Su Template de datos de cuentas por cobrar

SAP S/4HANA
Su Template de datos de cuentas por cobrar

Su Template de datos de cuentas por cobrar

Esta plantilla ofrece un marco completo para mapear sus procesos de cobro y pago en SAP S/4HANA. Incluye una lista seleccionada de atributos esenciales que debe recopilar, una serie de actividades de proceso que debe supervisar y orientación técnica para extraer datos de sus tablas financieras. Al seguir esta estructura, podrá obtener una visión clara de sus ciclos de flujo de efectivo e identificar dónde se producen intervenciones manuales o retrasos en los pagos.
  • Atributos recomendados que debe recopilar
  • Actividades clave que debe supervisar
  • Guía de extracción
¿Es nuevo en los registros de eventos? Aprenda a crear un registro de eventos de Process Mining.

Atributos de cuentas por cobrar

Estos son los campos de datos y atributos dimensionales recomendados que debe incluir en su registro de eventos para realizar un análisis completo de su proceso de cuentas por cobrar.
5 Obligatorio 10 Recomendado 5 Opcional
Nombre Descripción
Actividad
Activity
El evento o la acción específica que se ejecuta en el proceso.
Descripción

Este atributo describe el paso ejecutado en el proceso de Cuentas por cobrar, como Crear factura, Registrar pago parcial o Compensar factura. Normalmente se deriva del código de transacción (TCODE) o de cambios específicos en el estado del documento registrados en las tablas de logs de cambios.

Por qué es importante

Es esencial para representar el flujo del proceso e identificar la secuencia de eventos.

Dónde obtenerlo

Derivado de SAP TSTCT (códigos de transacción) o CDHDR/CDPOS (documentos de cambios)

Ejemplos
Crear factura de clienteRegistrar pago parcialCompensar facturaCrear caso de disputa
Hora del evento
EventTime
La marca de tiempo en la que ocurrió la actividad.
Descripción

Este atributo registra la fecha y hora exactas en que tuvo lugar una actividad. En los datos transaccionales, suele ser una combinación de la fecha de entrada (CPUDT) y la hora de entrada (CPUTM) de las tablas de cabecera. Permite calcular los tiempos de ciclo y los tiempos de procesamiento.

Por qué es importante

Las marcas de tiempo precisas son fundamentales para calcular el DSO e identificar cuellos de botella.

Dónde obtenerlo

Tabla SAP BKPF-CPUDT y BKPF-CPUTM

Ejemplos
2023-10-12T08:30:00Z2023-10-15T14:45:12Z2023-11-01T09:15:00Z
Número de factura
InvoiceNumber
Identificador único de la factura o del documento contable.
Descripción

Este atributo sirve como ID único de caso para el proceso de Cuentas por cobrar. Normalmente corresponde al número de documento contable (BELNR) del módulo SAP FI o al documento de facturación (VBELN) de SD, según la lógica de extracción. Vincula todas las actividades posteriores, como pagos, disputas y compensaciones, con la obligación financiera original.

Por qué es importante

Es la clave central necesaria para reconstruir el flujo del proceso de extremo a extremo para cada transacción.

Dónde obtenerlo

Tabla SAP BKPF-BELNR o VBRK-VBELN

Ejemplos
1400000234900004321014000002351800000099
Sistema de origen
SourceSystem
El sistema del que proceden los datos.
Descripción

Este atributo identifica la instancia específica de SAP S/4HANA o del sistema externo en la que se creó el registro. Es útil en entornos con varias instancias de ERP para rastrear el linaje de los datos.

Por qué es importante

Permite separar los análisis en entornos con varios sistemas.

Dónde obtenerlo

ID del sistema (SY-SYSID) o definido durante la extracción

Ejemplos
SAP_S4H_PRODSAP_S4H_01LEGACY_ERP
Última actualización de datos
LastDataUpdate
La marca de tiempo en la que se extrajeron o actualizaron los datos por última vez.
Descripción

Este atributo indica cuándo se cargaron los datos en la herramienta de Process Mining. Ayuda a comprender la actualidad de los datos que se muestran en Dashboards como «Period End Reconciliation Status».

Por qué es importante

Garantiza que los analistas sepan si están consultando datos en tiempo real o históricos.

Dónde obtenerlo

Metadatos de ETL

Ejemplos
2023-11-05T00:00:00Z2023-11-05T06:00:00Z
Código de sociedad
CompanyCode
La entidad financiera o unidad de negocio a la que pertenece la factura.
Descripción

El código de sociedad (BUKRS) es la unidad organizativa central de la contabilidad externa en el sistema SAP. Se utiliza para segmentar el análisis en Dashboards como «Customer Payment Behavior Profiling» entre distintas unidades de negocio.

Por qué es importante

Esencial para filtrar y comparar el rendimiento entre distintas entidades legales.

Dónde obtenerlo

Tabla SAP BKPF-BUKRS o T001-BUKRS

Ejemplos
1000US01DE012000
Condiciones de pago
PaymentTerms
Clave que representa las condiciones de pago acordadas.
Descripción

Este atributo (ZTERM) define las condiciones en las que el cliente debe pagar, incluidas las fechas de vencimiento y los descuentos por pronto pago. Es la fuente de datos principal del panel Early Payment Discount Optimization.

Por qué es importante

Base para calcular las fechas de vencimiento y analizar la elegibilidad para descuentos.

Dónde obtenerlo

Tabla SAP BSEG-ZTERM o KNB1-ZTERM

Ejemplos
NT300001Z015
Días de ventas pendientes de cobro
DaysSalesOutstanding
El tiempo transcurrido desde el registro de la factura hasta su compensación.
Descripción

Esta métrica se calcula restando la fecha de registro de la fecha de compensación en las partidas compensadas. Es el valor principal del panel Days Sales Outstanding Overview y una medida fundamental de la eficiencia del flujo de caja.

Por qué es importante

El KPI ejecutivo principal del proceso de Cuentas por cobrar.

Dónde obtenerlo

Calculado: ClearingDate - PostingDate

Ejemplos
30 días45 días15 días
Es automática
IsAutomated
Indicador que señala si la actividad fue ejecutada por un usuario del sistema.
Descripción

Este atributo booleano se calcula a partir del atributo Usuario. Si el ID de usuario coincide con cuentas de sistema o de procesos por lotes conocidas, como «BNK_BSM», el indicador se establece en true. Controla directamente el panel Payment Matching Automation Rate.

Por qué es importante

Es clave para medir la transformación digital y el éxito de la automatización.

Dónde obtenerlo

Derivado del atributo Usuario

Ejemplos
truefalse
Fecha de compensación
ClearingDate
La fecha en la que se compensó o liquidó la factura.
Descripción

Este atributo (AUGDT) registra cuándo se compensó la partida abierta, normalmente mediante un pago. Es la marca de tiempo final del ciclo principal del proceso de Cuentas por cobrar y la variable principal para calcular los días de ventas pendientes de cobro.

Por qué es importante

Define la finalización del ciclo de cobro.

Dónde obtenerlo

Tabla SAP BSEG-AUGDT o BSAD-AUGDT

Ejemplos
2023-11-012023-11-10
Fecha de vencimiento
DueDate
La fecha calculada antes de la cual debe pagarse la factura.
Descripción

Este atributo representa la fecha de vencimiento neta. En SAP, suele derivarse de la fecha base (ZFBDT) más los días definidos en las condiciones de pago (ZTERM). Es el punto de referencia del panel Dunning Compliance and Execution.

Por qué es importante

El punto de referencia para determinar si un pago está atrasado.

Dónde obtenerlo

Derivada de BSEG-ZFBDT y BSEG-ZTERM

Ejemplos
2023-11-302023-12-15
Importe en moneda local
AmountInLocalCurrency
El valor de la factura o del pago en la moneda del código de sociedad.
Descripción

Este atributo (DMBTR) contiene el importe financiero de la transacción. Se utiliza para calcular el valor total de las facturas abiertas, las notas de crédito y los pagos. Aporta una cuantificación de valor al panel Credit Memo and Correction Analysis.

Por qué es importante

Es necesario para analizar el impacto financiero y priorizar las gestiones de cobro de mayor valor.

Dónde obtenerlo

Tabla SAP BSEG-DMBTR o ACDOCA-DMBTR

Ejemplos
1500.00250.5010000.00
Nombre de usuario
User
El ID del usuario que ejecutó la actividad.
Descripción

Este atributo (USNAM) identifica al usuario o agente del sistema responsable del evento. Se analiza para calcular la tasa de conciliación automática de pagos, diferenciando entre usuarios humanos y usuarios de procesos por lotes del sistema.

Por qué es importante

Es fundamental para determinar las tasas de automatización y la productividad de los usuarios.

Dónde obtenerlo

Tabla SAP BKPF-USNAM o CDHDR-USERNAME

Ejemplos
JSMITHBATCH_USERSAP_WFALEX_D
Número de cliente
CustomerNumber
El identificador único de la cuenta del cliente.
Descripción

Este atributo representa el número de cliente (KUNNR) asociado a la factura. Permite analizar en detalle los comportamientos de pago y es fundamental para el panel Customer Payment Behavior Profiling.

Por qué es importante

Permite profundizar en el rendimiento de una cuenta de cliente específica.

Dónde obtenerlo

Tabla SAP BSEG-KUNNR o KNA1-KUNNR

Ejemplos
CUST100230001004500WALMART_US
Tipo de documento
DocumentType
Clasifica el documento contable, por ejemplo, factura, pago o nota de crédito.
Descripción

El tipo de documento (BLART) categoriza la transacción. Algunos ejemplos son «DR» para factura de cliente, «DZ» para pago de cliente y «DG» para nota de crédito. Es esencial para filtrar tipos de caso específicos en Credit Memo and Correction Analysis.

Por qué es importante

Segmenta los datos en facturas, pagos y ajustes.

Dónde obtenerlo

Tabla SAP BKPF-BLART

Ejemplos
DRDZDGRV
Es una nota de crédito
IsCreditMemo
Indicador que señala si el documento es una nota de crédito.
Descripción

Este atributo booleano se deriva del tipo de documento, por ejemplo, si el tipo es «DG». Permite filtrar rápidamente las transacciones correctivas para respaldar el KPI Corrective Credit Memo Rate.

Por qué es importante

Identifica reprocesos y errores de facturación.

Dónde obtenerlo

Derivado de DocumentType

Ejemplos
truefalse
ID del caso de disputa
DisputeCaseId
El identificador de cualquier caso de disputa vinculado a la factura.
Descripción

Este atributo contiene el ID de un caso de disputa (UDM_CASE), si existe. Vincula el documento financiero con el módulo Dispute Management. Es necesario para el panel Dispute Resolution Cycle Efficiency.

Por qué es importante

Conecta los documentos de Cuentas por cobrar con el Workflow de resolución de disputas.

Dónde obtenerlo

Tabla SAP FDM_DCPROC o UDM_CASE_ATTR

Ejemplos
0000056789DISP-2023-001
Nivel de gestión de cobro
DunningLevel
El nivel actual de gestión de cobro de la factura.
Descripción

Este atributo (MAHNS) indica cuántas veces se ha recordado al cliente que debe pagar. Registra la escalada de las gestiones de cobro y se visualiza en el panel Dunning Compliance and Execution.

Por qué es importante

Supervisa la gravedad de los pagos atrasados y el cumplimiento de la política de gestión de cobro.

Dónde obtenerlo

Tabla SAP MHNK-MAHNS o KNB5 (gestión de cobro del maestro de clientes)

Ejemplos
1230
País
Country
El país del cliente.
Descripción

Este atributo (LAND1) procede de los datos maestros del cliente. Permite segmentar geográficamente los KPI, por ejemplo, para analizar las tasas de notas de crédito por región o país.

Por qué es importante

Análisis regional de cumplimiento y rendimiento.

Dónde obtenerlo

Tabla SAP KNA1-LAND1

Ejemplos
USDEFRJP
Región
Region
El estado, la provincia o la región del cliente.
Descripción

Este atributo (REGIO) ofrece una visión geográfica más detallada que País. Es útil para Credit Memo and Correction Analysis, ya que permite identificar problemas regionales de procesamiento.

Por qué es importante

Análisis geográfico detallado.

Dónde obtenerlo

Tabla SAP KNA1-REGIO

Ejemplos
CANYTXBY
Obligatorio Recomendado Opcional

Actividades de cuentas por cobrar

Estos son los pasos clave del proceso y los hitos transaccionales que debe capturar en su registro de eventos para lograr un descubrimiento preciso del proceso e identificar cuellos de botella.
6 Recomendado 7 Opcional
Actividad Descripción
Compensar factura
Paso técnico de contabilidad en el que la partida abierta se concilia con un pago o un crédito y el estado cambia a Cleared.
Por qué es importante

El final definitivo de la instancia del proceso en el sistema. Es necesario para calcular la métrica final de DSO.

Dónde obtenerlo

Tabla BSEG o ACDOCA. Se completa el campo AUGDT (fecha de compensación). Utilizar USNAM para determinar si la acción fue automática o manual.

Recopilar

Registrado cuando se completa el campo AUGDT

Tipo de evento explicit
Crear factura de cliente
Creación inicial del documento de factura del cliente en el sistema financiero. Se captura a partir de la marca de tiempo de creación de la cabecera del documento.
Por qué es importante

Marca el inicio del proceso de Cuentas por cobrar y del cómputo de antigüedad. Es esencial para calcular los días de ventas pendientes de cobro (DSO).

Dónde obtenerlo

Tabla BKPF (cabecera del documento contable), campos CPUDT (fecha de entrada) y CPUTM (hora de entrada). Filtrar por el tipo de documento (BLART) correspondiente a las facturas de clientes, por ejemplo, DR o RV.

Recopilar

Registrado cuando la transacción se confirma en BKPF

Tipo de evento explicit
Emitir salida de factura
Acción explícita de generar el mensaje de salida, por correo electrónico, impresión o EDI, para enviar la factura al cliente. Confirma que el cliente ha recibido oficialmente la solicitud de pago.
Por qué es importante

Las demoras entre la creación y el envío afectan al plazo efectivo de pago del cliente. Supervisarlo garantiza que las facturas no queden bloqueadas en el procesamiento interno.

Dónde obtenerlo

Tabla NAST (estado del mensaje), utilizando la clave de objeto (OBJKY) que coincide con el número de documento de factura. Marca de tiempo de DATVR y UHRVR.

Recopilar

Registrado en la tabla NAST al generar la salida

Tipo de evento explicit
Enviar recordatorio de pago
Se genera una notificación de cobro o carta de recordatorio para una factura vencida. Esto registra los esfuerzos de cobro realizados por la organización.
Por qué es importante

Es fundamental para el KPI de tasa de cumplimiento del proceso de cobro. Verifica si la estrategia de cobro se ejecuta conforme a la política.

Dónde obtenerlo

Tabla MHND (datos de cobro), campo LAUFD (fecha de la ejecución de cobro). Correlacionar mediante el código de empresa y el cliente.

Recopilar

Registrado cuando se ejecuta la ejecución de cobro (F150)

Tipo de evento explicit
Recibir el pago completo
Recepción de fondos que cubren por completo el importe pendiente de la factura. A menudo representa el final efectivo de la obligación del cliente.
Por qué es importante

Determina la fecha de pago real frente a la fecha de vencimiento. Es fundamental para analizar la desviación de las condiciones de pago y el comportamiento del cliente.

Dónde obtenerlo

Tabla BSEG, derivada del documento de compensación (AUGBL) cuando se establece la fecha de compensación (AUGDT) y el saldo pasa a cero.

Recopilar

Registrado cuando se contabiliza el documento de compensación

Tipo de evento explicit
Registrar pago parcial
Se recibe un pago que no cubre el importe total de la factura y deja una partida residual en la cuenta.
Por qué es importante

Afecta al ciclo de resolución de pagos insuficientes. Los pagos parciales frecuentes aumentan la complejidad y el esfuerzo de conciliación manual.

Dónde obtenerlo

Tabla BSEG. Se infiere cuando un documento de compensación (AUGBL) crea una nueva partida residual, cuyo documento de referencia coincide con la factura original y mantiene un saldo pendiente.

Recopilar

Derivado de la creación de un documento de compensación con saldo residual

Tipo de evento inferred
Actualizar estado de la disputa
Cambia el estado de un caso de disputa existente, por ejemplo, de «Nuevo» a «En proceso» o «En revisión».
Por qué es importante

Proporciona un nivel de detalle preciso del Workflow de resolución de disputas y ayuda a identificar cuellos de botella en la fase de aprobación o investigación.

Dónde obtenerlo

Documentos de cambio del caso de disputa, registrados en los logs de Case Management de S/4HANA. Análisis de los cambios de UDM_CASE_ATTR.

Recopilar

Comparar los cambios del campo de estado en el historial del caso

Tipo de evento inferred
Anular factura
La factura original se cancela o se revierte en el sistema debido a un error fundamental.
Por qué es importante

Representa una instancia de proceso fallida. Excluirla o analizarla por separado es fundamental para la calidad de los datos.

Dónde obtenerlo

Tabla BKPF, campo STBLG (número del documento de reversión) completado en el registro de la factura original.

Recopilar

Registrado cuando se completa el campo STBLG

Tipo de evento explicit
Conciliar extracto bancario
La partida del extracto bancario se concilia correctamente con el documento de pago del libro mayor, lo que finaliza la posición de caja.
Por qué es importante

Registra el plazo de conciliación del extracto bancario. Las demoras en esta fase afectan a la velocidad del cierre financiero.

Dónde obtenerlo

Tabla FEBEP (partidas de extractos bancarios electrónicos). Concilia el documento de pago con la transacción del extracto bancario.

Recopilar

Registrado en las tablas EBS (FEBEP/FEBKO)

Tipo de evento explicit
Crear caso de disputa
Se abre un caso de disputa contra la factura, normalmente mediante SAP FSCM Dispute Management. Esto indica que el cliente ha impugnado la factura.
Por qué es importante

Detiene el cómputo del cobro estándar, pero inicia el tiempo del ciclo de resolución de la disputa. Un volumen elevado de casos afecta a la previsibilidad del flujo de caja.

Dónde obtenerlo

Tabla UDM_CASE_ATTR (atributos del caso) o UDM_DISPUTE (caso de disputa). Vincular mediante CASE_GUID a la clave del documento financiero.

Recopilar

Registrado en las tablas de FSCM Dispute Management

Tipo de evento explicit
Registrar nota de crédito
Se emite una nota de crédito vinculada a la factura, lo que reduce el importe pendiente. Normalmente corrige un error o procesa una devolución.
Por qué es importante

Es clave para el KPI de tasa de notas de crédito correctivas. Una frecuencia elevada indica problemas de calidad en las etapas anteriores de ventas o facturación.

Dónde obtenerlo

Tabla BSEG, tipo de documento «DG» o «KG». Se identifica mediante el campo «Referencia de factura» (REBZG), que apunta a la factura original.

Recopilar

Registrado cuando el documento de nota de crédito hace referencia a la factura

Tipo de evento explicit
Registrar promesa de pago
Un agente de cobro registra el compromiso formal del cliente de pagar un importe específico en una fecha determinada.
Por qué es importante

Indica una actividad eficaz del agente de cobro. Se utiliza para prever el flujo de caja a corto plazo y medir el rendimiento del agente de cobro.

Dónde obtenerlo

Tabla UDM_P2P (Promise to Pay), campo CREATED_AT. Vinculada a la factura mediante el GUID del caso o la clave del documento.

Recopilar

Registrado en FSCM Collections Management

Tipo de evento explicit
Resolver caso de disputa
El caso de disputa se cierra y da lugar a un abono, una baja contable o una reconfirmación de la deuda. Esto marca el final de la gestión de la excepción.
Por qué es importante

Marca de tiempo final del KPI de tiempo medio de resolución de disputas. La eficiencia en esta fase recupera directamente el capital circulante inmovilizado.

Dónde obtenerlo

Tabla UDM_CASE_ATTR, campo ESCALATION_DATE o CLOSED_DATE según la configuración.

Recopilar

Registrado cuando el estado del caso se establece en Closed/Void

Tipo de evento explicit
Recomendado Opcional

Guías de extracción

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