Software para documentar procesos
La documentación de procesos ofrece un registro aprobado de cómo debe realizarse el trabajo. Mantenga juntos los modelos BPMN, las responsabilidades, las revisiones y el historial de versiones. Después, exporte evidencias trazables cuando las solicite una persona auditora.
Incluido en Arquitectura de procesos · No se requiere tarjeta de crédito · Funciona en el navegador · Evidencias trazables para preparar auditorías
Funciones en detalle
Mantenga la documentación de procesos conectada y bajo control
Centralice la documentación
Reúna la información de los procesos en un espacio de trabajo estructurado.
- Guarde los diagramas BPMN, las notas del proceso y los archivos de apoyo junto a cada proceso.
- Capture los pasos en pantalla, oculte los datos personales y adjúntelos como instrucciones de trabajo en el nivel de actividad.
- Busque en el catálogo de procesos y consulte quién es responsable de cada proceso.
- Ofrezca a las partes interesadas acceso de solo lectura.
- Con Empresas, inserte la documentación publicada en su intranet o portal de procesos.
- Actualice la documentación cuando cambie el trabajo.
Envíe los cambios a revisión y aprobación
Consulte el estado y el historial de cada cambio.
- Pase la documentación por las etapas de borrador, revisión, aprobación y publicación.
- Registre las actualizaciones y decisiones en el historial de versiones.
- Registre las asignaciones de roles y el historial de aprobaciones.
- Mantenga la trazabilidad disponible cuando prepare evidencias para una auditoría.
Evidencias de auditoría actualizadas
Mantenga disponibles la documentación de procesos y su historial cuando necesite mostrar cómo se gobierna un procedimiento.
- Consulte en una misma cronología las aprobaciones, las personas responsables y los motivos de los cambios.
- Exporte paquetes de procesos estructurados para auditorías y evaluaciones.
- Cree paquetes listos para imprimir con página de título, secciones numeradas, gráficos y una matriz RACI en el nivel de actividad.
- Vincule los pasos del proceso con políticas, controles e instrucciones de trabajo.
- Use registros trazables para reducir la recopilación de evidencias de última hora.
Unifique la documentación entre equipos
Ofrezca a los equipos una forma coherente de documentar procesos en distintos departamentos y regiones.
- Use la generación con IA para crear borradores iniciales coherentes y unificar los nombres entre equipos.
- Configure el acceso según el rol de autores, revisores y usuarios de solo lectura.
- Use un lenguaje común para los procesos en los equipos de operaciones, calidad y transformación.
Empiece con BPMN y después gobierne sus procesos
Use BPMN para aclarar los pasos y las decisiones de un proceso. A medida que amplíe la documentación, añada responsables, revisiones y aprobaciones. ProcessMind vincula cada modelo con su registro de gobernanza.
¿Ya está modelando procesos? Conéctelos en toda su organización.
Documentación de procesos
Funciones principales
Funciones de documentación de procesos
Conecte la documentación
Vincule los registros de procesos con la arquitectura y las operaciones
Vincule documentación y arquitectura de procesos
Pase de los registros de procesos individuales a una visión empresarial conectada.
- Vincule procesos entre equipos y flujos de valor.
- Mantenga visibles la responsabilidad y el contexto de aprobación en todos los niveles.
- Use criterios coherentes para los nombres, la estructura y la gobernanza.
- Ofrezca a las partes interesadas una ruta clara desde la estrategia hasta la ejecución.
Compare la documentación con los datos de procesos
Compare los procesos documentados con las operaciones reales.
- Use Process Mining para comparar el diseño documentado con los datos de ejecución.
- Identifique desviaciones y decida si es necesario actualizar la documentación.
- Use la información sobre los KPI y los cuellos de botella para definir prioridades de mejora.
- Incorpore los cambios aprobados al ciclo de documentación.
Mantenga conectados el modelo, el registro de aprobación y las evidencias de apoyo
Documentación de procesos: ¿archivos separados o un espacio de trabajo compartido?
Archivos estáticos en carpetas
Los documentos pueden quedar desactualizados y ser difíciles de encontrar
Documentación BPMN en un espacio de trabajo compartido
Reúna los registros de procesos en un catálogo con función de búsqueda
Nombres de versiones asignados manualmente
Puede ser difícil encontrar la versión aprobada
Historial y comparación de versiones
Revise los cambios y consulte qué cambió y por qué
Aprobaciones por correo electrónico
Las evidencias de aprobación quedan dispersas entre los mensajes
Flujo estructurado de revisión y aprobación
Conserve el historial de aprobaciones junto a cada proceso
Preparación de auditorías como proyecto aparte
Los equipos reúnen evidencias cuando se acerca una evaluación
Registros de procesos y exportaciones trazables
Exporte la documentación y su historial cuando lo necesite
Colaboración limitada
La retroalimentación puede tardar y quedar desconectada
Colaboración con controles por rol
Mantenga conectada la retroalimentación entre operaciones, calidad y TI
Etapa de madurez
¿Qué lugar ocupa la documentación de procesos?
Fundamentos de procesos
Modele y documente sus procesos para que los equipos tengan claridad y una comprensión compartida.
Arquitectura de procesos
Defina y gestione su panorama de procesos para alinear las operaciones con la estrategia y el cumplimiento.
Inteligencia de procesos
Use datos e IA para comprender el rendimiento, anticipar resultados y mejorar de forma continua.
Preguntas frecuentes
Mantenga la documentación de procesos lista para revisión
Modele un proceso, asigne responsabilidades y envíe la documentación a aprobación. Empiece con un proceso real y compruebe cómo se complementan el historial de versiones y la aprobación.