BPMN 2.0: guía práctica de la notación

Guía práctica de BPMN 2.0: estándar, símbolos y uso

BPMN es una forma estándar de representar procesos empresariales para que las personas puedan ver qué ocurre, quién participa y cómo pasa el trabajo de un paso al siguiente. BPMN 2.0 define la notación y un formato XML común, lo que facilita analizar, documentar e intercambiar modelos de procesos.

Utilice la navegación siguiente para ir a la familia de símbolos que necesita. También puede comparar BPMN con otras notaciones en nuestra guía sobre BPMN, UML y diagramas de flujo.

No es necesario que lea primero esta página. Abra el modelador de BPMN 2.0, describa en una frase un proceso que ya conozca y deje que genere el primer borrador del diagrama. Después, utilice la referencia siguiente para corregirlo símbolo por símbolo. Así avanzará más rápido que si aprende la notación por separado. Además, puede empezar a crear un modelo ahora mismo sin instalar nada.

Ir a la referencia de símbolos BPMN

• Eventos
• Actividades
• Gateways
• Objetos de conexión
• Pools y swimlanes
• Artefactos

¿Qué es BPMN 2.0?

BPMN son las siglas de Business Process Model and Notation. Object Management Group (OMG) publica y mantiene el estándar. Ofrece a quienes modelan procesos un lenguaje visual común para describirlos, desde el inicio y el fin hasta las tareas, decisiones y traspasos intermedios.

BPMN 2.0 se publicó en 2011. Una de sus principales novedades fue la serialización XML: una forma estándar de almacenar un modelo para que distintas herramientas puedan leerlo e intercambiarlo. La notación es independiente de los proveedores, por lo que sus símbolos no pertenecen a una herramienta de modelado específica. Así se convirtió en la notación de gestión de procesos empresariales que adoptaron las organizaciones y los proveedores, en lugar de imponer cada cual su propio estilo.

Un diagrama BPMN puede ayudarle a explicar un proceso a sus colegas, documentar cómo debería realizarse el trabajo o crear un modelo con suficiente precisión para un motor de flujo de trabajo. El nivel de detalle depende de su objetivo. Un modelo de comunicación no necesita especificar todos los detalles técnicos de implementación.

¿Por qué utilizar BPMN 2.0?

BPMN ofrece a los equipos empresariales y técnicos una forma común de analizar los pasos y las responsabilidades de un proceso. Sus símbolos tienen significados definidos, por lo que quienes leen los diagramas no necesitan aprender una leyenda distinta para cada uno. Además, un proceso BPMN puede utilizarse fuera de la herramienta en la que se creó.

Un modelo BPMN puede ayudarle a:

• Explicar cómo fluye el trabajo. Mostrar en un solo diagrama el orden de las actividades, los puntos de decisión y los resultados.
• Aclarar las responsabilidades. Utilizar pools y lanes para mostrar qué participantes y roles intervienen.
• Documentar las excepciones. Modelar rutas alternativas, eventos y distintos estados finales junto al flujo principal.
• Intercambiar modelos. Utilizar BPMN 2.0 XML para transferir un modelo entre herramientas y comprobar si también se transfieren los detalles específicos de cada herramienta.
• Revisar y mejorar un proceso. Comparar el modelo documentado con la forma en que se realiza realmente el trabajo. Process Mining puede aportar pruebas a partir de datos de eventos, pero no modifica el proceso por sí mismo.

Si está eligiendo una herramienta, consulte nuestra descripción general de herramientas BPMN. ProcessMind también reúne el modelado de procesos y Process Mining para que pueda vincular un proceso documentado con los datos operativos.

Elementos de BPMN 2.0 de un vistazo

BPMN agrupa sus elementos en cuatro familias. La tabla ofrece una referencia rápida; vaya a una sección para consultar los detalles.

Para consultar la lista completa de elementos, vea la referencia de componentes BPMN y la guía de iconos de elementos BPMN. También puede descargar el póster de BPMN 2.0 en su idioma.

Eventos

Los eventos representan algo que ocurre durante un proceso. Se muestran como círculos con distintos bordes que indican cuándo suceden:

• Un Evento de inicio tiene un borde fino.
• Un Intermediate Event tiene un borde doble.
• Un Evento de fin tiene un borde grueso.

Evento de inicio

Un Evento de inicio indica dónde comienza un proceso o una ruta. Un proceso puede tener varios eventos de inicio si distintos desencadenantes pueden ponerlo en marcha. Por ejemplo, un proceso de pedidos puede empezar cuando un cliente realiza un pedido en línea, por teléfono o en persona.

Intermediate Event

Un Intermediate Event ocurre entre el inicio y el fin de un proceso. Según su tipo y posición, puede recibir o emitir un evento, como un mensaje o una señal. Otros tipos de eventos son Timer, Error, Escalation, Compensation, Conditional, Cancel, Link, Terminate, Multiple y Parallel Multiple.

Por ejemplo, un proceso de pedidos puede esperar un mensaje de confirmación del cliente antes de continuar. El símbolo del evento indica qué espera o envía el proceso.

Evento de fin

Un Evento de fin indica el final de una ruta del proceso. Un proceso puede tener varios eventos de fin para representar distintos resultados, como un pedido completado o rechazado. Asigne un nombre claro a cada resultado para que se puedan distinguir.

Actividades

Las actividades representan el trabajo que se realiza en un proceso. Los tipos principales son Task y Subprocess. Una Task es una unidad de trabajo; un Subprocess contiene su propia secuencia de pasos.

Tipos de Task

BPMN utiliza tipos de Task para indicar cómo se realiza el trabajo. El tipo describe la actividad del modelo; no significa que ProcessMind ejecute el trabajo.

Task

Una Task es una actividad de propósito general. Empiece con una Task genérica cuando necesite registrar un paso antes de decidir si corresponde utilizar un tipo más específico.

Manual Task

Una persona realiza una Manual Task sin que un motor de procesos gestione la actividad. Algunos ejemplos son organizar documentos o resolver por teléfono un problema con una factura.

User Task

Un motor de procesos asigna una User Task a una persona, que la completa y registra el resultado. Algunos ejemplos son revisar una factura, aprobar una solicitud de vacaciones o atender un ticket de soporte.

Receive Task

Una Receive Task representa la espera de un mensaje como una actividad diferenciada del proceso. Se muestra con el símbolo de un sobre vacío.

Receive Task (Instantiating)

Una Receive Task de inicio pone en marcha un proceso cuando recibe un mensaje. Su símbolo incluye un pequeño marcador de evento en la esquina superior izquierda.

Send Task

Una Send Task representa el envío de un mensaje como parte de un proceso.

Script Task

Una Script Task representa un script que un motor de procesos puede ejecutar, escrito en un lenguaje compatible con el motor.

Service Task

Una Service Task representa el trabajo que realiza un servicio de software, como llamar a un servicio web. El modelo muestra el tipo de actividad; la implementación depende del sistema que ejecuta el proceso.

Business Rule Task

Una Business Rule Task representa una actividad que evalúa o aplica reglas de negocio.

Subprocess y marcadores de actividad

Un Subprocess contiene su propio flujo. Puede expandirlo para mostrar sus pasos o contraerlo para mantener la atención en el diagrama principal. Los marcadores también pueden indicar que una actividad se repite, se ejecuta para varios elementos o gestiona una compensación.

Subprocess

Un Subprocess contraído agrupa varios pasos bajo una sola actividad en el diagrama principal. Expándalo cuando sea necesario mostrar el flujo interno.

Adhoc Subprocess

Un Adhoc Subprocess representa actividades sin una secuencia fija. El modelo indica que pueden realizarse en un orden flexible.

Marcador de bucle

Un marcador de bucle indica que una actividad se repite hasta que se cumple su condición de salida.

Marcador de varias instancias

Una actividad de varias instancias se repite para un conjunto definido de elementos. Las líneas verticales indican instancias paralelas; las horizontales, instancias secuenciales.

Marcador de compensación

Una actividad de compensación representa un trabajo que revierte o contrarresta los efectos de una actividad anterior. Conéctela al diagrama con una Association, no con un Sequence Flow.

Marcadores combinados

Puede combinar un marcador de compensación con marcadores de bucle o de varias instancias para mostrar cómo se repite la actividad o cómo se aplica a varios elementos.

Gateways

Los gateways controlan las bifurcaciones y convergencias de un proceso. Se representan con rombos. El marcador dentro del rombo identifica el tipo de Gateway y cómo gestiona las rutas.

Exclusive Gateway

Inclusive Gateway

Parallel Gateway

Event Gateway

Exclusive Gateway

Un Exclusive Gateway selecciona una de las rutas de salida. El rombo puede incluir una X o no llevar ningún marcador.

Inclusive Gateway

Un Inclusive Gateway puede activar una o varias rutas de salida, según las condiciones. Más adelante, otro Gateway correspondiente puede sincronizar las rutas activadas.

Parallel Gateway

Cuando divide el flujo, un Parallel Gateway activa todas las rutas de salida. Cuando las reúne, espera a que se completen todas las ramas de entrada.

Event Gateway

Un Event Gateway dirige el proceso según el evento que ocurra primero, como la recepción de un mensaje.

Objetos de conexión

Los objetos de conexión muestran cómo se relacionan los elementos BPMN. Utilice el conector adecuado para representar la relación que necesita.

Sequence Flow

Message Flow

Association

Sequence Flow

Sequence Flow muestra el orden de las actividades y los eventos dentro de un proceso. Se representa con una línea continua y una punta de flecha, y puede indicar una ruta condicional o predeterminada.

Message Flow

Message Flow muestra la comunicación entre participantes distintos, que suelen representarse en pools diferentes. Se representa con una línea discontinua, un círculo al inicio y una punta de flecha abierta al final. No lo utilice para conectar actividades dentro del mismo pool.

Association

Una Association conecta una actividad o un evento con un artefacto, como un Data Object o una Text Annotation. Añade contexto sin modificar el flujo del proceso.

Pools y lanes

Los pools representan a los participantes de un proceso, como organizaciones, departamentos o sistemas. Los lanes dividen un pool para mostrar las responsabilidades de cada participante.

Utilice pools separados para mostrar participantes distintos y sus intercambios. Use lanes para aclarar qué rol o sistema se encarga de cada actividad. Consulte la documentación sobre pools y lanes para obtener más información.

Pool contraído

Un Pool contraído muestra a un participante sin mostrar sus actividades internas. Es útil cuando el diagrama debe indicar que participa una organización o un sistema externo, pero su proceso interno queda fuera del alcance del modelo.

Artefactos

Los artefactos añaden información y contexto a un diagrama BPMN sin modificar su Sequence Flow. Entre los principales tipos se encuentran Data Objects, Data Stores, Groups y Text Annotations.

Data Objects y Data Stores

Un Data Object representa información que una actividad utiliza o produce. Data Input y Data Output muestran la información que entra en un proceso o sale de él. Un Data Store representa información que se conserva una vez finalizada la instancia del proceso.

Group

Un Group reúne visualmente elementos relacionados. No modifica el flujo del proceso.

Text Annotation

Una Text Annotation añade una explicación o nota al diagrama. Utilice una Association para conectarla con el elemento correspondiente.

¿Cómo se crea un diagrama BPMN?

Empiece por definir qué pregunta sobre el proceso debe responder el diagrama. Después, construya el modelo desde el flujo principal hacia los detalles:

1. Defina el alcance. Elija el proceso, sus puntos de inicio y fin, y el nivel de detalle que necesitan quienes lo leerán.
2. Enumere las actividades. Describa los pasos principales en lenguaje sencillo antes de añadir símbolos.
3. Añada eventos y resultados. Muestre qué inicia el proceso, qué puede ocurrir durante su desarrollo y cómo termina cada ruta.
4. Modele las decisiones. Añada Gateways donde el flujo se divida o se una.
5. Muestre a los participantes y sus responsabilidades. Utilice pools y lanes para aclarar quién se encarga de cada parte.
6. Añada mensajes y contexto. Utilice Message Flow entre participantes y artefactos para incluir datos o notas pertinentes.
7. Revise el modelo. Repase cada ruta con las personas que conocen el trabajo. Compruebe que el diagrama sea fácil de leer y que los símbolos expresen el significado previsto.

Para seguir una guía paso a paso, consulte la documentación sobre cómo construir un diagrama BPMN. También puede consultar los ejemplos de BPMN 2.0 en la documentación para ver modelos terminados y adaptar los patrones que se ajusten a su proceso.

La mejor forma de familiarizarse con la notación es dibujar. Elija un proceso que ya conozca, descríbalo en una frase y corrija el borrador que genera el modelador. La disposición automática organiza el diagrama mientras consulta los símbolos anteriores.

Buenas prácticas de modelado BPMN para mantener la utilidad de los diagramas

Un modelo es más fácil de revisar y mantener si se siguen estas prácticas:

• Acuerde primero el propósito. Un modelo para debatir puede requerir menos detalle que uno destinado a la implementación.
• Utilice los símbolos estándar de forma coherente. Evite inventar formas o significados que otras personas no reconocerán.
• Asigne nombres claros a los elementos. Utilice términos que el equipo de procesos comprenda y distinga con facilidad los distintos resultados.
• Mantenga el diagrama enfocado. Utilice Subprocesses para separar los detalles del flujo principal.
• Muestre dónde cambia la responsabilidad. Los pools y lanes deben aclarar quién participa y quién se encarga de cada parte, no añadir estructura vacía.
• Valide el modelo con los participantes del proceso. Repase las rutas con las personas que realizan o gestionan el trabajo.
• Revíselo después de los cambios. Un diagrama describe un proceso en un momento determinado. Actualícelo cuando cambie el proceso.

El modelador BPMN 2.0 de ProcessMind funciona en el navegador e incluye generación con IA a partir de una descripción, disposiciones automáticas y comprobaciones de calidad del modelo. Es más fácil mantener estas prácticas cuando la herramienta se encarga de parte del trabajo: empiece por el proceso que mejor conoce y tendrá en un mismo lugar la notación, la revisión y la primera conversación sobre mejoras. Para conocer mejor cómo pueden complementarse el modelado y los datos operativos, lea sobre el valor conjunto del modelado de procesos y Process Mining.

¿Qué cambió de BPMN 1.x a BPMN 2.0?

Si está revisando un modelo BPMN anterior, los símbolos le resultarán familiares. Las principales diferencias están en la precisión y la portabilidad del estándar.

• Un formato XML común. BPMN 2.0 define un formato para guardar e intercambiar modelos. BPMN 1.x no definía un formato de archivo común, lo que dificultaba trasladar un modelo de una herramienta a otra.
• Definiciones más precisas. BPMN 2.0 especifica con más detalle los elementos y sus relaciones.
• Compatibilidad con modelos ejecutables. BPMN 2.0 es lo bastante preciso para que un motor de flujo de trabajo ejecute un modelo. No todos los modelos de procesos necesitan ser ejecutables.

Para la mayoría de los modelos nuevos, BPMN 2.0 es la opción más práctica porque es la versión actual que admiten las herramientas de modelado modernas.

¿Qué contiene el XML de BPMN 2.0?

Un archivo XML de BPMN 2.0 guarda los elementos, las conexiones, los nombres y la disposición del diagrama. Puede incluir la estructura de pools y lanes, Sequence Flow y Message Flow, los tipos de eventos y Gateways, y la posición de los elementos en el lienzo.

La compatibilidad con XML permite intercambiar modelos, pero no garantiza que se transfieran todas las funciones específicas de cada herramienta. Otra herramienta podría mostrar la disposición de forma distinta, y los campos personalizados o el historial de revisiones quizá no formen parte del archivo estándar.

ProcessMind explica cómo importar y exportar archivos BPMN. Si quiere comparar herramientas, consulte nuestra guía sobre alternativas a Visio para BPMN.

Póster y referencia de símbolos de BPMN 2.0

Utilice el póster como referencia rápida mientras modela. La documentación incluye descargas del póster en distintos idiomas.

El póster resulta útil cuando ya está dibujando. Téngalo junto al modelo en el que trabaja: abra el modelador y consulte la hoja para verificar un símbolo sin apartar la vista del diagrama.

Descargue el póster de BPMN 2.0 en su idioma

Seleccione un póster para abrir el PDF. La página de documentación enumera las versiones disponibles y es la referencia para las descargas.

InglésNeerlandésAlemánFrancésEspañolRusoSuecoItalianoPortuguésPolacoHebreoUcranianoChinoHúngaroPersaInglés

Agradecimientos

El póster se creó en 2010 y fue traducido por investigadores y profesionales. Agradecemos a las personas e instituciones que contribuyeron a ponerlo a disposición.

Autores originales: Gero Decker, Jakob Freund, Alexander Lübbe, Jan Mendling, Frank Puhlmann, Torben Schreiter y Matthias Weidlich.

Traducciones a cargo de: Trisotech (francés); Ildefonso Montero, Luciano García-Bañuelos y Marlon Dumas (español); el Business Process Technology Group del Hasso-Plattner-Institute (ruso); Birger Andersson y Petia Wohed (sueco); Thauris.nl (neerlandés); Lucinéia Heloisa Thom y Cirano Iochpe (portugués); MGX Infoservice (polaco); Ofir Nimitz e Iftah Peretz (hebreo); la profesora asociada Zhang y la profesora Bai, de la School of Software Engineering de Beijing Jiaotong University (chino); Istvan Gerecs (húngaro); y Hamidreza Sarabadani (persa).

Fuente: el póster de BPMN 2.0

Próximos pasos

Ya tiene la referencia de símbolos. Póngala en práctica creando un modelo y revisando cada ruta con las personas que conocen el proceso.