Su Template de datos para registro a informe: asientos contables

La hora del evento, o marca de tiempo, registra la fecha y hora exactas en que se ejecutó una actividad. Establece el orden cronológico de los eventos de cada caso, algo esencial para reconstruir correctamente el flujo del proceso.

En el análisis, las marcas de tiempo permiten calcular la duración entre actividades, medir el tiempo de ciclo total del proceso e identificar retrasos o cuellos de botella. Por ejemplo, la diferencia entre «Asiento enviado para aprobación» y «Asiento aprobado» indica cuánto tardó la aprobación. Las marcas de tiempo precisas son la base de cualquier análisis temporal del proceso y de la medición del rendimiento.

Esta marca de tiempo es esencial para ordenar los eventos, calcular los tiempos de ciclo y las duraciones, e identificar retrasos en el proceso.

Se encuentra en registros de eventos, tablas del historial de transacciones o registros de cambios de documentos. Los campos clave suelen llamarse «Fecha de creación», «Fecha de modificación» o «Marca de tiempo».

El ID del asiento es un atributo fundamental que identifica de forma única cada instancia de un proceso de transacción financiera. Vincula en un mismo caso todas las actividades relacionadas, como la creación, la aprobación y la contabilización.

En el análisis de Process Mining, este ID permite reconstruir el recorrido completo de cada asiento. Es la base para calcular métricas por caso, como el tiempo de ciclo, identificar variantes del proceso y analizar la conformidad con el modelo de proceso deseado. Sin un identificador único del caso, no es posible seguir la secuencia de eventos de una transacción específica.

Este ID es esencial para seguir todo el ciclo de vida de cada asiento y analizar los flujos del proceso, su duración y sus variaciones.

Suele encontrarse en la tabla de cabecera de los documentos financieros o contables. Puede ser una clave compuesta por el número de documento, el código de empresa y el ejercicio fiscal.

El nombre de la actividad describe un paso del ciclo de vida del asiento, como «Asiento creado», «Asiento enviado para aprobación» o «Asiento contabilizado». Cada actividad representa un cambio de estado o una acción concreta realizada en el asiento.

Este atributo es fundamental para Process Mining, ya que define los nodos del mapa del proceso. Analizar la secuencia y la frecuencia de las actividades ayuda a descubrir el flujo real del proceso, identificar cuellos de botella entre pasos, detectar desviaciones del procedimiento estándar y medir el tiempo que se dedica a cada etapa.

Define los pasos del mapa del proceso, algo esencial para visualizar el flujo, identificar cuellos de botella y analizar desviaciones.

A menudo se obtiene de los registros de cambios de estado, las tablas de eventos, los códigos de transacción o el historial del flujo de trabajo asociado al documento del asiento.

El atributo Sistema de origen identifica la aplicación o el módulo donde se generaron los datos del asiento. En las empresas actuales, los datos financieros pueden proceder de distintos ERP, sublibros contables o aplicaciones de terceros.

Este atributo permite realizar varios tipos de análisis. Por ejemplo, permite comparar la eficiencia y la conformidad de los procesos entre distintos sistemas de origen. También permite analizar si los asientos procedentes de un sublibro automatizado se procesan más rápido que los creados manualmente. Además, es fundamental para la gobernanza de datos y la resolución de problemas, ya que permite rastrear los datos hasta su origen.

Identifica el origen de los datos, algo fundamental para comparar procesos entre distintos sistemas y para la gobernanza de datos.

Suele especificarse al configurar la extracción de datos o estar disponible como campo estándar en los almacenes de datos que consolidan información de varios sistemas.

Este atributo registra la fecha y hora de la extracción o actualización más reciente de los datos. Indica qué tan actualizados están los datos analizados.

Para interpretar correctamente los resultados de cualquier análisis, es fundamental saber si los datos están actualizados. Esta marca de tiempo permite saber si se está consultando información en tiempo real o una instantánea de un momento concreto. Esto influye en la relevancia de los Dashboards y los KPI relacionados con los pendientes actuales o el rendimiento del proceso.

Indica qué tan actualizados están los datos y permite saber hasta qué fecha llega el análisis del proceso.

La herramienta de extracción de datos o la plataforma de integración suele generar y almacenar este dato durante la carga.

El código de empresa representa una entidad jurídica o unidad de negocio diferenciada dentro de una organización. Las transacciones financieras se registran a nivel de código de empresa para facilitar la elaboración de informes financieros independientes.

En Process Mining, el código de empresa es un atributo clave para el análisis organizativo. Permite comparar el rendimiento de los procesos entre distintas entidades, regiones o filiales. Por ejemplo, una persona analista puede comparar las tasas de rechazo o los tiempos de aprobación de las entidades de Estados Unidos y Alemania para identificar buenas prácticas u oportunidades de mejora. Esto ayuda a estandarizar los procesos y garantizar el cumplimiento en toda la organización.

Permite comparar el rendimiento de los procesos entre distintas entidades jurídicas, filiales o regiones.

Campo estándar en la cabecera de casi todos los documentos financieros de un sistema ERP.

El estado del asiento indica la situación de la transacción en un momento determinado o su resultado final. Los estados suelen reflejar hitos clave del proceso, como «En curso», «Enviado para aprobación», «Contabilizado» o «Revertido».

Este atributo resulta muy útil para conocer la carga de trabajo y los pendientes actuales. Al filtrar los asientos con estado «En curso» o «Pendiente de aprobación», las personas responsables pueden supervisar el trabajo pendiente. Analizar el estado final ayuda a comprender los resultados del proceso, por ejemplo, calculando la proporción de asientos contabilizados frente a los eliminados o revertidos.

Ayuda a conocer la carga de trabajo y los pendientes actuales al mostrar el estado de cada asiento, por ejemplo, «Pendiente de aprobación» o «Contabilizado».

Está disponible en los datos de cabecera del asiento. Los campos suelen llamarse «Estado del documento» o «Estado de contabilización».

Este atributo registra el valor financiero del asiento. Según el sistema y el modelo de datos, puede representar el importe total del débito, del crédito o un total absoluto.

Analizar el proceso desde la perspectiva del valor monetario puede aportar conclusiones importantes. Ayuda a priorizar las mejoras al centrarse en las transacciones de mayor valor. Por ejemplo, se puede investigar si los asientos de importes elevados tardan más en aprobarse o tienen una tasa de rechazo más alta. Este atributo también es esencial para analizar la materialidad e identificar transacciones que implican un mayor riesgo financiero.

Es fundamental para analizar la materialidad, priorizar las mejoras en las transacciones de mayor valor y evaluar el impacto financiero.

Suele estar disponible en la tabla de cabecera del asiento. Puede ser necesario calcularlo sumando los importes de las partidas.

El atributo Moneda especifica la unidad monetaria del importe del asiento. Es esencial para interpretar y comparar correctamente los valores financieros, sobre todo en organizaciones multinacionales.

En el análisis, este atributo aporta el contexto necesario para interpretar el importe del asiento. Permite filtrar las transacciones por moneda y es imprescindible para agregar o comparar importes de distintas regiones. Para realizar un análisis global significativo, puede ser necesario convertir los importes a una única moneda de presentación.

Aporta el contexto necesario para interpretar el importe del asiento y realizar análisis financieros y comparaciones precisos entre distintas monedas.

Campo estándar en la cabecera de los documentos financieros, que suele llamarse «Código de moneda» o «Clave de moneda».

El atributo Nombre de usuario identifica a la persona responsable de ejecutar un paso del proceso. Puede ser quien creó o envió el asiento, la persona que lo aprobó o el contable que lo contabilizó.

Analizar el rendimiento del proceso por usuario permite conocer la distribución de la carga de trabajo, la productividad del equipo y las necesidades de formación de cada persona. También ayuda a identificar a quienes obtienen mejores resultados, a quienes podrían necesitar más apoyo y las actividades que suelen recaer en determinadas personas. Esta información es clave para gestionar los recursos e impulsar mejoras en el rendimiento.

Este atributo es clave para analizar la distribución de la carga de trabajo y el rendimiento del equipo, e identificar oportunidades de formación.

Suele encontrarse en los registros de cambios de documentos o en las tablas del historial del flujo de trabajo, asociado a campos como «Creado por», «Modificado por» o «ID de usuario».

El tipo de asiento clasifica las transacciones según su finalidad o naturaleza. Entre los tipos más comunes se encuentran los asientos manuales estándar, los asientos automatizados de sublibros contables, los devengos, las reclasificaciones y los asientos de reversión.

Este atributo es una dimensión útil para filtrar y segmentar el análisis del proceso. Al comparar los flujos del proceso y las métricas de rendimiento de distintos tipos de asiento, las organizaciones pueden obtener conclusiones valiosas. Por ejemplo, podrían descubrir que los asientos de devengo tardan mucho más en aprobarse o que los asientos recurrentes tienen una tasa de automatización más alta. Esto permite adaptar las iniciativas de mejora a cada categoría de transacción.

Permite segmentar el análisis y comparar procesos de distintos tipos de transacción, como los devengos y los asientos estándar, para encontrar oportunidades de mejora específicas.

Suele encontrarse en los datos de cabecera del asiento. Los campos pueden llamarse «Tipo de documento», «Categoría del asiento» o «Tipo de asiento».

El atributo Departamento vincula un asiento con una unidad de negocio, función o centro de coste específico. Estos datos organizativos permiten asignar las actividades financieras al área responsable dentro de la empresa.

Al igual que el código de empresa, el departamento permite segmentar los datos del proceso para realizar análisis más detallados. Puede utilizarse para comparar la eficiencia del proceso, las tasas de reprocesamiento o los tiempos de aprobación entre departamentos. Esto ayuda a identificar buenas prácticas departamentales y áreas en las que determinados equipos podrían necesitar más apoyo u orientación sobre los procesos.

Permite analizar los procesos y comparar el rendimiento entre distintas unidades de negocio, lo que ayuda a identificar problemas específicos de cada departamento y buenas prácticas.

Puede encontrarse en la cabecera del asiento o en los datos de las partidas. También puede deducirse de la persona que creó el asiento o del centro de coste asignado a la transacción.

El atributo Está automatizado es un indicador booleano que distingue las actividades ejecutadas por sistemas automatizados, como bots o sublibros contables integrados, de las realizadas manualmente por las personas usuarias.

Este atributo es esencial para medir el nivel de automatización del proceso de asientos. Permite calcular el KPI de tasa de automatización y ayuda a identificar oportunidades para automatizar más actividades. Al comparar los tiempos de ciclo y las tasas de error de las actividades automatizadas y manuales, las empresas pueden fundamentar la inversión en tecnologías de automatización para mejorar la eficiencia y reducir los errores humanos.

Ayuda a medir la tasa de automatización del proceso e identificar oportunidades para automatizar tareas manuales, aumentar la eficiencia y reducir los errores.

A menudo se deduce comprobando si el «Nombre de usuario» corresponde a una cuenta de sistema o de servicio, o si la transacción procede de un sistema de origen automatizado.

La fecha de contabilización es la fecha contable oficial de una transacción. Determina el período fiscal en el que se reflejará el asiento en los estados financieros. Puede diferir de la fecha de creación del asiento o de la fecha en que tuvo lugar la transacción.

Analizar la fecha de contabilización es fundamental para los controles financieros y para evaluar la puntualidad. El tiempo transcurrido entre la fecha de creación o aprobación y la fecha de contabilización puede ser un indicador clave del rendimiento, ya que pone de manifiesto retrasos en la etapa final del proceso. También permite analizar la tasa de contabilizaciones puntuales e identificar asientos retroactivos o contabilizados en períodos incorrectos, lo que puede plantear problemas de cumplimiento.

Esta fecha es clave para calcular los retrasos en la contabilización y garantizar que los asientos se registren en el período financiero correcto para elaborar informes precisos.

Campo estándar y obligatorio en la cabecera de todos los documentos financieros de un sistema ERP.

El motivo del rechazo es un código o una descripción que explica por qué no se aprobó un asiento. Entre los motivos habituales se encuentran una asignación incorrecta de cuentas, la falta de documentación o el incumplimiento de políticas.

Este atributo es el principal dato de entrada para analizar las causas raíz del reprocesamiento y las ineficiencias del proceso. Al analizar la frecuencia de los distintos motivos de rechazo, las organizaciones pueden identificar las fuentes de error más comunes. Esta información es muy valiosa para definir medidas específicas, como mejorar los materiales de formación, aclarar las políticas o implementar controles en el sistema para prevenir errores desde el inicio. También contribuye directamente a KPI como la tasa de rechazo y la tasa de reprocesamiento.

Es fundamental para analizar las causas raíz del reprocesamiento, identificar errores frecuentes y definir medidas específicas de formación o mejoras en el sistema.

Suele encontrarse en el registro del flujo de trabajo o en el historial de aprobación del asiento. Puede ser un campo de texto libre o una opción de una lista predefinida.