Su Template de datos para la gestión de gastos

La hora del evento proporciona la fecha y hora exactas de cada actividad del proceso. Esta información temporal es fundamental para Process Mining, ya que establece el orden cronológico de los eventos.

La marca de tiempo se utiliza para calcular los tiempos de ciclo entre actividades, identificar tiempos de espera y demoras, y analizar el rendimiento del proceso en distintos periodos. Permite calcular métricas clave como «Tiempo promedio de revisión del gerente» y «Demora en la ejecución del reembolso», y facilita el análisis de cuellos de botella y el seguimiento del rendimiento.

La marca de tiempo es esencial para calcular todas las métricas basadas en el tiempo, como los tiempos de ciclo y de espera, que son fundamentales para identificar demoras.

Cada registro de evento o transacción de Brex debe incluir una marca de tiempo. Puede encontrarla en las respuestas de la API o en las exportaciones de datos de los informes de gastos.

El ID del informe de gastos es la base del proceso de gestión de gastos. Agrupa en un único caso todas las actividades relacionadas, desde la creación y el envío hasta la aprobación y el reembolso.

En Process Mining, este ID permite analizar de principio a fin el recorrido de cada informe de gastos. Se utiliza para reconstruir la ruta exacta que siguió el informe, medir el tiempo de ciclo total, identificar ciclos de retrabajo cuando se devuelven informes para su revisión y analizar las variantes del proceso para entender los flujos habituales y excepcionales.

Este ID es esencial para hacer un seguimiento del ciclo de vida completo de un informe de gastos y analizar los tiempos de ciclo, los cuellos de botella y las desviaciones del proceso.

Es un identificador principal del módulo de gestión de gastos de Brex y suele estar disponible en todas las exportaciones de datos y los endpoints de la API relacionados con los informes de gastos.

El nombre de la actividad describe un paso del proceso, como «Informe de gastos enviado», «Aprobado por el gerente» o «Reembolso ejecutado». Estos eventos forman la secuencia de acciones que constituye el flujo del proceso.

El análisis de estas actividades permite visualizar el mapa del proceso, identificar cuellos de botella entre los pasos y calcular la frecuencia de distintos resultados, como las aprobaciones o los rechazos. Es la base para entender qué ocurre durante el proceso de gestión de gastos.

Este Atributo es fundamental para crear el mapa del proceso y entender la secuencia de eventos por la que pasa cada informe de gastos.

Esta información se obtiene de los registros de eventos o de los estados de las transacciones en el sistema Brex. Puede ser necesario asignar nombres fáciles de entender a los códigos de estado o tipos de evento.

Este Atributo identifica el departamento de la empresa, como Ventas, Ingeniería o Marketing, al que pertenece el empleado que envió el informe. Es una dimensión organizativa clave para el análisis.

Analizar los datos por departamento ayuda a identificar variaciones del proceso, cuellos de botella o problemas de cumplimiento específicos de ciertas áreas de la organización. Por ejemplo, permite detectar si un departamento tiene una tasa de rechazo mucho más alta o tiempos de aprobación más largos que los demás, lo que puede indicar la necesidad de ofrecer formación específica o ajustar el proceso. También es fundamental para hacer seguimiento de los presupuestos departamentales y asignar costes.

Permite filtrar y comparar el rendimiento del proceso entre distintas unidades de negocio, y ayuda a identificar problemas o tendencias específicos de cada departamento.

Esta información suele obtenerse del perfil del empleado en Brex, que a menudo se sincroniza con un sistema de información de recursos humanos.

El estado del informe muestra en qué punto del proceso se encuentra, por ejemplo, «Pendiente de aprobación del gerente», «Aprobado», «Pagado» o «Rechazado».

Este Atributo es fundamental para el seguimiento operativo, en particular para el Dashboard «Monitor del estado de los informes de gastos abiertos». Permite a los gerentes y al equipo de Finanzas consultar rápidamente la carga de trabajo actual, identificar informes atascados en un estado y priorizar las acciones. Analizar el tiempo que cada informe permanece en cada estado ayuda a detectar demoras e ineficiencias del proceso.

Muestra el estado actual de un informe de gastos dentro del flujo de trabajo, algo esencial para los Dashboards operativos y el seguimiento de estados.

Es un campo de estado clave del objeto de informe de gastos de Brex.

Este Atributo representa el importe total reclamado en el informe de gastos. Es una métrica financiera clave para entender los patrones de gasto y el impacto financiero del proceso de gestión de gastos.

En el análisis, el importe total permite agrupar los informes de gastos por rangos de valor, por ejemplo, informes de importe alto o bajo, que pueden seguir distintas rutas de aprobación o requerir distintos niveles de revisión. También es esencial para los informes financieros, el análisis presupuestario y la identificación de tendencias de gasto por departamento o categoría.

Este Atributo permite realizar análisis financieros, como identificar informes de gastos de importe elevado que podrían requerir una revisión más exhaustiva o tardar más en aprobarse.

Es un campo estándar de todos los informes de gastos de Brex. Puede encontrarlo en el objeto principal del informe de gastos, en las respuestas de la API o en las exportaciones.

Este Atributo es un indicador sencillo, verdadero o falso, que se activa cuando el motor automatizado de políticas de Brex detecta un posible incumplimiento, como un gasto que supera el límite de una categoría o la falta de un recibo.

Este indicador es fundamental para el análisis del cumplimiento y constituye la base del KPI «Tasa de incumplimiento de políticas». Permite filtrar rápidamente los informes que no cumplen las políticas y entender cómo afectan a los tiempos de procesamiento y las tasas de rechazo. Analizar estos informes ayuda a perfeccionar las políticas de la empresa y a identificar en qué aspectos los empleados necesitan más orientación.

Contribuye directamente al seguimiento del cumplimiento y ayuda a cuantificar el impacto de las infracciones de las políticas en la eficiencia del proceso y el retrabajo.

Probablemente sea un campo booleano o un indicador de estado dentro de los datos de informes de gastos de Brex, que suele gestionar su motor de políticas.

El Atributo «Usuario del evento» identifica a la persona responsable de una actividad. Puede ser el empleado que envía el informe, el gerente que lo revisa o un miembro del equipo de Finanzas que procesa el reembolso.

Este Atributo es esencial para analizar la carga de trabajo y hacer seguimiento del rendimiento, como en el Dashboard «Rendimiento y carga de trabajo de quienes aprueban». Permite identificar quién gestiona más informes, quién los aprueba más rápido y si alguna persona se convierte en un cuello de botella. Así se puede distribuir el trabajo de forma más equilibrada y ofrecer apoyo específico cuando se necesita.

Identifica a la persona responsable de una acción específica y permite analizar la carga de trabajo, hacer seguimiento del rendimiento e identificar cuellos de botella a nivel individual.

Estos datos suelen registrarse en el historial de eventos o el registro de auditoría de un informe de gastos en Brex.

Este atributo booleano calculado identifica las instancias más eficientes del proceso. Solo se establece en «true» si el informe de gastos recorre todo el proceso, desde su envío hasta la aprobación final, sin que se rechace ni se devuelva para revisión.

Este atributo sirve de base para el KPI de tasa de aprobación a la primera, una medida clave de la calidad y la eficiencia del proceso. Una tasa alta indica que el personal presenta informes de calidad que cumplen las políticas y que el proceso de aprobación es claro. Analizar las características de los informes que no se aprueban a la primera ayuda a localizar los puntos de fricción y los errores del proceso.

Mide la calidad de las solicitudes iniciales y la eficiencia del flujo de trabajo principal al identificar los informes que avanzan sin contratiempos.

Este atributo se calcula en la plataforma de Process Mining. Para cada caso, se analiza la secuencia de actividades y se comprueba que no haya actividades de rechazo o revisión.

La categoría de gasto es una clasificación que el personal selecciona para describir la naturaleza del gasto. Se utiliza para la contabilidad, la elaboración de presupuestos y la aplicación de políticas.

En Process Mining, clasificar los gastos permite analizar el proceso con más detalle. Por ejemplo, ayuda a determinar si algunas categorías, como los viajes internacionales, tienen ciclos de aprobación más largos o más rechazos. Este análisis permite ajustar las políticas y los procesos para tipos de gasto específicos.

Permite analizar el proceso según el tipo de gasto y detectar diferencias en el comportamiento o cuellos de botella entre distintas categorías.

Es un campo estándar de las partidas de gastos. Si un informe incluye varias categorías, habría que agruparlas en el nivel del informe.

Mientras que el indicador de infracción de la política señala que se produjo una infracción, este atributo explica el motivo. Incluye detalles sobre la regla concreta que se incumplió, como «Se superó el límite de 50 $ para comidas» o «Se requiere un recibo para gastos superiores a 25 $».

Este nivel de detalle es muy valioso para el Dashboard de análisis de infracciones de políticas y retrabajo. Permite analizar las causas raíz e identificar los tipos de infracción más frecuentes. Esta información puede orientar medidas específicas, como aclarar una política concreta, enviar recordatorios al personal o ajustar las reglas automatizadas del sistema.

Permite identificar la causa raíz de las infracciones de las políticas y aplicar mejoras específicas en las políticas, la formación de usuarios y la configuración del sistema.

Esta información estaría disponible en la sección de notas de cumplimiento o revisión asociada a un gasto marcado en Brex.

Este atributo indica si el sistema ejecutó una actividad automáticamente, como una comprobación automatizada de políticas, o si la realizó una persona, como una aprobación manual.

Distinguir las actividades automatizadas de las manuales es fundamental para comprender el grado de automatización del proceso. Ayuda a evaluar la eficacia de los sistemas basados en reglas y a detectar oportunidades para automatizar más tareas. Por ejemplo, permite saber cuántos informes se aprueban automáticamente y cuántos requieren intervención manual, lo que orienta las iniciativas para procesarlos sin intervención humana.

Ayuda a medir el grado de automatización del proceso e identifica qué pasos realizan las personas y cuáles, el sistema.

Suele determinarse comprobando el usuario asociado a un evento. Los eventos generados por el sistema suelen estar vinculados a un usuario genérico llamado «system» o «bot».

Este atributo booleano se obtiene del flujo del proceso. Se establece en «true» para cualquier informe de gastos cuyo historial incluya la actividad «Informe devuelto para revisión». Así se pueden identificar y analizar fácilmente los casos que han requerido retrabajo.

Este indicador se utiliza para calcular el KPI de tasa de retrabajo de informes de gastos y alimentar el Dashboard de análisis de infracciones de políticas y retrabajo. Permite comparar fácilmente los casos que avanzan sin problemas con los que se devuelven, y cuantificar el tiempo y el coste asociados al retrabajo.

Identifica los informes de gastos que requirieron trabajo adicional y correcciones, lo que permite analizar las causas y los costes del retrabajo.

Este atributo no está en el sistema de origen. Se calcula comprobando si la secuencia de actividades de un caso incluye «Informe devuelto para revisión» u otras actividades similares de retrabajo.

Mientras que StartTime (EventTime) marca el inicio de una actividad, EndTime indica cuándo termina. Es especialmente relevante para actividades con duración, como «Inicio de la revisión del gerente» y «Aprobación del gerente».

Contar con la hora de inicio y de finalización de una actividad permite calcular con precisión su tiempo de procesamiento y distinguirlo del tiempo de espera previo. Así se mide con exactitud cuánto tarda el trabajo en sí, un dato clave para el análisis de Bottleneck.

Permite calcular con precisión el tiempo de procesamiento de las actividades, separado del tiempo de espera, y realizar un análisis de Bottleneck más exacto.

EndTime suele coincidir con el StartTime de la siguiente actividad de la secuencia. También puede ser un campo específico de los datos de origen para las actividades con una duración definida.

Este atributo distingue los gastos pagados con una tarjeta Brex emitida por la empresa de los que el personal pagó de su bolsillo y requieren reembolso.

La distinción es importante porque el proceso puede variar considerablemente según el método de pago. Las transacciones con tarjeta corporativa pueden seguir un proceso de verificación y conciliación, mientras que los reembolsos siguen un proceso de solicitud y pago. Analizar los datos por método de pago ayuda a aislar los problemas propios de cada flujo y optimizarlos por separado.

El flujo del proceso y los pasos necesarios suelen ser distintos para los gastos con tarjeta corporativa y los reembolsos de gastos pagados de bolsillo. Por eso, este atributo es clave para analizar las variantes.

Esta información forma parte de los datos de transacciones de Brex.

El Atributo «Moneda» especifica la unidad del importe total, como USD, EUR o GBP. Es fundamental para realizar análisis financieros precisos, sobre todo en organizaciones multinacionales que trabajan con varias monedas.

Este Atributo garantiza que los datos financieros se interpreten correctamente. Permite agregar y comparar los importes de gastos de forma adecuada, lo que a menudo requiere convertirlos a una moneda común para los informes. Así se evita el error analítico de sumar importes expresados en monedas distintas.

Garantiza la precisión financiera en entornos con varias monedas y permite agregar e informar correctamente los importes de gastos.

Este campo suele estar disponible junto al campo del importe en los datos de informes de gastos de Brex.

Este atributo recoge el motivo, escrito libremente o seleccionado de una lista, por el que se rechaza un informe de gastos. A diferencia de un indicador automático de incumplimiento de políticas, refleja una decisión manual de quien aprueba.

Analizar los motivos de rechazo es fundamental para comprender las causas de los fallos del proceso y del retrabajo. Ayuda a detectar errores frecuentes en las solicitudes, políticas poco claras o malentendidos por parte del personal o de quienes gestionan las solicitudes. Esta información puede servir para mejorar los materiales de formación y las preguntas frecuentes, y así reducir los rechazos y el retrabajo.

Explica por qué se producen los rechazos manuales y aporta retroalimentación directa para mejorar la formación de usuarios y reducir errores futuros.

Suele ser un campo de comentarios que quienes aprueban pueden completar al seleccionar la acción «Rechazar» en la interfaz de Brex.

Este Atributo indica el nombre del empleado en cuyo nombre se presentó el informe de gastos. Mientras que «Usuario del evento» identifica quién realizó una acción, «Nombre del empleado» identifica a la persona a la que corresponde el caso del informe de gastos.

El análisis permite hacer un seguimiento de los gastos de cada empleado. Puede ayudar a identificar a quienes envían con frecuencia informes que incumplen las políticas o cuyos informes se rechazan habitualmente, lo que podría indicar la necesidad de ofrecerles formación adicional. También permite entender los patrones de gasto de distintos empleados o puestos de la organización.

Identifica a la persona titular del informe de gastos y permite analizar la calidad de los envíos y el cumplimiento de cada empleado.

Es un dato fundamental de todos los informes de gastos y está vinculado al perfil de usuario de Brex de quien creó el informe.

Este atributo indica el país de la oficina principal o del centro de costes de la persona empleada. Para las empresas internacionales, es una dimensión esencial para realizar comparativas.

Analizar el proceso por país puede revelar diferencias regionales en el rendimiento, el cumplimiento o los hábitos de gasto. Por ejemplo, los tiempos de aprobación podrían ser más largos en un país debido a la normativa local o a distintas estructuras de gestión. Esta información ayuda a estandarizar los procesos a escala global sin dejar de atender las necesidades locales.

Permite analizar el rendimiento y el cumplimiento de los procesos en distintas regiones geográficas, algo fundamental para las organizaciones multinacionales.

Se obtiene del perfil de la persona empleada en Brex, que suele sincronizarse desde un sistema central de recursos humanos.

Este atributo booleano calculado mide el cumplimiento de una práctica recomendada habitual: adjuntar todos los recibos necesarios antes de enviar un informe de gastos para su revisión. Se establece en «true» si, en un caso determinado, la actividad «Recibos adjuntos» ocurre antes que «Informe de gastos enviado».

Este indicador contribuye directamente al Dashboard de cumplimiento e impacto de los recibos y al KPI de cumplimiento en la presentación de recibos. Su análisis permite cuantificar la frecuencia con que faltan recibos o se adjuntan tarde, y relacionar este comportamiento con resultados del proceso como retrasos, rechazos y retrabajo.

Mide el cumplimiento de las políticas de presentación de recibos y ayuda a identificar una causa frecuente de retrasos y rechazos en el proceso.

Se calcula en la herramienta de Process Mining comparando las marcas de tiempo de las actividades «Recibos adjuntos» e «Informe de gastos enviado» en cada caso.

Este Atributo identifica el origen de los datos del proceso, que en este caso es «Brex». Es importante para la gobernanza de datos y la trazabilidad, sobre todo cuando se combinan datos de varios sistemas para obtener una visión integral del proceso.

En el análisis, permite filtrar y segmentar los datos cuando intervienen varios sistemas de origen, y garantiza que las métricas y los mapas de procesos se interpreten correctamente según su procedencia. Si se analiza un solo sistema, sirve para validar de forma constante el origen de los datos.

Aporta contexto esencial sobre el origen de los datos, garantiza su trazabilidad y permite filtrarlos correctamente en entornos con varios sistemas.

Es un valor estático, «Brex», que suele añadirse durante la fase de extracción y transformación de los datos.

Este Atributo indica la actualidad de los datos analizados. Registra la fecha y hora de la última extracción correcta de datos de Brex.

Conocer cuándo se actualizaron los datos por última vez es fundamental para entender si la información refleja el estado más reciente de las operaciones o si se basa en datos anteriores. Esto permite valorar la actualidad del análisis y ajustar las expectativas sobre su precisión en tiempo real.

Informa sobre la actualidad de los datos, un aspecto clave para tomar decisiones operativas precisas y basadas en información reciente.

La herramienta o el proceso de extracción de datos genera esta marca de tiempo al finalizar correctamente la extracción de datos de Brex.