Su Template de datos para el procesamiento de facturas de compra a pago

La hora del evento, o marca de tiempo, registra cuándo se realizó una actividad concreta. Estos datos son fundamentales para analizar el rendimiento, ya que permiten calcular la duración entre actividades y el tiempo de ciclo total del caso.

Las herramientas de Process Mining usan estas marcas de tiempo para ordenar cronológicamente los eventos y representar con precisión el flujo del proceso. Son esenciales para medir KPI como el tiempo de ciclo de aprobación de facturas y el tiempo de resolución del bloqueo de pago, y permiten analizar retrasos y eficiencia.

Permite calcular todas las métricas basadas en el tiempo, como los tiempos de ciclo y las duraciones, que son fundamentales para detectar retrasos en el proceso.

SAP Ariba la registra automáticamente cada vez que se produce un cambio de estado, una acción de usuario o un evento del sistema. Suele aparecer junto al nombre de la actividad en los registros de eventos o las tablas del historial.

El nombre de la actividad describe un paso del flujo de trabajo de procesamiento de facturas, como 'Factura recibida', 'Factura aprobada' o 'Pago ejecutado'. Cada actividad representa un evento de negocio que acerca la factura a su finalización.

En Process Mining, la secuencia de estas actividades forma el mapa del proceso. Analizarlas ayuda a identificar los recorridos más habituales, las desviaciones del procedimiento estándar, los ciclos de retrabajo, como la gestión de discrepancias, y las oportunidades de automatización.

Este atributo es la base para visualizar el mapa del proceso, descubrir variantes e identificar retrabajos o cuellos de botella.

Se genera a partir de los registros de eventos del sistema, los cambios de estado o las acciones de usuario capturadas en SAP Ariba. Estos datos suelen proceder de tablas del historial de documentos o del flujo de trabajo.

El número de factura es la referencia única que asigna el proveedor al documento. En Process Mining, este atributo es fundamental porque funciona como ID del caso y vincula todas las actividades relacionadas, desde la recepción de la factura hasta el pago final.

Al hacer un seguimiento de este identificador, los equipos de análisis pueden reconstruir el ciclo de vida completo de cada factura. Esto permite analizar en detalle los flujos del proceso, detectar cuellos de botella y medir indicadores clave de rendimiento, como el tiempo de ciclo de cada factura.

Es la clave esencial que conecta todos los pasos del proceso de una factura y permite analizar su tiempo y recorrido de procesamiento de principio a fin.

Es un campo principal del documento de factura y de la solución de facturación de SAP Ariba. Suele encontrarse en las tablas de encabezado de factura o en los datos de transacciones.

El estado de la factura ofrece una instantánea de su etapa del ciclo de vida en el momento de extraer los datos o de su resultado final. Es un atributo del caso que resume el estado general de la factura.

En Process Mining, este atributo permite filtrar los casos para analizar solo las facturas completadas (pagadas) o problemáticas (rechazadas). Ayuda a comprender los resultados finales de las distintas variantes del proceso y a medir la proporción de facturas que se completan correctamente.

Indica el resultado final del proceso de la factura y permite analizar por separado las facturas pagadas correctamente y las rechazadas.

Es un campo de estado estándar en el encabezado de la factura en SAP Ariba.

La fecha de vencimiento del pago es la fecha acordada contractualmente para liquidar una factura. Suele calcularse a partir de la fecha del documento y de las condiciones de pago acordadas, por ejemplo, pago a 30 días.

Este atributo es esencial para el KPI de tasa de pagos puntuales. Al comparar la marca de tiempo de 'Pago ejecutado' con la fecha de vencimiento, el análisis permite detectar pagos atrasados, medir el rendimiento de los pagos a proveedores y ayudar a evitar recargos por demora y mantener buenas relaciones con ellos.

Es la referencia para calcular la tasa de pagos puntuales, un KPI clave para la gestión de las relaciones con proveedores y el cumplimiento financiero.

Esta fecha figura en el documento de factura o se calcula a partir de los campos 'DocumentDate' y 'PaymentTerms' de SAP Ariba.

El importe de la factura representa el pago total que solicita el proveedor. Es un atributo financiero fundamental para analizar la carga de trabajo del procesamiento de facturas.

En Process Mining, este atributo permite filtrar el análisis por facturas de importe elevado, que pueden seguir distintos recorridos de aprobación o estar sujetas a controles más estrictos. También permite priorizar las mejoras en las facturas con mayor impacto financiero. Los Dashboards suelen mostrar el valor total de las facturas en las distintas etapas del proceso.

Permite analizar el impacto financiero, por ejemplo, filtrando las facturas de importe elevado o calculando el valor monetario asociado a los cuellos de botella del proceso.

Es un campo estándar de los datos del encabezado de la factura en SAP Ariba.

Cuando se bloquea el pago de una factura, este atributo indica el motivo, como 'Diferencia de precio', 'Diferencia de cantidad' o 'Falta la recepción de mercancías'. Estos motivos suelen corresponder a códigos o descripciones estandarizados en el sistema.

Analizar la frecuencia de cada motivo de bloqueo ayuda a identificar las causas principales de los retrasos en los pagos. Por ejemplo, un número elevado de bloqueos por diferencias de precio podría indicar problemas de precisión en los datos maestros. Este atributo es clave para el Dashboard de tiempo de resolución del bloqueo de pago, ya que permite priorizar la solución de los problemas más frecuentes y que más tiempo llevan.

Permite identificar las causas principales de los retrasos en los pagos y aplicar mejoras específicas para prevenir problemas habituales, como las diferencias de precio o cantidad.

Esta información se establece cuando se aplica un bloqueo de pago a una factura en SAP Ariba o en el sistema ERP conectado.

El nombre del proveedor identifica a quien solicita el pago. Es una dimensión principal para que los equipos puedan segmentar el rendimiento del procesamiento de facturas por proveedor.

Este atributo permite crear Dashboards para hacer un seguimiento del rendimiento de los pagos a proveedores, detectar aquellos con tasas elevadas de discrepancias o analizar los tiempos de procesamiento de proveedores estratégicos. Comprender los problemas específicos de cada proveedor puede ayudar a mejorar las relaciones y agilizar la colaboración.

Permite analizar el rendimiento por proveedor y detectar cuáles tienen problemas frecuentes con las facturas o retrasos en los pagos.

Es un campo estándar de los datos del encabezado de la factura, vinculado a los datos maestros de proveedores de SAP Ariba o del sistema ERP conectado.

El número de orden de compra (PO) vincula una factura con el documento de compra correspondiente, que autorizó la adquisición de bienes o servicios. No todas las facturas están respaldadas por una orden de compra, pero este vínculo es fundamental cuando existe.

Analizar las facturas por número de orden de compra ayuda a entender el rendimiento de la conciliación a tres vías (orden de compra, recepción de mercancías y factura). También permite detectar discrepancias y comparar el procesamiento de facturas con y sin orden de compra, que suele seguir recorridos distintos y tener diferentes niveles de eficiencia.

Vincula la factura con el proceso de compras, lo que permite analizar discrepancias en la conciliación y comparar los flujos de facturas con y sin orden de compra.

Está disponible como campo estándar en las facturas respaldadas por una orden de compra en SAP Ariba. Se encuentra en los datos del encabezado o de las partidas de la factura.

La persona responsable de la aprobación es quien, individualmente o como parte de un grupo, debe revisar y aprobar una factura. Según el importe o el tipo de factura, puede ser necesario obtener uno o varios niveles de aprobación.

Este atributo ayuda a analizar el rendimiento del flujo de aprobación. Al segmentar el KPI de tiempo de ciclo de aprobación de facturas por persona o grupo responsable, es posible detectar quiénes o qué equipos generan cuellos de botella. Esta información es clave para equilibrar la carga de trabajo y agilizar las aprobaciones.

Ayuda a detectar cuellos de botella en el proceso de aprobación al mostrar qué personas o equipos tienen los tiempos de ciclo más largos.

Se registra en los logs del flujo de trabajo o del historial de aprobaciones de una factura en SAP Ariba. Puede aparecer como un ID de usuario.

El código de empresa es una unidad organizativa estándar en los entornos SAP y representa una entidad jurídica independiente para la que se preparan estados financieros. Las facturas siempre se contabilizan en un código de empresa específico.

Este atributo permite comparar el rendimiento del proceso entre distintas unidades de negocio o entidades jurídicas. Ayuda a detectar si algunas son más eficientes que otras y facilita la estandarización de los procesos en organizaciones globales.

Permite comparar el rendimiento entre distintas entidades jurídicas o unidades de negocio y detectar ineficiencias regionales o departamentales.

Es un campo organizativo fundamental del documento de factura en SAP Ariba. Se hereda de la orden de compra o se introduce al crear una factura sin orden de compra.

Las condiciones de pago definen las reglas para pagar al proveedor, como 'Pago a 30 días' o '2 % en 10 días, pago a 30 días' (un descuento del 2 % si se paga en 10 días; de lo contrario, el pago vence en 30 días). Esta información procede de los datos maestros del proveedor o de la orden de compra.

Este atributo es esencial para el Dashboard de oportunidades de descuento por pronto pago y el KPI relacionado. El análisis usa estas condiciones para identificar las facturas que pueden optar a un descuento y determinar si el pago se realizó dentro del plazo establecido, lo que permite detectar oportunidades de ahorro.

Es esencial para detectar oportunidades de aprovechar descuentos por pronto pago, que pueden generar ahorros importantes.

Se almacena en los datos maestros del proveedor y se copia en los detalles de la factura en SAP Ariba o en el sistema ERP.

Este atributo se obtiene mediante un cálculo que primero determina si la factura podía optar a un descuento por pronto pago según sus 'PaymentTerms'. Después, comprueba si el evento 'Pago ejecutado' se produjo dentro del plazo establecido para el descuento.

Este indicador es clave para medir el KPI de tasa de aprovechamiento de descuentos por pronto pago. Cuantifica directamente el éxito financiero de las funciones de tesorería y cuentas por pagar en la optimización del capital circulante. Analizar los casos en que el indicador es falso ayuda a descubrir por qué no se consiguieron los ahorros, por ejemplo, debido a aprobaciones lentas u otros cuellos de botella del proceso.

Mide directamente el éxito en la obtención de ahorros y ayuda a identificar por qué se pierden oportunidades de descuento.

Se calcula durante la transformación de datos, interpretando 'PaymentTerms' y comparando la marca de tiempo de 'Pago ejecutado' con la fecha límite del descuento calculada.

La fecha del documento es aquella en que el proveedor creó la factura. No es la misma que la fecha de recepción, que indica cuándo la factura ingresó al sistema de procesamiento. El tiempo transcurrido entre ambas puede ser considerable.

Este atributo ayuda a analizar el rendimiento de los proveedores y detectar retrasos en el envío de facturas. Si transcurre mucho tiempo entre la fecha del documento y la de recepción, se reduce el tiempo disponible para procesar la factura y aprovechar los descuentos por pronto pago. Esta fecha también suele ser el punto de partida para calcular la fecha de vencimiento del pago.

Ayuda a analizar los retrasos entre la emisión de una factura por parte del proveedor y su recepción, que pueden afectar a la capacidad de pagar a tiempo.

Es un campo estándar de los datos del encabezado de la factura, obtenido del documento físico o digital.

Este atributo especifica la moneda en la que se expresa el importe de la factura. Las organizaciones globales reciben facturas en muchas monedas distintas.

Conocer la moneda es fundamental para realizar análisis financieros y comparar correctamente los importes. En los Dashboards de Process Mining, permite agregar los valores financieros de forma adecuada, lo que a menudo requiere convertirlos a una única moneda de presentación. También aporta el contexto necesario para interpretar el atributo 'Importe de la factura'.

Aporta el contexto necesario para interpretar correctamente el atributo 'Importe de la factura', sobre todo en organizaciones multinacionales.

Es un campo estándar de los datos del encabezado de la factura, normalmente situado junto al campo del importe en SAP Ariba.

Cuando una persona responsable rechaza una factura, suele indicar el motivo. Este atributo recoge esa información, que puede incluir valores como 'Precio incorrecto', 'Factura duplicada' o 'Incumplimiento de políticas'.

Es un atributo clave para el Dashboard de análisis de rechazos de facturas. Analizar los motivos de rechazo más frecuentes permite detectar problemas en etapas anteriores, como la baja calidad de las facturas de proveedores o inconsistencias en los datos internos. Esta información ayuda a reducir el retrabajo y a mejorar la tasa de procesamiento correcto a la primera.

Explica por qué se produce el retrabajo y aporta información directa sobre las causas principales de las ineficiencias del proceso y los problemas de calidad de las facturas.

Se obtiene del log del flujo de trabajo o del campo de notas cuando se produce la actividad 'Factura rechazada' en SAP Ariba.

Este atributo calculado compara la marca de tiempo de la actividad 'Pago ejecutado' con 'PaymentDueDate'. Si la fecha de pago es igual o anterior a la fecha de vencimiento, el valor es verdadero; de lo contrario, es falso.

Este indicador simplifica el análisis del rendimiento de los pagos. Permite filtrar y agregar datos fácilmente para calcular el KPI de tasa de pagos puntuales. Los Dashboards pueden usar este atributo para mostrar rápidamente el rendimiento por proveedor, país o código de empresa y detectar áreas con problemas persistentes de pagos atrasados.

Simplifica el cálculo del KPI de tasa de pagos puntuales y facilita el filtrado de facturas atrasadas para analizar sus causas.

Se calcula durante la transformación de datos, comparando 'EventTime' de la actividad de pago con el atributo 'PaymentDueDate'.

El atributo País aporta una dimensión geográfica al análisis. Por lo general, se obtiene del código de empresa al que se contabiliza la factura o de la dirección del proveedor.

Analizar el proceso por país ayuda a descubrir diferencias regionales en el rendimiento, el cumplimiento y la ejecución del proceso. Permite detectar si algunas oficinas afrontan dificultades específicas o han adoptado buenas prácticas que podrían compartirse en toda la organización. Esto resulta útil para estandarizar los procesos en un entorno global de servicios compartidos.

Permite realizar análisis geográficos para comparar el rendimiento y el cumplimiento de los procesos entre distintos países o regiones.

Se obtiene de los datos maestros del código de empresa o del proveedor en SAP Ariba o en el sistema ERP conectado.

Este atributo identifica el sistema de origen de cada evento, como 'SAP Ariba', 'SAP S/4HANA' o una solución de digitalización de terceros. En las empresas actuales, el procesamiento de facturas puede abarcar varias aplicaciones.

Conocer el sistema de origen ayuda a diagnosticar problemas de calidad de los datos y analizar los traspasos del proceso entre distintas plataformas. También permite aclarar dónde se realizan actividades concretas, como la digitalización o la aprobación de facturas.

Ayuda a distinguir las actividades que se realizan en distintos sistemas, algo fundamental para entender los puntos de integración y los cuellos de botella específicos de cada sistema.

Suele añadirse durante el proceso de extracción, transformación y carga de datos (ETL), asignando un valor estático según la fuente de datos.

Esta métrica calculada mide la duración del subproceso de aprobación. Se obtiene calculando la diferencia entre la actividad 'Factura enviada para aprobación' y la actividad correspondiente de 'Factura aprobada' o 'Factura rechazada'.

Este atributo mide directamente el KPI de tiempo de ciclo de aprobación de facturas y es fundamental para el Dashboard correspondiente. Ayuda a aislar y cuantificar los retrasos en la etapa de aprobación, que suele contribuir de forma importante al tiempo total de procesamiento. Puede analizarse por persona responsable de la aprobación, departamento o importe de la factura para detectar cuellos de botella específicos.

Aísla el rendimiento del flujo de aprobación y facilita la detección de cuellos de botella causados por las personas responsables o por cadenas de aprobación complejas.

Se calcula durante la transformación de datos: se identifican los eventos de inicio y fin de aprobación pertinentes para cada factura y se calcula la diferencia de tiempo.

El tipo de factura clasifica las facturas en categorías que suelen seguir procesos distintos. La distinción más habitual es entre las facturas respaldadas por una orden de compra, que pueden compararse con un pedido aprobado previamente, y las facturas sin orden de compra, que requieren una codificación y aprobación más exhaustivas.

Este atributo es clave para analizar el proceso, ya que los flujos de facturas con y sin orden de compra son fundamentalmente distintos. Separarlos permite evaluar con mayor precisión el rendimiento de cada recorrido y evita métricas agregadas engañosas. También ayuda a comprender la eficiencia y el cumplimiento de cada flujo.

Separa las facturas en distintos flujos de proceso, por ejemplo, con y sin orden de compra, algo fundamental para medir y analizar el rendimiento con precisión.

Suele ser un campo estándar del documento de factura en SAP Ariba. También puede deducirse de la presencia de 'PurchaseOrderNumber'.

Este atributo indica la fecha y hora de la extracción más reciente de datos del sistema de origen. Es un campo de metadatos esencial para la gobernanza de datos y para conocer la actualidad del análisis.

Los equipos de análisis usan esta información para confirmar que trabajan con datos actualizados y conocer el posible retraso entre un evento en el sistema de origen y su aparición en la herramienta de Process Mining. Es fundamental para gestionar los ciclos de actualización de datos y garantizar la fiabilidad de la información obtenida.

Aporta contexto clave sobre la actualidad de los datos y garantiza que los análisis se basen en información vigente y pertinente.

Esta marca de tiempo suele generarse y añadirse al conjunto de datos durante el proceso de extracción (ETL).