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Su Template de datos para la incorporación de empleados

Incorporación en Workday

Atributos de incorporación de empleados(21) Actividades de incorporación de empleados(15) Guías de extracción(2)

Su Template de datos para la incorporación de empleados

Este Template ofrece una guía clara para recopilar los datos esenciales que necesita para analizar y optimizar el proceso de incorporación de empleados. Indica qué atributos clave recopilar, qué actividades seguir y cómo extraer esta información de Workday Onboarding. Utilice este recurso para establecer una base de datos completa y precisa para sus iniciativas de Process Mining.

Atributos recomendados para recopilar
Actividades clave que debe seguir
Guía para extraer datos de Workday Onboarding

¿Es nuevo en los registros de eventos? Aprenda a crear un Registro de eventos para Process Mining.

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Atributos de incorporación de empleados

Estos son los campos de datos recomendados para incluir en su Registro de eventos y realizar un análisis completo de la incorporación de empleados, con conclusiones detalladas.

5 Obligatorio 7 Recomendado 9 Opcional

	Nombre	Descripción
	Caso de incorporación OnboardingCase	Identificador único del proceso de incorporación de cada nueva persona empleada, desde la aceptación de la oferta hasta su integración inicial.
Descripción El caso de incorporación funciona como identificador central y agrupa todos los eventos y actividades relacionados con el proceso de incorporación de una persona empleada. Este atributo es esencial para seguir el proceso completo de cada nueva persona contratada. En el análisis de Process Mining, este identificador permite reconstruir cada recorrido de incorporación. Se utiliza para calcular métricas por caso, como el tiempo de ciclo, analizar las variantes del proceso y comprender la secuencia completa de actividades de cada nueva persona contratada. Así se establece la base del mapa de procesos. Por qué es importante Es el atributo fundamental que conecta todas las actividades relacionadas en una única instancia del proceso de principio a fin, lo que permite descubrir y analizar el proceso. Dónde obtenerlo Suele ser un identificador único que Workday genera para cada instancia del proceso de incorporación. Consulte la documentación de Workday para conocer el objeto de negocio y el campo específicos. Ejemplos ONB-0012345ONB-0012346ONB-0012347
	Hora del evento EventTime	Fecha y hora exactas en que se completó una actividad de incorporación o cambió su estado.
Descripción Este atributo es la marca de tiempo asociada a cada actividad y establece la secuencia cronológica de los eventos. Es fundamental para comprender el momento y la duración de los pasos del proceso. En el análisis, la hora del evento se utiliza para ordenar correctamente las actividades, calcular el tiempo entre pasos (tiempo de ciclo y tiempo de espera) y medir la duración total de cada caso. Es esencial para analizar el rendimiento, por ejemplo, para identificar cuellos de botella y supervisar el cumplimiento de los SLA. Por qué es importante Proporciona el contexto temporal de todas las actividades, necesario para calcular métricas de rendimiento como el tiempo de ciclo e identificar retrasos. Dónde obtenerlo Es la marca de tiempo de finalización de cada evento del historial del proceso de incorporación de Workday. Ejemplos 2023-10-26T10:00:00Z2023-10-27T14:35:10Z2023-11-01T09:00:00Z
	Nombre de la actividad ActivityName	Nombre de una tarea o un hito específico que tuvo lugar durante el proceso de incorporación.
Descripción Este atributo describe un paso o evento del proceso de incorporación, como «Oferta aceptada», «Verificación de antecedentes iniciada» o «Equipo entregado». Representa el «qué» del Registro de eventos. Analizar la secuencia y la frecuencia de las actividades es fundamental en Process Mining. Este atributo se utiliza para crear el mapa de procesos, identificar cuellos de botella y comprender el flujo de trabajo. Ayuda a responder preguntas como qué pasos son más frecuentes, dónde se producen retrasos y qué actividades deben repetirse. Por qué es importante Define los pasos del proceso y permite visualizar su flujo, así como analizar su estructura y sus variaciones. Dónde obtenerlo Corresponde a los nombres de eventos o tareas del historial del proceso de incorporación de Workday. Ejemplos Oferta aceptadaVerificación de antecedentes completadaInicio de la provisión de cuentas de TIInicio del empleo
	Sistema de origen SourceSystem	Sistema del que se extrajeron los datos de incorporación.
Descripción Este atributo identifica el origen de los datos. En este proceso, el valor será siempre «Workday Onboarding», pero es un campo fundamental para la gobernanza de datos y para distinguir los datos si se integran varios sistemas. En un contexto analítico más amplio, ayuda a rastrear el linaje de los datos y garantizar su calidad. Al analizar procesos que abarcan varios sistemas, este atributo es clave para comprender las transferencias y las integraciones entre plataformas. Por qué es importante Aporta contexto esencial sobre el origen de los datos, importante para la gobernanza de datos, la resolución de problemas y el análisis de procesos que abarcan varios sistemas. Dónde obtenerlo Es un valor estático que debe añadirse durante la extracción de datos para identificar el origen de los registros. Ejemplos Incorporación en Workday
	Última actualización de los datos LastDataUpdate	Marca de tiempo que indica la última vez que se actualizaron o extrajeron los datos de este evento.
Descripción Este atributo registra cuándo se actualizaron por última vez los datos en la herramienta de Process Mining. Indica qué tan recientes son los datos del análisis y ayuda a saber si se está consultando la información más actualizada. Es importante para los Dashboards operativos que supervisan procesos en curso. Permite evaluar la actualidad de los datos y es un campo de metadatos clave para gestionar los ciclos de actualización y garantizar la fiabilidad de la información obtenida. Por qué es importante Permite saber qué tan recientes son los datos, algo fundamental para tomar decisiones oportunas y bien fundamentadas a partir del análisis. Dónde obtenerlo Esta marca de tiempo suele generarse y añadirse al conjunto de datos durante el proceso de extracción, transformación y carga (ETL). Ejemplos 2024-05-21T02:00:00Z2024-05-22T02:00:00Z
	Departamento Department	Departamento o unidad de negocio a la que se incorpora la nueva persona empleada.
Descripción Este atributo especifica la unidad organizativa a la que pertenece la nueva persona contratada, como «Ventas», «Ingeniería» o «Finanzas». Las prácticas de cada departamento pueden generar diferencias importantes en el proceso de incorporación. Es una dimensión fundamental para el análisis comparativo. Permite filtrar el mapa de procesos para ver los flujos específicos de cada departamento, comparar los tiempos de ciclo e identificar buenas prácticas en las unidades con mejor rendimiento. Es compatible directamente con el Dashboard «Variantes de incorporación por departamento». Por qué es importante Es una dimensión clave para comparar resultados e identificar variaciones del proceso y buenas prácticas en toda la organización. Dónde obtenerlo Forma parte de la información del puesto y de la organización jerárquica de la nueva persona contratada en Workday. Ejemplos TecnologíaVentas y marketingRecursos humanosFinanzas
	Estado de la incorporación OnboardingStatus	Estado actual del caso de incorporación, por ejemplo, «En curso», «Completado» o «Cancelado».
Descripción Este atributo ofrece un resumen general del estado del caso de incorporación en un momento determinado. Indica si el proceso sigue activo, se completó correctamente o finalizó antes de tiempo. En el análisis de procesos, permite filtrar los casos para centrarse en los recorridos completados o analizar específicamente los motivos de cancelación. Es esencial para el Dashboard «Resumen del estado de incorporación de nuevas personas contratadas», que ofrece una vista rápida del estado actual de todos los procesos de incorporación en curso. Por qué es importante Permite segmentar los casos según el resultado y centrarse en el análisis de procesos completados, en curso o cancelados. Dónde obtenerlo Suele obtenerse del estado de la instancia principal del proceso de incorporación en Workday. Ejemplos En cursoCompletadoCanceladoA la espera de la fecha de inicio
	Fecha límite de cumplimiento ComplianceDueDate	La fecha límite para completar una tarea obligatoria específica o relacionada con el cumplimiento.
Descripción Este atributo indica la fecha límite de tareas críticas, como las verificaciones de antecedentes, la documentación previa al empleo o la formación obligatoria. Estas fechas suelen estar determinadas por requisitos legales o políticas internas. Es esencial para supervisar el cumplimiento y los riesgos. Permite calcular KPI como la «Tasa de finalización de tareas obligatorias» y la «Tasa de cumplimiento de la documentación», comparando la hora real de finalización de una tarea con su fecha límite. Ayuda a las organizaciones a gestionar los plazos de forma proactiva y evitar problemas de cumplimiento. Por qué es importante Permite supervisar las tareas de cumplimiento sujetas a plazos y calcular las tasas de finalización puntual. Dónde obtenerlo Las fechas límite de las tareas suelen estar disponibles en los detalles de cada tarea del proceso de negocio de Workday. Ejemplos 2024-05-302024-06-142024-06-20
	Fecha oficial de inicio OfficialStartDate	Primer día oficial de empleo de la nueva persona contratada.
Descripción Este atributo es una fecha clave del proceso de incorporación y sirve como fecha límite para muchas actividades previas al inicio, como la provisión de recursos de TI y la entrega de equipos. Marca el paso de persona candidata seleccionada a persona empleada. Esta fecha es fundamental para calcular los KPI de preparación. Al comparar las fechas de finalización de las actividades clave de provisión con la fecha oficial de inicio, las organizaciones pueden medir la «Tasa de preparación para el primer día». Esto ayuda a garantizar que las nuevas personas contratadas tengan todo lo necesario para ser productivas desde el primer día, un factor clave de su experiencia inicial. Por qué es importante Es una fecha límite fundamental para las tareas previas al inicio y se utiliza para medir el KPI «Tasa de preparación para el primer día». Dónde obtenerlo Es un campo estándar de los datos de contratación o de la persona candidata seleccionada en Workday, que suele llamarse «Hire Date». Ejemplos 2024-06-012024-06-152024-07-01
	ID de la persona empleada EmployeeId	Identificador único asignado a la nueva persona contratada.
Descripción El ID de la persona empleada es su identificador único y permanente en el sistema de RR. HH. de la organización. Se asigna durante el proceso de incorporación, normalmente después de crear el perfil de RR. HH. Este atributo permite vincular los datos de incorporación con otros datos de la persona empleada en distintos sistemas, como los de gestión del desempeño o nómina. Ayuda a analizar los resultados a largo plazo del proceso de incorporación, por ejemplo, al relacionar la experiencia de incorporación con la retención o el desempeño inicial. Por qué es importante Funciona como clave principal para vincular los datos del proceso de incorporación con los datos generales del ciclo de vida de la persona empleada y realizar análisis de RR. HH. más completos. Dónde obtenerlo Es un campo estándar del perfil de la persona empleada en Workday. Consulte la documentación de Workday para conocer el nombre específico del campo. Ejemplos 100523100524100525
	Persona responsable de la contratación HiringManager	Nombre de la persona responsable de la nueva contratación.
Descripción Este atributo identifica a la persona responsable de la contratación asociada al caso de incorporación. Suele ser una participante clave del proceso y se encarga de las aprobaciones y de las tareas de incorporación específicas del equipo. Analizar el proceso por persona responsable de la contratación ayuda a identificar diferencias en la forma de gestionar la incorporación. Permite detectar quiénes gestionan el proceso con especial eficiencia y dónde pueden surgir cuellos de botella, lo que abre oportunidades para ofrecer formación específica y mejorar el proceso. Es fundamental para el Dashboard «Eficiencia de las tareas de la persona responsable de la contratación». Por qué es importante Permite analizar el rendimiento de una parte interesada clave y detectar cuellos de botella e inconsistencias en las tareas que dependen de la persona responsable. Dónde obtenerlo Esta información forma parte de los datos del puesto o de la requisición de empleo asociados a la nueva persona contratada en Workday. Ejemplos John SmithJane DoePeter Jones
	Sistema iniciador SystemInitiatingActivity	El sistema o tipo de usuario que inició una actividad determinada; se utiliza para distinguir los pasos automatizados de los manuales.
Descripción Este atributo indica si una actividad se activó automáticamente desde Workday o si la realizó manualmente una persona, como un socio de RR. HH. o un responsable de contratación. Por ejemplo, «Sistema» puede indicar un paso automatizado del flujo de trabajo, mientras que «Especialista de RR. HH.» señalaría uno manual. Esta información es muy útil para detectar oportunidades de automatización. Al analizar la frecuencia y duración de las actividades manuales, con el apoyo del Dashboard «Análisis de actividades manuales», las organizaciones pueden priorizar para futuras iniciativas de automatización los pasos manuales que más tiempo consumen, mejorar la eficiencia y reducir los errores. Por qué es importante Ayuda a distinguir las actividades automatizadas de las manuales, algo clave para detectar oportunidades de automatización y medir la eficiencia del proceso. Dónde obtenerlo A menudo, esta información puede deducirse del usuario o actor asociado a un evento en el historial del proceso de negocio de Workday. Los eventos generados por el sistema tienen un usuario específico. Ejemplos SistemaEspecialista de RR. HH.Persona responsable de la contratación
	Es retrabajo IsRework	Indicador booleano que señala si una actividad o secuencia de actividades representa un retrabajo o una corrección.
Descripción Este atributo calculado señala los casos en los que se repite una tarea o se produce un ciclo de corrección, como volver a iniciar el paso «Crear perfil de RR. HH.». Normalmente se obtiene al detectar patrones de actividades repetidas dentro de un mismo caso. El indicador «Es retrabajo» es esencial para el análisis de calidad. Permite cuantificar los ciclos de retrabajo y calcular el KPI «Tasa de retrabajo del perfil de RR. HH.». Detectar y medir el retrabajo ayuda a identificar puntos débiles del proceso, problemas de calidad de los datos y necesidades de formación. Por qué es importante Cuantifica las ineficiencias del proceso y los problemas de calidad al señalar explícitamente el trabajo repetido, lo que permite centrar las iniciativas de mejora. Dónde obtenerlo Se obtiene durante la transformación de datos, definiendo y detectando patrones específicos de retrabajo en el Registro de eventos (por ejemplo, Actividad A -> Actividad B -> Actividad A). Ejemplos truefalse
	Hora de finalización EndTime	La marca de tiempo que indica cuándo se completó una actividad, a diferencia de la hora de inicio.
Descripción Mientras que StartTime (EventTime) indica cuándo comienza o se registra una actividad, EndTime marca su finalización. En las actividades que tienen una duración, contar con ambas marcas de tiempo es fundamental para medir el rendimiento con precisión. Este atributo permite calcular directamente el tiempo de procesamiento de cada actividad y distinguirlo del tiempo de espera entre actividades. Así se puede determinar si los retrasos se deben a que las tareas tardan mucho en completarse o a que hay que esperar demasiado para iniciarlas. Por qué es importante Permite calcular con precisión el tiempo de procesamiento de las actividades, diferenciándolo del tiempo de espera, para analizar mejor los cuellos de botella. Dónde obtenerlo Algunos pasos de los procesos de negocio de Workday pueden tener marcas de tiempo de inicio y finalización independientes. Si no las tienen, quizá sea necesario deducirlas o usar la misma hora de inicio. Ejemplos 2023-10-26T11:30:00Z2023-10-27T15:00:10Z2023-11-01T10:15:00Z
	Nombre de la nueva persona contratada NewHireName	El nombre completo de la persona que se incorpora a la empresa.
Descripción Este atributo contiene el nombre de la nueva persona contratada. Aunque normalmente no se utiliza para análisis estadísticos por motivos de privacidad, resulta muy útil para el soporte operativo y la gestión de casos. En Dashboards como «Resumen del estado de incorporación de nuevas personas contratadas», mostrar el nombre permite a responsables y equipos de RR. HH. identificar rápidamente a la persona asociada a cada caso. Así, los datos son más accesibles y útiles para quienes necesitan consultar y gestionar procesos de incorporación individuales. Por qué es importante Proporciona un identificador legible para cada caso, útil para la supervisión operativa y la intervención directa. Dónde obtenerlo Es un campo estándar del objeto Pre-Hire o Worker en Workday. Ejemplos Alicia JohnsonRoberto ChenMaría García
	Puesto de trabajo JobTitle	El nombre oficial del puesto que ocupará la nueva persona contratada.
Descripción Este atributo indica el puesto de la nueva persona contratada, como «Ingeniero de software», «Director de ventas» o «Contable». El puesto puede influir en los pasos o requisitos específicos del proceso de incorporación. El análisis por puesto o nivel puede revelar diferencias en los patrones de incorporación según el cargo. Por ejemplo, la incorporación de una persona directiva puede incluir pasos adicionales respecto a la de alguien que empieza en un puesto de nivel inicial. Esto aporta otra dimensión útil para filtrar y comparar variantes del proceso. Por qué es importante Permite analizar las diferencias entre procesos según el puesto o la antigüedad, ya que cada uno puede tener requisitos de incorporación distintos. Dónde obtenerlo Esta información forma parte de los datos del puesto asociados a la nueva persona contratada en Workday. Ejemplos Ingeniero sénior de softwareAnalista financieroCoordinador de marketing
	Reclutador Recruiter	El nombre de la persona reclutadora que gestionó el proceso de contratación de la nueva persona empleada.
Descripción Este atributo identifica a la persona reclutadora responsable de la candidatura antes del proceso de incorporación. Al inicio de la incorporación, puede haber tareas de traspaso a su cargo. Aunque tiene menos relevancia en el proceso posterior a la contratación, analizar los datos por persona reclutadora puede ayudar a detectar problemas en la transición entre selección e incorporación. También permite identificar si las candidaturas de ciertas personas reclutadoras se incorporan a la empresa con mayor fluidez. Por qué es importante Vincula el proceso de incorporación con la fase de selección previa, lo que puede ayudar a analizar el traspaso y el ciclo completo de adquisición de talento. Dónde obtenerlo Suele almacenarse en la solicitud de empleo o en el perfil de la candidatura en Workday Recruiting. Ejemplos David MillerSara WilsonChris Green
	Se completó a tiempo IsOnTime	Indicador booleano que señala si una actividad relacionada con el cumplimiento se completó antes de su fecha límite.
Descripción Este atributo calculado compara la marca de tiempo de finalización (EventTime) de una tarea con su «Fecha límite de cumplimiento». Se establece en verdadero si la tarea se completó en la fecha límite o antes, y en falso si se completó después. Este indicador simplifica la supervisión del cumplimiento y el cálculo de KPI. Permite filtrar y agregar datos fácilmente para determinar la «Tasa de finalización de tareas obligatorias» y la «Tasa de cumplimiento de la documentación». Ofrece una visión clara e inmediata de si se cumplen los plazos de cumplimiento. Por qué es importante Ofrece un indicador binario claro del cumplimiento, lo que simplifica el análisis y la supervisión de las tareas sujetas a plazos. Dónde obtenerlo Se calcula durante la transformación de datos, comparando EventTime con ComplianceDueDate en las actividades pertinentes. Ejemplos truefalse
	Tiempo de ciclo total OverallCycleTime	La duración total del caso de incorporación, desde la primera actividad hasta la última.
Descripción Esta métrica de caso se calcula como la diferencia entre el primer y el último evento de un caso de incorporación. Representa el tiempo total que una nueva persona empleada pasa en el proceso de incorporación. Este atributo mide directamente el KPI «Tiempo de ciclo total de la incorporación» y es un indicador principal de la eficiencia del proceso. Se utiliza en Dashboards de alto nivel para hacer un seguimiento del rendimiento a lo largo del tiempo y comparar la eficiencia entre departamentos, regiones o responsables de contratación. Por qué es importante Es un indicador clave de rendimiento que mide la eficiencia integral de todo el proceso de incorporación. Dónde obtenerlo Se calcula a nivel de caso durante la transformación de datos, restando la marca de tiempo mínima de la máxima para cada OnboardingCase. Ejemplos 35 días48 días29 días
	Tipo de empleo EmploymentType	La clasificación del empleo de la nueva persona contratada, por ejemplo, a tiempo completo, a tiempo parcial o por contrato.
Descripción Este atributo clasifica a la nueva persona contratada según su modalidad de empleo. Cada tipo de empleado puede seguir una ruta de incorporación distinta y tener requisitos diferentes. Analizar el proceso por tipo de empleo ayuda a garantizar que cada persona reciba una experiencia de incorporación adecuada. Por ejemplo, la incorporación de una persona contratista puede ser una versión simplificada de la de alguien empleado a tiempo completo, centrada únicamente en el acceso esencial a los sistemas y el cumplimiento. Por qué es importante Permite analizar las distintas rutas de incorporación de las personas empleadas a tiempo completo o parcial y del personal eventual, que suelen tener necesidades diferentes. Dónde obtenerlo Es un campo estándar del objeto Pre-Hire o Worker en Workday que clasifica la relación laboral de la persona con la empresa. Ejemplos Tiempo completoTiempo parcialContratistaPersona en prácticas
	Ubicación Location	La ubicación física o región de trabajo de la nueva persona contratada.
Descripción Este atributo indica la ciudad, el país o la oficina donde trabajará la nueva persona contratada. Los procesos de incorporación pueden variar considerablemente según la ubicación geográfica, debido a diferencias en los requisitos legales, la logística de las oficinas o las políticas regionales. La ubicación aporta una dimensión geográfica al análisis. Permite comparar la eficiencia de la incorporación entre distintas sedes, detectar cuellos de botella específicos de cada región y garantizar el cumplimiento de la normativa local. Esto es especialmente importante para las organizaciones internacionales. Por qué es importante Permite comparar geográficamente los procesos de incorporación entre oficinas o países y detectar diferencias regionales. Dónde obtenerlo Se especifica en los datos del puesto o de la solicitud de empleo en Workday. Ejemplos Nueva York, Estados UnidosLondres, Reino UnidoSingapur

Obligatorio Recomendado Opcional

Actividades de incorporación de empleados

Estos son los pasos clave y los hitos del proceso que debe incluir en su registro de eventos para descubrir el proceso con precisión y supervisar su rendimiento.

6 Recomendado 9 Opcional

	Actividad	Descripción
	Inicio del empleo	Esta actividad representa el primer día oficial de empleo de la nueva persona contratada. No es un evento explícito, sino un atributo de fecha clave asociado al perfil de la persona empleada.
Por qué es importante Esta fecha es fundamental para el cumplimiento y el análisis del proceso. Permite medir la «Preparación para el primer día» al comparar las fechas de finalización de la provisión de recursos con la fecha de inicio. Dónde obtenerlo Se obtiene del campo «Hire Date» o «Start Date» del perfil de la persona empleada en Workday. Es un atributo esencial del registro laboral. Capturar Utilice el atributo «Hire Date» del registro de la persona empleada como marca de tiempo de este evento. Tipo de evento calculated
	Oferta aceptada	Esta actividad marca el inicio oficial del caso de incorporación y se activa cuando la persona candidata acepta la oferta de empleo. En Workday, suele registrarse al completar el paso «Make Offer» u «Offer» del proceso de selección, lo que da inicio al flujo de trabajo de incorporación.
Por qué es importante Este es el evento de inicio principal del proceso de incorporación de principio a fin. Analizar el tiempo transcurrido desde este momento permite conocer todo el recorrido de la nueva persona contratada y el tiempo de ciclo general. Dónde obtenerlo Este evento se registra cuando se completa la etapa de oferta del proceso «Job Application» en Workday. La marca de tiempo de finalización de este paso se utiliza como marca de tiempo de la actividad. Capturar Registre el evento de finalización del paso «Offer» del proceso de selección. Tipo de evento explicit
	Perfil de RR. HH. creado	Esta actividad indica la creación formal del registro de la persona empleada en el sistema HCM y su paso de persona candidata a futura persona empleada o empleada. En Workday, corresponde al último paso del proceso «Hire».
Por qué es importante Este es un hito fundamental que incorpora oficialmente a la persona empleada al sistema y permite gestionar la nómina, los beneficios y otras funciones esenciales de RR. HH. También es un requisito previo para la mayoría de las actividades de provisión de recursos. Dónde obtenerlo Se registra explícitamente mediante la marca de tiempo de finalización del proceso «Hire» de la persona empleada en los registros de eventos de Workday. Capturar Registre el evento de finalización correcta del proceso «Hire». Tipo de evento explicit
	Provisión de cuentas de TI completada	Este hito confirma que se crearon correctamente todas las cuentas y los permisos de acceso de TI necesarios para la nueva persona contratada. Se registra cuando el equipo de TI completa la tarea de provisión que tiene asignada en Workday.
Por qué es importante Es fundamental que las cuentas de TI estén listas antes de la fecha de inicio para ofrecer una buena experiencia de incorporación y permitir que la persona sea productiva desde el primer día. Este hito ayuda a medir la «Preparación para el primer día». Dónde obtenerlo Se registra cuando el departamento de TI completa un paso «To Do» específico, como «Confirm Account Creation», dentro del proceso de incorporación. Capturar Registre el evento de finalización de la tarea de provisión de TI que se inició anteriormente. Tipo de evento explicit
	Reunión de seguimiento a los 30 días realizada	Indica que se completó una reunión de seguimiento programada entre la nueva persona contratada y su responsable, normalmente alrededor de los 30 días. Suele registrarse cuando la persona responsable completa la tarea «To Do» correspondiente en Workday.
Por qué es importante Esta es una actividad final clave del proceso inicial de incorporación, centrada en la participación y la retención de la persona empleada. También es un punto de cierre fiable para medir el tiempo de ciclo total de la incorporación. Dónde obtenerlo Se registra al completar la tarea «30-Day Check-in» o un elemento similar del proceso de incorporación, asignado a la persona responsable de la contratación. Capturar Registre la marca de tiempo de finalización de la tarea «Manager Check-in» o «30-Day Review» en el historial del proceso. Tipo de evento explicit
	Verificación de antecedentes completada	Marca la finalización de la verificación de antecedentes de la persona candidata. Es un hito crítico que suele registrarse cuando se reciben los resultados del proveedor y se actualiza el perfil de la persona candidata en Workday.
Por qué es importante Este es un hito clave de cumplimiento. Los retrasos en la verificación de antecedentes pueden posponer la fecha oficial de inicio y afectar la planificación de recursos. Dónde obtenerlo Este evento suele registrarse cuando una persona usuaria, como quien recluta o un representante de RR. HH., completa el paso «Review Background Check» del proceso de incorporación en Workday. Capturar Registre la marca de tiempo de finalización del paso «Review Background Check» o de un paso similar del proceso. Tipo de evento explicit
	Documentación previa al empleo completada	Indica el momento en que la nueva persona contratada completa y envía correctamente todos los formularios y documentos requeridos antes de empezar a trabajar. En Workday, se registra cuando completa las tareas «To Do» o «Inbox» que tiene asignadas.
Por qué es importante Completar la documentación es un requisito previo fundamental para crear el perfil definitivo de la persona empleada y garantizar el cumplimiento. Los retrasos afectan directamente a actividades posteriores, como la configuración de la nómina y la provisión de recursos de TI. Dónde obtenerlo Se obtiene de la marca de tiempo de finalización de las tareas de «Onboarding» en la bandeja de entrada de Workday de la nueva persona contratada. Este evento corresponde a la finalización de la última tarea documental obligatoria. Capturar Identifique el evento de finalización del conjunto de tareas de documentación de incorporación asignadas a la cuenta de Workday de la persona candidata seleccionada. Tipo de evento explicit
	Documentación previa al empleo enviada	Esta actividad se produce cuando se envían a la nueva persona contratada documentos de incorporación, como el formulario I-9, formularios fiscales y confirmaciones de lectura de políticas. En Workday, se registra cuando el paso «Onboarding» del proceso genera y envía los documentos.
Por qué es importante Este momento marca el inicio de las tareas administrativas de la nueva persona contratada. Analizar el tiempo transcurrido hasta completar la documentación ayuda a medir su participación y la eficiencia administrativa. Dónde obtenerlo Se registra en el historial del proceso cuando se ejecuta la tarea «Generate Document» o una similar como parte del flujo de trabajo de incorporación. Capturar Registre la marca de tiempo en que se inicia el paso «Onboarding», que incluye el envío de documentos, para la persona candidata seleccionada. Tipo de evento explicit
	Equipo entregado	Esta actividad confirma que el equipo físico de la nueva persona contratada se entregó en el lugar de trabajo asignado. Suele ser un paso de confirmación manual que completa el equipo de TI, la persona responsable de la contratación o alguien del área administrativa.
Por qué es importante Este evento es un indicador clave de la preparación para el primer día. Registrarlo ayuda a garantizar que las nuevas personas contratadas tengan las herramientas físicas necesarias para empezar a trabajar sin demora. Dónde obtenerlo Se obtiene al completar una tarea «To Do» o un elemento de la lista de verificación, como «Confirm Equipment Delivery», dentro del flujo de trabajo de incorporación de Workday. Capturar Busque en el historial del proceso el evento de finalización de la tarea «Equipment Delivery Confirmation». Tipo de evento explicit
	Equipo solicitado	Indica el momento en que se solicita equipo físico, como una computadora portátil o un teléfono, para la nueva persona contratada. Suele ser una tarea del flujo de trabajo de incorporación asignada a la persona responsable de la contratación o al equipo de TI.
Por qué es importante Los retrasos en la solicitud de equipos son una de las principales causas de que las nuevas personas contratadas no estén listas el primer día. Esta actividad ayuda a localizar cuellos de botella en el proceso de compra y entrega de hardware. Dónde obtenerlo Se obtiene de la marca de tiempo de finalización de una tarea «To Do» o de un elemento de la lista de verificación, como «Order Equipment», dentro del proceso de incorporación de Workday. Capturar Busque en el historial del proceso el evento de finalización de la tarea «Order Laptop» o «Request Equipment». Tipo de evento explicit
	Formación obligatoria asignada	Indica que se asignó a la nueva persona contratada la formación obligatoria sobre cumplimiento o específica para su puesto. Suele ser un evento automatizado de Workday Learning que se activa al completar el proceso de contratación.
Por qué es importante Este momento marca el inicio de la formación y las actividades de cumplimiento de la nueva persona contratada. Registrar el tiempo desde la asignación hasta la finalización es clave para el KPI «Tiempo promedio de formación obligatoria». Dónde obtenerlo Este evento puede obtenerse de los registros del módulo Workday Learning, que indican cuándo se inicia una campaña de formación o una inscripción para una persona empleada. Capturar Registre la marca de tiempo de inscripción o asignación de los cursos obligatorios desde la fuente de datos de Workday Learning. Tipo de evento explicit
	Formación obligatoria completada	Esta actividad marca la finalización de todos los módulos de formación obligatorios asignados a la nueva persona contratada. Se registra cuando el último curso obligatorio aparece como completado en Workday Learning.
Por qué es importante Este es un hito fundamental de cumplimiento. Analizar las tasas y los tiempos de finalización ayuda a garantizar que la organización cumpla los requisitos normativos y que las personas empleadas reciban la formación adecuada. Dónde obtenerlo Se obtiene de los datos de Workday Learning. La hora del evento corresponde a la marca de tiempo de finalización del último curso obligatorio de la nueva persona contratada. Capturar Identifique la marca de tiempo de finalización de todos los cursos del plan de formación obligatorio de la nueva persona contratada. Tipo de evento explicit
	Incorporación cancelada	Esta actividad representa la finalización del proceso de incorporación antes de la fecha de inicio de la persona empleada, por ejemplo, si la persona candidata retira su aceptación. En Workday, se registra mediante la acción «Rescind» o «Cancel» del proceso de contratación.
Por qué es importante Este es un recorrido de excepción importante. Analizar la frecuencia y el momento de las cancelaciones puede aportar información sobre problemas con la oferta, la remuneración o la experiencia de incorporación. Dónde obtenerlo Este evento explícito se registra en el historial del proceso cuando una persona autorizada ejecuta la acción «Rescind» o «Cancel» en el proceso de contratación o de incorporación. Capturar Registre el evento de ejecución de las acciones «Rescind Hire» o «Cancel Business Process». Tipo de evento explicit
	Inicio de la provisión de cuentas de TI	Marca el inicio del proceso de TI para crear las cuentas necesarias, como el correo electrónico, el acceso a la red y las cuentas de aplicaciones. Suele activarse automáticamente después de crear el perfil de RR. HH., mediante una integración o una tarea de notificación.
Por qué es importante Esta actividad es fundamental para que la nueva persona contratada pueda ser productiva desde el primer día. Registrar su inicio ayuda a analizar y optimizar la eficiencia del proceso de atención de solicitudes de TI. Dónde obtenerlo Puede registrarse como un paso «To Do» específico asignado al departamento de TI dentro del proceso de incorporación de Workday, o inferirse a partir de la creación de un evento de integración enviado a un sistema de gestión de servicios de TI. Capturar Registre la marca de tiempo de inicio o finalización de una tarea como «Create User Account» o «Provision IT Services». Tipo de evento explicit
	Verificación de antecedentes iniciada	Indica el momento en que se solicita una verificación de antecedentes para la persona candidata. Suele ser un paso automatizado o manual del proceso de incorporación de Workday que se integra con un proveedor externo.
Por qué es importante Registrar este momento de inicio es fundamental para medir la duración de la verificación de antecedentes, un cuello de botella habitual. También ayuda a detectar retrasos en el inicio de tareas críticas de cumplimiento. Dónde obtenerlo Se registra como la finalización de un paso específico del proceso de incorporación en Workday. El Registro de eventos del proceso muestra cuándo se completó o inició esta tarea. Capturar Registre el evento de finalización del paso «Initiate Background Check» del proceso. Tipo de evento explicit

Recomendado Opcional

Guías de extracción

Cómo obtener sus datos de Workday Onboarding

Pasos

Inicie sesión en Workday: Acceda a su instancia de Workday con una cuenta de usuario que tenga permisos para crear informes personalizados. Por lo general, se requiere un rol como Report Writer o System Administrator.
Cree un informe personalizado: Use la barra de búsqueda para encontrar y abrir la tarea Create Custom Report.
Configure los detalles del informe: Seleccione Avanzado como tipo de informe. Asígnele un nombre descriptivo, como ProcessMind_Onboarding_Event_Log. En Fuente de datos, seleccione Business Process Transactions. Esta fuente proporciona un registro detallado de todos los pasos de distintos procesos de negocio.
Defina el objeto de negocio principal: Cuando se le solicite, elija Business Process Transactions como objeto de negocio principal. Así, el informe podrá acceder a los datos de cada evento.
Añada las columnas de datos principales: En el editor de informes, vaya a la pestaña Columns. Añada estos campos del objeto Business Process Transaction: Transaction Status, Corrected, Business Process, Step y Completed Date/Time.
Añada columnas del caso y sus atributos: Añada campos relacionados con el sujeto del proceso de negocio. Como este puede variar (por ejemplo, Pre-Hire o Job Application), obtenga estos campos del objeto Business Process. Añada campos como Business Process -> Worker -> Employee ID, Business Process -> Worker -> Supervisory Organization (para el departamento) y Business Process -> Worker -> Hiring Manager.
Cree campos calculados para estandarizar los datos: Este es el paso más importante. Cree varios campos calculados para adaptar los datos sin procesar de Workday al formato requerido para el registro de eventos.
- OnboardingCase: Cree un campo calculado de tipo 'Lookup Related Value'. Obtenga el Employee ID del objeto de negocio relacionado Trabajador. En los procesos de precontratación, donde quizá aún no exista un Employee ID, puede usar Pre-Hire ID o Candidate ID como alternativa.
- ActivityName: Cree un campo calculado de tipo 'Evaluate Expression'. Este campo asignará nombres de actividad estándar a pasos específicos de los procesos de negocio de Workday. Por ejemplo: IF 'Business Process Type' = 'Hire' AND 'Step' = 'Make Offer - Completed' THEN 'Offer Accepted'. Debe crear una condición para cada una de las 15 actividades requeridas.
- EventTime: Use el campo Completed Date/Time del objeto Business Process Transaction. Este campo registra cuándo se completó el paso.
- SourceSystem: Cree un campo calculado de tipo 'Text Constant' y asígnele el valor 'Workday Onboarding'.
- LastDataUpdate: Cree un campo calculado con la función 'Current Moment' para registrar la fecha y hora de cada extracción.
Filtre los datos del informe: Vaya a la pestaña Filtrar. Añada un filtro para incluir solo los procesos de negocio pertinentes, como Hire, Onboarding, Change Job y Rescind. Añada una solicitud para Completed Date/Time para poder ejecutar el informe en periodos específicos. Es fundamental añadir un subfiltro en Transaction Status que incluya solo los eventos Successfully Completed y Canceled, para evitar extraer datos de procesos en curso.
Habilite el informe como servicio web: Vaya a la pestaña Avanzado de la definición del informe. Marque la casilla Enable as Web Service. Así, podrá acceder al informe mediante una URL.
Configure las opciones de la API: En la configuración del servicio web, seleccione la versión de API que desea usar y defina el espacio de nombres, por ejemplo, wd:ProcessMind_Onboarding_Event_Log. Guarde el informe.
Obtenga la URL de RaaS: Abra el informe y seleccione Web Service > View URLs. Copie la URL de JSON o CSV. El sistema externo utilizará esta URL para extraer los datos.
Comparta el informe y proteja el acceso: Asegúrese de compartirlo con un Integration System User que tenga los permisos de seguridad necesarios para ejecutar el informe y acceder a los dominios de datos subyacentes.

Configuración

Tipo de informe: Avanzado. Este tipo es necesario para habilitar el acceso mediante servicio web (RaaS).
Fuente de datos: Business Process Transactions. Esta fuente principal contiene detalles de cada evento, como los nombres de los pasos, las fechas y horas de finalización y el estado, datos esenciales para Process Mining.
Objeto de negocio principal: Business Process Transactions. Así, el informe se basa en los propios eventos.
Filtros de datos: Es fundamental filtrar por Business Process Type para incluir solo procesos pertinentes, como 'Hire' y 'Onboarding'. También es necesario filtrar Transaction Status por 'Successfully Completed' o 'Canceled' para obtener eventos definitivos. Se recomienda filtrar por fecha mediante el campo Completed Date/Time para cargar datos de forma incremental y controlar el rendimiento. Para el análisis inicial, suele ser adecuado un periodo de entre 3 y 6 meses.
Campos calculados: Se requiere un uso intensivo de los campos calculados 'Evaluate Expression' y 'Lookup Related Value' para transformar los pasos detallados de los procesos de negocio de Workday en un registro de eventos estandarizado, con nombres de actividad coherentes y un ID de caso único.
Habilitación del servicio web: Debe marcarse la opción 'Enable as Web Service' en la pestaña 'Avanzado'. Para que sea compatible con sistemas externos, el formato de salida del informe debe ser JSON o CSV.
Permisos: El usuario que ejecuta el informe o el Integration System User que accede a la URL de RaaS necesita permisos de grupo de seguridad para estos dominios: 'Business Process Transactions', 'Worker Data' y cualquier otro dominio que contenga los atributos requeridos.

Consulta de ejemplo sql

/*
This is a conceptual representation of the Workday Custom Report configuration.
It is built using the Workday Report Writer UI, not a scriptable language.

**Report Name:** ProcessMind_Onboarding_Event_Log
**Report Type:** Advanced
**Data Source:** Business Process Transactions
*/

// 1. **Data Source Filter Configuration**
// Apply these filters in the 'Filter' tab of the report definition.
FILTER ON BusinessProcess.ProcessType IN ('Hire', 'Onboarding', 'Rescind Business Process')
AND BusinessProcess.TransactionStatus IN ('Successfully Completed', 'Canceled')
AND BusinessProcess.CompletedDateTime BETWEEN [Start Date Prompt] AND [End Date Prompt]

// 2. **Column and Calculated Field Configuration**
// These are configured in the 'Columns' tab. Many require creating 'Calculated Fields'.

{
  // **Required Attributes**
  "OnboardingCase": "Calculated Field (Lookup Related Value): Lookup Employee ID from Business Process -> Worker. Fallback to Candidate ID.",
  "ActivityName": "Calculated Field (Evaluate Expression): See logic below.",
  "EventTime": "Field: Business Process Transaction -> Completed Date/Time",
  "SourceSystem": "Calculated Field (Text Constant): 'Workday Onboarding'",
  "LastDataUpdate": "Calculated Field (Current Moment)",

  // **Recommended Attributes**
  "EmployeeId": "Calculated Field (Lookup Related Value): Lookup Employee ID from Business Process -> Worker",
  "HiringManager": "Calculated Field (Lookup Related Value): Lookup Hiring Manager from Business Process -> Worker",
  "Department": "Calculated Field (Lookup Related Value): Lookup Supervisory Organization from Business Process -> Worker",
  "OnboardingStatus": "Calculated Field (Evaluate Expression): Based on the overall status of the 'Onboarding' business process for the worker.",
  "OfficialStartDate": "Calculated Field (Lookup Related Value): Lookup Hire Date from Business Process -> Worker",
  "ComplianceDueDate": "Calculated Field (Lookup Related Value): Lookup Due Date from specific 'To Do' steps like compliance documents.",
  "SystemInitiatingActivity": "Field: Business Process Transaction -> Initiating Person"
}

// 3. **Logic for 'ActivityName' Calculated Field (Evaluate Expression)**
// This logic maps specific business process events to standardized activity names.
CASE
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Hire' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Offer' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Offer Accepted'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Background Check' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Background Check Initiated'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Background Check Results Received' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Background Check Completed'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Complete Onboarding Paperwork' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Pre-Employment Paperwork Sent'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Review Documents' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Pre-Employment Paperwork Completed'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Hire' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'HR Profile Created'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Request Account Provisioning' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'IT Account Provisioning Initiated'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Request Equipment' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Equipment Ordered'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Confirm Account Provisioning' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'IT Account Provisioning Completed'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Confirm Equipment Delivery' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Equipment Delivered'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'First Day' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Employee Started'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Assign Learning' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Mandatory Training Assigned'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Complete Mandatory Training' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Mandatory Training Completed'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS '30 Day Check-in' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN '30-Day Check-in Performed'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Rescind Business Process' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Onboarding Canceled'
  ELSE NULL // Exclude rows that don't match a required activity
END

Pasos

Requisitos previos: configure el acceso a Workday
- Asegúrese de tener un Workday Integration System User (ISU) con nombre de usuario y contraseña.
- Asigne el ISU a un grupo de seguridad con permisos para los dominios necesarios. Por lo general, se incluyen 'Worker Data: Public Worker Reports', 'Business Process Transactions', 'Onboarding' y 'Worker Data: Staffing'.
- Identifique el nombre de su inquilino de Workday y la URL del endpoint REST API correspondiente (por ejemplo, https://{wd-host-name}.workday.com/ccx/api/v1/{tenant-name}).
Configure el entorno de Python
- Instale Python 3.x en su sistema.
- Instale las bibliotecas necesarias con pip: pip install requests pandas.
- Cree un archivo de script de Python, por ejemplo, extract_onboarding.py.
Configure el script
- Abra el script y complete las variables de marcador de posición al principio con el endpoint de Workday API, el inquilino, las credenciales del ISU y el periodo que desea extraer.
Obtenga los casos de incorporación
- Primero, el script llama al endpoint REST API Get_Workers. Filtra a las personas contratadas dentro del periodo especificado. Esta lista inicial corresponde a los casos de incorporación que se analizarán.
Recupere el historial de procesos de negocio
- Para cada persona identificada, el script realiza otra llamada a la API para obtener los detalles de su proceso de negocio 'Hire'. El historial contiene todos los pasos, las aprobaciones y sus fechas y horas de finalización, que constituyen la base del registro de eventos.
Asigne los pasos de Workday a las actividades
- El script analiza el historial del proceso de negocio de cada persona. Usa una asignación predefinida para convertir los nombres de pasos específicos de Workday (por ejemplo, 'Complete Offer', 'Background Check', 'Complete Onboarding Tasks') en los nombres de actividad estandarizados que requiere el registro de eventos (por ejemplo, 'Offer Accepted', 'Background Check Initiated', 'Pre-Employment Paperwork Completed').
Gestione los eventos que no corresponden a pasos
- Algunas actividades no son pasos directos de un proceso de negocio. El script las gestiona de forma específica:
  - 'Employee Started' se obtiene del campo Hire_Date de la persona.
  - 'Onboarding Canceled' se identifica comprobando si el estado general del proceso de negocio Hire es 'Rescinded' o 'Cancelada'.
  - 'HR Profile Created' se asigna al evento de finalización del proceso de negocio Hire completo.
Estructure y consolide los datos
- A medida que analiza los eventos, el script los guarda en un formato estructurado. Después de procesar a todas las personas, usa la biblioteca pandas para consolidar los eventos en un único DataFrame.
Complete los atributos
- El script completa todos los atributos requeridos y recomendados para cada evento. OnboardingCase se asigna a partir del ID de la instancia del proceso de negocio. Los atributos específicos de cada persona, como EmployeeId, HiringManager y Departamento, se obtienen de los datos recuperados en la llamada inicial a la API.
Finalice y exporte los datos
- El script añade columnas estáticas como SourceSystem ('Workday Onboarding') y LastDataUpdate (la fecha y hora actuales).
- Por último, exporta el DataFrame completo a un archivo CSV llamado workday_onboarding_event_log.csv. El archivo queda listo para cargarlo en ProcessMind.

Configuración

Credenciales de la API de Workday: Para la autenticación, se necesitan un nombre de usuario y una contraseña válidos de Integration System User (ISU).
Endpoint de la API y tenant: Debe proporcionar el endpoint REST API correcto de su instancia de Workday, incluido el nombre específico de su tenant.
Permisos de seguridad: El grupo de seguridad del ISU debe tener permisos de lectura en dominios como 'Business Process Transactions', 'Worker Data: Staffing', 'Worker Data: Personal Data' y 'Onboarding'. Si los permisos son insuficientes, los datos estarán incompletos.
Periodo de fechas (START_DATE, END_DATE): Es fundamental definir un periodo para limitar la extracción de datos. Para el análisis inicial, se recomienda un periodo de entre 3 y 6 meses, a fin de mantener un volumen de datos manejable y evitar que se agote el tiempo de espera de la API.
Nombres de los pasos del proceso de negocio: El script incluye una asignación de nombres de pasos habituales de Workday a nombres de actividad estandarizados. Puede que deba adaptarla a la configuración específica de los procesos de negocio de Workday de su organización.
Versiones de la API: Aunque el script no especifica una versión de la API, las API de Workday tienen versiones. Compruebe que la URL del endpoint corresponda a una versión actual y compatible para obtener resultados estables.

Consulta de ejemplo python

import requests
import pandas as pd
from datetime import datetime, timezone
import xml.etree.ElementTree as ET
import json

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Configuration Settings --- #
class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace with your Workday tenant, credentials, and API endpoint
WORKDAY_TENANT = class="hl-string">'[Your_Workday_Tenant]'
WORKDAY_USERNAME = class="hl-string">'[Your_Integration_System_User]'
WORKDAY_PASSWORD = class="hl-string">'[Your_Integration_System_Password]'
WORKDAY_API_ENDPOINT = fclass="hl-string">'https://wd2-impl-services1.workday.com/ccx/api/v1/{WORKDAY_TENANT}'

class=class="hl-string">"hl-comment"># Define the date range for hires to extract
START_DATE = class="hl-string">'2023-01-01T00:00:00Z'
END_DATE = class="hl-string">'2023-12-31T23:59:59Z'

class=class="hl-string">"hl-comment"># Mapping of Workday business process steps to standardized activity names
class=class="hl-string">"hl-comment"># CRITICAL: These keys may need to be adjusted to match your specific Workday configuration
STEP_TO_ACTIVITY_MAPPING = {
    class="hl-string">'Offer': class="hl-string">'Offer Accepted',
    class="hl-string">'Background Check': class="hl-string">'Background Check Initiated',
    class="hl-string">'Review Background Check': class="hl-string">'Background Check Completed',
    class="hl-string">'Onboarding Setup': class="hl-string">'Pre-Employment Paperwork Sent',
    class="hl-string">'Complete Form I-9': class="hl-string">'Pre-Employment Paperwork Completed',
    class="hl-string">'Complete Federal and State Withholding': class="hl-string">'Pre-Employment Paperwork Completed',
    class="hl-string">'Propose Compensation Hire': class="hl-string">'HR Profile Created', class=class="hl-string">"hl-comment"># Often the final step
    class="hl-string">'Create User Account': class="hl-string">'IT Account Provisioning Initiated',
    class="hl-string">'Order Equipment': class="hl-string">'Equipment Ordered',
    class="hl-string">'Review New Hire Equipment': class="hl-string">'Equipment Delivered',
    class="hl-string">'Assign Learning': class="hl-string">'Mandatory Training Assigned',
    class="hl-string">'Complete All Onboarding Questionnaires': class="hl-string">'Mandatory Training Completed',
    class="hl-string">'Manager Check-in: 30 Day': class="hl-string">'30-Day Check-in Performed'
}

def fetch_workday_data(url, params={}):
    class="hl-string">"""Generic function to fetch data from Workday REST API."""
    try:
        response = requests.get(url, auth=(WORKDAY_USERNAME, WORKDAY_PASSWORD), params=params, headers={class="hl-string">'Accept': class="hl-string">'application/json'})
        response.raise_for_status()
        return response.json()
    except requests.exceptions.HTTPError as e:
        print(fclass="hl-string">"HTTP Error fetching {url}: {e}")
        print(fclass="hl-string">"Response body: {e.response.text}")
    except requests.exceptions.RequestException as e:
        print(fclass="hl-string">"Request Error fetching {url}: {e}")
    return None

def main():
    class="hl-string">"""Main function to orchestrate the extraction process."""
    print(class="hl-string">"Starting Workday onboarding data extraction...")
    
    class=class="hl-string">"hl-comment"># 1. Fetch workers hired within the date range
    workers_url = fclass="hl-string">'{WORKDAY_API_ENDPOINT}/workers'
    workers_params = {class="hl-string">'hireDate': fclass="hl-string">'gt:{START_DATE},lt:{END_DATE}', class="hl-string">'limit': 100} class=class="hl-string">"hl-comment"># Use paging for >100
    workers_response = fetch_workday_data(workers_url, workers_params)
    
    if not workers_response or class="hl-string">'data' not in workers_response:
        print(class="hl-string">"Failed to fetch workers or no workers found in date range.")
        return

    all_events = []
    last_data_update = datetime.now(timezone.utc).isoformat()

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 2. For each worker, fetch their hire business process history
    for worker in workers_response[class="hl-string">'data']:
        employee_id = worker.get(class="hl-string">'id', class="hl-string">'')
        print(fclass="hl-string">"Processing worker: {employee_id}")
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Find the Hire business process instance
        processes_url = fclass="hl-string">'{WORKDAY_API_ENDPOINT}/workers/{employee_id}/businessProcesses'
        processes_response = fetch_workday_data(processes_url)
        
        if not processes_response or class="hl-string">'data' not in processes_response:
            continue

        hire_process_id = None
        for process in processes_response[class="hl-string">'data']:
            if process.get(class="hl-string">'businessProcess', {}).get(class="hl-string">'descriptor', class="hl-string">'').startswith(class="hl-string">'Hire'):
                hire_process_id = process.get(class="hl-string">'id')
                break

        if not hire_process_id:
            continue

        class=class="hl-string">"hl-comment"># 3. Fetch details and events for the Hire process
        process_details_url = fclass="hl-string">'{WORKDAY_API_ENDPOINT}/values/businessProcessInstances/{hire_process_id}'
        process_details = fetch_workday_data(process_details_url)

        if not process_details:
            continue

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Extract common attributes
        onboarding_case_id = hire_process_id
        hire_date = worker.get(class="hl-string">'hireDate', class="hl-string">'')
        hiring_manager = worker.get(class="hl-string">'manager', {}).get(class="hl-string">'descriptor', class="hl-string">'[Not Available]')
        department = worker.get(class="hl-string">'supervisoryOrganization', {}).get(class="hl-string">'descriptor', class="hl-string">'[Not Available]')
        process_status = process_details.get(class="hl-string">'status', {}).get(class="hl-string">'descriptor', class="hl-string">'')

        base_event = {
            class="hl-string">'OnboardingCase': onboarding_case_id,
            class="hl-string">'EmployeeId': employee_id,
            class="hl-string">'HiringManager': hiring_manager,
            class="hl-string">'Department': department,
            class="hl-string">'OfficialStartDate': hire_date,
            class="hl-string">'SourceSystem': class="hl-string">'Workday Onboarding',
            class="hl-string">'LastDataUpdate': last_data_update,
            class="hl-string">'SystemInitiatingActivity': class="hl-string">'Workday',
            class="hl-string">'ComplianceDueDate': None class=class="hl-string">"hl-comment"># Placeholder, needs specific logic if available
        }

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Handle canceled onboarding
        if process_status in [class="hl-string">'Canceled', class="hl-string">'Rescinded']:
            event = base_event.copy()
            event[class="hl-string">'ActivityName'] = class="hl-string">'Onboarding Canceled'
            event[class="hl-string">'EventTime'] = process_details.get(class="hl-string">'lastUpdated', class="hl-string">'')
            event[class="hl-string">'OnboardingStatus'] = class="hl-string">'Canceled'
            all_events.append(event)
            continue class=class="hl-string">"hl-comment"># Stop processing other events for this canceled case
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Add class="hl-string">'Employee Started' event based on hire date
        if hire_date:
            event = base_event.copy()
            event[class="hl-string">'ActivityName'] = class="hl-string">'Employee Started'
            event[class="hl-string">'EventTime'] = fclass="hl-string">"{hire_date}T09:00:00Z" class=class="hl-string">"hl-comment"># Assume start of day
            event[class="hl-string">'OnboardingStatus'] = class="hl-string">'In Progress'
            all_events.append(event)

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Process all steps in the business process
        steps = process_details.get(class="hl-string">'steps', [])
        for step in steps:
            step_name = step.get(class="hl-string">'name', class="hl-string">'')
            completion_time = step.get(class="hl-string">'completed', class="hl-string">'')
            
            if step_name in STEP_TO_ACTIVITY_MAPPING and completion_time:
                activity_name = STEP_TO_ACTIVITY_MAPPING[step_name]
                
                class=class="hl-string">"hl-comment"># Handle activities that can occur multiple times, like paperwork
                if activity_name == class="hl-string">'Pre-Employment Paperwork Completed':
                    class=class="hl-string">"hl-comment"># Check if a similar event already exists to avoid duplicates from multiple forms
                    if any(e[class="hl-string">'ActivityName'] == activity_name and e[class="hl-string">'OnboardingCase'] == onboarding_case_id for e in all_events):
                        continue

                event = base_event.copy()
                event[class="hl-string">'ActivityName'] = activity_name
                event[class="hl-string">'EventTime'] = completion_time
                event[class="hl-string">'OnboardingStatus'] = class="hl-string">'In Progress'
                all_events.append(event)
                
                class=class="hl-string">"hl-comment"># Special case for IT Provisioning Completed
                if activity_name == class="hl-string">'IT Account Provisioning Initiated':
                    class=class="hl-string">"hl-comment"># Assume completion happens after a delay, or find a specific step if it exists
                    event_completed = event.copy()
                    event_completed[class="hl-string">'ActivityName'] = class="hl-string">'IT Account Provisioning Completed'
                    class=class="hl-string">"hl-comment"># This is a placeholder; real completion time should be from a specific step
                    event_completed[class="hl-string">'EventTime'] = completion_time 
                    all_events.append(event_completed)

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 4. Create DataFrame and export to CSV
    if not all_events:
        print(class="hl-string">"No events were generated.")
        return

    df = pd.DataFrame(all_events)
    
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Reorder columns for clarity
    column_order = [
        class="hl-string">'OnboardingCase', class="hl-string">'ActivityName', class="hl-string">'EventTime', class="hl-string">'SourceSystem', class="hl-string">'LastDataUpdate',
        class="hl-string">'EmployeeId', class="hl-string">'HiringManager', class="hl-string">'Department', class="hl-string">'OnboardingStatus', 
        class="hl-string">'OfficialStartDate', class="hl-string">'ComplianceDueDate', class="hl-string">'SystemInitiatingActivity'
    ]
    df = df[column_order]

    df.to_csv(class="hl-string">'workday_onboarding_event_log.csv', index=False)
    print(fclass="hl-string">"Successfully extracted {len(df)} events to workday_onboarding_event_log.csv")

if __name__ == class="hl-string">'__main__':
    main()

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