Su Template de datos de Hire to Retire: ciclo de vida de la persona empleada

El ID de persona empleada es la base del análisis del proceso Hire to Retire. Vincula todos los eventos relacionados, desde la solicitud inicial de empleo hasta la terminación final, en un único recorrido coherente. Al realizar el seguimiento de este ID, las organizaciones pueden crear un historial completo de la trayectoria de una persona empleada, incluidos los cambios de puesto, las evaluaciones del desempeño y los pasos de onboarding.

En Process Mining, cada actividad se asocia a un ID de persona empleada, lo que permite obtener una visión completa de los ciclos de vida individuales y agregados. Esto permite analizar la duración de los procesos, identificar recorridos habituales y descubrir cuellos de botella que afectan a las personas empleadas en distintas etapas de su carrera.

Este atributo es esencial para unir todos los eventos del ciclo de vida de una misma persona empleada y obtener una visión completa del proceso de principio a fin.

Es un campo principal de Workday HCM, que normalmente se encuentra en los perfiles de las personas trabajadoras y en las transacciones de los procesos empresariales.

Este atributo proporciona el contexto temporal de cada actividad y registra cuándo tuvo lugar. La secuencia y el momento de estas marcas de tiempo se utilizan para construir el flujo del proceso y calcular todas las métricas basadas en el tiempo, como los tiempos de ciclo y las duraciones.

En el análisis, la marca de tiempo del evento es fundamental para comprender el rendimiento del proceso. Permite calcular el tiempo entre pasos, identificar demoras y analizar el comportamiento del proceso en distintos periodos, por ejemplo, al comparar la velocidad de contratación entre trimestres.

Este atributo es fundamental para ordenar correctamente los eventos y calcular todas las métricas de rendimiento, como el tiempo de ciclo y los cuellos de botella.

Es un elemento estándar de cualquier registro de transacciones de procesos empresariales en Workday, donde suele denominarse «Effective Date» o «Completed Moment».

El nombre de la actividad describe un paso específico del proceso Hire to Retire, como «Offer Accepted», «Background Check Completed» o «Promotion Approved». Estas actividades forman los nodos del mapa de procesos y muestran la secuencia de eventos que compone el recorrido de la persona empleada.

El análisis de estas actividades ayuda a las organizaciones a comprender el flujo del proceso, identificar recorridos frecuentes y poco habituales, y localizar las etapas en las que se producen demoras o retrabajos. Utilizar nombres de actividad claros y coherentes es fundamental para crear un modelo de procesos preciso y fácil de entender.

Define los pasos del mapa de procesos, que constituye la base de todos los análisis y las visualizaciones de Process Mining.

Se obtiene del paso del proceso empresarial o del nombre del evento en los registros de transacciones de Workday.

Este atributo representa el departamento asignado a la persona empleada, como «Sales», «Engineering» o «Human Resources». Es una dimensión fundamental para segmentar y comparar el rendimiento de los procesos en distintas áreas de la organización.

En el análisis de procesos, filtrar por departamento permite responder preguntas como «¿El tiempo de contratación es mayor en el departamento de Engineering que en Sales?» o «¿Qué departamentos presentan la tasa más alta de desviaciones en el onboarding?». Esto ayuda a localizar problemas concretos y adaptar las mejoras del proceso.

Permite realizar análisis comparativos detallados y ayuda a identificar si las ineficiencias del proceso se concentran en áreas empresariales específicas.

Forma parte de los datos principales del puesto y de la organización de la persona empleada en Workday HCM, vinculados a su posición.

Mientras que StartTime indica cuándo comenzó una actividad, Event End Time marca su finalización. La diferencia entre ambas representa el tiempo de procesamiento de la actividad. Esto resulta especialmente útil para tareas que no son instantáneas, como «Background Check» o «Performance Review».

En el análisis, este atributo es fundamental para calcular la métrica ProcessingTime. Ayuda a diferenciar el tiempo de espera entre actividades del tiempo real dedicado a trabajar en una actividad, lo que permite comprender con mayor precisión dónde se emplea el tiempo en el proceso.

Permite calcular el tiempo real de procesamiento de una actividad y ayuda a distinguir el tiempo de trabajo activo del tiempo de espera inactivo.

En algunos procesos empresariales de Workday se registran las marcas de tiempo de inicio y de finalización. Puede ser necesario unir eventos.

El ID de solicitud de puesto vincula todas las actividades iniciales de contratación, como publicar un puesto, evaluar personas candidatas y generar ofertas, con una necesidad empresarial específica. Actúa como un ID de caso secundario para la fase de contratación del ciclo de vida de la persona empleada.

Analizar por ID de solicitud de puesto puede revelar información sobre la eficiencia del proceso de contratación para distintos puestos o departamentos. Ayuda a realizar el seguimiento de todo el embudo, desde la creación de la solicitud hasta la aceptación de la oferta, y respalda KPI como «Average Time-to-Hire».

Agrupa todas las actividades previas a la contratación bajo un único identificador y permite analizar en detalle la parte de contratación del proceso.

Se encuentra en el módulo Recruiting de Workday. Está asociado a la solicitud de la persona candidata y al evento de contratación posterior.

Este atributo identifica a la persona, el rol o el sistema responsable de completar una tarea. Puede tratarse de una persona responsable de contratación que aprueba una oferta, una persona especialista de RR. HH. que inicia el onboarding o un proceso del sistema que genera una notificación.

Analizar la persona ejecutora del evento es clave para comprender la asignación de recursos, la distribución de la carga de trabajo y la adopción por parte de las personas usuarias. Puede ayudar a identificar equipos sobrecargados, detectar oportunidades de automatización cuando las personas usuarias realizan tareas repetitivas y analizar las diferencias de rendimiento entre personas o departamentos.

Este atributo ayuda a analizar la distribución de la carga de trabajo y el rendimiento de las personas usuarias, e identifica quién participa en el proceso, algo clave para realizar mejoras específicas.

Está disponible en los registros de transacciones de los procesos empresariales de Workday y suele asociarse a la persona usuaria que completó un paso.

Este atributo proporciona una clasificación general de los distintos recorridos dentro del proceso Hire to Retire. Al etiquetar cada caso como «Onboarding», «Internal Mobility» o «Termination», resulta mucho más fácil filtrar el mapa de procesos y analizar estos subprocesos por separado.

Por ejemplo, para analizar el Dashboard «Internal Mobility & Promotion Time», se filtrarían los casos cuyo Lifecycle Event Type sea «Internal Mobility» o «Promotion». Esta segmentación es fundamental para crear análisis y Dashboards específicos que respondan a preguntas empresariales concretas.

Permite segmentar el recorrido general de la persona empleada en subprocesos diferenciados y facilita un análisis específico del onboarding, el offboarding o las promociones.

Normalmente se obtiene asignando nombres concretos de procesos empresariales de Workday, como «Hire», «Change Job» o «Terminate», a estas categorías durante la transformación de datos.

Este indicador identifica las actividades críticas para el cumplimiento legal, normativo o de las políticas, como firmar la aceptación de una política o completar una formación obligatoria. Ayuda a separar estas tareas críticas de las tareas administrativas habituales.

En el análisis, este atributo permite crear Dashboards y KPI centrados específicamente en el cumplimiento, como «Critical Compliance Activity Rate». Ayuda a las organizaciones a supervisar y garantizar que los pasos normativos más importantes se completen a tiempo para todas las personas empleadas, reduciendo el riesgo organizativo.

Permite supervisar de forma específica los pasos críticos de cumplimiento para garantizar el cumplimiento normativo y reducir riesgos.

Es un atributo derivado que normalmente se crea durante la transformación de datos, asignando una lista de nombres de actividades relacionadas con el cumplimiento a un indicador verdadero/falso.

Este atributo identifica casos de retrabajo en los que una tarea debe realizarse más de una vez para la misma persona empleada. Algunos ejemplos son volver a enviar documentación incorrecta o repetir una verificación de antecedentes fallida. Normalmente se identifica cuando el mismo nombre de actividad aparece varias veces en el Registro de eventos de un caso.

Analizar el retrabajo es fundamental para mejorar la eficiencia y la calidad del proceso. El indicador «IsRework» facilita cuantificar el retrabajo, identificar sus causas raíz y medir el impacto de las mejoras destinadas a hacer las cosas bien desde el primer intento. Es compatible directamente con el panel «Análisis de retrabajo y repeticiones».

Ayuda a cuantificar la ineficiencia y el desperdicio del proceso al señalar las actividades que se repiten, lo que apunta a problemas de calidad o comunicación.

Es un indicador calculado. La lógica se aplica durante el análisis de Process Mining mediante la detección de actividades repetidas dentro del mismo caso.

Este atributo calculado proporciona un indicador sencillo de verdadero o falso para señalar si un paso del proceso cumplió su acuerdo de nivel de servicio. Se obtiene comparando la marca de tiempo de finalización de la actividad (EventTimestamp) con su fecha límite (SlaTargetDate).

Este indicador resulta muy útil para los Dashboards y los informes, ya que facilita el recuento y la visualización de las infracciones de los SLA. Alimenta KPI como «Performance Review Timeliness» y simplifica la creación de alertas o informes sobre tareas vencidas, ayudando a los equipos a centrarse en las demoras más críticas.

Simplifica la supervisión del rendimiento al señalar claramente todos los casos en los que no se cumplieron los plazos acordados.

Campo calculado: verdadero si EventTimestamp > SlaTargetDate; de lo contrario, falso.

Este atributo indica el estado actual de la persona empleada dentro de la organización. Es un campo dinámico que cambia a medida que la persona avanza en su ciclo de vida. Por ejemplo, una nueva contratación comienza como «Pre-Hire» u «Onboarding» y pasa a «Active» al finalizar el proceso.

En Process Mining, este atributo proporciona información valiosa sobre el estado. Puede utilizarse para comprobar el cumplimiento del proceso, por ejemplo, verificando que la nómina solo se configure para personas empleadas «Active». También ayuda a filtrar poblaciones específicas, como al analizar el proceso de offboarding de todas las personas empleadas «Terminated».

Proporciona una instantánea del estado actual de la persona empleada, útil para validar la lógica del proceso y filtrar los análisis por poblaciones específicas.

Es un campo principal del perfil de la persona trabajadora en Workday HCM.

Este atributo define la fecha límite del Acuerdo de Nivel de Servicio (SLA) para una tarea concreta. Establece cuánto deberían durar determinados procesos y sirve como referencia para medir el rendimiento.

Es esencial para KPI como «Performance Review Timeliness» y para los Dashboards centrados en el cumplimiento de los SLA. Al comparar la fecha de finalización real (EventTimestamp) con SlaTargetDate, es posible identificar automáticamente las infracciones, medir el rendimiento puntual y gestionar de forma proactiva las demoras.

Proporciona una referencia clara para medir el rendimiento puntual y es esencial para calcular los KPI de cumplimiento de los SLA.

En procesos como Performance Reviews en Workday, suele configurarse una fecha límite. Estos datos deben extraerse junto con los eventos del proceso.

El ID de posición identifica el puesto específico que ocupa una persona empleada dentro de la estructura de la organización. Cada posición tiene atributos definidos, como el perfil del puesto, la ubicación y la estructura de dependencia. Es más específico que el título del puesto, ya que varias posiciones pueden compartir el mismo título.

Analizar por ID de posición ayuda a comprender los procesos relacionados con puestos concretos. Por ejemplo, se podría analizar el recorrido de onboarding de todas las posiciones de «Senior Software Engineer» para comprobar si existen patrones o demoras comunes exclusivos de ese puesto.

Permite realizar un análisis detallado basado en puestos específicos y ayuda a comprender cómo varían los procesos según las distintas posiciones de la empresa.

Es un campo estándar asociado a la asignación del puesto de la persona empleada en Workday HCM.

Este atributo registra por qué terminó la relación laboral de un empleado, por ejemplo, «Renuncia voluntaria», «Involuntaria: desempeño» o «Jubilación». Esta información es fundamental para analizar la rotación de personal y el proceso de salida.

En Process Mining, Motivo de terminación aporta contexto al recorrido de salida. Puede utilizarse para analizar si los distintos tipos de terminación siguen procedimientos de salida diferentes o requieren tiempos distintos. Esto ayuda a comprender la rotación de personal y a garantizar que el proceso de salida se gestione adecuadamente en cada situación.

Aporta un contexto esencial para analizar el proceso de salida y ayuda a relacionar los problemas del proceso con los motivos de la rotación de personal.

Se registra durante el proceso empresarial «Terminate Employee» en Workday.

Workday permite crear distintos planes de incorporación adaptados a diferentes puestos, ubicaciones o niveles de experiencia. Este atributo identifica el plan específico utilizado para una nueva persona empleada.

Analizar los datos por Nombre del plan de incorporación ayuda a evaluar la eficacia y la eficiencia de distintas estrategias de incorporación. Permite comparar directamente, por ejemplo, un «Executive Onboarding Plan» con un «Standard Employee Onboarding Plan» para determinar cuál obtiene mejores tasas de finalización de tareas o tiempos de ciclo más cortos.

Ayuda a evaluar el rendimiento de distintos programas de incorporación para identificar buenas prácticas y áreas de mejora.

Es probable que esta información esté disponible en el módulo Onboarding de Workday, asociada al proceso empresarial Hire.

Este atributo identifica el origen de los datos. Aunque en esta vista nos centramos en Workday Onboarding, un proceso Hire to Retire completo puede incluir datos de otros sistemas, como un Applicant Tracking System (ATS) o un proveedor de nómina independiente. Especificar el sistema de origen es clave para la gobernanza de datos y para comprender el contexto del evento.

En un análisis de varios sistemas, este campo permite filtrar la vista del proceso para mostrar los eventos de un sistema específico o analizar las transferencias entre distintos sistemas.

Proporciona un contexto esencial sobre el origen de los datos, necesario para validarlos y para realizar análisis que combinen datos de varios sistemas.

Normalmente es un valor estático («Workday Onboarding») que se añade durante el proceso de extracción y transformación de datos.

Time to Hire es un KPI crítico de contratación que mide la eficiencia de todo el embudo de contratación. Se calcula como la duración entre el evento «Job Requisition Created» y el evento «Offer Accepted» correspondientes al mismo empleado o solicitud.

Este atributo calculado es la base del KPI «Average Time-to-Hire» y de los Dashboards relacionados. Realizar su seguimiento a lo largo del tiempo permite a los departamentos de RR. HH. medir el impacto de las mejoras del proceso, identificar cuellos de botella en la búsqueda o las entrevistas y establecer plazos de contratación realistas para las personas responsables de la gestión.

Mide directamente la eficiencia del proceso de selección, un indicador clave del rendimiento para cualquier organización de Recursos Humanos.

Se calcula a nivel de caso determinando la duración entre la marca de tiempo de la actividad «Job Requisition Created» y la actividad «Offer Accepted».

Este atributo clasifica la naturaleza del acuerdo laboral. Los distintos tipos de empleo suelen seguir variantes de proceso diferentes para la incorporación, la nómina y la configuración de beneficios.

Al utilizar este atributo como filtro, las organizaciones pueden comparar los procesos del ciclo de vida de distintas categorías de trabajadores. Esto puede revelar, por ejemplo, si el proceso de incorporación de contratistas es considerablemente más rápido o menos conforme que el de los empleados a tiempo completo, lo que permite realizar ajustes específicos en el proceso.

Ayuda a comparar las variaciones del proceso entre distintas categorías de trabajadores, como empleados a tiempo completo y contratistas, que pueden seguir procedimientos diferentes.

Campo estándar en los datos del puesto del empleado en Workday HCM.

El atributo Ubicación especifica el país, estado o ciudad donde trabaja la persona empleada. Esta dimensión geográfica es esencial para comparar el rendimiento y el cumplimiento de los procesos en distintas regiones.

El análisis por ubicación puede revelar variaciones regionales en los tiempos de contratación, la eficiencia del onboarding o los procedimientos de terminación. Ayuda a responder preguntas como «¿Las comprobaciones de antecedentes tardan más en Alemania que en Estados Unidos?» y facilita la supervisión del cumplimiento de las normativas específicas de cada región.

Permite realizar análisis geográficos para identificar variaciones regionales de los procesos, que pueden estar influidas por la gestión local, la normativa o la cultura.

Forma parte de los datos de asignación organizativa y de la posición de la persona empleada en Workday HCM.

Este atributo indica cuándo se actualizó por última vez el conjunto de datos. Ofrece transparencia sobre la actualidad de los datos analizados, algo fundamental para tomar decisiones empresariales oportunas y relevantes basadas en la información de Process Mining.

En los Dashboards y la supervisión continua, esta marca de tiempo ayuda a comprender si se están consultando los datos más recientes disponibles. Es un elemento de metadatos clave para mantener la integridad de los datos y la confianza de las personas usuarias en el análisis.

Garantiza que las personas usuarias conozcan la actualidad de los datos, algo fundamental para la relevancia y la precisión del análisis del proceso.

Es un campo de metadatos que se genera y se añade al conjunto de datos durante el proceso de ingesta de datos o ETL (Extract, Transform, Load).