Su Template de datos para la gestión del crédito y los cobros

La hora del evento, o marca de tiempo, registra el momento exacto en que tuvo lugar una actividad. Es esencial para ordenar los eventos cronológicamente y crear un flujo de proceso preciso. Sin marcas de tiempo exactas, no es posible determinar correctamente la secuencia de los eventos.

En el análisis, este atributo se utiliza para calcular las duraciones y los tiempos de ciclo entre actividades, algo fundamental para medir el rendimiento. Por ejemplo, permite calcular KPI como el Tiempo del ciclo de resolución de disputas o el Tiempo del ciclo de pago de facturas. También permite analizar las tendencias de rendimiento del proceso en distintos periodos.

Esta marca de tiempo es esencial para ordenar los eventos, calcular los tiempos de ciclo y las duraciones, y analizar el rendimiento del proceso a lo largo del tiempo.

Se obtiene de distintos campos de fecha de las tablas de Oracle Fusion Financials, como TRX_DATE en RA_CUSTOMER_TRX_ALL para la creación de facturas o la fecha de creación de una acción de cobro.

Este atributo describe un paso del ciclo de vida de la factura, como «Factura generada», «Inicio del procedimiento de cobro» o «Pago recibido». Cada actividad representa un evento concreto que hace avanzar el caso.

Analizar la secuencia y la frecuencia de las actividades es fundamental en Process Mining. Ayuda a descubrir el flujo real del proceso, identificar cuellos de botella donde se atascan los casos, detectar ciclos de retrabajo en los que se repiten actividades y comparar el proceso real con el proceso diseñado o ideal. El nombre de la actividad es esencial para crear mapas de procesos y calcular los tiempos de transición entre pasos.

Este atributo define los pasos del mapa de procesos y permite visualizar y analizar el ciclo de vida de la factura de principio a fin.

Este es un campo conceptual derivado de distintos eventos de negocio de Oracle Fusion Financials. A menudo se construye mediante la asignación de estados de transacción, fechas de eventos o acciones específicas de módulos como Cuentas por cobrar (AR) y Advanced Collections.

El número de factura es la clave central que vincula todos los eventos y actividades relacionados con una cuenta por cobrar, desde su creación hasta su liquidación final o castigo. Permite ver de principio a fin el ciclo de vida de la factura.

En el análisis de Process Mining, este atributo se utiliza para reconstruir el recorrido de cada factura. Al agrupar todas las actividades relacionadas bajo un mismo número de factura, los analistas pueden visualizar los flujos del proceso, identificar las rutas habituales y las desviaciones, y medir los tiempos de ciclo de todo el proceso o de etapas específicas, como la resolución de disputas o la contabilización de pagos.

Este es el ID del caso esencial que conecta todos los pasos relacionados del proceso y permite reconstruir y analizar el recorrido de cada factura desde su emisión hasta su cierre.

Este identificador suele encontrarse en la tabla RA_CUSTOMER_TRX_ALL como TRX_NUMBER en Oracle Fusion Financials.

Este atributo identifica la aplicación de origen en la que se registraron los datos del evento. En un entorno de TI complejo, pueden intervenir varios sistemas en un proceso integral.

Especificar el sistema de origen es importante para la gobernanza de datos, la resolución de problemas y la comprensión del contexto de los datos. Si se combinan eventos de distintos sistemas en una sola vista del proceso, permite diferenciarlos y mantener clara su trazabilidad.

Aclara el origen de los datos, algo fundamental para validarlos, garantizar su gobernanza y comprender el contexto tecnológico del proceso.

Suele ser un valor estático que se añade durante la extracción de datos para identificar el origen de los registros.

Este atributo indica la fecha y hora de la extracción de datos más reciente. Es un campo de metadatos que no forma parte del proceso de negocio, pero resulta fundamental para conocer la actualidad de los datos analizados.

Los analistas utilizan esta marca de tiempo para confirmar que trabajan con información actualizada y conocer hasta qué fecha llegan los datos. Es esencial para la gobernanza de datos y para aclarar a los usuarios qué tan recientes son los datos de los Dashboards y los informes.

Indica qué tan recientes son los datos y permite que los analistas y las partes interesadas conozcan su actualidad y pertinencia.

Este valor se genera y se añade a cada registro durante el proceso de extracción y carga de datos (ETL).

La fecha de vencimiento es una fecha clave acordada contractualmente para el pago. Sirve de referencia para medir si el pago se realiza a tiempo.

Este atributo es fundamental para identificar facturas vencidas y calcular cuántos días llevan vencidas. Es el dato principal para determinar cuándo iniciar los procedimientos de cobro y se utiliza para calcular KPI como los días pendientes de cobro (DSO). También es esencial para crear informes de antigüedad que clasifiquen la deuda pendiente.

Sirve de referencia para determinar si una factura está vencida, iniciar las gestiones de cobro y analizar su antigüedad.

Está disponible en la tabla AR_PAYMENT_SCHEDULES_ALL como DUE_DATE.

El gestor de cobro es la persona o el equipo responsable de gestionar las acciones de cobro de una factura vencida. Esta asignación es un paso clave del flujo de trabajo de cobros.

Este atributo es fundamental para gestionar el rendimiento y asignar recursos en el departamento de cobros. Al analizar los resultados de cada gestor, los responsables pueden evaluar su eficacia, identificar necesidades de formación y equilibrar las cargas de trabajo. El Dashboard de eficacia de la asignación de gestores de cobro utiliza este atributo para comparar las tasas de éxito y los tiempos de ciclo de distintos gestores.

Permite analizar el rendimiento de cada gestor de cobro o equipo, optimizar la asignación de recursos y mejorar la eficiencia general de los cobros.

Esta información suele almacenarse en el módulo Oracle Advanced Collections, a menudo en tablas como IEX_CASES_ALL o en tablas de asignación relacionadas.

El importe de la factura representa el valor total de los bienes o servicios facturados al cliente. Es un atributo financiero clave para comprender el impacto monetario del proceso.

En el análisis, el importe de la factura se utiliza para priorizar las gestiones de cobro y centrarse en las facturas vencidas de mayor valor. También permite analizar los hábitos de pago según el valor de la transacción y calcular el impacto financiero de los castigos. Dashboards como el análisis de la tasa de facturas castigadas utilizan este valor para evaluar la magnitud de las pérdidas financieras.

Aporta contexto financiero al proceso y permite priorizar las facturas de mayor valor y analizar el impacto monetario de las ineficiencias.

Esta información puede obtenerse de la tabla AR_PAYMENT_SCHEDULES_ALL, que almacena el importe adeudado de una factura.

El nivel de gestión de cobros indica la intensidad del recordatorio de pago, que suele aumentar con el tiempo. Por ejemplo, el nivel 1 podría ser un recordatorio amable por correo electrónico, mientras que el nivel 3 podría consistir en una carta formal o una llamada telefónica.

Analizar el proceso por nivel de gestión de cobros ayuda a evaluar la eficacia de la estrategia de cobro. El Dashboard de eficacia de cobros utiliza este atributo para mostrar las tasas de conversión de cada etapa de cobro al pago. Así, la empresa puede determinar qué acciones de cobro son más eficaces y ajustar el momento y el contenido de los recordatorios para maximizar los cobros.

Registra la etapa de escalamiento de las gestiones de cobro, un dato clave para evaluar la eficacia de la estrategia de cobro.

Estos datos se gestionan en el módulo Oracle Advanced Collections. Pueden encontrarse en tablas relacionadas con el historial de cobros, como IEX_DUNNINGS.

El número de cliente vincula una factura con una cuenta de cliente específica. Esto permite segmentar y analizar el proceso de crédito y cobro según los atributos del cliente.

Al incluir el número de cliente, los analistas pueden investigar si ciertos clientes pagan tarde de forma recurrente, presentan más disputas o requieren más gestiones de cobro. Esta información es fundamental para crear estrategias de cobro adaptadas a cada cliente, ajustar las condiciones de crédito e identificar segmentos de clientes de alto riesgo. También permite realizar análisis como el análisis de la tasa de facturas castigadas por segmento de clientes.

Permite segmentar el proceso por cliente para identificar patrones, riesgos y oportunidades de adaptar las estrategias de cobro.

Suele encontrarse en la tabla RA_CUSTOMER_TRX_ALL como BILL_TO_CUSTOMER_ID, que se vincula con HZ_CUST_ACCOUNTS.

El segmento de clientes es un atributo categórico que agrupa a los clientes según características comunes. Los segmentos pueden definirse por factores como «Estratégico», «Pequeña y mediana empresa» o «Empresas», o por sector, como «Manufactura» o «Comercio minorista».

Este atributo es útil para realizar comparativas. Permite a los analistas comparar el rendimiento del proceso entre distintos segmentos y, por ejemplo, determinar si uno presenta más disputas o un ciclo de pago más largo. Esta información ayuda a adaptar las políticas de crédito y las estrategias de cobro a las necesidades y los riesgos de cada segmento, y sirve de apoyo para Dashboards como el análisis de la tasa de facturas castigadas.

Permite realizar comparativas y descubrir cómo varían el rendimiento y los riesgos del proceso entre distintos grupos de clientes.

Suele gestionarse en los datos maestros de clientes (HZ_CUST_ACCOUNTS o tablas relacionadas) o derivarse de atributos del cliente, como los ingresos o el sector.

Este atributo identifica al empleado o usuario del sistema automatizado responsable de realizar una actividad, como aprobar un límite de crédito, registrar un pago o resolver una disputa.

Analizar las actividades por usuario es esencial para comprender la distribución de la carga de trabajo, el rendimiento individual y el cumplimiento. En las actividades automatizadas, permite hacer un seguimiento de la intervención de los procesos del sistema. También puede ayudar a identificar necesidades de formación o posibles actividades fraudulentas mediante el seguimiento del comportamiento de los usuarios.

Asocia las actividades del proceso con personas o sistemas automatizados específicos, lo que permite hacer un seguimiento del rendimiento, analizar la carga de trabajo y realizar auditorías.

Se obtiene de las columnas 'CREATED_BY' o 'LAST_UPDATED_BY' de diversas tablas de transacciones e historial de Oracle Fusion Financials.

Las condiciones de pago definen los términos en los que se espera que pague el cliente, por ejemplo, «30 días netos» o «60 días netos». Se utilizan para calcular la fecha de vencimiento de la factura.

Analizar el comportamiento de pago según las condiciones puede revelar patrones interesantes. Por ejemplo, los clientes con plazos más cortos podrían tener más probabilidades de pagar tarde. Esta información permite revisar y optimizar las políticas de crédito, así como segmentar a los clientes para aplicar distintas estrategias de cobro. También aporta un contexto valioso para entender por qué algunas facturas vencen.

Aporta contexto sobre el calendario de pagos acordado y permite analizar el comportamiento de pago según las distintas condiciones de crédito.

Se almacena en la tabla RA_TERMS y está vinculada a la transacción de la factura.

Esta métrica calculada cuantifica el retraso de una factura impagada. Se calcula como la diferencia entre la fecha actual (para facturas abiertas) o la fecha de pago (para facturas cerradas) y la fecha de vencimiento.

Los días de vencimiento son una medida clave para analizar la antigüedad y priorizar las gestiones de cobro. Son la métrica principal del Dashboard de antigüedad y estado de facturas vencidas, donde las facturas se agrupan por antigüedad (por ejemplo, de 1 a 30 días o de 31 a 60 días). Esto ayuda al equipo de cobros a centrarse en las deudas más antiguas y de mayor riesgo.

Cuantifica el retraso en los pagos y sirve como métrica clave para priorizar los cobros y analizar la antigüedad de la deuda.

Es un campo calculado. La lógica es: CurrentDate - DueDate para las facturas abiertas o PaymentDate - DueDate para las facturas cerradas.

Este atributo derivado indica de forma sencilla si una factura está vencida. Suele calcularse comparando la fecha actual (o la fecha de pago) con la fecha de vencimiento de la factura.

Este indicador resulta muy útil para filtrar y segmentar los datos durante el análisis. Permite aislar rápidamente las facturas vencidas y estudiar sus recorridos en el proceso, la eficacia de las gestiones de cobro y otras características. También facilita la creación de Dashboards y KPI centrados en la gestión de la deuda vencida, como el Dashboard de antigüedad y estado de facturas vencidas.

Ofrece un indicador sencillo y claro para identificar y analizar todas las facturas vencidas, el principal foco del proceso de cobro.

Es un campo calculado. La lógica es: IF CurrentDate > DueDate AND Status != 'Paid' THEN True ELSE False.

El estado de la factura ofrece una instantánea de su situación actual en el proceso. Algunos estados habituales son «Abierta», «Pagada», «En disputa», «Vencida» o «Dada de baja»; este atributo ofrece una visión general del estado de las cuentas por cobrar.

En Process Mining, este atributo permite filtrar los casos para centrarse en grupos específicos, como todas las facturas abiertas y vencidas. Es una dimensión clave del Dashboard de antigüedad y estado de facturas vencidas, ya que ofrece visibilidad inmediata sobre la situación actual de la cartera de facturas y ayuda a priorizar las gestiones de cobro.

Ofrece una visión rápida del estado actual de una factura y facilita el filtrado y la priorización de las gestiones de cobro.

Suele estar disponible en la tabla AR_PAYMENT_SCHEDULES_ALL, en un campo llamado STATUS.

Durante las gestiones de cobro, un cliente puede comprometerse a pagar en una fecha futura. Esta «fecha de promesa de pago» se registra para hacer seguimiento del compromiso.

Este atributo es importante para gestionar los flujos de trabajo de cobro y evaluar la fiabilidad de los compromisos de los clientes. Al comparar la fecha de promesa de pago con la fecha real de recepción del pago, el personal de cobros puede evaluar el grado de cumplimiento de esas promesas. También ayuda a prever el flujo de caja con mayor precisión y a decidir cuándo intensificar las gestiones de cobro si no se cumple una promesa.

Registra los compromisos de pago de los clientes, lo que ayuda a prever las entradas de efectivo y a evaluar la eficacia de las negociaciones de cobro.

Se almacena en el módulo Oracle Advanced Collections, probablemente en tablas como IEX_PROMISES_T.

En las actividades con una hora de inicio y otra de finalización claramente definidas, este atributo registra la hora de finalización. Aunque muchos eventos de Process Mining son instantáneos, algunos, como «Investigación de disputa», pueden prolongarse durante un periodo de tiempo.

Contar con una hora de finalización independiente permite calcular con precisión el tiempo de procesamiento de las actividades. Este cálculo es más exacto que inferir la duración a partir de la hora de inicio de la actividad siguiente, sobre todo si hay periodos de inactividad. Es fundamental para analizar el uso de los recursos e identificar qué pasos concretos del proceso requieren más tiempo.

Permite calcular con precisión cuánto duran determinadas actividades y ofrece información más detallada sobre los cuellos de botella y el uso de los recursos.

A menudo, se trata de un atributo conceptual. Puede obtenerse de una marca de tiempo de «última actualización» o de un campo específico de «fecha de cierre» en las tablas de origen correspondientes a la actividad.

El importe del límite de crédito es la exposición crediticia total que una empresa está dispuesta a asumir con un cliente determinado. Se establece durante el proceso de revisión del crédito.

Este atributo es esencial para el Dashboard de impacto de las decisiones sobre límites de crédito. Al relacionar el límite de crédito aprobado con el comportamiento de pago posterior y las bajas de deuda, la empresa puede evaluar la eficacia de sus políticas de riesgo crediticio. El análisis puede revelar si unos límites de crédito excesivamente altos contribuyen a aumentar la deuda incobrable y ayudar a perfeccionar el proceso de aprobación de crédito.

Es fundamental para evaluar la eficacia de las políticas de riesgo crediticio al relacionar el límite de crédito aprobado con los resultados de pago y las bajas de deuda.

Se gestiona en Oracle Credit Management y suele almacenarse en tablas relacionadas con los perfiles de crédito de los clientes, como HZ_CUST_PROFILE_AMTS.

Este atributo especifica la moneda de la factura, como USD, EUR o GBP. En las organizaciones multinacionales, las facturas suelen emitirse en distintas monedas.

El análisis de datos en varias monedas requiere un tratamiento cuidadoso. Este atributo permite filtrar la vista del proceso por moneda o aplicar los tipos de cambio correctos para consolidar los informes financieros. Así se garantiza que los valores monetarios se interpreten correctamente y que los importes se comparen en condiciones equivalentes.

Es esencial para interpretar correctamente los datos financieros en un entorno con varias monedas y garantizar la precisión del análisis financiero.

Suele encontrarse en la tabla RA_CUSTOMER_TRX_ALL como INVOICE_CURRENCY_CODE.

Cuando un cliente disputa una factura, suele indicar un motivo, como «Precio incorrecto», «Mercancía dañada» o «Factura duplicada». Este atributo registra ese motivo.

Analizar los motivos de disputa es clave para identificar las causas raíz. Ayuda a detectar problemas recurrentes en procesos anteriores, como la gestión de pedidos o la facturación, que provocan retrasos en los pagos. Al clasificar y registrar la frecuencia de los distintos motivos, la empresa puede tomar medidas específicas para corregir las causas raíz y reducir el tiempo de ciclo de resolución de disputas.

Ayuda a identificar las causas raíz de las disputas sobre facturas y permite mejorar de forma proactiva los procesos anteriores para evitar futuras disputas.

Esta información suele registrarse en los módulos Oracle Advanced Collections u Oracle Channel Revenue Management si la gestión de disputas está formalizada. Puede encontrarse en tablas como AR_DISPUTE_HISTORY.

Este indicador derivado identifica las facturas que la empresa considera incobrables y ha retirado de sus cuentas por cobrar activas. Suele ser el resultado final, y no deseado, de una factura.

Este atributo es esencial para calcular el KPI de tasa de bajas de facturas y para el Dashboard de análisis correspondiente. Permite aislar los casos de cobro fallido e identificar características comunes, como el segmento del cliente o el importe de la factura, que podrían estar relacionadas con un mayor riesgo de baja. Esta información se utiliza para mejorar las políticas de crédito y las estrategias de cobro.

Identifica claramente los casos de cobro fallido, algo esencial para analizar las causas raíz de la deuda incobrable y calcular las tasas de bajas.

Es un campo calculado que se obtiene comprobando si existe una actividad «Factura dada de baja» para el caso o si el estado de la factura es «Dada de baja».

En las grandes organizaciones, las operaciones suelen dividirse en varias unidades de negocio. Este atributo identifica la unidad de negocio asociada a la factura.

Analizar el proceso por unidad de negocio permite comparar el rendimiento entre distintas áreas de la organización. Puede poner de manifiesto diferencias en la aplicación de las políticas de crédito y cobro, y mostrar qué unidades de negocio gestionan mejor sus cuentas por cobrar. Esto ayuda a compartir buenas prácticas y a estandarizar los procesos cuando sea necesario.

Permite comparar el rendimiento de distintas unidades organizativas y ayuda a identificar buenas prácticas y oportunidades de mejora.

Está disponible en la tabla RA_CUSTOMER_TRX_ALL mediante el campo ORG_ID, que se vincula con la estructura organizativa.