Su Template de datos de Order to Cash: procesamiento de pedidos de venta

La hora del evento es una marca de tiempo que registra el momento exacto en que tuvo lugar una actividad. Este atributo proporciona el contexto temporal del proceso y permite ordenar cronológicamente todos los eventos asociados a una orden de venta.

Esta marca de tiempo es fundamental para cualquier análisis basado en el tiempo. Se utiliza para calcular los tiempos de ciclo entre dos actividades, determinar la duración de pasos concretos e identificar retrasos o cuellos de botella. Por ejemplo, el KPI «Tiempo de ciclo del cumplimiento de pedidos» se calcula como la diferencia entre la hora del evento de la actividad de entrega final y la de la creación inicial de la orden. Dashboards como «Resumen del tiempo de ciclo de la orden de venta» dependen por completo de este atributo.

Esta marca de tiempo es esencial para calcular todas las métricas de rendimiento, como los tiempos de ciclo y las duraciones, que resultan fundamentales para identificar cuellos de botella.

Normalmente se encuentra junto a cada registro de transacción o actualización de estado, a menudo con etiquetas como fecha de creación, fecha de modificación o fecha de contabilización.

El ID del pedido de venta es la base del Process Mining en Order to Cash, ya que identifica de forma única cada instancia del proceso, desde la creación hasta el cierre. Actúa como clave principal que vincula todas las actividades, eventos y datos relacionados, y forma el recorrido completo de principio a fin de un único pedido.

En el análisis, este atributo permite reconstruir el ciclo de vida de cada pedido de venta. Se utiliza para seguir la secuencia de eventos, medir la duración entre actividades y agregar métricas a nivel de pedido. Por ejemplo, para calcular el KPI «Tiempo de ciclo del cumplimiento del pedido», es necesario agrupar todas las actividades por su ID del pedido de venta y calcular la diferencia de tiempo entre el primer y el último evento.

Este ID es esencial para seguir cada pedido a lo largo del proceso y permite analizar a nivel de caso los tiempos de ciclo, los cuellos de botella y las desviaciones.

Normalmente se encuentra en la tabla de cabecera de los documentos de pedidos de venta del sistema ERP o CRM de origen.

El nombre de la actividad describe un paso o hito del ciclo de vida de una orden de venta, como «Orden de venta creada», «Comprobación de crédito realizada» o «Mercancías enviadas». Cada actividad representa una acción diferenciada realizada sobre la orden de venta y constituye uno de los elementos básicos del mapa del proceso.

El análisis depende en gran medida de este atributo para visualizar el flujo del proceso, identificar las rutas habituales y descubrir desviaciones del procedimiento estándar. Al analizar la secuencia de actividades, los analistas pueden localizar cuellos de botella, bucles de retrabajo, como actividades repetidas de «Orden de venta modificada», y variantes del proceso que no cumplen los requisitos. Es fundamental para Dashboards como «Conformidad y desviaciones del proceso» y KPI como «Tasa de retrabajo de órdenes de venta».

Define los pasos del proceso, lo que permite visualizar el mapa de procesos, analizar los flujos del proceso e identificar retrabajos o desviaciones.

A menudo se obtiene de los cambios de estado de los documentos, los registros de eventos o los códigos de transacción de los módulos de ventas, entregas y facturación del sistema de origen.

El atributo Sistema de origen especifica el sistema de registro en el que se generaron los datos del evento. En las empresas modernas, un proceso integral como Order to Cash suele abarcar varias aplicaciones, por ejemplo, un CRM para crear el pedido y un ERP para el cumplimiento y la facturación.

En el análisis, este atributo resulta útil para comprender el entorno tecnológico del proceso. Ayuda a identificar puntos de integración y posibles problemas de coherencia de datos entre distintos sistemas. Analizar las actividades por sistema de origen puede revelar si determinados pasos del proceso se gestionan de forma diferente o sufren más retrasos según el sistema en el que se ejecutan.

Proporciona contexto sobre el origen de los datos, algo fundamental en entornos con varios sistemas para rastrear su linaje e identificar variaciones del proceso específicas de cada sistema.

Esta información suele añadirse durante el proceso de extracción de datos (ETL) o puede ser un campo estándar de los almacenes de datos.

Este atributo proporciona una marca de tiempo de la última carga de datos en el entorno de Process Mining. Refleja la actualidad de los datos analizados y se diferencia de la hora del evento, que registra cuándo tuvo lugar realmente la actividad empresarial.

Aunque normalmente no se utiliza para analizar directamente el flujo del proceso, esta información es esencial para la gobernanza de datos y para garantizar la fiabilidad de los resultados. Permite a analistas y usuarios de negocio comprender la actualidad de los insights generados. Por ejemplo, si la última actualización de datos se realizó hace una semana, cualquier conclusión sobre el rendimiento actual debe interpretarse teniendo en cuenta este hecho.

Indica la actualidad de los datos y garantiza que los análisis se basen en información actualizada y que las conclusiones sigan siendo relevantes.

Normalmente lo genera y almacena la herramienta de extracción de datos (ETL) o la plataforma de Process Mining durante la ingesta de datos.

El canal de ventas indica el origen o el método mediante el que se realizó una orden. Puede tratarse de un portal en línea, un equipo de ventas directas, una conexión EDI con un socio o una tienda minorista.

Analizar el proceso por canal de ventas puede revelar variaciones significativas en la eficiencia y la conformidad. Por ejemplo, las órdenes del canal web pueden estar muy automatizadas y procesarse con rapidez, mientras que las órdenes de ventas directas pueden implicar más cambios manuales y ciclos de aprobación más largos. Este análisis ayuda a las empresas a optimizar el flujo específico de cada canal y asignar los recursos de forma más eficaz. Proporciona una dimensión clave para Dashboards como «Cuellos de botella del cumplimiento de pedidos».

Permite comparar el rendimiento del proceso entre distintos canales y revela variaciones en eficiencia, automatización y conformidad.

Esta información suele almacenarse en los datos de la cabecera del pedido de venta y a menudo es un campo obligatorio durante la introducción del pedido.

Este atributo identifica a la parte externa para la que se procesa el pedido de venta. Puede ser un número de cliente único, el nombre de una empresa u otra clave que distinga a un cliente de otro.

En Process Mining, el identificador del cliente es una dimensión muy útil para segmentar los datos. Los analistas pueden filtrar el mapa de procesos para ver cómo se comporta el proceso con un cliente concreto o comparar los flujos entre distintos grupos de clientes, como cuentas estratégicas y compradores ocasionales. Esto puede revelar procesos personalizados o destacar clientes que provocan con frecuencia desviaciones o retrasos, y proporciona información valiosa para la gestión de las relaciones con los clientes.

Permite filtrar y comparar procesos entre distintos clientes o grupos de clientes para identificar procesos personalizados o cuentas problemáticas.

Se encuentra en los datos de la cabecera del pedido de venta y está vinculado a los datos maestros del cliente en el sistema ERP o CRM de origen.

El identificador del producto, como un número de material o SKU, especifica qué se vende. Aunque un pedido de venta puede contener varios productos, este atributo suele representar el producto principal o puede agregarse en una categoría de producto para realizar análisis de alto nivel.

Este atributo permite analizar el proceso Order to Cash desde la perspectiva del producto. El análisis puede revelar si determinados productos están asociados con tiempos de cumplimiento más largos, más problemas de entrega o tasas de cancelación más elevadas. Esta información es fundamental para la planificación de la cadena de suministro, la gestión del inventario y la estrategia de la cartera de productos. Por ejemplo, descubrir que una línea de productos concreta sufre retrasos constantes en el paso «Liberado al almacén» puede desencadenar una investigación sobre sus niveles de stock o su ubicación en el almacén.

Permite analizar el rendimiento del proceso para distintos productos o grupos de productos y ayuda a identificar cuellos de botella o problemas específicos de cada producto.

Se encuentra en el nivel de posición del pedido de venta. Para el análisis a nivel de caso, puede representarse mediante la posición más relevante o una categoría de producto derivada.

El atributo Nombre de usuario identifica a la persona o al agente automatizado responsable de realizar una actividad determinada. Puede tratarse de un representante de ventas que creó el pedido, un responsable de crédito que lo aprobó o un usuario del sistema que contabilizó automáticamente un pago.

Este atributo permite analizar el proceso desde una perspectiva centrada en las personas. Se utiliza para analizar la distribución de la carga de trabajo, comparar el rendimiento entre equipos o personas e identificar oportunidades de formación. También es clave para el cumplimiento y la trazabilidad de auditoría. Analizar las actividades por usuario ayuda a descubrir quién participa en bucles de retrabajo o comportamientos que no cumplen las normas, y es fundamental para calcular el KPI «Tasa de intervención manual».

Identifica a la persona o al sistema que realiza una actividad y permite analizar la carga de trabajo, el rendimiento del equipo, los niveles de automatización y el cumplimiento.

Se encuentra habitualmente en los registros de transacciones o en los historiales de cambios de documentos, a menudo con etiquetas como «Creado por» o «Modificado por».

El valor del pedido representa el valor financiero total del pedido de venta. Es una métrica financiera fundamental que cuantifica la magnitud de cada instancia de caso.

Este atributo resulta muy valioso para analizar el proceso según su valor. Permite priorizar los problemas centrándose en los pedidos de mayor importe. Por ejemplo, los analistas pueden investigar si los pedidos de alto valor tienen tiempos de ciclo más largos o más retrabajo que los pedidos de bajo valor. También se utiliza para calcular el impacto financiero de las ineficiencias del proceso, como el valor total de los pedidos retrasados por un cuello de botella concreto. Esto crea un argumento empresarial sólido para las iniciativas de mejora de procesos.

Permite realizar análisis basados en el valor, ayuda a priorizar las mejoras del proceso centrándose en los pedidos de alto valor y cuantifica el impacto financiero de los retrasos.

Está disponible en los datos de la cabecera del pedido de venta y a menudo se calcula como la suma de los valores netos de todas las posiciones.

Este Atributo booleano distingue entre las tareas ejecutadas por personas usuarias y las realizadas mediante automatización del sistema, como trabajos en segundo plano, API o bots de RPA. Por ejemplo, una comprobación de crédito puede ser un paso automatizado, mientras que resolver un bloqueo de crédito suele requerir intervención manual.

Analizar el proceso desde la perspectiva de la automatización es fundamental para las iniciativas de transformación digital. Este indicador es el principal dato para calcular el KPI «Manual Intervention Rate». Ayuda a identificar qué partes del proceso están altamente automatizadas y cuáles todavía dependen del trabajo manual. Este análisis puede revelar oportunidades para seguir automatizando, reducir costes, minimizar errores y acortar los tiempos de ciclo.

Distingue entre tareas manuales y automatizadas, un aspecto clave para medir el nivel de automatización e identificar oportunidades de mejora del proceso.

Esta información puede derivarse del Atributo «User Name», por ejemplo, identificando usuarios del sistema como «BATCH_USER», o de campos específicos de los registros de eventos que registran el contexto de ejecución.

El estado del pedido ofrece una visión del punto en el que se encuentra el pedido de venta dentro de su ciclo de vida en un momento concreto. Es una etiqueta categórica que resume el estado actual del pedido.

Mientras que la secuencia de actividades proporciona un mapa detallado del proceso, el Atributo de estado del pedido resulta útil para crear una visión simplificada y general del proceso. Puede utilizarse para filtrar todos los pedidos que se encuentren actualmente en un estado específico, por ejemplo, todos los pedidos «On Credit Hold». Analizar el tiempo dedicado a los distintos estados también puede revelar cuellos de botella, como pedidos que permanecen demasiado tiempo en el estado «Waiting for Approval».

Ofrece un resumen general del estado de un pedido, útil para filtrar, analizar estados e identificar pedidos atascados en una fase concreta.

Es un campo estándar en la cabecera de la mayoría de los documentos de pedidos de venta de los sistemas ERP y CRM.

Después de comprobar el inventario y los calendarios de producción, la empresa proporciona una fecha de entrega confirmada. Esta fecha representa el compromiso de la organización con el cliente y sirve como referencia interna para medir el rendimiento del cumplimiento.

Este atributo es fundamental para evaluar la eficiencia operativa interna. Se utiliza en el KPI «Tasa de entregas a tiempo», donde se compara con la fecha de entrega real para determinar si la empresa cumplió su propio compromiso. Las diferencias significativas entre las fechas de entrega solicitadas y confirmadas en muchos pedidos pueden indicar problemas sistémicos en los cálculos de disponibilidad para promesa (ATP) o en la planificación de la capacidad.

Representa el compromiso de la empresa con el cliente y sirve como referencia interna para medir la puntualidad de las entregas y la fiabilidad del cumplimiento.

Se encuentra en los datos de las líneas de programación del pedido de venta, que suelen actualizarse después de una comprobación de disponibilidad o una ejecución de planificación de la producción.

La fecha de entrega real es la marca de tiempo que registra la entrega satisfactoria de los productos al cliente. A menudo se basa en el comprobante de entrega del transportista.

Este Atributo es la medida definitiva del éxito del cumplimiento. Es el último dato utilizado para calcular la «On-Time Delivery Rate», comparándolo con las fechas de entrega solicitada y confirmada. Analizar el intervalo entre la actividad «Goods Shipped» y la fecha de entrega real también puede aportar información sobre el rendimiento de los socios logísticos y los métodos de envío.

Es la prueba final del cumplimiento y resulta esencial para calcular con precisión la «On-Time Delivery Rate» y el tiempo total del ciclo de cumplimiento del pedido.

A menudo procede de un sistema externo de logística o transporte y se integra posteriormente en el ERP. Puede derivarse de la marca de tiempo de la actividad «Goods Delivered».

Esta fecha representa el plazo de entrega deseado por el cliente. Es un dato fundamental que se captura al inicio del proceso y sirve como referencia principal para evaluar la satisfacción del cliente respecto a la puntualidad de la entrega.

En el análisis del proceso, la fecha de entrega solicitada se compara con otras fechas clave, como la fecha de entrega confirmada y la fecha de entrega real, para medir los niveles de servicio. Es un dato de entrada clave para el panel «Rendimiento de las entregas a tiempo» y se utiliza para determinar si una entrega se realizó puntualmente desde la perspectiva del cliente. Analizar las diferencias entre las fechas solicitada y confirmada también puede poner de manifiesto problemas de planificación y programación.

Representa la expectativa de entrega del cliente y establece una referencia para medir el rendimiento de las entregas a tiempo y la satisfacción del cliente.

Normalmente se encuentra en la cabecera del pedido de venta o en los detalles de sus posiciones, y se introduce durante la creación del pedido.

La fecha de vencimiento del pago se calcula a partir de la fecha de la factura y las condiciones de pago acordadas con el cliente. Establece el plazo para realizar el pago a tiempo y es un elemento clave del proceso de cuentas por cobrar.

Este Atributo es fundamental para analizar la parte financiera del ciclo Order to Cash. Es el punto de referencia para determinar si un pago se realizó a tiempo, un dato que alimenta directamente el KPI «On-Time Payment Rate». El Dashboard «Invoice to Payment Cycle» depende en gran medida de esta fecha para analizar el comportamiento de pago y gestionar eficazmente el capital circulante. Comparar los retrasos entre la creación de la factura y el pago con esta fecha permite identificar a los clientes que pagan con demora.

Es fundamental para el análisis financiero, ya que sirve como referencia para calcular la «On-Time Payment Rate» y gestionar las cuentas por cobrar.

Normalmente se encuentra en el documento de factura del cliente y se deriva de la fecha de la factura y de las condiciones de pago especificadas en los datos maestros del cliente o en el pedido de venta.

Cuando se cancela un pedido de venta o se rechaza un artículo, el motivo del rechazo aporta el contexto empresarial de este resultado negativo. Los motivos pueden ir desde «Customer Canceled» e «Incorrect Price» hasta «Out of Stock».

Este Atributo es esencial para analizar la causa raíz de los fallos del proceso. Al analizar la frecuencia de los distintos motivos de rechazo, una empresa puede identificar problemas sistémicos. Por ejemplo, un número elevado de cancelaciones debido a «Incorrect Price» podría indicar problemas en los procesos de elaboración de ofertas o de datos maestros. Este análisis contribuye directamente a mejorar la «First-Time Right Rate» y reducir el desperdicio del proceso.

Explica por qué fallan los pedidos y permite analizar la causa raíz para abordar problemas subyacentes de precios, inventario o comunicación con el cliente.

Normalmente se encuentra en el nivel de posición del pedido de venta y se selecciona de una lista predefinida de códigos cuando se cancela un artículo.