Su Template de datos para el proceso de compras, desde la solicitud hasta la orden de compra

La hora del evento registra la fecha y la hora en que se ejecutó una actividad específica o se anotó un cambio de estado. Esta marca de tiempo aporta el contexto temporal de cada evento del ciclo de vida del pedido de compra.

En Process Mining, las marcas de tiempo son fundamentales para calcular los tiempos de ciclo, las duraciones y los tiempos de espera entre actividades. Al ordenar cronológicamente los eventos de cada caso, es posible analizar el rendimiento del proceso, identificar cuellos de botella donde se pierde tiempo y supervisar el cumplimiento de los acuerdos de nivel de servicio (SLA).

Permite realizar todos los análisis basados en el tiempo, incluido el cálculo del tiempo de ciclo, la identificación de cuellos de botella y el seguimiento del rendimiento frente a valores de referencia.

Por lo general, se encuentra en los registros de eventos, las tablas del historial de cambios o en un campo de fecha de creación o contabilización de los documentos de transacción.

El ID del pedido de compra es un código alfanumérico único asignado a cada pedido para distinguirlo de los demás. Sirve como referencia central para todas las actividades, los documentos y las comunicaciones relacionados con una transacción de compra específica.

En Process Mining, este ID es fundamental para agrupar en un único caso del proceso todos los eventos relacionados, como la creación, la aprobación, la recepción de mercancías y la facturación. Analizar los procesos con este identificador permite reconstruir y visualizar todo el ciclo de vida de cada pedido de compra, desde su creación hasta su cierre final.

Es el atributo fundamental que conecta todos los eventos relacionados en un único caso del proceso y permite analizar de principio a fin el ciclo de vida del pedido de compra.

Por lo general, es un campo de clave principal de la tabla de cabecera del pedido de compra o del documento.

El nombre de la actividad describe un paso o un cambio de estado dentro del proceso del pedido de compra. Algunos ejemplos son «Pedido de compra creado», «Pedido de compra aprobado», «Recepción de mercancías registrada» y «Factura recibida». Cada actividad representa un momento concreto del proceso.

Este atributo es esencial para crear el mapa del proceso, que representa visualmente el flujo de actividades. Analizar la secuencia y la frecuencia de las distintas actividades ayuda a identificar las rutas habituales, las desviaciones, los cuellos de botella y los ciclos de retrabajo, como las aprobaciones o modificaciones repetidas.

Es la base del mapa del proceso y permite visualizar y analizar el flujo, las variaciones y las ineficiencias del proceso.

Esta información suele obtenerse de códigos de transacción, registros de cambios de estado, tablas de eventos o tablas de documentos de cambios asociados al pedido de compra.

El atributo Sistema de origen identifica el sistema de información del que proceden los datos de los eventos, como un ERP, una plataforma de compras o un sistema heredado. Es especialmente importante cuando el proceso de compras a pago abarca varias aplicaciones integradas.

Conocer el sistema de origen ayuda a validar los datos, resolver problemas y comprender las variaciones del proceso que dependen del sistema. Por ejemplo, los pedidos de compra que se originan en un sistema de compras electrónicas pueden seguir una ruta distinta y más automatizada que los creados manualmente en el ERP principal.

Indica el origen de los datos, un contexto esencial para la gobernanza de datos, la validación y el análisis de las variaciones del proceso entre distintos sistemas.

Puede ser un valor estático añadido durante la extracción de datos o un campo de las tablas de origen que indique el sistema en el que se registró la información.

Este atributo registra la fecha y la hora de la carga o actualización más reciente de los datos desde el sistema de origen. Es un campo de metadatos que se aplica a todo el conjunto de datos, no a un evento individual.

Esta información es fundamental para que quienes usan los datos sepan qué tan actualizados están. Les ayuda a valorar la vigencia de la información obtenida y a asegurarse de que las decisiones se basen en datos suficientemente recientes para el análisis.

Informa sobre la actualidad de los datos para que quienes los usan comprendan el período que abarca el análisis y la vigencia de los resultados.

Por lo general, esta marca de tiempo la genera y almacena la herramienta o el proceso de extracción, transformación y carga (ETL) de datos.

La categoría del artículo, también conocida como grupo de materiales o categoría de compra, clasifica el tipo de producto o servicio que se adquiere. Esta clasificación estructurada ayuda a organizar y comprender el gasto en compras y el comportamiento del proceso.

El análisis del proceso por categoría de artículo puede revelar diferencias importantes. Por ejemplo, la compra de servicios complejos puede tener ciclos de aprobación más largos y más modificaciones que la de suministros de oficina estándar. Esta segmentación permite optimizar el proceso y definir estrategias específicas para cada categoría.

Permite analizar el rendimiento del proceso y el gasto por categoría, y revela cómo afectan a la eficiencia del proceso los distintos tipos de compra.

Esta información suele almacenarse en las partidas de la orden de compra.

El atributo Departamento especifica la unidad de la organización responsable de la compra. Suele ser el departamento que inició la solicitud o aquel cuyo presupuesto cubrirá el gasto, como 'TI', 'Marketing' u 'Operaciones'.

Este atributo es esencial para segmentar y comparar el rendimiento del proceso en distintas áreas de la empresa. El análisis por departamento puede revelar qué áreas tienen los tiempos de ciclo más largos, las tasas de modificación más altas o más compras fuera del proceso establecido. Esta información permite adaptar las iniciativas de mejora a las necesidades y prácticas de cada departamento.

Permite segmentar el análisis del proceso por unidad de negocio, comparar el rendimiento e identificar problemas o buenas prácticas específicos de cada departamento.

Esta información suele estar disponible en el encabezado de la orden de compra o en los detalles de las partidas, a menudo en un campo llamado 'Centro de coste' o 'Departamento'.

El estado de la orden de compra indica la etapa en la que se encuentra durante su ciclo de vida o su estado final. Algunos estados habituales son 'En aprobación', 'Aprobada', 'Enviada al proveedor', 'Recibida parcialmente', 'Cerrada' o 'Cancelada'.

Este atributo permite filtrar y analizar grupos de órdenes de compra. Por ejemplo, el análisis puede centrarse exclusivamente en las órdenes abiertas para identificar cuellos de botella actuales, o en las canceladas para comprender los motivos de la cancelación. El seguimiento de la secuencia de cambios de estado también puede servir de base para definir las actividades del modelo de proceso.

Permite filtrar los casos según la etapa de su ciclo de vida y centrarse en el análisis de órdenes abiertas, cerradas o problemáticas.

Es un campo de estado estándar que se encuentra en los datos del encabezado de la orden de compra.

La fecha de entrega solicitada es la fecha indicada en la orden de compra para la recepción prevista de los artículos o servicios del proveedor. Sirve como referencia para medir el rendimiento de entrega de los proveedores.

Este atributo es esencial para calcular el KPI de entregas a tiempo. Al comparar la fecha de entrega solicitada con la fecha real de recepción de las mercancías, las empresas pueden evaluar la fiabilidad de los proveedores. Analizar las desviaciones ayuda a detectar problemas recurrentes con determinados proveedores, artículos o lugares de envío y aporta datos para conversar sobre el rendimiento.

Es la referencia para medir el rendimiento de entrega de los proveedores y resulta fundamental para calcular el KPI de entregas a tiempo.

Esta fecha suele ser un campo estándar en el encabezado de la orden de compra o en los detalles de las partidas.

El importe de la orden de compra representa el compromiso financiero total de la orden. Puede analizarse en el documento completo o en cada partida.

Este atributo es fundamental para el análisis financiero y la priorización. Permite filtrar los procesos por valor, por ejemplo, para centrarse en órdenes de compra de alto valor, que pueden requerir flujos de aprobación más complejos o tener un mayor impacto en la empresa. Relacionar el importe de la orden de compra con los tiempos de ciclo o las tasas de retrabajo puede revelar si las órdenes de alto valor se gestionan con menos eficiencia que las de bajo valor.

Aporta una dimensión financiera al proceso y permite priorizar las mejoras según el valor, además de comprender los factores que generan costes.

Este valor se encuentra en los datos del encabezado de la orden de compra y suele calcularse sumando los importes de todas las partidas.

El nombre de usuario identifica a la persona responsable de ejecutar un evento dentro del proceso. Puede ser quien creó la solicitud, aprobó la orden de compra o registró la recepción de mercancías. Este dato aporta trazabilidad y una dimensión humana al flujo del proceso.

Analizar las actividades por usuario ayuda a comprender cómo se distribuye la carga de trabajo, detectar necesidades de formación e identificar posibles problemas de cumplimiento. Por ejemplo, permite comprobar si ciertos usuarios están asociados con más retrabajo o demoras, o detectar incumplimientos en la segregación de funciones.

Vincula las actividades del proceso con personas específicas y permite analizar la carga de trabajo, el rendimiento y el cumplimiento por usuario.

Suele encontrarse en los campos 'Creado por', 'Modificado por' o 'ID de usuario' de los registros de transacciones y los encabezados de documentos.

El nombre del proveedor identifica a la parte externa contratada para suministrar los bienes o servicios especificados en la orden de compra. Es un dato maestro clave vinculado a los datos transaccionales de la orden de compra.

Analizar el proceso por proveedor es fundamental para gestionar su rendimiento. Permite comparar proveedores según métricas como las entregas a tiempo, las devoluciones de mercancías y la frecuencia de modificación de las órdenes de compra. Esta información puede orientar las estrategias de abastecimiento, las negociaciones con proveedores y la gestión de las relaciones.

Permite analizar el rendimiento de los proveedores y comparar los tiempos de entrega, la calidad y las dificultades del proceso entre distintos proveedores.

Este dato procede de los datos maestros de proveedores y está vinculado a la orden de compra, normalmente en el encabezado del documento.

El atributo Hora de finalización registra cuándo termina una actividad. Aunque muchos eventos del proceso son atómicos y tienen la misma hora de inicio y de fin, algunas actividades, en especial las manuales o las que tienen una duración medible, pueden tener marcas de tiempo distintas para el inicio y el fin.

Contar con una hora de finalización permite calcular con precisión el tiempo de procesamiento de cada actividad. Esto resulta muy útil para identificar los pasos que requieren más tiempo y distinguir entre el tiempo de procesamiento, cuando se está trabajando activamente, y el tiempo de espera, es decir, el tiempo inactivo entre actividades.

Permite calcular con precisión el tiempo de procesamiento de las actividades y distinguir el tiempo de trabajo activo del tiempo de espera inactivo en el proceso.

Se encuentra en los registros de eventos o en los datos de transacciones, a veces en un campo independiente llamado 'Hora de finalización' o 'Fecha de finalización'. Si no está disponible, puede asignársele el mismo valor que a la hora del evento.

El ID de solicitud de compra identifica el documento interno que inició el proceso de compras. La solicitud es el pedido formal que un departamento envía al departamento de compras para adquirir bienes o servicios.

Este ID permite vincular el proceso de la orden de compra con el proceso previo de solicitud. Así se puede analizar el ciclo desde la solicitud hasta la orden y medir el tiempo transcurrido desde que se realiza el pedido hasta que se crea la orden de compra. También ayuda a detectar demoras en el traspaso entre quienes solicitan y el equipo de compras.

Vincula la orden de compra con la solicitud que la originó y permite analizar el tiempo de ciclo desde la solicitud hasta la orden.

Suele almacenarse como campo de referencia en el encabezado de la orden de compra o en los datos de las partidas.

El atributo Moneda especifica la unidad monetaria utilizada para el importe de la orden de compra y otros campos financieros. Es esencial para interpretar y agregar correctamente los datos financieros, sobre todo en organizaciones multinacionales que operan con varias monedas.

En el análisis, este atributo permite comparar las métricas financieras en condiciones equivalentes. Es un requisito para cualquier Dashboard o KPI que incluya valores monetarios, ya que permite convertir las monedas y generar informes correctamente para obtener una visión financiera precisa del proceso de compras.

Aporta el contexto necesario para interpretar todos los importes y garantiza informes y comparaciones financieras precisos, especialmente en operaciones globales.

Este código suele almacenarse en el encabezado de la orden de compra, junto con el importe total.

El solicitante es la persona de la organización que inició la necesidad de compra, a menudo al crear la solicitud de compra correspondiente. No es necesariamente quien creó la orden de compra en el sistema, que suele pertenecer al departamento de compras.

Analizar los datos por solicitante puede ayudar a detectar patrones de compra. Por ejemplo, algunos solicitantes podrían generar habitualmente órdenes urgentes o que requieren modificaciones frecuentes. Esta información puede servir para ofrecer formación específica sobre las políticas de compras o mejorar la definición de los requisitos desde el inicio.

Identifica a la persona de la empresa que inició la compra y ayuda a analizar las prácticas de compra y mejorar la definición de los requisitos.

Esta información suele obtenerse de la solicitud de compra asociada o almacenarse en un campo llamado 'Solicitante' en la propia orden de compra.