Su Template de datos para el proceso de registro a informe: cierre del periodo y conciliación

SAP S/4HANA
Su Template de datos para el proceso de registro a informe: cierre del periodo y conciliación

Su Template de datos para el proceso de registro a informe: cierre del periodo y conciliación

Este Template ofrece una guía completa para recopilar los datos necesarios para analizar el proceso de registro a informe: cierre del periodo y conciliación. Describe los atributos de datos esenciales, las actividades clave del proceso y las instrucciones detalladas para extraer los datos. Utilice este recurso para agilizar la preparación de los datos y comenzar su recorrido de Process Mining.
  • Atributos recomendados para recopilar
  • Actividades clave que debe registrar para analizar el proceso
  • Instrucciones paso a paso para extraer los datos
¿Es nuevo en los registros de eventos? Aprenda a crear un Registro de eventos para Process Mining.

Atributos del proceso de registro a informe: cierre del periodo y conciliación

Estos son los campos de datos recomendados para incluir en su Registro de eventos y realizar un análisis completo del proceso de registro a informe: cierre del periodo y conciliación.
3 Obligatorio 7 Recomendado 11 Opcional
Nombre Descripción
Período financiero
FinancialPeriod
Identificador único del ciclo de informes financieros, como '2023-12' para diciembre de 2023. Sirve como caso del proceso de cierre de fin de período.
Descripción

El período financiero es el identificador de caso principal que agrupa todas las actividades relacionadas con el cierre contable de un intervalo específico, normalmente un mes calendario o un período fiscal. Cada período financiero representa una ejecución completa del proceso de cierre de fin de período.

En el análisis de Process Mining, este atributo permite hacer un seguimiento de todo el ciclo de vida del cierre, desde su inicio hasta la presentación de los informes finales. Se utiliza para comparar los tiempos de ciclo entre períodos, identificar rutas habituales del proceso y analizar las diferencias entre los procedimientos de cierre mensuales, trimestrales y anuales. Al tratar cada período como un caso, los analistas pueden medir el rendimiento a lo largo del tiempo y detectar cuellos de botella sistémicos.

Por qué es importante

Este es el identificador de caso esencial que delimita el análisis y permite comparar el rendimiento del cierre del período a lo largo del tiempo e identificar tendencias o problemas recurrentes.

Dónde obtenerlo

Se obtiene al combinar los campos de ejercicio fiscal (GJAHR) y período de contabilización (MONAT) de las cabeceras de documentos financieros, normalmente de tablas como BKPF.

Ejemplos
2023-122024-032024-T1
Actividad
ActivityName
Nombre de un paso o una tarea empresarial específica del proceso de cierre del período, como 'Asiento de ajuste contabilizado' o 'Período cerrado para contabilizaciones'.
Descripción

Este atributo representa un evento o una tarea del proceso integral de cierre y conciliación del período. Las actividades son los componentes básicos del mapa del proceso y muestran la secuencia del trabajo realizado. A menudo se obtienen de una combinación de códigos de transacción, tipos de documento o cambios de estado en SAP S/4HANA.

Analizar las actividades es fundamental en Process Mining. Permite visualizar el flujo del proceso, identificar desviaciones del procedimiento estándar, detectar cuellos de botella en actividades que tardan demasiado y comprender la frecuencia y el orden de las tareas. Esto es esencial para Dashboards como Análisis de variantes del cierre del período y Estado actual del cierre del período.

Por qué es importante

Define los pasos del proceso, establece la base del mapa del proceso y permite analizar el flujo, las desviaciones y los cuellos de botella.

Dónde obtenerlo

Se obtiene de diversas fuentes, como códigos de transacción (TCODE), tipos de documento (BLART) o campos de estado de tablas relacionadas con tareas de cierre financiero (por ejemplo, SAP Financial Closing Cockpit).

Ejemplos
Período habilitado para contabilizacionesInicio de la conciliación de cuentasEstados financieros generadosInicio de la conciliación intercompañía
Hora de inicio
EventTime
Marca de tiempo que indica cuándo comenzó una actividad específica o cuándo se registró en el sistema.
Descripción

La hora del evento registra la fecha y hora exactas en que se produjo una actividad. En las contabilizaciones financieras, suele corresponder a la hora de creación (CPUTM) o a la fecha de contabilización (BUDAT) de un documento. En los cambios de estado o las tareas, es la marca de tiempo en que se registró el cambio.

Este atributo es fundamental para ordenar cronológicamente las actividades y constituye la base de todos los análisis temporales. Se utiliza para calcular los tiempos de ciclo entre actividades, la duración de tareas específicas y la duración total del proceso de principio a fin. También permite calcular KPI como el tiempo promedio del ciclo de cierre del período y el tiempo promedio de aprobación de conciliaciones.

Por qué es importante

Esta marca de tiempo obligatoria permite ordenar cronológicamente los eventos y sirve de base para calcular todas las duraciones y medidas de rendimiento.

Dónde obtenerlo

Se obtiene de campos de marca de tiempo como la fecha de creación (CPUDT) y la hora de creación (CPUTM) de tablas como BKPF, o de campos de fecha de cambio de distintas tablas de estado (por ejemplo, CDHDR y CDPOS).

Ejemplos
2023-12-28T09:15:30Z2024-01-02T14:00:12Z2024-01-05T11:21:00Z
Código de empresa
CompanyCode
Identificador único de una entidad jurídica o empresa dentro de la organización de SAP.
Descripción

La sociedad representa una unidad contable independiente dentro de una empresa, para la que se puede crear un conjunto completo y autónomo de cuentas. Todas las actividades de cierre de período se realizan en el nivel de la sociedad.

Es una dimensión organizativa fundamental para el análisis financiero. En Process Mining, permite comparar el proceso de cierre de período entre distintas entidades jurídicas. El Dashboard «Análisis de variantes del cierre de período» utiliza la sociedad para detectar incoherencias y fomentar la estandarización de los procedimientos de cierre.

Por qué es importante

Aporta un contexto organizativo clave que permite comparar procesos entre distintas entidades jurídicas para detectar variaciones y buenas prácticas.

Dónde obtenerlo

Se encuentra en prácticamente todas las tablas financieras de SAP, sobre todo en la tabla de cabecera BKPF (campo BUKRS).

Ejemplos
10001710US01DE01
Estado de conciliación
ReconciliationStatus
Estado de una actividad de conciliación de cuentas, como «Abierto», «En curso» o «Aprobado».
Descripción

Este atributo registra el estado del proceso de conciliación de una cuenta o tarea. Indica si la conciliación se ha iniciado, enviado para revisión, aprobado o rechazado. Los cambios de estado son eventos clave del proceso.

Es fundamental para el Dashboard «Análisis de retrabajo en conciliaciones». Al analizar la secuencia de estados, se puede detectar cuándo a un estado «Aprobado» le siguen nuevos ajustes, lo que indica que hubo retrabajo. También permite calcular el KPI «Tasa de conciliaciones aprobadas a la primera», al mostrar qué conciliaciones se aprueban sin un rechazo o una reapertura previos.

Por qué es importante

Registra el avance y el resultado de las tareas de conciliación, lo que permite detectar retrabajos, medir las tasas de aprobación y analizar cuellos de botella.

Dónde obtenerlo

Esta información suele almacenarse en tablas relacionadas con la herramienta de conciliación utilizada, como SAP Financial Closing cockpit o SAP Account Substantiation and Automation de BlackLine.

Ejemplos
No iniciadoEn preparaciónAprobadoRechazado
Fecha objetivo de finalización
TargetCompletionDate
Fecha prevista o límite para completar una actividad clave, como la elaboración de los estados financieros.
Descripción

La fecha objetivo de finalización es el plazo interno o externo para alcanzar un hito específico del proceso de cierre de período. Es la fecha en la que se espera que termine una tarea.

Este atributo es esencial para medir el cumplimiento del calendario y el desempeño frente a los plazos. Sirve de base para el Dashboard «Cumplimiento de los plazos de presentación de informes» y el KPI «Tasa de estados financieros presentados a tiempo», que comparan esta fecha objetivo con ActualCompletionDate. Analizar las desviaciones ayuda a las organizaciones a comprender y mejorar su capacidad para cerrar a tiempo.

Por qué es importante

Permite analizar el desempeño frente a los plazos y medir y mejorar la tasa de finalización puntual de las actividades de cierre críticas.

Dónde obtenerlo

Estos datos suelen encontrarse en un sistema de gestión de tareas o planificación, como SAP Financial Closing cockpit, donde las listas de tareas de cierre incluyen fechas de finalización previstas.

Ejemplos
2024-01-05T23:59:59Z2024-04-04T23:59:59Z2024-07-05T23:59:59Z
Hora de fin
EndTime
Marca de tiempo que indica cuándo finalizó una actividad.
Descripción

La hora de fin marca la finalización de una tarea. En algunos casos, puede coincidir con la hora de inicio si se trata de un evento instantáneo registrado en el sistema. En las actividades con una duración medible, indica la marca de tiempo de finalización.

Junto con la hora de inicio, este atributo es esencial para calcular el ProcessingTime de cada actividad. Es fundamental para analizar el rendimiento, detectar cuellos de botella y optimizar la asignación de recursos. Dashboards como Eficiencia de la asignación de recursos dependen de horas de fin precisas para calcular cuánto tardan los usuarios en realizar las tareas.

Por qué es importante

Permite calcular la duración de las actividades (tiempo de procesamiento), algo fundamental para detectar cuellos de botella de rendimiento y analizar la eficiencia.

Dónde obtenerlo

Al igual que la hora de inicio, puede obtenerse de distintos campos de marca de tiempo. En algunas actividades, puede coincidir con la hora de inicio. En otras, puede corresponder a un campo independiente de fecha de finalización o de modificación en las tablas de la aplicación o en los registros de cambios (CDHDR y CDPOS).

Ejemplos
2023-12-28T09:16:10Z2024-01-02T17:30:00Z2024-01-05T11:21:00Z
Número de cuenta de mayor
GlAccountNumber
Identificador de una cuenta específica del libro mayor.
Descripción

El número de cuenta del libro mayor (GL) identifica las cuentas individuales que se utilizan para registrar transacciones financieras, como efectivo, cuentas por pagar o ingresos. Muchas actividades de cierre de período, como las conciliaciones y los asientos de ajuste, están directamente relacionadas con cuentas específicas del libro mayor.

Este atributo es esencial para analizar en detalle los procesos financieros. El Dashboard «Análisis de asientos de ajuste» lo utiliza para mostrar el volumen de ajustes por cuenta y ayudar a detectar áreas problemáticas. El KPI «Tiempo promedio de conciliación de cuentas del libro mayor» también se basa en este atributo para identificar retrasos relacionados con cuentas específicas.

Por qué es importante

Relaciona las actividades del proceso con cuentas financieras específicas y permite analizar en detalle las conciliaciones y los asientos contables para encontrar las causas raíz de los problemas.

Dónde obtenerlo

Se encuentra en las tablas de partidas de documentos financieros, principalmente en BSEG (campo HKONT) o en la tabla de diario universal ACDOCA de S/4HANA.

Ejemplos
113100004000000073000000
Número de documento
DocumentNumber
Identificador único de un documento financiero, como un asiento contable.
Descripción

SAP asigna un número de documento único a cada contabilización financiera. Este número es la referencia principal para rastrear y auditar las transacciones individuales que componen las actividades del proceso de cierre.

Aunque no es un ID del caso, ofrece un vínculo esencial con el sistema de origen. Los analistas pueden utilizarlo para pasar de una vista de Process Mining a los detalles de una transacción específica en SAP S/4HANA y analizar las causas raíz. Resulta especialmente útil al investigar asientos de ajuste o contabilizaciones de conciliación concretos.

Por qué es importante

Ofrece una referencia directa a la transacción correspondiente en SAP, lo que facilita el análisis detallado y la auditabilidad desde el modelo de proceso.

Dónde obtenerlo

Se encuentra en la tabla de cabecera de documentos financieros BKPF (campo BELNR) y en tablas de partidas como BSEG o ACDOCA.

Ejemplos
100000045190000001300000023
Usuario responsable
ResponsibleUser
ID de usuario de la persona que realizó la actividad o es responsable de la tarea.
Descripción

Este atributo identifica a la persona empleada que realizó una tarea, como contabilizar un asiento contable o aprobar una conciliación. Normalmente se registra como un ID de usuario en los registros del sistema y las cabeceras de los documentos.

Analizar el proceso por usuario es fundamental para comprender la distribución de la carga de trabajo, el rendimiento individual y las necesidades de formación. El Dashboard Eficiencia de la asignación de recursos utiliza directamente este atributo para visualizar los tiempos de procesamiento de las actividades por usuario. También puede ayudar a identificar tareas que podrían automatizarse al destacar las que muchos usuarios realizan de forma repetitiva.

Por qué es importante

Relaciona las actividades del proceso con las personas que las realizaron y permite analizar la carga de trabajo, optimizar los recursos y gestionar el rendimiento.

Dónde obtenerlo

Suele encontrarse en tablas de cabecera de documentos, como BKPF (campo USNAM, nombre de usuario), o en tablas de documentos de modificación, como CDHDR (campo USERNAME).

Ejemplos
ABROWNCSMITHDJOHNSON
Código de transacción
TransactionCode
Código de transacción de SAP (T-code) utilizado para ejecutar la actividad.
Descripción

Un código de transacción es un acceso directo a una función o un programa específico de SAP. Por ejemplo, FB01 se utiliza para contabilizar un documento y FAGLB03 para consultar los saldos de las cuentas del libro mayor. El T-code suele indicar con claridad qué actividad se realizó.

Este atributo ayuda a definir las actividades del modelo de proceso. Es una forma fiable de distinguir las actividades automatizadas de las manuales y de entender exactamente cómo se realizó una tarea en el sistema. Analizar los T-codes puede revelar métodos no estándar o ineficientes utilizados por el personal.

Por qué es importante

Ofrece una perspectiva técnica del sistema sobre cómo se realizó una actividad. Resulta útil para identificar pasos manuales o automatizados y procedimientos no estándar.

Dónde obtenerlo

Se encuentra en la tabla de cabecera de documentos financieros BKPF (campo TCODE) o en los registros de documentos de modificación.

Ejemplos
FB01FAGL_FCVF.13
Es automatizado
IsAutomated
Indicador booleano que señala si la actividad la realizó un usuario del sistema o un proceso automatizado.
Descripción

Este indicador distingue las tareas realizadas manualmente por una persona de las ejecutadas automáticamente por el sistema, como un proceso por lotes programado para la valoración de divisas o las ejecuciones de compensación automática. Por lo general, se calcula a partir del ID de ResponsibleUser (por ejemplo, si el usuario es «SAP_BATCH») o del TransactionCode.

Este atributo es clave para comprender el nivel de automatización del proceso de cierre. Ayuda a detectar oportunidades de automatización al destacar las tareas manuales de gran volumen. También se utiliza en el análisis de causas raíz para determinar si los cuellos de botella se producen en pasos manuales o automatizados.

Por qué es importante

Distingue las actividades realizadas por personas de las ejecutadas por el sistema. Esto es fundamental para detectar oportunidades de automatización y analizar la eficiencia de ambas.

Dónde obtenerlo

Es un atributo derivado que suele calcularse mediante una regla aplicada al campo «ResponsibleUser» (por ejemplo, comprobando si el ID corresponde a un usuario del sistema o de procesos por lotes, como «BATCHUSER») o al código de transacción.

Ejemplos
truefalse
Es retrabajo de conciliación
IsReconciliationRework
Indicador booleano que es verdadero si a una actividad de conciliación le sigue un rechazo o la realización de nuevos ajustes.
Descripción

Este atributo calculado detecta casos de retrabajo en el subproceso de conciliación. La lógica marca las actividades o los casos en los que se rechaza una conciliación, se vuelve a abrir después de enviarla o se contabilizan asientos de ajuste para una cuenta del libro mayor después de que la conciliación se haya dado por finalizada.

Este indicador está diseñado específicamente para alimentar el Dashboard «Análisis de retrabajo en conciliaciones» y el KPI «Tasa de retrabajo en conciliaciones». Convierte secuencias de proceso complejas en un atributo sencillo y medible que cuantifica el retrabajo y ayuda a los equipos a mejorar la calidad desde el primer intento.

Por qué es importante

Cuantifica directamente el retrabajo, una de las principales formas de ineficiencia del proceso, y permite orientar el análisis y las mejoras a la calidad de las conciliaciones.

Dónde obtenerlo

Se calcula a partir de la secuencia de actividades. Por ejemplo, el indicador se establece como verdadero si a la secuencia «Conciliación aprobada» le sigue «Asiento de ajuste contabilizado» para la misma cuenta del libro mayor y el mismo período.

Ejemplos
truefalse
Fecha real de finalización
ActualCompletionDate
Fecha real en que se completó una actividad clave o todo el cierre de período.
Descripción

Este atributo registra la fecha real de finalización de un hito importante. Corresponde a la marca de tiempo de la aprobación final de los estados financieros o del cierre del período de contabilización.

Es el equivalente de TargetCompletionDate y resulta esencial para medir el cumplimiento de los plazos. El Dashboard «Cumplimiento de los plazos de presentación de informes» y el KPI «Tasa de estados financieros presentados a tiempo» comparan directamente las fechas reales con las previstas para calcular las desviaciones y las tasas de cumplimiento.

Por qué es importante

Registra cuándo se alcanzaron realmente los hitos, un dato necesario para medir el desempeño frente a los plazos previstos y analizar los retrasos.

Dónde obtenerlo

Se obtiene de EventTime de la última actividad de una secuencia, como «Estados financieros aprobados» o «Período cerrado para contabilización».

Ejemplos
2024-01-06T10:00:00Z2024-04-05T17:00:00Z2024-07-04T11:00:00Z
Importe del documento
DocumentAmount
Valor total de la contabilización financiera en la moneda del documento.
Descripción

Este atributo representa el valor monetario asociado a un documento financiero. En los ajustes de cierre de período, puede corresponder al importe del devengo o de la corrección contabilizada.

Analizar el importe resulta útil para evaluar la materialidad. Permite priorizar la investigación de los asientos de ajuste de mayor valor, que pueden implicar un riesgo financiero más alto. También se puede utilizar para filtrar el mapa de procesos y centrarse en las transacciones que superan un umbral determinado, lo que facilita la visualización de las actividades más significativas.

Por qué es importante

Añade una dimensión financiera al análisis y permite priorizar los problemas según su impacto monetario y materialidad.

Dónde obtenerlo

Por lo general, este valor debe agregarse a partir de tablas de partidas como BSEG o ACDOCA (campo WRBTR, importe en la moneda del documento).

Ejemplos
15000.00250.75-500.00
Moneda del documento
DocumentCurrency
Código de moneda de los importes del documento financiero.
Descripción

Este atributo indica la moneda en la que se registró la transacción, como USD, EUR o JPY. Aporta un contexto esencial para el atributo DocumentAmount.

En las organizaciones multinacionales, puede ser importante analizar los datos por moneda. Así se garantiza que los valores monetarios se interpreten correctamente y se facilita su conversión a una moneda única de presentación para el análisis agregado. Sin este contexto, no es posible comparar ni sumar de forma significativa los valores de DocumentAmount.

Por qué es importante

Aporta el contexto necesario para interpretar correctamente los importes, sobre todo cuando se trabaja con varias monedas.

Dónde obtenerlo

Se encuentra en la tabla de cabecera de documentos financieros BKPF (campo WAERS).

Ejemplos
USDEURJPY
Se completó a tiempo
IsOnTime
Indicador booleano que es verdadero si un hito se completó en la fecha objetivo o antes.
Descripción

Este atributo ofrece un resultado binario sencillo sobre el cumplimiento del calendario. Se calcula comparando ActualCompletionDate con TargetCompletionDate para un hito específico, como la aprobación de los estados financieros.

Es la base del cálculo del KPI «Tasa de estados financieros presentados a tiempo». Simplifica el seguimiento del desempeño al convertir la comparación de fechas en un estado claro: «a tiempo» o «con retraso». Así, resulta fácil visualizarlo en Dashboards e informes y medir la eficacia de las iniciativas para acelerar el cierre.

Por qué es importante

Simplifica el análisis del cumplimiento de los plazos con un resultado claro, positivo o negativo, y facilita el seguimiento y la presentación de informes sobre las actividades completadas a tiempo.

Dónde obtenerlo

Campo calculado: ActualCompletionDate <= TargetCompletionDate.

Ejemplos
truefalse
Sistema de origen
SourceSystemId
Identificador de la instancia o el cliente de SAP S/4HANA del que se extrajeron los datos.
Descripción

Este atributo especifica el sistema de origen de los datos. En entornos con varias instancias de SAP (por ejemplo, para distintas regiones o unidades de negocio), este campo es esencial para distinguir las fuentes de datos.

Se utiliza principalmente para la gobernanza de datos, las auditorías y la protección de la integridad de los datos. En el análisis, puede servir como filtro para comparar procesos de distintos sistemas de origen cuando se combinan en un único modelo de Process Mining.

Por qué es importante

Aporta información esencial sobre el linaje y el contexto de los datos, y permite conocer claramente su origen, sobre todo en entornos con varios sistemas.

Dónde obtenerlo

Normalmente son metadatos que se añaden durante la extracción de datos y que suelen obtenerse del ID del sistema (SY-SYSID) o del cliente (SY-MANDT) en SAP.

Ejemplos
S4H_PROD_100S4H_QAS_200ECC_LEGACY_001
Tiempo de ciclo del cierre de período
PeriodCloseCycleTime
Tiempo total transcurrido durante un período financiero, desde la primera actividad hasta la última.
Descripción

Esta métrica representa la duración integral del proceso de cierre de período para un caso (período financiero). Se calcula restando la marca de tiempo de la primera actividad a la de la última dentro de ese período.

Es un indicador clave de desempeño y alimenta directamente el Dashboard «Resumen del tiempo de ciclo del cierre de período» y el KPI «Tiempo promedio de ciclo del cierre de período». Ofrece una medida general de la eficiencia y la rapidez del proceso de cierre, y permite comparar resultados a lo largo del tiempo y entre distintas sociedades.

Por qué es importante

Es el KPI principal para medir la duración total del proceso y hacer un seguimiento general de las mejoras de eficiencia a lo largo del tiempo.

Dónde obtenerlo

Se calcula en el nivel del caso: MAX(EventTime) - MIN(EventTime) para cada FinancialPeriod.

Ejemplos
P5D10H30MP7D2HP6D
Tipo de asiento contable
JournalEntryType
Tipo de documento financiero contabilizado, que distingue entre asientos estándar, devengos y ajustes.
Descripción

El tipo de asiento contable, denominado tipo de documento en la terminología de SAP, es una clave que clasifica los documentos contables. Determina a qué tipos de cuenta se puede contabilizar un documento y permite distinguir distintas transacciones comerciales, como una factura de proveedor (KR), una contabilización en el libro mayor (SA) o un pago de cliente (DZ).

En el cierre de período, este atributo es fundamental para aislar tipos de actividad específicos. Por ejemplo, permite centrarse en los asientos de ajuste para alimentar el Dashboard «Análisis de asientos de ajuste» y el KPI «Cantidad de asientos de ajuste». También ayuda a calcular la «Proporción de contabilizaciones manuales».

Por qué es importante

Clasifica las transacciones financieras y permite centrar el análisis en tipos específicos de contabilización, como los ajustes manuales, que son fundamentales para cerrar el período sin contratiempos.

Dónde obtenerlo

Es un campo estándar de la tabla de cabecera de documentos financieros BKPF (campo BLART).

Ejemplos
SAKRAB
Última actualización de datos
LastDataUpdate
Marca de tiempo que indica cuándo se actualizaron o extrajeron por última vez los datos del sistema de origen.
Descripción

Este atributo registra la fecha y hora de la extracción de datos más reciente. Indica qué tan actualizados están los datos que se analizan en la herramienta de Process Mining.

Su función principal es facilitar la gobernanza de datos y mantener informados a los usuarios. Quienes consultan los Dashboards pueden ver qué tan actual es el análisis, algo especialmente importante en Dashboards de supervisión casi en tiempo real, como 'Estado actual del cierre del período'. Así pueden saber si están consultando datos de hoy, de ayer o de la semana pasada.

Por qué es importante

Informa a los usuarios sobre la actualidad de los datos para que sepan qué tan recientes son las conclusiones del análisis del proceso.

Dónde obtenerlo

Son metadatos que la herramienta de extracción de datos o ETL genera y añade al conjunto de datos al ejecutarse.

Ejemplos
2024-06-10T08:00:00Z2024-06-09T08:00:00Z
Obligatorio Recomendado Opcional

Actividades del proceso de registro a informe: cierre del periodo y conciliación

Estos son los pasos y los hitos clave que debe incluir en su Registro de eventos para descubrir y optimizar el proceso con precisión.
7 Recomendado 7 Opcional
Actividad Descripción
Conciliación de cuentas aprobada
Esta actividad indica la aprobación final de una conciliación de una cuenta del libro mayor y confirma que el saldo está justificado y que se han resuelto todos los problemas. Se infiere a partir de un cambio de estado a 'Aprobado' en una herramienta de conciliación.
Por qué es importante

Este hito marca la finalización de una actividad de control crítica. Hacer un seguimiento de los tiempos de aprobación ayuda a detectar cuellos de botella en el proceso de revisión y es esencial para medir el retrabajo y el rendimiento a la primera.

Dónde obtenerlo

Se obtiene de un sistema de gestión de conciliaciones, como SAP Account Substantiation and Automation, mediante el seguimiento de la marca de tiempo del estado de aprobación final.

Capturar

Identifique la marca de tiempo en que el campo de estado de una conciliación se actualiza al estado final 'Aprobado'.

Tipo de evento inferred
Contabilización de asiento de ajuste
Representa un asiento contable correctivo realizado después de las conciliaciones iniciales, normalmente para corregir discrepancias detectadas durante la revisión. Es una transacción explícita contabilizada en el libro mayor.
Por qué es importante

Una frecuencia elevada de asientos de ajuste indica una baja calidad inicial en los procesos previos o en las conciliaciones. Analizar estos asientos es clave para identificar las causas raíz de los errores y reducir el retrabajo.

Dónde obtenerlo

Se registra como documentos explícitos en las tablas ACDOCA y BKPF. Se pueden identificar por tipos de documento específicos, fechas de contabilización tardías en el ciclo de cierre o descripciones de texto concretas.

Capturar

Filtre los asientos contables de BKPF según una combinación del tipo de documento y la fecha de contabilización en relación con las actividades de conciliación.

Tipo de evento explicit
Estados financieros generados
Esta actividad marca la creación de los estados financieros oficiales, como el balance general y el estado de resultados. Representa la culminación de los procesos contables y de consolidación de fin de período.
Por qué es importante

Este es un hito importante del ciclo de Record to Report. El momento en que se alcanza es clave para cumplir los plazos de presentación de informes y proporcionar información oportuna a las partes interesadas.

Dónde obtenerlo

Lo ideal es registrar este evento mediante una herramienta de gestión del cierre financiero, como SAP Financial Closing Cockpit, donde figura como una tarea explícita. De lo contrario, debe inferirse a partir de los registros de generación de informes o de las marcas de tiempo de creación de archivos.

Capturar

Haga un seguimiento del estado de finalización de la tarea 'Generar estados financieros' en una herramienta de cierre o analice los registros de ejecución de informes.

Tipo de evento inferred
Inicio de la conciliación de cuentas
Marca el inicio del proceso manual o semiautomatizado para justificar los saldos de las cuentas del libro mayor. Se infiere cuando el estado de una conciliación cambia de 'Nueva' a 'En curso' o cuando se registra la primera acción de preparación.
Por qué es importante

Este es un hito clave para comprender la duración y el esfuerzo que requiere justificar los saldos del balance. Ayuda a identificar qué cuentas o departamentos comienzan tarde sus conciliaciones.

Dónde obtenerlo

Este evento suele obtenerse de una herramienta específica de conciliación, como SAP Account Substantiation and Automation de BlackLine, o de otros sistemas de terceros. Se infiere a partir de las marcas de tiempo de los cambios de estado.

Capturar

Registre la marca de tiempo del primer cambio de estado desde 'No iniciada' para la conciliación de una cuenta del libro mayor.

Tipo de evento inferred
Inicio de la conciliación intercompañía
Esta actividad marca el inicio del proceso para cotejar y conciliar transacciones entre distintos códigos de empresa de un mismo grupo corporativo. Suele iniciarse al ejecutar un trabajo de conciliación o crear un nuevo caso de conciliación en la herramienta ICMR de SAP.
Por qué es importante

La conciliación intercompañía suele ser compleja y llevar mucho tiempo. Analizar su duración y flujo es fundamental para agilizar el cierre del grupo y garantizar la precisión de los estados financieros consolidados.

Dónde obtenerlo

Se infiere a partir de los cambios de estado en el módulo Intercompany Matching and Reconciliation (ICMR) de SAP o de la creación de los primeros documentos de conciliación del período.

Capturar

Registre la fecha de creación o la marca de tiempo del cambio de estado de las unidades de conciliación del período correspondiente en la herramienta ICMR.

Tipo de evento inferred
Período cerrado para contabilizaciones
Esta es la última actividad del ciclo: el período de contabilización se cierra formalmente para impedir nuevas transacciones. Esta acción garantiza la integridad de los datos de los informes financieros definitivos.
Por qué es importante

Esta actividad es el evento de fin definitivo del proceso. Es esencial para calcular el tiempo total del ciclo de cierre del período y analizar las tendencias de finalización del proceso.

Dónde obtenerlo

Al igual que el evento de apertura del período, este se obtiene de los documentos de modificación (tablas CDHDR y CDPOS), que registran las actualizaciones de la tabla de control de períodos de contabilización T001B mediante la transacción OB52.

Capturar

Filtre los registros de cambios de la tabla T001B para identificar el cierre del ejercicio fiscal y el período correspondientes.

Tipo de evento explicit
Período habilitado para contabilizaciones
Este evento marca el inicio del período financiero, cuando se habilitan los períodos de contabilización para registrar transacciones. Se trata de un cambio de configuración explícito y registrado que realiza un administrador de finanzas en SAP para permitir los asientos contables del nuevo período.
Por qué es importante

Esta actividad es el evento de inicio principal del proceso de cierre de fin de período. Permite medir con precisión el tiempo total del ciclo y establece un punto de partida claro para analizar el proceso.

Dónde obtenerlo

Este evento se obtiene de los documentos de modificación (tablas CDHDR y CDPOS), que registran los cambios en la tabla de control de períodos de contabilización T001B, normalmente realizados mediante la transacción OB52.

Capturar

Filtre los registros de cambios de la tabla T001B correspondientes al ejercicio fiscal y al período específicos.

Tipo de evento explicit
Balance de comprobación preparado
Indica que se generó y guardó un balance de comprobación para su revisión. Es un punto de control clave antes de elaborar los estados financieros finales. Para registrar este evento, a menudo es necesario guardar el resultado del informe.
Por qué es importante

La preparación del balance de comprobación es un control de calidad fundamental. Analizar cuándo se realiza ayuda a conocer el grado de preparación para los informes finales y puede revelar demoras en las actividades previas.

Dónde obtenerlo

A menudo no es un evento explícito. Puede inferirse a partir de la ejecución de una transacción de informes específica, si las variantes se guardan con el usuario y la fecha, o si el proceso se gestiona en una herramienta como SAP Financial Closing Cockpit.

Capturar

Es necesario analizar el sistema para determinar si existe un mecanismo de registro fiable, como los registros de ejecución de informes o las listas de tareas del cockpit de cierre.

Tipo de evento inferred
Contabilización de periodificaciones y provisiones
Este evento registra la creación de asientos contables manuales para periodificaciones, diferimientos y otras provisiones necesarias para elaborar informes financieros precisos según el principio de devengo. Son transacciones explícitas contabilizadas en el libro mayor.
Por qué es importante

Hacer un seguimiento de estas contabilizaciones permite analizar el volumen y el momento de los ajustes manuales. Un volumen elevado puede indicar oportunidades para automatizar o mejorar los procesos previos.

Dónde obtenerlo

Se registra como asientos contables explícitos en la tabla de diario universal ACDOCA y en la tabla de cabecera BKPF. Estos asientos se pueden identificar por los tipos de documento específicos configurados para las periodificaciones.

Capturar

Filtre los documentos de la tabla BKPF por tipo de documento (por ejemplo, 'SA' o tipos personalizados) y fecha de contabilización dentro del período.

Tipo de evento explicit
Ejecución de compensación automática
Representa la ejecución de programas de compensación automática en SAP, como la ejecución de compensación GR/IR (entrada de mercancías/recepción de facturas). Estos trabajos cotejan y compensan partidas abiertas en determinadas cuentas del libro mayor, lo que reduce el trabajo manual de conciliación.
Por qué es importante

Esta actividad muestra el nivel de automatización del proceso de conciliación. Los errores o las excepciones en estas ejecuciones pueden generar mucho trabajo manual y demoras.

Dónde obtenerlo

Se obtiene de los registros de ejecución de determinados trabajos por lotes, como F.13 o F.13E para la compensación automática. Las tablas de registros de trabajos TBTCO y TBTCP contienen los detalles de ejecución.

Capturar

Supervise las marcas de tiempo de inicio y fin de los trabajos asociados a transacciones como F.13 en los registros de trabajos de SAP.

Tipo de evento explicit
Ejecución de valoración de moneda extranjera
Este es un procedimiento estándar de fin de mes para revaluar partidas abiertas y saldos en moneda extranjera según los tipos de cambio de fin de período. Al ejecutar el programa, se contabilizan las diferencias de valoración resultantes.
Por qué es importante

Garantiza el cumplimiento de los estándares contables y ofrece una imagen financiera precisa. Hacer un seguimiento de esta actividad ayuda a comprobar que todas las valoraciones de moneda se realicen a tiempo.

Dónde obtenerlo

Se obtiene de los registros de ejecución del programa de valoración de moneda extranjera (por ejemplo, FAGL_FCV). Los detalles de los trabajos se almacenan en las tablas TBTCO y TBTCP.

Capturar

Supervise los registros de ejecución de los trabajos relacionados con la transacción FAGL_FCV o con el programa subyacente.

Tipo de evento explicit
Estados financieros aprobados
Representa la aprobación final de los estados financieros por parte de la dirección autorizada antes de su publicación. A menudo es un proceso fuera del sistema, pero se puede registrar si existe un paso formal de aprobación digital.
Por qué es importante

Este es el control final de calidad y cumplimiento. Hacer un seguimiento de cuándo se realiza es esencial para comprender el cumplimiento de los plazos de presentación de informes y la eficiencia general del ciclo de revisión de la dirección.

Dónde obtenerlo

Este evento se registra si existe un flujo de trabajo o un campo de estado para la aprobación de los estados financieros, por ejemplo, en SAP Financial Closing Cockpit o en un sistema de gestión documental.

Capturar

Identifique un campo de datos y una marca de tiempo que indiquen la aprobación final del paquete de estados financieros.

Tipo de evento inferred
Tareas de consolidación ejecutadas
Representa la ejecución de actividades de consolidación en SAP Group Reporting, como la conversión de moneda, la reclasificación y la eliminación de beneficios intercompañía. Estas tareas suelen gestionarse y registrarse en el monitor de consolidación.
Por qué es importante

Para las organizaciones con varias entidades jurídicas, la consolidación es una actividad crítica del proceso. Supervisar estas tareas ayuda a agilizar el cierre del grupo y a garantizar que los informes consolidados se elaboren a tiempo.

Dónde obtenerlo

Se obtiene de los registros de estado del Data Monitor o del Consolidation Monitor de SAP S/4HANA para Group Reporting. Cada tarea suele incluir un usuario, una marca de tiempo y un estado.

Capturar

Extraiga los registros de ejecución de tareas de las tablas subyacentes del monitor de consolidación de Group Reporting.

Tipo de evento explicit
Transferencia de datos de submayores completada
Indica que finalizaron los trabajos por lotes que transfieren datos resumidos de libros auxiliares, como cuentas por cobrar, cuentas por pagar y contabilidad de activos, al libro mayor. Así, todas las transacciones operativas subyacentes quedan reflejadas en el libro mayor antes de que comiencen los procedimientos de cierre.
Por qué es importante

Las demoras en el cierre de los libros auxiliares pueden convertirse en un cuello de botella importante para todo el proceso. Hacer un seguimiento de esta actividad ayuda a detectar ineficiencias en la recopilación e integración de datos de los sistemas de origen.

Dónde obtenerlo

Se infiere a partir del estado de finalización correcta de determinados trabajos por lotes responsables de la liquidación de libros y la transferencia de datos. Los registros de los trabajos se encuentran en las tablas TBTCO y TBTCP.

Capturar

Identifique y supervise las marcas de tiempo de finalización de los trabajos por lotes pertinentes en la vista de trabajos de SAP (transacción SM37).

Tipo de evento explicit
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