de aprobación, es posible identificar a las personas o equipos que generan cuellos de botella. Esta información es clave para equilibrar las cargas de trabajo y mejorar la eficiencia de las aprobaciones.

Ayuda a identificar cuellos de botella en el proceso de aprobación al mostrar qué personas usuarias o equipos tienen los tiempos de ciclo de aprobación más largos.

Se captura en los registros del Workflow o del historial de aprobaciones de una factura en SAP Ariba. Puede registrarse como un ID de usuario.

Este atributo es el resultado de un cálculo que primero identifica si una factura podía beneficiarse de un descuento por pronto pago según sus «PaymentTerms». Después, comprueba si el evento «Pago ejecutado» se produjo dentro del periodo de descuento especificado.

Este indicador es fundamental para medir el KPI «Porcentaje de descuentos por pronto pago obtenidos». Cuantifica directamente el éxito financiero de las funciones de tesorería y cuentas por pagar en la optimización del capital circulante. Analizar los casos en los que este indicador es false ayuda a descubrir las causas de los ahorros no obtenidos, como aprobaciones lentas u otros cuellos de botella del proceso.

Mide directamente el éxito en la obtención de ahorros y ayuda a identificar las causas de las oportunidades de descuento desaprovechadas.

Se calcula durante la transformación de datos interpretando «PaymentTerms» y comparando la marca de tiempo de «Pago ejecutado» con la fecha límite de descuento calculada.

Este atributo calculado compara la marca de tiempo de la actividad «Payment Executed» con «PaymentDueDate». Si la fecha de pago es igual o anterior a la fecha de vencimiento, el valor es verdadero; de lo contrario, es falso.

Esta marca simplifica el análisis del rendimiento de los pagos. Permite filtrar y agregar datos fácilmente para calcular el KPI «On-Time Payment Rate». Los Dashboards pueden utilizar este atributo para visualizar rápidamente el rendimiento por proveedor, país o código de empresa y ayudar a identificar áreas con problemas crónicos de pagos atrasados.

Simplifica el cálculo del KPI de pagos a tiempo y permite filtrar fácilmente las facturas atrasadas para analizar sus causas raíz.

Se calcula durante la transformación de datos comparando «EventTime» de la actividad de pago con el atributo «PaymentDueDate».

El código de sociedad es una unidad organizativa estándar en los entornos SAP que representa una entidad jurídica independiente para la que se preparan estados financieros. Las facturas siempre se contabilizan en un código de sociedad específico.

Este atributo permite comparar el rendimiento del proceso entre distintas unidades de negocio o entidades jurídicas. Ayuda a identificar si algunas entidades son más eficientes que otras y favorece la estandarización de los procesos en una organización global.

Permite comparar el rendimiento entre distintas entidades jurídicas o unidades de negocio, lo que ayuda a identificar ineficiencias regionales o departamentales.

Campo organizativo fundamental del documento de factura en SAP Ariba, heredado del pedido de compra o introducido durante la creación de una factura sin pedido de compra.

Las condiciones de pago definen las reglas para pagar al proveedor, como «Net 30» (pago a 30 días) o «2% 10, Net 30» (un descuento del 2 % si se paga en 10 días; de lo contrario, el pago vence a los 30 días). Esta información procede de los datos maestros del proveedor o de la orden de compra.

Este atributo es esencial para el panel de oportunidades de descuentos por pronto pago y para el KPI relacionado. El análisis utiliza estas condiciones para identificar las facturas que pueden beneficiarse de un descuento y determinar si el pago se ejecutó dentro del plazo de descuento, poniendo de relieve oportunidades de ahorro.

Es esencial para identificar oportunidades de capturar descuentos por pronto pago, que pueden generar ahorros significativos.

Se almacena en los datos maestros del proveedor y se copia en los detalles de la factura dentro de SAP Ariba o del sistema ERP.

La fecha del documento es la fecha en la que el proveedor creó la factura. Es distinta de la fecha de «Factura recibida», que corresponde al momento en que la factura entró en el sistema de procesamiento. El intervalo entre ambas fechas puede ser considerable.

Este atributo ayuda a analizar el rendimiento de los proveedores e identificar retrasos en el envío de facturas. Un intervalo largo entre la fecha del documento y la fecha de recepción puede reducir el tiempo efectivo disponible para procesar la factura y aprovechar descuentos por pronto pago. Además, suele ser el punto de partida para calcular la fecha de vencimiento del pago.

Ayuda a analizar los retrasos entre la emisión de una factura por parte del proveedor y su recepción, lo que puede afectar a la capacidad de pagar a tiempo.

Campo estándar de los datos de cabecera de la factura, obtenido del documento de factura físico o digital.

Este atributo especifica la moneda en la que está denominado el importe de la factura. En las organizaciones internacionales, las facturas se reciben en muchas monedas diferentes.

Disponer de la moneda es fundamental para cualquier análisis financiero, ya que garantiza que los importes se comparen correctamente. En los Dashboards de Process Mining, permite agregar adecuadamente los valores financieros, lo que a menudo requiere convertirlos a una única moneda de presentación. Proporciona el contexto necesario para el atributo «importe de la factura».

Proporciona el contexto esencial para el atributo «Importe de la factura» y garantiza que los valores financieros se interpreten correctamente, especialmente en un entorno multinacional.

Campo estándar de los datos de cabecera de la factura, normalmente situado junto al campo del importe de la factura en SAP Ariba.

Cuando una persona aprobadora rechaza una factura, normalmente indica el motivo. Este atributo registra esa información, que puede incluir valores como «Precio incorrecto», «Factura duplicada» o «Incumplimiento de políticas».

Este es un atributo clave para el panel «Análisis de rechazos de facturas». Al analizar los motivos de rechazo más frecuentes, las organizaciones pueden identificar problemas en etapas anteriores, como deficiencias en la calidad de las facturas de proveedores o incoherencias en los datos internos. Esta información ayuda a reducir el retrabajo y mejorar el porcentaje de procesamiento correcto a la primera.

Explica por qué se produce el retrabajo y proporciona información directa sobre las causas raíz de las ineficiencias del proceso y los problemas de calidad de las facturas.

Se obtiene del registro del Workflow o del campo de notas cuando se produce la actividad «Factura rechazada» en SAP Ariba.

El atributo País aporta una dimensión geográfica al análisis. Normalmente se obtiene del código de sociedad en el que se contabiliza la factura o de la dirección del proveedor.

Analizar el proceso por país ayuda a descubrir diferencias regionales en el rendimiento, el cumplimiento y la ejecución del proceso. Puede mostrar si determinadas oficinas nacionales afrontan desafíos específicos o han adoptado buenas prácticas que podrían compartirse a escala global. Esto resulta valioso para estandarizar procesos en un entorno global de servicios compartidos.

Permite realizar análisis geográficos para comparar el rendimiento y el cumplimiento del proceso entre distintos países o regiones.

Se obtiene de los datos maestros del código de sociedad o de los datos maestros del proveedor en SAP Ariba o en el sistema ERP conectado.

Este atributo identifica el sistema de origen de cada evento, como «SAP Ariba», «SAP S/4HANA» o una solución de escaneo de terceros. En las empresas modernas, el procesamiento de facturas puede abarcar varias aplicaciones.

Conocer el sistema de origen resulta útil para diagnosticar problemas de calidad de datos y analizar los traspasos del proceso entre distintas plataformas. Ayuda a aclarar dónde se realizan actividades concretas, como el escaneo o la aprobación de facturas.

Ayuda a diferenciar las actividades que tienen lugar en distintos sistemas, algo fundamental para comprender los puntos de integración y los cuellos de botella específicos de cada sistema.

Normalmente se añade durante el proceso de extracción, transformación y carga (ETL) de datos, en el que se asigna un valor estático según el origen de los datos.

Esta métrica calculada mide la duración del Subprocess de aprobación. Se calcula como la diferencia de tiempo entre la actividad «Factura enviada para aprobación» y la actividad correspondiente «Factura aprobada» o «Factura rechazada».

Este atributo mide directamente el KPI «Tiempo del ciclo de aprobación de facturas» y es fundamental para el panel asociado. Ayuda a aislar y cuantificar los retrasos específicos de la etapa de aprobación, que a menudo contribuye de forma importante al tiempo total de procesamiento. Puede analizarse por persona aprobadora, departamento o importe de factura para encontrar cuellos de botella concretos.

Aísla el rendimiento del Workflow de aprobación y facilita la identificación de cuellos de botella causados por las personas aprobadoras o por cadenas de aprobación complejas.

Se calcula durante la transformación de datos identificando los eventos de inicio y finalización de aprobación relevantes para cada factura y calculando la diferencia de tiempo.

El tipo de factura clasifica las facturas en distintas categorías que suelen seguir procesos diferentes. La distinción más habitual es entre facturas respaldadas por un PO, que pueden cotejarse con un pedido previamente aprobado, y facturas Non-PO, que requieren una codificación y aprobación más exhaustivas.

Este atributo es fundamental para el análisis del proceso, ya que los procesos de facturas PO y Non-PO son esencialmente distintos. Separarlos permite obtener una visión más precisa del rendimiento de cada recorrido y evita métricas agregadas engañosas. También ayuda a comprender la eficiencia y el cumplimiento de cada flujo.

Separa las facturas en flujos de proceso distintos, por ejemplo, PO y Non-PO, lo que resulta fundamental para medir y analizar el rendimiento con precisión.

Suele ser un campo estándar del documento de factura en SAP Ariba o puede derivarse según la presencia de «PurchaseOrderNumber».

Este atributo proporciona la fecha y hora de la extracción más reciente de datos del sistema de origen. Es un campo de metadatos esencial para la gobernanza de datos y para comprender la actualidad del análisis.

Los analistas utilizan esta información para confirmar que trabajan con datos actualizados y comprender el posible desfase entre el momento en que ocurre un evento en el sistema de origen y su aparición en la herramienta de Process Mining. Es fundamental para gestionar los ciclos de actualización de datos y garantizar la fiabilidad de la información obtenida.

Proporciona un contexto esencial sobre la actualidad de los datos y garantiza que los análisis se basen en información vigente y relevante.

Esta marca de tiempo suele generarse y añadirse al conjunto de datos durante el proceso de extracción de datos (ETL).