Su Template de datos para el onboarding de clientes KYC

La hora de inicio del evento es la fecha y hora exactas que marcan el comienzo de una actividad. Es uno de los tres pilares esenciales de Process Mining, junto con el ID del caso y el nombre de la actividad. Estos datos con marca de tiempo permiten ordenar cronológicamente los eventos dentro de cada caso, algo necesario para reconstruir el flujo del proceso tal como ocurrió en realidad.

Este atributo constituye la base de todos los análisis relacionados con el tiempo. Se utiliza para calcular la duración de las actividades cuando se dispone de una hora de finalización, el tiempo de espera entre actividades, es decir, el tiempo de transferencia, y el tiempo total de ciclo de todo el proceso de incorporación. Analizar estas duraciones ayuda a identificar cuellos de botella, medir el cumplimiento de los SLA y supervisar el rendimiento general del proceso.

Proporciona el orden cronológico de los eventos, esencial para descubrir el modelo del proceso y calcular todas las métricas de rendimiento basadas en el tiempo.

Se encuentra en registros de eventos, registros de auditoría de solicitudes o tablas de transacciones, a menudo con etiquetas como «Timestamp», «Creation Date» o «Start Time».

El ID de la solicitud del cliente es una clave única asignada a cada nueva solicitud de incorporación desde el momento en que se inicia hasta que se completa o finaliza. Este identificador actúa como hilo conductor central que conecta todas las actividades, eventos y datos relacionados con un único recorrido de incorporación, por lo que es el atributo más importante para Process Mining.

En el análisis, este ID permite reconstruir el proceso de principio a fin para cada cliente. Permite seguir el avance de la solicitud, calcular su tiempo total de ciclo y comparar su recorrido con el de otras solicitudes. Todas las variantes del proceso, los cuellos de botella y las métricas de rendimiento se analizan por solicitud, algo que solo es posible si este atributo se identifica y utiliza correctamente como ID del caso.

Es esencial para agrupar todos los eventos relacionados en un único proceso de principio a fin y constituye la base de todo análisis de Process Mining.

Normalmente se encuentra en el encabezado o en la tabla principal del sistema de solicitudes de clientes o de gestión de casos.

El nombre de la actividad describe un paso o hito concreto del recorrido de incorporación del cliente, como «Application Submitted», «Compliance Review Initiated» o «Application Approved». Cada actividad representa una acción específica realizada por una persona usuaria o un sistema que hace avanzar la solicitud en el proceso.

Este atributo es fundamental para visualizar el mapa del proceso, que constituye el núcleo de Process Mining. Al analizar la secuencia y la frecuencia de las distintas actividades, las personas analistas pueden comprender el flujo real del proceso, identificar las rutas habituales, descubrir desviaciones y localizar áreas de retrabajo o repetición. La claridad y coherencia de los nombres de las actividades son esenciales para crear un modelo de proceso útil y comprensible.

Define los pasos del proceso y permite visualizar y analizar el flujo del proceso, los cuellos de botella y las variaciones.

Se encuentra en registros de eventos, registros de auditoría o tablas de transacciones que registran los pasos del proceso empresarial.

El atributo Sistema de origen especifica la aplicación o plataforma que generó los datos de una actividad determinada. En entornos complejos, el proceso KYC puede abarcar varios sistemas, como un CRM para enviar la solicitud, una plataforma KYC específica para evaluar el riesgo y un sistema bancario central para crear la cuenta.

Analizar el proceso por sistema de origen ayuda a comprender el entorno tecnológico y su impacto en el proceso. Puede poner de manifiesto problemas de integración, retrasos en los datos entre sistemas o diferencias en la forma en que cada sistema registra la información. Esta perspectiva resulta útil para los equipos de TI y de mejora de procesos que buscan simplificar la arquitectura tecnológica que sustenta el recorrido de incorporación.

Proporciona contexto sobre dónde se produce cada paso del proceso y ayuda a identificar ineficiencias entre sistemas y dificultades de integración de datos.

A menudo se incluye en extracciones de datos o registros de eventos, especialmente en entornos con varios sistemas integrados.

Este atributo registra la fecha y hora de la extracción o actualización más reciente de datos. No forma parte del proceso de negocio, pero constituye un metadato esencial para la validación de datos y la gobernanza. Proporciona transparencia sobre la actualidad de los datos analizados.

En el análisis de procesos, conocer la hora de la última actualización de datos es fundamental para comprender la vigencia de las conclusiones generadas. Ayuda a los usuarios a confiar en los datos al confirmar su actualidad y evita interpretaciones erróneas basadas en información obsoleta. Para la supervisión continua, este atributo puede utilizarse para configurar alertas si las actualizaciones de datos se retrasan o fallan, garantizando la fiabilidad continua de los Dashboards de Process Mining.

Garantiza la transparencia de los datos al indicar la actualidad del conjunto de datos, algo fundamental para la relevancia y precisión del análisis.

Se genera durante el proceso de extracción, transformación y carga (ETL) de datos; suele encontrarse en los metadatos del conjunto de datos.

El departamento de la persona usuaria especifica el grupo funcional o equipo al que pertenece quien realizó la actividad, como «Compliance», «Client Onboarding» u «Operations». Proporciona un contexto organizativo de nivel superior al del ID de usuario individual.

Analizar el proceso desde la perspectiva departamental es fundamental para comprender la colaboración entre funciones e identificar cuellos de botella sistémicos. Ayuda a visualizar las transferencias entre distintos equipos, que suelen ser una fuente importante de retrasos e ineficiencias. Esta información es clave para optimizar las estructuras de los equipos, aclarar responsabilidades y mejorar los canales de comunicación con el fin de crear una experiencia de incorporación más fluida.

Permite analizar el rendimiento del proceso y las transferencias entre distintos equipos, y pone de relieve oportunidades para mejorar la colaboración entre funciones.

A menudo está disponible en los datos del perfil de usuario vinculados al ID de usuario, o puede registrarse directamente en la transacción.

El estado de la solicitud indica el resultado final de una solicitud, como «Approved», «Rejected» o «Withdrawn». Representa el resultado empresarial del proceso y es una dimensión fundamental para medir el rendimiento.

Este atributo es esencial para el análisis basado en resultados. Permite comparar las rutas del proceso que conducen a resultados satisfactorios con aquellas que terminan en rechazos. Las personas analistas pueden utilizarlo para identificar patrones de proceso asociados con altas tasas de rechazo, calcular KPI como la «Application Rejection Rate» y crear un «Onboarding Funnel Analysis» para ver en qué punto abandonan los solicitantes. Comprender por qué fallan las solicitudes es el primer paso para mejorar el proceso y aumentar la tasa de éxito.

Define el resultado empresarial de cada caso y permite analizar por qué se rechazan las solicitudes y cómo mejorar la tasa de aprobación.

Normalmente se encuentra en la tabla principal de casos o solicitudes e indica el estado final del registro.

La hora de finalización del evento marca la fecha y hora exactas en que concluyó una actividad. Al combinarla con la hora de inicio del evento, permite calcular con precisión el tiempo de procesamiento de cada tarea. No todos los sistemas proporcionan las horas de inicio y finalización; algunos solo ofrecen una marca de tiempo que representa la finalización.

Disponer de una hora de finalización es muy valioso para el análisis del rendimiento. Permite crear métricas detalladas, como «Average Compliance Review Time», al distinguir entre el tiempo durante el que una persona trabajó activamente en una tarea, es decir, el tiempo de procesamiento, y el tiempo durante el que la tarea permaneció en una cola, es decir, el tiempo de espera. Este nivel de detalle es fundamental para identificar cuellos de botella con precisión y orientar las mejoras hacia la capacidad de recursos o las transferencias del proceso.

Permite calcular con precisión los tiempos de procesamiento de las actividades, lo que ayuda a diferenciar entre el tiempo de trabajo activo y el tiempo de espera inactivo.

Se encuentra en registros de eventos o tablas de transacciones junto con la hora de inicio. Puede aparecer con etiquetas como «End Time», «Completion Date» o «Modified On».

El ID de usuario identifica a la persona o al bot del sistema responsable de ejecutar una actividad específica del proceso. Puede tratarse de una persona responsable de cumplimiento, alguien encargado de introducir datos o un motor automatizado de puntuación de riesgos. La coherencia en la identificación de usuarios es clave para analizar los recursos con precisión.

Este atributo ofrece una perspectiva centrada en las personas. Es esencial para analizar la distribución de la carga de trabajo, el rendimiento individual y del equipo, y la asignación de recursos. Al filtrar el mapa del proceso por ID de usuario, las personas responsables pueden comprender cómo gestionan las tareas los distintos miembros del equipo, identificar oportunidades de formación y garantizar un reparto equilibrado del trabajo. También ayuda a analizar la colaboración y revela cómo se transfiere el trabajo entre distintas personas.

Permite analizar la carga de trabajo, el rendimiento de los recursos y los patrones de colaboración, lo que facilita una mejor gestión de los recursos y la formación.

Está disponible en registros de auditoría del sistema o registros de transacciones, a menudo vinculado a la persona usuaria que creó o modificó por última vez un registro.

El nivel de riesgo es un resultado crítico del proceso KYC que clasifica a los clientes según factores como su sector, ubicación geográfica y patrones de transacciones. Esta clasificación determina el nivel de escrutinio y diligencia debida necesarios para su solicitud.

En Process Mining, este atributo es una dimensión potente para el análisis de conformidad y de variantes. Por diseño, el proceso de un cliente de alto riesgo debería ser distinto y más riguroso que el de uno de bajo riesgo. Al comparar los flujos reales del proceso para distintos niveles de riesgo con los procedimientos esperados, las organizaciones pueden comprobar el cumplimiento de las políticas internas y las normativas. Ayuda a responder preguntas como «¿Los clientes de alto riesgo siempre pasan por una diligencia debida reforzada?» o «¿Dedicamos demasiado tiempo a los clientes de bajo riesgo?».

Es esencial para el cumplimiento y la gestión de riesgos, ya que permite analizar si los procesos de diligencia debida varían adecuadamente según los distintos perfiles de riesgo.

Lo calcula un motor de riesgos o lo asigna manualmente una persona responsable de cumplimiento. Se almacena en el registro principal del cliente o de la solicitud.

El tipo de cliente clasifica al solicitante en categorías diferenciadas, por ejemplo, «Individual», «Corporate», «Trust» o «Non-Profit». Los distintos tipos de cliente suelen tener requisitos de incorporación y niveles de complejidad muy diferentes.

Es un atributo clave para segmentar el análisis. Al filtrar el mapa del proceso y los KPI por tipo de cliente, las organizaciones pueden descubrir variaciones importantes. Por ejemplo, la incorporación de un cliente corporativo suele incluir pasos más complejos, como verificar la titularidad real, que no son necesarios para una persona física. Este análisis garantiza que cada variante del proceso sea lo más eficiente posible para su segmento específico y ayuda a adaptar las mejoras del proceso.

Permite segmentar el proceso para comparar y optimizar el recorrido de incorporación de distintos tipos de clientes.

Normalmente se captura al inicio del proceso de solicitud y se almacena en la tabla principal del cliente o de la solicitud.

Este atributo identifica el método que utilizó el cliente para enviar su solicitud, como «Web Portal», «Mobile App» o «In-Branch». Los distintos canales pueden tener procesos de captura de datos y experiencias de cliente diferentes.

Analizar el proceso por canal ayuda a evaluar el rendimiento y la eficiencia de cada punto de contacto con el cliente. Permite responder preguntas como «¿Las solicitudes móviles se procesan más rápido que las solicitudes web?» o «¿La tasa de retrabajo es mayor en las solicitudes enviadas en una sucursal?». Estos insights son valiosos para optimizar el recorrido del cliente en todos los canales y asignar los recursos de forma eficaz.

Permite comparar la eficiencia del proceso y la experiencia del cliente en distintos canales de envío, como la web, el móvil o la atención presencial.

Normalmente se registra al principio del proceso, cuando se crea la solicitud por primera vez.

Este atributo booleano distingue entre las tareas ejecutadas por software o bots y las realizadas por personas usuarias. Entre las actividades automatizadas pueden incluirse la validación inicial de datos, la evaluación de sanciones o el envío de comunicaciones estandarizadas.

Analizar este atributo es fundamental para evaluar la eficacia de las iniciativas de automatización. Al comparar la velocidad y los resultados de los pasos automatizados con los manuales, las empresas pueden identificar oportunidades para automatizar más actividades y reducir los costes y los tiempos de ciclo. También ayuda a supervisar el rendimiento de los sistemas automatizados y a garantizar que funcionan según lo previsto dentro del proceso de principio a fin.

Ayuda a medir el impacto y la eficiencia de la automatización en el proceso e identifica oportunidades para introducir nuevas mejoras robóticas o sistemáticas.

Puede ser un campo específico del registro de eventos o derivarse del ID de usuario, por ejemplo, si el ID es «SYSTEM» o «BOT».

La fecha objetivo del Acuerdo de Nivel de Servicio (SLA) es el plazo establecido para completar el proceso de incorporación del cliente. Esta fecha suele determinarse según políticas internas u obligaciones contractuales y sirve como referencia para medir la puntualidad.

Este atributo es la base del panel «SLA Performance Monitoring». Al comparar la fecha real de finalización de una solicitud con su fecha objetivo del SLA, se puede calcular la «SLA Adherence Rate». Analizar los casos que incumplieron su SLA ayuda a identificar las actividades o departamentos concretos que provocan retrasos. Esto permite gestionar de forma proactiva las colas de trabajo y la asignación de recursos para minimizar los incumplimientos del SLA y mejorar la satisfacción del cliente.

Proporciona una referencia de rendimiento que permite medir el cumplimiento del SLA e identificar los casos en riesgo de retraso.

A menudo se calcula y almacena en el registro principal de la solicitud cuando se crea el caso, según el tipo de solicitud u otros criterios.

El ID del cliente es un identificador único que se mantiene durante varias interacciones o solicitudes. Mientras que el ID de la solicitud del cliente sigue un único recorrido de incorporación, el ID del cliente puede vincular varios intentos de incorporación u otros procesos del mismo cliente.

Este atributo proporciona un análisis centrado en el cliente que va más allá de un único caso. Resulta útil para comprender las solicitudes repetidas, analizar la relación a largo plazo con un cliente o conectar el proceso de incorporación con otros procesos, como «Loan Application» o «Account Maintenance». Aunque no es esencial para una vista de un único proceso, enriquece los datos para un Process Mining más complejo y centrado en objetos.

Permite obtener una visión centrada en el cliente al vincular varios intentos de onboarding o distintos procesos relacionados con el mismo cliente.

Normalmente se encuentra en un sistema central de datos maestros de clientes y se vincula al registro de la solicitud.

Cuando el estado de una solicitud es «Rejected», el motivo del rechazo proporciona la causa específica, como «Incomplete Documentation», «High Risk Profile» o «Sanctions Match». Este atributo aporta un contexto esencial sobre los procesos fallidos.

Analizar los motivos del rechazo es fundamental para el panel «Application Rejection Analysis». Ayuda a las empresas a realizar análisis de causa raíz para comprender los puntos de fallo más habituales del proceso de incorporación. Al categorizar y cuantificar estos motivos, las organizaciones pueden priorizar las mejoras. Por ejemplo, si «Incomplete Documentation» es uno de los motivos principales, la empresa podría centrarse en aclarar las instrucciones para los clientes o mejorar el portal de envío de documentos.

Proporciona la causa raíz de las solicitudes fallidas y permite aplicar mejoras específicas para reducir la tasa de rechazo y mejorar la experiencia del cliente.

Normalmente se almacena en la tabla principal de solicitudes o casos y suele completarse cuando el estado se establece como «Rejected».

El país del cliente especifica la ubicación geográfica del solicitante. Es un dato esencial en los procesos KYC, ya que las normativas y los factores de riesgo pueden variar considerablemente de un país a otro.

El análisis geográfico proporciona otra capa importante de información. Los procesos de incorporación pueden variar según los requisitos legales de cada país. Al filtrar por país del cliente, las empresas pueden comprobar que estas variantes jurisdiccionales se siguen correctamente. También puede revelar diferencias de rendimiento, como tiempos de ciclo más largos para solicitudes procedentes de países de alto riesgo, algo que puede esperarse debido a los requisitos de diligencia debida reforzada.

Permite analizar las variaciones y el rendimiento del proceso según la ubicación geográfica, algo fundamental para garantizar el cumplimiento de las normativas locales.

Se captura del cliente durante el proceso de solicitud y se almacena en el registro del cliente o de la solicitud.