Su Template de datos para el procesamiento de pagos de cuentas por pagar
Su Template de datos para el procesamiento de pagos de cuentas por pagar
- Atributos recomendados para un análisis detallado
- Actividades estándar del proceso para el mapeo de eventos
- Guía paso a paso para extraer datos de Oracle Fusion Financials
Atributos del procesamiento de pagos de cuentas por pagar
| Nombre | Descripción | ||
|---|---|---|---|
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Marca de tiempo del evento
EventDateTime
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La fecha y hora en que ocurrió la actividad. | ||
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Descripción
Este Atributo registra la marca de tiempo exacta en la que tuvo lugar una actividad. Se utiliza para ordenar cronológicamente los eventos y calcular la duración entre los pasos del proceso. Las marcas de tiempo precisas son fundamentales para analizar correctamente el tiempo de ciclo e identificar cuellos de botella en los que las facturas permanecen inactivas entre un paso y otro.
Por qué es importante
Proporciona la dimensión temporal necesaria para analizar el rendimiento y secuenciar el proceso.
Dónde obtenerlo
CREATION_DATE o LAST_UPDATE_DATE de las tablas correspondientes, por ejemplo, AP_INVOICES_ALL y AP_CHECKS_ALL
Ejemplos
2023-10-01T08:30:00Z2023-10-05T14:15:00Z2023-10-10T09:00:00Z
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Nombre de la actividad
ActivityName
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El evento o paso específico que se ejecuta en el proceso. | ||
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Descripción
Este Atributo representa el nombre del paso del proceso que se está ejecutando, como 'Invoice Created', 'Invoice Validated' o 'Payment Cleared'. Permite que el algoritmo de Process Mining reconstruya la secuencia de eventos, es decir, el flujo de control, para cada factura. Estos valores suelen derivarse de la unificación de datos procedentes de varias tablas de transacciones e historial, asignando a cada registro un nombre de evento comprensible.
Por qué es importante
Define el «qué» del proceso, algo esencial para representar el flujo del proceso y descubrir variantes.
Dónde obtenerlo
Derivado de los cambios de estado de AP_INVOICES_ALL, AP_INV_APRVL_HIST_ALL y AP_CHECKS_ALL
Ejemplos
Factura creadaFactura validadaPago creado
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Número de factura
InvoiceNumber
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El identificador único de la factura del proveedor. | ||
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Descripción
Este Atributo sirve como referencia única de una factura específica presentada por un proveedor. Actúa como el ID de caso central del análisis de Process Mining y agrupa todas las actividades posteriores, como aprobaciones, bloqueos y pagos. En Oracle Fusion Financials, este campo es fundamental para vincular las cabeceras de las facturas con sus líneas, pagos y órdenes de compra. Los analistas utilizan este identificador para rastrear el ciclo de vida completo de un pasivo, desde el momento en que se registra hasta que el efectivo sale de la cuenta bancaria.
Por qué es importante
Es el identificador de caso definitivo necesario para reconstruir la instancia del proceso de principio a fin.
Dónde obtenerlo
AP_INVOICES_ALL.INVOICE_NUM
Ejemplos
INV-2023-00199887766OCT-SERVICE-04
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Sistema de origen
SourceSystem
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El nombre del sistema del que proceden los datos. | ||
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Descripción
Identifica el sistema de software que actúa como sistema de registro del evento. En este contexto, normalmente será 'Oracle Fusion Financials'. Este Atributo resulta especialmente útil en entornos con varios sistemas, donde los datos pueden combinarse a partir de sistemas ERP, de compras y bancarios.
Por qué es importante
Garantiza la trazabilidad del linaje de los datos, especialmente en entornos tecnológicos complejos.
Dónde obtenerlo
Codificado de forma fija o derivado de la configuración de la conexión
Ejemplos
Oracle Fusion FinancialsOracle ERP CloudEBS heredado
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Última actualización de datos
LastDataUpdate
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La marca de tiempo en la que se extrajeron o actualizaron los datos. | ||
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Descripción
Indica el momento exacto en que el registro de datos se extrajo de Oracle Fusion. Esto ayuda a los analistas a conocer la actualidad de los datos y facilita las estrategias de carga incremental. Distingue entre la hora real del evento y el momento en que los datos estuvieron disponibles para el análisis.
Por qué es importante
Garantiza la actualidad de los datos y ayuda a gestionar las cargas incrementales.
Dónde obtenerlo
Hora del sistema en el momento de la extracción
Ejemplos
2023-10-27T23:59:59Z
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Condiciones de pago
PaymentTerms
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Las condiciones acordadas sobre los plazos de pago y los descuentos. | ||
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Descripción
Especifica las condiciones contractuales que rigen el pago, como «Net 30» o «2/10 Net 30». Este atributo es la base del Dashboard «Early Payment Discount Realization». Determina la fecha de vencimiento prevista y los posibles ahorros disponibles al agilizar el procesamiento.
Por qué es importante
Define los objetivos de rendimiento relacionados con la puntualidad de los pagos y la obtención de descuentos.
Dónde obtenerlo
AP_TERMS.NAME (unido mediante TERMS_ID desde AP_INVOICES_ALL)
Ejemplos
Neto a 30 díasInmediato2% a 10 días, neto a 30 días
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Fecha de la factura
InvoiceDate
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La fecha impresa en la factura por el proveedor. | ||
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Descripción
Esta fecha representa el momento en que el proveedor emitió la factura, que no coincide necesariamente con su recepción o introducción en Oracle. Es la referencia para calcular las fechas de vencimiento del pago según las condiciones acordadas. Las discrepancias entre la fecha de la factura y la fecha de introducción suelen indicar retrasos en el correo interno o en el escaneado.
Por qué es importante
Es el punto de referencia para calcular las condiciones de pago y analizar la antigüedad.
Dónde obtenerlo
AP_INVOICES_ALL.INVOICE_DATE
Ejemplos
2023-09-152023-10-01
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Fecha de pago
PaymentDate
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La fecha en la que el pago se ejecutó o se liquidó realmente. | ||
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Descripción
Registra cuándo se transfirieron los fondos o se emitió el cheque. Es el punto final del KPI «Average Invoice to Pay Cycle Time». Comparar esta fecha con la fecha de vencimiento permite determinar si el pago se realizó tarde, a tiempo o con suficiente antelación para obtener un descuento.
Por qué es importante
Marca la finalización de la transacción financiera y del ciclo de vida del proceso.
Dónde obtenerlo
AP_CHECKS_ALL.CHECK_DATE
Ejemplos
2023-10-282023-11-01
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Fecha de vencimiento
DueDate
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La fecha límite en la que debe realizarse el pago para evitar penalizaciones. | ||
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Descripción
El plazo de pago calculado a partir de la fecha de factura y las condiciones de pago. Este atributo es el principal punto de referencia del KPI «Late Payment Rate». Comparar esta fecha con la fecha de pago real permite evaluar el cumplimiento de los contratos con proveedores y la eficacia de la gestión del flujo de caja.
Por qué es importante
Es la fecha objetivo clave para medir el rendimiento de los pagos puntuales.
Dónde obtenerlo
AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL.DUE_DATE
Ejemplos
2023-10-302023-11-15
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Importe de la factura
InvoiceAmount
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El valor monetario total de la factura. | ||
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Descripción
Representa el importe total que debe pagarse por la factura. Este valor es fundamental para la «revisión de la eficiencia de las facturas de bajo valor», ya que permite a las organizaciones relacionar el esfuerzo invertido con el valor financiero de la transacción. También se utiliza para priorizar las facturas de alto valor y aprovechar los descuentos por pronto pago.
Por qué es importante
Cuantifica el impacto financiero del caso y facilita la priorización de riesgos.
Dónde obtenerlo
AP_INVOICES_ALL.INVOICE_AMOUNT
Ejemplos
1500.00250.5010000.00
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Nombre del proveedor
SupplierName
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El nombre del proveedor que emite la factura. | ||
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Descripción
Este Atributo identifica a la entidad externa que solicita el pago. En Oracle Fusion, esta información se gestiona en el registro maestro de proveedores (POZ_SUPPLIERS) y se vincula a la factura. Analizar este Atributo permite segmentar el rendimiento del proceso por proveedor y evaluar el Cumplimiento y el rendimiento operativo, además de identificar a los proveedores que presentan facturas problemáticas con frecuencia o provocan retrabajo.
Por qué es importante
Permite segmentar el rendimiento del proceso por proveedor para gestionar las relaciones.
Dónde obtenerlo
POZ_SUPPLIERS.VENDOR_NAME (unido mediante VENDOR_ID de AP_INVOICES_ALL)
Ejemplos
Office Depot Inc.Oracle CorporationDell Services
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Número de orden de compra
PurchaseOrderNumber
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El número de referencia de la orden de compra asociada. | ||
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Descripción
Vincula la factura con el proceso de compras anterior. Este atributo es fundamental para analizar «PO Matching and Discrepancy Resolution». Las facturas sin número de orden de compra suelen seguir un Workflow de aprobación diferente y, a menudo, menos eficiente que las facturas asociadas a una orden de compra.
Por qué es importante
Distingue entre facturas asociadas a una orden de compra y facturas sin orden de compra, que presentan comportamientos de proceso diferentes.
Dónde obtenerlo
PO_HEADERS_ALL.SEGMENT1 (vinculado mediante AP_INVOICE_LINES_ALL)
Ejemplos
PO-9988774500001234
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Tipo de factura
InvoiceType
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La clasificación de la factura, por ejemplo, Standard o Credit Memo. | ||
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Descripción
Clasifica la factura en tipos como Standard, Prepayment o Credit Memo. Corresponde al atributo Genérico CaseType. Los distintos tipos de factura siguen rutas de validación y aprobación diferentes, por lo que es necesario segmentarlos por este atributo para establecer una línea base precisa del rendimiento de «End to End Cycle Time».
Por qué es importante
Permite comparar el rendimiento de procesos equivalentes y evitar comparaciones inadecuadas.
Dónde obtenerlo
AP_INVOICES_ALL.INVOICE_TYPE_LOOKUP_CODE
Ejemplos
ESTÁNDARCRÉDITOPAGO ANTICIPADO
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Unidad de negocio
BusinessUnit
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La unidad operativa o entidad empresarial responsable de la factura. | ||
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Descripción
Identifica la división interna o filial específica que procesa la factura. En Oracle Fusion, corresponde al Organization ID. Este atributo es esencial para el Dashboard «Global Process Variant Standardization», ya que permite comparar la eficiencia del proceso entre distintas regiones o divisiones.
Por qué es importante
Permite analizar comparativamente el rendimiento de distintas entidades organizativas.
Dónde obtenerlo
HR_ORGANIZATION_UNITS.NAME (unido mediante ORG_ID desde AP_INVOICES_ALL)
Ejemplos
Operaciones de EE. UU.Ventas de EMEAManufactura de APAC
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Usuario que creó la factura
CreatedByUserName
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El ID de usuario o el nombre de la persona que introdujo la factura. | ||
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Descripción
Identifica a la persona responsable de la introducción inicial de los datos. Corresponde al atributo del modelo de datos Genérico de usuario. Estos datos se utilizan en el análisis de «Manual Intervention Rate» para identificar necesidades de formación o usuarios concretos asociados a tasas elevadas de retrabajo.
Por qué es importante
Permite analizar el rendimiento a nivel de recurso y comprobar la segregación de funciones.
Dónde obtenerlo
AP_INVOICES_ALL.CREATED_BY (se resuelve en el nombre de usuario mediante PER_USERS)
Ejemplos
j.doesystem_integrationm.smith
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Código de moneda
CurrencyCode
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La moneda en la que se emitió la factura. | ||
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Descripción
El código de moneda ISO, por ejemplo, USD o EUR, de la transacción. Es necesario para normalizar los importes en la «Low Value Invoice Efficiency Review». Las variantes del proceso suelen diferir considerablemente entre pagos nacionales, en moneda local, e internacionales, en moneda extranjera, debido a la complejidad bancaria.
Por qué es importante
Identifica la complejidad de las operaciones transfronterizas y es necesario para la normalización financiera.
Dónde obtenerlo
AP_INVOICES_ALL.INVOICE_CURRENCY_CODE
Ejemplos
USDEURGBP
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Días de retraso
DaysOverdue
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Número de días transcurridos entre la fecha de vencimiento y la realización del pago. | ||
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Descripción
Número calculado que indica cuánto se retrasó un pago. Los valores positivos indican retraso; los negativos, pago anticipado. Esta métrica alimenta el Dashboard «Late Payment and Penalty Risk Tracker» y ayuda a cuantificar la gravedad de los retrasos del proceso.
Por qué es importante
Cuantifica la magnitud del problema de los pagos atrasados.
Dónde obtenerlo
Calculado: PaymentDate - DueDate
Ejemplos
5-20
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Es un posible duplicado
IsPotentialDuplicate
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Indicador que señala si la factura comparte datos con otra factura. | ||
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Descripción
Indicador booleano calculado que es true cuando el proveedor y el importe coinciden con los de otra factura dentro de un periodo determinado. Es compatible con el Dashboard «Duplicate Invoice Detection Analytics». Funciona como una alerta preventiva para que el personal auditor revise casos concretos antes de liberar el pago.
Por qué es importante
Es un atributo clave de control de riesgos para prevenir pérdidas financieras.
Dónde obtenerlo
Calculado mediante funciones de ventana sobre InvoiceAmount y SupplierName
Ejemplos
truefalse
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Estado de aprobación
ApprovalStatus
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Estado actual del Workflow de la factura. | ||
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Descripción
Indica si la factura está Required, Initiated, Rejected o Approved. Este atributo ayuda en el análisis de «Approval Workflow Bottleneck Analysis». Ofrece una visión general de la posición de la factura dentro de la jerarquía de autorizaciones.
Por qué es importante
Ayuda a diagnosticar los bloqueos en la cadena de aprobación.
Dónde obtenerlo
AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS
Ejemplos
REQUERIDOWFAPPROVEDNO REQUERIDO
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Importe del descuento perdido
DiscountLostAmount
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El valor monetario del descuento que no se obtuvo debido a un pago atrasado. | ||
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Descripción
Se calcula como la diferencia entre el importe total de la factura y el importe con descuento cuando la fecha de pago supera la fecha límite de las condiciones del descuento. Es compatible con el análisis de «Early Payment Discount Realization». Asigna un valor monetario concreto a las ineficiencias del proceso.
Por qué es importante
Convierte el coste de los retrasos del proceso en un importe monetario.
Dónde obtenerlo
Calculado a partir de InvoiceAmount y PaymentTerms
Ejemplos
50.000.00120.50
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Actividades del procesamiento de pagos de cuentas por pagar
| Actividad | Descripción | ||
|---|---|---|---|
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Bloqueo de factura aplicado
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Se aplica un bloqueo del sistema o manual a la factura, lo que impide el pago. Incluye diferencias de cantidad, diferencias de precio o bloqueos manuales de tipo 'Invoice Needs Review'. | ||
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Por qué es importante
Es el principal indicador de fricción en el proceso. Analizar los motivos de los bloqueos ayuda a identificar problemas de cumplimiento de los proveedores o deficiencias en los procesos internos.
Dónde obtenerlo
Tabla AP_HOLDS_ALL, CREATION_DATE. Indica una interrupción en el flujo del proceso.
Recopilar
Se registra cuando se ejecuta la transacción X
Tipo de evento
explicit
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Factura aprobada
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La aprobación final se concede dentro del flujo de trabajo. El estado de la factura se actualiza a 'Workflow Approved' o 'Manually Approved'. | ||
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Por qué es importante
Un hito importante que habilita la factura para su selección de pago. Los intervalos prolongados antes de este paso indican cuellos de botella en las aprobaciones.
Dónde obtenerlo
Tabla AP_INV_APRVL_HIST_ALL (última acción de aprobación) o AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS = 'WFAPPROVED'.
Recopilar
Comparar el campo de estado antes y después
Tipo de evento
inferred
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Factura cancelada
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La factura se anula o cancela, lo que finaliza la instancia del proceso sin efectuar el pago. | ||
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Por qué es importante
Representa un esfuerzo desperdiciado. Las tasas elevadas de cancelación suelen indicar una introducción duplicada en una fase anterior o una baja calidad de los datos de los proveedores.
Dónde obtenerlo
AP_INVOICES_ALL.CANCELLED_DATE está informado.
Recopilar
Se registra cuando se ejecuta la transacción X
Tipo de evento
explicit
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Factura creada
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Creación inicial del registro de la factura en el sistema de cuentas por pagar de Oracle Fusion. Captura la marca de tiempo en la que la cabecera de la factura se registra por primera vez en la base de datos, ya sea introducida manualmente o importada mediante IDR/interfaz. | ||
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Por qué es importante
Establece la hora de inicio del proceso para calcular el tiempo de ciclo y analizar la antigüedad. Es esencial para medir el retraso entre la recepción y la introducción.
Dónde obtenerlo
Tabla AP_INVOICES_ALL, columna CREATION_DATE. Filtrar por INVOICE_ID.
Recopilar
Se registra cuando se crea el registro de la transacción
Tipo de evento
explicit
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Factura validada
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El estado de la factura cambia a 'Validated', lo que indica que ha superado las comprobaciones de integridad del sistema, el cálculo de impuestos y las reglas de conciliación. Es un requisito previo para la aprobación y el pago. | ||
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Por qué es importante
Marca la transición de la introducción de datos al flujo de trabajo de aprobación y pago. Los retrasos en este punto indican problemas de calidad de datos o errores de configuración.
Dónde obtenerlo
Se infiere de la marca de tiempo de AP_INVOICES_ALL.VALIDATION_REQUEST_ID o mediante el seguimiento de los cambios de estado en AP_INVOICE_HISTORY, si está habilitado.
Recopilar
Comparar el campo de estado antes y después
Tipo de evento
inferred
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Línea de factura conciliada
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Asociación de una línea de factura con una orden de compra (PO) o una recepción. Indica que el proceso de conciliación a tres o dos bandas se ha realizado durante la introducción de la línea. | ||
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Por qué es importante
Es fundamental para analizar el First Pass Yield e identificar dónde falla la conciliación automatizada. Las bajas tasas de conciliación generan retrabajo manual.
Dónde obtenerlo
Tabla AP_INVOICE_LINES_ALL. Identificar los registros en los que MATCH_TYPE sea 'ITEM_TO_PO', 'PO_PRICE_ADJUSTMENT', etc.
Recopilar
Se registra cuando se crea una línea de transacción con un vínculo
Tipo de evento
explicit
|
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|
Pago creado
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Se genera el documento de pago (cheque, ETF o transferencia bancaria). Esto reduce el pasivo y marca la ejecución del pago. | ||
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Por qué es importante
La marca de tiempo final para el tiempo de ciclo. Compararla con la fecha de vencimiento permite determinar las métricas de pago atrasado y aprovechamiento del descuento.
Dónde obtenerlo
Tabla AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL vinculada a AP_CHECKS_ALL. Utilizar CREATION_DATE del registro de pago.
Recopilar
Se registra cuando se ejecuta la transacción X
Tipo de evento
explicit
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Aprobación iniciada
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La factura se envía al flujo de trabajo de aprobación (AMX). Esto marca el inicio de la fase de autorización por parte de la dirección. | ||
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Por qué es importante
Diferencia el tiempo de procesamiento operativo del plazo de aprobación de la dirección. Ayuda a identificar si los retrasos se deben al personal de cuentas por pagar o a las personas aprobadoras.
Dónde obtenerlo
Tabla AP_INV_APRVL_HIST_ALL (historial de aprobaciones) o inferido del cambio de AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS a 'INITIATED'.
Recopilar
Comparar el campo de estado antes y después
Tipo de evento
inferred
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Bloqueo de factura liberado
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Eliminación de un bloqueo aplicado anteriormente, lo que permite que la factura continúe en el flujo de trabajo. Representa la resolución de una discrepancia. | ||
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Por qué es importante
Calcula el tiempo de retrabajo o el tiempo de resolución. Una frecuencia elevada sugiere ineficiencias en la gestión de excepciones.
Dónde obtenerlo
Tabla AP_HOLDS_ALL, LAST_UPDATE_DATE cuando RELEASE_LOOKUP_CODE está informado.
Recopilar
Se registra cuando se ejecuta la transacción X
Tipo de evento
explicit
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|||
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Factura contabilizada
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Se generan los asientos contables de la factura y se transfieren al libro mayor. Esto confirma el registro del impacto financiero. | ||
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Por qué es importante
Garantiza el cumplimiento financiero. Los retrasos en este punto pueden afectar las actividades de cierre del periodo y la precisión de los informes financieros.
Dónde obtenerlo
AP_INVOICE_DISTRIBUTIONS_ALL.POSTED_FLAG = 'Y' o mediante XLA_AE_HEADERS (contabilidad auxiliar) vinculada a la factura.
Recopilar
Se registra cuando se ejecuta la transacción X
Tipo de evento
explicit
|
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Pago compensado
|
El pago se concilia con el extracto bancario. El estado cambia a 'Cleared' o 'Reconciled'. | ||
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Por qué es importante
Es el verdadero final del ciclo de efectivo. Resulta esencial para prever el flujo de caja y comprender el tiempo transcurrido entre la emisión y la compensación.
Dónde obtenerlo
AP_CHECKS_ALL.STATUS_LOOKUP_CODE cambia a 'CLEARED'. La marca de tiempo es CLEARED_DATE.
Recopilar
Se registra cuando se ejecuta la transacción X
Tipo de evento
explicit
|
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Pago seleccionado
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La factura es seleccionada por una solicitud de proceso de pagos (PPR). Se prepara para el pago, pero el efectivo todavía no se ha transferido. | ||
|
Por qué es importante
Indica que la factura ha sido incluida en una ejecución de pagos. Las diferencias entre este evento y 'Payment Created' sugieren problemas en el procesamiento por lotes.
Dónde obtenerlo
AP_SELECTED_INVOICES_ALL (temporal) o inferido cuando se informa AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL.CHECK_RUN_ID.
Recopilar
Comparar el campo de estado antes y después
Tipo de evento
inferred
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