Su Template de datos para el procesamiento de nóminas
Su Template de datos para el procesamiento de nóminas
- Atributos recomendados para los registros de nómina
- Hitos clave del proceso, desde el envío hasta el pago
- Guía de extracción específica para Workday Payroll
Atributos del procesamiento de nóminas
| Nombre | Descripción | ||
|---|---|---|---|
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Actividad
ActivityName
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El nombre del paso del proceso o del evento realizado. | ||
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Descripción
Este Atributo registra la acción específica o el cambio de estado que se produce durante el ciclo de nómina. Los valores corresponden a los pasos estándar de Business Process en Workday, como «Time Sheet Submitted», «Payroll Record Created» o «Payment Executed». Este campo es el componente principal para descubrir el proceso y analizar sus variantes.
Por qué es importante
Define la secuencia de eventos y es obligatorio para reconstruir el mapa del proceso.
Dónde obtenerlo
«Business Process Transactions» de Workday o registros de auditoría.
Ejemplos
Registro horario enviadoRemuneración bruta calculadaArchivo de transferencia bancaria generadoExcepción de auditoría detectada
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Hora de inicio
EventTimestamp
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La fecha y hora exactas en las que se produjo la actividad. | ||
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Descripción
Este Atributo registra la marca de tiempo del inicio o la finalización de una actividad específica. Proporciona la dimensión temporal necesaria para calcular tiempos de ciclo y duraciones, así como para identificar cuellos de botella. En Workday, corresponde al «Completed Moment» o «Effective Moment» del paso del Business Process.
Por qué es importante
Es necesario para ordenar cronológicamente los eventos y calcular todos los KPI basados en el tiempo.
Dónde obtenerlo
Historial del Business Process de Workday: «Completed Date/Time».
Ejemplos
2023-10-01T09:15:00Z2023-10-05T14:30:22Z2023-10-25T11:00:00Z
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Registro de nómina
PayrollRecordId
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El identificador único del registro de nómina específico, que combina la persona empleada y el periodo de pago. | ||
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Descripción
Este Atributo actúa como identificador central del caso para el proceso. Identifica de forma única una instancia de nómina concreta de una persona empleada durante un periodo de pago específico. En Workday, conceptualmente corresponde a la intersección de Worker, Period y Pay Group. Todas las actividades, desde el envío del registro horario hasta la ejecución del pago final, se agrupan bajo este ID para permitir el análisis integral del proceso.
Por qué es importante
Es el CaseId obligatorio que vincula todos los eventos independientes en una traza de proceso coherente.
Dónde obtenerlo
Workday Report Writer: extraer del objeto de negocio «Payroll Result», normalmente como clave compuesta por Employee_ID y Period_Reference.
Ejemplos
PAY-2023-10-US-E10045PAY-2023-10-UK-E99231PAY-2023-11-FR-E44122
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Sistema de origen
SourceSystem
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El sistema de registro donde se originaron los datos. | ||
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Descripción
Este atributo identifica el sistema de software donde se registró el evento. En este proceso, el valor será principalmente «Workday Payroll». Es esencial en entornos con varios sistemas para realizar el seguimiento del linaje de datos y garantizar que se aplique el contexto correcto durante el análisis.
Por qué es importante
Permite realizar el seguimiento del linaje de datos en configuraciones de Process Mining con varios sistemas.
Dónde obtenerlo
Codificado durante la extracción o configurado en la canalización ETL.
Ejemplos
Workday PayrollWorkday HCM
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Última actualización de datos
LastDataUpdate
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La marca de tiempo de la extracción o la última actualización de los datos. | ||
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Descripción
Este atributo indica cuándo se actualizó por última vez el registro en el modelo de datos de Process Mining. Se utiliza para gestionar la vigencia de los datos e identificar posibles retrasos de sincronización entre el sistema de origen y el entorno de análisis.
Por qué es importante
Ayuda a los analistas a comprender qué tan actualizados están los datos.
Dónde obtenerlo
Hora del sistema en el momento de la ejecución de ETL.
Ejemplos
2023-11-01T00:00:00Z2023-11-02T12:00:00Z
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¿Está automatizado?
IsAutomated
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Indicador que señala si el sistema realizó la actividad. | ||
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Descripción
Este atributo booleano determina si un paso específico fue ejecutado por el sistema Workday, por ejemplo, un cálculo programado, o por una persona usuaria. Es esencial para calcular «ActivityAutomationCost» e identificar oportunidades de aumentar el procesamiento sin intervención manual.
Por qué es importante
Fundamental para el análisis de automatización y la estimación de costos.
Dónde obtenerlo
Workday Audit: comprobar si Actor es «System» o es distinto de «Worker».
Ejemplos
truefalse
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Centro de costos
CostCenter
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El departamento o centro de costos asociado al registro de nómina. | ||
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Descripción
Este atributo vincula el registro de nómina con una unidad organizativa específica. Permite comparar el rendimiento entre distintos departamentos e identificar las áreas que suelen causar retrasos, por ejemplo, en la aprobación de hojas de horas, o que presentan tasas de error elevadas.
Por qué es importante
Esencial para los Dashboards de rendimiento de aprobación de hojas de horas y excepciones de auditoría.
Dónde obtenerlo
Workday Worker Object: «Cost Center» o «Supervisory Organization».
Ejemplos
CC-501 FinanzasCC-202 IngenieríaCC-101 Recursos Humanos
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Especialista de nómina
PayrollSpecialist
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El usuario o trabajador que realizó la actividad. | ||
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Descripción
Este atributo identifica a la persona o cuenta del sistema responsable de ejecutar la actividad. En Workday, corresponde al «Actor» asociado al paso del proceso empresarial. Es fundamental para analizar la productividad de los recursos, la segregación de funciones y la distribución de la carga de trabajo.
Por qué es importante
Permite analizar la productividad de los especialistas y los cuellos de botella de recursos.
Dónde obtenerlo
Workday Business Process History: campo «Actor».
Ejemplos
John SmithCuenta del sistemaMaria GarciaPayrollBatchBot
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Grupo de pago
PayGroup
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La agrupación de empleados para el procesamiento de nómina. | ||
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Descripción
Este atributo identifica la agrupación lógica de empleados que comparten el mismo periodo de pago y las mismas reglas de procesamiento, por ejemplo, «US Monthly Salaried». Es un concepto fundamental de Workday que se utiliza para segmentar el análisis de «Payroll Preview Iteration Tracker» y «Tax Calculation Efficiency Monitor».
Por qué es importante
Dimensión principal para la segmentación operativa en Workday.
Dónde obtenerlo
Workday Worker/Payroll Result: «Pay Group».
Ejemplos
Personal asalariado mensual de EE. UU.Personal por horas semanal del Reino UnidoEjecutivos de Francia
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Motivo de la corrección
CorrectionReason
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El código de motivo seleccionado al realizar una corrección de datos. | ||
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Descripción
Este atributo registra el motivo seleccionado por el usuario para la actividad «Data Correction Performed». Proporciona el nivel de detalle necesario para que el panel «Manual Correction and Rework Analysis» comprenda las causas raíz, como «Retroactive Change» o «Input Error».
Por qué es importante
Clave para el análisis de causas raíz del retrabajo.
Dónde obtenerlo
Workday: campo «Reason» del proceso empresarial Rescind/Correct.
Ejemplos
Cambio retroactivo de compensaciónAjuste de la hoja de horasActualización de la selección de beneficios
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País
Country
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El país o la jurisdicción fiscal del registro de nómina. | ||
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Descripción
Este atributo indica la ubicación geográfica principal utilizada para calcular la nómina. Es fundamental para el panel «Global Cycle Time Standardization», ya que permite comparar el rendimiento entre distintos entornos regulatorios y aislar problemas específicos de cada región.
Por qué es importante
Admite el análisis de «Regional Cycle Time Variance» y la estandarización global.
Dónde obtenerlo
Workday Worker Object: «Primary Work Location» -> Country.
Ejemplos
Estados UnidosReino UnidoFranciaAlemania
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Periodo de pago
PayPeriod
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El intervalo de tiempo específico que abarca el registro de nómina. | ||
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Descripción
Este atributo identifica el ciclo de nómina, como «October 2023 - Semi-Monthly». Se utiliza para agrupar registros y realizar análisis entre periodos, y es esencial para la lógica del identificador de caso «Payroll Record».
Por qué es importante
Fundamental para agrupar casos y realizar análisis temporales.
Dónde obtenerlo
Workday Payroll Result: «Period».
Ejemplos
2023-10 mensual2023-W42 semanal2023-11 quincenal
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Tipo de ejecución de nómina
PayrollRunType
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La categoría de la ejecución de nómina, por ejemplo, Regular, Off-Cycle o Bonus. | ||
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Descripción
Este atributo clasifica la naturaleza de la ejecución de nómina. Distinguir entre ejecuciones «Regular», «Correction» y «On-Demand» es fundamental para el análisis, ya que las ejecuciones fuera de ciclo suelen representar retrabajo o excepciones que distorsionan las métricas de rendimiento estándar.
Por qué es importante
Admite la segmentación de procesos estándar frente a procesos de excepción.
Dónde obtenerlo
Workday Payroll: «Run Category» o «Result Type».
Ejemplos
RegularFuera de cicloBajo demandaAjuste de fin de año
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Estado de cumplimiento del SLA
SLAComplianceStatus
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Indica si la transferencia bancaria se generó a tiempo. | ||
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Descripción
Este atributo calculado compara la hora real de «Bank Transfer File Generated» con «SLA Processing Deadline». Valores como «Met» o «Breached» permiten visualizar de inmediato los problemas de rendimiento en el panel «Bank Transfer and SLA Compliance».
Por qué es importante
Alimenta directamente el KPI de cumplimiento del SLA.
Dónde obtenerlo
Calculado: si EventTime <= SLAProcessingDeadline, entonces «Met»; de lo contrario, «Breached».
Ejemplos
CumplidoIncumplidoEn riesgo
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Estado de presentación fiscal
TaxFilingStatus
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El estado de la presentación fiscal posterior a la nómina. | ||
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Descripción
Este atributo registra el estado de finalización de los informes obligatorios. Se utiliza junto con la actividad «Tax Filing Completed» para alimentar el panel «Post-Cycle Tax Filing Velocity» y garantizar el cumplimiento normativo.
Por qué es importante
Fundamental para el seguimiento del cumplimiento y los riesgos.
Dónde obtenerlo
Workday Payroll: historial de Tax Filing o estado de la integración.
Ejemplos
PendienteCompletadoRechazado
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Fecha límite de procesamiento del SLA
SLAProcessingDeadline
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La fecha límite prevista para generar el archivo de transferencia bancaria. | ||
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Descripción
Este atributo define la fecha límite contractual o interna en la que debe producirse la actividad «Bank Transfer File Generated». Se utiliza para calcular «Bank Transfer SLA Adherence Rate» y visualizar el cumplimiento en el panel.
Por qué es importante
Base para calcular el cumplimiento del SLA.
Dónde obtenerlo
Derivado de Pay Period End Date + un desplazamiento configurable, por ejemplo, 2 días.
Ejemplos
2023-10-28T17:00:00Z2023-11-28T17:00:00Z
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Importe bruto
GrossPayAmount
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El importe bruto total calculado para el registro. | ||
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Descripción
Este atributo contiene el valor monetario bruto calculado antes de las deducciones. Aunque suele ser sensible, sirve como indicador indirecto de complejidad y riesgo. En Process Mining, puede utilizarse para analizar si los registros de mayor importe se someten a controles de auditoría más rigurosos o tardan más en aprobarse.
Por qué es importante
Se utiliza como atributo dimensional para analizar la complejidad, si las políticas de seguridad lo permiten.
Dónde obtenerlo
Workday Payroll Result Lines: suma de los componentes de Gross Pay.
Ejemplos
5000.002500.5010000.00
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Número de iteraciones de vista previa
PreviewIterationCount
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El número acumulado de pasos de vista previa de este registro. | ||
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Descripción
Esta métrica calculada registra cuántas veces se produjo la actividad «Payroll Result Previewed» para un caso específico. Un número elevado indica dificultades para estabilizar los datos y constituye la entrada principal de «Payroll Preview Iteration Tracker».
Por qué es importante
Mide la eficiencia del proceso y la estabilidad de la calidad de los datos.
Dónde obtenerlo
Calculado: número de actividades «Payroll Result Previewed» por CaseId.
Ejemplos
1312
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Región
Region
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La región geográfica más amplia, por ejemplo, EMEA, APAC o NA. | ||
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Descripción
Este atributo agrupa los países en regiones operativas más amplias. Admite el KPI «Regional Cycle Time Variance» al permitir comparar, en un nivel general, las operaciones de nómina de mercados principales como Norteamérica, EMEA y APAC.
Por qué es importante
Facilita la comparación general del rendimiento geográfico.
Dónde obtenerlo
Derivado de Country o del campo «Region» de Worker.
Ejemplos
NorteaméricaEMEAAPACLATAM
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Tipo de excepción de auditoría
AuditExceptionType
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La categoría del fallo de auditoría detectado durante el ciclo. | ||
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Descripción
Este atributo clasifica la regla específica que activó un evento «Audit Exception Flagged». Algunos ejemplos son «Net Pay Negative», «Variance > 10%» o «Missing Tax ID». Alimenta la vista «Audit Exception and Quality Control».
Por qué es importante
Identifica problemas específicos de calidad de datos que deben abordarse.
Dónde obtenerlo
Informes de auditoría de Workday o resultados de reglas de validación.
Ejemplos
Pago neto negativoVariación elevadaNúmero de Seguro Social faltante
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Actividades del procesamiento de nóminas
| Actividad | Descripción | ||
|---|---|---|---|
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Archivo de transferencia bancaria generado
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La creación del archivo de transmisión bancaria, por ejemplo, NACHA o SEPA, que contiene las instrucciones de pago neto. Esto ocurre durante «Settlement Run». | ||
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Por qué es importante
Mide el Cumplimiento del SLA de envío de pagos. Los retrasos en este punto ponen en riesgo la fecha real de pago.
Dónde obtenerlo
Registros del proceso «Run Settlement» de Workday. Busque la generación de «Payment File» o el evento de finalización de la ejecución de liquidación.
Recopilar
Se registra cuando Settlement Run genera la salida
Tipo de evento
explicit
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Corrección de datos realizada
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Una intervención manual en la que una persona especialista en nómina modifica los datos de entrada o sustituye valores calculados en un resultado de nómina. Esto indica que el cálculo inicial era incorrecto. | ||
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Por qué es importante
Mide directamente el retrabajo. Reducir esta actividad es un objetivo principal de las iniciativas de automatización y calidad de datos.
Dónde obtenerlo
Audit Trail de Workday para el objeto Pay Result. Busque eventos «Field Edit» realizados por personas usuarias, no por el sistema, después del cálculo inicial.
Recopilar
Se registra cuando una persona usuaria confirma cambios en Pay Result
Tipo de evento
explicit
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Excepción de auditoría detectada
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El sistema detecta un error de validación o una alerta de auditoría inteligente en el resultado de nómina. Esto establece el estado del resultado como «Error» o «Requires Action». | ||
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Por qué es importante
Es fundamental para medir el Cumplimiento y la calidad de los datos. Las excepciones frecuentes aumentan el coste por recibo de nómina y retrasan la finalización.
Dónde obtenerlo
Campo Pay Result Status de Workday. Identifique las transiciones al estado «Error» o la creación de entradas de alerta «Smart Audit».
Recopilar
Compare el campo de estado antes y después del cálculo
Tipo de evento
inferred
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Pago ejecutado
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La confirmación de que los fondos se han liberado o de que se ha impreso el cheque. Esta es la materialización financiera final del registro de nómina. | ||
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Por qué es importante
El final absoluto del proceso de cara a la persona empleada. Compararlo con la hora de generación del archivo de transferencia bancaria revela las latencias del procesamiento bancario.
Dónde obtenerlo
Estado de liquidación de Workday. Busque cambios de estado a «Completed» o confirmaciones de integración del banco.
Recopilar
Se registra cuando el estado de liquidación se actualiza a Complete
Tipo de evento
explicit
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Registro de nómina aprobado
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La finalización del cálculo de nómina de una persona trabajadora. Se produce durante el proceso «Run Pay Completion», que bloquea el resultado para impedir nuevos cambios de cálculo. | ||
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Por qué es importante
El hito decisivo que marca el final de la fase de cálculo y el inicio de la fase de liquidación. Es esencial para medir el tiempo de ciclo.
Dónde obtenerlo
Registros de tareas «Run Pay Completion» de Workday. Identifique cuándo el estado de Pay Result cambia a «Complete» o «Final».
Recopilar
Se registra cuando se ejecuta «Run Pay Completion»
Tipo de evento
explicit
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Registro de nómina creado
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La inicialización del resultado de nómina de una persona trabajadora dentro de un periodo específico. Suele producirse cuando el proceso Pay Calculation identifica que la persona cumple los requisitos para la ejecución. | ||
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Por qué es importante
Marca el inicio oficial del procesamiento de nómina dentro del motor de nómina. Resulta útil para distinguir entre la preparación de datos de Recursos Humanos y el procesamiento real de la nómina.
Dónde obtenerlo
Marca de tiempo de creación del objeto «Pay Result» de Workday Payroll o inicio del proceso «Run Pay Calculation» para la persona trabajadora.
Recopilar
Se registra cuando se instancia el objeto Pay Result
Tipo de evento
explicit
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Registro horario aprobado
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La aprobación formal de los registros horarios por parte de una persona responsable o de un socio de Recursos Humanos. Este cambio de estado libera las horas para que las recoja la interfaz de nómina o el motor de cálculo. | ||
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Por qué es importante
Calcula el tiempo de demora de la aprobación. Los registros horarios no aprobados son una causa principal de ajustes retroactivos y retrabajos en periodos de nómina posteriores.
Dónde obtenerlo
Historial del Business Process de Workday Time Tracking. Busque el evento «Step Completed» cuyo tipo de paso sea «Approval».
Recopilar
Se registra cuando el estado del paso de aprobación cambia a Completed
Tipo de evento
explicit
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Registro horario enviado
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El envío inicial de los datos de registro horario por parte de una persona empleada o responsable del control horario dentro del módulo Time Tracking. Este evento marca la entrada de las horas sin procesar en el flujo del sistema antes de la revisión de la persona responsable. | ||
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Por qué es importante
Los retrasos en el envío provocan cuellos de botella posteriores en la ventana de cálculo de nómina. Supervisar este punto establece la línea base de la duración total del ciclo de pago.
Dónde obtenerlo
Registros de auditoría del Business Process de Workday Time Tracking. Identifique la marca de tiempo del evento «Submit» correspondiente al periodo de pago.
Recopilar
Se registra cuando se ejecuta la acción «Submit Time»
Tipo de evento
explicit
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Remuneración bruta calculada
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La ejecución del motor de cálculo que determina la remuneración bruta a partir de las horas, las tarifas y los planes de compensación. Esta actividad puede repetirse varias veces si se corrigen los datos. | ||
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Por qué es importante
Un número elevado de iteraciones indica problemas de calidad de datos. Este es el paso central de procesamiento y el que consume más recursos y tiempo del sistema.
Dónde obtenerlo
Registros de tareas «Run Pay Calculation» de Workday. Capture la marca de tiempo de finalización del trabajo de cálculo para la persona trabajadora o el grupo de pago específico.
Recopilar
Se registra cuando finaliza el trabajo «Run Pay Calculation»
Tipo de evento
explicit
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Datos de incentivos importados
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La incorporación de datos externos de remuneración, como comisiones, bonificaciones o pagos únicos, mediante Enterprise Interface Builder (EIB) o un conector. Esto crea o actualiza objetos Input/One-Time Payment. | ||
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Por qué es importante
Identifica la latencia de la integración. Validar que los datos externos lleguen antes del límite de cálculo es fundamental para la precisión de la nómina.
Dónde obtenerlo
Registros de eventos del sistema de integración o Audit Trail de los Business Processes «Request One-Time Payment» o «Input».
Recopilar
Se registra durante la carga de EIB o la llamada al Web Service
Tipo de evento
explicit
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Declaración de impuestos completada
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La generación y el envío correctos de informes fiscales obligatorios a organismos gubernamentales. Esto ocurre después del pago. | ||
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Por qué es importante
Garantiza el Cumplimiento normativo. Los retrasos en esta actividad posterior al ciclo pueden provocar sanciones importantes.
Dónde obtenerlo
Registros de integración de proveedores de nómina externos o finalización de tareas manuales «Tax Filing» en la lista de comprobación de cierre del periodo.
Recopilar
Se registra cuando finaliza el evento Tax Integration
Tipo de evento
explicit
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Deducciones de beneficios aplicadas
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La aplicación de planes de beneficios y reglas de deducción a la remuneración bruta para determinar los salarios sujetos a impuestos. Aunque normalmente forma parte del cálculo principal, esta actividad aísla la fase de procesamiento de deducciones. | ||
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Por qué es importante
Los retrasos de sincronización entre HCM Benefits y Payroll suelen provocar errores en este punto. Aislarlo ayuda a localizar problemas de configuración o de flujo de datos.
Dónde obtenerlo
Se infiere a partir de los detalles del registro «Run Pay Calculation» si se registran subprocesos de deducción diferenciados, o se deriva de las actualizaciones de la sección «Deductions» de Pay Result.
Recopilar
Compare los campos de deducción de Pay Result antes y después del cálculo
Tipo de evento
inferred
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Recibo de nómina publicado
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La disponibilidad del documento de recibo de nómina finalizado para que la persona empleada lo consulte. Normalmente se activa después de completar la liquidación o en una fecha programada. | ||
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Por qué es importante
Afecta a la satisfacción de las personas empleadas. Realizar su seguimiento garantiza la transparencia y el Cumplimiento de la legislación laboral local sobre la entrega de recibos.
Dónde obtenerlo
Se infiere a partir de «Payslip Available Date», configurado en Pay Group, o de la marca de tiempo de finalización del proceso «Generate Payslip».
Recopilar
Derivar de la configuración de Payslip Available Date
Tipo de evento
inferred
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Resultado de nómina previsualizado
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Una persona usuaria consulta el resultado de nómina calculado o la «Payslip Preview». Esta actividad suele preceder a la aprobación y representa la fase de verificación. | ||
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Por qué es importante
Varias previsualizaciones sin aprobación sugieren incertidumbre o la necesidad de una validación fuera del sistema. Esto ayuda a analizar el comportamiento de las personas usuarias durante el ciclo de revisión.
Dónde obtenerlo
Registros de acceso de personas usuarias o historial de ejecución de informes. Busque eventos «View» en la instancia «Pay Result» o la ejecución de informes «View Payslip».
Recopilar
Se registra en los registros de acceso del sistema (evento View)
Tipo de evento
explicit
|
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