Su Template de datos de cuentas por cobrar

SAP S/4HANA
Su Template de datos de cuentas por cobrar

Su Template de datos de cuentas por cobrar

Este Template ofrece un marco completo para documentar los procesos de cobro y pago en SAP S/4HANA. Incluye una lista seleccionada de atributos esenciales que conviene recopilar, las actividades del proceso que debe seguir y orientación técnica para extraer datos de sus tablas financieras. Si sigue esta estructura, podrá obtener una visión clara de los ciclos de flujo de efectivo e identificar dónde se producen intervenciones manuales o retrasos en los pagos.
  • Atributos recomendados para recopilar
  • Actividades clave que conviene seguir
  • Guía de extracción
¿Es nuevo en los registros de eventos? Aprenda a crear un Registro de eventos para Process Mining.

Atributos de cuentas por cobrar

Estos son los campos de datos y atributos dimensionales recomendados para incluir en el Registro de eventos y analizar de forma completa el proceso de cuentas por cobrar.
5 Obligatorio 10 Recomendado 5 Opcional
Nombre Descripción
Actividad
Activity
Evento o acción específica que se realiza durante el proceso.
Descripción

Este atributo describe el paso realizado en el proceso de cuentas por cobrar, como Crear factura, Registrar pago parcial o Compensar factura. Suele derivarse del código de transacción (TCODE) o de cambios específicos en el estado del documento que se encuentran en las tablas del registro de cambios.

Por qué es importante

Es esencial para representar el flujo del proceso e identificar la secuencia de eventos.

Dónde obtenerlo

Derivado de SAP TSTCT (códigos de transacción) o CDHDR/CDPOS (documentos de modificación)

Ejemplos
Crear factura de cuentas por cobrarRegistrar pago parcialCompensar facturaCrear reclamación
Hora del evento
EventTime
Marca de tiempo en que se produjo la actividad.
Descripción

Este atributo registra la fecha y hora exactas en que se realizó una actividad. En los datos transaccionales, suele combinar la fecha de entrada (CPUDT) y la hora de entrada (CPUTM) de las tablas de cabecera. Permite calcular los tiempos de ciclo y de procesamiento.

Por qué es importante

Las marcas de tiempo precisas son fundamentales para calcular los días pendientes de cobro e identificar cuellos de botella.

Dónde obtenerlo

Tabla SAP BKPF-CPUDT y BKPF-CPUTM

Ejemplos
2023-10-12T08:30:00Z2023-10-15T14:45:12Z2023-11-01T09:15:00Z
Número de factura
InvoiceNumber
Identificador único de la factura o del documento contable.
Descripción

Este atributo sirve como ID único del caso para el proceso de cuentas por cobrar. Suele corresponder al número de documento contable (BELNR) del módulo SAP FI o al documento de facturación (VBELN) de SD, según la lógica de extracción. Vincula todas las actividades posteriores, como pagos, disputas y compensaciones, con la obligación financiera original.

Por qué es importante

Es la clave central necesaria para reconstruir el flujo completo del proceso de cada transacción.

Dónde obtenerlo

Tabla SAP BKPF-BELNR o VBRK-VBELN

Ejemplos
1400000234900004321014000002351800000099
Sistema de origen
SourceSystem
Sistema del que proceden los datos.
Descripción

Este atributo identifica la instancia específica de SAP S/4HANA o el sistema externo donde se creó el registro. Resulta útil en entornos con varias instancias de ERP para rastrear el linaje de los datos.

Por qué es importante

Permite separar los análisis en entornos con varios sistemas.

Dónde obtenerlo

ID del sistema (SY-SYSID) o valor codificado durante la extracción

Ejemplos
SAP_S4H_PRODSAP_S4H_01LEGACY_ERP
Última actualización de datos
LastDataUpdate
Marca de tiempo de la última extracción o actualización de los datos.
Descripción

Este atributo indica cuándo se cargaron los datos en la herramienta de Process Mining. Ayuda a saber qué tan actualizados están los datos que se muestran en Dashboards como Estado de conciliación de fin de período.

Por qué es importante

Permite a los analistas saber si consultan datos en tiempo real o históricos.

Dónde obtenerlo

Metadatos de ETL

Ejemplos
2023-11-05T00:00:00Z2023-11-05T06:00:00Z
Condiciones de pago
PaymentTerms
Clave que representa las condiciones de pago acordadas.
Descripción

Este atributo (ZTERM) define las condiciones que debe cumplir el cliente para pagar, incluidas las fechas de vencimiento y los descuentos por pronto pago. Es la principal fuente de datos del Dashboard Optimización de descuentos por pronto pago.

Por qué es importante

Base para calcular las fechas de vencimiento y analizar si se cumplen los requisitos para obtener descuentos.

Dónde obtenerlo

Tabla SAP BSEG-ZTERM o KNB1-ZTERM

Ejemplos
NT300001Z015
Días pendientes de cobro
DaysSalesOutstanding
Tiempo transcurrido desde la contabilización de la factura hasta su compensación.
Descripción

Esta métrica se calcula restando la fecha de contabilización a la fecha de compensación de las partidas compensadas. Es el valor principal del Dashboard Resumen de días pendientes de cobro y un indicador clave de la eficiencia del flujo de caja.

Por qué es importante

El KPI ejecutivo principal del proceso de cuentas por cobrar.

Dónde obtenerlo

Calculado: Fecha de compensación - Fecha de contabilización

Ejemplos
30 días45 días15 días
Es automatizada
IsAutomated
Indicador que señala si la actividad la realizó un usuario del sistema.
Descripción

Este atributo booleano se calcula a partir del atributo Usuario. Si el ID de usuario coincide con una cuenta conocida del sistema o de procesos por lotes (por ejemplo, 'BNK_BSM'), el indicador se establece en verdadero. Este dato alimenta directamente el Dashboard Tasa de automatización de conciliación de pagos.

Por qué es importante

Clave para medir el éxito de la transformación digital y la automatización.

Dónde obtenerlo

Derivado del atributo Usuario

Ejemplos
truefalse
Fecha de compensación
ClearingDate
Fecha en que se compensó o liquidó la factura.
Descripción

Este atributo (AUGDT) registra cuándo se compensó la partida abierta, normalmente mediante un pago. Marca el final del ciclo principal del proceso de cuentas por cobrar y es la variable principal para calcular los días pendientes de cobro.

Por qué es importante

Define la finalización del ciclo de cobro.

Dónde obtenerlo

Tabla SAP BSEG-AUGDT o BSAD-AUGDT

Ejemplos
2023-11-012023-11-10
Fecha de vencimiento
DueDate
Fecha calculada en la que debe pagarse la factura.
Descripción

Este atributo representa la fecha de vencimiento neta. En SAP, suele calcularse sumando los días definidos en las condiciones de pago (ZTERM) a la fecha base (ZFBDT). Es el punto de referencia del Dashboard Cumplimiento y ejecución de avisos de cobro.

Por qué es importante

Punto de referencia para determinar si un pago está atrasado.

Dónde obtenerlo

Derivada de BSEG-ZFBDT y BSEG-ZTERM

Ejemplos
2023-11-302023-12-15
Importe en moneda local
AmountInLocalCurrency
Valor de la factura o del pago en la moneda de la sociedad.
Descripción

Este atributo (DMBTR) contiene el importe financiero de la transacción. Se utiliza para calcular el valor total de las facturas pendientes, las notas de crédito y los pagos. También permite cuantificar el valor en el Dashboard Análisis de notas de crédito y correcciones.

Por qué es importante

Necesario para analizar el impacto financiero y priorizar los cobros de mayor importe.

Dónde obtenerlo

Tabla SAP BSEG-DMBTR o ACDOCA-DMBTR

Ejemplos
1500.00250.5010000.00
Nombre de usuario
User
ID del usuario que realizó la actividad.
Descripción

Este atributo (USNAM) identifica al usuario o agente del sistema responsable del evento. Se analiza para calcular la tasa de conciliación automatizada de pagos, distinguiendo entre usuarios humanos y usuarios de procesos por lotes del sistema.

Por qué es importante

Es fundamental para determinar los niveles de automatización y la productividad de los usuarios.

Dónde obtenerlo

Tabla SAP BKPF-USNAM o CDHDR-USERNAME

Ejemplos
JSMITHBATCH_USERSAP_WFALEX_D
Número de cliente
CustomerNumber
Identificador único de la cuenta del cliente.
Descripción

Este atributo representa el número de cliente (KUNNR) asociado a la factura. Permite analizar en detalle los hábitos de pago y es fundamental para el Dashboard Perfil del comportamiento de pago de clientes.

Por qué es importante

Permite analizar en detalle el rendimiento de una cuenta de cliente específica.

Dónde obtenerlo

Tabla SAP BSEG-KUNNR o KNA1-KUNNR

Ejemplos
CUST100230001004500WALMART_US
Sociedad
CompanyCode
Entidad financiera o unidad de negocio a la que pertenece la factura.
Descripción

La sociedad (BUKRS) es la unidad organizativa central de la contabilidad externa en SAP. Permite segmentar los análisis de Dashboards como Perfil del comportamiento de pago de clientes entre distintas unidades de negocio.

Por qué es importante

Esencial para filtrar y comparar el rendimiento de distintas entidades jurídicas.

Dónde obtenerlo

Tabla SAP BKPF-BUKRS o T001-BUKRS

Ejemplos
1000US01DE012000
Tipo de documento
DocumentType
Clasifica el documento contable (por ejemplo, factura, pago o nota de crédito).
Descripción

El tipo de documento (BLART) clasifica la transacción. Algunos ejemplos son 'DR' para factura de cliente, 'DZ' para pago de cliente y 'DG' para nota de crédito. Es fundamental para filtrar tipos de casos específicos en el análisis de notas de crédito y correcciones.

Por qué es importante

Segmenta los datos en facturas, pagos y ajustes.

Dónde obtenerlo

Tabla SAP BKPF-BLART

Ejemplos
DRDZDGRV
Es nota de crédito
IsCreditMemo
Indicador que señala si el documento es una nota de crédito.
Descripción

Este atributo booleano se deriva del tipo de documento (por ejemplo, si el tipo es 'DG'). Permite filtrar rápidamente las transacciones correctivas para calcular el KPI de tasa de notas de crédito correctivas.

Por qué es importante

Permite identificar retrabajos y errores de facturación.

Dónde obtenerlo

Derivado de DocumentType

Ejemplos
truefalse
ID del caso de disputa
DisputeCaseId
Identificador de cualquier caso de disputa vinculado a la factura.
Descripción

Este atributo contiene el ID de un caso de disputa (UDM_CASE), si existe. Vincula el documento financiero con el módulo de gestión de disputas. Es necesario para el Dashboard Eficiencia del ciclo de resolución de disputas.

Por qué es importante

Vincula los documentos de cuentas por cobrar con el flujo de trabajo de resolución de disputas.

Dónde obtenerlo

Tabla SAP FDM_DCPROC o UDM_CASE_ATTR

Ejemplos
0000056789DISP-2023-001
Nivel de aviso de cobro
DunningLevel
Nivel actual del aviso de cobro de la factura.
Descripción

Este atributo (MAHNS) indica cuántas veces se ha recordado al cliente que debe pagar. Permite seguir la escalada de las gestiones de cobro y se visualiza en el Dashboard Cumplimiento y ejecución de avisos de cobro.

Por qué es importante

Permite supervisar la gravedad de los pagos atrasados y el cumplimiento de la política de avisos de cobro.

Dónde obtenerlo

Tabla SAP MHNK-MAHNS o KNB5 (avisos de cobro en los datos maestros del cliente)

Ejemplos
1230
País
Country
País del cliente.
Descripción

Este atributo (LAND1) procede de los datos maestros del cliente. Permite segmentar geográficamente los KPI, por ejemplo, para analizar las tasas de notas de crédito por región o país.

Por qué es importante

Análisis del cumplimiento y el rendimiento por región.

Dónde obtenerlo

Tabla SAP KNA1-LAND1

Ejemplos
USDEFRJP
Región
Region
Estado, provincia o región del cliente.
Descripción

Este atributo (REGIO) ofrece una vista geográfica más detallada que el país. Resulta útil en el análisis de notas de crédito y correcciones para identificar problemas de procesamiento por región.

Por qué es importante

Análisis geográfico detallado.

Dónde obtenerlo

Tabla SAP KNA1-REGIO

Ejemplos
CANYTXBY
Obligatorio Recomendado Opcional

Actividades de cuentas por cobrar

Estos son los pasos clave del proceso y los hitos transaccionales que conviene registrar en el Registro de eventos para descubrir el proceso con precisión e identificar cuellos de botella.
6 Recomendado 7 Opcional
Actividad Descripción
Compensar factura
Paso técnico contable en el que la partida abierta se concilia con un pago o un abono y su estado cambia a «Compensada».
Por qué es importante

Marca el fin definitivo de la instancia del proceso en el sistema. Es necesario para calcular el KPI final de días pendientes de cobro.

Dónde obtenerlo

Tabla BSEG o ACDOCA. Se completa el campo AUGDT (fecha de compensación). Utilice USNAM para determinar si la operación fue automática o manual.

Capturar

Se registra cuando se completa el campo AUGDT

Tipo de evento explicit
Crear factura de cuentas por cobrar
Creación inicial del documento de factura del cliente en el sistema financiero. Se registra a partir de la marca de tiempo de creación de la cabecera del documento.
Por qué es importante

Marca el inicio del proceso de cuentas por cobrar y el comienzo del cómputo de antigüedad. Es esencial para calcular los días pendientes de cobro (DSO).

Dónde obtenerlo

Tabla BKPF (cabecera del documento contable), campos CPUDT (fecha de entrada) y CPUTM (hora de entrada). Filtre por tipo de documento (BLART) correspondiente a facturas de clientes (por ejemplo, DR, RV).

Capturar

Se registra cuando la transacción se confirma en BKPF

Tipo de evento explicit
Emitir factura
Acción explícita de generar el mensaje de salida (correo electrónico, impresión o EDI) para enviar la factura al cliente. Confirma que el cliente ha recibido oficialmente la solicitud de pago.
Por qué es importante

Los retrasos entre la creación y el envío afectan al plazo efectivo de pago del cliente. Supervisar este paso permite detectar facturas atascadas en el procesamiento interno.

Dónde obtenerlo

Tabla NAST (estado del mensaje), con la clave de objeto (OBJKY) correspondiente al número de documento de factura. Marcas de tiempo de DATVR y UHRVR.

Capturar

Se registra en la tabla NAST al generar el mensaje de salida

Tipo de evento explicit
Enviar recordatorio de pago
Se genera un aviso de cobro o una carta de recordatorio para una factura vencida. Este paso registra las gestiones de cobro realizadas por la organización.
Por qué es importante

Es fundamental para el KPI de cumplimiento de la gestión de cobros. Permite comprobar si la estrategia de cobro se aplica de acuerdo con la política.

Dónde obtenerlo

Tabla MHND (datos de gestión de cobros), campo LAUFD (fecha de ejecución de la gestión de cobros). Relacione los datos mediante el código de empresa y el cliente.

Capturar

Se registra al ejecutar la gestión de cobros (F150)

Tipo de evento explicit
Recibir el pago completo
Recepción de fondos que cubren íntegramente el importe pendiente de la factura. A menudo, este paso pone fin a la obligación del cliente.
Por qué es importante

Determina la fecha real de pago frente a la fecha de vencimiento. Es fundamental para analizar las desviaciones de las condiciones de pago y el comportamiento de los clientes.

Dónde obtenerlo

Tabla BSEG. Se obtiene del documento de compensación (AUGBL), donde se establece la fecha de compensación (AUGDT) y el saldo queda en cero.

Capturar

Se registra al contabilizar el documento de compensación

Tipo de evento explicit
Registrar pago parcial
Se recibe un pago que no cubre el importe total de la factura y deja una partida residual en la cuenta.
Por qué es importante

Afecta al ciclo de resolución de pagos parciales. La frecuencia de estos pagos aumenta la complejidad y el trabajo de conciliación manual.

Dónde obtenerlo

Tabla BSEG. Se infiere cuando un documento de compensación (AUGBL) crea una nueva partida residual con saldo pendiente y el documento de referencia coincide con la factura original.

Capturar

Se infiere a partir de la creación de un documento de compensación con saldo residual

Tipo de evento inferred
Actualizar estado de la reclamación
Cambia el estado de una reclamación existente, por ejemplo, de «Nueva» a «En curso» o «En revisión».
Por qué es importante

Ofrece más detalle sobre el flujo de trabajo de resolución de reclamaciones y ayuda a detectar cuellos de botella en la fase de aprobación o investigación.

Dónde obtenerlo

Documentos de modificación de la reclamación (registros de SAP S/4HANA Case Management). Análisis de los cambios en UDM_CASE_ATTR.

Capturar

Compare los cambios del campo de estado en el historial de la reclamación

Tipo de evento inferred
Anular factura
La factura original se cancela o se revierte en el sistema debido a un error fundamental.
Por qué es importante

Representa una instancia fallida del proceso. Para garantizar la calidad de los datos, es fundamental excluir estos casos o analizarlos por separado.

Dónde obtenerlo

Tabla BKPF, campo STBLG (número del documento de anulación), completado en el registro de la factura original.

Capturar

Se registra cuando se completa el campo STBLG

Tipo de evento explicit
Conciliar extracto bancario
La partida del extracto bancario se concilia correctamente con el documento de pago del libro contable y se confirma la posición de caja.
Por qué es importante

Mide el tiempo de conciliación del extracto bancario. Los retrasos en este paso afectan a la rapidez del cierre financiero.

Dónde obtenerlo

Tabla FEBEP (partidas de extractos bancarios electrónicos). Permite conciliar el documento de pago con la transacción del extracto bancario.

Capturar

Se registra en las tablas EBS (FEBEP/FEBKO)

Tipo de evento explicit
Crear reclamación
Se abre una reclamación contra la factura, normalmente mediante SAP FSCM Dispute Management. Esto indica que el cliente ha impugnado el importe.
Por qué es importante

Detiene el cómputo del plazo de cobro estándar e inicia el del ciclo de resolución de reclamaciones. Un volumen elevado de casos afecta a la previsibilidad del flujo de caja.

Dónde obtenerlo

Tabla UDM_CASE_ATTR (atributos de la reclamación) o UDM_DISPUTE (reclamación). Vincule los datos mediante CASE_GUID con la clave del documento financiero.

Capturar

Se registra en las tablas de FSCM Dispute Management

Tipo de evento explicit
Registrar compromiso de pago
Una persona del equipo de cobros registra el compromiso formal del cliente de pagar un importe determinado en una fecha concreta.
Por qué es importante

Indica que la gestión de cobro se ha realizado correctamente. Se utiliza para prever el flujo de caja a corto plazo y medir el rendimiento del equipo de cobros.

Dónde obtenerlo

Tabla UDM_P2P (compromiso de pago), campo CREATED_AT. Vinculada a la factura mediante el GUID de la reclamación o la clave del documento.

Capturar

Se registra en FSCM Collections Management

Tipo de evento explicit
Registrar nota de crédito
Se emite una nota de crédito vinculada a la factura para reducir el importe adeudado. Por lo general, corrige un error o procesa una devolución.
Por qué es importante

Es clave para el KPI de tasa de notas de crédito correctivas. Una frecuencia elevada indica problemas de calidad en las etapas anteriores de ventas o facturación.

Dónde obtenerlo

Tabla BSEG, tipo de documento «DG» o «KG». Se identifica mediante el campo «Referencia de factura» (REBZG), que apunta a la factura original.

Capturar

Se registra cuando el documento de nota de crédito hace referencia a la factura

Tipo de evento explicit
Resolver reclamación
La reclamación se cierra y da lugar a un abono, una baja contable o una nueva confirmación de la deuda. Este paso marca el fin de la gestión de la excepción.
Por qué es importante

Marca de tiempo final del KPI de tiempo medio de resolución de reclamaciones. La eficiencia en este punto permite recuperar directamente el capital de trabajo inmovilizado.

Dónde obtenerlo

Tabla UDM_CASE_ATTR, campo ESCALATION_DATE o CLOSED_DATE, según la configuración.

Capturar

Se registra cuando el estado de la reclamación se establece en Cerrada/Anulada

Tipo de evento explicit
Recomendado Opcional

Guías de extracción

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