Su Template de datos para el ciclo de vida del empleado, desde la contratación hasta la jubilación
Su Template de datos para el ciclo de vida del empleado, desde la contratación hasta la jubilación
- Atributos recomendados para un análisis completo
- Actividades e hitos clave que debe seguir durante todo el proceso
- Indicaciones específicas para extraer datos de SAP SuccessFactors Onboarding
Atributos del ciclo de vida del empleado, desde la contratación hasta la jubilación
| Nombre | Descripción | ||
|---|---|---|---|
| Actividad ActivityName | Nombre del evento o la tarea específicos que tuvieron lugar en una etapa del ciclo de vida del empleado. | ||
| Descripción Este atributo registra los pasos y los hitos del proceso de ciclo de vida del empleado. Cada registro del registro de eventos corresponde a una actividad, como Solicitud de empleo creada, Incorporación iniciada o Empleado dado de baja. Analizar la secuencia y la frecuencia de estas actividades es fundamental en Process Mining. Permite descubrir automáticamente los flujos reales del proceso, detectar desviaciones del procedimiento estándar y localizar cuellos de botella o pasos redundantes. Por ejemplo, el análisis puede revelar si la configuración de nómina se completa sistemáticamente después de la fecha prevista. Por qué es importante Define los pasos del proceso, constituye la base del mapa de procesos y permite realizar todos los análisis de flujo. Dónde obtenerlo Se obtiene de los tipos de evento, los cambios de estado o los registros de finalización de tareas en distintos módulos de SAP SuccessFactors, como Onboarding, Recruiting y Employee Central. Ejemplos Oferta aceptadaIncorporación iniciadaEvaluación del desempeño realizadaEmpleado dado de baja | |||
| Hora de inicio EventTime | Marca de tiempo que indica cuándo comenzó una actividad o un evento. | ||
| Descripción Este atributo proporciona la fecha y la hora exactas de cada actividad del ciclo de vida del empleado. Se utiliza para ordenar cronológicamente los eventos y calcular el tiempo transcurrido entre los distintos pasos. Las marcas de tiempo precisas son fundamentales para analizar el desempeño. Permiten calcular métricas clave, como el tiempo de contratación, es decir, el tiempo entre la creación de la solicitud de empleo y la aceptación de la oferta, y el tiempo de ciclo de la incorporación. Analizar las marcas de tiempo ayuda a detectar retrasos y medir la eficiencia del proceso frente a los acuerdos de nivel de servicio (SLA). Por qué es importante Establece el orden cronológico de los eventos y es esencial para todos los análisis basados en el tiempo, incluidos el cálculo del tiempo de ciclo y la identificación de cuellos de botella. Dónde obtenerlo Esta información suele estar disponible como fecha de creación, fecha de finalización o marca de tiempo de cambio de estado en los registros de SAP SuccessFactors. Ejemplos 2023-01-15T09:00:00Z2023-03-20T14:35:10Z2023-11-05T11:21:00Z | |||
| ID del empleado EmployeeId | Identificador único de todo el ciclo de vida de una persona empleada en la organización. | ||
| Descripción El ID del empleado es el identificador principal del caso y vincula todos los eventos, desde la solicitud de empleo inicial hasta la salida definitiva. Este ID es esencial para seguir la trayectoria de cada persona a lo largo de las distintas etapas de su relación laboral. En el análisis de Process Mining, cada actividad, como Oferta aceptada o Evaluación del desempeño realizada, se asocia a un ID del empleado específico. Esto permite reconstruir de principio a fin el ciclo de vida de cada persona y analizar en detalle los flujos del proceso, su duración y las variaciones entre casos. Por qué es importante Este es el atributo fundamental que vincula todos los eventos relacionados en una única instancia de proceso coherente y permite analizar el ciclo de vida de principio a fin. Dónde obtenerlo Por lo general, es el identificador principal de la persona empleada en el módulo central de RR. HH. de SAP SuccessFactors. Ejemplos 100234510098762001567 | |||
| Sistema de origen SourceSystem | Identifica el sistema de origen en el que se generaron los datos del evento. | ||
| Descripción Este atributo especifica la aplicación de origen de la que se extrajeron los datos. En esta vista del proceso, el valor suele ser SAP SuccessFactors Onboarding, aunque también puede incluir otros sistemas integrados. En entornos de TI complejos, los datos del ciclo de vida del empleado pueden proceder de varios sistemas, como Recruiting, Core HR y Payroll. Este atributo ayuda a rastrear el linaje de los datos, resolver problemas de calidad y comprender el alcance del análisis del proceso. Por qué es importante Aporta un contexto esencial sobre el origen de los datos, importante para validarlos, garantizar la gobernanza y comprender el alcance del proceso. Dónde obtenerlo Por lo general, es un valor estático que se añade durante la extracción y transformación de los datos para identificar el origen del conjunto de datos. Ejemplos SAP SuccessFactors OnboardingSAP SuccessFactors Employee CentralSAP Fieldglass | |||
| Última actualización de los datos LastDataUpdate | La marca de tiempo que indica cuándo se actualizaron o extrajeron por última vez los datos de este evento del sistema de origen. | ||
| Descripción Este atributo registra la fecha y hora de la última extracción de datos del sistema de origen. No indica cuándo ocurrió el evento, sino cuándo se actualizó por última vez el registro en el conjunto de datos de Process Mining. Es un atributo de metadatos fundamental para la gobernanza de datos y la fiabilidad. Permite saber si los datos analizados están actualizados y ayuda a garantizar que los análisis se basen en información reciente. También se utiliza para gestionar la carga incremental de datos. Por qué es importante Aporta transparencia sobre la actualidad de los datos, para que los analistas puedan confiar en que sus conclusiones se basan en información oportuna. Dónde obtenerlo Esta marca de tiempo se genera y se añade a cada registro durante el proceso de ingesta de datos (ETL/ELT). Ejemplos 2024-05-21T02:00:00Z2024-05-22T02:00:00Z | |||
| Departamento Department | El departamento de la organización al que está asignada la persona empleada. | ||
| Descripción Este atributo contiene el nombre del departamento, como «Ventas», «Ingeniería» o «Recursos Humanos». Es un dato organizativo fundamental asociado al puesto de la persona empleada. El departamento es una dimensión clave para el análisis comparativo. Se utiliza para segmentar KPI como «Tiempo de ciclo de la incorporación» o «Tasa de rotación de personal» y observar cómo varían los procesos en la organización. Esto ayuda a detectar problemas específicos de cada departamento, como un proceso de incorporación lento en Ingeniería o una alta rotación en Ventas. Por qué es importante Es una dimensión clave para segmentar los datos y comparar el desempeño y los resultados de los procesos en distintas áreas de la empresa. Dónde obtenerlo Este dato forma parte del registro principal de la persona empleada en SAP SuccessFactors Employee Central y está vinculado con su puesto. Ejemplos IngenieríaVentas y marketingFinanzasAtención al cliente | |||
| Gerente de contratación HiringManager | El nombre del gerente responsable de la nueva persona contratada o de la persona empleada cuyo ciclo de vida está en curso. | ||
| Descripción Este atributo identifica al gerente asociado con el caso de la persona empleada. El gerente de contratación es una parte interesada clave en muchos eventos del ciclo de vida, como las aprobaciones, las tareas de incorporación y las evaluaciones de desempeño. Analizar los datos por gerente es fundamental para el Dashboard «Análisis de Bottleneck en las aprobaciones de gerentes». Permite detectar a quienes podrían tardar mucho en aprobar, lo que puede indicar la necesidad de formación o apoyo con el proceso. También facilita comparar el desempeño e identificar buenas prácticas entre gerentes. Por qué es importante Identifica a una persona clave del proceso y permite analizar el desempeño de cada gerente, los retrasos en las aprobaciones y los patrones de cada equipo. Dónde obtenerlo Esta información suele almacenarse en la solicitud de empleo o en el perfil de la persona empleada en SAP SuccessFactors Employee Central. Ejemplos John SmithMaria GarciaChen Wei | |||
| Hora de finalización EndTime | La marca de tiempo que indica cuándo finalizó una actividad o un evento con duración. | ||
| Descripción Mientras que StartTime indica el inicio de un evento, EndTime marca su finalización. Este dato resulta especialmente útil para las actividades que tienen una duración, como «Recopilación de datos de la nueva persona contratada» o una etapa de aprobación del gerente. Contar con la hora de inicio y de finalización permite calcular con precisión el tiempo de procesamiento de cada actividad. Así se puede determinar qué pasos consumen más tiempo dentro de un ciclo y obtener una visión más detallada que la que ofrece por sí solo el tiempo de ciclo del caso. Por qué es importante Permite calcular con precisión la duración de cada actividad, algo fundamental para detectar ineficiencias y cuellos de botella concretos en el proceso. Dónde obtenerlo A menudo corresponde a la marca de tiempo de «Fecha de finalización» o «Fecha de última modificación» asociada a una tarea o etapa del proceso en SAP SuccessFactors. Ejemplos 2023-01-15T11:30:00Z2023-03-21T09:00:15Z | |||
| ID de la solicitud de empleo JobRequisitionId | El identificador único de la solicitud de empleo que inició el proceso de contratación. | ||
| Descripción Este ID vincula el ciclo de vida de la persona empleada con la vacante específica para la que fue contratada. Aporta contexto esencial sobre el puesto, el departamento y los requisitos de contratación. En los análisis, el ID de la solicitud de empleo se utiliza para agrupar y comparar procesos de contratación. Por ejemplo, el KPI «Tiempo de contratación» puede analizarse por solicitud, departamento o persona reclutadora para determinar en qué casos el proceso es más o menos eficiente. También permite responder preguntas como «¿Qué tipos de puestos tardan más en cubrirse?». Por qué es importante Vincula el recorrido de la persona empleada con la necesidad inicial de la empresa y permite segmentar y analizar en detalle la etapa de contratación. Dónde obtenerlo Este identificador se encuentra en el módulo SAP SuccessFactors Recruiting y está vinculado con el perfil de la persona candidata y, posteriormente, con el de la persona empleada. Ejemplos REQ-2023-05-101REQ-2024-01-235REQ-2023-11-088 | |||
| Puesto JobRole | El cargo o puesto específico de la persona empleada. | ||
| Descripción Este atributo especifica el cargo de la persona empleada, como «Ingeniero de software», «Ejecutivo de cuentas» o «Analista financiero». Aporta información detallada sobre su función en la organización. El análisis por puesto permite comprender cómo varían los procesos según el tipo de persona empleada. Por ejemplo, puede utilizarse en el Dashboard «Brechas en la asignación de formación» para detectar si ciertos puestos no reciben la formación requerida, o para analizar si el tiempo de contratación es mayor en puestos técnicos o de mayor responsabilidad. Por qué es importante Permite analizar en detalle los procesos de las distintas funciones y adaptar las mejoras a cada puesto. Dónde obtenerlo Esta información se almacena en el registro del puesto o de los datos laborales de la persona empleada en SAP SuccessFactors Employee Central. Ejemplos Ingeniero sénior de softwareGerente de productoSocio de Recursos Humanos | |||
| Tiempo de ciclo de la incorporación OnboardingCycleTime | El tiempo calculado desde que una persona candidata acepta una oferta hasta que finaliza su incorporación. | ||
| Descripción Esta métrica mide el tiempo transcurrido entre la actividad «Oferta aceptada» y un evento definido como finalización de la incorporación, por ejemplo, «Perfil de la persona empleada activado» o «Configuración de nómina completada». No es un campo directo del sistema de origen, sino un cálculo basado en las marcas de tiempo de los eventos. Este atributo corresponde directamente al KPI «Tiempo de ciclo de la incorporación» y es la medida principal del Dashboard asociado. Analizar esta duración ayuda a los departamentos de Recursos Humanos a detectar cuellos de botella en el proceso de incorporación y a medir el efecto de las iniciativas de mejora destinadas a que las nuevas personas contratadas alcancen la productividad más rápido. Por qué es importante Es un KPI clave para medir la eficiencia del proceso de incorporación, que influye directamente en la experiencia de las nuevas personas contratadas y en el tiempo que tardan en alcanzar la productividad. Dónde obtenerlo Se calcula en la herramienta de Process Mining a partir de la diferencia entre las marcas de tiempo de las actividades «Oferta aceptada» e «Incorporación completada». Ejemplos 10 días y 4 horas15 días y 2 horas7 días y 8 horas | |||
| Tiempo de contratación TimeToHire | El tiempo calculado desde la creación de una solicitud de empleo hasta la aceptación de una oferta. | ||
| Descripción Esta métrica mide la eficiencia del proceso de selección al calcular el tiempo transcurrido desde que se formaliza una necesidad de contratación («Solicitud de empleo creada») hasta que una persona candidata acepta formalmente la oferta («Oferta aceptada»). Como KPI principal, el tiempo de contratación se utiliza para evaluar la rapidez y el desempeño de la función de adquisición de talento. Un tiempo de contratación prolongado puede hacer que las mejores personas candidatas acepten ofertas de otras empresas y retrasar proyectos. Este KPI es una medida clave del Dashboard «Desempeño del tiempo de contratación», donde suele compararse con los objetivos. Por qué es importante Este KPI clave de selección mide la rapidez con la que la organización consigue talento, lo que influye directamente en su capacidad para competir y ejecutar su estrategia empresarial. Dónde obtenerlo Se calcula en la herramienta de Process Mining a partir de la diferencia entre las marcas de tiempo de las actividades «Solicitud de empleo creada» y «Oferta aceptada». Ejemplos 35 días52 días28 días | |||
| Es retrabajo IsRework | Indicador booleano que señala si una actividad se realiza por segunda vez o más dentro del mismo caso. | ||
| Descripción Este atributo calculado señala las actividades que se repiten durante el ciclo de vida de una persona empleada. Por ejemplo, si la actividad «Formulario de cumplimiento firmado» se realiza dos veces porque la primera presentación era incorrecta, la segunda se marcará como retrabajo. Este atributo es esencial para el Dashboard «Retrabajo y redundancia en las actividades». Ayuda a cuantificar el desperdicio en el proceso e identificar las áreas donde las tareas no se completan correctamente a la primera. Un nivel elevado de retrabajo puede indicar problemas de formación, facilidad de uso del sistema o claridad del proceso. Por qué es importante Cuantifica las ineficiencias al identificar el trabajo repetido y señalar oportunidades para mejorar la calidad del proceso y reducir el esfuerzo desperdiciado. Dónde obtenerlo La herramienta de Process Mining lo calcula analizando la secuencia de actividades de cada caso y señalando las que se repiten. Ejemplos truefalse | |||
| Estado laboral EmploymentStatus | El estado laboral actual de la persona empleada, por ejemplo, activo, desvinculado o con licencia. | ||
| Descripción Este atributo indica la situación laboral actual de la persona empleada. Cambia en momentos clave del ciclo de vida, especialmente al inicio («Activo») y al final («Desvinculado»). Es una dimensión clave para analizar el Dashboard «Flujo de personas empleadas a lo largo del ciclo de vida». Al filtrar por estado, los analistas pueden seguir el flujo de personas empleadas activas, observar el volumen de desvinculaciones a lo largo del tiempo y comprender cómo pueden variar las rutas del proceso para quienes están con licencia. También ofrece un resultado general para cada caso. Por qué es importante Ofrece un resultado claro para cada caso de una persona empleada y es esencial para analizar cohortes, la rotación y el flujo del proceso. Dónde obtenerlo Es un campo estándar del registro de datos laborales de la persona empleada en SAP SuccessFactors Employee Central. Ejemplos ActivoDesvinculadoLicencia remuneradaLicencia no remunerada | |||
| Fuente de contratación RecruitmentSource | El canal por el que se encontró a la persona candidata, como un portal de empleo, una recomendación de una persona empleada o una solicitud directa. | ||
| Descripción Este atributo registra el origen de la solicitud de empleo. Permite saber qué canales de contratación son más eficaces para encontrar y atraer talento. Estos datos son útiles para el Dashboard «Finalización y precisión de la configuración de nómina», ya que pueden ayudar a determinar si las personas candidatas de ciertas fuentes tienen más problemas. En términos más generales, sirven para analizar la calidad y la rapidez de las contrataciones según el canal. Por ejemplo, el análisis podría mostrar que las recomendaciones de personas empleadas se asocian con un menor tiempo de contratación y una mayor retención. Por qué es importante Ayuda a medir la eficacia de los distintos canales de contratación y permite optimizar las estrategias y los presupuestos de selección de personal. Dónde obtenerlo Esta información se registra en el módulo SAP SuccessFactors Recruiting cuando una persona candidata presenta su solicitud. Ejemplos LinkedInRecomendación de una persona empleadaSitio web de la empresaIndeed | |||
| ID de la persona candidata CandidateId | El identificador único asignado a una persona que solicita un empleo antes de convertirse en empleada. | ||
| Descripción Este ID permite seguir a una persona durante la etapa de contratación, antes de que se le asigne un ID de persona empleada. Vincula todas las actividades previas a la contratación, como «Solicitud de empleo presentada» y «Entrevista programada». El ID de persona empleada es el identificador principal del caso para el proceso de principio a fin, mientras que el ID de la persona candidata es esencial para analizar en detalle el embudo de contratación. Permite seguir a todas las personas que solicitaron un puesto, no solo a quien fue contratada, y analizar las tasas de conversión del proceso de selección. Por qué es importante Permite analizar en detalle el embudo de contratación al hacer seguimiento de todas las personas candidatas y obtener información sobre las tasas de conversión y la eficiencia del proceso previo a la contratación. Dónde obtenerlo Es un identificador principal del módulo SAP SuccessFactors Recruiting. Ejemplos CAND-84392CAND-91034CAND-79831 | |||
| Motivo de desvinculación TerminationReason | El motivo indicado para la salida de la persona empleada de la empresa. | ||
| Descripción Este atributo registra el motivo específico de la desvinculación de una persona empleada, que puede ser voluntaria (por ejemplo, «Renuncia: mejor oportunidad») o involuntaria (por ejemplo, «Desvinculación involuntaria: desempeño»). Es un atributo clave para el Dashboard «Análisis de patrones de alta rotación». Al relacionar los motivos de desvinculación con rutas específicas del proceso, las empresas pueden descubrir las causas de fondo de la rotación. Por ejemplo, el análisis podría revelar que quienes pasan por un proceso de incorporación muy largo tienen más probabilidades de renunciar durante el primer año. Por qué es importante Aporta contexto esencial sobre los motivos de salida y permite analizar las causas de fondo de la rotación y desarrollar estrategias de retención específicas. Dónde obtenerlo Esta información se registra en SAP SuccessFactors Employee Central durante el proceso de salida o desvinculación. Ejemplos Voluntaria: renunciaInvoluntaria: desempeñoJubilaciónInvoluntaria: reestructuración | |||
| País Country | El país donde se encuentra la persona empleada o donde está ubicado el puesto. | ||
| Descripción Este atributo especifica el país asociado con el lugar de trabajo de la persona empleada. Es un dato geográfico y organizativo clave. Las variaciones de los procesos suelen depender de la ubicación geográfica, debido a las diferencias en las leyes laborales, la normativa y las prácticas empresariales. Analizar los datos por país ayuda a descubrir estas diferencias, como ciclos de contratación más largos o distintas etapas de cumplimiento en ciertas regiones. Es esencial para estandarizar los procesos a escala global y, al mismo tiempo, atender los requisitos locales. Por qué es importante Permite segmentar geográficamente el proceso, algo fundamental para comprender las diferencias regionales en el desempeño, el cumplimiento y los costes. Dónde obtenerlo Forma parte de los datos de ubicación o del puesto de la persona empleada en SAP SuccessFactors Employee Central. Ejemplos USAAlemaniaIndiaBrasil | |||
| Unidad de negocio BusinessUnit | La unidad de negocio o división más amplia a la que pertenece la persona empleada. | ||
| Descripción Este atributo representa un nivel de la estructura organizativa superior al departamento, como «Productos de consumo» o «Software empresarial». Aporta un contexto más amplio sobre la función de la persona empleada. Analizar los procesos por unidad de negocio ayuda a la dirección a comprender el desempeño de los principales segmentos de la empresa. Puede revelar problemas sistémicos en una división o destacar unidades con buenos resultados cuyas prácticas podrían adoptarse en otras áreas. Esta información es útil para la planificación estratégica de la plantilla y la asignación de recursos. Por qué es importante Ofrece una dimensión general para el análisis y permite comparar estratégicamente la eficiencia y los resultados de los procesos en las principales divisiones de la empresa. Dónde obtenerlo Es un elemento estándar de la estructura organizativa en SAP SuccessFactors Employee Central y está vinculado con el puesto de la persona empleada. Ejemplos Tecnología globalBanca minoristaProductos farmacéuticos | |||
| Usuario que realizó la actividad PerformedByUser | El nombre o ID del usuario que realizó la actividad. | ||
| Descripción Este atributo identifica a la persona, por ejemplo, un especialista de Recursos Humanos, una persona reclutadora o un gerente, que realizó una tarea o un evento específico del proceso. Registra la intervención humana en el flujo de trabajo. Analizar quién realiza las actividades es clave para comprender la asignación de recursos, la distribución de la carga de trabajo y el desempeño. Puede ayudar a identificar a las personas reclutadoras con mejores resultados, a los gerentes que tardan en aprobar o a quienes realizan más tareas en el equipo de Recursos Humanos. Estos datos también permiten distinguir entre las tareas que realizan las personas empleadas y las que están automatizadas. Por qué es importante Asocia las actividades del proceso con personas concretas y permite analizar la carga de trabajo, gestionar el rendimiento de los recursos e identificar necesidades de formación. Dónde obtenerlo Esta información suele encontrarse en los registros de auditoría o en los campos «Última modificación realizada por» asociados a tareas y registros de SAP SuccessFactors. Ejemplos asmithjdoebchen | |||
Actividades del ciclo de vida del empleado, desde la contratación hasta la jubilación
| Actividad | Descripción | ||
|---|---|---|---|
| Empleado dado de baja | El registro de la persona empleada pasa oficialmente a estar inactivo en el sistema el último día de trabajo. Esto marca el final del ciclo de vida del empleado. | ||
| Por qué es importante Este es el evento de fin definitivo de la instancia del proceso de ciclo de vida del empleado. El tiempo entre Salida iniciada y este evento determina la duración total del proceso de salida. Dónde obtenerlo Se registra en SAP SuccessFactors Employee Central. El evento corresponde a la fecha de entrada en vigor de la acción de salida en el historial de Job Information de la persona empleada. Capturar La fecha de entrada en vigor del registro de salida en Employee Central. Tipo de evento explicit | |||
| Estado Listo para contratar establecido | Se completan todas las actividades de incorporación previas al primer día y el sistema indica que la persona candidata está lista para ser contratada en el sistema central de RR. HH. Por lo general, esto se deduce del estado general del proceso de incorporación. | ||
| Por qué es importante Este hito confirma que se cumplen todos los requisitos previos para que la persona empiece a trabajar oficialmente. Es un punto de control clave antes de activar su perfil y configurar la nómina. Dónde obtenerlo Se deduce del estado de la instancia del proceso de incorporación en SAP SuccessFactors Onboarding cuando llega a un paso final, como Listo para contratar. Capturar La marca de tiempo del cambio de estado del proceso de incorporación a Completado o Listo para contratar. Tipo de evento inferred | |||
| Incorporación iniciada | Se crea el registro de la nueva persona contratada en el módulo Onboarding y se inicia formalmente el conjunto de tareas de incorporación. Este evento explícito se registra cuando se activa el proceso para la nueva contratación. | ||
| Por qué es importante Este es el inicio oficial del proceso de incorporación. Proporciona una referencia clara para medir la eficiencia de la incorporación y el compromiso de las nuevas contrataciones. Dónde obtenerlo SAP SuccessFactors Onboarding 2.0 crea una instancia del proceso para la nueva contratación, con una fecha y hora de inicio específicas, cuando esta pasa del módulo Recruiting. Capturar La marca de tiempo de creación del registro del proceso de incorporación de la nueva contratación. Tipo de evento explicit | |||
| Oferta aceptada | Indica el momento en que una persona candidata acepta formalmente la oferta de empleo, lo que da paso de la contratación a la incorporación. Por lo general, se deduce de un cambio de estado de la candidatura en el módulo Recruiting. | ||
| Por qué es importante Este hito marca el final del tiempo de contratación y el inicio del tiempo de ciclo de la incorporación. Los retrasos anteriores afectan a la contratación; los posteriores, a la experiencia de la nueva persona contratada. Dónde obtenerlo Se deduce de un cambio de estado en el proceso de candidatura del módulo SAP SuccessFactors Recruiting, por ejemplo, cuando pasa al estado Oferta aceptada o a uno similar. Capturar Se basa en la marca de tiempo de la actualización del estado de la candidatura a Oferta aceptada o a un estado equivalente. Tipo de evento inferred | |||
| Perfil del empleado activado | Los datos de la nueva persona contratada se transfieren oficialmente de Onboarding a Employee Central y su perfil se activa en la fecha de inicio. El evento se registra cuando se crea y activa el registro de la persona en el sistema central de información de RR. HH. | ||
| Por qué es importante Esto marca la incorporación oficial de la persona a los registros de la organización. Es el último paso del proceso de contratación y el inicio de su ciclo de vida laboral activo. Dónde obtenerlo Este evento se produce en SAP SuccessFactors Employee Central. Se obtiene de la fecha de contratación o de creación del registro laboral de la persona. Capturar La marca de tiempo de la fecha de contratación asociada al registro laboral principal de la persona en Employee Central. Tipo de evento explicit | |||
| Salida iniciada | Comienza el proceso de salida de una persona empleada, iniciado por su responsable o por RR. HH. Se registra en Employee Central cuando se introduce una acción de salida en el sistema, a menudo con una fecha de entrada en vigor futura. | ||
| Por qué es importante Marca el inicio del proceso de salida. Analizar las actividades posteriores a este evento es fundamental para comprender la eficiencia y el cumplimiento del proceso. Dónde obtenerlo Esta acción explícita se registra en SAP SuccessFactors Employee Central. El evento se obtiene de la fecha de creación del registro de salida de la persona empleada. Capturar La marca de tiempo de creación del registro de salida en el historial laboral de la persona empleada. Tipo de evento explicit | |||
| Solicitud de empleo creada | Marca el inicio oficial de la contratación, cuando se aprueba una nueva vacante y se abre a candidaturas. Este evento suele registrarse en el módulo SAP SuccessFactors Recruiting cuando se guarda y publica una nueva solicitud de empleo. | ||
| Por qué es importante Este es el punto de partida principal para medir el KPI del tiempo de contratación. Analizar el tiempo transcurrido desde este evento ayuda a detectar retrasos en las primeras etapas de la adquisición de talento. Dónde obtenerlo Se registra en el módulo SAP SuccessFactors Recruiting. El evento corresponde a la fecha y hora de creación de la solicitud de empleo. Capturar Se obtiene de la marca de tiempo de creación del registro de la solicitud de empleo en el módulo Recruiting. Tipo de evento explicit | |||
| Ascenso aprobado | La solicitud de ascenso de una persona empleada por parte de su responsable se aprueba oficialmente en el sistema. Este evento explícito se registra cuando se guarda una transacción de cambio de Job Information con el motivo de evento Promotion. | ||
| Por qué es importante El seguimiento de los ascensos es clave para comprender los patrones de movilidad interna y la progresión profesional. El tiempo de aprobación puede revelar cuellos de botella administrativos. Dónde obtenerlo Se registra en SAP SuccessFactors Employee Central. Corresponde a un cambio en el registro Job Information con el motivo de evento Promotion y una fecha de entrada en vigor. Capturar La marca de tiempo de creación de un cambio en Job Information con el motivo de evento Promotion. Tipo de evento explicit | |||
| Candidatura enviada | Una persona candidata presenta oficialmente su candidatura a una solicitud de empleo. El evento se registra cuando el sistema recibe correctamente una nueva candidatura para una solicitud concreta. | ||
| Por qué es importante El seguimiento del volumen de candidaturas y del tiempo transcurrido desde la creación de la solicitud ayuda a evaluar la eficacia de los canales de búsqueda de talento y de las acciones de marketing de contratación. Dónde obtenerlo Se registra en el módulo SAP SuccessFactors Recruiting. Cada candidatura tiene una fecha de creación que sirve como marca de tiempo del evento. Capturar La marca de tiempo de envío de la candidatura. Tipo de evento explicit | |||
| Configuración de nómina completada | La información de la nueva persona empleada se introduce y confirma correctamente en el sistema de nómina. El evento puede obtenerse de la finalización de una tarea específica en SuccessFactors o deducirse de los registros de replicación de datos al sistema de nómina. | ||
| Por qué es importante Configurar la nómina de forma precisa y oportuna es fundamental para ofrecer una buena experiencia a las nuevas contrataciones. El seguimiento permite medir la tasa de errores en la configuración de nómina y el tiempo de finalización. Dónde obtenerlo Puede ser difícil hacer un seguimiento directo. Puede tratarse de una tarea manual en la lista de incorporación o deducirse de los registros de integración de datos entre Employee Central y el sistema de nómina. Capturar Se deduce de la finalización de la tarea Notificar a nómina o de un registro de sincronización de datos completada correctamente. Tipo de evento inferred | |||
| Evaluación del desempeño realizada | Se completa un ciclo formal de evaluación del desempeño de una persona empleada. El evento se registra cuando el formulario de evaluación se finaliza y pasa al estado Completado en el módulo Performance & Goals. | ||
| Por qué es importante Esta actividad es esencial para analizar el KPI de cumplimiento de la frecuencia de las evaluaciones del desempeño. Ayuda a garantizar que el desarrollo profesional y la retroalimentación se produzcan de forma constante en toda la organización. Dónde obtenerlo Se registra en el módulo SAP SuccessFactors Performance & Goals. El evento corresponde a la marca de tiempo de finalización del formulario de evaluación del desempeño. Capturar La marca de tiempo de finalización del formulario de evaluación del desempeño de la persona empleada. Tipo de evento explicit | |||
| Formulario de cumplimiento firmado | La nueva persona contratada completa y firma electrónicamente los documentos obligatorios de cumplimiento, como el formulario I-9, los formularios fiscales o los acuses de recibo de políticas. El evento se registra cuando se completa una tarea específica de documentación de cumplimiento. | ||
| Por qué es importante El cumplimiento es una parte fundamental e innegociable de la incorporación. El seguimiento de esta actividad ayuda a supervisar el KPI de cumplimiento de RR. HH. y a evitar riesgos legales. Dónde obtenerlo Se registra en la sección de formularios de cumplimiento del módulo SAP SuccessFactors Onboarding. La marca de tiempo de finalización de cada formulario puede utilizarse en el registro de eventos. Capturar La marca de tiempo de finalización de una tarea específica de cumplimiento, como la sección 1 del formulario I-9 o el formulario W-4. Tipo de evento explicit | |||
| Recopilación de datos de la nueva contratación completada | La nueva persona contratada completa las tareas iniciales de recopilación de datos, como proporcionar información personal, datos bancarios y contactos de emergencia. El evento se registra cuando se marcan como completadas tareas específicas o un grupo de tareas de la lista de incorporación. | ||
| Por qué es importante Recopilar los datos a tiempo es fundamental para los pasos posteriores, como configurar la nómina y preparar los recursos de TI. Los retrasos en esta etapa generan cuellos de botella en las fases siguientes y pueden perjudicar la experiencia del primer día. Dónde obtenerlo Se registra en el módulo SAP SuccessFactors Onboarding. La marca de tiempo de finalización de los pasos o formularios pertinentes de recopilación de datos sirve como hora del evento. Capturar La marca de tiempo de finalización de Recopilación de datos personales o de un paso estándar similar del proceso Onboarding. Tipo de evento explicit | |||
| Tareas de salida completadas | Se completan todas las tareas de salida obligatorias, como la devolución de activos, la transferencia de conocimientos y las instrucciones finales para la nómina. El evento se registra cuando la lista de verificación del proceso de salida llega a su estado final. | ||
| Por qué es importante Completar todos los pasos de salida reduce los riesgos de seguridad y ayuda a garantizar el cumplimiento legal. Esta actividad es clave para medir el tiempo de ciclo de la salida. Dónde obtenerlo Se registra en el módulo SAP SuccessFactors Offboarding. Se deduce de la finalización de la última tarea de la lista de verificación de salida de la persona empleada. Capturar La marca de tiempo del cambio de estado del proceso de salida a Completado. Tipo de evento inferred | |||
| Tareas del responsable completadas | La persona responsable de la contratación completa las tareas de incorporación asignadas, como confirmar las necesidades de equipamiento o definir los objetivos de la primera semana. El evento se registra cuando se marca como completada su lista de verificación o una tarea específica. | ||
| Por qué es importante La participación de la persona responsable es clave para que la incorporación sea satisfactoria. Analizar el tiempo que llevan estas tareas ayuda a detectar cuellos de botella relacionados con las aprobaciones. Dónde obtenerlo Se registra en el módulo SAP SuccessFactors Onboarding. Corresponde a la marca de tiempo de finalización de las tareas asignadas a la persona responsable de la contratación. Capturar La marca de tiempo de finalización de las tareas asignadas a la persona responsable durante el proceso Onboarding. Tipo de evento explicit | |||
Guías de extracción
Pasos
- Requisitos previos: Asegúrese de tener acceso administrativo a SAP SuccessFactors con permisos basados en roles (RBP) para Integration Center y acceso de lectura a las API de OData necesarias (por ejemplo, JobRequisition, JobApplication, ONB2Process y EmpJob). También necesitará las credenciales del servidor SFTP donde se guardarán los archivos de salida.
- Estrategia: El proceso desde la contratación hasta la jubilación abarca varios módulos de SuccessFactors. Deberá crear varias integraciones independientes, una para cada fuente de datos principal (por ejemplo, Recruiting, Onboarding y Employee Central). Después, combine externamente los archivos CSV de salida de estas integraciones en un único Registro de eventos para ProcessMind.
- Vaya a Integration Center: En Admin Center, utilice la búsqueda de herramientas para encontrar y abrir Integration Center.
- Cree una integración de eventos de Recruiting: Seleccione My Integrations, haga clic en Create y elija Scheduled Simple File Output Integration.
- Busque y seleccione la entidad JobApplication como punto de partida. Asígnele un nombre, por ejemplo, ProcessMind_Recruiting_Events.
- En la pestaña Configure Fields, seleccione los campos necesarios. Utilice el botón Add para crear campos calculados que asignen los estados a ActivityName y seleccione los campos de fecha adecuados para EventTime.
- Cree columnas calculadas independientes para cada actividad derivada de esta entidad, como Candidate Applied y Offer Accepted. Utilice lógica condicional (por ejemplo, si el estado es Hired, el evento es Offer Accepted).
- Cree también una integración independiente para la entidad JobRequisition a fin de capturar el evento Job Requisition Created.
- Cree una integración de eventos de Onboarding: Cree otra integración con la entidad ONB2Process. Esta será la fuente de actividades como Onboarding Initiated, New Hire Data Collection Completed, Manager Tasks Completed y Ready To Hire Status Set.
- La entidad ONB2Process contiene varios campos de estado y fechas relacionados con estas actividades. Deberá crear varios campos calculados que comprueben el estado del proceso o de las tareas y generen el nombre de la actividad y la marca de tiempo correspondientes.
- Para eventos específicos, como Compliance Form Signed, quizá necesite una integración independiente basada en entidades como ONB2DataCollectionUserConfig o entidades relacionadas con los formularios de cumplimiento.
- Cree una integración de eventos de Employee Central (EC): Cree una tercera integración principal con la entidad EmpJob (Job Information). Esta entidad está segmentada por periodos y es la fuente de la mayoría de los eventos del ciclo de vida del empleado.
- Actividades como Employee Profile Activated, Promotion Approved, Termination Initiated y Employee Terminated se derivan de los registros de EmpJob.
- Filtre por el campo eventReason para identificar las actividades específicas (por ejemplo, HIRE, PROMO, TERML y TERM).
- Utilice startDate o createdDate del registro de EmpJob como EventTime.
- Configure los filtros: En la pestaña Filter de cada integración, añada un filtro basado en el campo lastModifiedDateTime. Establezca el operador en Greater Than y el valor en Last Run Time. Así, cada ejecución extraerá solo los registros nuevos o actualizados, algo fundamental para el rendimiento.
- Configure el destino y la programación: En la pestaña Destination Settings, introduzca los datos del servidor SFTP. En la pestaña Scheduling, programe la ejecución periódica de la integración, por ejemplo, a diario.
- Revise y ejecute: Guarde y ejecute las integraciones. La primera ejecución realizará una carga completa según los filtros de fecha; las siguientes extraerán los cambios.
- Combine y transforme los datos: Descargue los archivos CSV del servidor SFTP. Utilice un script externo (por ejemplo, en Python) o una herramienta ETL para combinarlos en un único Registro de eventos. El script debe:
- Unir todos los archivos.
- Vincular los eventos previos a la contratación (de Recruiting) con el EmployeeId posterior a la contratación.
- Calcular atributos complejos, como TimeToHire y OnboardingCycleTime, procesando los eventos relacionados con el mismo empleado o la misma requisición.
- Prepare el archivo para cargarlo: Asegúrese de que el archivo combinado final esté en formato CSV, incluya las columnas necesarias (EmployeeId, ActivityName, EventTime, SourceSystem, LastDataUpdate, etc.) y tenga el formato adecuado antes de cargarlo en ProcessMind.
Configuración
- Tipo de integración: Scheduled Simple File Output Integration. Es la opción estándar para crear exportaciones programadas a un servidor SFTP mediante archivos.
- Fuente: API OData V2 de SuccessFactors. Es la API estándar que utiliza Integration Center para recuperar datos.
- Entidades de origen clave: Deberá configurar integraciones para varias entidades, como JobRequisition, JobApplication, ONB2Process, EmpJob (Job Information), PMForm (Performance Management Form) y, posiblemente, ONB2DataCollectionUserConfig para los formularios de cumplimiento.
- Destino: Necesitará un servidor SFTP para recibir las exportaciones en archivos planos. Configure la dirección del host, el puerto y las credenciales en la pestaña Destination Settings.
- Formato de archivo: Se recomienda el formato CSV. Asegúrese de seleccionar la codificación UTF-8 para admitir caracteres especiales.
- Filtrado: El filtro más importante se aplica al campo lastModifiedDateTime con el valor Last Run Time. Esto permite extraer solo los cambios, mejora considerablemente el rendimiento y reduce el tamaño de los archivos en las ejecuciones posteriores. Si solo extrae datos de una parte específica de la empresa, considere también filtrar por Company/Legal Entity.
- Programación: Se recomienda una ejecución diaria para mantener los datos actualizados sin sobrecargar el sistema de origen.
- Requisitos previos: La persona que ejecute la integración necesita permisos completos para la herramienta Integration Center y acceso de lectura a la API OData para todas las entidades y propiedades de navegación consultadas. Estos permisos se configuran en Manage Permission Roles de SuccessFactors.
Consulta de ejemplo sql
/*
Integration Center does not use a single script. Instead, you configure multiple integrations through a graphical interface.
The following describes the configuration for each required integration to produce the final event log.
*/
// ======== Integration 1: Job Requisition Created ========
Integration.Name: "ProcessMind_JobRequisition_Created"
Starting.Entity: JobRequisition
Output.Columns:
- ActivityName = "Job Requisition Created" (Calculated, Fixed String)
- EventTime = jobReqGUId.createdDateTime (Source Field)
- JobRequisitionId = jobReqId (Source Field)
- EmployeeId = NULL (Calculated, Empty String)
- HiringManager = hiringManager.usersSysId (Navigated Field)
- Department = department.name (Navigated Field)
- JobRole = jobTitle (Source Field)
- SourceSystem = "SAP SuccessFactors Recruiting"
- LastDataUpdate = NOW() (Calculated, Current Timestamp)
Filters:
- lastModifiedDateTime > [Last Run Time]
// ======== Integration 2: Recruiting Application Events ========
Integration.Name: "ProcessMind_Recruiting_Application_Events"
Starting.Entity: JobApplication
Output.Columns:
- ActivityName = IF(jobApplication.status.statusName CONTAINS 'Applied', 'Candidate Applied', IF(jobApplication.status.statusName CONTAINS 'Offer Accepted', 'Offer Accepted', NULL)) (Calculated Field)
- EventTime = IF(ActivityName == 'Candidate Applied', jobApplication.createdDateTime, jobApplication.offerResponseDate) (Calculated Field)
- JobRequisitionId = jobApplication.jobReqId (Source Field)
- EmployeeId = jobApplication.candidate.usersSysId (Navigated Field, Note: this is the Candidate User ID, needs mapping to Employee ID post-hire)
- HiringManager = jobApplication.jobRequisition.hiringManager.usersSysId (Navigated Field)
- Department = jobApplication.jobRequisition.department.name (Navigated Field)
- JobRole = jobApplication.jobRequisition.jobTitle (Navigated Field)
- SourceSystem = "SAP SuccessFactors Recruiting"
- LastDataUpdate = NOW() (Calculated, Current Timestamp)
Filters:
- lastModifiedDateTime > [Last Run Time]
- ActivityName != NULL
// ======== Integration 3: Onboarding & Offboarding Process Events ========
Integration.Name: "ProcessMind_Onboarding_Events"
Starting.Entity: ONB2Process
Output.Columns:
// Multiple rows can be generated from one ONB2Process record. This logic is best handled in the post-processing script.
// This example flattens it for simplicity, assuming one activity per record based on current status.
- ActivityName = CASE(ONB2Process.processStatus.code, 'READY_TO_HIRE', 'Ready To Hire Status Set', 'COMPLETED', 'Onboarding Initiated', 'ONB_TASKS_COMPLETED', 'New Hire Data Collection Completed', 'MNGR_TASKS_COMPLETED', 'Manager Tasks Completed', 'OFF_COMPLETED', 'Offboarding Tasks Completed') (Calculated Field)
- EventTime = ONB2Process.lastModifiedDateTime (Source Field)
- EmployeeId = ONB2Process.personId (Source Field)
- JobRequisitionId = ONB2Process.requisitionId (Source Field)
- HiringManager = [Configure based on your system]
- Department = [Configure based on your system]
- JobRole = [Configure based on your system]
- SourceSystem = "SAP SuccessFactors Onboarding"
- LastDataUpdate = NOW() (Calculated, Current Timestamp)
Filters:
- lastModifiedDateTime > [Last Run Time]
// ======== Integration 4: Employee Central Lifecycle Events ========
Integration.Name: "ProcessMind_EmployeeCentral_Events"
Starting.Entity: EmpJob
Output.Columns:
- ActivityName = CASE(EmpJob.eventReason, 'HIRE', 'Employee Profile Activated', 'PROMO', 'Promotion Approved', 'TERML', 'Termination Initiated', 'TERM', 'Employee Terminated', 'PAYSETUP', 'Payroll Setup Completed') (Calculated Field)
- EventTime = EmpJob.startDate (Source Field for most events) OR EmpJob.createdDate (For 'Termination Initiated')
- EmployeeId = EmpJob.userId (Source Field)
- EndTime = IF(ActivityName == 'Employee Terminated', EmpJob.endDate, NULL) (Calculated Field)
- JobRequisitionId = [Configure if custom field exists]
- HiringManager = EmpJob.managerId (Source Field)
- Department = EmpJob.department (Source Field)
- JobRole = EmpJob.jobTitle (Source Field)
- SourceSystem = "SAP SuccessFactors Employee Central"
- LastDataUpdate = NOW() (Calculated, Current Timestamp)
Filters:
- lastModifiedDate > [Last Run Time]
- eventReason IN ('HIRE', 'PROMO', 'TERML', 'TERM', 'PAYSETUP')
// ======== Integration 5: Performance Management Events ========
Integration.Name: "ProcessMind_Performance_Events"
Starting.Entity: FormHeader
Output.Columns:
- ActivityName = "Performance Review Conducted" (Calculated, Fixed String)
- EventTime = FormHeader.formLastModifiedDate (Source Field)
- EmployeeId = FormHeader.formSubject.userId (Navigated Field)
- HiringManager = [Configure based on your system, often a form participant]
- Department = [Configure based on your system]
- JobRole = [Configure based on your system]
- SourceSystem = "SAP SuccessFactors Performance & Goals"
- LastDataUpdate = NOW() (Calculated, Current Timestamp)
Filters:
- lastModified > [Last Run Time]
- formTemplateType = 'Review'
- formStatus = 'Completed' // Use the numeric value for completed status
// ======== Integration 6: Compliance Form Events ========
Integration.Name: "ProcessMind_Compliance_Events"
Starting.Entity: ONB2DataCollectionUserConfig // Or specific compliance entity
Output.Columns:
- ActivityName = "Compliance Form Signed" (Calculated, Fixed String)
- EventTime = ONB2DataCollectionUserConfig.lastModifiedDateTime (Source Field)
- EmployeeId = ONB2DataCollectionUserConfig.process.personId (Navigated Field)
- JobRequisitionId = ONB2DataCollectionUserConfig.process.requisitionId (Navigated Field)
- HiringManager = [Configure based on your system]
- Department = [Configure based on your system]
- JobRole = [Configure based on your system]
- SourceSystem = "SAP SuccessFactors Onboarding"
- LastDataUpdate = NOW() (Calculated, Current Timestamp)
Filters:
- lastModifiedDateTime > [Last Run Time]
- status == 'COMPLETED'Pasos
- Confirme que su inquilino dispone de SAP SuccessFactors Report Center, las funciones necesarias de Recruiting, Onboarding, Employee Central, Performance and Goals y salida de empleados, así como los permisos de generación de informes requeridos. Verifique el acceso con la persona administradora de SAP SuccessFactors. Los nombres exactos de los menús, los tipos de informe y los permisos varían según el inquilino. Cuando corresponda, utilice [Configure based on your system].
- Defina el nivel de detalle del Registro de eventos antes de crear el informe. Cada fila de salida debe representar una ocurrencia de una actividad para un EmployeeId. Utilice el identificador del empleado como identificador del caso y conserve JobRequisitionId cuando el evento esté relacionado con Recruiting. No espere que ProcessMind deduzca actividades que faltan.
- En Report Center, cree un informe personalizado, como Story o Canvas, y añada las entidades de datos de Recruiting, Onboarding, Employee Central, Performance and Goals, nómina y salida de empleados disponibles en su inquilino. Una las entidades mediante las relaciones admitidas por el informe y seleccione solo los campos que expone su inquilino. Para las entidades o los campos que no estén confirmados, utilice [Your table name] o [Configure based on your system].
- Añada los campos de salida necesarios: EmployeeId, ActivityName, EventTime, SourceSystem y LastDataUpdate. Añada EndTime, JobRequisitionId, HiringManager, Department, JobRole, OnboardingCycleTime y TimeToHire cuando estén disponibles. Configure el informe para que devuelva una fila por evento, no una fila por empleado con varias columnas de eventos.
- Cree una consulta o sección de informe independiente para cada una de las 15 actividades. Asigne Job Requisition Created a la marca de tiempo de creación o publicación de la requisición; Candidate Applied, a la marca de tiempo de envío de la solicitud; Offer Accepted, a la marca de tiempo de aceptación de la oferta o del estado correspondiente de la solicitud; y Onboarding Initiated, a la marca de tiempo de inicio de la incorporación. Asigne las demás actividades a las marcas de tiempo pertinentes de finalización de tareas, firma de documentos, estados, información laboral, formularios de evaluación del desempeño, nómina o terminación que exponga su inquilino.
- Normalice cada sección de actividad para que tenga la misma estructura de columnas. Convierta las marcas de tiempo a una zona horaria y un formato acordados, asigne a ActivityName la etiqueta exacta de la actividad, a SourceSystem el módulo o sistema de origen y a LastDataUpdate la marca de tiempo de actualización o extracción de los datos de origen. Si la fuente no proporciona una marca de tiempo fiable para el evento, excluya la fila o documente la alternativa aprobada en [Configure based on your system], en lugar de inventar una hora.
- Aplique un filtro de fecha uniforme a EventTime mediante los parámetros configurables [Start date] y [End date]. Incluya un periodo retrospectivo suficiente para capturar el ciclo de vida completo de los empleados incluidos. Para calcular las duraciones, calcule TimeToHire desde Job Requisition Created hasta Offer Accepted y OnboardingCycleTime desde Offer Accepted hasta el hito de finalización de la incorporación aprobado.
- Valide el informe en Report Center. Compruebe que estén presentes los 15 valores de ActivityName, que EmployeeId tenga un valor, que las marcas de tiempo sean válidas y que las uniones no dupliquen eventos. Compare una muestra de empleados con los registros correspondientes de Recruiting, Onboarding, Employee Central, desempeño, nómina y salida de empleados.
- Programe la exportación del informe a un servidor SFTP mediante la configuración SFTP admitida por su inquilino. Utilice un nombre de archivo estable, un delimitador y una codificación de texto documentados, una fila de encabezado y un formato de marca de tiempo acordado. Configure [SFTP host], [SFTP directory], [SFTP credentials or key] y la programación de exportación según los estándares de seguridad de su organización.
- Recupere el archivo exportado y confirme que sea un Registro de eventos plano, con un evento por fila y las columnas necesarias. Cárguelo en ProcessMind utilizando EmployeeId como identificador del caso, ActivityName como actividad, EventTime como hora de inicio, EndTime como hora de finalización opcional, SourceSystem como sistema de origen y LastDataUpdate como marca de tiempo de actualización. ProcessMind lee el archivo tal como está y no deduce eventos que no se hayan exportado.
Configuración
- Tipo de informe: Utilice un informe Story o Canvas de Report Center, según las funciones y licencias habilitadas en su inquilino. Confirme cómo funcionan las uniones admitidas antes de implementarlo.
- Nivel de detalle del evento: Configure una fila por cada ocurrencia de EmployeeId y ActivityName. Evite agregar los datos por empleado, ya que esto ocultaría revisiones, promociones u otros eventos repetidos del ciclo de vida.
- Columnas obligatorias: Todas las filas exportadas deben incluir EmployeeId, ActivityName, EventTime, SourceSystem y LastDataUpdate.
- Columnas recomendadas: Incluya EndTime, JobRequisitionId, HiringManager, Department, JobRole, OnboardingCycleTime y TimeToHire cuando los datos de origen estén disponibles y puedan asignarse de forma fiable.
- Cobertura de actividades: Extraiga explícitamente Job Requisition Created, Candidate Applied, Offer Accepted, Onboarding Initiated, New Hire Data Collection Completed, Compliance Form Signed, Manager Tasks Completed, Ready To Hire Status Set, Employee Profile Activated, Payroll Setup Completed, Performance Review Conducted, Promotion Approved, Termination Initiated, Offboarding Tasks Completed y Employee Terminated. No espere que ProcessMind deduzca ninguna de estas actividades.
- Intervalo de fechas: Para la validación operativa inicial, utilice un periodo móvil de 3 a 6 meses. Amplíelo para analizar ciclos de vida completos y tenga en cuenta las contrataciones, promociones y terminaciones con fecha futura.
- Filtros: Aplique únicamente filtros específicos del inquilino que estén aprobados, como [Company Code filter], [Legal Entity filter], [Business Unit filter], [Document Type filter], [Onboarding Program filter] o [Employment Status filter]. Antes de utilizarlos, confirme en Report Center los nombres y valores exactos de los campos.
- Gestión de marcas de tiempo: Utilice una zona horaria uniforme, preferiblemente la zona horaria de informes del inquilino o UTC, y documente la conversión. Siempre que sea posible, conserve la precisión de las marcas de tiempo de origen.
- Valores del sistema de origen: Utilice valores estables como Recruiting, Onboarding, Employee Central, Performance and Goals, Payroll u Offboarding solo cuando identifiquen correctamente la fuente de origen. Para las etiquetas específicas del inquilino, utilice [Configure based on your system].
- Duraciones calculadas: Calcule TimeToHire solo si existen las marcas de tiempo de creación de la requisición y aceptación de la oferta. Calcule OnboardingCycleTime solo si existen los hitos aprobados de inicio y finalización. Deje vacío el valor calculado si no están disponibles las marcas de tiempo de origen.
- Rendimiento: Limite el informe inicial al intervalo de fechas y al alcance organizativo aprobados. Evite columnas innecesarias, uniones con muchos valores distintos y extracciones históricas sin restricciones. Si Report Center limita el tiempo de ejecución o el volumen de resultados, divida los informes por módulo o periodo.
- Programación: Programe las exportaciones después de que se hayan actualizado las fuentes pertinentes. Utilice una convención estable para los nombres de archivo, un delimitador documentado, codificación UTF-8 cuando esté disponible y un proceso de entrega atómica para evitar que ProcessMind lea un archivo incompleto.
- Requisitos previos: Confirme con la persona administradora de SAP SuccessFactors que dispone de los módulos necesarios, acceso a Report Center, permisos de informes para cada entidad de datos, permiso para consultar datos confidenciales de empleados y cumplimiento, conectividad SFTP y las licencias de informes o integración necesarias.
- Seguridad: Reduzca al mínimo los campos confidenciales, restrinja el acceso SFTP, proteja las credenciales o claves y aplique los requisitos de conservación y cifrado de su organización.
Consulta de ejemplo sql
SELECT
EmployeeId,
ActivityName,
EventTime,
SourceSystem,
LastDataUpdate,
EndTime,
JobRequisitionId,
HiringManager,
Department,
JobRole,
OnboardingCycleTime,
TimeToHire
FROM [Your exported Report Center event dataset]
WHERE EventTime >= [Start date]
AND EventTime < [End date]
AND ([Company Code filter] IS NULL OR CompanyCode = [Company Code filter])
ORDER BY EmployeeId, EventTime, ActivityName;
-- Configure the Report Center custom report to produce the following 15 explicit activity rows.
-- The source entity and field names below must be mapped to fields exposed by your tenant.
-- Replace each bracketed source reference with the corresponding Report Center field.
SELECT
[Employee ID field] AS EmployeeId,
'Job Requisition Created' AS ActivityName,
[Requisition Created Timestamp field] AS EventTime,
'Recruiting' AS SourceSystem,
[Last Data Update field] AS LastDataUpdate,
NULL AS EndTime,
[Job Requisition ID field] AS JobRequisitionId,
[Hiring Manager field] AS HiringManager,
[Department field] AS Department,
[Job Role field] AS JobRole,
NULL AS OnboardingCycleTime,
NULL AS TimeToHire
FROM [Your Recruiting requisition entity]
WHERE [Requisition Created Timestamp field] >= [Start date]
AND [Requisition Created Timestamp field] < [End date]
UNION ALL
SELECT
[Employee ID field] AS EmployeeId,
'Candidate Applied' AS ActivityName,
[Application Submitted Timestamp field] AS EventTime,
'Recruiting' AS SourceSystem,
[Last Data Update field] AS LastDataUpdate,
NULL AS EndTime,
[Job Requisition ID field] AS JobRequisitionId,
[Hiring Manager field] AS HiringManager,
[Department field] AS Department,
[Job Role field] AS JobRole,
NULL AS OnboardingCycleTime,
NULL AS TimeToHire
FROM [Your Recruiting application entity]
WHERE [Application Submitted Timestamp field] >= [Start date]
AND [Application Submitted Timestamp field] < [End date]
UNION ALL
SELECT
[Employee ID field] AS EmployeeId,
'Offer Accepted' AS ActivityName,
[Offer Accepted Timestamp field] AS EventTime,
'Recruiting' AS SourceSystem,
[Last Data Update field] AS LastDataUpdate,
NULL AS EndTime,
[Job Requisition ID field] AS JobRequisitionId,
[Hiring Manager field] AS HiringManager,
[Department field] AS Department,
[Job Role field] AS JobRole,
NULL AS OnboardingCycleTime,
NULL AS TimeToHire
FROM [Your Recruiting offer or application status entity]
WHERE [Offer Accepted Timestamp field] >= [Start date]
AND [Offer Accepted Timestamp field] < [End date]
UNION ALL
SELECT
[Employee ID field] AS EmployeeId,
'Onboarding Initiated' AS ActivityName,
[Onboarding Initiated Timestamp field] AS EventTime,
'Onboarding' AS SourceSystem,
[Last Data Update field] AS LastDataUpdate,
NULL AS EndTime,
[Job Requisition ID field] AS JobRequisitionId,
[Hiring Manager field] AS HiringManager,
[Department field] AS Department,
[Job Role field] AS JobRole,
NULL AS OnboardingCycleTime,
NULL AS TimeToHire
FROM [Your Onboarding process entity]
WHERE [Onboarding Initiated Timestamp field] >= [Start date]
AND [Onboarding Initiated Timestamp field] < [End date]
UNION ALL
SELECT
[Employee ID field] AS EmployeeId,
'New Hire Data Collection Completed' AS ActivityName,
[New Hire Data Collection Completed Timestamp field] AS EventTime,
'Onboarding' AS SourceSystem,
[Last Data Update field] AS LastDataUpdate,
[New Hire Data Collection Completed Timestamp field] AS EndTime,
[Job Requisition ID field] AS JobRequisitionId,
[Hiring Manager field] AS HiringManager,
[Department field] AS Department,
[Job Role field] AS JobRole,
NULL AS OnboardingCycleTime,
NULL AS TimeToHire
FROM [Your Onboarding data collection task entity]
WHERE [New Hire Data Collection Completed Timestamp field] >= [Start date]
AND [New Hire Data Collection Completed Timestamp field] < [End date]
UNION ALL
SELECT
[Employee ID field] AS EmployeeId,
'Compliance Form Signed' AS ActivityName,
[Compliance Form Signed Timestamp field] AS EventTime,
'Onboarding' AS SourceSystem,
[Last Data Update field] AS LastDataUpdate,
[Compliance Form Signed Timestamp field] AS EndTime,
[Job Requisition ID field] AS JobRequisitionId,
[Hiring Manager field] AS HiringManager,
[Department field] AS Department,
[Job Role field] AS JobRole,
NULL AS OnboardingCycleTime,
NULL AS TimeToHire
FROM [Your Onboarding compliance document entity]
WHERE [Compliance Form Signed Timestamp field] >= [Start date]
AND [Compliance Form Signed Timestamp field] < [End date]
UNION ALL
SELECT
[Employee ID field] AS EmployeeId,
'Manager Tasks Completed' AS ActivityName,
[Manager Tasks Completed Timestamp field] AS EventTime,
'Onboarding' AS SourceSystem,
[Last Data Update field] AS LastDataUpdate,
[Manager Tasks Completed Timestamp field] AS EndTime,
[Job Requisition ID field] AS JobRequisitionId,
[Hiring Manager field] AS HiringManager,
[Department field] AS Department,
[Job Role field] AS JobRole,
NULL AS OnboardingCycleTime,
NULL AS TimeToHire
FROM [Your Onboarding manager task entity]
WHERE [Manager Tasks Completed Timestamp field] >= [Start date]
AND [Manager Tasks Completed Timestamp field] < [End date]
UNION ALL
SELECT
[Employee ID field] AS EmployeeId,
'Ready To Hire Status Set' AS ActivityName,
[Ready To Hire Status Timestamp field] AS EventTime,
'Onboarding' AS SourceSystem,
[Last Data Update field] AS LastDataUpdate,
NULL AS EndTime,
[Job Requisition ID field] AS JobRequisitionId,
[Hiring Manager field] AS HiringManager,
[Department field] AS Department,
[Job Role field] AS JobRole,
NULL AS OnboardingCycleTime,
NULL AS TimeToHire
FROM [Your Onboarding status entity]
WHERE [Ready To Hire Status Timestamp field] >= [Start date]
AND [Ready To Hire Status Timestamp field] < [End date]
UNION ALL
SELECT
[Employee ID field] AS EmployeeId,
'Employee Profile Activated' AS ActivityName,
[Employee Profile Activated Timestamp field] AS EventTime,
'Employee Central' AS SourceSystem,
[Last Data Update field] AS LastDataUpdate,
NULL AS EndTime,
[Job Requisition ID field] AS JobRequisitionId,
[Hiring Manager field] AS HiringManager,
[Department field] AS Department,
[Job Role field] AS JobRole,
NULL AS OnboardingCycleTime,
NULL AS TimeToHire
FROM [Your Employee Central employee profile entity]
WHERE [Employee Profile Activated Timestamp field] >= [Start date]
AND [Employee Profile Activated Timestamp field] < [End date]
UNION ALL
SELECT
[Employee ID field] AS EmployeeId,
'Payroll Setup Completed' AS ActivityName,
[Payroll Setup Completed Timestamp field] AS EventTime,
'Payroll' AS SourceSystem,
[Last Data Update field] AS LastDataUpdate,
[Payroll Setup Completed Timestamp field] AS EndTime,
[Job Requisition ID field] AS JobRequisitionId,
[Hiring Manager field] AS HiringManager,
[Department field] AS Department,
[Job Role field] AS JobRole,
NULL AS OnboardingCycleTime,
NULL AS TimeToHire
FROM [Your payroll setup or payroll integration status entity]
WHERE [Payroll Setup Completed Timestamp field] >= [Start date]
AND [Payroll Setup Completed Timestamp field] < [End date]
UNION ALL
SELECT
[Employee ID field] AS EmployeeId,
'Performance Review Conducted' AS ActivityName,
[Performance Review Completed Timestamp field] AS EventTime,
'Performance and Goals' AS SourceSystem,
[Last Data Update field] AS LastDataUpdate,
[Performance Review Completed Timestamp field] AS EndTime,
[Job Requisition ID field] AS JobRequisitionId,
[Hiring Manager field] AS HiringManager,
[Department field] AS Department,
[Job Role field] AS JobRole,
NULL AS OnboardingCycleTime,
NULL AS TimeToHire
FROM [Your Performance and Goals review entity]
WHERE [Performance Review Completed Timestamp field] >= [Start date]
AND [Performance Review Completed Timestamp field] < [End date]
UNION ALL
SELECT
[Employee ID field] AS EmployeeId,
'Promotion Approved' AS ActivityName,
[Promotion Approved Timestamp field] AS EventTime,
'Employee Central' AS SourceSystem,
[Last Data Update field] AS LastDataUpdate,
NULL AS EndTime,
[Job Requisition ID field] AS JobRequisitionId,
[Hiring Manager field] AS HiringManager,
[Department field] AS Department,
[Job Role field] AS JobRole,
NULL AS OnboardingCycleTime,
NULL AS TimeToHire
FROM [Your Employee Central job information change entity]
WHERE [Promotion Approved Timestamp field] >= [Start date]
AND [Promotion Approved Timestamp field] < [End date]
AND [Promotion Event Reason field] = [Promotion event reason value]
UNION ALL
SELECT
[Employee ID field] AS EmployeeId,
'Termination Initiated' AS ActivityName,
[Termination Initiated Timestamp field] AS EventTime,
'Employee Central' AS SourceSystem,
[Last Data Update field] AS LastDataUpdate,
NULL AS EndTime,
[Job Requisition ID field] AS JobRequisitionId,
[Hiring Manager field] AS HiringManager,
[Department field] AS Department,
[Job Role field] AS JobRole,
NULL AS OnboardingCycleTime,
NULL AS TimeToHire
FROM [Your Employee Central termination entity]
WHERE [Termination Initiated Timestamp field] >= [Start date]
AND [Termination Initiated Timestamp field] < [End date]
UNION ALL
SELECT
[Employee ID field] AS EmployeeId,
'Offboarding Tasks Completed' AS ActivityName,
[Offboarding Tasks Completed Timestamp field] AS EventTime,
'Offboarding' AS SourceSystem,
[Last Data Update field] AS LastDataUpdate,
[Offboarding Tasks Completed Timestamp field] AS EndTime,
[Job Requisition ID field] AS JobRequisitionId,
[Hiring Manager field] AS HiringManager,
[Department field] AS Department,
[Job Role field] AS JobRole,
NULL AS OnboardingCycleTime,
NULL AS TimeToHire
FROM [Your Offboarding checklist entity]
WHERE [Offboarding Tasks Completed Timestamp field] >= [Start date]
AND [Offboarding Tasks Completed Timestamp field] < [End date]
UNION ALL
SELECT
[Employee ID field] AS EmployeeId,
'Employee Terminated' AS ActivityName,
[Employee Terminated Timestamp field] AS EventTime,
'Employee Central' AS SourceSystem,
[Last Data Update field] AS LastDataUpdate,
NULL AS EndTime,
[Job Requisition ID field] AS JobRequisitionId,
[Hiring Manager field] AS HiringManager,
[Department field] AS Department,
[Job Role field] AS JobRole,
NULL AS OnboardingCycleTime,
NULL AS TimeToHire
FROM [Your Employee Central employment status entity]
WHERE [Employee Terminated Timestamp field] >= [Start date]
AND [Employee Terminated Timestamp field] < [End date]
ORDER BY EmployeeId, EventTime, ActivityName;¿Listo para comenzar?
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