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Su plantilla de datos de Hire to Retire - Position Management

Workday HCM

Atributos de Hire to Retire - Gestión de puestos (21) Actividades de Hire to Retire - Gestión de puestos (13) Guías de extracción (3)

Su plantilla de datos de Hire to Retire - Position Management

Esta plantilla ofrece una hoja de ruta clara para recopilar los datos esenciales necesarios para analizar su proceso de Hire to Retire - Position Management. Detalla los atributos fundamentales que debe recopilar, las actividades clave que debe seguir y recomendaciones prácticas para extraer esta información de Workday HCM. Utilice este recurso para asegurarse de que su registro de eventos esté completo y preparado para obtener información valiosa mediante Process Mining.

Atributos recomendados que debe recopilar
Actividades clave que debe seguir
Guía de extracción

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Atributos de Hire to Retire - Gestión de puestos

Estos son los campos de datos recomendados que debe incluir en su registro de eventos para realizar un análisis completo de Hire to Retire - Gestión de puestos.

3 Obligatorio 7 Recomendado 11 Opcional

	Nombre	Descripción
	ID del puesto PositionId	El identificador único de una posición específica dentro de la organización, que actúa como identificador principal del caso para el proceso de gestión de posiciones.
Descripción El Position ID es la base del análisis del proceso de gestión de posiciones. Cada ID representa el ciclo de vida de una única posición, desde su solicitud y creación iniciales hasta cualquier modificación, reclasificación y posterior desactivación o cierre. En Process Mining, este atributo se utiliza para relacionar todas las actividades asociadas, como aprobaciones, cambios de datos y actualizaciones de estado, con un caso específico. Esto permite obtener una visión completa e integral del recorrido de la posición, analizar los tiempos de ciclo, identificar variantes del proceso y hacer un seguimiento del cumplimiento de cada posición. Por qué es importante Es esencial para hacer un seguimiento de todo el ciclo de vida de una posición, permitir el análisis integral del proceso y ayudar a identificar cuellos de botella o desviaciones en casos específicos. Dónde obtenerlo Es un identificador principal de Workday HCM, normalmente disponible en informes y datos de procesos de negocio relacionados con Staffing y Position Management. Ejemplos POS-0012345POS-0067890POS-0112233
	Hora del evento EventTime	La marca de tiempo que indica cuándo ocurrió una actividad o un evento específico.
Descripción La hora del evento es una marca de tiempo precisa que registra la fecha y la hora de cada actividad del proceso. Estos datos son fundamentales para cualquier análisis temporal, incluido el cálculo de tiempos de ciclo, tiempos de espera y duraciones. En Process Mining, esta marca de tiempo se utiliza para ordenar cronológicamente los eventos y formar la secuencia de actividades que constituye el flujo del proceso. Es la base del diagnóstico del rendimiento, ya que permite identificar cuellos de botella, analizar el rendimiento y supervisar los SLA. Por qué es importante Es esencial para ordenar los eventos, calcular todas las métricas temporales, como el tiempo de ciclo y la duración, y diagnosticar cuellos de botella del proceso. Dónde obtenerlo Esta marca de tiempo se registra automáticamente para cada transacción de proceso de negocio en Workday HCM. Ejemplos 2023-04-15T09:00:00Z2023-04-15T14:35:10Z2023-04-18T11:21:05Z
	Nombre de la actividad ActivityName	El nombre del paso específico del proceso de negocio o del evento que ocurrió, como «Position Created» o «Budget Approved».
Descripción El nombre de la actividad describe un único paso del ciclo de vida de la gestión de posiciones. Estos eventos son los componentes básicos del mapa de procesos y muestran la secuencia de acciones realizadas para cada posición. Analizar estas actividades permite visualizar los flujos del proceso, identificar rutas habituales y poco frecuentes, y medir el tiempo transcurrido entre hitos clave. Algunos ejemplos son «Position Request Initiated», «Position Attributes Modified» y «Position Closed», que en conjunto muestran el flujo operativo. Por qué es importante Este atributo es fundamental para construir el mapa de procesos, visualizar el flujo del proceso e identificar los eventos específicos que provocan retrasos o retrabajos. Dónde obtenerlo Se extrae de los registros de transacciones del marco de procesos de negocio de Workday. Cada paso de una definición de proceso de negocio genera un registro de evento. Ejemplos Solicitud de posición iniciadaAprobación del manager enviadaPosición creadaPosición desactivada
	Centro de costes CostCenter	El centro de costes financiero asociado al puesto, utilizado para la elaboración de presupuestos y los informes financieros.
Descripción El centro de costes es una dimensión financiera que vincula un puesto con un presupuesto específico. Es esencial para hacer un seguimiento de los costes y garantizar que la dotación de personal se ajuste a los planes financieros. En Process Mining, este atributo es fundamental para los análisis relacionados con las aprobaciones presupuestarias y el impacto financiero. Ayuda a comprender cómo varían los tiempos de aprobación del presupuesto según el centro de costes y a relacionar las actividades de gestión de puestos con los resultados financieros. También es clave para estandarizar los atributos de los roles entre unidades financieras similares. Por qué es importante Proporciona una dimensión financiera para el análisis, permite consultar el proceso por unidad presupuestaria y facilita el análisis de cuellos de botella relacionados con el presupuesto. Dónde obtenerlo Forma parte de la información financiera, o «Worktags», asignada a un puesto en Workday HCM. Ejemplos CC4010_MARKETINGCC2050_RD_SOFTWARECC7000_ADMIN
	Departamento Department	El departamento u organización supervisora a la que pertenece el puesto.
Descripción El atributo Departamento, denominado a menudo «Supervisory Organization» en la terminología de Workday, proporciona el contexto organizativo principal de un puesto. Define el equipo o área empresarial en el que se encuentra. Es una dimensión fundamental para el análisis, ya que permite comparar el rendimiento entre distintas partes de la empresa. Por ejemplo, puede comparar los tiempos del ciclo de aprobación de nuevos puestos entre los departamentos de Ingeniería y Marketing para identificar buenas prácticas o cuellos de botella locales. Por qué es importante Permite filtrar y comparar el rendimiento del proceso entre distintas unidades organizativas, y revela cuellos de botella o eficiencias específicos de cada departamento. Dónde obtenerlo Está vinculado al puesto mediante su asignación a una Supervisory Organization en Workday HCM. Ejemplos Ventas - NorteaméricaIngeniería - Desarrollo de plataformasFinanzas - FP&A corporativa
	Estado de la posición PositionStatus	El estado actual o histórico de la posición, como «Open», «Filled», «Frozen» o «Closed».
Descripción El estado de la posición indica la situación de la posición en un momento determinado. Este atributo es fundamental para comprender su disponibilidad actual y la etapa de su ciclo de vida. En el análisis, filtrar por estado puede ayudar a centrarse en partes específicas del proceso. Por ejemplo, analizar las posiciones con estado «Frozen» permite crear informes de antigüedad para saber cuánto tiempo permanecen inmovilizados los recursos. Hacer un seguimiento de las transiciones entre estados es clave para comprender el flujo del proceso. Por qué es importante Proporciona un contexto esencial sobre el estado de un puesto, lo que permite analizar el tiempo que llevan congelados los puestos y seguir su evolución a lo largo del ciclo de vida. Dónde obtenerlo Disponible como campo estándar en el objeto de puesto de Workday HCM. Ejemplos Abierto: aprobadoCubiertoCongeladoCerrado
	Familia profesional JobFamily	Agrupación de puestos con características, competencias y funciones similares, como «Ingeniería» o «Recursos Humanos».
Descripción Una familia profesional es una clasificación que agrupa Job Profiles relacionados. Por ejemplo, los perfiles «Software Engineer» y «Senior Software Engineer» podrían pertenecer a la familia profesional «Engineering». Esto permite categorizar y analizar los roles en un nivel superior. Este atributo facilita análisis como el seguimiento de reclasificaciones o la estandarización de los atributos de los puestos. Al analizar los cambios dentro de una familia profesional o entre varias, una organización puede obtener información sobre las trayectorias profesionales, la coherencia en la definición de roles y las tendencias de la plantilla. Por qué es importante Permite analizar los roles en un nivel superior, facilita los esfuerzos de estandarización y ayuda a analizar las reclasificaciones entre categorías profesionales relacionadas. Dónde obtenerlo Forma parte de la estructura del catálogo de puestos de Workday HCM y está asociado al Job Profile de un puesto. Ejemplos Tecnologías de la informaciónFinanzas y contabilidadProfesionales de ventas
	Hora de finalización EndTime	La marca de tiempo que indica cuándo se completó una actividad. Se utiliza para calcular la duración de cada actividad.
Descripción La hora de finalización marca la conclusión de una actividad específica. Mientras que la hora de inicio muestra cuándo ocurrió un evento, la combinación de la hora de inicio y la hora de finalización permite calcular el tiempo de procesamiento de ese evento. Esto resulta especialmente útil para actividades que no son instantáneas, como un paso de revisión de cumplimiento. Al comparar la hora de finalización de una actividad con la hora de inicio de la siguiente, se pueden medir con precisión tanto el tiempo de procesamiento como el tiempo de espera, lo que proporciona una visión más profunda de la eficiencia del proceso. Por qué es importante Es necesaria para calcular la duración precisa de las actividades y ayuda a distinguir entre el tiempo de procesamiento activo y el tiempo de espera inactivo. Dónde obtenerlo Algunos pasos de los procesos de negocio de Workday pueden tener horas de inicio y finalización explícitas. Si no las tienen, la hora de finalización puede derivarse de la hora de inicio del evento posterior en el mismo caso. Ejemplos 2023-04-15T09:05:12Z2023-04-15T17:00:00Z2023-04-18T11:21:55Z
	Motivo del cambio ReasonForChange	El motivo indicado para un evento de cambio, como la reclasificación, modificación o cierre de un puesto.
Descripción Este atributo recoge la justificación empresarial de un cambio concreto realizado en un puesto. En Workday, los motivos suelen seleccionarse de una lista predefinida para garantizar la coherencia, por ejemplo, «Reorganización», «Nuevo proyecto» o «Ajuste presupuestario». El análisis de este atributo aporta un contexto muy valioso sobre los flujos de proceso. Ayuda a responder al «por qué» de cada acción, no solo al «qué». Por ejemplo, permite relacionar los eventos de reclasificación con motivos concretos para identificar tendencias en la reestructuración organizativa o en la evolución de los roles. Por qué es importante Explica el contexto empresarial de actividades de proceso como las modificaciones y reclasificaciones, y ayuda a analizar las causas raíz de las variaciones del proceso. Dónde obtenerlo Es un campo obligatorio para muchas transacciones de procesos empresariales en Workday, como «Edit Position Restrictions» o «Close Position». Ejemplos Creación de un nuevo departamentoReorganizaciónCorrección de datosCierre del proyecto
	Persona usuaria User	El ID o nombre de la persona que realizó la actividad.
Descripción Este atributo identifica a la persona empleada o usuaria del sistema responsable de completar una tarea específica del proceso, como enviar una aprobación o modificar atributos de una posición. Puede tratarse de un manager, una persona socia de RR. HH. o un analista financiero. Analizar los datos por persona usuaria ayuda a identificar oportunidades de formación, desequilibrios en la distribución de la carga de trabajo y variaciones individuales del rendimiento. Por ejemplo, permite detectar qué personas usuarias participan con mayor frecuencia en actividades de retrabajo, lo que puede indicar la necesidad de instrucciones más claras o mejoras del sistema. Por qué es importante Permite analizar la distribución de la carga de trabajo y el comportamiento específico de las personas usuarias, así como identificar necesidades de formación o personas con un rendimiento destacado. Dónde obtenerlo Está disponible en los registros de transacciones de procesos de negocio de Workday, que registran a la persona iniciadora o responsable de cada paso. Ejemplos jsmithdavis_janehr_admin_svc
	¿Es retrabajo? IsRework	Indicador booleano que es verdadero si una actividad se considera retrabajo, por ejemplo, cuando los atributos de un puesto se modifican varias veces.
Descripción El indicador «Is Rework» identifica las actividades que representan correcciones o trabajo repetido, que suelen indicar ineficiencias del proceso o problemas de calidad. Normalmente se establece como verdadero para eventos como «Position Attributes Modified» que ocurren poco después de la creación o se repiten varias veces en una secuencia. Este atributo calculado es esencial para el Dashboard «Position Data Rework Analysis». Permite cuantificar fácilmente las tasas de retrabajo, ayuda a identificar las causas raíz mediante el análisis del contexto de los eventos marcados y facilita el seguimiento de KPI como «Position Data Rework Rate». Por qué es importante Señala directamente las actividades de retrabajo ineficientes, facilita su cuantificación y análisis, y permite orientar las iniciativas de mejora para reducir el desperdicio. Dónde obtenerlo Es un indicador derivado, calculado a partir de la secuencia y la frecuencia de las actividades. Por ejemplo, se establece como verdadero si «Position Attributes Modified» ocurre más de una vez para el mismo caso. Ejemplos truefalse
	¿Se revisó el cumplimiento? IsComplianceReviewed	Indicador booleano que es verdadero si la actividad «Position Compliance Reviewed» se ha producido para un caso.
Descripción Este indicador señala si un puesto ha pasado por una revisión formal de cumplimiento en algún momento de su ciclo de vida. Se determina comprobando si existe la actividad «Position Compliance Reviewed» para un Position ID concreto. Este atributo simplifica la supervisión del cumplimiento y el cálculo de KPI. Permite filtrar fácilmente todos los casos que se han revisado o no, y facilita directamente el cálculo del KPI «Position Action Compliance Rate», ya que permite contar con facilidad la población que cumple. Por qué es importante Simplifica la medición de las tasas de cumplimiento y permite filtrar fácilmente para aislar y analizar los puestos que han omitido las revisiones obligatorias. Dónde obtenerlo Es un indicador derivado, calculado en el nivel del caso. Se establece como verdadero si la actividad «Position Compliance Reviewed» existe en el registro del caso. Ejemplos truefalse
	Estado de cumplimiento ComplianceStatus	Indica el resultado de una etapa de revisión de cumplimiento, como «Cumple» o «No cumple».
Descripción Este atributo recoge el resultado de una actividad formal de «Position Compliance Reviewed». Confirma si los atributos del puesto, su historial de aprobaciones o su justificación cumplen las políticas internas o las normativas externas. Es un atributo fundamental para el Dashboard «Position Action Compliance Overview». Permite supervisar directamente las tasas de cumplimiento y ayuda a las personas auditoras o a los equipos de RR. HH. a identificar e investigar rápidamente los puestos marcados como no conformes, facilitando las medidas correctivas y la mitigación de riesgos. Por qué es importante Mide directamente el resultado de las comprobaciones de cumplimiento, permite supervisar el respeto de las políticas y señala los casos de alto riesgo que requieren revisión. Dónde obtenerlo Probablemente sería el resultado de una etapa específica y configurada de un proceso empresarial de Workday. Podría almacenarse como comentario o campo personalizado. Ejemplos Cumple los requisitosNo cumple los requisitosRequiere seguimiento
	Perfil del puesto JobProfile	La plantilla estandarizada de un puesto, que define sus características principales, como las responsabilidades y las cualificaciones.
Descripción El Job Profile es un elemento fundamental de la arquitectura de puestos de Workday. Actúa como una plantilla que define un puesto, incluidos su título predeterminado, sus cualificaciones y su nivel retributivo. Un puesto es una instancia de un Job Profile dentro de un departamento concreto. Este atributo es clave para comprender la estandarización de los procesos. Analizar los procesos por Job Profile puede revelar si determinados tipos de roles tienen ciclos de aprobación más largos o son más propensos a requerir retrabajo. También es fundamental para realizar un seguimiento de las reclasificaciones en las que un puesto pasa de un Job Profile a otro. Por qué es importante Vincula un puesto con una plantilla de puesto estándar y permite analizar las variaciones del proceso según las características estandarizadas del rol. Dónde obtenerlo Es un campo obligatorio para todos los puestos de Workday HCM. Forma parte esencial del modelo de datos de Staffing. Ejemplos JP-FIN-Analyst3JP-ENG-Dev5JP-HR-Generalist2
	Sistema de origen SourceSystem	El sistema del que proceden los datos, que en este caso es Workday HCM.
Descripción Este atributo identifica la aplicación de origen en la que se generaron los datos del proceso de gestión de posiciones. Aunque en este análisis concreto el origen es siempre Workday HCM, es un campo fundamental en entornos empresariales donde los datos pueden combinarse desde varios sistemas. Incluir este atributo garantiza la trazabilidad de los datos y ayuda a diferenciar procesos que pueden abarcar distintas plataformas. Aporta contexto y constituye una buena práctica de gobierno de datos. Por qué es importante Aporta un contexto esencial sobre el origen de los datos, garantiza la claridad en entornos con varios sistemas y respalda los estándares de gobierno de datos. Dónde obtenerlo Normalmente es un valor estático («Workday HCM») que se añade durante el proceso de extracción y transformación de datos. Ejemplos Workday HCMWorkdayHCM_Prod
	Tiempo de aprobación de un nuevo puesto NewPositionApprovalCycleTime	El tiempo total transcurrido desde que se inicia una solicitud de puesto hasta que este se crea en el sistema.
Descripción Este atributo mide el tiempo de ciclo de principio a fin del proceso de aprobación de una nueva posición. Se calcula como la duración entre el evento «Solicitud de posición iniciada» y el evento «Posición creada» para un ID de posición determinado. Este cálculo respalda directamente el KPI «Tiempo medio de ciclo de aprobación de nuevas posiciones» y los Dashboards relacionados. Al calcularlo a nivel de caso, puede analizar la distribución de los tiempos de ciclo, identificar valores atípicos e investigar los factores que se correlacionan con duraciones de aprobación más largas o más cortas, como el Departamento o el tipo de posición. Por qué es importante Mide directamente un indicador clave de rendimiento, permite analizar la eficiencia de las aprobaciones e identificar los factores que provocan retrasos. Dónde obtenerlo Se calcula en el nivel del caso dentro de la herramienta de Process Mining, determinando la diferencia de tiempo entre actividades específicas de inicio y finalización. Ejemplos P5DT6HP12DP2DT12H30M
	Tipo de puesto PositionType	Clasifica el puesto según sus condiciones de empleo, como jornada completa, jornada parcial o contratista.
Descripción Position Type, denominado a menudo «Worker Type» o «Time Type» en Workday, clasifica la naturaleza del empleo asociado al puesto. Es un atributo fundamental para la planificación y gestión de la plantilla. En Process Mining, esta dimensión permite comparar el proceso de gestión de puestos entre distintos tipos de personas trabajadoras. Por ejemplo, puede analizar si el proceso de aprobación de contratistas es más rápido o menos complejo que el de empleados a tiempo completo, lo que podría revelar oportunidades de optimización. Por qué es importante Permite comparar el proceso de gestión de puestos entre distintas categorías de personas trabajadoras, como empleados a tiempo completo y contratistas, para encontrar oportunidades de optimización. Dónde obtenerlo Está disponible como parte de la definición del puesto, normalmente como «Worker Type» o «Time Type». Ejemplos Jornada completa regularJornada parcial regularContratista por tiempo determinado
	Título del puesto PositionTitle	El título específico del puesto, como «Senior Financial Analyst» o «Lead Software Engineer».
Descripción Position Title es el nombre oficial del puesto que se muestra a las personas usuarias. Es un descriptor más específico que Job Family o Job Profile y suele aparecer en una oferta de empleo o en un organigrama. Analizar este atributo es importante para comprender los detalles de los cambios en los puestos. Por ejemplo, en un análisis de reclasificación, puede comprobar si el título ha cambiado de forma significativa. También se utiliza en Dashboards de estandarización para verificar la coherencia de los títulos de puestos similares en distintos departamentos. Por qué es importante Proporciona información detallada sobre el rol, esencial para analizar reclasificaciones y estandarizar roles. Dónde obtenerlo Campo estándar del objeto de puesto en Workday HCM. Ejemplos Gerente sénior de productoSocio de negocio de RR. HH. IIContable asociado
	Ubicación Location	La ubicación física o lógica de trabajo asociada al puesto.
Descripción El atributo Ubicación especifica el centro geográfico o la oficina donde se encuentra el puesto. Puede abarcar desde la dirección de un edificio concreto hasta un país o una región más amplios, e incluir también «Remote» como valor. El análisis por ubicación puede revelar diferencias regionales en el rendimiento del proceso, como variaciones en los tiempos de aprobación o en las tasas de cumplimiento. Ayuda a comprender si los procesos están estandarizados a escala global o si las prácticas locales generan desviaciones. Por qué es importante Permite analizar el proceso por ubicación geográfica para identificar diferencias regionales, variaciones en el cumplimiento o cuellos de botella específicos de una ubicación. Dónde obtenerlo Atributo estándar que puede asignarse a un puesto en Workday HCM. Ejemplos Nueva York, EE. UU.Londres, Reino UnidoTrabajo remoto (Alemania)
	Última actualización de datos LastDataUpdate	La marca de tiempo que indica cuándo se extrajeron por última vez los datos del sistema de origen y se actualizaron en la herramienta de Process Mining.
Descripción Este atributo proporciona la marca de tiempo de la actualización más reciente de los datos. No forma parte de los datos del proceso, sino que son metadatos sobre la actualidad del conjunto de datos. Es importante para todas las personas usuarias del análisis, ya que indica hasta qué punto están actualizados los datos. Ayuda a comprender si las conclusiones reflejan el estado operativo más reciente o se basan en una instantánea algo anterior, y permite gestionar las expectativas sobre la actualidad de los resultados. Por qué es importante Informa a las personas usuarias sobre la actualidad de los datos y garantiza que comprendan hasta qué punto están actualizados el análisis del proceso y sus conclusiones. Dónde obtenerlo Esta marca de tiempo la genera el flujo de datos o la herramienta ETL al finalizar el proceso de carga de datos. Ejemplos 2024-05-21T02:00:00Z2024-05-22T02:00:00Z
	Unidad de negocio BusinessUnit	La división o unidad empresarial de alto nivel a la que pertenece el puesto, como «Consumer Products» o «Enterprise Solutions».
Descripción La unidad de negocio representa un segmento importante de la empresa y se sitúa en un nivel superior al departamento dentro de la jerarquía organizativa. Se utiliza para los informes estratégicos y financieros de alto nivel. Analizar el proceso de gestión de puestos por unidad de negocio ofrece una visión estratégica de la dinámica de la plantilla. Puede poner de manifiesto diferencias en la velocidad de contratación, las tasas de reclasificación o la eficiencia del proceso entre las principales divisiones de la empresa, y proporcionar a la dirección información sobre las diferencias operativas a escala global. Por qué es importante Permite analizar estratégicamente y en un nivel superior el rendimiento del proceso entre las principales divisiones de la empresa, y facilita la toma de decisiones de la dirección. Dónde obtenerlo Normalmente se implementa en Workday como un «Worktag», que puede asignarse a puestos o a sus centros de costes asociados. Ejemplos Productos de consumoSoluciones empresarialesServicios corporativos

Obligatorio Recomendado Opcional

Actividades de Hire to Retire - Gestión de puestos

Estos son los pasos clave y los hitos del proceso que debe capturar en su registro de eventos para descubrir con precisión el proceso Hire to Retire - Gestión de puestos.

6 Recomendado 7 Opcional

	Actividad	Descripción
	Atributos de la posición modificados	Indica que se han modificado uno o más atributos de una posición existente, como el título o el departamento. Se registra explícitamente cuando una persona usuaria completa correctamente el proceso de negocio «Edit Position Restrictions».
Por qué es importante Las modificaciones frecuentes pueden indicar errores de introducción de datos, cambios en las funciones del puesto o ineficiencias del proceso. Analizar esta actividad es fundamental para el Dashboard «Position Data Rework Analysis» y para mejorar la calidad de los datos. Dónde obtenerlo Se obtiene del registro de finalización de «Edit Position Restrictions» o de un proceso de negocio similar en Workday. El registro de auditoría muestra qué campos se modificaron. Recopilar Evento registrado al finalizar correctamente el proceso de negocio «Edit Position Restrictions». Tipo de evento explicit
	Posición cerrada	Esta es la actividad final del ciclo de vida y representa la eliminación permanente de la posición de la organización. Workday registra el evento cuando finaliza correctamente el proceso de negocio «Close Position».
Por qué es importante Como evento terminal de la mayoría de los casos, esta actividad define el final del ciclo de vida de la posición. Es fundamental para comprender la duración total del proceso y mantener datos precisos sobre la plantilla. Dónde obtenerlo Se obtiene de la marca de tiempo de finalización del proceso de negocio «Close Position» en el registro de auditoría o los Registros de eventos de procesos de negocio de Workday. Recopilar Evento registrado al finalizar el proceso de negocio «Close Position». Tipo de evento explicit
	Posición creada	Esta actividad marca la creación satisfactoria y la existencia oficial de la posición en el sistema Workday. Se registra cuando finaliza correctamente el proceso de negocio «Create Position».
Por qué es importante Es un hito fundamental que señala el final de la fase de aprobación y la disponibilidad de la posición para iniciar la contratación. Resulta esencial para medir el KPI del tiempo total del ciclo de aprobación. Dónde obtenerlo El evento se obtiene de la marca de tiempo de finalización del proceso de negocio «Create Position» en los Registros de eventos o el registro de auditoría de Workday. Recopilar Evento registrado al finalizar correctamente el proceso de negocio «Create Position». Tipo de evento explicit
	Posición desactivada	Indica que una posición ya no está activa y no puede cubrirse, a menudo como paso preliminar antes del cierre formal. Es un evento explícito que se registra al finalizar el proceso de negocio «Inactivate Position».
Por qué es importante La desactivación es un hito clave del ciclo de vida de la posición y se diferencia del cierre definitivo. El tiempo entre la desactivación y el cierre mide la eficiencia administrativa al depurar las estructuras organizativas. Dónde obtenerlo Este evento se registra en los registros de auditoría de Workday al finalizar correctamente el proceso de negocio «Inactivate Position». Recopilar Evento registrado al finalizar correctamente el proceso de negocio «Inactivate Position». Tipo de evento explicit
	Presupuesto aprobado	Un hito clave en el que el departamento de finanzas o una persona responsable del presupuesto confirma que hay fondos disponibles para la nueva posición. Se registra cuando la persona aprobadora designada completa el paso de aprobación presupuestaria en el Workflow del proceso de negocio.
Por qué es importante La aprobación presupuestaria suele ser un cuello de botella importante. Medir el tiempo de ciclo de esta actividad específica ayuda a las organizaciones a agilizar las revisiones financieras y acelerar la contratación. Dónde obtenerlo Se registra en el historial de auditoría del proceso de negocio «Create Position» en Workday. Corresponde al evento de finalización del paso de aprobación presupuestaria. Recopilar Marca de tiempo de finalización del paso de aprobación financiera o presupuestaria en el Registro de eventos del proceso de negocio. Tipo de evento explicit
	Solicitud de posición iniciada	Este evento marca el inicio del ciclo de vida de la gestión de posiciones, cuando se presenta formalmente una solicitud para crear una nueva posición. Se registra como un evento explícito cuando una persona usuaria inicia el proceso de negocio «Create Position» en Workday.
Por qué es importante Esta actividad es el evento de inicio principal del proceso. Analizar el tiempo transcurrido entre este evento y las aprobaciones posteriores es fundamental para medir la eficiencia de todo el ciclo de creación de la posición. Dónde obtenerlo Este evento se registra en los Registros de eventos de los procesos de negocio de Workday. Busque la marca de tiempo de inicio de la transacción del proceso de negocio «Create Position» correspondiente al Position ID específico. Recopilar Evento registrado al iniciar el proceso de negocio «Create Position». Tipo de evento explicit
	Aprobación de RR. HH. enviada	Indica que una persona socia o representante de RR. HH. ha revisado y aprobado la solicitud de posición. Se registra explícitamente cuando la persona aprobadora de RR. HH. completa el paso que tiene asignado en el proceso de negocio de Workday.
Por qué es importante Esta aprobación es un punto de control fundamental para garantizar que la posición se ajuste a las políticas de la empresa y a la arquitectura de puestos. Los retrasos en esta etapa pueden afectar considerablemente al tiempo total del ciclo. Dónde obtenerlo Se obtiene del registro de auditoría de Workday correspondiente al proceso de negocio. El evento es la finalización del paso «HR Approval». Recopilar Marca de tiempo de finalización del paso de aprobación de RR. HH. en el Registro de eventos del proceso de negocio. Tipo de evento explicit
	Aprobación del manager enviada	Representa la finalización de la revisión y aprobación por parte del manager de contratación o del manager de la organización supervisora. Workday lo registra como un evento de finalización independiente correspondiente a un paso de aprobación dentro del proceso de negocio «Create Position».
Por qué es importante Es un hito inicial habitual y un posible cuello de botella. Hacer un seguimiento del tiempo necesario para esta aprobación ayuda a identificar retrasos en las primeras etapas del Workflow de creación de la posición. Dónde obtenerlo Se obtiene del registro de auditoría del proceso de negocio «Create Position». Corresponde a la finalización del paso específico «Manager Approval». Recopilar Marca de tiempo de finalización del paso de aprobación del manager en el Registro de eventos del proceso de negocio. Tipo de evento explicit
	Cumplimiento de la posición revisado	Indica que una posición ha pasado por una comprobación formal de cumplimiento, por ejemplo, respecto a políticas internas o normativas externas. Probablemente se registra como un paso específico «To Do» o «Checklist» dentro de un proceso de negocio principal.
Por qué es importante Hacer un seguimiento de las revisiones de cumplimiento es esencial para mitigar riesgos y garantizar el respeto de los estándares de la organización. Esta actividad contribuye directamente al KPI «Position Action Compliance Rate». Dónde obtenerlo Probablemente se registra como un paso «To Do» completado o como un paso de aprobación específico dentro de un proceso de negocio como «Create Position» o «Edit Position». Es necesario analizar el sistema para confirmar el mecanismo exacto. Recopilar Marca de tiempo de finalización de una aprobación o un paso «To Do» relacionado con el cumplimiento en el Registro de eventos del proceso de negocio. Tipo de evento explicit
	Posición congelada	Representa la suspensión temporal de una posición, lo que impide cubrirla. Se registra cuando una persona usuaria completa correctamente el proceso de negocio «Freeze Position» en Workday.
Por qué es importante Esta actividad es fundamental para gestionar la plantilla y los presupuestos. Analizar cuánto tiempo permanece congelada una posición ayuda a identificar decisiones estancadas y optimizar la planificación de recursos. Dónde obtenerlo Se obtiene de la finalización del proceso de negocio «Freeze Position». Como resultado de este evento, normalmente se actualiza el campo de estado de la posición. Recopilar Evento registrado al finalizar el proceso de negocio «Freeze Position». Tipo de evento explicit
	Posición descongelada	Es la acción inversa a la congelación: una posición suspendida vuelve a estar activa y disponible para la contratación. Normalmente se registra infiriendo un cambio en el campo de estado de la posición, de «Frozen» a «Active».
Por qué es importante Este evento marca la resolución de una posición congelada. Medir el tiempo transcurrido entre «Position Frozen» y este evento es fundamental para el KPI «Frozen Position Resolution Time». Dónde obtenerlo Puede inferirse a partir de cambios con fecha de vigencia en el campo de estado de la posición dentro de su historial o registro de auditoría. En algunas configuraciones, también puede existir como un evento explícito del proceso de negocio «Unfreeze». Recopilar Detectar el cambio del estado de la posición de «Frozen» a «Active» a partir del historial con fecha de vigencia. Tipo de evento inferred
	Posición reclasificada	Representa un cambio formal en el perfil profesional o la clasificación asociados a la posición. Este evento se registra cuando el proceso de negocio «Change Job» finaliza correctamente para una posición específica.
Por qué es importante Esta actividad ayuda a comprender las reestructuraciones organizativas o los cambios importantes en las responsabilidades del puesto. Hacer un seguimiento de las reclasificaciones permite analizar la evolución de la plantilla y la estabilidad de la arquitectura de puestos. Dónde obtenerlo Se obtiene de los registros de finalización del proceso de negocio «Change Job» cuando se aplica a una posición, no a una persona trabajadora. Recopilar Evento registrado al finalizar correctamente el proceso de negocio «Change Job» aplicado a una posición. Tipo de evento explicit
	Solicitud de posición rechazada	Esta actividad representa un final no satisfactorio de la solicitud de creación de una posición, cuando una persona aprobadora la rechaza. Workday lo registra como el estado terminal «Denied» del proceso de negocio «Create Position».
Por qué es importante Analizar las solicitudes rechazadas ayuda a identificar los motivos habituales del rechazo, como restricciones presupuestarias o falta de alineación con las políticas, y permite mejorar el proceso y ofrecer mejores indicaciones a quienes presentan las solicitudes. Dónde obtenerlo Se obtiene del estado final de la instancia del proceso de negocio «Create Position». La marca de tiempo del evento corresponde al momento en que se ejecutó la acción de rechazo. Recopilar Evento registrado cuando una persona aprobadora selecciona la acción «Deny» dentro de un paso del proceso de negocio. Tipo de evento explicit

Recomendado Opcional

Guías de extracción

Cómo obtener sus datos de Workday HCM

Pasos

Inicie sesión en Workday: Acceda a su tenant de Workday con una cuenta de usuario que tenga permisos para crear informes personalizados y acceder a los dominios de datos de Human Capital Management (HCM) necesarios.
Cree un informe personalizado: Utilice la barra de búsqueda para localizar y abrir la tarea «Create Custom Report».
Seleccione el tipo de informe y el origen de datos: Asigne un nombre al informe, por ejemplo, «ProcessMind Position Management Events». Seleccione «Advanced» como tipo de informe. Como origen de datos, elija «Business Process Transactions». Este origen proporciona información detallada a nivel de evento sobre las etapas de los procesos empresariales.
Defina las columnas del informe: En la pestaña «Columns», añada los campos que se convertirán en columnas de su registro de eventos. Deberá asignar objetos y campos de Workday a los atributos necesarios. Por ejemplo:
- PositionId: asígnelo a «Position ID» desde el contexto del proceso empresarial.
- EventTime: asígnelo a «Completed Date» o «Corrected Completed Moment» para cada etapa.
- User: asígnelo a «Completed By» para la transacción.
- PositionStatus, Department, CostCenter, JobFamily: asígnelos a los campos correspondientes del objeto empresarial «Position».
Cree campos calculados para el nombre de la actividad: El núcleo de esta extracción consiste en traducir las etapas de los procesos empresariales a nombres de actividad estandarizados. Vaya al menú «Related Business Objects» y cree un «Calculated Field». Utilice el tipo «Evaluate Expression» para crear un árbol lógico. Por ejemplo:
- Si «Business Process Type» es «Create Position» y «Transaction Status» es «Successfully Completed», devuelva el texto «Position Created».
- Si «Business Process Type» es «Create Position», «Step» es «[Your Manager Approval Step Name]» y «Status» es «Completed», devuelva el texto «Manager Approval Submitted».
- Cree una condición para cada una de las 13 actividades obligatorias.
Configure los filtros del informe: En la pestaña «Filter», añada solicitudes y filtros para delimitar los datos. Cree una solicitud para «Completed Date» que permita seleccionar un intervalo de fechas. Añada un filtro para incluir únicamente los «Business Process Types» relevantes, como «Create Position», «Edit Position Restrictions», «Change Job», «Freeze Position», «Inactivate Position» y «Close Position».
Ajuste la ordenación y el resultado: En la pestaña «Sort», ordene los resultados primero por PositionId y después por EventTime para garantizar el orden cronológico de cada caso.
Habilite el servicio web (RaaS): Cuando el informe se ejecute correctamente en la interfaz, vaya a Actions > Web Service > Enable as Web Service. En las opciones, establezca «Content Type» como «JSON» para facilitar la integración.
Proteja y pruebe el endpoint: Configure la seguridad del servicio web para definir qué usuarios o sistemas pueden acceder a él. Anote la URL JSON o WSDL generada. Utilice una herramienta como Postman o un script sencillo para probar el endpoint y verificar que recibe datos.
Automatice la extracción: Utilice su plataforma de integración o un script para llamar a la URL de RaaS según una programación. El script debe enviar el intervalo de fechas deseado como parámetros de la solicitud.
Dé formato para ProcessMind: El script debe analizar la respuesta JSON de Workday y transformarla en un archivo CSV plano. Asegúrese de que los encabezados de las columnas del CSV coincidan con los nombres de atributos necesarios: PositionId, ActivityName, EventTime, User, etc.
Cargue los datos en ProcessMind: El archivo CSV final, ya formateado, está listo para cargarse en ProcessMind y comenzar el análisis.

Configuración

Tipo de informe: Avanzado. Este tipo es necesario para crear campos calculados y combinar datos de distintos objetos de negocio.
Fuente de datos principal: «Business Process Transactions». Esta fuente está orientada a eventos e incluye los detalles necesarios, como el estado, las marcas de tiempo y los participantes de cada paso de un proceso de negocio.
Filtros clave:
- Tipo de proceso de negocio: Filtre el informe para incluir únicamente procesos relevantes, como «Create Position», «Close Position», «Freeze Position», «Change Job», «Edit Position Restrictions» e «Inactivate Position». Esto es fundamental para el rendimiento.
- Fecha de finalización: Utilice un filtro solicitado para este campo, de modo que los usuarios puedan especificar el intervalo de fechas de extracción. Recomendamos cargar inicialmente entre 3 y 6 meses de datos.
Campos calculados: Es necesario utilizar ampliamente los campos calculados «Evaluate Expression» y «Lookup Related Value» para obtener el valor estandarizado de ActivityName e incorporar al flujo de eventos los atributos del objeto principal «Position».
Salida del servicio web: Configure el formato de salida de RaaS como JSON. XML también está disponible, pero JSON suele ser más fácil de analizar con las aplicaciones modernas.
Permisos: La persona que cree el informe necesita permisos de seguridad para dominios de datos como «Business Process Transactions», «Position Management» y «Worker Data». Los datos devueltos por la llamada RaaS estarán limitados por estos permisos.

a Consulta de ejemplo sql

/*
 This is a logical representation of the Workday Advanced Report configuration.
 It is built using the Workday Report Writer UI, not by writing code.
 Each 'SELECT' block represents a set of conditions within a single 'Evaluate Expression' calculated field for the 'ActivityName' column.
 The report's primary data source is 'Business Process Transactions'.
*/

// Calculated Field for ActivityName: 'cf_ActivityName'
// Type: Evaluate Expression

// Condition 1: Position Request Initiated
WHEN ('Business Process'.Type = 'Create Position' AND 'Business Process Transaction'.Is First Step = true)
THEN 'Position Request Initiated'
// Column Mapping for this condition:
// PositionId: 'Position' From Business Process -> Position ID
// ActivityName: 'cf_ActivityName' (this calculated field)
// EventTime: 'Business Process' -> Initiation Moment
// User: 'Business Process' -> Initiator

// Condition 2: Manager Approval Submitted
WHEN ('Business Process'.Type = 'Create Position' AND 'Business Process Step'.Name CONTAINS 'Manager Approval' AND 'Business Process Transaction'.Status = 'Completed')
THEN 'Manager Approval Submitted'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process Transaction' -> Completed Moment
// User: 'Business Process Transaction' -> Completed By

// Condition 3: HR Approval Submitted
WHEN ('Business Process'.Type = 'Create Position' AND 'Business Process Step'.Name CONTAINS 'HR Approval' AND 'Business Process Transaction'.Status = 'Completed')
THEN 'HR Approval Submitted'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process Transaction' -> Completed Moment
// User: 'Business Process Transaction' -> Completed By

// Condition 4: Budget Approved
WHEN ('Business Process'.Type = 'Create Position' AND 'Business Process Step'.Name CONTAINS 'Budget Approval' AND 'Business Process Transaction'.Status = 'Completed')
THEN 'Budget Approved'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process Transaction' -> Completed Moment
// User: 'Business Process Transaction' -> Completed By

// Condition 5: Position Request Denied
WHEN ('Business Process'.Type = 'Create Position' AND 'Business Process'.Status = 'Denied')
THEN 'Position Request Denied'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process' -> Overall Process Completed Moment
// User: 'Business Process Transaction' -> Completed By (on the denial step)

// Condition 6: Position Created
WHEN ('Business Process'.Type = 'Create Position' AND 'Business Process'.Status = 'Successfully Completed')
THEN 'Position Created'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process' -> Overall Process Completed Moment
// User: 'Business process' -> Initiator

// Condition 7: Position Attributes Modified
WHEN ('Business Process'.Type = 'Edit Position Restrictions' AND 'Business Process'.Status = 'Successfully Completed')
THEN 'Position Attributes Modified'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process' -> Overall Process Completed Moment
// User: 'Business Process' -> Initiator

// Condition 8: Position Reclassified
WHEN ('Business Process'.Type = 'Change Job' AND 'Business Process'.Context.Is Position = true AND 'Business Process'.Status = 'Successfully Completed')
THEN 'Position Reclassified'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process' -> Overall Process Completed Moment
// User: 'Business Process' -> Initiator

// Condition 9: Position Compliance Reviewed
WHEN ('Business Process Step'.Name CONTAINS 'Compliance Review' AND 'Business Process Transaction'.Status = 'Completed')
THEN 'Position Compliance Reviewed'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process Transaction' -> Completed Moment
// User: 'Business Process Transaction' -> Completed By

// Condition 10: Position Frozen
WHEN ('Business Process'.Type = 'Freeze Position' AND 'Business Process'.Status = 'Successfully Completed')
THEN 'Position Frozen'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process' -> Overall Process Completed Moment
// User: 'Business Process' -> Initiator

// Condition 11: Position Unfrozen
// Note: This often relies on a different data source, 'Position History', to track status changes.
// If using 'Business Process Transactions', this assumes an 'Unfreeze' BP exists or is part of another BP.
// The example below assumes an 'Edit Position' BP is used to change the status.
WHEN ('Business Process'.Type = 'Edit Position Restrictions' AND 'Position'.Is Frozen (Prior) = true AND 'Position'.Is Frozen = false AND 'Business Process'.Status = 'Successfully Completed')
THEN 'Position Unfrozen'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process' -> Overall Process Completed Moment
// User: 'Business Process' -> Initiator

// Condition 12: Position Deactivated
WHEN ('Business Process'.Type = 'Inactivate Position' AND 'Business Process'.Status = 'Successfully Completed')
THEN 'Position Deactivated'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process' -> Overall Process Completed Moment
// User: 'Business Process' -> Initiator

// Condition 13: Position Closed
WHEN ('Business Process'.Type = 'Close Position' AND 'Business Process'.Status = 'Successfully Completed')
THEN 'Position Closed'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process' -> Overall Process Completed Moment
// User: 'Business Process' -> Initiator

// Default case for the calculated field
ELSE 'Other Activity'

/*
Final Report Structure:
- Data Source: Business Process Transactions
- Columns:
  - Position ID (from Position)
  - cf_ActivityName
  - Event Time (Calculated field to pick correct timestamp based on activity)
  - User (Calculated field to pick correct user)
  - End Time (same as Event Time for discrete events)
  - Position Status (from Position)
  - Reason For Change (from Business Process -> Reason)
  - Department (Supervisory Organization from Position)
  - Cost Center (from Position)
  - Job Family (from Job Profile)
- Filter:
  - Business Process Type IN ('Create Position', 'Edit Position Restrictions', 'Change Job', 'Freeze Position', 'Inactivate Position', 'Close Position', ...)
  - Completed Date IS IN [Prompted Date Range]
  - cf_ActivityName IS NOT 'Other Activity'
*/

Pasos

Requisito previo: cree un informe personalizado de Workday. Antes de ejecutar el script, cree en Workday un informe personalizado que proporcione los datos necesarios. Utilice la fuente de datos «Business Process Transactions». Exponga los campos requeridos para el registro de eventos, incluidos Position ID, Business Process Type, Step Name, Status, Effective Date, Completed Date e Initiator. Habilite el informe como servicio web seleccionando «Enable as Web Service» en la pestaña «Advanced» y configure los permisos necesarios para su Integration System User (ISU).
Requisito previo: configure el usuario de integración de Workday. Asegúrese de contar con un Integration System User (ISU) que tenga permisos para acceder al informe personalizado creado en el paso anterior. Anote el nombre de usuario, la contraseña y la URL del endpoint JSON de RaaS (Reports-as-a-Service) generado para el informe.
Configure el entorno de Python. Instale Python en el equipo que ejecutará la extracción. Instale las bibliotecas necesarias mediante pip: pip install requests pandas.
Configure el script de Python. Descargue el script de Python proporcionado. Abra el archivo en un editor de texto y actualice las variables de marcador de posición situadas al principio del script. Debe indicar la URL de RaaS de Workday, el nombre de usuario y la contraseña. También debe establecer START_DATE y END_DATE para el periodo de extracción deseado.
Comprenda la lógica del script. El script se autentica con Workday, llama al servicio web del informe personalizado y envía el intervalo de fechas como parámetro. Workday devuelve los datos en formato JSON. El script gestiona automáticamente la paginación si el informe devuelve más de una página de resultados.
Ejecute el script. Abra un terminal o una ventana de comandos, vaya al directorio donde guardó el script y ejecútelo con el comando: python workday_extraction.py.
Asignación de actividades. El script contiene un diccionario de asignación (activity_map) que traduce las combinaciones de procesos de negocio y estados de pasos de Workday a los nombres de actividad estandarizados que requiere ProcessMind. Es posible que deba ajustar las claves de este diccionario para que coincidan con los nombres exactos de los procesos de negocio configurados en su tenant de Workday.
Transformación de datos. El script recorre cada registro devuelto por el informe. Aplica la asignación de actividades, extrae los atributos necesarios y da el formato correcto a las marcas de tiempo. Cada evento válido se añade a una lista.
Generación de la salida. Una vez procesados todos los datos, el script convierte la lista de eventos en un DataFrame de pandas. Esto estructura los datos en formato tabular con los nombres de columna requeridos: PositionId, ActivityName, EventTime, User, entre otros.
Exporte el CSV para ProcessMind. El script guarda el DataFrame final en un archivo CSV llamado position_management_event_log.csv. Este archivo utiliza codificación UTF-8 y está listo para cargarse en ProcessMind sin modificaciones adicionales.

Configuración

Informe personalizado de Workday (RaaS): La fuente de datos principal es un informe personalizado de Workday habilitado como servicio web. Este informe debe basarse en la fuente de datos «Business Process Transactions».
Campos del informe: El informe debe incluir campos como Position ID, Business Process Definition, Business Process Step, Transaction Status, Effective Timestamp, Completion Timestamp, Initiator y cualquier otro atributo necesario, como Cost Center o Supervisory Organization.
Integration System User (ISU): Se necesita un ISU con nombre de usuario y contraseña para la autenticación. Este usuario debe pertenecer a un grupo de seguridad con permiso para acceder al endpoint del servicio web del informe personalizado.
Intervalo de fechas: El script utiliza los parámetros START_DATE y END_DATE. Para la extracción inicial, se recomienda un periodo de 3 a 6 meses, a fin de mantener un volumen de datos manejable y acelerar la ejecución. Las extracciones posteriores pueden utilizar un periodo delta más corto.
Endpoint de la API: El script necesita la URL del endpoint JSON del informe personalizado. Esta URL se encuentra en la pestaña «Web Service» de la definición del informe personalizado en Workday.
Asignación de actividades: La lógica del script depende de una asignación configurable de los nombres y estados de los procesos de Workday a los nombres finales de las actividades. Es posible que deba personalizarla según la configuración específica de sus procesos de negocio en Workday.

a Consulta de ejemplo python

import requests
import pandas as pd
from datetime import datetime

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Configuration Settings --- #
class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace with your Workday RaaS endpoint, username, and password
WORKDAY_RAAS_URL = class="hl-string">'[Your_Workday_RaaS_JSON_Endpoint_URL]'
WORKDAY_USERNAME = class="hl-string">'[Your_ISU_Username]'
WORKDAY_PASSWORD = class="hl-string">'[Your_ISU_Password]'

class=class="hl-string">"hl-comment"># Set the date range for the extraction (YYYY-MM-DD format)
START_DATE = class="hl-string">'2023-01-01'
END_DATE = class="hl-string">'2023-12-31'

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Activity Mapping --- #
class=class="hl-string">"hl-comment"># This dictionary maps Workday processes and statuses to standardized activity names.
class=class="hl-string">"hl-comment"># The keys are tuples: (class="hl-string">'Business Process Name', class="hl-string">'Step Name / Status').
class=class="hl-string">"hl-comment"># You MAY need to adjust the class="hl-string">'Business Process Name' to match your Workday configuration.
activity_map = {
    (class="hl-string">'Create Position', class="hl-string">'Initiation Step'): class="hl-string">'Position Request Initiated',
    (class="hl-string">'Create Position', class="hl-string">'Manager Approval'): class="hl-string">'Manager Approval Submitted',
    (class="hl-string">'Create Position', class="hl-string">'HR Approval'): class="hl-string">'HR Approval Submitted',
    (class="hl-string">'Create Position', class="hl-string">'Budget Approval'): class="hl-string">'Budget Approved',
    (class="hl-string">'Create Position', class="hl-string">'Denied'): class="hl-string">'Position Request Denied',
    (class="hl-string">'Create Position', class="hl-string">'Successfully Completed'): class="hl-string">'Position Created',
    (class="hl-string">'Edit Position Restrictions', class="hl-string">'Successfully Completed'): class="hl-string">'Position Attributes Modified',
    (class="hl-string">'Change Job', class="hl-string">'Successfully Completed'): class="hl-string">'Position Reclassified',
    (class="hl-string">'Freeze Position', class="hl-string">'Successfully Completed'): class="hl-string">'Position Frozen',
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Assuming a business process exists for this. If not, this requires a different approach.
    (class="hl-string">'Unfreeze Position', class="hl-string">'Successfully Completed'): class="hl-string">'Position Unfrozen',
    (class="hl-string">'Inactivate Position', class="hl-string">'Successfully Completed'): class="hl-string">'Position Deactivated',
    (class="hl-string">'Close Position', class="hl-string">'Successfully Completed'): class="hl-string">'Position Closed',
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Mapping a class="hl-string">'To Do' step within a parent process for compliance review
    (class="hl-string">'Create Position', class="hl-string">'Compliance Review To Do'): class="hl-string">'Position Compliance Reviewed',
    (class="hl-string">'Edit Position Restrictions', class="hl-string">'Compliance Review To Do'): class="hl-string">'Position Compliance Reviewed'
}

def get_activity_name(process, step, status):
    class="hl-string">"""Determines the activity name based on the mapping."""
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Denied and successful completion are based on the overall process status
    if status == class="hl-string">'Denied':
        return activity_map.get((process, class="hl-string">'Denied'))
    if status == class="hl-string">'Successfully Completed':
        return activity_map.get((process, class="hl-string">'Successfully Completed'))

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Other activities are based on specific steps
    return activity_map.get((process, step))

def fetch_workday_data():
    class="hl-string">"""Fetches data from the Workday RaaS endpoint with pagination."""
    all_entries = []
    page = 1
    while True:
        params = {
            class="hl-string">'format': class="hl-string">'json',
            class="hl-string">'page': page,
            class="hl-string">'StartDate': fclass="hl-string">'{START_DATE}T00:00:00Z',
            class="hl-string">'EndDate': fclass="hl-string">'{END_DATE}T23:59:59Z'
        }
        print(fclass="hl-string">"Fetching page {page}...")
        try:
            response = requests.get(
                WORKDAY_RAAS_URL,
                auth=(WORKDAY_USERNAME, WORKDAY_PASSWORD),
                params=params
            )
            response.raise_for_status() class=class="hl-string">"hl-comment"># Raise an exception for bad status codes
            data = response.json()
            entries = data.get(class="hl-string">'Report_Entry', [])
            if not entries:
                print(class="hl-string">"No more entries found. Concluding fetch.")
                break
            all_entries.extend(entries)
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Check if this is the last page
            if len(entries) < data.get(class="hl-string">'Report_Data', {}).get(class="hl-string">'Page_Size', 1000):
                 break
            page += 1
        except requests.exceptions.RequestException as e:
            print(fclass="hl-string">"Error fetching data from Workday: {e}")
            break
        except ValueError:
            print(class="hl-string">"Error parsing JSON response. Check the URL and credentials.")
            print(class="hl-string">"Response text:", response.text)
            break

    print(fclass="hl-string">"Total entries fetched: {len(all_entries)}")
    return all_entries

def main():
    class="hl-string">"""Main function to extract, transform, and save data."""
    report_entries = fetch_workday_data()
    if not report_entries:
        print(class="hl-string">"No data extracted. Exiting.")
        return

    event_log = []
    for entry in report_entries:
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Assuming your RaaS report column names are aliased for clarity
        process_name = entry.get(class="hl-string">'BusinessProcessType')
        step_name = entry.get(class="hl-string">'BusinessProcessStep')
        status = entry.get(class="hl-string">'TransactionStatus')
        position_id = entry.get(class="hl-string">'PositionID')
        
        activity = get_activity_name(process_name, step_name, status)
        
        if not activity or not position_id:
            continue class=class="hl-string">"hl-comment"># Skip records that don't map to a required activity or have no Position ID

        event_log.append({
            class="hl-string">'PositionId': position_id,
            class="hl-string">'ActivityName': activity,
            class="hl-string">'EventTime': entry.get(class="hl-string">'CompletedDateTime', entry.get(class="hl-string">'EffectiveDateTime')),
            class="hl-string">'EndTime': entry.get(class="hl-string">'CompletedDateTime'),
            class="hl-string">'User': entry.get(class="hl-string">'InitiatorName'),
            class="hl-string">'PositionStatus': entry.get(class="hl-string">'PositionStatus'), class=class="hl-string">"hl-comment"># Assumes this field is in the report
            class="hl-string">'ReasonForChange': entry.get(class="hl-string">'Reason'),
            class="hl-string">'Department': entry.get(class="hl-string">'SupervisoryOrganization'),
            class="hl-string">'CostCenter': entry.get(class="hl-string">'CostCenter'),
            class="hl-string">'JobFamily': entry.get(class="hl-string">'JobFamily')
        })

    if not event_log:
        print(class="hl-string">"No processable events found after mapping. Exiting.")
        return

    df = pd.DataFrame(event_log)

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Data Cleaning and Formatting
    df[class="hl-string">'EventTime'] = pd.to_datetime(df[class="hl-string">'EventTime'], errors=class="hl-string">'coerce')
    df.dropna(subset=[class="hl-string">'PositionId', class="hl-string">'ActivityName', class="hl-string">'EventTime'], inplace=True)
    df.sort_values(by=[class="hl-string">'PositionId', class="hl-string">'EventTime'], inplace=True)

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Reorder columns for clarity
    final_columns = [
        class="hl-string">'PositionId', class="hl-string">'ActivityName', class="hl-string">'EventTime', class="hl-string">'User', class="hl-string">'EndTime', 
        class="hl-string">'PositionStatus', class="hl-string">'ReasonForChange', class="hl-string">'Department', class="hl-string">'CostCenter', class="hl-string">'JobFamily'
    ]
    df = df.reindex(columns=final_columns)

    output_filename = class="hl-string">'position_management_event_log.csv'
    df.to_csv(output_filename, index=False, encoding=class="hl-string">'utf-8')
    print(fclass="hl-string">"Successfully created event log: {output_filename}")

if __name__ == class="hl-string">'__main__':
    main()

Pasos

Confirme que la plataforma de middleware o ETL seleccionada, como MuleSoft, Boomi o Informatica, dispone de un conector de Workday con licencia y que el entorno de ejecución de la integración puede conectarse con Workday. Obtenga del administrador de Workday las credenciales del usuario de sistema de integración, las asignaciones de grupos de seguridad, los permisos para informes o API y la configuración del endpoint del tenant.
En Workday, identifique los informes o las API aprobados que exponen el historial de procesos de negocio, la finalización de pasos de aprobación, los atributos de las posiciones, los cambios de estado, las referencias de trabajadores o usuarios y las marcas de tiempo efectivas. Utilice [Configure based on your system] para los nombres exactos de los informes o las API, ya que varían según la configuración del tenant. Asegúrese de que la fuente exponga Position ID y suficiente contexto del proceso de negocio para distinguir todas las actividades requeridas.
Configure el conector en la plataforma de middleware con la conexión al tenant de Workday, el método de autenticación, el tiempo de espera de las solicitudes, la paginación, la política de reintentos y los parámetros de extracción incremental. Utilice [Your start date] y [Your end date] como parámetros de fecha y aplique los filtros aprobados de empresa u organización supervisora.
Extraiga los conjuntos de datos de origen a objetos de preparación en la plataforma de middleware. Conserve los identificadores de origen, las marcas de tiempo de los eventos y de finalización, los identificadores de las personas que ejecutaron las acciones, el estado de la posición, el motivo, el departamento, el centro de costos, la familia de puestos, el nombre del proceso de negocio, el nombre del paso, el estado del paso y los atributos de las posiciones con fecha efectiva. No dependa de ProcessMind para inferir eventos.
Transforme los datos preparados en una fila de evento por cada actividad admitida explícitamente. Asigne el inicio del proceso de negocio de origen a Position Request Initiated; los pasos de aprobación de gerente, RR. HH. y presupuesto completados a sus actividades correspondientes; el estado terminal denegado a Position Request Denied; la finalización correcta de Create Position a Position Created; y la finalización correcta de los procesos de cambio de posición especificados a sus actividades correspondientes. Asigne la revisión de cumplimiento únicamente cuando exista un paso To Do o Checklist completado de forma explícita. Asigne Position Unfrozen únicamente cuando la fuente registre explícitamente una transición de estado de Frozen a Active durante la transformación de extracción.
Ejecute la transformación SQL completa en el campo de consulta sobre las vistas de origen preparadas, sustituyendo únicamente los marcadores de posición relacionados con la conexión, las credenciales, las fechas y la empresa. Los nombres de vistas y columnas de origen de la consulta son marcadores de posición profesionales y deben sustituirse por los objetos y campos reales expuestos por el conector de Workday configurado.
Valide que PositionId, ActivityName y EventTime estén informados en todas las filas de salida, que las marcas de tiempo estén normalizadas a una única zona horaria acordada y que los registros de origen duplicados se hayan eliminado mediante el identificador del evento de origen o una clave compuesta documentada. Conserve User, EndTime, PositionStatus, ReasonForChange, Department, CostCenter y JobFamily cuando estén disponibles.
Exporte el resultado como CSV UTF-8 u otro formato de registro de eventos compatible con ProcessMind. Utilice PositionId como identificador del caso, ActivityName como columna de actividad y EventTime como marca de tiempo del evento. Incluya los atributos recomendados como columnas adicionales, conserve una fila por evento y cargue el archivo en ProcessMind sin esperar que derive las actividades que falten.

Configuración

Conector: Configure el conector de Workday aprobado en MuleSoft, Boomi, Informatica o la plataforma ETL seleccionada. Las operaciones exactas del conector, los nombres de los informes y los recursos de la API dependen del tenant y de la versión del conector.
Configuración de origen: Utilice [Configure based on your system] para los informes o las API de Workday que expongan eventos de procesos de negocio, pasos de aprobación, historial de estados de posiciones y atributos de posiciones con fecha efectiva.
Intervalo de fechas: Comience con entre 3 y 6 meses de eventos completados. Amplíe el intervalo únicamente después de validar el tiempo de ejecución, la paginación, la retención de la fuente y los límites de ingesta de ProcessMind.
Carga incremental: Utilice EventTime o la marca de tiempo de modificación del evento de origen como marca de control. Incluya un pequeño solapamiento entre ejecuciones y elimine duplicados mediante el identificador del evento de origen o una clave compuesta documentada.
Columnas de salida obligatorias: PositionId, ActivityName y EventTime deben estar presentes e informadas. PositionId es el identificador del caso.
Columnas de salida recomendadas: User, EndTime, PositionStatus, ReasonForChange, Department, CostCenter y JobFamily.
Filtros de actividad: Filtre por los nombres configurados de los procesos de negocio Create Position, Edit Position Restrictions, Change Job, Freeze Position, Inactivate Position y Close Position, además del paso To Do o Checklist de cumplimiento configurado. Utilice los valores exactos del tenant, no etiquetas supuestas.
Gestión de estados: Extraiga Position Unfrozen únicamente a partir de una transición de estado Frozen a Active disponible de forma explícita. No cree un evento solo porque el estado actual sea Active.
Rendimiento: Habilite la paginación del conector, los filtros de fecha acotados, el filtrado en origen, la extracción paralela cuando sea compatible y el procesamiento incremental preparado. Evite las extracciones sin restricciones de todo el tenant.
Seguridad: El usuario de integración necesita autorización para leer el historial de procesos de negocio, los pasos de aprobación, los datos de posiciones, el historial de estados, los atributos organizativos y las referencias de usuarios. El administrador de Workday debe aprobar los dominios de seguridad y el acceso a los informes.
Requisitos previos: Confirme la licencia del conector de Workday, el entorno de ejecución del middleware, el almacenamiento seguro de credenciales, el acceso de red, la disponibilidad del informe o la API de origen y los permisos de importación de ProcessMind.

a Consulta de ejemplo sql

WITH source_events AS (
    SELECT
        [Position ID] AS PositionId,
        [Business Process Name] AS BusinessProcessName,
        [Step Name] AS StepName,
        [Step Status] AS StepStatus,
        [Event Type] AS EventType,
        [Event Timestamp] AS SourceEventTime,
        [Completion Timestamp] AS SourceEndTime,
        [Performed By] AS SourceUser,
        [Position Status] AS SourcePositionStatus,
        [Reason] AS SourceReasonForChange,
        [Department] AS SourceDepartment,
        [Cost Center] AS SourceCostCenter,
        [Job Family] AS SourceJobFamily,
        [Previous Position Status] AS PreviousPositionStatus,
        [Source Event ID] AS SourceEventId
    FROM [Your Workday staged event source]
    WHERE [Event Timestamp] >= CAST('[Your start date]' AS TIMESTAMP)
      AND [Event Timestamp] < CAST('[Your end date]' AS TIMESTAMP)
      AND [Position ID] IS NOT NULL
),
position_attributes AS (
    SELECT
        [Position ID] AS PositionId,
        [Position Status] AS PositionStatus,
        [Reason] AS ReasonForChange,
        [Department] AS Department,
        [Cost Center] AS CostCenter,
        [Job Family] AS JobFamily
    FROM [Your Workday staged position attribute source]
),
normalized_events AS (
    SELECT
        s.PositionId,
        'Position Request Initiated' AS ActivityName,
        s.SourceEventTime AS EventTime,
        s.SourceEndTime AS EndTime,
        s.SourceUser AS User,
        COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus) AS PositionStatus,
        s.SourceReasonForChange AS ReasonForChange,
        COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department) AS Department,
        COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter) AS CostCenter,
        COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily) AS JobFamily,
        s.SourceEventId AS SourceEventId
    FROM source_events s
    LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.BusinessProcessName = 'Create Position'
      AND (s.EventType = 'Initiated' OR s.StepName = 'Create Position')
    UNION ALL
    SELECT s.PositionId, 'Manager Approval Submitted', s.SourceEventTime, s.SourceEndTime, s.SourceUser, COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus), s.SourceReasonForChange, COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department), COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter), COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily), s.SourceEventId
    FROM source_events s LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.BusinessProcessName = 'Create Position' AND s.StepName = 'Manager Approval' AND s.StepStatus = 'Completed'
    UNION ALL
    SELECT s.PositionId, 'HR Approval Submitted', s.SourceEventTime, s.SourceEndTime, s.SourceUser, COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus), s.SourceReasonForChange, COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department), COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter), COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily), s.SourceEventId
    FROM source_events s LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.BusinessProcessName = 'Create Position' AND s.StepName = 'HR Approval' AND s.StepStatus = 'Completed'
    UNION ALL
    SELECT s.PositionId, 'Budget Approved', s.SourceEventTime, s.SourceEndTime, s.SourceUser, COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus), s.SourceReasonForChange, COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department), COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter), COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily), s.SourceEventId
    FROM source_events s LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.BusinessProcessName = 'Create Position' AND s.StepName = 'Budget Approval' AND s.StepStatus = 'Completed'
    UNION ALL
    SELECT s.PositionId, 'Position Request Denied', s.SourceEventTime, s.SourceEndTime, s.SourceUser, COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus), s.SourceReasonForChange, COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department), COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter), COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily), s.SourceEventId
    FROM source_events s LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.BusinessProcessName = 'Create Position' AND (s.StepStatus = 'Denied' OR s.EventType = 'Denied')
    UNION ALL
    SELECT s.PositionId, 'Position Created', s.SourceEventTime, s.SourceEndTime, s.SourceUser, COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus), s.SourceReasonForChange, COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department), COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter), COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily), s.SourceEventId
    FROM source_events s LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.BusinessProcessName = 'Create Position' AND s.StepStatus = 'Completed' AND s.EventType = 'Completed'
    UNION ALL
    SELECT s.PositionId, 'Position Attributes Modified', s.SourceEventTime, s.SourceEndTime, s.SourceUser, COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus), s.SourceReasonForChange, COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department), COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter), COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily), s.SourceEventId
    FROM source_events s LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.BusinessProcessName = 'Edit Position Restrictions' AND s.StepStatus = 'Completed'
    UNION ALL
    SELECT s.PositionId, 'Position Reclassified', s.SourceEventTime, s.SourceEndTime, s.SourceUser, COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus), s.SourceReasonForChange, COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department), COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter), COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily), s.SourceEventId
    FROM source_events s LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.BusinessProcessName = 'Change Job' AND s.StepStatus = 'Completed'
    UNION ALL
    SELECT s.PositionId, 'Position Compliance Reviewed', s.SourceEventTime, s.SourceEndTime, s.SourceUser, COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus), s.SourceReasonForChange, COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department), COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter), COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily), s.SourceEventId
    FROM source_events s LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.StepStatus = 'Completed' AND (s.StepName = 'Compliance Review' OR s.StepName = 'Compliance Checklist' OR s.StepName = 'Compliance To Do')
    UNION ALL
    SELECT s.PositionId, 'Position Frozen', s.SourceEventTime, s.SourceEndTime, s.SourceUser, COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus), s.SourceReasonForChange, COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department), COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter), COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily), s.SourceEventId
    FROM source_events s LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.BusinessProcessName = 'Freeze Position' AND s.StepStatus = 'Completed'
    UNION ALL
    SELECT s.PositionId, 'Position Unfrozen', s.SourceEventTime, s.SourceEndTime, s.SourceUser, COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus), s.SourceReasonForChange, COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department), COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter), COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily), s.SourceEventId
    FROM source_events s LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.PreviousPositionStatus = 'Frozen' AND s.SourcePositionStatus = 'Active'
    UNION ALL
    SELECT s.PositionId, 'Position Deactivated', s.SourceEventTime, s.SourceEndTime, s.SourceUser, COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus), s.SourceReasonForChange, COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department), COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter), COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily), s.SourceEventId
    FROM source_events s LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.BusinessProcessName = 'Inactivate Position' AND s.StepStatus = 'Completed'
    UNION ALL
    SELECT s.PositionId, 'Position Closed', s.SourceEventTime, s.SourceEndTime, s.SourceUser, COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus), s.SourceReasonForChange, COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department), COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter), COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily), s.SourceEventId
    FROM source_events s LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.BusinessProcessName = 'Close Position' AND s.StepStatus = 'Completed'
),
deduplicated_events AS (
    SELECT
        PositionId,
        ActivityName,
        EventTime,
        EndTime,
        User,
        PositionStatus,
        ReasonForChange,
        Department,
        CostCenter,
        JobFamily,
        ROW_NUMBER() OVER (
            PARTITION BY PositionId, ActivityName, EventTime, COALESCE(SourceEventId, '')
            ORDER BY EndTime DESC NULLS LAST
        ) AS duplicate_rank
    FROM normalized_events
)
SELECT
    PositionId,
    ActivityName,
    EventTime,
    EndTime,
    User,
    PositionStatus,
    ReasonForChange,
    Department,
    CostCenter,
    JobFamily
FROM deduplicated_events
WHERE duplicate_rank = 1
  AND PositionId IS NOT NULL
  AND ActivityName IS NOT NULL
  AND EventTime IS NOT NULL
ORDER BY PositionId, EventTime, ActivityName;

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