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Su Template de datos de Hire to Retire, gestión de puestos

Workday HCM

Atributos de Hire to Retire, gestión de puestos(21) Actividades de Hire to Retire, gestión de puestos(13) Guías de extracción(3)

Su Template de datos de Hire to Retire, gestión de puestos

Este Template ofrece una guía clara para recopilar los datos esenciales que necesita para analizar el proceso de gestión de puestos de Hire to Retire. Indica qué atributos conviene recopilar, qué actividades clave debe seguir y cómo extraer esta información de Workday HCM. Utilice este recurso para comprobar que su Registro de eventos esté completo y listo para el Process Mining.

Atributos recomendados para recopilar
Actividades clave que debe seguir
Guía de extracción

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Atributos de Hire to Retire, gestión de puestos

Estos son los campos de datos recomendados para incluir en su Registro de eventos y realizar un análisis completo de la gestión de puestos de Hire to Retire.

3 Obligatorio 7 Recomendado 11 Opcional

	Nombre	Descripción
	ID del puesto PositionId	Identificador único de un puesto específico de la organización, que sirve como identificador principal del caso en el proceso de gestión de puestos.
Descripción El ID de puesto es la referencia clave para analizar el proceso de gestión de puestos. Cada ID representa el ciclo de vida de un puesto, desde la solicitud y creación iniciales hasta sus modificaciones, reclasificaciones y eventual desactivación o cierre. En Process Mining, este atributo permite relacionar todas las actividades vinculadas, como aprobaciones, cambios en los datos y actualizaciones de estado, con un caso específico. Así se obtiene una visión completa del recorrido de cada puesto, que permite analizar los tiempos de ciclo, identificar variantes del proceso y hacer un seguimiento del cumplimiento. Por qué es importante Es esencial para hacer un seguimiento de todo el ciclo de vida de un puesto, analizar el proceso de principio a fin e identificar cuellos de botella o desviaciones en casos específicos. Dónde obtenerlo Es un identificador clave de Workday HCM, que suele estar disponible en informes y datos de procesos de negocio relacionados con la gestión de personal y de puestos. Ejemplos POS-0012345POS-0067890POS-0112233
	Hora del evento EventTime	Marca de tiempo que indica cuándo tuvo lugar una actividad o un evento específico.
Descripción La hora del evento es una marca de tiempo precisa que registra la fecha y la hora de cada actividad del proceso. Estos datos son fundamentales para cualquier análisis temporal, incluido el cálculo de tiempos de ciclo, tiempos de espera y duraciones. En Process Mining, esta marca de tiempo permite ordenar cronológicamente los eventos y formar la secuencia de actividades que constituye el flujo del proceso. Es la base del análisis del rendimiento, ya que permite identificar cuellos de botella, analizar el rendimiento y supervisar los SLA. Por qué es importante Es esencial para ordenar los eventos, calcular todas las métricas temporales, como el tiempo de ciclo y la duración, y diagnosticar cuellos de botella en el proceso. Dónde obtenerlo Workday HCM registra automáticamente esta marca de tiempo en cada transacción de proceso de negocio. Ejemplos 2023-04-15T09:00:00Z2023-04-15T14:35:10Z2023-04-18T11:21:05Z
	Nombre de la actividad ActivityName	Nombre del paso o evento específico del proceso de negocio que tuvo lugar, como «Puesto creado» o «Presupuesto aprobado».
Descripción El nombre de la actividad describe un paso del ciclo de vida de la gestión de puestos. Estos eventos son los componentes básicos del mapa de procesos y muestran la secuencia de acciones realizadas para cada puesto. El análisis de estas actividades permite visualizar los flujos del proceso, identificar las rutas habituales y poco frecuentes, y medir el tiempo transcurrido entre hitos clave. Algunos ejemplos son «Solicitud de puesto iniciada», «Atributos del puesto modificados» y «Puesto cerrado», que en conjunto muestran cómo se desarrolla el proceso en la práctica. Por qué es importante Este atributo es fundamental para crear el mapa de procesos, visualizar el flujo del proceso e identificar los eventos concretos que provocan retrasos o retrabajo. Dónde obtenerlo Se extrae de los registros de transacciones del marco de procesos de negocio de Workday. Cada paso de una definición de proceso de negocio genera un registro de evento. Ejemplos Solicitud de puesto iniciadaAprobación del gerente enviadaPuesto creadoPuesto desactivado
	Centro de costes CostCenter	Centro de costes financieros asociado al puesto, utilizado para la elaboración de presupuestos y los informes financieros.
Descripción El centro de costes es una dimensión financiera que vincula un puesto con un presupuesto específico. Es esencial para hacer un seguimiento de los costes y garantizar que la dotación de personal se ajuste a los planes financieros. En Process Mining, este atributo es clave para analizar las aprobaciones presupuestarias y el impacto financiero. Permite entender cómo varían los tiempos de aprobación según el centro de costes y relacionar las actividades de gestión de puestos con los resultados financieros. También es importante para estandarizar los atributos de los puestos en unidades financieras similares. Por qué es importante Aporta una dimensión financiera al análisis, permite consultar el proceso por unidad presupuestaria y facilita el análisis de cuellos de botella relacionados con el presupuesto. Dónde obtenerlo Forma parte de la información financiera, o «Worktags», asignada a un puesto en Workday HCM. Ejemplos CC4010_MARKETINGCC2050_RD_SOFTWARECC7000_ADMIN
	Departamento Department	Departamento u organización supervisora a la que pertenece el puesto.
Descripción El atributo Departamento, denominado a menudo «Organización supervisora» en Workday, aporta el contexto organizativo principal de un puesto. Define el equipo o área de negocio al que pertenece. Es una dimensión clave para comparar el rendimiento entre distintas áreas de la empresa. Por ejemplo, puede comparar los tiempos de ciclo de aprobación de nuevos puestos en los departamentos de Ingeniería y Marketing para identificar buenas prácticas o cuellos de botella específicos de cada área. Por qué es importante Permite filtrar y comparar el rendimiento del proceso entre distintas unidades de la organización, y detectar cuellos de botella o eficiencias propios de cada departamento. Dónde obtenerlo Se vincula al puesto mediante su asignación a una organización supervisora en Workday HCM. Ejemplos Ventas - NorteaméricaIngeniería - Desarrollo de plataformasFinanzas - Planificación y análisis financiero corporativo
	Estado del puesto PositionStatus	Estado actual o histórico del puesto, como «Abierto», «Cubierto», «Congelado» o «Cerrado».
Descripción El estado del puesto indica en qué situación se encontraba en un momento determinado. Este atributo es fundamental para conocer la disponibilidad actual del puesto y la etapa de su ciclo de vida. Filtrar por estado permite centrarse en partes específicas del proceso. Por ejemplo, analizar los puestos con estado «Congelado» ayuda a crear informes de antigüedad y saber durante cuánto tiempo permanecen inmovilizados los recursos. Hacer un seguimiento de los cambios de estado es clave para comprender el flujo del proceso. Por qué es importante Aporta contexto clave sobre la situación de un puesto, permite analizar la antigüedad de los puestos congelados y hacer un seguimiento de su avance a lo largo del ciclo de vida. Dónde obtenerlo Está disponible como campo estándar del objeto de puesto en Workday HCM. Ejemplos Abierto - AprobadoCubiertoCongeladoCerrado
	Familia de puestos JobFamily	Grupo de puestos con características, habilidades y funciones similares, como «Ingeniería» o «Recursos Humanos».
Descripción Una familia de puestos es una clasificación que agrupa perfiles de puesto relacionados. Por ejemplo, los perfiles «Ingeniero de software» e «Ingeniero sénior de software» pueden pertenecer a la familia de puestos «Ingeniería». Esta clasificación permite categorizar y analizar los puestos desde una perspectiva más amplia. Este atributo facilita análisis como el seguimiento de las reclasificaciones y la estandarización de los atributos de los puestos. Al analizar los cambios dentro de una familia de puestos o entre varias, la organización puede conocer mejor las trayectorias profesionales, la coherencia en la definición de los puestos y las tendencias de la plantilla. Por qué es importante Permite analizar los puestos desde una perspectiva más amplia y facilita la estandarización y el análisis de reclasificaciones entre categorías relacionadas. Dónde obtenerlo Forma parte de la estructura del catálogo de puestos de Workday HCM y está asociada al perfil de puesto. Ejemplos Tecnologías de la informaciónFinanzas y contabilidadProfesionales de ventas
	Hora de finalización EndTime	Marca de tiempo que indica cuándo se completó una actividad. Se utiliza para calcular la duración de cada actividad.
Descripción La hora de finalización marca el momento en que concluye una actividad específica. La hora de inicio indica cuándo tuvo lugar un evento; al combinar ambas, se puede calcular el tiempo de procesamiento de ese evento. Esto resulta especialmente útil para actividades que no son instantáneas, como una revisión de cumplimiento. Al comparar la hora de finalización de una actividad con la hora de inicio de la siguiente, se pueden medir con precisión tanto el tiempo de procesamiento como el tiempo de espera y obtener información más detallada sobre la eficiencia del proceso. Por qué es importante Es necesaria para calcular la duración exacta de las actividades y distinguir el tiempo de procesamiento activo del tiempo de espera. Dónde obtenerlo Algunos pasos de los procesos de negocio de Workday pueden tener horas de inicio y finalización explícitas. Si no las tienen, la hora de finalización puede calcularse a partir de la hora de inicio del siguiente evento del mismo caso. Ejemplos 2023-04-15T09:05:12Z2023-04-15T17:00:00Z2023-04-18T11:21:55Z
	Motivo del cambio ReasonForChange	Motivo indicado para un evento de cambio, como la reclasificación, modificación o cierre de un puesto.
Descripción Este atributo recoge la justificación de negocio de un cambio concreto en un puesto. En Workday, los motivos suelen seleccionarse de una lista predefinida para mantener la coherencia, por ejemplo, «Reorganización», «Nuevo proyecto» o «Ajuste presupuestario». El análisis de este atributo aporta un contexto muy valioso sobre los flujos del proceso. Ayuda a entender por qué ocurrió algo, además de qué ocurrió. Por ejemplo, relacionar los eventos de reclasificación con motivos específicos permite detectar tendencias en la reestructuración de la organización o en la evolución de los puestos. Por qué es importante Explica el contexto de negocio de actividades como las modificaciones y reclasificaciones, y ayuda a analizar las causas de las variaciones del proceso. Dónde obtenerlo Es un campo obligatorio en muchas transacciones de procesos de negocio de Workday, como «Editar restricciones del puesto» o «Cerrar puesto». Ejemplos Creación de un nuevo departamentoReorganizaciónCorrección de datosFinalización del proyecto
	Usuario User	ID o nombre de la persona que realizó la actividad.
Descripción Este atributo identifica a la persona empleada o al usuario del sistema responsable de completar una tarea específica del proceso, como enviar una aprobación o modificar atributos del puesto. Puede tratarse de una persona gerente, un socio de RR. HH. o un analista financiero. El análisis de los datos por usuario ayuda a detectar necesidades de formación, desequilibrios en la distribución de la carga de trabajo y diferencias en el rendimiento individual. Por ejemplo, permite identificar qué usuarios participan con mayor frecuencia en actividades de retrabajo, lo que puede indicar que hacen falta instrucciones más claras o mejoras en el sistema. Por qué es importante Permite analizar la distribución de la carga de trabajo y el comportamiento de cada usuario, así como detectar necesidades de formación y personas con un rendimiento destacado. Dónde obtenerlo Está disponible en los registros de transacciones de procesos de negocio de Workday, que registran quién inició o realizó cada paso. Ejemplos jsmithdavis_janehr_admin_svc
	Es retrabajo IsRework	Indicador booleano que es verdadero si una actividad se considera retrabajo, por ejemplo, cuando se modifican varias veces los atributos de un puesto.
Descripción El indicador Es retrabajo identifica las actividades que representan correcciones o trabajo repetido, que suelen señalar ineficiencias en el proceso o problemas de calidad. Normalmente se establece como verdadero para eventos como «Atributos del puesto modificados» cuando ocurren poco después de la creación o se repiten varias veces seguidas. Este atributo calculado es esencial para el Dashboard «Análisis del retrabajo en los datos de puestos». Permite cuantificar fácilmente las tasas de retrabajo, ayuda a identificar las causas raíz mediante el análisis del contexto de los eventos señalados y facilita el seguimiento de KPI como «Tasa de retrabajo en los datos de puestos». Por qué es importante Señala directamente las actividades de retrabajo ineficientes, lo que facilita cuantificarlas, analizarlas y orientar las mejoras del proceso para reducir el desperdicio. Dónde obtenerlo Es un indicador derivado que se calcula según la secuencia y la frecuencia de las actividades. Por ejemplo, se establece como verdadero si «Atributos del puesto modificados» ocurre más de una vez en el mismo caso. Ejemplos truefalse
	Estado de cumplimiento ComplianceStatus	Indica el resultado de un paso de revisión de cumplimiento, como «Cumple» o «No cumple».
Descripción Este atributo recoge el resultado de la actividad formal «Revisión de cumplimiento del puesto». Confirma si los atributos del puesto, el historial de aprobaciones o la justificación cumplen las políticas internas o la normativa externa. Es un atributo clave para el Dashboard «Resumen de cumplimiento de las acciones sobre puestos». Permite supervisar directamente las tasas de cumplimiento y ayuda a los equipos de auditoría o de RR. HH. a identificar e investigar rápidamente los puestos señalados por incumplimiento, para tomar medidas correctivas y mitigar riesgos. Por qué es importante Mide directamente el resultado de las comprobaciones de cumplimiento, permite supervisar la adhesión a las políticas y señala los casos de alto riesgo que requieren revisión. Dónde obtenerlo Probablemente sería el resultado de un paso específico configurado en un proceso de negocio de Workday. Podría almacenarse como comentario o campo personalizado. Ejemplos CumpleNo cumpleRequiere seguimiento
	Perfil de puesto JobProfile	Plantilla estandarizada de un puesto que define sus características principales, como las responsabilidades y las cualificaciones.
Descripción El perfil de puesto es un elemento fundamental de la arquitectura de puestos de Workday. Funciona como una plantilla que define un puesto, incluidos el título predeterminado, las cualificaciones y la categoría salarial. Un puesto es una instancia de un perfil de puesto dentro de un departamento específico. Este atributo es clave para comprender la estandarización de los procesos. Analizar los procesos por perfil de puesto puede revelar si ciertos tipos de cargos tienen ciclos de aprobación más largos o generan más retrabajo. También es fundamental para hacer un seguimiento de las reclasificaciones en las que un puesto pasa de un perfil a otro. Por qué es importante Vincula un puesto con una plantilla estandarizada, lo que permite analizar las variaciones del proceso según las características normalizadas del cargo. Dónde obtenerlo Es un campo obligatorio para todos los puestos de Workday HCM y forma parte del modelo de datos de gestión de personal. Ejemplos JP-FIN-Analyst3JP-ENG-Dev5JP-HR-Generalist2
	Se revisó el cumplimiento IsComplianceReviewed	Indicador booleano que es verdadero si la actividad «Revisión de cumplimiento del puesto» tuvo lugar en un caso.
Descripción Este indicador señala si un puesto pasó por una revisión formal de cumplimiento en algún momento de su ciclo de vida. Se determina comprobando si existe la actividad «Revisión de cumplimiento del puesto» para un ID de puesto determinado. Este atributo simplifica la supervisión del cumplimiento y el cálculo de KPI. Permite filtrar fácilmente los casos que se revisaron y los que no, y facilita directamente el cálculo del KPI «Tasa de cumplimiento de las acciones sobre puestos», ya que permite contar la población que cumple los requisitos. Por qué es importante Simplifica la medición de las tasas de cumplimiento y permite filtrar fácilmente los puestos que no pasaron por las revisiones obligatorias para analizarlos. Dónde obtenerlo Es un indicador derivado que se calcula para cada caso. Se establece como verdadero si el registro del caso contiene la actividad «Revisión de cumplimiento del puesto». Ejemplos truefalse
	Sistema de origen SourceSystem	Sistema del que proceden los datos, en este caso, Workday HCM.
Descripción Este atributo identifica la aplicación de origen en la que se generaron los datos del proceso de gestión de puestos. Aunque en este análisis el origen es siempre Workday HCM, se trata de un campo fundamental en las empresas que combinan datos de varios sistemas. Incluir este atributo permite conocer el origen de los datos y distinguir procesos que pueden abarcar distintas plataformas. También aporta contexto y constituye una buena práctica de gobernanza de datos. Por qué es importante Aporta contexto esencial sobre el origen de los datos, aclara su procedencia en entornos con varios sistemas y contribuye a cumplir los estándares de gobernanza de datos. Dónde obtenerlo Suele ser un valor estático («Workday HCM») que se añade durante la extracción y transformación de los datos. Ejemplos Workday HCMWorkdayHCM_Prod
	Tiempo de aprobación de un nuevo puesto NewPositionApprovalCycleTime	Tiempo total transcurrido desde que se inicia una solicitud de puesto hasta que se crea el puesto en el sistema.
Descripción Este atributo mide el tiempo de ciclo de principio a fin del proceso de aprobación de un nuevo puesto. Se calcula como el tiempo transcurrido entre los eventos «Solicitud de puesto iniciada» y «Puesto creado» para un ID de puesto determinado. Este dato permite calcular el KPI «Tiempo medio del ciclo de aprobación de nuevos puestos» y los Dashboards relacionados. Al calcularlo para cada caso, puede analizar la distribución de los tiempos de ciclo, identificar valores atípicos e investigar qué factores se relacionan con aprobaciones más largas o más cortas, como el departamento o el tipo de puesto. Por qué es importante Mide directamente un indicador clave de rendimiento, permite analizar la eficiencia de las aprobaciones e identificar los factores que provocan retrasos. Dónde obtenerlo Se calcula para cada caso en la herramienta de Process Mining, midiendo la diferencia de tiempo entre actividades específicas de inicio y finalización. Ejemplos P5DT6HP12DP2DT12H30M
	Tipo de puesto PositionType	Clasifica el puesto según las condiciones de empleo, como jornada completa, jornada parcial o contratación externa.
Descripción En Workday, el tipo de puesto, denominado a menudo «tipo de trabajador» o «tipo de jornada», clasifica la modalidad de empleo asociada al puesto. Es un atributo fundamental para planificar y gestionar la plantilla. En Process Mining, esta dimensión permite comparar el proceso de gestión de puestos según el tipo de trabajador. Por ejemplo, se puede investigar si el proceso de aprobación de contratistas es más rápido o menos complejo que el de las personas empleadas a tiempo completo, y detectar posibles oportunidades de optimización. Por qué es importante Permite comparar el proceso de gestión de puestos entre distintas categorías de trabajadores, como personal a tiempo completo y contratistas, para detectar oportunidades de optimización. Dónde obtenerlo Está disponible en la definición del puesto, a menudo como «tipo de trabajador» o «tipo de jornada». Ejemplos Jornada completa regularJornada parcial regularContratista por tiempo determinado
	Título del puesto PositionTitle	Título específico del puesto, como «Analista financiero sénior» o «Ingeniero principal de software».
Descripción El título del puesto es el nombre oficial del cargo que ven los usuarios. Es más específico que la familia o el perfil de puesto y suele aparecer en las ofertas de empleo y los organigramas. Analizar este atributo es importante para comprender los cambios concretos en los puestos. Por ejemplo, al analizar una reclasificación, puede comprobar si el título cambió de forma significativa. También se utiliza en los Dashboards de estandarización para verificar que los títulos de puestos similares sean coherentes entre departamentos. Por qué es importante Aporta información detallada sobre el puesto, esencial para analizar reclasificaciones y estandarizar los cargos. Dónde obtenerlo Es un campo estándar del objeto de puesto en Workday HCM. Ejemplos Gerente sénior de productoSocio de negocio de RR. HH. IIContador asociado
	Ubicación Location	Ubicación física o lógica de trabajo asociada al puesto.
Descripción El atributo Ubicación indica el lugar geográfico o la oficina donde se encuentra el puesto. Puede corresponder a una dirección concreta o a un país o región, y también puede tener el valor «Remoto». El análisis por ubicación puede revelar diferencias regionales en el rendimiento del proceso, como variaciones en los tiempos de aprobación o las tasas de cumplimiento. También ayuda a determinar si los procesos están estandarizados a nivel global o si las prácticas locales generan desviaciones. Por qué es importante Permite analizar los datos por ubicación geográfica para detectar diferencias regionales en los procesos, variaciones en el cumplimiento o cuellos de botella específicos de una ubicación. Dónde obtenerlo Es un atributo estándar que puede asignarse a un puesto en Workday HCM. Ejemplos Nueva York, EE. UU.Londres, Reino UnidoRemoto (Alemania)
	Última actualización de datos LastDataUpdate	Marca de tiempo que indica cuándo se extrajeron los datos por última vez del sistema de origen y se actualizaron en la herramienta de Process Mining.
Descripción Este atributo indica la marca de tiempo de la actualización de datos más reciente. No forma parte de los datos del proceso, sino que es un metadato sobre la actualidad del conjunto de datos. Es importante para todas las personas que consultan el análisis, ya que indica cuán recientes son los datos. Permite saber si la información refleja el estado operativo más reciente o si se basa en una instantánea algo anterior, y ayuda a establecer expectativas sobre la vigencia de los resultados. Por qué es importante Informa sobre la actualidad de los datos para que quienes consultan el análisis sepan cuán recientes son los datos del proceso y sus conclusiones. Dónde obtenerlo La canalización de datos o la herramienta ETL genera esta marca de tiempo al finalizar la carga de datos. Ejemplos 2024-05-21T02:00:00Z2024-05-22T02:00:00Z
	Unidad de negocio BusinessUnit	División o unidad de negocio de alto nivel a la que pertenece el puesto, como «Productos de consumo» o «Soluciones empresariales».
Descripción La unidad de negocio representa un segmento importante de la empresa y ocupa un nivel superior al del departamento en la jerarquía organizativa. Se utiliza para informes estratégicos y financieros de alto nivel. Analizar el proceso de gestión de puestos por unidad de negocio ofrece una perspectiva estratégica de la dinámica de la plantilla. Puede mostrar diferencias en la velocidad de contratación, las tasas de reclasificación o la eficiencia del proceso entre las principales divisiones de la empresa, y ayudar a la dirección a conocer las diferencias operativas a gran escala. Por qué es importante Permite analizar estratégicamente el rendimiento del proceso entre las principales divisiones de la empresa y aporta información para la toma de decisiones ejecutivas. Dónde obtenerlo En Workday, suele implementarse como un «Worktag» que puede asignarse a los puestos o a sus centros de costes asociados. Ejemplos Productos de consumoSoluciones empresarialesServicios corporativos

Obligatorio Recomendado Opcional

Actividades de Hire to Retire, gestión de puestos

Estos son los pasos clave y los hitos del proceso que debe registrar en su Registro de eventos para descubrir con precisión el proceso de gestión de puestos de Hire to Retire.

6 Recomendado 7 Opcional

	Actividad	Descripción
	Atributos del puesto modificados	Indica que se ha cambiado uno o más atributos de un puesto existente, como el título o el departamento. Se registra explícitamente cuando un usuario completa correctamente el proceso de negocio «Editar restricciones del puesto».
Por qué es importante Las modificaciones frecuentes pueden indicar errores de entrada de datos, cambios en los roles o ineficiencias del proceso. Analizar esta actividad es fundamental para el Dashboard «Análisis de retrabajo de los datos del puesto» y para mejorar la calidad de los datos. Dónde obtenerlo Se obtiene del registro de finalización del proceso de negocio «Editar restricciones del puesto» o de uno similar en Workday. El historial de auditoría muestra qué campos se modificaron. Capturar Evento registrado al finalizar correctamente el proceso de negocio «Editar restricciones del puesto». Tipo de evento explicit
	Presupuesto aprobado	Hito clave en el que el departamento de Finanzas o la persona responsable del presupuesto confirma que hay fondos disponibles para el nuevo puesto. Se registra cuando la persona designada para aprobar completa el paso de aprobación presupuestaria del flujo del proceso de negocio.
Por qué es importante La aprobación presupuestaria suele ser un cuello de botella importante. Medir el tiempo de ciclo de esta actividad ayuda a las organizaciones a agilizar las revisiones financieras y acelerar la contratación. Dónde obtenerlo Se registra en el historial de auditoría del proceso de negocio «Crear puesto» de Workday y corresponde al evento de finalización del paso de aprobación presupuestaria. Capturar Fecha y hora de finalización del paso de aprobación financiera o presupuestaria en el registro del proceso de negocio. Tipo de evento explicit
	Puesto cerrado	Esta es la actividad final del ciclo de vida y representa la eliminación definitiva del puesto de la organización. Workday registra este evento cuando finaliza correctamente el proceso de negocio «Cerrar puesto».
Por qué es importante Como evento final de la mayoría de los casos, esta actividad marca el fin del ciclo de vida del puesto. Es fundamental para conocer la duración total del proceso y mantener datos precisos sobre la plantilla. Dónde obtenerlo Se obtiene de la fecha y hora de finalización del proceso de negocio «Cerrar puesto» en el historial de auditoría o los registros de procesos de negocio de Workday. Capturar Evento registrado al finalizar el proceso de negocio «Cerrar puesto». Tipo de evento explicit
	Puesto creado	Esta actividad marca la creación satisfactoria y la existencia oficial del puesto en Workday. Se registra cuando finaliza correctamente el proceso de negocio «Crear puesto».
Por qué es importante Este es un hito fundamental que marca el fin de la fase de aprobación y señala que el puesto está listo para cubrirse. Es esencial para medir el KPI del tiempo total del ciclo de aprobación. Dónde obtenerlo El evento se obtiene de la fecha y hora de finalización del proceso de negocio «Crear puesto» en los registros de eventos o el historial de auditoría de Workday. Capturar Evento registrado al finalizar correctamente el proceso de negocio «Crear puesto». Tipo de evento explicit
	Puesto desactivado	Indica que el puesto ya no está activo y no se puede cubrir, a menudo como paso previo al cierre formal. Es un evento explícito que se registra al finalizar el proceso de negocio «Desactivar puesto».
Por qué es importante La desactivación es un hito clave del ciclo de vida del puesto y es distinta del cierre definitivo. El tiempo entre la desactivación y el cierre permite medir la eficiencia administrativa al depurar las estructuras de la organización. Dónde obtenerlo Este evento se registra en los registros de auditoría de Workday cuando finaliza correctamente el proceso de negocio «Desactivar puesto». Capturar Evento registrado al finalizar correctamente el proceso de negocio «Desactivar puesto». Tipo de evento explicit
	Solicitud de puesto iniciada	Este evento marca el inicio del ciclo de vida de la gestión de puestos: se presenta formalmente una solicitud para crear un nuevo puesto. Se registra como un evento explícito cuando un usuario inicia el proceso de negocio «Crear puesto» en Workday.
Por qué es importante Esta actividad es el evento de inicio principal del proceso. Analizar el tiempo que transcurre desde este evento hasta las aprobaciones posteriores es fundamental para medir la eficiencia de todo el ciclo de creación del puesto. Dónde obtenerlo Este evento se registra en los registros de eventos de los procesos de negocio de Workday. Busque la fecha y hora de inicio de la transacción del proceso de negocio «Crear puesto» para el ID del puesto correspondiente. Capturar Evento registrado al iniciar el proceso de negocio «Crear puesto». Tipo de evento explicit
	Aprobación de RR. HH. enviada	Indica que un socio o representante de RR. HH. ha revisado y aprobado la solicitud del puesto. Se registra explícitamente cuando la persona responsable de la aprobación en RR. HH. completa el paso asignado en el proceso de negocio de Workday.
Por qué es importante Esta aprobación es un punto de control fundamental para garantizar que el puesto se ajuste a las políticas de la empresa y a la arquitectura de puestos. Las demoras en esta etapa pueden afectar considerablemente al tiempo de ciclo general. Dónde obtenerlo Se obtiene del historial de auditoría de Workday correspondiente al proceso de negocio. El evento indica que se ha completado el paso «Aprobación de RR. HH.». Capturar Fecha y hora de finalización del paso de aprobación de RR. HH. en el registro del proceso de negocio. Tipo de evento explicit
	Aprobación del gerente enviada	Representa la finalización de la revisión y aprobación por parte del gerente de contratación o del gerente de la organización supervisora. Workday lo registra como un evento de finalización específico de un paso de aprobación del proceso de negocio «Crear puesto».
Por qué es importante Este es un hito inicial habitual y un posible cuello de botella. Medir el tiempo que tarda esta aprobación ayuda a detectar demoras en las primeras etapas del flujo de trabajo de creación del puesto. Dónde obtenerlo Se obtiene del historial de auditoría del proceso de negocio «Crear puesto» y corresponde a la finalización del paso específico «Aprobación del gerente». Capturar Fecha y hora de finalización del paso de aprobación del gerente en el registro del proceso de negocio. Tipo de evento explicit
	Cumplimiento del puesto revisado	Indica que el puesto ha pasado por una comprobación formal de cumplimiento, por ejemplo, con respecto a políticas internas o normativas externas. Es probable que se registre como un paso específico de tarea pendiente o de lista de comprobación dentro de un proceso de negocio principal.
Por qué es importante Hacer un seguimiento de las revisiones de cumplimiento es esencial para mitigar riesgos y garantizar el respeto de los estándares de la organización. Esta actividad contribuye directamente al KPI de tasa de cumplimiento de las acciones relacionadas con los puestos. Dónde obtenerlo Es probable que se registre como un paso de tarea pendiente completado o como un paso de aprobación específico dentro de un proceso de negocio como «Crear puesto» o «Editar puesto». Es necesario analizar el sistema para confirmar el mecanismo exacto. Capturar Fecha y hora de finalización de un paso de aprobación relacionado con el cumplimiento o de una tarea pendiente en el registro del proceso de negocio. Tipo de evento explicit
	Puesto congelado	Representa la suspensión temporal de un puesto, que impide cubrirlo. Se registra cuando un usuario completa correctamente el proceso de negocio «Congelar puesto» en Workday.
Por qué es importante Esta actividad es fundamental para gestionar la plantilla y los presupuestos. Analizar cuánto tiempo permanece congelado un puesto ayuda a detectar decisiones estancadas y optimizar la planificación de recursos. Dónde obtenerlo Se obtiene de la finalización del proceso de negocio «Congelar puesto». Como resultado de este evento, normalmente se actualiza el campo de estado del puesto. Capturar Evento registrado al finalizar el proceso de negocio «Congelar puesto». Tipo de evento explicit
	Puesto descongelado	Es la acción inversa a congelar: el puesto suspendido vuelve a estar activo y disponible para cubrirse. Normalmente, se registra al detectar un cambio en el campo de estado del puesto, de «Congelado» a «Activo».
Por qué es importante Este evento marca la resolución de un puesto congelado. Medir el tiempo transcurrido desde «Puesto congelado» hasta este evento es fundamental para el KPI del tiempo de resolución de puestos congelados. Dónde obtenerlo Puede inferirse a partir de los cambios con fecha de vigencia en el campo de estado del puesto, dentro de su historial o registro de auditoría. En algunas configuraciones, también puede registrarse como un evento explícito del proceso de negocio «Descongelar». Capturar Detectar el cambio de estado del puesto de «Congelado» a «Activo» a partir del historial con fecha de vigencia. Tipo de evento inferred
	Puesto reclasificado	Representa un cambio formal en el perfil o la clasificación del puesto. Este evento se registra cuando el proceso de negocio «Cambiar puesto» finaliza correctamente para un puesto específico.
Por qué es importante Esta actividad ayuda a comprender las reestructuraciones de la organización o los cambios importantes en las responsabilidades de los puestos. Hacer un seguimiento de las reclasificaciones permite analizar la evolución de la plantilla y la estabilidad de la arquitectura de puestos. Dónde obtenerlo Se obtiene de los registros de finalización del proceso de negocio «Cambiar puesto» cuando se aplica a un puesto, no a una persona trabajadora. Capturar Evento registrado al finalizar correctamente el proceso de negocio «Cambiar puesto» para un puesto. Tipo de evento explicit
	Solicitud de puesto rechazada	Esta actividad representa el final no satisfactorio de una solicitud de creación de puesto, cuando una persona responsable de aprobarla la rechaza. Workday lo registra como el estado final «Rechazado» del proceso de negocio «Crear puesto».
Por qué es importante Analizar las solicitudes rechazadas ayuda a identificar motivos habituales, como restricciones presupuestarias o falta de alineación con las políticas. Así, es posible mejorar el proceso y orientar mejor a quienes presentan las solicitudes. Dónde obtenerlo Se obtiene del estado final de la instancia del proceso de negocio «Crear puesto». La fecha y hora del evento corresponden al momento en que se rechazó la solicitud. Capturar Evento registrado cuando una persona responsable de aprobar selecciona la acción «Rechazar» en un paso del proceso de negocio. Tipo de evento explicit

Recomendado Opcional

Guías de extracción

Cómo obtener sus datos de Workday HCM

Pasos

Inicie sesión en Workday: Acceda a su inquilino de Workday con una cuenta de Usuario que tenga permisos para crear informes personalizados y acceder a los dominios de datos necesarios de Human Capital Management (HCM).
Cree un informe personalizado: Utilice la barra de búsqueda para encontrar y abrir la tarea «Crear informe personalizado».
Seleccione el tipo de informe y la fuente de datos: Asigne un nombre al informe, por ejemplo, «Eventos de gestión de puestos de ProcessMind». Seleccione «Avanzado» como tipo de informe. En Fuente de datos, elija «Transacciones de procesos de negocio». Esta fuente proporciona información detallada sobre cada paso del proceso.
Defina las columnas del informe: En la pestaña «Columnas», añada los campos que serán las columnas de su Registro de eventos. Deberá asignar los objetos y campos de Workday a los atributos requeridos. Por ejemplo:
- PositionId: Asígnelo a «ID del puesto» en el contexto del proceso de negocio.
- EventTime: Asígnelo a «Fecha de finalización» o «Momento de finalización corregido» de cada paso.
- User: Asígnelo a «Completado por» en la transacción.
- PositionStatus, Department, CostCenter, JobFamily: Asígnelos a los campos correspondientes del objeto de negocio «Puesto».
Cree campos calculados para el nombre de la actividad: Para esta extracción, debe convertir los pasos del proceso de negocio en nombres de actividad estandarizados. Vaya al menú «Objetos de negocio relacionados» y cree un «Campo calculado». Seleccione el tipo «Evaluar expresión» para crear un árbol lógico. Por ejemplo:
- Si «Tipo de proceso de negocio» es «Crear puesto» y «Estado de la transacción» es «Completada correctamente», devuelva el texto «Puesto creado».
- Si «Tipo de proceso de negocio» es «Crear puesto», «Paso» es «[Nombre de su paso de aprobación del gerente]» y «Estado» es «Completado», devuelva el texto «Aprobación del gerente enviada».
- Cree una condición para cada una de las 13 actividades requeridas.
Configure los filtros del informe: En la pestaña «Filtro», añada solicitudes y filtros para delimitar los datos. Cree una solicitud para «Fecha de finalización» que permita seleccionar un intervalo de fechas. Añada un filtro para incluir solo los «Tipos de procesos de negocio» pertinentes, como «Crear puesto», «Editar restricciones del puesto», «Cambiar puesto», «Congelar puesto», «Desactivar puesto» y «Cerrar puesto».
Ajuste la ordenación y el resultado: En la pestaña «Ordenar», ordene los resultados por PositionId y luego por EventTime para mantener el orden cronológico de cada caso.
Habilite el servicio web (RaaS): Cuando el informe se ejecute correctamente en la interfaz, vaya a Acciones > Servicio web > Habilitar como servicio web. En las opciones, establezca «Tipo de contenido» en «JSON» para facilitar la integración.
Proteja y pruebe el endpoint: Configure la seguridad del servicio web para definir qué usuarios o sistemas pueden acceder. Anote la URL JSON o WSDL generada. Utilice una herramienta como Postman o un script sencillo para probar el endpoint y comprobar que recibe datos.
Automatice la extracción: Utilice su plataforma de integración o un script para llamar periódicamente a la URL de RaaS. El script debe incluir el intervalo de fechas deseado como parámetros de la solicitud.
Prepare los datos para ProcessMind: El script debe analizar la respuesta JSON de Workday y convertirla en un archivo CSV plano. Compruebe que los encabezados de las columnas coincidan con los nombres de atributos requeridos: PositionId, ActivityName, EventTime, User, etc.
Cargue los datos en ProcessMind: El archivo CSV final, con el formato adecuado, está listo para cargarse en ProcessMind y analizarse.

Configuración

Tipo de informe: Avanzado. Este tipo es necesario para crear campos calculados y combinar datos de distintos objetos de negocio.
Fuente de datos principal: «Transacciones de procesos de negocio». Esta fuente está orientada a eventos e incluye detalles necesarios, como el estado, las marcas de tiempo y las personas participantes en cada paso del proceso de negocio.
Filtros clave:
- Tipo de proceso de negocio: Filtre el informe para incluir solo los procesos pertinentes, como «Crear puesto», «Cerrar puesto», «Congelar puesto», «Cambiar puesto», «Editar restricciones del puesto» y «Desactivar puesto». Esto es fundamental para el rendimiento.
- Fecha de finalización: Utilice un filtro con solicitud para que los usuarios puedan especificar el intervalo de fechas de extracción. Recomendamos cargar inicialmente entre 3 y 6 meses de datos.
Campos calculados: Se requiere un uso intensivo de los campos calculados «Evaluar expresión» y «Buscar valor relacionado» para obtener ActivityName estandarizado e incorporar al flujo de eventos los atributos del objeto principal «Puesto».
Resultado del servicio web: Configure el formato de salida de RaaS como JSON. También está disponible XML, pero JSON suele ser más fácil de analizar con las aplicaciones actuales.
Permisos: La persona que cree el informe necesita permisos de seguridad para dominios de datos como «Transacciones de procesos de negocio», «Gestión de puestos» y «Datos de trabajadores». Los datos devueltos por la llamada a RaaS estarán limitados por estos permisos.

Consulta de ejemplo sql

/*
 This is a logical representation of the Workday Advanced Report configuration.
 It is built using the Workday Report Writer UI, not by writing code.
 Each 'SELECT' block represents a set of conditions within a single 'Evaluate Expression' calculated field for the 'ActivityName' column.
 The report's primary data source is 'Business Process Transactions'.
*/

// Calculated Field for ActivityName: 'cf_ActivityName'
// Type: Evaluate Expression

// Condition 1: Position Request Initiated
WHEN ('Business Process'.Type = 'Create Position' AND 'Business Process Transaction'.Is First Step = true)
THEN 'Position Request Initiated'
// Column Mapping for this condition:
// PositionId: 'Position' From Business Process -> Position ID
// ActivityName: 'cf_ActivityName' (this calculated field)
// EventTime: 'Business Process' -> Initiation Moment
// User: 'Business Process' -> Initiator

// Condition 2: Manager Approval Submitted
WHEN ('Business Process'.Type = 'Create Position' AND 'Business Process Step'.Name CONTAINS 'Manager Approval' AND 'Business Process Transaction'.Status = 'Completed')
THEN 'Manager Approval Submitted'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process Transaction' -> Completed Moment
// User: 'Business Process Transaction' -> Completed By

// Condition 3: HR Approval Submitted
WHEN ('Business Process'.Type = 'Create Position' AND 'Business Process Step'.Name CONTAINS 'HR Approval' AND 'Business Process Transaction'.Status = 'Completed')
THEN 'HR Approval Submitted'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process Transaction' -> Completed Moment
// User: 'Business Process Transaction' -> Completed By

// Condition 4: Budget Approved
WHEN ('Business Process'.Type = 'Create Position' AND 'Business Process Step'.Name CONTAINS 'Budget Approval' AND 'Business Process Transaction'.Status = 'Completed')
THEN 'Budget Approved'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process Transaction' -> Completed Moment
// User: 'Business Process Transaction' -> Completed By

// Condition 5: Position Request Denied
WHEN ('Business Process'.Type = 'Create Position' AND 'Business Process'.Status = 'Denied')
THEN 'Position Request Denied'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process' -> Overall Process Completed Moment
// User: 'Business Process Transaction' -> Completed By (on the denial step)

// Condition 6: Position Created
WHEN ('Business Process'.Type = 'Create Position' AND 'Business Process'.Status = 'Successfully Completed')
THEN 'Position Created'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process' -> Overall Process Completed Moment
// User: 'Business process' -> Initiator

// Condition 7: Position Attributes Modified
WHEN ('Business Process'.Type = 'Edit Position Restrictions' AND 'Business Process'.Status = 'Successfully Completed')
THEN 'Position Attributes Modified'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process' -> Overall Process Completed Moment
// User: 'Business Process' -> Initiator

// Condition 8: Position Reclassified
WHEN ('Business Process'.Type = 'Change Job' AND 'Business Process'.Context.Is Position = true AND 'Business Process'.Status = 'Successfully Completed')
THEN 'Position Reclassified'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process' -> Overall Process Completed Moment
// User: 'Business Process' -> Initiator

// Condition 9: Position Compliance Reviewed
WHEN ('Business Process Step'.Name CONTAINS 'Compliance Review' AND 'Business Process Transaction'.Status = 'Completed')
THEN 'Position Compliance Reviewed'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process Transaction' -> Completed Moment
// User: 'Business Process Transaction' -> Completed By

// Condition 10: Position Frozen
WHEN ('Business Process'.Type = 'Freeze Position' AND 'Business Process'.Status = 'Successfully Completed')
THEN 'Position Frozen'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process' -> Overall Process Completed Moment
// User: 'Business Process' -> Initiator

// Condition 11: Position Unfrozen
// Note: This often relies on a different data source, 'Position History', to track status changes.
// If using 'Business Process Transactions', this assumes an 'Unfreeze' BP exists or is part of another BP.
// The example below assumes an 'Edit Position' BP is used to change the status.
WHEN ('Business Process'.Type = 'Edit Position Restrictions' AND 'Position'.Is Frozen (Prior) = true AND 'Position'.Is Frozen = false AND 'Business Process'.Status = 'Successfully Completed')
THEN 'Position Unfrozen'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process' -> Overall Process Completed Moment
// User: 'Business Process' -> Initiator

// Condition 12: Position Deactivated
WHEN ('Business Process'.Type = 'Inactivate Position' AND 'Business Process'.Status = 'Successfully Completed')
THEN 'Position Deactivated'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process' -> Overall Process Completed Moment
// User: 'Business Process' -> Initiator

// Condition 13: Position Closed
WHEN ('Business Process'.Type = 'Close Position' AND 'Business Process'.Status = 'Successfully Completed')
THEN 'Position Closed'
// Column Mapping for this condition:
// EventTime: 'Business Process' -> Overall Process Completed Moment
// User: 'Business Process' -> Initiator

// Default case for the calculated field
ELSE 'Other Activity'

/*
Final Report Structure:
- Data Source: Business Process Transactions
- Columns:
  - Position ID (from Position)
  - cf_ActivityName
  - Event Time (Calculated field to pick correct timestamp based on activity)
  - User (Calculated field to pick correct user)
  - End Time (same as Event Time for discrete events)
  - Position Status (from Position)
  - Reason For Change (from Business Process -> Reason)
  - Department (Supervisory Organization from Position)
  - Cost Center (from Position)
  - Job Family (from Job Profile)
- Filter:
  - Business Process Type IN ('Create Position', 'Edit Position Restrictions', 'Change Job', 'Freeze Position', 'Inactivate Position', 'Close Position', ...)
  - Completed Date IS IN [Prompted Date Range]
  - cf_ActivityName IS NOT 'Other Activity'
*/

Pasos

Requisito previo: cree un informe personalizado de Workday. Antes de ejecutar el script, cree en Workday un informe personalizado que proporcione los datos necesarios. Utilice la fuente de datos «Transacciones de procesos de negocio». Exponga los campos requeridos para el Registro de eventos, incluidos ID del puesto, tipo de proceso de negocio, nombre del paso, estado, fecha efectiva, fecha de finalización e iniciador. Habilite el informe como servicio web seleccionando «Habilitar como servicio web» en la pestaña «Avanzado» y configure los permisos necesarios para su Usuario del sistema de integración (ISU).
Requisito previo: configure el usuario de integración de Workday. Asegúrese de tener un Usuario del sistema de integración (ISU) con permisos para acceder al informe personalizado creado en el paso anterior. Anote el nombre de usuario, la contraseña y la URL del endpoint JSON de RaaS (Reports-as-a-Service) que se generó para el informe.
Configure el entorno de Python. Instale Python en el equipo que ejecutará la extracción. Instale las bibliotecas necesarias con pip: pip install requests pandas.
Configure el script de Python. Descargue el script de Python proporcionado. Abra el archivo en un editor de texto y actualice las variables de marcador de posición al principio del script. Debe indicar la URL de RaaS de Workday, el nombre de usuario y la contraseña. También debe establecer START_DATE y END_DATE para el período de extracción deseado.
Comprenda la lógica del script. El script se autentica en Workday, llama al servicio web del informe personalizado y envía el intervalo de fechas como parámetros. Workday devuelve los datos en formato JSON. Si el informe devuelve más de una página de resultados, el script gestiona la paginación automáticamente.
Ejecute el script. Abra una terminal o una línea de comandos, vaya al directorio donde guardó el script y ejecútelo con el comando: python workday_extraction.py.
Asignación de actividades. El script incluye un diccionario de asignación (activity_map) que convierte las combinaciones de procesos de negocio y estados de los pasos de Workday en los nombres de actividad estandarizados que requiere ProcessMind. Es posible que deba ajustar las claves de este diccionario para que coincidan con los nombres exactos de los procesos de negocio configurados en su inquilino de Workday.
Transformación de datos. El script procesa cada registro devuelto por el informe de Workday. Aplica la asignación de actividades, extrae los atributos requeridos y da el formato correcto a las marcas de tiempo. Añade cada evento válido a una lista.
Generación del resultado. Una vez procesados todos los datos, el script convierte la lista de eventos en un DataFrame de pandas. Así organiza los datos en formato tabular con los nombres de columna requeridos: PositionId, ActivityName, EventTime, User y otros.
Exporte el CSV para ProcessMind. El script guarda el DataFrame final en un archivo CSV llamado position_management_event_log.csv. El archivo utiliza codificación UTF-8 y está listo para cargarse en ProcessMind sin modificaciones adicionales.

Configuración

Informe personalizado de Workday (RaaS): La fuente de datos principal es un informe personalizado de Workday habilitado como servicio web. El informe debe basarse en la fuente de datos «Transacciones de procesos de negocio».
Campos del informe: El informe debe incluir campos como ID del puesto, definición del proceso de negocio, paso del proceso de negocio, estado de la transacción, marca de tiempo efectiva, marca de tiempo de finalización, iniciador y otros atributos necesarios, como centro de coste u organización de supervisión.
Usuario del sistema de integración (ISU): Se necesita un ISU con nombre de usuario y contraseña para la autenticación. Este usuario debe pertenecer a un grupo de seguridad con permiso para acceder al endpoint del servicio web del informe personalizado.
Intervalo de fechas: El script utiliza los parámetros START_DATE y END_DATE. Para la extracción inicial, se recomienda un período de 3 a 6 meses para mantener un volumen de datos manejable y agilizar la ejecución. En las extracciones posteriores puede utilizarse un período delta más corto.
Endpoint de API: El script requiere la URL del endpoint JSON del informe personalizado. Puede encontrarla en la pestaña «Servicio web» de la definición del informe personalizado en Workday.
Asignación de actividades: La lógica del script depende de una asignación configurable de los nombres y estados de los procesos de Workday a los nombres de actividad finales. Es posible que deba adaptarla a la configuración específica de los procesos de negocio de Workday.

Consulta de ejemplo python

import requests
import pandas as pd
from datetime import datetime

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Configuration Settings --- #
class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace with your Workday RaaS endpoint, username, and password
WORKDAY_RAAS_URL = class="hl-string">'[Your_Workday_RaaS_JSON_Endpoint_URL]'
WORKDAY_USERNAME = class="hl-string">'[Your_ISU_Username]'
WORKDAY_PASSWORD = class="hl-string">'[Your_ISU_Password]'

class=class="hl-string">"hl-comment"># Set the date range for the extraction (YYYY-MM-DD format)
START_DATE = class="hl-string">'2023-01-01'
END_DATE = class="hl-string">'2023-12-31'

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Activity Mapping --- #
class=class="hl-string">"hl-comment"># This dictionary maps Workday processes and statuses to standardized activity names.
class=class="hl-string">"hl-comment"># The keys are tuples: (class="hl-string">'Business Process Name', class="hl-string">'Step Name / Status').
class=class="hl-string">"hl-comment"># You MAY need to adjust the class="hl-string">'Business Process Name' to match your Workday configuration.
activity_map = {
    (class="hl-string">'Create Position', class="hl-string">'Initiation Step'): class="hl-string">'Position Request Initiated',
    (class="hl-string">'Create Position', class="hl-string">'Manager Approval'): class="hl-string">'Manager Approval Submitted',
    (class="hl-string">'Create Position', class="hl-string">'HR Approval'): class="hl-string">'HR Approval Submitted',
    (class="hl-string">'Create Position', class="hl-string">'Budget Approval'): class="hl-string">'Budget Approved',
    (class="hl-string">'Create Position', class="hl-string">'Denied'): class="hl-string">'Position Request Denied',
    (class="hl-string">'Create Position', class="hl-string">'Successfully Completed'): class="hl-string">'Position Created',
    (class="hl-string">'Edit Position Restrictions', class="hl-string">'Successfully Completed'): class="hl-string">'Position Attributes Modified',
    (class="hl-string">'Change Job', class="hl-string">'Successfully Completed'): class="hl-string">'Position Reclassified',
    (class="hl-string">'Freeze Position', class="hl-string">'Successfully Completed'): class="hl-string">'Position Frozen',
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Assuming a business process exists for this. If not, this requires a different approach.
    (class="hl-string">'Unfreeze Position', class="hl-string">'Successfully Completed'): class="hl-string">'Position Unfrozen',
    (class="hl-string">'Inactivate Position', class="hl-string">'Successfully Completed'): class="hl-string">'Position Deactivated',
    (class="hl-string">'Close Position', class="hl-string">'Successfully Completed'): class="hl-string">'Position Closed',
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Mapping a class="hl-string">'To Do' step within a parent process for compliance review
    (class="hl-string">'Create Position', class="hl-string">'Compliance Review To Do'): class="hl-string">'Position Compliance Reviewed',
    (class="hl-string">'Edit Position Restrictions', class="hl-string">'Compliance Review To Do'): class="hl-string">'Position Compliance Reviewed'
}

def get_activity_name(process, step, status):
    class="hl-string">"""Determines the activity name based on the mapping."""
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Denied and successful completion are based on the overall process status
    if status == class="hl-string">'Denied':
        return activity_map.get((process, class="hl-string">'Denied'))
    if status == class="hl-string">'Successfully Completed':
        return activity_map.get((process, class="hl-string">'Successfully Completed'))

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Other activities are based on specific steps
    return activity_map.get((process, step))

def fetch_workday_data():
    class="hl-string">"""Fetches data from the Workday RaaS endpoint with pagination."""
    all_entries = []
    page = 1
    while True:
        params = {
            class="hl-string">'format': class="hl-string">'json',
            class="hl-string">'page': page,
            class="hl-string">'StartDate': fclass="hl-string">'{START_DATE}T00:00:00Z',
            class="hl-string">'EndDate': fclass="hl-string">'{END_DATE}T23:59:59Z'
        }
        print(fclass="hl-string">"Fetching page {page}...")
        try:
            response = requests.get(
                WORKDAY_RAAS_URL,
                auth=(WORKDAY_USERNAME, WORKDAY_PASSWORD),
                params=params
            )
            response.raise_for_status() class=class="hl-string">"hl-comment"># Raise an exception for bad status codes
            data = response.json()
            entries = data.get(class="hl-string">'Report_Entry', [])
            if not entries:
                print(class="hl-string">"No more entries found. Concluding fetch.")
                break
            all_entries.extend(entries)
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Check if this is the last page
            if len(entries) < data.get(class="hl-string">'Report_Data', {}).get(class="hl-string">'Page_Size', 1000):
                 break
            page += 1
        except requests.exceptions.RequestException as e:
            print(fclass="hl-string">"Error fetching data from Workday: {e}")
            break
        except ValueError:
            print(class="hl-string">"Error parsing JSON response. Check the URL and credentials.")
            print(class="hl-string">"Response text:", response.text)
            break

    print(fclass="hl-string">"Total entries fetched: {len(all_entries)}")
    return all_entries

def main():
    class="hl-string">"""Main function to extract, transform, and save data."""
    report_entries = fetch_workday_data()
    if not report_entries:
        print(class="hl-string">"No data extracted. Exiting.")
        return

    event_log = []
    for entry in report_entries:
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Assuming your RaaS report column names are aliased for clarity
        process_name = entry.get(class="hl-string">'BusinessProcessType')
        step_name = entry.get(class="hl-string">'BusinessProcessStep')
        status = entry.get(class="hl-string">'TransactionStatus')
        position_id = entry.get(class="hl-string">'PositionID')
        
        activity = get_activity_name(process_name, step_name, status)
        
        if not activity or not position_id:
            continue class=class="hl-string">"hl-comment"># Skip records that don't map to a required activity or have no Position ID

        event_log.append({
            class="hl-string">'PositionId': position_id,
            class="hl-string">'ActivityName': activity,
            class="hl-string">'EventTime': entry.get(class="hl-string">'CompletedDateTime', entry.get(class="hl-string">'EffectiveDateTime')),
            class="hl-string">'EndTime': entry.get(class="hl-string">'CompletedDateTime'),
            class="hl-string">'User': entry.get(class="hl-string">'InitiatorName'),
            class="hl-string">'PositionStatus': entry.get(class="hl-string">'PositionStatus'), class=class="hl-string">"hl-comment"># Assumes this field is in the report
            class="hl-string">'ReasonForChange': entry.get(class="hl-string">'Reason'),
            class="hl-string">'Department': entry.get(class="hl-string">'SupervisoryOrganization'),
            class="hl-string">'CostCenter': entry.get(class="hl-string">'CostCenter'),
            class="hl-string">'JobFamily': entry.get(class="hl-string">'JobFamily')
        })

    if not event_log:
        print(class="hl-string">"No processable events found after mapping. Exiting.")
        return

    df = pd.DataFrame(event_log)

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Data Cleaning and Formatting
    df[class="hl-string">'EventTime'] = pd.to_datetime(df[class="hl-string">'EventTime'], errors=class="hl-string">'coerce')
    df.dropna(subset=[class="hl-string">'PositionId', class="hl-string">'ActivityName', class="hl-string">'EventTime'], inplace=True)
    df.sort_values(by=[class="hl-string">'PositionId', class="hl-string">'EventTime'], inplace=True)

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Reorder columns for clarity
    final_columns = [
        class="hl-string">'PositionId', class="hl-string">'ActivityName', class="hl-string">'EventTime', class="hl-string">'User', class="hl-string">'EndTime', 
        class="hl-string">'PositionStatus', class="hl-string">'ReasonForChange', class="hl-string">'Department', class="hl-string">'CostCenter', class="hl-string">'JobFamily'
    ]
    df = df.reindex(columns=final_columns)

    output_filename = class="hl-string">'position_management_event_log.csv'
    df.to_csv(output_filename, index=False, encoding=class="hl-string">'utf-8')
    print(fclass="hl-string">"Successfully created event log: {output_filename}")

if __name__ == class="hl-string">'__main__':
    main()

Pasos

Confirme que la plataforma de middleware o ETL elegida, como MuleSoft, Boomi o Informatica, tenga una licencia para el conector de Workday y que el entorno de integración pueda conectarse a Workday. Solicite al administrador de Workday las credenciales del usuario del sistema de integración, las asignaciones a grupos de seguridad, los permisos para informes o API y la configuración del endpoint del inquilino.
En Workday, identifique los informes o las API de origen aprobados que exponen el historial de procesos de negocio, la finalización de pasos de aprobación, los atributos de los puestos, los cambios de estado, las referencias de trabajadores o usuarios y las marcas de tiempo efectivas. Utilice [Configure según su sistema] para indicar los nombres exactos del informe o la API, ya que varían según la configuración del inquilino. Asegúrese de que la fuente exponga el ID del puesto y suficiente contexto del proceso de negocio para distinguir todas las actividades requeridas.
Configure el conector en la plataforma de middleware con la conexión al inquilino de Workday, el método de autenticación, el tiempo de espera de las solicitudes, la paginación, la política de reintentos y los parámetros de extracción incremental. Utilice [Su fecha de inicio] y [Su fecha de finalización] como parámetros de fecha y aplique los filtros aprobados de empresa u organización de supervisión.
Extraiga los conjuntos de datos de origen en objetos de preparación de la plataforma de middleware. Conserve los identificadores de origen, las marcas de tiempo de los eventos y de finalización, los identificadores de quienes realizaron las acciones, el estado del puesto, el motivo, el departamento, el centro de coste, la familia de puestos, el nombre del proceso de negocio, el nombre del paso, el estado del paso y los atributos del puesto con fecha de vigencia. No espere que ProcessMind infiera eventos.
Transforme los datos preparados en una fila de evento por cada actividad admitida explícitamente. Asigne el inicio del proceso de negocio de origen a Solicitud de puesto iniciada; los pasos completados de aprobación del gerente, RR. HH. y presupuesto a las actividades correspondientes; el estado terminal de denegación a Solicitud de puesto denegada; la finalización correcta de Crear puesto a Puesto creado; y la finalización correcta de los procesos especificados de cambio de puesto a las actividades correspondientes. Asigne una revisión de cumplimiento solo cuando haya un paso completado explícito de tarea pendiente o lista de verificación. Asigne Puesto descongelado solo cuando la transformación de extracción registre explícitamente un cambio de estado de Congelado a Activo.
Ejecute toda la transformación SQL en el campo de consulta sobre las vistas de origen preparadas y sustituya únicamente los marcadores de posición de conexión, credenciales, fechas y empresa. Los nombres de vistas de origen y columnas de la consulta son marcadores de posición profesionales y deben sustituirse por los objetos y campos reales que exponga el conector de Workday configurado.
Compruebe que PositionId, ActivityName y EventTime tengan un valor en cada fila de salida, que las marcas de tiempo estén normalizadas a una única zona horaria acordada y que se eliminen los registros de origen duplicados mediante el identificador del evento de origen o una clave compuesta documentada. Conserve User, EndTime, PositionStatus, ReasonForChange, Department, CostCenter y JobFamily cuando estén disponibles.
Exporte el resultado como un archivo CSV con codificación UTF-8 u otro formato de Registro de eventos compatible con ProcessMind. Utilice PositionId como identificador del caso, ActivityName como columna de actividad y EventTime como marca de tiempo del evento. Incluya los atributos recomendados como columnas adicionales, mantenga una fila por evento y cargue el archivo en ProcessMind sin esperar que la plataforma deduzca las actividades que faltan.

Configuración

Conector: Configure el conector de Workday aprobado en MuleSoft, Boomi, Informatica o la plataforma ETL seleccionada. Las operaciones exactas del conector, los nombres de los informes y los recursos de API dependen del inquilino y de la versión del conector.
Configuración de origen: Utilice [Configure según su sistema] para indicar los informes o las API de Workday que exponen los eventos de procesos de negocio, los pasos de aprobación, el historial de estado de los puestos y sus atributos con fecha de vigencia.
Intervalo de fechas: Comience con entre 3 y 6 meses de eventos completados. Amplíe el intervalo solo después de validar el tiempo de ejecución, la paginación, la retención de datos de origen y los límites de ingesta de ProcessMind.
Carga incremental: Utilice EventTime o la marca de tiempo de modificación del evento de origen como punto de control. Incluya un breve período de solapamiento entre ejecuciones y elimine duplicados mediante el identificador del evento de origen o una clave compuesta documentada.
Columnas de salida requeridas: PositionId, ActivityName y EventTime deben estar presentes y tener un valor. PositionId es el identificador del caso.
Columnas de salida recomendadas: User, EndTime, PositionStatus, ReasonForChange, Department, CostCenter y JobFamily.
Filtros de actividad: Filtre por los nombres configurados de los procesos de negocio Crear puesto, Editar restricciones del puesto, Cambiar puesto, Congelar puesto, Desactivar puesto y Cerrar puesto, además del paso configurado de tarea pendiente o lista de verificación para el cumplimiento. Utilice los valores exactos del inquilino, no etiquetas supuestas.
Gestión de estados: Extraiga Puesto descongelado solo si existe explícitamente una transición de estado de Congelado a Activo. No cree un evento únicamente porque el estado actual sea Activo.
Rendimiento: Habilite la paginación del conector, los filtros de fecha acotados, el filtrado en el origen, la extracción en paralelo solo cuando sea compatible y el procesamiento incremental con preparación de datos. Evite las extracciones sin restricciones de todo el inquilino.
Seguridad: El usuario de integración necesita autorización para leer el historial de procesos de negocio, los pasos de aprobación, los datos de puestos, el historial de estados, los atributos organizativos y las referencias de usuarios. El administrador de Workday debe aprobar los dominios de seguridad y el acceso a los informes.
Requisitos previos: Confirme la licencia del conector de Workday, el entorno de ejecución de middleware, el almacenamiento seguro de credenciales, el acceso a la red, la disponibilidad del informe o la API de origen y los permisos de importación de ProcessMind.

Consulta de ejemplo sql

WITH source_events AS (
    SELECT
        [Position ID] AS PositionId,
        [Business Process Name] AS BusinessProcessName,
        [Step Name] AS StepName,
        [Step Status] AS StepStatus,
        [Event Type] AS EventType,
        [Event Timestamp] AS SourceEventTime,
        [Completion Timestamp] AS SourceEndTime,
        [Performed By] AS SourceUser,
        [Position Status] AS SourcePositionStatus,
        [Reason] AS SourceReasonForChange,
        [Department] AS SourceDepartment,
        [Cost Center] AS SourceCostCenter,
        [Job Family] AS SourceJobFamily,
        [Previous Position Status] AS PreviousPositionStatus,
        [Source Event ID] AS SourceEventId
    FROM [Your Workday staged event source]
    WHERE [Event Timestamp] >= CAST('[Your start date]' AS TIMESTAMP)
      AND [Event Timestamp] < CAST('[Your end date]' AS TIMESTAMP)
      AND [Position ID] IS NOT NULL
),
position_attributes AS (
    SELECT
        [Position ID] AS PositionId,
        [Position Status] AS PositionStatus,
        [Reason] AS ReasonForChange,
        [Department] AS Department,
        [Cost Center] AS CostCenter,
        [Job Family] AS JobFamily
    FROM [Your Workday staged position attribute source]
),
normalized_events AS (
    SELECT
        s.PositionId,
        'Position Request Initiated' AS ActivityName,
        s.SourceEventTime AS EventTime,
        s.SourceEndTime AS EndTime,
        s.SourceUser AS User,
        COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus) AS PositionStatus,
        s.SourceReasonForChange AS ReasonForChange,
        COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department) AS Department,
        COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter) AS CostCenter,
        COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily) AS JobFamily,
        s.SourceEventId AS SourceEventId
    FROM source_events s
    LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.BusinessProcessName = 'Create Position'
      AND (s.EventType = 'Initiated' OR s.StepName = 'Create Position')
    UNION ALL
    SELECT s.PositionId, 'Manager Approval Submitted', s.SourceEventTime, s.SourceEndTime, s.SourceUser, COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus), s.SourceReasonForChange, COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department), COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter), COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily), s.SourceEventId
    FROM source_events s LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.BusinessProcessName = 'Create Position' AND s.StepName = 'Manager Approval' AND s.StepStatus = 'Completed'
    UNION ALL
    SELECT s.PositionId, 'HR Approval Submitted', s.SourceEventTime, s.SourceEndTime, s.SourceUser, COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus), s.SourceReasonForChange, COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department), COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter), COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily), s.SourceEventId
    FROM source_events s LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.BusinessProcessName = 'Create Position' AND s.StepName = 'HR Approval' AND s.StepStatus = 'Completed'
    UNION ALL
    SELECT s.PositionId, 'Budget Approved', s.SourceEventTime, s.SourceEndTime, s.SourceUser, COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus), s.SourceReasonForChange, COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department), COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter), COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily), s.SourceEventId
    FROM source_events s LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.BusinessProcessName = 'Create Position' AND s.StepName = 'Budget Approval' AND s.StepStatus = 'Completed'
    UNION ALL
    SELECT s.PositionId, 'Position Request Denied', s.SourceEventTime, s.SourceEndTime, s.SourceUser, COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus), s.SourceReasonForChange, COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department), COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter), COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily), s.SourceEventId
    FROM source_events s LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.BusinessProcessName = 'Create Position' AND (s.StepStatus = 'Denied' OR s.EventType = 'Denied')
    UNION ALL
    SELECT s.PositionId, 'Position Created', s.SourceEventTime, s.SourceEndTime, s.SourceUser, COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus), s.SourceReasonForChange, COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department), COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter), COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily), s.SourceEventId
    FROM source_events s LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.BusinessProcessName = 'Create Position' AND s.StepStatus = 'Completed' AND s.EventType = 'Completed'
    UNION ALL
    SELECT s.PositionId, 'Position Attributes Modified', s.SourceEventTime, s.SourceEndTime, s.SourceUser, COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus), s.SourceReasonForChange, COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department), COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter), COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily), s.SourceEventId
    FROM source_events s LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.BusinessProcessName = 'Edit Position Restrictions' AND s.StepStatus = 'Completed'
    UNION ALL
    SELECT s.PositionId, 'Position Reclassified', s.SourceEventTime, s.SourceEndTime, s.SourceUser, COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus), s.SourceReasonForChange, COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department), COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter), COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily), s.SourceEventId
    FROM source_events s LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.BusinessProcessName = 'Change Job' AND s.StepStatus = 'Completed'
    UNION ALL
    SELECT s.PositionId, 'Position Compliance Reviewed', s.SourceEventTime, s.SourceEndTime, s.SourceUser, COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus), s.SourceReasonForChange, COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department), COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter), COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily), s.SourceEventId
    FROM source_events s LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.StepStatus = 'Completed' AND (s.StepName = 'Compliance Review' OR s.StepName = 'Compliance Checklist' OR s.StepName = 'Compliance To Do')
    UNION ALL
    SELECT s.PositionId, 'Position Frozen', s.SourceEventTime, s.SourceEndTime, s.SourceUser, COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus), s.SourceReasonForChange, COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department), COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter), COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily), s.SourceEventId
    FROM source_events s LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.BusinessProcessName = 'Freeze Position' AND s.StepStatus = 'Completed'
    UNION ALL
    SELECT s.PositionId, 'Position Unfrozen', s.SourceEventTime, s.SourceEndTime, s.SourceUser, COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus), s.SourceReasonForChange, COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department), COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter), COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily), s.SourceEventId
    FROM source_events s LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.PreviousPositionStatus = 'Frozen' AND s.SourcePositionStatus = 'Active'
    UNION ALL
    SELECT s.PositionId, 'Position Deactivated', s.SourceEventTime, s.SourceEndTime, s.SourceUser, COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus), s.SourceReasonForChange, COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department), COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter), COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily), s.SourceEventId
    FROM source_events s LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.BusinessProcessName = 'Inactivate Position' AND s.StepStatus = 'Completed'
    UNION ALL
    SELECT s.PositionId, 'Position Closed', s.SourceEventTime, s.SourceEndTime, s.SourceUser, COALESCE(s.SourcePositionStatus, p.PositionStatus), s.SourceReasonForChange, COALESCE(s.SourceDepartment, p.Department), COALESCE(s.SourceCostCenter, p.CostCenter), COALESCE(s.SourceJobFamily, p.JobFamily), s.SourceEventId
    FROM source_events s LEFT JOIN position_attributes p ON p.PositionId = s.PositionId
    WHERE s.BusinessProcessName = 'Close Position' AND s.StepStatus = 'Completed'
),
deduplicated_events AS (
    SELECT
        PositionId,
        ActivityName,
        EventTime,
        EndTime,
        User,
        PositionStatus,
        ReasonForChange,
        Department,
        CostCenter,
        JobFamily,
        ROW_NUMBER() OVER (
            PARTITION BY PositionId, ActivityName, EventTime, COALESCE(SourceEventId, '')
            ORDER BY EndTime DESC NULLS LAST
        ) AS duplicate_rank
    FROM normalized_events
)
SELECT
    PositionId,
    ActivityName,
    EventTime,
    EndTime,
    User,
    PositionStatus,
    ReasonForChange,
    Department,
    CostCenter,
    JobFamily
FROM deduplicated_events
WHERE duplicate_rank = 1
  AND PositionId IS NOT NULL
  AND ActivityName IS NOT NULL
  AND EventTime IS NOT NULL
ORDER BY PositionId, EventTime, ActivityName;

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