Su Template de datos de procesamiento de nómina
Su Template de datos de procesamiento de nómina
- Atributos de datos estandarizados para analizar la nómina
- Hitos esenciales del proceso que conviene seguir en UKG Pro
- Instrucciones técnicas para extraer datos e integrar sistemas
Atributos del procesamiento de nómina
| Nombre | Descripción | ||
|---|---|---|---|
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Actividad
ActivityName
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Evento o paso específico que se realiza en el proceso de nómina. | ||
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Descripción
Este atributo recoge el nombre del paso que tiene lugar en el flujo de trabajo de nómina, como Envío de hoja de horas, Cálculo del salario bruto o Ejecución del pago. Define el flujo del mapa de procesos. Estos valores suelen extraerse de registros de auditoría, tablas de cambios de estado del sistema o actualizaciones transaccionales con marca de tiempo en el entorno de UKG Pro. Durante la transformación de datos se aplican convenciones de nomenclatura coherentes para facilitar la lectura del grafo del proceso.
Por qué es importante
Este es el atributo Actividad obligatorio que define los nodos del mapa de procesos.
Dónde obtenerlo
Registros de auditoría del sistema, historial del flujo de trabajo o columnas de marca de tiempo de las transacciones
Ejemplos
Hoja de horas enviadaSalario bruto calculadoPago ejecutado
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Fecha de la última actualización
LastUpdateDate
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Marca de tiempo de la modificación más reciente de la fila de datos. | ||
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Descripción
Este atributo indica cuándo se modificó por última vez el registro en la base de datos. Aunque es similar a la marca de tiempo del evento, se utiliza específicamente para las cargas incrementales de datos y las comprobaciones de integridad de los datos. Garantiza que el modelo de Process Mining refleje el estado más reciente del registro de nómina e incluya los ajustes tardíos o las correcciones retroactivas que haya realizado el personal especialista en nómina.
Por qué es importante
Atributo obligatorio para actualizar los datos de forma incremental.
Dónde obtenerlo
Columnas de metadatos del sistema, como LastModifiedDate
Ejemplos
2023-10-05T17:00:00Z2023-10-06T09:00:00Z
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Marca de tiempo
EventTimestamp
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Fecha y hora en que tuvo lugar la actividad. | ||
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Descripción
Este atributo registra el momento exacto en que se realizó una actividad. Es esencial para ordenar correctamente los eventos y calcular la duración entre pasos. Se prefieren marcas de tiempo de alta precisión para distinguir los pasos automatizados que ocurren con muy poca diferencia de tiempo. En el contexto de la nómina, este atributo permite analizar en el Dashboard la distribución del tiempo de ciclo y el cumplimiento de los SLA. Sin marcas de tiempo precisas, es imposible medir la velocidad de los cálculos de bruto a neto o el retraso en las aprobaciones de las hojas de horas.
Por qué es importante
Este es el atributo StartTime obligatorio para ordenar los eventos.
Dónde obtenerlo
Columnas de fecha y hora asociadas a cambios en el estado de las transacciones
Ejemplos
2023-10-01T09:15:00Z2023-10-01T14:30:45Z2023-10-03T08:00:00Z
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Registro de nómina
PayrollRecordId
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Identificador único que representa a una persona empleada durante un período de pago específico. | ||
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Descripción
El registro de nómina funciona como identificador central del caso para el análisis de Process Mining. Se construye conceptualmente combinando el ID de la persona empleada y la fecha de fin del período de pago (o la instancia del grupo de pago). Así, cada ciclo de nómina de una persona se trata como un caso distinto, lo que permite analizar procesos recurrentes a lo largo del tiempo. En UKG Pro, suele ser una clave compuesta derivada de la tabla Payroll Header o de registros transaccionales similares. Al agrupar los datos por este ID, los analistas pueden reconstruir el recorrido completo, desde el envío de la hoja de horas hasta el pago final y la presentación de impuestos.
Por qué es importante
Este es el ID del caso obligatorio que agrupa todas las actividades de nómina para formar una instancia del proceso.
Dónde obtenerlo
Derivado de las tablas Payroll Header o Employee Pay History de UKG Pro
Ejemplos
EMP001-20231015EMP492-20231031EMP883-20231115
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Sistema de origen
SourceSystem
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Sistema de registro de los datos. | ||
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Descripción
Este atributo identifica el origen del registro de datos. En este contexto, el valor se establece de forma estática en UKG Pro (o en el nombre de la instancia específica si hay varias). Es fundamental para el análisis de procesos en varios sistemas, cuando los datos de nómina pueden combinarse con datos del libro mayor de un ERP. Permite a los analistas filtrar las vistas para mostrar solo los pasos que se originan en la plataforma de nómina, en lugar de los que pueden proceder de sistemas externos de control horario.
Por qué es importante
Atributo obligatorio para el linaje de datos y el análisis de varios sistemas.
Dónde obtenerlo
Valor estático o tabla de configuración del sistema
Ejemplos
UKG ProUltiPro LegacySistema de gestión del tiempo
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Centro de costes
CostCenter
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Código del centro de costes para la asignación financiera. | ||
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Descripción
El atributo Centro de costes define dónde se asigna el gasto de nómina en el libro mayor. Aunque es similar al departamento, suele ofrecer una perspectiva financiera más detallada. Este atributo se utiliza en el Dashboard de rendimiento de aprobación del control horario para identificar si algunos centros de costes tienen jerarquías de aprobación más lentas. También ayuda a comprobar que los gastos de nómina se asignen a las partidas financieras correctas durante la fase de cálculo de bruto a neto.
Por qué es importante
Facilita el análisis financiero e identifica cuellos de botella por unidad presupuestaria.
Dónde obtenerlo
Tablas Employee Job o Allocation
Ejemplos
CC-5001CC-9002Overhead-Corp
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Departamento
DepartmentCode
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Código del departamento asociado a la persona empleada. | ||
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Descripción
Este atributo vincula el registro de nómina con una unidad organizativa específica. Es esencial para el Dashboard de excepciones de auditoría y tendencias de corrección, que permite a la organización identificar qué departamentos generan errores de forma recurrente o requieren intervención manual. Al segmentar los datos por departamento, los analistas pueden determinar si ciertos responsables necesitan formación sobre los procesos de aprobación de hojas de horas o si algunas unidades de negocio tienen reglas salariales complejas que retrasan los cálculos.
Por qué es importante
Es fundamental para segmentar la organización y analizar las causas raíz.
Dónde obtenerlo
Tablas Employee Master o Job History
Ejemplos
DEPT-100FINANCE-01OPS-WEST
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Es fuera de ciclo
IsOffCycle
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Indicador de si el proceso de nómina se realiza fuera del calendario habitual. | ||
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Descripción
Este atributo booleano indica si el registro de nómina pertenece a un proceso fuera de ciclo. Se utiliza para calcular el KPI de volumen de nóminas fuera de ciclo. Los procesos fuera de ciclo suelen ser más costosos y requieren más trabajo manual. Al filtrar el Dashboard de análisis de rutas de variantes del proceso por este indicador, se muestran las rutas no estándar que se siguen para corregir errores o emitir pagos puntuales.
Por qué es importante
Filtro clave para analizar desviaciones del proceso y retrabajos.
Dónde obtenerlo
Lógica de Payroll Header 'Check Date' frente a 'Period End Date'
Ejemplos
truefalse
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Especialista en nómina
PayrollSpecialist
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ID de usuario o nombre de la persona que procesa el registro. | ||
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Descripción
Este atributo identifica a la persona administradora o especialista en nómina responsable de aprobar el registro, corregir los datos o ejecutar el proceso de pago. Se asigna al atributo Genérico User. Estos datos son fundamentales para el Dashboard de carga de trabajo y rendimiento del personal especialista. Permiten a la dirección visualizar cómo se distribuye el trabajo en el equipo e identificar si algunas personas tienen una carga excesiva o generan cuellos de botella durante la fase de aprobación.
Por qué es importante
Permite analizar los recursos y obtener información para equilibrar la carga de trabajo.
Dónde obtenerlo
Registros de auditoría o columnas 'ModifiedBy' en las tablas de transacciones
Ejemplos
jsmithmdoesystem_admin
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Fecha de fin del período de pago
PayPeriodEndDate
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Último día del período de pago que se está procesando. | ||
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Descripción
Este atributo indica la fecha de cierre del ciclo de pago. Es una referencia clave para determinar si los envíos se realizan tarde. Se utiliza junto con StartTime de la actividad 'Time Sheet Submitted' para calcular los retrasos y es un criterio de agrupación clave en el Dashboard de distribución del tiempo de ciclo de nómina.
Por qué es importante
Referencia temporal del ciclo de nómina.
Dónde obtenerlo
Payroll Header o configuración del período de pago
Ejemplos
2023-09-302023-10-15
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Fecha límite del SLA
SlaProcessingDeadline
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Fecha y hora límite para completar la ejecución del pago. | ||
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Descripción
Este atributo define la fecha límite interna o externa para completar el proceso de nómina y garantizar que las transferencias bancarias se realicen a tiempo. Es el atributo principal del Dashboard de cumplimiento de los SLA y seguimiento de fechas límite. Comparar la marca de tiempo real de la ejecución del pago con esta fecha límite permite calcular el porcentaje de pagos puntuales y priorizar los registros en riesgo.
Por qué es importante
Referencia para calcular el cumplimiento de los SLA.
Dónde obtenerlo
Calendario de pagos o cálculo a partir de la fecha de pago menos los días de procesamiento bancario
Ejemplos
2023-10-13T16:00:00Z2023-10-28T16:00:00Z
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Grupo de pago
PayGroup
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Agrupación lógica de personas empleadas para procesar la nómina. | ||
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Descripción
El grupo de pago es una configuración fundamental de UKG Pro que determina la frecuencia (semanal o quincenal) y las reglas de procesamiento aplicables a un conjunto de personas empleadas. Funciona como identificador principal del lote. Este atributo es clave para el Dashboard de distribución del tiempo de ciclo de nómina. Permite comparar el rendimiento del procesamiento entre distintos grupos, como la nómina ejecutiva y la del personal por horas de planta, e identificar si ciertas configuraciones provocan retrasos sistemáticos.
Por qué es importante
Dimensión principal para agrupar y comparar el rendimiento de la nómina.
Dónde obtenerlo
Tabla Payroll Header o Pay Group Configuration
Ejemplos
US-BiWeeklyCA-WeeklyExec-Monthly
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Importe del salario bruto
GrossPayAmount
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Importe total calculado antes de las deducciones y los impuestos. | ||
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Descripción
Este atributo representa el importe monetario del salario bruto calculado para el registro. Se asigna a ActivityAmount para permitir el análisis de procesos basado en costes. Analizar el importe del salario bruto ayuda en el Dashboard de velocidad del cálculo de bruto a neto. Aunque el Dashboard mide principalmente el tiempo, relacionarlo con la complejidad y el importe del pago puede revelar si los cálculos de comisiones de alto valor o complejos originan problemas de rendimiento.
Por qué es importante
Permite analizar los flujos de valor y detectar valores atípicos.
Dónde obtenerlo
Tablas Payroll Result o Pay Register
Ejemplos
2500.0010500.50480.00
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Jurisdicción fiscal
TaxJurisdiction
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Estado o localidad principal para la presentación de impuestos. | ||
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Descripción
Este atributo identifica la jurisdicción fiscal principal asociada al registro de nómina. Es esencial para el Dashboard de plazos de presentación de impuestos en varios estados. Al analizar los flujos del proceso por jurisdicción fiscal, los equipos de cumplimiento pueden detectar si en ciertos estados los trámites tardan sistemáticamente más en completarse o si las personas empleadas en varios estados generan más excepciones de auditoría que quienes trabajan en uno solo.
Por qué es importante
Es fundamental para supervisar el cumplimiento y realizar análisis geográficos.
Dónde obtenerlo
Tablas Tax Location o Employee Tax
Ejemplos
CANYTX
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Se incumplió el SLA
IsSlaBreached
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Indicador de si el pago se ejecutó después de la fecha límite. | ||
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Descripción
Este atributo booleano es una métrica calculada que compara la marca de tiempo de 'Payment Executed' con 'SLA Deadline'. Determina directamente el KPI de cumplimiento de los SLA de nómina. Al tener este valor precalculado, puede filtrar el Dashboard al instante para mostrar solo los casos problemáticos y facilitar el análisis de las causas raíz de los incumplimientos de las fechas límite.
Por qué es importante
Indicador clave para supervisar el cumplimiento.
Dónde obtenerlo
Calculado: PaymentTime > SlaDeadline
Ejemplos
truefalse
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Tiene una excepción de auditoría
HasAuditException
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Indicador de si se generó una excepción de auditoría. | ||
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Descripción
Este atributo booleano indica si la actividad Audit Exception Flagged se produjo alguna vez en este caso. Permite calcular el KPI de precisión de la nómina a la primera. Ayuda a los analistas a separar rápidamente los casos sin incidencias de aquellos que requirieron intervención, lo que simplifica el análisis de las causas de retrabajo en el Dashboard de excepciones de auditoría y tendencias de corrección.
Por qué es importante
Identifica los casos que requieren intervención.
Dónde obtenerlo
Derivado de la existencia de la actividad 'Audit Exception Flagged'
Ejemplos
truefalse
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Categoría de corrección
CorrectionCategory
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Tipo de corrección de datos realizada (por ejemplo, tiempo, tarifa o deducción). | ||
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Descripción
Cuando se produce la actividad Data Correction Performed, este atributo registra el tipo de corrección. Es esencial para el KPI de tasa de correcciones manuales de datos. Saber si las correcciones se relacionan principalmente con el registro de horas o con las deducciones de prestaciones permite a la empresa dirigir las mejoras del proceso a sistemas o equipos específicos.
Por qué es importante
Detalla los motivos del retrabajo.
Dónde obtenerlo
Columna 'Field Changed' del registro de auditoría
Ejemplos
Ajuste del registro de horasPago retroactivoActualización del código fiscal
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Origen de los incentivos
IncentiveSource
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Origen de los datos de incentivos (por ejemplo, SalesForce o importación de Excel). | ||
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Descripción
Este atributo identifica el origen de los datos de incentivos o comisiones importados al registro de nómina. Permite analizar la precisión de la importación de datos de incentivos en el Dashboard. Al relacionar este atributo con el KPI de frecuencia de retrabajo de los datos de incentivos, el equipo puede determinar si ciertos archivos de origen (por ejemplo, el informe de ventas de la región noreste) presentan de forma recurrente errores de formato o problemas de calidad de los datos.
Por qué es importante
Permite rastrear los problemas de calidad hasta los proveedores externos de datos.
Dónde obtenerlo
Nombre del archivo del registro de importación o descripción del ID del lote
Ejemplos
Fuente de datos de comisiones de ventasCarga manual de bonificacionesSistema de compensación ejecutiva
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Tipo de persona empleada
EmployeeType
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Clasificación de la persona empleada (por ejemplo, a tiempo completo, a tiempo parcial o contratista). | ||
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Descripción
Este atributo clasifica a la persona asociada al registro de nómina. Se utiliza en el Dashboard de rendimiento de aprobación del control horario. Los distintos tipos de personas empleadas suelen tener diferentes hábitos de envío de hojas de horas y flujos de aprobación. La segmentación por este atributo ayuda a distinguir los problemas sistemáticos del proceso de los patrones de comportamiento propios de determinados grupos de la plantilla.
Por qué es importante
Permite segmentar el análisis por categoría de personal.
Dónde obtenerlo
Tabla Employee Master
Ejemplos
Tiempo completoTiempo parcialContratista
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Actividades del procesamiento de nómina
| Actividad | Descripción | ||
|---|---|---|---|
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Declaración de impuestos completada
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Envío correcto de los datos fiscales a las jurisdicciones correspondientes, ya sean federales, estatales o locales. Suele ocurrir después del pago. | ||
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Por qué es importante
Es fundamental para el Dashboard 'Plazos de declaración de impuestos en varios estados', que permite garantizar el cumplimiento normativo y evitar sanciones.
Dónde obtenerlo
Obtenga la actualización de estado en la interfaz de declaración de impuestos o en el registro de servicios de pago que indique 'Filed' o 'Accepted'.
Capturar
Se registra cuando se ejecuta la transacción tax_file_transmit
Tipo de evento
explicit
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Pago ejecutado
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Fecha efectiva o transferencia real de los fondos al personal. Marca el cumplimiento de la obligación de remuneración. | ||
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Por qué es importante
Se utiliza para validar el cumplimiento del SLA y garantizar que el personal reciba el pago en la fecha acordada.
Dónde obtenerlo
Use el campo 'Check Date' o 'Advice Date' del registro Pay Header finalizado.
Capturar
Se registra cuando se ejecuta la transacción payment_post
Tipo de evento
explicit
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Registro de nómina aprobado
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Aprobación final del registro individual o del grupo de pago completo. Esta acción bloquea el registro para impedir más cambios y lo pone en cola para generar el pago. | ||
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Por qué es importante
Hito fundamental que separa la fase de trabajo de la fase finalizada. Se utiliza para calcular el tiempo de entrega del archivo de transferencias bancarias.
Dónde obtenerlo
Obtenga el cambio de estado del grupo de pago o del registro Check individual a 'Approved' o 'Locked' en la tabla Pay Period Control.
Capturar
Se registra cuando se ejecuta la transacción approve_pay_group
Tipo de evento
explicit
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Registro de nómina inicializado
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Creación de la partida de pago de una persona dentro de una nueva instancia de grupo de pago. Indica que la persona está activa y forma parte del ciclo de procesamiento actual. | ||
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Por qué es importante
Marca el inicio oficial de la fase de procesamiento de nómina en el sistema central. Es fundamental para distinguir entre el tiempo de registro de horas y el tiempo de procesamiento de la nómina.
Dónde obtenerlo
Identifique la marca de tiempo en que se inserta el registro en la tabla Employee Pay o Check Header para la fecha de pago correspondiente.
Capturar
Se registra cuando se ejecuta la transacción pay_period_create
Tipo de evento
explicit
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Archivo de transferencias bancarias generado
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Generación técnica del archivo NACHA o de depósito directo para enviarlo al banco. Este paso prepara los fondos para su transferencia. | ||
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Por qué es importante
Las demoras en esta etapa pueden hacer que se incumplan directamente los horarios límite bancarios. Esta actividad alimenta el Dashboard 'Velocidad de generación de transferencias bancarias'.
Dónde obtenerlo
Obtenga la marca de tiempo en que finaliza el trabajo de creación del archivo ACH o de depósito directo en el registro de trabajos del sistema.
Capturar
Se registra cuando se ejecuta la transacción create_ach_file
Tipo de evento
explicit
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Corrección de datos realizada
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Modificación manual del registro de nómina, por ejemplo, ajustar las horas o anular un cálculo de impuestos, después del cálculo inicial y antes de la aprobación final. | ||
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Por qué es importante
Es la principal medida del trabajo repetido. Su seguimiento permite calcular el KPI de tasa de corrección manual de datos.
Dónde obtenerlo
Obtenga del registro de auditoría las actualizaciones de las tablas Employee Pay Detail o Deduction cuando el User ID no sea 'System'.
Capturar
Se registra cuando se ejecuta la transacción update_pay_detail
Tipo de evento
explicit
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Datos de incentivos importados
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Incorporación de datos externos de remuneración, como comisiones, bonificaciones o pagos únicos. Se distingue de las horas habituales y suele implicar la carga de archivos por lotes. | ||
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Por qué es importante
Una tasa elevada de fallos o la necesidad de repetir tareas después de esta actividad indican problemas de mapeo de datos o de calidad de los archivos externos, una causa frecuente de demoras en la nómina.
Dónde obtenerlo
Obtenga el dato del registro del sistema o del historial de importaciones por lotes cuando el tipo de archivo corresponda a 'Incentives' o 'Additional Pay'.
Capturar
Se registra cuando se ejecuta la transacción import_batch_data
Tipo de evento
explicit
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Deducciones por beneficios aplicadas
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El sistema aplica al salario bruto las deducciones por beneficios antes y después de impuestos, como las de salud y 401k. Este proceso suele ejecutarse inmediatamente después de determinar el salario bruto. | ||
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Por qué es importante
Los errores en esta etapa suelen requerir correcciones manuales. Aislarla ayuda a determinar si las demoras se deben al motor de beneficios o a problemas de configuración.
Dónde obtenerlo
Se infiere de la marca de tiempo del proceso por lotes de cálculo o de las marcas de creación de la tabla Employee Deduction History.
Capturar
Se obtiene comparando el campo calculation_stage
Tipo de evento
inferred
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Excepción de auditoría detectada
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El sistema o una persona detecta una discrepancia, como un pago negativo, códigos fiscales faltantes o alertas de SLA. El registro pasa así a un estado que requiere atención. | ||
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Por qué es importante
Alimenta directamente el Dashboard 'Tendencias de excepciones y correcciones de auditoría'. Un volumen elevado de excepciones en esta etapa indica problemas de calidad de los datos en etapas anteriores.
Dónde obtenerlo
Identifique los registros del registro de advertencias del sistema o de la tabla de mensajes del periodo de pago asociados a identificadores específicos del personal.
Capturar
Se registra cuando se crea la transacción validation_warning
Tipo de evento
explicit
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Hoja de horas aprobada
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Aprobación de las horas enviadas por parte de la persona responsable, que las valida para el procesamiento del pago. Este paso habilita la importación de los datos al motor de cálculo de nómina. | ||
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Por qué es importante
El análisis de Bottleneck de esta etapa revela las demoras causadas por la revisión de la dirección, que reducen directamente el tiempo disponible para que el personal especializado procese los datos de nómina.
Dónde obtenerlo
Obtenga el dato del historial de gestión del tiempo cuando Status cambie a 'Approved' o 'Signed Off'.
Capturar
Se registra cuando se ejecuta la transacción time_card_approve
Tipo de evento
explicit
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Hoja de horas enviada
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Evento en el que una persona del equipo o responsable envía la tarjeta de horas del periodo de pago. Marca la entrada de los datos de horas trabajadas sin procesar en el flujo de trabajo general de nómina, aunque puede originarse en el módulo de gestión del tiempo antes de pasar al módulo central de nómina. | ||
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Por qué es importante
Establece la primera marca de tiempo del ciclo de nómina de principio a fin. Es fundamental para medir el tiempo transcurrido entre la realización del trabajo y la incorporación de los datos a la nómina.
Dónde obtenerlo
Obtenga el dato del registro de auditoría de gestión del tiempo o de la tabla de historial de tarjetas de horas, cuando el campo Status cambie a 'Submitted'.
Capturar
Se registra cuando se ejecuta la transacción time_card_submit
Tipo de evento
explicit
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Impuestos calculados
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Etapa final del motor de cálculo, en la que se aplica la lógica fiscal de varios estados para determinar el salario neto. Con esto concluye la fase de cálculo automatizado. | ||
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Por qué es importante
Completa la secuencia de salario bruto a neto. Si esta etapa dura mucho, puede haber problemas de rendimiento en el motor fiscal o una configuración compleja para varias jurisdicciones.
Dónde obtenerlo
Se infiere de la 'Hora de finalización' del proceso por lotes de cálculo en el registro de trabajos del sistema o de la marca de tiempo de la tabla Employee Tax.
Capturar
Compare el campo de estado antes y después de la finalización del trabajo de cálculo
Tipo de evento
inferred
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Recibo de nómina publicado
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El recibo de nómina queda disponible para el personal en el portal de autoservicio. Con esto se completa el ciclo de comunicación. | ||
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Por qué es importante
Aunque no es una etapa técnica que bloquee el proceso, publicar tarde el recibo genera llamadas al servicio de asistencia y afecta a la satisfacción del personal.
Dónde obtenerlo
Se infiere del campo 'Check Date' o de la configuración específica 'Self Service Release Date' del grupo de pago.
Capturar
Se obtiene comparando el campo check_date con release_policy
Tipo de evento
inferred
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Resultados de nómina revisados
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Una persona abre el registro de nómina o el informe de revisión para validar los resultados calculados. Esto marca el paso del procesamiento automatizado a la revisión humana. | ||
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Por qué es importante
Indica el inicio de la fase de validación. Un intervalo largo entre el cálculo y la revisión puede indicar falta de disponibilidad de recursos.
Dónde obtenerlo
Obtenga el dato del registro de auditoría cuando una persona acceda al informe 'Payroll Register' o 'Pre-Check'.
Capturar
Se registra cuando se ejecuta la transacción report_view_preview
Tipo de evento
explicit
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Salario bruto calculado
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Ejecución inicial del cálculo en la que el sistema determina los ingresos totales según las horas, las tarifas y los datos de incentivos. Tiene lugar antes de aplicar las deducciones y los impuestos. | ||
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Por qué es importante
Medir el tiempo transcurrido desde aquí hasta 'Taxes Calculated' permite obtener la métrica 'Velocidad del cálculo de salario bruto a neto', necesaria para analizar el rendimiento del sistema.
Dónde obtenerlo
Se infiere de la 'Hora de inicio' del proceso por lotes de cálculo en el registro de trabajos del sistema.
Capturar
Compare el campo de estado antes y después del inicio del trabajo de cálculo
Tipo de evento
inferred
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