Su Template de datos de compras, de la solicitud al pago: orden de compra
Su Template de datos de compras, de la solicitud al pago: orden de compra
Este es nuestro Template genérico de datos de Process Mining para Purchase to Pay - Orden de compra. Utilice nuestros Templates específicos para cada sistema para obtener orientación más detallada.
Seleccione un sistema específico- Lista completa de los campos de datos recomendados para realizar un análisis detallado.
- Actividades e hitos clave para realizar el seguimiento del ciclo de vida de su orden de compra.
- Aplicable a cualquier sistema subyacente que gestione su proceso de compras, de la solicitud al pago.
Purchase to Pay - Atributos de la orden de compra
| Nombre | Descripción | ||
|---|---|---|---|
| Hora del evento EventTime | La marca de tiempo exacta que indica cuándo ocurrió una actividad o un evento. | ||
| Descripción La hora del evento registra la fecha y hora en que se ejecutó una actividad específica o se registró un cambio de estado. Esta marca de tiempo proporciona el contexto temporal de cada evento del ciclo de vida de la orden de compra. En Process Mining, las marcas de tiempo son fundamentales para calcular tiempos de ciclo, duraciones y tiempos de espera entre actividades. Al ordenar cronológicamente los eventos de cada caso, es posible analizar el desempeño del proceso, identificar cuellos de botella en los que se pierde tiempo y supervisar el cumplimiento de los acuerdos de nivel de servicio (SLA). Por qué es importante Permite realizar todos los análisis basados en el tiempo, incluido el cálculo del tiempo de ciclo, la identificación de cuellos de botella y la supervisión del desempeño frente a referencias. Dónde obtenerlo Normalmente se encuentra en registros de eventos, tablas de historial de cambios o como campo de fecha de creación o contabilización en documentos transaccionales. Ejemplos 2023-04-15T10:30:00Z2023-05-20T14:00:00Z2023-06-01T09:15:25Z | |||
| ID de la orden de compra PurchaseOrderId | Identificador único de un documento de orden de compra. Sirve como identificador principal del caso en el proceso. | ||
| Descripción El ID de la orden de compra es un código alfanumérico único asignado a cada orden, que la distingue de todas las demás. Actúa como referencia central para todas las actividades, documentos y comunicaciones relacionados con una transacción de compra específica. En Process Mining, este ID es fundamental para agrupar todos los eventos relacionados, como la creación, la aprobación, la recepción de mercancías y la facturación, en una única instancia del proceso de extremo a extremo o «caso». Analizar los procesos mediante este identificador permite reconstruir y visualizar todo el ciclo de vida de cada orden de compra, desde su inicio hasta su cierre definitivo. Por qué es importante Es el Atributo fundamental que conecta todos los eventos relacionados en un único caso del proceso y hace posible analizar de extremo a extremo el ciclo de vida de la orden de compra. Dónde obtenerlo Normalmente es un campo de clave primaria que se encuentra en la tabla de cabecera de la orden de compra o en el documento. Ejemplos PO-0012454500017563732000451 | |||
| Nombre de la actividad ActivityName | El nombre del evento empresarial o la tarea específicos que ocurrieron en un momento determinado del ciclo de vida de la orden de compra. | ||
| Descripción El nombre de la actividad describe un paso o un cambio de estado dentro del proceso de la orden de compra. Algunos ejemplos son «Orden de compra creada», «Orden de compra aprobada», «Recepción de mercancías registrada» y «Factura recibida». Cada actividad representa un punto diferenciado del recorrido del proceso. Este Atributo es esencial para crear el mapa del proceso, que representa visualmente el flujo de actividades. Analizar la secuencia y la frecuencia de las distintas actividades ayuda a identificar rutas habituales, desviaciones, cuellos de botella y ciclos de retrabajo, como eventos repetidos de aprobación o modificación. Por qué es importante Constituye la base del mapa del proceso y permite visualizar y analizar el flujo, las variaciones y las ineficiencias del proceso. Dónde obtenerlo Normalmente, esta información se obtiene de códigos de transacción, registros de cambios de estado, tablas de eventos o tablas de documentos de cambios asociadas a la orden de compra. Ejemplos Orden de compra creadaOrden de compra aprobadaRecepción de mercancías registradaFactura recibida | |||
| Sistema de origen SourceSystem | El sistema de registro o la aplicación de la que se extrajeron los datos del proceso. | ||
| Descripción El Atributo del sistema de origen identifica el sistema de información del que proceden los datos de eventos, como un ERP, una plataforma de compras o un sistema heredado. Es especialmente importante en entornos donde el proceso de compras a pago abarca varias aplicaciones integradas. Conocer el sistema de origen ayuda a validar los datos, resolver problemas y comprender las variaciones del proceso que pueden depender del sistema. Por ejemplo, las órdenes de compra originadas en un sistema de compras electrónicas podrían seguir una ruta distinta y más automatizada que las creadas manualmente en el ERP principal. Por qué es importante Proporciona contexto sobre el origen de los datos, algo fundamental para la gobernanza y validación de datos y para analizar las variaciones del proceso entre distintos sistemas. Dónde obtenerlo Puede ser un valor estático añadido durante la extracción de datos o un campo de las tablas de origen que indique el sistema en el que se introdujo la información. Ejemplos SAP S/4HANAOracle FusionCoupa | |||
| Última actualización de datos LastDataUpdate | La marca de tiempo que indica la última vez que se actualizaron o extrajeron los datos de este proceso. | ||
| Descripción Este Atributo registra la fecha y hora de la carga o actualización más reciente de datos desde el sistema de origen. Es un campo de metadatos que se aplica al conjunto de datos completo, no a un único evento. Esta información es fundamental para que los usuarios comprendan la actualidad de los datos que analizan. Les ayuda a valorar la relevancia de la información y garantiza que las decisiones se basen en datos tan actuales como requiera el análisis. Por qué es importante Informa a los usuarios sobre la actualidad de los datos y garantiza que comprendan el periodo que abarca el análisis y la relevancia de los resultados. Dónde obtenerlo Normalmente, esta marca de tiempo la genera y almacena la herramienta o el proceso de extracción y transformación de datos (ETL). Ejemplos 2024-07-20T04:00:00Z2024-07-19T04:00:00Z2024-07-18T04:00:00Z | |||
| Categoría de posición ItemCategory | La clasificación de los bienes o servicios adquiridos, como hardware de TI, servicios profesionales o suministros de oficina. | ||
| Descripción La categoría de posición, también conocida como grupo de materiales o categoría de compra, clasifica el tipo de producto o servicio que se adquiere. Esta clasificación estructurada ayuda a organizar y comprender el gasto de compras y el comportamiento del proceso. Analizar el proceso por categoría de posición puede revelar variaciones importantes. Por ejemplo, el proceso de compra de servicios complejos puede tener ciclos de aprobación más largos y más modificaciones que el de suministros de oficina estándar. Esta segmentación permite optimizar el proceso y desarrollar estrategias específicas para cada categoría. Por qué es importante Permite analizar el rendimiento del proceso y el gasto por categoría, y revela cómo los distintos tipos de compra afectan a la eficiencia del proceso. Dónde obtenerlo Esta información suele almacenarse a nivel de posición de la orden de compra. Ejemplos Hardware de TIServicios profesionalesSuministros de oficinaMRO - Mantenimiento, reparación y operaciones | |||
| Departamento Department | El departamento, centro de costos o área funcional al que se imputa o con el que se relaciona la orden de compra. | ||
| Descripción El atributo Departamento especifica la unidad organizativa responsable de la compra. A menudo se trata del departamento que inició la solicitud o cuyo presupuesto cubrirá el gasto, como «TI», «Marketing» u «Operaciones». Este atributo es esencial para segmentar y comparar el rendimiento del proceso entre las distintas áreas de la empresa. El análisis por departamento puede revelar qué áreas tienen los tiempos de ciclo más largos, las tasas de modificación más elevadas o un mayor nivel de compras fuera del proceso establecido. Estos datos ayudan a adaptar las iniciativas de mejora a las necesidades y comportamientos específicos de cada departamento. Por qué es importante Permite segmentar el análisis del proceso por unidad de negocio, comparar el rendimiento e identificar problemas o buenas prácticas específicos de cada departamento. Dónde obtenerlo Esta información suele estar disponible en la cabecera de la orden de compra o en los detalles de las posiciones, normalmente vinculada a un campo «Centro de costos» o «Departamento». Ejemplos FinanzasTecnologías de la informaciónMarketing - CPG | |||
| Estado de la orden de compra PurchaseOrderStatus | El estado actual o final de la orden de compra en su ciclo de vida, como «Abierta», «Cerrada» o «Cancelada». | ||
| Descripción El estado de la orden de compra indica la etapa en la que se encuentra la orden dentro de su ciclo de vida en un momento determinado o su resultado final. Entre los estados habituales se incluyen «En aprobación», «Aprobada», «Enviada al proveedor», «Recibida parcialmente», «Cerrada» o «Cancelada». Este atributo resulta útil para filtrar y analizar grupos de órdenes de compra. Por ejemplo, el análisis puede centrarse exclusivamente en las órdenes abiertas para identificar cuellos de botella actuales, o en las órdenes canceladas para comprender los motivos de la cancelación. El seguimiento de la secuencia de cambios de estado también puede servir de base para definir las actividades del modelo de proceso. Por qué es importante Permite filtrar los casos según su etapa del ciclo de vida y realizar análisis específicos de las órdenes abiertas, cerradas o problemáticas. Dónde obtenerlo Es un campo de estado estándar que se encuentra en los datos de la cabecera de la orden de compra. Ejemplos AbiertoCerrado para facturaciónCanceladoEn aprobación | |||
| Fecha de entrega solicitada RequestedDeliveryDate | La fecha en la que la empresa ha solicitado al proveedor que entregue los bienes o servicios. | ||
| Descripción La fecha de entrega solicitada es la fecha indicada en la orden de compra en la que la organización espera recibir los artículos o servicios del proveedor. Esta fecha sirve como referencia para medir el rendimiento de las entregas del proveedor. Este atributo es esencial para calcular el KPI «Tasa de entrega puntual». Al comparar la fecha de entrega solicitada con la fecha real de recepción de mercancías, las empresas pueden evaluar la fiabilidad del proveedor. Analizar las desviaciones ayuda a identificar problemas recurrentes relacionados con determinados proveedores, artículos o ubicaciones de envío, y proporciona datos para las conversaciones sobre rendimiento. Por qué es importante Es la referencia para medir el rendimiento de las entregas del proveedor y resulta fundamental para calcular el KPI de tasa de entrega puntual. Dónde obtenerlo Esta fecha suele ser un campo estándar de la cabecera de la orden de compra o de los detalles de las posiciones. Ejemplos 2024-08-152024-09-012024-07-30 | |||
| Importe de la orden de compra PurchaseOrderAmount | El valor monetario total de la orden de compra. | ||
| Descripción El importe de la orden de compra representa el compromiso financiero total de la orden. Puede analizarse a nivel del documento completo o de cada posición. Este atributo es fundamental para el análisis financiero y la priorización. Permite filtrar los procesos según su valor, por ejemplo, para centrarse en órdenes de compra de importe elevado, que pueden requerir flujos de aprobación más complejos o tener un mayor impacto empresarial. Relacionar el importe de la orden de compra con los tiempos de ciclo o las tasas de retrabajo puede revelar si las órdenes de mayor valor se gestionan con menos eficiencia que las de menor valor. Por qué es importante Aporta una dimensión financiera al proceso, lo que permite analizarlo según su valor, priorizar mejoras y comprender los factores que determinan los costos. Dónde obtenerlo Este valor se encuentra en los datos de la cabecera de la orden de compra y suele calcularse como la suma de los importes de todas las posiciones. Ejemplos 15000.00250.75125000.50 | |||
| Nombre de usuario UserName | El nombre o ID del usuario que realizó una actividad específica, como crear, aprobar o modificar la orden de compra. | ||
| Descripción El nombre de usuario identifica a la persona responsable de ejecutar un evento dentro del proceso. Puede ser quien creó la solicitud, aprobó la orden de compra o registró la recepción de mercancías. Proporciona trazabilidad y una dimensión humana al flujo del proceso. Analizar las actividades por usuario ayuda a comprender la distribución de la carga de trabajo, identificar necesidades de capacitación y detectar posibles problemas de cumplimiento. Por ejemplo, permite comprobar si determinados usuarios están asociados con altos índices de retrabajo o retrasos, o verificar posibles incumplimientos de la segregación de funciones. Por qué es importante Vincula las actividades del proceso con personas concretas, lo que permite analizar la carga de trabajo, el rendimiento y el cumplimiento a nivel de usuario. Dónde obtenerlo Suele encontrarse en los campos «Creado por», «Modificado por» o «ID de usuario» de los registros de transacciones y las cabeceras de documentos. Ejemplos j.doesmith_auser123 | |||
| Nombre del proveedor VendorName | El nombre del proveedor al que se compran los bienes o servicios. | ||
| Descripción El nombre del proveedor identifica a la parte externa contratada para suministrar los bienes o servicios especificados en la orden de compra. Es un dato maestro clave vinculado a los datos transaccionales de la orden de compra. Analizar el proceso por proveedor es fundamental para gestionar el rendimiento de los proveedores. Permite compararlos según métricas como las tasas de entrega puntual, las tasas de devolución de mercancías y la frecuencia de modificación de las órdenes de compra. Estos datos pueden orientar las estrategias de abastecimiento, las negociaciones con proveedores y la gestión de las relaciones comerciales. Por qué es importante Permite analizar el rendimiento de los proveedores y comparar los tiempos de entrega, la calidad y las fricciones del proceso entre distintos proveedores. Dónde obtenerlo Se obtiene de los datos maestros de proveedores y se vincula a la orden de compra, normalmente en la cabecera del documento. Ejemplos Suministros de oficina globalesTech Solutions Inc.Agencia de marketing creativo | |||
| Hora de finalización EndTime | La marca de tiempo exacta que indica cuándo concluyó una actividad. En el caso de los eventos atómicos, suele coincidir con la hora del evento. | ||
| Descripción El Atributo de hora de finalización registra el momento en que termina una actividad. Aunque muchos eventos del proceso son atómicos y tienen la misma hora de inicio y finalización, algunas actividades, especialmente las manuales o las que tienen una duración medible, pueden contar con marcas de tiempo de inicio y finalización distintas. Disponer de una hora de finalización permite calcular con precisión el tiempo de procesamiento de cada actividad. Esto resulta muy valioso para identificar qué pasos concretos consumen más tiempo y diferenciar entre el tiempo de procesamiento, cuando se está trabajando activamente, y el tiempo de espera, es decir, el tiempo de inactividad entre actividades. Por qué es importante Permite calcular con precisión los tiempos de procesamiento de las actividades y ayuda a distinguir el tiempo de trabajo activo del tiempo de espera inactivo en el proceso. Dónde obtenerlo Se encuentra en registros de eventos o datos de transacciones, a veces como campo independiente de «Hora de finalización» o «Fecha de finalización». Si no está disponible, puede establecerse con el mismo valor que la hora del evento. Ejemplos 2023-04-15T10:45:00Z2023-05-20T14:05:10Z2023-06-01T09:15:25Z | |||
| ID de la solicitud de compra PurchaseRequisitionId | El identificador único de la solicitud de compra que precedió y autorizó la orden de compra. | ||
| Descripción El ID de la solicitud de compra identifica el documento interno que inició el proceso de compras. La solicitud es la petición formal que un departamento realiza al departamento de compras para adquirir bienes o servicios. Este ID permite conectar el proceso de la orden de compra con el proceso de solicitud anterior. Así se puede realizar un análisis más amplio de «Solicitud a orden», midiendo el tiempo transcurrido desde la solicitud hasta la creación de la orden de compra. También ayuda a identificar retrasos en la transferencia entre quienes solicitan la compra y el equipo de compras. Por qué es importante Vincula la orden de compra con la solicitud que la originó y permite analizar el tiempo de ciclo del proceso anterior, desde la solicitud hasta la orden. Dónde obtenerlo Suele almacenarse como un campo de referencia en la cabecera de la orden de compra o en los datos de las posiciones. Ejemplos PR-1008761000004321REQ-052023-01 | |||
| Moneda Currency | El código de moneda, como USD o EUR, utilizado para los valores monetarios de la orden de compra. | ||
| Descripción El atributo Moneda especifica la unidad monetaria utilizada para el importe de la orden de compra y otros campos financieros. Es esencial para interpretar y agregar correctamente los datos financieros, especialmente en organizaciones multinacionales que operan con varias monedas. En el análisis, este atributo garantiza que las métricas financieras se comparen sobre una base homogénea. Es un requisito previo para cualquier panel o KPI que incluya valores monetarios, ya que permite realizar conversiones de moneda y elaborar informes adecuados para ofrecer una visión financiera precisa del proceso de compras. Por qué es importante Proporciona el contexto necesario para todos los valores monetarios y garantiza informes y comparaciones financieras precisos, especialmente en operaciones internacionales. Dónde obtenerlo Este código suele almacenarse en la cabecera de la orden de compra, junto con el importe total. Ejemplos USDEURGBP | |||
| Solicitante Requester | El nombre de la persona que solicitó inicialmente los bienes o servicios. | ||
| Descripción El solicitante es la persona de la organización que inició la necesidad de compra, normalmente al crear la solicitud de compra correspondiente. Se diferencia del usuario que pudo haber creado el documento de la orden de compra en el sistema, que suele formar parte del departamento de compras. Analizar el proceso por solicitante puede ayudar a identificar patrones de comportamiento en las compras. Por ejemplo, ciertos solicitantes pueden generar sistemáticamente órdenes urgentes o que requieren modificaciones frecuentes. Esta información puede utilizarse para ofrecer capacitación específica sobre las políticas de compras o mejorar la definición de requisitos desde el inicio. Por qué es importante Identifica a la persona de negocio que inició la compra, lo que ayuda a analizar los comportamientos de compra y mejorar la definición de requisitos. Dónde obtenerlo Esta información suele obtenerse de la solicitud de compra asociada o almacenarse en un campo «Solicitante» de la propia orden de compra. Ejemplos Alice JohnsonRobert WilliamsChen, Wei | |||
Purchase to Pay - Actividades de la orden de compra
| Actividad | Descripción | ||
|---|---|---|---|
| Factura recibida | Este evento marca la recepción y el registro de una factura del proveedor que hace referencia a la orden de compra. Indica el inicio de la parte de facturación a pago del ciclo de compras a pago. | ||
| Por qué es importante Esta actividad conecta el proceso de compras con las cuentas por pagar. El tiempo transcurrido entre la recepción de mercancías y la recepción de la factura es importante para gestionar las periodificaciones y las previsiones financieras. Dónde obtenerlo Se trata de una transacción explícita capturada a partir de la creación o contabilización de un documento de factura del proveedor vinculado a la orden de compra. Recopilar Utilice la fecha de creación, entrada o contabilización del documento de factura del proveedor. Tipo de evento explicit | |||
| Orden de compra aprobada | Este hito clave indica que la orden de compra ha completado su Workflow interno de aprobación. La orden ya está autorizada para enviarse al proveedor y representa un compromiso financiero oficial. | ||
| Por qué es importante Este es un hito fundamental para medir la eficiencia de la aprobación interna. Los retrasos en la aprobación afectan directamente al plazo total y pueden deteriorar las relaciones con los proveedores. Dónde obtenerlo Normalmente se infiere a partir de un cambio de estado en la orden de compra o se captura de la marca de tiempo de la aprobación final en un registro histórico del Workflow. Recopilar Utilice la marca de tiempo en la que se establece el estado de aprobación final de la orden o se registra la última acción de aprobación requerida. Tipo de evento inferred | |||
| Orden de compra cerrada | Esta es la actividad final e indica que la orden de compra se considera completada. Normalmente, una orden se cierra cuando se han recibido todos los productos y se han registrado todas las facturas, y no se esperan más transacciones. | ||
| Por qué es importante Esta actividad marca el final del ciclo de vida de la orden de compra. El tiempo hasta el cierre es una métrica clave del rendimiento general del proceso y ayuda a identificar órdenes pendientes e inactivas. Dónde obtenerlo A menudo se infiere a partir de un estado terminal como «Cerrada» o «Completada», que puede establecerse de forma automática o manual. Recopilar Utilice la marca de tiempo en la que se establece el estado de cierre final o cuando están activos los indicadores «entrega completada» y «factura final». Tipo de evento inferred | |||
| Orden de compra creada | Esta actividad representa la creación inicial del documento de orden de compra en el sistema. Marca el inicio formal del compromiso de compra y suele generarse a partir de una solicitud aprobada. | ||
| Por qué es importante Como evento de inicio principal del caso, esta actividad es fundamental para medir el tiempo de ciclo de extremo a extremo de una orden de compra. Establece la línea base para todos los pasos posteriores del proceso. Dónde obtenerlo Esta información se captura a partir de la marca de tiempo de creación del registro principal de la orden de compra o de la tabla de cabecera. Recopilar Utilice la fecha y hora de creación del documento en el registro de cabecera de la orden de compra. Tipo de evento explicit | |||
| Orden de compra enviada al proveedor | Esta actividad marca el momento en que la orden de compra aprobada se transmite oficialmente al proveedor. Puede realizarse a través de distintos canales, como EDI, un portal de proveedores o el correo electrónico. | ||
| Por qué es importante Este es el primer punto de contacto externo y marca el inicio del plazo del proveedor. Los retrasos entre la aprobación interna y el envío de la orden al proveedor representan tiempo perdido en el ciclo de compras. Dónde obtenerlo A menudo se captura de los registros de mensajes de salida, los registros de comunicaciones o un cambio de estado específico, como «Enviada» u «Ordenada». Recopilar Identifique la marca de tiempo en la que el mensaje de comunicación de salida de la orden se procesó o envió correctamente. Tipo de evento explicit | |||
| Recepción de mercancías registrada | Esta actividad representa el registro formal de las mercancías recibidas contra la orden de compra. Confirma que un envío ha llegado y se ha introducido en el sistema, actualizando a menudo los niveles de inventario. | ||
| Por qué es importante Este es un hito fundamental que marca el cumplimiento de la orden desde el punto de vista logístico. El análisis del desempeño de las entregas a tiempo depende en gran medida de la precisión y puntualidad de este evento. Dónde obtenerlo Se trata de una transacción explícita que crea un documento de recepción de mercancías o de productos vinculado a la orden de compra. Recopilar Utilice la fecha de contabilización o de creación del documento de material o de la transacción de recepción de mercancías. Tipo de evento explicit | |||
| Mercancías devueltas | Esta actividad se registra cuando las mercancías recibidas anteriormente se devuelven al proveedor. Las devoluciones suelen deberse a problemas de calidad, daños durante el transporte o envíos incorrectos. | ||
| Por qué es importante Hacer seguimiento de la frecuencia de las devoluciones es un indicador clave de la calidad y el desempeño del proveedor. Unas tasas elevadas de devolución pueden revelar problemas sistémicos relacionados con determinados proveedores o productos. Dónde obtenerlo Se captura mediante una transacción de devolución específica o la reversión del documento original de recepción de mercancías. Recopilar Identifique la fecha de contabilización del documento de devolución de material o de un movimiento de mercancías con un tipo específico de devolución. Tipo de evento explicit | |||
| Orden de compra cancelada | Esta actividad representa la cancelación de una orden de compra antes de que se complete. Una cancelación puede producirse en distintas etapas si los productos ya no son necesarios o si la orden se creó por error. | ||
| Por qué es importante Las cancelaciones representan un esfuerzo desperdiciado y pueden indicar ineficiencias del proceso o una planificación deficiente de la demanda. Comprender por qué y cuándo se cancelan las órdenes de compra puede conducir a mejoras del proceso. Dónde obtenerlo Normalmente se infiere a partir de un estado específico del documento, como «Cancelada», o de la activación de un indicador de borrado en el registro de la orden de compra. Recopilar Identifique la marca de tiempo en la que se establece el indicador de borrado o cambia el estado del documento a cancelado. Tipo de evento inferred | |||
| Orden de compra enviada | Esta actividad ocurre cuando una orden de compra preparada se envía formalmente a un Workflow interno de aprobación. El documento pasa así del estado de borrador al estado pendiente de aprobación. | ||
| Por qué es importante Este evento separa el tiempo de creación o preparación de la orden de compra del tiempo real del ciclo de aprobación. Analizar el retraso entre la creación y el envío puede revelar problemas de comportamiento de los usuarios o de capacitación. Dónde obtenerlo Normalmente se captura a partir de una acción explícita del usuario, un cambio de estado o una entrada en un registro del Workflow. Recopilar Identifique la marca de tiempo asociada a la acción «enviar para aprobación» o al cambio de estado correspondiente. Tipo de evento explicit | |||
| Orden de compra modificada | Este evento representa cualquier modificación realizada en una orden de compra después de su creación o aprobación inicial. Entre los cambios habituales se incluyen ajustes en la cantidad, el precio o las fechas de entrega. | ||
| Por qué es importante Los cambios frecuentes pueden indicar una planificación inicial deficiente, problemas con los proveedores o inestabilidad del proceso. Cada cambio suele activar una nueva aprobación, lo que añade una carga administrativa y retrasos considerables. Dónde obtenerlo Esta información se captura de los registros de cambios del sistema, el historial de versiones del documento o las tablas de trazabilidad de auditoría. Recopilar Utilice la marca de tiempo de los registros de cambios vinculados a la orden de compra. Tipo de evento explicit | |||
| Orden de compra rechazada | Esta actividad ocurre cuando una persona aprobadora rechaza la orden de compra durante el Workflow de aprobación. Normalmente, la orden se devuelve a quien la creó para que la revise o la cancele. | ||
| Por qué es importante Los rechazos introducen retrabajo y retrasos en el proceso. Analizar su frecuencia y sus motivos ayuda a identificar problemas de calidad de los datos, cumplimiento de las políticas o capacitación de las personas aprobadoras. Dónde obtenerlo Generalmente se infiere a partir de un cambio de estado a «Rechazada» o a un estado similar en el documento de la orden de compra. Recopilar Identifique la marca de tiempo en la que se actualiza el estado de la orden para reflejar el rechazo. Tipo de evento inferred | |||
| Proveedor confirmó la orden | Este evento indica que el proveedor ha recibido, revisado y confirmado la orden de compra. La confirmación suele incluir el acuerdo sobre el precio, la cantidad y las fechas de entrega. | ||
| Por qué es importante La confirmación del proveedor ofrece la seguridad de que la orden se cumplirá según lo solicitado. La falta de una confirmación oportuna puede ser un indicador temprano de posibles problemas o retrasos en el cumplimiento. Dónde obtenerlo Se captura a partir de transacciones iniciadas por el proveedor en un portal de proveedores o mediante la introducción manual de datos basada en confirmaciones por correo electrónico o fax. Recopilar Utilice la marca de tiempo del documento de confirmación de la orden o de la actualización de estado que indique la confirmación del proveedor. Tipo de evento explicit | |||
| Servicios confirmados | Esta actividad equivale a la recepción de mercancías en las órdenes de compra de servicios. Confirma que un servicio se ha prestado conforme a las condiciones especificadas en la orden. | ||
| Por qué es importante En las compras de servicios, este evento es esencial para hacer seguimiento del desempeño de la prestación y suele ser un requisito previo para aprobar la factura correspondiente para su pago. Dónde obtenerlo Normalmente se captura mediante la creación de una hoja de entrada de servicios o de un documento de confirmación de servicios similar. Recopilar Utilice la fecha de creación o contabilización de la hoja de entrada de servicios o del registro de confirmación. Tipo de evento explicit | |||
| Solicitud de compra aprobada | Este evento indica que todas las partes interesadas necesarias han revisado y aprobado la solicitud de compra. Esta aprobación autoriza la creación de una orden de compra formal. | ||
| Por qué es importante Este hito marca el final del proceso interno de aprobación de la demanda. Hacer seguimiento de la duración y la tasa de éxito de las aprobaciones de solicitudes es clave para comprender la eficiencia previa a las compras. Dónde obtenerlo Normalmente se infiere a partir de un cambio de estado en el documento de solicitud o se captura del registro histórico del Workflow. Recopilar Identifique la marca de tiempo en la que se establece el estado de aprobación final de la solicitud o se registra la acción de aprobación definitiva. Tipo de evento inferred | |||
| Solicitud de compra creada | Esta actividad marca la solicitud formal de bienes o servicios que precede a una orden de compra. Es el documento inicial que recoge la necesidad empresarial y normalmente inicia un Workflow de aprobación. | ||
| Por qué es importante Analizar el tiempo transcurrido entre la creación de la solicitud y la creación de la orden de compra ayuda a identificar cuellos de botella en la fase que va de la demanda al pedido. Un volumen elevado de solicitudes que no se convierten en órdenes puede indicar una planificación ineficiente. Dónde obtenerlo Este evento se captura a partir de la marca de tiempo de creación del documento o registro de la solicitud de compra en el módulo de compras. Recopilar Utilice la marca de tiempo de creación de la tabla de cabecera de la solicitud de compra o del registro del documento. Tipo de evento explicit | |||
Guías de extracción
Los métodos de extracción varían según el sistema. Para obtener instrucciones detalladas,
¿Listo para comenzar?
Comience a optimizar su proceso de compras, de la solicitud al pago, seleccionando una guía de extracción específica de su sistema o utilice este Template genérico como punto de partida para preparar sus datos.
Optimice su proceso de órdenes de compra. Comience hoy
Funciona con cualquier sistema, identifica cuellos de botella y acelera los ciclos de las órdenes de compra.
No necesita tarjeta de crédito. Configuración en 5 minutos.