Su Template de datos de gestión de contratos

El Contract ID actúa como identificador definitivo del caso y vincula de forma única todos los eventos y actividades relacionados con un contrato específico. Cada registro del Registro de eventos corresponde a una acción realizada sobre un contrato, y este ID agrupa esas acciones.

En el análisis de Process Mining, este atributo es fundamental para reconstruir el recorrido completo de cada contrato. Permite visualizar los flujos del proceso, calcular los tiempos del ciclo desde la solicitud hasta la formalización y segmentar el análisis según las características de cada contrato.

Es la clave esencial para realizar el seguimiento del recorrido completo de un contrato. Sin ella, no puede analizar el flujo del proceso de principio a fin ni calcular los KPI a nivel de caso.

Normalmente es la clave principal de la tabla Contracts principal de Agiloft.

Este atributo proporciona la fecha y la hora de cada actividad registrada en el historial del contrato. Establece el orden cronológico de los eventos, algo fundamental para descubrir y analizar el proceso.

La Hora de inicio se utiliza para calcular las duraciones entre actividades, identificar cuellos de botella y medir los tiempos del ciclo. Es la base de prácticamente todos los KPI basados en el tiempo, como «Average Contract Cycle Time» y «Average Approval Phase Duration».

Esta marca de tiempo es esencial para ordenar los eventos, calcular duraciones y analizar el rendimiento del proceso a lo largo del tiempo. Sin ella, Process Mining es imposible.

Corresponde a la marca de tiempo de una acción registrada en las tablas de historial o Registro de auditoría del contrato en Agiloft.

Este atributo describe el paso realizado en el proceso, como «Contrato redactado», «Revisión jurídica realizada» o «Contrato formalizado/firmado». Estas actividades son los componentes básicos del mapa de procesos.

Analizar la secuencia y la frecuencia de las actividades ayuda a identificar el flujo principal del proceso, descubrir desviaciones o ciclos de retrabajo y localizar los pasos más habituales o que más tiempo consumen. Es esencial para crear Dashboards como «Resumen general del ciclo de vida del contrato» y «Variantes del proceso de redacción de contratos».

Las actividades definen los pasos del mapa de procesos. Este atributo es necesario para visualizar el flujo del proceso y comprender qué trabajo se está realizando.

Se deriva de la acción o el cambio de estado registrado en las tablas de historial o Registro de auditoría del contrato en Agiloft.

Este atributo identifica el origen de los datos de gestión de contratos. En este proceso, el valor será siempre «Agiloft».

En análisis empresariales más amplios que combinan datos de varios sistemas, este campo es fundamental para garantizar la trazabilidad de los datos y delimitar correctamente el alcance de los análisis. Proporciona contexto y permite rastrear los datos.

Identifica el origen de los datos, algo fundamental para la gobernanza de datos, la resolución de problemas y la integración de datos procedentes de varias fuentes.

Es un valor estático que debe añadirse durante el proceso de extracción y transformación de datos.

Este atributo proporciona la marca de tiempo de la extracción de datos más reciente. Es fundamental para comprender la actualidad de los datos analizados y gestionar los calendarios de actualización.

Los usuarios se basan en esta marca de tiempo para confirmar que consultan información actualizada y comprender el periodo que abarca el análisis. Es un elemento de metadatos clave para cualquier análisis fiable basado en datos.

Permite saber qué tan actuales son los datos, algo esencial para tomar decisiones empresariales oportunas y precisas.

Esta marca de tiempo se genera y añade durante el proceso de extracción, transformación y carga (ETL) de datos.

Este atributo proporciona el contexto departamental del contrato, como «Sales», «Legal», «Procurement» o «Finance». Esta información puede asociarse al responsable del contrato o al usuario que realizó una actividad específica.

Esta dimensión es fundamental para el panel «Contract Cycle Time Variability Factors». Permite filtrar y comparar el rendimiento del proceso entre distintos departamentos, y revelar si algunos tienen tiempos de ciclo más largos, más retrabajo o rutas de proceso diferentes. Por ejemplo, puede analizar si los contratos originados en Sales tardan más en superar la revisión legal que los procedentes de Procurement.

Permite comparar el rendimiento entre unidades de negocio y ayuda a identificar problemas del proceso o buenas prácticas específicos de cada departamento.

Esta información puede incorporarse desde las tablas de perfiles de usuario o almacenarse directamente en el registro del contrato en Agiloft.

Este atributo indica la etapa actual del contrato, como «Drafting», «In Review», «Executed», «Expired» o «Terminated». Ofrece una instantánea de la situación del contrato en un momento determinado.

En Process Mining, el cambio de estado a lo largo del tiempo suele definir las propias actividades. Como atributo a nivel de caso, resulta útil para filtrar el análisis y centrarse únicamente en contratos activos, ejecutados o vencidos. Es compatible directamente con el panel «Upcoming Contract Deadlines & Status».

Ofrece una visión rápida de la etapa actual de un contrato y permite filtrar y segmentar el análisis de los casos en curso frente a los completados.

Es un campo estándar de la tabla principal Contracts de Agiloft.

La fecha de vencimiento es un campo de fecha crítico que determina el final del periodo de vigencia activa de un contrato. Es esencial para gestionar renovaciones y rescisiones, así como para evitar vencimientos o renovaciones automáticas no deseados.

Este atributo es la base del panel «Upcoming Contract Deadlines & Status» y del KPI «On-Time Contract Action Rate». Permite gestionar de forma proactiva los eventos relacionados con el fin de la vigencia de los contratos, asegurando que las renovaciones o rescisiones se tramiten a tiempo y evitando el incumplimiento de plazos.

Es fundamental para la gestión proactiva de contratos, ya que permite evitar el incumplimiento de los plazos de renovación o rescisión.

Es un campo de fecha estándar de la tabla principal Contracts de Agiloft.

Mientras que la Hora de inicio indica cuándo comenzó una actividad, la Hora de finalización marca su conclusión. La diferencia entre ambas representa el tiempo de procesamiento de esa actividad específica.

En Process Mining, disponer de las horas de inicio y finalización permite analizar con mayor detalle la utilización de recursos y distinguir los tiempos de espera de los tiempos de trabajo activo. Por ejemplo, permite diferenciar el tiempo dedicado activamente a una revisión legal del tiempo que esta permaneció en una cola. Esto facilita el cálculo del KPI «Legal Review Processing Time».

Permite calcular el tiempo real de procesamiento de una actividad y separar el tiempo de trabajo activo del tiempo de espera para analizar los cuellos de botella con mayor precisión.

En algunos sistemas está disponible directamente. A menudo se infiere como la Hora de inicio de la siguiente actividad del caso. En Agiloft, puede ser necesario derivarla del Registro de auditoría.

Este atributo identifica a la otra organización o persona que firma el contrato. La contraparte puede influir considerablemente en el proceso de negociación, los plazos y las condiciones del acuerdo.

Analizar el rendimiento del proceso por contraparte es un objetivo clave de los Dashboards «Factores de variabilidad del tiempo de ciclo del contrato» y «Frecuencia de cambios en la negociación». Ayuda a identificar qué socios dan lugar a negociaciones más largas o a más revisiones, lo que permite adaptar las estrategias de negociación y mejorar la gestión de las relaciones.

Ayuda a identificar cómo influyen los distintos socios externos en los tiempos y la complejidad de la negociación de contratos, lo que permite mejorar las previsiones y la estrategia.

Es un campo estándar de la tabla principal Contracts o se vincula desde una tabla Companies/Accounts de Agiloft.

Este atributo identifica a la persona responsable de completar un paso determinado del proceso, como quien redactó el contrato o el abogado que realizó la revisión legal. Normalmente procede de la información del usuario asociada a una acción en el Registro de auditoría del sistema.

Analizar los datos por usuario es esencial para el panel «Contract Resource Workload Analysis», ya que ayuda a identificar la distribución de la carga de trabajo, las diferencias de rendimiento entre personas y las oportunidades de formación. También permite determinar la responsabilidad de acciones específicas.

Permite analizar la carga de trabajo, comparar el rendimiento e identificar cuellos de botella o buenas prácticas específicos de cada recurso.

Normalmente se encuentra en las tablas de historial o Registro de auditoría del contrato, vinculado al usuario que realizó el cambio.

El tipo de contrato es un campo de categorización clave que define la naturaleza y la plantilla del acuerdo. Los distintos tipos de contrato suelen seguir variantes de proceso diferentes, tener distintos niveles de complejidad e involucrar a partes interesadas diferentes.

Este atributo es esencial para el análisis comparativo y constituye un factor principal de los Dashboards «Factores de variabilidad del tiempo de ciclo del contrato» y «Frecuencia de cambios en la negociación». Al segmentar el proceso por tipo de contrato, los analistas pueden descubrir por qué ciertos tipos tardan más, requieren más revisiones o se desvían con mayor frecuencia del proceso estándar.

Explica variaciones significativas en la complejidad, la duración y el riesgo del proceso. Es un atributo fundamental para lograr una segmentación significativa del proceso.

Es un campo estándar de la tabla principal Contracts de Agiloft.

Este atributo representa el valor financiero total del contrato, ya sea en ingresos, costes o compromisos. Este valor suele ser un factor clave que influye en el nivel de revisión y en la complejidad del proceso de aprobación.

El valor del contrato es fundamental para el panel «Executed Contract Value & Volume Trends», ya que permite analizar el impacto financiero del rendimiento del proceso. También puede utilizarse para correlacionar el valor del contrato con el tiempo de ciclo y revelar si los contratos de alto valor tardan mucho más en procesarse. Esto ayuda a priorizar los contratos de alto valor y optimizar sus flujos de trabajo.

Aporta contexto financiero al proceso y permite analizarlo y priorizarlo en función del valor, además de comprender el impacto empresarial de los retrasos.

Es un campo estándar de la tabla principal Contracts de Agiloft.

Este atributo se obtiene comparando la marca de tiempo real de finalización de una actividad de revisión, como «Internal Review Performed», con su «ReviewSlaDueDate». Su valor será «true» si la revisión se completó a tiempo y «false» si se completó tarde.

Este indicador alimenta directamente el panel «SLA Adherence for Contract Reviews» y permite visualizar fácilmente las tasas de cumplimiento. También simplifica el cálculo del KPI «SLA Adherence Rate for Reviews», ya que basta con contar los valores «true» y «false».

Ofrece un resultado binario claro sobre el cumplimiento del SLA, lo que facilita medir, visualizar y comunicar el cumplimiento de los plazos internos.

Se calcula comparando el «EventTime» de una actividad de finalización de revisión con el «ReviewSlaDueDate» de cada contrato.

Esta métrica mide el tiempo que tarda un contrato en superar todas las aprobaciones internas y jurídicas necesarias. Normalmente comienza cuando se inicia la primera actividad de revisión, como «Internal Review Submitted», y termina cuando se recibe la última aprobación requerida.

Este atributo constituye la base del KPI «Average Approval Phase Duration» y un componente clave del panel «Review & Approval Bottleneck Analysis». Aísla una etapa crítica del ciclo de vida del contrato y permite analizar específicamente las causas de los retrasos en las revisiones y aprobaciones.

Aísla y cuantifica el tiempo dedicado a la etapa de aprobación, lo que ayuda a localizar y resolver cuellos de botella en esta fase crítica.

Se calcula a partir del registro de eventos, determinando la diferencia de tiempo entre el inicio de la primera actividad de aprobación y el final de la última para cada contrato.

Esta métrica mide el tiempo transcurrido desde el inicio de las negociaciones con la parte externa, como «Counterparty Negotiation Started», hasta que se alcanza un acuerdo final y la contraparte lo aprueba.

Es la métrica principal del panel «Negotiation Phase Cycle Time» y del KPI «Average Negotiation Phase Time». Analizar esta duración ayuda a comprender la eficiencia del proceso de negociación, identificar qué tipos de contrato o contrapartes prolongan las negociaciones y encontrar oportunidades para agilizar las interacciones.

Mide la eficiencia de la etapa de negociación y aporta información para reducir el tiempo dedicado a interactuar con partes externas.

Se calcula a partir del registro de eventos, midiendo el tiempo entre la actividad «Counterparty Negotiation Started» y una actividad final como «Counterparty Approval Received».

Este atributo distingue entre las actividades realizadas por personas y las ejecutadas por el sistema, como actualizaciones automáticas de estado, notificaciones o flujos de trabajo activados por el sistema.

En el análisis, ayuda a comprender el nivel de automatización del proceso de gestión de contratos. Puede utilizarse para medir el impacto de las iniciativas de automatización, identificar oportunidades para automatizar más tareas y comprobar que los pasos automatizados funcionan según lo previsto sin generar cuellos de botella.

Ayuda a medir el grado de automatización del proceso e identificar qué pasos ejecutan los sistemas y cuáles realizan las personas.

Se obtiene identificando cuentas de usuario específicas del sistema, como «System» o «Admin», en el historial de actividades, o marcando tipos de actividad automatizados concretos.

Este atributo define el plazo del Service Level Agreement (SLA) para actividades de revisión específicas. Establece una expectativa clara sobre los tiempos de respuesta y se utiliza para medir el rendimiento frente a los objetivos internos.

Esta fecha es esencial para el panel «SLA Adherence for Contract Reviews» y el KPI asociado «SLA Adherence Rate for Reviews». Al comparar el tiempo real de finalización de las actividades de revisión con esta fecha límite, el sistema puede determinar si el proceso cumple sus objetivos de nivel de servicio y señalar las áreas en las que los SLA se incumplen con frecuencia.

Permite medir el rendimiento frente a los plazos internos, algo fundamental para hacer cumplir los SLA y mejorar los tiempos de respuesta de las revisiones.

Puede ser un campo calculado de Agiloft basado en la fecha de envío del contrato y en reglas de SLA predefinidas, o un campo de fecha establecido manualmente.

Este atributo especifica qué plantilla estándar, si se utilizó alguna, sirvió como punto de partida para el contrato. La coherencia en el uso de plantillas es clave para lograr un proceso de redacción eficiente.

Analizar este atributo ayuda a respaldar los KPI «Contract Drafting Rework Rate» y «First-Pass Internal Approval Rate». Al comparar el rendimiento de los contratos creados a partir de distintas plantillas, o sin plantilla, las organizaciones pueden identificar cuáles son más eficaces y dónde se necesitan más esfuerzos de estandarización.

Ayuda a evaluar la eficacia de las plantillas estándar y fomenta la estandarización, lo que puede reducir considerablemente el tiempo de redacción y el retrabajo.

Puede ser un campo del registro del contrato en Agiloft que se rellena cuando se crea un contrato a partir de una plantilla.

Este atributo registra el número de iteraciones a las que se somete un contrato, especialmente durante las fases de redacción y negociación. Un número elevado de revisiones suele indicar problemas con las plantillas, negociaciones complejas o requisitos iniciales poco claros.

Esta métrica es compatible directamente con el panel «Negotiation Redline Frequency» y el KPI «Contract Redline Frequency». Analizar el número de revisiones ayuda a identificar qué tipos de contrato o contrapartes generan más intercambios, y aporta información para agilizar la redacción y la negociación.

Cuantifica el retrabajo y la complejidad de la negociación, y ayuda a identificar oportunidades para mejorar la calidad de las plantillas y las estrategias de negociación.

Normalmente se obtiene contando las apariciones de las actividades «Contract Redlined/Revised» para cada ID de contrato en el registro de eventos.

Este atributo identifica el recurso jurídico específico responsable de la actividad «Legal Review Conducted». Ofrece una visión más detallada de la carga de trabajo que un campo general «User», que puede incluir muchos roles diferentes.

Resulta útil para el panel «Contract Resource Workload Analysis», ya que permite analizar de forma específica la capacidad y el rendimiento del equipo jurídico. Ayuda a responder preguntas sobre el equilibrio de la carga de trabajo dentro del equipo y sobre si determinados revisores están asociados a tiempos de revisión más largos, lo que respalda el KPI «Average Legal Review Processing Time».

Permite analizar en detalle la carga de trabajo y el rendimiento de la función de revisión jurídica, y ayuda a gestionar eficazmente los recursos del equipo jurídico.

Puede ser un campo específico del contrato para el asesor jurídico asignado o derivarse del nombre de usuario asociado a la actividad de revisión jurídica.