Su Template de datos de procesamiento de nóminas
Su Template de datos de procesamiento de nóminas
- Atributos de datos estandarizados para el análisis de nóminas
- Hitos esenciales del proceso que debe supervisar en UKG Pro
- Guía técnica de extracción para la integración de sistemas
Atributos del procesamiento de nóminas
| Nombre | Descripción | ||
|---|---|---|---|
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Actividad
ActivityName
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El evento o paso específico que se ejecuta en el proceso de nómina. | ||
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Descripción
Este atributo registra el nombre del paso que tiene lugar dentro del Workflow de nómina, como Time Sheet Submitted, Gross Pay Calculated o Payment Executed. Define el flujo del mapa de procesos. Normalmente, estos valores se extraen de registros de auditoría, tablas de cambios de estado del sistema o actualizaciones transaccionales con marca de tiempo dentro del entorno de UKG Pro. Durante la transformación de datos se aplican convenciones de nomenclatura coherentes para garantizar la legibilidad del grafo del proceso.
Por qué es importante
Este es el atributo Activity obligatorio que define los nodos del mapa de procesos.
Dónde obtenerlo
Registros de auditoría del sistema, historial del Workflow o columnas de marca de tiempo de las transacciones
Ejemplos
Hoja de horas enviadaPago bruto calculadoPago ejecutado
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Fecha de la última actualización
LastUpdateDate
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La marca de tiempo de la modificación más reciente de la fila de datos. | ||
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Descripción
Este atributo indica cuándo se modificó por última vez el registro en la base de datos. Aunque es similar a la marca de tiempo del evento, se utiliza específicamente para las cargas incrementales de datos y las comprobaciones de integridad. Garantiza que el modelo de Process Mining refleje el estado más actual del registro de nómina y capture los ajustes tardíos o las correcciones retroactivas realizadas por especialistas de nómina.
Por qué es importante
Atributo obligatorio para la actualización incremental de los datos.
Dónde obtenerlo
Columnas de metadatos del sistema, como LastModifiedDate
Ejemplos
2023-10-05T17:00:00Z2023-10-06T09:00:00Z
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Marca de tiempo
EventTimestamp
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La fecha y hora en que tuvo lugar la actividad. | ||
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Descripción
Este atributo registra el momento exacto en que se produjo una actividad. Es esencial para ordenar correctamente los eventos y calcular las duraciones entre pasos. Se prefieren marcas de tiempo de alta precisión para distinguir entre pasos automatizados que ocurren con rapidez y de forma consecutiva. En el contexto de Payroll, este atributo impulsa el análisis del Dashboard de distribución del tiempo de ciclo y del Cumplimiento de SLA. Sin marcas de tiempo precisas, es imposible medir la velocidad de los cálculos de Gross to Net o el retraso en las aprobaciones de Time Sheet.
Por qué es importante
Este es el atributo StartTime obligatorio necesario para ordenar los eventos.
Dónde obtenerlo
Columnas de fecha y hora asociadas a cambios en el estado de las transacciones
Ejemplos
2023-10-01T09:15:00Z2023-10-01T14:30:45Z2023-10-03T08:00:00Z
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Registro de nómina
PayrollRecordId
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Identificador único que representa a una persona empleada concreta dentro de un periodo de pago específico. | ||
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Descripción
El Payroll Record actúa como identificador central del caso para el análisis de Process Mining. Conceptualmente, se construye combinando el Employee ID y el Pay Period End Date, o la instancia de Pay Group. Esto garantiza que cada ciclo de nómina de una persona empleada se trate como un caso independiente y permite analizar procesos recurrentes a lo largo del tiempo. En UKG Pro, normalmente se trata de una clave compuesta derivada de la tabla Payroll Header o de registros transaccionales similares. Agrupar por este identificador permite a quienes analizan los datos reconstruir el recorrido completo, desde el envío de la hoja de horas hasta el pago final y la presentación de declaraciones fiscales.
Por qué es importante
Este es el Case ID obligatorio que agrupa todas las actividades de nómina para formar una instancia del proceso.
Dónde obtenerlo
Derivado de las tablas Payroll Header o Employee Pay History de UKG Pro
Ejemplos
EMP001-20231015EMP492-20231031EMP883-20231115
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Sistema de origen
SourceSystem
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El sistema de registro de los datos. | ||
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Descripción
Este atributo identifica el origen del registro de datos. En este contexto concreto, el valor se establece de forma estática como UKG Pro, o como el nombre de la instancia específica si existen varias. Es fundamental para el Process Mining de varios sistemas, donde los datos de nómina pueden combinarse con datos del libro mayor procedentes de un ERP. Permite filtrar las vistas para mostrar únicamente los pasos originados directamente en la plataforma de nómina, en lugar de aquellos que pueden haberse integrado desde sistemas externos de control horario.
Por qué es importante
Atributo obligatorio para la trazabilidad de los datos y el análisis de varios sistemas.
Dónde obtenerlo
Valor estático o tabla de configuración del sistema
Ejemplos
UKG ProUltiPro LegacySistema de gestión del tiempo
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Centro de costos
CostCenter
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El código del centro de costes para la asignación financiera. | ||
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Descripción
El atributo Cost Center define dónde se asigna el gasto de nómina en el libro mayor. Aunque es similar a Department, suele ofrecer una perspectiva financiera más detallada. Este atributo se utiliza en el Dashboard de rendimiento de la aprobación del control horario para identificar si determinados centros de costes tienen jerarquías de aprobación más lentas. También ayuda a validar que los gastos de nómina se asignen a las categorías financieras correctas durante la fase de cálculo de Gross to Net.
Por qué es importante
Facilita el análisis financiero e identifica cuellos de botella por unidad presupuestaria.
Dónde obtenerlo
Tablas Employee Job o Allocation
Ejemplos
CC-5001CC-9002Gastos generales corporativos
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Departamento
DepartmentCode
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El código de departamento asociado a la persona empleada. | ||
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Descripción
Este atributo vincula el registro de nómina con una unidad organizativa concreta. Es esencial para el Dashboard de excepciones de auditoría y tendencias de corrección, ya que permite identificar qué departamentos generan errores de forma recurrente o requieren intervención manual. Al segmentar los datos por Department, quienes analizan la información pueden determinar si determinados responsables necesitan formación sobre los procesos de aprobación de hojas de horas o si ciertas unidades de negocio tienen reglas salariales complejas que provocan retrasos en los cálculos.
Por qué es importante
Es fundamental para la segmentación organizativa y el análisis de las causas raíz.
Dónde obtenerlo
Tablas Employee Master o Job History
Ejemplos
DEPT-100FINANCE-01OPS-WEST
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Especialista en nóminas
PayrollSpecialist
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El ID o nombre de la persona que procesa el registro. | ||
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Descripción
Este atributo identifica a la persona administradora o especialista de nómina responsable de aprobar el registro, corregir los datos o ejecutar la nómina. Se asigna al atributo Generic User. Estos datos son fundamentales para el Dashboard de carga de trabajo y rendimiento de los especialistas. Permiten a la dirección visualizar cómo se distribuye el trabajo en el equipo e identificar si determinadas personas están sobrecargadas o actúan como cuellos de botella durante la fase de aprobación.
Por qué es importante
Permite analizar los recursos y obtener información para equilibrar la carga de trabajo.
Dónde obtenerlo
Registros de auditoría o columnas «ModifiedBy» en las tablas de transacciones
Ejemplos
jsmithmdoesystem_admin
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Está fuera de ciclo
IsOffCycle
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Indicador que señala si la ejecución de nómina está fuera del calendario estándar. | ||
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Descripción
Este atributo booleano identifica si el registro de nómina pertenece a una ejecución fuera de ciclo. Se utiliza para calcular el KPI de volumen de nóminas fuera de ciclo. Las ejecuciones fuera de ciclo suelen ser más costosas y requerir más trabajo manual. Filtrar el Dashboard de análisis de rutas de variantes del proceso por este indicador permite destacar las rutas no estándar utilizadas para corregir errores o emitir pagos ad hoc.
Por qué es importante
Filtro clave para analizar desviaciones del proceso y retrabajos.
Dónde obtenerlo
Lógica de Payroll Header «Check Date» frente a «Period End Date»
Ejemplos
truefalse
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Fecha de finalización del período de pago
PayPeriodEndDate
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El último día del periodo de pago que se está procesando. | ||
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Descripción
Este atributo marca la fecha de cierre del ciclo de pago. Sirve como referencia fundamental para determinar si los envíos se realizan tarde. Se utiliza junto con StartTime de la actividad «Time Sheet Submitted» para determinar los tiempos de demora y es un agrupador clave del Dashboard de distribución del tiempo de ciclo de nómina.
Por qué es importante
Referencia temporal del ciclo de nómina.
Dónde obtenerlo
Payroll Header o configuración del periodo de tiempo
Ejemplos
2023-09-302023-10-15
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Fecha límite del SLA
SlaProcessingDeadline
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La fecha y hora objetivo para completar la ejecución del pago. | ||
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Descripción
Este atributo define el plazo interno o externo en el que debe completarse el proceso de nómina para garantizar que las transferencias bancarias se realicen a tiempo. Es el atributo principal del Dashboard de Cumplimiento de SLA y supervisión de plazos. Comparar la marca de tiempo real de Payment Executed con este plazo permite calcular las tasas de cumplimiento puntual y ayuda a priorizar los registros en riesgo.
Por qué es importante
Punto de referencia para calcular el cumplimiento del SLA.
Dónde obtenerlo
Pay Calendar o derivado de Pay Date menos los días de procesamiento bancario
Ejemplos
2023-10-13T16:00:00Z2023-10-28T16:00:00Z
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Grupo de pago
PayGroup
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La agrupación lógica de personas empleadas para el procesamiento de nóminas. | ||
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Descripción
Pay Group es una configuración fundamental de UKG Pro que determina la frecuencia, semanal o quincenal, y las reglas de procesamiento de un conjunto de personas empleadas. Actúa como identificador principal del lote. Este atributo es esencial para el Dashboard de distribución del tiempo de ciclo de nómina. Permite comparar el rendimiento del procesamiento entre distintos grupos, como la nómina ejecutiva y el personal de planta por horas, e identificar si determinadas configuraciones provocan retrasos sistémicos.
Por qué es importante
Dimensión principal para agrupar y comparar el rendimiento de la nómina.
Dónde obtenerlo
Tabla Payroll Header o Pay Group Configuration
Ejemplos
US-quincenalCA-semanalEjecutivo-mensual
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Importe bruto del pago
GrossPayAmount
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El total calculado antes de las deducciones y los impuestos. | ||
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Descripción
Este atributo representa el valor monetario del salario bruto calculado para el registro. Se asigna a ActivityAmount para permitir el análisis de procesos basado en costes. El análisis de Gross Pay Amount ayuda en el Dashboard de velocidad del cálculo de Gross To Net. Aunque el Dashboard mide principalmente el tiempo, relacionarlo con la complejidad y el valor del pago puede revelar si los cálculos de comisiones de alto valor o complejos son la causa de los problemas de rendimiento.
Por qué es importante
Permite analizar el flujo de valor y detectar valores atípicos.
Dónde obtenerlo
Tablas Payroll Result o Pay Register
Ejemplos
2500.0010500.50480.00
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Jurisdicción fiscal
TaxJurisdiction
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El estado o localidad principal para la presentación de declaraciones fiscales. | ||
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Descripción
Este atributo identifica la jurisdicción fiscal principal asociada al registro de nómina. Es esencial para el Dashboard de plazos de presentación de impuestos en varios estados. Al analizar los flujos del proceso según Tax Jurisdiction, los equipos de cumplimiento pueden detectar si determinados estados presentan de forma constante plazos de finalización más largos o si las personas empleadas en varios estados generan más excepciones de auditoría que quienes trabajan en un solo estado.
Por qué es importante
Es fundamental para supervisar el cumplimiento y realizar análisis geográficos.
Dónde obtenerlo
Tablas Tax Location o Employee Tax
Ejemplos
CANYTX
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Se ha incumplido el SLA
IsSlaBreached
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Indicador que señala si el pago se ejecutó después del plazo. | ||
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Descripción
Este atributo booleano es una métrica calculada que compara la marca de tiempo de «Payment Executed» con «SLA Deadline». Es el impulsor directo del KPI de tasa de cumplimiento del SLA de nómina. Al precalcularlo, el Dashboard puede filtrarse al instante para mostrar únicamente los casos problemáticos, lo que facilita el análisis de las causas raíz de los incumplimientos de plazos.
Por qué es importante
Impulsor del KPI para supervisar el cumplimiento.
Dónde obtenerlo
Calculado: PaymentTime > SlaDeadline
Ejemplos
truefalse
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Tiene una excepción de auditoría
HasAuditException
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Indicador que señala si se activó una excepción de auditoría. | ||
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Descripción
Este atributo booleano indica si la actividad Audit Exception Flagged se produjo alguna vez en este caso. Es compatible con el KPI de tasa de precisión de la nómina a la primera. Permite separar rápidamente los casos «limpios» de aquellos que requirieron intervención y simplifica el análisis de las causas del retrabajo en el Dashboard de excepciones de auditoría y tendencias de corrección.
Por qué es importante
Identifica los casos que requieren intervención.
Dónde obtenerlo
Derivado de la existencia de la actividad «Audit Exception Flagged»
Ejemplos
truefalse
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Categoría de corrección
CorrectionCategory
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El tipo de corrección de datos realizada, por ejemplo, tiempo, tarifa o deducción. | ||
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Descripción
Cuando se produce una actividad Data Correction Performed, este atributo registra la naturaleza de la corrección. Es fundamental para el KPI de tasa de correcciones manuales de datos. Saber si las correcciones están relacionadas principalmente con «Time Entry» o con «Benefit Deduction» permite a la empresa orientar las mejoras de procesos hacia sistemas o equipos concretos.
Por qué es importante
Ofrece un mayor nivel de detalle sobre los motivos del retrabajo.
Dónde obtenerlo
Columna «Field Changed» del registro de auditoría
Ejemplos
Ajuste de registro horarioPago retroactivoActualización del código fiscal
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Origen del incentivo
IncentiveSource
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Origen de los datos de incentivos, por ejemplo, SalesForce o una importación de Excel. | ||
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Descripción
Este atributo identifica el origen de los datos de incentivos o comisiones importados en el registro de nómina. Es compatible con el Dashboard de precisión de la importación de datos de incentivos. Al relacionar este atributo con el KPI de frecuencia de retrabajo de datos de incentivos, el equipo puede determinar si determinados archivos de origen, como el informe de ventas de la región noreste, presentan de forma recurrente errores de formato o problemas de calidad de datos.
Por qué es importante
Permite rastrear los problemas de calidad hasta los proveedores externos de datos.
Dónde obtenerlo
Nombre de archivo del registro de importación o descripción del ID del lote
Ejemplos
Carga de comisiones de ventasCarga manual de bonificacionesSistema de compensación ejecutiva
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Tipo de empleado
EmployeeType
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La categorización de la persona empleada, por ejemplo, a tiempo completo, a tiempo parcial o contratista. | ||
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Descripción
Este atributo categoriza a la persona asociada al registro de nómina. Se utiliza en el Dashboard de rendimiento de la aprobación del control horario. Los distintos tipos de personas empleadas suelen presentar comportamientos diferentes al enviar hojas de horas y seguir Workflows de aprobación. Segmentar por este atributo ayuda a distinguir entre problemas sistémicos del proceso y patrones de comportamiento propios de determinados segmentos de la plantilla.
Por qué es importante
Segmenta el análisis por categoría de personal.
Dónde obtenerlo
Tabla Employee Master
Ejemplos
Tiempo completoTiempo parcialContratista
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Actividades del procesamiento de nóminas
| Actividad | Descripción | ||
|---|---|---|---|
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Pago ejecutado
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Fecha efectiva o transferencia real de los fondos al empleado. Esto marca el cumplimiento de la obligación de compensación. | ||
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Por qué es importante
Se utiliza para validar 'SLA Compliance' y garantizar que los empleados reciban el pago en la fecha comprometida.
Dónde obtenerlo
Utilice el campo 'Check Date' o 'Advice Date' del registro Pay Header finalizado.
Recopilar
Registrado cuando se ejecuta la transacción payment_post
Tipo de evento
explicit
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Payroll Record aprobado
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Aprobación final del registro individual o de todo el grupo de pago. Esta acción bloquea el registro para impedir nuevos cambios y lo pone en cola para generar el pago. | ||
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Por qué es importante
Hito crítico que separa la fase de trabajo de la fase finalizada. Se utiliza para calcular 'Bank Transfer File Lead Time'.
Dónde obtenerlo
Capture el cambio de estado del grupo de pago o del registro Check individual a 'Approved' o 'Locked' en la tabla Pay Period Control.
Recopilar
Registrado cuando se ejecuta la transacción approve_pay_group
Tipo de evento
explicit
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Payroll Record inicializado
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Creación de la partida de pago específica de un empleado dentro de una nueva instancia de grupo de pago. Esto indica que el empleado está activo y asociado al ciclo de procesamiento actual. | ||
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Por qué es importante
Marca el inicio oficial de la fase de procesamiento de nómina en el sistema central. Es esencial para distinguir entre la duración de la captura del tiempo y la duración real del procesamiento de nómina.
Dónde obtenerlo
Identifique la marca de tiempo en la que el registro se inserta en la tabla Employee Pay o Check Header para la fecha de pago específica.
Recopilar
Registrado cuando se ejecuta la transacción pay_period_create
Tipo de evento
explicit
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Presentación de impuestos completada
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Envío correcto de los datos fiscales a las jurisdicciones correspondientes, ya sean federales, estatales o locales. Esto suele ocurrir después del pago. | ||
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Por qué es importante
Es esencial para el Dashboard 'Multi State Tax Filing Timelines', ya que garantiza el cumplimiento normativo y evita sanciones.
Dónde obtenerlo
Capture la actualización de estado en la interfaz de presentación de impuestos o en el registro de servicios de pago que indique 'Filed' o 'Accepted'.
Recopilar
Registrado cuando se ejecuta la transacción tax_file_transmit
Tipo de evento
explicit
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Archivo de transferencia bancaria generado
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Generación técnica del archivo NACHA o de depósito directo para transmitirlo al banco. Esto prepara los fondos para su transferencia. | ||
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Por qué es importante
Los retrasos en este punto ponen directamente en riesgo el cumplimiento de los horarios límite bancarios. Alimenta el Dashboard 'Bank Transfer Generation Speed'.
Dónde obtenerlo
Capture la marca de tiempo en la que finaliza el trabajo de creación del archivo ACH/Direct Deposit en el Registro de trabajos del sistema.
Recopilar
Registrado cuando se ejecuta la transacción create_ach_file
Tipo de evento
explicit
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Corrección de datos realizada
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Modificación manual realizada en el registro de nómina, como ajustar horas o sobrescribir impuestos, después del cálculo inicial y antes de la aprobación final. | ||
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Por qué es importante
Esta es la principal medida del retrabajo. Su seguimiento permite calcular el KPI 'Manual Data Correction Rate'.
Dónde obtenerlo
Capture las actualizaciones de las tablas Employee Pay Detail o Deduction en el Registro de auditoría cuando el User ID no sea 'System'.
Recopilar
Registrado cuando se ejecuta la transacción update_pay_detail
Tipo de evento
explicit
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Datos de incentivos importados
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Incorporación de datos externos de compensación, como comisiones, bonificaciones o pagos únicos. Se diferencia de las horas habituales y a menudo implica cargas de archivos por lotes. | ||
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Por qué es importante
Las altas tasas de fallos o retrabajo después de esta actividad indican problemas de mapeo de datos o de calidad de los archivos externos, una fuente habitual de retrasos en la nómina.
Dónde obtenerlo
Captura desde el Registro del sistema o el historial de importaciones por lotes cuando el tipo de archivo corresponde a 'Incentives' o 'Additional Pay'.
Recopilar
Registrado cuando se ejecuta la transacción import_batch_data
Tipo de evento
explicit
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Deducciones de beneficios aplicadas
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El sistema aplica las deducciones de beneficios antes y después de impuestos, como salud y 401k, al pago bruto. Esta lógica suele ejecutarse inmediatamente después de determinar el pago bruto. | ||
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Por qué es importante
Los errores en este punto suelen requerir correcciones manuales. Aislar este paso ayuda a determinar si los retrasos se deben al motor de beneficios o a problemas de configuración.
Dónde obtenerlo
Se infiere a partir de la marca de tiempo del cálculo por lotes o mediante la observación de las marcas de tiempo de creación en la tabla Employee Deduction History.
Recopilar
Derivar comparando el campo calculation_stage
Tipo de evento
inferred
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Excepción de auditoría marcada
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El sistema o un usuario identifica una discrepancia, como un pago negativo, códigos fiscales ausentes o advertencias de SLA. Esto coloca el registro en un estado que requiere atención. | ||
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Por qué es importante
Alimenta directamente el Dashboard 'Audit Exception and Correction Trends'. Un volumen elevado en este punto indica problemas de calidad de datos en fases anteriores.
Dónde obtenerlo
Identifique los registros del Registro de advertencias del sistema o de la tabla de mensajes del periodo de pago asociados a identificadores de empleados específicos.
Recopilar
Registrado cuando se crea la transacción validation_warning
Tipo de evento
explicit
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Hoja de horas aprobada
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Aprobación por parte del responsable de las horas enviadas, que las valida para el procesamiento del pago. Este paso desbloquea los datos para importarlos al motor de cálculo de nómina. | ||
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Por qué es importante
El análisis de cuellos de botella de este paso revela retrasos causados por la revisión de los responsables, lo que afecta directamente al tiempo disponible para que los especialistas de nómina procesen los datos.
Dónde obtenerlo
Captura desde el historial de gestión del tiempo cuando Status cambia a 'Approved' o 'Signed Off'.
Recopilar
Registrado cuando se ejecuta la transacción time_card_approve
Tipo de evento
explicit
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Hoja de horas enviada
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Evento en el que un empleado o responsable envía la tarjeta de horas del periodo de pago. Esto marca la entrada de los datos de horas sin procesar en el Workflow general de nómina, aunque pueden originarse en el módulo de gestión del tiempo antes de pasar a la nómina central. | ||
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Por qué es importante
Establece la primera marca de tiempo del ciclo de nómina de extremo a extremo. Es fundamental para medir la latencia entre la realización del trabajo y la incorporación de los datos a la nómina.
Dónde obtenerlo
Captura desde el Registro de auditoría de gestión del tiempo o la tabla de historial de tarjetas de horas cuando el campo Status cambia a 'Submitted'.
Recopilar
Registrado cuando se ejecuta la transacción time_card_submit
Tipo de evento
explicit
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Impuestos calculados
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Fase final del motor de cálculo en la que se aplica la lógica fiscal de varios estados para determinar el pago neto. Esto completa la fase de cálculo automatizado. | ||
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Por qué es importante
Completa la secuencia 'Gross to Net'. Las duraciones prolongadas en este punto sugieren problemas de rendimiento del motor fiscal o configuraciones complejas de varias jurisdicciones.
Dónde obtenerlo
Se infiere a partir de 'End Time' del proceso por lotes de cálculo en el Registro de trabajos del sistema o de la marca de tiempo de la tabla Employee Tax.
Recopilar
Compare el campo de estado antes y después del final del trabajo de cálculo
Tipo de evento
inferred
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Pago bruto calculado
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Ejecución inicial del cálculo en la que el sistema determina los ingresos totales según las horas, las tarifas y los datos de incentivos. Esto ocurre antes de aplicar las deducciones y los impuestos. | ||
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Por qué es importante
Medir el tiempo desde este punto hasta 'Taxes Calculated' proporciona la métrica 'Gross to Net Calculation Velocity', necesaria para analizar el rendimiento del sistema.
Dónde obtenerlo
Se infiere a partir de 'Start Time' del proceso por lotes de cálculo en el Registro de trabajos del sistema.
Recopilar
Compare el campo de estado antes y después del inicio del trabajo de cálculo
Tipo de evento
inferred
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Recibo de nómina publicado
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El recibo de nómina queda visible para el empleado en el portal de autoservicio. Esto completa el ciclo de comunicación. | ||
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Por qué es importante
Aunque no es un paso técnico que bloquee el proceso, una publicación tardía genera llamadas al servicio de asistencia y afecta a la satisfacción de los empleados.
Dónde obtenerlo
Se infiere a partir de 'Check Date' o de una configuración específica de 'Self Service Release Date' en la configuración del grupo de pago.
Recopilar
Derivar comparando el campo check_date con release_policy
Tipo de evento
inferred
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Resultado de nómina previsualizado
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Un usuario abre el registro de nómina o el informe de vista previa para validar los resultados calculados. Esto representa la transición del procesamiento automatizado a la revisión humana. | ||
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Por qué es importante
Indica el inicio de la fase de validación. Un intervalo prolongado entre Calculation y Preview sugiere problemas de disponibilidad de recursos.
Dónde obtenerlo
Captura desde el Registro de auditoría cuando un usuario accede al informe 'Payroll Register' o 'Pre-Check'.
Recopilar
Registrado cuando se ejecuta la transacción report_view_preview
Tipo de evento
explicit
|
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