Su Template de datos para el ciclo de vida del personal, desde la contratación hasta la salida

El ID del empleado es la base del análisis del proceso de contratación, desarrollo y salida. Vincula todos los eventos relacionados, desde la solicitud inicial de empleo hasta la terminación final, en un único recorrido coherente. Al hacer un seguimiento de este ID, las organizaciones pueden crear un historial completo de la trayectoria de cada persona empleada, incluidos los cambios de rol, las evaluaciones del desempeño y los pasos de incorporación.

En Process Mining, cada actividad se asocia a un ID del empleado, lo que permite obtener una visión completa de los ciclos de vida individuales y colectivos. Esto permite analizar la duración de los procesos, identificar recorridos habituales y descubrir cuellos de botella que afectan a las personas empleadas en distintas etapas de su carrera.

Este atributo es esencial para reunir todos los eventos del ciclo de vida de una persona empleada y obtener una visión completa del proceso de principio a fin.

Es un campo básico de Workday HCM que suele encontrarse en los perfiles de las personas empleadas y en las transacciones de procesos de negocio.

Este atributo aporta el contexto temporal de cada actividad y registra cuándo ocurrió. La secuencia y el momento de estas marcas de tiempo se utilizan para construir el flujo del proceso y calcular todas las métricas basadas en el tiempo, como los tiempos de ciclo y las duraciones.

En el análisis, la marca de tiempo del evento es fundamental para comprender el rendimiento del proceso. Permite calcular el tiempo entre pasos, identificar demoras y analizar el comportamiento del proceso en distintos periodos, por ejemplo, comparar la velocidad de contratación entre trimestres.

Este atributo es fundamental para ordenar correctamente los eventos y calcular métricas de rendimiento, como el tiempo de ciclo y los cuellos de botella.

Es un dato habitual en los registros de transacciones de procesos de negocio de Workday, donde suele denominarse Effective Date o Completed Moment.

El nombre de la actividad describe un paso específico del proceso de contratación, desarrollo y salida, como Offer Accepted, Background Check Completed o Promotion Approved. Estas actividades forman los nodos del mapa del proceso y muestran la secuencia de eventos que componen el recorrido de la persona empleada.

El análisis de estas actividades ayuda a las organizaciones a comprender el flujo del proceso, identificar recorridos frecuentes y poco habituales, y localizar las etapas en las que se producen demoras o trabajo repetido. Para crear un modelo de proceso preciso y comprensible, es fundamental asignar nombres claros y coherentes a las actividades.

Define los pasos del mapa del proceso, que constituye la base de todos los análisis y visualizaciones de Process Mining.

Se obtiene del paso del proceso de negocio o del nombre del evento en los registros de transacciones de Workday.

Este atributo representa el departamento asignado a la persona empleada, como Ventas, Ingeniería o Recursos Humanos. Es una dimensión clave para segmentar y comparar el rendimiento de los procesos en distintas áreas de la organización.

En el análisis de procesos, filtrar por departamento permite responder preguntas como: ¿El tiempo de contratación es mayor en el departamento de Ingeniería que en el de Ventas? o ¿Qué departamentos presentan más desviaciones en la incorporación? Esto ayuda a localizar problemas específicos y adaptar las mejoras del proceso.

Permite realizar comparativas detalladas para identificar si las ineficiencias del proceso se concentran en áreas específicas de la organización.

Forma parte de los datos básicos del puesto y de la organización de la persona empleada en Workday HCM, y está vinculado a su puesto.

Mientras que StartTime indica cuándo comenzó una actividad, la hora de fin del evento marca cuándo terminó. La diferencia entre ambas corresponde al tiempo de procesamiento de la actividad. Esto resulta especialmente útil para tareas que no son instantáneas, como Background Check o Performance Review.

En el análisis, este atributo es fundamental para calcular la métrica ProcessingTime. Ayuda a distinguir el tiempo de espera entre actividades del tiempo dedicado realmente a trabajar en una actividad, lo que permite comprender con mayor precisión en qué se emplea el tiempo durante el proceso.

Permite calcular el tiempo real de procesamiento de una actividad y distinguir el tiempo de trabajo activo del tiempo de espera.

En algunos procesos de negocio de Workday se registran las marcas de tiempo de inicio y de finalización. Puede ser necesario combinar eventos.

El ID de la solicitud de puesto vincula las primeras actividades de contratación, como publicar una vacante, evaluar candidaturas y generar ofertas, con una necesidad empresarial específica. Funciona como un ID del caso secundario para la fase de selección del ciclo de vida de la persona empleada.

El análisis por ID de la solicitud de puesto puede revelar información sobre la eficiencia del proceso de contratación para distintos roles o departamentos. Permite seguir todo el proceso, desde la creación de la solicitud hasta la aceptación de la oferta, y contribuye a KPI como el tiempo medio de contratación.

Agrupa todas las actividades previas a la contratación bajo un único identificador y permite analizar en detalle la fase de selección del proceso.

Se encuentra en el módulo Recruiting de Workday. Está asociado a la candidatura y al evento de contratación posterior.

Este atributo identifica a la persona, el rol o el sistema responsable de completar una tarea. Puede tratarse de una persona responsable de contratación que aprueba una oferta, una persona especialista de RR. HH. que inicia la incorporación o un proceso del sistema que genera una notificación.

Analizar quién ejecuta el evento es clave para comprender la asignación de recursos, la distribución de la carga de trabajo y la adopción por parte de las personas usuarias. Puede ayudar a identificar equipos sobrecargados, detectar oportunidades de automatización cuando las personas realizan tareas repetitivas y analizar diferencias de rendimiento entre personas o departamentos.

Este atributo ayuda a analizar la distribución de la carga de trabajo y el rendimiento de las personas usuarias, e identifica quién participa en el proceso, algo clave para orientar las mejoras.

Disponible en los registros de transacciones de los procesos de negocio de Workday, a menudo asociado a la persona usuaria que completó un paso.

Este atributo ofrece una clasificación general de los distintos recorridos dentro del proceso completo de contratación, desarrollo y salida. Al etiquetar cada caso como Onboarding, Internal Mobility o Termination, resulta mucho más fácil filtrar el mapa del proceso y analizar por separado estos subprocesos.

Por ejemplo, para analizar el Dashboard de tiempo de movilidad interna y promoción, se filtrarían los casos cuyo tipo de evento del ciclo de vida sea Internal Mobility o Promotion. Esta segmentación es fundamental para crear análisis y Dashboards específicos que respondan a preguntas empresariales concretas.

Permite dividir el recorrido completo de la persona empleada en subprocesos distintos y centrarse en el análisis de la incorporación, la salida o las promociones.

Suele obtenerse asignando categorías a nombres específicos de procesos de negocio de Workday, como Hire, Change Job y Terminate, durante la transformación de datos.

Este indicador identifica las actividades esenciales para el cumplimiento legal, normativo o de las políticas, como firmar la aceptación de una política o completar una formación obligatoria. Permite distinguir estas tareas esenciales de las administrativas habituales.

En los análisis, este atributo permite crear Dashboards y KPI centrados específicamente en el cumplimiento, como la «Tasa de actividades críticas de cumplimiento». Ayuda a las organizaciones a supervisar y garantizar que todas las personas empleadas completen a tiempo los pasos normativos más importantes, lo que reduce el riesgo organizativo.

Permite supervisar de forma específica los pasos críticos de cumplimiento para garantizar la observancia de la normativa y reducir los riesgos.

Es un atributo derivado que suele crearse durante la transformación de datos, asignando un indicador verdadero/falso a una lista de nombres de actividades relacionadas con el cumplimiento.

Este atributo identifica los casos de repetición del trabajo, en los que una tarea debe realizarse más de una vez para la misma persona empleada. Algunos ejemplos son volver a enviar documentación incorrecta o repetir una verificación de antecedentes que no se completó correctamente. Por lo general, se detecta cuando el mismo nombre de actividad aparece varias veces en el Registro de eventos de un caso.

Analizar las repeticiones del trabajo es fundamental para mejorar la eficiencia y la calidad del proceso. El indicador «Es una repetición del trabajo» facilita cuantificarlas, identificar sus causas raíz y medir el impacto de las mejoras destinadas a hacer bien las cosas desde el principio. Es compatible directamente con el Dashboard «Análisis de repeticiones y retrabajo».

Ayuda a cuantificar las ineficiencias y el desperdicio del proceso al señalar las actividades repetidas, que pueden indicar problemas de calidad o comunicación.

Es un indicador calculado. La lógica se aplica durante el análisis de Process Mining, al detectar actividades repetidas dentro del mismo caso.

Este atributo indica el estado actual de la persona empleada dentro de la organización. Es un campo dinámico que cambia a medida que avanza en su ciclo laboral. Por ejemplo, una nueva incorporación comienza como «Precontratación» o «Incorporación» y pasa a «Activo» al completar el proceso.

En Process Mining, este atributo aporta información valiosa sobre el estado. Puede utilizarse para comprobar el cumplimiento del proceso, por ejemplo, para garantizar que la nómina solo se configure para las personas empleadas con estado «Activo». También permite filtrar grupos específicos, como analizar el proceso de salida de todas las personas «Desvinculadas».

Ofrece una instantánea del estado actual de la persona empleada, útil para validar la lógica del proceso y filtrar los análisis por grupos específicos.

Campo esencial del perfil de la persona trabajadora en Workday HCM.

Este atributo establece la fecha límite del acuerdo de nivel de servicio (SLA) para una tarea determinada. Define cuánto deberían durar ciertos procesos y sirve como referencia para medir el desempeño.

Es esencial para KPI como «Puntualidad de las evaluaciones del desempeño» y para los Dashboards centrados en el cumplimiento de los SLA. Al comparar la fecha de finalización real (EventTimestamp) con la fecha objetivo del SLA (SlaTargetDate), es posible identificar automáticamente los incumplimientos, medir el desempeño puntual y gestionar las demoras de forma proactiva.

Ofrece una referencia clara para medir el desempeño puntual y es esencial para calcular los KPI de cumplimiento de los SLA.

En procesos de Workday como las evaluaciones del desempeño, suele configurarse una fecha límite. Estos datos deben extraerse junto con los eventos del proceso.

El ID del puesto identifica el cargo específico que ocupa una persona empleada dentro de la estructura de la organización. Cada puesto tiene atributos definidos, como el perfil del cargo, la ubicación y la estructura jerárquica. Es más específico que el nombre del cargo, ya que varios puestos pueden compartir el mismo nombre.

Analizar los datos por ID del puesto ayuda a comprender los procesos relacionados con cargos específicos. Por ejemplo, puede analizarse el proceso de incorporación de todos los puestos de «Ingeniero sénior de software» para detectar patrones comunes o demoras propias de ese cargo.

Permite analizar los datos con detalle según los cargos específicos y comprender cómo varían los procesos entre los distintos puestos de la empresa.

Campo estándar asociado a la asignación laboral de la persona empleada en Workday HCM.

Este atributo registra por qué terminó la relación laboral de una persona empleada, por ejemplo, «Renuncia voluntaria», «Desvinculación involuntaria - Desempeño» o «Jubilación». Esta información es fundamental para analizar la rotación de personal y el proceso de salida.

En Process Mining, el motivo de desvinculación aporta contexto al proceso de salida. Permite analizar si los distintos tipos de desvinculación siguen procedimientos diferentes o requieren más o menos tiempo. Esto ayuda a comprender la rotación de personal y a garantizar que el proceso de salida se gestione adecuadamente en cada caso.

Aporta contexto esencial para analizar el proceso de salida y ayuda a relacionar los problemas del proceso con los motivos de rotación de personal.

Se registra durante el proceso de negocio «Desvincular a la persona empleada» en Workday.

Workday permite crear distintos planes de incorporación adaptados a diversos cargos, ubicaciones o niveles de antigüedad. Este atributo identifica el plan específico utilizado para una nueva persona empleada.

Analizar los datos por nombre del plan de incorporación ayuda a evaluar la eficacia y eficiencia de las distintas estrategias de incorporación. Permite compararlas directamente, por ejemplo, un «Plan de incorporación para ejecutivos» y un «Plan estándar de incorporación de empleados», para determinar cuál logra mejores tasas de finalización de tareas o tiempos de ciclo más cortos.

Ayuda a evaluar el desempeño de los distintos programas de incorporación para identificar las mejores prácticas y las oportunidades de mejora.

Es probable que esta información esté disponible en el módulo de incorporación de Workday, asociada al proceso de negocio de contratación.

Este atributo calculado indica de forma sencilla, con un valor verdadero o falso, si un paso del proceso cumplió el acuerdo de nivel de servicio. Se obtiene al comparar la marca de tiempo de finalización de la actividad (EventTimestamp) con su fecha límite (SlaTargetDate).

Este indicador resulta muy útil para los Dashboards y los informes, ya que facilita el recuento y la visualización de los incumplimientos de los SLA. Permite calcular KPI como «Puntualidad de las evaluaciones del desempeño» y simplifica la creación de alertas o informes sobre tareas vencidas, para que los equipos puedan centrarse en las demoras más importantes.

Facilita la supervisión del desempeño al señalar claramente todos los casos en que no se cumplieron los plazos acordados.

Campo calculado: verdadero si EventTimestamp > SlaTargetDate; de lo contrario, falso.

Este atributo identifica el origen de los datos. Aunque esta vista se centra en Workday Onboarding, un proceso completo de contratación, desarrollo y salida puede incluir datos de otros sistemas, como un sistema de seguimiento de candidaturas (ATS) o un proveedor de nómina independiente. Especificar el sistema de origen es clave para la gobernanza de datos y para comprender el contexto del evento.

En un análisis de varios sistemas, este campo permite filtrar la vista del proceso para mostrar eventos de un sistema específico o analizar los traspasos entre sistemas.

Aporta contexto esencial sobre el origen de los datos, necesario para validarlos y para realizar análisis que combinen datos de varios sistemas.

Suele ser un valor estático (Workday Onboarding) que se añade durante el proceso de extracción y transformación de datos.

El tiempo de contratación es un KPI esencial de selección que mide la eficiencia de todo el proceso de contratación. Se calcula como el tiempo transcurrido entre los eventos «Solicitud de empleo creada» y «Oferta aceptada» para la misma persona empleada o solicitud.

Este atributo calculado sirve de base para el KPI «Tiempo medio de contratación» y los Dashboards relacionados. Su seguimiento a lo largo del tiempo permite a los departamentos de Recursos Humanos medir el impacto de las mejoras en los procesos, identificar cuellos de botella en la búsqueda de candidaturas o las entrevistas y establecer plazos de contratación realistas para quienes gestionan equipos.

Mide directamente la eficiencia del proceso de selección, un indicador clave del desempeño para cualquier organización de Recursos Humanos.

Se calcula en el nivel del caso, determinando el tiempo transcurrido entre la marca de tiempo de la actividad «Solicitud de empleo creada» y la de «Oferta aceptada».

Este atributo clasifica la naturaleza del acuerdo laboral. Los distintos tipos de empleo suelen seguir variantes diferentes de los procesos de incorporación, nómina y configuración de beneficios.

Al utilizar este atributo como filtro, las organizaciones pueden comparar los procesos del ciclo laboral de distintas categorías de personas trabajadoras. Esto permite detectar, por ejemplo, si la incorporación de contratistas es mucho más rápida o presenta menos cumplimiento que la de las personas empleadas a tiempo completo, y realizar ajustes específicos en el proceso.

Ayuda a comparar las variantes del proceso entre distintas categorías de personas trabajadoras, como las personas empleadas a tiempo completo y los contratistas, que pueden seguir procedimientos diferentes.

Campo estándar de los detalles laborales de la persona empleada en Workday HCM.

El atributo Ubicación especifica el país, estado o ciudad donde trabaja la persona empleada. Esta dimensión geográfica es esencial para comparar el rendimiento de los procesos y el cumplimiento en distintas regiones.

El análisis por ubicación puede revelar diferencias regionales en los tiempos de contratación, la eficiencia de la incorporación o los procedimientos de terminación. Permite responder preguntas como: ¿Las verificaciones de antecedentes tardan más en Alemania que en Estados Unidos? También facilita la supervisión del cumplimiento de las normativas específicas de cada región.

Permite realizar análisis geográficos para identificar variaciones regionales en los procesos, que pueden deberse a la gestión local, la normativa o la cultura.

Forma parte de los datos del puesto y de la asignación organizativa de la persona empleada en Workday HCM.

Este atributo indica cuándo se actualizó el conjunto de datos por última vez. Permite saber si los datos analizados están actualizados, algo fundamental para tomar decisiones empresariales oportunas y pertinentes a partir de la información obtenida con Process Mining.

En los Dashboards y la supervisión continua, esta marca de tiempo ayuda a saber si se están consultando los datos más recientes disponibles. Es un metadato clave para mantener la integridad de los datos y la confianza en el análisis.

Permite saber si los datos están actualizados, algo fundamental para que el análisis del proceso sea pertinente y preciso.

Este campo de metadatos se genera y se añade al conjunto de datos durante la ingesta o el proceso ETL (extracción, transformación y carga).