Su Template de datos de Record to Report: cierre del periodo y conciliación

SAP ECC
Su Template de datos de Record to Report: cierre del periodo y conciliación

Su Template de datos de Record to Report: cierre del periodo y conciliación

Esta plantilla ofrece una hoja de ruta clara para recopilar los datos esenciales necesarios para analizar su proceso de Record to Report: cierre del periodo y conciliación. Detalla los atributos y las actividades clave necesarios para crear un registro de eventos completo. También incluye orientación práctica para extraer estos datos de SAP ECC de forma eficaz.
  • Atributos recomendados para recopilar
  • Actividades clave que debe supervisar
  • Guía de extracción
¿Es nuevo en los registros de eventos? Aprenda a crear un registro de eventos de Process Mining.

Record to Report - Atributos del cierre del periodo y la conciliación

Estos son los campos de datos recomendados que debe incluir en su registro de eventos para realizar un análisis completo de su proceso de Record to Report - Cierre del periodo y conciliación.
5 Obligatorio 7 Recomendado 9 Opcional
Nombre Descripción
Periodo financiero
FinancialPeriod
Identificador único del ciclo de informes financieros, que normalmente combina el ejercicio fiscal y el periodo de contabilización.
Descripción

El periodo financiero actúa como identificador principal del caso y agrupa todas las actividades relacionadas con el cierre y la conciliación de cuentas de ese ciclo de informes específico, como «2023-12» para diciembre de 2023. Esto permite analizar de forma integral todo el proceso de cierre del periodo, desde el inicio hasta el final, para cada periodo individual.

En el análisis, permite realizar un seguimiento del tiempo del ciclo completo de cada cierre, comparar el rendimiento entre distintos periodos e identificar tendencias o anomalías. Al definir cada periodo financiero como un caso único, es posible visualizar y medir la eficiencia, los cuellos de botella y las variaciones del proceso de cierre a lo largo del tiempo.

Por qué es importante

Es el identificador de caso esencial que estructura el análisis y permite comparar entre periodos los tiempos del ciclo de cierre, las cargas de trabajo y el cumplimiento del proceso.

Dónde obtenerlo

Este atributo normalmente se obtiene concatenando el ejercicio fiscal (GJAHR) y el periodo de contabilización (MONAT) de las cabeceras de los documentos financieros, por ejemplo, de la tabla BKPF.

Ejemplos
2023-122024-032023-Q4
Actividad
ActivityName
El nombre del evento empresarial o la tarea específica realizada durante el proceso de cierre del periodo.
Descripción

Este atributo registra los pasos diferenciados realizados dentro del ciclo Record to Report, como «Adjusting Journal Entry Posted» o «Financial Statements Generated». Constituye la base del mapa de procesos y muestra la secuencia de eventos que conforman el cierre del periodo.

El análisis de las actividades es fundamental en Process Mining. Ayuda a visualizar el flujo del proceso, identificar la secuencia de tareas, descubrir variaciones del proceso y medir la frecuencia y duración de cada paso. Esto es esencial para localizar cuellos de botella, rutas de proceso no estándar y oportunidades de estandarización o automatización.

Por qué es importante

Este atributo es obligatorio para construir el mapa de procesos, ya que permite visualizar y analizar la secuencia de tareas del cierre del periodo.

Dónde obtenerlo

Se obtiene a partir de una combinación de códigos de transacción de SAP (TCODE), tipos de documento (BLART) o ejecuciones de programas específicos, como FAGL_FCV para la valoración de moneda extranjera.

Ejemplos
Asiento de ajuste contabilizadoInicio de la conciliación de cuentasPeriodo cerrado para contabilizaciones
Hora del evento
EventTime
La marca de tiempo que indica cuándo ocurrió una actividad o evento.
Descripción

La hora del evento proporciona la fecha y hora exactas de cada actividad del proceso y constituye la base cronológica del análisis. Normalmente, combina la fecha y la hora de creación del documento.

Esta marca de tiempo es esencial para ordenar correctamente los eventos y reconstruir el flujo del proceso. Se utiliza para calcular todas las métricas basadas en duración, incluidos los tiempos de ciclo entre actividades, los tiempos de espera y la duración total del cierre del periodo. Analizar las marcas de tiempo ayuda a identificar retrasos y comprender la distribución temporal del trabajo.

Por qué es importante

Como atributo obligatorio, proporciona el orden cronológico de los eventos, necesario para calcular los tiempos de ciclo y descubrir cuellos de botella en el proceso.

Dónde obtenerlo

Normalmente procede de la fecha de entrada del documento (CPUDT) y la hora de entrada (CPUTM) de la tabla BKPF para los documentos financieros.

Ejemplos
2023-12-28T14:30:15Z2024-01-02T09:05:00Z2024-01-05T17:21:45Z
Sistema de origen
SourceSystem
El identificador del sistema de origen del que se extrajeron los datos.
Descripción

Este atributo especifica el origen de los datos de eventos, como el nombre o ID de una instancia concreta de SAP ECC. En organizaciones con varios ERP o sistemas financieros, este campo es fundamental para distinguir los datos de diferentes fuentes.

Incluso en un entorno con un solo sistema, constituye un elemento esencial de metadatos para la gobernanza de datos, las auditorías y la resolución de problemas. Confirma la procedencia de los datos, algo imprescindible para generar confianza en el análisis y garantizar la claridad del linaje de datos.

Por qué es importante

Proporciona un linaje de datos esencial, confirma el origen de los datos para la gobernanza y es fundamental en entornos con varios sistemas para diferenciar los procesos.

Dónde obtenerlo

Normalmente es un valor estático añadido durante la extracción de datos que identifica el cliente y el ID del sistema SAP específicos, por ejemplo, a partir de la tabla T000.

Ejemplos
ECC_PROD_100SAP_E74_200ECC_FINANCE
Última actualización de datos
LastDataUpdate
La marca de tiempo en la que los datos se actualizaron o extrajeron por última vez del sistema de origen.
Descripción

Este atributo indica la actualización de los datos analizados. Muestra la fecha y hora de la última ejecución de la canalización de datos y aporta contexto sobre la antigüedad de la información del proceso.

En los Dashboards, especialmente en los que supervisan el progreso en tiempo real, esta marca de tiempo es esencial para que los usuarios sepan si están consultando información actualizada al minuto o datos del día anterior. Ayuda a gestionar sus expectativas y es fundamental para interpretar correctamente el análisis.

Por qué es importante

Informa a los usuarios sobre la actualización de los datos, un aspecto fundamental para garantizar que los análisis y los Dashboards sean oportunos y relevantes.

Dónde obtenerlo

Esta marca de tiempo la genera y añade la herramienta de extracción de datos o ETL al final de cada proceso de carga de datos.

Ejemplos
2024-05-21T04:00:00Z2024-05-20T04:00:00Z2024-05-19T04:00:00Z
Código de empresa
BUKRS
La unidad organizativa que representa una entidad jurídica para la que se generan estados financieros.
Descripción

El código de empresa es una unidad organizativa fundamental en SAP Financials. Representa una empresa independiente con su propio conjunto de libros equilibrados. Todas las transacciones financieras se contabilizan en el nivel del código de empresa.

En Process Mining, filtrar por código de empresa es esencial para comparar el proceso de cierre del periodo entre distintas entidades jurídicas de una corporación. Esto permite identificar las mejores prácticas de las entidades con mejor rendimiento y localizar las entidades que tienen dificultades por retrasos, un volumen elevado de ajustes o desviaciones del proceso. Es una dimensión clave para segmentar el análisis.

Por qué es importante

Permite comparar el rendimiento y el cumplimiento del cierre del periodo entre distintas entidades jurídicas, algo fundamental para el análisis financiero a nivel de grupo.

Dónde obtenerlo

Este campo está disponible en casi todas las tablas de documentos financieros de SAP, principalmente BKPF (cabecera) y BSEG (partida individual).

Ejemplos
10002000US01DE01
Cuenta de mayor
HKONT
El número de la cuenta del libro mayor en la que se contabiliza una partida individual.
Descripción

La cuenta del libro mayor (GL) es un elemento central de los datos maestros financieros que clasifica las transacciones. Cada contabilización financiera se asigna a una o varias cuentas del libro mayor.

En el contexto del cierre del periodo, analizar las actividades por cuenta del libro mayor es esencial para los Dashboards «Account Reconciliation Bottlenecks» y «Adjusting Entries Volume Analysis». Ayuda a identificar qué cuentas son más difíciles de conciliar, cuáles requieren más ajustes y dónde puede ser mayor el riesgo de incorrecciones materiales. Este enfoque permite a los equipos priorizar sus esfuerzos en las cuentas problemáticas.

Por qué es importante

Permite analizar de forma específica las conciliaciones y los asientos de ajuste, y ayuda a identificar las cuentas problemáticas que provocan retrasos o requieren correcciones frecuentes.

Dónde obtenerlo

Está disponible en la tabla de partidas individuales de documentos financieros, BSEG (HKONT).

Ejemplos
113100400500750000
Importe en moneda local
DMBTR
El valor financiero de una partida de transacción, expresado en la moneda local del código de empresa.
Descripción

Este atributo representa el valor monetario asociado a una contabilización financiera. Es la medida cuantitativa principal del impacto de una transacción en el libro mayor.

Analizar el importe es fundamental para priorizar problemas y comprender el riesgo financiero. Por ejemplo, el Dashboard «Adjusting Entries Volume Analysis» es mucho más útil si puede distinguir entre un volumen elevado de ajustes de bajo valor y un volumen reducido de ajustes de alto valor. Ayuda a centrar la atención en las transacciones con importancia financiera.

Por qué es importante

Cuantifica el impacto financiero de las transacciones y permite analizarlas según su importancia relativa, por ejemplo, para identificar asientos de ajuste de gran importe.

Dónde obtenerlo

Está disponible en la tabla de partidas individuales de documentos, BSEG (DMBTR).

Ejemplos
1500.75-25000.00123456.00
Número de documento
BELNR
El identificador único de un documento contable dentro de un ejercicio fiscal y un código de empresa.
Descripción

El número de documento contable es la clave principal de las contabilizaciones financieras en SAP. Cada asiento contable, factura o documento de pago recibe un número único.

Aunque normalmente no se utiliza para análisis de procesos de alto nivel, el número de documento es muy valioso para las funciones de desglose. Desde un Dashboard de Process Mining, los analistas pueden utilizarlo para volver directamente a la transacción específica en SAP e investigar en detalle anomalías como un asiento de ajuste de gran importe o una partida de conciliación retrasada. Proporciona un vínculo directo entre el insight y la transacción de origen.

Por qué es importante

Proporciona un vínculo directo con la transacción de origen en SAP y permite realizar un análisis detallado desde la vista del proceso hasta asientos contables específicos.

Dónde obtenerlo

Se encuentra en la tabla BKPF (BELNR), como clave principal.

Ejemplos
100000456719000001233000008901
Tipo de asiento contable
JournalEntryType
Una clasificación de los asientos contables, como «Standard», «Adjusting», «Accrual» o «Reversal».
Descripción

Este es un atributo derivado que categoriza los documentos financieros según su finalidad empresarial dentro del proceso de cierre. A menudo se determina combinando el tipo de documento (BLART), el motivo de reversión (STGRD) o las cuentas de mayor específicas utilizadas.

Esta clasificación es fundamental para el Dashboard «Adjusting Entries Volume Analysis» y los KPI relacionados. Al identificar explícitamente los asientos de ajuste o devengo, los analistas pueden medir su volumen y valor, realizar un seguimiento de las tendencias a lo largo del tiempo e investigar las causas raíz de su necesidad. Ayuda a diferenciar las contabilizaciones operativas rutinarias de los ajustes de cierre del periodo.

Por qué es importante

Categoriza las contabilizaciones para realizar análisis específicos y permite hacer un seguimiento y medir tipos de asientos clave, como ajustes y devengos, que son indicadores de la salud del proceso.

Dónde obtenerlo

Este es un campo derivado. La lógica debe definirse según las reglas de negocio, normalmente utilizando campos como el tipo de documento (BLART) de BKPF.

Ejemplos
AjusteDevengoReversiónEstándar
Tipo de documento
BLART
Un código que clasifica los distintos tipos de documentos contables.
Descripción

En SAP, el tipo de documento se utiliza para distinguir entre diversas transacciones empresariales, como facturas de proveedores (KR), pagos de clientes (DZ) y contabilizaciones del libro mayor (SA). También controla propiedades como el rango de numeración de documentos.

Para el análisis del cierre del periodo, el tipo de documento es un filtro muy potente. Puede utilizarse para aislar tipos específicos de actividades, como devengos, provisiones o asientos de reversión. Esto ayuda a analizar el volumen y el impacto financiero de las distintas transacciones relacionadas con el cierre, y puede utilizarse para definir actividades específicas en el modelo de procesos.

Por qué es importante

Ayuda a clasificar y filtrar las transacciones, lo que permite aislar y analizar actividades específicas como devengos, reversiones o contabilizaciones intercompañía.

Dónde obtenerlo

Se encuentra en la tabla de cabecera de documentos, BKPF (BLART).

Ejemplos
SAABKR
Usuario responsable
USNAM
El ID de usuario de SAP de la persona que creó o ejecutó la transacción.
Descripción

Este campo registra a la persona usuaria que contabilizó un documento, ejecutó un informe o puso en marcha un programa relacionado con el cierre. Identifica a la persona responsable de una actividad determinada.

El análisis por usuario es fundamental para comprender la distribución de la carga de trabajo, identificar necesidades de formación e investigar desviaciones del proceso. Los Dashboards que muestran las actividades por usuario pueden poner de manifiesto qué integrantes del equipo están sobrecargados o quiénes podrían estar siguiendo procedimientos no estándar. También ayuda a gestionar el rendimiento y asignar recursos dentro del equipo financiero.

Por qué es importante

Permite analizar la distribución de la carga de trabajo y el rendimiento del equipo, así como identificar desviaciones del proceso vinculadas a personas concretas.

Dónde obtenerlo

Está disponible en la tabla BKPF (USNAM) para la creación de documentos. En el caso de los trabajos por lotes, puede encontrarse en TBTCO (SDLUNAME).

Ejemplos
JSMITHRDOEFIN_ADMIN
Año fiscal
GJAHR
Año fiscal en el que se contabilizó la transacción.
Descripción

El año fiscal es un elemento fundamental para organizar los datos financieros. Es un componente clave del ID de caso del periodo financiero y proporciona el contexto necesario para todas las transacciones.

Aunque a menudo forma parte del ID de caso, disponer del año fiscal como atributo independiente resulta útil para analizar tendencias a largo plazo. Permite comparar año tras año los tiempos del ciclo de cierre, el volumen de ajustes u otros KPI, y ayuda a identificar mejoras o deterioros del rendimiento a lo largo de varios años.

Por qué es importante

Proporciona el contexto temporal necesario y permite comparar año tras año el rendimiento del proceso de cierre.

Dónde obtenerlo

Disponible en la tabla de cabecera del documento, BKPF (GJAHR).

Ejemplos
202320242022
Departamento
Department
El departamento funcional o centro de coste responsable de la actividad o transacción.
Descripción

Este atributo identifica el departamento empresarial, como «Finance», «Sales» o «Logistics», asociado a una transacción. A menudo se obtiene de los datos maestros del centro de coste vinculado a una contabilización o de los datos maestros del usuario.

Analizar los datos por departamento respalda el Dashboard «Close Team Workload Distribution». Ayuda a comprender cómo contribuyen las distintas funciones empresariales a la carga de trabajo del cierre del periodo, especialmente al iniciar transacciones que posteriormente pueden requerir ajustes o conciliaciones. También puede poner de manifiesto áreas ajenas al equipo financiero principal que afectan al proceso de cierre.

Por qué es importante

Ayuda a analizar la carga de trabajo y el cumplimiento del proceso en las distintas funciones empresariales, y revela cómo influyen los diferentes departamentos en la eficiencia del cierre financiero.

Dónde obtenerlo

A menudo se obtiene del centro de coste (KOSTL) en BSEG o de los datos maestros de RR. HH. del usuario responsable. Esto puede requerir combinar varias tablas.

Ejemplos
Finanzas corporativasCuentas por pagarPlanificación y análisis financiero
Es retrabajo
IsRework
Indicador calculado que identifica las actividades que representan retrabajo, como una reversión o una conciliación rechazada.
Descripción

Este atributo booleano marca los eventos o las secuencias de eventos que indican bucles ineficientes o correcciones en el proceso. Por ejemplo, una actividad «Conciliación revisada» seguida de otra «Asiento de ajuste contabilizado» en la misma cuenta podría marcarse como retrabajo.

Este atributo es esencial para cuantificar el desperdicio del proceso y respalda el Dashboard «Casos de retrabajo en conciliaciones» y el KPI «Tasa de retrabajo en conciliaciones». Al aislar el retrabajo, los equipos pueden investigar las causas raíz, medir el impacto en el tiempo de ciclo y hacer seguimiento de la eficacia de las iniciativas de mejora orientadas a hacer las cosas bien desde el principio.

Por qué es importante

Cuantifica la ineficiencia del proceso al marcar las actividades que son correcciones o repeticiones, lo que ayuda a medir y reducir el esfuerzo desperdiciado.

Dónde obtenerlo

Es un atributo calculado. La lógica se define en la herramienta de Process Mining a partir de secuencias de actividades específicas, como bucles, o de atributos, por ejemplo, cuando ReversalReason no es nulo.

Ejemplos
truefalse
Está automatizado
IsAutomated
Indicador que señala si una persona usuaria o un sistema automatizado realizó una actividad.
Descripción

Este atributo booleano distingue entre las tareas manuales y las que el sistema ejecuta automáticamente, como un proceso por lotes programado para valorar moneda extranjera o un bot que contabiliza asientos recurrentes. A menudo se determina analizando el nombre de usuario asociado a la transacción, por ejemplo, «BATCHUSER».

Comprender el nivel de automatización es clave para identificar oportunidades de eficiencia. El análisis de este atributo ayuda a visualizar qué partes del proceso son manuales y podrían automatizarse. También permite evaluar con precisión la carga de trabajo de las personas al excluir las actividades generadas por el sistema.

Por qué es importante

Distingue entre las actividades manuales y las impulsadas por el sistema, algo fundamental para identificar oportunidades de automatización y medir con precisión la carga de trabajo manual.

Dónde obtenerlo

Es un atributo derivado. La lógica suele basarse en User Name (USNAM), de modo que una lista de identificadores de usuarios del sistema o de procesos por lotes conocidos indica que la tarea está automatizada.

Ejemplos
truefalse
Está vencido
IsOverdue
Indicador calculado que señala si una actividad se completó después de su fecha objetivo prevista.
Descripción

Este atributo booleano compara la hora real de finalización de una actividad (EventTime) con su fecha límite prevista (TargetCompletionDate). Si la hora del evento es posterior a la fecha objetivo, el indicador se establece en true.

Este atributo respalda directamente el Dashboard «Cumplimiento del cierre y tareas vencidas» y el KPI «Tasa de cierre del periodo a tiempo». Proporciona una señal clara e inmediata de las desviaciones del calendario, lo que permite a las personas responsables identificar rápidamente las tareas retrasadas, comprender su impacto en el calendario general y exigir a los equipos el cumplimiento de las fechas límite.

Por qué es importante

Proporciona un indicador claro del incumplimiento de los calendarios, permite identificar rápidamente las tareas retrasadas y medir el rendimiento puntual.

Dónde obtenerlo

Es un atributo calculado por la herramienta de Process Mining mediante la comparación de EventTime con TargetCompletionDate.

Ejemplos
truefalse
Estado de conciliación
ReconciliationStatus
El estado actual de una conciliación de cuentas, como «Open», «In Review» o «Approved».
Descripción

Este atributo registra el estado de una conciliación de cuentas a medida que avanza por su flujo de trabajo. Indica si la conciliación se ha iniciado, se ha enviado para revisión, se ha aprobado o se ha rechazado.

Es un atributo clave para supervisar en tiempo real el progreso de las actividades de conciliación. Ayuda a identificar qué conciliaciones están bloqueadas y durante cuánto tiempo, y sirve de apoyo a KPI como «Account Reconciliation Cycle Time». Proporciona visibilidad sobre el proceso de aprobación y es fundamental para los Dashboards que supervisan los cuellos de botella de las conciliaciones y la carga de trabajo del equipo.

Por qué es importante

Proporciona visibilidad sobre el Workflow de conciliación, permite realizar un seguimiento del progreso, identificar cuellos de botella y medir los tiempos de revisión y aprobación.

Dónde obtenerlo

Esta información suele residir en una herramienta de conciliación independiente, como SAP Account Substantiation and Automation by BlackLine, o en un campo de estado personalizado. Normalmente no es un campo estándar de BKPF/BSEG.

Ejemplos
No iniciadoEn cursoAprobadoRechazado
Fecha prevista de finalización
TargetCompletionDate
El plazo o fecha de vencimiento prevista para una actividad o para todo el cierre del periodo.
Descripción

La Fecha de finalización prevista representa el calendario con el que se mide el proceso de cierre del periodo. Es la fecha límite en la que deben completarse determinados hitos o el cierre final.

Este atributo es esencial para cualquier análisis relacionado con el rendimiento o el cumplimiento. Se utiliza para calcular el KPI «Tasa de cierre del periodo a tiempo» y alimentar el Dashboard «Cumplimiento del cierre y tareas vencidas». Al comparar la hora real del evento con esta fecha objetivo, el sistema puede determinar si las tareas avanzan según lo previsto, están retrasadas o corren riesgo de retrasarse, lo que permite gestionar el proceso de cierre de forma proactiva.

Por qué es importante

Permite supervisar el cumplimiento y el rendimiento al proporcionar una referencia para medir si las actividades de cierre se completan a tiempo, y respalda los KPI de entregas puntuales.

Dónde obtenerlo

Normalmente se trata de datos maestros que se mantienen en un calendario independiente, una herramienta de cierre, como SAP Financial Closing cockpit, o una hoja de cálculo. No forman parte de los datos transaccionales.

Ejemplos
2023-12-29T23:59:59Z2024-01-03T17:00:00Z2024-01-02T12:00:00Z
Motivo de reversión
ReversalReason
Un código que indica el motivo por el que se revirtió un documento financiero.
Descripción

Cuando se revierte un documento en SAP, puede asignarse un código de motivo para explicar la finalidad de la reversión, por ejemplo, «Reversal in current period» o «Incorrect entry».

Este atributo proporciona un contexto esencial sobre la causa del retrabajo. Analizar los motivos de reversión ayuda a identificar patrones de error, como datos introducidos incorrectamente o fechas erróneas. Esta información puede utilizarse para aplicar medidas preventivas, mejorar la formación o reforzar los controles del sistema, reducir el número de errores y posteriores reversiones, y lograr un cierre más eficiente.

Por qué es importante

Proporciona información directa sobre las causas raíz de los errores y el retrabajo, y ayuda a identificar oportunidades de mejora y prevención de errores en el proceso.

Dónde obtenerlo

Se encuentra en la tabla de cabecera de documentos, BKPF (STGRD).

Ejemplos
010205
Socio comercial
VBUND
El identificador de la empresa del grupo vinculada que participa en una transacción intercompañía.
Descripción

El ID de socio comercial se utiliza para identificar el otro código de empresa que participa en una transacción intercompañía. Es esencial para conciliar las cuentas entre entidades jurídicas relacionadas.

Este atributo respalda directamente el Dashboard «Intercompany Reconciliation Flow» y el KPI «Intercompany Recon. Cycle Time». Al filtrar las transacciones en las que existe un socio comercial, el análisis puede centrarse específicamente en la eficiencia y puntualidad del proceso de conciliación intercompañía, que suele ser uno de los principales problemas durante el cierre del periodo.

Por qué es importante

Identifica específicamente las transacciones intercompañía y permite centrarse en el análisis de un proceso de conciliación intercompañía que suele ser complejo y consumir mucho tiempo.

Dónde obtenerlo

Se encuentra en la tabla de partidas individuales de documentos, BSEG (VBUND).

Ejemplos
1000US013000
Obligatorio Recomendado Opcional

Record to Report - Actividades del cierre del periodo y la conciliación

Estos son los pasos clave y los hitos del proceso que debe capturar en su registro de eventos para descubrir y optimizar con precisión sus actividades de cierre del periodo.
6 Recomendado 6 Opcional
Actividad Descripción
Asiento de ajuste contabilizado
Se contabiliza un asiento de ajuste para corregir los saldos de las cuentas una vez finalizado el procesamiento inicial de las transacciones del periodo. SAP captura este evento como una contabilización de documento financiero estándar.
Por qué es importante

Esto es esencial para el análisis Adjusting Entries Volume Analysis. Un volumen elevado de ajustes sugiere problemas en la precisión de los procesos anteriores y constituye un objetivo prioritario para las iniciativas de mejora de procesos.

Dónde obtenerlo

Se encuentra en las tablas BKPF y BSEG. Normalmente, estos asientos se identifican mediante un tipo de documento específico (BKPF-BLART) reservado para ajustes o porque se contabilizaron en periodos especiales de cierre, como del 13 al 16.

Recopilar

Filtrar BKPF por documentos contabilizados en periodos especiales o con tipos de documento de ajuste.

Tipo de evento explicit
Ejecución de valoración de moneda extranjera
Esto representa la ejecución de un programa para revaluar partidas abiertas y saldos registrados en monedas extranjeras utilizando los tipos de cambio de cierre del periodo. Normalmente se ejecuta como un trabajo por lotes dentro de los pasos de cierre del periodo.
Por qué es importante

Este es un paso fundamental para garantizar la exactitud de los informes financieros en organizaciones multinacionales. Analizar su momento de ejecución y duración ayuda a identificar oportunidades de automatización y optimización del rendimiento.

Dónde obtenerlo

Se captura en los registros de ejecución del programa de valoración de moneda extranjera, como FAGL_FCV o F.05. Los detalles de los trabajos por lotes de tablas como TBTCO y TBTCP proporcionan las marcas de tiempo de ejecución.

Recopilar

A partir de los registros de trabajos por lotes (tabla TBTCO) del programa FAGL_FC_VALUATION o SAPF100.

Tipo de evento explicit
Estados financieros generados
Esto representa el momento en que se generan los estados financieros oficiales, como el estado de resultados y el balance general. Normalmente, esta actividad se captura mediante el seguimiento de la ejecución de un programa de informes específico.
Por qué es importante

Este es un hito importante que marca el final del procesamiento de datos y el inicio de la fase final de revisión y aprobación. El tiempo transcurrido desde este evento hasta la aprobación es un KPI clave.

Dónde obtenerlo

Se infiere a partir de los registros de auditoría del sistema, como STAD, que registran la ejecución del programa de generación de estados financieros, normalmente mediante la transacción F.01.

Recopilar

A partir de los registros del sistema (STAD) que realizan el seguimiento de la ejecución de la transacción F.01 de estados financieros.

Tipo de evento inferred
Inicio de la conciliación de cuentas
Representa el inicio del proceso de conciliación de un conjunto de cuentas de mayor para el periodo. En SAP ECC estándar, no es un evento independiente y normalmente se infiere a partir de actividades relacionadas, como la ejecución de un informe clave por primera vez.
Por qué es importante

Esta actividad establece un hito clave para medir la duración de toda la fase de conciliación. Comprender cuándo comienza la conciliación es esencial para el KPI Account Reconciliation Cycle Time.

Dónde obtenerlo

Este evento no se registra explícitamente. Debe inferirse a partir de otras fuentes de datos, como el registro de auditoría del sistema (transacción STAD), para identificar la primera ejecución de un informe de visualización de saldos como FAGLB03 o FS10N.

Recopilar

Inferir a partir de la primera ejecución de las transacciones de informes relevantes, por ejemplo FAGLB03, en los registros del sistema.

Tipo de evento inferred
Periodo abierto para registro
Esto marca el inicio oficial de un periodo financiero y permite contabilizar transacciones en el libro mayor. Se trata de un cambio de configuración explícito realizado por un usuario autorizado para abrir un periodo específico para contabilizaciones en uno o más códigos de empresa.
Por qué es importante

Esta actividad representa el evento de inicio definitivo del caso del proceso de cierre del periodo. Analizar el tiempo desde este punto ayuda a comprender el ciclo de vida completo del periodo financiero.

Dónde obtenerlo

Los cambios en los periodos de contabilización realizados mediante la transacción OB52 quedan registrados. Estos cambios pueden extraerse analizando los documentos de modificación de la tabla de configuración T001B, normalmente mediante las tablas CDHDR y CDPOS.

Recopilar

Extracción de los documentos de modificación (CDHDR/CDPOS) de la tabla T001B.

Tipo de evento explicit
Periodo cerrado para contabilizaciones
Representa el cierre formal de un periodo de contabilización, lo que impide realizar nuevas contabilizaciones operativas. Esto garantiza la integridad de los datos financieros del periodo cerrado y constituye un cambio de configuración explícito.
Por qué es importante

Este es el evento de finalización definitivo del proceso de cierre del periodo. Es esencial para calcular con precisión el Period Close Cycle Time total y medir el cumplimiento de los plazos.

Dónde obtenerlo

El cierre de periodos mediante la transacción OB52 queda registrado. Estos cambios pueden localizarse analizando los documentos de modificación (tablas CDHDR y CDPOS) de la tabla de configuración T001B.

Recopilar

Extracción de los documentos de modificación (CDHDR/CDPOS) de la tabla T001B.

Tipo de evento explicit
Asiento de reversión contabilizado
Esta actividad captura la contabilización de un documento que revierte un asiento contable contabilizado anteriormente, a menudo para corregir un error. SAP crea un vínculo explícito entre el documento de reversión y el documento original.
Por qué es importante

Un número elevado de reversiones apunta a posibles problemas de precisión en la introducción de datos o en los controles del proceso. Hacer un seguimiento de estos eventos ayuda a medir los índices de ejecución correcta a la primera e identificar áreas que necesitan mejoras.

Dónde obtenerlo

Los documentos de reversión se encuentran en la tabla BKPF. A menudo se crean con la transacción FB08 y contienen una referencia al número del documento revertido en el campo BKPF-STBLG.

Recopilar

Identificar los documentos en los que BKPF-STBLG esté informado o que se hayan creado mediante códigos de transacción de reversión.

Tipo de evento explicit
Conciliación revisada
Indica que se ha revisado y confirmado la conciliación de una cuenta específica o de un grupo de cuentas. En SAP ECC estándar, no es un evento registrado explícitamente y suele gestionarse mediante controles externos al sistema o soluciones personalizadas.
Por qué es importante

Hacer un seguimiento del momento de las revisiones es importante para comprender los cuellos de botella en las fases de control y supervisión del proceso de cierre. Puede poner de manifiesto retrasos causados por la disponibilidad de la dirección o por retrabajos.

Dónde obtenerlo

Esta información no está disponible en las tablas estándar de ECC. Requeriría una solución personalizada, como un campo de estado en una tabla Z personalizada, un Workflow sencillo o una integración con una herramienta especializada de conciliación de terceros.

Recopilar

Capturar el cambio de estado desde un Workflow personalizado o una tabla Z, si se ha implementado.

Tipo de evento inferred
Devengo o provisión contabilizado
Esto representa el registro de un asiento contable de devengo, periodificación o provisión, que normalmente se contabiliza hacia el final de un periodo. No es un tipo de evento específico en SAP, sino que se infiere identificando determinados asientos contables según sus características.
Por qué es importante

Aislar estos asientos ayuda a analizar el subproceso de gestión de estimaciones. Un volumen elevado o ajustes frecuentes de los devengos pueden indicar áreas con oportunidades de mejora del proceso.

Dónde obtenerlo

Se infiere a partir de las tablas de documentos financieros BKPF y BSEG. Los asientos pueden identificarse filtrando por un tipo de documento específico (BKPF-BLART), una cuenta de mayor única (BSEG-HKONT) o palabras clave en el texto de cabecera (BKPF-BKTXT).

Recopilar

Filtrar las tablas BKPF/BSEG por tipo de documento, cuentas de mayor específicas o campos de texto.

Tipo de evento inferred
Documento intercompañía compensado
Esta actividad marca la compensación de una partida abierta entre dos códigos de empresa diferentes, lo que indica que una transacción intercompañía se ha liquidado o conciliado. En SAP, se registra como una contabilización financiera explícita, normalmente mediante un documento de compensación.
Por qué es importante

Los retrasos en la compensación de partidas intercompañía son un cuello de botella habitual en el proceso de cierre. Hacer un seguimiento de esta actividad es fundamental para medir y mejorar el tiempo del ciclo de conciliación intercompañía.

Dónde obtenerlo

Se identifica en los documentos financieros de BKPF y BSEG. Un documento de compensación se vincula con las partidas abiertas y las cierra; su fecha de compensación (BSEG-AUGDT) sirve como marca de tiempo del evento. Las transacciones intercompañía se identifican mediante los campos de socio comercial.

Recopilar

Identificar en BKPF/BSEG los documentos de compensación que incluyan partidas con socios comerciales.

Tipo de evento explicit
Ejecución del proceso de compensación GR/IR
La ejecución del programa automatizado de compensación de la cuenta Goods Receipt/Invoice Receipt. Este programa relaciona las entradas de mercancías y las recepciones de facturas correspondientes, y compensa las partidas entre sí.
Por qué es importante

La cuenta GR/IR es una fuente frecuente de problemas de conciliación. Supervisar esta actividad garantiza que el paso automatizado se ejecute correctamente y ayuda a cuantificar el volumen de excepciones que requieren seguimiento manual.

Dónde obtenerlo

La ejecución se captura en los registros de trabajos por lotes (transacción SM37). Normalmente, el programa es SAPF124 y se ejecuta mediante la transacción F.13. Las tablas de registros de trabajos, como TBTCO, proporcionan las marcas de tiempo necesarias.

Recopilar

A partir de los registros de trabajos por lotes (tabla TBTCO) del programa de compensación SAPF124.

Tipo de evento explicit
Informe de balance de comprobación generado
Marca la ejecución de un informe para generar el balance de comprobación. Este es un paso clave para verificar que el total de débitos sea igual al total de créditos antes de crear los estados financieros oficiales.
Por qué es importante

Este es un control de calidad fundamental antes de elaborar los informes finales. Las ejecuciones repetidas de este informe pueden indicar que se están detectando y corrigiendo problemas en los datos subyacentes, lo que podría provocar retrasos.

Dónde obtenerlo

Se infiere a partir de los registros de auditoría del sistema, como la transacción STAD, que puede registrar la ejecución de transacciones de informes del balance de comprobación, como S_ALR_87012277 o F.01.

Recopilar

A partir de los registros del sistema (STAD) que realizan el seguimiento de la ejecución de códigos de transacción de informes.

Tipo de evento inferred
Recomendado Opcional

Guías de extracción

Cómo obtener sus datos de SAP ECC

¿Listo para empezar?

Aproveche esta plantilla de datos para iniciar su recorrido de Process Mining y obtener información valiosa sobre sus operaciones de cierre financiero. ¡Empiece hoy a optimizar su proceso de Record to Report!

Optimice el cierre de Record to Report y reduzca ahora el tiempo de ciclo

Elimine los cuellos de botella y reduzca un 30 % el ciclo de cierre de Record to Report.

Inicie su prueba gratuita

No necesita tarjeta de crédito. Inicie su prueba gratuita de 14 días.