Su Template de datos para el proceso de pedido a cobro: facturación y emisión de facturas

SAP ECC
Su Template de datos para el proceso de pedido a cobro: facturación y emisión de facturas

Su Template de datos para el proceso de pedido a cobro: facturación y emisión de facturas

Este Template de datos integral ofrece una estructura clara de los datos necesarios para analizar y optimizar el proceso de facturación y emisión de facturas. Detalla los atributos que conviene recopilar y las actividades clave que debe seguir, además de ofrecer orientación práctica para extraer los datos. Utilice este recurso para preparar los datos de forma eficaz para Process Mining y obtener información precisa sobre el rendimiento del proceso de pedido a cobro.
  • Atributos recomendados para un análisis integral
  • Pasos clave e hitos del proceso que debe registrar
  • Guía práctica para extraer datos de SAP ECC
¿Es nuevo en los registros de eventos? Aprenda a crear un Registro de eventos para Process Mining.

Atributos del proceso de pedido a cobro: facturación y emisión de facturas

Estos son los campos de datos recomendados para incluir en el Registro de eventos y realizar un análisis integral del proceso de pedido a cobro, facturación y emisión de facturas en SAP ECC.
3 Obligatorio 5 Recomendado 13 Opcional
Nombre Descripción
Actividad
ActivityName
Nombre del evento o paso de negocio que tuvo lugar durante el ciclo de vida de la factura.
Descripción

Este atributo describe una acción específica o un cambio de estado en el proceso de facturación, como «Factura generada», «Factura contabilizada» o «Pago del cliente recibido». Estas actividades se derivan conceptualmente de distintos eventos del sistema, cambios en el estado de los documentos o códigos de transacción ejecutados por los usuarios.

La secuencia de actividades forma el flujo del proceso, que constituye la base del análisis de Process Mining. Al examinar las actividades, las organizaciones pueden entender qué pasos se realizan, en qué orden y con qué frecuencia. Así pueden comparar la ejecución real del proceso con el proceso diseñado.

Por qué es importante

Define los pasos del mapa de procesos y permite visualizar y analizar los flujos, las desviaciones y los cuellos de botella.

Dónde obtenerlo

Este atributo conceptual se deriva de varias fuentes, como los códigos de transacción (CDHDR-TCODE), los cambios en el estado de los documentos (VBUK-FKSTK) y las contabilizaciones de documentos contables.

Ejemplos
Factura generadaFactura contabilizadaRecordatorio de pago enviadoFactura compensada
Hora de inicio
EventTime
Marca de tiempo que indica cuándo tuvo lugar una actividad o un evento específico.
Descripción

La hora del evento registra la fecha y hora exactas de cada actividad del ciclo de vida de la factura. Esta marca de tiempo es fundamental para todos los análisis temporales de Process Mining, incluidos el cálculo de los tiempos de ciclo, la identificación de cuellos de botella y el seguimiento del rendimiento del proceso frente a los acuerdos de nivel de servicio.

Por lo general, este atributo se construye combinando un campo de fecha, como la fecha de contabilización (BUDAT), con un campo de hora (UZEIT) de distintas tablas de SAP que registran cambios o la creación de documentos. Las marcas de tiempo precisas son esenciales para crear un Registro de eventos fiable y garantizar la validez de los análisis de rendimiento.

Por qué es importante

Este atributo es la base de todos los análisis de rendimiento, ya que permite calcular los tiempos de ciclo, las duraciones y los tiempos de espera entre los pasos del proceso.

Dónde obtenerlo

Se construye a partir de varios campos de fecha y hora de distintas tablas, como BKPF (BUDAT, CPUTM), VBRK (ERDAT, ERZET) y tablas de registro de cambios como CDHDR (UDATE, UTIME).

Ejemplos
2023-04-15T10:30:00Z2023-04-16T11:00:00Z2023-05-20T09:00:00Z
Número de factura
InvoiceNumber
Identificador único del documento de facturación, que sirve como ID del caso principal del proceso de facturación.
Descripción

El número de factura, denominado número de documento de facturación en SAP, identifica de forma única cada factura. En Process Mining, funciona como CaseId y agrupa en una sola instancia de proceso todas las actividades relacionadas, como la creación, la contabilización, el envío, el pago y la compensación.

El análisis de los procesos por número de factura permite ver el ciclo de vida completo de cada transacción de facturación, desde su inicio hasta su liquidación final. Esto es fundamental para calcular indicadores clave de rendimiento, como los días pendientes de cobro (DSO) y el tiempo total del ciclo de facturación, y ofrece una base clara para medir y mejorar el rendimiento.

Por qué es importante

Es la clave esencial para seguir todo el recorrido de una factura y analizar los tiempos de ciclo, los cuellos de botella y las variaciones de cada transacción de facturación.

Dónde obtenerlo

Tabla de SAP ECC: VBRK, campo: VBELN

Ejemplos
90001234900012359000123690001237
Importe total de la factura
TotalInvoiceAmount
Valor neto total del documento de facturación.
Descripción

Este atributo representa el importe neto total de la factura, sin incluir impuestos. El importe de la factura es un dato financiero fundamental del proceso de facturación.

Se utiliza en distintos análisis, por ejemplo, para clasificar las facturas por importe y comprobar si siguen flujos diferentes. También permite priorizar las gestiones de cobro o investigar por qué las facturas de importe elevado tardan más en aprobarse o pagarse. Este contexto financiero aporta mayor profundidad al análisis del proceso.

Por qué es importante

Aporta contexto financiero esencial y permite analizar las facturas según su importe, por ejemplo, para determinar si las de importe elevado siguen un proceso distinto o tardan más en compensarse.

Dónde obtenerlo

Tabla de SAP ECC: VBRK, campo: NETWR

Ejemplos
1500.7525000.00500.0012345.67
Nombre de usuario
UserName
ID del usuario que ejecutó la actividad o creó el documento.
Descripción

Este atributo registra el ID de usuario de SAP responsable de un evento, como la creación de una factura o la contabilización de un pago. Es esencial para analizar el componente humano del proceso.

Estos datos permiten investigar las diferencias de rendimiento entre usuarios o equipos, detectar necesidades de formación y descubrir posibles problemas de cumplimiento. También permiten distinguir las actividades manuales realizadas por personas de los pasos automatizados ejecutados por usuarios del sistema o de procesos por lotes, algo clave para calcular las tasas de automatización.

Por qué es importante

Permite analizar el rendimiento de los usuarios y la distribución de la carga de trabajo, así como distinguir las actividades manuales de las automatizadas. Esto facilita las iniciativas de automatización y eficiencia.

Dónde obtenerlo

Tabla de SAP ECC: VBRK, campo: ERNAM (creado por); BKPF, campo: USNAM (nombre de usuario); o CDHDR, campo: USERNAME (usuario).

Ejemplos
JSMITHBW_BATCHLROSSIMKUMAR
Número de cliente
CustomerNumber
Número único que identifica al cliente al que se emite la factura.
Descripción

El número de cliente vincula una factura con un cliente o socio comercial específico. Este atributo es clave para segmentar y analizar el proceso de facturación según las características de cada cliente.

Los analistas pueden utilizar este campo para comparar los días pendientes de cobro (DSO) entre distintos clientes, identificar quiénes suelen pagar tarde o analizar el cumplimiento de las condiciones de pago. Entender estos patrones es fundamental para gestionar las relaciones con los clientes y mejorar las estrategias de cobro según cada segmento.

Por qué es importante

Permite realizar análisis centrados en los clientes, identificar sus hábitos de pago, evaluar los DSO por cliente y adaptar las estrategias de cobro.

Dónde obtenerlo

Tabla de SAP ECC: VBRK, campo: KUNRG (pagador) o KUNAG (solicitante).

Ejemplos
100023200541CUST-A487910345
Sociedad
CompanyCode
Identificador de la entidad legal que emitió la factura.
Descripción

La sociedad representa una unidad legal y contable independiente en SAP. Todas las transacciones financieras, incluidas las facturas, se contabilizan en una sociedad específica. Es un elemento de datos organizativos fundamental.

En Process Mining, la sociedad permite analizar y comparar el rendimiento del proceso de facturación entre distintas entidades legales de una empresa. Esto ayuda a identificar buenas prácticas que podrían aplicarse en otras entidades y garantiza que el análisis tenga en cuenta la estructura organizativa de la empresa.

Por qué es importante

Permite filtrar y comparar procesos entre distintas entidades legales, algo fundamental para el análisis financiero y la comparación del rendimiento entre unidades.

Dónde obtenerlo

Tabla de SAP ECC: VBRK, campo: BUKRS

Ejemplos
10002000US01DE01
Tipo de documento de facturación
BillingDocumentType
Código que clasifica el documento de facturación, por ejemplo, como factura, nota de crédito o nota de débito.
Descripción

El tipo de documento de facturación clasifica las transacciones en distintas categorías según su finalidad comercial. Por ejemplo, «F2» corresponde a una factura estándar para clientes y «G2», a una nota de crédito. En SAP, esta clasificación se configura para controlar el procesamiento de los distintos documentos de facturación.

En Process Mining, este atributo es esencial para filtrar y comparar distintos escenarios de facturación. Los analistas pueden examinar por separado el proceso de las facturas estándar y el de las notas de crédito para entender sus flujos, tiempos de ciclo y dificultades particulares, y así orientar mejor las mejoras del proceso.

Por qué es importante

Permite segmentar y analizar distintos procesos de facturación, como el de las facturas estándar y el de las notas de crédito, que suelen seguir flujos muy diferentes.

Dónde obtenerlo

Tabla de SAP ECC: VBRK, campo: FKART

Ejemplos
F2G2L2IV
Código de transacción
TransactionCode
Código de transacción de SAP utilizado para realizar una actividad.
Descripción

El código de transacción, o T-Code, es un identificador único de una función o un programa específico de SAP, como «VF01» para crear un documento de facturación. Registrar el T-Code de cada evento ofrece una perspectiva técnica, a nivel de sistema, sobre cómo se ejecutó un proceso.

Esta información es muy útil para analizar las causas raíz. Por ejemplo, si se producen errores con frecuencia, los analistas pueden comprobar si se está utilizando un código de transacción no estándar. También ayuda a determinar el nombre de la actividad y a entender qué funciones del sistema se utilizan en el proceso.

Por qué es importante

Aporta contexto técnico sobre cómo se realizó una actividad, permite analizar las causas raíz de las desviaciones del proceso y ayuda a identificar acciones no estándar de los usuarios.

Dónde obtenerlo

Tabla de SAP ECC: CDHDR, campo: TCODE

Ejemplos
VF01VF02FB01F-28
Condiciones de pago
PaymentTerms
Condiciones que establecen cómo se completa una venta, incluido el calendario de pagos.
Descripción

Las condiciones de pago establecen cuándo debe realizarse un pago, por ejemplo, «neto a 30 días» o «neto a 60 días». Se acuerdan con el cliente y son un factor clave para determinar el flujo de caja.

Analizar el proceso según las condiciones de pago puede revelar si algunas están asociadas con ciclos de pago más largos o más pagos atrasados. Esta información puede ayudar a la empresa a negociar mejores condiciones con los clientes o ajustar su planificación financiera. También es un dato clave para calcular la fecha de vencimiento de la factura.

Por qué es importante

Ayuda a analizar los hábitos de pago de los clientes y el efecto de las condiciones negociadas en el flujo de caja, y aporta información para optimizar los acuerdos comerciales.

Dónde obtenerlo

Tabla de SAP ECC: VBRK, campo: ZTERM

Ejemplos
Z030Z060Z001
Es automatizada
IsAutomated
Indicador que señala si una actividad la realizó un usuario del sistema o se ejecutó mediante automatización.
Descripción

Este atributo calculado es un indicador booleano que distingue las actividades manuales de las automatizadas. Suele obtenerse comparando el atributo Nombre de usuario con una lista de ID de usuarios del sistema o de procesos por lotes conocidos, como «BATCHUSER» o «SAPSYSTEM».

Este indicador es esencial para medir el nivel de automatización del proceso de facturación, un objetivo clave para muchas organizaciones que buscan mejorar la eficiencia y reducir costes. El KPI de tasa de facturación automatizada se calcula directamente a partir de este atributo y permite seguir el avance de las iniciativas de automatización.

Por qué es importante

Permite calcular directamente la tasa de facturación automatizada, medir la eficiencia del proceso y hacer seguimiento del impacto de los proyectos de automatización.

Dónde obtenerlo

Se deriva del atributo Nombre de usuario. La lógica podría ser similar a: IF UserName IN ('BATCH', 'SYSTEM', 'RFCUSER') THEN true ELSE false.

Ejemplos
truefalse
Es retrabajo
IsRework
Indicador que señala si una actividad corresponde a un paso de retrabajo o corrección.
Descripción

Este atributo calculado identifica las actividades que representan retrabajo, como «Factura corregida» o las reversiones de documentos. Suele ser un indicador booleano derivado del nombre de la actividad o de códigos de transacción asociados con correcciones y cancelaciones, como «VF11» para cancelar un documento de facturación.

En Process Mining, este indicador es muy útil para cuantificar el retrabajo en el proceso de facturación. Permite calcular directamente KPI como la tasa de corrección de facturas y visualizar los ciclos de retrabajo en el mapa de procesos, lo que pone de manifiesto ineficiencias y problemas de calidad que aumentan los costes operativos y retrasan los pagos.

Por qué es importante

Ayuda a cuantificar las ineficiencias del proceso y los problemas de calidad al mostrar cuánto esfuerzo se dedica a corregir errores, y respalda directamente los KPI de retrabajo.

Dónde obtenerlo

Se deriva del nombre de la actividad o del código de transacción. Por ejemplo: IF ActivityName = 'Invoice Corrected' OR TransactionCode = 'VF11' THEN true ELSE false.

Ejemplos
truefalse
Fecha de compensación
ClearingDate
Fecha en que se recibió el pago y se compensó la factura en las cuentas por cobrar.
Descripción

La fecha de compensación es el día en que una partida abierta, como una factura, se marca como pagada o «compensada» en el sistema financiero. Esta fecha representa el momento en que se considera que el efectivo se ha cobrado y conciliado.

Es una de las fechas más importantes del ciclo de pedido a cobro. Marca el final del período para calcular los días pendientes de cobro (DSO) y el tiempo total del ciclo de facturación a cobro. Analizarla ayuda a medir la eficacia del proceso de cobro.

Por qué es importante

Marca el paso final del ciclo de vida de la factura y sirve como fecha de cierre para calcular los DSO y el tiempo total del ciclo. También refleja la eficiencia del cobro.

Dónde obtenerlo

Tabla de SAP ECC: BSAD, campo: AUGDT

Ejemplos
2023-05-142023-06-012023-06-25
Fecha de contabilización
PostingDate
Fecha en que el documento se contabiliza en los libros de contabilidad financiera.
Descripción

La fecha de contabilización determina el período fiscal en el que se registra la transacción en el libro mayor. Es una fecha clave para la contabilidad y los informes financieros. Las demoras entre la creación del documento y su contabilización pueden indicar ineficiencias en la gestión interna de los documentos de facturación.

Desde la perspectiva de Process Mining, la fecha de contabilización marca un hito importante en el ciclo de vida de la factura. El tiempo transcurrido entre la generación y la contabilización de la factura puede ser un indicador clave del rendimiento del departamento de facturación.

Por qué es importante

Marca un hito financiero importante y es fundamental para la contabilidad. El tiempo transcurrido entre la creación y la contabilización de la factura permite medir la eficiencia del procesamiento interno.

Dónde obtenerlo

Tabla de SAP ECC: BKPF, campo: BUDAT

Ejemplos
2023-04-152023-04-172023-05-21
Fecha de vencimiento de la factura
InvoiceDueDate
Fecha límite en la que se espera que el cliente realice el pago.
Descripción

La fecha de vencimiento de la factura es la fecha límite de pago establecida en las condiciones de pago. Es fundamental para gestionar las cuentas por cobrar e iniciar las gestiones de cobro.

Este atributo se utiliza para calcular el KPI de pagos puntuales, comparándolo con la fecha real de pago. Analizar las facturas según su fecha de vencimiento ayuda a prever el flujo de caja y a priorizar las gestiones de cobro de los pagos próximos a vencer o vencidos. Suele calcularse a partir de la fecha base y las condiciones de pago.

Por qué es importante

Es la referencia para medir el cumplimiento de los plazos de pago y resulta esencial para gestionar las cuentas por cobrar y prever el flujo de caja.

Dónde obtenerlo

Se calcula a partir de la fecha base (BSEG-ZFBDT) y las condiciones de pago (BSEG-ZTERM). No siempre se almacena en un campo directo.

Ejemplos
2023-05-152023-05-302023-06-20
Fecha del documento
DocumentDate
Fecha del documento original, indicada por el proveedor o la persona que lo creó.
Descripción

La fecha del documento es la fecha de emisión del documento original. En facturación, suele coincidir con la fecha de creación de la factura y se utiliza a menudo como base para calcular la fecha de vencimiento del pago.

Esta fecha es fundamental para los informes financieros y para calcular métricas clave, como los días pendientes de cobro (DSO). Marca el inicio del período de cobro desde la perspectiva del cliente. Analizar las diferencias entre la fecha del documento y la fecha de contabilización puede revelar demoras internas en el procesamiento de las facturas recibidas.

Por qué es importante

Sirve de referencia para calcular la antigüedad de las facturas y los DSO, y es un dato clave para analizar las finanzas y las condiciones de pago.

Dónde obtenerlo

Tabla de SAP ECC: VBRK, campo: FKDAT (fecha de facturación)

Ejemplos
2023-04-152023-04-162023-05-20
Moneda
Currency
Código de la moneda de los importes indicados en la factura.
Descripción

Este atributo indica la moneda de la transacción, como USD, EUR o JPY. Aporta el contexto necesario para interpretar los valores monetarios, como el importe total de la factura.

Al analizar datos de una empresa multinacional, el campo de moneda es esencial para interpretar y convertir correctamente las cifras financieras. Permite generar informes coherentes y evita sumar importes sin convertirlos antes a una moneda común, lo que daría lugar a análisis financieros incorrectos.

Por qué es importante

Aporta el contexto necesario para interpretar todos los valores monetarios y garantiza un análisis financiero preciso, especialmente cuando se utilizan varias monedas.

Dónde obtenerlo

Tabla de SAP ECC: VBRK, campo: WAERK

Ejemplos
USDEURGBPJPY
Número de documento de ventas
SalesDocumentNumber
Identificador del pedido de ventas original que dio lugar a la factura.
Descripción

Este atributo vincula directamente la factura con el pedido de ventas que inició la transacción. Esta trazabilidad es fundamental para analizar de principio a fin el ciclo de pedido a cobro.

Al conectar el proceso de facturación con el proceso previo del pedido de ventas, las organizaciones pueden analizar el tiempo total del ciclo desde el pedido del cliente hasta el cobro. Esto ayuda a determinar si las demoras en la facturación se deben a problemas en ventas, cumplimiento de pedidos o facturación, y ofrece una visión más completa del proceso.

Por qué es importante

Vincula el proceso de facturación con el pedido de ventas y permite analizar de principio a fin el ciclo de pedido a cobro e identificar demoras entre departamentos.

Dónde obtenerlo

Tabla de SAP ECC: VBRP, campo: VGBEL

Ejemplos
100000451000004610000047
Organización de ventas
SalesOrganization
Unidad organizativa responsable de la venta de productos o servicios.
Descripción

La organización de ventas es una unidad organizativa de SAP responsable de distribuir bienes y servicios y negociar las condiciones de venta. Es un campo clave para estructurar las operaciones comerciales y de distribución.

En Process Mining, este atributo permite analizar el proceso de facturación desde la perspectiva de la estructura comercial. Facilita la comparación del rendimiento entre distintas organizaciones de ventas y ayuda a identificar qué regiones o líneas de negocio facturan con mayor eficiencia, además de respaldar iniciativas para estandarizar las buenas prácticas.

Por qué es importante

Permite comparar y analizar el rendimiento entre distintas divisiones comerciales o regiones, y ayuda a identificar buenas prácticas y oportunidades de mejora.

Dónde obtenerlo

Tabla de SAP ECC: VBRK, campo: VKORG

Ejemplos
1000NA01EU01AP01
Sistema de origen
SourceSystem
Identifica el sistema de origen del que se extrajeron los datos.
Descripción

Este atributo especifica el sistema de registro donde se originaron los datos. En una empresa con varias instancias de ERP o sistemas integrados, este campo permite distinguir los datos de cada fuente.

En Process Mining, es esencial para validar los datos y comparar procesos entre distintos sistemas o unidades organizativas. Suele asignarse como valor estático durante la extracción para identificar el conjunto de datos.

Por qué es importante

Aporta contexto sobre el origen de los datos, algo fundamental para garantizar su integridad y realizar análisis específicos por sistema en entornos con varios sistemas.

Dónde obtenerlo

Suele ser un valor estático que se añade durante el proceso de extracción, transformación y carga (ETL) para identificar una instancia específica de SAP ECC (por ejemplo, «ECC_PROD_NA»).

Ejemplos
SAP_ECC_PRODECC_EU_100SAP_US_FIN
Última actualización de datos
LastDataUpdate
Marca de tiempo de la actualización o extracción más reciente de datos del sistema de origen.
Descripción

Este atributo indica cuándo se actualizó por última vez el conjunto de datos desde el sistema de origen. Aporta contexto esencial para el análisis, ya que permite saber si los datos consultados están actualizados.

En Dashboards e informes, esta marca de tiempo informa a las partes interesadas sobre la actualidad de los datos y ayuda a establecer expectativas sobre la visibilidad de las transacciones más recientes. Suele generarse al finalizar la extracción de datos.

Por qué es importante

Informa sobre la actualidad de los datos, un aspecto fundamental para tomar decisiones operativas basadas en el análisis.

Dónde obtenerlo

Se genera y almacena durante el proceso de extracción, transformación y carga (ETL) de datos.

Ejemplos
2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z
Obligatorio Recomendado Opcional

Actividades del proceso de pedido a cobro: facturación y emisión de facturas

Estos son los pasos e hitos clave que debe registrar en el Registro de eventos para descubrir el proceso con precisión y supervisar su rendimiento.
5 Recomendado 8 Opcional
Actividad Descripción
Factura compensada
Estado final de una factura pagada correctamente. Indica que la partida abierta se ha cerrado mediante el pago correspondiente o una nota de crédito. La factura se considera totalmente liquidada.
Por qué es importante

Marca la finalización satisfactoria del ciclo de pedido a cobro de una factura. Es el evento de fin principal para medir el tiempo medio del ciclo de facturación.

Dónde obtenerlo

Se produce cuando se completan los campos del documento de compensación (AUGBL) y la fecha de compensación (AUGDT) de la partida de factura en la tabla BSEG.

Capturar

El evento se produce en la fecha de compensación (AUGDT) registrada en la tabla BSEG para la partida de factura.

Tipo de evento explicit
Factura contabilizada
La factura se registra formalmente en el libro auxiliar de cuentas por cobrar y en el libro mayor. Este evento hace que la factura sea legalmente vinculante y refleja la deuda del cliente.
Por qué es importante

Este es un hito crítico que inicia oficialmente el plazo de cobro. El tiempo entre la generación y la contabilización puede revelar demoras internas de procesamiento que afectan al flujo de caja.

Dónde obtenerlo

Se registra en la tabla BKPF. La fecha de contabilización (BUDAT) del número de documento (BELNR) marca este evento. En el caso de los documentos aparcados, corresponde al momento en que se convierten en documentos contabilizados.

Capturar

A partir de la fecha de contabilización (BUDAT) del documento de factura en la tabla BKPF.

Tipo de evento explicit
Factura enviada al cliente
Indica que la factura se ha enviado al cliente mediante un canal de salida definido, como la impresión, el correo electrónico o EDI. Normalmente, este evento se obtiene de los registros del sistema de gestión de salidas.
Por qué es importante

Este evento es un hito clave que inicia el cómputo del plazo de pago del cliente. Las demoras en este punto afectan directamente a la fecha prevista de pago y a la eficiencia del cobro.

Dónde obtenerlo

Puede deducirse de la fecha y hora de procesamiento de la tabla de estado de mensajes (NAST) para el tipo de salida correspondiente a la factura.

Capturar

Se deduce de una entrada en la tabla NAST con el estado de procesamiento «1» (procesado correctamente).

Tipo de evento inferred
Factura generada
Indica que el documento de facturación se ha creado en el sistema. Este evento se registra cuando se crea una entrada nueva en la tabla de cabecera de documentos contables (BKPF) con un tipo de documento específico para facturas.
Por qué es importante

Este es el punto de partida de todo el proceso de facturación. Analizar el tiempo transcurrido desde este evento permite medir el tiempo de ciclo de creación de facturas y sirve de base para calcular los días pendientes de cobro (DSO).

Dónde obtenerlo

Se registra en la tabla BKPF. La fecha (CPUDT) y la hora (CPUTM) de creación de un número de documento concreto (BELNR) marcan este evento. El tipo de documento (BLART) permite identificarlo como factura.

Capturar

A partir de la marca de tiempo de creación (CPUDT) del documento de factura en la tabla BKPF.

Tipo de evento explicit
Pago del cliente recibido
Se ha recibido un pago del cliente y se ha contabilizado en el sistema como un cobro en efectivo o un depósito bancario. Esto crea un documento de pago independiente que todavía no se ha aplicado a una factura concreta.
Por qué es importante

Este es un hito importante del ciclo de conversión de efectivo. El tiempo transcurrido entre el envío de la factura y la recepción del pago es un componente principal de los días pendientes de cobro (DSO).

Dónde obtenerlo

Se registra como un documento nuevo en BKPF y BSEG, normalmente con un tipo de documento que indica un pago del cliente, como «DZ». La fecha de contabilización (BUDAT) marca el evento.

Capturar

A partir de la fecha de contabilización del documento de pago del cliente en BKPF.

Tipo de evento explicit
Caso de disputa creado
Se ha registrado una disputa formal relacionada con la factura, normalmente a raíz de una reclamación del cliente. Se registra en el sistema SAP Dispute Management.
Por qué es importante

Identifica las facturas con riesgo de retraso en el pago y destaca los problemas subyacentes que causan insatisfacción en los clientes. Marca el inicio de un proceso importante de gestión de excepciones.

Dónde obtenerlo

Se obtiene de la creación de un caso en la tabla de casos de disputa (UDM_CASE) vinculado al documento contable de la factura.

Capturar

Se registra cuando un usuario crea un caso de disputa mediante la transacción UDM_DISPUTE.

Tipo de evento explicit
Factura aparcada
El documento de factura se ha guardado en estado preliminar, sin contabilizarse en el libro mayor. Esto suele hacerse cuando falta información o es necesario revisar el documento antes de contabilizarlo definitivamente.
Por qué es importante

Permite seguir los pasos previos a la contabilización y detectar posibles demoras. Un periodo prolongado en estado de aparcamiento puede indicar problemas de calidad de los datos o cuellos de botella en el proceso de aprobación previa.

Dónde obtenerlo

Los documentos aparcados se almacenan en la tabla VBKPF. Esta actividad se identifica cuando se crea allí un documento que posteriormente se contabiliza.

Capturar

Se registra al guardar un documento aparcado mediante una transacción como FV70.

Tipo de evento explicit
Factura aprobada
Representa la aprobación formal de la factura, que permite contabilizarla o enviarla al cliente. A menudo se deduce cuando un documento aparcado se convierte en un documento contabilizado.
Por qué es importante

Permite seguir el flujo de trabajo de aprobación interna, una fuente habitual de cuellos de botella. Analizar esta actividad ayuda a utilizar el Dashboard de análisis del flujo de aprobación de facturas para identificar a quienes tardan en aprobar.

Dónde obtenerlo

Puede deducirse de la transición de un documento del estado aparcado (en VBKPF) al estado contabilizado (en BKPF). Si se utiliza un sistema de flujo de trabajo, también puede ser un evento explícito en sus registros.

Capturar

Compare la fecha de creación del documento aparcado (VBKPF) con la fecha de contabilización del documento definitivo (BKPF).

Tipo de evento inferred
Factura corregida
Representa una actividad de retrabajo: se detectó un error en la factura inicial y posteriormente se anuló. Se identifica mediante los documentos de anulación vinculados a la factura original.
Por qué es importante

Pone de manifiesto ineficiencias del proceso y problemas de calidad. Una frecuencia elevada de correcciones indica problemas en los datos de ventas o facturación de etapas anteriores y ayuda a analizar el Dashboard de retrabajo y errores en las facturas.

Dónde obtenerlo

Se identifica buscando un documento de anulación en el que BKPF-STBLG apunte al documento original. La creación de este documento de anulación constituye el evento.

Capturar

Se registra cuando se crea un documento de anulación, por ejemplo, mediante FB08.

Tipo de evento explicit
Factura dada de baja
Estado final alternativo que indica que la factura se considera incobrable y que el importe pendiente se compensa contra una cuenta de deudas incobrables. La factura se cierra sin que el cliente haya realizado un pago.
Por qué es importante

Representa un resultado negativo del proceso y una pérdida de ingresos. El seguimiento de estos eventos ayuda a analizar las causas de las deudas incobrables y a mejorar las políticas de gestión del crédito.

Dónde obtenerlo

Se infiere al analizar la transacción de compensación de la factura. Si el documento de compensación se contabiliza en una cuenta específica del libro mayor (G/L) para gastos por deudas incobrables, se considera que la factura se ha dado de baja.

Capturar

Se infiere cuando la transacción de compensación incluye una contabilización en una cuenta designada del libro mayor (G/L) para deudas incobrables.

Tipo de evento inferred
Fecha de vencimiento de la factura alcanzada
Evento calculado que marca el día en que vence oficialmente el pago de la factura según las condiciones de pago. No es una actividad realizada por un usuario o sistema, sino un momento clave.
Por qué es importante

Es esencial para analizar el comportamiento de pago y el cumplimiento. Sirve de referencia para determinar si los pagos son puntuales o tardíos y calcular el KPI de pagos puntuales.

Dónde obtenerlo

Se obtiene al comparar la fecha actual con la fecha neta de vencimiento. Esta fecha se encuentra en el campo BSEG-ZFBDT o se calcula a partir de la fecha de referencia y las condiciones de pago.

Capturar

Compare la fecha del sistema con el campo de fecha neta de vencimiento de la partida de factura (BSEG).

Tipo de evento calculated
Pago aplicado a la factura
El pago recibido del cliente se ha conciliado y aplicado a la factura pendiente correspondiente, que queda marcada para su compensación. Este paso de conciliación vincula el pago con la deuda.
Por qué es importante

Esta actividad es fundamental para medir el tiempo de ciclo de aplicación de pagos. Las demoras al aplicar los pagos pueden distorsionar el estado real de las cuentas por cobrar y ocultar el efectivo disponible.

Dónde obtenerlo

Se deduce de la transacción de compensación, por ejemplo, F-32, que completa los campos de compensación de la partida de factura. La marca de tiempo del evento corresponde a la fecha de compensación.

Capturar

Se deduce cuando se completa la fecha de compensación (AUGDT) en la tabla de partidas de factura (BSEG).

Tipo de evento inferred
Recordatorio de pago enviado
El sistema ha generado y enviado al cliente un aviso de reclamación o recordatorio de pago por una factura vencida. Este evento se obtiene de los registros del historial de reclamaciones.
Por qué es importante

Ayuda a evaluar la eficacia de la estrategia de cobro. Analizar el tiempo transcurrido entre el recordatorio y la recepción del pago es clave para el KPI de eficacia de los recordatorios de pago.

Dónde obtenerlo

Se registra en las tablas de datos de reclamaciones, en concreto MHNK (cabecera de datos de reclamación) y MHND (partidas de datos de reclamación), que se generan al ejecutar el proceso de reclamación (transacción F150).

Capturar

Se registra al ejecutar un proceso de reclamación (F150) para la partida vencida.

Tipo de evento explicit
Recomendado Opcional

Guías de extracción

Cómo obtener sus datos de SAP ECC

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