Su Template de datos para el proceso de pedido a cobro: gestión de órdenes de venta

La hora del evento es una marca de tiempo que registra el momento exacto en que tuvo lugar una actividad. Este atributo aporta el contexto temporal del proceso y permite ordenar cronológicamente todos los eventos asociados a una orden de venta.

Esta marca de tiempo es fundamental para cualquier análisis basado en el tiempo. Se utiliza para calcular los tiempos de ciclo entre actividades, determinar la duración de pasos concretos y localizar demoras o cuellos de botella. Por ejemplo, el KPI «Tiempo de ciclo del cumplimiento de pedidos» se calcula como la diferencia entre la hora del evento de la actividad de entrega final y la de la creación inicial de la orden. Dashboards como «Resumen del tiempo de ciclo de la orden de venta» dependen por completo de este atributo.

Esta marca de tiempo es esencial para calcular métricas de rendimiento, como los tiempos de ciclo y las duraciones, que permiten identificar cuellos de botella.

Suele encontrarse junto a cada transacción o registro de actualización de estado, con nombres como fecha de creación, fecha de modificación o fecha de contabilización.

El ID de la orden de venta es la base del Process Mining en el proceso de pedido a cobro, ya que identifica de forma única cada instancia desde su creación hasta su cierre. Actúa como clave principal que vincula todas las actividades, eventos y datos relacionados, y permite reconstruir el recorrido completo de una orden.

En el análisis, este atributo permite reconstruir el ciclo de vida de cada orden de venta. Se utiliza para seguir la secuencia de eventos, medir la duración entre actividades y agregar métricas por orden. Por ejemplo, para calcular el KPI «Tiempo de ciclo del cumplimiento de pedidos», es necesario agrupar todas las actividades por ID de la orden de venta y calcular la diferencia entre el primer y el último evento.

Este ID es esencial para seguir cada orden a lo largo del proceso y analizar por caso los tiempos de ciclo, los cuellos de botella y las desviaciones.

Suele encontrarse en la tabla de cabecera de los documentos de órdenes de venta del sistema ERP o CRM de origen.

El nombre de la actividad describe un paso o hito del ciclo de vida de la orden de venta, como «Orden de venta creada», «Comprobación de crédito realizada» o «Mercancías enviadas». Cada actividad representa una acción concreta sobre la orden de venta y constituye uno de los elementos básicos del mapa del proceso.

El análisis depende en gran medida de este atributo para visualizar el flujo del proceso, identificar las rutas habituales y detectar desviaciones del procedimiento estándar. Al analizar la secuencia de actividades, se pueden localizar cuellos de botella, ciclos de retrabajo (por ejemplo, actividades repetidas de «Orden de venta modificada») y variaciones que no cumplen con el proceso. Es fundamental para Dashboards como «Conformidad y desviaciones del proceso» y para KPI como «Tasa de retrabajo de órdenes de venta».

Define los pasos del proceso y permite visualizar el mapa, analizar los flujos e identificar retrabajos o desviaciones.

A menudo se obtiene de cambios en el estado de los documentos, registros de eventos o códigos de transacción de los módulos de ventas, entregas y facturación del sistema de origen.

El atributo Sistema de origen especifica el sistema de registro en el que se generaron los datos del evento. En las empresas actuales, un proceso integral como el de pedido a cobro suele abarcar varias aplicaciones; por ejemplo, un CRM para crear la orden y un ERP para gestionar su cumplimiento y facturación.

En el análisis, este atributo ayuda a comprender el panorama tecnológico del proceso. Permite identificar puntos de integración y posibles problemas de coherencia de datos entre sistemas. Analizar las actividades por sistema de origen puede revelar si ciertos pasos se gestionan de forma distinta o sufren más demoras según el sistema en el que se ejecutan.

Aporta contexto sobre el origen de los datos, algo fundamental en entornos con varios sistemas para rastrear su linaje e identificar variaciones del proceso específicas de cada sistema.

Esta información suele añadirse durante la extracción de datos (ETL) o puede ser un campo estándar en los almacenes de datos.

Este atributo registra cuándo se cargaron los datos por última vez en el entorno de Process Mining. Indica qué tan actualizados están los datos analizados y se diferencia de la hora del evento, que registra cuándo se produjo realmente la actividad de negocio.

Aunque no suele utilizarse para analizar directamente el flujo del proceso, esta información es esencial para la gobernanza de datos y la fiabilidad de los resultados. Permite a analistas y usuarios de negocio saber qué tan recientes son las conclusiones obtenidas. Por ejemplo, si la última actualización de datos fue hace una semana, cualquier conclusión sobre el rendimiento actual debe tener en cuenta este dato.

Indica qué tan actualizados están los datos y ayuda a garantizar que los análisis se basen en información reciente y que las conclusiones sigan siendo pertinentes.

Normalmente, la herramienta de extracción de datos (ETL) o la plataforma de Process Mining genera y almacena esta información durante la ingesta de datos.

El canal de ventas indica el origen o el medio por el que se realizó una orden. Puede ser un portal en línea, un equipo de ventas directas, una conexión EDI con un socio o una tienda minorista.

Analizar el proceso por canal de ventas puede revelar diferencias importantes en eficiencia y conformidad. Por ejemplo, las órdenes del canal web pueden estar muy automatizadas y procesarse rápidamente, mientras que las de ventas directas pueden requerir más cambios manuales y ciclos de aprobación más largos. Este análisis ayuda a optimizar el flujo específico de cada canal y a asignar los recursos de forma más eficaz. También aporta una dimensión clave para Dashboards como «Cuellos de botella en el cumplimiento de pedidos».

Permite comparar el rendimiento del proceso en distintos canales y detectar diferencias en eficiencia, automatización y conformidad.

Esta información suele almacenarse en los datos de cabecera de la orden de venta y a menudo es un campo obligatorio al registrar la orden.

Este atributo identifica a la parte externa para la que se procesa la orden de venta. Puede ser un número de cliente único, el nombre de una empresa u otra clave que permita distinguir a un cliente de los demás.

En Process Mining, el identificador del cliente es una dimensión útil para segmentar los datos. Los analistas pueden filtrar el mapa del proceso para ver cómo se desarrolla para un cliente específico o comparar los flujos entre distintos grupos de clientes, como cuentas estratégicas y compradores ocasionales. Esto puede revelar procesos personalizados o destacar clientes que suelen generar desviaciones o demoras, y aportar información valiosa para gestionar las relaciones con los clientes.

Permite filtrar y comparar los procesos de distintos clientes o grupos para identificar procesos personalizados o cuentas problemáticas.

Se encuentra en los datos de cabecera de la orden de venta y está vinculado a los datos maestros del cliente en el sistema ERP o CRM de origen.

El identificador del producto, como un número de material o SKU, especifica qué se vende. Aunque una orden de venta puede incluir varios productos, este atributo suele representar el producto principal o puede agruparse en una categoría para realizar análisis generales.

Este atributo permite analizar el proceso de pedido a cobro desde la perspectiva del producto. El análisis puede revelar si ciertos productos se asocian con tiempos de cumplimiento más largos, más problemas de entrega o más cancelaciones. Esta información es fundamental para planificar la cadena de suministro, gestionar el inventario y definir la estrategia de la cartera de productos. Por ejemplo, descubrir que una línea de productos concreta sufre demoras constantes en el paso «Liberado para el almacén» puede dar pie a investigar sus niveles de existencias o su ubicación en el almacén.

Permite analizar el rendimiento del proceso para distintos productos o grupos de productos e identificar cuellos de botella o problemas específicos.

Se encuentra en el nivel de partida de la orden de venta. Para analizar el caso, puede representarse mediante la partida más importante o una categoría de producto derivada.

El atributo Nombre de usuario identifica a la persona o al agente automatizado responsable de realizar una actividad. Puede tratarse de un representante de ventas que creó la orden, un responsable de crédito que la aprobó o un usuario del sistema que contabilizó un pago automáticamente.

Este atributo permite analizar el proceso desde la perspectiva de las personas. Se utiliza para analizar la distribución de la carga de trabajo, comparar el rendimiento entre equipos o personas e identificar oportunidades de formación. También es clave para el cumplimiento y la trazabilidad de auditoría. Analizar las actividades por usuario ayuda a descubrir quién participa en ciclos de retrabajo o en comportamientos que no cumplen con el proceso, y es fundamental para calcular el KPI «Tasa de intervención manual».

Identifica a la persona o al sistema que realiza una actividad y permite analizar la carga de trabajo, el rendimiento de los equipos, los niveles de automatización y el cumplimiento.

Suele encontrarse en los registros de transacciones o en el historial de cambios de documentos, con nombres como «Creado por» o «Modificado por».

El valor de la orden representa el importe financiero total de la orden de venta. Es una métrica financiera clave que cuantifica la magnitud de cada caso.

Este atributo es muy útil para analizar el proceso en función del valor. Permite priorizar los problemas centrándose en las órdenes de mayor importe. Por ejemplo, los analistas pueden investigar si las órdenes de mayor importe tienen tiempos de ciclo más largos o más retrabajo que las de menor importe. También se utiliza para calcular el impacto financiero de las ineficiencias del proceso, como el valor total de las órdenes demoradas por un cuello de botella específico. Esto permite fundamentar las iniciativas de mejora del proceso.

Permite analizar el proceso según el valor, priorizar las mejoras centrándose en las órdenes de mayor importe y cuantificar el impacto financiero de las demoras.

Está disponible en los datos de cabecera de la orden de venta y suele calcularse sumando los valores netos de todas las partidas.

Este atributo booleano distingue las tareas realizadas por personas de las que ejecuta la automatización del sistema, como trabajos en segundo plano, API o bots de RPA. Por ejemplo, una comprobación de crédito podría ser un paso automatizado, mientras que resolver un bloqueo de crédito suele requerir intervención manual.

Analizar el proceso desde la perspectiva de la automatización es fundamental para las iniciativas de transformación digital. Este indicador es el dato principal para calcular el KPI de tasa de intervención manual. Permite identificar qué partes del proceso están muy automatizadas y cuáles todavía dependen del trabajo manual. El análisis puede revelar oportunidades para ampliar la automatización, reducir costes, minimizar errores y acortar los tiempos de ciclo.

Distingue las tareas manuales de las automatizadas, algo clave para medir el nivel de automatización e identificar oportunidades de mejora del proceso.

Esta información puede obtenerse del atributo «Nombre de usuario» (por ejemplo, al identificar usuarios del sistema como «BATCH_USER») o de campos específicos del registro de eventos que indiquen el contexto de ejecución.

El estado de la orden muestra en qué etapa del ciclo de vida se encontraba la orden de venta en un momento determinado. Es una etiqueta categórica que resume el estado actual de la orden.

La secuencia de actividades ofrece un mapa detallado del proceso, mientras que el atributo Estado de la orden permite crear una vista general más sencilla. Puede utilizarse para filtrar todas las órdenes que se encuentran en un estado específico, por ejemplo, las que están «En retención de crédito». Analizar el tiempo que las órdenes permanecen en distintos estados también puede revelar cuellos de botella, como órdenes que pasan demasiado tiempo en el estado «En espera de aprobación».

Ofrece un resumen general del estado de una orden y resulta útil para filtrar, analizar estados e identificar órdenes estancadas en una etapa concreta.

Es un campo estándar en la cabecera de la mayoría de los documentos de órdenes de venta en los sistemas ERP y CRM.

Tras comprobar el inventario y los calendarios de producción, la empresa proporciona una fecha de entrega confirmada. Esta fecha representa el compromiso de la organización con el cliente y sirve como referencia interna para medir el rendimiento del cumplimiento de pedidos.

Este atributo es fundamental para evaluar la eficiencia operativa interna. Se utiliza en el KPI «Tasa de entregas a tiempo», donde se compara con la fecha de entrega real para determinar si la empresa cumplió su compromiso. Las diferencias importantes entre las fechas de entrega solicitadas y confirmadas en muchas órdenes pueden indicar problemas sistémicos en los cálculos de disponibilidad para prometer (ATP) o en la planificación de la capacidad.

Representa el compromiso de la empresa con el cliente y sirve como referencia interna para medir la puntualidad de las entregas y la fiabilidad del cumplimiento de pedidos.

Se encuentra en los datos de las líneas de programación de la orden de venta y suele actualizarse después de una comprobación de disponibilidad o una ejecución de planificación de la producción.

La fecha de entrega real registra la entrega satisfactoria de las mercancías al cliente. A menudo se basa en la prueba de entrega del transportista.

Este atributo es la medida definitiva del éxito del cumplimiento del pedido. Es el dato final que se utiliza para calcular la «Tasa de entregas a tiempo» al compararlo con las fechas de entrega solicitada y confirmada. Analizar el tiempo entre la actividad «Mercancías enviadas» y la fecha de entrega real también puede aportar información sobre el rendimiento de los socios logísticos y los métodos de envío.

Es la prueba final del cumplimiento del pedido y resulta esencial para calcular con precisión la tasa de entregas a tiempo y el tiempo total de ciclo del cumplimiento de pedidos.

A menudo procede de un sistema externo de logística o transporte y se integra en el ERP. También puede derivarse de la marca de tiempo de la actividad «Mercancías entregadas».

Esta fecha representa el plazo de entrega que desea el cliente. Es un dato clave que se registra al inicio del proceso y sirve como referencia principal para evaluar la satisfacción del cliente con la puntualidad de la entrega.

En el análisis del proceso, la fecha de entrega solicitada se compara con otras fechas clave, como la fecha de entrega confirmada y la fecha de entrega real, para medir los niveles de servicio. Es un dato clave para el Dashboard «Rendimiento de las entregas a tiempo» y se utiliza para determinar si la entrega llegó a tiempo desde la perspectiva del cliente. Analizar las diferencias entre las fechas solicitadas y confirmadas también puede revelar problemas de planificación y programación.

Representa las expectativas del cliente sobre la entrega y sirve de referencia para medir la puntualidad y su satisfacción.

Suele encontrarse en la cabecera de la orden de venta o en los detalles de las partidas, y se introduce al crear la orden.

La fecha de vencimiento del pago se calcula a partir de la fecha de la factura y las condiciones de pago acordadas con el cliente. Establece el límite para pagar a tiempo y es un elemento clave del proceso de cuentas por cobrar.

Este atributo es fundamental para analizar la parte financiera del ciclo de pedido a cobro. Sirve de referencia para determinar si un pago se realizó a tiempo y es un dato directo para el KPI «Tasa de pagos a tiempo». El Dashboard «Ciclo de facturación a cobro» depende en gran medida de esta fecha para analizar los hábitos de pago y gestionar eficazmente el capital de trabajo. Las demoras entre la creación de la factura y el pago pueden compararse con esta fecha para identificar a los clientes que pagan tarde.

Es fundamental para el análisis financiero: sirve de referencia para calcular la tasa de pagos a tiempo y gestionar las cuentas por cobrar.

Suele encontrarse en el documento de factura del cliente y se calcula a partir de la fecha de la factura y las condiciones de pago especificadas en los datos maestros del cliente o en la orden de venta.

Cuando se cancela una orden de venta o se rechaza una partida, el motivo de rechazo aporta el contexto empresarial de este resultado desfavorable. Los motivos pueden ser «Cancelación solicitada por el cliente», «Precio incorrecto» o «Sin existencias», entre otros.

Este atributo es esencial para analizar las causas raíz de los fallos del proceso. Al analizar la frecuencia de los distintos motivos de rechazo, una empresa puede identificar problemas sistémicos. Por ejemplo, un número elevado de cancelaciones por «Precio incorrecto» podría indicar problemas en los procesos de cotización o de gestión de datos maestros. Este análisis contribuye directamente a mejorar la tasa de acierto a la primera y reducir el desperdicio en los procesos.

Explica por qué fallan las órdenes y permite analizar las causas raíz para abordar problemas subyacentes de precios, inventario o comunicación con los clientes.

Suele encontrarse en el nivel de partida de la orden de venta y se selecciona de una lista predefinida de códigos cuando se cancela una partida.