Su Template de datos de Record to Report: cierre de período y conciliación

SAP S/4HANA
Su Template de datos de Record to Report: cierre de período y conciliación

Su Template de datos de Record to Report: cierre de período y conciliación

Esta plantilla ofrece una guía completa para recopilar los datos necesarios para analizar su proceso de Record to Report: cierre de período y conciliación. Incluye los atributos de datos esenciales, las actividades clave del proceso y orientación detallada para la extracción. Utilice este recurso para agilizar la preparación de sus datos e iniciar su recorrido de Process Mining.
  • Atributos recomendados para recopilar
  • Actividades clave que debe supervisar para el análisis del proceso
  • Guía paso a paso para extraer los datos
¿Es nuevo en los registros de eventos? Aprenda a crear un registro de eventos de Process Mining.

Record to Report - Atributos del cierre del periodo y la conciliación

Estos son los campos de datos recomendados que debe incluir en su registro de eventos para realizar un análisis completo de Record to Report - Cierre del periodo y conciliación.
3 Obligatorio 7 Recomendado 11 Opcional
Nombre Descripción
Período financiero
FinancialPeriod
Identificador único del ciclo de presentación de informes financieros, como '2023-12' para diciembre de 2023, que actúa como caso del proceso de cierre de período.
Descripción

El período financiero es el identificador de caso principal que agrupa todas las actividades relacionadas con el cierre contable de un período concreto, normalmente un mes natural o un período fiscal. Cada período financiero representa una ejecución completa del proceso de cierre de período.

En el análisis de process mining, este atributo permite realizar un seguimiento de todo el ciclo de vida de un cierre de período, desde su inicio hasta la presentación de los informes finales. Se utiliza para comparar los tiempos de ciclo entre distintos períodos, identificar rutas habituales del proceso y analizar las variaciones entre los procedimientos de cierre mensuales, trimestrales y anuales. Al tratar cada período como un caso, los analistas pueden medir el rendimiento a lo largo del tiempo y localizar cuellos de botella sistémicos.

Por qué es importante

Este es el identificador de caso esencial que estructura el análisis, permite comparar el rendimiento del cierre de período a lo largo del tiempo e identificar tendencias o problemas recurrentes.

Dónde obtenerlo

Se obtiene combinando los campos Ejercicio fiscal (GJAHR) y Período de contabilización (MONAT) de las cabeceras de documentos financieros, normalmente de tablas como BKPF.

Ejemplos
2023-122024-032024-Q1
Actividad
ActivityName
Nombre de un paso o tarea empresarial específica realizada dentro del proceso de cierre de período, como 'Asiento de ajuste contabilizado' o 'Período cerrado para contabilizaciones'.
Descripción

Este atributo representa un evento o una tarea individual dentro del proceso integral de cierre y conciliación del periodo. Las actividades son los componentes básicos del mapa de procesos y muestran la secuencia del trabajo realizado. A menudo se derivan de una combinación de códigos de transacción, tipos de documento o cambios de estado en SAP S/4HANA.

El análisis de actividades es fundamental en Process Mining. Ayuda a visualizar el flujo del proceso, identificar desviaciones respecto al procedimiento estándar, descubrir cuellos de botella en los que las actividades tardan demasiado y comprender la frecuencia y el orden de las tareas. Esto es crucial para Dashboards como «Period Close Variant Analysis» y «Current Period Close Status».

Por qué es importante

Define los pasos del proceso, constituye la base del mapa de procesos y permite analizar el flujo, las desviaciones y los cuellos de botella.

Dónde obtenerlo

Se obtiene de diversas fuentes, como códigos de transacción (TCODE), tipos de documento (BLART) o campos de estado de tablas relacionadas con las tareas de cierre financiero, por ejemplo, de SAP Financial Closing Cockpit.

Ejemplos
Período abierto para contabilizacionesConciliación de cuenta iniciadaEstados financieros generadosConciliación intercompañía iniciada
Hora de inicio
EventTime
Marca de tiempo que indica cuándo comenzó una actividad específica o cuándo se registró en el sistema.
Descripción

La hora del evento registra la fecha y hora exactas en que tuvo lugar una actividad. En las contabilizaciones financieras, suele corresponder a la hora de creación (CPUTM) o a la fecha de contabilización (BUDAT) de un documento. En los cambios de estado o las tareas, es la marca de tiempo en la que se registró el cambio.

Este atributo es fundamental para ordenar cronológicamente las actividades y constituye la base de todos los análisis basados en el tiempo. Se utiliza para calcular los tiempos de ciclo entre actividades, la duración de tareas específicas y la duración total del proceso de principio a fin. Es compatible directamente con KPI como el tiempo medio del ciclo de cierre de período y el tiempo medio de aprobación de conciliaciones.

Por qué es importante

Esta marca de tiempo obligatoria permite ordenar cronológicamente los eventos y constituye la base de todos los cálculos de duración y rendimiento.

Dónde obtenerlo

Procede de campos de marca de tiempo como Fecha de creación (CPUDT) y Hora de creación (CPUTM) de tablas como BKPF, o de campos de fecha de modificación de diversas tablas de estado, como CDHDR y CDPOS.

Ejemplos
2023-12-28T09:15:30Z2024-01-02T14:00:12Z2024-01-05T11:21:00Z
Código de sociedad
CompanyCode
Identificador único de una entidad jurídica o sociedad dentro de la organización SAP.
Descripción

El código de sociedad representa una unidad contable independiente dentro de una empresa, para la que se puede crear un conjunto completo y autónomo de cuentas. Todas las actividades de cierre de período se realizan en el nivel del código de sociedad.

Se trata de una dimensión organizativa fundamental para el análisis financiero. En Process Mining, permite comparar el proceso de cierre entre distintas entidades jurídicas. El Dashboard «Análisis de variantes del cierre de período» utiliza el código de sociedad para identificar incoherencias y promover la estandarización de los procedimientos de cierre.

Por qué es importante

Proporciona un contexto organizativo esencial que permite comparar procesos entre distintas entidades jurídicas para identificar variaciones y buenas prácticas.

Dónde obtenerlo

Se encuentra prácticamente en todas las tablas financieras de SAP, especialmente en la tabla de cabecera BKPF (campo BUKRS).

Ejemplos
10001710US01DE01
Estado de conciliación
ReconciliationStatus
El estado de una actividad de conciliación de cuentas, como «Abierta», «En curso» o «Aprobada».
Descripción

Este atributo registra el estado del proceso de conciliación de una cuenta o tarea determinada. Indica si la conciliación se ha iniciado, se ha enviado para revisión, se ha aprobado o se ha rechazado. Los cambios de estado son eventos clave del proceso.

Es fundamental para el Dashboard «Análisis del retrabajo de conciliaciones». Al analizar la secuencia de estados, es posible identificar cuándo un estado «Aprobada» va seguido de nuevos ajustes, lo que indica retrabajo. También respalda el KPI «Tasa de conciliaciones aprobadas a la primera», ya que muestra qué conciliaciones se aprueban sin un rechazo o una reapertura previos.

Por qué es importante

Registra el progreso y el resultado de las tareas de conciliación, lo que permite identificar retrabajos, medir las tasas de aprobación y analizar los cuellos de botella.

Dónde obtenerlo

Esta información suele almacenarse en tablas relacionadas con la herramienta de conciliación utilizada, como SAP Financial Closing cockpit o SAP Account Substantiation and Automation by BlackLine.

Ejemplos
No iniciadoEn preparaciónAprobadoRechazado
Fecha objetivo de finalización
TargetCompletionDate
La fecha planificada o límite para completar una actividad clave, como la generación de estados financieros.
Descripción

La fecha objetivo de finalización representa el plazo interno o externo de un hito específico del proceso de cierre de período. Es la fecha en la que se espera que termine una tarea.

Este atributo es esencial para medir el cumplimiento del calendario y el rendimiento frente a los plazos. Constituye la base del Dashboard «Cumplimiento de los plazos de reporting» y del KPI «Tasa de estados financieros finalizados a tiempo», que comparan esta fecha objetivo con ActualCompletionDate. El análisis de las desviaciones ayuda a las organizaciones a comprender y mejorar su capacidad para cerrar a tiempo.

Por qué es importante

Permite analizar el rendimiento frente a los plazos y ayuda a medir y mejorar las tasas de finalización puntual de las actividades críticas de cierre.

Dónde obtenerlo

Estos datos suelen residir en un sistema de gestión o programación de tareas, como SAP Financial Closing cockpit, donde las listas de tareas de cierre se definen con fechas de finalización planificadas.

Ejemplos
2024-01-05T23:59:59Z2024-04-04T23:59:59Z2024-07-05T23:59:59Z
Hora de finalización
EndTime
Marca de tiempo que indica cuándo se completó una actividad.
Descripción

End Time indica la finalización de una tarea. En algunos casos, puede coincidir con Start Time en eventos instantáneos registrados en el sistema. En las actividades con una duración medible, representa la marca de tiempo de finalización.

Junto con Start Time, este atributo es esencial para calcular ProcessingTime para cada actividad. Es fundamental para analizar el rendimiento, identificar cuellos de botella y optimizar la asignación de recursos. Dashboards como Resource Allocation Efficiency dependen en gran medida de End Times precisos para calcular cuánto tardan los usuarios en realizar las tareas.

Por qué es importante

Permite calcular la duración de las actividades (Processing Time), algo crucial para identificar cuellos de botella de rendimiento y analizar la eficiencia.

Dónde obtenerlo

Al igual que la hora de inicio, puede obtenerse de diversos campos de marca de tiempo. Para algunas actividades, puede coincidir con la hora de inicio. Para otras, puede corresponder a una fecha independiente de 'completado el' o 'modificado el' en tablas de aplicación o registros de cambios, como CDHDR y CDPOS.

Ejemplos
2023-12-28T09:16:10Z2024-01-02T17:30:00Z2024-01-05T11:21:00Z
Número de cuenta de mayor
GlAccountNumber
El identificador de una cuenta específica del libro mayor.
Descripción

El número de cuenta del libro mayor (GL) identifica las cuentas individuales utilizadas para registrar transacciones financieras, como efectivo, cuentas por pagar o ingresos. Muchas actividades de cierre de período, como las conciliaciones y los asientos de ajuste, están directamente relacionadas con cuentas específicas del libro mayor.

Este atributo es esencial para el análisis detallado de los procesos financieros. El Dashboard «Análisis de asientos de ajuste» lo utiliza para mostrar el volumen de ajustes por cuenta y ayudar a identificar áreas problemáticas. El KPI «Tiempo medio de conciliación de cuentas de mayor» también se basa en este atributo para localizar retrasos relacionados con cuentas específicas.

Por qué es importante

Vincula las actividades del proceso con cuentas financieras específicas, lo que permite analizar en detalle las conciliaciones y los asientos contables para encontrar las causas raíz de los problemas.

Dónde obtenerlo

Se encuentra en las tablas de posiciones de documentos financieros, principalmente BSEG (campo HKONT) o en la tabla de diario universal ACDOCA de S/4HANA.

Ejemplos
113100004000000073000000
Número de documento
DocumentNumber
El identificador único de un documento financiero, como un asiento contable.
Descripción

El número de documento es una clave única que SAP asigna a cada contabilización financiera. Sirve como referencia principal para realizar el seguimiento y la auditoría de las transacciones individuales que componen las actividades del proceso de cierre.

Aunque no es un Case ID en sí mismo, proporciona un vínculo esencial con el sistema de origen. Los analistas pueden utilizar el número de documento para profundizar desde una vista de Process Mining hasta los detalles de una transacción específica en SAP S/4HANA y analizar sus causas raíz. Resulta especialmente útil al investigar asientos de ajuste o contabilizaciones de conciliación concretos.

Por qué es importante

Proporciona una referencia directa a la transacción subyacente en SAP, lo que facilita el análisis detallado y la auditabilidad desde el modelo de proceso.

Dónde obtenerlo

Se encuentra en la tabla de cabecera de documentos financieros BKPF (campo BELNR) y en tablas de posiciones como BSEG o ACDOCA.

Ejemplos
100000045190000001300000023
Usuario responsable
ResponsibleUser
ID de usuario de la persona que ejecutó la actividad o es responsable de la tarea.
Descripción

Este atributo identifica a la persona empleada que realizó una tarea determinada, como contabilizar un asiento o aprobar una conciliación. Normalmente se captura como un ID de usuario en los registros del sistema y las cabeceras de los documentos.

Analizar el proceso por usuario es fundamental para comprender la distribución de la carga de trabajo, el rendimiento individual y las necesidades de formación. El Dashboard de eficiencia de asignación de recursos utiliza directamente este atributo para visualizar los tiempos de procesamiento de las actividades por usuario. También puede ayudar a identificar candidatos para la automatización al poner de manifiesto tareas muy repetitivas realizadas por muchas personas.

Por qué es importante

Relaciona las actividades del proceso con las personas que las realizaron y permite analizar la carga de trabajo, optimizar los recursos y gestionar el rendimiento.

Dónde obtenerlo

Suele encontrarse en tablas de cabecera de documentos, como BKPF (campo USNAM, nombre de usuario), o en tablas de documentos de modificación, como CDHDR (campo USERNAME).

Ejemplos
ABROWNCSMITHDJOHNSON
Código de transacción
TransactionCode
El código de transacción de SAP (T-code) utilizado para ejecutar la actividad.
Descripción

Un código de transacción es un acceso directo para iniciar una función o un programa específico en SAP. Por ejemplo, FB01 se utiliza para contabilizar un documento y FAGLB03 para mostrar los saldos de las cuentas de mayor. El T-code suele proporcionar un indicador técnico claro de la actividad realizada.

Este atributo ayuda a crear las definiciones de actividad del modelo de proceso. Es una forma fiable de diferenciar entre actividades automatizadas y manuales, y de comprender exactamente cómo se ejecutó una tarea en el sistema. El análisis de los T-codes puede revelar métodos no estándar o ineficientes utilizados por el personal.

Por qué es importante

Proporciona una visión técnica, a nivel de sistema, de cómo se realizó una actividad. Esto resulta útil para identificar pasos manuales frente a automatizados y procedimientos no estándar.

Dónde obtenerlo

Se encuentra en la tabla de cabecera de documentos financieros BKPF (campo TCODE) o en los registros de documentos de modificación.

Ejemplos
FB01FAGL_FCVF.13
Es retrabajo de conciliación
IsReconciliationRework
Un indicador booleano que es verdadero si una actividad de conciliación va seguida de un rechazo o de nuevos ajustes.
Descripción

Este atributo calculado identifica casos de retrabajo dentro del subproceso de conciliación. La lógica marca las actividades o los casos en los que una conciliación se rechaza, se vuelve a abrir después de enviarse o se contabilizan asientos de ajuste después de que supuestamente se haya completado la conciliación de una cuenta de mayor.

Este indicador está diseñado específicamente para alimentar el Dashboard «Análisis del retrabajo de conciliaciones» y el KPI «Tasa de retrabajo de conciliaciones». Convierte secuencias de proceso complejas en un atributo sencillo y medible que cuantifica el alcance del retrabajo y ayuda a los equipos a centrarse en mejorar la calidad a la primera.

Por qué es importante

Cuantifica directamente el retrabajo, una forma clave de ineficiencia del proceso, y permite orientar los análisis y las iniciativas de mejora de la calidad de las conciliaciones.

Dónde obtenerlo

Se calcula según la secuencia de actividades. Por ejemplo, el indicador se establece en verdadero si la secuencia «Conciliación aprobada» va seguida de «Asiento de ajuste contabilizado» para la misma cuenta de mayor dentro del mismo período.

Ejemplos
truefalse
Está a tiempo
IsOnTime
Un indicador booleano que es verdadero si un hito se completó en la fecha objetivo o antes.
Descripción

Este atributo proporciona un resultado binario sencillo sobre el cumplimiento del calendario. Se calcula comparando ActualCompletionDate con TargetCompletionDate para un hito específico, como la aprobación de los estados financieros.

Este es el cálculo central del KPI «Financial Statement On-Time Rate». Simplifica el seguimiento del rendimiento al convertir las comparaciones de fechas en un estado claro de «a tiempo» o «con retraso», que se visualiza fácilmente en Dashboards e informes. Ayuda a medir la eficacia de las iniciativas destinadas a acelerar el cierre.

Por qué es importante

Simplifica el análisis del cumplimiento de los plazos en un resultado claro de éxito o incumplimiento, lo que facilita el seguimiento y la comunicación del rendimiento puntual.

Dónde obtenerlo

Campo calculado: ActualCompletionDate <= TargetCompletionDate.

Ejemplos
truefalse
Está automatizado
IsAutomated
Un indicador booleano que señala si la actividad fue realizada por un usuario del sistema o por un proceso automatizado.
Descripción

Este indicador diferencia entre las tareas realizadas manualmente por una persona y las ejecutadas automáticamente por el sistema, como un trabajo por lotes programado para la valoración de monedas o ejecuciones de compensación automatizadas. Normalmente se deriva del ID de ResponsibleUser (por ejemplo, si el usuario es «SAP_BATCH») o de TransactionCode.

Este atributo es clave para comprender el nivel de automatización del proceso de cierre. Ayuda a identificar oportunidades de automatización adicional al poner de relieve las tareas manuales de gran volumen. También se utiliza en el análisis de causas raíz para determinar si los cuellos de botella se producen en pasos manuales o automatizados.

Por qué es importante

Distingue entre actividades humanas y del sistema, algo fundamental para identificar oportunidades de automatización y analizar la eficiencia de ambas.

Dónde obtenerlo

Es un atributo derivado, normalmente basado en una regla aplicada al campo «ResponsibleUser» (por ejemplo, comprobando si contiene ID de usuarios del sistema o por lotes como «BATCHUSER») o al código de transacción.

Ejemplos
truefalse
Fecha real de finalización
ActualCompletionDate
La fecha real en la que se completó una actividad clave o todo el cierre de período.
Descripción

Este atributo registra la fecha real de finalización de un hito importante. Corresponde a la marca de tiempo de la aprobación final de los estados financieros o del cierre del período de contabilización.

Es la contrapartida de TargetCompletionDate y resulta esencial para medir el rendimiento puntual. El Dashboard «Cumplimiento de los plazos de reporting» y el KPI «Tasa de estados financieros finalizados a tiempo» comparan directamente las fechas real y objetivo para calcular la desviación y las tasas de cumplimiento.

Por qué es importante

Proporciona el momento real de finalización de los hitos, necesario para medir el rendimiento frente a los plazos planificados y analizar los retrasos.

Dónde obtenerlo

Se obtiene de EventTime de la actividad final de una secuencia, como «Estados financieros aprobados» o «Período cerrado para contabilización».

Ejemplos
2024-01-06T10:00:00Z2024-04-05T17:00:00Z2024-07-04T11:00:00Z
Importe del documento
DocumentAmount
El valor total de la contabilización financiera en la moneda del documento.
Descripción

Este atributo representa el valor monetario asociado a un documento financiero. En el caso de los ajustes de cierre de período, podría corresponder al importe de la periodificación o corrección contabilizada.

El análisis del importe resulta útil para evaluar la importancia relativa. Permite a los analistas priorizar la investigación de los asientos de ajuste de mayor valor, que pueden implicar un riesgo financiero más elevado. También puede utilizarse para filtrar el mapa de procesos y centrarse únicamente en las transacciones que superen un umbral determinado, simplificando la vista para mostrar las actividades más significativas.

Por qué es importante

Añade una dimensión financiera al análisis y permite priorizar los problemas según su impacto monetario y su importancia relativa.

Dónde obtenerlo

Este valor suele tener que agregarse a partir de tablas de posiciones como BSEG o ACDOCA (campo WRBTR, importe en la moneda del documento).

Ejemplos
15000.00250.75-500.00
Moneda del documento
DocumentCurrency
El código de moneda de los importes del documento financiero.
Descripción

Este atributo especifica la moneda en la que se registró la transacción, como USD, EUR o JPY. Proporciona el contexto necesario para el atributo DocumentAmount.

En las organizaciones multinacionales, puede ser importante analizar los datos por moneda. Esto garantiza que los valores monetarios se interpreten correctamente y resulta necesario para convertirlos a una única moneda de reporting en los análisis agregados. Sin este contexto, los valores de DocumentAmount no se pueden comparar ni sumar de forma significativa.

Por qué es importante

Proporciona el contexto necesario para interpretar correctamente cualquier valor monetario, especialmente en entornos con varias monedas.

Dónde obtenerlo

Se encuentra en la tabla de cabecera de documentos financieros BKPF (campo WAERS).

Ejemplos
USDEURJPY
Sistema de origen
SourceSystemId
Identificador de la instancia o el cliente específicos de SAP S/4HANA desde los que se extrajeron los datos.
Descripción

Este atributo especifica el sistema de origen de los datos. En entornos con varias instancias de SAP, por ejemplo, para distintas regiones o unidades de negocio, este campo es fundamental para distinguir las fuentes de datos.

Se utiliza principalmente para la gobernanza de datos, las auditorías y la garantía de la integridad de los datos. En el análisis, puede utilizarse como filtro para comparar procesos entre distintos sistemas de origen si se combinan en un único modelo de process mining.

Por qué es importante

Proporciona información esencial sobre el linaje y el contexto de los datos, y garantiza la claridad sobre su origen, especialmente en entornos con varios sistemas.

Dónde obtenerlo

Normalmente son metadatos añadidos durante el proceso de extracción de datos, a menudo obtenidos del ID del sistema (SY-SYSID) o del cliente (SY-MANDT) en SAP.

Ejemplos
S4H_PROD_100S4H_QAS_200ECC_LEGACY_001
Tiempo de ciclo del cierre de período
PeriodCloseCycleTime
El tiempo total necesario para completar un período financiero, desde la primera actividad hasta la última.
Descripción

Esta métrica representa la duración integral del proceso de cierre de período para un caso individual (período financiero). Se calcula como la diferencia entre la marca de tiempo de la última actividad y la de la primera actividad de ese período.

Es un indicador clave de rendimiento principal que respalda directamente el Dashboard «Resumen del tiempo de ciclo del cierre de período» y el KPI «Tiempo medio de ciclo del cierre de período». Proporciona una medida general de la eficiencia y la velocidad del proceso de cierre, y permite comparar su evolución y establecer referencias entre distintos códigos de sociedad.

Por qué es importante

Representa el KPI principal de la duración total del proceso y permite realizar un seguimiento general de las mejoras de eficiencia a lo largo del tiempo.

Dónde obtenerlo

Se calcula en el nivel del caso: MAX(EventTime) - MIN(EventTime) para cada FinancialPeriod.

Ejemplos
P5D10H30MP7D2HP6D
Tipo de asiento contable
JournalEntryType
El tipo de documento financiero que se contabiliza, diferenciando entre asientos estándar, periodificaciones y ajustes.
Descripción

El tipo de asiento contable, o tipo de documento en la terminología de SAP, es una clave que clasifica los documentos contables. Controla a qué tipos de cuenta se puede contabilizar un documento y se utiliza para distinguir distintas transacciones empresariales, como una factura de proveedor (KR), una contabilización en el libro mayor (SA) o un pago de cliente (DZ).

En el contexto del cierre de período, este atributo es crucial para aislar tipos específicos de actividades. Por ejemplo, permite a los analistas centrarse en los asientos de ajuste para respaldar el Dashboard «Análisis de asientos de ajuste» y el KPI «Recuento de asientos de ajuste». También ayuda a calcular la «Proporción de contabilizaciones manuales».

Por qué es importante

Clasifica las transacciones financieras y permite centrar el análisis en tipos específicos de contabilizaciones, como los ajustes manuales, que son fundamentales para un cierre de período fluido.

Dónde obtenerlo

Es un campo estándar de la tabla de cabecera de documentos financieros BKPF (campo BLART).

Ejemplos
SAKRAB
Última actualización de datos
LastDataUpdate
Marca de tiempo que indica cuándo se actualizaron o extrajeron por última vez los datos del sistema de origen.
Descripción

Este atributo registra la fecha y hora de la extracción de datos más reciente. Aporta contexto sobre la actualización de los datos analizados en la herramienta de Process Mining.

Su finalidad principal es apoyar la gobernanza de datos y mantener informados a los usuarios. Los usuarios de solo lectura de los Dashboards pueden comprobar hasta qué momento están actualizados los datos, algo especialmente importante en Dashboards de supervisión casi en tiempo real, como «Current Period Close Status». Les ayuda a saber si están consultando datos de hoy, de ayer o de la semana pasada.

Por qué es importante

Informa a los usuarios sobre la actualidad de los datos y garantiza que comprendan hasta qué momento están actualizados los conocimientos sobre el proceso.

Dónde obtenerlo

Son metadatos generados y registrados en el conjunto de datos por la herramienta de extracción de datos o ETL en el momento de la ejecución.

Ejemplos
2024-06-10T08:00:00Z2024-06-09T08:00:00Z
Obligatorio Recomendado Opcional

Record to Report - Actividades del cierre del periodo y la conciliación

Estos son los pasos clave y los hitos del proceso que debe capturar en su registro de eventos para descubrir y optimizar el proceso con precisión.
7 Recomendado 7 Opcional
Actividad Descripción
Asiento de ajuste contabilizado
Representa un asiento contable correctivo realizado después de las conciliaciones iniciales, normalmente para corregir discrepancias detectadas durante el proceso de revisión. Se trata de una transacción explícita contabilizada en el Libro mayor.
Por qué es importante

Una frecuencia elevada de asientos de ajuste indica una baja calidad a la primera en los procesos o conciliaciones anteriores. Analizar estos asientos es fundamental para identificar las causas raíz de los errores y reducir el retrabajo.

Dónde obtenerlo

Se registra como documentos explícitos en las tablas ACDOCA y BKPF. Pueden identificarse mediante tipos de documento específicos, fechas de contabilización cercanas al final del ciclo de cierre o descripciones de texto concretas.

Recopilar

Filtre los asientos contables de BKPF combinando el tipo de documento y la fecha de contabilización en relación con las actividades de conciliación.

Tipo de evento explicit
Conciliación de cuenta aprobada
Esta actividad señala la aprobación final de una conciliación de una cuenta del Libro mayor y confirma que el saldo está justificado y que se han resuelto todos los problemas. Se infiere a partir de un cambio de estado a 'Aprobada' en una herramienta de conciliación.
Por qué es importante

Este hito marca la finalización de una actividad de control crítica. El seguimiento de los tiempos de aprobación ayuda a identificar cuellos de botella en el proceso de revisión y es esencial para medir el retrabajo y el rendimiento a la primera.

Dónde obtenerlo

Se captura desde un sistema de gestión de conciliaciones, como SAP Account Substantiation and Automation, mediante el seguimiento de la marca de tiempo del estado de aprobación final.

Recopilar

Identifique la marca de tiempo en la que el campo de estado de una conciliación se actualiza a su estado terminal 'Aprobada'.

Tipo de evento inferred
Conciliación de cuenta iniciada
Marca el inicio del proceso manual o semiautomatizado para justificar los saldos de las cuentas del Libro mayor. Se infiere cuando el estado de una conciliación cambia de 'Nueva' a 'En curso' o cuando se registra la primera acción de la persona preparadora.
Por qué es importante

Este es un hito clave para comprender la duración y el esfuerzo necesarios para justificar los saldos del balance. Ayuda a identificar qué cuentas o departamentos comienzan tarde sus conciliaciones.

Dónde obtenerlo

Este evento suele capturarse desde una herramienta específica de conciliación, como SAP Account Substantiation and Automation de BlackLine, o desde otros sistemas de terceros. Se infiere a partir de las marcas de tiempo de los cambios de estado.

Recopilar

Realice un seguimiento de la marca de tiempo del primer cambio de estado desde 'No iniciada' para una conciliación determinada de una cuenta del Libro mayor.

Tipo de evento inferred
Conciliación intercompañía iniciada
Esta actividad señala el inicio del proceso para cotejar y conciliar transacciones entre distintos códigos de sociedad del mismo grupo corporativo. A menudo se inicia ejecutando un trabajo de conciliación o creando un nuevo caso de conciliación en la herramienta ICMR de SAP.
Por qué es importante

La conciliación intercompañía suele ser compleja y requerir mucho tiempo. Analizar su duración y flujo es fundamental para agilizar el cierre del grupo y garantizar la exactitud de los estados financieros consolidados.

Dónde obtenerlo

Se infiere a partir de los cambios de estado en el módulo SAP Intercompany Matching and Reconciliation (ICMR) o de la creación de los primeros documentos de conciliación del período.

Recopilar

Realice un seguimiento de la fecha de creación o de la marca de tiempo del cambio de estado de las unidades de conciliación del período correspondiente en la herramienta ICMR.

Tipo de evento inferred
Estados financieros generados
Esta actividad marca la creación de los estados financieros oficiales, como el balance y la cuenta de resultados. Representa la culminación de los procesos contables y de consolidación de cierre de período.
Por qué es importante

Este es un hito importante del ciclo de Record to Report. Su momento es fundamental para cumplir los plazos de presentación de informes y proporcionar información oportuna a las partes interesadas.

Dónde obtenerlo

Lo ideal es capturarlo mediante una herramienta de gestión del cierre financiero, como SAP Financial Closing Cockpit, donde aparece como una tarea explícita. De lo contrario, debe inferirse a partir de los registros de generación de informes o de las marcas de tiempo de creación de archivos.

Recopilar

Realice un seguimiento del estado de finalización de la tarea 'Generar estados financieros' en una herramienta de cierre o analice los registros de ejecución de informes.

Tipo de evento inferred
Período abierto para contabilizaciones
Marca el inicio del período financiero, cuando se abren los períodos de contabilización para registrar transacciones. Se trata de un cambio de configuración explícito y registrado, realizado por un administrador financiero en SAP, que permite contabilizar asientos en el nuevo período.
Por qué es importante

Esta actividad actúa como el evento de inicio principal del proceso de cierre de período. Permite medir con precisión el tiempo total del ciclo y establece un comienzo claro para el análisis del proceso.

Dónde obtenerlo

Este evento se captura a partir de los documentos de modificación, en las tablas CDHDR y CDPOS, que registran los cambios en la tabla de control de períodos de contabilización T001B, normalmente ejecutados mediante la transacción OB52.

Recopilar

Filtre los registros de cambios de la tabla T001B relacionados con el ejercicio fiscal y el período específicos.

Tipo de evento explicit
Período cerrado para contabilizaciones
Esta es la actividad final del ciclo, en la que el período de contabilización se cierra formalmente para impedir nuevas transacciones. Esta acción garantiza la integridad de los datos de los informes financieros definitivos.
Por qué es importante

Esta actividad actúa como el evento de finalización definitivo del proceso. Es esencial para calcular el tiempo total del ciclo de cierre de período y analizar las tendencias de finalización del proceso.

Dónde obtenerlo

Al igual que la apertura de un período, este evento se captura a partir de los documentos de modificación, en las tablas CDHDR y CDPOS, que registran las actualizaciones de la tabla de control de períodos de contabilización T001B mediante la transacción OB52.

Recopilar

Filtre los registros de cambios de la tabla T001B para identificar el cierre del ejercicio fiscal y el período correspondientes.

Tipo de evento explicit
Balance de comprobación preparado
Indica que se ha generado y guardado un balance de comprobación para su revisión, lo que constituye un punto de control clave antes de crear los estados financieros finales. La captura de este evento suele depender de procedimientos en los que se guarda el resultado del informe.
Por qué es importante

La preparación del balance de comprobación es un control de calidad crucial. Analizar su momento ayuda a comprender el nivel de preparación para los informes finales y puede poner de manifiesto retrasos en las actividades anteriores.

Dónde obtenerlo

A menudo no se trata de un evento explícito. Puede inferirse a partir de la ejecución de una transacción de informes específica si las variantes se guardan con marcas de usuario y fecha, o si el proceso se gestiona en una herramienta como SAP Financial Closing Cockpit.

Recopilar

Es necesario analizar el sistema para determinar si existe un mecanismo de registro fiable, como registros de ejecución de informes o listas de tareas del cockpit de cierre.

Tipo de evento inferred
Devengos y provisiones contabilizados
Este evento registra la creación de asientos contables manuales para devengos, periodificaciones y otras provisiones necesarias para elaborar informes financieros precisos según el principio de devengo. Se trata de transacciones explícitas contabilizadas en el Libro mayor.
Por qué es importante

El seguimiento de estas contabilizaciones ayuda a analizar el volumen y el momento de los ajustes manuales. Un volumen elevado puede indicar oportunidades de automatización o mejoras en los procesos anteriores.

Dónde obtenerlo

Se registra como asientos contables explícitos en la tabla de diario universal ACDOCA y en la tabla de cabecera BKPF. Estos asientos pueden identificarse mediante tipos de documento específicos configurados para devengos.

Recopilar

Filtre los documentos de la tabla BKPF por tipo de documento, por ejemplo, 'SA' o tipos personalizados, y por fecha de contabilización dentro del período.

Tipo de evento explicit
Ejecución de compensación automática
Representa la ejecución de programas de compensación automática en SAP, como la ejecución de compensación GR/IR (entrada de mercancías/recepción de facturas). Estos trabajos cotejan y compensan partidas abiertas en determinadas cuentas del Libro mayor, reduciendo el esfuerzo manual de conciliación.
Por qué es importante

Esta actividad muestra el nivel de automatización del proceso de conciliación. Los fallos o las excepciones en estas ejecuciones pueden generar una carga considerable de trabajo manual y retrasos.

Dónde obtenerlo

Se captura a partir de los registros de ejecución de trabajos por lotes específicos, como F.13 o F.13E para la compensación automática. Las tablas de registros de trabajos TBTCO y TBTCP contienen los detalles de ejecución.

Recopilar

Supervise las marcas de tiempo de inicio y finalización de los trabajos asociados a transacciones como F.13 en los registros de trabajos de SAP.

Tipo de evento explicit
Ejecución de valoración de moneda extranjera
Se trata de un procedimiento estándar de cierre mensual para revaluar partidas abiertas y saldos en moneda extranjera según los tipos de cambio de cierre del período. La ejecución de este programa contabiliza las diferencias de valoración resultantes.
Por qué es importante

Garantiza el cumplimiento de las normas contables y proporciona una imagen financiera precisa. El seguimiento de esta actividad ayuda a garantizar que todas las valoraciones de moneda se realicen a tiempo.

Dónde obtenerlo

Se captura a partir de los registros de ejecución del programa de valoración de moneda extranjera, por ejemplo, FAGL_FCV. Los detalles del trabajo se almacenan en las tablas TBTCO y TBTCP.

Recopilar

Supervise los registros de ejecución de los trabajos relacionados con la transacción FAGL_FCV o con su programa subyacente.

Tipo de evento explicit
Estados financieros aprobados
Representa la aprobación final de los estados financieros por parte de la dirección autorizada antes de su publicación. A menudo se trata de un proceso fuera de línea, pero puede capturarse si existe un paso formal de aprobación digital.
Por qué es importante

Este es el control final de calidad y cumplimiento. El seguimiento de su momento es esencial para comprender el cumplimiento de los plazos de presentación de informes y la eficiencia general del ciclo de revisión por parte de la dirección.

Dónde obtenerlo

Este evento se captura si existe un Workflow o un campo de estado para la aprobación de los estados, por ejemplo, en SAP Financial Closing Cockpit o en un sistema de gestión documental.

Recopilar

Identifique un campo de datos y una marca de tiempo que indiquen la aprobación final del paquete de estados financieros.

Tipo de evento inferred
Tareas de consolidación ejecutadas
Representa la ejecución de actividades de consolidación en SAP Group Reporting, como la conversión de moneda, la reclasificación y la eliminación de beneficios intercompañía. Estas tareas suelen gestionarse y registrarse en el monitor de consolidación.
Por qué es importante

Para las organizaciones con varias entidades jurídicas, el proceso de consolidación es una actividad crítica. Supervisar estas tareas ayuda a agilizar el cierre del grupo y garantizar la presentación oportuna de informes consolidados.

Dónde obtenerlo

Se captura a partir de los registros de estado del Data Monitor o del Consolidation Monitor de SAP S/4HANA para Group Reporting. Cada tarea suele incluir un usuario, una marca de tiempo y un estado.

Recopilar

Extraiga los registros de ejecución de tareas de las tablas subyacentes del monitor de consolidación de Group Reporting.

Tipo de evento explicit
Transferencia de datos de submayores completada
Representa la finalización de los trabajos por lotes que transfieren datos resumidos desde submayores, como Cuentas por cobrar, Cuentas por pagar y Contabilidad de activos, al Libro mayor. Esto garantiza que todas las transacciones operativas subyacentes se reflejen en el Libro mayor antes de iniciar los procedimientos de cierre.
Por qué es importante

Los retrasos en el cierre de los submayores pueden convertirse en un cuello de botella importante para todo el proceso. El seguimiento de esta actividad ayuda a identificar ineficiencias en la recopilación y la integración de datos procedentes de los sistemas de origen.

Dónde obtenerlo

Se infiere a partir del estado de finalización correcta de determinados trabajos por lotes responsables de la liquidación del libro mayor y la transferencia de datos. Los registros de trabajos se encuentran en las tablas TBTCO y TBTCP.

Recopilar

Identifique y supervise las marcas de tiempo de finalización de los trabajos por lotes relevantes en la vista de trabajos de SAP, mediante la transacción SM37.

Tipo de evento explicit
Recomendado Opcional

Guías de extracción

Cómo obtener sus datos de SAP S/4HANA

¿Listo para comenzar?

Ayude a su organización a lograr una mayor eficiencia y cumplimiento mediante el uso de esta plantilla de datos. Empiece hoy mismo a transformar su proceso de Record to Report.

Optimice hoy su cierre y conciliación de Record to Report

Descubra ineficiencias y reduzca hasta un 30 % el tiempo de su ciclo de cierre.

Iniciar la prueba gratuita

No necesita tarjeta de crédito. Comience en cuestión de minutos.