Su Template de datos para la incorporación de clientes KYC

La hora de inicio del evento es la fecha y hora exactas en que comienza una actividad. Junto con el ID del caso y el nombre de la actividad, es uno de los tres elementos esenciales de Process Mining. Estos datos con marca de tiempo permiten ordenar cronológicamente los eventos de cada caso, algo necesario para reconstruir el flujo del proceso tal como ocurrió.

Este atributo es la base de todos los análisis relacionados con el tiempo. Se utiliza para calcular la duración de las actividades (si se dispone de una hora de finalización), el tiempo de espera entre actividades (tiempo de traspaso) y el tiempo de ciclo total del proceso de incorporación. Analizar estas duraciones ayuda a identificar cuellos de botella, medir el cumplimiento del SLA y supervisar el rendimiento general del proceso.

Establece el orden cronológico de los eventos, algo esencial para descubrir el modelo de proceso y calcular todas las métricas de rendimiento basadas en el tiempo.

Se encuentra en registros de eventos, pistas de auditoría de solicitudes o tablas de transacciones. Suele aparecer con nombres como «Marca de tiempo», «Fecha de creación» u «Hora de inicio».

El ID de la solicitud del cliente es una clave única que se asigna a cada nueva solicitud de incorporación desde el momento en que se inicia hasta que se completa o se cancela. Este identificador conecta todas las actividades, los eventos y los datos relacionados con un mismo proceso de incorporación, por lo que es el atributo más importante para Process Mining.

En el análisis, este ID permite reconstruir el proceso completo de cada cliente. Permite seguir el avance de la solicitud, calcular su tiempo de ciclo total y comparar su recorrido con el de otras solicitudes. Las variantes del proceso, los cuellos de botella y las métricas de rendimiento se analizan para cada solicitud, lo que solo es posible si este atributo se identifica y se utiliza correctamente como ID del caso.

Es esencial para agrupar todos los eventos relacionados en un único proceso de principio a fin y constituye la base de todo análisis de Process Mining.

Suele encontrarse en el encabezado o en la tabla principal de la solicitud del cliente o del sistema de gestión de casos.

El nombre de la actividad describe un paso o hito concreto del proceso de incorporación del cliente, como «Solicitud enviada», «Revisión de Cumplimiento iniciada» o «Solicitud aprobada». Cada actividad representa una acción específica de una persona usuaria o un sistema que hace avanzar la solicitud.

Este atributo es fundamental para visualizar el mapa del proceso, que constituye el núcleo de Process Mining. Al analizar la secuencia y la frecuencia de las distintas actividades, quienes analizan el proceso pueden comprender el flujo de trabajo real, identificar las rutas más habituales, detectar desviaciones y localizar tareas que deben repetirse o rehacerse. Para crear un modelo de proceso claro y fácil de entender, es fundamental que los nombres de las actividades sean claros y coherentes.

Define los pasos del proceso y permite visualizar y analizar el flujo, los cuellos de botella y las variaciones.

Se encuentra en registros de eventos, pistas de auditoría o tablas de transacciones que registran los pasos del proceso de negocio.

El atributo Sistema de origen indica qué aplicación o plataforma generó los datos de una actividad. En entornos complejos, el proceso KYC puede abarcar varios sistemas, como un CRM para enviar solicitudes, una plataforma KYC específica para evaluar riesgos y un sistema bancario central para crear cuentas.

Analizar el proceso por sistema de origen ayuda a comprender el panorama tecnológico y su impacto en el proceso. Puede poner de manifiesto problemas de integración, retrasos en los datos entre sistemas o diferencias en la forma en que cada sistema registra la información. Esta perspectiva resulta útil para los equipos de TI y de mejora de procesos que buscan optimizar la arquitectura de los sistemas que respaldan la incorporación.

Indica dónde se realiza cada paso del proceso y ayuda a identificar ineficiencias entre sistemas y dificultades de integración de datos.

Suele incluirse en las extracciones de datos o en los registros de eventos, especialmente en entornos con varios sistemas integrados.

Este atributo registra la fecha y hora de la extracción o actualización más reciente de los datos. No forma parte del proceso de negocio, pero es un metadato fundamental para validar los datos y mantener su gobernanza. Indica con claridad qué tan actualizados están los datos analizados.

En el análisis de procesos, conocer la fecha de la última actualización permite evaluar la vigencia de la información obtenida. Ayuda a confiar en los datos al confirmar qué tan recientes son y evita interpretaciones erróneas basadas en información desactualizada. Para la supervisión continua, este atributo permite configurar alertas si las actualizaciones se retrasan o no se realizan, lo que contribuye a mantener la fiabilidad de los Dashboards de Process Mining.

Aporta transparencia sobre la vigencia del conjunto de datos, un aspecto clave para que el análisis sea pertinente y preciso.

Se genera durante el proceso de extracción, transformación y carga de datos (ETL) y suele encontrarse en los metadatos del conjunto de datos.

El departamento del usuario indica a qué grupo funcional o equipo pertenece la persona que realizó la actividad, como «Cumplimiento», «Incorporación de clientes» u «Operaciones». Aporta un contexto organizativo más amplio que el ID de usuario individual.

Analizar el proceso por departamento es fundamental para comprender la colaboración entre áreas e identificar cuellos de botella sistémicos. Permite visualizar los traspasos entre equipos, que suelen ser una fuente importante de retrasos e ineficiencias. Esta información es clave para optimizar la estructura de los equipos, aclarar las responsabilidades y mejorar los canales de comunicación, con el fin de ofrecer una experiencia de incorporación más fluida.

Permite analizar el rendimiento del proceso y los traspasos entre equipos, y detectar oportunidades para mejorar la colaboración entre áreas.

Suele estar disponible en los datos del perfil de usuario vinculados al ID de usuario, aunque también puede registrarse directamente en la transacción.

El estado de la solicitud indica el resultado final, por ejemplo, «Aprobado», «Rechazado» o «Retirado». Representa el resultado de negocio del proceso y es una dimensión clave para medir el rendimiento.

Este atributo es esencial para analizar los resultados. Permite comparar las rutas del proceso que conducen a resultados satisfactorios con las que terminan en rechazo. Quienes analizan el proceso pueden utilizarlo para identificar patrones asociados a tasas de rechazo elevadas, calcular KPI como la «Tasa de rechazo de solicitudes» y crear un «Análisis del embudo de incorporación» para ver en qué etapa abandonan las personas solicitantes. Comprender por qué se rechazan las solicitudes es el primer paso para mejorar el proceso y aumentar la tasa de éxito.

Define el resultado de negocio de cada caso y permite analizar por qué se rechazan las solicitudes y cómo mejorar la tasa de aprobación.

Suele encontrarse en la tabla principal de casos o solicitudes e indica el estado final del registro.

La hora de finalización del evento indica la fecha y hora exactas en que concluyó una actividad. Al combinarla con la hora de inicio del evento, permite calcular con precisión el tiempo de procesamiento de cada tarea. No todos los sistemas proporcionan ambas horas; algunos solo ofrecen una marca de tiempo que indica cuándo se completó la actividad.

Disponer de la hora de finalización aporta mucho valor al análisis del rendimiento. Permite crear métricas detalladas, como «Tiempo promedio de revisión de Cumplimiento», y distinguir entre el tiempo que una persona dedica activamente a una tarea (tiempo de procesamiento) y el tiempo que esta permanece en una cola (tiempo de espera). Este nivel de detalle es fundamental para identificar los cuellos de botella con precisión y orientar las mejoras hacia la capacidad de los recursos o los traspasos entre etapas.

Permite calcular con precisión el tiempo de procesamiento de las actividades y distinguir entre el tiempo de trabajo activo y el tiempo de espera.

Se encuentra en registros de eventos o tablas de transacciones, junto a la hora de inicio. Puede aparecer como «Hora de finalización», «Fecha de finalización» o «Modificado el».

El ID de usuario identifica a la persona o al bot del sistema responsable de realizar una actividad específica del proceso. Puede tratarse de una persona responsable de Cumplimiento, alguien encargado de introducir datos o un motor automatizado de evaluación de riesgos. Para analizar los recursos con precisión, es fundamental identificar a cada usuario de forma coherente.

Este atributo permite analizar el proceso desde la perspectiva de las personas. Es esencial para estudiar la distribución de la carga de trabajo, el rendimiento individual y de los equipos, y la asignación de recursos. Al filtrar el mapa del proceso por ID de usuario, quienes gestionan el proceso pueden ver cómo distintas personas realizan las tareas, detectar necesidades de formación y equilibrar la carga de trabajo. También permite analizar la colaboración y descubrir cómo se traspasa el trabajo entre personas.

Permite analizar la carga de trabajo, el rendimiento de los recursos y las formas de colaboración, lo que facilita una mejor gestión de los recursos y la formación.

Está disponible en las pistas de auditoría del sistema o en los registros de transacciones. A menudo está vinculado a la persona que creó o modificó un registro por última vez.

El nivel de riesgo es un resultado clave del proceso KYC. Clasifica a los clientes según factores como el sector, la ubicación geográfica y los patrones de transacción. Esta clasificación determina el nivel de escrutinio y diligencia debida que requiere cada solicitud.

En Process Mining, este atributo es una dimensión importante para analizar las variantes y comprobar la conformidad. Por diseño, el proceso para un cliente de alto riesgo debe ser distinto y más riguroso que el de un cliente de bajo riesgo. Al comparar los flujos reales para cada nivel de riesgo con los procedimientos previstos, las organizaciones pueden comprobar el cumplimiento de las políticas internas y la normativa. Así pueden responder preguntas como «¿Se aplica siempre una diligencia debida reforzada a los clientes de alto riesgo?» o «¿Estamos dedicando demasiado tiempo a los clientes de bajo riesgo?».

Es esencial para el cumplimiento y la gestión de riesgos, ya que permite analizar si los procesos de diligencia debida se adaptan correctamente a cada perfil de riesgo.

Lo calcula un motor de riesgos o lo asigna manualmente una persona responsable de Cumplimiento. Se almacena en el registro principal del cliente o de la solicitud.

El tipo de cliente clasifica a la persona solicitante en distintas categorías, como «Persona física», «Empresa», «Fideicomiso» u «Organización sin fines de lucro». Los requisitos de incorporación y la complejidad del proceso pueden variar mucho según el tipo de cliente.

Este atributo es clave para segmentar el análisis. Al filtrar el mapa del proceso y los KPI por tipo de cliente, las organizaciones pueden descubrir diferencias importantes. Por ejemplo, la incorporación de un cliente empresarial suele incluir pasos más complejos, como verificar la titularidad real, que no son necesarios para una persona física. Este análisis ayuda a que cada variante del proceso sea lo más eficiente posible para su segmento y permite adaptar las mejoras.

Permite segmentar el proceso para comparar y optimizar la incorporación de distintos tipos de clientes.

Suele registrarse al inicio del proceso de solicitud y almacenarse en la tabla principal del cliente o de la solicitud.

Este atributo identifica el medio que utilizó el cliente para enviar su solicitud, como «Portal web», «Aplicación móvil» o «En una sucursal». Cada canal puede tener procesos de captura de datos y experiencias de cliente distintos.

Analizar el proceso por canal ayuda a evaluar el rendimiento y la eficiencia de cada punto de contacto con el cliente. Permite responder preguntas como «¿Se procesan más rápido las solicitudes móviles que las enviadas por la web?» o «¿Las solicitudes presentadas en una sucursal requieren más trabajo adicional?». Esta información ayuda a optimizar la experiencia del cliente en todos los canales y a asignar los recursos de forma eficaz.

Permite comparar la eficiencia del proceso y la experiencia del cliente en distintos canales de envío, como la web, el móvil o la atención presencial.

Suele registrarse al inicio del proceso, cuando se crea la solicitud.

Este atributo booleano distingue entre las tareas que ejecuta el software o un bot y las que realizan personas usuarias. Entre las actividades automatizadas pueden estar la validación inicial de datos, la verificación de sanciones o el envío de comunicaciones estandarizadas.

Analizar este atributo es fundamental para evaluar la eficacia de las iniciativas de automatización. Al comparar la velocidad y los resultados de los pasos automatizados con los manuales, las organizaciones pueden detectar oportunidades para automatizar más tareas y reducir los costes y el tiempo de ciclo. También ayuda a supervisar el rendimiento de los sistemas automatizados y comprobar que funcionan según lo previsto en todo el proceso.

Ayuda a medir el impacto y la eficiencia de la automatización en el proceso, y a detectar oportunidades para introducir más mejoras robóticas o sistemáticas.

Puede ser un campo específico del registro de eventos o deducirse del ID de usuario, por ejemplo, si el ID es «SYSTEM» o «BOT».

La fecha objetivo del acuerdo de nivel de servicio (SLA) es la fecha límite establecida para completar el proceso de incorporación del cliente. Suele fijarse según las políticas internas o las obligaciones contractuales y sirve como referencia para medir la puntualidad.

Este atributo es la base del Dashboard «Supervisión del rendimiento del SLA». Al comparar la fecha real de finalización de una solicitud con su fecha objetivo del SLA, se puede calcular el «Índice de cumplimiento del SLA». Analizar los casos que incumplieron el SLA ayuda a identificar las actividades o los departamentos que causan retrasos. Esto permite gestionar de forma proactiva las colas de trabajo y la asignación de recursos para reducir los incumplimientos del SLA y mejorar la satisfacción del cliente.

Proporciona una referencia para medir el cumplimiento del SLA e identificar los casos con riesgo de retraso.

A menudo se calcula y almacena en el registro principal de la solicitud al crear el caso, según el tipo de solicitud u otros criterios.

El ID del cliente es un identificador único que se mantiene en distintas interacciones o solicitudes. Mientras que el ID de la solicitud del cliente sigue un único proceso de incorporación, el ID del cliente permite vincular varios intentos de incorporación u otros procesos de una misma persona.

Este atributo permite analizar el proceso desde la perspectiva del cliente y ampliar el análisis más allá de un solo caso. Resulta útil para identificar solicitudes repetidas, analizar la relación a largo plazo con un cliente o conectar el proceso de incorporación con otros procesos, como «Solicitud de préstamo» o «Mantenimiento de cuenta». Aunque no es esencial para analizar un único proceso, enriquece los datos para realizar análisis de Process Mining más complejos y centrados en los objetos.

Permite analizar el proceso desde la perspectiva del cliente y vincular varios intentos de incorporación o distintos procesos relacionados con la misma persona.

Suele encontrarse en un sistema central de datos maestros de clientes y estar vinculado al registro de la solicitud.

Cuando el estado de una solicitud es «Rechazado», el motivo del rechazo indica la causa concreta, como «Documentación incompleta», «Perfil de alto riesgo» o «Coincidencia con una lista de sanciones». Este atributo aporta un contexto fundamental sobre los procesos que no llegan a buen término.

Analizar los motivos del rechazo es fundamental para el Dashboard «Análisis de rechazos de solicitudes». Ayuda a las organizaciones a encontrar las causas raíz y comprender cuáles son los puntos de fallo más habituales en el proceso de incorporación. Al clasificar y cuantificar estos motivos, pueden priorizar las mejoras. Por ejemplo, si «Documentación incompleta» es uno de los motivos más frecuentes, la empresa puede centrarse en aclarar las instrucciones para los clientes o mejorar el portal de envío de documentos.

Explica la causa raíz de las solicitudes rechazadas y permite aplicar mejoras específicas para reducir la tasa de rechazo y mejorar la experiencia del cliente.

Suele almacenarse en la tabla principal de solicitudes o casos y, a menudo, se completa cuando el estado cambia a «Rechazado».

El país del cliente indica la ubicación geográfica de la persona solicitante. Es un dato fundamental en los procesos KYC, ya que la normativa y los factores de riesgo pueden variar considerablemente de un país a otro.

El análisis geográfico aporta otra perspectiva importante. Los procesos de incorporación pueden variar según los requisitos legales de cada país. Al filtrar por país del cliente, las empresas pueden comprobar que se siguen correctamente las variantes correspondientes a cada jurisdicción. También pueden detectar diferencias de rendimiento, como tiempos de ciclo más largos para solicitudes de países de alto riesgo, que pueden deberse a requisitos de diligencia debida reforzada.

Permite analizar las variaciones y el rendimiento del proceso según la ubicación geográfica, algo fundamental para garantizar el cumplimiento de la normativa local.

Se obtiene del cliente durante el proceso de solicitud y se almacena en el registro del cliente o de la solicitud.