Su Template de datos para el procesamiento de devoluciones y reembolsos

La fecha y hora del evento registra el momento exacto en que tuvo lugar una actividad. Estos datos son fundamentales para ordenar correctamente los eventos y realizar cualquier análisis temporal. Se utilizan para calcular la duración entre actividades, el tiempo total del ciclo de cada caso y los tiempos de espera, aspectos esenciales para supervisar el rendimiento, analizar cuellos de botella y comprobar el cumplimiento del SLA. Las fechas y horas deben ser precisas para que la información obtenida con Process Mining sea fiable.

Este atributo establece el orden cronológico de los eventos, necesario para descubrir el flujo del proceso y calcular métricas de rendimiento como los tiempos de ciclo y de espera.

Esta información suele obtenerse de los campos 'Date Created' o 'Last Modified Date' de los registros de NetSuite, o de las fechas y horas de la lista System Notes asociada a las transacciones.

El ID del caso de devolución es el identificador principal para seguir todo el recorrido de una devolución. Cada ID único corresponde a una autorización de devolución y permite analizar en conjunto todos los eventos asociados, como la recepción e inspección del artículo y el procesamiento del reembolso. En Process Mining, este ID es esencial para reconstruir el flujo completo de cada devolución, calcular los tiempos de ciclo e identificar desviaciones en cada caso.

Este es el atributo fundamental para Process Mining, ya que conecta todos los eventos individuales en instancias de proceso completas y coherentes. Así es posible analizar los flujos del proceso y su rendimiento.

Por lo general, es el ID interno o el ID de transacción del registro de autorización de devolución en NetSuite.

El nombre de la actividad describe un paso o hito concreto del ciclo de devoluciones y reembolsos. Los eventos se ordenan por fecha y hora para construir el flujo del proceso. Analizar la secuencia y la frecuencia de las actividades ayuda a identificar las rutas más habituales, los cuellos de botella entre pasos y los retrabajos o las actividades repetidas. Algunos ejemplos son 'Autorización de devolución creada', 'Artículo recibido' y 'Nota de crédito aprobada'.

Este atributo define los pasos del proceso. Es esencial para visualizar el mapa del proceso, analizar las variaciones del flujo e identificar cuellos de botella o ciclos de retrabajo.

Este atributo suele obtenerse de los cambios de estado de registros de transacciones, como las autorizaciones de devolución y las notas de crédito, o de acciones específicas de usuarios registradas en las notas del sistema o en registros de eventos personalizados.

Este atributo identifica el origen de los datos del proceso. En este caso, suele ser 'NetSuite'. Especificar el sistema de origen es importante cuando se combinan datos de varios sistemas, ya que permite mantener una trazabilidad clara.

Identifica el origen de los datos, algo fundamental para la gobernanza de datos, la resolución de problemas y los casos en que se combinan datos de varios sistemas para obtener una visión integral del proceso.

Es un valor estático ('NetSuite') que suele añadirse durante la extracción y transformación de los datos.

Este atributo registra cuándo se actualizaron por última vez los datos del conjunto desde el sistema de origen. Es un metadato fundamental que informa sobre la actualidad del análisis. Mostrar esta información en los Dashboards ayuda a gestionar las expectativas y a tomar decisiones teniendo en cuenta cuándo se actualizaron los datos.

Aporta transparencia sobre la actualidad de los datos, algo esencial para que los usuarios confíen en el análisis y comprendan su relevancia para el estado actual de las operaciones.

Esta fecha y hora se genera y se añade durante el proceso de extracción, transformación y carga (ETL) de los datos.

El agente de procesamiento identifica a la persona responsable de realizar una tarea, como aprobar una devolución o inspeccionar un artículo. Este atributo es fundamental para analizar el rendimiento individual. Ayuda a identificar a quienes obtienen mejores resultados, las áreas donde puede ser necesaria más formación y los desequilibrios en la distribución de la carga de trabajo del equipo. Analizar las actividades por agente es clave para el Dashboard 'Rendimiento del proceso de devoluciones por departamento'.

Permite analizar el rendimiento individual y del equipo, equilibrar la carga de trabajo e identificar necesidades de formación, lo que repercute directamente en la eficiencia operativa.

Puede obtenerse de campos como 'Creado por', 'Aprobado por' o de los campos de usuario de la lista System Notes de las transacciones de NetSuite.

Este atributo asigna las actividades del proceso a un departamento específico, como 'Atención al cliente', 'Almacén' o 'Finanzas'. Es esencial para comprender los traspasos entre equipos e identificar cuellos de botella en cada departamento. Al analizar cuánto tiempo pasan los casos en un departamento o a la espera de que este actúe, las organizaciones pueden localizar las causas de los retrasos y optimizar la asignación de recursos. Es una dimensión principal del Dashboard 'Rendimiento del proceso de devoluciones por departamento'.

Permite analizar el rendimiento del proceso por área funcional y detectar retrasos en los traspasos entre departamentos y cuellos de botella en cada uno.

Puede obtenerse del registro de usuario o de la persona empleada asociada a una actividad, o de un campo 'Department' de la propia transacción. A menudo se configura en los registros de empleados de NetSuite.

Este atributo indica el estado actual del caso de devolución dentro de su ciclo. Es fundamental para conocer el avance de las devoluciones y segmentar los casos. Por ejemplo, analizar cuánto tiempo permanecen en estado 'Pendiente de recepción' puede revelar retrasos en el envío, mientras que una larga espera en 'Pendiente de aprobación' puede indicar un cuello de botella interno. También se utiliza para determinar el resultado final de una devolución, como 'Cerrado' o 'Rechazado'.

Muestra en qué etapa del proceso se encuentra cada devolución y permite analizar la distribución de los casos, la duración de cada estado y los resultados del proceso.

Corresponde al campo 'Status' o a un campo similar del registro de autorización de devolución de NetSuite.

Este atributo representa el importe real abonado o reembolsado al cliente, según consta en la transacción Credit Memo o de reembolso. Puede diferir del importe solicitado debido a ajustes como cargos por reposición, gastos de envío o reembolsos parciales por artículos dañados. Es fundamental para los informes financieros y para calcular el KPI «Tasa de discrepancia del importe del reembolso».

Representa el impacto financiero real de la devolución y es esencial para la conciliación financiera y el análisis de la precisión de los reembolsos.

Este valor se obtiene del campo «Total» de la transacción Credit Memo generada a partir de Return Authorization.

El tipo de devolución clasifica las devoluciones según el motivo, como 'Producto defectuoso', 'Talla incorrecta', 'Cambio de opinión' o 'No coincide con la descripción'. Esta clasificación es fundamental para analizar las causas raíz. Al comparar las métricas del proceso según el tipo de devolución, una empresa puede detectar problemas de calidad de los productos, descripciones inexactas o errores de preparación y envío. Este atributo es clave para el Dashboard 'Rendimiento de las devoluciones por tipo y canal'.

Ayuda a identificar las causas raíz de las devoluciones y permite aplicar mejoras específicas a los productos, las descripciones de marketing o el proceso de preparación y envío para reducir su volumen.

Suele ser un campo personalizado o un campo estándar de lista o registro del formulario de autorización de devolución, donde se indica el motivo de la devolución.

El canal de devolución indica el origen de la devolución, por ejemplo, 'En línea', 'En tienda' o 'Marketplace'. Cada canal puede tener procesos, costes y expectativas de los clientes distintos. Analizar el rendimiento por canal ayuda a optimizar cada proceso, asignar los recursos de forma eficaz y comprender los problemas específicos de cada canal. Es un atributo clave para el Dashboard 'Rendimiento de las devoluciones por tipo y canal'.

Permite comparar el rendimiento de los distintos canales de negocio y detectar ineficiencias o buenas prácticas según cómo se inician y gestionan las devoluciones.

Esta información suele obtenerse del registro Sales Order original asociado a la devolución. Puede estar almacenada en un campo 'Channel' o 'Location'.

Este atributo booleano se obtiene al comparar la marca de tiempo de «Reembolso procesado» con la «Fecha objetivo del SLA del reembolso». Si el reembolso se procesó en la fecha objetivo o antes, el valor es verdadero; de lo contrario, es falso. Este indicador simplifica la creación de informes de cumplimiento y Dashboards, como «Supervisión del cumplimiento del SLA de reembolsos», y se utiliza para calcular el KPI «Tasa de cumplimiento del SLA de reembolsos».

Ofrece un resultado claro, de sí o no, sobre el cumplimiento del SLA en cada caso, lo que facilita el seguimiento, la presentación de informes y el análisis de las tasas de cumplimiento a lo largo del tiempo.

Este atributo se calcula durante la transformación de datos o en la herramienta de Process Mining. La lógica es: EventTimestamp de «Reembolso procesado» <= RefundSlaTargetDate.

Este atributo booleano o categórico indica si una devolución cumple todos los criterios definidos, como el plazo de devolución, el estado del artículo y el comprobante de compra. Se utiliza para supervisar el cumplimiento y gestionar las excepciones. El Dashboard «Excepciones al cumplimiento de la política de devoluciones» se basa en este atributo para destacar los casos que requieren una revisión o un tratamiento especial, lo que ayuda a reducir los riesgos y aplicar las reglas de forma coherente.

Permite supervisar y hacer cumplir las políticas de devolución, reducir el riesgo financiero de las devoluciones que no las cumplen y garantizar un trato justo y coherente.

Casi con toda seguridad, sería un campo personalizado, quizá una casilla o una lista, del registro Return Authorization, gestionado mediante un flujo de trabajo.

Esta métrica se calcula restando el «Importe real del reembolso» del «Importe del reembolso solicitado». Un valor distinto de cero indica que se realizó un ajuste durante el proceso, por ejemplo, por cargos de reposición o artículos dañados. Este atributo permite analizar el KPI «Tasa de discrepancia del importe del reembolso» y detectar casos con ajustes financieros importantes que requieren una revisión.

Pone de relieve los ajustes financieros realizados durante el proceso de devolución, lo que permite analizar por qué se producen las diferencias y si son coherentes y justificadas.

Es un atributo calculado. La fórmula es: RequestedRefundAmount - ActualRefundAmount.

Este atributo indica si una persona usuaria o un sistema, script o flujo de trabajo automatizado ejecutó una actividad. Por ejemplo, el evento inicial «Autorización de devolución creada» podría generarse automáticamente desde un portal de clientes, mientras que «Artículo inspeccionado» sería una actividad manual. El seguimiento de la automatización ayuda a detectar oportunidades para automatizar pasos manuales y medir las mejoras de eficiencia que aportan las automatizaciones existentes.

Permite distinguir las tareas manuales de las automatizadas, algo clave para detectar oportunidades de automatización y medir el impacto de las iniciativas de transformación digital.

Puede deducirse a partir de la persona usuaria asociada al evento. En NetSuite, los eventos generados por el sistema suelen estar asociados a una persona usuaria del sistema o a un ID de script específico.

Este atributo registra el resultado de la inspección física del artículo devuelto. Su estado determina los pasos siguientes: emitir un reembolso completo, reincorporar el artículo al inventario o desecharlo. El Dashboard «Calidad de la evaluación del estado de las devoluciones» se centra en analizar la coherencia de estas evaluaciones y sus tiempos de procesamiento, aspectos esenciales para la conciliación financiera y la gestión del inventario.

Afecta directamente al resultado financiero de la devolución y a las acciones posteriores sobre el inventario. Las evaluaciones incoherentes pueden provocar pérdidas financieras y retrabajo.

Probablemente sea un campo personalizado del registro Item Receipt o Return Authorization que el personal del almacén completa durante la inspección.

La fecha objetivo del SLA del reembolso es una marca de tiempo calculada que representa el compromiso adquirido con el cliente para procesar su reembolso. Por lo general, se calcula sumando un periodo predefinido, como 5 días hábiles, a un evento clave, por ejemplo, «Artículo recibido» o «Reembolso aprobado». Este atributo es esencial para el Dashboard «Supervisión del cumplimiento del SLA de reembolsos» y el KPI «Tasa de cumplimiento del SLA de reembolsos», ya que permite medir el rendimiento con respecto a los compromisos adquiridos.

Permite medir cuantitativamente el cumplimiento de los compromisos con los clientes, algo esencial para mantener su satisfacción y confianza.

Por lo general, no es un campo estándar. Debe calcularse sumando un periodo de SLA predefinido, por ejemplo, 5 días, a una marca de tiempo clave, como la fecha de «Artículo recibido».

El ID del cliente vincula una transacción de devolución con un cliente específico. Esto permite analizar el comportamiento de cada cliente, por ejemplo, identificar a quienes realizan devoluciones frecuentes, lo que podría indicar insatisfacción o fraude. También permite segmentar el rendimiento del proceso según el tipo o el valor del cliente y priorizar la atención de las cuentas clave.

Facilita el análisis del comportamiento de devolución de cada cliente y permite segmentar el proceso según atributos como el segmento o el valor del cliente a lo largo del tiempo.

Es el campo «Customer» o «Entity» en el encabezado del registro Return Authorization de NetSuite.

Este atributo identifica el artículo específico de la devolución. Analizar las devoluciones por producto es fundamental para detectar artículos con tasas de devolución elevadas, lo que puede indicar defectos de calidad, descripciones deficientes u otros problemas. Estos datos permiten analizar en profundidad el rendimiento de cada producto y fundamentar decisiones sobre desarrollo, abastecimiento y marketing.

Vincula los datos del proceso de devolución con productos específicos, lo que permite analizar las causas raíz de los problemas relacionados con los productos y ayuda a reducir la tasa general de devoluciones.

Se encuentra en la lista 'Items' del registro de autorización de devolución. Corresponde al campo 'Item'.

Este atributo almacena el importe previsto del reembolso al inicio del proceso. Por lo general, se basa en el precio de compra original de los artículos devueltos y sirve como referencia para compararlo con el importe reembolsado final. El KPI «Tasa de discrepancia del importe del reembolso» compara directamente este valor con el importe real del reembolso para detectar diferencias debidas a cargos por reposición, reembolsos parciales u otros ajustes.

Ofrece una referencia para el análisis financiero, permite detectar diferencias entre los importes previstos y reales de los reembolsos e identificar los motivos de los ajustes.

Este valor se obtiene de los campos «Amount» o «Rate» de las líneas de la transacción Return Authorization.