Su plantilla de datos de Record to Report - Journal Entry

La hora del evento, o marca de tiempo, registra la fecha y la hora exactas en que se ejecutó una actividad. Proporciona el orden cronológico de los eventos de cada caso, algo esencial para reconstruir el flujo del proceso con precisión.

En el análisis, las marcas de tiempo se utilizan para calcular las duraciones entre actividades, medir el tiempo de ciclo total del proceso e identificar retrasos o cuellos de botella. Por ejemplo, la diferencia entre «Asiento contable enviado para aprobación» y «Asiento contable aprobado» proporciona el tiempo de aprobación. Las marcas de tiempo precisas son la base de cualquier análisis de procesos basado en el tiempo y de la medición del rendimiento.

Esta marca de tiempo es esencial para ordenar los eventos, calcular los tiempos de ciclo y las duraciones, e identificar retrasos en el proceso.

Se encuentra en registros de eventos, tablas del historial de transacciones o registros de cambios de documentos. Los campos clave suelen denominarse «Fecha de creación», «Fecha de modificación» o «Marca de tiempo».

El ID del asiento contable es un Atributo fundamental que identifica de forma única cada instancia del proceso de una transacción financiera. Vincula todas las actividades relacionadas, como la creación, la aprobación y la contabilización, en un único caso coherente.

En el análisis de Process Mining, este ID permite reconstruir el recorrido completo de cada asiento contable. Es la base para calcular métricas a nivel de caso, como el tiempo de ciclo, identificar variantes del proceso y analizar la conformidad con el modelo de proceso deseado. Sin un identificador único de caso, es imposible rastrear la secuencia de eventos de una transacción específica.

Este ID es esencial para realizar el seguimiento del ciclo de vida completo de cada asiento contable y permite analizar los flujos, las duraciones y las variaciones del proceso.

Normalmente se encuentra en la tabla de cabecera de los documentos financieros o contables. Puede ser una clave compuesta por el número de documento, el código de empresa y el ejercicio fiscal.

El nombre de la actividad describe un paso del ciclo de vida del asiento contable, como «Asiento contable creado», «Asiento contable enviado para aprobación» o «Asiento contable contabilizado». Cada actividad representa un cambio de estado o una acción diferenciada realizada sobre el asiento contable.

Este Atributo es fundamental para Process Mining, ya que define los nodos del mapa de procesos. Analizar la secuencia y la frecuencia de las actividades ayuda a descubrir el flujo real del proceso, identificar cuellos de botella entre pasos, detectar desviaciones del procedimiento estándar y medir el tiempo empleado en cada etapa.

Define los pasos del mapa de procesos, algo esencial para visualizar el flujo del proceso, identificar cuellos de botella y analizar desviaciones.

A menudo se obtiene de registros de cambios de estado, tablas de eventos, códigos de transacción o del historial del Workflow asociado al documento del asiento contable.

El Atributo del sistema de origen identifica la aplicación o el módulo de origen donde se generaron los datos del asiento contable. En los entornos empresariales actuales, los datos financieros pueden proceder de distintos ERP, sublibros o aplicaciones de terceros.

Este Atributo resulta valioso para varias perspectivas analíticas. Permite comparar la eficiencia y la conformidad del proceso entre distintos sistemas de origen. Por ejemplo, puede analizar si los asientos procedentes de un sublibro automatizado se procesan más rápido que los creados manualmente. También es fundamental para la gobernanza de datos y la resolución de problemas, ya que ayuda a rastrear los datos hasta su origen.

Identifica el origen de los datos, algo fundamental para comparar procesos entre distintos sistemas y para la gobernanza de datos.

Normalmente se especifica durante la configuración de la extracción de datos o está disponible como campo estándar en almacenes de datos que consolidan información de varios sistemas.

Este atributo registra la fecha y hora de la extracción o actualización más reciente de los datos. Proporciona contexto sobre la actualidad de los datos analizados.

En cualquier análisis, es fundamental comprender la actualidad de los datos para interpretar correctamente los resultados. Esta marca de tiempo ayuda a saber si se está consultando información en tiempo real o una instantánea de un momento concreto, lo que afecta a la relevancia de los Dashboards y los KPI relacionados con los trabajos pendientes actuales o el rendimiento del proceso.

Indica la actualidad de los datos y permite comprender hasta qué punto el análisis del proceso refleja la situación actual.

Normalmente, la herramienta de extracción de datos o la plataforma de integración lo genera y almacena durante el proceso de carga de datos.

El código de empresa representa una entidad jurídica o empresarial diferenciada dentro de una organización. Las transacciones financieras se registran a nivel de código de empresa para facilitar la elaboración de informes financieros independientes.

En Process Mining, el código de empresa es un Atributo fundamental para el análisis organizativo. Permite comparar el rendimiento del proceso entre distintas entidades, regiones o filiales. Por ejemplo, una persona analista puede comparar las tasas de rechazo o los tiempos de aprobación entre las entidades de Estados Unidos y Alemania para identificar buenas prácticas o áreas que necesitan mejoras. Esto ayuda a estandarizar los procesos y garantizar el cumplimiento en toda la organización.

Permite comparar el rendimiento y establecer referencias entre distintas entidades jurídicas, filiales o regiones.

Es un campo estándar en la cabecera de casi todos los documentos financieros de un sistema ERP.

El estado del asiento contable indica la situación de la transacción en un momento concreto o su resultado final. Los estados suelen reflejar hitos clave del proceso, como «En curso», «Enviado para aprobación», «Contabilizado» o «Revertido».

Este Atributo es muy útil para comprender la carga de trabajo y los pendientes actuales. Al filtrar los asientos con estado «En curso» o «Pendiente de aprobación», las personas responsables pueden supervisar el trabajo pendiente. Analizar el estado final ayuda a comprender los resultados del proceso, por ejemplo, calculando la proporción de asientos contabilizados frente a los eliminados o revertidos.

Ayuda a comprender la carga de trabajo y los pendientes actuales mediante el seguimiento del estado de cada asiento contable, como «Pendiente de aprobación» o «Contabilizado».

Está disponible en los datos de cabecera del asiento contable. Entre los nombres de campo habituales se incluyen «Estado del documento» o «Estado de contabilización».

Este Atributo recoge el valor financiero del asiento contable. Puede representar el importe total del débito, el importe total del crédito o un total absoluto, según el sistema y el modelo de datos.

Analizar el proceso desde la perspectiva del valor monetario puede revelar información importante. Ayuda a priorizar las iniciativas de mejora centrándose en las transacciones de mayor valor. Por ejemplo, se puede investigar si los asientos de importe elevado tardan más en aprobarse o presentan una tasa de rechazo superior. Este Atributo también es esencial para el análisis de materialidad y para identificar transacciones que implican un mayor riesgo financiero.

Es fundamental para el análisis de materialidad, ya que ayuda a priorizar las mejoras del proceso en las transacciones de mayor valor y a evaluar el impacto financiero.

Normalmente está disponible en la tabla de cabecera del asiento contable. Puede ser necesario calcularlo sumando los importes de las partidas.

El Atributo de moneda especifica la unidad monetaria del importe del asiento contable. Es esencial para interpretar y comparar correctamente los valores financieros, especialmente en organizaciones multinacionales.

En el análisis, este Atributo proporciona el contexto necesario para el importe del asiento contable. Permite filtrar las transacciones por moneda y es un requisito previo para cualquier análisis que implique agregar o comparar importes entre distintas regiones. Para realizar un análisis global significativo, puede ser necesario convertir los importes a una única moneda de presentación.

Proporciona el contexto esencial del importe del asiento contable y permite realizar análisis y comparaciones financieras precisas entre distintas monedas.

Es un campo estándar en la cabecera de los documentos financieros, que suele denominarse «Código de moneda» o «Clave de moneda».

El Atributo del nombre de usuario identifica a la persona responsable de ejecutar un paso determinado del proceso. Puede ser quien creó el asiento contable, quien lo envió, la persona responsable que lo aprobó o quien lo contabilizó.

Analizar el rendimiento del proceso por usuario proporciona información sobre la distribución de la carga de trabajo, la productividad del equipo y las necesidades individuales de formación. Puede ayudar a identificar a las personas con mejor rendimiento, a quienes necesitan apoyo adicional o las actividades que determinadas personas realizan de forma habitual. Esta información es clave para la gestión de recursos y las iniciativas de mejora del rendimiento.

Este Atributo es clave para analizar la distribución de la carga de trabajo, el rendimiento del equipo e identificar oportunidades de formación.

Normalmente se encuentra en registros de cambios de documentos o tablas del historial del Workflow, asociado a campos como «Creado por», «Modificado por» o «ID de usuario».

El tipo de asiento contable clasifica las transacciones según su finalidad o naturaleza empresarial. Entre los tipos habituales se incluyen los asientos manuales estándar, los asientos automatizados de sublibros, las periodificaciones, las reclasificaciones y los asientos de reversión.

Este Atributo es una dimensión muy útil para filtrar y segmentar el análisis de procesos. Al comparar los flujos y las métricas de rendimiento de distintos tipos de asientos contables, las organizaciones pueden obtener información valiosa. Por ejemplo, pueden descubrir que los asientos de periodificación tienen un ciclo de aprobación mucho más largo o que los asientos periódicos presentan un mayor nivel de automatización. Esto ayuda a adaptar las iniciativas de mejora a categorías específicas de transacciones.

Permite segmentar el análisis para comparar procesos de distintos tipos de transacciones, como periodificaciones y asientos estándar, y encontrar áreas de mejora específicas.

Normalmente se encuentra en los datos de cabecera del asiento contable. Los nombres de campo suelen incluir «Tipo de documento», «Categoría del asiento» o «Tipo de asiento».

El Atributo de departamento vincula un asiento contable con una unidad empresarial, función o centro de costes específico. Estos datos organizativos ayudan a atribuir las actividades financieras al área responsable dentro de la empresa.

Al igual que el código de empresa, el departamento permite segmentar los datos del proceso para realizar un análisis más detallado. Puede utilizarse para comparar la eficiencia del proceso, las tasas de reprocesamiento o los tiempos de aprobación entre distintos departamentos. Esto ayuda a identificar buenas prácticas departamentales o áreas en las que determinados equipos necesitan más apoyo u orientación sobre el proceso.

Permite analizar el proceso y comparar el rendimiento entre distintas unidades empresariales, lo que ayuda a identificar problemas específicos de cada departamento o buenas prácticas.

Puede encontrarse en los datos de cabecera o de partidas del asiento contable. Puede derivarse de la persona usuaria que creó el asiento o del centro de costes asignado a la transacción.

El Atributo «Está automatizado» es un indicador booleano que distingue entre las actividades ejecutadas por sistemas automatizados, como bots o sublibros integrados, y las realizadas manualmente por personas usuarias.

Este Atributo es esencial para medir el nivel de automatización del proceso de asientos contables. Permite calcular el KPI de tasa de automatización y ayuda a identificar oportunidades para seguir automatizando. Al comparar los tiempos de ciclo y las tasas de error de las actividades automatizadas y manuales, las empresas pueden fundamentar la inversión en tecnologías de automatización para mejorar la eficiencia y reducir los errores humanos.

Ayuda a medir la tasa de automatización del proceso e identificar oportunidades para automatizar tareas manuales, aumentando así la eficiencia y reduciendo los errores.

A menudo se obtiene comprobando si el «Nombre de usuario» corresponde a una cuenta de sistema o de servicio, o si la transacción se originó en un sistema de origen automatizado.

La fecha de contabilización es la fecha contable oficial de una transacción. Determina el periodo fiscal en el que el asiento contable se reflejará en los estados financieros. Puede diferir de la fecha de creación del asiento o de la fecha en que tuvo lugar la transacción.

Analizar la fecha de contabilización es fundamental para los controles financieros y el análisis de puntualidad. El intervalo entre la fecha de creación o aprobación y la fecha de contabilización puede ser un indicador clave de rendimiento que ponga de manifiesto retrasos en la etapa final del proceso. También se utiliza para analizar las tasas de contabilización puntual e identificar asientos registrados con fecha anterior o en periodos incorrectos, lo que puede constituir un problema de cumplimiento.

Esta fecha es fundamental para calcular los retrasos de contabilización y garantizar que los asientos se registren en el periodo financiero correcto para elaborar informes precisos.

Es un campo estándar y obligatorio en la cabecera de todos los documentos financieros de un sistema ERP.

El motivo del rechazo es un código o una descripción textual que explica por qué no se aprobó un asiento contable. Entre los motivos habituales se incluyen una asignación incorrecta de cuentas, documentación insuficiente o incumplimientos de las políticas.

Este Atributo es la principal fuente para analizar las causas raíz del reprocesamiento y las ineficiencias del proceso. Al analizar la frecuencia de los distintos motivos de rechazo, las organizaciones pueden identificar las fuentes de error más comunes. Esta información resulta muy valiosa para desarrollar medidas específicas, como mejorar los materiales de formación, aclarar las políticas o implementar controles del sistema que prevengan los errores desde el principio. También respalda directamente KPI como la tasa de rechazo y la tasa de reprocesamiento.

Es fundamental para analizar las causas raíz del reprocesamiento, identificar errores comunes y desarrollar mejoras específicas de formación o del sistema.

Normalmente se encuentra en el registro del Workflow o en el historial de aprobación del asiento contable. Puede ser un campo de texto libre o una selección de una lista predefinida.