Su Template de datos de gestión de gastos

La hora del evento proporciona la fecha y hora exactas de cada actividad del proceso. Esta información temporal es fundamental para Process Mining, ya que establece el orden cronológico de los eventos.

Esta marca de tiempo se utiliza para calcular los tiempos de ciclo entre actividades, identificar tiempos de espera y retrasos, y analizar el rendimiento del proceso en distintos periodos. Permite calcular métricas clave como «Tiempo medio de revisión del gerente» y «Retraso en la ejecución del reembolso», y respalda directamente el análisis de cuellos de botella y la supervisión del rendimiento.

La marca de tiempo es esencial para calcular todas las métricas basadas en el tiempo, como los tiempos de ciclo y de espera, que son fundamentales para identificar retrasos.

Cada registro de evento o transacción de Brex debe tener una marca de tiempo asociada. Puede encontrarse en las respuestas de API o en las exportaciones de datos de los informes de gastos.

El ID del informe de gastos es la base del proceso de gestión de gastos. Agrupa en un único caso todas las actividades relacionadas, desde la creación y el envío hasta la aprobación y el reembolso.

En Process Mining, este ID permite analizar de extremo a extremo el recorrido de cada informe de gastos. Se utiliza para reconstruir la ruta exacta que ha seguido un informe, medir los tiempos de ciclo totales, identificar bucles de retrabajo cuando los informes se devuelven para revisión y analizar las variantes del proceso para comprender los flujos habituales y excepcionales.

Este ID es esencial para realizar el seguimiento del ciclo de vida completo de un informe de gastos y permite analizar los tiempos de ciclo, los cuellos de botella y las desviaciones del proceso.

Es un identificador principal del módulo de gestión de gastos de Brex y normalmente está disponible en todas las exportaciones de datos y endpoints de API relacionados con los informes de gastos.

El nombre de la actividad describe un paso del proceso, como «Informe de gastos enviado», «Aprobado por el gerente» o «Reembolso ejecutado». Estos eventos forman la secuencia de acciones que constituye el flujo del proceso.

El análisis de estas actividades permite visualizar el mapa del proceso, identificar cuellos de botella entre pasos y calcular las frecuencias de distintos resultados, como aprobaciones o rechazos. Es la base para comprender qué ocurre durante el proceso de gestión de gastos.

Este atributo es fundamental para crear el mapa del proceso y comprender la secuencia de eventos por la que pasa cada informe de gastos.

Esta información se obtiene de los registros de eventos o de los estados de las transacciones en el sistema Brex. Puede ser necesario asignar códigos de estado o tipos de evento a nombres fáciles de entender.

Este atributo identifica el departamento de la empresa, como Ventas, Ingeniería o Marketing, al que pertenece el empleado que envió el informe. Es una dimensión organizativa clave para el análisis.

Analizar los datos por departamento ayuda a identificar variaciones del proceso, cuellos de botella o problemas de Cumplimiento específicos de determinadas áreas de la organización. Por ejemplo, puede revelar si un departamento tiene una tasa de rechazo significativamente mayor o tiempos de aprobación más largos que otros, lo que apunta a la necesidad de ofrecer formación específica o ajustar el proceso. También es esencial para realizar el seguimiento de los presupuestos departamentales y asignar costes.

Permite filtrar y comparar el rendimiento del proceso entre distintas unidades de negocio, lo que ayuda a identificar problemas o tendencias específicos de cada departamento.

Esta información suele obtenerse del perfil del empleado en Brex, que normalmente se sincroniza desde un sistema de información de recursos humanos.

El estado del informe ofrece una instantánea de la situación actual del informe de gastos en el proceso, por ejemplo, «Pendiente de aprobación del gerente», «Aprobado», «Pagado» o «Rechazado».

Este atributo es fundamental para la supervisión operativa, especialmente en el Dashboard «Monitor del estado de los informes de gastos abiertos». Permite a los gerentes y equipos de Finanzas consultar rápidamente la carga de trabajo actual, identificar informes atascados en un estado concreto y priorizar sus acciones. Analizar el tiempo que se pasa en cada estado ayuda a localizar retrasos e ineficiencias del proceso.

Proporciona una visión actual de la posición de un informe de gastos en el flujo de trabajo, algo fundamental para los Dashboards operativos y la supervisión del estado.

Es un campo de estado clave del objeto de informe de gastos en Brex.

Este atributo representa el importe total reclamado en el informe de gastos. Es una métrica financiera fundamental para comprender los patrones de gasto y el impacto financiero del proceso de gastos.

En el análisis, el importe total puede utilizarse para segmentar los informes de gastos en distintos rangos de valor, como informes de importe alto o bajo, que pueden seguir rutas de aprobación o niveles de revisión diferentes. También es esencial para los informes financieros, el análisis presupuestario y la identificación de tendencias de gasto por departamento o categoría.

Este atributo permite realizar análisis financieros, como identificar informes de gastos de importe elevado que pueden requerir una revisión más exhaustiva o tener tiempos de aprobación más largos.

Es un campo estándar asociado a cada informe de gastos de Brex. Puede encontrarse en el objeto principal del informe de gastos en las respuestas de API o en las exportaciones.

Este atributo es un indicador sencillo de verdadero o falso que se establece cuando el motor automatizado de políticas de Brex detecta una posible infracción, como un gasto que supera el límite de una categoría o la falta de un recibo.

Este indicador es fundamental para el análisis de Cumplimiento y constituye la base del KPI «Tasa de infracciones de políticas». Permite filtrar rápidamente los informes que no cumplen las políticas para comprender su impacto en los tiempos de procesamiento y las tasas de rechazo. Analizar estos informes marcados ayuda a perfeccionar las políticas de la empresa e identificar las áreas en las que los empleados necesitan más orientación.

Apoya directamente la supervisión del Cumplimiento y ayuda a cuantificar el impacto de las infracciones de políticas en la eficiencia del proceso y el retrabajo.

Probablemente es un campo booleano o un indicador de estado dentro de los datos de informes de gastos de Brex, que suele gestionar su motor de políticas.

El atributo Usuario del evento identifica a la persona concreta responsable de una actividad. Puede ser el empleado que envía el informe, el gerente que lo revisa o un miembro del equipo de Finanzas que procesa el reembolso.

Este atributo es esencial para analizar la carga de trabajo y realizar el seguimiento del rendimiento, como se muestra en el Dashboard «Rendimiento y carga de trabajo de los aprobadores». Ayuda a identificar qué aprobadores gestionan más informes, quién tiene los tiempos de aprobación más rápidos y si alguna persona puede estar generando un cuello de botella en el proceso. Esto permite distribuir el trabajo de forma más equilibrada y ofrecer apoyo específico cuando sea necesario.

Identifica a la persona concreta responsable de una acción y permite analizar la carga de trabajo, realizar el seguimiento del rendimiento e identificar cuellos de botella a nivel individual.

Estos datos suelen capturarse en el registro de auditoría o el historial de eventos de un informe de gastos en Brex.

Este atributo booleano calculado identifica las instancias más eficientes del proceso. Se establece en «true» únicamente si un informe de gastos recorre todo el proceso, desde el envío hasta la aprobación final, sin ser rechazado ni devuelto para revisión.

Es la base del KPI «Tasa de aprobación en el primer intento», una medida clave de la calidad y eficiencia del proceso. Una tasa elevada indica que los empleados envían informes de calidad que cumplen las políticas y que el proceso de aprobación es sencillo. Analizar las características de los informes que no obtienen la aprobación en el primer intento ayuda a localizar las fuentes de fricción y errores del proceso.

Mide la calidad de los envíos iniciales y la eficiencia del Workflow principal al identificar los informes que avanzan sin fricciones.

Este atributo se calcula en la plataforma de Process Mining mediante el análisis de la secuencia de actividades de cada caso para comprobar que no haya actividades de rechazo o revisión.

La categoría del gasto es una clasificación que el empleado selecciona para describir la naturaleza del gasto. Se utiliza para la contabilidad, la elaboración de presupuestos y la aplicación de políticas.

En Process Mining, categorizar los gastos permite obtener una visión más detallada del proceso. Puede ayudar a determinar si ciertas categorías, como los viajes internacionales, tienen ciclos de aprobación más largos o tasas de rechazo más elevadas. Este análisis respalda el perfeccionamiento de las políticas y los procesos para tipos de gasto específicos.

Permite analizar el proceso según el tipo de gasto, lo que puede revelar comportamientos o cuellos de botella diferentes para cada tipo.

Es un campo estándar de las partidas de gastos, que tendría que agregarse a nivel del informe de gastos si un informe contiene varias categorías.

Mientras que el indicador de infracción de la política señala que se produjo una infracción, este atributo explica el «porqué». Contiene detalles sobre la regla específica que se incumplió, como «Se superó el límite de comidas de 50 USD» o «Se requiere un recibo para gastos superiores a 25 USD».

Este nivel de detalle es muy valioso para el Dashboard «Análisis de infracciones de políticas y retrabajo». Permite analizar las causas raíz mediante la identificación de los tipos de infracción más frecuentes. Esta información puede impulsar acciones específicas, como aclarar una política concreta, enviar recordatorios a los empleados o ajustar las reglas automatizadas del sistema.

Proporciona la causa raíz de las infracciones de políticas y permite realizar mejoras específicas en las políticas, la formación de usuarios y las configuraciones del sistema.

Esta información estaría disponible en la sección de notas de Cumplimiento o revisión asociada a un gasto marcado en Brex.

Este atributo identifica si una actividad se ejecutó automáticamente mediante el sistema, como una comprobación automatizada de políticas, o si la realizó una persona, como una aprobación manual.

Distinguir entre actividades automatizadas y manuales es fundamental para comprender el nivel de automatización del proceso. Ayuda a evaluar la eficacia de los sistemas basados en reglas e identificar oportunidades para automatizar más tareas. Por ejemplo, puede mostrar cuántos informes se aprueban automáticamente frente a cuántos requieren intervención manual, lo que orienta los esfuerzos para aumentar el procesamiento sin intervención.

Ayuda a medir el nivel de automatización del proceso e identifica qué pasos realizan las personas y cuáles ejecuta el sistema.

Normalmente se obtiene comprobando el usuario asociado a un evento. Los eventos generados por el sistema suelen estar vinculados a un usuario «sistema» o «bot» genérico.

Este atributo booleano se deriva del flujo del proceso. Se establece en «true» para cualquier informe de gastos que incluya la actividad «Informe enviado para revisión» en su historial. Proporciona una forma sencilla de etiquetar y analizar los casos que han requerido retrabajo.

Este indicador se utiliza para calcular el KPI «Tasa de retrabajo de informes de gastos» y alimentar el Dashboard «Análisis de infracciones de políticas y retrabajo». Permite comparar fácilmente los casos que avanzan sin problemas por el proceso con aquellos que se devuelven, y ayuda a cuantificar el tiempo y el coste asociados al retrabajo.

Identifica los informes de gastos que requirieron trabajo y correcciones adicionales, lo que permite analizar las causas y los costes del retrabajo.

Este atributo no se encuentra en el sistema de origen. Se calcula comprobando si la secuencia de actividades de un caso contiene «Informe enviado para revisión» u otras actividades de retrabajo similares.

Mientras que StartTime (EventTime) marca el inicio de una actividad, EndTime marca su finalización. Esto es especialmente relevante para las actividades que tienen una duración, como «Revisión del gerente iniciada» y «Aprobado por el gerente».

Disponer de una hora de inicio y una hora de finalización para una actividad permite calcular con precisión su tiempo de procesamiento y separarlo del tiempo de espera previo. Esto ayuda a medir con exactitud cuánto se tarda en realizar el trabajo, un componente clave del análisis de cuellos de botella.

Permite calcular con precisión los tiempos de procesamiento de las actividades, diferenciándolos de los tiempos de espera, lo que conduce a un análisis más exacto de los cuellos de botella.

EndTime suele ser el StartTime de la siguiente actividad de la secuencia. También puede ser un campo específico de los datos de origen para actividades con una duración definida.

Este atributo distingue entre los gastos cargados a una tarjeta Brex emitida por la empresa y los pagados por adelantado por un empleado que requieren reembolso.

Esta distinción es importante porque el proceso puede variar considerablemente según el método de pago. Las transacciones con tarjeta corporativa pueden seguir un proceso de verificación y conciliación, mientras que los reembolsos siguen un proceso de solicitud y desembolso. Analizar los datos por método de pago ayuda a aislar los problemas propios de cada flujo y optimizarlos de forma independiente.

El flujo del proceso y los pasos necesarios suelen diferir entre los gastos con tarjeta corporativa y los reembolsos de gastos pagados por adelantado, por lo que este es un atributo clave para analizar las variantes.

Esta información forma parte de los datos de transacciones de Brex.

El atributo Moneda especifica la unidad del Importe total, como USD, EUR o GBP. Es fundamental para realizar análisis financieros precisos, especialmente en organizaciones multinacionales que trabajan con varias monedas.

Este atributo garantiza que los datos financieros se interpreten correctamente. Permite agregar y comparar adecuadamente los importes de gastos, lo que a menudo requiere convertirlos a una moneda común de presentación. Así se evita el error analítico de sumar valores monetarios expresados en distintas monedas.

Garantiza la precisión financiera en entornos con varias monedas y permite agregar y presentar correctamente los valores de los gastos.

Este campo suele estar disponible junto al campo de importe en los datos de informes de gastos de Brex.

Este atributo recoge el motivo de texto libre o predefinido indicado cuando se rechaza un informe de gastos. Se diferencia de un indicador automatizado de políticas y representa una decisión manual del aprobador.

Analizar los motivos de rechazo es clave para comprender las causas de los fallos y el retrabajo del proceso. Ayuda a identificar errores frecuentes en los envíos, políticas poco claras o malentendidos por parte de empleados o gerentes. Esta información puede utilizarse para mejorar los materiales de formación y las preguntas frecuentes y, en última instancia, reducir las tasas de rechazo y retrabajo.

Explica por qué se producen los rechazos manuales y proporciona comentarios directos que pueden utilizarse para mejorar la formación de los usuarios y reducir errores futuros.

Normalmente es un campo de comentarios que los aprobadores pueden completar al seleccionar la acción «Rechazar» en la interfaz de usuario de Brex.

Este atributo especifica el nombre del empleado en cuyo nombre se presentó el informe de gastos. Mientras que Usuario del evento identifica quién realizó una acción, Nombre del empleado identifica al titular del caso del informe de gastos.

En el análisis, permite realizar el seguimiento de los gastos por empleado. Puede ayudar a identificar a las personas que envían con frecuencia informes que infringen las políticas o cuyos informes se rechazan habitualmente, lo que indica la necesidad de ofrecer formación adicional. También ayuda a comprender los patrones de gasto de distintos empleados o roles dentro de la organización.

Identifica al responsable del informe de gastos y permite analizar la calidad del envío y el Cumplimiento a nivel individual.

Es un dato fundamental de todos los informes de gastos y está vinculado al perfil de usuario del creador en Brex.

Este atributo indica el país de la oficina principal o el centro de costes del empleado. Para las empresas globales, es una dimensión esencial para realizar análisis comparativos.

Analizar el proceso por país puede poner de manifiesto diferencias regionales en el rendimiento del proceso, las tasas de Cumplimiento o los patrones de gasto. Por ejemplo, los tiempos de aprobación pueden ser más largos en un país debido a la normativa local o a estructuras de gestión diferentes. Esta información es valiosa para estandarizar los procesos a escala global y, al mismo tiempo, adaptarlos a las necesidades locales.

Permite analizar el rendimiento del proceso y el Cumplimiento en distintas regiones geográficas, algo fundamental para las organizaciones multinacionales.

Se obtiene de la información del perfil del empleado en Brex, que normalmente se sincroniza desde un sistema central de recursos humanos.

Este atributo booleano calculado mide el cumplimiento de una buena práctica habitual del proceso: adjuntar todos los recibos necesarios antes de enviar un informe de gastos para su revisión. Se establece en «true» si la actividad «Recibos adjuntos» ocurre antes que la actividad «Informe de gastos enviado» en un caso determinado.

Este indicador respalda directamente el Dashboard «Cumplimiento e impacto de los recibos» y el KPI «Cumplimiento de la adjunción de recibos». Analizar este atributo ayuda a cuantificar la frecuencia de los recibos tardíos o ausentes y a relacionar este comportamiento con resultados del proceso, como retrasos, rechazos y retrabajo.

Mide el Cumplimiento de las políticas de envío de recibos y ayuda a identificar una causa raíz frecuente de retrasos y rechazos del proceso.

Se calcula en la herramienta de Process Mining comparando las marcas de tiempo de las actividades «Recibos adjuntos» e «Informe de gastos enviado» dentro de cada caso.

Este atributo identifica el origen de los datos del proceso, que en este contexto es «Brex». Es importante para la gobernanza y la trazabilidad de los datos, especialmente en entornos donde pueden combinarse datos de varios sistemas para obtener una visión integral del proceso.

En el análisis, ayuda a filtrar y segmentar los datos cuando intervienen varios sistemas de origen, lo que garantiza que las métricas y los mapas de procesos se interpreten correctamente según su procedencia. En una vista de un único sistema, sirve como validación constante del origen de los datos.

Proporciona un contexto esencial sobre el origen de los datos, garantiza la trazabilidad y permite filtrarlos correctamente en entornos con varios sistemas.

Es un valor estático, «Brex», que normalmente se añade durante la fase de extracción y transformación de datos.

Este atributo indica la actualidad de los datos que se analizan. Registra la fecha y hora de la última extracción correcta de datos de Brex.

Conocer cuándo se actualizaron los datos por última vez es fundamental para comprender la vigencia de las conclusiones. Permite determinar si los Dashboards reflejan el estado más reciente de las operaciones o si se basan en datos antiguos, y ayuda a gestionar las expectativas sobre la precisión del análisis en tiempo real.

Informa a los usuarios sobre la actualidad de los datos, un aspecto fundamental para tomar decisiones operativas precisas y basadas en información reciente.

Esta marca de tiempo la genera la herramienta o el proceso de extracción de datos al finalizar una descarga correcta de datos desde Brex.