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Su Template de datos para el procesamiento de facturas de Cuentas por pagar

Sage Intacct

Atributos del procesamiento de facturas de cuentas por pagar (24) Actividades del procesamiento de facturas de cuentas por pagar (14) Guías de extracción (3)

Su Template de datos para el procesamiento de facturas de Cuentas por pagar

Esta plantilla ofrece un marco claro para recopilar los datos necesarios para analizar su proceso de procesamiento de facturas de Cuentas por pagar. Detalla los atributos y las actividades esenciales que deberá extraer de sus sistemas. Utilice esta guía para agilizar la preparación de sus datos e iniciar su recorrido de Process Mining de forma eficiente.

Atributos recomendados para recopilar
Actividades clave que debe supervisar
Guía de extracción

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Atributos del procesamiento de facturas de cuentas por pagar

Estos son los campos de datos recomendados que debe incluir en su registro de eventos para realizar un análisis exhaustivo del procesamiento de facturas de cuentas por pagar.

5 Obligatorio 9 Recomendado 10 Opcional

	Nombre	Descripción
	Factura InvoiceNumber	El identificador único de cada factura de proveedor, que sirve como ID de caso principal para seguir su recorrido desde la recepción hasta el pago.
Descripción El número de factura es la base del análisis de Cuentas por pagar, ya que identifica de forma única cada factura procesada. Vincula todas las actividades relacionadas, como la validación, la aprobación y el pago, en una única instancia de proceso coherente. En Process Mining, este atributo permite reconstruir de principio a fin el ciclo de vida de cada factura. Se utiliza para analizar los flujos de proceso, identificar cuellos de botella en facturas concretas y calcular métricas a nivel de caso, como el tiempo de ciclo total. Los demás atributos aportan contexto al recorrido de este número de factura específico. Por qué es importante Es el Case ID esencial que conecta todos los pasos del proceso de una única factura y permite analizar el tiempo y la ruta completos del procesamiento. Dónde obtenerlo Normalmente corresponde al campo «Bill No.» o «Invoice #» del objeto AP Bill o Vendor Invoice en Sage Intacct. Ejemplos INV-2023-001237854-AXBSI-990432
	Actividad ActivityName	El nombre del paso o evento específico del proceso que tuvo lugar, como «Invoice Approved» o «Payment Executed».
Descripción El nombre de la actividad describe un único paso dentro del proceso de Cuentas por pagar. Estas actividades forman la secuencia de eventos que constituye el flujo del proceso para cada factura. Analizar la secuencia de estas actividades es el núcleo de Process Mining. Permite descubrir el mapa de procesos real, identificar desviaciones respecto al procedimiento estándar y analizar ciclos de retrabajo, por ejemplo, «Discrepancy Found» seguido de «Discrepancy Resolved». La frecuencia y el orden de las actividades son fundamentales para comprender la eficiencia del proceso. Por qué es importante Este atributo define los pasos del mapa de procesos, algo esencial para visualizar el flujo del proceso, identificar cuellos de botella y analizar desviaciones. Dónde obtenerlo Este atributo se obtiene de eventos del sistema, cambios de estado o entradas de la pista de auditoría en Sage Intacct relacionadas con AP Bills y Payments. Ejemplos Factura recibidaFactura aprobadaPago programadoPago ejecutado
	Hora de inicio EventTime	La fecha y hora exactas en las que tuvo lugar una actividad o un paso específico del proceso.
Descripción La hora del evento o la marca de tiempo registra el momento exacto en que ocurrió una actividad. Estos datos cronológicos son esenciales para ordenar correctamente los eventos y calcular la duración entre los distintos pasos del proceso. En el análisis de Process Mining, las marcas de tiempo se utilizan para construir el mapa de procesos en orden cronológico, calcular los tiempos de ciclo entre actividades y analizar el rendimiento del proceso a lo largo del tiempo. Permiten identificar cuándo se producen las demoras, por ejemplo, durante los fines de semana o fuera del horario laboral, y constituyen la base de todos los KPI basados en el tiempo. Por qué es importante Esta marca de tiempo es fundamental para ordenar cronológicamente los eventos y calcular todas las métricas basadas en la duración, como el tiempo de ciclo y el tiempo de espera. Dónde obtenerlo Se obtiene de varios campos de fecha de los objetos de Sage Intacct, como «Creation Date» en AP Bills, «Approval Date» o «Payment Date» en AP Payments. Ejemplos 2023-10-26T10:00:00Z2023-10-27T14:35:10Z2023-11-05T09:15:00Z
	Sistema de origen SourceSystem	El sistema del que se extrajeron los datos, normalmente un valor estático que identifica el ERP o el software de contabilidad.
Descripción Este atributo identifica el origen de los datos del proceso. En un entorno con varios sistemas, ayuda a diferenciar las fuentes de datos y garantiza la claridad del linaje de los datos. En esta vista, el valor será siempre «Sage Intacct». Aunque suele ser un valor estático en un análisis de un único sistema, es fundamental para la gobernanza de datos y para posibles proyectos futuros que combinen datos de varios sistemas. Confirma que el análisis se basa en datos de la fuente prevista. Por qué es importante Garantiza la procedencia de los datos al identificar claramente su origen, algo fundamental para la gobernanza de datos y los entornos con varios sistemas. Dónde obtenerlo Normalmente es un valor estático añadido durante el proceso de extracción y transformación de datos. Ejemplos Sage Intacct
	Última actualización de datos LastDataUpdate	La marca de tiempo que indica la última vez que se actualizaron o extrajeron los datos de este registro del sistema de origen.
Descripción Este atributo proporciona una marca de tiempo de la extracción de datos más reciente. Es fundamental para comprender la actualidad de los datos que se analizan y gestionar los calendarios de actualización de datos. En los Dashboards y los informes, esta información indica a los usuarios la vigencia de la información. Por ejemplo, si la última actualización fue hace una semana, cualquier conclusión debe tener en cuenta que las actividades recientes del proceso aún no están incluidas. Es un campo clave para la gobernanza de datos y para mantener la confianza en el análisis. Por qué es importante Indica la actualidad de los datos, lo que permite comprender hasta qué punto el análisis del proceso refleja la situación actual y cuándo se necesita la próxima actualización. Dónde obtenerlo Esta marca de tiempo se genera y se añade a cada fila durante el proceso de extracción, transformación y carga (ETL) de datos. Ejemplos 2023-11-20T04:00:00Z2023-11-21T04:00:00Z
	Centro de costos CostCenter	El departamento o la unidad de negocio específicos a los que se asigna el gasto de la factura.
Descripción El centro de costos es una dimensión organizativa que indica qué parte de la empresa es responsable del gasto de la factura. Se utiliza para elaborar presupuestos, asignar costos y preparar informes financieros. En Process Mining, este atributo es esencial para el Dashboard «Inconsistencias de procesamiento por centro de costos». Permite comparar métricas clave, como el tiempo de ciclo y las tasas de retrabajo, entre distintos centros de costos. Identificar los centros de costos con mejor rendimiento puede revelar buenas prácticas que se pueden compartir, mientras que los de menor rendimiento pueden requerir mejoras específicas del proceso o capacitación. Es el atributo principal del KPI «Variación del tiempo de ciclo por centro de costos». Por qué es importante Permite comparar el rendimiento entre distintas unidades de negocio y pone de relieve inconsistencias y oportunidades para estandarizar el proceso. Dónde obtenerlo Es una dimensión estándar disponible en las líneas de AP Bill de Sage Intacct, normalmente denominada «Department» o una dimensión personalizada para el centro de costos. Ejemplos Ventas - EE. UU.MarketingInfraestructura de TIInvestigación y desarrollo
	Estado de la factura InvoiceStatus	El estado actual de procesamiento de la factura dentro del Workflow de Cuentas por pagar.
Descripción El estado de la factura indica la posición actual de una factura en su ciclo de vida, como «Draft», «Submitted for Approval», «Approved» o «Paid». Proporciona una instantánea del avance de la factura. Este atributo es fundamental para el Dashboard «Tendencias del volumen y rendimiento de facturas», que muestra la distribución de las facturas entre los distintos estados en cualquier momento. Ayuda a las personas responsables de operaciones a supervisar las cargas de trabajo, identificar cuellos de botella donde se acumulan las facturas y prever los tiempos de finalización. El seguimiento de los cambios de estado a lo largo del tiempo es una forma habitual de generar el registro de actividades para Process Mining. Por qué es importante Proporciona una instantánea del estado actual de una factura, algo esencial para supervisar las cargas de trabajo e identificar las etapas en las que las facturas quedan bloqueadas. Dónde obtenerlo Normalmente es un campo «State» o «Status» del objeto AP Bill en Sage Intacct. Ejemplos BorradorEnviadaAprobadaPagada
	Estado del pago PaymentStatus	El estado actual de la transacción de pago asociada a la factura.
Descripción El estado del pago describe la situación del pago en sí, diferenciada del estado de la factura. Entre los valores posibles se incluyen «Programado», «En curso», «Pagado», «Liquidado» o «Fallido». Este atributo es el foco del panel «Supervisión del estado de los pagos y los errores». Permite al equipo financiero hacer seguimiento del éxito de las ejecuciones de pago, identificar y resolver rápidamente los pagos fallidos y detectar posibles pagos duplicados. Comprender el tiempo que cada pago permanece en un estado ayuda a perfeccionar el proceso de ejecución de pagos y a mejorar la previsibilidad del flujo de caja. Por qué es importante Registra el éxito y el estado del paso final del pago, lo que ayuda a identificar y resolver rápidamente errores o retrasos en los pagos. Dónde obtenerlo Esta información se encuentra en el objeto AP Payment o Bill Payment de Sage Intacct. Ejemplos ProgramadaEnviada al bancoCompensadaAnulada
	Fecha de contabilización PostingDate	La fecha en la que la transacción de la factura se contabiliza en el General Ledger (GL).
Descripción La fecha de contabilización es la fecha en la que la transacción financiera asociada a la factura se registra oficialmente en los libros de la empresa, es decir, en el General Ledger. Esta fecha es fundamental para la contabilidad y los informes financieros, ya que determina el periodo fiscal en el que se reconoce el gasto. En el análisis del proceso, el tiempo transcurrido entre la recepción de una factura y su fecha de contabilización puede revelar ineficiencias en las etapas de validación y aprobación. Es un hito clave de la actividad «Invoice Posted To GL» y suele utilizarse para medir la parte «book-to-pay» del tiempo de ciclo. Analizar las fechas de contabilización ayuda a garantizar cierres financieros puntuales e informes precisos. Por qué es importante Indica cuándo se registra oficialmente una factura en el sistema financiero, algo fundamental para medir los tiempos del ciclo contable y garantizar informes financieros puntuales. Dónde obtenerlo Es el campo «Posting Date» del objeto AP Bill en Sage Intacct. Ejemplos 2023-10-282023-11-022023-11-10
	Fecha de vencimiento DueDate	La fecha límite para pagar la factura, según las condiciones de pago.
Descripción La fecha de vencimiento es la fecha acordada contractualmente para liquidar una factura. Se determina a partir de la fecha de la factura y las condiciones de pago negociadas con el proveedor, por ejemplo, Net 30. Este atributo es esencial para supervisar el rendimiento de los pagos puntuales y planificar las finanzas. Se utiliza en el Dashboard «Cumplimiento de pagos y adhesión a las políticas» para señalar los pagos atrasados. También es fundamental para calcular el KPI de tasa de captura de descuentos por pronto pago, ya que sirve como referencia para medir los pagos anticipados. Por qué es importante Esta fecha es fundamental para analizar las tasas de pago puntual, gestionar el flujo de caja e identificar oportunidades para capturar descuentos por pronto pago. Dónde obtenerlo Es el campo «Due Date» del objeto AP Bill en Sage Intacct. Puede introducirse manualmente o calcularse automáticamente según las condiciones de pago. Ejemplos 2023-11-152023-12-302024-01-10
	Importe de la factura InvoiceAmount	El valor monetario total de la factura.
Descripción El importe de la factura representa el valor financiero total de la factura presentada por el proveedor. Es un atributo fundamental para el análisis financiero y para comprender cómo influye el valor de una factura en su ruta de procesamiento. En el análisis, se utiliza para segmentar las facturas por rangos de valor, por ejemplo, bajo, medio y alto, y comprobar si las facturas de mayor valor siguen rutas de aprobación diferentes o tardan más en procesarse. También es un componente clave del KPI «Tasa de cumplimiento de la política de pagos», ya que los límites de aprobación suelen basarse en este importe. Ayuda a priorizar las iniciativas de mejora del proceso en las transacciones de mayor valor. Por qué es importante Permite realizar análisis basados en el valor, como identificar si las facturas de importe elevado siguen rutas diferentes o tardan más, y es clave para comprobar el cumplimiento de los límites de aprobación. Dónde obtenerlo Es el campo «Amount» o «Transaction Amount» del objeto AP Bill en Sage Intacct. Ejemplos 150.755000.0025000.50
	Nombre de usuario UserName	El nombre de la persona empleada o usuaria que realizó una actividad específica en la factura.
Descripción El nombre de usuario identifica a la persona responsable de un evento del proceso, como la introducción de datos, la validación o la aprobación. Proporciona trazabilidad y ayuda a analizar el rendimiento de recursos individuales o equipos. Este atributo es esencial para el Dashboard «Análisis del tiempo de ciclo de aprobación de facturas», ya que permite comprobar si determinadas personas aprobadoras son sistemáticamente lentas. También puede identificar a las personas con mejor rendimiento o a quienes podrían necesitar capacitación adicional. Analizar las actividades por usuario ayuda a gestionar los recursos y comprender la distribución de la carga de trabajo. Por qué es importante Registra qué usuario realizó una acción, algo clave para analizar el rendimiento de las personas aprobadoras, distribuir la carga de trabajo e identificar necesidades de capacitación. Dónde obtenerlo Esta información se captura en la pista de auditoría o los historiales de los objetos AP Bill y AP Payment en Sage Intacct, asociada a cambios de estado o modificaciones. Ejemplos Alice JohnsonBob Williamssystem.user
	Nombre del proveedor VendorName	El nombre legal del proveedor que presentó la factura.
Descripción El nombre del proveedor identifica al proveedor asociado a una factura. Este atributo es fundamental para analizar los comportamientos y el rendimiento específicos de cada proveedor dentro del proceso de Cuentas por pagar. Esta dimensión se utiliza para filtrar el mapa de procesos y ver cómo se gestionan las facturas de proveedores concretos. Es esencial para el Dashboard «Rendimiento y tiempo de procesamiento por proveedor» y el KPI «Variación del tiempo de ciclo por proveedor», ya que ayuda a identificar qué facturas de proveedores se procesan rápidamente y cuáles sufren demoras o discrepancias de forma constante, lo que señala oportunidades de colaboración con proveedores y estandarización del proceso. Por qué es importante Permite analizar las variaciones y el rendimiento del proceso por proveedor, ayudando a identificar cuellos de botella o problemas de calidad de las facturas específicos de cada proveedor. Dónde obtenerlo Esta información se encuentra en el objeto «Vendor» de Sage Intacct, vinculado al AP Bill. Ejemplos Staples Inc.Office DepotGlobal Tech ServicesCreative Solutions LLC
	Número de Purchase Order PurchaseOrderNumber	El identificador de la Purchase Order (PO) asociada a la factura, si corresponde.
Descripción El número de Purchase Order vincula una factura con una solicitud de compra preaprobada. Las facturas pueden estar respaldadas por una PO o no. La presencia de un número de PO suele permitir un proceso de conciliación más automatizado, de dos o tres vías. Este atributo es fundamental para analizar la actividad «Purchase Order Matched» y las discrepancias relacionadas. Permite segmentar el proceso entre facturas con PO y sin PO para comparar sus tiempos de ciclo y tasas de automatización. Una tasa elevada de discrepancias en las facturas respaldadas por PO puede indicar problemas en los procesos de creación de la PO o de recepción. Por qué es importante Distingue las facturas respaldadas por PO de las facturas sin PO, que suelen seguir rutas de procesamiento diferentes y ofrecer distintos niveles de automatización. Dónde obtenerlo Este campo está disponible en el objeto AP Bill de Sage Intacct y se utiliza para vincular el bill a una Purchase Order existente. Ejemplos PO-004581PO-005123N/A
	Departamento Department	El nombre del departamento interno asociado a la factura, que suele utilizarse para las aprobaciones y la asignación de costes.
Descripción El departamento es un atributo organizativo que asigna una factura a un área funcional específica de la empresa, como «Marketing» o «Tecnologías de la información». A menudo se utiliza para dirigir las aprobaciones al responsable o gerente del departamento correspondiente. Al igual que el centro de costes, esta dimensión permite analizar el rendimiento de las distintas áreas de la empresa. Puede utilizarse para comparar los tiempos de aprobación o las tasas de retrabajo por departamento y poner de relieve dónde funcionan correctamente los procesos y dónde no. Este análisis respalda los esfuerzos para estandarizar el proceso de cuentas por pagar en toda la organización. Por qué es importante Permite comparar el rendimiento del proceso entre distintas áreas funcionales de la empresa y respalda los esfuerzos de estandarización. Dónde obtenerlo Esta es una dimensión estándar de Sage Intacct que puede asignarse a transacciones como AP Bills. Ejemplos MarketingVentasTIFinanzas
	Es procesamiento directo IsStraightThrough	Un indicador booleano que es verdadero si la factura se procesó sin intervención manual ni retrabajo.
Descripción Este atributo identifica las facturas que se han procesado completamente de forma automática, desde la recepción hasta la programación del pago, sin intervenciones manuales ni gestión de excepciones. Normalmente es el inverso del indicador «Is Rework». Este indicador se utiliza para calcular el KPI «Tasa de procesamiento directo de facturas», una medida clave de la automatización y la eficiencia del proceso. Una tasa elevada de procesamiento directo indica un proceso de cuentas por pagar maduro y bien controlado. Analizar las características de las facturas que no se procesan de forma directa ayuda a identificar las barreras que aún quedan para alcanzar una automatización completa. Por qué es importante Identifica las facturas totalmente automatizadas, ayuda a medir el éxito de las iniciativas de automatización y permite detectar oportunidades de mejora adicionales. Dónde obtenerlo Este indicador se calcula en la herramienta de Process Mining, normalmente como el inverso del indicador «IsRework» o definiendo una secuencia de actividades de «ruta ideal». Ejemplos truefalse
	Es retrabajo IsRework	Un indicador booleano que es verdadero si la factura pasó por un ciclo de retrabajo, como la resolución de una discrepancia.
Descripción Este atributo calculado identifica las facturas que han pasado por uno o más ciclos de retrabajo. El retrabajo se produce cuando es necesario repetir un paso del proceso debido a un error o una excepción, como un evento «Discrepancy Found» seguido de un evento «Discrepancy Resolved». Este indicador se utiliza para calcular el KPI «Tasa de retrabajo de facturas» y filtrar el mapa de procesos para analizar específicamente las rutas de retrabajo. Comprender qué facturas requieren retrabajo y por qué es fundamental para identificar las causas raíz de las ineficiencias del proceso, como una mala calidad de los datos de los proveedores o datos maestros incorrectos. Por qué es importante Identifica las facturas que requirieron trabajo adicional no planificado, lo que ayuda a cuantificar la ineficiencia del proceso y detectar las causas raíz de las excepciones. Dónde obtenerlo Este indicador booleano se calcula en la herramienta de Process Mining comprobando la aparición de actividades de retrabajo específicas, como «Discrepancy Resolved», en la secuencia de eventos del caso. Ejemplos truefalse
	Fecha de factura InvoiceDate	La fecha en la que el proveedor emitió la factura.
Descripción La fecha de factura, también conocida como fecha de la factura de proveedor, es la fecha impresa en la factura por el suministrador. Marca el inicio oficial del plazo de pago, por ejemplo, el comienzo del cómputo de «Net 30». Este atributo se utiliza como referencia para medir el tiempo que tarda una factura en registrarse en el sistema, es decir, la actividad «Factura recibida». Esta métrica se conoce como «retraso de la factura». Reducir este retraso suele ser un objetivo clave de los departamentos de cuentas por pagar que buscan mejorar la visibilidad del proceso y la previsión del flujo de caja. Es una fecha fundamental para numerosos cálculos financieros. Por qué es importante Representa el punto de partida desde la perspectiva del proveedor y se utiliza para calcular el retraso hasta la recepción de la factura y determinar la fecha de vencimiento del pago. Dónde obtenerlo Este es el campo «Bill Date» o «Date» del objeto AP Bill en Sage Intacct. Ejemplos 2023-10-152023-10-202023-11-01
	Fecha límite del descuento EarlyPaymentDiscountDate	La fecha límite para pagar una factura y poder optar a un descuento por pronto pago.
Descripción Este atributo es la fecha límite en la que debe pagarse una factura para poder optar al descuento ofrecido por el proveedor. Se calcula a partir de la fecha de la factura y las condiciones del descuento, por ejemplo, 10 días después de la fecha de la factura en unas condiciones «2/10, Net 30». Esta fecha actúa como un SLA interno fundamental para el proceso de cuentas por pagar. El panel «Tasa de captación de descuentos por pronto pago» utiliza esta fecha para determinar si el pago se realizó a tiempo para obtener el descuento. Supervisar la proximidad de los pagos a esta fecha límite puede revelar cuellos de botella en las etapas de aprobación y programación de pagos. Por qué es importante Actúa como una fecha límite crítica para el equipo de cuentas por pagar; cumplirla se traduce directamente en ahorros para la empresa. Dónde obtenerlo Esta fecha se calcula a partir de «Bill Date» y «Payment Terms» del registro AP Bill en Sage Intacct. Ejemplos 2023-10-252023-11-102023-11-30
	ID del proveedor VendorId	El identificador único del sistema para el proveedor o suministrador.
Descripción El ID de proveedor es un identificador único generado por el sistema para cada registro de proveedor. A diferencia del nombre del proveedor, que a veces puede ser incoherente, el ID de proveedor proporciona una clave estable para vincular datos y realizar análisis. Aunque el nombre del proveedor resulta más fácil de interpretar en los Dashboards, el ID de proveedor es técnicamente más fiable para las agregaciones y el filtrado, especialmente cuando los nombres pueden presentar pequeñas variaciones, por ejemplo, 'Staples Inc.' frente a 'Staples'. Garantiza que todas las transacciones de un proveedor concreto se agrupen correctamente para realizar un análisis preciso del rendimiento. Por qué es importante Proporciona una clave estable y única para cada proveedor, lo que garantiza una agregación precisa de los datos para el análisis relacionado con proveedores, incluso cuando sus nombres presentan variaciones. Dónde obtenerlo Este es el campo «Vendor ID» del objeto Vendor en Sage Intacct. Ejemplos V1001V1002V2304
	Importe del descuento EarlyPaymentDiscountAmount	El descuento monetario potencial disponible si la factura se paga antes de la fecha de vencimiento estándar.
Descripción Este atributo representa el valor del descuento por pronto pago ofrecido por el proveedor, según las condiciones de pago. Por ejemplo, «2/10, Net 30» significa un descuento del 2 % si se paga en un plazo de 10 días. Este importe es fundamental para el KPI y el panel «Tasa de captación de descuentos por pronto pago». Cuantifica la oportunidad de ahorro de cada factura y permite al equipo financiero priorizar los pagos que ofrecen los descuentos más importantes. Analizar el importe total de descuento potencial frente al importe realmente obtenido pone de manifiesto el impacto financiero de las ineficiencias del proceso. Por qué es importante Cuantifica el ahorro potencial de los pagos anticipados, ayuda a priorizar las facturas y permite medir el impacto financiero de la eficiencia del proceso de cuentas por pagar. Dónde obtenerlo Este valor suele calcularse a partir de los campos «Payment Terms» e «Invoice Amount» del AP Bill en Sage Intacct. Ejemplos 10.0050.25250.00
	Moneda Currency	La moneda en la que está expresado el importe de la factura.
Descripción El atributo Moneda especifica la unidad monetaria del importe de la factura, como USD, EUR o GBP. Es especialmente importante para las organizaciones multinacionales que gestionan facturas en varias monedas. En los análisis, resulta esencial para elaborar informes financieros correctos y convertir los importes a una moneda común para compararlos. Filtrar por moneda también puede revelar si las facturas en determinadas monedas tardan más en procesarse, quizá debido a distintas normativas bancarias o procesos de aprobación. Proporciona el contexto necesario para interpretar todos los valores monetarios. Por qué es importante Proporciona el contexto necesario para todos los valores monetarios y garantiza un análisis financiero preciso, especialmente en organizaciones multinacionales. Dónde obtenerlo Este es el campo «Currency» del objeto AP Bill, que a menudo se hereda del registro Vendor en Sage Intacct cuando está habilitada la gestión multidivisa. Ejemplos USDEURGBP
	Motivo de la discrepancia DiscrepancyReason	Un código o texto que describe el motivo de una discrepancia en la factura, como una diferencia de precio o de cantidad.
Descripción El motivo de la discrepancia proporciona contexto cuando una factura no supera la validación o la conciliación con una orden de compra. Explica por qué se marcó la factura para revisión manual. Entre los motivos habituales se incluyen diferencias de precio, discrepancias de cantidad o información faltante. Este atributo es fundamental para el panel «Tiempo de resolución de discrepancias y retrabajo». Al analizar los motivos de discrepancia más frecuentes, una empresa puede identificar las causas raíz, ya estén relacionadas con proveedores concretos, artículos o errores internos de introducción de datos. Esta información resulta muy valiosa para impulsar mejoras específicas del proceso, como actualizar los datos maestros o mejorar la comunicación con los proveedores. Por qué es importante Explica la causa raíz del retrabajo y los retrasos, lo que permite aplicar mejoras específicas para reducir las excepciones y aumentar la tasa de procesamiento directo. Dónde obtenerlo Esta información puede almacenarse en un campo personalizado, un campo de notas o derivarse de estados de excepción específicos dentro de Sage Intacct o de una solución integrada de OCR o captura. Ejemplos Diferencia de precioDiferencia de cantidadNúmero de orden de compra no válidoFactura duplicada
	Tiempo del ciclo de aprobación ApprovalCycleTime	El tiempo transcurrido desde que se envía una factura para su aprobación hasta que se aprueba definitivamente.
Descripción El tiempo del ciclo de aprobación mide específicamente la duración de la fase de aprobación del proceso. Se calcula como la diferencia entre la marca de tiempo de «Invoice Approved» y la de «Routed For Approval». Esta métrica es el foco del panel «Análisis del tiempo del ciclo de aprobación de facturas». Ayuda a localizar cuellos de botella en el Workflow de aprobación, ya estén causados por personas aprobadoras concretas, departamentos o tipos de factura. Reducir este tiempo de ciclo suele ser un objetivo clave, ya que afecta directamente a la capacidad de captar descuentos por pronto pago y garantizar pagos puntuales. Por qué es importante Mide la eficiencia del Workflow de aprobación y ayuda a identificar personas aprobadoras lentas o cuellos de botella que retrasan los pagos y ponen en riesgo la obtención de descuentos. Dónde obtenerlo Esta métrica se calcula en la herramienta de Process Mining restando la marca de tiempo de la actividad «Routed For Approval» de la marca de tiempo de «Invoice Approved». Ejemplos 2 días y 3 horas7 días y 1 hora10 horas y 30 minutos

Obligatorio Recomendado Opcional

Actividades del procesamiento de facturas de cuentas por pagar

Estos son los pasos clave del proceso y los hitos que debe capturar en su registro de eventos para descubrir y analizar con precisión su Workflow de facturas.

7 Recomendado 7 Opcional

	Actividad	Descripción
	Enviada para aprobación	Representa el envío de una factura validada y conciliada al Workflow de aprobación. Sage Intacct registra esta acción cuando una factura se envía para su aprobación y activa las notificaciones.
Por qué es importante Marca el inicio del ciclo de aprobación. Registrar este evento es esencial para analizar el KPI de tiempo medio de aprobación de facturas e identificar demoras. Dónde obtenerlo Se obtiene de la pista de auditoría o los registros de transacciones cuando el estado de «AP Bill» cambia a «Submitted for Approval». Esta acción suele ser un evento explícito. Recopilar Utilice la marca de tiempo del registro de auditoría correspondiente al envío de la factura al motor de aprobación. Tipo de evento explicit
	Factura aprobada	Indica que la autoridad designada aprobó la factura y que esta está lista para contabilizarse como pago. Es un evento explícito registrado en el historial de aprobación o la pista de auditoría de Sage Intacct.
Por qué es importante Es un hito financiero crítico que concluye el ciclo de aprobación. Las demoras antes de este paso indican cuellos de botella en la aprobación, mientras que una aprobación rápida es clave para capturar descuentos por pronto pago. Dónde obtenerlo Se registra explícitamente en los historiales de aprobación asociados al objeto «AP Bill». Normalmente se registran la marca de tiempo y el usuario aprobador. Recopilar Utilice la marca de tiempo del registro de aprobación final del historial de aprobación de la factura. Tipo de evento explicit
	Factura contabilizada en el GL	Marca la transacción en la que la factura aprobada se contabiliza formalmente en el General Ledger, creando un pasivo financiero. Es un evento contable explícito y fundamental en Sage Intacct.
Por qué es importante Es un hito financiero clave que convierte la factura en un pasivo oficial de la empresa, la deja lista para el pago y afecta a los estados financieros. Dónde obtenerlo Es una transacción explícita. La fecha de contabilización se almacena directamente en el objeto «AP Bill» o en los registros «GL Entry» asociados. Recopilar Utilice la «Posting Date» del AP Bill o la fecha de creación de la transacción GL relacionada. Tipo de evento explicit
	Factura recibida	Marca el inicio del proceso cuando una factura se introduce en Sage Intacct, ya sea manualmente o mediante una solución de captura automatizada. Este evento suele inferirse a partir de la marca de tiempo de creación del registro AP Bill.
Por qué es importante Esto establece el punto de partida para todos los cálculos del tiempo de ciclo, algo esencial para medir la eficiencia general del proceso y el volumen de facturas procesadas. Dónde obtenerlo Se infiere a partir de la marca de tiempo de «Created Date» del objeto «AP Bill» (APBILL). Este es el evento de inicio más fiable del proceso. Recopilar Utilice la marca de tiempo de creación del registro AP Bill. Tipo de evento inferred
	Orden de compra conciliada	Confirma que los datos de la factura, como las cantidades y los precios, se han conciliado correctamente con la Purchase Order correspondiente. A menudo se registra explícitamente cuando un usuario vincula una PO a un AP Bill.
Por qué es importante Es un paso crítico para las facturas respaldadas por una PO. Los fallos o las duraciones prolongadas en la conciliación indican posibles discrepancias y son una fuente habitual de cuellos de botella. Dónde obtenerlo Se registra en el registro de transacciones o la pista de auditoría cuando un usuario ejecuta la acción «Match» o vincula una «Purchase Order» al objeto «AP Bill». Recopilar Identifique la entrada del registro de eventos correspondiente a la vinculación de una Purchase Order con un AP Bill. Tipo de evento explicit
	Pago ejecutado	Marca la ejecución de la transacción de pago, en la que los fondos se desembolsan al proveedor. Es un evento explícito con una fecha de transacción específica.
Por qué es importante Es un hito crucial para medir el cumplimiento de los pagos y la tasa de captura de descuentos por pronto pago. El tiempo entre la aprobación y este evento muestra la eficiencia del procesamiento de pagos. Dónde obtenerlo Se obtiene del objeto «AP Payment» asociado al «AP Bill». Este objeto tendrá un campo «Payment Date» o una marca de tiempo de ejecución de la transacción. Recopilar Utilice el campo «Payment Date» del registro AP Payment asociado. Tipo de evento explicit
	Pago liquidado	Es el paso final, que confirma que el pago se ha liquidado en el banco y que la transacción se ha conciliado. Normalmente se registra durante el proceso de conciliación bancaria en el módulo Cash Management de Sage Intacct.
Por qué es importante Este evento marca el verdadero final del ciclo de vida de la factura. El tiempo de ciclo completo de principio a fin se mide hasta este punto, lo que proporciona una visión completa de la salida de efectivo. Dónde obtenerlo Se infiere a partir de la «Clearing Date» o «Reconciliation Date» asociada a la transacción «AP Payment» dentro del módulo Cash Management. Recopilar Utilice la fecha de liquidación del registro de conciliación bancaria vinculado a la transacción de pago. Tipo de evento inferred
	Datos de factura validados	Representa la validación correcta de los datos de la factura conforme a las reglas empresariales, como la identificación correcta del proveedor y la cumplimentación de los campos obligatorios. A menudo se infiere cuando un registro AP Bill se guarda o se envía sin activar errores de validación.
Por qué es importante Registra la comprobación inicial de la calidad de los datos. Las demoras en esta etapa pueden indicar problemas de precisión en la captura de datos o de cumplimiento por parte del proveedor, lo que afecta a las tasas de procesamiento directo. Dónde obtenerlo Se infiere a partir de la marca de tiempo en la que el registro AP Bill pasa del estado «Draft» a «Submitted». Compruebe el campo «State» o «Status» del objeto «AP Bill». Recopilar Registre la marca de tiempo del cambio de estado de «Draft» a «Submitted» en el objeto AP Bill. Tipo de evento inferred
	Discrepancia encontrada	Indica que se identificó una diferencia durante la validación o la conciliación, como una discrepancia en el precio o la cantidad. Este evento suele inferirse cuando una factura pasa al estado «Hold» o «Exception».
Por qué es importante Señala el inicio de los ciclos de retrabajo. Analizar la frecuencia y el tipo de discrepancias es clave para mejorar el KPI de tasa de retrabajo de facturas. Dónde obtenerlo Se infiere a partir de un cambio de estado del objeto «AP Bill» a un estado como «On Hold», «Exception» o «Discrepancy». La pista de auditoría también puede mostrar intentos fallidos de conciliación. Recopilar Registre la marca de tiempo del cambio a un estado relacionado con una excepción en el objeto AP Bill. Tipo de evento inferred
	Discrepancia resuelta	Marca la resolución de una discrepancia identificada anteriormente, lo que permite que la factura continúe su procesamiento. Se infiere cuando el estado de una factura cambia de «On Hold» a un estado normal de procesamiento.
Por qué es importante Medir el tiempo entre «Discrepancy Found» y «Discrepancy Resolved» es fundamental para el KPI de tiempo de ciclo de resolución de discrepancias. Dónde obtenerlo Se infiere a partir de un cambio de estado del objeto «AP Bill» desde un estado de excepción, por ejemplo «On Hold», a un estado activo, como «Submitted» o «Pending Approval». Recopilar Registre la marca de tiempo del cambio desde un estado de excepción a un estado de procesamiento. Tipo de evento inferred
	Factura cancelada	Representa la cancelación o anulación de un AP Bill, lo que termina prematuramente el proceso. Es una acción explícita registrada en la pista de auditoría del sistema que elimina efectivamente el pasivo.
Por qué es importante Identifica excepciones terminales del proceso. Una tasa elevada de cancelaciones puede indicar problemas con facturas duplicadas o con la introducción inicial de datos incorrectos. Dónde obtenerlo Se registra explícitamente cuando un usuario anula o cancela un «AP Bill». Esta acción y su marca de tiempo aparecen en la pista de auditoría o se reflejan mediante un estado «Void» o «Cancelled». Recopilar Utilice la marca de tiempo de la transacción «Void» o del cambio de estado a «Cancelled» en el objeto AP Bill. Tipo de evento explicit
	Factura rechazada	Indica que una persona aprobadora rechazó la factura, lo que normalmente exige corregirla y volver a enviarla. Es un evento explícito registrado en los historiales de aprobación.
Por qué es importante Pone de relieve los ciclos de retrabajo del proceso de aprobación. Una tasa elevada de rechazos puede indicar problemas con la precisión de los datos de origen o el incumplimiento de las políticas. Dónde obtenerlo Se registra explícitamente en los historiales de aprobación asociados al objeto «AP Bill», donde constan las acciones «Decline» o «Reject». Recopilar Utilice la marca de tiempo del registro «Reject» o «Decline» del historial de aprobación de la factura. Tipo de evento explicit
	Pago anticipado realizado	Es un evento calculado que ocurre cuando un pago se ejecuta dentro del plazo de descuento por pronto pago del proveedor. Se obtiene comparando la fecha de ejecución del pago con las fechas de la factura y de las condiciones de pago.
Por qué es importante Contribuye directamente al KPI de tasa de captura de descuentos por pronto pago al señalar explícitamente los descuentos capturados correctamente. Esto ayuda a analizar y maximizar el ahorro de costos. Dónde obtenerlo Se calcula comparando la «Payment Date» del objeto «AP Payment» con los campos «Invoice Date» y «Payment Terms» del objeto «AP Bill». Recopilar IF «Payment Date» <= («Invoice Date» + período de descuento de «Payment Terms»), THEN ocurre el evento. Tipo de evento calculated
	Pago programado	Representa el paso en el que una factura aprobada y contabilizada se selecciona y se incluye en un lote o ejecución de pagos. Puede inferirse cuando la factura se añade a un objeto «AP Payment Request» o a un lote similar.
Por qué es importante Conecta la aprobación con la ejecución efectiva del pago. Analizar el tiempo empleado en esta etapa ayuda a comprender la gestión del flujo de caja y la eficiencia de la programación de pagos. Dónde obtenerlo Se infiere a partir de la fecha de creación del objeto «AP Payment» que incluye el «AP Bill». El estado del bill también puede cambiar a «Scheduled for Payment». Recopilar Utilice la marca de tiempo en la que el AP Bill se vincula a un lote de pagos programado, pero aún no ejecutado. Tipo de evento inferred

Recomendado Opcional

Guías de extracción

Cómo obtener sus datos de Sage Intacct

Pasos

Requisitos previos: Asegúrese de tener un rol de usuario de Sage Intacct con permisos para acceder a Custom Report Writer, así como permisos de lectura para los módulos Accounts Payable, Purchasing y Cash Management.
Acceda al Report Center: Inicie sesión en Sage Intacct y vaya a Reports > Custom reports.
Cree el informe 1: Core Invoice Events: Cree un informe personalizado nuevo. Seleccione AP Bill como objeto principal. Este informe capturará los eventos disponibles directamente en el registro AP Bill.
Añada las uniones del informe 1: En la pestaña 'Data' del generador de informes, una el objeto AP Bill con el objeto Vendor para obtener el nombre del proveedor.
Defina las columnas del informe 1: En la pestaña 'Columns', añada campos como Bill No, Vendor Name, Total Amount, Due Date, PO Number, State y los campos de fecha clave: When Created (para 'Invoice Received'), When Posted (para 'Invoice Posted to GL') y When Modified. Utilice fórmulas para crear las columnas ActivityName y EventTime para estos eventos específicos.
Cree el informe 2: Approval Events: Cree un segundo informe personalizado. Seleccione AP Bill Approval (u otro objeto de auditoría o historial similar) como objeto principal. Únalo con AP Bill y Vendor mediante AP Bill Key.
Defina las columnas del informe 2: Este informe capturará los eventos del Workflow. Añada columnas para AP Bill No, Approver y la fecha de la acción de aprobación. Utilice fórmulas para establecer ActivityName como 'Routed For Approval', 'Invoice Approved' o 'Invoice Rejected' según el campo de estado o acción de aprobación. EventTime será la marca de tiempo de la acción de aprobación.
Cree el informe 3: Payment Events: Cree un tercer informe personalizado. Seleccione AP Payment como objeto principal. Únalo primero con AP Payment Detail, después con AP Bill y, por último, con Vendor.
Defina las columnas del informe 3: Este informe captura las actividades de pago. Añada columnas para AP Bill No, Payment Date (para 'Payment Executed') y State. Para capturar 'Payment Scheduled', utilice la marca de tiempo When Created del registro AP Payment. Una el informe con Bank Transaction, de Cash Management, y utilice Reconciliation Date para la actividad 'Payment Cleared'.
Ejecute y exporte los informes: En cada uno de los tres informes, establezca un filtro de intervalo de fechas idéntico, por ejemplo, sobre la fecha de creación de AP Bill, para los últimos 3-6 meses. Ejecute cada informe y exporte los resultados como archivos CSV.
Combine y transforme los datos: Utilice una herramienta externa como Microsoft Excel (Power Query), un script de Python o una herramienta de preparación de datos. Cargue los tres archivos CSV. En cada archivo, asegúrese de que las columnas tengan nombres coherentes (InvoiceNumber, ActivityName, EventTime, etc.). Apile o una los datos de los tres archivos en una sola tabla.
Finalice el Registro de eventos: En su herramienta de transformación, añada las columnas estáticas SourceSystem (por ejemplo, 'Sage Intacct') y LastDataUpdate (la marca de tiempo actual). Calcule el evento derivado 'Early Payment Taken' comparando la fecha de 'Payment Executed' con la fecha de vencimiento o descuento de la factura. Guarde la tabla combinada final como un único archivo CSV. Este archivo será el Registro de eventos listo para cargarlo.

Configuración

Permisos de usuario: Se requiere un rol con acceso a Custom Report Writer y permisos de lectura para los siguientes objetos de Sage Intacct: AP Bill, AP Payment, AP Payment Detail, Vendor, AP Bill Approval History y Bank Transaction.
Intervalo de fechas: Es fundamental aplicar un filtro de intervalo de fechas coherente en todos los informes para garantizar la integridad de los datos. Un enfoque habitual consiste en filtrar AP Bill > When Created durante un periodo de 3-6 meses. Para conjuntos de datos más grandes, considere ejecutar los informes en intervalos más cortos, por ejemplo, un mes cada vez, para evitar tiempos de espera del navegador.
Uniones de objetos: La precisión de la extracción depende de que los distintos objetos de datos se unan correctamente. Por ejemplo, AP Payment Detail vincula AP Payment con AP Bill. Las uniones incorrectas pueden provocar datos ausentes o duplicados.
Filtros de informes: Además del intervalo de fechas, considere aplicar filtros para entidades o empresas específicas si trabaja en un entorno con varias entidades. También puede filtrar por Vendor Type o Bill State para delimitar el alcance.
Campos calculados y fórmulas: Las funciones de fórmulas del generador de informes se utilizarán para crear la columna estática ActivityName para cada evento del informe. Este paso es fundamental para garantizar que el resultado final tenga la estructura correcta para Process Mining.

a Consulta de ejemplo sql

-- This is a configuration-based extraction using Sage Intacct's Custom Report Writer.
-- The logic is implemented by creating and combining multiple reports.

-- =============== REPORT 1: CORE INVOICE EVENTS ===============
-- Primary Object: AP Bill
-- Joins:
--   - AP Bill -> Vendor (on VENDORID)

-- Columns / Mapping:
--   InvoiceNumber: AP Bill.Bill No
--   VendorName: Vendor.Name
--   InvoiceAmount: AP Bill.Total Amount
--   DueDate: AP Bill.Due Date
--   PostingDate: AP Bill.When Posted
--   PurchaseOrderNumber: AP Bill.PO Number
--   CostCenter: AP Bill Entry.Department ID [Or other relevant dimension]
--   InvoiceStatus: AP Bill.State
--   SourceSystem: 'Sage Intacct' (Static Value)
--   LastDataUpdate: [Current Extraction Timestamp] (Static Value)

--   --- Activity: Invoice Received ---
--   ActivityName: 'Invoice Received' (Formula/Static)
--   EventTime: AP Bill.When Created
--   UserName: AP Bill.Created By

--   --- Activity: Invoice Data Validated ---
--   ActivityName: 'Invoice Data Validated' (Formula/Static)
--   EventTime: AP Bill.When Submitted for Approval [If available, otherwise use When Created]
--   UserName: AP Bill.Submitted By

--   --- Activity: Purchase Order Matched ---
--   ActivityName: 'Purchase Order Matched' (Formula/Static, create row only if AP Bill.PO Number is not null)
--   EventTime: AP Bill.When Modified [Timestamp when PO Number was populated, may require audit trail report]
--   UserName: AP Bill.Modified By

--   --- Activity: Discrepancy Found / Resolved / Cancelled ---
--   Note: These are status changes. Create one row per relevant status change from an Audit Trail report on AP Bill.
--   ActivityName: (Formula based on AP Bill.State change, e.g., IF(new_state='On Hold', 'Discrepancy Found', IF(old_state='On Hold', 'Discrepancy Resolved', '')))
--   EventTime: Audit Trail.When Changed
--   UserName: Audit Trail.Changed By

--   --- Activity: Invoice Posted To GL ---
--   ActivityName: 'Invoice Posted To GL' (Formula/Static)
--   EventTime: AP Bill.When Posted
--   UserName: AP Bill.Modified By


-- =============== REPORT 2: APPROVAL EVENTS ===============
-- Primary Object: AP Bill Approval History (or equivalent audit object)
-- Joins:
--   - AP Bill Approval History -> AP Bill (on BILLID)
--   - AP Bill -> Vendor (on VENDORID)

-- Columns / Mapping:
--   InvoiceNumber: AP Bill.Bill No
--   EventTime: AP Bill Approval History.Date
--   UserName: AP Bill Approval History.Approver Name
--   ... (other attributes joined from AP Bill)

--   --- Activity Logic ---
--   ActivityName: (Formula based on AP Bill Approval History.Action, e.g., IF(Action='Submitted', 'Routed For Approval', IF(Action='Approved', 'Invoice Approved', IF(Action='Rejected', 'Invoice Rejected', ''))))


-- =============== REPORT 3: PAYMENT EVENTS ===============
-- Primary Object: AP Payment
-- Joins:
--   - AP Payment -> AP Payment Detail (on RECORDNO)
--   - AP Payment Detail -> AP Bill (on BILLID)
--   - AP Bill -> Vendor (on VENDORID)
--   - AP Payment -> Bank Transaction (on PAYMENTKEY)

-- Columns / Mapping:
--   InvoiceNumber: AP Bill.Bill No
--   PaymentStatus: AP Payment.State
--   ... (other attributes joined from AP Bill and Vendor)

--   --- Activity: Payment Scheduled ---
--   ActivityName: 'Payment Scheduled' (Formula/Static)
--   EventTime: AP Payment.When Created
--   UserName: AP Payment.Created By

--   --- Activity: Payment Executed ---
--   ActivityName: 'Payment Executed' (Formula/Static)
--   EventTime: AP Payment.Payment Date
--   UserName: AP Payment.Created By

--   --- Activity: Early Payment Taken ---
--   ActivityName: 'Early Payment Taken' (Formula/Static, row generated only IF AP Payment.Payment Date <= AP Bill.Discount Date)
--   EventTime: AP Payment.Payment Date
--   UserName: AP Payment.Created By

--   --- Activity: Payment Cleared ---
--   ActivityName: 'Payment Cleared' (Formula/Static)
--   EventTime: Bank Transaction.Reconciliation Date
--   UserName: Bank Transaction.Reconciled By [Or similar field]

Pasos

Requisitos previos: Asegúrese de tener instalado Python 3.6 o una versión posterior, junto con las bibliotecas requests, pandas y lxml. Obtenga las credenciales de Sage Intacct Web Services (Sender ID, Sender Password, Company ID, User ID y User Password) para un usuario con permisos de lectura sobre los objetos APBILL, APPYMT y VENDOR.
Configuración del entorno: Cree un directorio de proyecto nuevo. Instale las bibliotecas de Python necesarias mediante pip: pip install requests pandas lxml.
Configure el script: Guarde el script de Python proporcionado en un archivo, por ejemplo, extract_intacct_ap.py. Abra el archivo y sustituya los valores de marcador de posición del diccionario SAGE_INTACCT_CREDS por sus credenciales reales y la URL del endpoint.
Establezca los parámetros de extracción: En la sección principal del script, ajuste las variables start_date y end_date para definir el periodo de extracción deseado. Para el análisis inicial, se recomienda un periodo de 3-6 meses.
Ejecute el script: Abra un terminal o símbolo del sistema, acceda al directorio del proyecto y ejecute el script con el comando: python extract_intacct_ap.py. El script comenzará a enviar solicitudes a la API de Sage Intacct.
Supervise la ejecución: El script mostrará mensajes de progreso en la consola, indicando qué objeto está obteniendo y cuántos registros ha recuperado. El proceso puede tardar varios minutos, según el intervalo de fechas y el volumen de datos.
Gestione la paginación de la API: El script gestiona automáticamente la paginación de la API. Envía solicitudes para obtener datos en lotes, o páginas, hasta recuperar todos los registros del intervalo de fechas especificado.
Transformación de datos: Una vez obtenidos los datos sin procesar, el script procesa cada registro APBILL y APPYMT. Genera de forma inteligente filas independientes para cada una de las 14 actividades empresariales definidas y calcula el ActivityName y el EventTime correctos para cada paso.
Enriquecimiento de datos: El script obtiene los datos de proveedores a partir de VENDORID en las facturas y combina VendorName con el Registro de eventos para enriquecer el conjunto de datos.
Generación del resultado: Cuando finalice correctamente, el script creará un archivo llamado sage_intacct_ap_event_log.csv en el mismo directorio. Este archivo contiene el Registro de eventos estructurado.
Revise el resultado: Abra el archivo CSV generado en un programa de hojas de cálculo para verificar su contenido. Compruebe que estén presentes las 14 actividades y que las columnas estén completas según lo previsto.
Cargue los datos en ProcessMind: El archivo CSV generado ya está listo para cargarse directamente en la plataforma ProcessMind para su análisis.

Configuración

Credenciales de la API: El script requiere un diccionario de credenciales: sender_id, sender_password, company_id, user_id y user_password. Por motivos de seguridad, se recomienda utilizar un usuario de Web Services específico con permisos de solo lectura.
Endpoint de la API: endpoint_url debe establecerse en la URL correcta de su instancia de Sage Intacct, normalmente https://api.intacct.com/ia/xml/xmlgw.phtml.
Intervalo de fechas: Las variables start_date y end_date controlan el periodo de extracción. El script filtra los registros según el campo WHENCREATED. Para el análisis inicial, se recomienda un intervalo de 3 a 6 meses, a fin de equilibrar el volumen de datos y la información obtenida.
Filtros de consulta: Las consultas XML del script están diseñadas para filtrar los registros APBILL por fecha de creación. Si es necesario, puede añadir filtros adicionales, por ejemplo, para STATE o DEPARTMENTID, al bloque de la carga XML.
Tamaño de página: El parámetro pagesize de la función readByQuery está establecido en 1000, el valor máximo permitido, para obtener los datos de forma eficiente. La lógica del script gestiona automáticamente la iteración por todas las páginas posteriores.
Campos de los objetos: El script especifica los campos exactos que se deben obtener de cada objeto (APBILL, APPYMT, VENDOR). Si utiliza campos personalizados en su proceso, deberá añadir sus nombres de API a la lista correspondiente a cada objeto del script.

a Consulta de ejemplo python

import requests
import pandas as pd
from lxml import etree
import datetime
import time

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Configuration ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace with your Sage Intacct Web Services Credentials
SAGE_INTACCT_CREDS = {
    class="hl-string">"sender_id": class="hl-string">"[Your Sender ID]",
    class="hl-string">"sender_password": class="hl-string">"[Your Sender Password]",
    class="hl-string">"company_id": class="hl-string">"[Your Company ID]",
    class="hl-string">"user_id": class="hl-string">"[Your Web Services User ID]",
    class="hl-string">"user_password": class="hl-string">"[Your Web Services User Password]",
    class="hl-string">"endpoint_url": class="hl-string">"https://api.intacct.com/ia/xml/xmlgw.phtml"
}

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- API Communication ---
def execute_sage_intacct_request(payload):
    class="hl-string">"""Sends an XML request to the Sage Intacct API and returns the response XML tree."""
    headers = {class="hl-string">"Content-Type": class="hl-string">"application/x-www-form-urlencoded"}
    try:
        response = requests.post(SAGE_INTACCT_CREDS[class="hl-string">"endpoint_url"], data=payload, headers=headers, timeout=300)
        response.raise_for_status() class=class="hl-string">"hl-comment"># Raise an exception for bad status codes
        return etree.fromstring(response.content)
    except requests.exceptions.RequestException as e:
        print(fclass="hl-string">"API Request Failed: {e}")
        print(fclass="hl-string">"Response content: {response.text if 'response' in locals() else 'No response'}")
        return None

def get_session_id():
    class="hl-string">"""Gets a session ID from Sage Intacct."""
    payload = fclass="hl-string">"""<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
    <request>
      <control>
        <senderid>{SAGE_INTACCT_CREDS['sender_id']}</senderid>
        <password>{SAGE_INTACCT_CREDS['sender_password']}</password>
        <controlid>req1</controlid>
        <uniqueid>false</uniqueid>
        <dtdversion>3.0</dtdversion>
        <includewhitespace>false</includewhitespace>
      </control>
      <operation>
        <authentication>
          <login>
            <userid>{SAGE_INTACCT_CREDS['user_id']}</userid>
            <companyid>{SAGE_INTACCT_CREDS['company_id']}</companyid>
            <password>{SAGE_INTACCT_CREDS['user_password']}</password>
          </login>
        </authentication>
        <content>
          <function controlid="func1">
            <getAPISession />
          </function>
        </content>
      </operation>
    </request>"""
    root = execute_sage_intacct_request(payload)
    if root is not None:
        session_id_element = root.find(class="hl-string">'.//sessionid')
        if session_id_element is not None:
            print(class="hl-string">"Successfully obtained session ID.")
            return session_id_element.text
    print(class="hl-string">"Failed to obtain session ID.")
    return None

def fetch_all_records(session_id, object_name, query, fields):
    class="hl-string">"""Fetches all records for a given object using readByQuery and handles pagination."""
    all_records = []
    page_size = 1000
    
    payload_template = fclass="hl-string">"""<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
    <request>
      <control>
        <senderid>{SAGE_INTACCT_CREDS['sender_id']}</senderid>
        <password>{SAGE_INTACCT_CREDS['sender_password']}</password>
        <controlid>req1</controlid>
        <uniqueid>false</uniqueid>
        <dtdversion>3.0</dtdversion>
        <includewhitespace>false</includewhitespace>
      </control>
      <operation>
        <authentication><sessionid>{session_id}</sessionid></authentication>
        <content>
          <function controlid="func1">
            <readByQuery>
              <object>{object_name}</object>
              <query>{query}</query>
              <fields>{','.join(fields)}</fields>
              <pagesize>{page_size}</pagesize>
              {{result_id_block}}
            </readByQuery>
          </function>
        </content>
      </operation>
    </request>"""
    
    result_id = None
    while True:
        result_id_block = fclass="hl-string">"<resultId>{result_id}</resultId>" if result_id else class="hl-string">""
        payload = payload_template.format(result_id_block=result_id_block)
        root = execute_sage_intacct_request(payload)

        if root is None or root.find(class="hl-string">'.//status').text != class="hl-string">'success':
            error_desc = root.find(class="hl-string">'.//description2').text if root is not None else class="hl-string">"Unknown error"
            print(fclass="hl-string">"Error fetching {object_name}: {error_desc}")
            break
        
        data = root.find(class="hl-string">'.//data')
        records = data.findall(fclass="hl-string">'./{object_name}')
        if not records:
            break
            
        for record in records:
            record_dict = {field.tag: field.text for field in record}
            all_records.append(record_dict)
        
        num_remaining = int(data.get(class="hl-string">'numremaining'))
        result_id = data.get(class="hl-string">'resultId')
        print(fclass="hl-string">"Fetched {len(records)} {object_name} records. {num_remaining} remaining.")
        
        if num_remaining == 0:
            break

        time.sleep(1) class=class="hl-string">"hl-comment"># Be respectful to the API
        
    return all_records

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Data Transformation ---
def transform_to_event_log(bills, payments, vendors_map):
    class="hl-string">"""Transforms raw API data into a structured event log."""
    event_log = []
    last_data_update = datetime.datetime.now().isoformat()

    for bill in bills:
        case_id = bill.get(class="hl-string">'BILLNO')
        if not case_id:
            continue

        vendor_name = vendors_map.get(bill.get(class="hl-string">'VENDORID'), class="hl-string">'')
        common_attrs = {
            class="hl-string">'InvoiceNumber': case_id,
            class="hl-string">'SourceSystem': class="hl-string">'Sage Intacct',
            class="hl-string">'LastDataUpdate': last_data_update,
            class="hl-string">'VendorName': vendor_name,
            class="hl-string">'InvoiceAmount': bill.get(class="hl-string">'TOTALAMOUNT'),
            class="hl-string">'DueDate': bill.get(class="hl-string">'DUEDATE'),
            class="hl-string">'PostingDate': bill.get(class="hl-string">'POSTINGDATE'),
            class="hl-string">'PurchaseOrderNumber': bill.get(class="hl-string">'REFERENCENO'),
            class="hl-string">'CostCenter': bill.get(class="hl-string">'DEPARTMENTID'), class=class="hl-string">"hl-comment"># Header-level department
            class="hl-string">'InvoiceStatus': bill.get(class="hl-string">'STATE'),
            class="hl-string">'PaymentStatus': None class=class="hl-string">"hl-comment"># Will be populated later
        }

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Event: Invoice Received
        if bill.get(class="hl-string">'WHENCREATED'):
            event_log.append({
                **common_attrs,
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Received',
                class="hl-string">'EventTime': bill.get(class="hl-string">'WHENCREATED'),
                class="hl-string">'UserName': bill.get(class="hl-string">'CREATEDBY')
            })

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Event: Invoice Data Validated (inferred from creation)
        if bill.get(class="hl-string">'WHENCREATED'):
            event_log.append({
                **common_attrs,
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Data Validated',
                class="hl-string">'EventTime': bill.get(class="hl-string">'WHENCREATED'),
                class="hl-string">'UserName': bill.get(class="hl-string">'CREATEDBY')
            })

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Event: Purchase Order Matched (inferred)
        if bill.get(class="hl-string">'REFERENCENO') and bill.get(class="hl-string">'WHENMODIFIED'):
             event_log.append({
                **common_attrs,
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Purchase Order Matched',
                class="hl-string">'EventTime': bill.get(class="hl-string">'WHENMODIFIED'),
                class="hl-string">'UserName': bill.get(class="hl-string">'MODIFIEDBY')
            })

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Events from Status: Discrepancy, Routed, Rejected, Approved, Posted, Cancelled
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Note: This simplified model uses final state fields. A full audit trail query is needed for intermediate states.
        if bill.get(class="hl-string">'STATE') == class="hl-string">'On Hold' and bill.get(class="hl-string">'WHENMODIFIED'):
             event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Discrepancy Found', class="hl-string">'EventTime': bill.get(class="hl-string">'WHENMODIFIED'), class="hl-string">'UserName': bill.get(class="hl-string">'MODIFIEDBY')})
        if bill.get(class="hl-string">'STATE') == class="hl-string">'Submitted' and bill.get(class="hl-string">'WHENMODIFIED'):
             event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Routed For Approval', class="hl-string">'EventTime': bill.get(class="hl-string">'WHENMODIFIED'), class="hl-string">'UserName': bill.get(class="hl-string">'MODIFIEDBY')})
        if bill.get(class="hl-string">'STATE') == class="hl-string">'Declined' and bill.get(class="hl-string">'WHENMODIFIED'):
             event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Rejected', class="hl-string">'EventTime': bill.get(class="hl-string">'WHENMODIFIED'), class="hl-string">'UserName': bill.get(class="hl-string">'MODIFIEDBY')})
        if bill.get(class="hl-string">'WHENAPPROVED'):
            event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Approved', class="hl-string">'EventTime': bill.get(class="hl-string">'WHENAPPROVED'), class="hl-string">'UserName': bill.get(class="hl-string">'APPROVEDBY')})
        if bill.get(class="hl-string">'STATE') == class="hl-string">'Posted' and bill.get(class="hl-string">'WHENPOSTED'):
            event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Posted To GL', class="hl-string">'EventTime': bill.get(class="hl-string">'WHENPOSTED'), class="hl-string">'UserName': bill.get(class="hl-string">'MODIFIEDBY')})
        if bill.get(class="hl-string">'STATE') == class="hl-string">'Voided' and bill.get(class="hl-string">'WHENVOIDED'):
            event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Cancelled', class="hl-string">'EventTime': bill.get(class="hl-string">'WHENVOIDED'), class="hl-string">'UserName': bill.get(class="hl-string">'MODIFIEDBY')})

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Process Payments for related events
    bill_map = {b[class="hl-string">'RECORDNO']: b for b in bills if class="hl-string">'RECORDNO' in b}
    for payment in payments:
        for item in payment.get(class="hl-string">'PAYMENTITEMS', {}).get(class="hl-string">'paymentitem', []):
            bill_key = item.get(class="hl-string">'key')
            if bill_key and bill_key in bill_map:
                bill = bill_map[bill_key]
                case_id = bill.get(class="hl-string">'BILLNO')
                vendor_name = vendors_map.get(bill.get(class="hl-string">'VENDORID'), class="hl-string">'')
                common_attrs = {
                    class="hl-string">'InvoiceNumber': case_id,
                    class="hl-string">'SourceSystem': class="hl-string">'Sage Intacct',
                    class="hl-string">'LastDataUpdate': last_data_update,
                    class="hl-string">'VendorName': vendor_name,
                    class="hl-string">'InvoiceAmount': bill.get(class="hl-string">'TOTALAMOUNT'),
                    class="hl-string">'DueDate': bill.get(class="hl-string">'DUEDATE'),
                    class="hl-string">'PostingDate': bill.get(class="hl-string">'POSTINGDATE'),
                    class="hl-string">'PurchaseOrderNumber': bill.get(class="hl-string">'REFERENCENO'),
                    class="hl-string">'CostCenter': bill.get(class="hl-string">'DEPARTMENTID'),
                    class="hl-string">'InvoiceStatus': bill.get(class="hl-string">'STATE'),
                    class="hl-string">'PaymentStatus': payment.get(class="hl-string">'STATE')
                }

                class=class="hl-string">"hl-comment"># Event: Payment Scheduled (inferred from payment creation)
                if payment.get(class="hl-string">'WHENCREATED'):
                    event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Payment Scheduled', class="hl-string">'EventTime': payment.get(class="hl-string">'WHENCREATED'), class="hl-string">'UserName': payment.get(class="hl-string">'CREATEDBY')})

                class=class="hl-string">"hl-comment"># Event: Payment Executed
                if payment.get(class="hl-string">'PAYMENTDATE'):
                    event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Payment Executed', class="hl-string">'EventTime': payment.get(class="hl-string">'PAYMENTDATE'), class="hl-string">'UserName': payment.get(class="hl-string">'CREATEDBY')})

                class=class="hl-string">"hl-comment"># Event: Early Payment Taken (calculated)
                discount_date_str = bill.get(class="hl-string">'DISCOUNTDATE')
                payment_date_str = payment.get(class="hl-string">'PAYMENTDATE')
                if discount_date_str and payment_date_str:
                    try:
                        discount_date = datetime.datetime.strptime(discount_date_str, class="hl-string">'%m/%d/%Y').date()
                        payment_date = datetime.datetime.strptime(payment_date_str, class="hl-string">'%m/%d/%Y').date()
                        if payment_date <= discount_date:
                            event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Early Payment Taken', class="hl-string">'EventTime': payment.get(class="hl-string">'PAYMENTDATE'), class="hl-string">'UserName': payment.get(class="hl-string">'CREATEDBY')})
                    except ValueError:
                        pass class=class="hl-string">"hl-comment"># Ignore parsing errors
                
                class=class="hl-string">"hl-comment"># Event: Payment Cleared
                if payment.get(class="hl-string">'WHENCLEARED'):
                     event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Payment Cleared', class="hl-string">'EventTime': payment.get(class="hl-string">'WHENCLEARED'), class="hl-string">'UserName': payment.get(class="hl-string">'CREATEDBY')})

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Add Discrepancy Resolved (placeholder logic)
    class=class="hl-string">"hl-comment"># A robust implementation requires analyzing audit trail for state changes from class="hl-string">'On Hold'.
    class=class="hl-string">"hl-comment"># This simplified version does not generate this event.

    return pd.DataFrame(event_log)


class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Main Execution ---
if __name__ == class="hl-string">"__main__":
    start_date = class="hl-string">"01/01/2023"
    end_date = class="hl-string">"12/31/2023"
    
    print(class="hl-string">"Starting Sage Intacct AP Data Extraction...")
    session_id = get_session_id()
    
    if session_id:
        class=class="hl-string">"hl-comment"># 1. Fetch AP Bills
        print(class="hl-string">"\n--- Fetching AP Bills ---")
        bill_query = fclass="hl-string">"WHENCREATED &gt;= '{start_date}' AND WHENCREATED &lt;= '{end_date}'"
        bill_fields = [class="hl-string">'RECORDNO', class="hl-string">'BILLNO', class="hl-string">'STATE', class="hl-string">'VENDORID', class="hl-string">'WHENCREATED', class="hl-string">'WHENMODIFIED', class="hl-string">'WHENPOSTED', class="hl-string">'WHENAPPROVED', class="hl-string">'WHENVOIDED', class="hl-string">'APPROVEDBY', class="hl-string">'CREATEDBY', class="hl-string">'MODIFIEDBY', class="hl-string">'DUEDATE', class="hl-string">'POSTINGDATE', class="hl-string">'TOTALAMOUNT', class="hl-string">'REFERENCENO', class="hl-string">'DEPARTMENTID', class="hl-string">'PAYMENTTERMS', class="hl-string">'DISCOUNTDATE']
        bills = fetch_all_records(session_id, class="hl-string">'APBILL', bill_query, bill_fields)

        if bills:
            class=class="hl-string">"hl-comment"># 2. Fetch related AP Payments
            print(class="hl-string">"\n--- Fetching AP Payments ---")
            bill_keys = class="hl-string">"','".join([b[class="hl-string">'RECORDNO'] for b in bills if class="hl-string">'RECORDNO' in b])
            payment_query = fclass="hl-string">"PAYMENTITEMS.paymentitem.key IN ('{bill_keys}')"
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Note: The class="hl-string">'PAYMENTITEMS' field is complex and must be explicitly requested.
            payment_fields = [class="hl-string">'RECORDNO', class="hl-string">'STATE', class="hl-string">'PAYMENTDATE', class="hl-string">'WHENCLEARED', class="hl-string">'WHENCREATED', class="hl-string">'CREATEDBY', class="hl-string">'PAYMENTITEMS']
            payments = fetch_all_records(session_id, class="hl-string">'APPYMT', payment_query, payment_fields)

            class=class="hl-string">"hl-comment"># 3. Fetch Vendors for enrichment
            print(class="hl-string">"\n--- Fetching Vendors ---")
            vendor_ids = class="hl-string">"','".join(list(set([b[class="hl-string">'VENDORID'] for b in bills if class="hl-string">'VENDORID' in b])))
            vendor_query = fclass="hl-string">"VENDORID IN ('{vendor_ids}')"
            vendor_fields = [class="hl-string">'VENDORID', class="hl-string">'NAME']
            vendors = fetch_all_records(session_id, class="hl-string">'VENDOR', vendor_query, vendor_fields)
            vendors_map = {v[class="hl-string">'VENDORID']: v[class="hl-string">'NAME'] for v in vendors}

            class=class="hl-string">"hl-comment"># 4. Transform data into event log
            print(class="hl-string">"\n--- Transforming data into event log ---")
            event_log_df = transform_to_event_log(bills, payments, vendors_map)
            
            class=class="hl-string">"hl-comment"># 5. Sort and save to CSV
            if not event_log_df.empty:
                event_log_df = event_log_df.sort_values(by=[class="hl-string">'InvoiceNumber', class="hl-string">'EventTime'])
                output_filename = class="hl-string">'sage_intacct_ap_event_log.csv'
                event_log_df.to_csv(output_filename, index=False)
                print(fclass="hl-string">"\nExtraction complete. Event log saved to {output_filename}")
                print(fclass="hl-string">"Total events extracted: {len(event_log_df)}")
            else:
                print(class="hl-string">"\nNo events were generated from the fetched data.")

        else:
            print(class="hl-string">"\nNo AP Bills found in the specified date range.")

Pasos

Suscríbase a Data Delivery Service (DDS) y configúrelo: Inicie sesión en su entorno de Sage Intacct con privilegios administrativos. Vaya a Company > Admin > Subscriptions y asegúrese de que Data Delivery Service esté habilitado para su cuenta. Si no lo está, póngase en contacto con su representante de Sage Intacct.
Defina el trabajo de replicación: En Sage Intacct, acceda al área de configuración de Data Delivery Service. Cree un trabajo nuevo para replicar datos. Deberá seleccionar los objetos de datos específicos, o tablas, que se incluirán en la replicación. Asegúrese de seleccionar todos los objetos relevantes para Cuentas por pagar, como APBILL, APBILLITEM, APPAYMENT, APPAYMENTDETAIL, VENDOR, POINVOICE, HISTORY_APBILL, USERS, GLDETAIL y BANKTXNS.
Configure el destino de almacenamiento en la nube: Configure el trabajo de DDS para enviar los datos replicados a su almacén de datos en la nube, por ejemplo, Amazon S3, Azure Blob Storage, Snowflake o Google BigQuery. Proporcione las cadenas de conexión, las credenciales y los datos de destino necesarios. Sage Intacct utilizará esta configuración para enviar los archivos.
Establezca la programación de replicación: Defina la frecuencia de replicación de los datos. Una programación diaria es habitual, normalmente durante la noche para minimizar el impacto en los sistemas de producción. Así se garantiza que los datos del almacén se actualicen con regularidad.
Cargue los datos en el almacén de datos: Una vez que los archivos de datos se hayan enviado al almacenamiento en la nube, configure un proceso de ingesta para cargar los datos de los archivos, normalmente en formato CSV o Parquet, en tablas estructuradas del almacén de datos. La mayoría de los almacenes de datos en la nube ofrecen herramientas, como Snowflake's Snowpipe o BigQuery's Load Jobs, para automatizar este paso.
Conéctese al almacén de datos: Utilice un cliente SQL o una herramienta de inteligencia empresarial que pueda conectarse a su almacén de datos en la nube. Configure la conexión con las credenciales y los datos de conexión adecuados.
Ejecute la consulta del Registro de eventos: Abra un editor de consultas nuevo y pegue el script SQL proporcionado. Deberá modificar los valores de marcador de posición, como el intervalo de fechas ('YYYY-MM-DD') de la cláusula WHERE, para que coincidan con el periodo de análisis específico.
Ejecute la consulta y revise los resultados: Ejecute la consulta SQL completa. El resultado será una única tabla de Registro de eventos que contendrá todas las actividades y los atributos especificados para el proceso de facturas de Cuentas por pagar.
Exporte los datos a ProcessMind: Exporte el conjunto de resultados final desde su cliente SQL a un archivo CSV. Asegúrese de que el archivo esté codificado en UTF-8 y de que los formatos de fecha y hora sean coherentes. El archivo ya estará listo para cargarse en ProcessMind para su análisis.

Configuración

Requisitos previos: Se requiere una suscripción a Sage Intacct Data Delivery Service (DDS). También necesita una cuenta activa y almacenamiento configurado en un almacén de datos en la nube compatible, como Snowflake, Google BigQuery o Amazon Redshift. Para la configuración, es necesario contar con acceso administrativo tanto a Sage Intacct como al almacén de datos.
Tablas clave para la replicación: Para crear un Registro de eventos completo de Cuentas por pagar, asegúrese de incluir los siguientes objetos de Sage Intacct en su trabajo de DDS: APBILL, APBILLITEM, APPAYMENT, APPAYMENTDETAIL, GLDETAIL, VENDOR, POINVOICE, HISTORY_APBILL, USERS y BANKTXNS.
Filtrado por intervalo de fechas: Se recomienda encarecidamente filtrar los datos por un intervalo de fechas específico dentro de la consulta SQL para gestionar el rendimiento. Comience con un periodo reciente, como los últimos 3-6 meses. La consulta proporcionada utiliza ab.WHENCREATED como fecha de filtro principal.
Granularidad de los datos: DDS replica tablas completas. La consulta SQL proporcionada es esencial porque transforma estos datos relacionales sin procesar en el formato específico de Registro de eventos que requiere ProcessMind, donde cada fila representa una única actividad empresarial.
Frecuencia de replicación: Configure el trabajo de DDS con una programación que equilibre la actualización de los datos y el rendimiento del sistema. La replicación diaria es habitual en los casos de uso de Process Mining. Tenga en cuenta que existe una latencia entre el momento en que ocurre un evento en Sage Intacct y su aparición en el almacén de datos.

a Consulta de ejemplo sql

WITH BaseInvoices AS (
    SELECT
        ab.RECORDNO AS BillRecordNo,
        ab.BILLNO AS InvoiceNumber,
        ab.STATE AS InvoiceStatus,
        ab.TOTALENTERED AS InvoiceAmount,
        ab.WHENCREATED AS CreationTime,
        ab.WHENPOSTED AS PostingDate,
        ab.DUEDATE AS DueDate,
        ab.DISCOUNTDATE AS DiscountDate,
        v.NAME AS VendorName,
        u.LOGINID AS UserName, -- User associated with creation/last modification
        po.PONUMBER AS PurchaseOrderNumber,
        STRING_AGG(DISTINCT abi.DEPARTMENTID, ', ') AS CostCenter, -- Aggregates cost centers from line items
        p.STATE AS PaymentStatus,
        p.PAYMENTDATE AS PaymentDate,
        bt.CLEARDATE AS PaymentClearedDate
    FROM
        APBILL AS ab
    LEFT JOIN VENDOR AS v ON ab.VENDORID = v.RECORDNO
    LEFT JOIN USERS AS u ON ab.MODIFIEDBY = u.USERID
    LEFT JOIN APBILLITEM AS abi ON ab.RECORDNO = abi.APBILLKEY
    LEFT JOIN POINVOICE AS pi ON ab.RECORDNO = pi.BILLKEY
    LEFT JOIN PODOCUMENT AS po ON pi.POKEY = po.RECORDNO
    LEFT JOIN APPAYMENTDETAIL AS pd ON ab.RECORDNO = pd.BILLKEY
    LEFT JOIN APPAYMENT AS p ON pd.PAYMENTKEY = p.RECORDNO
    LEFT JOIN BANKTXNS AS bt ON p.RECORDNO = bt.DOC_RECORDKEY AND bt.DOCTYPE = 'APPAYMENT'
    WHERE
        ab.WHENCREATED BETWEEN '[YYYY-MM-DD]' AND '[YYYY-MM-DD]'
    GROUP BY
        ab.RECORDNO,
        ab.BILLNO,
        ab.STATE,
        ab.TOTALENTERED,
        ab.WHENCREATED,
        ab.WHENPOSTED,
        ab.DUEDATE,
        ab.DISCOUNTDATE,
        v.NAME,
        u.LOGINID,
        po.PONUMBER,
        p.STATE,
        p.PAYMENTDATE,
        bt.CLEARDATE
)
-- 1. Invoice Received
SELECT 
    bi.InvoiceNumber AS "InvoiceNumber",
    'Invoice Received' AS "ActivityName",
    bi.CreationTime AS "EventTime",
    'Sage Intacct DDS' AS "SourceSystem",
    CURRENT_TIMESTAMP AS "LastDataUpdate",
    bi.VendorName AS "VendorName",
    bi.InvoiceAmount AS "InvoiceAmount",
    bi.DueDate AS "DueDate",
    bi.PostingDate AS "PostingDate",
    bi.PurchaseOrderNumber AS "PurchaseOrderNumber",
    bi.CostCenter AS "CostCenter",
    bi.UserName AS "UserName",
    bi.InvoiceStatus AS "InvoiceStatus",
    bi.PaymentStatus AS "PaymentStatus"
FROM BaseInvoices bi

UNION ALL

-- 2. Invoice Data Validated (Inferred from initial creation if not in a DRAFT state)
SELECT 
    bi.InvoiceNumber,
    'Invoice Data Validated',
    bi.CreationTime, -- Assuming validation happens at time of creation/submission
    'Sage Intacct DDS',
    CURRENT_TIMESTAMP,
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.DueDate,
    bi.PostingDate,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.CostCenter,
    bi.UserName,
    bi.InvoiceStatus,
    bi.PaymentStatus
FROM BaseInvoices bi
WHERE bi.InvoiceStatus != 'Draft'

UNION ALL

-- 3. Purchase Order Matched
SELECT
    bi.InvoiceNumber,
    'Purchase Order Matched',
    pi.WHENCREATED, -- Time the PO was linked to the invoice
    'Sage Intacct DDS',
    CURRENT_TIMESTAMP,
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.DueDate,
    bi.PostingDate,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.CostCenter,
    (SELECT LOGINID FROM USERS WHERE USERID = pi.CREATEDBY) AS "UserName",
    bi.InvoiceStatus,
    bi.PaymentStatus
FROM BaseInvoices bi
JOIN POINVOICE pi ON bi.BillRecordNo = pi.BILLKEY
WHERE bi.PurchaseOrderNumber IS NOT NULL

UNION ALL

-- 4 & 5. Discrepancy Found & Resolved (from history table)
SELECT 
    bi.InvoiceNumber,
    CASE 
        WHEN h.NEW_VALUE = 'On Hold' THEN 'Discrepancy Found'
        WHEN h.OLD_VALUE = 'On Hold' AND h.NEW_VALUE != 'On Hold' THEN 'Discrepancy Resolved'
    END AS "ActivityName",
    h.WHEN_CHANGED AS "EventTime",
    'Sage Intacct DDS',
    CURRENT_TIMESTAMP,
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.DueDate,
    bi.PostingDate,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.CostCenter,
    (SELECT LOGINID FROM USERS WHERE USERID = h.WHO_CHANGED_ID) AS "UserName",
    h.NEW_VALUE AS "InvoiceStatus",
    bi.PaymentStatus
FROM BaseInvoices bi
JOIN HISTORY_APBILL h ON bi.BillRecordNo = h.RECORDNO
WHERE h.FIELD_NAME = 'STATE' AND (h.NEW_VALUE = 'On Hold' OR h.OLD_VALUE = 'On Hold')

UNION ALL

-- 6, 7 & 8. Routed For Approval, Invoice Rejected, Invoice Approved (from history table)
SELECT 
    bi.InvoiceNumber,
    CASE 
        WHEN h.NEW_VALUE = 'Submitted' THEN 'Routed For Approval'
        WHEN h.NEW_VALUE = 'Declined' THEN 'Invoice Rejected'
        WHEN h.NEW_VALUE = 'Approved' THEN 'Invoice Approved'
    END AS "ActivityName",
    h.WHEN_CHANGED AS "EventTime",
    'Sage Intacct DDS',
    CURRENT_TIMESTAMP,
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.DueDate,
    bi.PostingDate,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.CostCenter,
    (SELECT LOGINID FROM USERS WHERE USERID = h.WHO_CHANGED_ID) AS "UserName",
    h.NEW_VALUE AS "InvoiceStatus",
    bi.PaymentStatus
FROM BaseInvoices bi
JOIN HISTORY_APBILL h ON bi.BillRecordNo = h.RECORDNO
WHERE h.FIELD_NAME = 'STATE' AND h.NEW_VALUE IN ('Submitted', 'Declined', 'Approved')

UNION ALL

-- 9. Invoice Posted To GL
SELECT 
    bi.InvoiceNumber,
    'Invoice Posted To GL',
    bi.PostingDate,
    'Sage Intacct DDS',
    CURRENT_TIMESTAMP,
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.DueDate,
    bi.PostingDate,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.CostCenter,
    bi.UserName,
    bi.InvoiceStatus,
    bi.PaymentStatus
FROM BaseInvoices bi
WHERE bi.PostingDate IS NOT NULL AND bi.InvoiceStatus = 'Posted'

UNION ALL

-- 10. Payment Scheduled
SELECT 
    bi.InvoiceNumber,
    'Payment Scheduled',
    p.WHENCREATED,
    'Sage Intacct DDS',
    CURRENT_TIMESTAMP,
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.DueDate,
    bi.PostingDate,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.CostCenter,
    (SELECT LOGINID FROM USERS WHERE USERID = p.CREATEDBY) AS "UserName",
    bi.InvoiceStatus,
    p.STATE AS "PaymentStatus"
FROM BaseInvoices bi
JOIN APPAYMENTDETAIL pd ON bi.BillRecordNo = pd.BILLKEY
JOIN APPAYMENT p ON pd.PAYMENTKEY = p.RECORDNO

UNION ALL

-- 11. Payment Executed
SELECT 
    bi.InvoiceNumber,
    'Payment Executed',
    bi.PaymentDate,
    'Sage Intacct DDS',
    CURRENT_TIMESTAMP,
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.DueDate,
    bi.PostingDate,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.CostCenter,
    bi.UserName,
    bi.InvoiceStatus,
    bi.PaymentStatus
FROM BaseInvoices bi
WHERE bi.PaymentDate IS NOT NULL

UNION ALL

-- 12. Early Payment Taken
SELECT 
    bi.InvoiceNumber,
    'Early Payment Taken',
    bi.PaymentDate,
    'Sage Intacct DDS',
    CURRENT_TIMESTAMP,
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.DueDate,
    bi.PostingDate,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.CostCenter,
    bi.UserName,
    bi.InvoiceStatus,
    bi.PaymentStatus
FROM BaseInvoices bi
WHERE bi.PaymentDate IS NOT NULL AND bi.DiscountDate IS NOT NULL AND bi.PaymentDate <= bi.DiscountDate

UNION ALL

-- 13. Payment Cleared
SELECT 
    bi.InvoiceNumber,
    'Payment Cleared',
    bi.PaymentClearedDate,
    'Sage Intacct DDS',
    CURRENT_TIMESTAMP,
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.DueDate,
    bi.PostingDate,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.CostCenter,
    bi.UserName,
    bi.InvoiceStatus,
    bi.PaymentStatus
FROM BaseInvoices bi
WHERE bi.PaymentClearedDate IS NOT NULL

UNION ALL

-- 14. Invoice Cancelled
SELECT 
    bi.InvoiceNumber,
    'Invoice Cancelled',
    h.WHEN_CHANGED,
    'Sage Intacct DDS',
    CURRENT_TIMESTAMP,
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.DueDate,
    bi.PostingDate,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.CostCenter,
    (SELECT LOGINID FROM USERS WHERE USERID = h.WHO_CHANGED_ID) AS "UserName",
    h.NEW_VALUE AS "InvoiceStatus",
    bi.PaymentStatus
FROM BaseInvoices bi
JOIN HISTORY_APBILL h ON bi.BillRecordNo = h.RECORDNO
WHERE h.FIELD_NAME = 'STATE' AND h.NEW_VALUE = 'Voided';

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