Su Template de datos para el proceso de registro a informe, cierre del período y conciliación

La hora del evento registra la fecha y hora exactas en que comenzó una actividad. Esta marca de tiempo es fundamental para ordenar cronológicamente los eventos y reconstruir el flujo del proceso de cada período financiero. Es el punto de partida de todos los análisis de Process Mining basados en el tiempo.

La precisión de la hora del evento es esencial para calcular indicadores clave de rendimiento, como los tiempos de ciclo y de espera entre actividades. Al analizar las diferencias de tiempo entre eventos consecutivos, las empresas pueden localizar demoras y comprender la dinámica temporal del proceso de cierre. Esta información es esencial para detectar oportunidades de acelerar el cierre y mejorar la eficiencia.

Esta marca de tiempo obligatoria permite ordenar correctamente los eventos, calcular los tiempos de ciclo entre actividades y medir la duración total del proceso de cierre.

Suele aparecer como «Fecha de creación», «Fecha de contabilización» o «Fecha de inicio» en los registros de transacciones, los encabezados de documentos o las tablas de eventos del sistema de flujo de trabajo.

El nombre de la actividad describe un paso concreto del proceso de cierre y conciliación del período, como «Asiento contable registrado», «Conciliación aprobada» o «Período cerrado». Estas actividades conforman la secuencia de eventos que constituye el proceso completo de un período financiero.

Analizar la secuencia y la duración de estas actividades es fundamental en Process Mining. Esto permite descubrir el flujo real del proceso, identificar cuellos de botella en los que las actividades tardan demasiado y detectar desviaciones respecto del procedimiento estándar. Los distintos nombres de actividad permiten segmentar el proceso y centrarse en subprocesos específicos, como la conciliación o la consolidación.

Este atributo es fundamental para visualizar el mapa del proceso, identificar cuellos de botella y comprender la secuencia de eventos del ciclo de cierre.

Se obtiene de códigos de transacción, registros de eventos, descripciones de tareas en una herramienta de flujo de trabajo o cambios de estado de documentos en el sistema financiero.

El período financiero representa el período contable específico, como «2023-12» o «Q4-2023», en el que se realizan todas las actividades de cierre. Funciona como el caso central que vincula distintos eventos, desde el cierre de los submayores hasta la generación de los estados financieros finales, en una única instancia del proceso de principio a fin.

En Process Mining, analizar las actividades agrupadas por período financiero permite medir el tiempo total del ciclo de cierre. También permite comparar distintos períodos para identificar tendencias, mejoras o deterioros en el rendimiento. Al utilizarlo como ID del caso, todos los asientos contables, las conciliaciones y las aprobaciones relacionadas quedan contextualizados dentro del mismo proceso de cierre.

Es el identificador esencial del caso que agrupa todas las actividades relacionadas y permite analizar de principio a fin el tiempo de ciclo y la eficiencia del proceso de cierre del período.

Suele encontrarse en el encabezado o en las secciones de datos generales de los documentos financieros y los sistemas de gestión de tareas relacionados con el cierre del período.

El atributo Sistema de origen indica la aplicación o el módulo en el que se registró originalmente una actividad. En entornos de TI complejos, el proceso de cierre del período suele abarcar varios sistemas, como un ERP para los asientos contables, una herramienta de conciliación para validar cuentas y un sistema de consolidación para elaborar informes.

Registrar el sistema de origen de cada evento ayuda a comprender la huella tecnológica del proceso. Puede poner de manifiesto dependencias entre sistemas y detectar problemas de integración de datos o de rendimiento específicos de un sistema. Esta perspectiva resulta útil para responsables de TI y finanzas que buscan simplificar el panorama de aplicaciones o diagnosticar demoras del proceso causadas por un sistema concreto.

Identifica dónde tiene lugar cada paso del proceso y ayuda a comprender los traspasos entre sistemas y a diagnosticar cuellos de botella relacionados con la tecnología.

Esta información suele formar parte del marco de extracción de datos o encontrarse en los campos de metadatos técnicos de las tablas de origen.

Este atributo registra la fecha y hora de la última actualización del conjunto de datos. Aporta un contexto esencial para cualquier análisis, ya que indica la actualidad de los datos y el momento de corte de los eventos incluidos. En un proceso dinámico como el cierre del período, es un dato fundamental para los Dashboards de seguimiento en tiempo real.

Conocer la antigüedad de los datos es esencial para las partes interesadas que utilizan el análisis de Process Mining para tomar decisiones. Permite saber si se está consultando una vista histórica completa o una instantánea casi en tiempo real de un proceso de cierre en curso. Esta marca de tiempo es un metadato clave para mantener la integridad de los datos y la confianza de quienes los utilizan.

Aporta contexto sobre la actualidad de los datos y permite comprender hasta qué punto el análisis del proceso está actualizado.

Suelen ser metadatos generados durante el proceso de extracción, transformación y carga de datos (ETL).

El código de empresa representa la entidad jurídica o filial específica de un grupo corporativo para la que se realiza el cierre del período. Para consolidar los estados financieros, a menudo es necesario cerrar los libros de varias entidades antes de elaborar informes a nivel de grupo.

Este atributo es fundamental para filtrar y comparar datos por organización. Permite a quienes analizan el proceso comparar la eficiencia y puntualidad del cierre entre las distintas empresas de la organización. Así pueden identificar las buenas prácticas de las entidades con mejor rendimiento para replicarlas en otros lugares, así como detectar las entidades que podrían necesitar más apoyo o mejoras en sus procesos.

Permite comparar y evaluar el proceso de cierre entre distintas entidades jurídicas, lo que ayuda a identificar buenas prácticas y oportunidades de mejora.

Campo organizativo estándar que se encuentra en el encabezado de casi todas las tablas de transacciones financieras de un sistema ERP.

El estado de conciliación indica la situación de una conciliación de cuentas en un momento determinado. Entre los estados habituales se encuentran «No iniciada», «En curso», «Enviada para revisión», «Rechazada» y «Aprobada». Estos estados suelen corresponder a las actividades del proceso.

Analizar los cambios de estado es una de las principales formas de reconstruir el flujo del proceso de conciliación. El estado es clave para medir indicadores de rendimiento como la tasa de conciliaciones aprobadas a la primera, que registra el porcentaje de conciliaciones aprobadas sin ningún rechazo. También ayuda a identificar las cuentas o los departamentos con una tasa elevada de rechazos, lo que puede indicar problemas de calidad o necesidades de formación.

Registra el avance de las conciliaciones y permite medir las tasas de retrabajo, los tiempos de aprobación y la eficiencia general del subproceso de conciliación.

Campo de estado de la tarea o el objeto de conciliación en un sistema de gestión de conciliaciones.

La hora de finalización indica la fecha y hora exactas en que concluyó una actividad específica. Mientras que la hora de inicio señala cuándo comenzó, la hora de finalización permite saber cuánto tardó en completarse. Es especialmente relevante para tareas de duración medible, como generar un informe complejo o realizar una conciliación manual.

En Process Mining, combinar la hora de inicio y la hora de finalización permite calcular los tiempos de procesamiento de las actividades. Esta métrica es fundamental para detectar ineficiencias y pasos que consumen muchos recursos. Analizar los tiempos de procesamiento ayuda a distinguir entre el tiempo dedicado a trabajar activamente en una tarea y el tiempo de espera hasta que comienza el siguiente paso, lo que ofrece una visión más detallada del rendimiento del proceso.

Permite calcular el tiempo de procesamiento de las actividades, un dato clave para identificar tareas ineficientes y cuellos de botella en el uso de recursos.

Puede aparecer como «Fecha de finalización», «Fecha del último cambio» o como una marca de tiempo de cambio de estado en las tablas de transacciones o registros del sistema de origen.

El ID del asiento contable es un número o código único que identifica un documento contable. Estos documentos son el mecanismo principal para registrar transacciones financieras, incluidos los asientos estándar, las provisiones y los ajustes realizados durante el cierre del período.

Este atributo permite analizar en detalle el procesamiento de los asientos contables. Al vincular las actividades con un ID de asiento contable específico, se puede seguir su ciclo de vida desde la creación hasta la contabilización, incluidos los pasos de revisión y aprobación. Es esencial para los Dashboards centrados en los ajustes manuales, ya que ayuda a cuantificar su volumen, valor e impacto en el proceso de cierre.

Identifica de forma única los documentos contables y permite analizar en detalle el volumen de asientos, el retrabajo y los tiempos de ciclo de aprobación.

Campo de clave principal en las tablas de encabezado de documentos contables, a menudo denominado «Número de documento» o «ID del asiento».

El importe de la transacción representa el valor financiero de un evento, normalmente asociado con asientos contables o ajustes. Puede corresponder al valor total del documento, al de una partida o al importe de un ajuste en una conciliación.

Este atributo aporta un contexto de negocio fundamental al análisis del proceso. Permite priorizar los problemas según su impacto financiero. Por ejemplo, analizar el valor de los asientos manuales puede ayudar a centrar las iniciativas de automatización en los ajustes más importantes. También contribuye a evaluar los riesgos al identificar transacciones de alto valor que podrían requerir controles o aprobaciones más estrictos.

Aporta contexto financiero a los eventos del proceso, permite analizar el impacto monetario de los ajustes y ayuda a priorizar las mejoras según su valor.

Se encuentra en las tablas de partidas o encabezados de documentos financieros, a menudo en los campos de moneda local y de grupo.

Este atributo identifica a la persona empleada o al usuario del sistema responsable de ejecutar una tarea específica del proceso de cierre del período. Puede ser quien contabilizó un asiento, la persona responsable que aprobó una conciliación o quien generó los estados financieros.

Analizar el proceso por usuario responsable es esencial para comprender la distribución de la carga de trabajo y el rendimiento del equipo, así como para detectar necesidades de formación. Puede revelar si ciertas personas se convierten en cuellos de botella o si el trabajo está distribuido de forma desigual en el equipo. Este análisis centrado en las personas ayuda a gestionar los recursos y optimizar la productividad del equipo durante el intenso período de cierre.

Permite analizar la distribución de la carga de trabajo y la productividad del equipo, así como detectar oportunidades de formación individual o limitaciones de recursos.

Se encuentra en campos como «Nombre de usuario», «Creado por», «ID del empleado» o «Propietario» en los encabezados de documentos financieros y los registros de tareas del flujo de trabajo.

La cuenta del libro mayor es un elemento fundamental de la contabilidad financiera y representa un tipo específico de activo, pasivo, patrimonio, ingreso o gasto. En el cierre del período, actividades como los asientos contables y las conciliaciones siempre están vinculadas a una o varias cuentas del libro mayor.

Analizar el proceso por cuenta del libro mayor permite examinar el cierre con más detalle. Puede ayudar a identificar qué cuentas son más difíciles o requieren más tiempo para conciliar, o cuáles necesitan más asientos de ajuste. Esta información puede orientar las iniciativas para simplificar el plan de cuentas o mejorar las prácticas contables de cuentas específicas de alto riesgo o gran volumen.

Permite analizar las cuentas en detalle para identificar cuáles son más complejas o requieren más tiempo para conciliar, y orientar mejoras específicas del proceso.

Se encuentra en los detalles de las partidas de las tablas de asientos contables y como atributo clave en los sistemas de conciliación de cuentas.

El atributo Departamento especifica la unidad de negocio, como Finanzas, Control de gestión o Cuentas por pagar, responsable de una actividad concreta. Ofrece una perspectiva funcional del proceso que complementa la perspectiva de entidad jurídica que proporciona el código de empresa.

Analizar el proceso por departamento ayuda a comprender los traspasos de tareas y la colaboración entre equipos. Puede poner de manifiesto demoras causadas por la espera de que otro departamento complete una tarea previa. Esta información resulta útil para mejorar la comunicación entre áreas y agilizar los flujos de trabajo que abarcan varios equipos.

Ayuda a analizar los traspasos de tareas y el rendimiento entre distintos equipos funcionales, y pone de relieve oportunidades para mejorar la colaboración entre departamentos.

Puede obtenerse de los datos maestros de usuarios, de la información del centro de coste asociada a las transacciones o de los datos especificados directamente en los sistemas de gestión de flujos de trabajo.

El atributo Está automatizada es un indicador booleano (verdadero/falso) que distingue las tareas ejecutadas por una persona de las realizadas por un proceso del sistema, como un trabajo por lotes programado o un bot de automatización robótica de procesos (RPA). Es fundamental para comprender el nivel de automatización del proceso de cierre.

Analizar el proceso desde esta perspectiva ayuda a cuantificar el impacto de las iniciativas de automatización. Permite a las empresas registrar el porcentaje de actividades automatizadas frente a las manuales, identificar las principales candidatas para futuras automatizaciones y comprobar que las automatizaciones existentes funcionan según lo previsto. Esta perspectiva es esencial para las organizaciones centradas en la transformación digital y en aumentar la eficiencia de la función financiera.

Distingue las tareas realizadas por personas de las ejecutadas por sistemas, lo que permite medir el nivel de automatización e identificar nuevas oportunidades para automatizar.

Puede obtenerse del ID de usuario (por ejemplo, usuarios de sistemas o bots), de los códigos de transacción asociados con trabajos por lotes o de indicadores específicos de las herramientas de flujo de trabajo.

La fecha de finalización prevista, o fecha objetivo, es la fecha límite establecida para completar todo el cierre del período o los principales hitos que lo componen. Es un elemento clave del calendario de cierre que los equipos de finanzas utilizan para gestionar sus actividades.

Al comparar la fecha real de finalización del proceso con esta fecha prevista, las organizaciones pueden medir la tasa de cierres puntuales, un KPI fundamental para la función financiera. Analizar las desviaciones respecto del plan ayuda a los equipos a comprender las causas de las demoras y a mejorar la planificación y la ejecución en períodos futuros. Así, el análisis del proceso no se limita a describir lo ocurrido, sino que también ayuda a cumplir los plazos.

Permite medir el cumplimiento de los plazos del calendario de cierre, detectar demoras recurrentes y mejorar la planificación futura.

Se mantiene en aplicaciones de gestión de cierres o de tareas, o puede almacenarse en un calendario central o una hoja de cálculo.

El ID de conciliación identifica de forma única una conciliación concreta, por ejemplo, la conciliación de una cuenta bancaria específica para un período determinado. Actúa como un subcaso dentro del proceso general de cierre del período y agrupa las actividades de preparación, revisión y aprobación de esa conciliación.

Registrar este ID es fundamental para analizar en detalle el subproceso de conciliación. Permite medir el tiempo de ciclo completo de la conciliación, desde su inicio hasta la aprobación final. También permite calcular las tasas de retrabajo al identificar las conciliaciones rechazadas y devueltas para su corrección.

Permite analizar en detalle el subproceso de conciliación, incluidos los tiempos de ciclo, las tasas de retrabajo y los cuellos de botella de cada conciliación.

Identificador principal en sistemas o módulos especializados de conciliación de cuentas.

El tipo de asiento contable clasifica los documentos contables según su propósito o naturaleza. Entre los tipos habituales se encuentran los asientos estándar procedentes de submayores, los ajustes manuales, las provisiones, las reclasificaciones y los asientos de reversión. Esta clasificación aporta un contexto importante sobre el motivo por el que se creó un asiento.

Analizar el proceso por tipo de asiento contable ayuda a distinguir las contabilizaciones rutinarias y automatizadas de las intervenciones manuales no estándar. Un volumen elevado de asientos de «Ajuste» o «Manual» puede indicar problemas en procesos anteriores o falta de automatización. Este análisis es clave para detectar oportunidades de estandarizar los procesos y reducir el trabajo manual durante el cierre.

Clasifica los asientos para distinguir los rutinarios de los excepcionales y ayuda a cuantificar y analizar el impacto de los ajustes manuales.

Suele almacenarse como «Tipo de documento» o en un campo de clasificación similar del encabezado del documento contable.

Este atributo clasifica las conciliaciones en grupos lógicos según su naturaleza. Entre los tipos habituales se encuentran las conciliaciones de balance general, bancarias, entre empresas, de activos fijos o de pérdidas y ganancias. Cada tipo puede tener un nivel distinto de complejidad y riesgo, así como un procedimiento estándar propio.

Segmentar el análisis por tipo de conciliación permite comparar el rendimiento de forma más significativa. Por ejemplo, es previsible que las conciliaciones entre empresas sean más complejas y requieran más tiempo que las conciliaciones bancarias sencillas. Este atributo ayuda a establecer objetivos de rendimiento realistas y a identificar dificultades específicas en cada categoría de trabajo de conciliación.

Permite comparar el rendimiento entre distintas categorías de conciliación y ofrece una visión más precisa de los desafíos y la eficiencia del proceso.

Se obtiene de las propiedades de la cuenta del libro mayor o se almacena como un campo de categoría específico en una herramienta de gestión de conciliaciones.