Su Template de datos de cuentas por cobrar
Su Template de datos de cuentas por cobrar
Este es nuestro Template genérico de datos de Process Mining para Cuentas por cobrar. Utilice nuestros Templates específicos para cada sistema para obtener orientación más detallada.
Seleccione un sistema específico- Campos de datos esenciales para realizar el seguimiento de los ciclos de vida de las facturas
- Definiciones de actividades estandarizadas para un mapeo coherente de los procesos
- Estructura escalable compatible con cualquier herramienta de gestión financiera
Atributos de cuentas por cobrar
| Nombre | Descripción | ||
|---|---|---|---|
| Marca de tiempo del evento EventTime | Fecha y hora específicas en las que tuvo lugar la actividad. | ||
| Descripción Este atributo captura el momento exacto en que se realizó una acción en el sistema de origen. Es fundamental para establecer el orden cronológico de los eventos dentro de un caso. Los analistas utilizan estos datos para calcular los tiempos de procesamiento entre los pasos del proceso, como el tiempo transcurrido entre el envío de la factura y la contabilización del pago. También sirven de base para determinar la duración de actividades específicas e identificar retrasos en el ciclo de cobro. Por qué es importante Es la Start Timestamp obligatoria necesaria para ordenar los eventos y calcular la duración. Dónde obtenerlo Se encuentra en registros del sistema, marcas de tiempo de entrada de transacciones o tablas de historial de cambios. Ejemplos 2023-10-01T14:30:00Z2023-10-05T09:15:00Z2023-11-01T16:45:00Z | |||
| Nombre de la actividad ActivityName | Descripción del evento o la acción realizada sobre la factura. | ||
| Descripción Este atributo define el paso específico o el cambio de estado que tuvo lugar durante el ciclo de vida de la factura. Algunos ejemplos son Factura creada, Pago contabilizado, Disputa abierta o Nota de crédito emitida. Al analizar la secuencia de estas actividades, las herramientas de Process Mining reconstruyen el mapa del proceso. Esto permite a las organizaciones identificar cuellos de botella, ciclos de retrabajo, como actualizaciones repetidas de disputas, y desviaciones respecto de los procedimientos estándar de cobro. Por qué es importante Es el campo Activity obligatorio necesario para definir los pasos del proceso. Dónde obtenerlo Se encuentra en registros de transacciones, documentos de cambios o tablas de historial de estados. Ejemplos Factura creadaPago recibidoDisputa planteadaCarta de cobro enviada | |||
| Número de factura InvoiceId | Identificador único de la factura o el documento de facturación específico. | ||
| Descripción Este atributo representa el identificador fundamental del caso para el proceso de cuentas por cobrar. Distingue una transacción de facturación de otra y actúa como clave principal para realizar el seguimiento del ciclo de vida de una cuenta por cobrar, desde su creación hasta su compensación. En el análisis de Process Mining, este atributo se utiliza para agrupar todos los eventos relacionados, como la creación y actualización de facturas, las disputas y los pagos, en un único caso. Permite visualizar el recorrido completo de una factura específica y calcular métricas de rendimiento a nivel de transacción. Por qué es importante Es el Case ID obligatorio necesario para reconstruir el flujo del proceso. Dónde obtenerlo Normalmente se encuentra en la tabla de encabezados de transacciones o en la tabla principal del sublibro mayor de cuentas por cobrar. Ejemplos INV-2023-001900004321US-10234B55432 | |||
| Sistema de origen SourceSystem | Nombre o identificador del sistema del que proceden los datos. | ||
| Descripción Este atributo identifica la aplicación de software o el entorno, como SAP, Oracle o HighRadius, del que se extrajo el registro. En entornos complejos con varios ERP, ayuda a distinguir las fuentes de datos. Es especialmente útil para comparar el rendimiento del proceso entre distintas regiones o unidades de negocio que pueden utilizar tecnologías subyacentes diferentes. Garantiza la trazabilidad de los datos hasta su origen. Por qué es importante Esencial para filtrar y validar datos en entornos con varios sistemas. Dónde obtenerlo Normalmente se añade como una cadena estática durante el proceso ETL. Ejemplos SAP_ECC_NAOracle_CloudNetSuite_GlobalHighRadius_Prod | |||
| Última actualización de datos LastDataUpdate | Marca de tiempo que indica cuándo se extrajeron o actualizaron los datos. | ||
| Descripción Este atributo registra cuándo se actualizó por última vez el conjunto de datos en la aplicación de Process Mining. Actúa como un campo de metadatos que informa sobre la actualidad del análisis. Ayuda a los analistas a saber si están consultando datos en tiempo real o una instantánea de un periodo anterior. Esto es fundamental para elaborar informes precisos y garantizar que las decisiones se basen en la información más actual disponible. Por qué es importante Proporciona contexto sobre la latencia y la fiabilidad de los datos. Dónde obtenerlo Lo genera la canalización de datos o la herramienta ETL durante la ejecución. Ejemplos 2023-11-15T00:00:00Z2023-11-16T08:00:00Z | |||
| Condiciones de pago PaymentTerms | Condiciones acordadas que definen cuándo debe realizarse el pago. | ||
| Descripción Este atributo contiene el código o la descripción del calendario de pagos, como Net 30, Net 60 o Inmediato. Define la expectativa contractual sobre el flujo de efectivo. Analizar este atributo ayuda a identificar si se cumplen las condiciones estándar o si los equipos de ventas conceden condiciones desfavorables para cerrar acuerdos. También se utiliza para relacionar las condiciones de pago con el comportamiento de pago real y comprobar su cumplimiento. Por qué es importante Proporciona contexto para la fecha de vencimiento y ayuda a analizar el cumplimiento de las condiciones. Dónde obtenerlo Se encuentra en el encabezado de la factura o en los datos maestros del cliente. Ejemplos NT30Neto a 60 días2% a 10 días, neto a 30 díasInmediato | |||
| Está automatizado IsAutomated | Indicador que señala si la actividad se realizó sin intervención humana. | ||
| Descripción Este atributo booleano distingue entre acciones manuales de usuarios y eventos generados por el sistema. A menudo se obtiene comparando el User ID con una lista de cuentas de servicio conocidas. Es el principal factor para calcular las tasas de automatización. Ayuda a las organizaciones a comprender el retorno de la inversión de la automatización robótica de procesos (RPA) e identificar oportunidades para automatizar tareas manuales repetitivas, como la aplicación de efectivo o la gestión de cobros. Por qué es importante Esencial para medir la transformación digital y las tasas de automatización del proceso. Dónde obtenerlo Se deriva del User ID o de indicadores de transacción específicos. Ejemplos truefalse | |||
| Fecha de compensación ClearingDate | Fecha en la que la factura se pagó o compensó por completo. | ||
| Descripción Este atributo registra cuándo se cerró la partida abierta en el sistema, normalmente mediante la contabilización de un pago o una nota de crédito. Señala el final del ciclo de cobro de esa factura. Esta fecha es fundamental para calcular matemáticamente el tiempo real del ciclo y los días de ventas pendientes de cobro (DSO). Ayuda a distinguir entre facturas abiertas y cerradas y se utiliza para medir la eficiencia del proceso de aplicación de efectivo. Por qué es importante Esencial para calcular el tiempo del ciclo y los días de ventas pendientes de cobro reales. Dónde obtenerlo Se encuentra en la partida del documento contable o en el historial de estados. Ejemplos 2023-11-202023-12-052023-10-15 | |||
| Fecha de vencimiento DueDate | Fecha límite en la que se espera que el cliente realice el pago. | ||
| Descripción Este atributo especifica el plazo de pago acordado en las condiciones de venta. Es la referencia para determinar si una factura está vigente, vencida o en mora. Los analistas utilizan esta fecha para calcular métricas de pagos anticipados o atrasados. Comparar la fecha de pago real con la fecha de vencimiento revela el comportamiento de cumplimiento del cliente y la eficacia de las estrategias de cobro. Por qué es importante Referencia para calcular la antigüedad, la morosidad y el cumplimiento de los pagos. Dónde obtenerlo Se encuentra en el encabezado de la factura o se calcula a partir de la fecha de referencia más las condiciones de pago. Ejemplos 2023-12-012023-10-312023-11-15 | |||
| Importe de la factura InvoiceAmount | Valor monetario total de la factura. | ||
| Descripción Este atributo representa el valor financiero del importe reclamado al cliente. Normalmente refleja el importe bruto, incluidos impuestos y recargos. En el análisis, este campo es fundamental para calcular KPI financieros, como los días de ventas pendientes de cobro (DSO) ponderados por valor, identificar cuentas de alto valor en riesgo y priorizar las gestiones de cobro. Permite segmentar los procesos según su impacto financiero. Por qué es importante Esencial para analizar el impacto financiero y priorizar los cobros de mayor valor. Dónde obtenerlo Se encuentra en el encabezado de la factura o del documento contable. Ejemplos 1500.00250.5010000.0045.99 | |||
| Motivo de la disputa DisputeReason | Categoría o código que explica por qué se impugna una factura. | ||
| Descripción Este atributo captura la clasificación del motivo por el que un cliente se niega a pagar una parte o la totalidad de una factura. Entre los motivos habituales se incluyen errores de precios, mercancía dañada o documentación faltante. Estos datos son esenciales para el análisis de causas raíz. Al agrupar los motivos de las disputas, las organizaciones pueden identificar problemas sistémicos en procesos anteriores, como el cumplimiento de pedidos o la fijación de precios, que provocan retrasos en los pagos y retrabajo administrativo. Por qué es importante Clave para identificar las causas raíz de los retrasos en los pagos y del retrabajo. Dónde obtenerlo Se encuentra en los módulos de gestión de disputas o en tablas específicas de casos de disputa. Ejemplos Discrepancia de precioMercancía dañadaOrden de compra faltanteFactura duplicada | |||
| Nombre del cliente CustomerName | Nombre de la entidad u organización responsable de la factura. | ||
| Descripción Este atributo identifica al deudor asociado a la factura. Permite agregar los datos a nivel de cuenta. Es esencial para analizar el comportamiento de pago de clientes específicos. Permite identificar a clientes estratégicos que pagan tarde con frecuencia o impugnan facturas, lo que facilita una gestión específica de las relaciones y enfoques de cobro personalizados. Por qué es importante Permite analizar las cuentas e identificar a los pagadores problemáticos. Dónde obtenerlo Se encuentra en las tablas de datos maestros de clientes, vinculadas al encabezado de la factura. Ejemplos Acme CorpGlobal IndustriesTech Solutions Ltd | |||
| Unidad de negocio BusinessUnit | División interna, filial o código de empresa que emite la factura. | ||
| Descripción Este atributo representa la entidad organizativa de la empresa que es titular de la cuenta por cobrar. En sistemas como SAP, corresponde a Company Code; en NetSuite, a Subsidiary. Permite comparar distintas sucursales o divisiones. La dirección puede utilizar esta vista para comparar el rendimiento de los cobros, el cumplimiento de los procesos estándar y las métricas de DSO en distintas áreas de la organización. Por qué es importante Permite comparar el rendimiento entre distintas divisiones organizativas. Dónde obtenerlo Se encuentra en el encabezado de la factura o del documento de contabilidad financiera. Ejemplos US01Operaciones de EMEAFilial A1000 | |||
| Nombre del gestor de cobros CollectorName | Nombre del agente o usuario responsable de gestionar el cobro. | ||
| Descripción Este atributo identifica al empleado o equipo específico asignado a gestionar la cuenta del cliente y garantizar el pago. Vincula los recursos humanos con los resultados del proceso. Permite analizar la productividad y la eficacia de los gestores de cobros. La dirección puede comparar las tasas de cobro, el cumplimiento de los compromisos de pago y la carga de trabajo entre distintos gestores para identificar necesidades de capacitación o redistribuir las carteras. Por qué es importante Permite analizar la productividad del personal y comparar el rendimiento. Dónde obtenerlo Se encuentra en el registro maestro del cliente o en tablas específicas de gestión de cobros. Ejemplos John DoeEquipo de cobros AAgente del sistema | |||
| Segmento de clientes CustomerSegment | Clasificación del cliente según su valor estratégico o nivel de riesgo. | ||
| Descripción Este atributo agrupa a los clientes en categorías como cuentas clave, pymes, alto riesgo o entidades gubernamentales. Normalmente se define en los datos maestros. Segmentar el análisis del proceso según este atributo revela cómo se trata a los distintos tipos de clientes. Ayuda a comprobar si los clientes de alto valor reciben un servicio prioritario o si los clientes de alto riesgo se supervisan con suficiente atención. Por qué es importante Permite analizar la estrategia en los distintos niveles de clientes. Dónde obtenerlo Se encuentra en los datos maestros de clientes o en las tablas de socios comerciales. Ejemplos EstratégicoMinoristaMayoristaNivel 1 | |||
Actividades de cuentas por cobrar
| Actividad | Descripción | ||
|---|---|---|---|
| Disputa abierta | La creación de un caso formal o un código de motivo que indica que el cliente no está de acuerdo con la validez o el importe de la factura. Normalmente, esto detiene las actividades de cobro estándar. | ||
| Por qué es importante Identifica cuellos de botella en el proceso y ayuda a cuantificar los ingresos en riesgo debido a errores de facturación o problemas de calidad. Dónde obtenerlo Se identifica mediante la creación de un caso en el módulo de gestión de disputas o un cambio de estado a 'In Dispute'. Recopilar Capture la marca de tiempo en la que un ID de caso de disputa se vincula a la factura o se establece un indicador de disputa en true. Tipo de evento explicit | |||
| Factura compensada | Cambio de estado final en el que el saldo pendiente de la factura pasa a ser cero. Esto ocurre por un pago completo, la aplicación de un crédito o una cancelación. | ||
| Por qué es importante Marca el final absoluto del caso en el sistema y se utiliza para calcular el tiempo total del ciclo del proceso. Dónde obtenerlo Se deriva del cambio del campo de estado de la factura a Cerrada, Compensada o Pagada. Recopilar Identificar la marca de tiempo en la que el indicador de estado de la partida abierta cambia a compensada. Tipo de evento inferred | |||
| Factura creada | La generación inicial del registro de factura en el sistema financiero, que establece la partida de cuentas por cobrar. Este evento marca el inicio oficial del ciclo de cobro y fija la línea base para los cálculos de antigüedad. | ||
| Por qué es importante Este es el evento de referencia de todo el proceso, ya que define la marca de tiempo inicial para todas las métricas de tiempo de ciclo y los cálculos de DSO. Dónde obtenerlo Normalmente se encuentra en la tabla de cabecera de transacciones o en los registros de creación del sistema ERP. Recopilar Extraiga la marca de tiempo de creación del número de documento de factura único. Tipo de evento explicit | |||
| Factura enviada | La transmisión del documento de facturación al cliente por correo electrónico, impresión, EDI o portal. Representa la transferencia de la obligación de pago al cliente. | ||
| Por qué es importante Calcular el retraso entre la creación y el envío ayuda a identificar demoras internas de procesamiento que ralentizan el flujo de caja. Dónde obtenerlo Se obtiene de los registros de gestión de salidas, los registros de transmisión de correo electrónico o las actualizaciones de estado de EDI. Recopilar Identifique las marcas de tiempo en las que el estado de salida de la factura cambia a enviada o completada. Tipo de evento explicit | |||
| Fecha de vencimiento superada | Un hito calculado que indica que la fecha actual ha superado la fecha acordada de las condiciones de pago mientras la factura permanece abierta. Este evento señala la transición del estado vigente al estado vencido. | ||
| Por qué es importante Es fundamental para analizar el cumplimiento de los pagos puntuales y activar estrategias de gestión de cobros. Dónde obtenerlo Se calcula comparando la fecha de vencimiento de la factura con la fecha del sistema si no se ha producido ningún evento de cierre. Recopilar Genere un evento cuando la fecha del sistema supere el campo Due Date y el estado Genérico siga siendo Open. Tipo de evento calculated | |||
| Nota de crédito contabilizada | La emisión de una nota de crédito que compensa el saldo de la factura. A menudo es el resultado financiero de una disputa válida, una devolución o un descuento aplicado con posterioridad. | ||
| Por qué es importante Es fundamental para analizar las fugas de ingresos, la calidad de la facturación y las causas raíz de los impagos. Dónde obtenerlo Se encuentra en la tabla de transacciones de cuentas por cobrar como un tipo de documento específico para créditos. Recopilar Vincule los documentos de notas de crédito con la factura original mediante el campo de referencia. Tipo de evento explicit | |||
| Pago contabilizado | Registro de una transacción de efectivo entrante aplicada a la factura. Representa el objetivo principal del proceso de cuentas por cobrar. | ||
| Por qué es importante El evento más importante para calcular los días de ventas pendientes de cobro (DSO) y evaluar la salud del flujo de efectivo. Dónde obtenerlo Se encuentra en las tablas de aplicación de pagos o de recepción de efectivo. Recopilar Capturar las marcas de tiempo de los documentos de recepción de pagos vinculados al número de factura. Tipo de evento explicit | |||
| Compromiso de pago registrado | El registro de un compromiso formal del cliente de pagar un importe concreto en una fecha determinada. Normalmente, un agente de cobros lo introduce después de establecer contacto con éxito. | ||
| Por qué es importante Ofrece visibilidad sobre el flujo de caja previsto y permite medir la fiabilidad de los compromisos de los clientes. Dónde obtenerlo Se encuentra en los módulos de gestión de cobros o en los campos de notas asociados a la factura. Recopilar Extraiga los registros en los que se hayan registrado una fecha y un importe de PTP asociados al ID de la factura. Tipo de evento explicit | |||
| Contacto de cobro realizado | Una interacción con el cliente relacionada con una factura abierta, como el envío de una carta automatizada de gestión de cobro o el registro de una llamada telefónica. Registra el esfuerzo proactivo del equipo de cobros. | ||
| Por qué es importante Es esencial para medir la productividad de los gestores de cobro y la eficacia de las estrategias de gestión de cobros sobre la velocidad de pago. Dónde obtenerlo Se obtiene de los registros de correspondencia, el historial de actividades del CRM o los diarios de gestión de cobros. Recopilar Asigne las entradas de los registros de interacción con clientes o de las tablas automatizadas de gestión de cobros vinculadas a la factura. Tipo de evento explicit | |||
| Deuda incobrable cancelada | Acto de declarar incobrable el saldo restante de una factura y eliminarlo del libro mayor de cuentas por cobrar. Representa un fallo del proceso y una pérdida financiera. | ||
| Por qué es importante Es importante para analizar el costo total del proceso de crédito e identificar segmentos de clientes de alto riesgo. Dónde obtenerlo Se captura a partir de asientos contables o transacciones de ajuste con un código de motivo de cancelación específico. Recopilar Filtrar los documentos de ajuste clasificados como cancelaciones y vinculados a la factura. Tipo de evento explicit | |||
| Disputa resuelta | La conclusión de una investigación de disputa, que da lugar a la decisión de abonar el importe al cliente, cancelar el saldo como incobrable o exigir el pago. Esto desbloquea la factura para su liquidación final. | ||
| Por qué es importante Marca el final del proceso de gestión de excepciones y permite que el ciclo de caja se reanude. Dónde obtenerlo Se captura cuando el estado del caso de disputa cambia a Closed o Resolved. Recopilar Identifique la marca de tiempo del cambio de estado final en el sistema de gestión de disputas. Tipo de evento explicit | |||
| Estado de la disputa actualizado | Un cambio en la evolución de un caso de disputa, como pasar de la revisión inicial a la investigación activa. Registra el Workflow del equipo de resolución. | ||
| Por qué es importante Permite analizar los tiempos del ciclo de resolución de disputas e identificar estancamientos en el proceso de investigación. Dónde obtenerlo Se obtiene del registro histórico del objeto de caso de disputa vinculado a la factura. Recopilar Registre los cambios en el campo de estado de la entidad de caso de disputa vinculada. Tipo de evento inferred | |||
| Pago conciliado | Conciliación del registro interno del pago con la partida correspondiente del extracto bancario externo. Esto confirma que el efectivo se ha recibido físicamente en la cuenta bancaria. | ||
| Por qué es importante Distingue entre el efectivo registrado en libros y el efectivo bancario, y resalta los retrasos en el proceso de aplicación de efectivo. Dónde obtenerlo Se obtiene de los módulos de conciliación bancaria o de los registros de gestión de efectivo. Recopilar Identificar cuándo el documento de pago se marca como compensado o conciliado en el libro mayor bancario. Tipo de evento explicit | |||
| Pago parcial contabilizado | La aplicación de un pago recibido que reduce el saldo de la factura, pero deja un importe residual pendiente. Esto suele indicar una disputa, una incapacidad de pago o un pago inferior al importe total. | ||
| Por qué es importante Resaltar los pagos parciales ayuda a analizar el comportamiento de pago de los clientes y la complejidad del proceso. Dónde obtenerlo Se registra cuando una transacción de pago se vincula a la factura, pero el importe pagado es inferior al saldo pendiente. Recopilar Identificar las aplicaciones de pago cuyo importe aplicado es inferior al importe pendiente de la factura. Tipo de evento explicit | |||
Guías de extracción
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