Su Template de datos para el procesamiento de nóminas

Nómina de Workday
Su Template de datos para el procesamiento de nóminas

Su Template de datos para el procesamiento de nóminas

Este Template ofrece un marco completo para recopilar datos de nómina de Workday e identificar cuellos de botella y problemas de cumplimiento. Describe los atributos específicos necesarios para el análisis y las actividades clave que conviene seguir durante todo el ciclo de nómina. Siga esta guía para estructurar los registros de eventos y obtener una visión clara de las operaciones de desembolso.
  • Atributos recomendados para los registros de nómina
  • Hitos clave del proceso, desde el envío hasta el pago
  • Guía de extracción específica para Workday Payroll
¿Es nuevo en los registros de eventos? Aprenda a crear un Registro de eventos para Process Mining.

Atributos del procesamiento de nóminas

Estos son los campos de datos recomendados para incluir en su registro de eventos y analizar en detalle el rendimiento del ciclo de nómina.
5 Obligatorio 8 Recomendado 7 Opcional
Nombre Descripción
Actividad
ActivityName
Nombre del paso del proceso o del evento realizado.
Descripción

Este atributo registra la acción específica o el cambio de estado que se produce durante el ciclo de nómina. Los valores corresponden a los pasos estándar de los procesos de negocio de Workday, como «Time Sheet Submitted», «Payroll Record Created» o «Payment Executed». Este campo es fundamental para descubrir procesos y analizar variantes.

Por qué es importante

Define la secuencia de eventos y es obligatorio para reconstruir el mapa del proceso.

Dónde obtenerlo

«Business Process Transactions» o registros de auditoría de Workday.

Ejemplos
Hoja de horas enviadaSalario bruto calculadoArchivo de transferencia bancaria generadoExcepción de auditoría detectada
Hora de inicio
EventTimestamp
Fecha y hora exactas en que ocurrió la actividad.
Descripción

Este atributo registra la marca de tiempo de inicio o finalización de una actividad específica. Aporta la dimensión temporal necesaria para calcular los tiempos de ciclo y las duraciones, e identificar cuellos de botella. En Workday, corresponde a «Completed Moment» o «Effective Moment» del paso del proceso de negocio.

Por qué es importante

Es necesario para ordenar cronológicamente los eventos y calcular todos los KPI basados en el tiempo.

Dónde obtenerlo

Historial del proceso de negocio de Workday: «Completed Date/Time».

Ejemplos
2023-10-01T09:15:00Z2023-10-05T14:30:22Z2023-10-25T11:00:00Z
Registro de nómina
PayrollRecordId
Identificador único del registro de nómina, que combina la persona empleada y el período de pago.
Descripción

Este atributo funciona como identificador central del caso del proceso. Identifica de forma única una instancia de nómina de una persona empleada en un período de pago específico. En Workday, corresponde conceptualmente a la combinación de Worker, Period y Pay Group. Todas las actividades, desde el envío de la hoja de horas hasta la ejecución del pago final, se agrupan bajo este ID para permitir el análisis integral del proceso.

Por qué es importante

Es el CaseId obligatorio que vincula todos los eventos independientes en un único recorrido coherente del proceso.

Dónde obtenerlo

Workday Report Writer: extraiga los datos del objeto de negocio «Payroll Result», normalmente mediante una clave compuesta por Employee_ID y Period_Reference.

Ejemplos
PAY-2023-10-US-E10045PAY-2023-10-UK-E99231PAY-2023-11-FR-E44122
Sistema de origen
SourceSystem
Sistema de registro del que proceden los datos.
Descripción

Este atributo identifica el sistema de software en el que se registró el evento. En este proceso, el valor será principalmente «Workday Payroll». Es esencial en entornos con varios sistemas para hacer un seguimiento del linaje de los datos y garantizar que el análisis se realice en el contexto adecuado.

Por qué es importante

Permite hacer un seguimiento del linaje de los datos en configuraciones de Process Mining con varios sistemas.

Dónde obtenerlo

Se define durante la extracción o se configura en el flujo de ETL.

Ejemplos
Nómina de WorkdayWorkday HCM
Última actualización de los datos
LastDataUpdate
Marca de tiempo de extracción o de la última actualización de los datos.
Descripción

Este atributo indica cuándo se actualizó por última vez el registro en el modelo de datos de Process Mining. Se utiliza para controlar la vigencia de los datos e identificar posibles retrasos de sincronización entre el sistema de origen y el entorno de análisis.

Por qué es importante

Ayuda a los analistas a saber qué tan actualizados están los datos.

Dónde obtenerlo

Hora del sistema en el momento de la ejecución de ETL.

Ejemplos
2023-11-01T00:00:00Z2023-11-02T12:00:00Z
Automatizada
IsAutomated
Indicador que señala si el sistema realizó la actividad.
Descripción

Este atributo booleano determina si un paso específico lo ejecutó el sistema Workday, por ejemplo, mediante un cálculo programado, o una persona usuaria. Es esencial para calcular «ActivityAutomationCost» e identificar oportunidades para aumentar el procesamiento sin intervención manual.

Por qué es importante

Fundamental para el análisis de automatización y la estimación de costes.

Dónde obtenerlo

Auditoría de Workday: compruebe si Actor es «System» o distinto de «Worker».

Ejemplos
truefalse
Centro de coste
CostCenter
Departamento o centro de coste asociado al registro de nómina.
Descripción

Este atributo vincula el registro de nómina con una unidad organizativa específica. Permite comparar el rendimiento entre departamentos e identificar áreas que suelen causar retrasos, por ejemplo, en la aprobación de hojas de horas, o que presentan tasas elevadas de errores.

Por qué es importante

Es esencial para los Dashboards «Rendimiento de la aprobación de hojas de horas» y «Excepciones de auditoría».

Dónde obtenerlo

Objeto Worker de Workday: «Cost Center» o «Supervisory Organization».

Ejemplos
CC-501 FinanzasCC-202 IngenieríaCC-101 RR. HH.
Especialista de nómina
PayrollSpecialist
Usuario o persona trabajadora que realizó la actividad.
Descripción

Este atributo identifica a la persona o cuenta del sistema responsable de ejecutar la actividad. En Workday, corresponde al «Actor» asociado al paso del proceso de negocio. Es fundamental para analizar la productividad de los recursos, la segregación de funciones y la distribución de la carga de trabajo.

Por qué es importante

Permite analizar la productividad de los especialistas y los cuellos de botella relacionados con los recursos.

Dónde obtenerlo

Historial del proceso de negocio de Workday: campo «Actor».

Ejemplos
John SmithCuenta del sistemaMaria GarciaPayrollBatchBot
Grupo de pago
PayGroup
La agrupación de empleados para procesar la nómina.
Descripción

Este atributo identifica la agrupación lógica de empleados que comparten el mismo período de nómina y las mismas reglas de procesamiento (por ejemplo, «US Monthly Salaried»). Es un concepto fundamental de Workday que se utiliza para segmentar el análisis del «Payroll Preview Iteration Tracker» y el «Tax Calculation Efficiency Monitor».

Por qué es importante

Dimensión principal para la segmentación operativa en Workday.

Dónde obtenerlo

Workday Worker/Payroll Result: «Pay Group».

Ejemplos
Personal asalariado mensual de EE. UU.Personal por horas con pago semanal del Reino UnidoDirectivos de Francia
Motivo de la corrección
CorrectionReason
El código del motivo seleccionado al corregir los datos.
Descripción

Este atributo registra el motivo que selecciona el usuario para la actividad «Data Correction Performed». Aporta el nivel de detalle necesario para que el Dashboard «Manual Correction and Rework Analysis» identifique las causas raíz, como «Retroactive Change» o «Input Error».

Por qué es importante

Clave para el análisis de las causas raíz del retrabajo.

Dónde obtenerlo

Workday: campo «Reason» del proceso de negocio Rescind/Correct.

Ejemplos
Cambio retroactivo en la compensaciónAjuste de la hoja de horasActualización de la elección de beneficios
País
Country
País o jurisdicción fiscal del registro de nómina.
Descripción

Este atributo indica la ubicación geográfica principal del cálculo de nómina. Es fundamental para el Dashboard «Estandarización global del tiempo de ciclo», que permite comparar el rendimiento en distintos entornos normativos y aislar problemas específicos de cada región.

Por qué es importante

Permite analizar las variaciones regionales del tiempo de ciclo y la estandarización global.

Dónde obtenerlo

Objeto Worker de Workday: «Primary Work Location» → país.

Ejemplos
Estados UnidosReino UnidoFranciaAlemania
Período de pago
PayPeriod
Intervalo de tiempo específico que abarca el registro de nómina.
Descripción

Este atributo identifica el ciclo de nómina, por ejemplo, «Octubre de 2023 - dos veces al mes». Se utiliza para agrupar registros y compararlos entre períodos, y es esencial para la lógica del identificador de caso «Payroll Record».

Por qué es importante

Es fundamental para agrupar casos y realizar análisis temporales.

Dónde obtenerlo

Resultado de nómina de Workday: «Period».

Ejemplos
2023-10 Mensual2023-W42 Semanal2023-11 Dos veces al mes
Tipo de ejecución de nómina
PayrollRunType
Categoría de la ejecución de nómina (por ejemplo, regular, fuera de ciclo o bonificación).
Descripción

Este atributo clasifica la naturaleza de la ejecución de nómina. Es fundamental distinguir entre ejecuciones «Regulares», de «Corrección» y «A demanda», ya que las ejecuciones fuera de ciclo suelen representar retrabajo o excepciones que distorsionan las métricas de rendimiento habituales.

Por qué es importante

Permite segmentar los procesos estándar y los procesos con excepciones.

Dónde obtenerlo

Workday Payroll: «Run Category» o «Result Type».

Ejemplos
RegularFuera de cicloA demandaAjuste de fin de año
Estado de cumplimiento del SLA
SLAComplianceStatus
Indica si la transferencia bancaria se generó a tiempo.
Descripción

Este atributo calculado compara la hora real de «Bank Transfer File Generated» con la «SLA Processing Deadline». Valores como «Met» o «Breached» permiten visualizar de inmediato los problemas de rendimiento en el Dashboard «Bank Transfer and SLA Compliance».

Por qué es importante

Alimenta directamente el KPI de cumplimiento del SLA.

Dónde obtenerlo

Calculado: si EventTime <= SLAProcessingDeadline, entonces «Met»; de lo contrario, «Breached».

Ejemplos
CumplidoIncumplidoEn riesgo
Estado de la declaración de impuestos
TaxFilingStatus
El estado de la declaración de impuestos posterior al procesamiento de la nómina.
Descripción

Este atributo registra el estado de finalización de la declaración reglamentaria. Se utiliza junto con la actividad «Tax Filing Completed» para alimentar el Dashboard «Post-Cycle Tax Filing Velocity» y garantizar el cumplimiento normativo.

Por qué es importante

Fundamental para supervisar el cumplimiento y los riesgos.

Dónde obtenerlo

Workday Payroll: historial de declaraciones de impuestos o estado de integración.

Ejemplos
PendienteCompletadoRechazado
Fecha límite de procesamiento del SLA
SLAProcessingDeadline
La fecha límite prevista para generar el archivo de transferencia bancaria.
Descripción

Este atributo define la fecha límite contractual o interna para realizar la actividad «Bank Transfer File Generated». Se utiliza para calcular el «Bank Transfer SLA Adherence Rate» y visualizar el cumplimiento en el Dashboard.

Por qué es importante

Referencia para calcular el cumplimiento del SLA.

Dónde obtenerlo

Se calcula a partir de Pay Period End Date más un margen configurable (por ejemplo, 2 días).

Ejemplos
2023-10-28T17:00:00Z2023-11-28T17:00:00Z
Importe del salario bruto
GrossPayAmount
Salario bruto total calculado para el registro.
Descripción

Este atributo contiene el importe bruto calculado antes de las deducciones. Aunque suele ser información sensible, sirve como indicador indirecto de complejidad y riesgo. En Process Mining, permite analizar si los registros de mayor importe se someten a controles de auditoría más rigurosos o tardan más en aprobarse.

Por qué es importante

Se utiliza como atributo dimensional para analizar la complejidad, si la seguridad lo permite.

Dónde obtenerlo

Líneas de resultados de nómina de Workday: suma de los componentes del salario bruto.

Ejemplos
5000.002500.5010000.00
Número de iteraciones de vista previa
PreviewIterationCount
El número acumulado de pasos de vista previa de este registro.
Descripción

Esta métrica calculada cuenta cuántas veces se ha producido la actividad «Payroll Result Previewed» en un caso específico. Un recuento elevado indica dificultades para estabilizar los datos y es el principal dato de entrada del «Payroll Preview Iteration Tracker».

Por qué es importante

Mide la eficiencia del proceso y la estabilidad de la calidad de los datos.

Dónde obtenerlo

Calculado: número de actividades «Payroll Result Previewed» por CaseId.

Ejemplos
1312
Región
Region
Región geográfica más amplia (por ejemplo, EMEA, APAC o NA).
Descripción

Este atributo agrupa países en regiones operativas más amplias. Permite analizar el KPI «Variación regional del tiempo de ciclo» y comparar a alto nivel las operaciones de nómina en mercados importantes como Norteamérica, EMEA y APAC.

Por qué es importante

Facilita la comparación del rendimiento geográfico a alto nivel.

Dónde obtenerlo

Se obtiene del país o del campo «Region» de Worker.

Ejemplos
NorteaméricaEMEAAPACLATAM
Tipo de excepción de auditoría
AuditExceptionType
La categoría del fallo de auditoría detectado durante el ciclo.
Descripción

Este atributo clasifica la regla específica que activó el evento «Audit Exception Flagged». Algunos ejemplos son «Net Pay Negative», «Variance > 10%» o «Missing Tax ID». Este atributo alimenta la vista «Audit Exception and Quality Control».

Por qué es importante

Identifica problemas específicos de calidad de los datos que conviene corregir.

Dónde obtenerlo

Informes de auditoría de Workday o resultados de reglas de validación.

Ejemplos
Salario neto negativoVariación elevadaFalta el número de la Seguridad Social
Obligatorio Recomendado Opcional

Actividades del procesamiento de nóminas

Registre estos pasos e hitos clave en su registro de eventos para obtener una visión completa de la ejecución y el análisis de su proceso de nómina.
9 Recomendado 5 Opcional
Actividad Descripción
Archivo de transferencia bancaria generado
Creación del archivo de transmisión bancaria (por ejemplo, NACHA o SEPA) con las instrucciones de pago neto. Ocurre durante la «Settlement Run».
Por qué es importante

Mide el cumplimiento del SLA para el envío de pagos. Los retrasos en esta fase ponen en riesgo la fecha efectiva de pago.

Dónde obtenerlo

Registros del proceso «Run Settlement» de Workday. Busque la generación del «Payment File» o la finalización del evento de ejecución de liquidación.

Capturar

Se registra cuando Settlement Run genera los resultados.

Tipo de evento explicit
Corrección de datos realizada
Intervención manual en la que un especialista de nómina modifica los datos de entrada o sustituye valores calculados en un resultado de nómina. Esto indica que el cálculo inicial fue incorrecto.
Por qué es importante

Mide directamente el retrabajo. Reducir esta actividad es uno de los principales objetivos de las iniciativas de automatización y calidad de los datos.

Dónde obtenerlo

Audit Trail de Workday para el objeto Pay Result. Busque eventos «Field Edit» realizados por usuarios, no por el sistema, después del cálculo inicial.

Capturar

Se registra cuando el usuario confirma los cambios en Pay Result.

Tipo de evento explicit
Excepción de auditoría detectada
El sistema detecta un error de validación o una alerta de auditoría inteligente en el resultado de nómina. Esto cambia el estado del resultado a «Error» o «Requires Action».
Por qué es importante

Es fundamental para medir el cumplimiento y la calidad de los datos. Las excepciones frecuentes aumentan el coste por recibo de nómina y retrasan la finalización.

Dónde obtenerlo

Campo Pay Result Status de Workday. Identifique los cambios al estado «Error» o la creación de alertas «Smart Audit».

Capturar

Compare el campo de estado antes y después del cálculo.

Tipo de evento inferred
Hoja de horas aprobada
Aprobación formal de las horas registradas por parte de un gerente o un socio de RR. HH. Este cambio de estado libera las horas para que las procese la interfaz de nómina o el motor de cálculo.
Por qué es importante

Calcula el tiempo transcurrido hasta la aprobación. Las horas sin aprobar son una de las principales causas de los ajustes retroactivos y del retrabajo en períodos de nómina posteriores.

Dónde obtenerlo

Historial del proceso de negocio de seguimiento del tiempo de Workday. Busque el evento «Step Completed» cuyo tipo de paso sea «Approval».

Capturar

Se registra cuando el estado del paso de aprobación cambia a «Completed».

Tipo de evento explicit
Hoja de horas enviada
Envío inicial de los datos de horas por parte de una persona empleada o responsable del registro de horas en el módulo de seguimiento de horas. Este evento marca la incorporación de las horas registradas al flujo del sistema, antes de la revisión del responsable.
Por qué es importante

Los retrasos en el envío generan cuellos de botella en las etapas posteriores del cálculo de nómina. Supervisar este paso establece la referencia para medir la duración de todo el ciclo de pago.

Dónde obtenerlo

Registros de auditoría del proceso de negocio de seguimiento del tiempo de Workday. Identifique la marca de tiempo del evento «Submit» para el período de pago correspondiente.

Capturar

Se registra cuando se ejecuta la acción «Submit Time».

Tipo de evento explicit
Pago ejecutado
Confirmación de que se han transferido los fondos o se ha impreso el cheque. Es la materialización financiera final del registro de nómina.
Por qué es importante

Es el final efectivo del proceso para la persona empleada. Comparar esta hora con la de generación del archivo de transferencia bancaria permite detectar retrasos en el procesamiento bancario.

Dónde obtenerlo

Estado de liquidación de Workday. Busque cambios de estado a «Completed» o confirmaciones de recepción de la integración bancaria.

Capturar

Se registra cuando el estado de liquidación cambia a Complete.

Tipo de evento explicit
Registro de nómina aprobado
Finalización del cálculo de nómina de una persona trabajadora. Ocurre durante el proceso «Run Pay Completion», que bloquea el resultado para impedir que se vuelva a modificar mediante cálculos.
Por qué es importante

Hito clave que marca el final de la fase de cálculo y el inicio de la fase de liquidación. Es esencial para medir el tiempo de ciclo.

Dónde obtenerlo

Registros de la tarea «Run Pay Completion» de Workday. Identifique cuándo cambia el estado de Pay Result a «Complete» o «Final».

Capturar

Se registra cuando se ejecuta «Run Pay Completion».

Tipo de evento explicit
Registro de nómina creado
Inicialización del resultado de nómina de una persona trabajadora para un período específico. Suele ocurrir cuando el proceso Pay Calculation determina que la persona cumple los requisitos para la ejecución.
Por qué es importante

Marca el inicio oficial del procesamiento de nómina dentro del motor de nómina. Permite distinguir la preparación de datos de RR. HH. del procesamiento efectivo de la nómina.

Dónde obtenerlo

Marca de tiempo de creación del objeto «Pay Result» de Workday Payroll o inicio del proceso «Run Pay Calculation» para la persona trabajadora.

Capturar

Se registra cuando se crea el objeto Pay Result.

Tipo de evento explicit
Salario bruto calculado
Ejecución del motor de cálculo que determina los ingresos brutos a partir de las horas, las tarifas y los planes de compensación. Esta actividad puede repetirse varias veces si se corrigen los datos.
Por qué es importante

Un número elevado de iteraciones puede indicar problemas de calidad de los datos. Este es el paso central del procesamiento y el que más recursos del sistema y tiempo consume.

Dónde obtenerlo

Registros de la tarea «Run Pay Calculation» de Workday. Capture la marca de tiempo de finalización del trabajo de cálculo para la persona trabajadora o el grupo de pago correspondiente.

Capturar

Se registra cuando finaliza el trabajo «Run Pay Calculation».

Tipo de evento explicit
Datos de incentivos importados
Incorporación de datos externos de compensación, como comisiones, bonificaciones o pagos únicos, mediante Enterprise Interface Builder (EIB) o un conector. Esto crea o actualiza objetos Input/One-Time Payment.
Por qué es importante

Permite identificar la latencia de la integración. Es fundamental comprobar que los datos externos lleguen antes del límite de cálculo para garantizar la precisión de la nómina.

Dónde obtenerlo

Registros de eventos del sistema de integración o Audit Trail de los procesos de negocio «Request One-Time Payment» o «Input».

Capturar

Se registra durante la carga de EIB o la llamada al servicio web.

Tipo de evento explicit
Declaración de impuestos completada
Generación y envío correctos de los informes fiscales obligatorios a los organismos gubernamentales. Ocurre después del pago.
Por qué es importante

Garantiza el cumplimiento normativo. Los retrasos en esta actividad posterior al ciclo pueden acarrear sanciones importantes.

Dónde obtenerlo

Registros de integración de proveedores externos de nómina o finalización de tareas manuales «Tax Filing» en la lista de comprobación de cierre del período.

Capturar

Se registra cuando finaliza el evento de integración fiscal.

Tipo de evento explicit
Deducciones de beneficios aplicadas
Aplicación de los planes de beneficios y las reglas de deducción al salario bruto para determinar los ingresos sujetos a impuestos. Aunque suele formar parte del cálculo principal, esta actividad permite aislar la fase de procesamiento de deducciones.
Por qué es importante

Los retrasos de sincronización entre HCM Benefits y Payroll suelen provocar errores en esta fase. Aislarla ayuda a localizar problemas de configuración o de flujo de datos.

Dónde obtenerlo

Se infiere de los detalles del registro «Run Pay Calculation» si se registran subprocesos de deducción por separado, o se obtiene a partir de las actualizaciones de la sección «Deductions» de Pay Result.

Capturar

Compare los campos de deducción de Pay Result antes y después del cálculo.

Tipo de evento inferred
Recibo de nómina publicado
Disponibilidad del recibo de nómina definitivo para que la persona empleada lo consulte. Suele activarse tras completar la liquidación o en una fecha programada.
Por qué es importante

Influye en la satisfacción de las personas empleadas. El seguimiento de esta actividad garantiza la transparencia y el cumplimiento de las leyes laborales locales sobre la entrega de recibos.

Dónde obtenerlo

Se infiere de «Payslip Available Date», configurado en Pay Group, o de la marca de tiempo de finalización del proceso «Generate Payslip».

Capturar

Se obtiene de la configuración de Payslip Available Date.

Tipo de evento inferred
Vista previa del resultado de nómina
Un usuario consulta el resultado de nómina calculado o la «Payslip Preview». Esta actividad suele preceder a la aprobación y corresponde a la fase de verificación.
Por qué es importante

Varias vistas previas sin aprobación pueden indicar dudas o la necesidad de validar los datos fuera del sistema. Esto ayuda a analizar el comportamiento de los usuarios durante el ciclo de revisión.

Dónde obtenerlo

Registros de acceso de usuarios o historial de ejecución de informes. Busque eventos «View» en la instancia «Pay Result» o ejecuciones de informes «View Payslip».

Capturar

Se registra en los registros de acceso al sistema (evento View).

Tipo de evento explicit
Recomendado Opcional

Guías de extracción

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