Cómo analizar un proceso y detectar cuellos de botella

ProcessMind ha creado esta guía para quienes analizan procesos en ProcessMind. El método puede aplicarse en cualquier herramienta, pero cada paso señala la pantalla de su espacio de trabajo que debe utilizar. Así podrá trabajar con sus propios datos, sin tener que adaptar una lista abstracta. Los datos por sí solos no muestran qué resultados importan. Estos seis pasos le ayudarán a pasar de los Dashboards que ya tiene a identificar un cuello de botella del proceso con pruebas que respalden su conclusión.

Por eso, esta guía está pensada para dos tipos de lectores. Algunas personas ya saben interpretar un proceso y solo necesitan saber cómo realizar cada paso en ProcessMind: qué vista, qué métrica y qué filtro usar. Otras apenas empiezan a analizar procesos de negocio y necesitan entender primero el razonamiento, para poder explicar cada acción en la herramienta. La guía presenta ambas opciones en el mismo orden.

No necesita un proyecto de ingeniería de datos para empezar. Basta con una exportación que ya tenga: una fila por evento, con un identificador de caso, el nombre de una actividad y una marca de tiempo. Todo lo que sigue se basa en un conjunto de datos de ProcessMind. No hace falta conectar primero un sistema activo.

El resto de la guía sigue esa pregunta. La observación se basa en los Dashboards y el Grafo del proceso. La interpretación, en los tiempos, las variantes y los casos que hay detrás. La mejora consiste en decidir qué hacer después y cómo comprobar si funcionó.

Qué necesita antes de empezar

El análisis empieza antes del primer gráfico. ProcessMind solo puede responder preguntas que los datos permitan plantear, así que dedique dos minutos a revisar los datos de entrada.

Si el conjunto de datos aún no está en el espacio de trabajo, cargue su registro de eventos y después configure el conjunto de datos para que ProcessMind interprete correctamente el identificador del caso, el nombre de la actividad y la marca de tiempo. Los atributos como el coste, los recursos y el estado de reproceso son opcionales, pero las columnas que omita limitarán las preguntas que podrá plantear más adelante. Por eso, revise los atributos del conjunto de datos antes de empezar. Si falta un campo que necesita en la exportación, los atributos calculados pueden obtenerlo a partir de las columnas disponibles.

De los Dashboards a una conclusión respaldada por evidencias

ProcessMind reconstruye un proceso a partir de los datos de eventos y calcula las métricas. Le mostrará que una actividad tiene el mayor tiempo de espera, que una variante concentra un tercio de los casos o que hay reprocesos en uno de cada cinco casos. Pero no decidirá cuál de esos resultados importa, por qué se produce el patrón ni qué debería cambiar. De eso trata esta guía.

La mayoría de los equipos ya utiliza Dashboards. La dificultad está en convertirlos en una explicación de cómo se realiza realmente el trabajo. Un proceso documentado describe la ruta prevista, mientras que los datos de eventos muestran las rutas que siguen los casos. ProcessMind reúne ambos: el modelo que dibuja o genera y el conjunto de datos que proporciona información sobre ese modelo. Compararlos es el primer paso para identificar cuellos de botella.

Considere las diferencias entre los datos y sus expectativas como preguntas, no como veredictos. El trabajo cambia, se acumulan excepciones y ningún sistema lo registra todo. La comparación indica dónde vale la pena investigar un cuello de botella y, a veces, revela que su propia visión del proceso estaba desactualizada.

Los seis pasos de un análisis en ProcessMind

Cada paso responde una pregunta y plantea otra más concreta para el siguiente. Los nombres de las vistas son los que encontrará en el espacio de trabajo. Si sigue los seis pasos en orden, tendrá un método reutilizable para identificar cuellos de botella en otros conjuntos de datos.

1. Interprete sus Dashboards

   Revise qué mide cada gráfico de ProcessMind y abra el Grafo del proceso con el mismo periodo y los mismos filtros.

2. Explore el proceso

   Observe el flujo en la Animación del proceso, aplique un filtro a la vez y compare las variantes del proceso.

3. Céntrese en el análisis

   Convierta lo observado en tres a cinco preguntas que sus datos puedan responder.

4. Profundice con la vista adecuada

   Compruebe cada pregunta en el Grafo del proceso, las variantes del proceso y el Explorador de casos. Guarde las evidencias.

5. Resuma sus conclusiones

   Vincule cada conclusión con una vista, un filtro y una cifra. Separe las observaciones de las interpretaciones.

6. Decida qué hacer a continuación

   Asigne las tareas de seguimiento, simule el cambio y defina cómo lo supervisará.

Paso 1: Interprete sus Dashboards

Antes de investigar un patrón, asegúrese de saber qué mide cada gráfico. Aunque un Dashboard parezca claro, puede que no indique el periodo, la población o el método de cálculo. Al abrir el Grafo del proceso, se aplican los mismos filtros.

Interprete cada gráfico según lo que muestra

ProcessMind organiza los gráficos según las preguntas que responden: tiempo y volumen, reprocesos, conformidad y salud del proceso. Abra el Dashboard que corresponda a la pregunta que quiere resolver y analice cada gráfico como si fuera un informe:

• ¿Qué mide? ¿El tiempo de procesamiento, el tiempo de actividad, el tiempo de espera, el número de casos u otra métrica?
• ¿Qué representan los valores? ¿Horas, días, porcentajes o cantidades?
• ¿Qué casos se incluyen? Revise los filtros y el conjunto de datos del gráfico.
• ¿Qué periodo abarca? ¿Un mes, un trimestre o todos los datos del conjunto?
• ¿Cómo se resume el valor? Un promedio puede ocultar casos mucho más rápidos o más lentos.

Revise la configuración del gráfico en lugar de confiar en su memoria. Si el valor es un promedio, compárelo con la distribución de los datos: un caso excepcionalmente largo puede elevarlo y hacer que un proceso saludable parezca lento.

Revise las definiciones de las métricas que utilizará

ProcessMind distingue tres métricas de tiempo por una razón: el tiempo de procesamiento, el tiempo de actividad y el tiempo de espera contabilizan aspectos distintos por caso y por actividad. Si las considera equivalentes, podría identificar un cuello de botella que solo existe por la definición utilizada. Antes de compararlas, consulte qué contabiliza cada métrica de tiempo.

Para obtener una primera visión general del proceso, abra el Dashboard de Salud del proceso. Evalúa el proceso según las cinco dimensiones CURES: conformidad, uniformidad, reprocesos, eficiencia y fluidez. Además, destaca primero la dimensión más débil. Así, la pregunta «¿por dónde empiezo?» se convierte en una lista priorizada.

Salud del proceso evalúa el proceso según CURES y señala primero la dimensión más débil. Source: ProcessMind

Interprete las cifras teniendo en cuenta el proceso que conoce

Pregúntese si puede explicar un resultado a partir de lo que sabe sobre el trabajo. Si el Dashboard muestra un tiempo medio de tramitación de pedidos de cinco días, ¿coincide con la forma en que se realiza el trabajo? Si el grafo del proceso muestra que muchos casos siguen una ruta inesperada, ¿sabe qué la provoca?

Una discrepancia es un buen punto de partida. Puede deberse a un problema real del proceso, a diferencias en la forma de trabajar de los equipos, a un Registro de eventos incompleto o a una lectura incorrecta de una métrica. Anote lo que sabe y lo que aún debe comprobar.

Examine los casos que hay detrás de una cifra

Cuando un gráfico plantea una pregunta, abra el Explorador de casos y examine casos concretos. Elija algunos que ilustren el patrón y revise sus eventos de principio a fin.

Busque:

• Las actividades registradas en cada caso
• El orden en que ocurrieron
• Los intervalos largos entre eventos
• Las actividades repetidas o las rutas inesperadas
• Las diferencias entre casos que parecen similares en el Dashboard

Compare la secuencia registrada con lo que sabe del proceso. Puede que falte un paso en el sistema o que, en la práctica, el nombre de una actividad signifique otra cosa. Un caso concreto ayuda a explicar un patrón, pero revise varios antes de sacar conclusiones.

Anote lo que sabe

Lleve un breve registro de:

• Qué mide cada Dashboard y cada gráfico
• Qué filtros están activos y qué periodo abarcan
• Las limitaciones conocidas de los datos
• Su interpretación de las métricas principales
• Las preguntas que requieren seguimiento

Ese registro le servirá para comparar la siguiente ejecución y permitirá que un colega revise su razonamiento.

Paso 2: Explore el proceso

Una vez que sepa qué miden los Dashboards, explore el proceso sin intentar demostrar una explicación concreta. Busque patrones que merezcan un análisis más detallado y use filtros y variantes del proceso para comprobar si se mantienen en distintos grupos de casos.

Empiece con la animación del proceso

La animación del proceso muestra cómo avanzan los casos por el grafo del proceso a lo largo del tiempo. Primero, defina el periodo y los filtros; después, observe el flujo: los casos pasan de una actividad a otra y se acumulan donde esperan.

Busque:

• Actividades en las que se acumulan los casos
• Bucles en los que los casos vuelven a una actividad anterior
• Las rutas que siguen muchos casos y las que siguen solo unos pocos
• Las diferencias de flujo entre grupos de casos

La animación muestra un patrón, pero no lo explica. Úsela para decidir qué investigar a continuación y luego contraste lo observado con las métricas y los casos.

Aplique un filtro cada vez

Use filtros para acotar el conjunto de datos y comparar grupos. Por ejemplo:

• Este mes frente al trimestre anterior
• Un cliente o tipo de caso frente a otro
• Casos finalizados correctamente frente a casos con demoras
• Casos que siguieron la ruta estándar frente a los que se desviaron

Siempre que sea posible, cambie un filtro cada vez. Así podrá atribuir la diferencia al elemento que modificó y repetir la comparación si alguien le pregunta cómo obtuvo la cifra.

Desglose el proceso por dimensión

ProcessMind desglosa el proceso según los atributos del conjunto de datos:

• Departamento, equipo o recurso
• Región o ubicación
• Categoría de producto o servicio
• Segmento de clientes

Un proceso que parece uniforme en general puede funcionar de manera distinta según el equipo o el tipo de caso. Una diferencia entre grupos es una pista, no una prueba de que un equipo rinda peor: compruebe si los grupos realizan un trabajo comparable y si los datos registran sus actividades del mismo modo.

Compare las variantes, no el promedio

Las variantes del proceso muestran las distintas rutas que siguen los casos y la frecuencia de cada una. Pregúntese:

• ¿Qué ruta sigue la mayoría de los casos?
• ¿Qué desviaciones son frecuentes y no excepcionales?
• ¿Cómo varían el tiempo de tramitación y las demás métricas según la ruta?
• ¿Las rutas poco frecuentes son excepciones reales o soluciones alternativas que se repiten?

Por lo general, unas pocas variantes concentran la mayoría de los casos, mientras que una cola larga reúne las excepciones. Empiece por las rutas que afectan a más casos, pero revise también las poco frecuentes si sus casos son costosos o lentos: la frecuencia no es el único criterio para establecer prioridades.

Plantee sus explicaciones como hipótesis

A medida que explora, exprese las posibles explicaciones con claridad:

• “Los casos de esta región tardan más porque requieren una aprobación adicional.”
• “Los casos con este atributo esperan antes de pasar a la siguiente actividad.”
• “Cuando se repite este paso, el caso tarda más en finalizar.”

Cada frase es una hipótesis. Pregúntese qué pruebas la respaldarían y cuáles la refutarían; después, compruébela con filtros, variantes del proceso y el Explorador de casos. Una explicación plausible no es un hallazgo hasta que los datos la respaldan.

Paso 3: Centre el análisis

La exploración plantea más preguntas de las que puede responder una sola investigación. Elija las que más importan a la persona responsable del proceso y que el conjunto de datos realmente puede responder.

Identifique los temas recurrentes

Revise las notas de los dos primeros pasos:

• ¿Qué patrones aparecieron más de una vez?
• ¿Qué le sorprendió?
• ¿Qué resultados siguen sin explicación?
• ¿Qué preguntas son importantes para las personas responsables del proceso?
• ¿Dónde detectan ya los expertos en procesos un problema o una oportunidad?

Combine lo que muestran los datos con lo que las personas saben sobre el trabajo. Ninguna de las dos fuentes basta por sí sola: los datos indican la frecuencia y los tiempos, mientras que la persona responsable del proceso explica las políticas, las excepciones y los cambios que nunca llegan al Registro de eventos.

Priorice de tres a cinco preguntas

Elija de tres a cinco preguntas para investigar primero. Para cada una, compruebe lo siguiente:

1. ¿Es específica y útil para la acción? Indique el área del proceso, el grupo de casos o la medida.
2. ¿Puede responderla este conjunto de datos? Enumere los campos y las vistas que necesitará.
3. ¿Importa la respuesta? Considere cuántos casos se ven afectados y qué podría cambiar el resultado.
4. ¿Puede validar la interpretación? Indique quién, como responsable del proceso o experto, puede revisarla.

Un análisis bien enfocado es más fácil de terminar y de explicar. Las demás preguntas pueden esperar a otra ronda.

Establezca expectativas

El análisis es iterativo. Es posible que las partes interesadas ya conocieran un patrón; aun así, eso aporta evidencia para tomar una decisión. También pueden preguntar qué lo causó. Si todavía no puede responder, indique cuál es la siguiente pregunta en lugar de exagerar el alcance del resultado.

Céntrese en las preguntas prioritarias y anote los hallazgos secundarios interesantes en una lista de seguimiento para que no desvíen la investigación. Más adelante podrá repetir el ciclo; responder primero las preguntas más importantes da a las partes interesadas elementos para decidir.

Paso 4: Analice en detalle con la vista adecuada

Para cada pregunta prioritaria, elija la vista adecuada. Empiece por el proceso completo, limite el conjunto de datos a los casos que necesita, compare los grupos que identificó y abra casos concretos cuando necesite explicar el patrón.

Elija la vista según la pregunta

Examine las pruebas paso a paso

Para cada pregunta:

1. Empiece por el proceso completo

   Compruebe el patrón en todos los casos antes de acotar el análisis.

2. Aplique filtros

   Aísle el periodo, el tipo de caso o el resultado que quiere entender.

3. Compare los grupos

   Busque diferencias entre los casos que mencionó en la pregunta.

4. Examine casos concretos

   Abra en el Explorador de casos los casos que hay detrás del patrón.

5. Compruebe la coherencia

   Confirme que el patrón se repite en suficientes casos como para respaldar su conclusión.

Mantenga presente la pregunta durante el análisis. Un gráfico puede revelar un patrón interesante que no responde a la pregunta que quería investigar; anótelo en la lista de seguimiento.

Registre los hallazgos a medida que avanza

Para cada resultado útil, anote:

• La pregunta que estaba investigando
• La vista y la métrica que utilizó
• Los filtros y el periodo
• Lo que muestran los datos
• Lo que cree que significa
• Lo que aún debe validarse

Guarde la vista con Marcadores de proceso. Un marcador restaura los mismos filtros y ajustes, así que podrá responder preguntas de seguimiento durante la revisión sin reconstruir el análisis.

Resuelva o aísle los problemas de datos que bloquean el análisis

Si un problema con los datos le impide responder una pregunta prioritaria, decida si puede corregirlo o si debe acotar la pregunta. Si faltan marcas de tiempo, la comparación de tiempos no será fiable; ningún análisis puede solucionar ese problema. ProcessMind muestra los problemas subyacentes en el Dashboard de calidad de los datos.

Si el problema no afecta a la pregunta, anótelo y continúe. Corregir todas las limitaciones de los datos antes de terminar cualquier análisis retrasa los resultados sin mejorar la respuesta que necesita ahora.

Cómo encontrar un cuello de botella en un proceso: seis técnicas

Un cuello de botella en un proceso es una restricción que limita la velocidad a la que avanza el trabajo. El análisis de cuellos de botella permite detectar dónde esperan los casos, qué patrones coinciden con la demora y qué aspectos aún deben validarse. Seis técnicas cubren la mayoría de las necesidades, y cada una tiene una vista de ProcessMind adecuada para responder la pregunta.

Que una actividad dure mucho no demuestra por sí solo que sea la restricción. Antes de identificarla como tal, revise la cola que la precede, el flujo de entrada y salida y los casos afectados. El grafo del proceso también permite mostrar visualmente el cuello de botella a la persona responsable del proceso, ya que reúne las cifras y la ruta en una misma vista.

Tiempo de ciclo: ¿en qué se emplea el tiempo?

Pregunta: ¿Cuánto tardan los casos y en qué se emplea ese tiempo?

Dónde verlo en ProcessMind: el grafo del proceso con una métrica de tiempo seleccionada y la distribución de tiempos correspondiente.

1. Seleccione Tiempo medio de tramitación o Tiempo medio de procesamiento en el grafo del proceso, con el mismo periodo y los mismos filtros que en el Dashboard de origen.
2. Revise los valores de las actividades y las conexiones: el tiempo de trabajo aparece en la actividad y el tiempo de espera, en la conexión entre dos actividades.
3. Compare las conexiones más largas con el tiempo total de tramitación. Por lo general, unas pocas conexiones concentran la mayor parte del tiempo.
4. Alterne entre el promedio y la distribución. Un grupo pequeño de casos largos puede elevar el promedio por sí solo.
5. Abra en el Explorador de casos los casos que hay detrás de la conexión más larga.

Busque:

• Conexiones con tiempos de espera inesperadamente altos
• Intervalos largos entre actividades
• Diferencias en el tiempo de tramitación según el tipo de caso, la región u otra dimensión
• Una gran diferencia entre el promedio y la distribución

Tenga en cuenta: un tiempo de tramitación largo no demuestra que el trabajo se realice lentamente. Un caso puede pasar días esperando el siguiente paso. Averigüe dónde se acumula el tiempo antes de identificar una actividad como restricción.

Retrabajo: ¿dónde repiten pasos los casos?

Pregunta: ¿En qué casos se repiten actividades y con qué frecuencia?

Dónde verlo en ProcessMind: el grafo del proceso, el Dashboard de retrabajo, la animación del proceso y las variantes del proceso.

1. Busque conexiones hacia atrás en el grafo del proceso: indican bucles de repetición.
2. Consulte los gráficos de retrabajo para ver qué actividades se repiten más y qué proporción de casos incluye repeticiones.
3. Reproduzca el flujo en la animación del proceso para observar cómo los casos vuelven a una actividad anterior.
4. Filtre los casos que contienen una actividad repetida y compare su tiempo de tramitación con el de los casos que no la repiten.

El Dashboard de retrabajo muestra a qué actividades vuelven los casos y con qué frecuencia. Source: ProcessMind

Busque:

• Actividades que los casos visitan más de una vez
• Secuencias repetidas, como Revisar, Corregir, Revisar
• La proporción de casos que incluyen retrabajo
• La diferencia en el tiempo de tramitación entre casos con y sin repeticiones

Tenga en cuenta: algunas repeticiones son controles válidos. El retrabajo frecuente puede indicar requisitos poco claros, problemas de calidad o dificultades en los traspasos, pero los datos de eventos muestran el patrón, no su causa. Compruébelo con las personas que realizan el trabajo.

Conformidad: ¿dónde se desvía el flujo del modelo?

Pregunta: ¿Con qué frecuencia difiere el flujo real del proceso modelado?

Dónde verlo en ProcessMind: el Dashboard de conformidad, el grafo del proceso y los filtros de conformidad.

1. Acuerde con la persona responsable del proceso qué actividades son obligatorias y cuál es la ruta esperada, ya que el modelo sirve de referencia para la comprobación.
2. Abra el Dashboard de conformidad y revise las desviaciones que muestra.
3. Aplique los Filtros de conformidad para ver qué actividades se omiten, se añaden o se repiten.
4. Compare en las variantes del proceso las rutas que se desvían y la frecuencia de cada una.
5. Compruebe si cada desviación es una excepción permitida o una solución alternativa que nadie ha documentado.

El Dashboard de comprobación de conformidad compara el proceso modelado con las rutas que siguen realmente los casos. Source: ProcessMind

Busque:

• Actividades que deberían ocurrir, pero faltan
• Actividades que aparecen de forma inesperada
• Rutas que difieren del modelo
• Casos que terminan antes del evento de fin esperado

Tenga en cuenta: una desviación no es necesariamente un problema. Puede ser una excepción aprobada o una solución práctica que conviene documentar. Confirme el proceso previsto con la persona responsable antes de calificar una variación como incumplimiento.

Recursos: ¿cómo se distribuye el trabajo entre los equipos?

Pregunta: ¿Cómo se distribuye el trabajo entre los recursos, equipos o departamentos?

Dónde verlo en ProcessMind: los selectores organizativos, el gráfico de recursos y los filtros.

1. Desglose el proceso por recurso, equipo o departamento mediante los atributos organizativos del conjunto de datos.
2. Compare el volumen de casos y los tiempos de tramitación entre los grupos.
3. Examine los traspasos entre grupos: cada uno puede introducir tiempo de espera en el proceso.
4. Compruebe si los grupos gestionan casos comparables y si los datos registran su trabajo del mismo modo.

Busque:

• Una carga de trabajo desigual entre equipos o recursos
• Diferencias en el tiempo de tramitación entre equipos
• Traspasos repetidos entre departamentos
• Actividades que dependen de un número reducido de personas

Tenga en cuenta: una diferencia entre recursos no demuestra que una persona o un equipo rinda mejor que otro. El trabajo puede variar en complejidad, formación, herramientas o forma de registrarlo. Use la comparación para plantear mejores preguntas a la persona responsable del proceso, nunca para juzgar a nadie.

Volumen y tendencia: ¿cuándo cambia el proceso?

Pregunta: ¿Cómo cambia el volumen de casos con el tiempo y varía el rendimiento junto con él?

Dónde verlo en ProcessMind: los filtros de periodo y los gráficos de tendencias.

1. Compare periodos definidos con los mismos filtros y la misma métrica.
2. Observe si el volumen aumenta, disminuye o se mantiene estable en el conjunto de datos.
3. Si los datos abarcan ese periodo, compare con el mismo periodo del año anterior.
4. Compruebe si los cambios de volumen coinciden con cambios en el tiempo de tramitación u otro KPI.

Busque:

• Patrones estacionales en el volumen
• Tendencias que coinciden con un evento empresarial conocido
• Cambios en el tiempo de tramitación que coinciden con cambios en el volumen
• Diferencias entre periodos que esperaba que fueran comparables

Tenga en cuenta: que un cambio en el rendimiento coincida con un cambio en el volumen no demuestra que el volumen lo haya causado. Busque otros cambios y compruebe las fechas con las personas que gestionaron la operación.

Ruta y variante: ¿qué recorrido sigue el trabajo?

Pregunta: ¿Qué rutas siguen los casos y en qué se diferencian?

Dónde verlo en ProcessMind: el grafo del proceso, las variantes del proceso y los filtros de ruta.

1. Use el grafo del proceso para localizar los puntos de decisión y las rutas alternativas que parten de ellos.
2. Consulte en las variantes del proceso cuántos casos siguen cada ruta.
3. Filtre una variante y compare su tiempo de tramitación y su resultado con los de las demás.
4. Compruebe qué rutas espera la persona responsable del proceso y cuáles no.

Busque:

• La ruta habitual y sus excepciones
• Diferencias en el tiempo de tramitación entre variantes
• Rutas con pasos adicionales o repeticiones
• Una ruta que la persona responsable del proceso quiera revisar

Tenga en cuenta: empiece por las variantes que concentran más casos y luego valore las rutas poco frecuentes según el coste de sus casos. La frecuencia no determina por sí sola la prioridad; también importa el impacto de la ruta.

Paso 5: Resuma los hallazgos

El análisis resulta útil cuando las personas responsables del proceso pueden entender lo que encontró y decidir qué hacer a continuación. Presente primero la pregunta, después las pruebas y, por último, los límites de la conclusión.

Estructure cada hallazgo

Para cada pregunta prioritaria, escriba estas cinco líneas:

1. Pregunta: ¿Qué investigó?
2. Buscando: ¿Qué muestran los datos?
3. Pruebas: ¿Qué vista, métrica, filtros y casos lo respaldan?
4. Implicación: ¿Qué podría significar para el proceso?
5. Siguiente paso: ¿Qué debería validar o decidir la persona responsable del proceso?

Separe lo que muestran los datos de su interpretación. “Los casos de este grupo tienen un tiempo medio de tramitación más largo” es una observación. “El paso de aprobación causa la demora” es una afirmación causal que requiere más pruebas y, por lo general, una simulación o un cambio para demostrarla.

Prepare una presentación fácil de seguir

Organice la revisión para que el razonamiento quede claro:

1. Resumen: Los principales hallazgos y las decisiones necesarias
2. Método: El conjunto de datos, el periodo y el enfoque
3. Hallazgos: Una sección por cada pregunta prioritaria
4. Implicaciones: Lo que los hallazgos podrían significar para el proceso
5. Siguientes pasos: Qué validar, qué considerar y quién se encargará
6. Información de apoyo: Los gráficos, filtros y ejemplos de casos

Siempre que la conversación lo permita, presente los resultados desde ProcessMind para que el público vea los filtros junto a las cifras y pueda pedir otra comparación en el momento. Si exporta gráficos a una presentación, incluya el periodo y el filtro en el pie: sin esa información, no se pueden verificar. Gráficos de proceso explica las opciones de exportación, y Dashboards personalizados le permite crear la vista que necesita para una reunión concreta.

Cuantifique el impacto con cuidado

Exprese el hallazgo en términos empresariales cuando los datos lo respalden: un grupo de casos con un tiempo de tramitación más largo, una proporción concreta de casos con retrabajo o una variante que concentra un tercio del volumen.

Sea preciso sobre lo que midió. No presente una posible mejora como un resultado garantizado. Si estima el efecto de un cambio, indique el supuesto y aclare que se trata de una estimación. Una simulación es la forma más rigurosa de mostrar el posible efecto de un cambio, porque lo modela en el proceso en lugar de extrapolar a partir de un solo gráfico.

Solicite retroalimentación antes de presentar

Revise los hallazgos con:

• Un colega que conozca los datos
• Un experto en procesos que sepa cómo se realiza el trabajo
• Una parte interesada que pueda comprobar si su interpretación coincide con la operación

Pídales que cuestionen los supuestos y aporten el contexto que falta. La revisión permite detectar problemas en los datos y es el momento más sencillo para evitar que se presente una correlación como causa.

Paso 6: Qué sigue

Después de compartir los hallazgos, acuerde los siguientes pasos. Algunos resultados llevan a cambiar el proceso; otros requieren más investigación o un conjunto de datos mejor. Registre la decisión y quién se encargará del seguimiento.

Haga seguimiento de las acciones pendientes

Una revisión puede generar solicitudes de más análisis, decisiones sobre posibles mejoras o tareas para las personas responsables del proceso. Registre cada acción, quién se encargará y cuál es el siguiente paso; de lo contrario, se perderá entre las tareas cotidianas.

Simule el cambio antes de comprometerse

El análisis ayuda a tomar decisiones, pero no implementa el cambio. En ProcessMind, el siguiente paso natural es probarlo en el modelo: el análisis de escenarios hipotéticos compara un escenario actual con uno futuro usando los mismos datos, para que pueda ver el efecto en el tiempo de tramitación antes de que alguien rediseñe el proceso. La página sobre la capacidad de simulación explica qué hace el motor. Para conocer el proceso más amplio, desde el hallazgo hasta la mejora empresarial, lea cómo implementar la optimización de procesos.

Compruebe si el cambio funcionó

Si cambia el proceso, compare los periodos anterior y posterior con las mismas definiciones y los mismos filtros. Compruebe si cambió la métrica prevista y si también cambió algún otro aspecto. Salud del proceso está diseñado para esta comparación, y cómo supervisar continuamente su proceso explica el método.

Documente el análisis

Lleve un registro de:

• Las preguntas que investigó
• El conjunto de datos y el periodo que utilizó
• Las limitaciones de los datos que fueron relevantes
• Los hallazgos y las pruebas que los respaldan
• Las decisiones, las personas responsables y el seguimiento

Ese registro agiliza el siguiente análisis y permite que otra persona revise su razonamiento.

Repita el ciclo

El análisis de procesos no se hace una sola vez. Los datos nuevos, los cambios en el trabajo y las preguntas que surgen dan pie a otra ronda; cada una permite convertir un hallazgo en una mejora empresarial u optimización empresarial. Mantenga breve la lista de preguntas y conserve las pruebas junto a cada hallazgo: así, el método será más rápido en cada ciclo.

Empiece con ProcessMind

Puede aplicar este método a una exportación que ya tenga. ProcessMind la convierte en un conjunto de datos, traza el proceso y genera los Dashboards, el Process Graph y el Explorador de casos que necesita para seguir los pasos anteriores. Después, puede guardar las vistas con marcadores y compartirlas con las personas responsables del proceso.

Para configurarlo por primera vez, siga la guía de primeros pasos. No necesita ningún conector para seguir los pasos que se describen aquí.

Si quiere conocer los aspectos esenciales del flujo, lea ¿Qué es Process Mining? para descubrir cómo los datos de eventos se convierten en un proceso. Guía estratégica para mejorar los procesos con datos presenta el programa más amplio al que contribuye este análisis, y Técnicas de mejora de procesos: la lista definitiva compara los métodos relacionados.