Su Template de datos para la gestión de contratos

El ID del contrato es el identificador único del caso y vincula todos los eventos y actividades relacionados con un contrato específico. Cada registro del Registro de eventos corresponde a una acción realizada sobre un contrato, y este ID agrupa esas acciones.

En el análisis de Process Mining, este atributo es fundamental para reconstruir el recorrido completo de cada contrato. Permite visualizar los flujos del proceso, calcular los tiempos de ciclo desde la solicitud hasta la formalización y segmentar el análisis según las características de cada contrato.

Es la clave esencial para seguir todo el recorrido de un contrato. Sin ella, no es posible analizar el flujo del proceso de principio a fin ni calcular los KPI por caso.

Por lo general, es la clave principal de la tabla principal de contratos en Agiloft.

Este atributo proporciona la fecha y la hora de cada actividad registrada en el historial del contrato. Establece el orden cronológico de los eventos, un dato fundamental para descubrir y analizar procesos.

La hora de inicio se utiliza para calcular la duración entre actividades, identificar cuellos de botella y medir los tiempos de ciclo. Es la base de prácticamente todos los KPI relacionados con el tiempo, como 'Tiempo de ciclo promedio del contrato' y 'Duración promedio de la fase de aprobación'.

Esta marca de tiempo es esencial para ordenar los eventos, calcular duraciones y analizar el desempeño del proceso a lo largo del tiempo. Sin ella, no es posible realizar Process Mining.

Corresponde a la marca de tiempo de una acción registrada en las tablas del historial o del registro de auditoría del contrato en Agiloft.

Este atributo describe el paso realizado en el proceso, como 'Contrato redactado', 'Revisión legal realizada' o 'Contrato formalizado/firmado'. Estas actividades son los componentes básicos del mapa del proceso.

Analizar la secuencia y la frecuencia de las actividades ayuda a identificar el flujo principal del proceso, detectar desviaciones o ciclos de retrabajo y determinar qué pasos son más frecuentes o requieren más tiempo. Es esencial para crear Dashboards como 'Resumen general del ciclo de vida del contrato' y 'Variantes del proceso de redacción de contratos'.

Las actividades definen los pasos del mapa del proceso. Este atributo es necesario para visualizar el flujo del proceso y comprender qué trabajo se realiza.

Se obtiene de la acción o del cambio de estado registrado en las tablas del historial o del registro de auditoría del contrato en Agiloft.

Este atributo identifica el origen de los datos de gestión de contratos. En este proceso, el valor será siempre 'Agiloft'.

En análisis empresariales más amplios que combinan datos de varios sistemas, este campo es fundamental para conocer su procedencia y delimitar correctamente el análisis. Aporta contexto y trazabilidad a los datos.

Identifica el origen de los datos, un aspecto fundamental para la gobernanza de datos, la resolución de problemas y la integración de datos de varias fuentes.

Es un valor estático que debe añadirse durante el proceso de extracción y transformación de datos.

Este atributo proporciona la marca de tiempo de la extracción de datos más reciente. Es fundamental para conocer la actualidad de los datos analizados y gestionar los calendarios de actualización.

Los usuarios consultan esta marca de tiempo para confirmar que están viendo información actualizada y conocer el período que abarca el análisis. Es un metadato clave para cualquier análisis fiable basado en datos.

Permite saber qué tan actualizados están los datos, algo esencial para tomar decisiones empresariales oportunas y precisas.

Esta marca de tiempo se genera y se añade durante el proceso de extracción, transformación y carga de datos (ETL).

Este atributo aporta contexto departamental al contrato, por ejemplo, 'Ventas', 'Área legal', 'Compras' o 'Finanzas'. Esta información puede asociarse al propietario del contrato o al usuario que realizó una actividad específica.

Esta dimensión es fundamental para el Dashboard 'Factores que explican la variabilidad del tiempo de ciclo del contrato'. Permite filtrar y comparar el desempeño del proceso entre departamentos y detectar si algunos tienen tiempos de ciclo más largos, más retrabajo o rutas de proceso distintas. Por ejemplo, puede analizar si los contratos originados en el área de ventas tardan más en pasar por la revisión legal que los procedentes del área de compras.

Permite comparar el desempeño entre unidades de negocio y ayuda a identificar problemas del proceso o buenas prácticas específicos de cada departamento.

Esta información puede obtenerse de las tablas de perfiles de usuario o estar guardada directamente en el registro del contrato en Agiloft.

Este atributo indica la etapa actual del contrato, como 'En redacción', 'En revisión', 'Formalizado', 'Vencido' o 'Rescindido'. Ofrece una instantánea de la situación del contrato en un momento determinado.

En Process Mining, los cambios de estado a lo largo del tiempo suelen definir las propias actividades. Como atributo del caso, resulta útil para filtrar el análisis y centrarse solo en los contratos activos, formalizados o vencidos. También sirve de base para el Dashboard 'Próximos vencimientos y estado de los contratos'.

Ofrece una vista rápida de la etapa actual del contrato y permite filtrar y segmentar el análisis para distinguir los casos en curso de los completados.

Es un campo estándar de la tabla principal de contratos en Agiloft.

La fecha de vencimiento es un campo crítico que determina el final de la vigencia activa del contrato. Es esencial para gestionar las renovaciones y las rescisiones, y evitar vencimientos o renovaciones automáticas no deseados.

Este atributo es la base del Dashboard 'Próximos vencimientos y estado de los contratos' y del KPI 'Porcentaje de acciones contractuales realizadas a tiempo'. Permite gestionar de forma proactiva el final de la vigencia de los contratos, asegurarse de que las renovaciones o rescisiones se tramiten a tiempo y evitar que se pasen fechas límite.

Es fundamental para gestionar los contratos de forma proactiva y evitar que se pasen las fechas límite de renovación o rescisión.

Es un campo de fecha estándar de la tabla principal de contratos en Agiloft.

Mientras que la hora de inicio indica cuándo comenzó una actividad, la hora de finalización señala cuándo terminó. La diferencia entre ambas corresponde al tiempo de procesamiento de esa actividad.

En Process Mining, disponer de las horas de inicio y finalización permite analizar con más detalle el uso de recursos y distinguir los tiempos de espera del tiempo de trabajo activo. Por ejemplo, permite diferenciar el tiempo dedicado activamente a una revisión legal del tiempo que esta permaneció en una cola. Esto facilita el seguimiento del KPI 'Tiempo de procesamiento de la revisión legal'.

Permite calcular el tiempo real de procesamiento de una actividad y separar el tiempo de trabajo activo del tiempo de espera para analizar los cuellos de botella con mayor precisión.

Algunos sistemas proporcionan este dato directamente. A menudo, se infiere a partir de la hora de inicio de la siguiente actividad del caso. En Agiloft, puede ser necesario obtenerlo del registro de auditoría.

Este atributo identifica a la otra organización o persona que firma el contrato. La contraparte puede influir considerablemente en el proceso de negociación, los plazos y las condiciones del acuerdo.

Analizar el desempeño del proceso por contraparte es uno de los objetivos de los Dashboards 'Factores que explican la variabilidad del tiempo de ciclo del contrato' y 'Frecuencia de cambios en la negociación'. Esto ayuda a identificar qué socios dan lugar a negociaciones más largas o a más revisiones, y permite adaptar las estrategias de negociación y gestionar mejor las relaciones.

Ayuda a identificar cómo influyen los distintos socios externos en la duración y la complejidad de las negociaciones de contratos, lo que permite mejorar las previsiones y la estrategia.

Es un campo estándar de la tabla principal de contratos o puede vincularse desde una tabla de empresas o cuentas en Agiloft.

Este atributo identifica a la persona responsable de completar un paso del proceso, como quien redactó el contrato o el abogado que realizó la revisión legal. Por lo general, se obtiene de la información del usuario asociada a una acción en el registro de auditoría del sistema.

El análisis por usuario es esencial para el Dashboard 'Análisis de carga de trabajo de los recursos de contratos', ya que ayuda a identificar cómo se distribuye el trabajo, las diferencias de desempeño entre personas y las oportunidades de formación. También permite determinar quién es responsable de acciones específicas.

Permite analizar la carga de trabajo, comparar el desempeño e identificar cuellos de botella o buenas prácticas relacionados con recursos específicos.

Suele encontrarse en las tablas del historial del contrato o del registro de auditoría, vinculado al usuario que realizó el cambio.

El tipo de contrato es un campo de categorización clave que define la naturaleza y la plantilla del acuerdo. Los distintos tipos de contrato suelen seguir variantes de proceso diferentes, tener distintos niveles de complejidad e involucrar a diversas partes interesadas.

Este atributo es esencial para el análisis comparativo y es un factor determinante de los Dashboards 'Factores que explican la variabilidad del tiempo de ciclo del contrato' y 'Frecuencia de cambios en la negociación'. Al segmentar el proceso por tipo de contrato, los analistas pueden descubrir por qué algunos tipos tardan más, requieren más revisiones o se apartan con mayor frecuencia del proceso estándar.

Explica las diferencias importantes en la complejidad, la duración y el riesgo del proceso. Es un atributo fundamental para segmentar los procesos de forma significativa.

Es un campo estándar de la tabla principal de contratos en Agiloft.

Este atributo representa el valor financiero total del contrato, ya sea en ingresos, costes o compromisos. A menudo, este valor influye de forma decisiva en el nivel de revisión y la complejidad del proceso de aprobación.

El valor del contrato es fundamental para el Dashboard 'Tendencias del valor y el volumen de contratos formalizados', que permite analizar el impacto financiero del desempeño del proceso. También puede utilizarse para relacionar el valor del contrato con el tiempo de ciclo y determinar si los contratos de mayor valor tardan mucho más en procesarse. Esto ayuda a priorizarlos y a optimizar sus flujos de trabajo.

Aporta contexto financiero al proceso y permite analizarlo según el valor, establecer prioridades y comprender el impacto empresarial de las demoras.

Es un campo estándar de la tabla principal de contratos en Agiloft.

Este atributo se obtiene al comparar la marca de tiempo real de finalización de una actividad de revisión (por ejemplo, 'Revisión interna realizada') con 'ReviewSlaDueDate'. El valor será 'true' si la revisión se completó a tiempo y 'false' si se completó tarde.

Este indicador alimenta directamente el Dashboard 'Cumplimiento del SLA en las revisiones de contratos' y permite visualizar fácilmente los índices de cumplimiento. También simplifica el cálculo del KPI 'Tasa de cumplimiento del SLA en las revisiones', ya que basta con contar los valores true y false.

Ofrece un resultado claro y binario sobre el cumplimiento del SLA, lo que facilita medir, visualizar e informar sobre el cumplimiento de los plazos internos.

Se calcula comparando el valor de 'EventTime' de una actividad de finalización de revisión con 'ReviewSlaDueDate' para cada contrato.

Esta métrica mide el tiempo que tarda un contrato en obtener todas las aprobaciones internas y legales necesarias. Por lo general, comienza cuando se inicia la primera actividad de revisión (por ejemplo, 'Revisión interna enviada') y termina cuando se recibe la última aprobación requerida.

Este atributo sirve de base para el KPI 'Duración media de la fase de aprobación' y es un componente clave del Dashboard 'Análisis de Bottleneck en revisiones y aprobaciones'. Permite aislar una etapa crítica del ciclo de vida del contrato y analizar qué causa demoras en las revisiones y aprobaciones.

Aísla y cuantifica el tiempo dedicado a la etapa de aprobación, lo que ayuda a localizar y resolver cuellos de botella en esta fase crítica.

Se calcula a partir del registro de eventos, midiendo para cada contrato la diferencia entre el inicio de la primera actividad de aprobación y el final de la última.

Esta métrica mide el tiempo transcurrido desde que comienzan las negociaciones con la parte externa (por ejemplo, 'Negociación con la contraparte iniciada') hasta que la contraparte alcanza y aprueba un acuerdo definitivo.

Es la métrica principal del Dashboard 'Tiempo de ciclo de la fase de negociación' y del KPI 'Duración media de la fase de negociación'. Analizar esta duración ayuda a comprender la eficiencia del proceso de negociación, identificar qué tipos de contrato o contrapartes prolongan las negociaciones y encontrar oportunidades para agilizar las interacciones.

Mide la eficiencia de la etapa de negociación y aporta información para reducir el tiempo dedicado a interactuar con partes externas.

Se calcula a partir del registro de eventos, midiendo el tiempo entre la actividad 'Negociación con la contraparte iniciada' y una actividad de cierre, como 'Aprobación de la contraparte recibida'.

Este atributo distingue las actividades realizadas por personas de las ejecutadas por el sistema, como las actualizaciones automáticas de estado, las notificaciones o los flujos de trabajo activados por el sistema.

El análisis permite conocer el grado de automatización del proceso de gestión de contratos. También sirve para medir el impacto de las iniciativas de automatización, identificar nuevas oportunidades y comprobar que los pasos automatizados funcionan según lo previsto y no generan cuellos de botella.

Ayuda a medir el grado de automatización del proceso e identificar qué pasos realizan los sistemas y cuáles las personas.

Se obtiene al identificar cuentas de usuario específicas del sistema, como 'Sistema' o 'Administrador', en el historial de actividades, o al marcar determinados tipos de actividad automatizada.

Este atributo define la fecha límite del acuerdo de nivel de servicio (SLA) para actividades de revisión específicas. Establece expectativas claras sobre los tiempos de respuesta y permite medir el desempeño con respecto a los objetivos internos.

Esta fecha es esencial para el Dashboard 'Cumplimiento de los SLA en las revisiones de contratos' y el KPI asociado 'Porcentaje de cumplimiento de los SLA en las revisiones'. Al comparar la hora real de finalización de las actividades de revisión con esta fecha límite, el sistema puede determinar si el proceso cumple los objetivos de nivel de servicio y señalar las áreas en las que se incumplen los SLA con frecuencia.

Permite medir el desempeño con respecto a los plazos internos, algo fundamental para hacer cumplir los SLA y reducir los tiempos de respuesta de las revisiones.

En Agiloft, puede ser un campo calculado a partir de la fecha de envío del contrato y de reglas de SLA predefinidas, o una fecha establecida manualmente.

Este atributo especifica qué plantilla estándar, si la hubo, se utilizó como punto de partida para el contrato. El uso coherente de plantillas es clave para agilizar la redacción.

El análisis de este atributo ayuda a calcular los KPI 'Porcentaje de retrabajo en la redacción de contratos' y 'Porcentaje de aprobación interna en la primera revisión'. Al comparar el desempeño de los contratos creados con distintas plantillas o sin ninguna, las organizaciones pueden identificar cuáles son más eficaces y dónde conviene priorizar la estandarización.

Ayuda a evaluar la eficacia de las plantillas estándar y fomenta la estandarización, lo que puede reducir considerablemente el tiempo de redacción y el trabajo de revisión.

Podría ser un campo del registro del contrato en Agiloft que se completa cuando se crea un contrato a partir de una plantilla.

Este atributo registra el número de iteraciones de un contrato, especialmente durante las fases de redacción y negociación. Un número elevado de revisiones suele indicar problemas con las plantillas, negociaciones complejas o requisitos iniciales poco claros.

Esta métrica sirve directamente de base para el Dashboard 'Frecuencia de cambios en la negociación' y el KPI 'Frecuencia de cambios en los contratos'. Analizar el número de revisiones ayuda a identificar qué tipos de contrato o contrapartes generan más intercambios y aporta información para agilizar la redacción y la negociación.

Cuantifica el retrabajo y la complejidad de las negociaciones, y ayuda a detectar oportunidades para mejorar la calidad de las plantillas y las estrategias de negociación.

Por lo general, se calcula contando las actividades 'Contrato con cambios/Contrato revisado' de cada ID de contrato en el Registro de eventos.

Este atributo identifica al recurso legal responsable de la actividad 'Revisión legal realizada'. Ofrece una visión más detallada de la carga de trabajo que un campo general de 'Usuario', que puede incluir muchos roles distintos.

Es útil para el Dashboard 'Análisis de carga de trabajo de los recursos de contratos', ya que permite analizar específicamente la capacidad y el desempeño del equipo legal. Ayuda a responder preguntas sobre el equilibrio de la carga de trabajo y a determinar si ciertos revisores están asociados con tiempos de revisión más largos. También sirve para hacer seguimiento del KPI 'Tiempo promedio de procesamiento de la revisión legal'.

Permite analizar en detalle la carga de trabajo y el desempeño de la función de revisión legal, y ayuda a gestionar eficazmente los recursos del equipo legal.

Puede ser un campo específico del contrato para indicar el asesor legal asignado o puede obtenerse del nombre de usuario asociado a la actividad de revisión legal.