Su Template de datos de Record to Report: cierre del periodo y conciliación

La hora del evento registra la fecha y hora exactas en que comenzó una actividad. Esta marca de tiempo es fundamental para ordenar cronológicamente los eventos y reconstruir el flujo del proceso de cada período financiero. Sirve como punto de partida para todos los análisis de Process Mining basados en el tiempo.

La precisión de la hora del evento es crítica para calcular indicadores clave de rendimiento, como los tiempos de ciclo y de espera entre actividades. Al analizar las diferencias de tiempo entre eventos consecutivos, las empresas pueden localizar retrasos y comprender la dinámica temporal de su proceso de cierre. Esta información es esencial para identificar oportunidades de acelerar el cierre y mejorar la eficiencia.

Esta marca de tiempo obligatoria es necesaria para ordenar correctamente los eventos, calcular los tiempos de ciclo entre actividades y medir la duración total del proceso de cierre.

Normalmente aparece como «Fecha de creación», «Fecha de contabilización» o «Fecha de inicio» en registros de transacciones, cabeceras de documentos o tablas de eventos del sistema de Workflow.

El nombre de la actividad describe un paso concreto del proceso de cierre y conciliación del período, como «Asiento contable contabilizado», «Conciliación aprobada» o «Período cerrado». Estas actividades forman la secuencia de eventos que constituye el proceso de extremo a extremo de un período financiero determinado.

Analizar la secuencia y la duración de estas actividades es el núcleo del Process Mining. Ayuda a descubrir el flujo real del proceso, identificar cuellos de botella en los que las actividades tardan demasiado y detectar desviaciones del procedimiento estándar. Los distintos nombres de actividad permiten segmentar el proceso para centrarse en subprocesos específicos, como la conciliación o la consolidación.

Este atributo es fundamental para visualizar el mapa de procesos, identificar cuellos de botella y comprender la secuencia de eventos del ciclo de cierre.

Se obtiene de códigos de transacción, registros de eventos, descripciones de tareas en una herramienta de Workflow o cambios de estado de documentos en el sistema financiero.

El período financiero representa el período contable específico, como «2023-12» o «T4-2023», en el que se realizan todas las actividades de cierre. Funciona como el caso central que vincula eventos distintos, desde el cierre de sublibros hasta la generación de los estados financieros finales, en una única instancia de proceso de extremo a extremo.

En Process Mining, analizar las actividades agrupadas por período financiero permite medir el tiempo total del ciclo de cierre. También permite comparar distintos períodos para identificar tendencias, mejoras o deterioros del rendimiento. Al utilizarlo como ID del caso, todos los asientos, conciliaciones y aprobaciones relacionados quedan contextualizados dentro del mismo esfuerzo de cierre.

Es el identificador esencial del caso que agrupa todas las actividades relacionadas y permite analizar de extremo a extremo el tiempo y la eficiencia del ciclo de cierre del período.

Normalmente se encuentra en las secciones de cabecera o de datos generales de los documentos financieros y los sistemas de gestión de tareas relacionados con el cierre del período.

El atributo Sistema de origen indica la aplicación o el módulo de origen en el que se registró una actividad. En un entorno de TI complejo, el proceso de cierre del período suele implicar varios sistemas, como un ERP para los asientos, una herramienta de conciliación para validar las cuentas y un sistema de consolidación para los informes.

Registrar el sistema de origen de cada evento ayuda a comprender la huella tecnológica del proceso. Puede poner de manifiesto dependencias entre sistemas e identificar problemas relacionados con la integración de datos o el rendimiento específico de un sistema. Esta perspectiva es valiosa para las personas responsables de TI y finanzas que buscan simplificar su entorno de aplicaciones o diagnosticar retrasos causados por un sistema concreto.

Identifica dónde ocurre cada paso del proceso, lo que ayuda a comprender las transferencias entre sistemas y diagnosticar cuellos de botella relacionados con la tecnología.

Esta información suele formar parte del marco de extracción de datos o encontrarse en campos de metadatos técnicos de las tablas de origen.

Este atributo registra la fecha y hora en que se actualizó por última vez el conjunto de datos. Proporciona un contexto fundamental para cualquier análisis, ya que indica la actualidad de los datos y el punto de corte de los eventos incluidos. En un proceso dinámico como el cierre del periodo, es esencial para supervisar los Dashboards en tiempo real.

Comprender la actualidad de los datos es esencial para las partes interesadas que se basan en el análisis de Process Mining para tomar decisiones. Permite saber si se está consultando una visión histórica completa o una instantánea casi en tiempo real de un proceso de cierre en curso. Esta marca de tiempo es un elemento clave de los metadatos para mantener la integridad de los datos y la confianza de los usuarios.

Proporciona contexto sobre la actualidad de los datos y garantiza que las personas usuarias comprendan hasta qué momento está actualizado el análisis del proceso.

Normalmente son metadatos generados durante el proceso de extracción, transformación y carga (ETL) de datos.

El código de empresa representa la entidad jurídica o filial específica dentro de un grupo corporativo para la que se ejecuta el cierre del período. La consolidación financiera suele requerir cerrar los libros de varias entidades antes de crear los informes del grupo.

Este atributo es fundamental para filtrar y comparar organizaciones. Permite a las personas analistas comparar la eficiencia y puntualidad del proceso de cierre entre las distintas empresas de la organización. Esto ayuda a identificar las mejores prácticas de las entidades con mejor rendimiento para replicarlas en otros lugares, así como las entidades que pueden necesitar apoyo adicional o mejoras de proceso.

Permite comparar y establecer referencias del proceso de cierre entre distintas entidades jurídicas, lo que ayuda a identificar mejores prácticas y áreas de mejora.

Es un campo organizativo estándar que se encuentra en la cabecera de casi todas las tablas de transacciones financieras de un sistema ERP.

El estado de la conciliación indica la situación de una conciliación de cuenta en un momento determinado. Entre los estados habituales se incluyen «No iniciada», «En curso», «Enviada para revisión», «Rechazada» y «Aprobada». Estos estados suelen corresponderse con las actividades del proceso.

Analizar los cambios de estado es una de las principales formas de reconstruir el flujo del proceso de conciliación. El estado es clave para medir indicadores de rendimiento como la tasa de conciliación a la primera, que registra el porcentaje de conciliaciones aprobadas sin rechazos. También ayuda a identificar las cuentas o departamentos con una tasa elevada de rechazos, lo que puede señalar problemas de calidad o formación.

Registra el avance de las conciliaciones y permite medir las tasas de retrabajo, los tiempos de aprobación y la eficiencia general del subproceso de conciliación.

Un campo de estado de la tarea u objeto de conciliación dentro de un sistema de gestión de conciliaciones.

La hora de finalización marca la fecha y hora exactas en que concluyó una actividad específica. Mientras que la hora de inicio indica cuándo comenzó una actividad, la hora de finalización es necesaria para comprender cuánto tardó en completarse. Esto es especialmente relevante para tareas con una duración medible, como generar un informe complejo o realizar una conciliación manual.

En Process Mining, la combinación de la hora de inicio y la hora de finalización permite calcular los tiempos de procesamiento de las actividades. Es una métrica fundamental para identificar ineficiencias y cuellos de botella relacionados con los recursos. Analizar los tiempos de procesamiento ayuda a diferenciar el tiempo dedicado activamente a una tarea del tiempo de espera hasta el inicio del paso siguiente, lo que proporciona una visión más detallada del rendimiento del proceso.

Permite calcular el tiempo de procesamiento de las actividades, algo esencial para identificar tareas ineficientes y cuellos de botella relacionados con los recursos.

Puede aparecer como «Fecha de finalización», «Fecha de última modificación» o una marca de tiempo de cambio de estado en las tablas de transacciones o registros del sistema de origen.

Journal Entry ID es un número o código único que identifica un documento contable individual. Estos documentos son el mecanismo principal para registrar transacciones financieras, incluidos los asientos estándar, las periodificaciones y los ajustes realizados durante el cierre del periodo.

Este atributo permite analizar detalladamente el procesamiento de los asientos contables. Al vincular las actividades con un Journal Entry ID específico, es posible realizar un seguimiento del ciclo de vida de un asiento desde su creación hasta su contabilización, incluidos los pasos de revisión y aprobación. Es esencial para los Dashboards centrados en los ajustes manuales, ya que ayuda a cuantificar su volumen, valor e impacto en el proceso de cierre.

Identifica de forma única los documentos contables y permite analizar detalladamente el volumen de asientos, el retrabajo y los tiempos del ciclo de aprobación.

Un campo de clave principal en las tablas de cabecera de documentos contables, que a menudo aparece como «Número de documento» o «ID de asiento».

Importe de la transacción representa el valor financiero de un evento, normalmente asociado a asientos contables o ajustes. Puede corresponder al valor total del documento, al valor de una partida o al importe de un ajuste en una conciliación.

Este atributo aporta una capa esencial de contexto empresarial al análisis del proceso. Permite priorizar los problemas según su impacto financiero. Por ejemplo, analizar el valor de los asientos contables manuales puede ayudar a centrar los esfuerzos de automatización en los ajustes más relevantes. También facilita la evaluación de riesgos al identificar transacciones de alto valor que pueden requerir controles o aprobaciones más estrictos.

Aporta contexto financiero a los eventos del proceso, permite analizar el impacto monetario de los ajustes y ayuda a priorizar las mejoras según su valor.

Se encuentra en las tablas de cabecera o de partidas de documentos financieros, normalmente en los campos de moneda local y moneda del grupo.

Este atributo identifica a la persona empleada o usuaria del sistema responsable de ejecutar una tarea específica del proceso de cierre del período. Puede ser la persona contable que contabilizó un asiento, la persona responsable que aprobó una conciliación o la persona analista que generó los estados financieros.

Analizar el proceso por persona usuaria responsable es esencial para comprender la distribución de la carga de trabajo, el rendimiento del equipo e identificar necesidades de formación. Puede revelar si determinadas personas son cuellos de botella o si el trabajo está distribuido de forma desigual en el equipo. Este análisis centrado en las personas ayuda a gestionar los recursos y optimizar la productividad del equipo durante el período de cierre, que suele exigir un gran esfuerzo.

Permite analizar la distribución de la carga de trabajo y la productividad del equipo, así como identificar oportunidades de formación individual o limitaciones de recursos.

Se encuentra en campos como «Nombre de usuario», «Creado por», «ID de empleado» o «Propietario» de las cabeceras de documentos financieros y los registros de tareas de Workflow.

La cuenta del libro mayor es un elemento fundamental de la contabilidad financiera y representa un tipo específico de activo, pasivo, patrimonio, ingreso o gasto. En el contexto del cierre del período, las actividades como los asientos y las conciliaciones siempre están vinculadas a una o varias cuentas del libro mayor.

Analizar el proceso por cuenta del libro mayor permite obtener una visión más detallada del esfuerzo de cierre. Puede ayudar a identificar qué cuentas son más difíciles o requieren más tiempo para conciliar, o cuáles necesitan más asientos de ajuste. Esta información puede orientar los esfuerzos para simplificar el plan contable o mejorar las prácticas contables de cuentas específicas de alto riesgo o gran volumen.

Permite realizar un análisis detallado para identificar las cuentas cuya conciliación es más compleja o requiere más tiempo, y orientar mejoras específicas del proceso.

Se encuentra en los detalles de las partidas de las tablas de asientos y como atributo clave en los sistemas de conciliación de cuentas.

El atributo Departamento especifica la unidad de negocio, como Finanzas, Controlling o Cuentas por pagar, responsable de una actividad concreta. Proporciona una perspectiva funcional del proceso que complementa la perspectiva de entidad jurídica del Código de empresa.

Analizar el proceso por departamento ayuda a comprender las transferencias y la colaboración entre distintos equipos. Puede poner de manifiesto retrasos causados por la espera de que otro departamento complete una tarea previa. Esta información es valiosa para mejorar la comunicación entre funciones y agilizar los Workflows que abarcan varios equipos.

Ayuda a analizar las transferencias y el rendimiento del proceso entre distintos equipos funcionales, y pone de relieve oportunidades para mejorar la colaboración entre departamentos.

Puede derivarse de los datos maestros de usuarios, de la información del centro de costos vinculada a las transacciones o especificarse directamente en los sistemas de gestión de Workflow.

El atributo Está automatizado es un indicador booleano (verdadero/falso) que distingue entre las tareas ejecutadas por una persona y las realizadas por un proceso del sistema, como un trabajo por lotes programado o un bot de automatización robótica de procesos (RPA). Es fundamental para comprender el nivel de automatización del proceso de cierre.

Analizar el proceso desde esta perspectiva ayuda a cuantificar el impacto de las iniciativas de automatización. Permite a las empresas realizar un seguimiento del porcentaje de actividades automatizadas frente a las manuales, identificar los mejores candidatos para futuras automatizaciones y verificar que las automatizaciones existentes funcionan según lo previsto. Esta visión es esencial para cualquier organización centrada en la transformación digital y en aumentar la eficiencia de su función financiera.

Distingue entre las tareas humanas y las del sistema, permite medir el nivel de automatización e identificar nuevas oportunidades de automatización.

Puede obtenerse del ID de usuario, por ejemplo, usuarios del sistema o bots, de los códigos de transacción asociados a trabajos por lotes o de indicadores específicos de las herramientas de Workflow.

La fecha de finalización prevista, o fecha objetivo, es el plazo establecido para completar todo el cierre del periodo o determinados hitos principales. Es un componente clave del calendario de cierre que los equipos financieros utilizan para gestionar sus actividades.

Al comparar la fecha real de finalización del proceso con esta fecha prevista, las organizaciones pueden medir su tasa de cierres puntuales, un KPI fundamental para la función financiera. Analizar las desviaciones respecto al plan ayuda a los equipos a comprender las causas principales de los retrasos y a mejorar la planificación y la ejecución en periodos futuros. Así, el análisis del proceso deja de ser meramente descriptivo y pasa a orientar las acciones necesarias para cumplir los plazos.

Permite medir el rendimiento puntual frente al calendario de cierre, identificar retrasos recurrentes y mejorar la planificación futura.

Se mantiene en aplicaciones de gestión del cierre o de tareas, o puede almacenarse en un calendario central o una hoja de cálculo.

El ID de conciliación identifica de forma única un esfuerzo de conciliación individual, por ejemplo, la conciliación de una cuenta bancaria específica para un período determinado. Actúa como un subcaso dentro del proceso general de cierre del período y agrupa las actividades de preparación, revisión y aprobación de esa conciliación.

Registrar este ID es fundamental para cualquier análisis detallado del subproceso de conciliación. Permite medir el tiempo del ciclo de conciliación de extremo a extremo, desde el inicio hasta la aprobación final. También permite calcular las tasas de retrabajo al identificar las conciliaciones rechazadas y devueltas para su corrección.

Permite analizar detalladamente el subproceso de conciliación, incluidos los tiempos de ciclo, las tasas de retrabajo y los cuellos de botella de cada conciliación.

Un identificador principal en sistemas o módulos especializados de conciliación de cuentas.

El tipo de asiento contable clasifica los documentos contables según su finalidad o naturaleza. Entre los tipos habituales se incluyen los asientos estándar procedentes de sublibros, los ajustes manuales, los devengos, las reclasificaciones y los asientos de reversión. Esta clasificación proporciona un contexto importante sobre el motivo por el que se creó un asiento.

Analizar el proceso por tipo de asiento contable ayuda a diferenciar las contabilizaciones rutinarias y automatizadas de las intervenciones manuales no estándar. Un volumen elevado de asientos «De ajuste» o «Manuales» puede indicar problemas en los procesos previos o falta de automatización. Este análisis es clave para identificar oportunidades de estandarizar el proceso y reducir el esfuerzo manual durante el cierre.

Clasifica los asientos para distinguir entre entradas rutinarias y excepcionales, y ayuda a cuantificar y analizar el impacto de los ajustes manuales.

Normalmente se almacena como «Tipo de documento» o en un campo de clasificación similar de la cabecera del documento contable.

Este atributo clasifica las conciliaciones en grupos lógicos según su naturaleza. Entre los tipos habituales se incluyen las conciliaciones de Balance Sheet, Bank, Intercompany, Fixed Assets o P&L. Cada tipo puede presentar un nivel diferente de complejidad y riesgo, así como un procedimiento estándar distinto.

Segmentar el análisis por tipo de conciliación permite comparar el rendimiento de forma más significativa. Por ejemplo, se espera que las conciliaciones Intercompany sean más complejas y requieran más tiempo que las conciliaciones bancarias sencillas. Este atributo ayuda a establecer objetivos de rendimiento realistas e identificar desafíos específicos dentro de cada categoría de trabajo de conciliación.

Permite comparar el rendimiento entre distintas categorías de conciliaciones y ofrece una visión más detallada de los desafíos y la eficiencia del proceso.

Se obtiene de las propiedades de la cuenta del libro mayor o se almacena como un campo de categoría específico en una herramienta de gestión de conciliaciones.